BUSINESS LETTER
A. Pengertian Dan Penjelasan Surat Bisnis.
1. Pengertian Surat Bisnis
Surat Bisnis Secara umum definisi sebagai surat yang digunakan
oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan
pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan
media tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksmilie, telepon
ataupun lewat jalur internet.
Contoh-contoh surat bisnis sangat beragam jumlahnya, bisa
meliputi surat perintah kerja, surat perkenalan bisnis, surat pemesanan
produk, surat pindah alamat kantor, surat penagihan, surat kontrak
kerjasama, surat perjanjian ataupun surat pengaduan.
2. Penjelasan Surat Bisnis
Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan
biasanya dikirim melalui Kantor Pos atau kadang-kadang oleh kurir.
Surat bisnis kadang-kadang disebut "mail" (sebagai lawan dari email yang
lebih cepat). Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian yakni :
a) Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak
di paling atas dari sebuah surat. Baik surat resmi untuk pemerintah
atau
perusahaan. Kepala
perusahaan, alamat
Surat
perusahaan,
tersebut
nomor
berisikan
telepon,
nama
faksimili, e-
mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.
b) Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si
penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di
kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan
tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan
lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu
1
2
menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.
Contoh :
British style
08th Desember 2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya
penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada
British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st,
2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.
American style
September 07, 2011
Gaya
penulisan
tanggal
American
style
nama
bulan
ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda koma dan
tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.
c) Inside Addres (alamat yang dituju)
Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri
atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan Inside Address selain
nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta
jabatannya serta kodepos dan Negara yang dituju.
d) Salutation (salam pembuka)
Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat.
berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam
pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis
huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua.
Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British
style, dan American style.
Contoh : British style
: Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir
e) Body of the Letter (isi surat)
Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau
informasi yang penulis ingin sampaikan secara detail. Pesan yang
3
tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok
permasalahan yang akan dibahas.
f) Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk
menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup
ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis
dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours
Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe
yaitu Britsh style dan American style.
Contoh:
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss,
Dear Mrs, Sincerely, Sincerely, With Best
Wishes.
American style
: Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient
Servant, Sincerely.
g) Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama
penulis).
Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah
pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di
bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital,
tanpa diberi tanda kurung.
3. Tujuan dari sebuah Business Letter.
Business Letter adalah jenis surat resmi (formal letter) yang
berfungsi sebagai cara berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan.
Terdapat banyak perbedaan penggunaan dalam Business Letter. Business
Letter dapat bersifat menyampaikan informasi (informational), bujukan
(persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional).
Business Letter harus diketik dan diprint-out pada kertas putih standard
berukuran 8,5 x 11.
4
4. Unsur-unsur dari sebuah surat yang baik
Unsur terpenting dari menulis surat yang baik adalah kemampuan
penulis mengindentifikasi untuk siapa surat itu ditujukan. Jika penulis
mengrimkan suratnya ke departement sumberdaya manusia, hindari
penggunaan istilah-istilah tehnik tinggi yang hanya makenik yang bisa
memahaminya.
New Roman",serif; text-align: justify;">Unsur selanjutnya adalah
yakinkan bahwa tujuan yang dari penulisan surat haruslah jelas dan
ringkas. Jangan buat tujuan dari surat tersebut tidak jelas, kebanyakan
orang menulis surat dengan unsur yang tidak dibutuhkan secara ditail,
seharusnya surat ditulis hanya denga point yang akan disampaikan tanpa
adanya basa-basi yang terlalu.
Unsur penting yang lainnya adalah bersikap prefossional dalam
penulisan surat, sikap prefossional disini bermakna sopan, halus, hindari
ancaman dan fitnah, tempatkan masalah dengan informasi yang relevan
bahkan jika itu adalah surat keluhan.
5
B. Contoh-Contoh Dari Surat Bisnis/Business Letter.
1. Complaint letter
December 4th, 2009
Customer Service
Computer World
Sudirman Street
Jakarta
Dear Mr/Mrs,
I am disappointed and frustrated with my recent experience purchasing a tablet
from your company.
On November 21st 2009, I ordered one black color tablet . However, it did not
arrive within the stated time frame. When I emailed in an attempt to learn what
had happened, they said they will check the distribution departement.
I paid Rp. 4.500.000,- for this item and I still want it. Please ship another
immediately, and provide me with a tracking number, or I will be forced to direct
my credit card company issue a chargeback and I will report this incident to the
police.
My order number is #85613NVB. I have also enclosed a copy of my credit card bill.
If you have any questions, you can reach me at 021-8765432. I expect to receive
the product with no further delays, before two weeks have elapsed.
Sincerely,
Janette Widjoyo
6
2. Resignation letter
22 Tufton Street
London, SW1P 3TL
Tel: 020 7593 1760
November 1st, 2007
Josie Waters
Fielders Pharmacy
14 Broadway
London, SE1 7DG
Dear Mrs. Waters,
I am writing to provide formal notice of my resignation from Fielders
Pharmacy. My last day will be November 14th, 2006.
I trust that two weeks is sufficient notice for you to find a replacement for
my position. I would be pleased to help train the individual you choose to
take my place.
Thank you for employing me for the past three years. My experience as
clerk, supervisor, and floor manager has been very positive and I'm
confident that I will use many of the skills I have learned at Fielders in the
future.
If you have any concerns, please contact me at my personal email address.
All the best,
Annie Wright
7
3. business letter (Block Format)
3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been
late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due
date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off
your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one
of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any
questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob Powers
Accounts Receivable
8
4. Business Letter (Modified Block Format)
3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store
has been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due
date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off
your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one
of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any
questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob,Powers
Accounts Receivable
9
5. Business Letter (Semi-block Format)
3519 Front Street
Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534
Dear Ms. Johnson:
It has come to my attention that your company, The Cooking Store
has been late with paying their invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before
the due date, we have implemented a discount model where we'll give you
2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You
are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you
have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.
Sincerely,
Signature
Bob Powers
Accounts Receivable
C. Inquiry Letter.
Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan
informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi
bisnis lainnya.
10
Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon
suatu periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah
atau media elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan
informasih yang diperoleh tersebut.
Biasanya suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun
sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan
pembeli produk/jasa tersebut.
Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia
jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu
pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut.
Hal-hal itu mencakup :
1. Nama dan jenis produk.
2. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain.
3. Harga satuannya.
4. Potongan harga.
5. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual.
6. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli.
7. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lainlain.
11
Contoh Inquiry Letter:
Contoh 1
PT. Davengine, Tbk
Jl. Asal-asalan No. 999 Bogor
Phone. (0251) 66778899; Fax. (0251) 66677788
October 10, 2009
PT. American Muscle
Jln. Bodo Amat Jakarta Pusat
Indonesia
Dear Sirs,
Mr.Diki Bulin, the chief of PT. American Muscle, car dealer inform us that you
are providing types of american car like Ford Mustang and Chevrolet Camaro.
We are an dealer distributor and believe there is a promising marketing our area
for deciberately priced goods of this kinds.
Please let us have details of your types of car we have request and pricelist.
Please give us catalogue and sample of your product ,including color, types and
prices. your terms of payment and discount allowed on purchases of quantities of
not less than 5 of unit Mustang cars .
Your prompt reply would be appreciated.
Yours faithfully,
PT. Davengine, Tbk
David Nathanael
Marketing Manager
12
Contoh 2
20 October 2009
Jane Taylor, Executive Director
Xavier Foundation
555 S. Smith St.
Washington, D.C. 22222
Dear Ms. Taylor,
When we attended the International Electronics Trade Fair in London last month,
we visited your stand and saw a very interesting demonstration of your automatic
high-security garage doors. The ability to drive straight in and out of your garage
from the comfort of your car, as well as your emphasis on theft protection
appealed to us. We believe that there is a ready market for this in the United
States.
Our company is a wholly owned subsidiary of the international Zetax
Corporation, well-known in the security and theft prevention industry.
Would you please send us your current sales literature and price list? Of course,
we will be glad to provide the usual credit and trade reverences if we decide to
order from your company.
Sincerely
Marketing Director
13
Contoh 3
14
Contoh 4
PT. EL’LOCO WASTE ALMIGHTY
Surya Cipta CII Lot. X Surya Cipta Industrial Park, Karawang – Indonesia
Phone/ Fax No. 0267 – 678789
Attention : Mr. Mahdi Almufarid Karawang, March 1st 2011
Dear sir,
We find out recently from your advertisement on KOMPAS, Sunday January 17th
2011 that you are an importer of Special Purpose Vehicle.
Please send us your offer for the following :
Article : Dump Truck
Quality : USA Standard Dump Truck
Shipment : As soon as possible
Please quote the price per unit and your minimum buy in.
Sincerely
Renaldi Alfiansyah
Contoh 5
PT. ABDURAHMAN PERSADA
Jl. Ujung Harapan Raya No. 57
Kab.Bekasi
2 December, 2011
PT. PRIMA NUGROHO
Jl. KrakatauBlok A7 No.43
BekasiTimur
Dear Sir or Madam,
We saw your product at International Design of Shoes Fair in Mega Bekasi on
1December 2011 and made interested us.
Please send types of sample, the terms and catalogue of the shoes. If the cost is
low and the types of sample are interesting, we will order your product.
We are looking forward to receiving your reply soon.
Yours faithfully,
DeniSoeltoni
Head of Distributor
15
D. Contoh Surat Reply Of Inquery.
Contoh 1
28 April, 2013
PT. Eko Prihantoro
Jl. Sunter Jaya no.06
Jakarta Utara
PT. Basuki Permana
Jl. Cempaka Putih Raya no.18
Jakarta
Dear Mr Diki Prasetio,
Re : Request for catalague
We thank you for you inquiry of 26 April, 2013. As requested, we enclose our
illustrated catalogue which gives complete details of our shoes, together with
the prices and the models.
We expect that our catalogue, prices, and the terms give all information
requested.
We are looking forward to receiving your order soon.
Yours sincerely,
Yulia Hesty Wintoro
Chief Manager
16
Contoh 2
17
Contoh 3
18
Contoh 4
PT. PRIMA NUGROHO
Jl. Krakatau Blok A7 No.43
BekasiTimur
4 December, 2011
PT. ABDURAHMAN PERSADA
Jl. Ujung Harapan Raya No. 57
Kab.Bekasi
Dear MrDeniSoeltoni,
We thank you for you inquiry of 2 December, 2011. As requested, we enclose our
illustrated catalogue which gives complete details of our shoes, together with the
prices and the models.
We expect that our catalogue, prices, and the terms give all information requested.
We are looking forward to receiving your order soon.
Yours sincerely,
YudhaPradipta
Chief Manager
19
Contoh 5