Toborzási és kiválasztási projekt Ieremiás Helga László Andrea Emma Szilágyi Ildikó Erzsébet Szőcs Kinga Erzsébet Pszichológia és Neveléstudományok Kar Alkalmazott Pszichológia Intézet, Babes-Bolyai Tudományegyetem PLM1627._: Munkapszichológia Dr. Szabó Kinga 2021. 12. 17. 1 Munkakör kiválasztása Az általunk választott munkakör az értékesítési üzletkötő vagy ügynök, helyenként már a magyar nyelvterületen is megjelenik még, mint sales representative. Munkaköri leírás 1. NÉV: Innivaló Izsák 2. MUNKAKÖR MEGNEVEZÉSE: értékesítési üzletkötő 3. FEOR / COR Kód: 3624 / 332401 4. A MUNKAVÉGZÉS HELYE: Itóka Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. 202920 Mucsaröcsöge, Csörögi út 2. 5. SZERVEZETI EGYSÉG: Ügyfélkezelés és értékesítés 6. KÖZVETLEN FELETTES: Értékesítési vezető 7. A MUNKAKÖR BETÖLTÉSÉHEZ SZÜKSÉGES KÖVETELMÉNYEK: Szakmai kompetenciák: Iskolai végzettség: középfokú, előny a felsőfokú végzettség Szakképzettség: értékesítési tapasztalat, partnerkapcsolati tapasztalat, ügyfélkezelési tapasztalat Szakmai tapasztalat, gyakorlat: min. 3 év Számítógépes ismeret: irodai szoftverek (szövegszerkesztő, táblázatkezelő, prezentációkészítő) magabiztos használata. Nyelvismeret: tárgyalási szintű román és/vagy angol nyelvismeret 8. A MUNKAKÖR FŐ TARTALMA, CÉLJA: Értékesítés és ügyfélszerzés, a kijelölt bevételi ütemterv elérése, a bevételek határidőre történő teljesítése, az egyes ügyfelekre vonatkozó szerződéses feltételek betartása mellett. FELADATOK: ● Részvétel az értékesítési stratégia kidolgozásában és az értékesítési stratégiai célkitűzések megvalósításában. 2 ● Üzleti tervezés, folyamatirányítás és az értékesítési folyamat menedzselése, szükséges adminisztráció ellátása ● Új, potenciális partnerek felkutatása, jó kapcsolat kialakítása. Új partnerek a szerződéskötésig való kísérése, további támogatása. ● Ajánlatok készítése, összegyűjtése, teljes ajánlatadási folyamat menedzsmentje, illetve a megrendelések továbbítása a társosztály számára ● Szerződésekkel kapcsolatos tárgyalások lebonyolítása, és a szerződéskötések koordinálása ● A meglévő ügyfélkör ápolása, termékportfólió bővítése. ● Ügyfélportfólió napra készen tartása. ● Ügyfelek tájékoztatása az árváltozásokról, kedvezményekről, akciókról. ● Új ügyfél támogatása a kínálat lehető legjobb átlátása érdekében, az ügyfél számára megfelelő igény kiszolgálása. ● Árképzésben való részvétel, termékek árpozícióinak meghatározása. Árukészlet ellenőrzése, optimális árukészlet meglétének biztosítása. ● Konkurencia termékeinek és tevékenységének, a változó piaci körülmények figyelemmel kísérése és elemzése ● Kereskedelmi eredmények elemzése, értékelése, ezekről pénzügyi jelentések készítése. ● Részvétel a hozzátartozó új termékek bevezetésében. ● A vállalat képviselete különböző szakmai kiállításokon, konferencián. ● A munka-, tűz- és környezetvédelmi előírások szigorú betartása. ● Saját területéhez kapcsolódó dokumentáció rendben tartása. 9. DÖNTÉSI HATÁSKÖR: nincs 10. BESZÁMOLÁSI KÖTELEZETTSÉG, GYAKORISÁG: hetente a közvetlen értékesítési területi vezetőnek 11. KÉPVISELETI ÉS NYILATKOZATTÉTELI JOGOSULTSÁG: nincs 12. ALÁÍRÁSI JOGOSULTSÁG: nincs 13. KÖZVETLEN IRÁNYÍTÁS ALÁ TARTOZÓ EGYSÉGEK, MUNKAVÁLLALÓK: nincs 3 14. KAPCSOLATOK: belső: társosztályok külső: meglévő és lehetséges ügyfelek 15. MUNKÁLTATÓI JOGKÖR GYAKORLÓJA: Vezető igazgató 16. MUNKAIDŐ: 8:30 – 17:00, 30 perc ebédidő 17. ZÁRADÉK: A munkaköri leírásban foglaltak ismerete, alkalmazása a munkakör betöltőjére nézve kötelező, az abban foglaltak végrehajtásának elmulasztása esetén a dolgozó felelősségre vonható. A munkaköri leírás a munkakör betöltőjének csak az alapvető, rendszeresen visszatérő feladatait és kötelezettségeit tartalmazza. A dolgozó a társaság eredményes működése érdekében a felsoroltakon kívül is köteles ellátni a munkaköréhez kapcsolódó, de itt nem szabályozott eseti, vagy rendszeres feladatokat, ha annak szükségessége felmerülne, és erre vezetőjétől utasítást kap. Nem köteles a dolgozó teljesíteni az utasítást, ha annak végrehajtása az egészségét vagy testi épségét közvetlenül veszélyeztetné, vagy egyébként érdekeit védő jogszabályba ütközik. 18. A MUNKAKÖRI LEÍRÁST Jóváhagyta: Átvette: ………………………………….. ………………………………….. Vezető aláírása Dolgozó aláírása Kelt: ………………………………………………… Készségek és képességek B kategóriás jogosítvány. Jó előadói készség, magabiztos fellépés, kiváló kommunikációs készség, jó kapcsolatteremtési készség. Rugalmasság. Önálló munkavégzésre való képesség. Proaktivitás. 4 Teljesítménymutatók A pozícióhoz tartozó teljesítménymutató lehet aktuális és elméleti kritérium. Az aktuális az elméleti kritérium (optimális teljesítmény) megvalósulásának módját jelzi. A teljesítménymutatók lehetnek még mennyiségi és minőségi mutatók, a mennyiségi mutató ezen pozíciónál például az eladások száma, a hiányzások száma, az egy munkahelyen töltött idő. Minőségi mutató lehet a személyi- és szervezeti illeszkedés vagy az ügyfelek visszajelzése a dolgozóról, annak érzelmi megnyilvánulásairól (mosolygós, hirtelen haragú stb.). Állás hirdetés Értékesítési üzletköző / sales representative Társaságunk, az Itóka Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. a Maros megyei régió ital nagykereskedelmi vállalatává nőtte ki magát az elmúlt 30 évben. Többek között szállodákat, vendéglátó egységeket és multinacionális cégek eseményeit szolgáljuk ki minőségi, elsődlegesen hazai alkoholos és nem alkoholos italokkal egyaránt, hogy a szomjúság enyhítése ne csak szükséglet, hanem élmény is legyen. Székhelyünk Mucsaröcsögén, a Csörögi út 2. alatt található, ahol az évek során 2500 m2-re bővítettük ital raktárunk kapacitását. Üzletkötői csapatunkba keresünk olyan gyakorlott üzletkötő munkatársat, aki önállóan tud dolgozni Maros megye területén, és kiváló fellépésével támogatja a termékeink további értékesítését. Az álláshoz tartozó elvárások: Az ideális jelölt rendelkezik az alábbiakkal: • Legalább középfokú releváns végzettség, • minimum 3 év hasonló munkakörben szerzett tapasztalat, • Személygépkocsi vezetői jogosítvány, • Pontos, precíz, önálló munkavégzés, • Udvarias fellépés, • Makulátlan megjelenés. • Tárgyalási szintű angol és/vagy román nyelvtudás 5 Az állás betöltéséhez előnyt jelent: • Maros megyei lakhely • üzletkötői gyakorlat • harmadik nyelv ismerete. Amit kínálunk: • Teljes munkaidő, • Kiemelt bérezés, rendszeres teljesítmény alapú extra juttatások • Előrelépési lehetőség, • Családbarát, rugalmas munkahely, • Biztos háttér, hosszú távú munkalehetőség, • Összeszokott, nyitott és támogató csapat, • Képzések, tréningek támogatása, • Szabad hétvégék. Szükséges tapasztalat: 3-5 év szakmai tapasztalat Jelentkezés módja: Jelentkezni fényképes szakmai önéletrajzzal lehet az info(kukac)itoka.ro címen. Pszichológiai eszközök: Az alkalmassági vizsgálat során fontosnak tartjuk, hogy ne csak az önéletrajzban lévő adatokat dolgozzuk fel, hanem egy alapos, több területre irányuló komplex felmérés segítségével megismerjük a jelentkezőnk valós személyiségét, gondolkodásának mozgatórugóit, abból a célból, hogy olyan személy kerüljön az említett pozícióba, aki leginkább megfelel a munka által támasztott követelményeknek. A lehetséges pszichológiai eszközök közül, melyet az alkalmassági vizsgálaton alkalmazunk a következők: interjú, az ART (absztrakt gondolkodási teszt) és a PASAT 2000. Az interjú világszerte a leggyakrabban használt alkalmasságvizsgáló módszer, a felmérések szerint a szervezetek 98%-a használja. Az alkalmasságvizsgáló interjú során azt szerettük volna felmérni, hogy melyek azok a képességek, készségek és motivációk, mellyel a 6 jelöltünk rendelkezik. Mivel a strukturált interjútechnikák jelentősen jobb eredményt adhatnak, mint a strukturálatlan interjúk, alkalmassági vizsgálatunkhoz a kompetencialapú interjú alkalmazását választottuk. A beválás előrejelzése céljából, azt szerettük volna megállapítani, hogy jelöltünk rendelkezik-e azokkal a képességekkel, melyek a jövőben nyújtott jó teljesítőképességet jelzik. A kérdések szisztematikusan épülnek fel, igy hiteles képet kapunk a pályázó adott kompetenciával kapcsolatos erősségeiről és gyengeségeiről. Mivel a megfelelő kommunikációs képesség és a jó kapcsolat kiépítésének képessége elengedhetetlen az üzletkötő munkakörében, választásunk e két kompetenciaterület felmérésére esett. A “szóbeli kommunikáció” kompetencia vizsgálatára, a következő interjúkérdéseket alkalmazzuk: 1. Meséljen el a közelmúltból egy olyan helyzetet, amikor egy ismeretlen embernek kellett valamit elmagyaráznia! 2. - Mondjon valamit arról, hogyan magyarázott neki! - Honnan tudta, hogy megértette Önt? - Mit gondol, mennyire volt sikeres? Beszéljen egy olyan élményéről, amikor egy terméket vagy szolgáltatást kellett bemutatnia! 3. - Milyen szempontból jelentett ez kihívást? - Honnan tudta, hogy hatékony volt? - Mik az erősségei ezen a területen? - Mi az, amiben még fejlődhet a későbbiekben? Mondjon egy példát arra a helyzetre, amikor fontos volt Önnek, hogy magabiztosnak tűnjön, miközben valakivel beszélt! 4. - Miért volt fontos? - Hogyan érezte magát? - Hogyan próbálta elérni, hogy magabiztosabbá váljék? Mondjon el egy olyan esetet, amikor egy nehéz témát telefonon kellett elmagyaráznia valakinek! - Mit kellett elmagyaráznia? - Mi volt a legnehezebb ebben a beszélgetésben? - Legközelebb mit tenne másképp? 7 5. Mondjon el egy olyan esetet, amikor nehezen tudta ébren tartani valakinek a figyelmét! - Miért volt nehéz? - Mit tett azért, hogy partnere Önre figyeljen? - Mennyire működött ez a módszer? A “jó kapcsolat” kialakításának képességét az ügyfelekkel, a következő strukturált interjú kérdéseinek segítségével mérjük: 1. Beszéljen egy olyan esetről, amikor egy új, ismeretlen ügyféllel kellett kapcsolatot kiépítenie! 2. - Miért volt nehéz? - Miért volt fontos ez a kapcsolat? - Hogyan alakította ki a kapcsolatot? - Milyen visszajelzést kapott az ügyféltől? Ön szerint mi nehezíti meg bizonyos ügyfelekkel a jól működő kapcsolat kialakítását? - Milyenek azok az emberek, akiket nehezen megismerhetőnek tart? - Mit tett a múltban annak érdekében, hogy másokkal való rossz kapcsolatán javítson? 3. Hogyan működnek ezek a kapcsolatok most? Gondoljon vissza egy olyan helyzetre, amikor nagyon figyelmesen kellet meghallgatnia egy ügyfelet! - Mit mondott Önnek? - Hogyan ellenőrizte, hogy sikerült-e pontosan megértenie a kapott információt? 4. 5. Hogyan jelezte azt, hogy figyel? Mondjon el egy olyan esetet, amikor egy dühös ügyféllel kellett foglalkoznia! - Miért volt olyan dühös? - Hogyan próbálta őt lecsillapítani? - Hasonló esetben mit tenne most másképp? Mondjon el egy olyan esetet, amikor egy félénk vagy szorongó ügyféllel kellett foglalkoznia! - Mi volt az eset háttere? - Mit tett Ön? 8 - Hogyan reagált erre az ügyfél? Az elbeszélgetésből származó információkat felhasználjuk ugyan a végső döntési folyamatban, azonban az interjú alacsony hatékonysága miatt, egyéb kiválasztási módszereket is alkalmazunk. A második, szintén alkalmasságot vizsgáló pszichológiai eszköz az Absztrakt Gondolkodási Teszt (ART), melyet a jelölt általános intelligenciájának mérésére használunk. Azt szeretnénk megtudni, hogy az értékesítési állásra jelentkező munkatárs, mennyire okos, szorgalmas, elérhető és ki lehet-e jönni vele a hétköznapokban. Ez az általános mentális képességet mérő teszt az egyik legjobb előre jelzője lehet a munkahelyi teljesítménynek. Az absztrakt gondolkodás, a problémamegoldás, a gyors és tapasztalati tanulás, a gyors alkalmazkodó képesség mind feltétele a hatékony munkavégzésnek és alapja a jövőbeni fejlődésnek. A felmérés során a tesztkitöltő egy sor alakzattal találkozik, melyek egy szabály mentén elrendezhetőek, 23 nonverbális logikai problémát tartalmaz. A kitöltő feladata, hogy felfedezze a szabályszerűséget, és ezt alkalmazva a kérdőjel helyére tegye a megfelelő figurát. Az eredményeket nyers pontokban és százalékos értékekben mérjük, az értelmezésnél azonban elsősorban a százalékos értékekre támaszkodunk. A százalékos értékek megmutatják, hogy a populációval összevetve az emberek hány százaléka ér el magasabb vagy alacsonyabb pontszámot, mint a kitöltő. A teszt eredmények értelmezésekor öt skálát figyelünk, amelyek az egyéni százalékos értékeket mutatják. Nagyon kiemelkedő 85–100; Kiemelkedő 76– 84; Átlagos 25–75; Alacsony 16–24; Nagyon alacsony 0–15. A kitöltő személy teljesítményét négy fő tényező mentén értékeljük: teljes pontszám, hatékonyság, a munka sebessége és a kitöltés időtartama, gyorsasága. A hatékonyság és a munka sebessége terén elért százalékos pontszámok kombinációja alapján megállapítjuk a jelölt teszt kitöltés alatti munka stílusát. Az eredményekből következtethetünk arra, hogy a személy IMPULZÍV (Alacsony Hatékonyság + Gyors munkatempó), HATÉKONY (Magas Hatékonyág + Gyors munkatempó), ELŐVIGYÁZATOS (Magas Hatékonyság + Lassú munkatempó), vagy ÖNHATALMÚ (Alacsony Hatékonyság + Lassú munkatempó). A harmadik eszközként pedig a PASAT 2000-re esett a választásunk. A PASAT 2000 – Értékesítői Személyiség-kérdőív egy komoly kutatáson alapuló és aprólékosan felépített 9 személyiség-kérdőív, amely speciálisan az értékesítők kiválasztását segíti. A korábbi kutatások által feltárt sikeres értékesítői tulajdonságok azt mutatják, hogy a kiváló értékesítőt kevésbé bevált társaitól személyisége különbözteti meg. A PASAT 2000 8 fő skálából áll, amely 1 általános és 3 nagyobb csoportfaktort foglal magába az alábbiak szerint: Pozitív attitűd – általános faktor Az "általános faktor" különféle pozitív tulajdonságok, "erősségek" általános felmérését szolgálja az értékesítési területeken. Emellett az "érzelmi intelligencia" elmélettel is összefügg. Az eredmény arról ad információt, hogy egy konkrét feladatkör betöltéséhez szükséges készségek és képességek mennyire jellemzik a jelentkezőt, illetve, hogy várhatóan mennyire lesz képes a cég saját kultúrája által támasztott követelményeknek megfelelni. Alkalmazkodás a munkában – 1. nagyobb csoportfaktor I. skála: Motivációs alkalmazkodás: célorientált viselkedés és kihívások keresését vizsgálja. Egy közepes eredmény azt mutatja, hogy a személy igyekszik az újításokat és stabilitást egyensúlyban tartani, ugyanúgy örömet talál a kreativitást igénylő feladatok elvégzésében, mint a megszokott tevékenységeiben. Törekszik megteremteni személyes tevékenységei és a munkája közötti egyensúlyt. A magas pontszámot elérők hosszú távú célokkal rendelkeznek, cél- és teljesítmény orientáltak, gyorsan és jól boldogulnak feladataikkal, szervezettek és optimisták. II. skála: Érzelmi alkalmazkodás dimenzió érzelmileg konfliktusos helyzetekkel való sikeres megküzdést, illetve a megpróbáltatásokból való rugalmas felépülés képességét méri. Az eredmények közepes értéke azt mutatja, hogy a személy a legtöbb helyzetben jól reagál a konfliktusos helyzetekre és csak alkalmanként veszíti el önuralmát. A magas pontszámot elérő személyek rugalmasak, nehéz helyzetekben is kitartóak, megfelelő emocionális kontrollal rendelkeznek, feladataikat felelősségteljesen végzik, ígéreteiket betartják és szeretik a társaságot. III. skála: Társas alkalmazkodás dimenzió a hatékony kapcsolatteremtés és kapcsolatfenntartás képességét méri. A közepes eredmények azt mutatják, hogy a jelölt a legtöbb helyzetben jól érzi magát társaságban, azonban időnként szüksége van „saját élettére” is. A magas pontszámúak szociábilisak, társas helyzetekben magabiztosak, jó beszédkészséggel rendelkeznek, másokat meghallgatnak és keresik az egyetértés lehetőségét. 10 IV. skála: Változásokhoz való alkalmazkodás dimenzió a változások pozitív kezelését, és az azokhoz való alkalmazkodás képességét méri. A közepes pontértéket elérők az örökös változtatást megterhelőnek érezhetik és ez ronthatja a munkateljesítményt. Új ötleteket a stabilitás érzéséből tud meríteni. A magas pontszámot elérők viszont szívesen fogadják a változást, az új helyzetek, ötletek teljesen magukkal ragadják, megragadnak minden váratlan lehetőséget. V. skála: Lelkiismeretesség: lelkiismeretes munkavégzés, tervezés, részletekre való odafigyelés és szabálykövetés mértékét és képességét vizsgálja. Az alacsony pontszámot elérők munkavégzése nem tervszerű, kevés világosan megfogalmazott hosszú távú célja van, inkább a pillanat hatására cselekszik. A magas pontszámot elérők célratörők, fegyelmezettek, kitartóak, tartják magukat ígéreteikhez, aprólékosak. Kontroll – 2. nagyobb csoportfaktor. Az eredmény arról ad információt, hogy a vizsgált személy számára mennyire fontos az egyensúly, az, hogy másokat befolyásoljon, manipuláljon. VI. skála: Érzelmi stabilitás: a hangulatszabályozás képességét méri. Az alacsony pontszámot elérők ebben a dimenzióban gyakran indulatból cselekednek, bonyolult helyzeteket nehezen tudnak kezelni, érzékenyek a kritikára és a visszautasításra. A magas pontszámú személyek terhelhetők, érzelmileg stabilok, otthoni problémájukat nem viszik be a munkahelyükre, van önkontrolljuk. VII. skála: Társas szabályozás: mások befolyásolásának képességet vizsgálja, változatos módszerekkel, beleértve a csalást is. Közepes értékre utal, ha a személynek nehezére esik mások befolyásolása, a másokra irányuló manipuláció, rendszerint egy csapat tagjaként szeret létezni. A magas pontszámot elérők dominánsok, versengőek, manipulatívak, saját céljaik eléréséhez sokféle módszert bevetnek. Magabiztosság – 3. nagyobb csoportfaktor, azt vizsgálja, mennyire jól boldogul az illető az életben, mennyire tud alkalmazkodni a csoport követelményeihez. VIII. skála: Pozitív énkép. A magas pontszám meggyőző, képességeiben biztos, döntéseiért és tevékenységéért felelősséget vállaló személyt jelez. A PASAT 2000 tartalmaz továbbá 3 olyan skálát, melyek feladata a másokban hamis benyomások kialakítására vonatkozó hajlam felismerése. Ezeket a skálákat a szerzők 11 értékesítőkkel és a benyomáskeltéssel kapcsolatos empirikus tanulmányaik eredményei alapján állították össze. IX. skála: Figyelmi alapú torzítás (benyomáskeltés): a társas jelzésekre irányuló figyelmet vizsgálja, melyek támpontként szolgálnak a saját viselkedés alakításához, hogy azt mások vonzónak és kedvesnek találják. A személy nyomon követi a történéseket, hogy érvényesítse saját érdekeit. X. skála: Adaptív torzítás (benyomáskeltés): a saját viselkedés olyan módon való alakítása, hogy illeszkedjék a másik viselkedéséhez, vagy dicsérje azt, így nincs valós kép arról, milyen volna a személy viselkedése a másik viselkedése híján. A figyelmi alapú és az adaptív viselkedésre azért kell torzításként, megtévesztésként tekinteni, mert a viselkedés nem a személy természetes válasza, hanem inkább azt tükrözi, hogy mit gondol, hogyan kellene viselkednie. A szerzők kutatásai arra is rámutattak, hogy a skálák gyakran nagyon eltérő kapcsolatban állnak a teljesítménnyel. XI. skála: Társas Megtévesztés (benyomáskeltés): vonzó kép kialakítása önmagáról anélkül, hogy ezt a megjelenítést kifejezetten a közösséghez igazítaná. Ez nem csak arra terjed ki, ha a személy hamis benyomást igyekszik kialakítani magáról, hanem annak lehetőségét is magában foglalja, ha az illető valóban azt gondolja magáról, hogy ilyen vagy olyan módon A teszt 153 tételt tartalmaz, melyek mindegyikéről egy ötfokú skála (1: Soha vagy nagyon ritkán, 5: Nagyon gyakran, vagy mindig) segítségével szükséges a vizsgált személynek eldönteni, a bennük megfogalmazott viselkedések mennyire jellemzik a személyiségét. 12 Felhasznált szakirodalom: Klein, B., Klein, S., Zentai, A. (2015) Célcsoport-specifikus felmérő eszközök gyűjteménye megváltozott munkaképességű személyek kompetenciavizsgálatára. Fogyatékos Személyek Esélyegyenlőségéért Közhasznú Nonprofit Kft. Kő, N. (2005) PASAT 2000 Poppleton Allen-féle Értékesítői-készség Kérdőív magyar adaptációja Poppleton, S., Jones, P. 1998-as munkája alapján. Szabó, K. (é.n.) Egyetemi jegyzet, munka- és személyzetpszichológia. 13
