الوحدة الثالثة التخطيط للحوكمة الالكترونية الجزء السابع
advertisement
1 الحوكمة االلكترونية برنامج تدريب المدربين e-Governance Training of Trainers الوحدة الثالثة خطة الحوكمة االلكترونية الجزء الثامن Module III e-Planning Part IIX E-PLANNING التخطيط االلكتروني e-PLANNING Module Objectives اهداف الوحدة Get acquainted with different SDLC Being introduced to IT Project Management - PMBOK Learn about Procurement & Contract Management Basic facts about: o Risk Management o Quality Management o Communication Management التعرف على دورة حياة تطوير البرمجيات تقديم نموذج ادارة مشاريع تكنولوجيا PMBOK - المعلومات التعلم عن ادارة المشتريات والعقود التعرف على الحقائق االساسية عن ادارة المخاطرo ادارة الجودةo ادارة التواصلo E-PLANNING AGENDA MODULE EIGHT Risk Management Discussion: o What is your experience? التخطيط االلكتروني محتويات الجزء الثامن ادارة المخاطر مناقشة ماهي خبرتك التجريبيةo PROJECT RISK MANAGEMENT Some Definitions Risk A possible future event which if it occurs will lead to an undesirable outcome. Project Risk The cumulative effect of the chances of an uncertain occurrence that will adversely affect project objectives. Risk Management A systematic and explicit approach for identifying, quantifying, and controlling project risk. إدارة مخاطر المشروع بعض التعريفات • حوادث يمكن أن تحدث في المستقبل ،ويؤدي حدوثها الى نتائج غير مرغوب بها . • مخاطر المشروع التأثير التراكمي ألحتماالت غير مؤكدة في حدوث المخاطر يؤدي الى التأثير على أهداف المشروع . • إدارة المخاطر هو نهج منظم وواضح ألدارة المخاطر المتوقعة والتحكم بها . PROJECT RISK MANAGEMENT Scope identify factors that are likely to impact the project objectives of scope, quality, cost and time quantify the likely impact of each factor give a baseline for project non-controllables mitigate impacts by exercising influence over project controllables the pmbok also points out that risk management includes maximizing the results of positive events and minimizing the consequences of adverse events. إدارة مخاطر المشروع النطاق /مجال العمل • • • • • تحديد العوامل التي يحتمل أن تؤثر على أهداف المشروع ويتضمن ذلك نطاق العمل والنوعية والتكاليف والوقت . التحديد الكمي لألثر المحتمل لكل عامل تعطي المشروع تصورا عن األشياء الخارجة عن نطاق السيطرة . تساعد على التخفيف من تأثير االشياء الخارجة عن السيطرة عبر مراقبتها . يشير الدليل المعرفي ألدارة المشروعات أيضا إلى أن إدارة المخاطر تتضمن تعظيم نتائج األحداث اإليجابية والتقليل من آثار األحداث الضارة. PROJECT RISK MANAGEMENT Project Risk Management 11.0 Risk Identification 11.1 Risk Quantification 11.2 Risk Response Development 11.3 Risk Response Control 11.4 إدارة مخاطر المشروع ادارة مخاطر المشروع Risk Response Control 11.4 Project Risk Management 11.0 Risk Response Development 11.3 السيطرة على األستجابة للمخاطر تطوير األستجابة الى المخاطر Risk Quantification 11.2 تحديد نوع المخاطر Risk Identification 11.1 تحديد المخاطر PROJECT RISK MANAGEMENT Benefits More and better information is available during planning and decision making Project objectives are verified Improved communications Higher probability of project success Proactive approach إدارة مخاطر المشروع الفوائد • توفير معلومات أكثر وأفضل أثناء التخطيط وصنع القرار • إتمام التحقق من أهداف المشروع • تحسين االتصاالت • تعزيز إحتماالت نجاح المشروع • نهج استباقي PROJECT RISK MANAGEMENT Objectives Reduce the number of surprise events Minimize consequences of adverse events Maximize the results of positive events إدارة مخاطر المشروع األهداف التقليل من الحوادث المفاجئة التقليل من اآلثار الضارة للحوادث تعظيم نتائج الحوادث اإليجابية PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Analysis Positive Outcomes greater information is made available during the course of planning and decision making project objectives are verified better communications better probability that project realization will be optimal increased chance of project success إدارة مخاطر المشروع تحليل المخاطر النتائج اإليجابية • إتاحة قدر أكبر من المعلومات أثناء التخطيط وصنع القرار • المساعدة في التحقق من أهداف المشروع . • تحسين االتصاالت • تعزيز األحتماالت الرامية الى تأكيد أفضلية المشروع . • زيادة فرص نجاح المشروع PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Analysis Negative Outcomes belief that all risks have been accounted for project could be shut down إدارة مخاطر المشروع تحليل المخاطر النتائج السلبية oاأل عتقاد الخاطيء بحصر جميع المخاطر المتوقعة . oأحتمالية إيقاف المشروع . PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Identification Risk identification is determining which risks are likely to affect the project and documenting the characteristics of each Project Risk Management 11.0 Risk Identification 11.1 Risk Quantification 11.2 Risk Response Development 11.3 Risk Response Control 11.4 إدارة مخاطر المشروع تحديد المخاطر تحديد المخاطر هو تحديد المخاطر التي يحتمل أن تؤثر في المشروع وتوثيق الخصائص لكل منها أدارة مخاطر المشروع Risk Response Control 11.4 السيطرة على األستجابة للمخاطر Project Risk Management 11.0 Risk Response Development 11.3 تطوير األستجابة للمخاطر Risk Quantification 11.2 Risk Identification 11.1 نوع المخاطر تحديد المخاطر PROJECT RISK MANAGEMENT Risks vs. Amount at stake I N C R E A S I N G Total project life cycle Plan Accomplish Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Conceive Develop Execute Finish $ (period when highest risks are incurred) R I S K (period of highest risk impact) TIME V A L U E PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Identification/Inputs Product description • Specification • Contract Other planning outputs • WBS • OBS • Cost and Schedule estimates Historical information • Commercial databases • Corporate memory • Corporate database (lessons learned) • Websites • Assumptions (explicit, implicit) • Critical success factors إدارة مخاطر المشروع تحديد المخاطر/المدخالت • • • • • • • • • • • • • • وصف المنتج المواصفات العقد نتائج التخطيط األخرى (WBSهيكلية تقسيم العمل ) (OBSهيكلية تقسيم عمل المؤسسة ) التكلفة وتقديرات الجدول الزمني المعلومات التاريخية قواعد البيانات التجارية الذاكرة المؤسسية قاعدة بيانات الشركات (الدروس المستفادة) مواقع على اإلنترنت افتراضات (المعلنة والضمنية ) عوامل النجاح الحاسمة PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Identification/Types of Risk Business vs. Insurable Risk Risk Sources • External Unpredictable • External Predictable • Internal Non-Technical • Technical • Legal إدارة مخاطر المشروع تحديد المخاطر /أنواع المخاطر األعمال مقابل المخاطر المؤمن عليها . مصادر المخاطر • مخاطر خارجية اليمكن التنبؤ بها • مخاطر خارجية يمكن التنبؤ بها • الداخلية غير التقنية • التقنية • القانونية PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Identification/Types of Risks Knowns An item or situation containing no uncertainty Known Unknowns Things which we know exist but do not know how they will affect us. These can be identified and evaluated. Unknown Unknowns Those risks that cannot be identified and evaluated (unexpected needs). These can be handled via contingency allowances إدارة مخاطر المشروع تحديد المخاطر /أنواع المخاطر • المعروفة العناصر او الحاالت المعروفة بعدم ثباتها . • المجهولة المعروفة األشياء التي نعرف أنها موجودة ولكن ال نعرف الطريقة التي ستؤثر بها ،والنستطيع تحديد ها او تقييمها . • المجهولة غير المعروفة المخاطر التي ال يمكن تحديد وتقييم األحتياجات الالزمة لتفاديها ،وهذه المخاطر يمكن أن تعالج عبر إعانات الطوارئ PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Identification/ Types of Risks Risks can be classified as: o External Unpredictable o External Predictable o Internal Non-Technical o Technical o Legal إدارة مخاطر المشروع تحديد المخاطر /أنواع المخاطر يمكن تقسيم المخاطر الى : • • • • • مخاطر خارجية اليمكن التنبؤ بها مخاطر خارجية يمكن التنبؤ بها الداخلية غير التقنية التقنية القانونية PROJECT RISK MANAGEMENT Risks/External Unpredictable Regulatory Natural Hazards Postulated Events Unexpected Side Effects of the Project Failure to Complete Project Due to Uncontrollable External Events إدارة مخاطر المشروع مخاطر خارجية /اليمكن التنبؤ بها : • • • • • التنظيمية الكوارث الطبيعية الحوادث المفترضة ( المحتملة ) . اآلثار الجانبية غير المتوقعة من المشروع عدم إكمال المشروع بسبب حوادث خارجية خارجة عن السيطرة . PROJECT RISK MANAGEMENT Risks/External Predictable Market Risks Operational Environmental Impacts Social Impacts Currency Risk Inflation Taxes إدارة مخاطر المشروع المخاطر /خارجية متوقعة ( يمكن التنبؤ بها ): • مخاطر السوق • • • • • • التنفيذية اآلثار البيئية اآلثار االجتماعية مخاطر العمالت . معدل التضخم الضرائب PROJECT RISK MANAGEMENT Risks/Internal Non Technical Management Schedule Cost Cash Flow Loss of Potential Benefit or Profit إدارة مخاطر المشروع المخاطر /داخلية غير تقنية : • • • • • إدارية الجدول الزمني التكلفة التدفق النقدي الخسارة المحتملة أو ضياع األرباح . PROJECT RISK MANAGEMENT Risks/Technical Changes in Technology Performance Uncertainty Risks Associated with Project’s Technology Design Sheer Size or Complexity إدارة مخاطر المشروع المخاطر /التقنية : • • • • • التغييرات في التكنولوجيا عدم الثقة باألداء أو التنفيذ المخاطر المرتبطة بتقنيات المشروع . التصميم . ضخامة الحجم أو التعقيدات . PROJECT RISK MANAGEMENT Risks/Legal Licensing Patent Rights Contractual Difficulties Outsider Suits Insider Suits إدارة مخاطر المشروع المخاطر /القانونية : • • • • • إصدار التراخيص حقوق براءات االختراع الصعوبات التعاقدية دعاوى خارجية دعاوى داخلية PROJECT RISK MANAGEMENT Risks/Others Overly Aggressive Cost Estimates Overly Aggressive Duration Estimates Staffing Plan - Personnel With Special Skills Procurement Management Plan Historical Project Files & Project Team Knowledge Commercial Databases إدارة مخاطر المشروع المخاطر /األخرى : • التقدير المبالغ به للتكاليف . • التقدير المبالغ به للفترة الزمنية . • خطة توظيف األفراد /ذوي المهارات الخاصة . • خطة إدارة المشتريات • ملفات المشروع التاريخية ،ومعلومات فريق المشروع . • قواعد البيانات التجارية PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Identification Tools/Techniques Checklists – Project Healthcheck Flowcharting – Cause & Effect (fishbone or Ishikawa charts) • What could happen – Effect & Cause • Outcomes to avoid • System or Process flowcharts Interviewing Brainstorming إدارة مخاطر المشروع تحديد المخاطر /األدوات والطرق • .A .B • o • o o • • قوائم مرجعية التدقيق على سالمة المشروع . األنسيابية في التوثيق المسببات واآلثار (عظام السمكة أو مخطط ايشيكاوا) سمكة إيشيكاوا عبارة عن مجسم بياني للياباني كارو إيشيكاوا يستطيع منه الشخص الوصول إلى السبب المُنتج للعلة ما يتوقع حدوثه األسباب والمؤثرات تجنب النتائج انسيابية توثيق العمليات واألنظمة إجراء المقابالت وضع األفكار PROJECT RISK MANAGEMENT Outputs Sources of risk (i.e., categories) – Stakeholder actions – Estimates – Staffing plans – Common sources of risk: • Changes in requirements • Design errors, omissions, and misunderstandings • Poorly defined R & R • Insufficiently skilled staff إدارة مخاطر المشروع النتائج /الخالصة • • • • • (1 (2 (3 (4 مصادر الخطر (تصنيفها على سبيل المثال ) تصرفات المساهمين التقديرات خطط التوظيف مصادر مشتركة للمخاطر: التغييرات في الشروط. أخطاء في التصميم وعدم األستيعاب عد وضوح القوانين والمسؤوليات )R&R (. الكوادر غير المؤهلة جيدا . PROJECT RISK MANAGEMENT Outputs Potential Risk events – Specific discrete events that might effect the project – Generally include: • Probability • Alternative outcomes • Timing • Frequency (more than once?) إدارة مخاطر المشروع النتائج /الخالصة : األحداث المخاطر المحتملة • حوادث معينة قد تؤثر على المشروع • تشمل بشكل عام : .aاألحتماالت .bالخيارات البديلة .cالتوقيت .dالتكرار (أكثر من مرة)؟ PROJECT RISK MANAGEMENT Outputs • Risk Symptoms – Triggers, or trip wires, or indicators – Indirect manifestations of risk events • Poor morale • Lack of reported progress • Inputs to other processes – Improved estimating – More training إدارة مخاطر المشروع النتائج /الخالصة • .1 .2 • .1 .2 عالمات المخاطر المشغالت ،أو أسالك أو مؤشرات المظاهر غير المباشرة ألحداث المخاطر : ضعف المعنويات عدم إحرازتقدم ملموس خالصة العمليات األخرى تحسين التقديرات تكثيف التدريب PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Quantification Risk quantification consists of evaluating the risks and risk interactions to assess the range of possible project outcomes. يتكون تحديد نوع المخاطر من . تحديد نوعها وآثارها المحتملة على استمرارية المشروع Project Risk Management 11.0 Risk Identification 11.1 Risk Quantification 11.2 Risk Response Development 11.3 Risk Response Control 11.4 PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Quantification/Inputs Stakeholder risk tolerances Sources of risk Potential risk events Cost estimates Activity duration estimates إدارة مخاطر المشروع المقياس الكمي للمخاطر /المدخالت : • تقبل المساهمين للمخاطر • مصادر الخطر • الحوادث و المخاطر المحتملة • تقديرات التكلفة • تخمين فترة النشاط . PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Quantification/Tools and Techniques Expected monetary value Statistical sums Simulation Decision trees Expert judgment إدارة مخاطر المشروع المقياس الكمي للمخاطر /األدوات والطريقة : • القيمة النقدية المتوقعة • التقديرات اإلحصائية • المحاكاة • شجرة القرارات • قرارات الخبراء . PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Quantification/Outputs Opportunities to pursue, threats to respond to Opportunities to ignore, threats to accept إدارة مخاطر المشروع المقياس الكمي للمخاطر /الخالصة : • الفرص لمتابعتها ،األستجابة للتهديدات • الفرص لتجاهلها ،قبول التهديدات PROJECT RISK MANAGEMENT تطوير األستجابة للمخاطر Risk Response Development Risk response development defines the enhancement steps for opportunities and responses to threats تطوير االستجابة للمخاطر يحدد الخطوات الالزمة لتعزيز الفرص والتصدي للتهديدات Project Risk Management 11.0 Risk Identification 11.1 Risk Quantification 11.2 Risk Response Development 11.3 Risk Response Control 11.4 PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Development Defines steps for o enhancing opportunities o responding to threats إدارة مخاطر المشروع تطوير األستجابة للمخاطر يحدد الخطوات من أجل • تعزيز الفرص • الرد على التهديدات PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Development Types of Responses Avoidance - eliminate Mitigation • Reduce Impact - buy insurance Acceptance • Active: develop plan to deal with risk if it occurs • Passive: Accept risk (e.g., lower profit) إدارة مخاطر المشروع تطوير األستجابة للمخاطر أنواع األستجابة : • • • إبطال المخاطر والقضاء عليها . التخفيف من حدة المخاطر الحد من تأثيرها –إعتماد برامج التأمين . قبول المخاطر : سلوك إيجابي :وضع خطة للتعامل معها إن حدثت . سلوك سلبي :قبول المخاطر (مثل انخفاض األرباح). PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Development Planning Alternatives Avoidance Absorption Adjustment Deflection Contingent Planning A Combination of the Above إدارة مخاطر المشروع تطوير األستجابة للمخاطر خيارات التخطيط : • • • • • • إبطال المخاطر االستيعاب التكيف تغيير إتجاهها تخطيط الوحدات . مزيج من أعاله PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Development Contract Strategy To Select the Right Form of Contract Requires: • Identification of Specific Risks • Determination of how they should be shared between the parties, and • The insertion of clear, legal language in the contract documents to put it into effect إدارة مخاطر المشروع تطوير األستجابة للمخاطر استراتيجية العقد : • • • • اختيار الشكل المناسب للعقد يتطلب ما يلي: تحديد مخاطر محددة تحديد كيفة تقاسم الطرفين نتائج المخاطر . ادراج لغة واضحة وقانونية في وثائق العقد ،ووضعها موضع التنفيذ PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Development Procurement o Buy outside skills Contingency planning o what to do if the event occurs o containment Alternative strategies o Prevention Insurance إدارة مخاطر المشروع تطوير األستجابة للمخاطر • • • • • • • • المشتريات استقدام المهارات من الخارج التخطيط للطوارئ ماذا تفعل حين يحدث هذا األمر . االحتواء استراتيجيات بديلة منع حدوث الحوادث . التأمين PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Development Outputs Risk management plan Inputs to other processes Contingency plans Reserves Contractual agreements إدارة مخاطر المشروع تطوير األستجابة للمخاطر الخالصة : • • • • • خطة إدارة المخاطر المدخالت إلى عمليات أخرى خطط الطوارئ االحتياطيات االتفاقات التعاقدية PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Control مراقبة األستجابة مراقبة االستجابة للمخاطر ينطوي على للمخاطر االستجابة للتغيرات التي تحدث في طبيعةالمخاطر على مدى حياة المشروع Risk response control involves responding to changes in risk over the life of the project. Project Risk Management 11.0 Risk Identification 11.1 Risk Quantification 11.2 Risk Response Development 11.3 Risk Response Control 11.4 PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Control Inputs Risk management plan Actual risk events Additional risk identification إدارة مخاطر المشروع مراقبة األستجابة للمخاطر /المدخالت • خطة إدارة المخاطر • الحوداث الفعلية التي تسبب المخاطر . • تحديد المخاطر اإلضافية PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Control Tools and Techniques Workarounds o Unplanned responses to unforeseen risks that actually occur Additional risk response development o Revisions to the response, if it proves inadequate إدارة مخاطر المشروع مراقبة األستجابة للمخاطر االدوات واألساليب • الحلول /المعالجات : استجابات غير مخطط لها للمخاطر غير المتوقعة التي تحدث فعال. • تطوير أضافي لفعل األستجابة للمخاطر : إعادة النظر في قصور خطط األستجابة للمخاطر PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Control Outputs Corrective action o Implementing the risk management plan when the risk occurs Updates to risk management plan Revisions to the risk management plan as circumstances require o Risk never materializes o Probability of occurrence is reduced إدارة مخاطر المشروع مراقبة األستجابة للمخاطر الخالصات • إجراءات تصحيحية • تنفيذ خطة إدارة المخاطر عند حدوث أي خطر. إجراء تحديثات لخطة إدارة المخاطر. وضع خطة ألدخال التنقيحات الالزمة على إدارة المخاطر وفق ما تقتضيه الظروف. منع حدوث المخاطر تقليل حدوث المخاطر PROJECT RISK MANAGEMENT Risk Response Control Documentation Historical database Current project database Post project assessment and archive update • Lessons learned • Plan variances • Actuals • Methods, tools and techniques • Case studies إدارة مخاطر المشروع مراقبة األستجابة للمخاطر التوثيق : • قاعدة البيانات التاريخية • قاعدة بيانات المشاريع الحالية • إعادة تقييم المشروع وتحديث األرشيف الدروس المستقاة . الفروق بين الخطط الحقائق • األساليب واألدوات والتقنيات • تقديم دراسات منفصلة لحاالت معينة .
