DRAFT  MINUTES 1
USG  Senate  Meeting
Thursday,  September  20 th ,  2012
Meeting  called  to  order  at  7:02  pm.    Meeting  held  in  SAC  302.
Agenda  item  1.0:     Attendance
The  roll  was  called:
Senator  Emily  Alcott
Senator  Anne  Chau
Senator  Brian  Conway
Senator  Andrew  (Drew)  Davis
Senator  Brian  Delgado
Senator  Mario  Ferone
Senator  Daniela  Galeano  Valencia
Senator  Miranda  Guerriero
Senator  Ryan  Heslin
Senator  William  Kennelly
Senator  Daniel  Lai
Senator  Kathryn  Michaud
Senator  Brian  McIlvain
Present
Present
Present
Present
Present
Present
Present
Present
Present
Present
Present
Present
Present
Senator  Ken  Myers
Senator  Konstantinos  Plakas
Present  by  Proxy  (Mr.  Oscar  Icochea)
Present
Senator  Caterina  Reed
Present
1  Typically,  minutes  should  only  contain  the  essentials  of  a  meeting.    This  includes  the  meeting  time  and  location,  a   list  of  those  who  attended,  as  well  as  a  record  of  all  motions  made  and  their  outcome.    Debate  (or  a  summary  of   debate)  is  usually  not  included.    I  include  it  here  at  the  request  of  the  Chair.    Mistakes  and  omissions  are  likely,  so
Senators  are  encouraged  to  e-­‐mail  the  Secretary  with  corrections  prior  to  the  next  Senate  meeting,  so  that  the   record  reflects  what  was  actually  said  at  the  meeting  and  so  corrections  can  be  made  efficiently.

Senator  Mallory  Rothstein
Senator  Rebecca  Safeer
Senator  Peter  Sheh
Senator  Priya  Sohi
Senator  Ying  Zhao
Senator  Steven  Zhu
President  Anna  Lubitz
Present
Absent
Present
Present
Absent
Present
Absent
Executive  Vice  President  Aimee  Pomeroy
Treasurer  Allan  Abraham
VP  of  Student  Life  Patrick  (PJ)  Abelein
VP  of  Clubs  and  Organizations  Amanda  Cohen
VP  of  Academic  Affairs  Derek  Cope
VP  of  Communications  Sophia  Marsh
Senior  Class  Representative  Tatiana  Malebranche
Present
Absent
Absent
Present
Absent
Absent
Absent
Junior  Class  Representative  Victoria  Smith
A  quorum  exists.
Agenda  item  2.0:     Announcements
Absent
•
Chair  had  no  announcements.
Agenda  item  3.0:     Approval  of  Last  Meeting’s  Minutes
•
Senator  Plakas  moved  to  approve  last  meeting’s  minutes.
o Senator  Guerriero  moved  to  amend  the  minutes  in  order  to  reflect  the  correct  spelling   of  the  names  of  Senators  and  USG  Officers:
§ Senator  Guerriero
§ Senator  Rothstein
§ Treasurer  Allen  Abraham   o Motion  approved  by  unanimous  consent.
o Motion  to  approve  the  minutes,  as  amended,  was  approved  by  unanimous  consent.
Agenda  item  4.0:     Teaching,  Learning,  Technology  –  Online  Course  Evaluations
•
A  representative  from  TLT  presented  agenda  item  4.0.

o Students  can  now  see  all  faculty  ratings  for  all  Faculty  serving  in  the  East  campus.
o There  will  be  changes  to  the  course  evaluation  questions,  including  questions  that   faculty  can  ask  that  are  specific  to  their  courses.
o We  are  holding  focus  groups  and  would  love  representation  from  student  government   officials.
§ We  want  to  know  what  students  need  to  know  about  a  class  and  a  professor   before  enrolling.
§ What  factors  are  important  to  students?
o We  need  at  least  one  participant  on  a  task  force  to  select  a  new  vendor  for  the  online   system.
§ Current  system  is  quite  “clunky.”
§ There  are  other  vendors  that  provide  a  more  robust  and  user-­‐friendly  system.
§ We  would  love  to  have  one  or  two  students  to  help  select  a  new  vendor.
o Senator  Davis:    When  will  that  task  force  meet?
§ The  week  of  October  15 th .
§ We  have  two  vendors  who  will  present  on  one  day.
o Senator  Lai:    I  think  this  is  a  great  idea.
o Senator  Davis:    How  do  we  go  about  joining  the  task  force?
§ Chair:    I  will  send  Patricia’s  information  to  Senators,  who  can  contact  her  if   interested  in  participating.
o Presenter:    We  have  a  vision  for  a  student-­‐focused  website  that  will  provide  you  with  a   lot  of  information  about  courses,  faculty  ratings,  syllabi,  etc.
Agenda  item  5.0:     Google  Apps  for  Education
•
Ms.  Karen  presented  agenda  item  5.0.
o How  many  people  are  logged  into  their  new  Stony  Brook  “Google  Aps  for  Education”   account?    *Few  raised  their  hands*.
o We  have  been  reaching  out  to  students  via  Earthstock  and  other  events,  as  well  as   sending  a  mass  e-­‐mail  to  all  students,  in  order  to  get  everyone  to  separate  their   personal  e-­‐mail  from  the  University  e-­‐mail  accounts.
o You  can  begin  logging  in  right  now  at  stonybrook.edu/mycloud   o You  sign  in  with  your  NetID  and  password.
o As  for  October  1st,  2012,  the  University  will  get  rid  of  “mysbmail”  and  forwarding  all  e-­‐ mails  to  the  new  Google  accounts.
o For  most  people,  their  e-­‐mail  accounts  will  be   firstname.lastname@stonybrook.edu
or   some  variant  thereof  for  students  with  common  names.
o Google  Apps  for  education  is  available  for  all  students,  except  those  in  the  Medical  and
Dental  school.    They  are  using  a  Microsoft  Exchange/Outlook  system,  in  order  to   maintain  compliance  with  HIPAA  regulations.
o Please  take  this  news  back  to  your  classmates  and  friends.

o To  be  able  to  use  Google  Docs  when  collaborating  will  make  life  much  easier.
o There  is  a  University  Directory.
o University  Admin  and  Departments  are  migrating  to  the  new  system  on  a  gradual  basis.
The  project  is  ahead  of  schedule  and  on  budget,  and  should  be  done  by  March  2013.
o We  would  like  to  get  the  word  out.    There  are  messages  on  SOLAR  and  Blackboard.
o We  have  ads  in  the  Statesman.
o If  you  have  any  ideas,  please  e-­‐mail  me,  and  you  can  get  my  contact  information   through  your  EVP.
o For  those  people  who  have  important  e-­‐mail  in  the  @ic.sunysb.edu,  we  have   instructions  on  how  to  migrate  your  information.    We  have  screenshots  and  detailed   instructions  to  help  you.
•
Senator  Chau:    Do  you  know  how  to  forward  Lotus  Notes?
o Presenter:    Make  sure  that  you  let  your  supervisor  know  that  you  need  to  have  your   mail  migrated.
•
Senator  Rothstein:    I  don’t  even  know  my  current  e-­‐mail  at  all.    I  forward  all  my  mail  to  Yahoo.
What  will  happen  to  my  e-­‐mails?
o Presenter:    All  of  your  e-­‐mail  will  get  sent  to  your  Google  account.    You  can  use  that  new
Google  account  or  forward  your  e-­‐mail  from  there  to  your  Yahoo  account.
•
Senator  Lai:    If  someone  sends  e-­‐mail  to  our  current  addresses  in  the  future,  what  happens  to  it?
o Presenter:    For  a  limited  time,  it  will  be  forwarded  to  your  new  address.
Agenda  item  6.0:     Approval  of  Samantha  Dizon  for  the  Elections  Board
•
Senator  Delgado  (Vetting  Committee):    We  approved  Samantha  Dizon.    She  is  committed,   passionate,  and  has  time  to  fulfill  her  tasks.    We  feel  confident  that  she  will  be  able  to  do  her  job   in  the  upcoming  elections.
•
Senator  Guerriero:    What  groups  are  you  involved  with  on  campus?     o Ms.  Samantha  Dizon:    I  am  part  of  PUSO.    I  go  to  events  for  other  clubs  too.
•
Senator  Davis:    Do  you  have  any  ideas  for  helping  get  the  vote  out?   o Ms.  Dizon:    Not  at  the  moment.    I  will  come  up  with  ideas  in  the  future.
•
Senator  Michaud:    I  would  like  to  let  the  Senate  know  that  the  applicants  were  not  completely   aware  of  their  responsibilities.    Our  main  concern  is  to  see  that  the  candidate  has  a  lot  of  time   and  is  committed  to  learning.
•
Senator  Heslin  moved  to  confirm  Samantha  Dizon  for  the  Elections  Board  position.   o Motion  approved  by  unanimous  consent.
Agenda  item  7.0:     Approval  of  Bin  Qiang  for  the  Elections  Board
•
Senator  Delgado  (Vetting  Committee)  delivered  a  short  statement  in  support  of  the  candidate’s   confirmation.
•
Senator  Heslin:    It  says  in  your  resume  that  you  pioneered  an  innovative  technique  for  teaching.
Can  you  elaborate  on  that?

o Mr.  Qiang:    I  am  holding  office  hours  for  the  course  that  I  am  TAing.    I  also  do  some   grading  of  exams  and  other  related  tasks.
•
Senator  Guerriero:    What  is  your  major?
o Mr.  Qiang:    Business  and  Economics.
•
Senator  Heslin  moved  to  approve  Bin  Qiang  for  the  Elections  Board  position.
o Motion  approved  by  unanimous  consent.
Agenda  item  8.0:     SSC  Budget  Applications
•
VP  Cohen  presented  the  SSC  Budget  Applications  and  Line  Budget  Status  requests.
•
VP  Cohen:    First  off,  we  have  Speech  and  Debate  society.    This  club  has  fulfilled  its  SSC  funding   requirement.    They  used  their  allotted  budget  for  events.    They  are  requesting  to  be  given  line   budget  status.    The  details  are  in  the  SSC  minutes.    They  are  requesting  line  budget  status.
•
Senator  Ferone  moved  to  grant  “Speech  and  Debate  Society”  Line  Budget  Status.
o Motion  approved  by  unanimous  consent.
•
Senator  Heslin:    What  is  the  status  of  the  Printing  Quota  resolution?
o Chair:    The  resolution  has  been  tabled  until  we  hear  back  from  the  HSC.
•
VP  Cohen:    The  next  club  is  the  Stony  Brook  Field  Hockey  club.
•
Senator  Plakas  moved  to  approve  line  budget  status  for  the  Stony  Brook  Field  Hockey  club.
o Motion  approved  by  unanimous  consent.
•
Senator  Davis  moved  to  approve  the  SBU  Women’s  Soccer  budget  request  in  the  amount  of
$1178.60.
o Senator  Sohi:    We  need  to  look  carefully  at  each  budget  as  we  have  limited  funds.
o Proxy  Icochea:    How  much  of  a  budget  do  we  have  at  this  time  for  SSC  clubs?
§ VP  Cohen:    $15,000  is  the  total  SSC  budget,  and  it  will  decrease  as  the  budget  is   allocated  to  these  clubs.    This  is  the  budget  for  the  entire  year.
o Senator  Ferone:    How  many  clubs  are  you  expecting  to  have  this  semester?
§ VP  Cohen:    I  would  expect  15  clubs  this  semester.
o Senator  Lai:    Can  you  explain  what  it  means  on  the  breakdown  of  “Price  1”  and  “Price
2”?
§ VP  Cohen:    Any  asset  must  have  at  least  two  price  quotes.
o Senator  Sheh:    For  all  the  games  you  listed,  is  it  in  a  hierarchy  order,  or  do  you  play  all   these  games?
§ Senator  Michaud  (representing  the  Women’s  Soccer  club):    There  are  7  or  8   games  that  we  must  play  in  order  to  qualify  for  regionals.    We  are  going  to  play   all  the  games  on  this  list.     o Senator  Heslin:    You  are  only  allowed  11  people  on  the  pitch  at  any  one  time.    What  is   the  reason  for  requesting  22  jerseys?
§ Senator  Michaud:    18-­‐22  players  are  allowed  to  dress  for  every  game.       o Senator  Heslin  moved  to  end  debate.
§ Motion  failed  by  a  vote  of  11-­‐8-­‐1.  (2/3  majority  required).    (Roll  Call  #1).

•
Senator  Sohi  moved  to  amend  the  motion,  in  order  to  reduce  the  total  number  of  jerseys  from
22  to  18.
o Senator  Rothstein:    Is  it  reasonable  to  ask  players  to  swap  jerseys?
§ Senator  Sohi:    It  is  a  team  sport.
o Senator  Michaud:    The  price  will  change  per  jersey  if  we  reduce  the  total  number   ordered.
o Senator  Conway:    We  also  need  to  consider  whether  or  not  participants  need  to  switch   shorts  on  the  field.    Is  that  reasonable?
o VP  Cohen:    Many  clubs  buy  their  own  equipment  and  jerseys.    Just  because  you  do  not   grant  enough  money  for  22  jerseys  does  not  mean  that  the  club  cannot  spend  money  on   its  own  to  buy  some  extra  jerseys.
o Senator  Sohi:    The  team  can  still  order  22  jerseys  and  pay  for  4  out-­‐of-­‐pocket.
o Senator  Davis:    Is  it  unreasonable  to  ask  club  members  to  spend  some  money  on   jerseys?
§ Senator  Michaud:    We  already  pay  for  our  own  equipment.    We  have  been   paying  for  a  number  of  items  and  expenses.    Considering  that  many  other  clubs   do  not  pay  as  much  out  of  pocket,  to  the  best  of  my  knowledge,  I  do  not  think  it   is  fair  to  keep  asking  people  to  chip  in  money  when  that  $80  will  not  really   affect  the  $15,000  SSC  budget.
o Senator  Guerriero:    I  do  not  think  it  is  unreasonable  to  cut  down  the  number  of  jerseys   to  18.
o Senator  Heslin:    While  I  agree  with  Senator  Davis’  suggestion  that  the  club  fundraise,  I   also  agree  with  Senator  Michaud’s  point  that  we  should  not  turn  this  club  into  a  money   pit  for  its  members.
o Senator  Michaud:    We  are  not  allowed  to  switch  jerseys  at  regional  or  national   tournaments,  as  each  participant  needs  to  have  their  own  number.
o Proxy  Icochea:    If  we  want  to  send  the  full  22  members,  we  will  not  be  able  to  do  so  if   we  have  18  jerseys.
o Senator  Sohi:    I  do  not  think  it  is  unrealistic  to  have  the  club  chip  in  $80  out  of  pocket.
o On  the  motion  to  amend:    Motion  failed  by  a  vote  of  7-­‐12-­‐1.    (Roll  Call  #2).
o Senator  Ferone  moved  to  end  debate.
§ Motion  approved  by  unanimous  consent.
o On  the  motion  to  grant  the  club  their  budget  request:
§ Motion  approved  by  a  vote  of  17-­‐2-­‐0.    (Roll  Call  #3).
•
Senator  Rothstein:    Do  you  expect  that  there  will  be  a  similar  number  of  clubs  applying  for  SSC   funding  this  year  as  in  previous  years?
o VP  Cohen:    There  are  many  factors  to  take  into  account,  but  as  of  right  now,  it  appears   that  there  will  be  a  similar  number  of  teams  applying  this  year.
•
VP  Cohen:    Badminton  club  has  a  budget  request  of  $384.16.    We  have  a  representative.
•
Senator  Ferone  moved  to  grant  speaking  privileges  to  the  club  representative.
o Motion  approved  by  unanimous  consent.

•
Senator  Plakas:    You  gave  only  one  price  for  the  scoreboard?
o Ms.  Amy  Cheung  (Badminton  club  representative):    This  is  the  only  scoreboard  available   in  this  country.    If  we  wanted  to  get  another  quote,  we  would  have  to  get  the   scoreboard  from  overseas.
•
Proxy  Icochea:    Can  you  explain  the  requirement  for  the  3  scoreboards?
o Ms.  Cheung:    We  are  hoping  to  get  three  courts.    Based  on  our  discussions  with  the   responsible  authority,  we  are  likely  to  get  at  least  two.
•
Senator  Delgado:    Are  the  shipping  and  handling  and  other  fees  included  in  this  price  quote?
o Ms.  Cheung:    Correct.
•
Senator  Reed  moved  to  approve  the  Badminton  Club  budget  request  for  the  amount  $336.21.
•
Proxy  Icochea:    I  move  to  amend  the  budget  request  to  have  only  2  scoreboards  instead  of  3,   making  the  new  total  $295.85.
o Senator  Sohi:    We  just  approved  a  budget  request  for  more  funds.    What  happens  if  the   club  gets  all  3  courts?
o Senator  Heslin:    I  think  that  we  should  give  the  club  the  opportunity  to  have  all  three   scoreboards.
o Senator  Davis:    Three  courts  would  allow  12  people  to  play  at  the  same  time.    It  is   reasonable  to  expect  that  the  club  would  need  all  three  scoreboards.
o Senator  Ferone:    I  want  to  point  out  that  they  are  not  requesting  a  budget  for  racquets   or  tournament  fees.       o Senator  Ferone  moved  to  grant  the  club  representative  speaking  privileges  to  further   address  the  Senate  on  the  scoreboard  question.
§ Motion  approved  without  objection.
o Ms.  Amy  Cheung:    About  the  scoreboards,  we  could  have  asked  for  4  scoreboards.    We   also  would  be  likely  to  get  3  courts  on  the  weekends,  for  which  we  would  use  all  three   scoreboards.       o Senator  Lai:    Do  you  need  a  scoreboard  to  have  a  game?
§ Ms.  Cheung:    It  is  much  more  professional  to  have  a  scoreboard.
o Senator  Reed:    We  need  to  approve  at  least  three  scoreboards.    People  usually  have  6-­‐8   scoreboards.    The  game  is  very  competitive  and  tough  to  play.    The  amount  of  birdies   and  scoreboards  that  the  club  is  asking  for  is  quite  minimal.    If  I  were  them,  I  would  ask   for  more.    I  think  the  club  is  being  quite  reasonable.
o Senator  Michaud:    I  agree  with  Senator  Reed.    The  club  has  80  members.    The  more   scoreboards  the  club  has,  the  more  games  they  can  have  at  the  same  time.
o Senator  Lai:    I  feel  like  having  three  scoreboards  is  not  that  much  to  ask  for.
o Senator  Plakas  moved  to  end  debate.
§ Motion  approved  by  unanimous  consent.
o Vote  on  the  amendment:    Motion  failed  by  a  vote  of  1-­‐18-­‐0.    (Roll  Call  #4).
o Vote  on  the  budget  request:    Motion  approved  by  a  vote  of  18-­‐0-­‐1.    (Roll  Call  #5).
Agenda  item  9.0:     Open  Agenda

•
Senator  Heslin  moved  to  adjourn.
o Motion  failed  for  lack  of  second.
•
Mr.  Ryan  (NYPIRG):  Voter  registration  deadline  is  in  three  weeks.
•
Senator  Plakas  moved  to  adjourn.
o Motion  approved  without  objection.
•
Meeting  adjourned  at  8:13  pm.

Roll  Call  Votes
20-­‐Sep-­‐2012  Meeting  /  Roll  Call  Votes:
Senator Emily Alcott
Senator Anne Chau
Senator Brian Conway
Senator Andrew (Drew) Davis
Senator Brian Delgado
Senator Mario Ferone
Senator Daniela Galenao Valencia
Senator Miranda Guerriero
Senator Ryan Heslin
Senator William Kennelly
Senator Daniel Lai
Senator Kathryn Michaud
Senator Brian McIlvain
Proxy Oscar Icochea
Senator Konstantinos Plakas
Senator Caterina Reed
Senator Mallory Rothestein
Senator Rebecca Safeer
Senator Peter Sheh
Senator Priya Sohi
Senator Ying Zhao
Senator Steven Zhu
Total:    (Yes-­‐No-­‐Abstain)
Outcome  of  Motion:
Y
Y
Y
Y
Absent
N
N
Absent
Y
11-­‐8-­‐1
Fails
Y
Y
N
#1
Y
N
N
Y
Y
#2
Y
Y
Y
Y
Y
#3
Y
Y
Y
N
N
N
Y
N
Y
Y
N
N
Y
Y
Y
N
Y
Y   N   Y   N
Abstain   Abstain   Absent   N
N   N   Y   N
N
N
N
N
N
#4
N
N
#5
Y
Y
N   Y
Absent   Absent
N   Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
N
N
N
N
Y
Y
Y
Y
Y
N
N
N
Abstain
Y
Y
Y
Absent   Absent   Absent   Absent
N
Y
Y
N
N
N
Y
Y
Absent   Absent   Absent   Absent
N   Y   N   Y
7-­‐12-­‐1   17-­‐2-­‐0   1-­‐18-­‐0   18-­‐0-­‐1
Fails   Passes   Fails   Fails