T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Çerçevesinde Proje Hazırlama SUNUM PLANI • Genel Hatlarıyla Proje Döngüsü ve Proje Türleri • Örnek Proje Fişi Üzerinden Proje Fişinin Hazırlamaya Giriş Bölüm 1 • • Bölüm 2 • • • • Bölüm 3 • • • • • Bölüm 4 Proje Fişine Genel Bakış Projenin Künyesi Projelerin Gerekçelendirilmesi Sorun Analizi – Hedef Analizi Projenin Tamamlayıcılığı, Devamlılığı Paydaş Analizi Projenin hedefi, özel amacı(amaçları) Projenin sonuçları / faaliyetleri arasındaki bağlantılar Diğer konularla / alanlarla kesişen hususlar Sürdürülebilirlik Projenin Bütçesi Proje Fişinin Ekleri Mantıksal Çerçeve, Gösterge Tablosu, Bütçe Tablosu PROJE NEDİR? – – – – – – Belirlenmiş ihtiyaçları gidermeye yönelik, Amaçları, Hedef grupları, İdari sorumluları, Başlangıç ve bitiş tarihi, Belirli bir mali kaynağı ve bütçesi olan faaliyetler bütünüdür. AB KAYNAKLI FONLAR VE TÜRKİYE’DEKİ YAPILANMA IPA Fonları Hibe Kaynakları Birlik Programları Brüksel Merkezli Çağrılar Makro Proje ve Mikro Proje Ayrımı ! Makro Proje, - IPA programları altında uygulanan, - Ulusal ölçekte model olacak, idari kapasite ve AB uyum faaliyetleri içeren, - Bütçesi yüksek olan ( > 1 m € ) - Süresi 12 ay – 36 ay arasında değişen, - Belirli bileşenler altında çeşitli faaliyetler yürütülen (Teknik Destek, Tedarik, İnşaat vb.) - Çoğunlukla merkezi düzey kamu kurumları tarafından uygulanan projelerdir. Emniyet Genel Müdürlüğü & Jandarma Genel Komutanlığı Siber Suçlarla Mücadele Kapasitesinin Güçlendirilmesi Projesi (2003) Toplam Bütçe: 1.400.000 € Makro Proje ve Mikro Proje Ayrımı ! Mikro Proje, - Düşük bütçeli, - Süresi en fazla 12 ay olan, - Hedef kitlesi yüksek olmayan, - Hibe Programları kapsamında kamu kurumları, dernekler, vakıflar ya da özel sektörde faaliyet gösteren firmalar tarafından hazırlanıp yürütülen projelerdir «Sokaktan Okula Okuldan Hayata SODES Projesi», Gaziantep, (Bütçe 120 bin TL) Örnek Proje Fişi Üzerinden Proje Fişinin Hazırlamaya Giriş PROJE DÖNGÜSÜ NEDİR? İhtiyaç Analizi • İlerleme Raporları • Ulusal Program • Strateji Belgeleri Proje Fikrinin Belirlenmesi Yaygınlaştırma, Deneyim Paylaşımı Projenin Tasarlanması (Mevcut Durum Analizi ve Planlama) Projenin Tamamlanması Ön Değerlendirme İzleme ve Değerlendirme Projeye Kaynak Bulunması Projenin Uygulanması Projenin Kabulü İçişleri Bakanlığı/ Delegasyon * IPA * İkili İşbirliği Fonları Bölüm 1 •Proje Fişine Genel Bakış •Projenin Künyesi Düzey: Çok Basit Standart Proje Fişi Formatı Project Title Action Title ELARG Sectors Indicative total cost (VAT excluded) Indicative EU contribution Management mode Direct mngmt: Home Affairs (STANDART) Rule of Law and Fundamental Rights (STANDART) Indicative overall costs including other contributions (amount of EU contribution + amount of other contributions). Indirect Management (STANDART) Emine Döğer, Acting PAO-CFCU Director EU Delegation in charge Central Finance and Contracts Unit Indirect mngmt: No:63 C-Blok 06520 Söğütözü/Ankara Responsible Unit or National Authority/Implementing Agency Tel: +90 312 295 49 00 Implementation management In case of indirect management, include also the name of the SPO (Senior Programming Officer), if already known. Implementing modality Zone benefiting from the action(s) Address: Eskişehir Yolu 4. Km. 2. Cad. (Halkbank Kampüsü) Fax: +90 312 286 70 72 E-mail: pao@cfcu.gov.tr, emine.doger@cfcu.gov.tr Bölüm 2 •Projelerin Gerekçelendirilmesi •Sorun Analizi – Hedef Analizi •Projenin Tamamlayıcılığı, Devamlılığı •Paydaş Analizi Düzey: Orta Hangi bölümler yer almakta? 2. RATIONALE 2.1 Background of the Project 2.2 Relevance with the IPA-II Strategy Paper and Other Key References 2.3 Link with AP/EP/SAA 2.4 Problem Analysis 2.5 Complementarity of the Project 2.6 Lessons Learned IPA – II Döneminde ise Endikatif 2.7. Stakeholder Analysis Strateji Belgesi vb. yeni dokümanlar ! 2.1 Background of the Project (Activity) Neler Yer Almalı? • Genelden özele konunun özetlenmesi Örneğin deniz yoluyla yasa dışı göç, yasa dışı göçün maliyeti, tercih edilen güzergahlar, Türkiye’nin bu alandaki durumu, bu alanda faaliyet gösteren kolluk birimleri vb. • Konuya ilişkin güncel durum ve gerçekleştirilen çalışmalar Örneğin konuya ilişkin istatistikler. • İlgili mevzuat ya da mevzuat hazırlık çalışmaları (VARSA) Geçmişten günümüze yürütülen çalışmalar, varsa güncel hazırlık çalışmaları. 2.2 Relevance with the IPA-II Strategy Paper and other Key References Neler Yer Almalı? •IPA-II Ülke Strateji Belgesinin ilgili bölümlerine doğrudan referans •Ulusal Stratejilerin ilgili bölümlerine referans •Kalkınma Planının ilgili bölümlerine referans (VARSA) Benzer değerlendirme ve yazım 2.3 nolu bölüm için de geçerli ! 2.4 Problem Analysis Neler Yer Almalı? • Neden bu projeye ihtiyaç duyuluyor? • Kurumsal ihtiyaçlar, kapasite yetersizliği var mı? • İyi model, örnek uygulamalar var mı? PROJELER NEDEN BAŞARISIZ OLURLAR? • • • • • Mevcut durumun yetersiz analizi Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması Risklerin yeterince dikkate alınmaması Kısa vadeli bakış açısı Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması ANALİZ EVRESİ Problem Analizi Problem Nedir? Hedef Analizi Paydaş Analizi Problemi çözmek için hangi hedefleri gerçekleştirmeliyiz? Aktörler kimler? Strateji Analizi Hedefleri elde etmek için en uygun strateji hangisi? SORUNLARIN ETKİSİ SWOT ANALİZİ ALT PROBLEM 1 ANA PROBLEM ALT PROBLEM 2 KÖK PROBLEMLER Farklı bir örnek Sağlık hizmetlerine talepte artış Üretkenlikte azalma Hastalık ve ölümlerde artış Kolera salgını İçme suyunda kirlenme Sağlıklı çevre koşullarının yetersizliği Lağım çukurlarının açık olması Sel baskını Su şebekesindeki arızalar Hijyen olmayan alışkanlıklar Bilgi yetersizliği Düşük gelir düzeyi 19 HEDEF(LER) ANALİZİ Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir. Nasıl Yapılır? • Sorun ağacındaki sorunlar, pozitif olarak yeniden ifade edilir ve Hedef Ağacı oluşturulur. • Hedef Ağacı, olumsuz durumların gelecekte olumlu durumlara çevrilmesidir. HEDEF AĞACI ÖRNEĞİ Sağlık hizmetlerine talep azaldı Üretkenlik düzeldi Hastalık ve ölümlerde azalma Kolera salgını önlendi Çevre koşulları iyileştirildi Lağım çukurları kapatıldı Hedef alanlara içilebilir su sağlandı Sel kontrol tedbirleri iyileştirildi Su şebekesi iyileştirildi Alışkanlıklarda değişim yaşandı Sağlık eğitimi yaygınlaştırıldı Gelir düzeyinde iyileşme sağlandı 21 2.4 Complementarity of the Project Neler Yer Almalı? • Bu proje geçmişte uygulanmış benzer proje(ler)in tamamlayıcısı niteliğinde mi? • Proje ile geçmişte gerçekleşen çalışmalara ne tür katkı sağlanacak? Hangi eksiklikler tamamlanacak? • Hali hazırda yürüyen diğer projelerle (Sınır Yönetimi alanında özellikle) katkı olacak mı? 2.5 Lessons Learned Neler Yer Almalı? • Geçmişte uygulanan diğer projelerden öğrenilen dersler? • Geçmişte kurum tarafından uygulanan proje ve çalışmalardan öğrenilen dersler? • Aynı sektörde benzer projelerden elde edinilen kazanımlar? PAYDAŞ ANALİZİ Paydaşlar kimlerdir? Proje ile ilişkisi olan kişiler, gruplar, kurumlar ya da işletmeler. Paydaşlar, doğrudan ya da dolaylı biçimde proje sürecinden ve sonuçlarından olumlu ya da olumsuz biçimde etkilenecek olanlardır. • Paydaş Analizi Ne için Yapılır? • Şahısları, grupları ve organizasyonları projeyle ilgilerine göre belirlemek. • Bunların, proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını ve risk unsurlarını tanımlamak. SONUÇ: Paydaş analiziyle proje tarafları belirlenir ve düşünceleri alınır. Bu sayede, paydaşların düşünce katkılarının projeye yansıması ve sürdürülebilirliğin sağlanabilmesi yolunda önemli bir adım atılır. 24 1. İLGİLİ TÜM PAYDAŞLARI BELİRLEME: Mevcut sorundan etkilenebilecek olan veya projeyi etkileyebilme ihtimali olan paydaşların belirlenmesi: • Hedef gruplar • İlgili resmi kuruluşlar • Sivil toplum kuruluşları vs. 2. SINIFLANDIRMA: Bu grupların/kişilerin karakteristikleri, projedeki rolleri, faydaları, katılım sağlamadaki güç ve kapasitelerinin belirlenmesi 25 Bölüm 3 •Projenin hedefi, özel amacı(amaçları) •Projenin sonuçları / faaliyetleri arasındaki bağlantılar •Diğer konularla / alanlarla kesişen hususlar •Sürdürülebilirlik •Projenin Bütçesi Düzey: Zor Dikey Mantık Projenin katkıda bulunacağı üst düzey hedefler Hedef gruplar için sürdürülebilir yarar sağlama açısından projenin ana amacı Gerçekleştirilecek faaliyetlerin ürünleri Projenin sonuçlarını üretmek için yapılacak görevler GENEL HEDEFLER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Uzun dönemde gerçekleşebilir, bu projenin de gerçekleşmesine katkı sağlayacağı üst hedefler Projenin sonucunda ulaşılır özgün, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi olan ve belli bir zaman ve yere bağlı olarak tanımlanmalıdır Projenin amacına ulaşılması için yerine getirilmesi gereken ara hedefler-ölçülebilir gerçekleştirilebilir olarak tanımlanmalıdır Belirli bir zamana ve bütçeye dayalı olarak kaynakların kullanılması ve proje amacına ulaşmayı sağlayacak sonuçların üretilmesi için yapılacak olan aktivitelerdir Standart Proje Fişi Formatı 3. DESCRIPTION 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Overall Objective of the Project (Activity) Specific Objective(s) of the Project Results Main Activities Cross-Cutting Issues Sustainability Budget Projenin Hedefi ve Amacı 3.1 Genel Hedef (Overall Objective) Proje bittiğinde katkı sağlanacak genel kapsamlı hedef nedir? Örnek: “The project aims to strengthen the process of maritime borders control through the modernization of equipment in line with EU requirements.” MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME) 1 Projenin Hedefi ve Amacı 3.2 Specific Objective(s) of the Project Projenizin sonunda nasıl bir değişim meydana gelecek? - Ölçülebilir - Somut - Gerçekçi Örnek: “To increase the surveillance capacity of Turkish Coast Guard Command on fight against cross-border crimes inline with EU’s integrated border management policy.” MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME) 2 FAALİYETLER ve SONUÇLAR FAALİYET PLANI • Faaliyet? Projenin amacına ulaşması ve arzu edilen sonuçlara ulaşmak üzere yapılması gereken bütün işlerdir. • Faaliyet Planlamasında Ana Adımlar 1. Ana faaliyetlerin oluşturulması 2. Alt faaliyetlerin oluşturulması 3. Faaliyetlerin sınıflandırılması 4. Faaliyetlerin başlama ve bitiş sürelerinin saptanması 5. Toplam süre ve kritik faaliyetlerin (proje süresinin belirli bir noktasında mutlaka tamamlanması gereken anahtar faaliyet) belirlenmesi 6. Faaliyetlerden sorumlu olacak kişilerin saptanması FAALİYETLERE İLİŞKİN ÖNEMLİ HUSUSLAR Her faaliyet somut bir işi tanımlar. Bu işlemler birer çıktı yaratır (OUTPUT) Bu çıktılar aracılığıyla faaliyetler istenilen dönüşümü (SONUCU) sağlamayı planlar. Bir projenin süresi ve bütçesini oluşturmak için gerekli ön adımdır! Faaliyetler projenin amacı değildir! Amaca ulaşmakta gerekli etkiyi yaratmak için uygun araçlardır. MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME) 3 Activities (ÖRNEK) I. Modernization of Maritime Border Surveillance Systems (SUPPLY) -Supply of 4+2 Mobile Radar Systems II. Increasing the training capacity of Turkish Coast Guard (TWINNING) Trainings and workshops organised for Turkish Coast Guard Command in combating irregular immigration and all types of cross-border crimes by sea. Development of a curriculum including human rights implementations and risk analysis methods in combating irregular immigration to be used for the coast guard basic trainings. Kutu 3 Projenin Tanımlanması 3.3 Results (Sonuçlar ve Ölçülebilir Göstergeler) •Proje fişinin arka planı ve gerekçelendirme kısmında iyileştireceği belirtilen sorunlar / zayıflıklar / alanlar arasında net bir bağlantı olması Ölçülebilir Göstergelere Örnekler - Gözetim sağlanan deniz alanında % X artış - Operasyonel hızda yaşanan % Y artış - Operasyonel maliyetlerde % Z azalış -Araç ekipman sayısında X artış. - Eğitim alan personel sayısında % Z artış 3.4 Main Activities • Her faaliyet somut nitelikteki ölçülebilir sonuçları besleyecektir • Her bir faaliyet grubu için farklı uygulama modeli ve sözleşme biçimi olabilmektedir. ÖRNEK Proje kapsamında bot alınacaksa SUPPLY sözleşmesi; Hizmet olacaksa TEKNİK DESTEK ya da TWINNING sözleşmesi Mantıksal Çerçeve Genel hedef Proje amacı Sonuçlar Faaliyetler 1. Projenin 2. Doğrulanabilir tanımı göstergeler 3. Doğrulama 4. Varsayımlar kaynakları Riskler MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME) 4 5 6 Results (Örnek) . R1: Surveillance capacity at Maritime Jurisdiction Areas increased R2: Coordination and capacity increased among related law enforcement institutions Kutu 4 Objectively verifiable indicators Sources of verifications R1 •Intended coverage area of TCG % X increased •Response time of TCG % Y increased •Personnel expenses and fuel costs % Z decreased -Project reports R2 • % X of information exchange increased •X number of people trained Kutu 5 - Statistics reports of Coast Guard Command - Expense reports - Training attendance lists, certificates Kutu 6 MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME) 7 8 Spesfic Objective “To increase the surveillance capacity of Turkish Coast Guard Command on fight against cross-border crimes inline with EU’s integrated border management policy.” Objectively verifiable indicators Sources of verifications - Project reports • 4 + 2 Mobile Radar Systems supplied • X number of patrolling boats supplied etc. Kutu 7 - Inventory registration reports - Statistical data of Turkish Coast Guard Command - Strategic Plan of Turkish CGC Kutu 8 MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME) 9 10 (Overall Objective) “The project aims to strengthen the process of maritime borders control through the modernization of equipment in line with EU requirements.” Objectively verifiable indicators Sources of verifications • Overall maritime surveillance capacity % X increased at Turkish sea borders - EU Commission Progress Reports • Overall response rate % X increased - TUİK reports Kutu 9 - FRONTEX reports Kutu 10 UYGULAMA USÜLLERİ ve SÖZLEŞME TÜRLERİ PRAG? http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do SÖZLEŞME TÜRLERİ Hizmet Sözleşmeleri (1) Tedarik Sözleşmeleri (2) İnşaat Sözleşmeleri (3) Teknik Destek (TA) Mal, Makine, Ekipman alımı İnşaat yapımı, büyük ölçekli tadilat işleri > 300.000 € Uluslararası Kısıtlı İhale > 300.000 € Uluslararası Açık İhale < 300.000 € - > 20.000 € Çerçeve Sözleşme Rekabetçi Pazarlık < 300.000 € - > 100.000 € Yerel Açık İhale > 5.000.000 € Uluslararası Açık İhale Uluslararası Kısıtlı İhale < 5.000.000 € - > 300.000 € Yerel Açık İhale < 100.000 € - > 20.000 € Rekabetçi Pazarlık < 300.000 € - > 20.000 € Rekabetçi Pazarlık < 20.000 € DoğrudanTemin < 20.000 € DoğrudanTemin Teknik Şartname (Technical Specifications) Teknik Şartname ve Çizimler (Technical Specifications) < 20.000 € Doğrudan Temin İş Tanımı (Terms of Reference) İSTİSNA UYGULAMA YÖNTEMLERİ (Hizmet Sözleşmeleri) 1 EŞLEŞTİRME (TWINNING) 2 DOĞRUDAN HİBE (DIRECT AWARD / GRANT) 1 EŞLEŞTİRME (TWINNING) Nedir? •Mekanizmanın temel mantığı Avrupa Birliği mevzuatını etkin ve etkili bir şekilde uygulayan üye devlet kamu kurumu ile bu seviyeye ulaşması hedeflenen faydalanıcı ülke kurumunun ‘Eşleşmesi’dir. •Avrupa Birliği üyesi bir ülkenin kamu kurum ve kuruluşlarındaki uzmanlığın faydalanıcı ülke kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılması amaçlanmaktadır. •Üye ülkede çalışan bir uzman, Yerleşik Eşleştirme Danışması (YED) sıfatıyla faydalanıcı ülkede en az 12 en fazla 36 ay boyunca görev alarak bu süre zarfında kurumsal kapasiteyi geliştirmeyi hedefleyen proje faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlar. 2. DOĞRUDAN HİBE (DIRECT GRANT/AWARD) Nedir? Belirli bir alanda uzmanlığı olan uluslararası örgüte projenin uygulanması için ihalesiz doğrudan emanet yöntemi. IOM (Uluslararası Göç Örgütü) UNDP (BM Kalkınma Programı) ILO (Uluslararası Çalışma Örgütü) DİĞER SÖZLEŞME TÜRLERİ Eşleştirme Doğrudan Hibe Üye Ülke Teknik Destek ve Tecrübe Paylaşımı Hizmeti Uluslararası Kuruluş Teknik Destek ve Tecrübe Paylaşımı Hizmeti PRAG Kurallarına Tabi İhale İhale Gerçekleşmiyor ! Eşleştirme Fişi Proje Fişi Proje Fişine Geri Dönüş 3.5 Cross-Cutting Issues 3.6 Sustainability 3.7 Budget 3.5 Cross-cutting Issues Projeniz kapsamında yürütülen faaliyetler diğer sektörleri/ alanları ne ölçüde etkiliyor? Projeniz örneğin göç – iltica alanı projeleri ile ya da organize suçla mücadele projeleriyle ne ölçüde kesişiyor? (DESTEK + GÜÇLENDİRME ?) Projeniz uygulamaları insan haklarının gelişimine katkı sağlıyor mu? Ya da cinsiyet eşitliğini güçlendiriyor mu? 3.6 Sustainability Neler Yer Almalı? • Mali Sürdürülebilirlik Proje kapsamında alınan makine, ekipmanların işletim giderleri proje sonunda nasıl finanse edilecek? • Kurumsal Sürdürülebilirlik Proje, kurumun gelecek dönem stratejileriyle, öncelikleriyle, planlarıyla uyumlu mu? • Politika düzeyinde Sürdürülebilirlik Proje kapsamında uygulanacak faaliyetler mevzuat çalışmaları ile desteklenecek mi? BÜTÇE (Budget) EKLER (Annexes) Logframe in standard format (OK) Indicator Measurement Indicative Action budget breakdown planning for contracting procedures and Indicator Measurement Indicator Description Baseline (2014) Last (2016) Milestone Target Source of 2020 information 2017 Action outcome indicator Overall maritime surveillance capacity % X increased at Turkish sea borders Action output indicator X number of people trained Number of equipments installed 750 km2 1200 km2 1500 km2 100 1300 1500 2000 13 19 19 25 FRONTEX reports Training reports, project reports Procurement reports Indicative Action budget breakdown and planning for contracting procedures IMPLEMENTATION MODALITIES PROCUREMENT …… (break this section down into specific procedures/contracts, i.e. service including FWC, supplies, works) SUPPLY Contract BUDGET (€) EU contribution Total TIMELINE Launch of Contract procedure signature 15.000.000 € 12.750.000 € 2016 Q1 2016 Q4 1.500.000 € 1.500.000 € 2016 Q1 2016 Q4 GRANTS …… (break this section down into specific procedures/contracts, i.e. calls for proposals / direct grant – and indicate a rough number of expected contracts) TWINNING CONTRACT OTHER TOTAL 16.500.000 € 14.250.000 € Standart Proje Fişi Formatı . Indicative Implementation Schedule (periods broken down per quarter) Contracts Contract 1.1 Contract 1.2 Contract 2.1 Contract 2.2 …… Start of Tendering QI 2016 Signature of contract Q4 2016 Project Completion Q1 2019 FAYDALI LİNKLER AB BAKANLIĞI TAIEX, SEI Eşleştirme bölümleri www.ab.gov.tr Merkezi Finans ve İhale Birimi İhaleler, SPO Belgeleri, Kılavuzlar www.mifb.gov.tr Avrupa Komisyonu Genişleme Genel Müdürlüğü IPA Fişleri, Strateji Belgeleri, İstatistikler http://ec.europa.eu/enlargement/ EURLEX AB Mevzuatı arama motoru http://eur-lex.europa.eu/homepage.html EUROPAID / PRAG PRAG (AB Satınalma ve İhale) Mevzuatı http://ec.europa.eu/europeaid/prag/docum ent.do İçişleri Bakanlığı AB ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı Bakanlık Projeleri, Faydalı Bilgiler www.diab.gov.tr İlginiz İçin Teşekkürler proje.diab@icisleri.gov.tr