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F-XC A N GE
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ORGANIZACION DEL
TIEMPO Y MANEJO DE
AGENDAS
Facilitadora: Dra. Reina Fiallos
Desarrollo de Habilidades Directivas / REINA
FIALLOS
1
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ALGUNAS REFLEXIONES
SOBRE EL TIEMPO
n
n
n
n
n
n
El tiempo solo trata gentilmente a aquellos que
saben administrarlo.
El hombre moderno piensa que pierde tiempo
cuando no hace la cosas rapidamente; aunque el
no sabe todavía que hacer con el tiempo que gana,
excepto desperdiciarlo. (Erich Fromm)
El tiempo vuela sobre nosotros, pero deja su
sombra detrás (Nathananiel Hawthorne).
Aquellos que hacen el peor uso de su tiempo, son
los primeros que se quejan de su brevedad (La
Bruyere).
Hay una clase de ladrón a quién la ley no pueda
castigar, y que roba lo más valioso para el hombre :
el tiempo (Napoleón I)
El tiempo se va dices? Ah no! El tiempo sigue,
nosotros nos vamos (Austin Dobson).
2
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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EL TIEMPO UN ENEMIGO O
UN ALIADO?
n
n
Elabore una pizza ilustrativa de
como maneja el tiempo.
Haga el test “Como manejo mi
tiempo”.
3
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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Definición de Eficiencia y
Efectividad
n
n
Eficiencia: realizar actividades que
logran una proporción adecuada
entre los recursos invertidos (tanto
humanos como materiales) y los
resultados o entre el input (entrada)
y output (salida).
Efectividad: Actividades que
además de ser eficientes, conducen
al logro de los objetivos y a la
resolución de problemas.
4
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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EL TIEMPO UN ENEMIGO O
UN ALIADO?
n
n
n
El tiempo es un problema de
suma actualidad.
El tiempo es una preocupación
para las organizaciones.
Afrontemos el problema!!!
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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QUE ES EL TIEMPO? QUE
NO ES?
n
n
n
n
n
Cronos
“Relación que se establece entre
dos o más fenómenos, sucesos,
cuerpos u objetos.”
El tiempo es la dimensión del
cambio.
El tiempo en sí no existe. Es una
simple medida.
El tiempo es oro… el tiempo es
vida…
6
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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Que es Administración?
n
n
n
Viene del latín Ad-ministrare o
ministrare.
Minister… manus
“servir (con las manos )a o
para”.
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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La Administración del Tiempo
n
n
La administración del tiempo es
la administración de sí mismo.
Tiempo físico y tiempo
psicológico.
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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OBSTACULOS Y TRAMPAS:
ENEMIGOS DEL TIEMPO
n
Los más frecuentes:
Verborrea como estilo de
comunicación
l Repeticiones inútiles
l Lenguaje confuso y ambiguo
l El desorden
l La indecisión…
l CONFUNDIR LO URGENTE CON
LO IMPORTANTE.
l
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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FRASE DEL DIA
n
"Todo lo que no llega a ser un
compromiso consciente con lo
sustancial, termina siendo un
compromiso inconsciente con lo
insustancial"
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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ENEMIGOS DEL TIEMPO
ENEMIGOS DEL TIEMPO
EXTERNOS
Interrupciones del teléfono
Interrupciones por visitas inesperadas
Urgencias
Mobiliario Incómodo
Incapacidad de los subalternos
Falta de información adecuada
Exceso de reuniones
Liderazgo deficiente
Trámites excesivos (burocracia)
Ruidos y distractores visuales
Sistemas de comunicación deficientes
INTERNOS
No saber decir "no"
Querer acaparar actividades por no delegarlas
Sobreestimar las propias capacidades
Subestimar las propias capacidades
Aplazar, dejar las cosas para después
Insdisciplina en cumplir propios planes
Confusión y desorden en la propia oficina
Falta de motivación;indiferencia
Tensión y preoupaciones
Obsesión en lo trivial, meticulosidad
Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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Personalidad y Adminstración
del Tiempo
n
n
Toda administración implica la
personalidad del administrador,
máxime cuando se trata del
tiempo, que no es algo externo
a la persona.
“Administrar el tiempo es
administrar la vida; malgastar el
tiempo es malgastar la vida
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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Tiempo y Valores
n
n
n
Manejamos el tiempo en diversas
formas a etapas de vida diferentes.
Los valores conscientes e
incoscientes de cada individuo son
los que le motivan a actuar y
determinar nuestros intereses y
gustos.
Se puede programar “desde afuera”
el tiempo de un individuo pero no su
tiempo vital… esto es cuestión de
valores, voluntad, autodisciplina y
madurez.
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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PROGRAMACION Y
RENDIMIENTO DEL TIEMPO
PLANEACION
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CONTROL
4
ORGANIZACION
2
DIRECCION
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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EQUILIBRAR TODAS LAS BASES Y
DISFRUTE DE UN EQUILIBRIO
PERFECTO
Llega a la tercera
Base cuando disFruta plenamente
De su TIEMPO
LIBRE y se revitaliza
2
43
Llega a la segunda
Base cuando maneja
En forma eficaz
Su PROFESION
221
Se amotam Puntos a
favor cuando se reuNen todos los
Elementos y se alCanza EQUILIBRIO
Llega a la primera
Base cuando se
Pone al frente de
Su HOGAR
4
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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HAGA SUS PROYECTOS PARA
DIVERTIRSE Y RELAJARSE
Registre sus quehaceres de todo el mes,
Es menos agobiante.
A principios de mes planee
Sus futuras diversiones en el
Calendaeio. Destinese algo que
Hacer cada semana
Haga una plan mensual para pagar sus
Deudas. No espere a que le pregunten
Para decidir a quien le va a pagar.
Reduzaca el tiempo que gasta en hacerlo
MARZO
D
1
8
15
22
29
L
M
2
9
16
23
30
Los viajes relampago y excursiones pueden
No ser muy costosas y darle variedad al mes.
3
10
17
24
31
M
4
11
18
25
J
5
12
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26
V
6
13
20
27
S
7
14
21
28
Dése un tiempó para ser creativo,
Hacer ejercicio o realizar su afición.
Haga una lista diaria y semanal de
Los quehaceres que haua que realizar
En casa. Delegue a algunos miembros
De la familia para que ayuden.
Algunos conyuges cometen
El error de hacer demasiados planes
Para los fines de semana. Piense bien
Lo que se va a hacer.
17
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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UNA FORMULA
PARA EL EQUILIBRIO…
Su actitud y la forma como se comunica influyen en
gran medida en los tres elementos de su vida.
HOGAR + PROFESION +TIEMPO LIBRE = EQUILIBRIO
ACTITUD + COMUNICACIÓ
COMUNICACIÓN
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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Las Personas y el Cambio
n
lo que nos distingue a las personas
de cualquier otro organismo viviente
es nuestra capacidad de formular y
cumplir promesas, a nosotros
mismos y a los demás
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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El Huevo o la Gallina?
n
Fabula de Esopo: Gallina de huevos de oro
n
"Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula
priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos
de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a
largo plazo (la gallina)"
Necesitamos pensar en una manera de manejar el
tiempo que desplace a los métodos tradicionales
basados primordialmnente en la Urgencia y la
Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se
asiente en la Importancia y la Efectividad.
n
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DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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ENFOQUES TRADICIONALES DE
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
n
n
n
n
n
n
EFICIENCIA
CONTROL
CRONOS
VALORES
ADMINISTRACION
METODOS
21
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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l
Nadie puede encontrar motivació
motivación para superarse teniendo
en cuenta só
sólo su situació
situación actual. Por lo tanto, sin visió
visión de
futuro no hay motivació
motivación y sin motivació
motivación tampoco hay
nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que
si no existe una visió
visión de futuro o ni siquiera un modelo
aproximado que nos impulse a imitar es indispensable
crearlo.
l
"Tener una visió
visión de futuro nos permite aventurarnos a
l
ejercer nuestro pensamiento creativo y no simplemente
responder a las circunstancias actuales" .
Podemos afirmar que si la posibilidad de cambiar distingue a
las personas inteligentes de las que no lo son, entonces la
posibilidad de lograr cambios efectivos, diferencia a su vez a
las personas inteligentes de las que se destacan por poseer
rasgos de sabidurí
sabiduría.
22
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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COMPONENTE DE
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
EFECTIVA
n Visión de Futuro
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LO URGENTE Y LO
IMPORTANTE
n
n
Urgente está dado por las tareas y
actividades que exigen de nosotros
una atención inmediata.
Importante. Definimos así a las
actividades que se ocupan de
atender lo que da le da sentido a la
existencia a largo plazo a una
organización: Lo que constituye la
razón de ser o Misión.
23
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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MATRIZ DE ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Urgente
Cuadrante 1:
Importante
Crisis, Presión, "Apagar
Incendios", Fechas
Límites, Problemas
Acuciantes.
No
Importante
Cuadrante 3:
Interrupciones Varias,
Reuniones Imprevistas,
Visitas Inesperadas.
No Urgente
Cuadrante 2:
Planificación, Visión,
Valores, Preparación,
Recreación verdadera.
Cuadrante 4:
Actividades de Evasión,
Trivialidades, Pérdidas de
Tiempo.
24
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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n
Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente
urgente, es ocuparse de lo importante.“
n
El EXITO de una persona u organización no
deriva de su circunstancia actual, sino que m ás
bien su circunstancia actual, es el resultado de
su comportamiento anterior
25
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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REGISTRO DE TIEMPO DIARIO
FECHA:
OBJETIVOS DE MI ACTIVIDAD DE ESE DIA:
A
B
C
D
HORA
ACCION
PRIORIDAD*
COMENTARIOS
08:00 a.m.
08:30 a.m.
09:00 a.m.
09:30 a.m.
10:00 a.m.
10:30 a.m.
11:00 a.m.
11:30 a.m.
12:00 a.m.
12:30 p.m.
01:00 p.m.
01:30 p.m.
02:00 p.m.
02:30 p.m.
03:00 p.m.
03:30 p.m.
04:00 p.m.
04:30 p.m.
05:00 p.m.
05:30 p.m.
06:00 p.m.
06:30 p.m.
07:00 p.m.
07:30 p.m.
08:00 p.m.
08:30 p.m.
09:00 p.m.
*
1 = IMPORTANTE
2 = IMPORTANTE Y NO URGENTE
3 = URGENTE Y POCO IMPORTANTE
4 = MERA RUTINA
5 = PERDIDA DE TIEMPO
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
Siempre que sea posible redactar objetivos en funcion de resultados no de actividades.
26
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Preguntas…
l
l
l
¿Cuánto tiempo por día dedican a la
atención de lo importante?
¿Qué espacio de su agenda reservan a
estas actividades?
¿Cuánto tiempo y esfuerzo están
poniendo para alcanzar el bienestar y la
mejora que desean?
27
DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS / REINA FIALLOS
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