Waarde collega,
Naar jaarlijkse gewoonte hebt u de mogelijkheid de studiedeelfiches waarvan u de titularis bent te
actualiseren voor de start van het volgende academiejaar 2014-2015. Tot en met zaterdag 31 mei
hebt u hiervoor de tijd. Deze deadline houdt rekening met de decretale verplichting het
onderwijsaanbod tijdig - d.w.z. voor de aanvang van de inschrijvingsperiode van de nieuwe
studenten - openbaar te maken.
De studiedeelfiches maken integraal deel uit van het onderwijsaanbod van de instelling en in het
onderwijs- en examenreglement wordt meermaals verwezen naar het belang van de correcte en
volledige invulling van alle gevraagde gegevens in CALI. Ook met betrekking tot het visitatieproces en
in het kader van de nakende Instellingsreview zijn kwaliteitsvolle en correct en tijdig ingevulde
studiedeelfiches essentieel.
Nieuwe aandachtspunten voor de update 2014-2015 zijn:
- De procedure voor laattijdige wijzigingen (d.w.z. na 1 juli) aan de studiedeelfiches wordt
verstrengd, omdat deze wijzigingen te veel negatieve gevolgen hebben voor de registratie in
CALI. Laattijdige wijzigingen aan de beoordelingstemplate (subpagina 5), aan de structurele
velden (semester, studiepunten, inschrijvingsvereisten) en aan het onderwijsteam zullen niet
altijd meer worden toegestaan. Het is daarom zeer belangrijk dat u uw fiches grondig nakijkt,
ook wat de zogenaamde structurele velden betreft die door de faculteit worden beheerd, en
tijdig actualiseert.
- Naar aanleiding van de eerste ervaringen met de punteninvoer in Gradebook worden er een
aantal richtlijnen meegegeven:
o Alle docenten en assistenten die punten moeten kunnen invoeren, moeten worden
toegevoegd aan het onderwijsteam op pagina 2 en moeten aan het onderdeel
examen worden gekoppeld op pagina 3 van de fiche.
o Tentamen: Door middel van een studiedeelkenmerk op pagina 1 en een vinkje in de
beoordelingstemplate (pagina 5b) wordt aangegeven dat er een tentamen is voor
het studiedeel. Op basis daarvan worden er puntenlijsten voor de tentamens
aangemaakt. Indien er geen tentamen meer is of een tentamen wordt ingevoerd,
moet dit worden aangepast in de fiche.
o De korte omschrijving van de examencomponenten moet uniek zijn opdat het
exporteren en importeren van de Excel-bestanden in het puntenboek naar behoren
zou werken.
- Bij openboekexamens is het aangeraden om in de ‘aanvullende info mbt evaluatie’ te
vermelden dat e-books of andere elektronische toestellen niet gehanteerd mogen worden.
Ter info wil ik u de basisregels voor het actualiseren van de fiches nog even in herinnering brengen;
- Het systeem is toegankelijk via https://administratie.cumulus.vub.ac.be waar u kan inloggen
met de gebruikersnaam en het wachtwoord van uw VUB-NetID.
- U hoeft uw studiedelen niet zelf op te zoeken: op de hoofdpagina van de studiegids krijgt u
een overzicht van alle studiedelen waarvan u lid van het onderwijsteam bent.
1
-
-
-
-
De update betreft enkel de actieve studiedelen uit deze lijst waarvan u de titularis van bent
en voor zover de inhoudelijke velden van deze fiches niet meer actueel zijn en moeten
worden aangepast.
Alleen de inhoudelijke velden kunnen nog worden aangepast, i.e. de velden die de
omschrijving bevatten van;
o De studiedeelonderwerpen (scherm 1 van de fiche)
o De inhoud (pagina 3 van de fiche)
o Het studiemateriaal (pagina 4 van de fiche)
o Bijkomende informatie (pagina 4 van de fiche)
o Aanvullende info mbt evaluatie (pagina 4 van de fiche)
o De leerresultaten (pagina 5 van de fiche)
o (Beheer van de ) studiedeelopdrachten (pagina 5b van de fiche)
o De beoordelingsmatrix (pagina 6 van de fiche)
Vergeet u voor deze velden aub ook niet waar nodig de Engelstalige beschrijving aan te
passen, zelfs wanneer uw studiedeel uitsluitend in het Nederlands wordt gedoceerd is deze
informatie relevant naar een geïnteresseerd publiek.
Indien de onderwijstaal van het studiedeel Engels is en het studiedeel is opgenomen in een
Nederlandstalige opleiding, dan moet de informatie mbt. de examinering ook in het
Nederlands worden weergegeven; deze studenten hebben immers het recht om in het
Nederlands geëxamineerd te worden.
Om u te ondersteunen bij deze werkzaamheden, kunt u via
http://www.vub.ac.be/curriculum/studiedeelfiches beroep doen op:
De Quickstart studiedeelfiches teneinde u concreet doorheen de update 2014-2015 te
gidsen. Dit document is een absolute aanrader om uw werkzaamheden vlot uit te kunnen
voeren.
De handleiding mbt het formuleren van leerresultaten
In de applicatie zijn achter de ?-knop van elke studiegidspagina steeds didactische tips, good
practices, do’s en dont’s terug te vinden.
Gelieve u voor wat betreft het beheer van de studiedeelopdrachten te beperken tot de
examenvormen die achter de ?-knop van deze pagina (en tevens in de quickstart) worden opgesomd.
Wenst
u
deel
te
nemen
aan
een
info/training-sessie,
dan
kan
u
via
https://kwaliteitszorg.vub.ac.be/onderwijsprofessionalisering/main/index.php?action=course_
description&course_id=104 hiervoor inschrijven.
Tenslotte wens ik u er nog uitdrukkelijk op te wijzen dat de studiedeelfiches ingevuld moeten zijn.
Omwille van de reeds aangehaalde argumenten kan het niet getolereerd worden dat fiches blanco
of onzorgvuldig ingevuld zijn. De velden ‘inhoud’ en ‘leerresultaten’ zijn onontbeerlijk voor elke fiche.
Voor elke studiedeelfiche die blanco is of onzorgvuldig ingevuld is, zullen de facultaire
onderwijskredieten met 250 euro worden verminderd.
2
Rekenend op uw medewerking, waarde collega, om uw studiedeelfiches tijdig en kwaliteitsvol te
actualiseren, verblijf ik,
Met collegiale groeten,
Prof. Dr. Y. Michotte
Vicerector Onderwijs
3
Dear Colleague,
Yearly the possibility is offered to update the description of the courses which are designated to you.
Taking into account the legal obligation to announce in due time – i.e. before the start of the
enrolment period – the programs we offer in the academic year 2014-2015, the deadline for this
update is set on Saturday 31 May, included.
The course description is an integral part of the educational offer of the institution. In the education
and examination regulations the importance of full and faultless information in Cali is emphasized
more than once. Also in relation to the visitation process and in view of the impending university
audit, it is of utmost importance that the information provided is of high quality, accurate and timely
available.
For the update 2014-2015, there are some new guidelines:
- The procedure for requesting late changes (i.e. after 1 July) to the course descriptions will be
more strict, since these changes have too many negative consequences for the registration
process in Cali. Late changes to the course assignments (page 5b), the formal fields (semester,
ECTS credits, enrolment requirements) and to the course team will not always be allowed. It
is therefore very important that you review your course descriptions thoroughly, including
the formal fields managed by the faculty, and update them on time.
- Due to the first experiences with entering exam results in Gradebook, we would like to give
you the following advice:
o All ZAP/AAP staff members who need to enter results in the system, must be added
to the course team on page 2 and must be added to the exam component on page 3
of the course file.
o Preliminary exam (‘tentamen’): By means of a course attribute on page 1 and a check
box in the course component assignment template (page 5b), it is indicated that a
preliminary exam is organized for the course. In this case, an intermediate grades list
is created. If a preliminary exam is no longer organized or if it is newly introduced,
this should be updated in the course file.
o The short description of the exam components in page 5b should be unique in order
for the exporting and importing of the Excel files in the gradebook to function
properly.
- In the case of open book exams, it is recommended that you mention in the ‘extra
information for evaluation’ that e-books or other electronic appliances cannot be used
during the exam.
I would like to remind you of the following basic guidelines for updating the course description:
- The system is accessible via https://administratie.cumulus.vub.ac.be using your username
and VUB-NetID to log in.
- You no longer need to search for your course files: on the main page you will see the list of
all the courses of which you are part of the teaching staff.
- You only need to update active course files of which you are designated as ‘module leader’
and in so far the information needs to be updated.
- Only the fields relating to the content can be updated, i.e.
4
-
o The course topics (page 1)
o The course aims (page 3)
o References (page 4)
o Course notes (page 4)
o Additional info regarding evaluation (page 4)
o The learning outcomes (page 5)
o (management of) the course assignments (page 5b)
o The assessment matrix (page 6)
Please do not forget to update the Dutch description in parallel, if necessary.
When the English taught course is part of a program taught in Dutch, it is mandatory that the
information concerning the evaluation is also available in Dutch since the students taking this
course are entitled to take the exams in Dutch.
To support you in this work, help is offered via http://www.vub.ac.be/curriculum/studiedeelfiches
were you’ll find:
-
A Quickstart to guide you through the update 2014-2015. This document is highly
recommended to facilitate your update. It also contains guidelines for formulating the
learning outcomes.
Behind the ?-mark on each page in the application you will find didactical tips, good practices and
do’s and don’ts.
As for the management of the course assignments, please limit yourself to use the evaluation
alternatives mentioned behind the ?-mark.
If you wish to attend an information and training session, please enroll using
https://kwaliteitszorg.vub.ac.be/onderwijsprofessionalisering/main/index.php?action=course_
description&course_id=104
Finally, I wish to emphasize that the course files need to be filled in completely. As stated before, we
cannot tolerate that course files are left empty or have poor quality of information. The fields ‘course
aims’ (content) and ‘learning outcomes’ are indispensable for all courses. For each empty or badly
filled in course file, the educational working credits of the faculty will be lessened with 250 €.
Counting on your cooperation, dear colleague, I remain,
Sincerely yours,
Prof. Dr. Yvette Michotte
Vicerector for Education
5