10/5/2011
Human Resources  1

10/5/2011
Personnel Files ­ Content n
Policy and procedures for staff personnel  records can be found in Personnel
Policies for Staff Members 80:  Staff
Personnel Records and the applicable  bargaining unit contract  n
Personnel files should only contain  material that is necessary and relevant to  the administration of the staff personnel  program
Human Resources  2

10/5/2011
Personnel Files ­ Content n
An employee’s personnel file can contain  the following:  u
Employee Application, Resume, letters of  reference, I­9*, State Oath of Allegiance  and Patent Agreement, W­4  u
Notice Regarding Overtime
Compensation (non­exempt employees  only)  u
Emergency Contact Information  u
Performance Appraisals and Position
Description forms
* Can be maintained in a central department  file
Human Resources  3

10/5/2011
Personnel Files ­ Content n
An employee’s personnel file can contain  the following:  u
Honors and Awards received by the  employee  u
Corrective Action/Disciplinary Notices
«
Performance­related documents should  be signed by the employee if it is placed in  the personnel file
«
Corrective action/disciplinary notices are  subject to removal after two years  provided the supervisor verifies similar  incidents have not occurred during the  most recent two year period (see  applicable contract/policy)
Human Resources  4

10/5/2011
Personnel Files ­ Content n
Documents related to an  employee’s medical condition or a  medical condition of the  employee’s dependents, must be  stored separately from the  employee’s personnel file
Human Resources  5

10/5/2011
Personnel Files ­ Content n
An employee’s medical file can  contain information regarding  u
FML forms and supporting  documentation  u
Work­related injury or illness  forms and supporting  documentation  u
Disability­related documentation,  including any requests for  accommodation
Human Resources  6

10/5/2011
Personnel Files ­ Content
It is recommended that any  materials related to a formal  grievance be forwarded to Labor
Relations to retain in their files.
Human Resources  7

10/5/2011
Personnel Files –
Periodic Reviews n
Maintaining the completeness and  the accuracy of personnel files is  important  n
Periodic reviews or audits can be  conducted to ensure that the  necessary documents have been  completed and filed, and date  sensitive documents have not  expired
Human Resources  8

10/5/2011
Personnel Files –
Periodic Reviews n
Types of personnel file/record  audits  u
Conduct an audit to confirm that a  particular document is present in the  files of all employees
«
Example:  Performance Appraisal form for  all employees who have completed their  probationary period
«
Example:  Employee Application form for  all new hires
Human Resources  9

10/5/2011
Personnel Files –
Periodic Reviews n
Types of personnel file/record  audits  u
Conduct an audit to confirm that  renewable documents/forms are  present in the files of all affected  employees
«
Example: Compensatory Time Off
Agreement forms for non­exempt  employees (dependent on bargaining unit  and the discretion of management)
Human Resources  10

10/5/2011
Personnel Files –
Content Organization n
File contents can be arranged and  organized by subject matter
«
Performance­related
«
Compensation
«
Training and education
«
Benefits
«
Hiring documents
Human Resources  11

10/5/2011
Personnel Files –
Content Organization n
File contents can be arranged and  organized by subject matter  u
Advantages
«
Related documents are grouped  together
«
Easy to identify the history of actions  within each separate category
Human Resources  12

10/5/2011
Personnel Files –
Content Organization n
File contents can be arranged and  organized by subject matter  u
Disadvantages
«
Requires consistent placement of  documents in appropriate category (may  require more training for the individual  responsible for file maintenance)
«
Does not provide a complete picture of  all actions or activities because the file  contents are split between separate  categories
Human Resources  13

10/5/2011
Personnel Files –
Content Organization n
u
Advantages
«
Easy to maintain
«
Easy to identify the complete  employment history of the  individual
Human Resources  14

10/5/2011
Personnel Files –
Content Organization n
File contents can be arranged by  chronological date  u
Disadvantages
«
Removal and replacement of file  contents require attention to detail
«
Removal and replacement results is  more disruption of the file’s contents if  documents spanning several years  are required
Human Resources  15

10/5/2011
Personnel Files – Access and Release of Records n
File Transfer and Access  u
The employee’s personnel records  should be transferred to the department  which the individual transfers to
«
Exceptions:
•  Time records shall be retained
•  Medical file shall be retained
Human Resources  16

10/5/2011
Personnel Files – Access and Release of Records n
File Transfer and Access
«
Once the employee is selected  as a finalist for a position within  the University, the prospective  hiring department has a right to  review the personnel file of the  individual, prior to making the  final offer (except in situations  where the candidate is a  preferential rehire)
Human Resources  17

10/5/2011
Personnel Files – Access and Release of Records n
File Transfer and Access  u
It is recommended that the  prospective hiring department inform  the employee of their intent to review  the personnel file  u
Adequate security measures should  be taken in all cases where  personnel files are physically moved  or transferred to ensure that the file’s  contents remain confidential
Human Resources  18

10/5/2011
Personnel Files – Access and Release of Records n
File Access  u
Upon request, an employee shall be  provided a copy of the employee’s own  personnel records within 30 days, unless the  records are geographically dispersed or  archived, in which the department has 60  days to provide copies of the requested  documents  u
The first copy is provided at no charge  u
Additional provisions may apply depending  on the bargaining unit. Check the applicable  contract for specifics
Human Resources  19