SOFWAN DAHLAN
HOSPITAL ADMINISTRATOR
A hospital administrator should also
possesses the quality like Lord Ganesh:
- Sharp Eyes;
- Long Ears;
- Long Trunk;
- Big Stomach;
- Broad Forehead;
- Pen in Hand;
- Small Vehicle;
- Sweets in Hand;
- Expressionless Face;
- Weapon in one Hand; and
- Comfortable Posture.
1. Sharp Eyes:
for keen observation and foresight.
2. Long Ears:
to collect enough information, good and reliable
communication with speed.
3. Long Trunk:
for strong smelling power to judge the danger in
advance and anticipate the problems in advance.
4. Big Stomach:
to digest things without discrimination.
5. Broad Forehead:
for keen and sharp memory.
6. Expressionless Face:
To conceal the emotions and avoid the feelings
of any type.
7. Pen in Hand:
A hospital adminstrator should not solely depend
on memory and must make notes on relevant
points.
8. Small Vehicle:
Lord Ganesh has rat as his vehicle which can
get into nook and corners.
Likewise a hospital administrator should be able
to visit all areas. People should feel his presence
everywhere, at all time.
9. Sweets in Hand:
to reward the good worker.
10. Weapon in one Hand:
to punish the guilty.
11. Comfortable Posture:
whatsever may happen the hospital administrator
must look comfortable in his/her seat.
(Prakash, A: 2011)
AUDIT
Audit adalah proses sistematis untuk menilai
dan memverifikasi individu, organisasi, sistem,
proses, perusahaan, proyek dan produk dalam
rangka meningkatkan kualitas.
Quality improvement process adalah upaya
meningkatkan mutu layanan dan hasil melalui
review sistematis terhadap kinerja layanan
yang telah tercapai (actually achieved).
Self-audit is a critical part of good
governance !!!
L
E
V
E
L
o
f
C
A
R
E
Theoritical / ideal
achievable level
optimum
achievable level
ABNA (achievable benefit
not achieved)
tingkatkan
optimum
level
actually achieved
The Concept of ABNA of Jadav, H, 2006
Ideal level mustahil dicapai sebab membutuhkan unlimited resources
HISTORY
Monitoring atas patient outcomes diawali
oleh Hammurabi sejak th. 1750 SM dengan
menghukum dokter yang kinerjanya buruk.
Audit pertama yang lebih baik baru dilakukan
oleh Nightingale selama perang Crimean atas
sterilitas linen untuk meningkatkan standar,
yang ternyata mampu menurunkan death rate.
Ernest Codman merupakan orang pertama
yang melakukan audit secara benar dengan
memonitor hasil operasi (1912), dan sejak itu
metode audit terus dikembangkan.
WHY DO AUDIT
The reasons for performing an audit:
o Development of professional education
and self regulation.
o Improvement of quality of patient care
o Increasing accountability.
o Improvement of motivation and timwork.
o Aiding in the assessment of needs.
o As a stimulus to research.
OBJECTIVES
Tujuan utama:
1. Menilai dan meningkatkan mutu
layanan medik di area tertentu;
2. Meningkatkan medical education dg
mengembangkan diskusi diantara
staf tentang layanan medik;
3. Mengidentifikasi cara-cara untuk
meningkatkan efisiensi layanan medik
di area layanan yang diaudit.
BENEFITS
Terlaksananya suatu proses pembelajaran.
Review sekelompok RM terpilih secara
random, mengidentifikasi kekurangannya
serta menyarankan cara-cara meningkatkan
mutu layanan di RS.
Tujuan utama audit medik = meningkatkan
mutu layanan kepada pasien dgn berupaya
mendekati optimum outcome dengan cara
yang paling efisien.
Cost benefit merupakan keuntungan lainnya.
EDUCATIONAL BENEFITS
o Memungkinkan dilaksanakan critical review.
o Menyoroti adanya kebutuhan akan pengetahuan
spesifik atau informasi, penguasaan ketrampilan
baru dan kebutuhan akan pengembangannya.
o Meningkatkan communication skills dan
mengembangkan attitudes untuk diselaraskan jika
bekerja dengan anggota tim lain.
o Mengembangkan 'self evaluation'.
o Memacu learning by answering questions:
1. What am I doing?
2. How am I doing it?
3. Why am I doing it in that way?
4. Can I do it better differently?
JENIS AUDIT
1. Audit medik (medical audit).
2. Audit kasus (individual case audit),
misalnya:
o
o
o
o
o
peer-review.
mortality assessment.
tissue audit.
maternal audit.
post immunization audit (KIPPI).
MEDICAL AUDIT
= review secara profesional terhadap mutu
layanan medik dikaitkan dg kriteria dan standar.
= evaluasi retrospektik atas kualitas layanan medik
tertentu melalui scientific analysis dari sejumlah
rekam medis.
= sering terminologi ini dipertukarkan dengan
clinical audit, walau sebenarnya clinical audit itu
meliputi layanan medik, keperawatan dan gizi.
= sebuah komponen Quality Assurance yang
merupakan bagian esensial bagi setiap proses
manajemen mutu.
= lebih penting bagi RS ketimbang financial audit.
INDIVIDUAL CASE AUDIT
= sebuah alat evaluasi dan verfikasi terhadap
sebuah kasus individual.
= tujuannya untuk menemukan penyebab yang
bisa dihindari (to find preventable causes) guna
menghindari terjadinya kesalahan atas kasus yang
sama dikemudian hari.
= tidak memerlukan sampel RM sebab tidak untuk
melakukan generalisasi guna mengetahui sejauh
mana mutu layanan di RS sekarang ini.
= metodenya dengan menggunakan root cause
analysis hanya terhadap kasus yang diaudit saja.
MEDICAL AUDIT
INDIV. CASE AUDIT
alat riset mutu (walau
tdk utk menguji hipotesis
atau menghasilkan ilmu)
alat evaluasi dan
verifikasi kasus individu
tidak diperlukan sampel
diperlukan sample RM
utk generalisasi terhadap RM sebab tidak untuk
generalisasi mutu di RS
mutu layanan ttt di RS
untuk mengetahui tingkat untuk menemukan adanya preventable causes
mutu layanan medis ttt
guna melaksanakan
penjaminan mutu (QA)
untuk meningkatkan clinical care pasien y.a.d
tidak bersifat RAHASIA
bersifat RAHASIA
oleh Komite Medis
SMF /Risk Manager /PG
APA
CLINICAL AUDIT?
DAN
APA BEDANYA DENGAN
MEDICAL AUDIT?
CLINICAL AUDIT
Terminologi clinical audit seringkali
dipertukarkan dengan medical audit.
Bedanya hanyalah terletak pada subjek
(cakupan) yang diaudit.
Medical Audit:
- layanan medik saja.
Clinical Audit:
- layanan medik; ditambah dgn
- keperawatan, kebidanan dan gizi.
MEDICAL AUDIT
Medical Audit as the attempt to improve
quality of medical care by measuring the
performance in relation to desired
standards and by improving on this
performance.
(Marinker)
Audit as the process of reviewing the
delivery of health care to identify deficiencies so that they may be remedied.
(Crombie et al)
MEDICAL AUDIT
Merupakan proses peningkatan mutu
dengan meningkatkan layanan dan
hasil (outcome) melalui review sistematis oleh medical people (professional).
Dianjurkan dilakukan pada area yang
sering mengakibatkan:
a. mortality, morbidity, atau high risk.
b. misdiagnosis.
c. dissability, discomfort, dissatisfaction,
high cost, etc.
THE COMPONENTS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Identifikasi ISU / PROBLEM.
Tentukan INDIKATOR.
Rancang KRITERIA dan STANDAR.
Kumpulkan DATA dari sampel RM acak.
Amati data utk mendapatkan INFORMASI.
Bandingkan INFORMASI dg STANDAR.
Analisis hasilnya untuk mengenali problem
dan penyebabnya guna PERUBAHAN.
8. Implementasikan PERUBAHAN tersebut.
9. Amati prakteknya setelah IMPLEMENTASI.
SEVEN-STEP AUDIT
1. Design (select subject, specify objectives,
and select patient group).
2. Decide indicators (how patient care is to
be measured in relation to objectives and
collection methods).
3. Collect & organize data: audit assistant
screens cases against indicators.
4. Analyse data.
5. Identify problems and causes.
6. Take action.
7. Follow up to find out if the problems were
overcome.
(Ovretveit, 1992)
STEPS IN AUDIT PROCESS
1. Tentukan topik/problem:
Topik harus benar-benar penting bagi RS,
departemen, tim, pasien dan masyarakat.
Pemilihan topik bisa didasarkan atas adanya
problem (mis: komplain atau KTD), high volume,
high risk or high cost areas of practice, dll.
2. Tentukan kriteria dan standar:
Kriteria adalah pernyataan tentang outcome
layanan yang akan diukur.
Standar adalah nilai ambang yang diharapkan
dapat dipenuhi pada tiap-tiap kriteria, yang
biasanya dinyatakan dalam prosentase (rate).
3. Metode dan pengumpulan data:
Metode / jenis proses audit tergantung pada
tujuan audit.
Pengumpulan data harus cermat (hanya data
esensial saja yang dikumpulkan); yg bisa berupa
data retrospektif, konkuren, atau data prospektif.
Bisa dikerjakan secara manual atau komputer.
Pada tahapan ini kerahasiaan harus dijaga !!!
4. Bandingkan kinerja dg kriteria/standar:
Data yang terkumpul dibandingkan dg kriteria dan
standar sehingga diketahui hasilnya, yaitu
seberapa jauh standar bisa terpenuhi.
5. Implementasikan perubahan:
Setelah hasil audit dianalisis dan area yang
punya potensi untuk ditingkatkan dapat dikenali
maka dirumuskan rekomendasinya.
Action plan perlu dibuat guna mengimplentasikan perubahan.
Laporan perlu disampaikan kepada eksekutif
yang bertanggungjawab terhadap mutu layanan
pasien.
Re-audit and sustaining improvement dapat
dilakukan dalam waktu yang disepakati.
Hasil bagus dari audit medik dapat disebarluaskan dlm lingkup lokal, nasional dan internasional.
PEMILIHAN TOPIK
Pilih topik aktifitas yang kriterianya sbb:
1. Aktifitas tsb sering terjadi.
2. Pengaruhnya kepada pasien atau sumberdaya sangat penting.
3. Aktivitas tsb mudah ditentukan dan dinilai
(diukur).
4. Standardnya mudah ditentukan & disetujui.
5. Aktivitas tsb dimungkinkan untuk dapat
dilakukan perubahan/ditingkatkan mutunya.
IN-PATIENT AUDIT
Contoh:
o Emergency readmission within two
weeks of discharge rate.
o Post operative infection rate.
o Return to operating theatre (for same
condition).
o Mortality and morbidity rate.
(Ovretveit, 1992)
CRITERIA
o Kriteria adalah item of care atau beberapa
aspek layanan yang bisa digunakan menilai
kualitas.
o Kriteria ditentukan secara tertulis.
o Kriteria dapat ditentukan dari literatur terkini
atau bisa dari the best experience of clinical
practice.
o Untuk menjadikan kriteria bermanfaat maka
standar perlu ditentukan.
STANDARD
Standard menggambarkan tingkat layanan (level
of care) yang harus dicapai pada tiap-tiap kriteria.
Standard-standar tersebut harus dirancang.
The level of standard sering menjadi kotroversial.
Ada tersedia 3 opsi standar, yaitu:
- Minimum standard (standar kinerja terendah
yg dapat diterima)......misalnya SPM Kemenkes.
- Ideal standard (hanya mungkin bisa dicapai pd
ideal conditions atau unlimited resources).
- Optimum standard (mestinya bisa dicapai pada
normal conditions dengan sumber daya yg ada).
Diperlukan diskusi & konsensus utk menentukan!!!
REMEMBER
o Make unambiguous statements.
o Keep the task focused on the audit
project.
o Refer to the literature indicating current practice.
o Choose criteria and standards in line
with current practice
o Ensure the criteria and standards are
based on fact;
KEY MESSAGES
o Audit is a process of critically and
systematically assessing our own
professional activities with intention to
improving personal performance and finally
the quality.
o Audit is a cycle which consists of a series of
particular steps which should be completed
to achieve the desirable changes.
o Selected topics should be relevant and
should address areas where improvements
are needed.
o The identification of explicit audit criteria is
the core feature of any systemic approach
to audit.
o Standards set should be realistic and
attainable.
o Data collection should be kept to the
minimum necessary to fulfill the aims of the
particular audit.
o All participants should be prepared to
implement appropriate changes.
AUDIT PROCCESS
Identify the problem/issue
Set criteria and standards
Re - audit if necessary
Implement charges
Collect data / observe
Compare practice
with standards
Write report
MEDICAL AUDIT SUMMARY
The incidence of wound infection
following hernia repair
100 Rekam Medis
II. Sampel
Post operative infection
III. Indikator
There should be no wound infecIV. Kriteria
tion in such cases
The degree of compliance to the
V. Standar
criteria which is deemed acceptable (95 % is satisfactory)
Performance >< kriteria & standar
VI. Hasil
VII. Analisis hasil Identify for change
How to act on the difference
VIII. Revisi
Jika revisi telah dilaksanakan
IX. Re-audit
I.
Topik
TUGAS TIM AUDIT
I.
II.
III.
IV.
V.
Rancang draft Peraturan Direktur dan
draft SOP;
Usulkan kepada Direktur untuk mendapat
pengesahan (SK);
Laksanakan audit medik sesuai SK;
Buat langkah-langkah perbaikan mutu
untuk direkomendasikan kepada Direktur
melalui Komite Medik;
Lsanakan reaudit, setelah upaya perbaikan
dilaksanakan (mis: setelah 6 bulan).
SOFWAN DAHLAN
INDIVIDUAL CASE AUDIT
Tujuan: untuk menemukan adanya ‘preventable
causes’, bukan untuk melihat mutu layanan medis
di area tersebut;
Metode: menggunakan ‘root cause analysis’, yaitu
menelusuri hingga sampai pada akar penyebabnya.
Cara: tidak memerlukan sampel rekam medis sebab
yang diaudit hanyalah kasus yang dipersoalkan saja
serta tidak akan melakukan generalisasi mengenai
mutu mengingat yang hanya satu kasus individu.
Manfaat: kesalahan yang sama dapat dihindari pada
kasus yang sama dikemudian hari.
JENIS AUDIT KASUS
1.
2.
3.
4.
5.
PEER REVIEW
MORTALITY ASSESSMENT
TISSUE AUDIT
MATERNAL AUDIT
KIPPI (AUDIT KEJADIAN PASCA
PEMBERIAN IMUNISASI)
6. DLL
PEER REVIEW
1. Review kualitas layanan yang dilakukan Dr
di RS.
2. Tujuannya untuk meningkatkan clinical care dan
image menyeluruh dari fasilitas.
(It is not fault finding committee).
3. Informasi yang terkumpul bersifat RAHASIA.
4. Review terhadap kualitas clinical care yang
dilakukan terhadap individual patient.
5. Review dilakukan oleh Dr yg tidak terkait dengan
kasus yang sedang dibahas.
6. Informasi digunakan untuk meningkatkan clinical
care terhadap pasien di masa datang.
MORTALITY ASSESSMENT
1. Tujuannya untuk meneliti setiap kematian yang
terjadi di RS.
2. Untuk mendapatkan jawaban mengapa kematian
bisa terjadi.
3. Dari hasil penelitian semua kematian dapat
digunakan meningkatkan kualitas layanan kepada
pasien di masa datang.
4. Kadangkala actual cause dapat disertai otopsi
klinik dan ini akan membantu para Dr dalam
meningkatkan layanan di masa datang.
5. Intinya untuk menemukan preventable causes.
6. Tim ini bukanlah tim pencari kesalahan Dr.
TISSUE AUDIT
1. Semua jaringan yang diambil dari pasien harus
menjadi subjek independent histopathological
assessment.
2. Hasilnya dapat dibandingkan dengan kasus oleh
konsultan yang terlibat dengan pasien.
3. Hasilnya juga dapat dijadikan kajian oleh Peer
Review Committee untuk menilai mutu.
4. Semua informasi yang diperoleh harus diperlakukan sebagai RAHASIA untuk mencegah adanya
misunderstanding dengan spesialis.
INDIVIDUAl CASE AUDIT
STRICTLY CONFIDENTIAL
Part I
Patient Identification
Name ___________________, Age: _______, Sex _______,
Adress ___________________________________,
C.R. No. ________________________,
Type of Admission: Routine/Emergency
D. O. A. ________________________, Time ____________,
MLC/NON-MLC
D.O.D. _________________________, Time ____________,
Duration of stay in hospital ___________________________
Part II
Department: _______________________________,
Unit: ____________________,
Ward and Bed No.: _________________________,
Consultant I/C: _____________________________,
Sr. Resident: ______________________________,
Provisional Diagnosis: _______________________,
Final Diagnosis: ____________________________
Part III
1. General State of Medical Record:
Face sheet: ------------ complete/incomplete
Form: ------ properly fiiled/not properly filled
Nurse notes: ------- adequate/not adequate
Doctors Progress notes and
treatment written in proper order
and form: --------------------------------- Yes/No
2.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Length of Stay:
Total stay: _____________________________
Pre-op. stay: ___________________________
Post-op. stay: __________________________
Stay was prolonged: -------------------------- Yes/No
Reasons for prolonged stay:
a. Delay in investigation? ------------------Yes/No
b. Delay in surgery? -------------------------- Yes/No
c. Pre-op. infection? -------------------------Yes/No
d. Post-op. infection? ------------------------Yes/No
3. Investigations:
Do laboratory findings support the
final diagnosis? ---------------------------- Yes/No/NA
Are lab. Investigations sufficient
in relation to the ailment? ---------------- Yes/No/NA
Do radiological findings support
the final diagnosis? ----------------------- Yes/No/NA
Are imaging investigations sufficient
in relation to the ailment? ---------------- Yes/No/NA
Any delay in getting the investigations
done or in reporting? --------------------- Yes/No/NA
4. Treatment:
Was the treatment given to this patient
generally acceptable? -------------------- Yes/No/NA
Whether any treatment given to this
patient was superflous? ------------------ Yes/No/NA
Was the treatment (including
antibiotic usage) reviewed at required
interval? -------------------------------------- Yes/No/NA
5. Surgery:
Whether there was an adequate
indication for surgery? -------------------- Yes/No/NA
Whether any normal tissue or
organ removed? --------------------------- Yes/No/NA
Was the tissue/organ removed during
surgery sent for histo-path? ------------- Yes/No/NA
Does histopath report agree with
the diagnosis? ------------------------------ Yes/No/NA
Are the Pre-op notes written
adequately? ----------------------------------Yes/No/NA
Are the anesthesia notes adequate? -- Yes/No/NA
Is the consent for surgery in
proper order? ------------------------------- Yes/No/NA
Are the operation notes adequate? --- Yes/No/NA
Any Post-op. infection? ---------------------- Yes/No/NA
Type of infection? = _________________________
When detected? = __________________________
Was it avoidable? = _________________________
Any Post-op. complication? ----------------- Yes/No/NA
Did the patient die post-op.?
If yes,
How many days after surgery? = _______________
Cause of death? = __________________________
Was it expected? = __________________________
6. Complication:
If any, developed during the hospital stay
due to treatment or which could have
been avoided? ------------------------------ Yes/No/NA
7. Discharge:
Was the patient discharged in
proper time? -------------------------------- Yes/No/NA
Discharge summery? ---- Adequate/Not adequate
8. Death:
Was the patient’s death expected
and justifiable? ----------------------------- Yes/No/NA
Was the patient’s death in relation to the
nature of his ailment? --------------------- Yes/No/NA
Was autopsy done? ----------------------- Yes/No/NA
Do the autopsy finding tally with the
clinical diagnosis? ------------------------- Yes/No/NA
Death certificate? ------------ Complete/Incomplete
9.
In case of Casualty Admission?
Was the patient given immediate
treatment? ----------------------------------- Yes/No/NA
How long did the patient stay in the
Casualty Department before admission
to the ward? = ___________________________
Any delay in treatment? ------------------ Yes/No/NA
10. Relating to Hospital Administration:
Was there any delay or non-availability
of any equipment/instrument/drug
which adversely affected the diagnosis,
treatment or progress of the case? ---- Yes/No/NA