DOCUMENTS REQUEST Hồ sơ/văn bản chuẩn bị cho việc kiểm tra Please prepare these documents listed above (if any) ready on the audit day for review. Thanks for your kind cooperation. Xin hãy chuẩn bị sẵn sàng những hồ sơ/văn bản nên trên (nếu có) trong ngày ñánh giá. Xin cảm ơn sự hợp tác của quý công ty. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Business and Tax registration - Giấy ñăng ký kinh doanh và ñăng ký thuế Internal facility regulation – Nội quy lao ñộng Collective Bargaining Agreement (CBA) – Thỏa ước lao ñộng tập thể Trade Union registration – Quyết ñịnh công nhận Công ñoàn cơ sở Wage levels table and Compensation policy – Thang bảng lương và quy chế trả lương Payroll records and other payment calculation related records of the recent 12 months Bảng lương và các giấy tờ liên quan ñến việc tính lương 12 tháng gần nhất Pay slip – Phiếu lương Time records/Time cards/Manual time attendance records of the recent 12 months Giờ vào-ra/thẻ chấm công/bảng chấm công 12 tháng gần nhất Overtime registration/application forms – Phiếu/bảng ñăng ký tăng ca List of employees who are pregnant over 7th month Danh sách công nhân thai sản trên 7 tháng List of employees who are nursing children under 12 months old Danh sách công nhân nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi List of young employees who are less than 18 years old Danh sách công nhân vị thành niên dưới 18 tuổi List of newly recruited employees – Danh sách công nhân mới tuyển List of resigned employees – Danh sách công nhân ñã nghỉ việc/bỏ việc Employee personnel files – Hồ sơ nhân sự Social and Health insurance payment related records Giấy tờ liên quan ñến việc thanh toán/chi trả BHXH-YT Unused annual leave payment related records Giấy tờ liên quan ñến việc thanh toán cho những ngày phép không dùng hết của năm trước Environment Health and Safety committee (EHS) records Hội ñồng bảo hộ lao ñộng/Ban ATLð Health and Safety policies and procedures – Chính sách và quy trình an toàn lao ñộng Health and Safety training records – Hồ sơ ñào tạo về an toàn lao ñộng First-aid training records – Hồ sơ ñào tạo về sơ cấp cứu Health and Safety risk assessment – ðánh giá rủi ro về an toàn lao ñộng Certificates and records of medical/clinic staff – Chứng chỉ bằng cấp của các nhân viên y tế Medical Emergency Procedures – Quy trình sơ cấp cứu In-house medical log book – Sổ khám chữa bệnh/cấp phát thuốc Accident reports and investigation records Các báo cáo tai nạn lao ñộng/ñiều tra tai nạn lao ñộng Annual health check records – Hồ sơ khám sức khỏe ñịnh kỳ hàng năm Drinking water test – Kết quả kiểm tra nước uống ñịnh kỳ Fire prevention and fighting plan – Phương án phòng cháy chữa cháy Fire prevention and fighting certificate – Chứng nhận ñủ tiêu chuẩn PCCC của cơ sở Rev.1- Sept.9,09 Page 1 of 3 DOCUMENTS REQUEST Hồ sơ/văn bản chuẩn bị cho việc kiểm tra 31 Fire prevention and fighting inspection reports – Biên bản kiểm tra ñiều kiện PCCC ñịnh kỳ 32 Fire fighting drill records with photos Biên bản diễn tập phương án PCCC có ảnh chụp kèm theo 33 Evacuation drill records – Biên bản diễn tập chạy thoát hiển 34 Fire fighting team’s training certificates – Chứng chỉ ñào tạo về PCCC của ñội PCCC cơ sở 35 Evacuation maps – Sơ ñồ thoát hiểm 36 Factory’s plan layout – Sơ ñồ nhà máy 37 Production process diagram – Sơ ñồ quy trình sản xuất 38 List of machine and equipment – Danh mục máy móc trang thiết bị 39 Maintenance plan and records – Kế hoạch bảo dưỡng và biên bản bảo dưỡng máy móc 40 Maintenance plan and records of electrical system– Kế hoạch bảo dưỡng và biên bản bảo dưỡng hệ thống ñiện. 41 Broken needle records – Hồ sơ kim gãy 42 List of chemicals used in the factory and Material Safety Data Sheet (MSDS) Danh mục hóa chất sử dụng trong nhà máy và MSDS kèm theo 43 Inspection certificates of special machinery (including boiler, air-compressor, fork lift, elevator…) Chứng chỉ kiểm ñịnh của các loại máy móc ñặc biệt (ví dụ như nồi hơi, bình nén khí, xe nâng, thang máy…) 44 Operation certificates of special machinery – Chứng chỉ vận hành các loại máy móc ñặc biệt 45 Environmental impact evaluation report – ðánh giá tác ñộng môi trường 46 Commitment of protecting the environment certificate Chứng nhận cam kết ñạt tiêu chuẩn về môi trường 47 Annual working environmental inspection Báo cáo ño kiểm các yếu tố môi trường lao ñộng ñịnh kỳ hàng năm 48 Annual surrounding environmental inspection Báo cáo ño kiểm các yếu tố môi trường xung quanh hàng năm 49 Service contract signed with the qualified industrial waste remover Hợp ñồng vận chuyển, xử lý rác thải 50 Waste water discharge permit – Giấy phép xả nước thải 51 Waste water inspection results – Kết quả kiểm tra nước thải 52 Food hygiene and safety certificate for the canteen Chứng chỉ ñạt ñiều kiện an toàn vệ sinh thực phẩm của bếp ăn tập thể 53 Food hygiene and safety training records of canteen staff Chứng chỉ ñào tạo về an toàn vệ sinh thực phẩm của nhân viên nhà ăn 54 Special health check reports of canteen staff Hồ sơ khám sức khỏe ñặc biệt của nhân viên nhà ăn 55 Food sample records – Sổ lưu mẫu thức ăn 56 Electrician’s certificate/qualification – Chứng chỉ/bằng cấp của thợ ñiện xí nghiệp 57 Procedures and records to recruit subcontractors/ suppliers/ sub-suppliers – Thủ tục và các hồ sơ lựa chọn nhà thầu phụ/ nhà cung cấp / nhà cung cấp gián tiếp. 58 Social responsibility policies – Các chính sách về trách nhiệm xã hội 59 Commitment complying with the BSCI Social Requirements – Cam kết phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn BSCI 60 Anti-corruption/anti-bribery system – Hệ thống chống tham nhũng / hối lộ Rev.1- Sept.9,09 Page 2 of 3 DOCUMENTS REQUEST Hồ sơ/văn bản chuẩn bị cho việc kiểm tra 61 Basic needs wage at company area– Lương nhu cầu cơ bản tại khu vực của công ty 62 Control procedure of homeworkers – Thủ tục kiểm soát người làm việc tại nhà 63 Policies and procedures for remediation of children – Các chính sách và thủ tục ñền bù, bù ñắp cho trẻ em 64 Outside communication procedure – Thủ tục giao tiếp thông tin với bên ngoài 65 And other documents related to the social compliance issues which might be requested by the auditors upon reasonable advance notice during the audit day. Và một số giấy tờ khác liên quan ñến các vấn ñề về trách nhiệm xã hội mà ñánh giá viên có thể yêu cầu trước trong ngày ñánh giá. Rev.1- Sept.9,09 Page 3 of 3
