TI – 3241 ANALISIS PERANCANGAN & SISTEM INFORMASI STIE PASUNDAN LATAR BELAKANG TUGAS PARA EXECUTIVE - strategic planning (FAYOL) - berpikir agar segalanya berjalan & memecahkan masalah (ISENBERG) MINTZBERG : schedule meeting (60%) unschedule meeting (10%) desk work (22%) another activities (8%) TO OTHER EXECUTIVE WS EXEC. DATA BASE INT. REQUES PC EXEC. WORKSTAT INT. DISPLAY TO OTHER EXECUTIVE WS TO OTHER EXECUTIVE WS DATABASE E-MAIL SOFTWARE LIB MAKE INT. AVAILABL E CENTRAL MAIN FRAME Mengapa EIS diperlukan? pada tahun 1454, informasi yang diterima per 2 minggu tidak semua bernilai Definisi EIS: sistem yang menyediakan informasi bagi para executive tentang keseluruhan performansi perusahaan serta memberikan pula fasilitas untuk retrieval pada setiap level yang lebih detail. PERKEMBANGAN Tahun Tahun Tahun Tahun 1950 1970 1980 1985 EDP/ SPD SIM, SOP SPK SP SISTEM PENGELOLAAN DATA TRANSAKSI populer pada tahun 1960 berfokus pada data transaksi dukungan pada level operasional (terstruktur) memberikan laporan-laporan operasional & rangkuman SISTEM INFORMASI MANAJEMEN populer pada tahun 1970 berfokus pada informasi dukungan pada semua level terutama middle management basis data dan interaktif laporan terjadwal dan tidak terjadwal efisiensi SISTEM OTOMASI PERKANTORAN berkembang pada tahun 1970 berfokus pada otomatisasi informasi perkantoran dengan dukungan Local Area Network memberi dukungan untuk administrasi perkantoran & kesekretariatan efisiensi SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN berkembang sejak tahun 1980 berfokus pada keputusan fleksibilitas adaptabilitas dilengkapi dengan model kuantitatif tipe informasi membantu keputusan spesifik penekanan pada efektivitas S P berkembang sejak tahun 1985 memberi dukungan pada top level management & spesialisasi (unstructured) menggunakan basis pengetahuan (pola & aturan) tipe informasi berupa saran-saran & penjelasan salah satu bidang kajian & Artificial Intelligent (AI) Beberapa Pengertian: A. Sistem : Kumpulan elemen (konkrit/abstrak) yang: Memiliki Tujuan Memiliki Interaksi B. Informasi Data/Kumpulan Data yang: Diolah Memiliki arti Digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan Informasi+data, sistem informasi mempunyai nilai bila digunakan untuk suatu decision/action C. Management: Planning Organizing Executing Controlling Manager (Decision Maker) Planning Organizing Decision Executing Controlling Information + Model SIM DATA Explicit Implicit SIM Suatu alat yang bisa menghasilkan informasi dalam mengambil keputusan SIM Informasi Keputusan Proses pengambilan ada bermacam-macam versi, tetapi yang paling cocok adalah yang dikatakan oleh “Hesbert Simon”. Proses pengambilan keputusan: Intelligent Design Choice Implementation Proses Intelligent: Adalah proses di mana seorang mengambil keputusan menemukan dan memformulasikan masalah. Misalnya: Seorang pemimpin proyek menemukan adanya kelambatan dalam proyek yang dipimpinnya. Proses Design: Yaitu terhadap di mana seorang pengambil keputusan akan memutuskan alternatif cara untuk memecahkan masalah. Misalnya: Dalam kasus proyek di atas ia mencari alternatif cara untuk mengatasi kelambatan tersebut. Proses Choice (Decision Maker) : Memilih alternatif yang terbaik untuk mengatasi masalah berdasarkan kriteria yang telah dipilih. Proses Implementation : Tahap dimana Decision Maker menetapkan alternatif yang telah dipilih untuk memecahkan masalah. Inteligant Design Informasi Choice Implementation SIM Masalah-masalah keputusan dibagi menjadi 2 kelompok masalah : - Structured Problem - Unstructured Problem Structured Problem : Masalah-masalah yang mudah dirumuskan algoritma pemecahannya. Misalnya : masalah-masalah yang rutin atau operasional antara lain dalam pembelian barang, penjadwalan produksi. Unstructured Problem : Masalah keputusan yang sulit dirumuskan algoritma pemecahannya. Misalnya : masalah-masalah yang jarang dihadapi masuk kelompok ini. Antara lain masalah menentukan diversifikasi produk, modifikasi produk. Level Stategic Planning Management Control and Planning Operational Planning and Lower Management Comments Definition of goals, policies, & general guidelines charting course for organiza tion. Determination of organization objective. Acquisition of resources Acquisition tactics, plant location, new product. Establishment & monitoring of budget. Effective and efficient use of existing facilities & resources to carry out activities within budget constraints Executing Akibat perbedaan dari fungsi tiap level management, maka akan menimbulkan masalah juga bagi tiap komposisinya. User Man. Rep. Syst Inf. Ret. Syst DATA BASE STANDAR DATA MAN. SYST Adm & Operation system PHYSICAL COMPONENT DESCRIPTION Hardware : Hardware refers to physical computer equipment & associated devices. Hardware must provide for five major functions : 1.Input or entry 2.Output 3.Secondary storage for data & program 4.Central procesor (computation, control, and Primary storage) 5.Communications SOFTWARE Software is a board term given to the instructions that direct the operation of the hardware. The software can be classified into two major types : System software & Application Software DATABASE: The Data Base contains all data utilized by application software. An individual set of stored is often referred to as a file. The phisical excistence of stored data is evidenced by the phisical storage media (computer tapes, disk packs, dskettes, etc.) Used for secondary storage. Procedure: Formal operating procedures are physical components because they exist in a physical form such as a manual in instruction booklet. Three major types of procedures are required: 1. User instruction (for users of the application to record data retrieve data, or use the result) 2. Instructions for preparation of input by data preparation personel 3. Operating instructions for computer operations personel Preparation personel: Conputer operators, system analysts, programmers, data preparations personel, information systems management, data administrators, etc. BUSINESS OBJECTIVE BUSINESS OBJECTIVE BUSINESS ORGANIZATION BUSINESS PROCESS BUSINESS PROCESS APPLICATION BUSINESS DATA DATA BASE INFORMATION ARCHITECTURE PLANNING IMPLEMENTATION PERKEMBANGAN MIS DLM BSP INI TERDIRI ATAS 4 STEP SBB: STEP 1 STEP 2 DEFINE THE BUSINESS OBJECTIVE DEFINE THE BUSINESS PROCESS DEFINE BUSINESS DATA DEFINE THE INFORMATION ARCHITECTURE STEP 3 STEP 4 Secara lebih rinci kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam BSP adalah sebagai berikut : Gaining commitment Preparing for the study Starting the study Defining business process Defining business data Defining information architecture Analyzing current system support Interviewing executive Defining finding conclusion Determining architecture priorities Reviewing information resource management Developing recommendations Reporting results Preparing for the study pada dasarnya meliputi : a. b. c. d. e. f. Persiapan sarana fisik dan administrasi Review objective dan scope Persiapan outline final report Tentukan data yang harus dikumpulkan Pembuatan rencana kerja dan jadwal Kembangkan sistem pengendalian Perumusan business process dalam pengembangan SIM dapat memberikan manfaat berupa : a. b. c. SIM dapat independent terhadap perubahan organisasi Sebagai dasar untuk menetukan kebutuhan informasi & prioritas pengembangan Dasar untuk menentukan kebutuhan data kunci (key data) Dalam proses mendefinisikan business process hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Semua anggota harus berpartisipasi dengan baik b. Penulis hasil harus mencatat dengan baik c. Semua anggota harus mengerti tentang resource life cycle a. Resource life cycle meliputi : a. b. c. d. Stage 1 : Requirements Kegiatan untuk menentukan jumlah produk sumber yang dibutuhkan, rencana untuk memperolehnya, serta pengendalian & pengukuran hasil pelaksanaan Stage 2 : Acquisition Kegiatan yang harus dilaksanakan untuk membuat produk/jasa atau memperoleh sumber-sumber yang dibutuhkan Stage 3 : Stewardship Kegiatan untuk mengatur, merubah & memelihara sumber serta menyimpan produk/jasa Stage 4 : Retirement Kegiatan untuk mengakhiri suatu tanggung jawab suatu organisasi terhadap suatu produk/jasa atau suatu akhir penggunaan sumber Langkah-langkah pendefinisian business process : identify product/service & supporting resource identify planning and control processes identify product/service and resource process group/split processes write description of each processes relate processes to organization Identity the product/service and resource processes Product / service Raw materials Requirement Forecass product Requirements Analyze market place Design product Facilities Cash Personnel Establish Business Direction Comply with legal Requirements Determine & Plan seasonal Production Determine Facilities & equipment requirements control financial requirements Determine personnel requirement Acquisition Schedule and control production Purchase Raw material Aquire facilities & equipment Manage cash recerots Hire personnel Strewardship Cnntrol product inventory Ship product Control raw material inventory Maintain equipment manage facilities Determine product profitability manage accounts Manage personnel Disposition Advertise & promote product Market product enter & control Customer order Schedule & control production Facilities & equipment Manage cash disbursement Terminate personnel Dalam mendefinisikan Data Class ada 4 langkah sbb : 1.Identify and define business entities 2.Determine data usage and creation for each process 3.Identify data classes 4.Define data classes Business entities dapat terdiri dari person, place, thing, concept or event Di dalam perusahaan manufaktur, entity di atas dapat terdiri dari : - Person : employee, customer, supplier - Place : retail store, warehouse, plant - Thing : equipment, part, product - Concept : job, Legal requirement, organizational unit - Event : purchase order, shipment, customer order Process Organization PROCESS/ ORGANIZATION MATRIX MAJOR RESPONBILITY & DECISION MAKER MAJOR INVOLVEMENT IN THE PROCESS Maintain Facilities PRESIDENT PRESIDENT OF FINANCE CONTROLLER PERSONNEL DIRECTOR PRESIDENT OF SALES ORDER CONTROL MANAGER ELECTRONIC SALES MANAGER ELECTRICAL SALES MANAGER PRESIDENT OF ENGINEERING PRESIDENT OF PRODUCTION T OPERATIONS DIRECTOR PRODUCTION PLANNING DIRECTOR FACILITIES MANAGER MATERIALS CONTROL MANAGER PURCHASING MANAGER SION LAWYER PLANNING DIRECTOR SOME INVOLVEMENT IN THE PROCESS Play Personnel Recruit/Develop Personnel Finance Plan for Personnel Manage Funds Acquire Capital Facilities Administration Management Plan Financial Performance Establish Budget Plan Costs Manage General Accounts Measure Equipment Performance Material Management Plan Facilities Ship Stock to Customer ControlInventory Production Receive/Inspect Materials Purchase Material Control Operations Specfy Material Requirements Engineering Plan Capacity Schedule Production Control Information Maintain Pridoct Specifications Sales Operations Design & Develop Product Service Orders Administer Sales Plan Establish Sales Objectives Marketing Manage Inventory Forecast Product Conduct Market Research Plan market Support Manage Risk Review & Control Finances Establish Organization Criteria Develop Business Plan Management Human Resources Perumusan Kelas Data Kelas data: kelompok data yang memiliki karakteristik yang sama ex: Penjualan produk Entitas: sesuatu yang menjadi obyek perhatian organisasi, sehingga organisasi perlu memiliki data tentang entitas tersebut ex: Pegawai Kategori pengelompokan entitas Langkah-langkah Pengelompokan Entitas product, place, thing, person, and concept Perumusan Entitas dan Kategori ex: orang: - pegawai - alumni - mahasiswa - dosen - asisten - tamu Perumusan Kelas Data ex: inventory data data entitas mahasiswa transaction data nilai ujian planning data student boty statistical data rata-rata lama study Berdasarkan matrix di atas, dibuat arsitektur sistem informasi dengan langkah-langkah berikut: 1. 2. 3. 4. Rearrange the axes of the process or data class matrix (if necessary) Determine process groups Determine data flow between process groups Simplify and complete the graphic 4 langkah dalam mendefinisikan data class: 1. 2. 3. 4. Identify and define business entities Determine data usage and creation for each process Identify data classes Define data classes Bill of Material file Customer Order File Sales Forecast file Finished Good Inventory file Purchasing System 3 Capacity Requirement Planning Order Release Report 1 Production Scheduling System Master Production Schedule Production Capacity File Raw Materials Inventory File 2 Material Requirement Planning System Planned Order Schedule Planning Reports Performance Reports Exception Reports Changes to Planned Orders GAMBAR 1 – SISTEM MRP Order Release Systam Order Release Report Shop Floor Control BAB V / SISTEM INFORMASI PRODUKSI Sistem Informasi Produksi merupakan sistem yang berfungsi mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan dalam proses keputusan manajemen produksi. Nama-nama yang pernah muncul dalam konteks ini : 1) Reorderi Point (ROP) system § Sistem yang pertama dibuat setelah sukses komputerisasi akuntansi. dibidang Sistem yang men”trigger” melakukan pemesanan sebelum barang habis • Reorder Point • Safety Stock, Lead Time • Control terhadap stock 2) Material Requirement Planning (MRP) Awal tahun 1960 oleh Joseph Orlicky dari J.L Case Company Oliver Wight S George Plossi: MRP MRP II MRP II: mengintegrasikan semua proses dalam manufakturing yang berhubungan dengan material management & memiliki hubungan dengan sub system CBIS lainnya. Kerangka Global MRP II Other Functional Information system Executive Information system Order entry Purchasing Material Requirements Planning Billing Receiving Account receivable Accounts payable General Ledger Model dari Manufacturing Informasi System Model dari sistem informasi manufactur ini merupakan kerangka global sistem informasi yang dapat diterapkan pada setiap sistem manufaktur. Model Konseptual Sistem Informasi Manufaktur Data Information Input subsystem Output subsystem Data processing subsystem Production subsystem Intern al sourc es Inventory subsystem Industrial engineering subsystem Users Quality subsystem Environmental sources Manufacturin g intelligence subsystem Cost subsystem Database 1. Data Processing Subsystem Subsystem: sistem pengumpulan data internal yang berhubungan dengan manufacturing dan data external yang berhubungan dengan supplier Sistem ini dilaksanakan dengan menggunakan data collection terminal (keyboard), barcode, plastic badge, pencil mark (membaca secara optis) Contoh sistem data processing RECEIVING AREA 1 RECEIVING INSPECTION 2 N RAW-MATERIAL STOREROOM 3 4 5 8 6 9 TERMINAL SHOP FLOOR AREA 7 10 FINISHED-GOODS STOREROOM 11 SHOPPING AREA 12 2. Industrial Engineering Subsystem System ini khusus berhubungan dengan data untuk proyek-proyek IE (perbaikan-perbaikan kerja, perkembangan standar, dsb) 3. Manufacturing Intelligence Subsystem System ini berhubungan dengan informasi tentang sumber tenaga kerja, mesin, dan material. Subsystem Manufacturing Intelligence di bidang kepegawaian Personal request Suplier •Employment agencies •Universitas/school Human Resource Mgt Manufacturing Mgt Applicant data Personal Data base 4. Production Subsystem Sub sistem ini untuk mengelola proses produksi sehari-hari terutama dalam pengendalian dan perencanaan produksi. 5. Inventory Subsystem Subsystem ini meliputi pengelolaan raw material dan barang setengah jadi. Barang Masuk + - Barang Keluar Subsystem ini membutuhkan klasifikasi material yang dapat berupa ID number dan Control Code 6. Quality Subsystem Subsystem ini memiliki data base yang berisi tentang data kualitas yang dicapai waktu lalu. Pada subsystem ini quality cotrol inspector memeriksa produk lalu memasukkan data hasil pemeriksaannya kedalam data base. 7. Cost Subsystem Subsystem ini merupakan kumpulan program aplikasi yang dapat menghasilkan laporan periodik atau laporan khusus tentang biaya produksi. Misalnya biaya pemeliharaan, perhitungan harga pokok. Thanks : Mega, Lily, Manik, Jimmy, Anik, Oki, Olive, Efka, Ita, Maynard, Fifi