Knowledge Management
KM 701
SESSION 6
อ.ดร.ปิ ติพงษ์ ยอดมงคล
วิทยาลัยศิลปะ สือ่ และเทคโนโลยี
มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
KM System Model
1.2. DEFINE
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.2. Define
• It is time to define the desired state
– [จุดมุง่ หมายที่องค์กรต้ องการจะไปถึงด้ านการจัดการความรู้ ]
– The desired state can be presented through goal
[refine the focus on step 1.1]
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.2. Define=>1.2.1 Definition of Improvement Goals
• จุดมุง่ หมายเพื่อทาให้ แน่ใจว่ากิจกรรม KM มีจดุ มุง่ หมายชัดเจน
– เพื่อให้ ทกุ คนที่เกี่ยวข้ องได้ รับทราบ
– เพื่อให้ ทกุ คนที่เกี่ยวข้ องมีจดุ หมายร่วมกัน เป็ นอันหนึง่ อันเดียวกัน
1.2. Define=>1.2.1 Definition of Improvement Goals
Input Links
ผลข้ อมูลความรู้ 1.1.2 K-Map เพื่อใช้ ในการพัฒนาจุดมุ่งหมาย
ชุดข้ อมูลความรู้ 1.1.3 ปั ญหาที่เกิดขึ ้นจากระบบการทางาน
ชุดข้ อมูลความรู้ 1.1.4 จุดอ่อนที่เกิดขึ ้นจากวัฒนธรรมองค์กร
Activities
วิเคราะห์ผลข้ อมูลชุดความรู้ 1.1.2/ 1.1.3/ 1.1.4 เพื่อหาวัตถุประสงค์ และจุดมุ่งหมายในการพัฒนา
ด้ าน KM ขององค์กร
Product
วัตถุประสงค์และจุดมุ่งหมายด้ านKM ขององค์กร
Output Links
วัตถุประสงค์และจุดมุ่งหมายด้ าน KM เพื่อการวางแผน
ตัวอย่างจุดหมายของ KM
1. Increase the communication between project
manager
2. Foster the knowledge creation in R&D unit
3. Improve the hiring procedures to better
match the Org. need
4. Enable to save the knowledge of retiring
employees for the Org.
การวางแผนการวัดประเมินผล
KM MEASUREMENT PLANNING
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.2. Define=>1.2.2 KM Measurement Planning
• การวางแผนการประเมิน เพื่อสามารถควบคุมกระบวนการให้ บรรลุตาม
วัตถุประสงค์และจุดมุง่ หมายด้ าน KM ขององค์กร
• Questions
• จะทา KM ให้ ประสบความสาเร็จตามเป้าหมายจะต้ อง
ทาอะไรบ้ าง
• กิจกรรมแต่ละอัน จะมีตวั ชี ้วัดความสาเร็จอะไร
• จุดบ่งชี ้ของความสาเร็จคืออะไร
1.2. Define=>1.2.2 KM Measurement Planning
Input Links
วัตถุประสงค์ และจุดมุ่งหมาย [1.2.1]
Activities
- ศึกษาเป้าหมาย KM เพื่อสร้ างเป้าหมายของการวัดประเมินผล
- กลัน่ กรองเป้าหมายเพื่อสร้ างชุดคาถาม
- กลัน่ กรองชุดคาถามเพื่อใช้ ในการวัด (KPI)
กาหนดการดาเนินการสัมภาษณ์เพื่อหาผลสะท้ อนคิด
กาหนดการเก็บข้ อมูลการวัดผล เมื่อไหร่ ใครเป็ นคนเก็บ
Product
แผนการวัดประเมินผล
Output Links
แผนการประเมินเป็ นชุดข้ อมูลสาหรับขันตอน
้
1.4.2 (การวัดผล)
•สิ่งที่ต้องวัดผลและตัวชี ้วัด
•จะทาอย่างไร
•จะทาเมือใด
•ใครเป็ นผู้รับผิดชอบ
KM Measurement Approach
KM
Improvement
Goals (2.1)
KM Measurement
Goals
KM Measurement
Questions
KM Metrics
Example: KM Measurement Planning
KM Measurement Goal
KM Measurement Questions
KM Metrics (KPI)
G1: Analysis inter-project
communication in order
to improve it with respect
to its effectiveness for
problem solving from the
viewpoint of project
managers in the context
of all projects within the
scope of KM project.
Q1.1: How often were project
managers able to solve a
problem by advice from other
project managers?
M1.1.1: Number of cases
where the advice helped to
solve the problem.
Q1.2: How often were project
managers not able to solve a
problem by advice from other
project managers (although
they tried to)?
M1.1.2: Number of cases
where the advice did not
help to solve the problem.
Q1.2: What is the success rate
of inter-project problem
solving?
M1.1.3: Percentage of
advice that has been
helpful.
1.2.3 KM culture Goals
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.2. Define=> 1.2.3 KM Culture Goals
• Political & Cultural surrounding
• KM ในองค์กรไม่สามารถมีประสิทธิผลได้ ถ้าปราศจากการปรับเปลี่ยน
พฤติกรรม และวัฒนธรรม ที่เกื ้อหนุนต่อการแลกเปลี่ยนเรี ยนรู้
– การยกย่องชมเชย
– มีทศั นะคติที่ดีตอ่ แนวคิดใหม่ๆ
– 3M all employees can use 15% of their working
time for pursuing their own dreams.
1.2. Define=>1.2.3 KM Culture Goals
Input Links
ผลของการวิเคราะห์ 1.1.4 (Analysis knowledge culture)
ที่แสดงให้เห็นถึง Culture barriers ที่ตอ้ งการ การจัดการเปลี่ยนแปลง
Activities
-วางแผนเพื่อให้ฝ่ายบริ หารแสดงออกถึงการเอาจริ งเอาจังกับการแลกเปลี่ยนเรี ยนรู้
-วางแผนเพื่อกาจัดอุปสรรคในการปรับเปลี่ยนสู่วฒั นธรรม KM
-กาหนดค่านิยมที่จะส่งเสริ มการสร้างความรู้ การแลกเปลี่ยนเรี ยนรู้
Products
Action plan เพื่อสร้างระบบสนุบสนุนวัฒนธรรม และสิ่ งแวดล้อมด้าน KM ขององค์กร
Output Links
แผนการสนับสนุนการจัดการความรู้ขององค์กร ทั้งทางตรงและทางอ้อม
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
Step 1.3: Plan
How the defined goals are going to be reached
• 1.3.1 Determination of KM Domain
• 1.3.2 Definition of Processes and Methods
• 1.3.3 Definition of Rules, Rights and
Responsibilities
• 1.3.4 Determination of Infrastructure
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.3. Plan =>1.3.1 Determination of KM Domains
• การกาหนดการจัดการความรู้ของ Domain
– several storage techniques and locations are used
due to the different knowledge levels
– the transformation of implicit to explicit
knowledge might require techniques
– The kind of transfer might require domains of its
own due to the media, the communication
channels and security
– KM domains can have different responsibilities,
rules and techniques
1.3. Plan =>1.3.1 Determination of KM Domains
Input Links
- ขอบเขตจากขั ้นตอน 1.1.1
- K-Map จากขั ้นตอน 1.1.2 (offer the overview of the knowledge
holders)
- The Goals จากขั ้นตอน 1.2.1
Activities
- วิเคราะห์ความแตกต่างระหว่างความต้ องการองค์ความรู้ ในงานต่างๆ ของหน่วยงาน
- วิเคราะห์สว่ นงานที่จาเป็ นและเป้าหมายการดาเนินการ KM ในส่วนงาน [start small]
Products
ส่วนงานที่ถกู กาหนดเพื่อการดาเนินการ KM
Output Links
ชุดข้ อมูลสาหรับขั ้นตอน 1.3.2 (การกาหนดกระบวนการและวิธีการ)
ชุดข้ อมูลสาหรับขั ้นตอน 1.3.3 (การกาหนดบทบาท สิทธิ ความรับผิดชอบ)
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.3. Plan =>1.3.2 Definition of Process & Methods
• หลังจากการกาหนดการจัดการ KM ของส่วนงาน จะต้ องมีการกาหนด
กระบวนการสาหรับการดาเนินการ KM ตาม Domain เพื่อให้
สอดคล้ องกับจุดหมาย [1.2.1]
1.3. Plan => 1.3.2 Definition of Process & Methods
Input Links
- ข้ อมูลจาก K-Map 1.1.2 (offer knowledge holders/creators)
- The Goals 1.2.1 (guide the design processes)
- หัวข้ อ KM domain [1.3.1]
Activities
กาหนดProcess สาหรับ
• K-Capturing
• K-transportation
• K-sharing
กาหนด วิธีการ เทคนิก เครื่ องมือ ที่เหมาะสมในกระบวนการ
กาหนด เทคนิค เคล็ดลับ เครื่ องมือ ที่ช่วยสนับสนุน
กาหนดตัวชี ้วัดกระบวนการ (ถ้ าจาเป็ น)
Product
ชุดข้ อมูล กระบวนการจัดการความรู้ของส่วนงาน ทาเมื่อไหร่ ทาอะไร ทาอย่างไร
ชุดข้ อมูล Techniques, tools ที่ใช้ ในกระบวนการ
Output Links
All operation KM Process [Stage 2]
ตัวชี ้วัดกระบวนการ (ถ้ าจาเป็ น)
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.3. Plan => 1.3.3 Definition of
Roles, Rights, & Responsibilities
• การกาหนดบทบาทหน้ าที่ความรับผิดชอบ ของทีม KM
• KM position
• สาหรับทีม KM org.
• สาหรับทีม KMDomain
Key Success
หลีกเลี่ยงการเพิ่มภาระ ต้ องนา KM เป็ นส่วนหนึง่ ของงานที่
ทาเป็ นประจา
1.3. Plan =>1.3.3 Definition of
Roles, Rights, & Responsibilities
Input Links
ชุดข้ อมูล [1.3.2]definition of process
Activities
วิเคราะห์บทบาท หน้ าที่ ความรับผิดชอบ
• KM Domain [1.3.1]
• KM Process [1.3.2]
เป็ นส่วนในภาระงาน อย่าเพิม่ งานเป็ นงานพิเศษ (ต้ องให้ KM เป็ นส่วนหนึง่ ของการทางาน)
Products
บทบาท
หน้ าที่
ความรับผิดชอบ
Output Links
ชุดข้ อมูเพื่อกาหนดบุคคลที่ทาหน้ าที่ดาเนินการ KM Org & Domain
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.3. Plan => 1.3.4 Definition of Infrastructure
• การกาหนดประเภทของ Technology หรื อเครื่ องมือ อุปกรณ์ ที่จะ
นา มาใช้ ในกระบวนการ KM
– จะใช้ technology อะไร
– ต้ องใช้ เครื่ องมือ อุปกรณ์ อะไร
– จะใช้ อย่างไรบริหารจัดการเทคโนโลยีอย่างไร
1.3. Plan => 1.3.4 Definition of Infrastructure
Input Links
ชุดข้ อมูล [1.2.1] จุดหมาย KM
ชุดข้ อมูล [1.3.2] กระบวนการ KM
Activities
- วิเคราะห์ด้านเทคโนโลยี และเครื่ องมือ อุปกรณ์ที่จะสามารถนามาใช้ อย่างไรให้ KM บรรลุ
เป้าหมาย
- วิเคราะห์ บทบาทของเทคโนโลยี ที่สามารถสนับสนุนการดาเนินการ KM
- กาหนดเทคโนโลยั ้เหทาะสม และอุปกรณ์ เครื่ องมือ ที่ต้องใช้ (Hardware &
Software)
Products
ชุดเทคโนโลยี เครื่ องมือ อุปกรณ์ ที่สนับสนุนการจัดการความรู้ (Hardware &
Software)
Output Links
เทคโนโลยี เครื่ องมือ อุปกรณ์ สาหรับการดาเนินการ [Stage 2]
Assignment
• ให้ ดาเนินการ
– Step 1.2 Define
– Step 1.3 Plan
KM coordination process
1.4 EFFECT
1. 4 Effect
1.4
1.1
1.3
1.2
1.4. Effect
เป็ นกระบวนการดาเนินการ KM Pilot project
• 1.4.1 KM Piloting
• 1.4.2 KM Measurement
• 1.4.3 KM Feedback Evaluation
• 1.4.4 KM Updating
Remark:
– This are on-going KM co-ordination activities
– Should be done in a small pilot project [group]
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.4.Effect => 1.4.1 KM Piloting
• การทดลองดาเนินการตามแผนงาน KM
• ให้ ดาเนินการกับกลุม่ Domain เล็กๆ เพื่อหาประสบการณ์ ข้ อดี
ข้ อบกพร่อง ของแผนที่วางไว้
• As people are not wiling to radically change
their working practices in one day, changes
are to be realized step by step
1.4.Effect => 1.4.1 KM Piloting
Input Links
ชุดข้ อมูลของขันตอนที
้
่ 2 (Define: 1.2.1 /1.2.2 /1.2.3)
Activities
แนะนา KM process ให้ กบั กลุ่มเป้าหมาย
เริ่มกระบวนการจัดการความรู้
Products
A working KM system
Output Links
ระบบ KM system จะถูกติดตามในขันตอนต่
้
อไป (1.4.2)
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.4. Effect=>1.4.2 KM Measurement
• The main monitoring activity is measurement:
• การเก็บข้ อมูลการดาเนินการ KM ของ Domainเพื่อที่จะทาการประเมินผล
การดาเนินการว่าได้ บรรลุวตั ถุประสงค์ สาเร็จตามจุดมุง่ หมายหรื อไม่
• กระบวนการใดที่มีปัญหา อุปสรรค
1.4.Effect => 1.4.2 KM Measurement
Input Links
-KPI ที่ได้ จากชุดข้ อมูล 1.2.2
- กระบวนการที่ได้ จากขันตอน
้
1.3.2
Activities
- เก็บข้ อมูล KPI เป้าหมายการดาเนินการ KM
- เก็บข้ อมูล KPI ระบบการดาเนินงาน
- ประเมินผลการดาเนินการว่าบรรลุตามเป้าหมาย KPI หรื อไม่
- วิเคราะห์กระบวนการ เพื่อหาจุดอ่อยหรื อข้ อผิดพลาด
Products
- Management report on KM
- KM report on KM processes
Output Links
ชุดข้ อมูลสาหรับ 1.4.4 (KM Update) หรื อสาหรับการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.4.Effect => 1.4.3 KM Feedback Evaluation
• การสะท้ อนกลับประสบการณ์ของกลุม่ ปฏิบตั ิการ KM (pilot
project)
– ได้ รับข้ อมูล สามารถหา ปั ญหา ข้ อบกพร่อง ของระบบ
– ได้ ชดุ ข้ อมูลในการปรับปรุง
1.4. Effect => 1.4.3 KM Feedback Evaluation
Input Links
- ชุดข้ อมูลผลลัพท์จากการประเมินผล ขันตอน
้
1.4.2
- ผลจากการสะท้ อนคิด (Feedback from the process)
Activities
- สร้ างโอกาสในการส่งสารสะท้ อนคิด
- ให้ ข้อมูลต่อผู้ปฏิบตั ิการจัดการความรู้ ว่าอะไรเกิดขึ ้นกับข้ อเสนอแนะ ข้ อคิดเห็นของพวกเขา
- วิเคราะห์ประเมิน Feedback โดยมุ่งหวังให้ เกิดการปรับปรุง
Products
- ผลการวิเคราะห์ Feedback analysis
Output Links
- ชุดข้ อมูลสาหรับขันตอน
้
1.4.4 (Update)
- ชุดข้ อมูลสาหรับการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง
1. Co-ordination Process
1.4
1.1
1.3
1.2
1.4.Effect => 1.4.4 KM Update
• การนาข้ อมูลที่ได้ จาก 1.4.3 มาปรับปรุง KM Processเพื่อการ
ปฏิบตั กิ ารครัง้ ต่อไป
1.4.Effect => 1.4.4 KM Update
Input Links
- ชุดข้ อมูลผลลัพท์จากการประเมินผล ขั ้นตอน 1.4.2
- ชุดข้ อมูลผลลัพท์จากการ feedback ขั ้นตอน 1.4.3
Activities
- การวิเคราะห์ข้อบกพร่อง จุดอ่อน เพื่อสร้ างแนวคิดในการปรับปรุงกระบวนการ
- กาหนดการวางแผนเพื่อการปรับปรุง
- ดาเนินการปรับปรุง
Product
An update on the KM system
Output Links
ชุดข้ อมูลสาหรับการดาเนินการ KM ในครัง้ ต่อไปในส่วนงาน หรื อสาหรับส่วนอื่นๆ ขององค์กร
assignment
• ดาเนินการ Stage 1.4
• นากระบวนการในขันตอน
้
co-ordination process มาสรุป
รวมกัน