ERP CLASS SYSTEMS
Lecture
Introduction


Previous lecture was an introduction of the term and
idea of integrated computer systems.
The following lecture is to introduce the most
common IT system supporting management and its
functions.
ERP
ERP = Enterprise Resources Planning


Supports planning in limited area only and with
planning model (though the most common one),
Can be used only for planning material resources,
which can be easily calculated and are related/
used in predefine processes
ERP - idea


ERP-class software is supposed to combine
information requirements from all departments and
all the functions of an enetrprise into one IT system
(→it is integrated),
With ERP-class software OU in an enterprise can
exchange information and data and communicate
ERP – idea

Traditional approach: customer sends an order (a
document), which goes through departments and in
every department it is registered in the IT system
they are using (→delays, mistakes, errors, nobody
knows what the status of the order)
ERP - idea
ERP approach:
 there are no separate systems f.ex. in sales and
warehousing department (→informationa and data
is shared and can be checked),
 Information flows are defined to support every
stage of an order realization providing access to all
data and information required (→shorter
leadtimes),
 Increased responsibility of employees (→ have to
take decisions as have all information necessary).
ERP - benefits


Integration of financial data, especially in large
enterprises, working globally, providing assortment
wide range of assortment, good accessibility and
homogenity of financial data,
Integration of data concerning customers’ orders,
identificable order status, coordinationation of
production, purchases and distribution performance,
ERP - benefits


Production leadtimes shortening (by 50%), work-inprocess inventories reduction (up to 25%) and
productivity increse (up to 10%),
Stock limiting thanks to material requirements
planning, both in production and purchasing and
distribution requirements planning, faster stock
rotation (6 times), WIPreduction (25%) and raw
materials stored reduction (up to 50%),
ERP - benefits

HR management data integration, especially in
large enterprises with different payment and
bonuses system.
ERP - development




Was developed in 60s to upgrade MRP (Material
Requirements Planning),
Have been increasing its range and capabilities up
till now,
Is supposed to improve functionning of an entire
business process in all aspects of its performance,
Integrates enterprise functionning in all aspects of
its performance (deliveries scheduling, warehouse
management, distribution etc.)
ERP - development


Includes modules supporting marketing, finances
and HR,
Enables functionnig in e-economy (with
moddleware/ EAI) in BTB and BTC modes.
ERP - importance

85% of top level managers and IT managers from
400 enterprises surveyed in 2007 believes that ERP
iscrucial for their performance though there no
investments in upgrading and developing the
system,
ERP – modular architecture




Each of the modules is responsible for another
function of an enterprise,
Database is common and shared,
Architecture of the system is customized, however,
there are some typical/ basic functions of
enterprises and ERP systems,
Names of the modules differ on account of an
enterprise and a system.
ERP – modular architecture
Modules responsible for:
 Databases functionning,
 Material flows management,
 Purchasing management,
 Planning,
 Sales,
 logistics,
 costs management,
 HR managament,
 ..
SIXTEEN MODULES OF APICS
STANDARD
APICS – AMERICAN PRODUCTION AND INVENTORY
CONTROL SOCIETY
15
16
1. BILL OF MATERIALS (BOM)
the module is a part of a system data base. It
is important because product structure is crucial
for planning. The module is supposed to
support to adjust structure to limitations of
planning model.
17
2. SALES AND OPERATIONS PLANNING
the module is supposed to generate plans of
company’s performance , both long and shortterm.
18
3. DEMAND MANAGEMENT
the module supporting data flow between marketing
and short-term planning (Master Schedule);
19
4. MASTER PRODUCTION SCHEDULING
the module supporting short-term
production and sales plan (MPS:
Master Production Schedule).
20
5. MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING
basic module of a system, it is supposed to
support production/ supply schedules (MRP
schedules) generating and to prepare input data
used in planning and budgeting.
21
6. CAPACITY REQUIREMENTS PLANNING
the function of the module is to support and
verify MRP schedules. It is also used to
control and verify Master Production
Schedule and long-term plans.
22
7. INVENTORY MANAGEMENT, INVENTORY
TRANSACTIONS SUBSYSTEM
Cooperates with data modules (registers) and
MRP, provides inventory data required by
planning modules. It can support requirement
planning of items not included in MRP;
23
8. SHOP FLOOR CONTROL
the module transforms MRP schedules into
production plans of particular production units
24
9. SCHEDULED RECEIPTS SUBSYSTEM
The module generates detailed production
schedules for particular production units (usually
for production lines).
25
10. INPUT/OUTPUT CONTROL SUBSYSTEM
the module is supposed to compare production
planned and/or released (input) to production
completed (output). It can also record production
process and generate reports. It often includes
detailed analysis of production costs.
26
11. PURCHASING
the module supports purchasing in terms of generating
supply plans which are to be based on MRP schedules
and of their checking and control.
27
12. FINANCIAL PLANNING INTERFACE
organizes information flow between planning modules,
MRPII data records and cost and financial systems.
Nowadays these functions are performed by the
financial modules of the system.
28
13. TOOLING PLANNING AND CONTROL
the module is important for the systems which are
supposed to support planning and performing of
production processes. It is not very common, usually
its functions are realised by Inventory Management
module.
29
14. SIMULATION
the module supports planning with simulation. It is
usually universal, though it can specialize in
Material Requirement Planning.
30
15. DISTRIBUTION REQUIREMENTS PLANNING
The module supports distribution of final goods
according to modified model of Material
Requirements Planning. It is useful if the company
has its own distribution system (net) or for a
distribution company. The module is not available in
regular system versions. What is more, sometimes
Master Production Schedule is called Distribution.
31
16. PERFORMANCE MEASUREMENT
the module is supposed to asses efficiency of production
and to inform managers about production process. Usually
it has some additional functions, which make it Management
Information System.
MRP – Implementation – according to APICS
32




1 month – making managers ready to work with computer
system and plan implementation process.
2 month – defining goals of implementation of a system and
of each of its modules
2 - 4 month – training implementation team (MRPII rules and
Closed Loop modules).
3 - 6 month – analysis of organization and its environment,
defining users, designing future system environment
MRP – Implementation – according to APICS
33



5 - 6 month – designing Management Information System
integrated with MRPII modules, designing hardware and
software configuration,
6 - 9 month - Hardware, nets, system, software, worstations or
terminals installation,
9 - 12 month – developing a pilot of a system and training
employees how to use it
MRP – Implementation – according to APICS
34




12 – 15 month – adjusting system modules to
company’s everyday activities
15 – 18 month – converting the data and
implementing Closed Loop MRP.
18 – 24 month – implementation of MRPII.
20 – 26 month – analysis of the system, corrections
if/ were necessary.
Własności użytkowe systemów MRP II/ERP
35


zalety – własności pozytywne ułatwiające zarządzanie
przedsiębiorstwem i będące żródłem dodatnich efektów
sprawnościowych i kosztowych oraz ułatwiające wdrożenie
rozważanych rozwiązań;
wady – własności negatywne, które w procesach wdrażania
lub eksploatacji omawianych systemów mogą stać się
przyczyną błędów oraz utrudniać wdrożenie lub eksploatację
systemu;
Zalety systemów MRPII /ERP (1)
36




Całościowe (systemowe) traktowanie działalności
przedsiębiorstwa we wszystkich jego aspektach z
zachowaniem nacisku na sferę produkcji. Opisane są
przez pełny, kompletny i jednoznaczny zbiór definicji
(słownik APICS).
Położenie nacisku na poprawę obsługi klienta przez
uwzględnienie terminów zapotrzebowania.
Wprowadzenie zasad sformalizowanego
komunikowania się w przedsiębiorstwie.
Bliskie powiązanie z budżetowaniem i rachunkiem
kosztów.
Zalety systemów MRPII /ERP (2)
37




Umożliwiają włączenie parametrów finansowych w
procesy planowania.
Pozwalają na wczesne wykrywanie problemów, jakie
mogą wystąpić w przyszłości w funkcjonowaniu
przedsiębiorstwa, działając jak systemy wczesnego
ostrzegania zarządu przedsiębiorstwa.
Zastosowanie systemów MRPII/ERP prowadzi do
wzrostu produktywności (przeciętnie 8%).
Zastosowanie systemów MRPII/ERP prowadzi do
obniżki kosztów operacyjnych (przeciętnie 20%).
Zalety systemów MRPII /ERP (3)
38


Upraszczają inwentaryzację i ułatwiają dostęp do informacji o
rzeczywistym stanie zapasów i zasobów.
Integracja systemów informacyjnych przedsiębiorstw przez
wspólną bazę danych.
Wady systemów MRPII/ERP (1)
Nie rozważa się problemów związanych z jakością w ujęciu takim, jak
39
problemy te są współcześnie postrzegane (normy serii PN/ISO 9000).
 Problemy przepływu informacji ze sfery technicznej i marketingowej do
sfery zarządzania produkcją potraktowane zostały marginesowo.
 Koncentrują się na planowaniu (ale współczesne systemy wspomagają
również w szerokim zakresie ewidencję i analizę postępu robót).
 Opracowywane przez system plany produkcji istotnie odbiegają od
rzeczywistych potrzeb klientów. Wynika to z przyjęcia pewnych
założeń: A – uznanie nadrzędności aktywnego zachowania się
przedsiębiorstwa na rynku (kształtowanie rynku) nad biernym
nadążaniem za zmieniającym się popytem; B – oparcie procesu
planowania nie bezpośrednio na badaniu rynku, ale na
opracowywanych na jego podstawie prognozach.

Wady systemów MRPII/ERP (2)
40




Nie odpowiadają warunkom wszystkich branż (nie powinno ich
się wdrażać w branżach – energetyka profesjonalna, przemysł
petrochemiczny, część przemysłu chemicznego, przemysł
nawozowy i cementowy, przemysł wydobywczy, drzewny.
Istnienie ograniczeń w ich stosowaniu w warunkach
występowania szybkich zmian w otoczeniu przedsiębiorstwa lub
stosowanych przez nie technologii.
Procesy logistyczne traktowane są w większości w sposób
statyczny, a niektóre takie jak transport czy magazynowanie, w
sposób marginesowy. Punkt ciężkości jest położony na
organizacji planowania, a nie organizacji procesów
planowanych.
W procesach planowania nie są wykorzystywane metody i
techniki z zakresu badań operacyjnych i generalnie – podejście
optymalizacyjne.
Wady systemów MRPII/ERP (3)
41


Cechują się nadmiarem informacji powstających w wyniku
planowania (planów), co w wielu przypadkach może
prowadzić do przeciążenia osób podejmujących decyzje i do
błędów w podejmowaniu decyzji. Wymagana dokładność
danych wejściowych koniecznych do planowania czyni systemy
te mało odpornymi na błędy.
Są trudne i drogie we wdrażaniu oraz kosztowne w
eksploatacji.