Закупочная кампания Автоматизация управления материально-техническим обеспечением Обзор применения решений на базе SAP ERP www.iba.by www.ibagroupit.com Сценарии и функциональные рамки проекта Обзор ключевых бизнес-процессов Отчётность и преимущества автоматизации Сценарии и функциональные рамки проекта Автоматизированная система управления материально-техническим обеспечением (АСУ МТО) MDM Ведение Основных данных MM Заявочная кампания MM-SD Управление запасами DMS Управление документами Функциональные рамки проекта MM LE SD CO FI PS АСУ ИПКС Стандартный функционал и отчетность SAP FI-AA MDM BPM Расширение стандарта SAP IM BI АВАР Интерфейсы с внешними системами Расширенная функциональность Отчетность • • • Консолидация одноименной потребности Распределительная ведомость с анализом остатков Расширенное фактурирование по дополнительным затратам • • • • • • АРМ Технолог Основное производство Учет спецодежды Диспетчер транспорта Комплексный бухучет Документооборот АСЭД Ключевые бизнес-процессы Годовой бюджет закупок Заявки на закупку Согласование заявок и формирование плана Задание на закупку Учет договоров Заказ на поставку Поступление ТМЦ Фактурирование ТМЦ Распределение ТМЦ Транспортировка ТМЦ Перемещение ТМЦ Списание ТМЦ Отчетность Закупка и распределение ТМЦ Распределение ТМЦ Ввод потребности в систему Консолидация одноименной потребности Историческая связь между системными объектами на уровне отдельной позиции ТМЦ Поставка ТМЦ Договор и заказ Конкурс на поставку на поставку (вне системы) Планирование годового бюджета закупок Бюджет закупок материалов Бюджет закупок оборудования Годовой бюджет закупок (ГБЗ) Бюджет оперативных закупок Бюджет непредвиденных расходов Программа материально-технического обеспечения (МТО) Лимит расхода денежных средств Инвестиционная программа предприятия Программа техперевооружения Распределение годового бюджета закупок Участник бизнес-процесса Специалист экономического управления Специалист отдела обеспечения Специалист технического отдела Руководитель Требования Результат Источники финансирования инвестиционной программы Общая сумма годового бюджета закупок оборудования Статистические данные по закупкам прошлых периодов Предложения по распределению годового бюджета оперативных закупок, материалов, оборудования и непредвиденных расходов Общая сумма годового бюджета закупок оборудования Предложения по распределению годового бюджета закупок оборудования Предложения по распределению годового бюджета закупок Годовой бюджет закупок утвержден Контроль исполнения и корректировка бюджета Необходимость в корректировке утверждённого ГБЗ Ввод заявок на закупку ТМЦ ГБЗ скорректирован Ввод заявок на закупку ТМЦ ограничен Формирование письма о корректировке ГБЗ Обоснование корректировки Корректировка утвержденного ГБЗ Текущий бюджет Бюджет непредвиденных расходов Согласование письма о корректировке ГБЗ Анализ заявок по выделенному ГБЗ Формирование заявки на закупку ТМЦ Заявка годовой программы закупок Ввод заявки в систему контролируется соответствующим бюджетом закупок • Годовой бюджет закупок материалов • Годовой бюджет закупок оборудования • Годовой бюджет непредвиденных расходов Заявка оперативная • Годовой бюджет оперативных закупок • Годовой бюджет непредвиденных расходов Заявка по письмам • Финансирование закупки из иного источника Заявка по капитальному строительству • Источники финансирования инвестиционной программы предприятия Заявка дочернего\внешнего предприятия • Финансирование закупки из иного источника Специалист обособленного подразделения Специалист отдела обеспечения Согласование заявок на закупку Механизм оповещения пользователя по электронной почте: - Уведомления о необходимости согласования заявки - Уведомления о срыве сроков согласования заявки - Уведомления об отклонении заявки Группировка заявок по соответствующим стратегиям согласования\утверждения Многоуровневая стратегия согласования\утверждения Гибкая настройка сроков согласования заявки Статусная схема заявки Контроль за исполнением заявки История изменений заявки Формирование плана Сводная программа МТО (материалы) Сводная программа МТО (оборудование) Программа МТО для отдельного подразделения (материалы) Расчёт итоговых сумм по категориям ТМЦ Выходная форма установленного образца Программа МТО для отдельного подразделения (оборудование) Анализ объема закупок по предприятию Специалист отдела обеспечения Заявки годовой программы закупок Руководитель Формирование задания на закупку Задание на закупку Заявка годовой программы закупок Конкурсная документация Заявка по капитальному строительству Заявка по письмам Заявка оперативная Заявка другого\внешнего предприятия Специалист обособленного подразделения Специалист отдела обеспечения Консолидация заявок по одноименной номенклатуре Анализ необходимости закупки и текущих запасов ТМЦ Выходная форма установленного образца Стратегия согласования\утверждения Механизм оповещения пользователя Специалист технического отдела Ссылка в первичном документе (заявке) Формирование договоров Исполнитель Руководитель Создание инфо-записи договора Ввод договорных атрибутов История договорных отношений (дополнительные соглашения) Согласование проекта договора Статусы согласования проекта договора Интеграция с внешней системой документооборота АСЭД Контроль исполнения договора (поставка, оплата, сроки) Уведомления о регистрации договора и необходимости создания заказа на поставку Уведомления о сроке исполнения договорных обязательств Отчет по исполнению договоров (выходная форма) Формирование заказа на поставку Спецификация к договору Процедура закупок Основание для поступления ТМЦ Актуализация рыночных цен ТМЦ Связь документов закупки Стратегия согласования\утверждения Договор Приходный ордер Заказ на поставку Задание на закупку Исполнитель Поступление ТМЦ Кладовщик Бухгалтерские проводки согласно учетной политике Специалист отдела обеспечения Инженер входного контроля Выходная форма приходного ордера Приходный ордер Атрибуты ТТН/ТН История поступлений ТМЦ Ссылка на договор\заказ на поставку Наименование материала поставщика Складской учет Партийный учет Карточка складского учета Бирка Фактурирование и дополнительное дебетование Фактурирование • Создать предварительный счет-фактуру • Провести счет-фактуру (создать бух.док.) Дополнительное дебетованиекредитование • Выполнить расчет дополнительных расходов • Распечатать документ обоснования цены • Провести документ дополнительных расходов Корректировка стоимости по бухгалтерским справкам Бухгалтер Калькулятор веса • Расчет корректировки стоимости материала • Печать бухгалтерской справки • Ввод счета-фактуры (дополнительное дебетование) • Ввод документа изменения стоимости (док. переоценки) • Ввод документа допдебетования для заказчика (авизо) Условия наличия ТМЦ и корреспонденции счетов Виды доп. затрат Материал есть на складе корреспонденция с 60 счетом Материал есть на складе корреспонденция с основным счетом Материала нет на складе корреспонденция с 16 счетом ценовых отклонений (материал передан, списан, выдан в производство) • • • • • Комиссионный сбор Таможенные сборы Провозные платежи Транспортные расходы Курсовые разницы Распределение ТМЦ Специалист отдела обеспечения производства Анализ остатков Анализ заявок • Остатки в разрезе документов распределения • Остатки в разрезе заявок отдельных подразделений • Прогресс исполнения заявок • Приоритет по невыполненным заявкам Создание документов распределения Анализ документов распределения • Выборочное распределение • Автоматическое распределение • Распределение по приходному ордеру • Отгрузки по документам распределения • Контроль сроков отгрузки • Перераспределение Транспортировка ТМЦ Просмотр ведомости планирования Создание, просмотр, изменение и утверждение исходящих поставок Печать ярлыков и маркировка Единиц обработки Завершение транспортировки и операций исходящей поставки Регистрация приезда транспортного средства Печать пропуска на въезд для транспортного средства Планирование комплектования и печать комплектовочной ведомости Комплектование и упаковка ТМЦ Погрузка и отпуск материала Согласование транспортировки с получателем и отпуск транспорта Планирование и согласование транспортировки, разделение поставки Печать маршрутного листа и ТСД Отправка и согласование заявок экспедиторам Печать сводной погрузочной ведомости Перемещение ТМЦ Кладовщик Перемещение запаса ТМЦ Специалист отдела обеспечения производства Печать разрешительног о документа и ТТН Резервирование запаса ТМЦ Анализ остатков ТМЦ Аналитика остатков ТМЦ на складе Аналитика документов резервирования Выходная форма разрешительных документов Перемещение ТМЦ со ссылкой на документ резервирования Списание ТМЦ Бухгалтер Списание ТМЦ Специалист отдела обеспечения производства Печать разрешительног о документа и акта на списание Резервирование запаса ТМЦ Анализ остатков ТМЦ Аналитика остатков ТМЦ на складе Аналитика документов резервирования Выходная форма разрешительных документов Списание ТМЦ со ссылкой на документ резервирования Аналитическая и оперативная отчетность Исполнение закупочной компании • • • • Плановый и фактический объемы для всех бюджетов закупок Объем утвержденных заявок Объем закупок Объем распределений Даш-борды и графики Оборотная ведомость • Обороты ТМЦ за выбранный период • Подробная аналитика движения ТМЦ за выбранный период • Выходная форма отчета Ведомость остатков ТМЦ • • • • • • • Атрибуты документа поступления ТМЦ Запас ТМЦ в альтернативных единицах измерения Инвентаризация ТМЦ Резервирование ТМЦ Расчёт остатков по драгметаллам Давальческие ТМЦ ТМЦ в пути Учет нормативного запаса • • • • Нормативный запас по отдельным подразделениям Нормативный запас по складам отдельных подразделений Уведомления о необходимости закупки нормативного запаса Выходная форма отчета Более 100 отчетов и формуляров Выгоды для бизнеса Преимущества автоматизации управления материально-техническим обеспечением Стратегические: Стандартизация бизнес-процессов на предприятии Прозрачность и прослеживаемость статусов на всех этапах закупки Снижение стоимости закупаемого имущества Снижения числа внеплановых закупок и закупок в обход контракта Снижение операционных расходов на процессы закупки Планирование и контроль исполнения на всех этапах закупки Операционные: • • • • • Сокращение цикла закупки Комплексный, целостный и прозрачный учет движения ТМЦ Взаимодействие между ключевым бизнес-процессам Единая точка входа для всех задач по управлению закупками Обеспечение необходимой оперативной, бухгалтерской и аналитической отчетностью Спасибо за внимание! Более подробную информацию можно получить: Вячеслав Громыко Специалист отдела ERP-решений по направлению «Управление закупками и материальными запасами» Тел.: +375 23 268 24 42, доб. 4640 Email: VHramyka@gomel.iba.by www.iba.by www.ibagroupit.com
