lOMoARcPSD|12011860 Noter pdf Forretningsudvikling med informationssystemer (Aarhus Universitet) StuDocu er ikke støttet eller anerkendt af nogen studiesteder eller universiteter Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Indholdsfortegnelse 1. ......................................................................................................................................................................... 4 Data, Information, Knowledge and Wisdom? ................................................................................................................. 4 How do organizations use information? .......................................................................................................................... 4 System, IS and components? ........................................................................................................................................... 4 Difference between IT and IS? ......................................................................................................................................... 5 What can IS facilitate and how? Why is IS important ..................................................................................................... 5 2. ......................................................................................................................................................................... 6 Project? ............................................................................................................................................................................ 6 Project management and why is it important? ............................................................................................................... 6 Major trade-offs in project management, and why do they exist? ................................................................................. 6 Identify the following project elements in relation to the case of ReTech ...................................................................... 6 Identify project risks ......................................................................................................................................................... 7 Program ........................................................................................................................................................................... 7 Projektportefølje .............................................................................................................................................................. 7 Typer af projekter............................................................................................................................................................. 8 3 .......................................................................................................................................................................... 8 What is an IS Strategy? .................................................................................................................................................... 8 Five steps in IS Strategic Planning.................................................................................................................................... 8 Explain the following frameworks: ................................................................................................................................ 10 4 .........................................................................................................................................................................11 Proces ............................................................................................................................................................................. 11 Kendetegn ved processer ............................................................................................................................................... 11 Veldefineret proces har:................................................................................................................................................. 11 BPR og BPI ...................................................................................................................................................................... 11 What is Business Process Management? ...................................................................................................................... 12 BPM The process management cycle ............................................................................................................................ 13 Effectiveness and efficiency ........................................................................................................................................... 13 Internal control and compliance .................................................................................................................................... 14 Incremental and radical changes ................................................................................................................................... 14 Automate, informate, and transform ............................................................................................................................ 14 Funktionelt vs. Proces-perspektiv .................................................................................................................................. 14 Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 5 .........................................................................................................................................................................15 Introduce the following (enterprise) information systems: ........................................................................................... 15 Enterprise Resource Planning (ERP) .......................................................................................................................... 15 SCM Supply Chain Management ............................................................................................................................... 15 Customer Relationship Management (CRM) ............................................................................................................ 16 How can an ERP system support strategic initiatives and how does it relate to the Business ...................................... 17 Process Management (BPM) approach? ....................................................................................................................... 17 What is IT governance?.................................................................................................................................................. 17 IT Engagement Model .................................................................................................................................................... 17 Bing Bang company-wide .......................................................................................................................................... 19 Small local initiatives ................................................................................................................................................. 19 6 .........................................................................................................................................................................19 Model ............................................................................................................................................................................. 19 Modelleringsteknikker............................................................................................................................................... 20 Procesmodellering ......................................................................................................................................................... 20 Swimlane diagrammer............................................................................................................................................... 20 Notation og symboler ................................................................................................................................................ 21 Hændelse, aktivitet, flow........................................................................................................................................... 21 Beslutninger og parallelle flows ................................................................................................................................ 22 Aktører ....................................................................................................................................................................... 22 7 .........................................................................................................................................................................23 Datamodellering ............................................................................................................................................................ 23 8 E-business ........................................................................................................................................................24 What is E-business? ....................................................................................................................................................... 24 Types of E-business exist? ......................................................................................................................................... 24 Business models enabled by E-business? ....................................................................................................................... 25 What are the E-Business Enablers? ............................................................................................................................... 26 a. How can they positively or negatively impact E-business intiaitives? ............................................................. 26 9 Information ......................................................................................................................................................27 4 categories of information quality dimensions (p.46-47). ........................................................................................... 27 Knowledge Management - benefits............................................................................................................................... 27 Knowledge Management Cycle (Figure 14.1, p. 321) .................................................................................................... 28 SECI model - tacit and explicit knowledge ..................................................................................................................... 28 Business Analytics framework ....................................................................................................................................... 29 10 Udvikling af informationssystemer..................................................................................................................30 Systems Development Life Cycle. ................................................................................................................................... 30 Iterative approaches e.g. Rapid Application Development or DevOps. ......................................................................... 30 Compare the iterative development models with the traditional approach. .......................................................... 31 Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Benefits/risks of prototyping? ................................................................................................................................... 31 “COTS” software and custom-built software including pros and cons in each alternative. .......................................... 31 Outsourcing. ................................................................................................................................................................... 32 Benefits and risks of outsourcing. ............................................................................................................................. 32 11. Eksamenstips .................................................................................................................................................32 Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 1. Data, Information, Knowledge and Wisdom? Data er rå “observationer” uden som sådan sammenhæng, uden mening og kontekst. Nemt at strukturere og lagre. Information er når man sætter data sammen, så de har en sammenhæng og giver mening Viden er information man bruger til at træffe beslutninger. Kan være svært at strukturere og svære at overfære og behandle. Visdom er når man bruger viden (altså træffer beslutninger) for at skabe en større gode. Altså bruger viden for at verdenen bedre. Viden anvendes til det fælles bedste. Moralsk etisk. Data 19 Information Buslinje 19 Viden Fuglesangs Alle og ikke Musikhuset Bogstaver Sætter dem sammen til ord Forståelse for konteksten Visdom AT foretrække cyklen frem for bil, da det er bedre for miljøet. Opveje diskutere. Bruger den viden man har lært til forbedre verdenen. How do organizations use information? 3 formål i. Kommunikere. Udveksling af data. Både internt og eksternt. Fx fra en afdeling til en anden. Indkøbsafdeling: Nu er en vare på vej. Fortæller det til lageret, som gør klar til at modtage. ii. Støtte processer. Støtte af forretningsprocesser fx en odreprocess. Hvem er kunden, hvad / hvor meget køber kunden iii. Støtte beslutningstagning. Vælge mellem alternativer vha. information om hvert alternativ Supplerende formål iv. Information som produkt – service v. Information som strategisk værdi (kapitel 4) System, IS and components? ”Et system er en gruppe af komponenter, der danner en kompleks integreret enhed, som arbejder sammen om at opnå et mål ved at modtage og behandle input og levere output.” Komponenterne kan være alt lige fra mennesker til software. Systemgrænsen adskiller det, der ligger indenfor og udenfor systemet. Informationssystem er en organiseret samling af teknologi, data, mennesker og processer, der har til formål at samle, manipulere, lagre og sprede information. Består af 6 elementer: Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Hardware, software, kommunikationsmedie, data, mennesker og procedurer. HSKDMP Komponent er en del af en større helhed. Kan være bygninger, kontorer, computere, medarbejdere osv. I et IS kan det også være data, information, databaser osv. Difference between IT and IS? IT er hardware, software medier osv. Der bruges til at lagre, organisere, hente og kommunikere informationer med. Forskellen er det menneskelige aspekt. I IS er der mennesker ind over. Fx brugere 2. Real-life case examples a. Can you find an organization that does not use IT? En eller anden lille virksomhed, der bliver styret af en gammel mand, der skriver det hele ned i sine bøger. b. Can you find an organization that uses IT? Alle? What can IS facilitate and how? Why is IS important Vigtigt fordi: Være med til at samle og skabe overblik og meget store mængder data og information og giver os mulighed for at bruge denne store mængde information til at træffe gode beslutninger. Udføre datamanipulation hurtigt, præcist og konsistent. Lader os udtrække og fremstille information på forskellige måder afhængig af formål og hvad det skal bruges til. • Process fobedringer - process redesign, efficiency and effectiveness, e.g. customer self-service. Fx. Før skulle man ind i en bank og tale med bankdamen for at hæve penge. Nu gør man det bare nemt i en ATM. Er også automatiosering. • Automatisering - Processes are automated, e.g. online ordering and buying gasoline. • Kontrol - Ensure business rules are followed throughout a process. Og at en process bliver udført korrekt. • Information flow - Facilitate information flow throughout a work task. Dele information internt I en virksomhed fra en afdeling til en anden. Deliverable: Please make a brief introduction of ReTech, including an assessment of the company’s current situation. Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Relevante informationer om ReTech Primære problemstillinger. Ikke for langt. Kun en introduktion. 20 linjer max 2. Project? Et projekt er en midlertidig organisation, med formål at skabe et unikt produkt, service eller resultat. Kender slutresultatet og timeframe, men i og med det er nyt, ved vi ikke altid hvordan man kommer dertil. Midlertidig betyder, at hvert projekt har et konkret starttidspunkt og et konkret sluttidspunkt. Unikt betyder at produktet eller servicen adskiller sig fra den daglige drift og andre projekter i organisationen Gør resultatet målbart (succeskriterie), så du kan styre det og se om du opnår det du skal. Fx FUIS i sig selv. Konkret start slut tidspunkt. Adskiller sig fra de andre fag. Uddannelsen er et program og hvert fag er så et projekt. Project management and why is it important? Projektledelse er processen at lede projekter med det formål at gennemføre dem succesfuldt, hvilket typisk betyder: • • • › til tiden › indenfor budgettet › indenfor det aftalte scope (omfang) Det er vigtigt fordi det essentielt for at projektet er succesfuldt. Projektledelse indebærer anvendelse af en lang række kompetencer, værktøjer og teknikker til at planlægge og lede alle de aktiviteter, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Major trade-offs in project management, and why do they exist? Hvert projekt skal udføres i den bedst mulige kvalitet med forbehold for begrænsninger i tid, omkostninger, og projektets omfang (scope). Kvalitet er i midten. Handler om at gå på kompromis. Undtagelse er effektivitet. Man kan blive mere effektive så tiden bliver mindre, uden det påvirker scope og omkostninger. Identify the following project elements in relation to the case of ReTech • Objectives = Definitionsfasen Rådgive ReTech til forbedrer de interne processer ved hjælp af informationssystemer., Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 • Scope = Definitionsfasen Rapporten, de 10 deliverables • Project plan = Planlægningsfasen Gantt chant Identify project risks Program Et program involverer flere projekter, der er relateret til hinanden, og som er designet til at understøtte et fælles mål, selvom de udføres som individuelle projekter. Når alle projekter er gennemført, er programmet gennemført. En programleder styrer ikke hvert enkelt projekt, som har sin egen projektleder. Læg mærke til at hvert projekt også er forbundet. De kan måske ikke komme videre med projekt 2, for projekt 1 har gennemført noget. Projektportefølje En projektportefølje er et antal projekter eller programmer, som en organisation enten er i gang med at udføre eller overvejer at udføre Projektportefølje-ledelse er den proces, hvor projekterne udvælges og koordineres på tværs af organisationen, så der dannes et samlet overblik over alle projekter. Dette overblik hjælper organisationen til effektivt at opnå sine strategiske forretningsmål ved at balancere: › Strategiske mål, som leder til en udvælgelse af forskellige typer af projekter › Risici og omkostninger på tværs af projekter › Udnyttelse af ressourcer på tværs af projekter Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Typer af projekter 3 What is an IS Strategy? Please provide an example ”Information systems that are more specifically meant to provide organizations with competitive advantages.” IS-strategien er den plan, som en organisation bruger til at levere informationssystemer og -services til forretningen. Et informationssystem der har til formål at skabe en konkurrencemæssigfordel. Five steps in IS Strategic Planning Strategisk planlægning • en struktureret række af faser • mulighed for tilbageløb Formål • identificere strategiske IS-initiativer, som kan anvendes til at skabe en konkurrencemæssig fordel. 1. Strategisk forretnings-planlægning: Know Who You Are Identificer organisationens: Mission, strategier (Hvordan opnås missionen) brug fx porters generiske strategier, Målsætninger. Organisationen skal vide, hvad den forsøger at opnå, før den kan identificere, hvordan IS skal hjælpe med at nå disse strategiske mål. Derfor er det egentlig ikke i sammenhæng med IS. Handler kun om forretningen. Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 2. Kortlæg nuværende IS-ressourcer: Know Where You Start Hvilke ressourcer har organisationen, og er det muligt at anvende dem til at opnå forretningsstrategien som blev kortlagt i forrige trin? Men IS resourcer er ikke ligmed IT resourcer Tekniske resurser – hardware, software netværk Data og informationsresurser - databaser og de data de indeholder Menneskelige resurser - IS-medarbejdere, bruger lederes kompetencer, organisationsstruktur samt incitamentstruktur. Får overblik over nuværende IS-resurser man kan bygge videre på. 3. Vision for IS: Know Where You Want To Go "IS-visionen bør være en bred redegørelse for, hvordan organisationen skal bruge og manage sine informationssystemer til strategiske formål” Visionen af IS skal passe med virksomhedens strategi. Skal være sammenhæng mellem IS-vison og forretningsstrategi. Ledelsen udarbejder vision, så brugerne/medarbejder kan forstå den. Lav konkret et IS-vision. Kun en vision for informationssystemet. Step 1 er for hele virksomheden og dens forretning. 4. IS arkitektur: Know How You Are Going to Get There Specificere hvordan IS-resurserne skal bruges og hvordan de arbejder med sammen med ISvisionen. Derudover en redegørelse for hvordan IS skal understøtte virksomhedens forretningsstrategi Kan indeholde anbefalinger eller regler for IS-resurser (hardware software netværk) Datalagring HR ledelse fx kan IS outsources Hvordan IS resourcer skal anvendes og hvordan de samarbejder. Guidelines kan indeholde statements omkring alle informationsressourcer: Ikke kun hardware, software, netværk men også data, mennesker og processer/procedurer 5. Identifikation af strategiske IS-initiative: Know What You Need Identificer strategiske IS-initiativer der giver virksomheden konkurrencemæssige fordele. Forslag er: - Langsigtede (2-5 år) - Identificer nye systemer, nye projekter eller nye retninger for organisationen. Kan fører til en strategisk retning for hele virksomheden Anvender for at forbedre kommunikation, koordination og forbedre beslutningstagning, Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Anvender frameworks til at identificere disse initiativer Frameworks: - IS SWOT Analyse - Porter Five Forces Model - Porter’s Værdikæde - Virtuel Værdikæde Explain the following frameworks: Porter’s Five Forces: Hav IS I baghovedet. Hvorvidt kan et strategisk IS initiativ bruges til at forbedre den givne virksomheds konkurrencemæssig position. Porter’s Value Chain Kan skabe konkurrencemæssig fordel på 2 måder: - Sænke omkostningerne ved at udføre en aktivitet - Tilfører yderligere værdi til et produkt eller service SWOT Godt opsamlingsværktøj Critical Success Factors: Ledelsen sætter målene for hvornår noget er succesfuldt. Få. Bruges til at evaluere IS-initiativer. Behøver ikke nødvendigvis at være målbart, men det gør det nemmest at evaluere. Priority Matrix: En made til at kvantificere, sammenligne, prioritere og evaluere de forskellige strategiske IS-initiativer. Return behøver ikke nødvendigvis at være omsætning. Kan også være bedre tilfredshed eller markedsandel. Kan være tvunget til at vælge et Stay Away initiativ af sine omgivelser. Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 4 Proces En gruppe af koordinerede aktiviteter, som leder mod et specifikt mål eller resultat Kaldes forretningsprocesser, men kan også kaldes organisationsprocesser Alt, der foregår i organisationer, er baseret på forskellige processer Ikke altid lineære, flere aktiviteter kan foregå samtidig Alle opgaver i en proces skal gennemføres, når den er påbegyndt (all or nothing) Processer kan sædvanligvis nedbrydes i mindre elementer › Sub-processer eller aktiviteter/opgaver Processer strækker sig typisk over flere af organisationens funktionelle afdelinger, de er tværfunktionelle. I forhold til Hammer starter en forretningsproces med kundens behov og slutter med opfyldelse af kundens behov. Et projekt er unikt, mens en proces gentages mange gange. Kendetegn ved processer Når det er påbegyndt skal sluttes. All og nothing Kan inddeles i sub-processer Processer er ikke nødvendigvis lineære Processer er tværfunktionelle. Går på tværs på afdelinger. Veldefineret proces har: En start og slutning Input output Et sæt af metrikker der kan måle processen effektivitet Et tilhørende sæt roller og ansvar BPR og BPI › Business Process Reengineering (BPR) Radikalt re-design af processen Fundamentale ændringer af forretningsprocesserne… - Anvendes, når det nuværende procesmål skal ændres, fx ved implementering af en ny strategi eller IS Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 - Egnet til tværfunktionelle processer Målet er hurtig fremskridt på de vigtigste metrikker Der er ofte større intern modstand mod radikale ændringer end ved trinvise ændringer Kræver nøje planlægning Bruges kun, når det er nødvendigt med store ændringer på kort tid › Business Process Improvement (BPI) Trinvis forbedring af processen Forretningsprocesserne forbedres gennem små, trinvise ændringer › Vælg en forretningsproces, der skal forbedres › Vælg en metrik, der skal bruges til at måle forretningsprocessen › Få medarbejdernes input til at forbedre processen baseret på metrikken Medarbejderne foretrækker ofte trinvise ændringer › Opnår kontrol og ejerskab over for forbedringerne › Gør ændringer mindre truende What is Business Process Management? • • • • • BPM er en ledelsesdisciplin, der behandler forretningsprocesser som aktiver, der skal værdsættes, designes og udnyttes BPM er en struktureret tilgang, der benytter metoder, politikker, målsætninger, ledelsespraksisser og software til at styre og løbende optimere en organisations processer BPM forsøger at forbedre agilitet og driftsmæssig performance BPM behandler processer som organisatoriske byggesten med den samme (hvis ikke større) vigtighed som funktionelle afdelinger og geografiske territorier Det er en kundeorienteret tilgang til organisationsledelse. Man kigger altså på kundernes ønsker og behov. Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 BPM The process management cycle En ledelsesdisciplin, strukturet tilgang. Forsøger at forbedre agilitet og performance. Organisatoriske byggesten. En kundeorienteret tilgang. Starter i bunden. • Iterativ proces. Cyklussen køres igennem flere gange. • Giver mulighed for at imødekomme trinvise ændringer ved at modificere, men også de store radikale ændringer, hvor vi kassere den gamle proces og skaber en ny, som skal leve op til kravene. • Problemer opstår ofte fordi man ikke har defineret processen end-to-end. • Find and Fix Execution Problem: Lejlighedsvise fejl ofte relateret til uddannelse, defekt udstyr og utilstrækkelige ressourcer. Svære at finde den præcise fejl, men nemme at løse og rette. • Improve design: Når fejl sker i samme step i processen hver eneste gang. Nem at finde, svær at løse fordi det handler om strukturen. Effectiveness and efficiency Effektivitet – Forholdet mellem output og mål. At producere det tilsigtede eller forventede resultat. Forbundet med strategi og mål. Efficiens – hvor hurtigt/billigt/ressourcebesparende kan processen udføres, Forholdet mellem input og output. Mængden af output pr. input. Efficiens er forbundet med omkostninger, energi, arbejdskraft og drift. Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Eksempel A: Taler med 100 kunder, 2 fører til køb: Efficiens B: Taler kun med 10, men 4 fører til køb: Effektiv Internal control and compliance Intern kontrol – kan data ændres ved fejl eller bedrag under udførelse af processen? Indbygge kontrolelementer, fx lageroptælling så medarbejdere ikke kan snyde. Compliance – følger processen organisationens regler og lovmæssige krav? Incremental and radical changes Trinvise forandring: Foretningsprocesser bliver forbedret gennem små trinvise ændringer. Forbundet med at øge efficiens. Radikale forandringer: Fundamentale ændringer. Forbundet med at øge effektivitet. Mødes ofte af modstand fra medarbejderne. Automate, informate, and transform Tre forskellige forandringsniveauer, der medfører ændringer til processen(serne) - - Automatisér › Teknologi udfører processer i stedet for mennesker, hvilket reducere fejl, løn osv. Ofte med henblik på øget efficiens Informér › Bruger teknologi til bedre at informerer procesaktører eller interessenter ift. processen, som resultere i hvordan de udfører forretningsprocesser. Fx kundedata, Just Eat så der bliver vist relevante forslag for kunden i forhold til hvad kunden købte sidst. Transformér › Fundamental forandring af processen, ofte med henblik på øget effektivitet Funktionelt vs. Proces-perspektiv Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 5 Introduce the following (enterprise) information systems: Enterprise Resource Planning (ERP) Et tværfunktionelt virksomhedssystem bestående af en integreret suite af software-moduler, der understøtter virksomhedens grundlæggende interne forretningsprocesser. Centraliseret database ▪ Reducere redundante data o Forbedre forretningsprocesser – større indsigt I hinandens afdelinger. Dermed bedre kommunikation og informationsflow Basically at skabe effektivitet o ”ERP system: Software that allows organizations to manage resources throughout the organization, independently of which business function controls the resource.” SCM Supply Chain Management ”SCM system: Software that helps organizations manage the movement of materials or products from provision to production to consumption.” Gennem hele forsyningskæden. - Reducerer omkostninger Bedre kontrol over lagerbeholdning (Just In Time) Arbejder sammen på tværs af værdikæder Nøglen til succes er at dele information både up- og downstream. Piskeffekt: En lille ændring et sted kan have stor effekt et andet sted. Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Customer Relationship Management (CRM) ”CRM system: Software that helps an organization-wide strategy for managing an organization’s multiple interactions with customers.” - Kundeprocesser: Salg, support og service Operationelt: Hjemmeside, dvs. drift og den daglige aktivitet med kunden o Tage ordre, sende og registrere ordre Interagerende – kommunikation med kunden Analytisk Formål: At gøre kundeprocesserne med efficiens og effektive Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 How can an ERP system support strategic initiatives and how does it relate to the Business Process Management (BPM) approach? ERP handler generelt om at understøtte og koordinerer processer på tværs af afdeling. Uden ERP vil afdelinger fungere som siloer. BMP handler jo om at styre processer og det hjælper ERP med. What is IT governance? Et ledelsesværktøj, der har til formål at sikre overensstemmelse mellem forretning og it Sikrer at beslutninger vedrørende business processer og systemer er truffet i overensstemmelse med den overordnede strategi i organisationen Balancerer to konkurrerende mål: stabilitet mod innovation Definerer forventinger, fx gennem strategi, enterprise arikitektur osv. IT Engagement Model Seks grupper af interessenter skal engageres, alignes, så de arbejder mod det fælles mål. Dette gøres ved at skabe business linkages, architecture linkages og alignment linkages. Koordinering skabes vertikalt i organisationen, og alignment skabes horisontalt. ”…each business unit decides independently how to hand over new orders and electronics to the headquarters, and how the orders are otherwise managed” Helt klart et linkage problem. Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Tegn de 6 kasser og Business, IT, Company-, Business-, Project-level Forklar big-bang og/eller lokale initiativer og hvad der er galt med det. Balancere to konkurrerende mål: Stabiliet mod inovation. ReTech: Company -> ledelsen Business unit -> butikkerne Project team -> projekter (der både kan være i butikkerne eller i hovedkontoret) To vigtige ‘akser’ i modellen: Alignment (horisontal) og coordination (vertikal). Linking mekanismer mellem company wide IT-governance og project managment. Seks interessentgrupper: Alle seks skal engageres for at sikre ‘linking mekanismerne’ i organisationen. Tre vigtige linking mekanismer: • • • Business linkage: Koordinering af forretningssiden (vertikalt) Forbinde projektstategierne til business units- og forretningsstrategier Alignment linkage: Koordinering af IT siden (vertikalt Architecture linkage Alignment mellem IT og business ER IKKE EN IMPLEMENTERINGSMODEL. Den fortæller hvordan man i dagligdagen kan koordinere en bedre hverdag. Så man kan implementere mere effektiv, men er ikke en implementeringsmodel. Skaber sammenhæng mellem business og IT Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Bing Bang company-wide Initativer der er transformerende og har betydning for hele organisationen Fx får IT-afdelingen en opgave fra ledelsen, hvor de ikke er inkluderet i det forretningsmæssige perspektiv, hvilket kan begrænse IT’s effektivitet Ikke optimale løsninger Small local initiatives Når forretningen laver små initiativer der gør at virksomheden lider tab af IT fordi de ikke er i overensstemmelse med resten. Mangel på allignment mellem strategi og organisationen. Ikke optimale løsninger Deliverable Introducer udfordringer. Dårlig IT engagement struktur. Hvilke linkages er den gal med Overvej hvilket enterprise system I vælger – hvad er jeres fokus. Husk at skrive overvejelserne: ERP: Fokusere på at skabe effektivitet internt i produktions, distrubitiun og finansielle processer SCM: Fokusere på at udvikle den mest effektive indkøbsproces med leverandørerne af de produkter og services som virksomheden har brug for CRM: Fokuserer på at tiltrække og fastholde indbringende kunder vha. markedsføring-, salgs- og serviceprocesser. 6 Model En model: - Er en repræsentation af en del af virkeligheden Har fokus på visse aspekter og ignorerer andre. Viser kun noget af virkeligheden, et uddrag, men ikke det hele. Simplificere Medtager kun de karakteristika, der giver værdi til formålet Viser noget om emnet, men ikke alt – hvoraf følger, at forskellige modeller illustrerer forskellige ting Er en måde at dele viden på For at modellere store og komplekse systemer skal en forretningsanalytiker bruge: - Forskellige slags modeller, der fokuserer på forskellige dele af systemer – så systemet kan vises fra forskellige perspektiver Forskellige niveauer af de samme modeller for at give et overblik – såvel som mere detaljerede syn på systemet Vi håndterer kompleksitet i modeller gennem Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 - Abstraktion: (Abstrahere) Viser de vigtigste elementer og undlader de elementer, der er irrelevante i øjeblikket Nedbrydning: deler et uoverskueligt problem/emne i mindre dele, som kan overskues hver for sig Ikke først det ene og så det andet. De hænger tæt sammen. Når du abstraherer nedbryder du typisk også og omvendt. Modelleringsteknikker MODELLERINGSTEKNIKKER Mange forskellige notationer og sprog - - Procesmodellering o › Mest anvendte: Flowcharts, Event-drivenprocesschains(EPC) og BusinessProcess Model and Notation (BPMN) o › I dette fag: Swimlane Diagrammering (ensærligtypeafflowcharts) Datamodellering o Dominerende model for data og relationer: Entity Relation Diagrams (ERD) o I dette fag: Entity Relation Diagrams(ERD) Procesmodellering Swimlane diagrammer Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Notation og symboler Brug samme detaljeringsgrad og symboler (form og størrelse) gennem hele modellen for at sikre konsistens Hændelse, aktivitet, flow Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Beslutninger og parallelle flows Aktører Hver aktør har egen svømmebane og ’ejer’ denne En aktør er en identificerbar person eller gruppe, der håndterer arbejdet mellem processens start og slut hændelse Vis alle aktører i flowet, uanset om de: - skaber værdi sender arbejdet videre, eller medfører forsinkelser, fordi processen afventer påbegyndelsen af næste aktivitet Aktører kan fremstilles fra top til bund i den orden, der giver mest mening - Vælg den rækkefølge, der giver korte flows, der krydser veje så lidt som muligt Eksterne aktører vises kun, hvis deres reaktion er nødvendig for, at processen kan fortsætte Eksterne aktører repræsenteres yderst, samt med afstand til de intern aktører Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Supplier component er ekstern aktør To tomme swimlanes Supplier component burde slet ikke være med da den ikke er I brug Repair electronics går tilbage Electronics cleaned står i datid ikke aktivt sprog Mangler slutning i electronic paid som også skal stå i aktiv form Receive electronics x2 Må aldrig stå ”og” i en aktivitet, da det så er to aktiviteter En aktivitet er fysisk større end de andre ”No repair possible” stopper meget brat I to-be hvordan kan det ny ERPsystem SAP 1 ændre processen 7 Entitet: Det man gerne vil lagre noget om Attribut: Egenskaber/kararestika ved entiteten. Forekomst: Den specifike instans af en entitet. Fx en enkelt kunde/ordre Primære nøgle: En unik identifikation for en entitet Fremmed nøgle: En attribut i en entitet, der er primær nøgle for en anden entitet. Fungere som reference mellem entiteter. Relation: En sammenhæng mellem to entiteter der skaber betydning Kardinalitet: En relation er omfattet af forretningsregler kaldet kardinaliteter. Datamodellering Hvem eller hvad har vi brug for at lagre data om Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 1. 2. 3. 4. 5. Identificer først entiteter og attributter Vælg unik identifikation (fx. kundenr.) Modeller relationer Bestem forretningsregler Tjek modellen igennem. Især for redundant data. 8 E-business What is E-business? E-business: Når forbrugere, virksomheder og det offentlige bruger elektroniske midler til at samarbejde og ”gøre forretninger”, herunder til at: • • • • • Automatisere forretningsprocesser Levere information E-mails, nyhedsgrupper, chat-rum, hjemmesider Forbedre service Online adgang til at købe og sælge Mere end bare en hjemmeside og køb og salg E-business indeholder e-commerce + interne processer Interne processer: Fx produktion, lagerstyring, økonomi E-commerce: Et elektronisk middel til at gennemføre forretningstransanktioner med kunder, leverandører og eksterne partnere. Types of E-business exist? E-business er forskellige elektroniske måder at handle på: (B2C): Detailhandel Business-to-Business (B2B): Arla sælger til Salling Group Consumer-to-Consumer (C2C): DBA Government-to-Constituent (G2C): Offentlig til borger: E-boks, NemID, Skat.dk Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Opportunities and impact of E-business Konsekvenser: Fjerner barrierer – nemmere at starte en virksomhed Konkurrere med flere. Også uden for landets grænser Channel compression: Forkorter forsyningskæden. Fx nemlig.com, Zalando osv. Channel ekspansion: Forsyningskæden tilføjes nye services eller produkter. Fx Wolt, Paypal, Pricerunner, Bilbasen. Bliver ligesom et mellemled. Negative: Returnering. Mange omkostninger Mere administration af GDP når privatsfæren bliver berørt Tvivl om sikkerhed, bl.a. med transaktioner Balance mellem fysisk og online butikker matcher ikke altid forretningsstrategien. Business models enabled by E-business? Online detailhandel Tilbyder produkter og service online. Logistik er kritisk. Infomediary Tilbyder samlede eller analyserede informationer. Produkter og services sælges ikke direkte. Datas aktualitet er kritisk. Pricerunner, Hotels.com, Booking.dk Tjener penge ved at få fx 3% af et salg de skaber. Indholdsleverandører (Content Providers) Tilbyder informationsindhold. Omsætning skabes via reklamer eller abonnementer. Relevans er kritisk. Blomberg i B2B aktiehandel. Trustpilot, da det er brugergenerede data. Folk skriver anmeldeser -> en oplevelse Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 ‘Børser’ (Exchanges) Tilbyder et elektronisk torv til sælgere og købere. Kritisk masse. ‘Sociale medier’ (Online Community) Kommunikationsplatform baseret på interesser. ‘E-business infrastruktur leverandører’ (Infrastructure Provider) Tilbyder infrastruktur, fx hardware, software eller service til e-business formål. Fx AWS, Uber, PayPal What are the E-Business Enablers? Tilstrækkelig netværkskapacitet: Skal kunne håndtere meget trafik. God forbindelse Høj interoperabilitet: Man skal kunne anvende E-business skal fungere på alle platforme og styresystemer. Systemer skal kunne spille sammen. Kritisk masse: Tilstrækkelig købere til at opretholde leverandøres forretning. Tilstrækkelige leverandører til at tiltrække købere til internettet. Netværkseffekt: Skal være en god mængde brugere for at det skaber mening. Sms, kræver at der er nogle at skrive til. Let navigation: Man skal hurtigt fange kunder på en hjemmeside ellers gå de videre til en anden hjemmeside . a. How can they positively or negatively impact E-business intiaitives? Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 9 Information 4 categories of information quality dimensions (p.46-47). • Kontekstuel kvalitet: Karakteristika, der skifter med den konkrete opgave. Relevant: Brugbar for den specifikke opgave Hensigtsmæssig: Er tilgængelig i tide til at udføre opgaven Komplet: Tilstrækkelig både i dybde og bredde for opgaven Aktuel: Tilstrækkelig opdateret for opgaven • Indre kvalitet: Karakteristika, der er væsentlige uanset kontekst og præsentation. Det vi normalt forbinder med kvalitet Pålidelig: Set som sand og troværdig Objektiv: Fri fra bias Præcis: Korrekt, fri fra fejl og pålidelig Konsistent: Forenelig med tidligere information Forståelig: Nem at begribe • Præsentations-kvalitet: Vedrører, hvordan information stilles til rådighed for brugeren. Format: Er det i en form vi kan bruge • Tilgængelighedskvalitet: Vedrører, om de autoriserede brugere let kan tilgå informationen. Adgang: Kan vi overhovedet få adgang til informationen Kontekstuel og indre kvalitet spiller ikke altid sammen. Kan godt være rigtig god indre kvalitet, men det er bare ikke den information vi har brug for. Den information vi har brug nu, har vi, men den lever ikke op til vores krav om indre kvalitet. Fx ældre dato, ved ikke hvor vi har det fra. Vi bruger den dog alligevel, da vi ikke har andet Høj kvalitet er selvfølgelig bedst, men man skal også holde op mod prisen på af få informationen. Man skal have det der er godt nok. Knowledge Management - benefits. Knowledge management: The process by which organizations create, capture, codify, store, apply, and protect knowledge to achieve organizational objectives. Basically burger viden til at træffe bedre beslutninger der dermed medfører nedenstående. Potentielle fordele • Bedre problemløsning • Forbedret kundeservice • Mere effektiv prioritering af produktportefølje • Øget innovation • Forbedrede processer (mere effektivt og mere efficient) • Øget intellektuel kapital gennem bedre udnyttelse af intellektuelle aktiver. Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Knowledge Management Cycle (Figure 14.1, p. 321) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Skabe Opsamle/fange/indsamle Kodificere: Konvertere til tacit og explicit til en form, så man kan hente det igen. Lagre Hente Overføre Anvende SECI model - tacit and explicit knowledge (Figure 14.2 p. 322). Explicit viden Viden der kan blive udtryk relativt let. Logisk. Fx manual. Der står præcis hvordan man skal gøre. Tacit viden (Tavs viden) Internaliseret og meget personlig viden, som er svær at udtrykke eller kommunikere. Fx at køre på cykel. Det kan man ikke bare lige forklare. Det er noget man bare ved. Socialization: Svært at skrive ned hvordan man laver den rigtige flødebollemasse, bl.a. Konsistens. Det er aldrig ens med de samme ingredienser. Kun noget ’jeg’ ved. Externalization: Viser hvordan man laver flødebollemasse og skriver ned hvordan man nogenlunde gør. Fx vender på hovedet for at tjekke fastheden. Man laver ligesom en hsukeregler model/opskrift Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Combination: En anden ved nu hvordan man skal lave flødebollemasse. Kombinere viden. Hvis en anden ved rigtig meget om chokoladen der skal på. Internalization: Nu har en anden lært det, så de kan ”smide opskriften væk”. De gør det nu på deres egen måde, så de lægger deres egen tavse viden på. Fx vil de gøre det på en lidt anden måde. Ændre lidt på ingredienslisten. Business Analytics framework (Figure 14.7 p. 333). Business analytics (BA) The process of transforming data into insights to improve operations and decisions-making. Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 De tre nederste extract, transform og load til Data Warehouse. Data warehouse: A copy of data that is formatted so that it is useful for decision support. Kommer ud af Data warehouse –> to make sense of data 3 måder: Vizualization Reporting Data mining: The process of analyzing data to identify trends, patterns, and other useful information to make predictions. Fx: 10 Udvikling af informationssystemer Systems Development Life Cycle. De forskellige steps forklares i lektion 10 uge 48 Iterative approaches e.g. Rapid Application Development or DevOps. “As the name implies, rapid application development (RAD) is intended to develop systems more quickly than traditional methods. It is an iterative method that uses rapid development of prototypes rather than engaging in extensive up-front planning. RAD typically breaks software development projects into smaller chunks in order to reduce overall project risk” Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 RAD: Iterativ metode med hurtig udvikling af prototyper, i stedet for stor og lang planlægning Compare the iterative development models with the traditional approach. Traditionel: Én udviklingsfase ad gangen i rækkefølge. Iterativ: Mange iterationer (gentagelser) gennem alle faser. Kan lave flere faser på samme tid. Benefits/risks of prototyping? Fordele Stor involvering af interessenter Afdækker uklare eller ubevidste krav Ulemper Dokumentationen kan være svær at skrive – det kan være svært at estimere Brugerne forstår ikke nødvendigvis det realistiske omfang af systemet Svært at identificere hvor mange iterationer man skal køre og hvornår man egentlig er færdige og dermed hvad prisen bliver Svært at kortlægge ikke-funktionelle krav “COTS” software and custom-built software including pros and cons in each alternative. Commercial of the shelfs <----------------> custom built Hybrid Har organisationen kompetencerne til selv at udvikle systemet? › Kræver både kompetencer og ledig kapacitet Er der løsninger på markedet, der kan opfylde forretningens behov? › Ofte en kompliceret søge- og udvælgelsesproces med flere modstridende kriterier Skal systemet skabe eller støtte en konkurrencemæssig fordel? › Standardiserede supportsystemer kan let købes, men har svært ved at supportere unikke kerneprocesser Passer de tilgængelige løsninger med de eksisterende forretningsprocesser? › Omkostninger og tid til tilpasning bør overvejes; modstand mod forandring Passer de tilgængelige løsninger med den eksisterende it-arkitektur og medarbejdernes kompetencer? › Tekniske og kompetencemæssige gaps mellem gamle og nye systemer påvirker sandsynligheden for succes Er behovet for systemet tidskritisk? › Købeløsninger kan ofte hurtigere implementere basal funktionalitet Hvad er Total Cost of Ownership (TCO) for hver af tilgangene? › Inkluderer alle omkostninger i systemets levetid (udvikling, implementering og drift) Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com) lOMoARcPSD|12011860 Outsourcing. • Fuldstændig outsourcing: Leverandør håndterer alle IT-funktioner, så organisationen kan fokusere på sine kerneaktiviteter • Selektiv eller delvis outsourcing: Kun nogle aspekter af IT er outsourcet til leverandør • Proces-baseret outsourcing: Organisationen outsourcer en bestemt funktion eller forretningsproces (lønudbetaling, help desk, osv.) • Medarbejder-(out)sourcing: Tidsbegrænset ansættelse af medarbejdere (fx konsulenter) uden den langsigtede omkostning, der er forbundet med permanente ansættelser • Projektbaseret outsourcing: Indgå en kontrakt med en leverandør om et specifik projekt • Applikations-outsourcing: Leverandør betales for at håndtere aktiviteter relateret til en specifik software-applikation Benefits and risks of outsourcing. Fordele Når kompetencerne ikke er tilstede in-house Potentielle besparelser Variable omkostninger Effektiv kapacitetsstyring Fokus på kerneaktiviteter Potentiale for 24-timers produktivitet Risici Tab af interne kompetencer Afhængighed af leverandør, der måske vælger at udnytte situationen til egen fordel Manglende tillid hos de tilbageværende medarbejdere Kompromitterer forretningshemmeligheder 11. Eksamenstips Første del – præsentationen: Argumenter om pensum er det der rent faktisk giver point. Præsenter hovedpointer og relater dem til pensum. Fx uddybe en model (også en vi ikke har haft med). Husk det ikke er en teoretisk gennemgang, men relater det til ReTech. https://quizlet.com/323254242/fuis-flash-cards/ Downloadet af John Slim (derreckniels@gmail.com)
