GESTIÓN DE PROCESOS
DEFINICIÓN
DE PROCESOS
MÓDULO
02
Curso: Gestión de Procesos
Módulo: Definición de proceso
© Universidad Privada del Norte, 2021
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Contenido
1. Concepto de proceso
3
2. Dueño del proceso
4
3. Visión de proceso
4
4. Los procesos dentro de las organizaciones
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5. Conclusiones
5
Bibliografía
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GESTIÓN DE PROCESOS
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CONCEPTO DE PROCESO
Un proceso puede ser visto como una competencia que poseen las empresas que buscan
agregar valor. Dicha creación de valor debe ser percibida por el cliente como aceptable para
que decida pagar su valor de compra. Todo esto es posible por medio del trabajo realizado por
los trabajadores, quienes cumplen una jerarquía secuencial de actividades sujetas a
interacciones, que poseen una estructura y cuyos recursos utilizados mayormente
corresponden a varias áreas funcionales de la organización.
Al desarrollar como concepto general los procesos encontramos que estos deben ser
orientados al cliente. Esta orientación demanda que las actividades y la secuencia de tareas
que realice la organización sean eficientes y, mejor aún, eficaces, a fin de generar mayores
ingresos. Por otro lado, para lograr niveles altos de eficacia y eficiencia, hay que ver a la
organización bajo una mirada sistémica.
Un problema muy común al analizar los procesos es que
buscan la interacción entre las diferentes áreas, lo cual
implica muchas veces que el proceso quede a la deriva, sin
un responsable propiamente dicho. Esto, a su vez, lleva al
estancamiento del flujo o, peor aún, a que no se cumplan
todas las actividades programadas. Es importante recordar
que todo proceso tiene un inicio y un fin, independientemente si existen diferentes áreas involucradas. En ese
sentido, hay que erradicar el concepto de procesos por
áreas, ya que los procesos, para una mayor efectividad,
deben ser de características transversales.
Todo proceso tiene un
inicio y un fin,
independientemente si
existen diferentes
áreas involucradas.
Por su parte, Bravo (2013) define al proceso como un sistema que produce riqueza, dado que
inicia y concluye transacciones con los clientes en un tiempo determinado. Cada inicio del
proceso se da con el pedido de un cliente o, mejor dicho, para la satisfacción de una demanda
real o proyectada. Asimismo, cada inicio del proceso está relacionado con el tiempo de
duración de este, que debe cumplirse o mejorarse en sí mismo. Finalmente, los procesos, de
alguna forma, dan vida y continuidad a las organizaciones.
Módulo 02: Definición de procesos
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GESTIÓN DE PROCESOS
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DUEÑO DEL PROCESO
Cuando hablamos del concepto de dueño del proceso, nos referimos al responsable de dirigir el
mismo. Esto, de acuerdo con lo explicado en el párrafo anterior: si por su naturaleza los procesos
que crean mayor valor a las organizaciones tienen características transversales, es decir, que
dicho proceso es realizado por las diferentes áreas de la empresa, la experiencia indica que se
vuelve responsabilidad de todos, que en operaciones significa responsabilidad de nadie. Ante
esta situación problemática surge la necesidad de la función de dueño del proceso, es decir, no
solo un responsable, sino también alguien dotado de autoridad sobre los demás integrantes que
participan en el proceso en sí, sin diferenciar funciones o jerarquías dentro del organigrama.
El dueño del proceso posee las siguientes responsabilidades básicas:
Tener bajo control todo el proceso, desde su inicio hasta el final.
Asegurar que el flujo y los mapas de proceso estén debidamente
representados para buscar la mejora de los mismos.
Definir los objetivos del proceso para priorizar las actividades de
este.
Liderar las mejoras o iniciativas de mejora producto de la correcta
alineación de los procesos con los objetivos de este.
Coordinar las funciones y responsabilidades con los dueños de
otros procesos para buscar la sinergia en todo momento.
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VISIÓN DE PROCESO
La visión de proceso es una manera de ver los procesos de
manera integral a fin de entender a las organizaciones y su
estructura, así como identificar los problemas que
enfrenta. Es importante recordar que en las organizaciones
existe una interacción permanente entre recursos,
procesos y personas, por lo que el grado de complejidad es
mayor.
De igual manera, la visión de proceso permite identificar las
tareas que no se encuentran integradas a algún proceso u
actividad generadora de valor (Bravo, 2015), por lo cual la
eliminación de este ayuda a mejorar la eficacia. Por otro
La visión de proceso
permite identificar las
tareas que no se
encuentran integradas
a algún proceso u
actividad generadora
de valor.
lado, nos permite ver otras perspectivas y no solo quedarnos con la visión por funciones de la
empresa. Precisamente, uno de los problemas que surgen con la gestión por funciones es la
asignación de responsabilidades, es decir, «eso no es mi responsabilidad, por eso no lo hago o no
me compete». Este tipo de actitud o gestión hace que la empresa pierda grandes oportunidades
de crecimiento e innovación, y, desde una perspectiva más dramática, puede marcar la diferencia
para continuar o no desaparecer del mercado.
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LOS PROCESOS DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES
Los procesos son productos de diferentes características, lo mismo que pasa con los productos,
que, por su naturaleza, pueden ser tangibles e intangibles (D’Alessio, 2016). Los productos
tangibles son aquellos que pueden ser percibidos por los sentidos. Para su elaboración, se
utilizan insumos o materiales directos denominados materia prima, pasan un proceso de
transformación utilizando el trabajo de las personas, la planta (infraestructura) y la maquinaria,
a fin de, al final, obtener un producto físico para la venta. En cambio, los intangibles son los
denominados servicios, que también utilizan recursos o insumos para su elaboración, pero el
proceso puede depender del servicio solicitado, es decir, puede realizarse físicamente en
diferentes lugares. Por ejemplo, si se contrata un gasfitero para arreglar una gotera de agua, el
proceso de reparación se realiza en la casa del cliente; no obstante, si se contrata una auditoría
contable, la confección del análisis de auditoria se puede realizar dentro de la empresa, desde
el estudio contable o, acorde con nuestros tiempos, desde su propio hogar.
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CONCLUSIONES
El proceso es un conjunto de actividades debidamente jerarquizadas para entregar un
producto. Debe ser visto siempre como un todo y no por las partes que lo conforman.
El dueño del proceso es el responsable de este en todo el flujo, es decir, desde que se inicia
hasta que concluye. No solo controla, sino también gestiona dentro y fuera de su propio
proceso.
La visión de proceso es fundamental para poder entender los procesos desde una perspectiva
integral o de sistema, y dejar de lado las responsabilidades por funciones que restringen las
acciones y mejoras de estos.
Los procesos dentro de la organización pueden realizarse desde cualquier lugar. Eso
mayormente depende del producto a entregar, ya sea que este tenga características tangibles
o intangibles, pero ambos entregables producto de los procesos (bienes o servicios) son
considerados bajo el enfoque de procesos productos.
BIBLIOGRAFÍA
Bravo, J. (2015). Gestión por procesos (la participación es clave). Editorial Evaluación SA.
Bravo, J. (2013). Gestión por procesos (valorando la práctica). Editorial Evaluación SA.
D'Alessio, F. (2012). Administración de las operaciones productivas: un enfoque en procesos
para la gerencia. Pearson-Centrum.
Módulo 02: Definición de procesos
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