ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase Vestas 5 10 15 20 25 30 Indledning Vestas Wind Systems A/S er en global førende virksomhed inden for vindenergiløsninger. Vestas blev grundlagt i 1898 i den lille vestjyske by Lem som en smedevirksomhed. Da oliekriserne ramte i 1970’erne, øjnede den daværende ejer Peder Hansen en ny forretningsmulighed – nemlig vindmøller. I første omgang blev vindmøllerne udviklet til private hjem, men den teknologiske udvikling har siden betydet, at vindmøller i dag er en vigtig del af den globale energiproduktion. Vestas har siden 1980’erne oplevet store op- og nedture, som primært har været drevet af globale konjunkturer og politiske beslutninger. For at stabilisere Vestas’ forretning har virksomheden i de seneste 10 år arbejdet på at ændre den overordnede forretningsmodel fra at være en produktionsvirksomhed til i højere grad at være en projekt- og servicevirksomhed. Servicedivisionen er i dag en af de strategisk vigtigste divisioner i Vestas og har de seneste 10 år oplevet en tocifret økonomisk vækst. Dette sikrer virksomheden et stabilt cashflow selv i perioder, hvor efterspørgslen på vindmøller er lav. Vestas servicerer i dag både egne og konkurrenters vindmøller og har globalt mere end 50.000 møller under service i 72 lande. Størstedelen af disse serviceres via en aftale på 10-25 år, som sikrer Vestas en fast årlig omsætning i perioden – i modsætning til salg af vindmøller, som bogføres, når vindmøllen er leveret og installeret. Som en konsekvens af den markante vækst i serviceforretningen står Vestas nu over for en udfordring ift. at kunne imødekomme den yderligere forventede vækst på en omkostningseffektiv måde. Det er i den forbindelse blevet diskuteret, hvorvidt der skal implementeres et nyt centralt IT-system samt introduceres globale processer på tværs af fem regioner, som dækker alt fra salg af service- og optimeringsløsninger til operationel reparation og servicering af vindmøller og planlægning heraf. 35 Vestas benytter SAP som ERP-system til at understøtte hele værdikæden. Hidtil har serviceprocesserne været udført i SAP C4C – på forskellig måde i de fem regioner. Vestas har en stærk organisation med både interne og eksterne ressourcer til at udvikle og vedligeholde SAP-platformen. 40 Den valgte IT-platform til den eventuelle implementering af de globale serviceprocesser er Salesforce, som er den førende platform inden for CRM og serviceprocesser. Desværre har Vestas ingen erfaring med denne platform og skal derfor entrere med en ekstern partner for at lykkes med implementeringen. 45 Den formelle struktur Hvis man iagttager de fysiske forhold, så er Vestas globalt repræsenteret med kontorer i alle fem regioner (se bilag 1). Det administrative hovedsæde befinder 1 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 50 55 60 65 70 sig i København, hvor direktionen (Chief-niveau) samt CEO’en har deres daglige gang. Hovedsædet finder man endvidere i Aarhus, som primært huser en modulbaseret R&D-afdeling, hvorfra fremtidens vindmøller bliver skabt. Dertil huser hovedsædet i Aarhus også R&D-ressourcer i serviceorganisationen og i IT-afdelingen (Global IT). Hovedsædet i Aarhus er et knudepunkt for specialistkompetencer inden for udviklingen af vindmøllemodulerne, servicerelaterede produkter samt IT. Global IT arbejder tæt sammen med både vindmøllemodulerne og serviceorganisationen, hvor der er behov for IT-ressourcer i projekterne, som drives af enten vindmøllemodulerne eller serviceorganisationen. Udover at bidrage med de eftertragtede IT-ressourcer til udviklingsprojekter eksekverer IT-afdelingen også egne projekter. R&D-afdelingen følger en klassisk stagegate projektmodel til udviklingen af vindmøller og serviceprodukter, hvorimod IT-afdelingen arbejder mere agilt. Ud over Aarhus findes der en række R&D-kontorer på forskellige lokationer i Europa, heraf to i Tyskland, et i England og et i Portugal. Hvor de tyske og den engelske lokation huser specialister inden for vindmøllemodulerne, såsom blades, så er kontoret i Portugal et samlingspunkt for IT-specialister. Der er et tæt samarbejde med IT-afdelingen i Aarhus, og det er ganske normalt, at projektets IT-ressourcer befinder sig i Portugal, selvom projektet bliver drevet fra Aarhus. Dertil findes der også en R&D-afdeling i Indien, som blandt andet varetager teknisk dokumentation. 75 Selvom R&D-aktiviteterne primært udspringer og er dirigeret af hovedsædet i Aarhus, så er Vestas opdelt i fem regioner, som varetager salg og service (Sales & Service). De fem regioner er: 80 - 85 90 95 North & Central Europe (Skandinavien, Centraleuropa) Mediterranean (Sydeuropa, Afrika og Mellemøsten) Latin America (Mellem- og Sydamerika) North Amerika (USA og Canada) Asia Pacific (Kina, Singapore, Australien, New Zealand) Sales og Service-kontorer findes i en lang række lande. Der er Vestasrepræsentation i 20+ lande på det Europæiske kontinent på tværs af de to Vestas-regioner, som deler Europa. På det Afrikanske kontinent findes Vestas kontorer i fire lande. I Asien er Vestas repræsenteret i 11 lande, fem lande i Mellem- og Sydamerika, én lokation i henholdsvis Australien, New Zealand og USA. Produktionen af vindmøller, både onshore og offshore, finder sted på Vestas’ egne fabrikker, som ligeledes er repræsenteret globalt. I Danmark er der fabrikker på syv forskellige lokationer. Ud over Danmark er der fabrikker i fem andre europæiske lande. Vestas har desuden fabrikker i både i Kina, Indien, USA, Brasilien og Mexico. 2 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 100 105 110 115 120 Rammesætning Som ansat i virksomheden IT-KOnsult er I blevet tilknyttet et projekt hos Vestas. IT-KOnsult er kendt i branchen for sin særdeles brede faglighed, og det skulle efter sigende være det, der er årsagen til, at Vestas har indgået aftale med ITKOnsult. Der er nemlig ikke mange konsulentfirmaer, som har evnen til at dække opgaver, der strækker sig fra IT-tekniske forhold hen over mere organisationstunge emner. I skal således opfatte jer selv som konsulenter, der bistår Vestas med projektforberedelsen. Det skal iagttages, at I som en del af arbejdet med projektforberedelsen skal udarbejde et forslag til projektets organisering. Her kan I vælge at foreslå, at projektet ledes af en konsulent fra det eksterne konsulentfirma, men jeres analyser kan også resultere i en anbefaling af, at projektet skal ledes af en ressource-ansat hos Vestas. I er særligt i relation til arbejdet med projektorganisationen velkomne til at gøre jer nogle supplerende antagelser, og I er ligeledes velkomne til i forbindelse med projektorganisationen at udvælge ressourcer fra en af jer valgt del af organisationen og med nogle af jer beskrevne kompetencer. Bemærk endvidere, at casen er inspireret af en virkelig case, men specielt er alle casens kvantitative oplysninger fiktive. I kan tilegne jer viden om Vestas og casen via det ”sædvanlige ITKO-format”, hvor der gengives en række spørgsmål/svar, der er stillet til en række nøglepersoner i casevirksomheden (se afsnit 2 nedenfor). 2. Informationsindsamling 125 2.1 Interview med Executive Vice President for Service (Christian) Interviewer: Hej, vil du kort præsentere dig selv? 130 135 140 145 Christian: Hej, ja jeg hedder Christian og er Executive Vice President for Service delen af Vestas-forretningen. Interviewer: Jeg kan forstå, at du er opgavestiller, så kan du sætte lidt flere ord på, hvad det er for en udfordring, I står overfor, og hvordan du tænker, at den skal løses? Christian: Ja det er korrekt. Vi står over for den udfordring, at vores serviceforretning er vokset markant de senere år, og vi ser ind i en mindst lige så stejl vækstkurve de kommende år, men vi har simpelthen brug for at få styr på vores processer for at kunne imødekomme denne vækst på en rentabel måde. Jeg deltog for et års tid siden på en konference, hvor Salesforce præsenterede deres løsning, og jeg kunne med det samme se potentialet i at implementere dette system i Vestas til understøttelse af vores arbejdsgange. Salesforce bruges desuden i dag af 499 af Fortune 500 virksomhederne. 3 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase Interviewer: Må jeg forstå det, du siger, på den måde, at det allerede er besluttet, at ambitionen om at realisere de ønskede procesforbedringer skal ske ved at implementere Salesforce-løsningen? 150 155 Christian: Jaahh, jeg kan godt forstå, at du stiller det spørgsmål – ikke mindst i lyset af, at vi jo normalt betragter os selv som en SAP-virksomhed, men det er min klare overbevisning, at vores chance for at komme i mål er væsentlig større, hvis vi baserer os på Salesforce – med den fleksibilitet og de muligheder for trimning og opsætning, der tilbydes, så må vi kunne komme frem til en løsning, hvor alle får deres ønsker og behov opfyldt. Interviewer: Det lyder alt sammen meget spændende, men kan du sætte lidt flere ord på, hvad succeskriterierne for dig er i dette projekt? 160 165 170 175 Christian: Ja, jeg har lovet min chef, Henrik, at dette projekt dels kommer til at fremtidssikre vores service-forretningsmodel til skalerbar vækst, men også at det hjælper os med at optimere vores arbejdsgange og dermed optimere vores nuværende serviceforretning ved at reducere omkostninger qua en mere effektiv planlægning, vedligeholdelse og salgsproces. Interviewer: Det giver super fin mening, men jeg tænker, at du udtrykker nogle potentielle succeskriterier, som alle mere eller mindre har et forretningsmæssigt perspektiv, der er internt rettet i Vestas. Hvis vi lykkes med implementeringen, vil der så ikke være forhold, hvor den enkelte vindmølleejer også vil kunne se forbedringer i samarbejdet med Vestas? Christian: Selvfølgelig vil der da være det. Mon ikke projektet i almindelighed vil øge kundetilfredsheden – jeg tænker i hvert fald, at i alle brancher vil kunden elske leverandøren for hurtigere servicering, færre forgæves kundebesøg og alle andre relaterede succeshistorier, der garanteret kommer ud af, at vi får styr på vores processer. Interviewer: Ser du nogle risici, som vi bør være ekstra opmærksomme på? 180 185 190 Christian: Der er selvfølgelig altid risici forbundet, når man begynder at ændre arbejdsgangene for mere end 10.000 medarbejdere, men dem er jeg sikker på, at I kan håndtere. Jeg glæder mig meget til at se jeres projektbeskrivelse, og for mig vil det selvfølgelig være ideelt, hvis vi kan få implementeret det nye system så hurtigt som muligt og gerne globalt i et rul. Jeg er sikker på, at flere af mine kollegaer vil foretrække, at vi implementerer i en region ad gangen, men fra mit perspektiv kan vi lige så godt få rykket plastret af én gang for alle. Interviewer: Tusind tak for din tid. Er der andet, du gerne vil tilføje her på falderebet? Christian: Kun at det selvfølgelig er vigtigt, at vi får en fælles global løsning, men det er samtidig vigtigt, at vi anerkender de regionale forskelligheder og sikrer, at systemet er både fleksibelt og effektivt for dem, således at de kan drive en god forretning. 4 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 195 2.2 Interview med Vice President i Service Sales (Diana) Interviewer: Hej, vil du kort præsentere dig selv? 200 205 210 215 220 225 230 235 240 Diana: Ja, mit navn er Diana, og jeg er Vice President i vores Service Salesorganisation. Interviewer: Kan du sætte et par ord på, hvad dine forventninger er til det nye system? Diana: Ja, jeg kan starte med at sige, at vi i dag bruger rigtig mange ressourcer på at sammenkøre data fra mange forskellige systemer, og på trods af denne store indsats fra mine kollegaer viser det sig ofte, at tallene ikke stemmer, hvilket betyder, at vi ikke tør at bruge dem i forbindelse med vores målrettede kundetilbud. Så jeg ser virkelig frem til, at vi får et fællessystem, da det vil gøre os i stand til at skræddersy tilbud til både eksisterende og nye kunder baseret på faktiske data, som tager forbehold for lokale/regionale tendenser. Det vil også betyde, at mine medarbejdere vil kunne bruge deres tid meget mere kundevendt end i dag. Interviewer: Ok, men kan du sige lidt mere om det, du kalder lokale/regionale tendenser? Diana: Ja, det kan du tro, jeg kan. Og jeg forstår godt dit spørgsmål, da min pointe måske slet ikke vedrører lokale eller regionale forhold, men vi har nogle kunder, hvor kundens eget arbejde med eller bidrag til serviceringen betyder noget for, hvordan vi skal skrue vores servicetilbud sammen. Graden eller kvaliteten af kundens eget bidrag vil blive afspejlet i de data, der opsamles, og disse data betyder, at vi gerne skal blive i stand til at optimere måden, hvorpå vi skruer vores servicetilbud sammen. Interviewer: Tak – tilbage til snakken om sammenkøring af data: Nu fortæller du, at I bruger lang tid på at sammenkøre data i dag, men at tallene ofte ikke stemmer. Hvad baserer I så jeres kundetilbud på? Diana: Tilbuddene bliver desværre generisk prissat, hvilket betyder, at både vores gode og vores mindre gode kunder ender med at betale den samme pris. Der er en masse faktorer, der spiller ind her, som jeg ikke vil trætte jer med; mit vigtigste budskab til jer vil bare være, at datakvalitet skal øverst på agendaen i dette projekt – det vil også gøre mine medarbejdere i stand til at målrette mersalg til vores eksisterende kunder baseret på data og ikke blot mavefornemmelser. Interviewer: Når vi taler om kunderne, kan du så nævne et par eksempler på kunder? Diana: Vores kunder er energiselskaber, som for eksempel det danske Ørsted. Vi har netop indgået en aftale med ENGIE Brasil Energia SA, hvor vi skal levere 5 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 245 250 255 260 265 270 275 280 285 290 120 V150-4.5 MW vindmøller, som bliver til Latinamerikas største vindmølleprojekt. Heldigvis har vi også indgået en 25 års serviceaftale med ENGIE, hvor vi løbende skal servicere vindmøllerne og optimere energiproduktionen. Så går vi fra at lave engangsleverancer af vindmøller til at lave en form for partnerskab og kan sikre indtjening 25 år frem. I gamle dage solgte vi kun vindmøller til energiselskaber og projektudviklere, og vores egne vindmøller blev så serviceret af tredjepartsvirksomheder, som på en måde tjente penge på vores produkter. Nu tager vi hele kagen, hvor vi både leverer produktet og servicerer det i dets levetid. 2.3 Interview med en Service teknikker (Hans) Interviewer: Hej, kan du kort introducere dig selv? Hans: Ja, mit navn er Hans, og jeg arbejder som servicetekniker i vores NCEregion. Interviewer: Kan du fortælle lidt om dine forventninger til dette projekt, og hvad du tænker, at vi bør være opmærksomme på? Hans: Ja, jeg glæder mig enormt meget til at få et system, så jeg slipper for at vedligeholde de 3 systemer, jeg bliver bedt om i dag. Ud fra hvad jeg har kunnet snuse mig frem til, kan jeg også se, at brugerfladen bliver væsentlig mere intuitiv og up-to-date end de 3 egenudviklede systemer, jeg opdaterer i dag. Når jeg har oplevet problemer med de nuværende systemer, har det været svært eller nærmere umuligt at få support, så prøver jeg mig frem, og oftest lykkes det alligevel, uden at jeg selv ved hvordan. Ude i feltet kan der også være dårlig netværksdækning, så jeg kan slet ikke ringe og få hjælp, hvis jeg ellers vidste, hvem jeg skulle ringe til. Interviewer: Det lyder rigtig godt. Kan du fortælle lidt mere om, hvordan et nyt system vil kunne hjælpe på en typisk arbejdsdag for dig? Hans: Ja, først og fremmest håber jeg jo, at det nye system sikrer, at vi har korrekte data, så vi ikke kører forgæves så mange gange, som vi gør i dag. Desværre er systemerne, vi bruger i dag, ikke stabile, og den begrænsede sammenkøring af data gør, at vi ofte ender med at køre ud for at servicere vindmøller med det forkerte værktøj, fordi problemet er et andet, når vi ankommer, end hvad, der stod i vores systemer. Jeg håber desuden også, at et nyt og intuitivt system vil sikre, at mine kollegaer husker at holde deres data opdaterede. Jeg har lidt en mistanke om, at flere af vores forgæves køreture ikke kun bør tilskrives et dårligt system, men også en dårlig datadisciplin fra mine kollegaer, som enten ikke indrapporterer fejl og mangler eller i stedet udbedrer dem uden at notere det i systemet. Jeg ser frem til at blive oplært i det nye system, og jeg håber sandelig, at det træningskursus bliver på dansk og gerne på ét af vores egne kontorer. Det er lidt besværligt at køre til Tyskland for at komme på kursus. Vi har også brug for at have tingene i hånden. 6 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 2.4 Interview med en Service teknikker (Francisco) 295 Interviewer: Hej, vil du kort introducere dig selv? Francisco: Hej, ja mit navn er Francisco, og jeg arbejder som servicetekniker i vores MED-region. 300 305 310 315 320 325 330 Interviewer: Kan du fortælle lidt om dine forventninger til projektet, og hvad vi ifølge dig bør være ekstra opmærksom på? Francisco: Jeg skal være ærlig og sige, at jeg ikke har de store forventninger til dette projekt, og mit bedste råd til jer vil være at stoppe projektet med det samme – vi kommer simpelthen ikke til at lykkedes. Vi har forsøgt dette et hav af gange før med et utal af konsulenter, men hver gang ender vi bare med at introducere endnu et system uden at lukke de gamle ned. Hvordan har I overhovedet tænkt jer at lære os op i det? Vi er jo ude og køre hele tiden og vindmøllerne står jo ganske langt væk fra byerne og vores kontorer. Jeg kan ikke forestille mig, at vindmøllerne i Italien kan vente, mens jeg skal flyve til Spanien eller – endnu værre – Grækenland for at komme på IT-kursus. Interviewer: Ambitionen er bestemt, at dette én gang for alle skal erstatte alle de andre systemer, som vi i dag kan forstå, at dine kollegaer og dig bliver bedt om at vedligeholde. Francisco: Ja det sagde de også sidste gang, og hvad endte det med? Endnu flere systemer og endnu mere spildtid. Da jeg startede, brugte vi kuglepen og papir, og det var der aldrig problemer med. I alle tidligere forsøg har konsulenter som jer altid glemt os brugere. Jeg har hverken bærbar computer eller smartphone privat, så I kan ikke bare forvente, at vi alle ved, hvordan man bruger alt den nye teknologi – nej, mit bedste råd må være at gå tilbage til kuglepen og papir, og hvis det af en eller anden årsag ikke er en mulighed, så gør det for guds skyld så simpelt som overhovedet muligt. Og hvem er det lige, at jeg skal ringe til, når jeres system ikke virker alligevel, og jeg står på en bakketop 4 timer fra Taranto? Så spilder jeg en hel dags arbejde for at køre tilbage til kontoret igen for at hente en kode, eller hvad jeg nu mangler til systemet. 2.5 Interview med en repræsentant fra IT (Laura) Interviewer: Hej, vil du kort introducere dig selv? 335 Laura: Hej, ja mit navn er Laura, og jeg arbejder i Vestas Global IT med ansvaret for alle vores applikationer. Interviewer: Kan du kort fortælle om dine forventninger til projektet, og hvad vi bør være ekstra opmærksom på? 340 Laura: Ja, jeg er på den ene side glad for, at vi har ambitioner om at konsolidere flere applikationer ned til en enkelt, som dækker alle vores behov, da det er i 7 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 345 overensstemmelse med vores værdi ”Simplicity”. Det bekymrer mig dog rigtig meget, at man har valgt Salesforce som løsningen – set fra et ITintegrationsperspektiv. Som I sikkert allerede ved, understøttes størstedelen af vores processer i dag af SAP, og det gælder også vores CRM-løsning i dag. Interviewer: Hvad er det især, at du er bekymret for ved integrationen? 350 355 360 365 370 375 Laura: Jeg er især bekymret for migreringen, da datakvaliteten i vores source systemer (eksisterende systemer) er dårlig – det tænker jeg, at I allerede har hørt fra flere af mine kollegaer. Derudover er jeg bekymret for, om vi har kompetencerne i IT, da vi i dag ikke har en eneste ressource med Salesforcekompetencer eller for den sags skyld tid, da resten af organisationen desværre ikke kommer til at lempe på deres ønsker og krav mod IT bare fordi, at vi igangsætter et storstilet service-projekt. Så ender det som så ofte før med, at vi skal have en hulens masse konsulenter ind for at hjælpe os, og de kommer naturligvis uden kendskab til Vestas og vores systemlandskab, og alt dette skyldes, at forretningen endnu en gang har valgt en løsning baseret på ”look and feel” og ikke vores target enterprise architecture. Interviewer: Hvordan kommer IT-systemet til at påvirke vindmøllekunderne? Laura: Jeg har aldrig mødt en vindmøllekunde, altså dem som køber og ejer en vindmølle. Kunderne i vores projekter er allerede ansat i Vestas. Hvis vi skal levere IT-løsninger til et R&D-projekt, så er dét vores kunde. Salesforcekunderne er de fem regioner, selvom de ikke selv har bestilt produktet. Interviewer: Vi er selvfølgelig meget opmærksomme på disse risici. Er der andet du ønsker at tilføje? Laura: Ja det bekymrer mig at forretningen åbenbart ønsker systemet implementeret hurtigst muligt. Det ender sjældent godt, når en projektplan skal backwards plannes ud fra en ”politisk” deadline. Det er desuden super vigtigt for mig at pointere, at vi selvfølgelig har brug for en fælles global løsning, og den kan vi på ingen måde gå på kompromis med – uanset hvad regionsdirektørerne måtte fortælle jer. 2.6 Interview med en Change Manager (Anders) 380 385 Interviewer: Hej, vil du kort præsentere dig selv? Anders: Hej, ja jeg hedder Anders og er chef for Change management i Global IT og har arbejdet i Vestas i efterhånden 20 år i forskellige roller, men altid centreret omkring forandringsledelse. Interviewer: Kan du kort fortælle om dine forventninger til projektet, og hvad vi bør være ekstra opmærksomme på? 8 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 390 395 400 405 410 415 420 Anders: Ja, jeg glæder mig jo altid enormt meget til store forandringsprojekter som dette, men husk nu for guds skyld ikke at undervurdere, hvor vigtig og stor en del change management og træning bør være af en forandring som denne. Det ender desværre ofte med, at når projekter i denne skala bliver presset på budgettet eller tidsplanen, så skæres der meget belejligt ned for denne del, men historien viser bare, at den langsigtede omkostning ved at nedprioritere denne del langt overstiger de få penge, som spares. Træning og kommunikation er altså alfa omega i denne sammenhæng, når man ønsker at ændre måden, hvorpå +10.000 mennesker arbejder. Interviewer: Er der noget du tænker, at vi bør være ekstra opmærksom på ift. det kulturelle? Anders: Ja jeg er sikker på, at I vil løbe ind i en masse udfordringer ift. samarbejdet mellem regionerne, projektteamet, den eksterne partner og andre af Vestas’ stakeholders, så undervurdér for guds skyld ikke det kulturelle aspekt i dette projekt. Endvidere tænker jeg, at det ofte i et change managementperspektiv bør overvejes, i hvor store bidder elefanten skal spises – og jeg ved godt, at det jeg siger nu ikke er specielt hjælpsomt, men mit råd er at skære elefanten op i mindre stykker – ikke for store stykker og heller ikke for små stykker. Interviewer: Javel – men kunne du måske sige lidt mere? Anders: Ja, nu er jeg jo ikke Salesforce-ekspert, men når jeg tænker på de interne processer, som skal understøttes, så kan vi som minimum adskille vores arbejde og derved processerne i den del, hvor det nye system skal understøtte opgaven med at udarbejde målrettede tilbud til kunderne, og så i den mere praktiske eller operationelle del, hvor løsningen understøtter det den enkelte serviceteknikker udfører af arbejde ude ved møllerne – jeg tror, at det er det, vi omtaler som hhv. ”upstream” og ”downstream-processerne”. Interviewer: Tak – jeg har noteret. Nu må vi se, hvordan vi kan indtænke dine betragtninger. 2.7 Interview med Vice President fra en region (Joshua) 425 Interviewer: Hej, vil du kort introducere dig selv? Joshua: Hej, ja mit navn er Joshua, og jeg er Head of Service i AME. 430 435 Interviewer: Kan du kort fortælle om dine forventninger til projektet, og hvad vi bør være ekstra opmærksom på? Joshua: Ja jeg tænker først og fremmest, at det er vigtigt for jer at forstå, at vi på tværs af regionerne er meget forskellige. I kan sige, at lederne for de andre regioner og jeg driver vores region fuldstændig som en separat virksomhed, så 9 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase det er selvfølgelig vigtigt, at I ikke vælger at udrulle en global løsning, som forudsætter, at vi alle fremadrettet skal arbejde på den samme måde. 440 445 Interviewer: Er der andre ting, vi bør være opmærksomme på? Joshua: Nu skal jeg jo passe på, hvad jeg siger, men jeg er ikke i tvivl om, at vi driver AME-regionen langt mere effektivt end mine kollegaer – det har jeg i hvert fald fået fortalt, og det kan I helt sikkert også se ud af tallene, så jeg forventer selvfølgelig, at I så vidt muligt tager udgangspunkt i vores arbejdsgange. Interviewer: Når vi snakker udrulning, hvordan anbefaler du så, at vi håndterer den del? 450 455 Joshua: Jeg vil helt sikkert foreslå jer en sekventiel udrulning for at reducere risikoen og ikke gå live i alle regioner samtidig. I og med at vi klart er den vigtigste region, vil jeg selvfølgelig anbefale, at vi starter et andet sted, så vi undgår børnesygdommene, men lige så snart, at de er udryddet, vil vi selvfølgelig gerne over på den nye løsning, så vi kan få fordelene af det nye system og processerne – så et eller andet sted midt i mellem? Det er desuden vigtigt for mig, at I er med i hele processen og ikke bare installerer et IT-system og skynder jer videre – problemerne opstår jo først, når vi har implementeret, så jeg har brug for, at I hjælper os de første par måneder efter go-live. 460 3. Jeres opgave 465 I det omfang, I ikke har information nok til at løse de stillede opgaver, kan I enten definere jeres egne forudsætninger eller gøre egne antagelser. I begge tilfælde ønskes det, at I tydeligt pointerer de supplerende forhold, jeres løsningsforslag hviler på. 470 I skal forberede det ovenfor beskrevne projekt, og de centrale elementer fra jeres arbejde med projektforberedelsen skal præsenteres til den mundtlige eksamen. Denne præsentation skal forholde sig til de emner, som indgår i den generelle projektguide, der har været en del af projektledelseskurset. Det skal dog nævnes, at det ikke forventes, at I arbejder med en cost-benefit-analyse. Besvarelsen skal indeholde en forside og en afsluttende referenceliste. 475 480 Besvarelsen afleveres/uploades i WISEflow senest mandag d. 19. december 2022 kl. 12.00. I må gerne aflevere inden fristen. Bemærk, at der er en øvre grænse for omfanget af det, der afleveres. Den konkrete grænse er formuleret anderledes end beskrivelsen af volumenkravet fra kursusbeskrivelsen. Der er ekstraordinært i studienævnet truffet den beslutning, at præsentationen ikke må overstige 25 sider – de 25 sider er en øvre grænse og er IKKE en angivelse af et minimumskrav. Forside og referenceliste indgår ikke i tællingen af antal sider. 10 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 485 490 495 500 505 510 515 520 Det ovennævnte volumenkrav bliver ikke ”konverteret” til et tilsvarende volumenkrav, der tæller antallet af tegn. Denne beslutning, da det ikke vurderes at være relevant, idet det forventes, at præsentationen er i et ”læsevenligt layout” (et af kursets læringsmål er formuleret som følger: Præsentere et projektoplæg på en klar, struktureret og velargumenteret måde). Der skal som særligt bilag afleveres en tids- og aktivitetsplan, som dokumenterer projektets milepæle samt aktiviteter og disses indbyrdes afhængigheder. Tids- og aktivitetsplanen skal afleveres i både et pdf-format og i et format svarende til det værktøj, der er anvendt (Word, Excel, Microsoft Project, ProjectLibre etc.) I skal med udgangspunkt i casebeskrivelsen bruge interviewene som ”tænkt” input til bl.a. en interessent- og en risikoanalyse, og resultatet af disse analyser skal dokumenteres i præsentationen. Besvarelsen skal eksplicit dokumentere projektets interessenter som vist i venstre del af fig. 4.3 i PIP (”Power i projekter og porteføljer”). Der ønskes endvidere en risikomatrice med den tilhørende risikotabel, der dokumenterer projektets primære risikobilleder, og til hver af disse risici skal der redegøres for det foreslåede tiltag. Besvarelsen skal diskutere implementeringen af løsningen, og denne diskussion skal specielt redegøre for forslag til projektkommunikation, således at det sikres, at projektet og det nye system implementeres med succes. I skal senest den 18. november kl. 12.00 aflevere en tids- og aktivitetsplan, som dokumenterer gruppens arbejde i eksamensperioden. Det tidsmæssige scope for denne plan skal være perioden fra 18. november til 19. december. Bemærk, at denne plan skal favne arbejdet med samtlige ITKO-fag, som indgår i nærværende eksamenstermin. Bemærk endvidere, at der her IKKE efterspørges en projektbeskrivelse, men alene en tids- og aktivitetsplan. Efter at have afleveret tids- og aktivitetsplanen for jeres arbejde i eksamensperioden vil I modtage information om, på hvilke 2 dage i eksamensperioden I skal fremsende en statusrapport. En sådan statusrapport dokumenterer ”fremdriften” i gruppens arbejde med eksamensopgaven (se eventuelt lektion 7/8). 525 Bemærk venligst, at en forudsætning for arbejdet med statusrapporteringen er, at den enkelte studerende i eksamensperioden registrerer antallet af timer, der er anvendt, og dette vel at mærke på et detaljeringsniveau, der svarer til aktiviteterne i tids- og aktivitetsplanen. 530 Tids- og aktivitetsplanen for arbejdet i eksamensperioden samt de tilhørende 2 statusrapporter sendes til maja@btech.au.dk. Disse dokumenter skal endvidere uploades til WISEflow som bilag til den endelige besvarelse. 11 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 12 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase 1. Bilag 1: Organisationsoversigt IT-organisationen refererer til Chief Digital Solutions & Development De fem regioner Region Mediterranean Northern & Central Europe 17.000 Asia Pacific 10.000 Latin America Northern America 5.000 14.000 Antal vindmøller under Service Vækstprofil Medarbejdere 15 % 2.300 20 % 1.200 5% 3.000 25 % 1.000 5% 2.500 Classification: Confidential 4.000 ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase SUPPLERENDE INFORMATION Vision og Mål Classification: Confidential ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase Scope Green & Blue: In scope for Salesforce Grey: Out of scope – covered by other systems IT-arkitektur Classification: Confidential ITKO, 1. semester efterår 2022 / Projektledelse - eksamenscase Vestas Værdier Classification: Confidential
