CAPACITACIÓN INTERNA CICLO DE DEMING Preparado por: Lía Sturla Año: 2022 Página 1 de 6 Ciclo de Deming (PDCA): Qué es y cómo logra la mejora continua Planear, hacer, verificar y actuar. Cuatro palabras que han significado mucho para el mejoramiento continuo en las organizaciones. ¿De dónde provienen estas palabras? ¿Qué significan en sí? ¿Cómo a través de 4 pasos logramos el mejoramiento continuo? Ciclo PDCA o ciclo de Deming, también conocido por sus siglas en español PHVA, se basa en la realización constante de 4 pasos Planear (plan), Hacer (do), Verificar (check) y en algunas referencias reemplazado por la «S» de study. Actuar / ajustar (act). El ciclo nos guía en la planificación de una acción, la ejecución controlada de lo planificado, para posteriormente revisar la diferencia entre lo planificado y lo realizado y ajustar, en caso de ser necesario. Pero la cosa no termina allí, el ciclo vuelve a iniciar con una nueva planificación y es de nunca terminar. De ahí que el ciclo de Deming conduzca a las organizaciones hacia la mejora continua (kaizen). ¿Quién fue su creador? Breve historia del ciclo PDCA Su creador, como ya te imaginarás, es de apellido… ¡Walter A. Shewhart! ¿Por qué ciclo de Deming? En realidad, hay quienes también le llaman ciclo de Shewhart. Aunque él fue su creador, fue Edgards Deming quien se encargó de difundirlo a través de sus publicaciones y trabajos. Él mismo señala en sus obras que el creador del PHVA es Walter Shewhart, padre del control estadístico. Después de la segunda guerra mundial, Deming, que se encontraba en EEUU, migró a Japón con todo el conocimiento adquirido. Allí, enseñó a académicos y empresarios japoneses el ciclo PDCA, quienes no dudaron en aplicarlo a sus industrias. Hoy por hoy el ciclo es de amplio reconocimiento en el ámbito empresarial y académico de todo el mundo. Normas internacionales como la ISO 9001 y 14001 (sistemas de gestión de calidad y sistema de gestión ambiental) lo incluyen como parte de la estructura de implementación, mantenimiento y mejora. CAPACITACIÓN INTERNA CICLO DE DEMING Cómo hacer el Ciclo PDCA Para llevar a cabo un plan de acción a través de un ciclo PHVA, atravesaremos 4 pasos Preparado por: Lía Sturla Año: 2022 Página 2 de 6 CAPACITACIÓN INTERNA CICLO DE DEMING Preparado por: Lía Sturla Año: 2022 Página 3 de 6 Planear: La planificación de los objetivos o actividades Antes que nada, debemos definir cuál es la situación. La aplicación del ciclo PHVA requiere tener la vista sobre un proceso, oportunidad o problema. Definir la situación implica realizar el análisis sobre el problema o evento. No se puede definir un plan de acción si antes no entendemos cuál es el problema. Aquí podemos usar cualquiera tipo de técnica de análisis. Si hablamos de un problema, podemos usar herramientas como Espina de pescado o 5 por qué. Dicho esto, en esta etapa es común que se realicen análisis cuantitativos, reuniones grupales, grupos de consenso, investigaciones, etc. Todo sea para conocer qué se debe hacer de cara a la etapa de «hacer». Ahora bien, si hablamos de sistemas de gestión debemos tener en cuenta que el PHVA se aplica tanto a nivel general como a nivel específico, siendo el general la representación de la estructura del sistema y el específico un plan de acción para el cierre de una no conformidad o para nuestra vida misma. Una vez tenemos total claridad del problema o situación, planteamos la estrategia o secuencia de actividades que nos conducirá a mejorar el proceso, abordar la oportunidad o solucionar el problema. Por supuesto, esta estrategia entre más específica, mejor. Este es el paso importante. Si no hay una buena planificación, los resultados no serán los deseados. No obstante, en muchas organizaciones, este es el paso que menos tiempo toma. Dicho esto, lo mínimo que debe tener un plan de acción es actividades, fechas y responsables. Pero para empezar con pie derecho, consideremos incluir otros aspectos como sitios o lugares, recursos, materiales, riesgos, factores críticos de éxito, medios y especificación del cumplimiento de la actividad. El control de esta planeación se puede realizar a través de herramientas como el diagrama de Gantt o la citación electrónica por calendario a los responsables sobre las actividades del plan de acción que les conciernen. Hacer: La ejecución de lo planificado Realizamos cada una de las actividades planteadas teniendo en cuenta los parámetros establecidos (recursos, riesgos, materiales, etc). Entre más grande el plan de acción, más recomendable es el seguimiento de una persona sobre cada actividad y responsable. A veces, dentro del Hacer del PHVA existirán pequeñas desviaciones que irán en función del resultado de la ejecución de la actividad planeada. Por ejemplo: En un plan de acción se definió que una actividad era el levantamiento y análisis de los datos para la elección y ejecución de la alternativa adecuada. Según el tipo de alternativa, habrá CAPACITACIÓN INTERNA CICLO DE DEMING Preparado por: Lía Sturla Año: 2022 Página 4 de 6 diferentes actividades. Por lo tanto, cuando se ejecute el levantamiento y análisis de los datos y se obtenga la alternativa a elegir, se crearán giros importantes dentro de ese plan de acción. Eso se planea según el resultado de la ejecución. Otro aspecto importante dentro de la etapa Hacer, es que, según la complejidad del plan de acción se puede considerar hacer cambios a una pequeña escala o prueba piloto para que, en función del resultado, se reproduzcan las mismas actividades a gran escala. Verificar: Lo ejecutado Vs. lo planificado En la etapa de verificación o evaluación determinamos en qué medida se cumplió lo planificado. Esta verificación se puede hacer actividad por actividad o a nivel del cambio esperado que supone el plan de acción, aunque lo mejor es que se haga de dos formas: Mientras se va ejecutando el plan de acción vamos evaluando la eficacia de la actividad realizada, esto es que genere el resultado esperado en los términos dispuestos (tiempo, costo, etc) Análisis final que determine el resultado del plan de acción y nos oriente mejor hacia la etapa de ajustar. Para este análisis, podemos emplear herramientas de la calidad como Pareto, diagrama de correlación y hojas de comprobación. Por lo general, un plan de acción complejo y bien hecho, en la etapa de verificar genera una lección aprendida. De ahí que las normas de los sistemas de gestión incluyan este punto. Actuar: Con base en los resultados La última etapa del círculo de Deming nos lleva a realizar las acciones necesarias para cerrar las brechas evidenciadas en la verificación. Durante esta etapa suelen surgir planes futuros o recomendaciones, que es precisamente eso lo que nos lleva hacia la mejora continua. La estandarización de la solución, su recopilación o documentación sobre procedimientos y su posterior difusión, suelen hacer parte de la etapa actuar. Ejemplos de PHVA Ejemplo PDCA en una organización Una auditoría realizada en la organización Don Juan evidenció que la empresa no ha realizado a tiempo el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo que ocasionó 4 parones en producción durante el último semestre. La organización plantea una acción correctiva PHVA para abordar la no conformidad: Iniciamos con la etapa de planificación: Antes que nada, debemos analizar la situación, caractericemos el problema: CAPACITACIÓN INTERNA CICLO DE DEMING Preparado por: Lía Sturla Año: 2022 Página 5 de 6 ¿Por qué no se ha realizado el mantenimiento de las maquinas? Porque no se cuenta con un programa de mantenimiento. Determinamos el costo que significó en la empresa tener 4 parones de producción. Determinamos que el costo fue de US$ 3200 ¿Qué nos queda? Trazar el plan de acción. Con el análisis del problema realizado, ya sabemos qué actividades se van a plantear: Definir el costo y las implicaciones de contratar a una persona de planta para que realice el mantenimiento de los equipos. Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan mantenimiento preventivo a maquinarias. Analizar las opciones en términos de costo / beneficio. Realizar la contratación de la opción elegida con las implicaciones legales y contractuales que esto conlleva. Verificar tras 3 meses de contratada la opción la efectividad de los mantenimientos. Desarrollamos los puntos definidos en la planificación: El costo de contratar una persona encargada de mantenimiento sería de US$ 240 el día, dos veces al mes. Tener una persona realizando esta labor conlleva alto riesgo de accidente laboral con la maquinaria, además no le podemos exigir a la persona devolución en caso de falla de maquinaria. Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es de $430 el mantenimiento por día, se realiza dos veces al mes. La empresa asume el costo de tener parada la producción en caso de que la maquinaria falle, hasta que la reparen. También asume el riesgo de accidente laboral del personal que ellos envían. Realizamos un análisis en términos de costo / beneficio. Se elige la cotización más económica por lo que representa en términos de costos y cesión de responsabilidad. Realizamos el contrato de servicio con la empresa de mantenimiento. Transcurridos 3 meses, realizamos la verificación: ¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si. ¿Se ha averiado la maquinaria en los últimos 3 meses? No. ¿Supone un ahorro para la compañía? Si. Por lo tanto, la solución fue efectiva. Actuar, en caso de ser necesario: En vista de que la acción ha sido efectiva, no es necesario iniciar un nuevo ciclo. La empresa contratada también realiza el mantenimiento a instalaciones locativas, conviene realizar un nuevo análisis costo / beneficio para llegar a un nuevo acuerdo. CAPACITACIÓN INTERNA CICLO DE DEMING Preparado por: Lía Sturla Año: 2022 Página 6 de 6 Ejemplo PHVA en un sistema de gestión Algunas normas emplean el ciclo PHVA para explicar los puntos que contiene. Tal es el caso del sistema de gestión de calidad. En el punto 0.3.2 la norma ISO 9001 explica como los capítulos se ajustan al ciclo PHVA.
