Impact & Change 3(3)‫التأثير والتغيير‬
Team management &
communication
‫إدارة الفريق والتواصل‬
‫الحوكمة االلكترونية‬
‫برنامج تدريب المدربين‬
‫الوحدة الخامسة‬
‫تأثير الحوكمة االلكترونية‬
‫وادارة التغيير‬
‫‪2‬‬
‫إدارة الفريق والتواصل‬
‫الجزء الثالث‬
‫‪e-Governance‬‬
‫‪Training of Trainers‬‬
‫‪Module V‬‬
‫‪e-Governance Impact‬‬
‫‪and Change Management‬‬
‫& ‪Team management‬‬
‫‪communication‬‬
‫‪Part III‬‬
Agenda
1. Defining the project team(s)
2. Setting up the teams
3. Managing the teams; roles,
communication, milestones
IMPACT & CHANGE- 3
‫جدول األعمال‬
‫• تحديد فريق (أو فرق) المشروع‬
‫• إعداد المجاميع‬
‫• إدارة المجاميع ؛ األدوار‪ ،‬التواصل ‪،‬تعريف المعالم‬
Defining the teams(s)
Depending on the scope of the project there will be a need for many project
teams. You will always need
•
A ”core team” driving the development
Then, depending on scope and nature of the project
•
Your department: depending on the size and diversity of the department
various user groups must be represented.
•
Cross-department: A group representing all departments involved
•
Cross-Ministry (similar): A group representing all ministries involved,
possibly also several departments at each ministry.
•
In this case both a policy team and one or more technical teams may be required
For all teams, critical factors:
•
•
•
The people involved (Skills, personal factors)
Their authority; what can they achieve in their environment/department?
Their incentives for participating in the group
IMPACT & CHANGE- 3
‫تعريف الفريق ‪ /‬المجاميع‬
‫اعتماداً على نطاق المشروع سوف تكون هناك حاجة للعديد من الفرق في المشروع‪ .‬سوف تكون‬
‫بحاجة مستمرة الى ‪:‬‬
‫• "فريق أساسي" يقود التطوير ‪.‬‬
‫و اعتماداً على نطاق وطبيعة المشروع سيلزمك ‪:‬‬
‫• اإلدارة الخاصة بك‪ :‬تبعا ً لحجم وتنوع القسم يجب أن يكون هناك تمثيل لجميع فئات المنتفعين ‪.‬‬
‫• تكامل األقسام ‪ :‬مجموعة يمثلون جميع اإلدارات المعنية‬
‫• التكامل على مستوى الوزارات (مماثلة)‪ :‬وهي مجموعة تمثل جميع الوزارات المعنية‪ ،‬وربما‬
‫أيضا عدة إدارات في كل وزارة‪.‬‬
‫• وفي هذه الحالة قد يلزم فريق سياسات وفريق تقني واحد أو أكثر‪.‬‬
‫العوامل األساسية لجميع الفرق ‪:‬‬
‫‪ (a‬مشاركة الجمهور (المهارات‪ ،‬والعوامل الشخصية)‬
‫‪ (b‬صالحياتهم ‪ :‬و ما يمكن أن يحققوه في بيئتهم وإدارتهم ‪.‬‬
‫‪ (c‬الحوافز المخصصة للمشاركين في الفريق ‪.‬‬
IMPACT & CHANGE- 3
Team Types in Change Programs
• Management decision-making, “steering
group”
• Project team
• Cross-functional or functional improvement
teams, e.g. business user teams
• Autonomous work teams, e.g. IT staff
• Superusers
• Communities of practice
IMPACT & CHANGE- 3
‫أنواع الفرق في برامج التغيير‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫إدارة صنع القرارات "الفريق القيادي "‬
‫فريق المشروع‬
‫فرق التكامل الوظيفي أو التطوير الفني‪ ،‬مثل فرق المنتفعين‬
‫من المشروع ‪...‬‬
‫فرق العمل ذاتية التحكم‪ ،‬مثل موظفي تكنولوجيا المعلومات‬
‫المنتفعين المتميزين‬
‫المجموعات ذات الخبرة ‪.‬‬
Stakeholder analysis to decide
which teams you need
Stakeholder Group
change recipients
‫تغيير‬
‫المستلمين‬
decision makers‫القرار‬
resource holders
‫صناع‬
‫أصحاب‬
‫الموارد‬
program
implementers‫البرنامج‬
external parties
‫الخارجية‬
‫مطبقوا‬
‫األطراف‬
Description
intended receivers of the
products of change or change
outcomes ‫الناس المستهدفين بالتغيير‬
‫ونتائجه‬
people that approve a change
effort and decide its scope and
direction ‫األشخاص الذين يوافقون على‬
. ‫التغيير ويحددون نطاقه وإتجاهه‬
people authorized to release
financial and human resources
required by a change effort
‫األشخاص المخولين بتوظيف الموارد‬
‫البشرية وتوظيف األموال الالزمة للتغيير‬
people charged with the
responsibility for bringing about
‫أشخاص اتهموا‬
‫بالمسؤولية عن أحداث هذا التغيير‬
the change
Examples
•end users of new software, such as a
new accounting package
employees of two merged companies
•Steering Committee Members
•Project Sponsor
•Chief Executive Officer
•Chief Financial Officer
•Financial institution such as a bank
•Line Manager
•Program Manager
•Project Manager
•Project Team Members
people that are not the intended
•suppliers whose access to a business is
recipients but who are impacted
restricted after a change in business
by the change ‫األفراد غير‬
IMPACT & CHANGE- 3 hours
•broader community impacted adversely
Which group requires which action?
‫العمل الذي تتطلبه المجموعة‬
Stakehold
er Group
Description
Examples
intended
receivers of the
change
products of
1. end users of new software, such
recipien
change or ‫ا‬
as a new accounting package
Ts ‫تغيير‬
change
‫المنتفعين من البرامج مثل المحاسبين‬
‫المستلمين‬
outcomes‫المقصو‬
‫دين بالتغيير ونتائجه‬
people charged
with the
program
responsibility
implemen
for bringing
ters ‫مطبقي‬
about the
‫النظام‬
change ‫المتهمين‬
‫بتعاونهم مع التغيير‬
•Program Manager
•Project Manager
•Project Team Members
‫مدراء المشاريع والبرامج وأعضاء الفرق في‬
‫المشاريع‬
IMPACT & CHANGE- 3
Action, examples
•Superusers to provide on the job
support?
•Online ”community of practice”
discussion group where people can
support each other?
• ‫المنتفعين المميزين يدعمون العمل‬
• ‫األفراد الخبراء على شبكة األنترنت‬
‫مجاميع مناقشة من أجل دعم البعض للبعض‬/
‫اآلخر‬
•Community of practice?
‫األفراد ذوي الممارسة‬
Tasks
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Clarifying project team member roles
Setting team and individual goals
Monitoring and measuring team and individual performance
Feeding back team and individual performance
Resolving conflicts between team members constructively
Delegating responsibilities and tasks
Motivating using a combination of intrinsic and extrinsic rewards
Developing the skills of team members
Coaching team members
IMPACT & CHANGE- 3
‫المهام‬
‫•‬
‫توضيح دور كل عضو في فريق المشروع‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫فريق اإلعداد واألهداف الفردية‪.‬‬
‫رصد وقياس األداء الفردي والجماعي‬
‫فريق التغذية الراجعة ( األنطباعات ) واألداء الفردي‬
‫حل النزاعات بين أعضاء الفريق ‪.‬‬
‫تفويض المسؤوليات والمهام‪.‬‬
‫تحفيز استخدام مزيج من المكافآت الداخلية والخارجية‬
‫تطوير مهارات أعضاء الفريق‬
‫أعضاء فريق التمرين‬
Team success factors‫عوامل نجاح الفريق‬
Targets
‫األهداف‬
The team mutually agrees on objectively measurable goals and continuously
measures performance against their targets. ‫توافق الفريق على أهداف موضوعية قابلة‬
‫ ومقاييس األداء المستمر لتحقيق أهدافها‬،‫للقياس‬
Emotional ‫الذكاء‬
‫األجتماعي‬
Intelligence
Each team member displays self-awareness and emotional self-control, and is
able to empathize with and inspire others. Team rules are mutually agreed,
with each team member working actively in support of team cohesion ‫كل عضو‬
‫ ويكون قادرا على فريقالتعاطف والهام‬،‫في الفريق يعرض الوعي الذاتي وضبط النفس العاطفي‬
. ‫ مع كل عضو من األعضاء للعمل بنشاط لدعم تماسك الفريق‬، ‫ القواعد متفق عليها‬.‫لآلخرين‬
Authority ‫الصالحيات‬
The team has sufficient authority and influence to command the resources that
it needs to achieve its goals and to get things done by others outside of t he
team
‫الفريق لديه ما‬
‫يكفي من السلطة والنفوذ لقيادة الموارد التي تحتاج إليها لتحقيق أهدافها وللحصول على األشياء التي‬
‫يضطلع بها آخرون من خارج الفريق‬
Motivation ‫التحفيز‬
Each team member is highly self-motivated towards achieving the common
goals. External rewards are set up to further enhance this strong internal
drive. ‫ ممايستلزم مكافأتهم مكافآت داخلية‬، ‫كل عضو في الفريق لديه الدافع لتحقيق أهداف المشروع‬
‫وخارجية توضع حسب نظام الحوافز‬
Skills
‫المهارات‬
Each team member is competent in the range of personal and interpersonal
skills required to build and maintain the team. Technical and professional skill
gaps are identified and filled with the required training and coaching. ‫يختص كل‬
‫ المهارات‬.‫عضو في الفريق في مجموعة من المهارات الشخصية الالزمة لبناء والحفاظ على الفريق‬
.‫التقنية والمهنية هي التي تحدد الفجوات ومدى الحاجة إلى التدريب والتوجيه‬
IMPACT & CHANGE- 3
Team Setup
•
•
•
Team size is important. If it is too small, there will not be enough ideas and variety
of viewpoints for well-informed and representative decision-making. If it is too
large, decision-making becomes laborious and protracted, with a tendency for
members to form cliques. The optimal size appears to be somewhere between five
and eight members.
Ensure that the team leader is motivated and with a good measure of
interpersonal skills. Also make sure that there are enough team members with
formal authority and credibility with the rest of the organization. Team members
will also need a good dose of interpersonal skills and access to the needed subject
matter experts if your change program is to be a success.
Teams are so much more effective than groups of people working on the same
task because team members capitalize on each other’s strengths and fill in the
gaps for each other’s weaknesses. With that said, have you got the right balance of
team roles? (http://www.businessperform.com/projectmanagement/project_team_management.html)
IMPACT & CHANGE- 3
‫إعداد الفريق‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫حجم الفريق له أهمية ‪ .‬فإذا كان صغيراجداً‪ ،‬لن يكون هناك ما يكفي من األفكار وتنوع وجهات‬
‫النظر التخاذ قرارات مستنيرة‪ .‬و إذا كان كبير جداً‪ ،‬يصبح اتخاذ القرارات شاقا وطويل األمد‪ ،‬مع‬
‫ميل األعضاء لتشكيل زمر وإئتالفات ‪ .‬يظهر الحجم األمثل أن يكون العدد ما بين خمسة وثمانية‬
‫أعضاء‪.‬‬
‫ضمان أن قائد الفريق لديه الدافع مع قدر كبير من ومهارات التعامل مع اآلخرين‪ .‬تأكد أيضا من‬
‫أن هناك ما يكفي من أعضاء الفريق يحملون الصفة الرسمية ولديهم مصداقية كافية ‪ .‬أعضاء‬
‫الفريق يحتاجون أيضا إلى جرعة جيدة من مهارات التعامل مع اآلخرين والوصول إلى الموضوع‬
‫المطلوب إذا ما أريد تنفيذ البرامج بنجاح ‪.‬‬
‫الفرق أكثر فعالية من مجموعات من األشخاص الذين يعملون في نفس المهمة ألن أعضاء الفريق‬
‫يمكنهم االستفادة من نقاط قوة كل منهما اآلخر‪ ،‬وسد الثغرات فيمابينهم البعض‪.‬حسب القائل ‪ ،‬هل‬
‫عندك التوازن الصحيح ألدوار أفراد الفريق؟‬
Roles in teams (1/3)
‫األدوار في الفرق‬
Action Oriented Roles
Shaper‫المؤسسون‬
‫واضعوا المالمح العامة‬
Implementer‫المنفذو‬
‫ن‬

challenging and dynamic ‫التحدي والديناميكية‬

thrives on pressure ‫معتادون على الضغط‬


disciplined and reliable ‫منضبطون وأهل للثقة‬

conservative and efficient ‫محافظون وكفوؤن‬


Completer Finish
‫المكملون‬er
‫يملكون الشجاعة للتغلب على العقبات‬drive and
courage to overcome obstacles

turns ideas into practical actions ‫يحولون‬
‫األفكار الى تطبيقات عملية‬
painstaking, conscientious and
anxious ‫حريصون وعلى درجة عالية من التحمل‬
searches out errors and omissions ‫يبحثون‬
‫عن الخطأ والسهو‬
IMPACT & CHANGE- 3
Belbin TeamRoles Profile.
http://www.bel
bin.com/rte.as
p?id=8
Roles in teams (2/3) ‫األدوار في الفرق‬
People Oriented Roles
Co-ordinator ‫المنسقون‬
Teamworker ‫العاملون‬
‫الجماعيون‬
Resource Invest

mature and confident ‫ناضج وأهل للثقة‬

clarifies goals and promotes decision-making ‫يحدد أهدافه ويتخذ القرارات‬

delegates well ‫يمنح الصالحيات لألشخاص المناسبين‬

co-operative and mild ‫متعاون وطيب‬

perceptive, diplomatic and averts friction ‫ يتجنب األحتكاك‬، ‫ ديبلوماسي‬، ‫مدرك‬

listens well and fosters team cohesion ‫ يعزز تماسك الفريق‬، ‫مصغ جيد‬

extroverted, enthusiastic and communicative ‫منفتح ومتحمس ومتواصل‬

explores ides, developments and resources ‫يكتشف األفكار ومصادرها وسبل‬
‫تطويرها‬

develops contacts outside of team ‫يطور التواصل خارج الفريق‬
Igator ‫إستثمار الموارد‬
IMPACT & CHANGE- 3
Roles in teams (3/3) ‫األدوار في الفرق‬
Cerebral Roles
Plant ‫المصنع‬
Monitor
Evaluator ‫مقيّم‬
‫المراقبة‬
Specialist
‫األختصاصي‬

creative and imaginative ‫خالق وذو خيال جامح‬

solves difficult problems ‫يقوم بحل المشكالت‬

advances new ideas and strategies ‫يقوم بوضع أفكار واستراتيجيات‬
‫جديدة‬

sober and strategic thinker ‫واع وتفكيره استراتيجي‬

analyzes and evaluates options ‫يحلل ويقيم الخيارات بموضوعية‬
objectively

impartial arbiter in disputes

provides valuable knowledge and skills ‫يقوم بتزويد معلومات‬
‫ومهارات قيمة‬

focus on technical issues ‫يركز على القضايا التقنية‬

self-starting and dedicated ‫يتمتع بأستقالل ذاتي‬
IMPACT & CHANGE- 3
‫محكم محايد في المنازعات‬
Resolving conflict
If your project team gets stuck in a rut with lots of
unproductive conflict, there are a number of things you
can try. If you haven’t already done so, get your team
together to clarify and agree the “ground rules” that
govern the team’s behavior. Your “ground rules” should
cover these five key areas of team operation:
team meetings
team working
team communication
team member relationships
team decision-making
IMPACT & CHANGE- 3
‫فضّ المنازعات‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫عند حصول الكثير من المنازعات العقيمة في مشروعك ‪ ،‬فأن هناك عددا من األمور التي عليك‬
‫أن تقوم‪ .‬إذا لم تكن قد فعلت ذلك‪ ،‬عليك العودة الى فريقك من أجل توضيح القواعد األساسية"‬
‫التي تحكم سلوك للفريق‪ .‬الخاص بك ‪" ،‬القواعد األساسية" ينبغي أن تشمل الفروع الخمسة لفريق‬
‫المشروع ‪:‬‬
‫اجتماعات الفريق‬
‫العمل الجماعي‬
‫تواصل الفريق‬
‫عالقات أعضاء الفريق‬
‫صنع القرار بشكل جماعي (أي بمشاركة الجميع)‬
Group exercise 1
You have over the course been doing several group works in the same
working groups. Now, analyze your own group using the Belbin role
descriptions. Who takes which roles in your group? Is there any role missing?
Considering the way in which the group work has been conducted over the
course, do you think your work group has had the best combination of roles?
(Role descriptions in handout)
IMPACT & CHANGE- 3
‫تمرين جماعي ‪1‬‬
‫• طيلة مدة الدورة وأنتم تقومون بأعمال جماعية في نفس‬
‫المجموعات‪ .‬اآلن‪ ،‬عليكم القيام بتحليل الفريق الخاص بكم‬
‫باستخدام وصف األدوار (بيلبن) ‪ .‬تقسيم األدوار في‬
‫المجموعة الخاصة بكم؟ هل هناك أي دور مفقود ؟؟ النظر‬
‫في الطريقة التي أجريت فيها أعمال الفريق على مدار الدورة‬
‫‪ ،‬هل تعتقدون أن مجموعة العمل الخاصة بكم كانت تمثل‬
‫أفضل مزيج من األدوار؟‬
‫(وصف األدوار موجود في المحاضرات ) •‬
Group exercise 2
You are now starting the change management project involved with
implementing your e-service as described in earlier exercises. Now, decide
which working groups you need, how they should be manned so as to
1) Be able to manage all tasks involved
2) Best possible contain the necessary group roles
3) Think of real people as well as the Belbin roles
IMPACT & CHANGE- 3
‫تمرين جماعي ‪2‬‬
‫اآلن تبدأون مشروع إدارة التغيير‪ ،‬محتويا على تطبيق الخدمة‬
‫اإللكترونية الخاصة بكم‪ ،‬والتي تم وصفها في التمارين السابقة‪ .‬عليكم‬
‫اآلن أن تقرروا ماهية الفرق العاملة التي تحتاجونها‪ ،‬وكيف ينبغي‬
‫أن يكون تأهيلهم من أجل ‪:‬‬
‫‪ ‬تكون قادرة على إدارة كافة المهام المناطة بها‬
‫‪ ‬تحتوي على أفضل مايمكن من األدوار الجماعية الضرورية‪.‬‬
‫‪ ‬فكروا باألفراد الحقيقيين ‪ ،‬إضافة الى أدوار (بيلبن ) ‪.‬‬