The Hashemite University COMPUTER SKILLS Computer Skills 2020/2021 Alaa Abu-Srhan alaaa@hu.edu.jo Table of Contents Course Syllabus ..................................................................................................................................... 4 What is Microsoft Excel 2010 (MS Excel) .................................................................................................. 7 Starting Microsoft Excel 2010.................................................................................................................. 7 Excel window ........................................................................................................................................ 7 Entering data in the worksheet: ............................................................................................................ 10 Number of cell in specific range ............................................................................................................ 11 Saving workbook ................................................................................................................................. 11 Close Workbook.................................................................................................................................. 12 Close excel .......................................................................................................................................... 12 open workbook .................................................................................................................................. 12 print your document ............................................................................................................................ 12 create a new workbook ....................................................................................................................... 12 Dealing with excel sheets ..................................................................................................................... 13 Columns and Rows............................................................................................................................... 14 Dealing with cells ................................................................................................................................. 17 undo and redo ..................................................................................................................................... 18 auto fill ............................................................................................................................................... 19 Cell Formatting .................................................................................................................................... 20 1. Font fomating: .......................................................................... 20 2. Alignment cell ........................................................................... 20 3. Borders .............................................................................................. 21 4. Marge and center ................................................................. 22 5. Fill color ............................................................................................ 22 6. Warp text ....................................................................................... 23 7. Shrink to .......................................................................................... 23 8. Text orientation ...................................................................... 23 9. Format painter ......................................................................... 24 10. Strikethrough: ........................................................................... 24 11. Number Format: .................................................................... 25 12. Comma style ............................................................................... 26 Cell Style ............................................................................................................................................. 26 Format as a Table ................................................................................................................................ 26 Sort Data............................................................................................................................................. 27 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 1 Search and Replace .............................................................................................................................. 31 comment ............................................................................................................................................ 32 Filter ................................................................................................................................................... 33 past special ......................................................................................................................................... 38 define name ........................................................................................................................................ 39 Protection ........................................................................................................................................... 42 Formula .............................................................................................................................................. 44 Copying Formula.................................................................................................................................. 46 Errors of formula and function .............................................................................................................. 50 Functions ............................................................................................................................................ 55 Date and Time Functions .................................................................................................................. 56 math and trig functions .................................................................................................................... 58 Logical Functions .............................................................................................................................. 66 Text functions .................................................................................................................................. 71 Function Summary ............................................................................................................................... 77 Microsoft Access 2010 .......................................................................................................................... 81 Database Concept ................................................................................................................................ 81 Microsoft Access .................................................................................................................................. 82 starting Access .............................................................................................................................. 82 creating a new database ................................................................................................................ 82 interface element .......................................................................................................................... 83 create table .................................................................................................................................. 83 showing or hiding object tabs ......................................................................................................... 84 saveing a table .............................................................................................................................. 84 the views type ..................................................................................................................................... 85 open and close table ........................................................................................................................... 86 delete and rename table ...................................................................................................................... 86 data type ............................................................................................................................................ 88 Adjust column width ............................................................................................................................ 90 adding records to a table ...................................................................................................................... 90 moving between field to a table ........................................................................................................... 90 Deleting records .................................................................................................................................. 91 primary key ....................................................................................................................................... 92 field properties .................................................................................................................................... 94 Filter ................................................................................................................................................... 99 sort................................................................................................................................................... 101 relationships ..................................................................................................................................... 101 alaa abu srhan 2 email: alaaa@hu.edu.jo referential integrity ........................................................................................................................ 105 forms ................................................................................................................................................ 107 query ................................................................................................................................................ 112 reports: ............................................................................................................................................. 121 access object summary ....................................................................................................................... 127 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 3 Computer Skills (110108116) Hashemite University 3 Credit Hours Faculty of Science Course Syllabus قسم المواد العلمية المساندة Course Information . د,"محمد بالل" الزعبي. د, )الحاسوب والبرمجيات الجاهزة (المهارات االساسية 2013 الطبعه الثالثة, دار زمزم للنشر, خالدة الزعبي, أمجد هديب. د,أحمد الشرايعة Course Plane Topic Week Starting Microsoft Excel(how to start excel and what is the extension of Excel's file(, Element of excel window, Workbooks, Worksheets, Cell reference, Dealing with excel Sheets (hide, rename, copy, cut and insert), 1 Saving a Workbook, Closing a Workbook, Closing Excel, Opening a Workbook, Creating a New Workbook, Switching between Workbooks, Saving a Workbook Using Anther Name, Saving a Workbook using a Different File Type, 2 Getting Help, Selecting Cells, Rows & Columns, Cells, AutoFill, Styles , Format as Table, Format Cells, Sorting Data (Sorting Months and Week Days, Sorting Columns From Left to Right, multi level sort ) 3 Defining Names, Deleting Range Names, Naming Cells Using Row and Column Labels, Using a Range Name in a Formula Comments , Paste Special, Filtering, Removing auto filter 4 5 Functions, Relative and Absolute Cell References, Entering functions, Displaying formulas not their results, Difference between formulas and functions, 6 Date and Time Functions (Now, Today, Day, Month, Year), Math and Trig Functions (Sum, SumIF, Round), Statistical Functions (Count, CountBlank, CountA, CountIF, Min, Max, Average), Logical Functions( IF, And, Or, Not, True, False) , Nested functions. 7 M i c r o s o ft A c Advanced Excel 2010 Text Book: Databases, Microsoft Access, Databases Uses, Relational Databases, Tables Records and Fields, The Difference between alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 8 4 Data and Information, Starting access, Creating a New Database, The New Interface Elements, Saving a Database, Closing a Database, Opening a Database Creating a New Table, Showing or Hiding Objects Tabs, Adding and Renaming Fields, Saving a Table, The Views, Data Type, Adding Fields-Design View, Adjusting Column width, Moving a Column 9 Adding Records to a Table, Moving between Fields within a Table, Text Fields Properties, Number Field Properties, Date/Time Field Properties, Currency Field Properties, Validation Rules, Required Property 10 Opening a Table, Closing an Object, Renaming an Object, Editing Data within a Record, Deleting Data within a Record, Using the Undo command, Deleting Records, Deleting a Table, Save As an Object, Primary Key, Sort and Filter, Relationships, Creating Relationship between Tables, Referential integrity, Deleting Relationships 11 Forms, Create Forms, Moving Between Records, Adding a New Records, Form Views, Modifying Records, Saving a Form, Deleting Records, AutoFormatting a Form, Closing Forms, Opening a Form, Deleting a Forms, Main/Subforms. 12 Queries, Creating a Query using wizard, Creating query without using a wizard, Creating a Query from Two Tables, Saving a Query, Adding Criteria to a Query, Querying Text Values, Querying a Number Values, Querying Dates, Querying a Yes/No Values, Querying with more than one Criteria, Performing Calculations, Hide a Field in a Query 13 Reports, Creating a Simple Report, Creating Report Using Wizard, Views of a Reports, 14 Exporting and Importing Data, Other required material: Handouts and notes given by the instructor Grading: First Exam: Second Exam: Assignments & Quizzes: Final Exam: 25 points 25 points 10 points 40 points To be announced later To be announced later To be announced later To be announced later alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 5 Microsoft Excel 2010 (MS Excel) alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 6 What is Microsoft Excel 2010 (MS Excel) Excel is an electronic spreadsheet for anyone who wants to organize information in table ) يتيح تخزين عددelectronic spread sheet( ) هو عبارة عن برنامج الجداول االلكترونيةExcel( برنامج . ويسمح لنا بتخزين البيانات والقيام بالعمليات الحسابية والتحليالت االحصائية,كبير من البيانات في الجداول يمكن الي شخص استخدام هذا البرنامج فهو ليس مصمم لفئة معينة كالمحاسبين او المهندسين Starting Microsoft Excel 2010 Start Button All Programs Microsoft Office Microsoft Excel 2010 Then a blank Workbook ( )المصنفwill appear with three worksheet ( )اوراق العملbut additional worksheets can be added or can be deleted, and can be renamed. عند فتح ملف اكسل يتم فتح مصنف فارغ ويحتوي على ثالث اوراق مع امكانية التعديل عيلها من اضافة او حذف او تغيير اسم اوراق العمل Excel workbook is made up of worksheets المصنف يحتوي على ثالث اوراق عمل Sheet1, sheet2, sheet 3 االسم االفتراضي لورقة العمل worksheet : is a sheet consisting of rows and columns اوراق العمل عبارة عن مجموعة من االعمدة والصفوف Excel window Excel window include the following: 1. Title Bar ()شريط العنوان Shows the name of the active workbook()يحتوي على عنوان المصتف الحالي If the workbook is new and is not saved, the name of the workbook is book1 (default name), if you open new one the name will be book2, …….., and so on. عند فتح البرنامج قبل عملية الحفظbook1 االسم االفتراضي للمصنف هو Contains icons for system commands relating to the windows such as maximize, minimize, and close button. تحتوي على مجموعة من االوامر الخاصة بنظام الوندوز مثل تكبير وتصغير واغالق alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 7 Minimize close Maximize 2. Quick Access Toolbar ( )شريط ادوات الوصول السريعAllows quick access for the common functions that are frequently used ()يضم االوامر التي نستخدمها بكثرة. 3. File tab: in earlier releases it was office button contains many basic commands such as (Open, save, print, …….. etc.) ... تحتوي على االوامر المهمة في برنامج اكسل مثل فتح او حفظ او اغالق 4. Active Cell: the cell in which you can type الخلية النشطة هي الخلية التي يمكن الكتابة فيها Cell ( )خلية: intersection between column and row, the smallest block of information Cell Active Cell (The border of the active cell appears Bold) 5. Formula Bar ()شريط الصيغة الرياضية يستخدم إلظهار محتويات الخلية النشطة Become active when you type or change information in a worksheet. يصبح نشط عند الكتابة او التعديل على البيانات في ورق العمل 6. Work sheet ()ورقة العمل: a table consisting of rows and columns of information عبارة عن مجموعة من الصفوف واالعمدة 7. Scroll Bar ()شريط التصفح يستخدم هذا الشريط للتنقل في الجدول وذلك عندما تكون احدى الجداول اكبر مما تتسع له مساحة الشاشة :ويوجد اثنان منه Vertical moves backward and forward in the worksheet. Horizontal moves from side to side in the windows. 8. Status Bar ()شريط الحالة: displays information about the worksheet on which you are working. تحتوي على معلومات حول ورقة العمل النشطة Ready ()جاهزة عند اختيار خلية من الخاليا وذلك قبل البدء بادخال المعلومات داخلها Edit ( )التعديل على المحتوى يوجد كتابة مسبقا في الخلية المراد التعديل على محتواها Enter عندما تقوم بالكتابة داخل خلية وتكون هذه الخلية فارغة alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 8 .كما ويحتوي هذا الشريط على طرق العرض على الشاشة يمكننا من التحكم في حجم ورقة العمل 9. Tab ( )التبويب: Founds at the top of the ribbon تكون فوق الشريط * display the commands that are most relevant to the task in the application تحتوي على االوامر التي تحتاجها وتكون مرتبطة باسم التبويب * clicking on a tab displays the options located in this section of the ribbon. tab Active tab tab Group 10. Ribbon ()الشريط: The typical menus and toolbars have been replace with ribbon تم استبدال المظهر القديم للقوائم واشرطة االدوات بالشريط *Contains groups of icons for the commands تحتوي على مجموعة من االوامر *every tab has its own ribbon كل تبويب له شريط خاص به Column A Column heading Row heading Active worksheet ()ورقة العمل النشطة لون الخلفية لها يكون ابيض *Columns: vertical series of cells labeled with the letter of alphabet. ) مجموعة من الخاليا بشكل عامودي يكون لها ترويسة (حرف:العمود *Row: is horizontal series of cells labeled with numbers. ) مجموعة من الخاليا بشكل افقي يكون لها ترويسة (رقم:الصف *Cell reference ()مرجع الخلية: address of the cell عنوان الخلية The cell reference (cell address) expressed in terms of the cell column label then row label يتم التعبير عن مرجع الخلية من خالل حرف العمود يليه رقم الصف alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 9 )1( ) والصفA( الخلية عبارة عن تقاطع العمود A1 يمكن تحديد الصف كامال عن طريق الضغط على رقم الصف To select a Row the easiest method is to click the row heading يمكن تحديد العمود كامال بالضغط على حرف العمود To select a column the easiest method is to click the column heading Name Box:يظهر فيه اسم الخلية النشطة Example: Name Box ما اسم مرجع الخلية للخلية النشطة؟؟ what is the cell reference for the active cell?? Answer (B3) *Range()المدى: مجموعة من الخاليا المظللة ويكون اسم المدى هو مرجع أول خلية في المدى ومرجع آخر خلية فيه يفصل بينهما نقطتان رأسيتان active cell B2:D3 Range start from B2 and goes over to column D and down to row 3. *Example: Active cell is first cell in the range. C4:E5 active cell is C4 then we count to get the range Entering data in the worksheet: :طرق مختلفة الدخال البيانات داخل الخاليا 1. Position the courser in the cell and click on it. Rectangle will appear on the cell you have selected, indicated that this cell is active cell, then type the data. Enter لالنتقال إلى الصف التالي اضغط 2.Press Enter key to move down to the row below. 3. press the Tab key to move over to the column to the right or use the arrow keys to move up, down, left, or right. األسهم في لوحة المفاتيح alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 10 Number of cell in specific range: تحديد عدد الخاليا داخل نطاق من الخاليا Example 1: A2:C4 Number of cell =number or row *number of column = (4-2+1)*(C-A) = 3*3 =9 Note C-A is A,B,C means 3 columns. Example 2: D4:F9 Number of cell =number or row *number of column = (9-4+1)*(F-D) = 6*3 =18 Saving workbook The first time you save a workbook you assign it a name and choose the folder in which to save it. اذا اردت حفظ ملف عليك باختيار اسم له وكذلك تحديد المجلد الذي تريد الحفظ فيه steps: خطوات الحفظ 1. Click save from quick access tool bar or from file. 2. save as dialog box will open. 3. choose the folder in which you want to save the workbook . 4. click in the file name and then type a name for the file. Note : excel 2010 extension is .xlsx .xlsx هو2010 امتداد ملفات اكسل اذا اردنا انشاء مصنف مشابه للمصنف الحالي مع بعض التغيرات دون الحاجة الى انشاء المصنف مرة اخرى او .save بدال منsave as اذا اردنا تغيير مكان الحفظ نستخدم saving the workbook frequently is important because if you lose power, the worksheet could be lost من الضروري القيام بحفظ البيانات بشكل متكرر بحيث لو انقطع التيار الكهربائي نضمن عدم ضياع البيانات alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 11 Close Workbook File close dialog box will appear asking if you want to save the file . Save: save file before close it. Don’t save: close without save. Cancel: cancel close file. Close excel : File exit dialog box will be appeared asking if you want to save the file. OR from X in title bar Open workbook : File open dialog box will appear, choose file name and its location نختار المكان ))واسم الملف. Print your document File print or from quick access toolbar You can use print preview , if you want to see how the document will look before sending it to the printer. Create a new workbook File new choose blank workbook from available templates Open. OR ctrl+N from keyboard ** Switch between workbook : view tab window group switch windows you want. chose the name of workbook OR alt +tab from keyboard alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 12 Dealing with excel sheets 1. To delete sheet : R.C (right click ) on sheet name delete Or HomecellsDelete Delete sheet 2. To insert sheet : R.C on sheet that you want to add sheet before it insert insert dialog box will be appeared chose worksheet create تظهر الورقة قبل الورقة التي قمنا بالضغط عليها OR from insert worksheet button تظهر الورقة الجديدة بعد اخر ورقة موجودة جهة اليمين Or Homecellsinsert insert sheet 3. Rename sheet: R.C (right click ) on sheet name rename type the new name OR Double click on sheet name, the sheet will be highlighted مظللة type new name. وجود التظليل على اسم ورقة العمل يدل على انه يمكن تغيير اسم ورقة العمل OR Homecellsformat rename sheet 4. Copy and move sheet within a workbook Move: drag the selected sheet along the row of sheet tabs. اضغط على ورقة العمل بالماوس مع االستمرار بالضغط فتظهر شكل ورقة على المؤشر ويظهر سهم يبين مكان وضع ورقة العمل ومن تم قم بتحريك ورقة العمل الى المكان الجديد Copy: hold down Ctrl key and drag the sheets, release the mouse button before you release the Ctrl key. + يظهر اشارةCtrl قم بتحرير زر الماوس قبل تحريرCtrl نفس خطوات النسخ لكن مع الضغط على على شكل الورقة التي تظهر على المؤشر OR Homecellformatmove or copy sheet alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 13 5. Copying or moving a worksheet between workbooks a) Open the needed workbooks. b) Right click on the worksheet you want to “move or copy “it, then chose move or copy. c) “Move or Copy” dialog box will appear. d) In to book list click the workbook that you want to “move or copy” it. e) Check create a copy check box if you want to create a copy, uncheck it if you want to move it. Active sheet name appears bold which mean that you work on it 6. Hide sheet Select sheethomecellsformat(visibility)hide &unhidehide sheet Columns and Rows 1. select column and row the easiest method to select a column is to click the column label (column header) to select a row the easiest method is to click the row label(row header) اسهل طريقة الختيار صف او عمود هو بالضغط على ترويسة الصف او العمود المراد اختياره 2. Insert rows into a worksheet : Click a cell in the row bellow where you want the new row to be inserted home tab cells group click the arrow next to insertinsertsheet rows OR R.C on the row labeling insert row. اذا اردنا ان نضيف صف فاننا نختار خلية في الصف الذي نريد ان نضيف الصف الجديد فوقه 3. Insert column into a worksheet : Click a cell in the column to the right of where you want the new column to be inserted home cells click the arrow next to insert insert sheet column. OR Right click on the column label insert column. alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 14 اذا اردنا ان نضيف عمود فاننا نختار خلية في العمود الذي نريد ان نضيف العمود الجديد الى يساره 4. Delete rows or columns Delete row: Select cell in row you want to delete it Home cells delete sheet row Delete column: Select cell in column you want to delete it Home cells delete sheet column عند حذف الصف تتحرك البيانات الموجودة اسفل الصف المحدد الى اعلى لتحتل المساحة التي تركها .الصف المحذوف عنذ حذف العمود تتحرك البيانات الموجودة على يسار العمود المحذوف لتحتل المساحة التي تركها .العمود المحذوف 5. Adjusting column width: Three methods : a) Place the mouse pointer on or near the right edge of the column labeling The pointer will change into a thick black bar with arrows pointer left and right. Drag to the right to increase the width or drag to left to decrease the width ضع المؤشر على الطرف االيمن من رمز العمود يصبح شكل المؤشر على النحو التالي b) Home (tab) cells (group) format column width column width dialog box will appear. الرقم الموجود حاليا هو عرض العمود الحالي قم بتغيير الرقم لتغيير عرض العمود c) To change a column's width to fit its contents (auto fit) احتواء تلقائي Select the column home cell auto fit column width. Or Put curser near the right edge of the column and then double click. يصبح عرض العمود مناسب مع محتويات الخاليا في هذا العمود 6. Adjusting row height Three methods : a) Place the mouse pointer on or near the bottom edge of the row label. The pointer will change into a thick black bar with arrows pointer up and down. alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 15 Drag the pointer down to increase the height, or drag the pointer up to decrease the height ضع المؤشر على الطرف السفلي من رمز الصف يصبح شكل المؤشر على النحو التالي b) Home (tab) cells (group) format row height row height dialog box will appear. الرقم الموجود حاليا هو ارتفاع الصف الحالي قم بتغيير الرقم لتغيير ارتفاع الصف c) To change a row's height to fit its contents (auto fit) احتواء تلقائي Select the row home cell auto fit row height. Or Put curser near the bottom edge of the row header, and then double click. .ضع المؤشر على طرف ترويسة الصف من االسفل ومن ثم انقر على الماوس نقرا مزدوجا يصبح ارتفاع الصف مناسب مع محتويات الخاليا في هذا الصف 7. Hide column and row To hide column: الخفاء العمود Select the column home cell format(visibility) Hide & unhidehide columns To hide row: الخفاء الصف Select the row home cell format(visibility) Hide & unhidehide rows alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 16 Dealing with cells 1. Selecting cells: اختيار الخاليا a. Select single cell: click on the cell b. Select all cells: click select all button Or Ctrl +A from keyboard c. Select range of cells: select the cell by click on it then hold down the mouse button then drag down and cross to the column you want to select. d. Select an entire row: click the row heading e. Select nonadjacent غير متجاورةrows : select first row and hold down ctrl key then select others rows . f. Select an entire column: click the column heading. g. Select nonadjacent غير متجاورةcolumns: select first column and hold down ctrl key then select others columns. h. Select a range of nonadjacent cells: select first cell, hold down ctrl key and select another range of cells. اذا اخترنا كل العمود يصبح لون رمز العمود ازرق او سكني: مالحظة اما اذا اخترنا جزمن العمود يصبح لونه برتقالي 2. Copying cell contents: نسخ محتوى الخاليا Select the cell(s) that you want to copy homeclipboard copy dash line border will appear around inset pointer into the new cell home clipboard past Or Ctrl+ccopy Ctrl +v past الخلية او مجموعة الخاليا التي نريد نسخها بعد عمل نسخ يصبح حولها اطار مخطط 3. Move cell contents: نقل محتوى الخاليا Select the cell(s) that you want to move homeclipboard cut dash line border will appear around inset pointer into the new cell home clipboard past Or Ctrl+xcut Ctrl +v past 4. Deleting cell contents:حذف محتوى الخلية Select the cell(s) that you want to delete press delete key 5. Editing Data: تحرير البيانات Click the cell, that content will appear in formula bar شريط الصيغة الرياضية alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 17 Formula bar When the curser turns into an I-beam مؤشر وامض عمودي صغيرenter the new value. OR Double click the selected cell to display the insertion pointe change the data. OR Click on the cell and start writing from keyboard بهذه الحالة نغير كل محتوى الخلية 6. Moving or copying the content of cell between worksheets within the same workbook: نقل او نسخ محتوى الخلية بين اوراق العمل في نفس المصنف Select the cells that you want to move or copy ctrl+c for copy or ctr+x for moveclick on the second worksheet tabclick at the location you wish to past the data to and then press ctrl+v. 7. Moving or copying the content of cell between workbooks نقل او نسخ محتوى الخلية بين اوراق العمل ألكثر من مصنف Select the cells that you want to move or copy ctrl+c for copy or ctr+x for moveview (tab)window (group)switch windowsselect the workbook you want to view select any sheet click at the location you wish to past the data to and then press ctrl+v. undo and redo Undo: للتراجع عن اخر عملية قمت بها Redo : نعيد اخر خطوة او عملية تمت مرة اخرى- عكس التراجع To undo the most recent data entry, press CTRL+Z. ctrl+z للتراجع عن خطوة واحدة كم بالضغط على To undo several actions, on the Quick Access Toolbar, click the arrow next to Undo Typing , and then select the actions that you want to undo. As shown in this figure كما في.للتراجع عن عدة اجراءات متتابعة مرة واحدة انقر فوق السهم واختار االجراءات التي تريد التراجع عنها الشكل alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 18 auto fill عملية تعبئة الخاليا بتسلسل معين. مثال : 1نريد ان نجعل محتويات الخاليا A2:A7نفس محتوى الخلية A1دون الحاجة الى نسخها ولصقها: قم باختيار الخلية A1يظهر على الزاوية السفلى اليسرى مربع اسود ( )fill handleقم بالنقرعليه باستخدام الماوس وسحب المؤشر الى االسفل الى ان تصل الى الخلية .A7 مثال : 2نريد ان نضع االرقم من 1الى 10في الخاليا A1:A10 قم بكتابة 1و 2في الخلية A1 , A2على التوالي تم قم بتضليلهم وبعد ذلك قم بالنقر على fill handleواسحب لالسفل الى ان تصل الى الخلية .A10 يمكن عمل تعبئة تلقائية اليام االسبوع واالشهر بنفس الطريقة فقط بكتابة اول شهر او اول يوم باالسبوع بالخلية االولى ومن تم السحب. 19 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo Cell Formatting تنسيق الخاليا (homecells formatformat cell) 1. Font formatting: home font Font نوع الخط: , font size حجم الخط, bold غامق,italic مائل, underline تحته خط, fill color لون الخلفية, font color لون الخط or Homecellsformat format cells font tab وضع خط او خطين تحت محتوى الخلية حيث يوجد خيارينunderline يمكن باستخدام: مالحظة double underline اوunderline you can set one line or two lines under the cell contents by using underline command 2. Alignment cell المحاذاة: home alignment alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 20 : top, middle, bottom محاذاة عمودية : left, center, right محاذاة افقية Alignment of text by default is to the left محاذاة النصوص بالوضع االفتراضي الى اليسار Alignment of numbers and date by default is to the right محاذاة التواريخ واالرقام بالوضع االفتراضي الى اليمين Alignment of logical values is middle alignment by default. محاذاة القيم المنطقية هو بالوسط بشكل افتراضي Or Homecellsformatformat cellalignment 3. Borders: االطار Adding border to cell(s): Select the cell(s) home font border chose the suitable border style press on arrow next to border يمكن تحديد لون الخط وحجم الخط OR alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 21 Home cellsformat format cells border tab 4. Marge and center دمج الخاليا:joins the selection cells into one large cell and center the content in the new cell, it often used to create a title over a cell range. عند دمج الخاليا يجب االنتباه الى ان الخاليا التي يراد دمجها ال تحتوي على بيانات لتجنب فقدانها Home alignment marge and center unmerge cells اللغاء الدمج قم بتظليل الخاليا تم اختار Or Homecellsformatformat cell alignment text controlMarge cells 5. Fill color لون الخلفية )pattern ( يمكن تغير لون الخلفية اما بلون واحد او عدة الوان او اضافة نقشة home fontfill color Or Homecellsformatformat cellfill alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 22 6. Warp text التفاف النص: Make all content visible within a cell by display it in multiple line عرض محتوى الخلية بأكثر من سطر Home alignment warp text Or Homecellsformatformat cell alignment text controlWrap text 7. Shrink to fit: Homecellsformatformat cell alignment text controlshrink to fit تستخدم لتغيرحجم الخط بشكل تلقائي حسب ابعاد الخلية 8. Text orientation اتجاه النص: rotate text to a diagonal angle قطريor vertical عموديorientation Home alignment text orientation OR Homecellsformatformat cell alignment text orientation alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 23 9. Format painter نسخ التنسيق: copy formatting from place and apply it to another place نسخ التنسيق من أحد الخاليا وتطبيقها في خاليا أخرى Home clipboard format painter 10. Strikethrough: وجود خط في منتصف النص كما في الشكل التالي alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 24 11. Number Format: choose how the numbers and dates in a cell are displayed. تحديد التنسيق لالرقام والتواريخ Home number number format. مثال الخلية A1تحتوي على 250يكون شكل التنسيق كالتالى : يمكن تغيير اعدادات معينة داخل كل نوع عن طريق اختيار More number format 250 من غير اي تنسيق General 250.00 250.00 $ رقم – يحتوي على فواصل عشرية ويمكن الغاءها عملة – تظهر اشارة العملة بعد الرقم يمكن تغير رمز العملة نسبة مئوية Number 250.5تصبح 250 1/2 2.500E+02 اذا كان الرقم يحتوي على فواصل عشرية فيحوله الى كسر علمي يطهر الرقم مع القوة ()E Scientific 3/1/2015 تاريخ قصير مثال 2015-1-3 : Short date تاريخ طويل مثال Long date 25000% OR Monday, January 5, 2015 Currency Percentage Fraction Monday, January 5, 2015 Homecellsformatfomat cellNumber example : يمكن تغيير عدد المنازل العشرية 25 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo decimal places : عدد المنازل العشرية في الرقم سواء كان الرقم موجب او سالب 12.Comma style: اظهار فواصل االلف Home number comma style Example : 250000 250,000.00 بعد اختيارها يظهر الرقم Cell Style Quick format a cell by choosing from predefine styles (set of formatting characteristics, such as fonts and font sizes, number formats, cell borders, and cell shading) or we can define it as built-in combination of formats that can be applied to a range of cells بحيث يمكن تطبيقه على مجموعة من الخاليا وهيا عبارة عن, تنسيق الخلية عن طريق تنسيق معرف مسبقا مجموعة من التنسيقات المعرفة مسبقا على االكسيل حيث يمكن تطبيقها على خلية أو اكثر Homestyle cell style Format as a Table Quick format a range of cells and convert it to a table by choosing a predefine table style تنسيق مجموعة من الخاليا بشكل سريع على شكل جدول عن طريق االختيار من مجموعة من التنسيقات المعرفة مسبقا Home styles format as table click table format you want to apply format as table dialog box will appear. alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 26 My table has headers : if table has header row اعتبار ان اول صف من الخاليا المحددة هو عنوان االعمدة Arrow of sort and filter أسهم الفرز والتصفيةwill appear To remove the arrow : range لحذف اسهم الفرز والتصفية او لتحويل الجدول الى Design toolsconvert to range. Example ( عليها؟ وما نوع الفرز؟sort( أي من االعمدة تم تطبيق عملية فرز ascending فرز تصاعديsalary : االجابة Example ( عليها؟filter ( أي من االعمدة تم تطبيق عملية تصفية name : االجابة Sort Data فرز البيانات You can sort text, numbers or dates in ascending تصاعديor descending تنازلي alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 27 To sort text: 1. select any cell within the list range تاكد من اختيار الخاليا المناسبة 2. home editing sort & filter note : ascending sort is the default order for sort command. To sort number: 1. select any cell within the list range تاكد من اختيار الخاليا المناسبة 2. home editing sort & filter To sort date: 1. select any cell within the list range تاكد من اختيار الخاليا المناسبة 2. home editing sort & filter اذا كان يوجد اكثر من عمود يوجد فيه بيانات وقمنا بفرز احد االعمدة تظهر رسالة تحذرية Expand the selection: يقوم بترتيب الخاليا المظلله وعكس ذلك على بقية االعمدة alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 28 Continue with the current selection: يرتب فقط العمود المحدد مهما كانت البيانات االخرى (االعمدة االخرى ) اي ان باقي االعمدة تبقى كما .هي Sort month and date: 1. Select any cell 2. Home editing sort and filter custom sort 3. In order select custom list 4. Select your format from custom list dialog box 1. 2. 3. 4. 5. Sort column from left to right فرز حسب الصف وليس العمود: Select any cell Home editing sort and filter custom sort Press option button From sort option choose sort left to right Select the row you want to sort it Default sort is sort by column (sort top to bottom) alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 29 اذا كان الصف الذي تريد فرزه يحتوي على تواريخ وارقام ونصوص يكون الفرز smallest to largest Text >date >number Largest to smallest Sort by more than columns or rows: Example : Sort by value columns then by name columns 1. Select any cell 2. Home editing sort and filter custom sort add level عمود واحد الضافة عمود جديد نختارsort by بالبداية يكون فقط The result: alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 30 Search and Replace Search: find and select specific information within the document البحث عن معلومات مهمة داخل الملف Home editingfind and select Or Ctrl+f In find what text box enter the text or numbers you want to search for then press find next. Replace: استبدال النص الموجود بنص اخر Ctrl+f click on replace tab in find and replace dialog box Find what : الكلمة الموجودة في المصنف Replace with : الكلمة التي تريد وضعها بدل الكلمة االصلية Replace: فقط اول كلمة يجدها مطابقة للكلمة التي نبحث عنها يستبدلها Replace all: يستبدل كل الكلمات المطابقة للكلمة التي نبحث عنها alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 31 comment التعليق: اذا احتوى المصنف على كثير من المعادالت قد يكون من الصعب تذكر الهدف من هذه المعادلة فيما بعد لذلك نقوم . بوضع التعليق الضافة شرح على الخلية To add comment: الضافة تعليق Click the cell you want to add the comment in it review (tab)comments(group) new comment in the comment box type the comment text click outside the comment box when you finish. يصبح على الخلية التي تحتوي على تعليق مثلث احمر على الزاوية العليا اليمنى:مالحظة red triangle in the top right corner To edit a comment: Select the cell with comment reviewedit commentrewrite what you want click outside he comment box when you finish. To delete a comment: Select the cell with comment reviewdelete. OR R.C on the cell with comment delete comment. عن طريقcomments يمكن التنقل بين ال reviewcomments next ( (االنتقال الى التعليق التالي or reviewcommentsprevious )(االنتقال الى التعليق السابق alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 32 لعرض كل التعليقات reviewcomments show all comments التصفية Filter: تصفية بناء على شرط معين Include filtering by selection for simple criteria يجب ان تحتوي الخاليا على معلومات select a range of cells homeeditingsort and filter filter يظهر سهم بجانب اول صف بالعمود المحدد وهذا يدل ان هذا العمود جاهز الجراءالتصفية ما نريد اظهاره نضع بجانبه اشارة الصح وما ال نريد اظهاره نزيل اشارة الصح وذلك حسب الشرط عليه. إلرجاع البيانات المفلترة نضع اشارة الصح على select all فتظهر كل البيانات 33 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo text filter: :وبذلك تكون الخطوات كالتاليtext filter اذا كان العمود يحتوي على نصوص فانه يمكن اجراء التصفية homeeditingsort and filter filtertext filter Custom Filter (or select the condition you want ) ومن ثم اختيار الشرطcustom filter يمكن اختيار الشرط مباشرة او اختيار text filter or number filter صندوق حوار يظهر بعد اختيار: custom filter number filter: وبذلك تكون الخطواتnumber filter اذا كان العمود يحتوي على ارقام او تواريخ فانه يمكن اجراء :كالتالي Home EditingSort & FilterFilter Number FilterCustom Filter ومن ثم اختيار الشرطcustom filter يمكن اختيار الشرط مباشرة او اختيار في حالة اردنا ان نختار خيار ليس بالقائمة وفي حالة اخترنا اي خيار في القائمةcustom filter نختار custom filter يظهر لنا صندوق حوار number filter اذا كان العمود يحتوي على ارقام فانه يمكن اجراء التصفية after you choose your condition, the custom auto filter will appear يجب معرفة ماذا يعني كل شرط من الشروط: مالحظة you can complete your condition or add another condition. alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 34 Multiple conditions can be defined to control which records are selected through the use of logical operators (and,or) and اوor عند وجود اكثر من شرط يجب االنتباه الى ان بين الشرطين and is default of filter example: if we have table contain 200 students and their marks , and we want to show the students who got mark greater than 50: Home--> Editing-->Sort & Filter-->Filter--> Number Filter-->Custom Filter 50 ومن ثم نضعgreater than نختار example: filter data and show only any row contain name of ali or jad, and mark greater than 11 jad اوali الشرط اظهار الخاليا التي تحتوي اسم 11 وتكون العالمة اكثر من كما هو بالشكلname نقوم بعمل تصفية على عمود كما في الشكلmark ثم نقوم بعمل تصفية على عمود alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 35 date filter: Home--> Editing-->Sort & Filter-->Filter-->Date Filters :المطلوب Filter Date data ( before, after, between, search in quarter, dates in specific month, dates in this, previous, next (week,month,year)) Quarter Quarter 1 month 1, 2, and 3 Quarter 2 month 4, 5, and 6 Quarter 3 month 7, 8, and 9 Quarter 4 month 10, 11, and 12 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 36 Example وبناء على المعلومات المدخلة2019 /4/2 لنفترض ان تاريخ اليوم هو : ما هو الناتج في الحاالت التالية 1. date filter next week 2. date filter next year 3. date filter last month 4. to remove filter : homeeditingsort and filter filter يكون لونه برتقالي اذا كان مفعل alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 37 paste special لصق خاص Excel provides a more advanced pasting feature called past special which provide you with a number of pasting options. ، كل شيء في الخلية أو النطاق المصدر، Excel بشكل افتراضي عندما تقوم بالنسخ (أو القص) واللصق في هذا هو االجراء الذي يحدث. يتم لصقها في الخلية (الخاليا) الوجهة، والتحقق من الصحة، والصيغ، والتنسيق لديك العديد من خيارات اللصق األخرى الموجودة في، بما انك قد ال تريده. للصقهCTRL + V عند الضغط علي قد تحتاج إلى لصق محتويات خليه ولكن بدون، علي سبيل المثال. استنادا إلى ما تقوم بنسخه، ""لصق خاص أو قد تحتاج إلى لصق نتيجة. أو ربما تريد تبديل موضع البيانات التي تم لصقها من الصفوف إلى االعمده.تنسيقها . يتم تنفيذ كل هذه االمور عن طريق لصق خاص.صيغه بدال من الصيغة نفسها past special works only with copy copy ال يتفعل اال اذا كنا عاملين homeclipboardpast paste special All Paste all cell contents and formatting. Formulas Paste only the formulas as entered in the formula bar. Values Paste only the values as displayed in the cells. Formats Paste only cell formatting. Comments Paste only comments attached to the cell. Validation Paste data validation rules for the copied cells to the paste area. All using Source theme Paste all cell contents and formatting using the theme that was applied to the source data. All except borders Paste all cell contents in the document theme formatting that is applied to the copied data. Column widths Paste the width of one column or range of columns to another column or range of columns. Formulas and number formats Paste only formulas and number formatting options from the selected cells. Values and number formats Paste only values and number formatting options from the selected cells. alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 38 Formulas المعادالت: Equations that can perform calculations, return information, manipulate the contents of other cells, test conditions, and more. A formula always starts with an equal sign (=). Select a cell and start typing :In a cell, type an equal sign (=) to start the formula. example : A1 : A5 هي ناتج جمع محتوى الخالياA6 المعادلة في الخلية 15 enter يصبح الناتج بعد الضغط على زر We deal with cell reference rather than content example: اذا اردنا ان نضيف العدد,اذا اردنا ان نقوم باجراء عملية حسابية على عمود معين وبابقاء النتيجة في نفس العمود A1:A5 على جميع الخاليا5 : نتبع الخطوات التالية 5 بالرقمB1 نقوم بملئ الخلية.1 B1 نقوم بعمل نسخ للخلية.2 A1:A5 تم نقوم بتحديد الخاليا.3 past special .4 add قم باختيارoperation من.5 None Paste the contents of the copy area without a mathematical operation. Add Add the values in the copy area to the values in the paste area. Subtract Subtract the values in the copy area from the values in the paste area. Multiply Multiply the values in the paste area by the values in the copy area. Divide Divide the values in the paste area by the values in the copy area. :يوجد انواع اخرى للعمليات وهي كالتاليarthmatic operation تسمى هذه العمليات العمليات الحسابية Arithmetic operation /,*,+,Relational operation >,<,=,<> ,>=,<= Logical operation And ,or , not : لنقل محتويات عمود الى صف select the column copy select the row past special transpose. define name naming range of cells , formulas, and more. we have a range of cells, we give it a specific name, A name makes it easy to reference a cell or range because you don't have to remember the exact cell address, you simply need to remember the name. تحديد مجموعة من الخاليا وتحديد اسم لها من اجل استخدام االسم في اي معادلة بدال من تحديد مجموعة الخاليا alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 39 Select the range of cells to be named formuladefined namesdefine name write the name and press "ok". OR Select the range of cells to be named formuladefined namesName Manager define name ومن ثم اضافةName manager يمكن الذهاب الى : يوجد شروط لكتابة االسم حرف255 طوله ال يتعدى ال يوجد فراغات _ يبدأ بحرف او The range of cells A2 to B4 is named as name , the name of range of cells will be seen in name box يمكن معرفة االسم لمجموعة من الخاليا عن طريق name box naming cells using row and column labels (header name) اول سطر: يمكن اختيار االسم مباشرة من الخاليا التي ثم اختيارها مثل ان يكون اول خلية في المدى الذي تم اختياره define name هو ال make the name of cells is the same as the top selected value (by using a title of the cells) Select the range of cells to be named formuladefined names name from selection select "top" deleting name: Formuladefined namesname managerselect the name you want to deletedelete alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 40 using range name in formula: Write the function -for example: =sum(- then go to formuladefined namesuse in formulaselect the name you want to useclose the function brace alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 41 Protection الحماية Protection has 3 levels: protect worksheet protect workbook , protect excel document حماية المصنف و حماية ورقة العمل وحماية ملف االكسل: يوجد ثالث انواع للحماية protecting worksheet elements: حماية محتويات ورقة العمل it's possible to protect a worksheet so that only users with the correct password can access the worksheet. You can prevent user from inserting, deleting, formatting rows and columns, and changing the content of a locked cell. يمكن حماية ورقة العمل بحيث فقط الشخص الذي يملك كلمة المرور الصحيحة هو الذي بامكانه التحكم يمكن حماية الورقة من حذف او اضافة او التنسيق على االعمدة والصفوف أوتغيير محتوى.بورقة العمل .الخاليا select the cells that you want to protect homecellsformatformat cellselect protection tab. locked: prevent any modification to cells once the sheet is protected. .تكون مفعلة تلقائيا أي ان جميع خاليا المصنف محمية Hidden: hides the formula, after the sheet is protected. تكون معطلة تلقائيا ال يكون الي من هذه الخاصيتين تأثير اال اذا تم عمل حماية لورقة العمل protect worksheet: :لحماية ورقة العمل اتبع الخطوات التالية reviewchangesprotect sheet write a password in dialog boxconform the password. note : password is optional كلمة المرور اختيارية فأن المعادالت ال تظهر في شريطhidden ال يمكن التعديل على اي من الخاليا واذا قمنا باختيار .الصيغة الرياضية unprotect a worksheet: reviewchangesunprotect sheet write a password in dialog box. االن يمكن التعديل على الورقة protect excel workbook: user will be unable to add a new chart, sheet,( viewing, copying, moving, inserting) worksheet, resizing or closing window. reviewchangesprotect workbookdialog box will appear (password is optional) alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 42 structure: prevent user from viewing, copying, moving, or inserting worksheet. Windows: prevent users from moving, resizing, or closing windows. you can add password if you want to unprotect a workbook: reviewchangesprotect workbook dialog box will appear password for opening a workbook: filesave astoolsgeneral optiongeneral optiondialog box will appear نقوم بادخال كلمة المرور(كلمة للفتح وكلمة للتعديل) بعدها في كل مرة نقوم بفتح المصنف يطلب كلمة .المرور read-only recommended أي انه ال يمكن اجراء اي تعديل على الملف ولكن اذا قمت بالتعديل وارضت الحفظ يقوم اكسل بالسؤال فيما اذا copy اسم الملف االصلي: كنت تريد انشاء نسخة جديدة مع التعديالت التي قمت بها يكون اسم النسخة الجديدة .xlsx ويكون امتدادهof always create backup كل ما تقوم بتعديل يقوم الجهاز بعمل نسخة احتياطية عن الملف االصلي : يصبح هناك نسختين النسخة االصلية.1 xlk امتدادهاbackup of نسخة احتياطيةاسمه اسم الملف االصلي.2 alaa لنفترض ان اسم الملف االصلي هو unprotect a workbook filesave astools general optiongeneral optiondialog box will appeardelete the password from password to open or password to modify. alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 43 Formula المعادلة Formulas are equations that can perform calculations, return information, manipulate the contents of other cells, test conditions, and more. A formula always starts with an equal sign (=). المعادلة تبدأ دائما باشارة = تستخدم المعادلة الجراء العمليات الحاسبية وعمليات المقارنة examples: 1) =1+5+4 --> this formula will return 10 2) this formula will return 10 3) this formula will return -1 4) this formula will return -3 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 44 Operators: العمليات 1. Arithmetic Operators العمليات الرياضية ( Add : +, Subtract: -, Divide: /, Multiply: *, Power: ^) Precedency: ترتيب االولويات 1. () 2. ^ 3. / * : from left to right 4. + - : from left to right 2. Relational Operators (comparison operators) عمليات المقارنة (=: equal , >: greater than , <: less than, <=: less than or equal, >= : greater than or equal ,<> : not equal) 3. Logical Operators: العمليات المنطقية ( and , or , not) Example1: Answer: 19 Example2: Answer: 11 Example3: Answer: TRUE Example4: Answer: FALSE alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 45 نقل المعادلة Copying Formula مرجع الخلية Cell reference له نوعين : .1نسبي )by default ( relative .2مطلق absolute مثال : إذا أردنا نقل المعادلة في الخلية C1الى الخلية C3فأن المعادلة سوف تتغير الن مرجع الخلية نسبي أي أنه سوف يتغير حسب مكان النقل نالحظ ان النقل في نفس العمود وانتقلنا من الصف االول الى الصف الثالث وبالتالي فان المعادلة يتغير فيها قيم الصفوف بمقدار الفرق بين الخليتين التي تم النقل بينهما وهو 3-1=2لذلك تصبح المعادلة عند نقلها من C1الى C3هي A3+B3ويكون الناتج في الخلية C3هو .7 إذا أردنا نقل المعادلة في الخلية C1الى الخلية E1نالحظ ان النقل في نفس الصف وانتقلنا من العمود Cالى العمود Eوبالتالي فان المعادلة يتغير فيها قيم االعمدة بمقدار الفرق بين الخليتين التي تم النقل بينهما وهو عمودين لذلك تصبح المعادلة عند نقلها من C1الى E1هي C1+D1ويكون الناتج في الخلية E1هو .2 إذا أردنا نقل المعادلة في الخلية C1الى الخلية E4نالحظ ان النقل في عمود وصف مختلفين اي ان قيم الصفوف واالعمدة سوف تتغير بالمعادلة بمقدار الفرق بين الخليتين التي تم نقل بينهما وهو 3=1-4صفوف و عمودين المعادلة هي A1+B1عند زيادة 3صفوف تصبح A4+B4وعند زيادة عمودين تصبح C4+D4لذلك تصبح المعادلة عند نقلها من C1الى E4هي C4+D4ويكون الناتج في الخلية E4هو 0الن الخليتين C4و D4فارغتين اي ان قيمتهما هو صفر . مثال: 2 A B C Add 5 After add mark 1 80 2 70 3 55 90 92 72 82 60 4 5 6 7 8 9 المطلوب اضافة عالمة اضافية للطالب جميعهم بمقدار محتوى الخلية C2وتخزينها في العمود B 46 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo نقوم بكتابة المعادلة التالية في B2=A2+C2 لعمل نفس المعادلة لباقي الخاليا في العمود Bنقوم بنسخ المعادلة المعادلة من B2ولصقها في B3:B9 في هذه الحالة سوف يكون مرجع الخلية نسبي فتكون المعادالت كالتالي: A B C 1 mark After add Add 2 80 A2+C2 5 3 70 A3+C3 4 55 A4+C4 5 90 A5+C5 6 92 A6+C6 7 72 A7+C7 8 82 A8+C8 9 60 A9+C9 والنتائج : C Add 5 B 1 After add 2 85 3 70 4 55 5 90 6 92 7 72 8 82 9 60 تم اضافة 5عالمات فقط للخلية B2 لحل المشكلة يجب استخدم مرجع الخاليا المطلق كالتالي: نقوم بوضع المعادلة التالية في B2 A2+$C$2 أي ان A2مرجع نسبي فيتغير تبعا لمكان المعادلة فاذا تم وضعها في B3 فانها تصبح A3 بينما C2فهو مطلق فيبقى ثابت مهما كانت الخلية التي نسخنا اليها المعادلة النها مطلقة ( تكتب على الشكل التالي )$C$1 : 47 A mark 80 70 55 90 92 72 82 60 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo عند نسخ المعادلة ولصقها في الخاليا B3:B9تكون المعادلة كالتالي : A B C mark After add Add 80 A2+$C$2 5 70 A3+$C$2 55 A4+$C$2 90 A5+$C$2 92 A6+$C$2 72 A7+$C$2 82 A8+$C$2 60 A9+$C$2 والنتائج : C Add 5 B After add 85 75 60 95 97 77 87 65 A mark 80 70 55 90 92 72 82 60 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9 وهو المطلوب من السؤال يمكن تثبيت الخلية المراد تثبيتها تثبيتا ً جزءياً ,بمعنى أنه يمكنك تثبيت عنوان العمود فقط أو عنوان السطر فقط فيمكن كتابة مرجع الخلية على النحو التالي $A1 :أي اننا قمنا بثتبيت العمود وابقاء الصف نسبيا ً مثال: إذا أردنا نقل المعادلة في الخلية C1الى الخلية E4نالحظ ان النقل في عمود وصف مختلفين اي ان قيم الصفوف واالعمدة سوف تتغير بالمعادلة بمقدار الفرق بين الخليتين التي تم نقل بينهما وهو 3=1-4صفوف و عمودين لكن وجود اشارة $قبل رمز العمود Aو Bيعني ان قيمة العمود Aو Bسوف يبقى ثابت مهما كان مكان النقل الن مرجع الخلية نسبي 48 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo المعادلة هي A1+B1عند زيادة 3صفوف تصبح A4+B4لذلك تصبح المعادلة عند نقلها من C1الى E4هي A4+B4ويكون الناتج في الخلية E4هو 8الن الخلية A4تحتوي 4و B4تحتوي على 4اي ان ناتج الجمع هو 8 .امثلة على نقل المعادلة من خلية الى خلية اخرى : ? example 1 : move the formula written in C1 to F1 what is the formula نجد الفرق في االعمدة والصفوف بين الخلية التي يتم النقل منها والخلية التي يتم النقل اليها C1-->F1 )difference in columns = from C to F we have 3 columns (C,D,E difference in rows = 0 الفرق في االعمدة = , 3الفرق في الصفوف = 0 now we have to add 3 columns to each column in the formula يجب اضافة 3اعمدة الى المعادلة االصلية A1+B2 A--> D B-->E the formula will be D1+E2 ? What is the result D1 contain 3 , E2 contain 2 D1+E2 3+2=5 so the result will be 5 ? Example 2: move the formula written in C1 to F5 what is the formula C1-->F5 الفرق في االعمدة = ) , 3)C,D,Eالفرق في الصفوف = )4=(5-1 A3+B2 نقوم باضافة 3اعمدة الى رمز العمود في المعادلة A--> Dبعد اضافة 3اعمدة B-->Eبعد اضافة ثالث اعمدة ونقوم باضافة 4صفوف الى رمز الصف في المعادلة فتصبح المعادلة : D7+E6 والناتج هو 7= 2+5 49 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo ? Example 3: move the formula written in B4 to F5 what is the formula B4-->F5 الفرق في االعمدة = ) , 4)B,C,D,Eالفرق في الصفوف = )1=(5-4 $A$1+$D2+B$2 نقوم باضافة 3اعمدة الى رمز العمود في المعادلة ,لكن اي رمز عمود يسبقه اشارة $يبقى كما هو اي اننا نضيف فقط على Bاربع اعمدة فتصبح F ونقوم باضافة صف الى رمز الصف في المعادلة ,لكن اي رمز صف يسبقه اشارة $يبقى كما هو فتصبح المعادلة: $A$1+$D3+F$2 والناتج هو 2=0+1+1 Errors of formula and function • قد تحدث بعض األخطاء أثناء كتابة الصيغ الحسابية ،ويساعدك برنامج Excelعلى اكتشاف تلك األخطاء، حيث يقوم بإظهار بعض الرموز الخاصة في الخاليا التي تحتوي على أخطاء تشعرك بوجود خطأ في الصيغة ،يطلق عليها رسائل اإلعالم عن الخطأ ،والجدول اآلتي يوضح بعض رسائل اإلعالم عن الخطأ وكيفية معالجتها: الخطأ السبب الحل ######## يعرض Excelهذا الخطأ عندما اليكون عرض العمود كافيا ً لعرض كل االرقام الموجودة في الخلية ،أوعندما تحتوي خلية على قيم تاريخ أوقيم زمنية سالبة. زيادة عرض العمود حتى يعرض جميع محتوياته. !#REF يعرض Excelهذا الخطأ عند وجود مرجع خلية غيرصحيح .على سبيل المثال ،من الممكن أن تكون قد حذفت خاليا ُمشار إليها في صيغ أخرى ،أو قمت بلصق خاليا نقلتها فوق خاليا ُمشارإليها في صيغ أخرى. يتم عرض هذا الخطأ عندما ال يتعرفExcelعلى نص الصيغة .على سبيل المثال ،قد تتم كتابة اسم نطاق أواسم دالة بشكل غيرصحيح .أو أن الصيغة تحتوي نصا ً ال يستطيع البرنامج التعرف إليه يمكن أن يعرض Excelهذا الخطأ إذا تضمنت الصيغة خاليا تحتوي على أنواع بيانات ال يمكن اجراء العملية عليها ,مثل أن تتضمن الصيغة قيم نصية في حالة الجمع اذ انه ال يمكن جمع النصوص. التأكد من مراجع الخاليا المستخدمة في الصيغة. ?#NAME ?#VALUE !#DIV/0 50 التأكد من كتابة نص الصيغة بشكل صحيح. إجراء تغييرات بسيطة على الصيغة والتأكد من البيانات المستخدمة في الصيغة. يعرض Excelهذا الخطأ عندما تتم قسمة رقم على صفر ( )0أوعلى خلية تغييرالقيمة المقسوم عليها إلى غيرالصفر التحتوي على أية قيمة. (.)0 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo Examples: في حالة وجود ( CELLS RANGEمجموعة من الخاليا) ومن ضمنها اسماء او قيم منطقية واردنا ان نحسب المجموع فأن النتيجة تكون ناتج جمع كل االرقام واستثناء االسماء والقيم المنطقية القيم المنطقية هي TRUE , FALSE : سيكون المجموع هو ناتج جمع A2,A3,A5.A6وهي 12 وال يتم جمع االسماء المعادلة هي =A1+A2+A3 ولكن الخلية A1تحتوي على اسم لذلك يعطينا خطأ #VALUE B2خلية فارغة اي ان القيمة يعتبرها --- 0ال يجوز القسمة على صفر Fiليس مرجع خلية صحيح لذلك سوفي يعطينا ?#NAME عند كتابة اسم الدالة بشكل خطأ يعطينا ?#NAME 51 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo =today = اسم خطأ والصحيحtodat مثال 7 في هذه الحالة سيعطي الجواب ref فانه سوف يعطيناA2 اذا قمنا بحذف الصف Example Answer: #value A1:A4 تمثل الخالياdefine name عبارة عنTest Example Answer: #name Answer: 11 Answer : #value Answer : 7 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 52 يمكن وضع االرقام والتاريخ بين عالمات التنصيص (") ,اما وضع النصوص والقيم المنطقية فيعتبر خطأ من نوع value Example Answer : #value Answer: 6 AA is define name AA=A1 يجب االنتباه عند كتابة التاريخ حيث ان الترتيب هو شهر/يوم/سنة Example Example 53 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo Answer: مالحظات : .1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 القيم المنطقية ( )true,falseتعتبر قيمتها true=1و false =0بالنسبة للمعادلة اذا كانت ضمن خلية او تم كتابتها ضمن المعادلة ال يجوز جمع النصوص يعتبر خطأ valueكما هو الحال في المعادلة في الخلية B4 وضع االرقام والتاريخ بين عالمات ترقيم يعتبر صحيح ال يجوز وضع نصوص وقيم منطقية داخل عالمات التنصيص في المعادلة يعتبر خطأ value يجب التأكد من كتابة التاريخ بصيغة صحيحة – كتابته بطريقة يعتبر خطأ value الخلية الفارغة عند استخدامها بمعادلة تعتبر 0 كتابة اي اسم خاطئ داخل المعادلة يعتبر خطأ nameاال اذا كان هاد االسم اسم معرف كما هو الحال في المعادلة الموجودة في C2 في الخلية bb , C3عبارة عن اسم معرف يمثل الخلية A2 54 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo Functions الدوال Function is an operation whose use simplifies the formula building صيغة مجهزة مسبقا تستخدم في اداء مختلف العمليات وذلك من خالل استخدام قيم معينة يطلق عليها معامالت (arguments) : الصيغة العامة =function_name(arguments) )true,false( المعامالت ممكن ان تكون اسماء او ارقام او مرجع خلية او قيم منطقيةarguments example : A6 ووضع االجابة في الخليةA1:A5 ايجاد مجموع االرقام في الخاليا one ويوجد فقط معامل واحدsum اسم الدالة هو, = نكتب المعادلة كم في الشكل حيث تبدأ المعادلة ب A1:A5 وهوargument A6 يظهر ناتج الجمع في الخليةenter عند الضغط على ويمكن معرفة المعادلة فيما بعد عن طريق شريط الصيغة formula bar الرياضية Examples of argument 1. number: =sum(2,3,4) 9 2. cell reference: =sum(A1,A3) 20+10 =30 3. range: =sum(A1:A6) 4. text representation of number: =sum("1","3")4 display formula or function not their result : الظهار المعادلة دائما في الخلية بدال من النتيجة اتبع الخطوات التالية formulasformula auditing show formulas insert function الدراج اي صيغة رياضية formulasfunction libraryinset functiondialog box will appear we will take the following : 1. date and time functions 2. math and trig functions 3. statistical functions 4. logical functions 5. text functions 6. nested function استخدام اكثر من دالة في نفس الوقت alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 55 Date and Time Functions 1. today: return the current date 2. now: return the current day and time 3. day: take a date or a reference for a cell contains date value and return the day from this date, an integer ranging from 1 to 31 4. month: take a date value or a cell contains date value and return the month from this date, the month is given as an integer ranging from 1 (January) to 12 (December) 5. year: take a date value or a cell contains date value and return the year from this date, an integer in the range 1900-9999 سنة/يوم/ شهر: التنسيق االفتراضي للتاريخ هو الناتج من جميع هذه الدوال اما ارقام او تواريخ Today Is a function that does not take any inputs and return the current date يظهر تاريخ اليوم Today function updated only when the worksheet is calculated, It is not updated continuously =today() Will return 17/2/2016 تاريح اليوم Formulas function library insert function date &timetoday this function take 0 argument ال ياخد اي معامالت يتغير تلقائيا حسب تاريخ اليوم اذا قمنا بفتح المستند في يوم اخر نجد ان التاريخ تأخر حسب تاريخ اليوم Example : =today()+5 Will add 5 days to the date يضيف على التاريخ خمس ايام يجب االنتباه على طريقة كتابة الدالة حتى ال #name يعطينا خطأ NOW: return the current day and time يرجع التاريخ والوقت NOW function updated only when the worksheet is calculated, It is not updated continuously =NOW() this function take 0 argument Formulas function library insert function date &timenow example : =now(A1) error DAY: take a date or a reference for a cell contains date value and return the day from this date, an integer ranging from 1 to 31 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 56 =day(serial_number)" نضع اما خلية تحتوي على تاريج او تاريخ بين Formulas function library insert function date &timeday Example1: تظهر باللون االزرق وكذلك يكونA1 هيargument الحظ ان ال باللون االزرقA1 اطار الخلية يظهر الجواب 2 A1 يظهر اليوم من التاريخ الموجود في الخلية Example 2: =DAY("1/1/2016") 1 " يجب وضعها بين Example 3: =DAY(A1:A2) error value example 4: =DAY("ddd") error value month: take a date value or a cell contains date value and return the month from this date, the month is given as an integer ranging from 1 (January) to 12 (December) =month(serial_number)" نضع اما خلية تحتوي على تاريج او تاريخ بين Formulas function library insert function date &timemonth example : يظهر الجواب2 يظهر الشهر ويكون رقم year: take a date value or a cell contains date value and return the year from this date, an integer in the range 1900-9999 =year(serial_number)" نضع اما خلية تحتوي على تاريج او تاريخ بين Formulas function library insert function date &timeyear example: يظهر الجواب2016 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 57 math and trig functions 1. sum: add all the numbers in a range of cells 2. sumIf: adds the cells specified by a given condition or criteria 3. round: round a number to a specified number of digits sum: accepts numeric values as inputs (cell references) and returns the summation of all given values or ranges of cells Formulas function library insert function math&trigsum OR Home editing autoSum شكل االيقونة التي تدل على عملية الجمع: Argument could be: 1. range (A1:A5,..) 2. cell reference (A1,B2,..) 3. constant (1,2,3,..) 4. logical value (true,false) example1: هذا يعني أنA1:A7 قام اكسل بتحديد الخالياsum (all باللون االزرق وعند كتابة الدالةall : مالحظة A1:A7 تمثلdefined name هوall A1:A7 all Will return 12 Number of arguments =1 فانه يجمع فقط القيم الرقمية – ال يجمع القيم المنطقية والنصوصrange في حالة وضع Example 2: =sum() ال يجوز يجب ان تأخد على االقل معامل واحد Example 3: =Sum(A1:A7,true) will return 13 since true=1 2 عدد المعامالت Example 4: =summation(A1:A7) #name? Example 5 =SUM(A1:A7;"3") 15, "3" will consider as 3 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 58 في هذه الحالة يأخد ما بين " ويجمعه مع ناتج جمع محتوى الخاليا A1:A7 Example6: Will return 3 يعتبرها نص فال يقوم بجمعها "'4',"5 Example7: ?=sum("10",g) #name ال يوجد مرجع خلية اسمه g Example 8: =sum("g",10)#value ال نضع اال رقم بين " اذا وضعنا اي شي اخر يعتبره #value example 9: =sum("aaa";Ai;1) #value يوجد خطأ valueو nameيقوم اكسل باظهار اول خطأ يواجهه وهو " "aaaأي value Example 10: )"=SUM(5;-10;FALSE;TRUE;"7/1/2015 يقوم بتحويل التاريخ الى رقم كبير ومن ثم يقوم بجمع الرقم مع باقي االرقام (المطلوب معرفته هو ان التاريخ يتحول الى رقم كبير ويمكن جمعه ) example 11 =SUM(1<>5;10) 1<>5 true then 1 so answer will be 11 example 12 will return 0 example 13 يتم تجاهل القيم المنطقية في حالة وضع مرجع خلية تحتوي على قيم منطقية will return 0 59 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo sumIf: accepts two ranges of numeric values and returns the summation of values from the second range according to the satisfying condition in the first range. جمع عدة قيم تحقق شرط معين Formulas function library insert function math&trigsumIf =sumIf(range, criteria , [sum range]) Range ,criteria( (لشرطاجبارية Sum range اختياري:actual cell to sum الخاليا التي سوف تجمع Example: =sumIf(A1:A10,"<10",B1:B10) 7 ويقوم بجمع الخاليا المقابلة لها فيA1:A10 في الخاليا10 يقوم بايجاد الخاليا التي تحتوي على قيم اقل من B1:B10 example 1 result : 50 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 60 example 2 A1:A5 في الخاليا10 يعني انه سيقوم بجمع محتوى الخاليا التي قيمتها 30 : النتيجة Round: this function takes two numbers as inputs and return the first number rounded to the nearest number of digits according to the second input. Formulas function library insert function math&triground =round(number,num-digit) Number: الرقم او مرجع الخلية المراد تدويره Num-digit: عدد المنازل العشرية التي يجب أن تظهر بعد الفاصلة If num_digit is 0, then number is rounded to the nearest integer If num_digit is less than 0, then number is rounded to the left of the decimal point If num_digit is greater than 0, then number is rounded to the specified number of decimal places Example 1: =round(A1,2) 1.26 تدوير القرب منزلتين عشريتين =round(A2,2) 1.25 تدوير القرب منزلتين عشريتين =round(1.542,2)1.54 =round(A1,0)1 )اقرب عدد صحيحthe nearest integer ( example 2: =round(A1,2)345 =round(A2,0)346اقرب عدد صحيح alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 61 =round(A2,-2)300 =round(A2,-1)350 Example 3 =round(355.88,0)356 =round(355.88,-1)360 =round(355.88,-2)400 =round(25.5,-2) 0 =round(92.5,-2) 100 **statistical functions 1. max : returns the largest value in a set of values, Ignores logical values and text. 2. min: returns the smallest value in a set of values, Ignores logical values and text 3. average: returns the average(arithmetic mean) of its arguments, which can be numbers or names, arrays, or references that contain numbers. 4. count: counts the number of cells in a range that contain numbe. 5. countblank:counts the number of empty cells in a specified range of cells, Cells with formulas that return "" (empty text) are also counted 6. countA: counts the number of cells in a range that are not empty. 7. countIf: count the number of cells within a range that meet the given condition. max : يرجع اكبر قيمة Formulas function library insert function statistical max =max(number1,[number2],..) , number of arguments between 1 and 255 Example1 : =max(true,false)1 true=1 ,false =0 =max(true,"0") 1 Example2 : Will return 2 (if the argument is range, only numbers are used while logical values, text, and empty cells are ignored) يأخد فقط االرقام ويعتبر النصوص والقيم المنطقية والخاليا الفارغة ليست موجودة Example 3: =max("false","true") #value! alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 62 min: يرجع اقل قيمة Formulas function library insert function statistical min =min(number1,[number2],..) , number of arguments between 1 and 255 Example1 : =min(true,false) 0 =min("true",0)#value! Example 2 Will return 3 =min(A2,A3) 3 يتم تجاهل القيم المنطقية في حالة وضع مرجع خلية تحتوي على قيم منطقية =min(A3=7,true)0 A3 =7 ?? no so false , false = 0 , true=1 =min(A1:A4,"0") 0 average: يرجع الوسط الحسابي مجموع االعداد على عددهمarithmetic mean Formulas function library insert function statistical average =average(number1,[number2],..) , number of arguments between 1 and 255 average : sum of numbers / count of this numbers Example 1: = average(A1:A3) 2 2=1/2 يأخد الخاليا التي تحتوي على ارقام فقط وهي خلية واحدة =average(A1:A3,3) 2.5 .. (2+3)/2 =2.5 =avarage(A1,A3) #name? يجب التأكد من كتابة اسم الدالة بشكل صحيح Example 2 : =average(A1:A5)1.4 (2+2+0+2+1)/5=1.4 = Sum(A1:A5)/5 يمكن كتابته على شكل =average(B1:B5)1.75 (2+2+2+1)/4=1.75 ال يقوم بحساب الخاليا الفارغة alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 63 =average(A1:A3, ,5)(1+2+2+0+5)/5= 2 بدل المكان الفارغ0 عند ترك اي معامل فارغ يقوم اكسل بوضع count: يعد الخاليا التي تحتوي ارقام وتواريخ =count(value1,[value2],..) take arguments between 1 and 255 Formulas function library insert function statistical count Example: =count(A1:C6) 5 =count(A1:A3,C1:C6)5 Example : =count(A1:A5) 2 =count (A1:A5,true) 3 =count (A1:A5,"true") 2 countblank: يستخدم لعد الخاليا الفارغة =countblank(range) take one argument Formulas function library insert function statistical countblank Example: =countblank(A1:C6) 9 =countblank(A1)0 =countblank(A1,A2) error countA: يظهر عدد الخاليا التي تحتوي على نصوص وارقام وتواريخ وقيم منطقية وال يحسب الخاليا الفارغة =countA(value1,[value2],..) take arguments between 1 and 255 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 64 Formulas function library insert function statistical countA =countA(A1:C6)9 =countA(A1:C6,1)10 =countA(A1:C6,A1:A3)12 =COUNTA(ali;"ali")2 "ali" وali يقوم بعد.. في هذه الحالة ال يعتبر وجود خطأ countIf: عدد الخاليا التي تحقق شرط معين Formulas function library insert function statistical countIf =countif(range,criteria) take 2 arguments Range: الخاليا المراد حساب عددها Criteria:الشرط Example : =countif(A1:A8,"Amman")2 capital or small ( ال فرق فيما كانت االحرفAmman=amman) =COUNTIF(A1:A8;"<3")3 =COUNTIF(A1:A8;A2)2 =COUNTIF(A1:A8;"") 0 يرجع عدد الخاليا الفارغة example: =count(A1:B3) 6 currency هي ارقام ولكن بصيغةB1 نالحظ ان محتوى العمود example: answer: 7 نالحظ ان الخاليا الفارغة ال يعتبر قيمتها صفر alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 65 Logical Functions 1. if :checks whether a condition is met, and returns values if True ,and another value if false 2. and: checks whether all arguments are true, and returns true if all arguments are true. 3. Or: checks whether any of the arguments are true, and returns TRUE or FALSE. Returns false only if all arguments are FALSE. 4. Not: changes FALSE to TRUE, or TRUE to FALSE 5. True: returns the logical value TRUE 6. False: returns the logical value FALSE If: Formulas function library insert function logicalif =if(logical test, value-if-true, value-if-false) take 3 arguments logical test: الشرط value-if-true: تظهر القيمة المخزنة فيها اذا كان الشرط صحيح value-if-false: تظهر القيمة المخزنة فيها اذا كان الشرط خطأ Example: =IF(A6<30;"ok";"no") no =IF("A6<30";"ok";"no") #value! =IF(A2;"ok";"no")ok فانfalse فان الشرط يعتبر صحيح اما اذا كنت صفر اوtrue اي رقم غير الصفر اوA2اذا كان في الخلية الشرط يكون خاطئ =IF(A1;"ok";"no")#value! تحتوي على نصA1 الخلية =IF(A5;"ok";"no") no وبالتالي فان الشرط خطأfalse تحتوي علىA5 الخلية =if(100;"yes";"no")yes اي عدد غير الصفر يعتبر الشرط صحيح: تعني ان الشرط صحيح100 =IF(A2<>0;A5;"no")false A5 الشرط صحيح لذلك النتيجة هي محتوى الخلية =IF(A2<>0;A1;"no")alaa A5 الشرط صحيح لذلك النتيجة هي محتوى الخلية alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 66 =IF(A2=1;A3+1;"no") 1 =IF(A2=1;"A3+1";"no") A3+1 =IF(A2<>1;A1(false لم يحدد ما هي القيمة التي يطبعها اذا كان الشرط خطأ لذلك يعتبرها false Example 2: Will return : 36 Note: this type of using functions inside each other called (nested functions). الحظ ان اكسل يقوم بتغيير لون الكتابة في المعادلة للداللة على الخاليا المستخدمة مثال A1:A6اصبح لونها ازرق وكذلك االطار اصبح ازرق Example 3: Will Return 12 example 4: answer :6 testهي اسم معرف مسبقا وهو يمثل الخاليا A1:A3بدليل اصبح لونها اخضر وقام اكسل بعمل حدود الخاليا باللون االخضر ايضا example 5: ?answer: #name 67 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo الشرط صحيح وبالتالي سوف يقوم بتنفيد )sum(allنالحظ ان allهو اسم غير موجود وبالتالي فأن الناتج ?#name )=if(A1<>1;sum(all);A2+1 answer: 3 نالحظ في هذه الحالة ان الشرط خطأ وبالتالي سوف يقوم بتفيذ A2+1ال يظهر خطأ #nameوذلك ألن جملة if ال تنفذ )sum(all =examples: =if(;"ok";"no") no عند ترك اي argumentفأنن نقوم بوضع صفر مكانه بشرط وجود فاصلتين وبالتالي فان الشرط خاطئ في هذا المثال وبتالي فالجواب no =if(;"yse";) 0 =if(10;10;) 10 =if(false;"ok";) 0 =if(false;"ok") false في حالة تم ترك اخر argumentوال يوجد اخر فاصلة فأن value if false = false AND: يرجع اما trueاو false Formulas function library insert function logicaland =and(logical1, [logical2], …) take between 1 and 255 arguments Example 1: !=AND(A1) #value يحتوي على نص لذلك فانه يتجاهله وبالتالي ال يوجد اي قيمة ليقوم بعمل ANDلها =AND(a1,a2) TRUE )=AND(A3)false (false=0 =AND(A1:A6)false وجود قيمة واحدة صفراو falseيعني ان االجابة false =AND(A1:A7)false الخاليا الفارغة في ال rangeيعتبرها غير موجودة =AND(A6:A7) true الخلية فارغة !=AND(A7) #value ?=AND("ali";5;7) #value ?=AND(ali;5;7)#Name 68 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo ?=AND ("100") #value ال يتعامل andمع االرقام انما يتعامل مع القيم المنطقية لذلك وضع الرقم بين عالمات تنصيص يعتبر خطأ =AND ("true") true يتعامل andمع القيم المنطقية لذلك فأن وضعه بين اقواس يعتبر صحيح =AND(12/4/1995;4;10) true, because the date will be represented finally as a number. الن اخر شرط خاطئ =AND(7>5; (10+3)<15;A3<>0) false Example 2: Will returns false الن الشرط االول خاطئ OR: يرجع اما trueاو false Formulas function library insert function logicalor =or(logical1, [logical2], …) take between 1 and 255 arguments Example 1 : يحتوي على نص !=OR(A1) #value )=OR(A4)true (true=1 =OR(A1:A6)true وجود قيمة واحدة trueاو أي قيمة ما عدا الصفر وال falseيعني ان االجابة true =OR(A1:A7)true الخاليا الفارغة في ال rangeيعتبرها غير موجودة الخلية فارغة !=OR(A7) #value ?=OR("ali";5;7) #value ?=OR("100") #value ال يتعامل orمع االرقام انما يتعامل مع القيم المنطقية لذلك وضع الرقم بين عالمات تنصيص يعتبر خطأ =OR ("true") true يتعامل orمع القيم المنطقية لذلك فأن وضعه بين اقواس يعتبر صحيح 69 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo =OR(ali;5;7)#Name? Example 2: NOT: false اوtrue يرجع اما Formulas function library insert function logicalNOT =not(logical) take 1 argument (unary operator) Example: =not(A6) #value! =not(A1)false =not(A4) true =not(100) false =not(0) true =not("100")#value! مع االرقام انما يتعامل مع القيم المنطقية لذلك وضع الرقم بين عالمات تنصيص يعتبر خطأnot ال يتعامل =not ("true") false مع القيم المنطقية لذلك فأن وضعه بين اقواس يعتبر صحيحnot يتعامل =not(A1=1)false (A1=1 true, not(true)=false) =not(A1:A3)#value! (value or expression that can be evaluated to true or false) range ال يجوز ان نضع =not(max(A1:A3))false max(A1:A3)6,not(6)false FALSE: return the logical value FALSE Formulas function library insert function logicalfalse =false() take zero arguments TRUE:return the logical value TRUE Formulas function library insert function logicaltrue =true( ) take zero argument alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 70 Text functions 1. Lower: converts all letters in a text string to lowercase 2. UPPER: converts all letters in a text string to uppercase. 3. PROPER: converts text string to proper case; the first letter in each word in uppercase, and all other letters to lowercase. 4. LEN: Returns the number of characters in a text string. 5. TRIM: Removes all spaces from text string except for single spaces between words. 6. EXACT: Checks whether two text strings are exactly the same, and returns TRUE or FALSE. EXACT is case-sensitive. 7. CONCATENATE: joins several text strings into one string. 8. REPT: repeats text given number of times. Use REPT to fill a cell with a number of instances of a text string. 1. LOWER: converts all letters in a text string to lowercase To insert LOWER function: formulasFunction LibraryInsert Function>>select TEXT categoryLOWER =Lower (text) alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 71 Examples: =LOWER("test") test =LOWER("Skills")skills =LOWER("COmputer") computer =LOWER(25)25 =LOWER("78")78 =LOWER(TRUE)true =LOWER("TRUE")true = LOWER ("FALSE")--> false =LOWER(skill)--> #NAME 2. UPPER: converts all letters in a text string to uppercase. To insert UPPER function: formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT category UPPER =UPPER (text) Example: = UPPER ("good") GOOD =UPPER("COMPUTER")COMPUTER = UPPER ("COmputer") COMPUTER alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 72 = UPPER (80)80 = UPPER ("95")95 = UPPER (TRUE)TRUE = UPPER ("true")TRUE = UPPER (good) #NAME 3. PROPER: converts text string to proper case; the first letter in each word in uppercase, and all other letters to lowercase. To insert PROPER function: formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT category PROPER =proper (text) Example: =PROPER(A4)Computer Skill =PROPER("a") A =PROPER("ahmad") Ahmad =PROPER("SKILL") Skill =PROPER(skill)#NAME =PROPER(12) 12 =PROPER("12") 12 =PROPER("first_one ") First_One =PROPER("first+one ") First+One 4. LEN: Returns the number of characters in a text string. To insert LEN function: formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT categoryLEN =len (text) alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 73 Example: =LEN ("computer skill" ) 14 =LEN (120 )3 =LEN ("5" ) 1 =LEN (TRUE ) 4 =LEN ("false") 5 =LEN ("A" )1 =LEN (B1 ) 0 (If B1 is empty cell) =LEN (com ) #NAME 5. TRIM: Removes all spaces from text string except for single spaces between words. To insert TRIM function: formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT categoryTRIM = TRIM(text) Example: =TRIM("Computer Skill")Computer Skill =TRIM("Computer Skill") Computer Skill =TRIM("120")120 =TRIM("1 20")1 20 =TRIM(Computer ) #NAME 6. EXACT: Checks whether two text strings are exactly the same, and returns TRUE or FALSE. EXACT is case-sensitive. To insert EXACT function : formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT categoryEXACT =Exact(text1,text2) alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 74 Example: =EXACT("COMPUTER", "computer")FALSE =EXACT("A","a") FALSE =EXACT(120,20 ) FALSE =EXACT("123",123 ) TRUE =EXACT(skill,"skill" ) #NAME =EXACT( FALSE,"FALSE") TRUE =EXACT(true,true ) TRUE 7. CONCATENATE: joins several text strings into one string. To insert CONCATENATE function: formulasFunction LibraryInsert Functionselect TEXT category CONCATENATE = CONCATENATE (text1, text2,....) Example: = CONCATENATE ("Hi","man" ) Himan alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 75 = CONCATENATE ("welcome" )welcome = CONCATENATE (120,3 ) 1203 = CONCATENATE ("2","04" ) 204 = CONCATENATE (TRUE,"TRUE" ) TRUETRUE = CONCATENATE ("12","false","hi","5" )12falsehi5 = CONCATENATE (skill,computer,sec26 ) #NAME 8. REPT: repeats text given number of times. use REPT to fill a cell with a number of instances of a text string. To insert REPT function: formulas>>Function LibraryInsert Functionselect TEXT category REPT = REPT (text1,number_times) Example: =REPT("hi",4 ) hihihihi =REPT(120,3 )120120120 =REPT(TRUE,2 )TRUETRUE =REPT(test,2 ) #NAME =REPT("5",2 ) 55 =REPT("ok",-2) #value alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 76 Function Summary function Category طريقة الكتابةSyntax uses أي شيء بين ][ يكون اختياري: مالحظة Today Date and time Today() return the current date now Date and time Now() return the current day and time day Date and time Day (serial_number) return the day from date month Date and time month(serial_number) return the month from date year Date and time Year (serial_number) return the year from date sum math and trig Sum(number1,[number2],..) add all the numbers in a range of cells sumIf math and trig sumIf(range, criteria , [sum range]) adds the cells specified by a given condition or criteria round math and trig round(number,num-digit) round a number to a specified number of digits max statistical max(number1,[number2],..) returns the largest value in a set of values, Ignores logical values and text. min statistical min(number1,[number2],..) returns the smallest value in a set of values, Ignores logical values and text average statistical average(number1,[number2],..) returns the average (arithmetic mean) of its arguments, which can be numbers or names, arrays, or references that contain numbers. count statistical count(value1,[value2],..) counts the number of cells in a range that contain number countblank statistical countblank(range) counts the number of empty cells in a specified range of cells countA statistical countA(value1,[value2],..) counts the number of cells in a range that are not empty countIf statistical countif(range,criteria) count the number of cells within a range that meet the given condition alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 77 If logical if(logical test, value-if-true, value-if-false) And logical and(logical1, [logical2], …) or logical or(logical1, [logical2], …) checks whether a condition is met, and returns values if True ,and another value if false checks whether all arguments are true, and returns true if all arguments are true. checks whether any of the arguments are true, and returns TRUE or FALSE. Returns false only if all arguments are FALSE. not logical not(logical) changes FALSE to TRUE, or TRUE to FALSE True logical True() returns the logical value TRUE False logical False() returns the logical value FALSE Lower text Lower(text) Converts all letters in a text string to lowercase Upper text Upper(text) Converts all letters in a text string to uppercase. Proper text Proper(text) Converts text string to proper case; the first letter in each word in uppercase, and all other letters to lowercase. Len text Len(text) Returns the number of characters in a text string. Trim text Trim(text) Removes all spaces from text string except for single spaces between words. Exact text Exact(text1,text2) Checks whether two text strings are exactly the same, and returns TRUE or FALSE. EXACT is case-sensitive. Concatenate text Concatenate (text1,text2,…) Joins several text strings into one string. Rept text REPT (text1,number_times) Repeats text given number of times. Use REPT to fill a cell with a number of instances of a text string. alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 78 Example: 1. 2. 3. 4. count(A1:B5) --> 10 round(C1;-2) -->0 round(C2,-2) -->100 round(C3;0) -->34 5. round(C3;B1) -->33.5 6. if(12;1;2) -->1 7. if(0;c4;c5) -->no 8. if(C3<34;SUM(B1:B3);SUM(D1:D3)) -->6 9. max(test) -->30 test يمكن معرفة ذلك عن طريق ان كلمةD1:D5 تمثل الخالياdefined name هيtest الحظ ان D1:D5 نالحظ وجود اطار ازرق حول الخالياtest لونها ازرق وكذلك عندما كتبنا 10. not(false) -->true 11.not(55) -->false 12.not(0) -->true 13.not(10<10) -->true 14.sum(true;1;false) -->2 15.if (0; ;"yes")-->yes 16.if ("1/1/2015">500;"yes";"no")-->yes الحظ ان التاريخ يحول اال رقم كبير وهو رقم اكبر من 500 ال 17.sum("true";1) -->#value! 18.not("true")-->false بين " صحيحfalse وtrue فقط يعتبر وجودlogical function في حالة ال alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 79 Microsoft Access 2010 (MS Access) alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 80 Microsoft Access 2010 Database Concept Database : is a collection of related data about one or more subjects, organized in a logical manner. For example a phone book is a database of name and phone numbers حيث.قاعدة البيانات عبارة عن تجمع وترتيب كمية كبيرة من البيانات وعرضها بطريقة تسهل االستفادة منها دليل: مثال.تحتوي على بعض التقنيات واالدوات التي تسهل الوصول الى المعلومات وتقلل من حجم التخزين .الهاتف Microsoft access: You can use Microsoft Access 2010 to build and design database applications, and you can build query to find a way to search on the database, and form to display data in organized form. ويستخجم لحفظ البيانات في.عبارة عن برنامج ادارة قواعد بيانات قوي ومصمم بحيث يمكن استخدامه بسهولة وعرظها بطريقة تسهل االستفادة من تلك,صورة قواعد بيانات مكونة من مجموعة من الجداول المنظمة . وتخزين بيانات جديدة واالستعالم عن هذه البيانات وطباعتها,المعلومات Databases uses: example of database usages include: telephone directory دليل الهاتف.1 bus or train timetable جدول مواعيد الباصات والقطارات.2 patient records database within the health system سجالت المرضى في النظام الصحي.3 employee database نظام سجالت الموظفين ودرجاتهم ومؤهالتهم.4 criminal database قاعدة بيانات خاصة بالشرطة.5 customers database معلومات عن الزباين في شركة معينة.6 students database معلومات الطالب في جامعة.7 relational database قواعد البيانات العالئقية In this kind of database the data will be organized in a 2-dimensional tables with relationships between them .used to ensure that there are no duplication in data, and to find data easer. or we can define it as a collection of data stored across multiple tables. an example of relational database is access هي عبارة عن مجموعة من الجداول المنفصلة والتي يتم الربط بينها وذلك لتسهيل الوصول الى المعلومات والتقليل من التكرار في الجدول table: contains several columns (fields, attributes: collection of same data type) حقلand several rows (record, instance) سجل. used to store data about a particular subject. example: alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 81 field: column, collection of same data type , contain one information about all entry مدخلof the table, The smallest unit of information about a record in data base example: contains one information about all students. . يحتوي على معلومة واحدة عن الطالب في جدول الطالب record: row, set of information about an item, the complete information about an entry in database example: contains all information about one student. يحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بطالب معين في جدول الطالب the difference between data and information data: facts which can be processed by a computer. data must process the data to derive meaning so we can use it. نقوم بتفسيرها حتى تصبح معلومات وبالتالي.هي مجموعة من الحقائق الخام قابلة للمعالجة بالحاسوب يمكن االستفادة منها وفهمها information: after we process the data we gain the information so we can use it. .هي النتائج التي نحصل عليها بعد معالجة البيانات حيث يمكن استخدامها والتعامل معها Microsoft Access starting Access Start programsMicrosoft officeMicrosoft access 2010 creating a new database: filenewfrom available templatesblank databasewrite the name of the file press on the to change the location create alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 82 امتداد الملف .accdb default database name :database1 interface element: تعرض كائنات قاعدة البيانات (جدول ,تقرير,استعالم,نموذج) ويستخدم :جزء التنقل navigation pane هذا الجزء لفتح ونقل وحذف الكائنات وهذا الجزء يظهر دائما اال اذا قمت باخفاءه الظهاره او اخفاءه من F11على الكيبورد او << في اعلى اليمين منه :انشاء جدول جديد create table createtablestable عند انشاء قاعدة البيانات يتم انشاء جدول بشكل تلقائي واسمه table1لذلك يصبح اسم الجدول الجديد table2 when we create database new table will create automatically has table1 name when we create new table the name of this table will be table2 يظهرالجدول الذي تم انشاءه في جزء التنقل you can see the table in navigation pane نالحظ عند انشاء الجدول ظهور تبويب table toolsوالذي يحتوي على تبويبين وهما fieldو table the table tools will appear contains field, table tab 83 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo ويمكن التنقل بينهاobject area يقوم اكسيس بالفصل بين الجداول بعالمات تبويب والتي تظهر في (object tab) بسهولة auto number ويكون نوعهID عند انشاء الجدول يضيف اكسيس حقل بشكل افتراضي اسمه . الجدول المفتوح حاليا هو الجدول الذي يكون التبويب له لونه برتقالي basic object for access is table table display all the record at once showing or hiding object tabs: fileoptionsaccess option dialog box will appear current databasesapplication optionto show object tabs check the box, for hiding uncheck itclose and reopen the database if you want to display the objects in separated windows click Overlapping Documents saveing a table filesavesave as dialog box will appear type the name and press ok alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 84 يقوم اكسيس بحفظ البيانات التي تضعها في قاعدة البيانات تلقائيا(مثل تعديل بيانات سجل ما ) التغيرات التي تجري على بنية قاعدة البيانات ال تحفظ تلقائيا (مثل انشاء جدول) :طرق العرض the views type Datasheet view :show the records in table so you can insert data in records يمكن عرض وادخال البيانات داخل السجالت Design view: you can add and delete field,or modify it or change its data type and proparaties يمكن تغيير اسماء الحقول ونوعها واضافة وحذف الحقول to switch to datasheet view press press to switch to design view ال بد من حفظ الجدول قبل االنتقال الى وضع التصميم لذلك يظهر صندوق حوار يسالك اذا كنت تريد حفظ الجدول When you open a saved table database view design view 85 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo field name: اسم الحقل نالحظ وجود حقل واحد فقط في البداية data type: يوجد اكثر من نوع- نوع البيانات field properties: خصائص الحقل description: وصف الحقل وليس شرطا ان نضيف وصف to add new field : in the field name column click on the first empty cell and type a unique name , and then choose its data type ال بد من اختيار اسم مناسب وال يجوز تكرار اسم الحقل text عند اضافة اي حقل فان النوع االفتراضي للحقل هو default data type for new field is text ال بد من حفظ الجدول بعد االنتهاء من اضافة الحقل adding field in datasheet view click to adda list of data type will appearclick the field name type the name of field. to rename the field name double click on the field header and type the new name or Right click on the field header choose rename type new name العادة تسمية الحقل قم بالنقر فوق العمود بزر الماوس االيمن فتظهر قائمة فرعية ثم قم بادخال االسم الجديد open and close table : open: from navigation pane double click on the table close : press the table name click X on the right corner delete and rename table : alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 86 deleting or renaming a table is impossible while it is open ال يمكن اغالق او تعديل اسم الجدول وهو مفتوح save and close the table right click on the table name from navigation panerename rename, delete. االستعالم ) للفتح واالغالق والحذف, النموذج, تطبق نفس الخطوات على الكائنات (التقرير:مالحظة .والتسمية alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 87 data type Access offers variety of data types for its fields. Each type offers a variety of options called Properties. Text نص Including letters, numbers, spaces and punctuation ,field capacity is up to 255 , حرف255 الحد االعلى هو. يشمل الحروف واالرقام والمسافات وعالمات الترقيم والعالمات الخاصة يستخدم هذا النوع لحقول مثل حقول االسماء والعناويين Memo مذكرة Used when you need to type several sentences describing a record Field capacity up to 64000 character (64 E+3) field values containing letters, digits, spaces, and special characters; it is used for long comments and explanations ولكن اطولtext يستخدم لكتابة شيء نفس Numeric data that can be used in calculation تظهر رسالة عند كتابة احرف, قيم رقمية فقط الجراء الحسابات عليها Used for dates and times يستخدم للتواريخ واالوقات فقط ال يمكن وضع ارقام واحرف Number رقم Date\time تاريخ ووقت Currency عملة Autonumber ترقيم تلقائي Yes \no نعم ال Lookup wizard Used for currency values (for example number +$) ال يقبل ارقام او احرف Numeric value that access automatically increase by 1 for each records you add to a table ترقيم تسلسلي لكل صف في الجدول To store yes/no, true/false, on/off results yes نالحظ عند اختيار هذا النوع فانه يظهر مربع داخل الحقل اذا قمنا بوضع اشارة الصح فيه هذا يعني no اذا لم نضع فهذا يعني When you want to predefine a list that you can use it in the field without write anything just select from the list تستخدم النشاء قائمة تحتوي على معلومات معينة بحيث يتم استخدام هذه المعلومات فق داخل الحقل example: employees table جدول الموظفين ID ename Salary Gender Married salary يكون نوع البيانات لها عملة married يكون نوع البيانات لهyes/no gender : lookup wizard Submission تاريخ التسليم: date and time number text currency Male, female (use lookup wizard) Yes/ no alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 88 Lookup wizard .1قم باختيار lookup wizardمن القائمة المنسدلة في data type .2قم باختيار I will in the values that I wantومن ثم next .3في الشاشة التالية اختر 1 number of columnsوقم بادخال البيانات داخل Col1ثم next .4قم بادخال اسم مناسب للقائمة ويكون االسم "اسم الحقل" بالوضع االفتراضي له ثم finish مثال :جدول empيحتوي على خمس حقول بانواع مختلفة للبيانات في وضع design view ويظهر كالتالي في حالة datasheet view 89 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo Adjust column width تعديل عرض العمود: Move the mouse pointer to the line at the right of the field to the size you want. drag the column to adjust a column to fit into its contentsdouble click the right corner on the column header moving column نقل العمود: select the column click and drag the column to the new location. يحدد مكان الذي وصل اليه المؤشر وكذلك يتغير شكل المؤشرsolid bar عند النقل يظهر خط غامق . الى سهم وتحته مربع متقطع adding records to a table اضافة سجالت الى الجدول o must be in data sheet view o open the table you want then put the curser in first field you want to use. o press in tab to move to next field in the same row فقط قم بفتح الجدول ثم قم بوضع المؤشر في الحقل االول الذي تريدdata sheet يجب ان تكون في وضع tab الكتابة فيه وللتنقل الى الحقل المجاور اضغط moving between field to a table التنقل بين السجالت navigation bar alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 90 3 :records عدد السجالت 5 :field عدد الحقول second record السجل الثاني:current record السجل الحالي Deleting records Click on the records you want to delete ( (أقصى اليسار بالنسبة للسجل ليتم تحديده كامال حيث يصبح لونه ازرق delete from keyboard , when you delete a record, you will delete all the data and you cannot undo the deletion. alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 91 primary key المفتاح االساسي primary key is one or more field used to ensure uniqueness, prevent any duplicated or null values from being entered in the primary key fields المفتاح االساسي وظيفته ضمان عدم تكرار البيانات داخل الجدول وضمان وجود قيم غير مكرر في حقل المفتاح الرئيسي you can set one or more primary key for the table, or leave it without primary key, access will remained you if you want to set primary key or not (if you did not make a primary key access will ask you to create one), If you select YES, access will define one for you by creating an ID field with AutoNumber data type, If you select No, access will save your table without primary key يمكن تعيين مفتاح رئيس واحد للجدول او اكثر وذلك باختيار احد الحقول واعتباره المفتاح الرئيسي وكذلك عند انشاء جدول يقوم اكسيل بتذكريرك اذا كنت تريد وضع مفتاح.يمكن ترك الجدول من غير مفتاح اساسي .اساسي او ال primary key use to create relation between tables يستخدم المفتاح الرئيسي النشاء العالقات بين الجداول خصائص حقل المتاح االساسيprimary key field properties 1. عدم تركه فارغاnot null (empty value),primary key can't be empty 2. ال يجوز تكرار البيانات فيهunique , prevent duplicate values from being entered for the primary key fields حقل الرقم الوطني في دائرة االحوال المدنية يمكن اعتباره حقل مفتاح اساسي النه ال يوجد اي: مثال مواطن يحمل رقم وطني مشابه لمواطن اخر وجميع المواطنين لهم رقم وطني وهوautonumber ونوعهID عند انشاءقاعدة بيانات يقوم اكسيس بعمل جدول يحتوي على الحقل primary key يمكن معرفة حقل المفتاح الرئيسي عن طريق وجود اشارة المفتاح بجانب اسم الحقل في وضع التصميم design view to set the primary key : go to design view select the field you want to use as primary key designtoolsprimary key to remove it do the same steps نالحظ انه يصبح لون الخلفية له برتقالي دليل ان الحقل المحدد هو حقل مفتاح اساسي You can define a primary key on fields with any data type but not memo مهما كان نوع الحقل You cannot define a primary key on fields with memo data type alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 92 يجب المحافظة على شروط المفتاح الرئيسي وهو عدم التكرار Duplicated This error message will appears when duplicate values are entered for primary key field يظهر هذا المسج في حالة تكرار البيانات في حقل المفتاح الرئيسي كما ويجب عدم ترك هذا الحقل فارغ This error message will appears when null values are entered for primary key field Index == primary key alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 93 field properties خصائح الحقل text field properties: 1. field size: the maximum number of characters you can enter in the text field ,255 by default, where the largest maximum you can set is 255,( physical storage space) 255 يمكن تغيير الحد االعلى لعدد الحروف على ان ال تتجاوز 2. format: the display layout for the field. it contain a 56right side of the Format property box you can choose any of these predefine format يمكن اظهار الحروف المدخلة كأحرف صغيرة وذلك عن طريق وضع اشارة اذا كتبا احرف كبيرة يقوم اكسيس.format اصغر > في الصندوق المجاور ل .بتحويلها الى احرف صغيرة اذا كتبنا.formatيمكن اظهار الحروف المدخلة كأحرف كبيرة وذلك عن طريق وضع اشارة اكبر < في الصندوق المجاور ل .احرف صغيرة يقوم اكسيس بتحويلها الى احرف كبيرة number field properties: 1. field size: the size and the type of numbers to enter in the field (long integer by default) A. byte: الى0 االرقام الصحيحة من 255 6 تصبح5.55 اذا ادخلنا رقم غير صحيح يقوم بتدويره مثال B. integer: 32.768 الى32.767- االرقام الصحيحة من C. long integer: كل االرقام الصحيحة D. single: 7digit E. double:15 digit 2. decimal places : set the number of decimal places to display لتحديد عدد المنازل العشرية المراد اظهارها this property stores positive and negative numbers with specific decimal places 3. format : the display layout for the field alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 94 date/time field properties: 1. format: the display layout for the field currency field properties: 1. format: the display layout for the field default is currency 1. 2. 3. 4. : يوجد خصائص مشتركة لجميع انواع الحقول format o default value o required o validation rule o validation text o caption o format: Format property specifying how numbers, dates, times and text are displayed and printed default value : a value that is automatically entered in this field for new record يعطي قيمة افتراضية التي ادخلتهاenter اذا لم تدخل بيانات وكبست.قيمة تلقائية تعطي لكل سطر جديد required: require data entry in this field? لذلك تستخدم هذه الخاصية لتحديد.بعض الحقول يكون الزاميا الكتابة فيها اما البعض االخر ال يكون الزاميا فيما اذا كان الزاميا ادخال بيانات او ال yes : ادخال البيانات الزامي وال يجوز تركها فارغة اذا تركت فارغة يعطي رسالة خطأ no : ادخال البيانات ليس الزامي validation rule & validation text: validation rule: an expression that limits the values that can be entered in the field validation text: the error message that appears when you enter a value prohibited ممنوعةby the validation rule alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 95 نضع شرط على البيانات المدخلة في validation ruleاذا كانت البيانات المدخلة ليست مطابقة للشرط فانه تظهر رسالة خطأ ويكون نص الرسالة هو النص الموجود في validation textاذا لم نكتب رسالة خطأ فان الجهاز يرسل رسالة جاهزة منه ,يجب مراعاة نوع البيانات عند وضع الشرط . example : in ID field we put the following اذا ادخلنا قيمة اقل من 50في حقل IDيظهر رسالة خطأ must be more than 50 example 2: in address field we put the following اذا ادخلنا قيمة غير ammanو zarqaيظهر رسالة خطأ must be in either amman or zarqa يمكن كتابة AMMANصحيحة ( ال يوجد مشكلة احرف كبيرة او صغيرة ) example 3: in date field we put the following عند وضع الشرط يجب وضع التاريخ بين # تنسيق التاريخ هو :يوم/شهر/سنة dd/mm/yy يجب ادخال تاريخ بين 2010/1/1وتاريخ 2016/1/1 96 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 5. caption : the label of the field when used on a form. if you don't enter a caption , the field name is used as the label design viewتغير اسم الحقل في وضع ? 6. allow zero length: allow zero-length string in the field هذه الخاصية تعني أنه يجوز ترك الحقل فارغ وتكون بالوضع االفتراضي yes default value--> yes تتعارض هذه الخاصية مع خاصية requiredعندما تكون yesوخاصية requiredتكون yes لذلك عند ادخال المعلومات في هذه الحالة ال يمكن ترك الحقل فارغ ولكن عند التعديل يمكن تركه فارغ validation rule more example : .1ان يبدأ اسم الموظف بحرف m * تعني انه يمكن وضع ما نريد من الرموز والحروف بعد حرف ال mوهذا يعني ان االسم يجيب ان يبدأ بحرف ال mمهما كانت عدد الحروف التي تتبعه وما هي .2أن يكون الحرف الثاني m ? تعني انه يمكن وضع اي حرف مكانه (حرف واحد فقط ) .3أن يحتوي على ثالث حروف فقط .4ان يحتوي االسم على حرف m .5ان يكون العنوان اما ammanأو zarqa or .6ان يكون تاريخ التعيين بعد2016/1/31 New value خاصية خاصة بنوع البيانات autonumber الزيادة بمقدار 1في كل مرة Increment : الزيادة تكون عشوائية Random: 97 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo نوع البيانات في حقل student IDهو autonumberوهو random Example في جدول الطالب التالي: ما هي نوع البيانات لحقل student ID Autonumberلوجدود ()Newفي السجل الجديد اي الحقول يمكن اعتباره مفتاح رئيسي Student ID الن باقي الحقول تكررت البيانات فيها بينما لم تتكرر البيانات في هذا الحقل اي من الحقول يحتوي على قيمة افتراضية ()default value Addressوالقيمة االفتراضية هيا amman وهو الحقل الوحيد وذلك النه في السطر الجديد الذي يبدأ باشارة النجمة يوجد قيمة amman what is the default value for the fname field ما هي القيمة االفتراضية لحقل fname ال يوجد قيمة افتراضية لهذا الحقل there is no default value ما هوحجم البيانات ( )field sizeلحقل avg؟ الن محتوى هذا الحقل هو ارقام غير صحيحة Integer ?? No الن محتوى هذا الحقل ليست ارقام صحيحة محصورة بين 0و Byte?? NO 255 الن محتوى هذا الحقل ليس ارقام صحيحة Long integer??No الن محتوى هذا الحقل ارقام غير صحيحة وهذا الحجم ممكن ان يحتوي على Single?? Yes ارقام غير صحصحة 98 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo التصفية Filter تصفية بناء على شرط معين Include filtering by selection for simple criteria يجب ان تحتوي الخاليا على معلومات select the field you want to filter homeeditingsort and filter filter نصوص text filter: ما نريد اظهاره نضع بجانبه اشارة الصح وما ال نريد اظهاره نزيل اشارة الصح وذلك حسب الشرط نالحظ ظهور اشارة التصفية على يمين اسم الحقل بعد عمل التصفية اذا كان العمود نوعه textفانه يمكن اجراء تصفيه نص text filter إلرجاع البيانات المصفاة نضع اشارة الصح على select allفتظهر كل البيانات فتختي عالمة الفلترة number filter: اذا كان العمود نوعه numberاو currencyفانه يمكن اجراء التصفية number filter date filter 99 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo نالحظ انه عند عمل تصفية فانه يظهر filteredعند شريط التنقل عند الضغط عليها تظهر جميع البيانات اي نزيل التصفية Applying multiple filter يمكن تطبيق اكثر من شرط على اكثر من حقل مثال نريد ان يظهر ammanفقط في حقل addressو الراتب اكثر من او يساوي 300 نقوم بتطبيق التصفية على الحقل addressونختار ammanمن القائمة ثم نقوم بتطبيق التصفية على الحقل salaryونختار number filterونختار greater than يظهر صندوق الحوار custom filterنكتب 300 to clear multiple filter: home sort and filter advanced clear all filter 100 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo sort الفرز select any record in the field you want to sort home sort and filter sort ascending , sort descending نختار واحدة منهم Text Number Date sort ascending sort descending 1 9 91 AZ ZA Oldest newest Newest oldest to clear sort: home sort and filter remove sort relationships العالقات One of the goals of good database design is to remove data redundancy (duplicate data). To achieve that goal, you divide your data into many subject-based tables so that each fact is represented only once. You then provide Access with the means by which to bring the divided information back together by using relationship. حتى نضمن ان قاعدة البيانات قاعدة بيانات جيدة يجب االهتمام ان ال يكون هناك تكرار للبيانات لتحقيق هذا الهدف نقوم بتقسيم قاعدة البيانات الى عدة جداول كل جدول له موضوع معين ومن ثم نقوم بتجميع الجداول .مع بعضها عن طريق ربطها بعالقات we can avoid problems with inconsistent data in related tables by using relationships 3 types of relationships: مطلوب فقط النوع االول الباقي فقط معرفة التعريف 1. one to many : used when a record in the first table can have many records in the second one, but not vice versa if only one of the related field is a primary key or has unique index كل سجل بالجدول االول يقابله اكثر من سجل في الجدول الثاني وال بد من وجود حقل واحد من الحقول المرتبطة كمفتاح اساسي )1( (الموظف يشتغل في قسم واحد فقطmany( القسم يوجد فيه اكثر من موظف: مثال 2. one to one :if both of related field are primary keys كل سجل في الجدول االول يقابله سجل في الجدول الثاني )1() الرسالة الجامعية يكتبها طالب واحد فقط1( يطلب من طالب الماجستيركتابة رسالة جامعية واحدة: مثال 3. many to many: used when a record in the first table can have many records in the second and vice versa كل سجل في الجدول االول يقابله اكثر من سجل في الجدول الثاني وكذلك كل سجل في الجدول الثاني يقابله اكثر من سجل في الجدول االول In many to many relationship a junction table must be created with one to many links to the two original tables. It must contain two fields (the primary keys from both table) alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 101 مثال :الطالب يسجل اكثر من مادة والمادة فيها اكثر من طالب creating relationship between tables لعمل عالقة بين الجداول ال بد من وجود الشروط التالية : .1يجب ان يكون الجداول في نفس قاعدة البيانات وتكون العالقة بين جدولين احدهما يسمى الجدول االساسي primary tableواالخر الجدول المرتبط related table You must have two tables one of them called primary table (usually the related field in this table is the primary key field) and other one is related table .2وجود حقل مشترك بين الجدولين( الحقل المشترك يكون موجود في الجدولين ) بحيث يكون primary keyفي الجدول االساسي و ويسمى ( foreign keyمفتاح اجنبي) في الجدول المرتبط to create a relationship between two tables at least one of the related fields must be primary key. Before you create a relationship between tables you should create a field in the related table to match the primary key data type and properties in the primary table .3ان يكون نوع البيانات للحقلين المرتبطين نفس النوع وال يشترط ان يكون نفس االسم the related fields shouldn't have the same name but must have the same data type and properties .4اذا لم يكن هناك حقل مشترك بين الجدولين نقوم باضافة حقل اضافي بالجدول المرتبط .5النشاء العالقة بين الجدولين ال بد من اغالق الجداول example : يوجد جدولين الجدول االول جدول الموظفين والثاني we have two tables: employee and dept جدول القسم نالحظ ان الحقل المشترك هو deptidوهو مفتاح اساسي في جدول deptوبالتالي فان الجدول Deptهو الجدول االساسي ونالحظ ان الحقل في الجدوليين له نفس النوع. العالقة بين الجدولين هي one to many to create relationship : 102 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo database tools relationship show table window will appearchoose the table you want add the selected tables will appear on the relationships windows drag the primary key field from primary table to the related field in the other field in related table edit relationships dialog box will appear press create في كال الجدولينdeptid بعد االنتهاء من انشاء العالقة ال يمكن عمل اي تعديل على حقل when you open the primary table the + sign will appear next to each record , by click on it you can display the information from related table الى جانب كل سجل وعند النقر عليها تظهر البيانات في الجدول المرتبط+ تظهر اشارة في جدول الموظفين اال اذا كانت نفس القيمة موجودة فيdeptid مالحظة ال يمكن وضع اي قيمة في ال dept في جدول القسمdeptid حقل Example 1 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 103 In this relation: each customer can make many order, while the order should be assigned to one customer only نوع العالقة عالقة one to manyوتقرأ العالقة باتجاهين .1عالقة customerب orderحيث تكون manyبينما عالقة orderب ال customerفهي عالقة one Example 2 "faculty" table "Contracts" table Related field: ID and pi يمكن معرفة الحقل المشترك عن طريق البيانات نالحظ ان البيانات الموجودة في حقل IDيوجد تشابه بينها وبين البيانات في حقل .pi Primary table : faculty نالحظ ان الحقل المشترك piقد تكررت البيانات فيه وبالتالي فهو ليس ( primary keyمفتاح اساسي) بينما IDلم تتكرر البيانات فيه وبالتالي فهو (primary keyالحقل المشترك يجب ان يكون مفتاح اساسي في واحد من الجدولين) وبالتالي فان ال facultyهو ( primary tableالجدول الذي كون فيه الحقل المشترك مفتاح اساسي يسمى )primary table Fred sponsored by: NSF, and USDA نالحظ ان حقل Fnameفي جدول facultyبينما sponsored by في جدول Contactsوبالتالي يمكن معرفة االجابة عن طريق الحقل المشترك fred ,له ID: 51124 نالحظ ان هاد الرقم تكرر مرتين في حقل piهذا يعني ان fred sponsored by NSF and USDA Example 3 ??customer table is the many or one side for the relationship 104 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo نوع العالقة ( )one to many الجدول الرئيسي هو customer الجدول المرتبط هو Accounts الحقل المشترك هو customerIDوهو مفتاح اساسي في جدول Customerبينما هو مفتاح اجنبي في جدول Accountsهذا يعني ان البيانات ال يمكن ان تتكرر في حقل CustomerIDفي جدول customerأي انها تعتبر ( oneالجدول الذي ال تتكرر البيانات فيه في الحقل المشترك يكون )one sideأي ان الجدول الذي يكون primary tableيكون هو ال one sideفي العالقة وعليه فأن الجدول المرتبط يكون many So, customer table is the one side for the relationship اذا يمكن قراءة العالقة على انه Customer have many accounts Account has assigned by one customer التكامل المرجعي referential integrity : a set of rules used to ensure that the relationships between records are valid and you don't accidentally delete or change related data,you can avoid problems with inconsistent data in related tables by using it . تستخدم للتاكد من ان العالقات بين الجداول المرتبطة صحيحة وكذلك التأكد من عدم القيم بحذف البيانات او تغيرها بطرق الخطأ مثال :يمكن عمل عالقة بين جدولين ويكون الحقل المشترك ليس متشابه بالجدولين ويقوم اكسيس بتطبيق العالقة ولكن عند تطبيق التكامل المرجعي يظهر رسالة خطأ بأن العالقة خاطئة. database tools relationshipsdouble click on the line between the two tables edit relationship dialog box will appear check the enforce referential integrity box بعد اختياره يوجد خيارين : 1.cascade update related fields : changes the values in related records when the linking value in their master record is changed عند عمل تغيير في المقتاح االساسي في الجدول االساسي فان اكسيس يقوم تلقائيا بتحديث البيانات في جميع سجالت الحقل المقابل في الجدول المرتبط مثال :عند تغيير احد السجالت في حقل deptidفي جدول deptفان القيم المشابهة للقيمة التي تغيرت والموجودة في ال deptidفي جدول employeeتتغير 105 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 2. cascade delete related records: deletes related records when the master record in a relationship is deleted. عند حذف سجالت من الجدول االساسي يحذف اكسيس تلقائيا السجالت المرتبطة في الجدول المرتبط deleting the relationship حذف العالقات database toolsrelationshipsright click on the line between the two tables deleteconfirm تأكيد alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 106 forms النماذج are one of the object you use to enter, edit, and view records in a database with graphical user interface, we can create forms for tables and Queries are one of the objects in access, forms are designs we use it to improve the appearance of your table يعتبر النموذج احد العناصر في اكسيس ويعتبر عبارة عن تصميم لتحسين المنظر للجدول المراد عمل نموذج له main use: to improve the interface for data entry . تحسين الشكل او الوجهة التي يشتغل عليها مدخل البيانات: االستخدام االساسي types of form : 1. simple form: form that lets you to enter information for one record at a time يظهر سجل واحد فقط في كل مرة 2. split form: divide the screen into two view of data; form view, and datasheet view وطريقة عرض ورقةform view طريقة عرض النموذج:يعطي طريقتين لعرض النموذج في نفس الوقت datasheet view البيانات 3. blank form: empty form that you can design it and add what you want of field نموذج فارغ يمكنك اضافة الحقول التي تريد وان تقوم بتصميمه كما تريد 4. multiple form: displays multiple records يعرض سجالت متعددة 5. form wizard: helps to define how the data is grouped and stored, and to be more selective about the fields that will appear on your for. This wizard guide you during creating the form .يقودك خطوة بخطوة النشاء النموذج وبالتالي يمكن تحديد التصميم وتحديد الحقول create form: select the table from navigation pane create forms form it create simple form in the layout view format layout tools ادوات تخطيط النموذجtab with format and arrange tabs will appear. للتنقل بين السجالتnavigation pan نستخدم شريط التنقل adding new record : home records new fill the record navigation bar او من شريط التنقل alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 107 the record will add to table also سوف يتم اضافة السجل ايضا الى الجدول الذي قمنا بعمل النموذج منه form views طرق عرض النموذج: i. form view: you can view, add data to records, create new record, delete record, edit records, and sort & filter data يمكن من خاللها مشاهدة البيانات وتحريرها واضافة سجل جديد ويمكن عمل فلترة وفرز للمحتوى ii. layout view :you can see the data and make changes to the design of form :changes the size of control االدوات,add or delete controls and changing its appearance. تغيير,form يمكن مشاهدة البيانات اثناء اجراء التعديالت فيمكن من خاللها تعديل اسم ال logo خصائص النموذج مثل اللون والحجم والمحاذاة وال اذا كنا في هذا العرضform layout view نالحظ انه تظهر iii. design view : contain additional tasks that is not exist in layout view, you can't see data when you are in design view, you can add controls such as labels images, lines and rectangles, you can change size of your form header. ال يمكنك مشاهدة,layout design يحتوي هذا العرض على خصائص اضافية غير متوافرة في يمكنك اضافة مجموعة عناصر الى النموذج مثل الصور والخطور, البيانات في هذا العرض .والتمسيات والمستطالت باالضافة انه يمكنك تغيير حجم رأس النموذج form design view tab نالحظ ظهور alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 108 to move between these form : home view click the arrowchoose the view you want modify records : form view move to the record you want double click on it type what you want enter saving form : any new data added to form save automatically, any change in form structure need to be save from save button البيانات المدخلة الى النموذج تحفظ بشكل تلقائي اما اي تعديل على تصميم النموذج بحاجة الى حفظ عن طريق زر حفظ deleting record : form view move to the record you want to delete press in the arrow to the left of record كما في الشكلdelete from keyboard if you delete record from form it will be deleted also from table اذا حذفنا سجل من النموذج يتم حذفه ايضا من الجدول close form : click the required form tab click on the X in right corner open form : form navigation pane double click on it auto formatting a form : layout view from layout tools design themes click on the theme you want alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 109 delete a form form navigation pane right click on the form you want delete modifying a form title: layout view double click on the form title type new title modifying a form logo شعار: layout view design tabheader/footerclick on logo insert picture dialog box will appear select the image create a form from form wizard : create tab forms group form wizard select the table and the field you want قم باختيار الجدول والحقول التي تريدها مالحظة يمكن اختيار استعالم لعمل نموذج له هي التيselected filed الحقول التي تكون في form ستظهر بال then press next what layout would you like for your form: columnar , tabular, datasheet, justified يجب معرفة شكل كل واحد منهم then press next alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 110 what title do you want for your ?form نقوم بكاتبة اسم للنموذج then press finish form sub-form: In From wizard you can choose fields from more than one table or query if there is a relationship between them يمكن عمل نموذج باستخدام المعالج واستخدام اكثر من جدول او استعالم اذا كان يوجد عالقة بين الجدولين المقصود ب form -sub formهو انشاء نموذج لجدولين او استعالمين على ان يكون هناك عالقة بين الجدولين Example: ما هي الحقول التي ستظهر في النموذج؟ ID, lname, phone الحقول التي ستظهر في النموذج هي الحقول التي تكون في مجموعة selected filed هل يمكن انشاء نموذج على استعالم نعم يمكن انشاء نموذج على جدول او استعالم 111 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo query االستعالم – you can decide using query which fields will be shown, and what information will be seen, Query can sort records and perform calculations. – Access allows you to ask questions and obtain information about your data through use of a built-in query language. – query is based on one or more tables ,or other queries, if there is a relationship between them, we build query on the table field or other query to determine which information we want. – You can create Query based on table or other query to display selected fields, and selected record. – can generate data for forms and reports يمكن استخدامه في التقارير والنماذج هو سؤال عن البيانات الموجودة في الجدول حيث يتم تخزين هذه المعلومات في جدول أو:االستعالم .أكثر يمكن ايضا تحرير البيانات وفرز السجالت واجراء العمليات الحسابية وغيرها الكثير create a query using wizard: emp نريد تطبيق االستعالم على جدول create queryquery wizardnew query wizard will appear simple query wizard ok simple query wizard will appear select the table you want select the record you want قم باختيار الجدول الذي تريد تطبيق االستعالم عليه ثم حدد الحقول التي تريد ان تظهر باالستعالم selected fields : الحقول التي تريد أن تظهر باالستعالم alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 112 In query wizard you decide which fields do you want on your query, you can choose from more than one table or query select detail nexttype the name you want in next dialog box emp query االسم االفتراضي هو هو اسم الجدول الذيemp حيث ان قمنا بتطبيق االستعالم عليه عند االنتهاء يظهر االستعالم بال navigation pane create a query without using wizard: create queryquery design show table wizard will appear select the table you want add the query design window will appear with the table object in the top portion and clean grid bellow يظهر الجدول الذي تريده داخل شبكة االستعالم design وتحته تبويبquery tools تالحظ ظهور تبويب select the field name you want by double click on it قم باختيار الحقول التي تريد ان تظهر باالستعالم عن طريق النقر المزدوج عليه يمكن تحديد الحقول التي تريد اظهارها وكذلك تحديد الشرط المطبق على حقل او اكثر ) من حقل (يشرح الحقا بعد االنتهاء قم بالضغط run على create a query from two tables : create queryquery design show table wizard will appear select the tables you want نختار جدولينadd we can't create query for two tables or two queries if there are no relation between them ال يمكن عمل استعالم لجدولين او استعالمين اال اذا كان يوجد عالقة بين الجدولين او بين االستعالمين alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 113 اذا كان يوجد عالقة بين الجدولين نالحظ ظهور الخط الواصل بين الجدولين ثم نقوم باختيار الحقول والشروط المراد تطبيقها Retrieving data from two related tables requires the creation of one query only saving a query : from save button in the quick access toolbar لالستعالم لذلك يجب حفظ االستعالم بشكل متكررautomatic save ال يوجد حفظ تلقائي execute the query : you can click either the Datasheet View button or the run button to execute a query sort data you can sort data ascending or descending while you on the Query Datasheet adding criteria to a query: الهدف من االستعالم هو البحث عن معلومة معينة وذلك بوضع شرط معين على حقل او مجموعة حقول فانه يتم وضع شرط على حقل اسم الموظفahmad نريد ان نبحث عن معلومات الموظف الذي اسمه: مثال ahmad بحيث يظهر فقط اسم الموظفempname wildcards يتم استخدام رموز االستكشاف االستخدام wildcards حرف أو مجموعة حروف في مكانه * single alphabetic character حرف واحد بمكانه ? alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 114 # ][ ]![ < > >< =< => Between and Or And Not خانة واحدة في مكانه داخل الرقم single digit in a number أي حرف من الحروف المكتوبة بين االقواس اي حروف ما عدا الحروف المكتوبة بين االقواس اصغر من less than ااكبر من greater than ال يساوي doesn't equal اصغر من او يساوي اكبر من او يساوي نطاق من القيم إحدى القيمتين القيمتين معا عكس القيمة example: 1. display the information of all employee (id,name,hdate,salary,address,deptid) who )are working in department number 1 (deptid=1 اظهار معلومات الموظفين الذين يعملون بالدائرة التي رقمها 1 مالحظة بعد عمل االستعالم يجب ان تكون في design viewالدخال الشروط وبعد ذلك نضغط على runينتقل مباشرة الى datasheet view نقوم بوضع الشرط عند criteriaتحت العمود الذي نريد ان نطبق عليه الشرط نقوم بوضع اشارة صح في المربع الموجود عند showللحقول التي نريد ان تظهر باالستعالم ثم نضغط run 2.display name of all employee that work on department number 1 115 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 1 نظهر فقط اسم الموظف الذي يعمل في القسم الذي رقمه deptid الهدف من اضافة, فقطempname ونعمل اظهار للحقلdeptid والempname نضيف حقلين هو اننا نريد كتابة الشرط في هذا الحقل 3. display all information about employees that theirname start with r r اظهار جميع المعلومات للموظفين اللذين تبدأ اسماءهم بحرف ال 4. display all information about employees that: a. their name start with r and ends with d d وينتهي بحرفr اظهار معلومات الموظفين التي تبدأ اسماءهم بحرف b. start with s and the third character is m like "s?m*" c. start with s and the tired character is not m alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 116 like "s?[!m]*" في هذه الحالة يظهر الجدول فارغ d. the name of 4 letters, starts with a, doesn't end with m like "a??[!m]" e. the name contain a like "*a*" f. the third letter is a or m like "??[ma]*" g. the third latter is from a to d like "??[a-d]*" 5. display the employees name and their salary that take more than 300 as salary 300 اظهار الموظفين اللذين يأخدون راتب اكثر من 6. display the employees name and their salary that take salary between 300 and 600 600 و300 اظهار اسماء الموظفين ورواتبهم بحيث يكون الراتب بين 7. display the employees name and their salary start with 3 and end with 0 (third number) 0 والرقم الثالث3 اظهار اسم وراتب الموظفين اللذين يبدأ الراتب لهم بالرقم alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 117 ) بدال من عالمة االستفهام(تستخدم فقط في حالة االرقام# نالحظ في حالة الرقم نستخدم 8.display all employee who started working at month 3 of 2016 9. display all employee who started working after 2015 اظهار الموظفين اللذين يكون تاريخ 2015 التعيين بعد ال in hdate we write: >31/12/2015 or >=1/1/2016 10. if we have married field has yes/no datatype and we want to display the employees who are married 11. display employees name that their name start with r and all employees that their salary grater or equal 400 400 وكل الموظفين اللذين رواتبه اعلى او يساويr اظهار اسماء الموظفين اللذين تبدأ اسماءهم بحرف ال empname like "r*" or salary >=400 12. display employees name that their name start with r and their salary grater or equal 400 400 و رواتبهم اعلى او يساويr اظهار اسماء الموظفين اللذين تبدأ اسماءهم بحرف alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 118 example: we have two table: emp, and dept as the following : : كالتاليdept الموظفين والثاني القسمemp يوجد جدولين االول emp: dept: we want to display all employees name and their department name: : عرض اسماء الموظفين واسماء االقسام اللذين يعملون بها result : performing calculation: (sum, average, maximum, minimum, deviation) select query on design view design show/hide group totals total will appear as in the figure press on arrow of group by select the operation you want alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 119 example : display summation of the salary for all employee اظهار مجموع الرواتب لجميع الموظفين مالحظة :نختار فقط حقل الرواتب salary نالحظ ان اسم الحقل الجديد الذي يظهر هو sum of salary اي ان اسم الحقل الذي يظهر هو العملية الحسابية ofاسم الحقل 120 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo reports: التقارير reports are used to present , summarize, and print data, we can define it as paper copy of one or more tables or queries, you can calculate totals and subtotals across a set of records and tables you can't change data using report الهدف منها.عرض المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات على شكل معاينة قبل الطباعة و على الورق المطبوع هي طباعة محتوى الجدول او االستعالم ال يمكن التعديل البيانات أو طباعة بيانات جديدة creating a simple report select table or query from navigation pane create reportsreport report will appear in layout view يمكن من خاللها اعادة ترتيب ومحاذاة وتنسيق الحقول report layout tools tab will appear in the tabs menu with design, format, arrange, and page setup tabs. creating a report using wizard select table or query from navigation pane create reportsreport wizard report wizard dialog box will appear step 1:(which fields do you want on your report?) select the table or query you want, and select the field you want الخطوة االولى هي تحديد الجدول او االستعالم الذي تريد عمل تقرير له ثم تحدد الحقول التي تريد ان تظهر في التقرير step 2:do you want to add any grouping levels? يقوم التقرير بعملdeptid مثال لو قمت باختيار مجموعات فيضع كل الموظفين اللذين يعملون في نفس القسم بمجموعة واحدة alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 121 step3:what sort order do you want for your records?? you can sort records by up four field, in order ascending or descending order. يمكن عمل فرز لغاية اربع حقول حيث نقوم بالفرز اما تصاعديا او تنازليا step 4: how would you like to layout your report? layout :columnar, tabular, justified orientation :portrait, landscape وتحديد نمط الصفحة,نقوم بتحديد النمط الذي تريده للتقرير عمودية او افقية step 5 : what title do you want for your report? قم بتحديد اسم للتقرير ثم اضغط finish report will appear in print preview يظهر التقرير فيprint preview alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 122 report views: 1. :طريقة عرض التقرير report view يمكن مشاهدة الحقول وعمل فرز لها you can view, filter, and sort records او تصفية 2. :طريقة معاينة قبل الطباعة print preview يظهر الشكل النهائي للتقرير قبل القيام view the records before printing بطباعة التقرير 3. :طريقة عرض التخطيط layout view you can see data while you modify the report, you can make change to report design as :changing the size of controls ,delete or add control, and change the orientation of page ممكن مشاهدة البيانات اثناء اجراء التعديالت على تصميم التقرير ,يمكن اجراء تغيرات على تصميم التقرير مثل :تغيير حجم عناصر التحكم الموجودة داخله ,اضافة عناصر تحكم او حذفها ,يمكن تغير اتجاه الصفحة والتعديل على الهوامش :طريقة عرض التصميم 4. design view you can see data while you modify the report, you can find addition option of design more than what you can find in layout view , you can add control as: images, labels, lines, and rectangles. you can change the size of report section as: the report header. يمكنك التحكم اكثر في تصميم التقرير حيث يوفر هذه الطريقة للعرض امكانية اكثر في التصميم مما يوفره طريقة عرض التخطيط ,يمكن اضافة مجموعة من عناصر التحكم مثل :الصور والتسميات والخطوط و المستطيالت باالضافة الى تغير حجم مقاطع التقرير مثل منطقة رأس الصفحة و منطقة تذيل الصفحة. example ما هو نوع العرض في التقرير ؟؟ Print preview 123 alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo modifying a report title تغير عنوان التقرير: layout view double click on the report title type new title enter لتغير مكان العنوان وجه المؤشر الى العنوان حتى يتغير السهم الى سهم رباعي الرؤوس واسحب الى المكان الذي تريده يمكن تعديل اسماء الحقول بنفس الطريقة ولكن باختيار الحقل المراد تغيره بدال من العنوان: مالحظة crossshair change report's column size تغير عرض العمود: layout view click the field title to select the column put pointer on the dotted line on the right side of the column move to the right or left to increase or decrease the column size قم بالضغط على عنوان العمود الذي تريد تغير حجمه ثم ضع المؤشر على الخط المتقطع الذي يظهر في الجانب االيمن من العمود قم بالتحريك الى اليمين لزيادة عرض العمود اوالى اليسار لتقليل عرض العمود adding a logo to a report اضافة شعار الى التعليق: layout view report layout tools designheader/footer logo insert picture dialog box will appear select the image you want insert report auto formatting تنسيق التقرير تلقائيا: layout view report layout tools designthemes choose a format you want insert date and time to a report إدراج التاريخ والوقت: layout view report layout tools design header/footer date and time date and time dialog box will appear alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 124 اذا اردت ان تدرج فقط التاريخinclude time قم بازالة قم بتحديد نوع التنسيق الذي تريده للوقت والتاريخ ثم اضغط على موافق adding fields to a report اضافة حقول للتقرير: layout view report layout tools design tools add existing fields field list will appear select the fields you want resizing report to print it تغيير حجم التقرير للقيام بطباعته: the dotted line in the border of report show the margins of the report. any field appear after dotted line will appear in next page when you print the report, so you have to resize the field and the control in the report أي حقل أو اي ادوات تحكم,تالحظ وجود خطوط منقطة حول التقرير هذه الخطوط تدل على الهوامش لحل المشكلة قم بتعديل, تقع خارج هذه الخطوط سيظهر على الصفحة الثانية عند القيام بطباعة التقرير عرض الحقول في التقرير حتى تظهر في صفحة واحدة Exporting Data تصدير البيانات: save the database in a different format حفظ قاعدة البيانات او الكائنات بتنسيق مختلف -exporting to excel format: select table or query you want to export external data export excel spreadsheet export -Excel Spreadsheet dialog box will appear click browse to specify the destination file name , file format to select the version لتحديد االصدار للملفfile format لتحديد اسم ومكان حفظ الملفbrowse انقر زر -exporting to text file التصدير الى ملف نصي: alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 125 select table or query you want to export export -text file dialog box will appear external data export text file click browse to specify the destination file name then press ok ok لتحديد اسم ومكان حفظ الملف ثم انقرbrowse انقر زر importing Data استيراد البيانات القيام باستخدام بيانات موجودة في ملف اخر قد الخtext file اوexcel اوaccess يكون external data import text file select the file type you want to import data from it dialog box will appear ask you to determine the file name alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 126 access object summary: ملخص للكائنات في اكسيس table: we can modify data the rule of table is store data يمكن تعديل على البيانات وطباعتها والهدف الرئيسي هو تجميع البيانات يعتبر اهم كائن في اكسيس form: is an object you use to enter, edit, and view records in a database with graphical user interface display records for viewing or editing display table on screen you can create-print as much as you want forms for your database report: you can't modify data, use to print out the tables or query (printout) الهدف الرئيسي هو الطباعة على الورق,ال يمكن التعديل على البيانات query : you can decide using query which fields will be shown, and what information will be seen. we can use it to sort records and perform calculations يمكن تعديل البيانات وطباعتها ويمكن عمل فرز للمعلومات او اجراء الحسابات used to retrieve and calculate data from tables :لكل كائن من الكائنات في اكسيس مجموعة انواع النشاءه يجب النتباه الى شكل االيقون الخاص بكل كائن في قاعدة البيانات alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 127 **internet basic concept: االنترنت المصطلحات والمفاهيم Internet: A system of connected computers that allows your computer to exchange data, messages and files with any of the millions of other connected computers, internet is a global data communication system مجموعة من االجهزة المرتبطة التي تمكن الجهاز الخاص بك من تبادل البيانات والرسائل والملفات مع ماليين من: االنترنت االجهزة المتصلة World wide web (www): a collection of web pages and related resources which are linked together across the internet. مجموعة من صفحات الويب والموارد المتعلقة بها بحيث تكون مرتبطة مع بعضها البعض عن طريق االنترنت: www Hyperlink: A piece of text that can perform an action when the user clicks on it. Hyperlinks is used to go from one page to another in the same computer or different computers hyperlink might be text, email address, picture or part of a picture هو طريقة للربط بين صفحات الويب يظهر كنص ملون ومسطر عند النقر عليه يتم االنتقال الى صفحة اخرى:االرتباط التشعبي بموضوعات جديدة في الحاسوب نفسه أو في حواسيب اخرى في الشبكة Web Browser: is computer program that allow people to access information and view the contents of web pages (text, image, vedio, hyperlinks). Ex: Microsoft internet explorer, Mozilla firefox, google crome, and netscape navigator هو عبارة عن برنامج يمكن المستخدم من الوصول الى المعلومات وعرض محتويات الويب من صور ونصوص:متصفح الويب .وفيديو وارتباط تشعبي Web site: A computer storage area that contain one or more web pages, this pages connected with each other using hyperlink. web site contain information about one subject, web site has special address to allow you to access this web site تعرض معلومات حول موضوع معين وتخزن في,هو مجموعة من ال صفحات يتم ربطها معا باستخدام االرتباط التشعبي:موقع الويب . ولها عنوان خاص يستخدمه جمهور االنترنت في استعراض صفحات الموقع,الخادم Home page: The first web page you see when you launch the web browser(ie internet expolrer) هي الصفحة التي يختارها المستخدم من خالل اعدادات المتصفح لتكون اول صفحة تظهر لديه عند الربط مع:الصفحة ا لرئسية .االنترنت وتشغيل المتصفح URL: is a unique address for web pages,Every page has its own unique address called URL (Uniform Resource Locator) ex: http:\\www.hu.edu.jo وهذا العنوان يظهر في مربع العنوان فيUniform Resource Locator لكل موقع ويب عنوان فريد يدعى: عنوان الويب .المتصفح عندما تزور موقعا معين Protocol: A set of instructions for transferring data between computers over the network . هي اللغة التي تتخاطب بها الحواسيب عبر شبكة الحاسوب بهدف تبادل المعلومات:بروتوكول Site Map or Site Index: is similar to a table of contents in a book. It tell you where you can find information by category يشبه جدول المحتويات في الكتب وهي عبارة عن صفحة تكون موجودة في الموقع تحتوي على: خريطة الموقع او فهرس الموقع .معلومات عن الصفحات الموجودة على الموقع مثل اقسام الموقع واالرتباطات التشعبية Internet Service Provider (ISP): is a company that offers their customers access to the internet. A service provider rents a local telephone number to connect. Fast connections that are always active are often called "broad band connections" تقوم الشركة بتأجير خطوط, وهي الشركة التي تقوم باالشتراك لديها للحصول على خدمة الربط باالنترنت: مزود خدمة االنترنت ويحتوي موقع المزود على خادم يقوم بربط المستخدم باالنترنت ويمكن استخدام وصالت سريعة لتسريع عملية.هواتف معينة broadband االتصال تسمى Hyper Text Markup Language (HTML): A set of formatting commands that you place around a text or pictures to create web page. Web browsers are able to interpret and execute HTML commands and view web pages contents. هي لغة البرمجة المستخدمة في صناعة صفحات الويب في االنترنت:html alaa abu srhan email: alaaa@hu.edu.jo 128
