Ray Josephs
Időgazdálkodás
vezetőknek
több mint 500 ötlet
a hatékony időbeosztáshoz
A fordítás alapjául szolgáló eredeti kiadás:
Tartalomjegyzék
Ray Josephs: How to Gain an Extra Hour Every Day
— New Time Strategies That Work
Thorsons, An Imprint of Harper Collins Publishers, 1994
A szerzőről
5
Bevezetés
Második, átszerkesztett kiadás
Fordította: Komáromyné Várady Ágnes
ISBN 963 9071 81 1
Copyright © 1992 by Ray Josephs
Published by arrangement with Dutton Signet, a division of
Penguin Books USA, Inc.
All rights reserved
Hungarian translation © 1996 Komáromyné Várady Ágnes
Minden jog fenntartva, beleértve a sokszorosítás,
a nyilvános előadás, a rádió- és tévéadás jogát,
az egyes fejezetekre is.
Kiadja: Bagolyvár Könyvkiadó
Felelős kiadó: a Bagolyvár Kft. igazgatója
Budapest
1. fejezet
7
Ergonómia házilag
12
2. fejezet
Reggeli készülődés
14
3. fejezet
Listák és napirendek
25
4. fejezet
Ismétlődő rutinfeladatok
37
5. fejezet
A legtermékenyebb órák
42
6. fejezet
Amit ma megtehetsz . . .
46
7. fejezet
Rend az íróasztalon
51
8. fejezet
Le a papírhegyekkel!
63
9. fejezet
Elmondani gyorsabb
69
10. fejezet
Titkárnők és más segítőtársak
72
11. fejezet
Csak semmi fax-ni!
79
12. fejezet
Elektronikus posta
81
13. fejezet
Sok kéz, hamar kész
86
14. fejezet
Alkalmatlankodók
97
15. fejezet Távrecsegés
106
16. fejezet A számítógép hasznáról
118
17. fejezet Az információk megszerzése és felhasználása
122
18. fejezet Olvass gyorsan, felejts lassan!
131
19. fejezet Önképzés
140
20. fejezet Küzdelem az időpazarlás ellen
145
21. fejezet Utazás
147
22. fejezet Ép testben
160
23. fejezet Nyűgös magánügyek
164
24. fejezet Munka után édes a pihenés
167
25. fejezet Otthoni örömök
175
26. fejezet További otthoni örömök
188
Végkövetkeztetés
196
Használjuk ki a megnyert időt!
Előszó
A szerzőről
Hannynek,
aki segített tartalommal megtölteni
azokat a ráadásul nyert órákat.
AKI SEGÍT NAPONTA EGY TÖBBLETÓRÁHOZ
JUTNI — DE ENNÉL JÓVAL TÖBBET AD
E kötet lapjain nem az időgazdálkodás elmélete tárul elénk. Ray Josephs a gyakorlatban alkalmazta és tökéletesítette az itt sorakozó öt­
letek és módszerek tömkelegét, mellyel megalapozta hosszú, sike­
res és változatos pályáját az Egyesült Államokban és külföldön. Egy
életen át egyetlen cél érdekében osztotta meg tapasztalatait olvasó­
ival: azért, hogy a „Többet észszel, mint erővel!" jegyében dolgozva
elvégezzünk mindent, amit kell, s így maradjon időnk arra is, amit
szeretnénk. „Ha csak egy-két ötletet választanak ki és alkalmaznak
hatékonyan — teszi hozzá ő maga —, máris bőségesen megtérül e
gondolatokkal teli és gondolkodásra késztető könyv ára és az elol­
vasására szánt idő."
Az „Időgazdálkodás vezetőknek" első változata 1955-ben új utat
tört a személyes időgazdálkodás terén. Széles körű sajtóvisszhangja
nyomán rövidesen lefordították német, francia, olasz, spanyol, kínai
és japán nyelvre. 1992-ben Tokióban már a nyolcvanadik kiadása
jelent meg, s szerte a világon összesen két és fél millió példányban
kelt el!
Ez a 95%-ban (!) átdolgozott és naprakésszé tett kiadás szó sze­
rint új módszerek százait hasznosítja, amelyek az első megjelenés
idején még nem is léteztek. Ray Josephs valamennyit maga is kipró­
bálta sok országban folytatott tevékenysége során, melyet többek
között az alábbi adatok fémjeleznek:
RAY JOSEPHS, a PR-szakma egyik úttörője eddig kilenc könyvet
írt a nemzetközi kapcsolatok és a vezetéstechnika témakörében. Az
először 1955-ben megjelent Időgazdálkodás vezetőknek c. könyvet
Japánban ma is a hatékonyságnövelés bibliájaként forgatják. A ki­
lencvenes évek követelményeinek megfelelően teljesen átdolgozott
kiadásából megtudhatjuk, hogyan gazdálkodhatunk minél hatéko­
nyabban a mára becses kinccsé vált idővel.
• Megalapította és huszonöt éve vezeti a New York-i székhelyű In­
ternational Public Relations vállalatot. A hasonló nevű világhá­
lózathoz jelenleg hatvan országban kilencven tanácsadó szerve­
zet tartozik.
• Független szakértőként segítette a földkerekség legnagyobb és
legsikeresebb cégei, így sok egyéb között az Egyesült Államok­
beli American Express, General Motors, Avon, Merck; a japán
Mitsui, Toshiba, Seiko és a Fuji Bank; a francia Concorde és ELF
Aquitanie; a brit Bass Charrington és az Observer; a Hong Kong-i
5
Bank- és Kereskedelemfejlesztési Tanács, továbbá más távol-ke­
leti szervezetek munkáját.
Bevezetés
HOGYAN SZÜLETETT A KÖNYV?
Az ötvenes években Josephs cikksorozatot írt, melyet a Doubleday
kiadó „Hogyan tegyük pénzzé ötleteinket?" címen könyv alakban is
megjelentetett. „Ez mind szép — vetette fel egy olvasója —, de hon­
nan vegyem hozzá az időt?"
Ebből fakadt a következő gondolat: úgy tűnik, a legelfoglaltabb,
legsikeresebb embereknek mindig jut ideje mindenre, amire csak
akarják. Vajon mi a titkuk?
Josephs kutatni kezdett: interjúkat készített, faggatta barátait, le­
velek százait küldte szét, az USA országos televízióállomásain át
fordult a nagyközönséghez javaslatokat kérve, s a válasz nem ma­
radt el. Az azóta eltelt évek során munkája eredményét cikkek, elő­
adások és tévéműsorok jelezték, melyek mind több visszajelzést
kaptak — sok eredeti ötletet és elgondolást a világ minden sarkából.
Hogy a mostani magyar változat alapjául szolgáló 1994-es ang­
liai kiadás még nyolcvanadik születésnapja előtt a könyvesboltokba
kerülhessen, Josephs — saját könyvének alapelveit követve — szi­
gorú napirendet alakított ki, miáltal az anyaggyűjtés, írás, szerkesz­
tés és forgalmazás feladatai a lehető legrövidebb időn belül követték
egymást. Az eredményt kezünkben tarthatjuk. Bizonyára izgalmas
és hasznos olvasmánynak fogjuk találni az ötleteknek ezt a kincses­
tárát, melyet kiemelkedően sikeres, boldog és kiegyensúlyozott em­
berek használtak eszközül a végső cél elérésére: hogy jólétben, tes­
ti-lelki egészségben éljenek, s mindezt maradjon idejük élvezni is!
„Nem értem, mire megy el az időm. Annyi mindent kéne csinálnom,
de alig jutok hozzá, hogy . . .
elvégezzem a munkahelyi feladataimat...
foglalkozzam a c s a l á d o m m a l . . .
zenét hallgassak, vagy moziba j á r j a k . . .
elolvassam a könyveket, amelyekről b e s z é l n e k . . .
segítsem a környezetemben élőket, részt vállaljak a közösségi és
társadalmi szervezetek tevékenységéből...
megvalósítsam régóta dédelgetett t e r v e i m e t . . .
Bárcsak ráérnék!"
Panaszkodtunk már ehhez hasonlóan? Gyakran érezzük túlhajszolt­
nak magunkat? Sokszor kerülünk időzavarba, körmünkre égnek az
elvégzetlen teendők?
Lemaradunk új és érdekes élményekről?
Az ezredfordulóhoz közeledve mind többen kerülnek efféle
helyzetbe. Egy nemrégiben közzétett felmérés szerint sokan egysze­
rűen kifutnak az időből. Nagy-Britanniában például az átlagos heti
munkaidő harmincöt óra, a menedzsereknek azonban csupán 16%-a
dolgozik kevesebbet negyven óránál, s 41 %-uk több mint ötven órát
tölt munkával. Minden ötödik menedzser hatvannál is több munka­
órát teljesít — gyakorlatilag minden héten két normál hetet dolgo­
zik! Egyes szakmák művelői — különösen az orvosok, jogi vagy
pénzügyi szakemberek — hetente sokszor akár nyolcvan óránál is
többet áldoznak hivatásukra. Szabadságot alig vesznek ki, szinte
csak egy-egy hosszú hétvégét engedhetnek meg maguknak. A sza­
bad szombat is bevásárló szombattá változott.
Ha ez így megy tovább, a nyolcvanas évekbeli áhított végcél: a
pénz szerepét lassan az idő veszi át, az élet élvezetéhez szükséges
idő válik a legnehezebben megszerezhető értékké.
AZ IDŐGAZDÁLKODÁS TITKAI
A legelfoglaltabb emberek némelyike nemcsak rendkívül sikeres
pályát fut be, hanem emellett állandóan talál időt valamennyi mun­
kán kívüli kedvtelésére is.'
Vajon mi a titkuk?
6
7
Az ötvenes években kezdtem feszegetni ezt a kérdést, amikor en­
nek a könyvnek az első kiadása megjelent az Egyesült Államokban
(majd sorban a többi Nagy-Britanniában, Franciaországban, Né­
metországban, Olaszországban, Spanyolországban, Japánban, Taj­
vanon és másutt). Tapasztalataim szerint a válaszhoz akkor jutunk
közel, ha tudjuk, mit kell elvégeznünk, és igyekszünk azt minél ke­
vesebb idő alatt végrehajtani — mégpedig rendszerint kevesebb
erőfeszítés árán. Egyszóval nem keményebben, hanem okosabban
kell dolgoznunk.
A megoldás tehát az, amit időgazdálkodásnak nevezhetnénk. Ez
szerencsésebb kifejezés, mint az időmenedzsment, mivel az utóbbi
azt sugallja, hogy irányíthatjuk, befolyásolhatjuk az időt, holott va­
lójában csakis magunkat irányíthatjuk az órához igazodva.
Az elmúlt három évtizedben fáradhatatlanul kutattam a sikeres
emberek időgazdálkodási titkait szerte a világon. Számtalan — hí­
res és kevésbé híres — szakembert, tanárt, írót és másokat faggat­
tam, akik elképesztően sokféle időmegtakarítási módszert találtak
ki és alkalmaztak eredményesen. Könyvemben igyekszem az olva­
sókkal is megismertetni ezeket a technikákat, és rengeteg gyakorlati
tanácsot adok, melyek segítenek meríteni minden lehető forrásból
annak érdekében, hogy egy-egy lépéssel előrébb jussunk munkánk­
ban és magánéletünkben egyaránt.
nincs értéke, csak azáltal tesz szert arra, hogy hasznosítjuk, vagy el­
fecséreljük. A pillanat, amelyben ezt a mondatot olvassuk, momen­
tán értékkel bír. Egy másodperccel előbb potenciális értéket jelen­
tett, eggyel később pedig elveszítheti minden értékét — amennyi­
ben nem teremtett újabb értéket a számunkra.
Mi is történik a nap huszonnégy órájával? Nos, vélhetőleg nyolc
órát, azaz az 1440 percből 480-at alvással töltünk. Minden valószí­
nűség szerint ennyi megy el munkára is. A maradék felhasználásá­
ban élvezzük általában a legnagyobb szabadságot.
Mit mutat azonban a gyakorlat? A fent jelzett időtartam alatt a
felét sem tudjuk elvégezni annak, amit szeretnénk. Mintha soha nem
akarna vége szakadni ennek a folytonos időzavarnak. A haladás üte­
me adottnak látszik, így alig-alig marad alkalom mindarra a pom­
pás, élvezetes tevékenységre, amelyre áhítozunk.
Ha céljaink elérése mellett a megterhelést és a feszültséget is
csökkenteni akarjuk, minden napunkat meg kell toldanunk egy rá­
adás órával. Ezt összekuporgathatjuk percenként, s az így nyert hat­
van vagy több plusz percben törődhetünk másokkal vagy saját ma­
gunk fejlesztésével, újabb szakmai eredményeket érhetünk el, ki­
kapcsolódhatunk, teljesebbé tehetjük életünket, kibontakoztathat­
juk képességeinket. Napi hatvan perc tíz év alatt egy diploma meg­
szerzéséhez is elég.
NAPI 1440 PERC
MIRE KELL AZ IDŐ?
A nap mindannyiunk számára huszonnégy órából áll. Minden nap
olyan, mint egy idő-bankbetét, melyből felvesszük az éppen szük­
séges órákat és perceket. A készlet korlátozott, a felhasználási lehe­
tőségek korlátlanok. Régi barátom, a volt hetilapkiadó Fred Decker
a következőképpen magyarázta ezt: tételezzük fel, hogy bankunk
minden reggel 86 400 dollár hitelt nyújt, s minden este törli a nap
folyamán fel nem használt hitelkeretet. Nevezzük ezt a hitelalapot
időnek, a dollárokat pedig másodperceknek, minden nap 86 400
másodpercből áll ugyanis — s így valahányszor leszáll az éj, vissza­
hozhatatlanul veszendőbe megy mindaz az idő, amit nem jó célra
fordítottunk. A bank évi 365 napon át dolgozik, hiteltúllépés nincs,
a megtakarításokat nem lehet göngyölíteni. Minden áldott nap új
számlanyitással indul, minden este mérlegkészítéssel zárul. A hol­
napi keretből ma semmit sem hívhatunk le.
Mielőtt elmélyednénk abban a kérdésben, miként jussunk több idő­
höz, álljunk meg egy pillanatra, és gondolkozzunk el, minek is tö­
rekszünk erre.
Kell egy cél, valami, amit kezdeni akarunk a nyert idővel, ez
szinte nélkülözhetetlen a megszerzéséhez. Nyilván nem merő lusta­
ságból szeretnénk több időt.
Ha elolvassuk ezt a könyvet, és hasznát is akarjuk venni, motivá­
ciónk kézenfekvő. Többet akarunk végezni kevesebb idő alatt. A
legegyszerűbb, leghatékonyabb módon akarjuk elérni céljainkat.
Több időt akarunk szerezni magunk, kedvteléseink, családunk, ba­
rátaink és rengeteg egyéb számára.
Már könyvem legelső kiadásában is idéztem Ted Malone író egy
gondolatát: „A történelem folyamán még soha nem nyílt mód olyan
színes és érdekes életre, mint napjainkban. Szinte bármit megtehe­
tünk, ha van elég időnk. Rengeteg cél vár ránk. Kirándulás, ország-
Decker üzenete félreérthetetlen. Az időnek önmagában véve
8
9
járás, külföldi utazás, könyv, kertészkedés, tanulás, zene, fotózás
mind-mind elérhető."
Mindannyiunknak idő kell a belső gyarapodásra, érdeklődési kö­
rünk fejlesztésére, izgalmas új tevékenységek kipróbálására. Idő
kell új területek felfedezésére, serkentő, örömszerző dolgok megis­
merésére. Ez az élet egyik legfontosabb mozzanata. Áthatja és fel­
pezsdíti társas kapcsolatainkat, segíti munkánkat, egész életünket.
Mégis, mire hozzájutnánk ahhoz, amit igazán csinálni szeret­
nénk, amiről álmodunk, annyira eltelünk azzal, amit csinálnunk
kell, annyira kimerülünk, hogy inkább későbbre halasztjuk a kedv­
teléseket, bízva abban, hogy legközelebb több időnk lesz.
Majd holnap, majd jövőre, mondogatjuk magunknak, de az a hol­
nap soha nem jön el. Soha — hacsak módot és eszközt nem találunk,
hogy legalább eggyel megtoldjunk minden huszonnégy órát.
SOK KICSI SOKRA MEGY
Az idő megállíthatatlanul rohan. Ragadjunk meg és gyűjtsünk
össze, sőt, halmozzunk fel minden percet! Felejtsük el a nagyratörő
terveket, hogy egyszerre egész órákat takarítsunk meg! Kuporgas­
sunk össze ehelyett hússzor öt percet, vagy tízszer tizet.
A tapasztalatok szerint az időmegtakarítás három alapelvre ve­
zethető vissza.
1. Iktassuk ki a szükségtelen, csak megszokásból végzett dolgokat,
melyek oly sok időt felemésztenek!
2. Küszködés helyett mindig keressük az egyszerű megoldást; az
rendszerint könnyebb és gyorsabb is.
3. Tanuljunk meg egyszerre két-három dologgal foglalkozni!
A következő fejezetekben részletezem majd, miként közelíthetünk
napi teendőinkhez friss szemlélettel, mivel csak így szoríthatjuk
vissza mindazokat a dolgokat, amelyekre több időt pazarlunk, mint
amennyit érnek. Az üzemekben dolgozó mozdulatelemzők munká­
ja abból áll, hogy végigkövetik a termelési folyamat során végzett
mozdulatokat, és igyekeznek kiszűrni belőlük a fölöslegeseket. Erre
kell törekednünk magunknak is a legjobb megoldások felderítésé­
vel.
Számos szakember megerősítette, hogy — tisztelet a kivételnek
— mindannyian időnk és energiánk 50—70%-át lényegtelen, értel­
metlen dolgokra tékozoljuk el a lehető legkevésbé hatékony módon.
10
Sok feltaláló gazdagodott meg azon, hogy 5—10%-kal növelte egy
gép vagy szolgáltatóipari tevékenység hatásfokát. Ma már egyre
több szakember törekszik hasonló eredményeket elérni az időrabló
feladatok újjászervezésével.
Kevesebb idő alatt többre juthatunk, ha erre hangoljuk gondol­
kodásunkat — nemcsak elolvassuk az itt leírt módszereket, hanem
követjük és alkalmazzuk is őket, és e folyamat során újabb, még
jobb megoldásokat találunk magunknak.
Dr. Frederick W. Taylor, az ipari vezetéselmélet atyja ekképp
magyarázta ezt: "A legtöbbünk a megszokottnál háromszor-négy­
szer többet végezhetne — anélkül, hogy túlórázna, vagy úgy haj­
szolná magát, hogy a munkanap végére kimerülten rogyjon össze."
Amikor látszólag már elértük hatékonyságunk csúcsát, rendszerint
még mindig van mód a fejlődésre. Ez a célja az „Időgazdálkodás ve­
zetőknek" legújabb kiadásának is.
KINEK A PAP, KINEK A PAPNÉ
A könyv lapjain szereplő megállapítások közül sokkal bizonyára
egyetértünk, ugyanakkor találunk másokat, amelyeket nem tudunk
helyeselni. Semmi gond! Az az igazság, hogy számos ellentmondó
javaslattal is szembekerülünk. Ez természetes, hiszen amit az egyik
ember eredményesnek talál, az a másik számára nevetséges lehet.
Egy azonban biztos: ha a következő fejezetek elég ötletet sora­
koztatnak fel, hogy legyenek közöttük olyanok, amelyek kiemelnek
minket a megszokott kerékvágásból és arra ösztönöznek, hogy kri­
tikus elemzés alá vegyük magunkat és életvitelünket, akkor vitatha­
tatlanul profitálni fogunk belőlük.
11
E l s ő fejezet
Ergonómia házilag
Ha szerződtethetnénk a létező legjobb mozdulatelemző szakembert,
hogy kizárólag nekünk dolgozzék, analizálja munkaszokásainkat,
és tegyen személyre szabott javaslatokat, nem lenne szükségünk er­
re a könyvre. Az efféle szakemberek azonban elég drágák.
Megpróbálkozhatunk egy nagy óraszámú tanfolyammal, ame­
lyen kiváló tanárok ismertetnek meg bennünket a szükséges lépé­
sekkel. Ez sem rossz megoldás. Amennyiben azonban ezek az utak
nem járhatóak, és szeretnénk látni, mire jók a könyvben ajánlottak
(mielőtt a gyakorlatban is élnénk velük), ügyeljünk az alábbiakra:
• Minden egyes itt idézett példa a való életben alaposan kipróbált,
kudarcok és tévedések nyomán tökéletesített vagy másoktól így
átvett megoldásokat tartalmaz.
• Az idő- és energiamegtakarítás nem megy gombnyomásra. Aki
kevesebb erőfeszítéssel többet akar elérni, hogy azt tehesse, amit
igazán akar, annak meg kell ragadnia minden épkézláb ötletet, és
sok-sok szükséges részfeladat megkönnyítésére, felgyorsítására,
illetve a szükségtelenek kiiktatására vagy másokra való átruhá­
zására kell alkalmaznia azt.
• Meg kell gátolnunk, hogy folyton félbeszakítsanak, és vissza kell
szorítanunk mindazokat a tevékenységeket, melyek szintén sok
időnket rabolják el. Vigyáznunk kell a nyolcórás munkanap
mind a 480 percére, hogy lélektelen gürcölés helyett minél több
időt szabadítsunk fel a magunk számára.
• Nyitott szemlélettel közeledjünk az időmegtakarításhoz! Kérdő­
jelezzük meg minden tevékenységünket, hátha találunk egysze­
rűbb, gyorsabb,jobb megoldást. Így újra meg újra a homlokunk­
ra csapunk majd: hiszen ez már előbb is eszembe juthatott volna!
tás révén pedig napi egy-egy órát szerezhetünk, melyet tartalmas,
lélekemelő és élvezetes módon használhatunk fel.
Mindehhez persze önfegyelemre is szükség van. Csak így tart­
hatjuk kézben napjainkat. Megszabadulhatunk az aprómunka egy
részétől, s lerázhatjuk a kényszerű teendők rabigáját.
ELMÉLET ÉS GYAKORLAT
Emlékezzünk vissza, hogyan tanultunk meg autót vezetni! Az elmé­
leti tanfolyammal kezdtük, de a görcs csak akkor kezdett oldódni,
amikor volán mögé ültünk, megnyomtuk a gázt, és elindultunk az
úton. Hibákat persze elkövettünk, de gyakorlással egyre ügyesebbé
váltunk. Ugyanez a helyzet a gépeléssel, vitorlázással vagy tortasü­
téssel is. Gyakorlat teszi a mestert, enélkül semmit sem lehet igazán
elsajátítani.
Ez a könyv arra indíthat bennünket, hogy szakítsunk némely dé­
delgetett elképzelésünkkel. Sajnos, gyakran akkor is ragaszkodunk
a haszontalan, idejétmúlt módszerekhez, ha tudjuk, hogy létezik
jobb is. A legkönnyebb út keresése nem azonos a lustasággal. Ha az
izmaink helyett az agyunkat használjuk, azzal azt bizonyítjuk, hogy
van elég sütnivalónk j o b b megoldást találni. Ha a robotolást
könnyebb, lazább munkává varázsoljuk, elvégzése nagyobb örömet
szerez. Minél taposómalomszerűbb egy feladat, annál értelmesebb
dolog lerövidíteni a rá szánt időt.
Lázadozás helyett tereljük konstruktív csatornákba a gürcöléssel
szembeni ellenérzésünket! Őrizzük meg jókedvünket, így keressük
minden tennivalónkban a számunkra legfontosabbat: elvégzésének
jobb, gyorsabb, hatékonyabb módját. Gondolkozzunk el azon is, mi
értelme az egésznek (illetve van-e értelme egyáltalán). Ha követjük
a könyv tanácsait, mindeme találhatunk időt.
Ahogy belemélyedünk a könyvbe, elkezdünk ugyanúgy gazdálkod­
ni az idővel, mint eleddig a pénzzel. Lenyesegetjük az elpazarolt
perceket, ahogyan a fölösleges kiadásokkal tesszük. A jól beosztott
pénzből futja új CD-lejátszóra vagy nyaralásra, a gondos időbeosz­
Végeredményben a következőről van szó: Aki nem elég haté­
kony, az vég nélkül kínlódik egy-egy feladattal; a sikeres ember sza­
kít időt munkára és szórakozásra egyaránt. Kellő összpontosítás és
szervezettség, az eddig parlagon hagyott energiatartalékok kis ré­
szének mozgósítása révén, ha egy keveset működőképes ötletek és
eredményes tervek kigondolására is szánunk saját időnkből, többé
nem kell hiábavalóan álmodoznunk arról, hogy elérjük mindazt,
amit szeretnénk. A képesség nem hiányzik belőlünk. Fogjunk össze,
s meglátjuk, tudunk-e szerezni hozzá időt is!
A második fejezetben először a reggeli készülődést vesszük gór-
12
13
AZ IDŐ MINT KÖLTSÉGTÉNYEZŐ
cső alá, azután sorban végigmegyünk a munkanap egyes mozzana­
tain, majd a házimunka, az egészség, az otthon, a tanulás és sok
egyéb következik. Ne kapkodjunk, egyszerre csak egy fejezetet ol­
vassunk el, de azt nagyon figyelmesen! Gondoljuk át, alkalmazzuk,
majd vegyük át még egyszer — s hirtelen azon kapjuk magunkat,
hogy nemcsak egy többletórát nyertünk naponta, hanem jóval töb­
bet.
M á s o d i k fejezet
Reggeli készülődés
Akármivel foglalkozunk, bárhol, bármilyen körülmények között él­
ünk, mindannyian ugyanúgy kezdjük a napot: föl kell ébrednünk.
Rég észrevehettük már, hogy az ébredés módja erősen meghatároz­
za, mire megyünk a nap további részében. Sokszor voltaképpen az
indítás határozza meg, mit érünk el otthon, a munkahelyünkön vagy
másutt. Ezen múlik, hogy értünk szót másokkal, és milyen hangu­
latban töltjük el a napot.
A nem csörgő vekker, a kiürült kávésdoboz és megsavanyodott
tej, a nyomasztóan rendetlen lakás megannyi pitiáner perctolvaj,
mely megadja a nap kellemetlen alaphangját. A percek megtakarí­
tását kezdjük tehát néhány reggeli lépéssel, amellyel már a napi
munka megkezdése előtt jól startolhatunk.
KI AZ ÁGYBÓL!
felkelési időpontot határozunk meg, s ezt a lustaság kísértésének el­
lenállva is betartjuk.
Hogyan vegyük rá magunkat a felkelésre?
Erről persze mindenkinek megvan a maga elképzelése. A legjob­
bak közé tartozik egyik ismerősöm módszere: „Megpróbálom ma­
gam elé idézni aznapi legkellemesebb, legélvezetesebb teendőmet.
Ha a nemszeretem feladatokra gondolnék, az arra csábítana, hogy
még inkább magamra húzzam a takarót, így viszont máris kedvem
támad felkelni."
Elsa Maxwell, a neves író és publicista életvidám társasági em­
berként vált ismertté. „Sosem esett nehezemre a felkelés — mondta
egyszer. — Bármilyen későn feküdtem le előző este, mindig olyan
lelkesedéssel nézek az új nap elé, mint az ajándékot váró gyerekek
karácsony reggelén. Kicsi korában mindenkit lázba hoz az erdei ki­
rándulás vagy a születésnapi zsúr. Minden életszakasznak megvan­
nak a maga örömei. Jobb így kezdeni a napot, mint kedvünket szegő
időfecsérléssel, melynek nyomán azután nem győzünk kapkodni."
KELJÜNK JÓKOR!
Ifjabb S. I. Newhouse, a több hírlapot, folyóiratot, könyvkiadót és
más médiákat birtokló Advance Publications feje régóta a korán ke­
lés híve. Nemegyszer már reggel hatkor a Manhattan szívében fek­
vő munkahelyén találni. Ezt az életrendet fiatalemberként szokta
meg, amikor fivérével együtt kulcspozíciót töltött be a családi lapok
szerkesztőségében, s a délutáni kiadások miatt rákényszerült erre.
Mai elegáns, hipermodern irodájában már azelőtt átfutja legfonto­
sabb napi teendőit, hogy a szerkesztők nagy része bejönne dolgozni.
Ellenőrzi a hirdetési bevételeket, a példányszámokat és tömérdek
más adatot. Összesíti az eredményeket, százalékot számol és elő­
rejelzéseket készít anélkül, hogy megvárná munkatársait, akik
mindezt elvégeznék helyette. Ennek folytán állandóan képben van,
kezét az események ütőerén tartja, ami a sikeres családi vállalkozás
alapja.
A humorista Arthur Godfrey fesztelen viselkedésével az amerikai
tévénézők millióinak kedvencévé vált. Ő mesélte nekem egyszer a
következőket: „Rég ismerek egy módszert, mellyel naponta húsz­
ötven percet takaríthatok meg. A dolog borzasztóan egyszerű: amint
felébredek, felkelek. Ha az ágyban lustálkodom, azzal áltatva ma­
gamat, hogy még nincs is olyan késő, azzal csak az elkerülhetetlent
késleltetem. Ilyenkor az ember már nem is pihen igazán. Ha kipat­
tanunk az ágyból, mihelyt kinyitottuk a szemünket, azzal ott hely­
ben egy órát nyerhetünk."
Sokaktól hallottam, hogy a reggeli percek felszabadításának az
az egyik legjobb módja, ha a napi szükségleteknek igazán megfelelő
Akárcsak egykor apja, az idősebb S. I. Newhouse, aki az Egye­
sült Államok vezető kiadói közé küzdötte fel magát, a minimumra
szorítja a házon belüli levelezgetést, kulcsembereivel személyesen
tárgyal, gyakran a nyúlfarknyi, lényegre törő, kora reggeli értekez­
letek alatt. Általában rendszeres ütemtervhez igazítja munkaebédjeit
14
15
kedvenc éttermében, a manhattani Four Seasonsben. Ezek az étke­
zések nem öncélú társasági alkalmak, szigorúan (egyes bírálói sze­
rint gyakran egész durván) az üzletre összpontosítanak — rendkívül
hatékonyak, eredményesek és időtakarékosak.
Ki korán kel, aranyat lel
Amerika szupergazdagjai közül ketten megrögzött korán kelők.
Sam Walton, aki filléres szatócsboltjából kiindulva építette fel a ha­
talmas Wal-mart diszkontláncot, egy ízben hajnali négykor jelent
meg egyik raktáráruházában, hogy eszmecserét folytasson a dolgo­
zókkal. Közvetlen, emberközpontú stílusa, elképesztő munkabírása
és kiskereskedelmi hozzáértése révén teremtette meg a legnagyobb­
nak tartott amerikai magánvagyont.
Az Egyesült Államok legpénzesebbjeinek egyik újdonsült tagja
David Geffen, a Geffen Records volt tulajdonosa, aki lemezcégét az
MCA Inc. szórakoztatóipari óriásnak adta el. Utóbbit nyolc hónap­
pal később a japán szórakoztatóelektronika nagyágyúja, a Matsushita Electric Industrial Company vásárolta fel összesen nyolcmilli­
árd dollárért. Geffen annak idején 710 milliót vágott zsebre a rész­
vényeiért. Az ügylet nyilvánosságra hozásának másnapján reggel
hétkor mégis újra ringbe szállt, hogy világra segítse az újabb milli­
ókat fialó lemezeket.
A Geffen elképesztő sikereiről és dinamikus egyéniségéről tudó­
sító Newsweek még egy időmegtakarító tippet közzétett. Jon Landau, az énekes Bruce Springsteen menedzsere hosszasan rágódott
valami üzleti lehetőségen, s végül Geffenhez fordult tanácsért. Mint
a Newsweekben olvasható, Geffen harminc másodperc alatt kimerí­
tően elmagyarázta, mi a teendő. Landau próbálta megérteni a hal­
lottakat, de Geffen leintette: „Ne gondolkozz, csináld! Láss hozzá
azonnal!" Nem pazarolta a perceket!
ZAVARTALAN HAJNALI P E R C E K
Sok elfoglalt ember iktat be munkájába egy reggeli előtti menetet
— kivált, amikor különösen fontos témán dolgozik. A reggeli ilyen­
kor mintegy a harminc-hatvan perces munkaszakasz befejezésének
jutalma. Ha otthonunkban akad összeszedett munkára alkalmas
hely, annál jobb, használjuk ki! Még ha a gyomrunk korog is, csa­
ládtagjaink ébredése előtt háborítatlanul összpontosíthatunk, s ez az
időszak hatékonyságban sokszorosan felülmúlhatja a nap hátralévő
részét.
M I E L Ő T T MEGVIRRAD
Tom Mahoney vállalatvezetőtől hallottam, hogy a New York állam­
beli Buffalóban, a Saturn Club kandallója fölött olvasható a követ­
kező jelmondat: „A legjobban úgy nyújthatod meg a napot, ha
csensz néhány órát az éjszakától." Ezt az ötletet többféleképpen is
alkalmazhatjuk. Íróismerősöm, William J. Lederer a pitymallat előt­
ti felkelést választotta. Pályája kezdetén négyre állította a vekkert,
és reggel nyolcig dolgozott. Így vall erről: „Ki nem állhattam, pláne
télen, de máskor nem jutottam hozzá az íráshoz. Ledöntöttem jó fél
liter forró teát vagy erőlevest, azután jött az ébresztő zuhany. Elő­
fordult, hogy egy darabig csak gubbasztottam a gép előtt, mielőtt le­
ütöttem volna az első billentyűt, de végül csak nekiláttam. A házban
csend honolt, én ébernek, frissnek éreztem magam, tele voltam vá­
rakozással. Ezzel a módszerrel termékenyebbé váltam. Manapság
ugyanazt a munkamennyiséget végzem el reggel fél hat és nyolc kö­
zött. A korán kelés belém ivódott, a véremmé vált." Lederer példája
tanúsítja, hogy senki sem túl elfoglalt az íráshoz — vagy bármely
más, szívének kedves tevékenységhez.
HA MÁGNESKÉNT VONZ AZ ÁGY
Ha nem akaródzik korán felkelni, akkor hasznosíthatók a jó meleg
takaró alatti ébredezés percei is. Egy divatcég vezetője eredeti mód­
szert eszelt ki, hogy szinte kétnapi munkát végezzen el egyetlen nap
alatt. Agya mellett reggel hatkor csenget az automata kávéfőző.
Nem futkos dúltan a lakásban, hanem ágyban marad. Keze ügyében
dossziék, kimutatások, jegyzettömb, cégjelzéses borítékok és kihe­
gyezett ceruzák.
„Nem zavarjuk egymást a családommal — magyarázza —, s két
óra alatt annyit végzek, amihez az irodában öt kellene." Fontos je­
lentéseket ír, tanulmányozza a kiskereskedelmi forgalmat, üzleti és
magánlevelezést bonyolít, új elgondolásokat dolgoz ki, elolvassa az
erre a célra összegyűjtött újságkivágásokat. Laza és oldott marad,
miközben belendül a nappali munkatempóba. Mint mondja, nap­
közben sem érez fáradtságot: „Ha este elmegyek valahová, és vár­
hatóan későn kerülök ágyba, délután szundítok egyet. Bármilyen
hosszú a nap, éppolyan frissnek érzem magam, mint azok, akik az
úgynevezett normál időbeosztást követik, viszont mindenre jut
időm."
17
További ágyban maradási ötletek
Winston Churchill sokáig hasonló módszert alkalmazott. Sir
Winstonként már nem ébredt hatkor, mint fiatalabb éveiben. Mi­
niszterelnök korában szigorúan reggel hét és nyolc között mondott
búcsút az éjszakának. Párnákkal aládúcolva átrágta magát az orszá­
gos és vidéki napilapok tömegén. Kilencre felkészült a diktálásra,
de sokszor egész ebédig ágyban maradt.
Egy munkatársa így beszélt erről: „A miniszterelnök úr azt tar­
totta, hogy bolondság állni, ha ülhet az ember, és ülni, ha feküdni is
lehet." Ily módon elégítette ki többletpihenés iránti igényét — kü­
lönösen a háborús évek éjszakába nyúló, válságos munkanapjai
után. Fontos hivatalos látogatókat is ágyban fogadott, így az ameri­
kai nagykövetet is. Napi két hasznos órát nyert így, mégis megőrizte
erejét és szellemi fürgeségét. A második világháborúról szóló
összes könyvét ezzel a munkamódszerrel írta.
MILYEN HATÁSFOKKAL TÉNYKEDÜNK
A FÜRDŐSZOBÁBAN?
Miután magunkhoz tértünk és sikerült kikászálódnunk az ágyból, a
létfontosságú reggeli készülődés során legtöbbünknek a fürdőszo­
bai forgalmi dugóval kell megküzdenünk. Akár osztoznunk kell
másokkal a tisztálkodás szentélyén, akár egyedül uralhatjuk, feltét­
lenül vizsgáljuk meg ottani működésünket is a mozdulatelemző
szakember szemével, és fedezzük fel a késleltető tényezőket! Példá­
ul a fürdőszobaszekrény legkönnyebben hozzáférhető pontjaira he­
lyeztük-e el a naponta használatos holmikat, és a kevésbé kézre eső
zugokba kerültek-e a ritkábban szükségesek? A közelmúltban vala­
ki száz fürdőszobaszekrényt tekintett meg ilyen szempontból, és 78ban, azaz minden négy szekrény közül háromban korántsem a fenti
elvek szerinti elrendezést találta.
Egyéb fürdőszobai ötletek
Elegendő polc áll-e rendelkezésre, hogy minden kéznél legyen?
Az együtt használt dolgokat csoportosítva tároljuk-e, pl. a borotvál­
kozó szereket egy helyen, a fogápoló eszközöket egy másikon, az
arcfestéshez kellő piperéket egy harmadikon? Vegyünk sorra még
néhány gondolatot:
•
A jobb helykihasználás végett próbáljunk felszerelni újabb pol­
18
•
•
•
•
cokat, faliszekrényeket és törülközőtartókat. Az áruházakban és
szaküzletekben széles a választék, s ezek a szűkös teret mintegy
kitágító berendezési tárgyak kényelmünk megnövelésével
egyúttal az időmegtakarításban is segítenek.
Ha minden családtag saját polccal, törülközőtartóval stb. rendel­
kezik, nem kell folyton egymás holmijai között turkálva előha­
lásznunk a magunkét.
Ha eddig nem tettük volna, szerezzünk be egy kis hordozható
fürdőszobai rádiót! Ez a reggeli készülődés közben nemcsak hí­
rekkel lát el bennünket, hanem gyorsaságra serkentő pontosidő­
jelzéssel is.
Ugyanott egy kis tévé fürdés vagy zuhanyozás után láthatóvá is
teszi a híreket. Az először luxusszállodákban bevezetett újítás
mind népszerűbb az otthoni fürdőszobákban is.
Ha többen használják a fürdőt, érdemes ikermosdót beszereltet­
ni. Ez viszonylag nem drága, és meglepően kis többlethelyet fog­
lal el.
• Ha az alapterület megengedi, alakítsunk ki térelválasztókat vagy
válaszfalakat, így egy időben ketten is zavartalanul használhat­
ják a fürdőszobát.
FÜGGŐLEGESEN GYORSABBAN MEGY
Ha reggel szoktunk fürdeni, de az időnk behatárolt, üdvös dolog át­
térni a zuhanyozásra, amely egyharmadával csökkenti a fürdési
időt.
SZAKÁLLAS ÖTLETEK
A napi borotválkozásra kényszerülők vegyék tekintetbe az alábbia­
kat:
• Ha zuhanyozunk, előtte borotválkozzunk, így a borotválkozás
utáni öblítést sem kell a mosdónál végeznünk.
• Pamacs helyett használjunk aeroszolos borotvahabot!
• Próbáljuk ki a villany borotvát! A zsilett vagy a hagyományos bo­
rotvakés sok híve egyszer tesz ugyan kísérletet ezzel az eszköz­
zel, de nem elégedett az eredménnyel, és nem hajlandó kivárni
azt a hetet vagy tíz napot, ami a villanyborotva igazán hatékony
használatához szükséges. Az elektromos borotva egyrészt fölös­
legessé teszi a habozással, lemosással és a vágott sebek ellátásá19
val való vesződést, másrészt egészen finomra borotválja az arcot.
Ha mindig villannyal borotválkozunk, használjunk borotválko­
zás előtti készítményeket, melyek feszessé teszik az arcbőrt, így
a villanyborotva gyorsabban lekapja a borostát. Némelyik férfi
megtanul tükör nélkül villanyborotválkozni, miáltal e művelet
közben újságot olvashat, vagy más hasznos tevékenységet vé­
gezhet. Sokan elemes borotvával szőrtelenítik magukat, mialatt
kocsival munkába mennek.
FÜRDŐSZOBAI TELEFON
Az első osztályú szállodák fürdőszobáiban ma már szinte kötelező
kellék a falra szerelt távbeszélő készülék. Így nem kell a leginti­
mebb pillanatokban megcsörrenő telefonhoz rohanni. A hívónak
nem is kell tudnia, hol ért bennünket. Tapasztalni fogjuk, hogy a für­
dőszobában folytatott beszélgetések lényegre törőbbek, azaz kevés­
bé időrablók, mint a hagyományosan elhelyezett készüléken át bo­
nyolítottak.
REGGELI ELŐKÉSZÜLETEK ESTE
A reggeli gyors zuhany helyett sokan a hosszas, kényelmes, ideg­
nyugtató esti kádfürdőt részesítik előnyben. Ázás közben olvasni is
kellemes. „Ha esti fürdés után fekszem le —jelentette ki egy vezető
—, könnyebben elalszom, ezzel legalább napi harminc percet spó­
rolok."
A fürdőzés e fényűző formáját akár a társasélet részét képező
távcsevegéssel is összekapcsolhatjuk, ami tetemes időmegtakarítást
eredményezhet.
A konnektorokhoz csatlakoztatott időkapcsoló órák felkelésünk
pillanatához igazítva működtetik a mosógépet (így a ruha reggel épp
teregetésre vagy a szárítógépbe való átrakásra kész), az elektromos
hajcsavarót (mely előmelegítve vár bennünket), sőt, akár a vízforralót is. Ezáltal hasznos reggeli perceket takarítunk meg.
GYORSABB ÖLTÖZKÖDÉS
Az öltözködés a legtöbb embernél a reggeli készülődés idejének je­
lentős hányadát teszi ki. Az alábbi ötletek segíthetnek lefaragni ezt
az időt.
20
Hölgyek
Ruhagondok
• Ne halmozzunk fel sok göncöt! Kevesebbet kell válogatni.
• Nappali öltözékünkhöz hordjuk ugyanazt a táskát!
• Színben egymáshoz illő darabokat vásároljunk, így reggel
könnyebben összeválogathatjuk, amit aznap felveszünk.
• Más-más blúzzal, pulóverrel, blézerrel egy héten többször is ma­
gunkra ölthetjük ugyanazt a nadrágot vagy szoknyát. Az épp tér­
den felül érő, egyenes, fekete szoknya valóságos áldás a munka­
helyen.
• Könnyen kezelhető holmikat vásároljunk! A kötöttáru például
gyakorlatilag egyáltalán nem gyűrődik.
• Zuhanyozás alatt gondoljuk ki, mit fogunk fölvenni. Képzeljünk
magunk elé minden darabot — fehérneműt, harisnyanadrágot,
cipőt, táskát stb. —, így törülközés után késedelem és keresgélés
nélkül összeszedhetjük őket.
• Öltözködés közben nézzünk folyton a tükörbe, így azonnal ész­
revehetjük a hibákat — például a leszaladt harisnyát —, és nem
utolsó pillanatban kapkodva kell ruhát váltanunk.
• A gardróbban tároljuk a holmikat fajták (nadrágok, szoknyák, és
így tovább), valamint színek szerint, így gyorsabban megtaláljuk
őket.
• Az ékszereket ne hányjuk egymásra! Tartsuk külön azt, amit
leggyakrabban viselünk! Ha például sok a fülbevalónk, akkor tá­
roljuk a fiók vagy ékszeres doboz külön-külön rekeszében az
arany, ezüst és bizsu fülönfüggőket.
• A sálakat, stólákat vállfára akasszuk, így nem kell az utolsó perc­
ben vasalgatnunk!
• Szivacsfejű gyorsfénnyel egy-kettőre kiglancolhatjuk cipőinket.
Smink percek alatt
• Természetes bőrszínünknél egy árnyalattal halványabb alapozó­
val fedjük le alsó szemhéjunkat és a bőrhibákat! Erre púder kerül,
és kész.
• Mindennap használjunk földszínű árnyalatot, ajánlja a sminksza­
kértő Ken-ichi. Ez a legtöbb színnel jól mutat. Időt takaríthatunk
meg az alábbi termékekkel:
—- A Yardley-féle hosszabbító és kondicionáló spirál egyetlen
gyors mozdulattal felvitt réteg révén háromszor vastagabbnak
mutatja szempillánkat.
21
— Bármely pink vagy barnás árnyalatú arcpirosító egyszersmind
alkalmas szemhéjfestéknek is.
— A napvédő hatóanyagot tartalmazó alapozó, például a Yardley folyékony alapozó kétféle terméket egyesít magában.
Körmönfont manikűr
• Válasszunk sima, halvány színű lakkot, ezt kevésbé feltűnően tö­
redezik, mint a sötét, és ritkábban kell megújítani.
• Ha a szombat esti bulira remekül akarunk kinézni, az élénk színt
vigyük fel a halvány alapra — ne mossuk le az egész lakkot!
• Próbáljuk ki az egyrétegű, a kopásálló és az alap- és fedőréteget
egyesítő kombinált lakkokat.
• A lakkot minél kevesebb és vékony rétegben vigyük fel! Gyor­
sabban szárad a lakk, ha a manikűrözés befejeztével jégkockával
hűtött vízbe mártjuk körmünket.
Frizura
• Van, akinek jól áll a rövid haj, amellyel nem kell sokat bajlódni
— de a hosszú haj rendben tartása sem feltétlenül igényel sokkal
több időt. Gyorsan átkeféljük, egy-két ügyes csavarás, néhány
rafináltan elhelyezett csatt, így nem telik bele három perc, és
kész a mutatós frizura.
Urak
ték az új anyagok. Sok kevert szálas holmi otthon is mosható.
Szintén időkímélők az „örökre vasalt" ingek: nem kell a folyton
késve szállító mosodára várni.
• Öltözködéskor először az öltönyt vagy sportzakót válasszuk ki,
azután jön az ing, a nyakkendő és a zokni. Minden pantallóhoz
tartozzék színben hozzáillő öv vagy nadrágtartó, hogy ne veszte­
gessük az időt ezek le-föl rakosgatásával! Ha két viselés között
pihentetjük a ruhát, egyúttal megnövekszik a kiegészítők élettar­
tama is.
Zsebre vágandók: Az üresjáratokat kiküszöbölendő, tartsunk ma­
gunknál néhány dolgot — aprót, ha útközben újságot akarunk ven­
ni; elegendő készpénzt, hogy ne kelljen a bankba futkosni. Nem árt
egy-egy kézreálló toll, ceruza, jegyzettömb és a napi programterv
(melyről a következő fejezetben bővebben lesz szó).
IDŐKÍMÉLŐ GARDRÓB
Rengeteg időt takaríthatunk meg a ruhanemű-tárolás átszervezésé­
vel. Ha önállóan nem tudjuk megoldani, forduljunk hozzáértő asz­
taloshoz, vagy nézzünk körül a bútoráruházakban, lakberendezési
szaküzletekben. A jól kialakított gardrób nemcsak meggyorsítja az
öltözködést, hanem hozzájárul holmink kifogástalan állapotban tar­
tásához is.
Egyesek szeretik egymás mellett tartani a hasonló jellegű dara­
bokat, mások inkább az együtt használatosakat rendezik csoportba,
pl. a zoknikat a cipők közelébe, a nyakkendőket az ingekhez. (To­
vábbi ötleteket 1.25—26. fejezet.)
Ruhagondok
• Az öltönyök, zakók, pantallók jobban mutatnak, kevesebb vasa­
lást igényelnek és tartósabbak, ha mindig vállfára akasztjuk őket.
A kabátot hagyjuk kigombolva! A nadrág éle megmarad, ha nad­
rágakasztóra aggatjuk, így a ráncok is kisimulnak.
• Két viselés között hagyjuk egy-két napig vállfán az öltönyt, hogy
kilógj a magát! Ez is növeli a ruha élettartamát, és csökkenti a va­
salási időt.
• Sok folt egyszerűen tiszta vízzel kidörgölhető!
• A nyakkendőket színek szerint a sötétebbtől a világosabbig ha­
ladva akasszuk fel, így gyorsabban választhatunk.
• A nyakkendőket megkötve tároljuk! Amelyik kell, azt csak le­
kapjuk az akasztóról, lecsúsztatjuk a csomót, átdugjuk a fejünket
a hurkon, és visszaigazítjuk a csomót. Hipp-hopp kész a mű, nem
kell félálomban piszmogni a tükör előtt.
• A drága sportholmik időrabló vegytisztítását szükségtelenné tet­
A gardrób valamelyik kézre eső polcán tartsunk egy üres jégkocka­
tartót vagy hasonló tálcát. Hazaérkezvén ebbe szórjuk az aprót, ko­
csikulcsot, mandzsettagombot, nyakkendőtűt, fülbevalót. Reggel itt
mindent megtalálunk — nem kell percekig fel-alá rohangásznunk a
lakásban.
Ugyanez elegánsabban: Újabban sok üzlet árul a gardróbba il­
leszthető, osztott polcot, melynek rekeszeiben helyet kaphat az
aprópénz, az óra, a pénztárca és a zsebek egész tartalma. Minél egy­
szerűbb beosztású a polc, annál jobb.
22
23
AMIT SOHASEM TALÁLUNK
ÚJ REND A TÁSKÁKBAN ÉS A ZSEBEKBEN
A zsebbe, retikülbe, aktatáskába össze-vissza behajigált tárgyak
gyakran percekig tartó keresgélésre kárhoztatnak bennünket. Ha
nem akarunk két lábon járó szekreterre hasonlítani, időnként teremt­
sünk rendet. Ebben segítenek az alábbi ötletek:
• Kukkantsunk bele irattárcánkba! Nyilván zsúfolásig megtöltik a
szükségtelenné vált papírok, öt-tíz éves fényképek, kitépett új­
sághirdetések, esetleg lejárt hitelkártya is akad benne. Selejtez­
zünk könyörtelenül, csak azt hurcoljuk magunkkal, amit tényleg
használunk! Ha ragaszkodunk a fotókhoz, kettőt-hármat meg­
tarthatunk, de ne alakuljunk át mozgó mosoly albumává!
• Mindegyik öltönyben, illetve retikülben tartsunk egy alap-kulcskészletet és némi aprót! Ha sietve öltözködünk, esetleg elfelejt­
kezünk ezekről, ilyenkor jól jön a tartalék.
• A Magyarországon is egyre terjedő bank- és hitelkártyák egy ré­
sze egymagában képes kielégíteni minden ilyen irányú igényün­
ket. Később még szólunk róla, hogy kevesebb gondot okoz, ha
mindig egy kártyát használunk.
TERVSZERŰ REGGELIKÉSZÍTÉS
Az egészséges reggeli a legjobb időmegtakarítás, mert egész déle­
lőtt csúcsformában tart, erőt ad ahhoz, hogy ebédig kevesebb idő
alatt többet végezzünk.
Tanulmányozzuk és rendszerezzük a reggeli konyhai foglalatos­
kodással járó mozdulatokat úgy, hogy csak egy kört kelljen leír­
nunk! Ha például a mosogatónál kezdjük, ott vizet veszünk, azután
a forralóhoz lépünk, onnan a hűtőhöz, végül az asztalhoz. Alakít­
sunk ki a számunkra leginkább alkalmas kört, így megtakarítjuk a
haszontalan mozdulatokat és perceket! (Bővebbet a 25—26. feje­
zetben.)
eltörölgetnek a reggeli után is, holott egészségesebb és időkímélőbb, ha a tiszta edényt hagyjuk a levegőn megszáradni.
T o v á b b i reggeli-ötletek
• Újságolvasás helyett megteszi a kisrádió (netán konyhai tévé),
melyen közösen meghallgathatjuk a híreket. Még jobb, ha regge­
lizés alatt megbeszéljük a napi programot, és lefirkantjuk egy
jegyzetlapra, amit kitűzünk valahová.
• A neszkávék ma már ízben is hasonlítanak főzött társaikra, és
előbb elkészülnek.
• Használjuk ki a mikróban vagy szendvicssütőben hamar átmele­
gíthető ételek előnyeit!
• A vitaminokat és más naponta szedendő tablettákat tartsuk kéz­
nél az asztalon!
HA GYEREK VAN A HÁZNÁL
A gyermekek igényei életkoruktól függően változnak, mind­
azonáltal csemetéink ellátásánál is takarékoskodhatunk az idővel,
amennyiben képesek vagyunk rászoktatni őket, hogy alkalmazkod­
janak a családi követelményekhez. Ez magában is megér egy köny­
vet, itt csak annyit jegyezzünk meg, hogy kialakíthatunk olyan rend­
szert, ami a család minden tagjának megfelel, és csökkenti a reggeli
időszűkét.
Miután elindítottuk a napot, irány a munkahely! Először is a napi­
renddel és a dolgok fontossági sorrendjével foglalkozunk.
H a r m a d i k fejezet
Listák és napirendek
• Reggelizőtálca: Miután elraktuk az esti edényt, készítsünk elő
minden családtag számára külön tálcát. Ily módon mindenki
egyetlen mozdulattal az asztalra teheti, majd ismét leszedheti a
terítékét. Ha lehetséges, magát a reggelit is készítsük el már este;
reggel valószínűleg lomhábban mozgunk.
• Ne kezdjük mosogatással a napot! Legyen egy olcsó reggeliző­
készletünk, melynek darabjait ráérünk elmosni a későbbi étkezé­
sek edényeivel együtt. Sokan lelkiismeretesen elmosogatnak és
"Aki minden reggel megtervezi aznapi teendőit, és be is tartja tervét,
olyan vezérfonalhoz jut, mely átsegíti az elfoglaltságok útvesztőjén.
Terv híján viszont merő véletlen kérdése, hogy mire mennyi időt
szentelünk, s hamarosan minden zűrzavarba fullad."
A fenti idézet nem valamely vezetői tanácsadótól vagy mozdulateiemző szakembertől származik, hanem a világirodalom egyik
legelismertebb alakjától, Victor Hugótól.
24
25
Ha naponta egy többletórára akarunk szert tenni — és a magán­
életünkben, szakmánkban, tevékenységünk bármely területén ma­
gunk elé tűzött célokat el kívánjuk érni —, nincs hasznosabb a ter­
vezésnél.
Noha szavakban mindenki elismeri ezt, aki egy kicsit is tudatá­
ban van az időértékének, tettekben jóval kevésbé nyilvánul meg a
széles körű egyetértés.
Ebben a fejezetben az ütemtervezésre összpontosítunk, azaz ar­
ra, hogy miként oszthatjuk be teendőinket, hajthatjuk végre célirá­
nyosan feladatainkat a következő órában, napon, héten vagy más,
ésszerűen megtervezhető időszakban.
A „Parkinson törvénye" hírneves szerzője, C. Northcote Parkinson (A munka kitölti a rendelkezésre álló időt) mondotta egyszer:
„Sokan azért találják soknak a munkát, mert képtelenek beosztani
az időt, fontossági sorrendbe állítani és összehangolni feladataikat.
Folyton jelentéktelen dolgokkal foglalják el magukat. Nem mintha
azt hinnék, hogy minden tennivalójuk ugyanolyan lényegtelen, de
először mindig a piszlicsáré dolgokra figyelnek, amiket mások a
nyakukba akasztanak."
„Nagyalakú jegyzettömböt tartok az íróasztalomon — árulja el
Matt McCormack, egy vezetői tanácsadó cég feje. — A függőleges
vonallat kettéosztott lap jobb fele a megbeszélt találkozóké, bal fel­
ére írom az összes elintézendő telefont. Úgy időzítem a hívásokat,
hogy a lehető legtöbb férjen bele a programomba, s közben a sze­
mélyes megbeszéléseket is le tudjam bonyolítani. Felbecsülheteden
segédeszköz."
„Ahelyett, hogy örökös bűntudat gyötörne az elvégzetlen fontos
feladatok miatt — teszik hozzá a naptárakat, előtervezőket és ha­
sonlókat gyártó Day-Timers cégnél —, az elsőbbségi sorba rende­
zett lista alapján szépen kipipálgathatjuk őket. Nem csapunk a hom­
lokunkra hirtelen, felkiáltva: »Úristen! Majd elfelejtettem!«, hogy
aztán felkészületlenül rohanjunk a létfontosságú értekezletre, mely­
ről elfeledkeztünk, hanem kipihenhetjük magunkat a megmérettetés
előtt, és felkészülve vághatunk neki."
A FELADATOK ÉS A CÉLOK EGYEZTETÉSE
Vajon építhetünk-e házat tervrajz nélkül, vagy eljuthatunk-e kocsi­
val egy ismeretlen úton ezer kilométerre fekvő városba autótérkép
nélkül? Természetesen nem. Nem bízhatjuk életünket a véletlenre
vagy mások szeszélyeire. Napról napra terveznünk és mérnünk kell
előrehaladásunkat, hogy célhoz érhessünk.
Ehhez először célokat és fontossági sorrendet kell felállítanunk,
majd ezek alapján listába szedjük a tényleges tennivalókat: az egyes
teendőket olyan formában jegyezzük fel, hogy forgatókönyvszerű­
én végrehajthatók legyenek. A legfontosabb, hogy ezáltal a nap vé­
gén újra visszatérhetünk az utunkra, ugyanis ellenőrzésünkön kívül
álló tényezők óhatatlanul megzavarnak, eltérítenek a kitűzött irány­
tól.
Felmerülhet a kérdés, hogy a tennivalók nap mint nap átigazított
listája nem öli-e meg kreativitásunkat és spontaneitásunkat. Épp el­
lenkezőleg! Ha ez a segédeszköz állandóan figyelmeztet bennünket
esedékes teendőinkre, vagyis nem kell észben tartanunk azokat,
több időnk marad alkotó gondolkodásra és szabad óráink legélvezetesebb eltöltésének megtervezésére.
Az eredményes időmegtakarítás első lépése a cél kitűzése, amely ál­
landóan jelzi a követendő irányt. Céljainkat józanul kell megválasz­
tanunk, tudnunk kell, mi ér rá később, mi elhanyagolható. Miután
ez megtörtént, hozzáláthatunk az időbeosztáshoz.
Egyesek azt állítják, hogy képesek észben tartani mindent —
megbeszélt időpontokat, megbízatásokat, határidőket, kis és nagy
l é p é s e k e t . . . mindent. Listák nélkül is tudják, mi a dolguk.
Ez igaz lehet, de az emlékezés sokba kerül — sok értékes pilla­
natot és energiát vesz el, hogy rögzítenünk kell agyunkban a teen­
dők részleteit.
Sokan teljesen oktalan listákat készítenek, nem terveznek, nem
állítanak fel fontossági sorrendet, nem törekszenek figyelemmel kí­
sérni és értékelni az előrehaladást. Kifolyik a kezükből az idő, s nem
értik, mire ment el a napjuk.
Ha uralni akarjuk az időt, először magunkon kell uralkodnunk.
Vegyük szokásba, hogy naponta listába szedjük feladatainkat, lehe­
tőleg megjelölve elvégzésük időpontját is. Ha valamit nem tudunk
azonnal beütemezni, írjuk a heti, havi stb. teendők rovatába!
Aki eddig nem élt ezzel a módszerrel, kis lépésekkel kezdjen! A
kudarc gyakran annak az eredménye, hogy egyszerre túl sokat aka­
runk markolni. A legeredményesebb listák valamilyen állandó for­
mában készülnek.
26
27
MI ÉRTELME A NAPIRENDNEK?
Joseph D. Cooper írja a How to Get More Done in Less Time
(Hogyan érjünk el kevesebb idő alatt többet?) című" könyvében:
Ha sikeresen és megelégedetten akarjuk zárni a napot, nem
tekinthetünk rá úgy, mint egyre a sok közül. Napi munkánk ha­
tékonysága függ a munkahelyi háttértől, saját szervezettsé­
günktől és munkaszokásainktól. Mindezek együttvéve adnak
alapot minden egyes nap eredményes lebonyolításához.
A FELADATOK FONTOSSÁGI SOROLÁSA
Az időtervezőnk, határidőnaplónk — nevezzük, aminek akarjuk —,
benne a napi részletezéssel és a későbbi hónapok összefoglaló rova­
taival, a legjobban kétféle prioritási rendszerrel használható: a fon­
tosságot számmal vagy betűvel jelöljük. Az egyszerűbb számozott
rendszer valószínűleg jobb abban az esetben, ha nincs naponta tíz­
nél több feladatunk. Ezeket leírjuk, meghatározzuk fontossági sor­
rendjüket, és minden tétel elé odaírjuk a megfelelő számot. Ez em­
lékeztet arra, hogy először a legfontosabb feladatot végezzük el, és
arra serkent, hogy összevonjuk az egyszerre elvégezhetőket, ami
újabb jelentős időmegtakarítást eredményez.
Az ABC-rendszer rendszerint betűk és számok kombinációja.
Amint meghatároztuk, melyek az elsőrendű (azaz fontos és sürgős)
feladatok, jelöljük ezeket A-val. B a fontos, de nem sürgős tételek
jele. C kerül a bizonyos jelentőséggel bírók mellé.
Azt tapasztalhatjuk, hogy miután valamit felvettünk a listára, va­
lószínűleg el is fogjuk végezni. Ezért biztat arra sok szervezési szak­
ember, hogy minden listánk az időtervezőnkbe kerüljön, s azt ne
csak naponta egyszer vegyük elő, hanem minél gyakrabban. Legyen
állandóan előttünk, hogy emlékeztessen teendőinkre. Amint újabb
tennivaló jut eszünkbe, rögtön feljegyezhetjük. A zsebnotesz mére­
tű időtervezőt állandóan magunkkal hordhatjuk, akár az irattárcát
vagy az olvasószemüveget.
feladatokat. A meghatározott időponthoz tartozó tételeket tollal ír­
juk fel, s ceruzával azokat, melyek még változhatnak. Az elvégzést
inkább pipával jelezzük, semmint áthúzással, ami olvashatatlanná
teszi a szöveget. Ez később hasznos lehet, amikor visszalapozva ér­
tékeljük az eltelt időszakot.
Egyesek ezt az értékelést időgazdálkodásuk fejlesztésére hasz­
nálják. Ha feljegyezzük azokat a zavaró mozzanatokat, amelyek mi­
att nem jutottunk aznapi teendőink végére, este könnyebben megál­
lapíthatjuk, mi lehetett a zavar forrása, és hogyan küszöbölhetjük ki
azt legközelebb.
MÁSOKAT IS ÉRINTŐ TEENDŐK BEÜTEMEZÉSE
Az olyan tennivalókat, melyek mások bevonását igénylik, már a nap
legelején tervezzük meg, azaz, vegyük fel a kapcsolatot azokkal,
akiktől árut vagy szolgáltatást rendelünk, akiknek a munkájára szá­
mítunk! Ha időben érintkezésbe lépünk velük, egyrészt nagyobb az
esély, hogy rá fognak érni, másrészt nem túl későn ébredünk rá,
hogy egyéb megoldást kell keresnünk.
Ugyanez az alapelv vonatkozik titkárnőkre, munkatársakra stb.
Ne utánozzuk azt a főnököt, aki háromnegyed ötkor kér valamit,
aminek el kell mennie a délutáni postával, holott kiadhatta volna a
feladatot reggel is, amikor még belefért volna beosztottja munkai­
dejébe.
DIVIDE ET IMPERA! — SZÍNEKKEL
Akkor használjuk ki a legjobban az időt, ha minden tételt a tervezett
végrehajtás konkrét napjához jegyzünk fel, vagy ha az már betelt,
akkor a legközelebb esőüres helyre. Ez arra ösztönöz, hogy mindent
időben elvégezzünk, és nem kell folyton átírni a még megmaradt
Színekkel jelentősen javíthatjuk az időtervezőnk hatásfokát! Külön­
böző színű szövegkiemelőkkel jelezhetjük a fontos tételeket, illetve
fontosságuk mértékét. Kevésbé kifinomult módszer, ha pirossal je­
lezzük a sürgős tételeket és feketével a mellékeseket. A megoldás
módja függ szükségleteinktől és attól is, hogy mekkora gyakorlatot
szereztünk az időgazdálkodásban.
Ahogy felmerülnek, rögtön írjuk le a feladatokat, s viszonylagos
fontosságuk meghatározása után jelöljük ki az elsőbbségi sorrendet.
A színek gyakran hatékonyabb és szembeötlőbb jelzést adnak, mint
a sorszámok. Részemről szeretem szövegkiemelőkkel kódolni a
fontossági fokozatokat, mivel ezek nem akadályozzák az olvasást.
A szövegkiemelő másik előnye, hogy tolakodóan feltűnő, és általa
egy pillantással felmérhető, hány első- és hány másodrendű felada-
28
29
TOVÁBBI SZEMPONTOK AZ IDŐTERVEZŐ
HASZNÁLATÁHOZ
tunk van még hátra. Színekkel csoportosíthatjuk az azonos jellegű,
egymás között sorba állítandó teendőket, miáltal újabb perceket ta­
karítunk meg.
ELŐJEGYZETT ÜTEMEZÉS
Használjuk a feladatlistákat arra, hogy időigényesebb teendőinket
könnyebben kezelhető részekre osztjuk, és határidőzve jegyezzük
e l ő a részeket. Ha, mondjuk, jelentést kell készítenünk, s ehhez
becslésünk szerint négy óra kell, jelöljünk ki egy félórás időblokkot
a vázlat összeállításához. Ugyanígy jelöljünk ki időblokkokat a ki­
dolgozáshoz is, lehetőleg a téma egyes fejezeteihez külön-külön.
A határidőkre figyelmeztető előzetes bejegyzések segítik az
egyenletes haladást, biztosítják a feladat időbeni elvégzését. A ma­
gunknak előírt részhatáridők betartása a legbiztosabb módja an­
nak, hogy elegendő időnk jusson fontos vállalkozásainkra. Az óra­
beosztáshoz tett bejegyzéseket vegyük ugyanolyan komolyan, mint
a másokkal megbeszélt időpontokat. Így könnyebben összpontosít­
hatunk a leglényegesebb teendőkre. Ez a halogatás hatékony ellen­
szere.
NAPONTA TERVEZZÜK A TEVÉKENYSÉGÜNKET!
A szakirodalom gyakorlatilag egységes a tekintetben, hogy azok a
nap legtermékenyebb percei, melyeket a hátralévő órák vagy a kö­
vetkező nap megtervezésére fordítunk. Egyes vezetők szerint a ter­
vezésre szánt minden óra két vagy három óra megtakarítást hoz. Na­
pi húsz perc tervezéssel tehát egy egész órát nyerhetünk. Ez hetente
öt, egy év alatt 250 óra — több mint két hét ráadás-idő céljaink el­
érésére.
A Day-Timers arra buzdít, hogy jelöljük ki a nap valamely konk­
rét időszakát a tervezésre. Egyesek munkába indulás előtt, otthon
szeretnek tervezni. Mások az irodába érkezés után ezzel kezdik a
munkanapot. Ismét mások hazatérés előtt készülnek fel másnapra,
amikor még frissek a fejükben a nap eseményei. Én személy szerint
az utóbbi megközelítést kedvelem.
A tervezést és a tervek lejegyzését végezhetjük akkor és ott, ami­
kor és ahol életmódunknak a leginkább megfelel. Időmegtakarítás­
hoz akkor vezethet, ha napirendünk szerves részévé válik. Válaszszunk ki egy helyet és időpontot az előttünk álló feladatok célirá­
nyos megtervezésére, s az eredmények azonnal megmutatkoznak!
30
IDŐNK FELOSZTÁSA ÉS ELEMZÉSE
Parkinson szerint, amennyiben egy feladattal nyolc óra alatt kell el­
készülnünk, vélhetően addig fog tartani. Ha csupán két óra áll ren­
delkezésre, valószínűleg annyi idő alatt végezzük el, ámbár esetleg
nem olyan jól, mint nyolc óra alatt. Mindig el kell döntenünk —
méghozzá reálisan —, hogy mennyi időt szánunk egy adott vállal­
kozásra.
Szinte mindenki érzi, hogy kevesebb idő alatt többre is képes
lenne, mint ami a követelmény. Az időtervezőbe jegyezzük be min­
den egyes feladathoz a rendelkezésre álló időt, s azután szigorúan
tartsuk be a magunknak kijelölt határidőket.
Ha megtanuljuk elég jól felmérni a különféle teendők időigényét,
akkor sok mindent bepréselhetünk a korábban beütemezett tenniva­
lók, pl. megbeszélések közé. Az ilyen kieső perceket sokan veszni
hagyják. Javaslat: a feladatok listába szedésekor próbáljuk becsülni
az egyes teendők időszükségletét, majd ezt vessük össze a tényleges
időráfordítással. Ez fejleszti időbecslő képességünket, ami nagy
hasznunkra lesz olyankor is, ha másoktól kérünk valamit, vagy fel­
adatokat osztunk ki: „Szánjon rá egy órát, aztán megnézzük, mire
jutott. Hatvan percnél nem ér többet a dolog."
A FELADATTERV IGAZI CÉLJA
„A feladatlista valódi célja nem annyira a teljesítmény mennyiségé­
nek, mint a teljesítmény minőségének növelése — magyarázza Werner C. Brown menedzser. — Nem az számít, amit a vezető tesz, ha­
nem amit valóban elvégeztet." Állandóan szem előtt kell tartanunk
a legfontosabb teendőket. Ennek egyik eredményes módja, hogy
mindig a tíz legfontosabb feladatra összpontosítunk. „A gyakori új­
raértékelés nagy titka a legfontosabb dolgok meghatározása — hal­
lottam egyszer egy áruházlánc elnökétől. — Az én listám élén min­
dig a legkeményebb feladat szerepel, és ragaszkodom az ütemter­
vemhez. Minél tovább halogatsz egy utálatos melót, annál tovább
nyűglődsz vele."
AZ IDŐTERVEZŐ TOVÁBBI HASZNOSÍTÁSA
Utazáshoz minden időpontot előre beírok az időtervezőmbe, hogy
kéznél legyen. A légijáratok fel- és leszállását először ceruzával
31
jegyzem fel, s csak visszaigazolás után írom át tintával, mivel a
tényleges időpont gyakran eltér a menetrend szerintitől.
Az időtervezőm alkalmas arra is, hogy rögzítsünk benne neve­
ket, címeket, telefonszámokat, s azon személyek egyéb adatait,
akikkel később kapcsolatot kívánunk létesíteni. Ha nem emlékszem
valakinek a nevére, vagy arra, hogy hová tettem a névjegyét, akkor
felidézem például találkozásunk időpontját, s ahhoz a dátumhoz
visszalapozva megtalálom a nevet és egyéb információkat.
EGYSZERŰBB MEGOLDÁSOK
Lucy Hedrick időgazdálkodási tanácsadó, a Five Days to an Organized Life (Öt nap a szervezett élethez) szerzője egyszerű időterve­
zőként papírboltban szintén beszerezhető eszközöket ajánl: zsebno­
teszt és naptárt. Mint mondja, ő a noteszba négy kategóriába rendez­
ve írja fel a teendőket: telefonok, megbízások, írnivalók, egyéb ten­
nivalók. Amit elvégzett, azt egyszerűen áthúzza.
A naptárba Hedrick bejegyzi az időpontokat, amelyeket az or­
vossal, a fia tanáraival megbeszélt, saját magának kijelölt stb. „Amit
beírunk a naptárba, azt nagyobb valószínűséggel végezzük el — ál­
lítja. — Képtelenség mindent fejben tartani. Azért kell leírni a dol­
gokat, hogy az agyunkat értelmesebb dolgokra szabadítsuk fel."
A LEGJOBB RENDSZER KIVÁLASZTÁSA
Ma már sokféle időtervező (határidőnapló, menedzsernaptár, terve­
zőnaptár stb.) kapható, s ezek mindegyikének megvannak a maga
előnyei és hátrányai. Közülük egyesek az órabeosztással ellátott
részletes naptár és a havi, évi áttekintőlapok mellett rengeteg infor­
mációt is tartalmaznak, például intézmények címét és telefonszá­
mát, nagyvárosok térképét, tájékoztatnak az országos, regionális
ünnepekről, vámszabályokról, repülőterek adatairól és így tovább.
Formátumuk a legkülönbözőbb lehet: asztali, diplomatatáskába
vagy zsebbe való, keményfedelű, gyűrűs, spirál vagy leporelló — a
papírboltok, áruházak és menedzserboltok kínálata különösen év
végén igen bőséges. Létezik olyan készlet, mely egy dobozban ti­
zenkét, ingzsebben vagy irattárcában elférő mini-határidőnaplót tar­
talmaz, így minden hónapban csak az aktuális darabot kell magunk­
kal „cipelnünk". Kitaláltak már hasonló méretű hatéves előtervezőt
is. Részemről mindenkinek azt ajánlom, hogy az igényeinek legin­
kább megfelelő, lehető legkisebb időtervezőt válassza.
32
FELGYORSÍTOTT FELADATVÉGZÉS
Miután megtanultuk ütemezni a feladatainkat, s megtaláltuk a ké­
nyelmesen tartható munkatempót, próbáljunk úgy időt nyerni, hogy
naponta még egy tételt bepréselünk. Ha hozzáedződünk ehhez a
többlet-erőfeszítéshez (feltéve, hogy nem hajszoljuk túl magunkat,
ami éppen a teljesítmény csökkenéséhez vezet), akkor többet végez­
hetünk, és a következő nap szabadítunk fel hasznos időt.
Hatékonyságunkat növelhetjük úgy is, hogy a különböző progra­
mok közötti időben igyekszünk elvégezni olyan teendőket, amelyek
egy blokkban hosszabb időt igényelnének.
Dr. Daniel Pawling huszonhárom könyvet írt. Tőle hallottam
egyszer az alábbiakat: „Évekkel ezelőtt alakítottam ki azt a szokást,
hogy tizenöt perces szakaszokra osztom a napot, s mindegyik sza­
kaszra beütemezek valami programot. Megtanultam egy negyedó­
rába sűríteni azt, ami korábban húsz-huszonöt percet is elvett. Ily
módon naponta legalább egy órát nyerek. Ma már nem is kell emlé­
keztetnem magam a szakaszokra, a módszer automatikussá vált."
IDŐTERVEZÉS
KARTOTÉKRENDSZERREL
Vannak, akik szívesebben használnak kartotékrendszert. Ez rendkí­
vül rugalmas módszer, ha egyszerre több nagy feladaton is dolgo­
zunk. Igaz, megvan annak a veszélye, hogy a kártyák összekevered­
nek vagy elvesznek. Naponta átfésülhetjük a kartotékokat, hogy
nyomon kövessük az egyes programok haladását. Némelyik rend­
szer egy mappában kombinálja a kártyás módszert a szokványos ha­
táridőnaplóval, kiegészítve ezeket zsebszámológéppel, telefonjegy­
zékkel, névjegy- és hitelkártyatartóval.
MENEDZSERNAPTÁR SZÁMÍTÓGÉPEN
Tevékenységeink rendszerezését és ütemezését különféle szoftve­
rek is segítik. Az egyik legjobb ebben a műfajban az 1-2-3 táblázat­
kezelőkifejlesztőjeként ismert Lotus cég Organizere (1. még 16. fe­
jezet).
A Lotus Organizer sokoldalúan használható termék. Felhaszná­
lóbarát kialakítása, kiváló grafikája révén kezelését pillanatok alatt
elsajátíthatja, aki már dolgozott menedzsernaptárral, mivel a képer­
nyőn gyakorlatilag ez utóbbi oldalait láthatjuk viszont. A Lotus Or33
ganizer hat fejezetre oszlik, melyek a napi tervezésben legvalószí­
nűbben előforduló műveleteket teszik lehetővé.
• Naptár — négy különböző formátumban, melyek egyetlen egér­
kattintással váltogathatók;
• Tennivalók listája — színkódos fontossági sorrenddel;
• Tervező— az értekezletek, szabadságok, konferenciák stb. egy
pillantással áttekinthető egész éves táblázata;
• Címjegyzék — ügyintézők adataival, telefonmodemhez csatla­
kozó automatikus híváskezdeményezéssel és adattovábbítási le­
hetőségekkel;
• Jegyzettömb — automatikus tartalomjegyzékkel, grafikon- és
diagramtárolási lehetőséggel (a grafikus ábrázolások kinagyítha­
tok);
• Évfordulók — az itt egyszer rögzített adatok minden évben meg­
jelennek.
További hasznos vonás, hogy a csoportos felhasználók — példá­
ul a menedzser és helyettese — egyidejűleg frissíthetik a közös fáj­
lokat. Támogatja a rendszer a mobil alkalmazást is, így az irodai
számítógépből az Organizer fájl notebookba letölthető, majd a mun­
kahelyre való visszaérkezés után a módosított változattal felülírható
a „benti" gépben lévő adatállomány. A Lotus Organizer legalább
286-os mikroprocesszorral működő, IBM-kompatibilis személyi
számítógépen futtatható, winchester-helyigénye másfél megabájt,
ezenkívül VGA monitor, egér és Windows 3.0 vagy annál újabb vál­
tozatú operációs rendszer kell hozzá.
Egyéb számítógépes segédeszközök
Napjainkban így vagy úgy szinte mindenki felhasználja a számí­
tógépet adatok kezelésére. Az utóbbi években a számítógépes prog­
ramok — az úgynevezett PIM-(personal information manager, azaz
személyi információkezelő)-programok — új családja fejlődött ki,
mely segít gyorsan változó tennivalóink megszervezésében. A PIMprogramok futtathatók asztali gépeken, de állandó hely változtatás­
sal járó munkavégzés esetén laptopon is. A miniatürizálás követke­
ző lépcsőfokát a palmtop — vagyis tenyérbevaló — számítógépek
képviselik, melyek teljeskörű PC-szolgáltatást nyújtanak, ugyanak­
kor alig nagyobbak egy felnőttkéznél, s elférnek egy átlagos zakó­
zsebben. Jó példái a zsebmasináknak a Sharp Wizard sorozatának
tagjai, a Casio BOSS modelljei és a Hewlett-Packard 95LX, illetve
100LX gépe, de a legforradalmibb mind közül talán az Apple New­
ton Message Padje — talán azért, mert ez a kézírást is képes elol­
vasni.
Az egérrel lapozhatunk, illetve mozoghatunk a Lotus Organizer fe­
jezetei között. Egyetlen kattintással összekapcsolhatjuk a naptárbe­
jegyzéseket a tervező vagy a jegyzettömb odavágó pontjával. Ter­
mészetesen saját képünkre is formálhatjuk az Organizert, akár új fe­
jezeteket létesíthetünk, külön listát állíthatunk össze minden pro­
jekthez, több különböző címtárat használhatunk. A rögzített adatok
kinyomtatásával hagyományos, „kézzelfogható" határidőnaplót is
készíthetünk.
Munkacsoportok számára hasznos a Lotus Organizer legfrissebb
újdonsága, a csoportos előjegyzési naptár és ütemtervező. Ennek se­
gítségével az egy hálózatra kapcsolt munkatársak — dolgozzanak
bár azonos irodában vagy egymástól több ezer kilométerre — érte­
kezleteket szervezhetnek a team többi tagjával. A kezdeményező
betekinthet az érintettek előjegyzéseibe, s ennek alapján javasolhat
időpontot, így elkerülhetők az ütközések. A felhívás betáplálása
után a résztvevőjelöltek E-mail útján értesítést kapnak a tervezett ér­
tekezlet helyéről és idejéről, ezután elfogadhatják, elháríthatják
vagy valakire átruházhatják a meghívást. Elfogadó válasz esetén a
megfelelő kód automatikusan megjelenik a kezdeményező Organizerében az értekezlet bejegyzésénél. A rendszer lehetővé teszi a töb­
bi fejezet felhasználását is az értekezletek szervezésénél, és automa­
tikusan kiszűri az egymással ütköző időpontokat, így az elfoglalt
menedzserek véletlenül sem kötelezhetik el magukat egyszerre több
helyre.
A Newton Message Padet az Apple személyi digitális asszisz­
tensnek (personal digital assistent — PDA) nevezi. Ez a kommuni­
kációs eszköz lehetővé teszi, hogy az adatgyűjtés, -feldolgozás és
-továbbítás természetes könnyedséggel történjék. A gépi intelligen­
cia segítségével hatékonyabbá válik az időkihasználás. Ha például
egyik munkatársunktól üzenet érkezik, hogy vegyünk részt egy ér­
tekezleten, a Newton automatikusan bejegyzi az időpontot a naptá­
rába. Ennél is fontosabb, hogy mesterséges intelligenciája „megta­
nulja" munkaszokásainkat — azután azokhoz igazodik. Legyen szó
előszeretettel alkalmazott levélformátumról vagy ügyfélnek történő
faxolásról, a Newton idővel magáévá teszi az általunk kedvelt mód­
szereket.
34
35
A könnyű és gyors kommunikáció létfontosságú jellemzője a
PDA-eszközök új nemzedékének. Rövid távon (egy méteren) belül
a Newton-felhasználók beépített infravörös leadójukkal egyszerűen
„átlőhetik" az üzeneteket más Newtonokba, ami tökéletes megoldás
például névjegyek, értekezleti jegyzetek, térképek cseréje, időpon­
tok egyeztetése esetén. Nagyobb távolságra gyakorlatilag vala­
mennyi, a munkahelyeken manapság rendelkezésre álló kommuni­
kációs csatornát képesek felhasználni az üzenetek adásvételében:
vezetékes vagy rádiótelefont, számítógép-hálózatot egyaránt. Az
Apple állítása szerint a világ bármely faxkészülékére történő fax­
küldéshez csupán egyetlen gombnyomás szükséges, a Newton au­
tomatikusan megszerkeszti a kimenő információt, hozzáadja a cí­
moldalt, és elhelyezi az üzenetet a gép kimeneti tárolójában, tele­
foncsatlakozásra várva. Rádiótelefonos hálózaton keresztül létesít­
hetünk E-mail kapcsolatot, szerezhetünk időjárási, sajtó- és pénz­
ügyi információkat. A Newton felhasználók adatokat cserélhetnek
PDA-eszközük és személyi számítógépük között (ez utóbbi lehet
akár Macintosh, akár Windows operációs rendszerű IBM-kompatí­
bilis gép). A két gép összekapcsolásakor a bennük lévő állományok
automatikusan összehangolódnak, frissítődnek, illetve biztonsági
másolat készül róluk.
A személyi számítógépekben és notebookokban mind Macin­
tosh, mind Windows háttér mellett alkalmazható „menedzserkalkulátor"-programoknak ma már se szeri, se száma. Ezek elérhető áron
rengeteg szolgáltatást kínálnak, és jelentősen felülmúlják a papírból
készült menedzsernaptárakat.
Vigyázat! Noha minden hasonló számítógépes megoldást egyszerű­
en működtethetőnek hirdetnek, az adatok bevitele és elővarázsolása
némi hozzáértést igényel. Az elképesztő miniatürizálás folytán ren­
geteg funkciót zsúfoltak össze parányi helyre, ami mindinkább le­
hetővé teszi, hogy időkímélés céljára használjuk fel ezeket az esz­
közöket. Ha időnyerés végett ki akarjuk aknázni e lehetőségeket,
nem árt haladéktalanul megbarátkozni valamelyikükkel!
N e g y e d i k fejezet
Ismétlődő rutinfeladatok
Ha állandóan használjuk az időtervezőnket, észre kell vennünk, mi­
lyen sok időt töltünk ismétlődő rutinfeladatokkal. Létfontosságú,
hogy megtanuljunk egyszerűsíteni ezen a téren. Mind üzleti, mind
magánéletünkben nap nap után számtalan feladatot ismételgetünk.
Ezek közül sokat hatékonyan rendszerbe illeszthetünk oly módon,
hogy a lehető legkevesebb idő alatt elvégezhetők legyenek.
Két alapvető módszert kell követnünk:
1. Egyszerűsítés: Ha a feladat papírmunkát is igényel, dolgozzuk ki
a számunkra leghatékonyabb ügyviteli formákat.
2. Delegálás: Adjuk ki a feladatokat titkárnőnknek, helyettesünk­
nek vagy más munkatársainknak.
Az efféle egyszerűsítés és delegálás gondolata az ipari gyártásszer­
vezésből ered, melynek alapelveit évekkel ezelőtt megfogalmazták,
és folyamatosan fejlesztik. J. M. Sinclair a következőképpen fogal­
mazott a Public Relations Journal hasábjain:
A gyártásszervezők abból az előfeltételezésből indulnak ki,
hogy amennyiben egy művelet gyakran ismétlődik, még a cse­
kély módszerbeli fejlesztés is jelentős termelékenységnöveke­
dést eredményezhet. Következésképpen megvizsgálják a dol­
gozók, az anyagok és az eszközök egész összetett rendszerét,
hogy kialakítsák és bevezessék a legjobb megoldásokat. Adott
esetben talán csak egy apró kézmozdulatot iktatnak ki a folya­
matból, máskor átterveznek egy teljes üzemet, de ez is, az is a
hatékonyság növelését szolgálja.
Mivel a hangsúlyt az ismétlődő folyamatokra helyezi, a ter­
melésszervezés elveit elsősorban a tömeggyártásban alkal­
mazzák. Némelyiket azonban hasznosíthatják az irodai dolgo­
zók is, beleértve azokat, akik úgy érzik, hogy munkájuk min­
dennap más és más. Gondoljuk csak el, hányszor bontunk pos­
tát, válaszolunk levelekre, telefonálunk, veszünk részt munka­
helyiértekezleteken, olvasunk szaksajtót, tárgyalunk beszállí­
tókkal, írunk különféle jelentéseket stb.
Mindezekben az esetekben, érvel Sinclair, nyilvánvalóvá válik, hogy
36
37
jóllehet a munka tartalma változik, a technológia ugyanaz marad.
Ha feltérképezzük tevékenységünket, figyelemre méltó hasonlósá­
got veszünk észre naponta végzett feladataink egymásutánjában.
Elmondása szerint Sinclair a termelésszervezőktől eltérően nem
stopperrel és tolómércével a kezében figyelte saját munkáját, hanem
azt a két feltevést tartotta szem előtt, ami a gyártásszervezés szelle­
mét tükrözi:
1. Mindig minden munkára található jobb megoldás. A terme­
lésszervezők optimisták; még az éppen kidolgozott fejlesztésről
is ritkán jelentik ki, hogy az a legjobb, legfeljebb az elérhető leg­
jobbnak vagy még inkább az eddig kieszelt legjobbnak titulálják,
ezzel hangsúlyozva, hogy a további fejlesztés elkerülhetetlen.
2. Minden ismétlődő műveletet újra és újra vizsgálat tárgyává kell
tennünk, így fedezhetjük fel a jobbítás lehetőségeit. Sinclair alá­
húzza, hogy a termelésszervezők először mindig tanulmányoz­
zák a változtatásokat. Folyamatosan rögzítik az elvégzett felada­
tokat és azok időszükségletét, áttekintik, mely rutinmunkák oszt­
hatók fel kisebb lépésekre és egységekre, s ezek közül melyek
kombinálhatók vagy iktathatók ki, illetve melyek rendszerezhe­
tők és egyszerúsíthetők.
Az ilyen elemzés révén, állítja Sinclair, pontosan úgy járunk el,
ahogy az ipari termelésszervezők; szétszedjük a folyamatot, s az el­
érhető legjobb módszer kialakításának megfelelően építjük fel újra.
Az így megtakarított idő elsőre ugyan jelentéktelennek tűnhet, ám a
szakemberek emlékeztetnek arra, hogy az apró módszertani javítá­
sok bármely tevékenység ismétlésekor összességében számottevő
idő- és energiamegtakarítást eredményezhetnek.
Miután az ipari termelésszervező megtalálta a létező legjobb
munkamódszert, kiszámítja annak időigényét. A reális időkalkulá­
ció levetővé teszi, hogy előre meghatározzuk, adott idő alatt igen
nagy valószínűséggel mennyit tudunk elvégezni, így reálisabb célo­
kat tűzhetünk magunk elé. Az efféle kalkuláció azért értékes, mert
az egyes tevékenységek tényleges időtartamának közvetlen megfi­
gyelésén alapul (szemben azzal az időtartammal, amit mi szeret­
nénk hozzájuk rendelni).
Ha nem a nap végén döbbenünk rá időszükségletünkre, hanem
előre felmérjük azt, akkor jobban eldönthetjük a tennivalók helyes
sorrendjét, meghatározhatjuk, mi az, ami lerövidíthető, vagy dele­
gálható. Sinclair megemlíti, hogy ennek alapján
38
• lerövidítette a reggeli szaksajtó-olvasást;
• elhozatott magának olyan dolgokat, amelyekért addig személye­
sen ment;
• már betervezett megbeszéléseket időnyerés céljából későbbre
halasztott vagy rövidebbre fogott;
• áttett a következő napra olyan dolgokat, amelyek várhattak.
„Amikor az ipari termelésszervező megtervezi, mennyit képes a
dolgozó egy nap alatt elvégezni, nem számít 100 %-os hatásfokra
— fejezi be eszmefuttatását Sinclair. — Beszámítja a személyes
szükségletek és fáradékonyság miatt kieső időt, a változó munkafel­
tételekből és teljesítőképességből adódó eltéréseket. Mindezek fi­
gyelembevételével saját munkánkban is elérhetjük, hogy kevesebb
idő alatt többre jussunk."
Ami Sinclairnek bevált, az másoknak is sikerülhet, így nekünk
is, ha végiggondoljuk rendszeresen ismétlődő feladatainkat, s meg­
próbálunk mindegyiken egy-két percet nyerni. Számos cég, például
az ismert nemzetközi fuvarvállalat, a Sea-Land is egyre inkább tö­
rekszik arra, hogy megszabadítsa dolgozóit a fölösleges, ismétlődő
feladatoktól — ami különösen fontos cél akkor, amikor a piaci ver­
seny arra kényszeríti a gazdálkodó szervezeteket, hogy kevesebb al­
kalmazottal végezzék el ugyanazt a munkát. A Sea-Landnél mindez
azzal a nem várt eredménnyel járt, hogy a munkaköri leírások öt ol­
dalról egyetlenegyre zsugorodtak. Ennek az az oka, hogy például az
üzletkötőknek többé nem kell agyonrészletezett rendszeres jelen­
téseket körmölniük, amelyek aztán gyakran elolvasatlanul marad­
nak. Mint a Fortune magazin írja, a Sea-Land primitíven egyszerű,
de hatékony kritérium alapján dönti el egy feladat szükségességét:
ha valamely másik részlegnél nagyobb szükség van a kérdéses tevé­
kenység elvégzésére, hadd történjék meg ott. Gyakran azután kide­
rül, hogy a munkafázis a másik osztályon is szükségtelen.
A szerkezetváltást végző Digital Equipment Corporation arra
buzdította dolgozóit, hogy keressék az ismétlődő rutinfeladatok leg­
kevésbé hatékony pontjait. A cég egyebek között összehasonlította
saját üzemi anyagmozgatási rendszerét az amerikai és japán autó­
gyártókéval, hogy egyszerűbb időkímélőbb módszereket találjon az
üzemek közötti anyagtovábbításra. Az eredménnyel kapcsolatban a
Fortune John F. Smith termelési alelnököt idézi, aki szerint maguk
az alkalmazottak határozták meg a kiiktatandó rutinfeladatokat.
Egy másik munkaerőigényes cég, a Pizza Hut számos dolgozója
39
feszített időbeosztását tette könnyebbé azáltal, hogy arra ösztönözte
őket, adjanak javaslatokat saját rutinszerűen ismétlődő munkamű­
veleteik átszervezésére. Idézzük a Fortune-V. „A forgalom és a mun­
kahelyi légkör egyaránt javult, miután az üzletvezetők segítettek el­
dönteni, hogy az anyavállalat a papírmunka mely összetevőit dobja
sutba. Egyikük például a központilag meghatározott helyett saját fi­
zetési rendszert alakított ki, és a 40 %-os forgalomnövekedésnek
megfelelően magasabb prémiumokat alkalmazott."
A 16 millió dollár éves árbevételű, Egyesült Államokbeli Maids
International lakástakarító franchise-hálózat megtanította alkalma­
zottjait, hogyan gyorsíthatják fel ismétlődő rutinfeladataik végre­
hajtását, miáltal kevesebb idő alatt többet végeztek, és többet is ke­
restek.
A KAPOTT MEGBÍZÁSOK VÉGREHAJTÁSA
Az ismétlődő rutinfeladatokkal ellentétes követelményeket rónak
ránk az eseti megbízások. Szinte minden munkakörben előfor­
dulnak egyedi feladatok, akár mások ruházzák ránk őket, akár ma­
gunk tűzzük ki célul elvégzésüket. Egyes megbízatások perceket,
mások hónapokat vagy éveket vesznek igénybe, de — amint Lauchland A. Henry, a Professional's Guide to Working Smarter (Útmu­
tató az ésszerű szellemi munkához) szerzője hangsúlyozza — bár­
milyen megbízatásról van szó, bizonyos alapvető lépések segítségé­
vel kevesebb idő alatt kielégítőbben végrehajthatók, miáltal nyu­
godtak lehetünk, hogy nem kell elölről kezdenünk az egészet. Íme,
Henry néhány ötlete:
•
Határozzuk meg világosan a megbízást! Gyakran megesik, hogy
fontos megbízásokat félreértelmeznek, még olyankor is, amikor
az alkalmazott alapvetően tudja, mi a teendő. Ha közvetlenül
kapjuk az utasítást, saját szavainkkal ismételjük el. Előfordulhat,
hogy gondolatban előreszaladunk, már azon tűnődünk, mikép­
pen fogunk eleget tenni a megbízatásnak, miközben még az el­
végzendőket magyarázzák. Ha nem tárják elénk a szükséges in­
formációkat, saját kérdéseinkkel tisztázzuk, mit kell előállíta­
nunk, várhatóan mikorra kell befejeznünk a munkát, fennállnake különleges körülmények, milyen segítségre és egyéb erőforrás­
ra számíthatunk. Összetett feladat esetén keressünk lehetőséget
az előrehaladás rendszeres ellenőrzésére.
40
• Készítsünk dátumozott feljegyzéseket! A megbízások végrehajtás
közben gyakran változnak. Jegyzeteink folyamatosan tükrözik,
mire törekszünk, és mennyire jutottunk közel a megvalósításhoz.
Ha valami fontos mozzanat nem világos, forduljunk a feladat ki­
adójához, és kérjünk tájékoztatást. Ne elégedjünk meg a gyakor­
ta hallható fordulattal: „Járjon el így és így — tudja, mire gondo­
lok!"
• Óvakodjunk a tarthatatlan határidőktől! A megbízók időnként
olyan kijelentést tesznek, hogy: „Nem kell túl nagy feneket kerí­
teni neki", ami azt akarja jelenteni, hogy ne tartson egy örökké­
valóságig. Az adott munkára fordítandó idő nyilvánvalóan függ
a dolog saját jelentőségétől és a megbízó számára való fontossá­
gától.
• Az írásos megbízás minden szavát olvassuk el! Nem elég átfutni
a leírt utasításokat. Pontosítsuk a célul tűzött eredményeket, az
információforrásokat, a beszámolási kötelezettségeket és a határ­
időket. Jelöljük meg, amit nem értünk, bizonyosodjunk meg ar­
ról, hogy nem siklottunk át semmi olyan részlet felett, ami tisz­
tázná a homályos pontokat! Lépjünk érintkezésbe a megbízóval,
és egyértelműsítsük mindezt! Ha ez a megbeszélés változást
eredményez a megbízásban, akkor azt is vezessük rá az írott szö­
vegre, és keltezzük a megjegyzéseket, hogy mindenkor a leg­
utolsó verzió alapján dolgozzunk, és ne vesztegessük az időt!
• Rugalmasan hajtsuk végre a tervet! Megvalósítás közben ne ha­
jítsuk el a tervet az első pillanatban, amikor alkalmatlannak lát­
szik — viszont ne is ragaszkodjunk hozzá túl mereven! Előreha­
ladás közben minden terv változhat. Ne feledkezzünk meg arról
sem, hogy a jelentősebb nehézségekre felhívjuk megbízónk fi­
gyelmét.
Egy személyes kiegészítés: Amennyiben a megbízatás hosszabb
munkafolyamatra szól, beszámolónkat érdemes rövid összegzéssel
bevezetni, melyben kiemeljük a megbízó számára leghasznosabb
mozzanatokat. A jelentéshez csatoljuk az összes dokumentációt,
háttérinformációt stb. — vagy egyszerűen fűzzük hozzá egy meg­
jegyzésben, mi egyébbel szolgálhatunk. A volt USA szenátor, Wilham Benton szavaival élve: „Nyilvánvaló dolgokat ne bizonygas­
sunk!". Ha minden lényegeset nyíltan és szószaporítás nélkül köz­
lünk, azzal nemcsak megbízóink idejét kíméljük, hanem azt is biz­
tosítjuk, hogy beszámolónkat figyelmesen elolvassák.
41
Ö t ö d i k fejezet
A legtermékenyebb órák
• Reggeli — Felfűtött kazánnal ébred, majd szétfeszíti az energia.
Dél körül éri el a csúcsot, azután fokozatosan lehűl. Estére nagy­
jából minden üzemanyagát elégeti.
•
Mikor fogjunk hozzá a listánkon szereplő tömérdek feladathoz?
(Amennyiben van választási lehetőség, merthogy gyakran nem áll
módunkban eldönteni, mit mikor végezzünk). Melyik a legalkalma­
sabb időpont legfontosabb ügyeink elrendezésére?
Senkinek sem jutna eszébe bonyolult berendezéseket kezelni
olyan műszerek és mérőeszközök nélkül, amelyek tájékoztatnak a
bennük zajló folyamatok leglényegesebb adatairól. Mégsem gondo­
lunk arra, hogy magunk is bonyolult gépezetek vagyunk, saját mű­
szerekkel, melyek a nap folyamán világosan jelzik fizikai állapo­
tunk változásait és ezek hatását munkavégző képességünkre.
Nem lehet eléggé hangsúlyozni annak a szintén gyakran figyel­
men kívül hagyott időkímélési elvnek a jelentőségét, hogy legfon­
tosabb feladatainkat legtermékenyebb óráinkban végezzük, és a ki­
sebb hatékonyság időszakára hagyjuk a kevésbé lényeges teendő­
ket.
Úgy tűnhet, ez a megfogalmazás nem igényel további magyará­
zatot. Sokan mégis annyira rutinból dolgoznak, hogy legterméke­
nyebb óráikat viszonylag kevésbé fontos dolgokra pazarolják, az el­
sőrendű kérdésekbe akkor vágnak bele, amikor csak szerényebb tel­
jesítményt képesek nyújtani.
Dr. Nathaniel Kleitman, a Chicagói Egyetem élettani professzo­
ra az alvás és ébrenlét elismert kutatója. Az általa klinikai thermométernek nevezett műszerével kimutatta, hogy nagyrészt testünk
hőmérsékletétől függ, milyen hamar tudunk reggel beindulni. A
normál testhőmérséklet 37 °C. Kleitman doktor szerint a tényleges
hőmérséklet a nap folyamán makkegészséges embernél is másfél
fokot változik, alvás közben alacsonyabb, mint éber állapotban. A
változások az alapanyagcserét tükrözik, melynek során szerveze­
tünk oxigént éget el, s ezáltal mintegy gondoskodik a fűtésről.
A hullámzó testhőmérséklet görbéjének lefutását követi munka­
végzőképességünk, szellemi frissességünk és közérzetünk változá­
sa.
Bár minden ember más, valószínűleg a következő három típus
valamelyikébe esünk:
42
Esti — Utál fölkelni, egész délelőtt kedvetlen, fásult, sőt, mor­
cos; délutánra kezd magához térni. Késő délután már úgy felpö­
rög, mint a reggeli típus délelőtt tíz körül. Mire lendülete lassan­
ként alábbhagy, a nap már rég nyugovóra tért.
• Mindig kész — Az ilyen szerencsés ember mindkét fenti típus
előnyös tulajdonságaival bír: korán beindul, ebédidőben kissé le­
hűl, délután ismét teljes gőzre vált.
HATÉKONYSÁGI MINTÁZATUNK
Szellemi és fizikai munkavégző képességünk minden áldott nap je­
lentős változásokat mutat. Huszonnégy óránként észlelhető egy idő­
szak, melyben eredendő hatékonyságunk a legnagyobb, és egy má­
sik, amikor a legkisebb. Ezek a hullámhegyek és -völgyek nagyjá­
ból ugyanabban az időpontban jelentkeznek: ez a mi hatékonyságin­
gadozási mintánk. A csúcsra legtöbben körülbelül egy órával regge­
li után érünk fel. Attól kezdve ereszkedik a görbe, először lassan,
majd röviddel ebéd után már gyorsabban.
Ha a statisztikai átlaghoz hasonlítunk, napi mélypontunk délután
négy körül lehet. Vacsora után kis időre ismét felvillanyozódunk,
majd este tíz körül ismét leeresztünk, ám még ekkor is hajlamosak
vagyunk többet nyújtani, mint a délutáni szélcsendben.
Mindez csak az átlagra jellemző, márpedig legtöbben éppenhogy
elütünk attól. Eltérő szokásaink és életmódunk nyomán némileg va­
lamennyien különbözünk a fent vázolt képtől. Sőt, az is megeshet,
hogy meggyőzzük magunkat, miszerint a reggeli vagy esti típusba
tartozunk, s annak megfelelően viselkedünk.
Számos vizsgálat megerősítette a tényt, hogy a legtöbb ember
számára a délelőtti órák a legkedvezőbbek. Akadnak ritka esetek,
akik képesek reggel kilenckor bekapcsolni, délután ötkor meg ki, de
a többség úgy érzi, akkor van a csúcson, mielőtt az igazi napi hajtás
megkezdődik.
A rugalmas munkaidő segíthet legkedvezőbb óráink kihasználá­
sában. Ha például fél nyolctól fél háromig dolgozunk, azzal meg­
spórolhatjuk magunknak azt a legalább két órát is, amelyet egyéb­
ként forgalmi dugókban vesztegelve töltünk.
43
SAJÁT CIKLUSUNK MEGHATÁROZÁSA
Többféle lehetőség is kínálkozik saját csúcsidőszakaink megállapí­
tására. Az alábbiakban közlünk néhányat:
• Figyeljük teljesítményünket két-három héten át a legjobb és
leggyengébb időszakok kiderítésére!
• Ha növelni szeretnénk testhőmérsékletünket, s általa reggeli ha­
tékonyságunkat, vegyünk a szokottnál hosszabb, melegebb für­
dőt vagy zuhanyt, vagy egy félórát kocogjunk, aerobicozzunk!
Az így megemelt hőmérséklet magasabb szinten is marad, jóté­
konya felpezsdítve egész napi ciklusunkat.
• Ha nehezen kezdjük a napot, gondoljuk át, eleget alszunk-e! Ko­
moly eredményt hozhat az egészséges, tápláló reggeli is a kutya­
futtában felhörpintett kávé és egy-két falat vajas kenyér helyett.
Meg kell emelnünk vércukorszintünket, hogy szervezetünk tel­
jesen kibontakoztathassa képességeit.
ALKALMAZKODJUNK A MUNKAHELYI
ADOTTSÁGOKHOZ!
Ha főnökünk délelőtt álmatag, délután éber, mi viszont épp ellenke­
ző ritmust mutatunk, rákényszerülhetünk, hogy az ő hatékonysági
mintázatához igazodjunk, amíg csak magunk nem válunk főnökké.
Ha munkahelyünkön a reggel a kollegiális terefere, a benti plety­
kák és az előző esti focimeccs taglalásának ideje — fogjuk rövidre
a locsogást. Egymás üdvözlése kellemes dolog, de a bájcsevegésnek
nem kell feltétlenül órákig tartania. A gyors, céltudatos munkakez­
dés egész napunkat megalapozza.
Az a legfontosabb, hogy ne tékozoljuk el a hatékony délelőtti
órákat újságolvasásra, üres fecsegésre, apróságokkal való piszmogásra. Vágjunk bele nagy dolgokba!
A kellemetlen és nehéz feladatokhoz optimális időszakainkban fog­
junk hozzá. Ha későbbi vagy kevésbé sűrű időre toljuk el ezeket, az
csak bonyolítja, és még utálatosabbá teszi őket. (A legnagyobb hord­
erejű vagy legkeményebb munkákat hétfői vagy keddi napra üte­
mezzük be! Ilyenkor valószínűleg több az energiadús szabad óránk.
Ha hamar túltesszük magunkat a munka dandárján, az azzal a fel­
emelő tudattal jár, hogy sikerrel vettük a heti akadályokat.)
A közepes hatékonyságú időszakokban összpontosítsunk
• a munkahelyi eszmecserére,
• rutinlevelek és emlékeztetők diktálására,
• további tervezésre és időbeosztásra.
A csekély hatékonyságú időszakokban összpontosítsunk
• a posta osztályozására és áttanulmányozására,
• látogatók fogadására rutinügyekben,
• telefonhívásokra.
Személyes megjegyzés: Saját tapasztalatom szerint legjobb a reggeli
időszak. Hosszú éveken keresztül úgy keltem, hogy reggelizés előtt
egy órát írhassak. Ugyanakkor néhány éven át naponta a Long Island-i gyorsvasúton ingáztam a lakásom és a munkahelyem között.
Kitaláltam, hogyan hasznosíthatnám az utazási időt is. Ebben a nap­
szakban erőm teljében voltam, és egyszerűen kizártam minden za­
varó tényezőt. Eredeti, alkotó munkát végeztem e félórák alatt, si­
került megírnom két könyvet és megszámlálhatatlan cikket. Az új­
ságok csábító főcímeire csak egy pillantást vesztegettem, az elmé­
lyültebb olvasást későbbi, kevésbé hatékony perceimre hagytam.
Azt is megtanultam, hogy legfontosabb kreatív feladataimat a leg­
hatékonyabb időszakomra osszam be. Ennek módját e könyvben
más helyütt részletezem.
A CSÚCSPERIÓDUS LEGJOBB KIHASZNÁLÁSA
Mihelyt meghatároztuk energiában bővelkedő időszakainkat, össz­
pontosítsunk
• a feladatlistán szereplő legfontosabb tételekre,
• az alkotó gondolkodásra,
• az elsőrendű fontosságú problémák megvitatására és megoldá­
sok kidolgozására.
44
45
H a t o d i k fejezet
Amit ma megtehetsz.
A halogatás gyakran önáltatás következménye — j o b b n á l jobb ki­
fogásokat találunk magunknak, hogy a jelentést holnap írjuk meg
(amikor kirobbanó formában leszünk), és ne ma (amikor „nincs hoz­
zá hangulatunk"). Pedig ha húzzuk-halasztjuk teendőinket, melyek­
ről tudjuk, hogy elsőrendű fontosságúak, kétszer-háromszor több
időt igényelhetnek majd akkor, amikor el kell végeznünk őket.
Gyakran a puszta gondolat, hogy több a dolgunk, mint amennyire
az időnk elégségesnek tűnik, megbénítja akaraterőnket. A henyélés­
sel vagy kevésbé fontos tennivalókkal elpazarolt idő nyomán az el­
végzendők egyre halmozódnak, míg végre heggyé nem magasodnak.
Efféle kínos helyzetbe kerülve, zavarodottan kezdünk viselked­
ni. Tudatalattink tiltakozik. Idegesek leszünk, állandó feszültnek
érezzük magunkat, elveszítjük a fejünket, nyomaszt a kudarcél­
mény, rámordulunk mindenkire, de leginkább saját magunkat gyű­
löljük. Mindez szükségtelen és visszafogja az eredményességünket.
NETÁN HALOGATÓK VAGYUNK?
Ha a válasz igen, őszinteségünk dicséretre méltó, többé-kevésbé
ugyanis mindannyian azok vagyunk. A halogatás annyira általános
jelenség, hogy állítólag már országos halogató klub is létezik. Tag­
jai már egy jó ideje tervezik, hogy összegyűlnek — csak eddig nem
jutottak hozzá.
A halogatás sokszor azért nehezen azonosítható, mert nem ön­
magában létező valami. Feladataink egy részét időben megoldjuk, a
maradék elvégzetlen marad, vagy későbbre tolódik. Dale Carnegie
írta egyszer: „A halogatás azért gond, mert a haladásunk szempont­
jából fontos dolgok elhanyagolása vagy késedelmes végrehajtása
állandó útakadállyá válik."
Nem ismerős?
Dr. Merrill E. Douglass és dr. Larry B. Baker szerint a halogatás az,
ha
• a mérsékelten fontos feladatokat végezzük el a nagyon fontos
feladatok helyett,
46
° íróasztalunkat rendezgetjük, amikor éppen sorsdöntő beszámo­
lót kellene írnunk,
• telefonálunk egy barátságos ügyfélnek, aki alig vesz valamit,
ahelyett, hogy felkészülnénk a kemény partnerrel való találko­
zásra, aki sokkal többet vásárolna,
• sosincs érkezésünk a gyerekeinkkel foglalkozni, mígnem félig
felnőnek, s akkor már túl késő.
Douglass és Baker hozzáteszi: „A halogató magatartás jellemzője,
hogy inkább elkerüljük munkatársainkat, semhogy kellemetlen hí­
reket kelljen közölnünk velük, be sem megyünk az irodába, hogy ne
kelljen rendre utasítani beosztottunkat." A halogatás távol tart ben­
nünket a valóban fontos vagy elhagyhatatlan feladatoktól, „alattomos szokás, mely romba dönthet karriereket, tönkreteheti boldog­
ságunkat, sőt, megrövidítheti életünket — minden téren elzárva
minket a sikertől".
A halogatás számtalan perctől, órától és naptól foszt meg ben­
nünket. Legyőzése önfegyelmet követel — amint viszont nekilá­
tunk a feladatnak, amelytől addig húzódoztunk, örömmel tapasz­
talhatjuk, hogy félig sem olyan nehéz, mint amilyennek látszott.
A HALOGATÁS OKAI
A megszokás a halogatás egyik fő oka. Mindannyian hajlunk arra,
hogy kialakítsunk bizonyos tevékenységi formákat, s akkor is ra­
gaszkodjunk hozzájuk, amikor az új körülmények változtatásra szó­
lítanak.
Leggyakrabban azért viszolygunk egyes feladatoktól, mert kel­
lemetlenek, nehezek, vagy elbizonytalanítanak bennünket. A
könnyű vagy élvezetes feladatokhoz annál nagyobb kedvet érzünk.
A nemszeretem feladat későbbre tolva ritkán tűnik el, inkább fokoz­
za szorongásunkat, mivel továbbra is fenyegetően áll előttünk,
bosszant és sokszor ingerlékennyé tesz.
HALOGATÁSELLENES MEGKÖZELÍTÉSEK
Íme, néhány időkihasználó módszer a halogatás leküzdésére:
•
Vegyük előre a kellemetlen dolgokat! Ütemezzük be a nap elejére
azokat a tennivalókat, amelyeket leggyakrabban hajlamosak va­
gyunk későbbre tenni! Így hamar túl leszünk rajtuk, nem cipeljük
őket folyton tovább koloncként a nyakunkon. (Douglass és Ba­
ker)
47
•
Tartsunk fenn némi időt a lehetséges következő „hanyagolós"
feladatra! Szánjunk naponta tíz-harminc percet a probléma egyegy jól körülhatárolható részének megoldására! A kiszabott időn
túl ne foglalkozzunk vele! Ily módon átrághatjuk magunkat
olyan időigényes munkákon, mint a költségvetés-készítés vagy
leltározás. (Japan Times)
Sajnos némely kínos feladatnál nem használhatóak a fenti módsze­
rek. Egy alkalmazott elbocsátása vagy egy rossz hír közlése nem
adagolható apránként. A legjobb megoldás, ha egyszerűen nekive­
selkedünk, és elvégezzük. Ha ma nem merünk megbirkózni a kelle­
metlenségekkel, holnap ugyanúgy megkeserítik az életünket, és
még újabbakkal is kiegészülnek. (Japan Times)
•
Kötelezzük el magunkat egy határidő mellett! Fogadjunk valaki­
vel, ezáltal cselekvésre kényszerülünk. Mondjuk például főnö­
künknek, hogy egy héttel előbb elkészítjük a költségvetést, vagy
meghívjuk vacsorázni az általa választott helyre. Az üzletkötő
beszélje meg néhány kollégájával, hogy 20 %-kal túlszárnyalja
előző havi üzleti eredményét, vagy lóg egy körrel a következő
sörözésen. Ha fogadást kötünk, azon nyerhetünk valamit. A cél
elérése jutalommal, az attól való elmaradás büntetéssel jár.
Mindkettőre szükségünk van. (Japan Times)
• Jutalmazzuk magunkat teljesítményünkért! Ha befejezzük az ed­
dig halogatott feladatot, állapodjunk meg házastársunkkal egy
éttermi ebédben! A kisebb-nagyobb önjutalmazás serkentő hatá­
sú lehet. Csak abban az esetben adjuk meg magunknak a jutal­
mat, ha elértük a célt, de akkor feltétlenül! Az ilyen örömteli al­
kalmak színesítik életünket, és segítenek leküzdeni az utált fel­
adatoktól való viszolygást.
•
Visszafelé haladva bontsuk részfeladatokra a munkát! Először
gondoljuk át a befejezett feladat végeredményét, majd tegyük fel
magunknak a kérdést, hogy minek kell ezt megelőznie! Így a le­
gösszetettebb feladat is lebontható olyan kis egységekre, melyek
már nem tűnnek riasztóan nehéznek. (Douglass és Baker)
•
Miután kisebbekre bontottuk a nagy feladatokat, az egyes szaka­
szok végén tudatosítsuk magunkban az előrehaladást! A felmé­
rések szerint a kiváló időbeosztók a részhatáridők megtervezésé­
vel belső késztetést építenek ki, így könnyebben győzik le a ha­
logatást. (Dr. James Steffin)
48
Az azonnali maradéktalan siker elmaradásától való félelem újabb
gyakori oka a halogatásnak. Ötlet: Az első alkalommal dolgozzunk
teljes erőbedobással, de tekintsük kimondatlanul is természetesnek,
hogy később még visszatérünk a kérdésre és kijavítjuk a hibákat. Ha
tudjuk, hogy lesz második vagy harmadik alkalmunk, mindjárt sok­
kal nagyobb lendülettel és magabiztossággal rugaszkodunk neki.
• Induljunk el azzal, amink van! Ha azért habozunk hozzákezdeni
a beszámolóhoz, mert nem gyűjtöttük még be az utolsó apró ada­
tot is, jusson eszünkbe, hogy a 80 %-os munka több mint elfo­
gadható. Ha egyből fejest ugrunk a munkába, és a pillanatnyilag
lehetséges legjobb teljesítményt nyújtjuk, elkerüljük a halogatás
buktatóit. (Dr. James Steffin)
• Próbáljuk delegálni az unalmas vagy kellemetlen feladatot! Bíz­
zuk valaki másra az egészet vagy egy részét; forduljunk külső
vállalkozóhoz; vagy cseréljünk feladatot olyan munkatársunk­
kal, aki nem viszolyog annyira ettől a munkától.
• Adjuk meg magunkat a halogatás csábításának! Tizenöt percig
ne csináljunk semmit. „Annyira feszélyez a helyzet, hogy a vé­
gén szó szerint ész nélkül munkához látunk. Ha minden más te­
endőt eltüntetünk az íróasztalunkról és legalább egy órán át csak
a kérdéses feladaton dolgozunk, valószínűleg azon kapjuk ma­
gunkat, hogy sorra semlegesítettük a halogatás okait." (Alan La­
kein*)
TÖRJÜK MEG A HALOGATÁS EREJÉT!
Lester R. Bittel Right On Time (Pont időben) című könyvében az
alábbiakban fogalmazza meg a halogatás legyőzésének legjobb
módszereit:
•
Valósítsunk meg határozott, ha kell, gyökeres változtatást szoká­
sainkban! Más szóval küszöböljük ki a megváltoztatandó szo­
káshoz kapcsolódó viselkedést! Ha például munkahelyi traccspartival egybekötött kávézgatással húzzuk az időt, egy időre tel­
jesen hagyjunk föl ezzel, majd megváltozott magatartásunk ju­
talmául időnként élhetünk vele.
• Kivételt nem ismerve ragaszkodjunk új szokásunkhoz a bevezetés
*
A szerző magyarul megjelent könyve: Alan Lakein: Hogyan gazdál­
kodjunk időnkkel és életünkkel? Bagolyvár, Budapest, 1995
49
időszakában! Ha elhatározzuk, hogy fontossági sorrendbe állít­
juk tennivalóinkat, s mindig befejezzük a legjelentősebbet, mi­
előtt nekifognánk az utána jövőhöz, akkor következetesen tart­
sunk ki emellett.
• Kezdjünk hozzá azonnal! Rendszerint nem tudunk megvalósítani
olyan elhatározást, amelyhez a j ö v ő héten kellene változtatásba
kezdeni. Bittel szerint: „Ha időrabló szokásokkal akarunk szakí­
tani, kezdjük el most rögtön! A sikeres áttörés alapjai percek alatt
megteremthetők."
• Végezetül állítsunk akadályokat a halogatás útjába! Jelöljünk
meg kezdési időpontot minden betervezett feladathoz; szerez­
zünk lendületet könnyed, beidegzett módszerrel, s végül, mint
már említettük, bontsuk le a nagyobb feladatokat részfeladatok­
ra!
KELLEMES KONTRA FONTOS
James Steffin időgazdálkodási szakember a következőket írja:
Sokan rendszeresen halogatásra biztatják magukat, feltéve a
kérdést: „ Mihez van most kedvem? " — ahelyett, hogy azt kér­
deznék, mi a legfontosabb. Ha a fontosságot mindenek fölé
helyezzük, arra összpontosítunk, ami céljainkhoz képest a leg­
nagyobb jelentőséggel bír, és nem a pillanat örömeit hajszol­
juk.
Sokakhoz hasonlóan felfedezhetjük,
hogy amennyiben
erőt veszünk magunkon, és teljes erőbedobással hozzálátunk
az egyébként halogatható, de pillanatnyilag számunkra való­
ban a legeslegfontosabb tennivalóhoz, az addigi kellemetlen­
ség egyszerre a visszájára fordul, örömmel tölt el bennünket,
hogy közelebb jutottunk célunkhoz.
TEREMTSÜNK BELSŐ FESZÜLTSÉGET!
Thomas J. Quirk szerint egyesek azért halogatnak, mert azt hiszik,
feszültség alatt jobban dolgoznak. Ebben van is egy szemernyi igaz­
ság. Némi feszültség serkentőleg hathat, ha azonban szokásunkká
válik, hogy az utolsó pillanatig várunk a kezdéssel, valószínűbb,
hogy csapnivaló munka kerül ki a kezünk közül, vagy legalábbis
gyengébb minőséget produkálunk, mint amilyenre képesek va­
gyunk.
Ha halasztgatás helyett jóval esedékességük előtt belefogunk a
nagyobb feladatokba, az Quirk szerint két előnnyel jár — felkészü­
lünk az esetleges nehézségek megoldására, és nem kell hihető kifo­
gáson törni a fejünket, ha a főnök nekünk szegezi a kérdést: „Hogy­
hogy nem készült el időben a jelentés?" Quirk az alábbiakat is java­
solja:
• Hetenként szorítsunk vissza jelentősen egy időrablót! Ha ezeket
nyomtalanul nem irthatjuk is ki, az elfecsérelt időt csökkenthet­
jük.
• Jegyezzük fel az időrablót, amelyet az adott héten két vállra fek­
tettünk! Ha az év végére ötvenkét tétel gyűlik össze, jó úton ha­
ladunk a kiváló időkihasználás felé, nem folynak ki kezünk közül
a nehezen nyert percek.
50
H e t e d i k fejezet
Rend az íróasztalon
Gondolkodni, tervezni és időnket beosztani szinte bárhol lehetsé­
ges, de napi munkánk java az irodához vagy más munkahelyhez kö­
tődik. Ha íróasztalunkat a szükségleteinknek leginkább megfelelő,
hatékony, személyes munkaállomássá alakítjuk, azzal sok időt meg­
takaríthatunk. Tekintetbe véve, hogy napjaink nagy részét itt tölt­
jük, érdemes részletesen is megvizsgálni ezt a kérdést.
Fennáll a veszély, hogy az íróasztal puszta díszletté silányul,
mely arra kiválóan alkalmas, hogy elsüllyesszük benne a ritkábban
használt iratokat, arra viszont kevésbé, hogy elősegítse elvégezni
rendelt vagy óhajtott feladatainkat. Ennélfogva mind több éber üz­
letember iparkodik tisztán tartani íróasztalát — ami összeszedett,
időérzékeny munkavégzésről tanúskodik.
Ha módunkban áll választani, olyan íróasztalt keressünk, amely
konkrét feladatainkhoz igazodó beosztású, például kihúzható fió­
kokkal segít kiküszöbölni az összevisszaságot az asztal lapján; az
aktákat különféle jelzésekkel ellátott függő irattartókban lehet elhe­
lyezni benne; és kiemelhető hulladékgyűjtőt is tartalmaz, mely nem
foglalja a helyet a padlón, s különösen hasznos bankokban vagy
szállodaportákon, ahol a nyilvánosság előtt folyik a munka.
51
Amennyiben tehát kapunk íróasztalt, a lehető" leghatékonyabban
kell használnunk azt.
IRODÁNK LEGYEN ÉPPOLY RENDEZETT,
MINT AZ OTTHONUNK!
Akár belátjuk, akár nem, állítja a Day-Timers, otthonunk a hatékony
szervezés mintapéldája: az ágy a hálószobában található, a tűzhely
a konyhában, a tévé ott, ahol kényelmesen elnyújtózva lazítani aka­
runk. Ugyanez rendszerint nem mondható el az irodákról. Sokan
olyan irodákban próbálnak dolgozni, amelyek voltaképpen akadá­
lyozzák a termelékenységet. Az akták elkeverednek, vagy nem fér­
nek el, az íróasztalokon minden szanaszét, papírhegyek mindenütt.
Akinek irodájára ráillik ez a kép, ne aggódjék, nem áll egyedül!
A probléma megoldásához mérlegelni kell, hogy az anyagok és esz­
közök milyen elrendezése teszi lehetővé a leginkább időkímélő és
eredményes munkát. A hatékony nyilvántartás megakadályozza,
hogy összegyűljenek a feldolgozatlan anyagok, miközben mindig
megtalálhatjuk benne azt, ami éppen valóban szükséges. Ha egyszer
ügyesen elrendeztünk mindent, utána viszonylag könnyen megőriz­
hetjük ezt a szervezettséget, hogy nyugodtan dolgozhassunk. A
Day-Timers szerint az iroda olyan, akár egy három tartományra osz­
tott ország. Ezek a következők:
1. Munka (ahol napi kötelezettségeinket teljesítjük),
2. Tárolás (ahol a fenti tevékenységhez szükséges anyagokat és
eszközöket tartjuk),
3. Látogatók.
hetőség esetén ezért vagy állítsuk olyan szögbe asztalunkat, hogy a
kinti jövés-menés ne közvetlenül az orrunk előtt bonyolódjék, vagy
kövessük a terjedő példát, és fordítsuk valamelyik fal felé. Így
egyúttal több hely marad a többi bútor és berendezési tárgy számára.
Ne feledjük, nem a látvány kedvéért vagyunk ott!
Ha módjában áll, mind több menedzser egészíti ki munkafelüle­
tét. Ez gyakran egyszerűen egy asztallap, amelyen kényelmesen
szétteregethetők a helyigényesebb munkák, és más olyan holmik,
amelyek egyébként rendetlenséget okoznának az íróasztalon. Az ol­
dalasztal újabb tárolóhelyet kínál, és lehetővé teszi, hogy egyik fel­
adatról a másikra váltva ne kelljen teljesen lepakolni vagy átrendez­
ni az egész asztalt (ami kimondott időrabló). A Day-Timers megál­
lapítása: " A kiegészítő rész akkor is előnyös, ha nincs szükségünk
megnövelt munkafelületre, de változtathatjuk elhelyezkedésünket,
s így nem érezzük olyan nyomasztóan íróasztalhoz kötve magun­
kat."
További értelmes megoldás a derékszögben odaillesztett asztal a
telefon, jegyzettömb, irattartó és egyéb, célszerűen csak egy kar­
nyújtásnyira lévő holmi számára. Itt kaphat helyet az írógép vagy
számítógép is.
Ha pontosan tudjuk, mi hová való és hol található, egy év alatt
több időt takaríthatunk meg, mint hinnénk.
A BEOSZTOTTAK ÉS ÍRÓASZTALAIK
ELHELYEZÉSE
Sok menedzser előszeretettel helyezi el asztalát a bejárattal szem­
ben, rálátással a külső irodára. Így az ember kényelmesen üdvözöl­
heti látogatóit, miközben a parancsnoklás megnyugtató érzésével
tarthatja szemmel birodalmát, van azonban egy hátulütője: minden
arra járó munkatárs könnyen elvonja a figyelmünket. Választási le­
Rendszerint eredményesebb a munka, ha az íróasztalok nem néznek
ablakok, nyitott ajtók vagy forgalmas folyosók — megannyi figye­
lemelterelő forrás — felé. Ha ilyen gond merül fel, és a bútorok át­
rendezése nem jöhet szóba, hosszú távon kifizetődő lehet térelvá­
lasztók beállítása.
Érdemes megvizsgálni a dolog emberi oldalát is. Az egyik szak­
ember szerint: ,Akár tetszik, akár nem, akkor is tény, hogy egyesek
nem képesek csoportban dolgozni anélkül, hogy hozzászoknának a
fölösleges társalgáshoz. Ez időfecsérléshez vezet, és véget nem érő
pletykadélutánokká fajulhat. Ez a sajátos probléma rendszerint
megoldható — ha nem is mindig könnyűszerrel. Először is gondo­
san vizsgáljuk meg minden egyes alkalmazott elhelyezkedését. Mi­
után ez megtörtént, próbáljuk elválasztani egymástól azokat, akik
hajlamosak a locsogásra. Ez megvalósítható úgy, ha olyan dolgozó-
52
53
Ez a felosztás alapvetően inkább funkcionális, mint fizikai. Minden­
képpen vannak átfedések — például a munkavégzés és a tárolás te­
rülete között —, de az iroda annál jobban szervezett, minél egyér­
telműbben elkülönül a három szekció.
HOVÁ KERÜLJÖN AZ ÍRÓASZTAL?
kat ültetünk közéjük, akik nem időznek elég sokáig egy helyen ah­
hoz, hogy hosszas meddő" beszélgetésbe bocsátkozhassanak. Az
irattárosok például kitűnőek erre a célra, mivel feladataik állandó
mozgásra kényszerítik őket az íróasztalok és az irattartók között."
elmünkben, hogy keresztet vethetünk rá, soha többé nem ta­
láljuk meg. Ha mindent elöl hagyunk, láthatjuk egész befeje­
zetlen munkánkat — rögtön előttünk, szépen kiteregetve —,
csak az a bökkenő, hogy mások is látják.
RENDETLEN ÍRÓASZTAL —
A HATÉKONYSÁG HALÁLA
A RENDEZETLENSÉG DOUGLASS-FÉLE TÖRVÉNYE
A Day-Timers az állandósult íróasztali rendetlenség alábbi követ­
kezményeire hívja fel a figyelmet:
•
•
•
•
Elvesztjük a munkánk fölötti ellenőrzést.
Csökken a termelékenység.
Figyelemelterelő, fárasztó feszültségforrás.
Rossz benyomást kelt kollégáinkban és másokban, akik a sze­
métdomb közepén látnak minket.
Emellett erősen m e g n ő a valószínűsége, hogy folyton elkeverünk
fontos iratokat, leveleket és aktákat — ezek keresgélését sok vezető
az egyik legnyomasztóbb időrablónak tartja.
Egyetértek a „tiszta íróasztal" szószólóival, akik váltig állítják,
hogy az asztalon kizárólag az éppen használt anyagnak van helye.
Távolítsunk el mindent, aminek nem kell ott lennie: lefűzetlen pa­
pírokat, könyveket, privát motyót, írószert és minden egyebet, ami
eldobható vagy eltehető az útból!
PAPÍRGYŰJTÉS
Amint Jeffrey Mayer írja a Cosmopolitan magazinban:
Bizonyára láttak már olyan irodát, amelyik úgy fest, mint a
mosógép dobja centrifugázás után, vagy mintha egy dömper
befarolt volna és egyenesen odadöntötte volna rakományát.
Papírhegyek mindenütt — íróasztalon, padlón és pamlagon.
Újságok, hetilapok, könyvek, rózsaszín telefonemlékeztetők,
kék, sárga, piros öntapadós Post-It tömbök. Noteszek minden
mennyiségben. Új dossziék. Használt dossziék különféle szín­
ben. Papír, papír és papír — kicsi, nagy, makulátlan és sza­
kadt. Hogy lehet normális munkát végezni ezen a MÉH-telepen? A papírhegyek mögött ténykedő illető elfoglaltnak lát­
szik, de vajon szorgoskodása valóban eredményre vezet? A
zűrzavar fő oka, hogy semmit nem merünk eltenni abbéli fél­
54
Merrill E. és Donna N. Douglass, az időgazdálkodás szaktekintélyei
fogalmazták meg azt a tételt, melyet ők a rendetlenség-törvény író­
asztali kiterjesztésének neveznek. „A rendetlenség a rendelkezésre
álló tér kitöltésére törekszik — magyarázzák Douglassék. —
Amennyiben egy rendetlen személy kis íróasztalt birtokol, azon ke­
letkezik felfordulás. Ha ötször akkora asztalt kap, azon is mindig tö­
kéletes felfordulás fog uralkodni." Miért tomposodnak el az íróasz­
talok olyan könnyen? Azért, mert sokan egyáltalán nem mérlegelik,
mi kerüljön az íróasztalukba, és mi a tetejére. Nem jó célra használ­
ják az asztalt, slamposak, vagy nem is törődnek az egész problémá­
val. A megoldáshoz önfegyelem és új szokások elsajátítása szüksé­
geltetik.
AZ ÍRÓASZTAL LOMTALANÍTÁSA
ÖT KÖNNYŰ LÉPÉSBEN
Pucoljuk le asztalunkat a Day-Timers által javasolt öt egyszerű lé­
pés segítségével:
1. Különítsünk el egy bizonyos időt a probléma orvoslására, és
azonnal kezdjünk hozzá! Szánjunk a feladatra néhány mélyponti
időszakot vagy munka utáni órát! A káosz felszámolásának ne­
hezét a felgyülemlett hulladéktömeg eltakarítása jelenti; azután
mindössze tervszerű megelőző karbantartásra van szükség.
2. Alkalmazzuk a „szalámitechnikát", amennyiben a zűrzavar egy­
szeri megszüntetése meghaladja az erőnket! Osszuk könnyen ki­
vitelezhető „szeletekre" a tisztogató akciót! Például csak az író­
asztal lapját vagy egy bizonyos fiókját tegyük rendbe, a többit
hagyjuk máskorra.
3. Likvidáljuk a nélkülözhető holmikat! Fényképeknek, mütyürök­
nek és egyéb vicik-vacaknak nincs helye. A könyvek, folyóira­
tok és régi jelentések nem elengedhetetlenek a munkához. El ve­
lük! Rengeteg íróasztalon terpeszkednek „mégegyszerjólehetva55
lamire" holmik, amiknek valószínűleg sohasem vesszük már
hasznát.
4. Tegyünk néhány olcsó könyvespolcot az egyik sarokba! A készen
kapható, elemekből összerakható polcokat legcélszerűbb az író­
asztal mögötti falra fölszerelni, ahol felállás nélkül elérhetők. Ha
nem használjuk őket naponta, kerülhetnek egy másik szögletbe.
5. Gyűjtsünk minden facér papírt egy halomba vagy dobozba! Te­
gyük a kezünk ügyébe a szemétkosarat vagy egy műanyag sze­
meteszsákot, és nézzük át az egész halmot, bíráljunk el minden
tételt! Használtuk az utóbbi hónapban (évben)? Várhatóan mikor
látjuk hasznát? A legrosszabb esetben mi történhet, ha kihajít­
juk? Jelmondatunk: „Kétes esetben irány a kuka!" (kivéve, ha jo­
gi iratról vagy adóbizonylatról van szó).
Vessünk szemétre, amit csak lehet! Ha egyes tételeket illetően
bizonytalanok vagyunk, rámoljuk át őket valami félreeső tárolóhelyre, és jegyezzünk elő egy időpontot, amikor végzünk velük!
Az intézendőket intézzük, a többitől szabaduljunk meg, tároljuk
őket csoportosítva és — amennyiben a jövőben szükség lesz rá­
juk — világosan megjelölt dossziékban.
PAPÍRKOSÁR-HASZNÁLAT
FELSŐFOKON
A papírkosár Douglassék szerint az irodai papírforgalom funkcio­
nális láncszeme. Hasznos működtetéséhez az alábbi tanácsot adják:
Szerezzünk be olyan méretű papírkosarat, amelyben minden
elfér, amit beleteszünk, mindazonáltal nem szúr szemet! Fő
szempont a kényelmes használat, a hivatalsegéd vagy a belső­
építész szeszélyeit nyugodtan figyelmen kívül hagyhatjuk. Ál­
lítsuk fel saját szabályainkat azt illetően, mi kerül a szemétbe,
és mi marad ki belőle. A cél az, hogy minél többet kidobjunk.
Egyesek egy pillanat alatt megválnak a dolgoktól, másoknál
ez hosszas tépelődéssel jár. Próbáljuk túltenni magunkat a
papírhoz való beteges ragaszkodásunkon — és ne úgy kímél­
jük érzelmeinket, hogy valaki másra sózzuk vackainkat! Ha
megtanulunk együtt élni ezekkel az íróasztali rendszabályok­
kal, tapasztalhatjuk majd, mennyivel többet végezhetünk majd
mennyiségi és minőségi értelemben egyaránt — ráadásul jó­
val kevesebb idő alatt.
Mihelyt a papírdzsungelt kiirtottuk, kezdődhet a tervszerű megelő56
ző karbantartás: az íróasztalunkon átmenő anyagok osztályozásá­
nak és kezelésének rendszere (1. 8. fejezet). Mellesleg: nem isteni
érzés, hogy az asztal lapja újra felszínre bukkant?
EGYÉB ÍRÓASZTAL- ÉS IRODARENDEZÉSI
TECHNIKÁK
Elismert szaktekintélyek számtalan módszert fejlesztettek ki, me­
lyeket magunk is alkalmazhatunk.
A neves időgazdálkodási szakelőadó R. Alec Mackenzie úgy vé­
li, hogy a vezető beosztásúak 95 %-át jellemzi a „papírkazal-tüne­
tegyüttes". Sok vezető azért halmozza fel asztalán az anyagokat, ne­
hogy elfeledkezzék róluk — ám valahányszor megpillantják a hal­
mot, memóriájuk cserben hagyja őket. Ahogy a torony mind maga­
sabb, képtelenek visszaemlékezni, mi lapul legalul. Nosza, gyorsan
végigböngészik. Rengeteg idő megy el az elsüllyedt tételek
emlékezetfrissítő előbányászásával, az értékes percek pedig egyre
múlnak. A papírkazal-szindróma gyógyításának menetét Macken­
zie az alábbi három pontban írja le:
1. Tisztítsuk meg az asztalt mindattól, ami nem tartozik az éppen
terítéken lévő feladathoz.
2. Semmilyen más tételt ne engedjünk az asztalunkra vagy más
munkafelületre rakni, amíg készen nem állunk a fogadására.
3. Az ügyintézést kívánó papírokat fokozatosan integráljuk napi
adminisztrációnkba. Foglalkozzunk személyesen azzal, amivel
feltétlenül szükséges, a többit szignáljuk ki munkatársainknak. A
kiadványokat osszuk fel elolvasandó és elolvasható kategóriára,
az utóbbiból hajítsunk ki, amennyit csak lehet.
A munka megkönnyítésére az alábbi szempontok szerint rendezzük
el irodánkat:
• Aszerint helyezkedjünk el, hogy jobb- vagy balkezesek va­
gyunk, figyelembe véve jellegzetes mozdulatainkat!
• Teremtsünk szabad felületet magunk előtt az éppen végzett mun­
kához! Szükség esetén telepítsük át a telefont és más eszközöket,
továbbá a leggyakrabban szükséges kézikönyveket az oldalasz­
talra vagy egy könnyen elérhető hátsó könyvespolcra.
• A legsűrűbben használt anyagokat tartsuk kézreeső helyen!
• Este a másnap elsőnek munkába veendő tételeket készítsük ki
asztalunkra, és ne hagyjunk ott semmi mást!
57
Mackenzie megemlíti, hogy a General Electric néhai elnöke, Ralph
Cordiner még egy okot megjelölt, amiért nem hagy papírt az aszta­
lán: „Ha látogatót fogadok, akire időt szántam, akkor maradéktala­
nul neki akarom szentelni a figyelmemet, azt akarom, hogy semmi
ne terelje el azt. Ezért is ragaszkodom a tiszta asztalhoz."
ÍRÓASZTALI ZÓNÁK
Charles R. Hobbs, a Time Power (Az idő hatalma) című" könyv szer­
zője, arra biztat, hogy tekintsük irodánk területét céltárgynak: ,A
célkereszt közepén áll az íróasztalunk. A legértékesebb terület az,
amelyet mi magunk foglalunk el. Fontosságban ezután következik
az, amit közvetlenül elérünk. A-zónának nevezhetjük azt, amely az
időtervezőnket tartalmazza — az asztalon, illetve a zsebünkben,
amennyiben házon kívül járunk. A B-zóna a kevésbé gyakran hasz­
nált tárgyaké, a C-zóna a ritkán használatosaké." Hobbs a következő
tippeket adja:
• Szakítsunk időt arra, hogy letakarítsuk az íróasztalunkat, a kise­
gítő bútorzatot és minden egyebet magunk körül! Értékeljünk
mindent használati gyakorisága szerint! A gemkapcsokat, tűzőgépeket, ollókat és hasonlókat tegyük a helyükre!
• Használjunk ABC-rendszert a munkafelületünkön található pa­
pírok rendszerezésére! Az A-jelű papírok azonnal intézendők, a
B-jelűeket könnyen elérhető helyre kell tenni, a C-jelűeket pedig
el kell rakni későbbi átnézés céljából.
• Ne tüntessünk el minden kellemes tárgyat, ne teremtsünk rideg
cellát! Egy cserepes növény, egy olajfestmény — mindaz, amitől
a szoba a miénk lesz — kívánatos. Alakítsuk irodánkat lakályos
zuggá, amelyben az oda belépők szívesen látott vendégnek érzik
magukat, fesztelenül és eredményesen képesek dolgozni — de
tartsunk mértéket! Egy kanapé vagy ülőgarnitúra — amennyiben
pozíciónk megenged ilyen kényelmi berendezéseket—sok eset­
ben javítja a tárgyalások és megbeszélések légkörét. Egy ponton
túl azonban a komfort már a termelékenység rovására megy.
A MUNKAHELYSZERVEZÉS ALAPELEMEI
Robert C. Lowery a The Organized Workplace (A szervezett mun­
kahely) c í m ű könyvében olyan irodai munkaállomást javasol,
amely egyebek között az alábbi felszerelési tárgyakat tartalmazza:
58
• Háromtálcás iratkosár, bejövő, sürgős és kimenő tálcával, a fo­
gadott, átnézendő, illetve visszaküldendő dokumentumok szá­
mára.
• Irattartó fiók a feldolgozásra váró anyagok tárolására, továbbá
egy kihúzható lap, a leggyakrabban hívott számok ráragasztott
listájával.
• Személyi „adatbank", a legsűrűbben szükséges, létfontosságú
adatokkal, például címek, mértékegységek, méretek, hitelkártya­
számok stb.
• Üzenetrögzítős telefon, továbbá naptár és óra, lehetőleg ébresztős. Írógép vagy szövegszerkesztő, illetve személyi számítógép
billentyűzettel, monitorral, nyomtatóval, telefon- és faxmodem­
mel. Amennyiben hálózathoz csatlakozik, akkor a számítógép
egyszersmind „kimenő tálcaként" is szolgál, amint egy másik fe­
jezetben részletezni fogom.
Természetesen szükséges egy valóban kényelmes szék (lehe­
tőleg forgószék), valamint egy jó nagy papírkosár.
AZ U-ALAKÚ MUNKAÁLLOMÁS
Lester R. Bittel a már idézett Right on Time lapjain azt írja, hogy a
papírforgalom szempontjából leginkább időtakarékos íróasztal Ualakú: ,A bejövő posta, illetve a telefonon vagy személyesen felvett
kérések a jobb felső sarokban elhelyezett bejövő tálcába kerülnek. A
bejövő iratokat a lehető leghamarabb osztályozni kell. Innen a téte­
leket vagy azonnali feldolgozásra a sürgős tálcába rakjuk át, vagy
az irattartó fiókba. A sürgős anyagok elintézésre az asztal munkafe­
lületére jutnak, a szükséges műveletek után pedig a kimenő tálcába."
Ebben a rendszerben a nem azonnali feldolgozást igénylőnek el­
bírált anyagok három rekesz között oszlanak meg: az első az egy hé­
ten belül intézést, átnézést vagy választ igénylőké; a második a
hosszabb távú intézkedést követelőké; a harmadik pedig azoké,
amelyeket későbbi alkalmas időpontban nézünk át, majd vagy a pa­
pírkosárban vagy az irattárban landolnak.
Kulcsfontosságú, hogy a bejövő anyagokat folyamatosan átnéz­
zük, és sürgősség szerint osztályozzuk. A függő anyagok iratcsomó­
ját ne engedjük felhízni, figyelmeztet Bittel — legfeljebb ötnapi
munka kerülhet bele.
59
A NÉGYFÁZISÚ RENDSZER
Íróasztalunk és munkahelyünk teljes körű, időérzékeny szemléletű
átrendezése legalább két vagy három pénteket felemészt, no, meg
egy rakás szemetes zsákot, szögezi le Stephanie Winston a The Organized Executive (A szervezett vezető)-ben. Eljárása a következő":
Képzeletben osszuk fel íróasztalunkat négy négyszögre! Vá­
lasszunk ki egy kezdd papírhalmot — olyat, ami igen fontos anya­
gokat tartalmaz, vagy ami a leginkább a kezünk ügyébe esik. Ha a
papírok inkább elszórva, mint felhalmozva találhatók, akkor jelöl­
jünk ki egy kétszer kétarasznyi felületet, és kezdjünk ott! Soroljunk
minden tételt a következő négy kategória valamelyikébe: eldoban­
dó, kiszignálandó, intézendő, illetve későbbi felhasználás vagy el­
olvasás céljából lerakandó.
Amikor új irodába költöztem, felvetődött a kérdés, minek ne­
kem az íróasztal. Semminek. Végtére is, miből áll a vezető
munkája? Leveleket ír alá, megjegyzéseket fűz jelentésekhez
és bejövő levelekhez, értekezletet tart, diktál, óraszám telefo­
nál, embereket látogat vagy hív meg magához tárgyalás cél­
jából. Egyikhez sem kell íróasztal. Nézzük a papírmunkát: A
titkárnőm behozza a postadossziét, emlékeztetőket és jelen­
téseket. Mivel egyedül a dohányzóasztalra pakolhatok, ott
helyben elintézem a dolgokat. A kötetlen elrendezés meg­
könnyíti a mozgást, diktálást és gondolkozást.
Tapasztalataim szerint számos felsővezető követi ezt az eljárást
— íróasztal nélküli irodájukban egy dohányzóasztalon tartják azt az
egy-két papírt, amelyre éppen szükségük van. Így kötetlenebbé vá­
lik a beszélgetés, felgyorsulnak az értekezletek. Louis Hausman, a
CBS menedzsere a következőképpen beszélt erről:
David C. Hurley szerint sok igazgató elsősorban hivatali státusszim­
bólum gyanánt használja az íróasztalt, s hozzáteszi: „A főnök fontosabbnak érzi magát, az asztal túloldalán lévő személy pedig jelen­
téktelenebbnek. Mindketten feszengenek. Az íróasztal kiiktatása
kötetlenné teszi a légkört, és gyorsabbá a kapcsolatteremtést."
Én akkor ráztam le magamról az íróasztal nyűgét, amikor alapító
elnökként vezetni kezdtem az International Public Relations Companyt, mely partnerkapcsolatban áll a hasonló nevű tokiói céggel.
Mivel időm nagy részében ügyfelekkel, pályázókkal és munkatár­
sakkal tárgyaltam, továbbá jelentéseket és tanulmányokat olvastam,
azután válaszokat diktáltam, íróasztal nélküli, japán-amerikai stí­
lusban berendezett iroda mellett döntöttem. Barbara Cohen belsőé­
pítész nyugodt színeket, kanapékat, könnyű székeket választott,
csiptetős írólapot kaptam, a kimenő tálcám pedig egy alacsony
szekrényre került. Az összes kisebb felszerelési tárgyak kis méretű
beépített könyvespolcokon kaptak helyet, köztük a diktafonom is.
Egyetlen iratszekrényben elfért minden aktuálisan szükséges kézi­
könyv.
Sok szempontból gyümölcsözőnek találtam ezt az egyszerű iro­
dai elrendezést. Bármennyi tennivaló zúdult rám, íróasztaltól meg­
szabadított, függönyökkel, leveles-virágos tapétával barátságossá
tett, otthonias légkört sugárzó munkahelyem oldotta a hivatali fe­
szültséget. PR-szakemberként további előnyeit is élveztem. Ritkáb­
ban kellett ügyfeleimhez látogatnom, örömmel jöttek ők hozzám,
mivel itt nem érezték alárendelt helyzetben magukat. Gyakran ebé­
deltünk ebben a környezetben, a The New Yorker és a Newsweek
hírmagazin, valamint más lapok fényképes beszámolókban népsze­
rűsítették az elképzelést, s közben újabb kuncsaftokat szereztek a
cégnek.
60
61
Ezután osszuk három részre a fiókokat, és egyszerre egy részt ve­
gyünk munkába. Osztályozzuk, csoportosítsuk az anyagokat, dobál­
juk ki a szamárfüles nyilvántartó lapokat és ősielet cukrosdobozo­
kat. Végül ugyanígy dolgozzuk fel az ablakpárkányokon, polcokon,
könyvszekrényekben felgyülemlett, falra feltűzködött papírokat.
Az időrablók rövidesen a minimumra korlátozódnak.
AZ ASZTAL NÉLKÜLI IRODA
Mind több vezető teljesen kiiktatja az íróasztalt — abból a megfon­
tolásból, hogy ha nincs hova dugdosni a papírmunkát, akkor gyor­
sabban megcsinálják. Lawrence A. Appley, az Amerikai Mene­
dzserszövetség egykori elnöke így ismertetett meg az asztaltalanított iroda koncepciójával: „Nem tartok magamnál dossziékat vagy
más papírokat; a munkatársaim behozzák nekem a figyelmet érdem­
lő anyagokat. Az új ügyeket a lehető leghamarabb elintézem, vagy,
ha ez nem megoldható, akkor jegyzetlapra vagy egy Post-lt cédulá­
ra lefirkantom az észrevételeimet, és továbbítom azokhoz, akik fel­
dolgozzák. Némelyiket bekérem újraolvasásra, miután csatolták
hozzá a kiegészítő anyagokat. Egyszerűen nem vagyok hajlandó pa­
pírokba temetkezni."
Sok nagyvállalat természetesen előre meghatározza irodái be­
rendezésének általános elveit. Így nem minden menedzser dönthet
szabadon ezekben a kérdésekben, de a cég által megszabott bútorok
vagy akár dísztárgyak közül esetleg kiválaszthatja a neki megfele­
lőket.
SZEDJÜK RENDBE MAGUNKAT!
Declan Treacey szaktanácsadó szerint a munkahelyi légkört erősen
megterheli a töméntelen papírral való viaskodás. „Összes munkai­
dőnknek legalább 50 %-át azzal töltjük, hogy átrágjuk magunkat
ezen a kásahegyen" — magyarázza. A vizsgálatok kimutatták, hogy
az átlagos irodai dolgozónak negyven órányi restancia porosodik az
íróasztalán. Treacey hangoztatja, hogy a hatékony ügyiratkezelés
olyan készség, melyet eleddig a legtöbb cég tökéletesen elhanya­
golt, talán abban a hiszemben, hogy a „papír nélküli iroda" korának
küszöbén fölösleges az ilyesmi. Pedig az ellenkezője közelebb jár
az igazsághoz. ,A számítógépek szerte a világon minden másod­
percben több mint két és fél millió oldalt nyomtatnak ki — tudjuk
meg Treaceytől —, a xeroxgépek óránként hatvanmillió oldalt má­
solnak le, és évente harmincmilliárdnál is több faxot küldözgetünk
egymásnak." Treacey egyike azon keveseknek, akik tanfolyamokat
tartanak az „íróasztal-csupaszításról", s állítása szerint röpke fél na­
pi oktatással megtanulhatjuk, miként változtathatjuk meg ügyirat­
kezelési technikánkat oly módon, hogy a papírmunka kifizetődővé
váljék. Ehhez két alapszabályt ajánl:,
1. Minden papírral azon nyomban foglalkozzunk, amint íróaszta­
lunkrakerül!
2. Minden papírt négyféle művelet valamelyikével kezeljünk:
— intézzük el,
— adjuk tovább,
— fűzzük le,
— dobjuk el.
Treacey pályatársai közé tartozik Stephanie Schur, akinek egyik
ügyfeléről, Edwina McLaughlin New York-i személyzeti igazgató­
ról azt írta a Working Woman magazin, hogy két év alatt sem tudta
sajátjává tenni az irodáját, de érezte, hogy át kellene alakítania
olyanra, ami sikeresebbé teszi a munkáját és javítja az időbeosztá­
sát. Először is az íróasztal okozott gondot — a figyelméért vetélke­
62
dő sok papír és kisebb-nagyobb fontosságú probléma. A „vizuális
zaj" csillapításával megnövelte termelékenységét. Egymással öszszehangolt kellékek és személyre szabott irattárolási szisztéma se­
gítségével rendet teremtett. A sürgős dossziék az asztalra kerültek,
a hosszú távú folyamatok iratrendezői egy ahhoz közeli polcra, a ke­
vésbé érdekesek egy fiókba.
Többé nem kell papírkötegekkel emlékeztetnie magát teendőire:
a sürgős dossziék tetején ott a tennivalók listája, az mindenkor el­
igazítja. A táblára tűzött üzenetcédulák ösztönzik arra, hogy rend­
szeres időközökben beütemezze a válaszhívásokat.
A Working Woman cikkírója hozzáteszi, hogy az íróasztali mun­
kafelület felszabadítására McLaughlin fali telefont szereltetett fel,
továbbá két polcot a Post-It jegyzettömbök és más irodaszerek szá­
mára. „Az átszervezés előtt reménytelenül rendetlen voltam — nyi­
latkozta befejezésül McLaughlin —, de ma már nem érzem annyira,
hogy feszít az idő. Nem kell késő estig gürcölnöm, hogy behozzam
a lemaradást, mint azelőtt. A korábban kapkodással töltött sok pil­
lanat most a nyugodt gondolkodásé." És az időkímélő, termékeny
munkáé.
N y o l c a d i k fejezet
Le a papírhegyekkel!
Szinte minden konferencián elhangzik a sztori, miszerint egy külö­
nösen fárasztó nap után az ajtón beeső vállalatvezetőt kisfia így fo­
gadja: „Mama, te tulajdonképpen mit csinálsz odabent?" Az igaz­
gatók és más irodai dolgozók, akik időnként már maguk sem tudják,
mit is végeztek el, és mit nem, gyakran lehangoltan keresgélik a vá­
laszt a kérdésre. A legtöbben egyetértenek abban, hogy idejük jó ré­
sze a papírokkal birkózva megy el — mely viaskodás a győzelem
legcsekélyebb reményével sem kecsegtet.
„Az üzleti életben manapság valóságos szélmalomharcot kell
folytatni a papírok egyre sokasodó seregével" — írta nemrégiben a
Business Week. „Sajnos az eredmény gyakran nyomasztó zűrza­
var." Nap mint nap újabb levelek, feljegyzések, jelentések, kitölten63
dő nyomtatványok, szakújságok záporoznak ránk, ehhez jön még
újabban az E-mail, a fax és egyéb írott információ.
Sajnos azonban papírmunkával fizetünk az állandó foglalkozta­
tásunkért, így egyszerűen nem bújhatunk ki alóla. Ha elfogadjuk ezt
a tényt, könnyebben bánunk el a megállíthatatlanul hömpölygő' pa­
pírfolyammal — mihelyt feldolgoztunk egy köteget, máris ott az
újabb. Az alábbiakban a legkülönbözőbb forrásokból származó idő­
kímélő ötleteket gyűjtöttünk össze a papírmunkával kapcsolatban.
IDŐRABLÓ PAPÍRMUNKA
A túlzott papírmunka problémája rohamosan súlyosbodik:
• A legtöbb vállalkozásnál adminisztráció, azaz előkészítés, meg­
írás, olvasás, értelmezés, iktatás és előkeresés tölti ki az összes
munkaóra 50—70 %-át, s a helyzet tovább romlik.
• A lefűzött dokumentumok 75—85 %-ába többé bele sem pillan­
tunk.
Sokan teleszórjuk asztalainkat papírral, ami rendszerint lelassult
munkát, lekésett határidőket és korlátozott termelékenységet okoz.
A kór gyógyításához nem az egész, csupán a szükségtelen papírerdő
kiirtása a cél. Idetartoznak a szokásos kísérőlevelek, melyek csupán
arról tájékoztatnak, hogy a címzett megkapta azt az iratot, amelyet
éppen a kezében tart, de idetartoznak az önvédelemből készített em­
lékeztetők, űrlapok, melyek másodszor is bekérik ugyanazt az infor­
mációt, számítógéppel kiprintelt adatsorok, melyek külön értelme­
zés nélkül hasznavehetetlenek, beszámolók, amiket soha senki nem
olvas el, időközi kimutatások és útijelentések, ötvenoldalas regé­
nyek olyanok számára, akik egyetlen lapnyi összegzést és ajánláso­
kat igényelnének, a szokványos írásos javaslatok zöme, valamint a
terjengős értékesítési célú levelek.
rok szortírozására (például azért, mert megtanítottuk rá), akkor
kezdhetjük a napot a valóban létfontosságú anyagok átnézésé­
vel, miközben egy pillantást sem vetünk a többire, ami később
kerül sorra. Semmi értelme leghatékonyabb időszakunkat rutin­
levelekre pocsékolni. Mindig fennáll a kísértés, hogy beletekint­
sünk a jó és rossz vagy nem várt hírekbe, de a bagatell ügyek fel­
emésztik kezdeti lendületünket.
• Ha elfoglaltságunk nem engedi, hogy a másodrendű iratokkal tö­
rődjünk, titkárnőnkkel tetessük félre ezeket — lehetőleg el a sze­
münk elől —, s egy csendesebb időszakban majd szentelhetünk
nekik figyelmet.
• Amit más is elintézhet, azt irányítsuk át, így értékes perceket
nyerhetünk.
OSZTÁLYOZÁS A SIKER ÉRDEKÉBEN
A fontos papírok kiválogatása után a Day-Timers azt tanácsolja,
hogy minden tételnél tegyük fel a kérdést: Illik-e a terveinkbe? Ha
nem, dobjuk el, csak azt mérlegeljük, járhat-e ez hátrányos követ­
kezménnyel. Ha igen, akkor a következő kérdés: Miképpen illesz­
kedik a terveinkbe? Ez már fogósabb. Nyilván nem akarunk órákig
tipródni minden szál papíron, ezért soroljuk őket az alábbi három
kategória valamelyikébe:
A) Intézendő: személyes intézkedést kívánó, vagy az illetékesre ki­
szignálható anyag (például megbízás, számla, üzleti érdeklődés);
B) Elolvasandó: olyan információ, amelyet célszerű időpontban ér­
demes megismerni (például szaksajtó, katalógus, belső jelentés);
C) Lefűzendő: későbbi forrásanyag (például személyi anyagok,
adóelszámolások, jogi iratok).
• Először is próbáljuk felszabadítani legjobb — értsd: energiában,
tiszta gondolatokban leggazdagabb — perceinket az igazán fon­
tos bejövő iratok kezelésére.
Ha van titkárnőnk, ügyviteli alkalmazottunk, aki képes a papí­
Megjegyzés: Az A-iratcsomót tartsuk magunk előtt, az asztal köze­
pén, a B- és C-paksamétát viszont megjelölve tegyük olyan helyre,
ahol nem vonják el a figyelmünket. Tapasztalhatjuk majd, hogy
gyakorlatilag a kezünkön átmenő valamennyi anyag e három kate­
gória valamelyikébe tartozik. Amikor végignézzük az A-halmazt,
emeljük ki mindazt, amit kiszignálhatónak találunk, és lássuk el egy
Post-It cédulára írt utasítással, hacsak az ügy nem kíván személyes
megbeszélést az érintett munkatárssal. Ötlet: Ha több alárendeltünk
is van, mindegyiknek készítsünk névre szóló dossziét, és rögtön
azokba tegyük a megfelelő tételeket.
64
65
HOGYAN ÉS MIKOR INTÉZZÜK A PAPÍRMUNKÁT?
Legeredményesebb vezető beosztású ismerőseim néhány alapelvet
követnek a papírok eltakarításában:
Fontos: Azonnal szabaduljunk meg minden szükségtelen vagy
nemkívánatos anyagtól, ami az asztalunkra keveredett. Ha egyszer­
re csak egy nagyobb tétel fekszik előttünk, akkor semmi nem osztja
meg a figyelmünket. A fölösleges rendetlenség megnehezíti, hogy
munkánkra összpontosítsunk.
A PÖTTYMÓDSZER
Ha ellenőrizni akarjuk papírkezelésünk hatékonyságát, próbáljuk ki
a pöttymódszert! A Bernie Rooneytól származó alapötlet igen egy­
szerű. Valahányszor felveszünk egy levelet, feljegyzést vagy más
anyagot az íróasztalunkról, tegyünk egy pöttyöt a lap bal felső sar­
kába. Egy-két nap után a kísérlet meglepő eredményre vezethet. Né­
melyik papír úgy fest, mintha himlős lenne. Ebből láthatjuk, hogy
beleestünk az időrabló papírturkálás hibájába. Rooney szerint:"Egy
év alatt nyolc teljes napot takaríthatunk meg azokból a napi negye­
dórákból, amit azzal vesztegetünk el, hogy (átlagban) tízszer nyú­
lunk ugyanahhoz a papírhoz, mielőtt elintéznénk."
SZÍNKÓDOLÁS
Egy rendkívül elfoglalt főnök titkárnője, aki hetente levelek százait
kezeli, olyan rendszert alakított ki, hogy minden bejövő küldeményt
átfut, majd pirossal megjelöli a következők szerint: (1) továbbítandó
a monogrammal jelzett munkatársnak, (2) válaszlevél diktálandó
vagy (3) az utalás szerinti téma megvizsgálása után intézendő.
Egy állandóan utazó menedzser három levéldossziét használ. A
pirosba kerülnek az azonnali figyelmet követelő anyagok; a na­
rancssárga tartalmazza a másodrendűeket; a zöld pedig a tetszés
szerinti időpontban elővehetőket. A három dosszié alapján mindig
világosan látható a napi papírmunka állása.
Bármilyen időérzékeny rendszert honosítunk meg, fontos, hogy
olyan metódust válasszunk, ami számunkra kényelmes, a legfonto­
sabbat előtérbe helyezi, a kevésbé fontos dolgokat pedig máshová
(például a papírkosárba).
66
A PAPÍRMUNKA MEGGYORSÍTÁSA
EGY LÉPÉSBEN
Sokan úgy érzik, hogy postájuk legalább 80 %-át első olvasásban
megválaszolhatják. Állításuk szerint így minden darabot csak egy­
szer kell kézbe venni. A levelek soha nem fogynak el, de azonnali
elintézésük jelentős mértékben csökkenti a napi papíráradatot. Ve­
gyük fontolóra az alábbi pontokat:
• Az eredeti levélre kézzel ráfirkantott megjegyzés, kiegészítve
egy „Kézírásos válasz" vagy „Gyors válasz" feliratú bélyegzővel
vezetői és titkárnői munkaidőt takarít meg, ráadásul gyorsabban
visszajut az ügyintézésre váró feladóhoz. Amennyiben az eredeti
példányt megtartjuk, akkor fénymásolatot küldjünk vissza.
• Ha kézzel írt jegyzetekkel kiegészíthető, saját formaleveleket
szerkesztünk, azzal rengeteg időt takaríthatunk meg az ismétlődő
jellegű kérdések és válaszok esetén. Amennyiben a levélsémákat
nem érezzük megfelelőnek, fogalmazzunk sablonbekezdéseket,
s a válaszhoz efféle instrukciókat adjunk titkárnőnknek: „Válasz:
2,4,7 bek". Rajta kívül senkinek sem kell tudnia, hogy a válasz­
adásban sablonmódszert alkalmazunk. Fogalmazzuk meg úgy a
rutinszövegeket, hogy ne tűnjenek annak!
DIKTAFONOS VÁLASZOK
A diktálás eleve hasznos eszköz. Jómagam az alábbiak szerint alkal­
mazom:
• Az első változatot minden fontos tételnél azonnal lediktálom,
igyekszem minél inkább végleges szöveget alkotni. Információ­
kérés esetén például lediktálom a választ, és utalok a kísérő anya­
gokra. Ha az érdeklődés bonyolultabb kérdést érint, például va­
lamilyen programot, akkor csak a főbb pontokat határozom meg,
a többit későbbre hagyom. Ez felgyorsítja a gondolkodási folya­
matot. Mihelyt az alap papírra került, jóval hatékonyabban tu­
dom majd átnézni és továbbfejleszteni, mintha csak félretenném
az anyagot, és később kezdenék tanakodni, hogy miként is vála­
szoljak rá.
• Ahelyett, hogy egyszerűen „lepasszolnám" az anyagot, leírom
saját gondolataimat, s úgy adom át munkatársaimnak, fölötteseimnek vagy beosztottaimnak, továbbgondolásra serkentve őket.
67
• Mindig kioktatom titkárnőimet, hogy vegyék észre a legkisebb
utalást is a kiegészítő anyagokra, amelyekre szükségem lehet,
szedjék elő azokat az aktákból — sokszor más anyagokkal
együtt, amelyek nekem elkerülték a figyelmemet —, s hozzák be
a legépelt első változattal együtt. Így gyorsan elkészíthetem a
végleges verziót.
KÉRJÜNK SZÓBELI BESZÁMOLÓT!
A papírfolyam elapasztására némelyik vezető hangkazettán számol­
tatja be alárendeltjeit, amit bárhol és bármikor meghallgathat, így
sok időt spórol. Az ilyen beszámolók igen fontos részleteket tartal­
mazhatnak, például bemutathatják, mit és hogyan mondott az ügy­
féljelölt.
Szóban hajlamosak vagyunk terjengősebben kifejezni magun­
kat, mint írásban, az ilyen beszámolók mégis hamarabb elkészíthe­
tők, és az említett részletek kulcsfontosságúak lehetnek. A hanghor­
dozás és a hangsúlyok alapján sokkal tisztább képet nyerhetünk a
helyzetről. Szükség esetén a hangszalagra rögzített anyag később
legépelhető.
EGYÉB PAPÍRMUNKÁT CSÖKKENTŐ ÖTLETEK
•
Vázlatok dupla sorközzel: Fontos papírmunka előkészítésekor
írassuk a tervezetet másfélszeres vagy kétszeres sorközzel. Ez
megkönnyíti az átszerkesztést, sokkal kevesebb idő és fáradság
árán eszközölhetünk javításokat, betoldásokat. Ezek után a kor­
szerű szövegszerkesztőkkel gyerekjáték módosítani, majd egy­
szeres sorközzel kinyomtatni a szöveget.
• Táblázatok és diagramok: Számítógéppel a legkülönbözőbb táb­
lázatok, grafikonok és más szemléltető elemek állíthatók elő, s
ez több vizuális információ nyújtására ösztönöz a nem számító­
géppel készülő anyagok összeállításánál is, ami rengeteg időt ta­
karít meg az olvasó számára, de a szerzőnek is, hiszen ezáltal tö­
mörebben fejezheti ki magát. A japánok írásuk bonyolultsága
miatt tökélyre fejlesztették a táblázatos ábrázolást. Utóbbi vagy
nem igényel fordítást, vagy igen egyszerűen lefordítható más
nyelvre.
Kilencedik fejezet
Elmondani gyorsabb
Az előző fejezetben említettem, hogy a diktálás fontos időkímélő.
Ezért az alábbiakban további ötletek és módszerek sorakoznak a
diktafon használatához. A legtöbb menedzser rengeteget foglalko­
zik tanulmányok, jelentések, elemzések és más írásos anyagok el­
készítésével. Mindezek írásba foglalásához i d ő kell, másképp vi­
szont gondolataink csak azután kezdhetnek el hasznot hozni ne­
künk, hogy mások számára papírra vetettük őket.
Ügyes diktálással minden héten sok-sok percet takaríthatunk
meg. Ehhez képest elképesztően sok vezető nem alkalmazza a mód­
szert. Nézzünk csak körül az irodákban, sokhelyütt nem is találunk
diktafont!
A modern diktafon a hatékonyság csodája: kicsi, kompakt, házon
belül és kívül telefonon elérhető, a tetejébe hordozható (egyik-má­
sik akkorka, mint egy cigarettás doboz).
Ha jól szervezzük munkánkat, és hatékonyan élünk a diktálás le­
hetőségével, pusztán ezáltal megnyerhetjük azt a bizonyos napi egy
többletórát. Tisztábban tarthatjuk íróasztalunkat és gondolatainkat
egyaránt.
IDŐKÍMÉLŐ DIKTÁLÁSI MÓDSZEREK
A témával kapcsolatban átvettem néhány gondolatot a Streamlining
Your Executive Workload (A vezetői terhek csökkentése) című
könyvemből:
• A diktafon kiváltja a gyorsírást. A hangrögzítő eszköz segítségé­
vel történő információátadás teljesen eltér a gyorsírónak való
diktálástól. A gép állandóan nálunk lehet — az asztalon, a táská­
ban vagy akár a zsebünkben. Az újfajta berendezések azt is lehe­
tővé teszik, hogy telefonmellékünkön keresztül rábeszéljünk a
központilag elhelyezett hangfelvevőre. Más rendszereknél a ve­
zető asztalára állított mikrofon a másik irodában lévő titkárnő
rögzítőjéhez csatlakozik. Nem kell várniuk egymásra, a főnök
akkor diktál, amikor akar, az elvégzetlen munka nem gyülemlik
föl.
• Nem kell lassítani. Akárhogy hadarunk, a gép mindent rögzít,
68
69
nem szól vissza, hogy: „Elnézést, nem értettem a mondat végét."
Semmi sem szakítja félbe gondolatmenetünket.
• Könnyű a változtatás. Annyi szünetet tartunk, amennyi tetszik,
és fesztelenül, mentegetőzés nélkül változtathatunk a szövegen.
Egyszerűen rávesszük az eredetileg felvettre a módosítottat.
• Nincs feszültség. Nem ül mellettünk senki, aki feszült figyelem­
mel lesné minden szavunkat. Jobban összpontosíthatunk, így
gördülékenyebben fejezzük ki magunkat.
• A diktálás nincs helyhez és időhöz kötve. Hivatali időben vagy
azt megelőzően, késő este, amikor minden csendes, autóban, re­
pülőn vagy vonaton, szállodában vagy másutt — a diktafon gyor­
sabban használható, mint egy jegyzettömb. A könnyen elröppe­
nő gondolatok azonnal rögzíthetők.
nőnk külön kérés nélkül hozza be a bennük említett forrásanya­
gokat is. Ezzel ismét időt takarítunk meg. Mialatt mi szorgalma­
san dolgozunk, asszisztensünk is elvégezheti a munkáját.
6. Ha emlékeztető feljegyzések irkálása helyett rögtön lediktáljuk
az első tervezetet, sokszor több közbülső lépcsőt iktatunk ki. Pél­
dául ahelyett, hogy véleményeket kérnénk egy beérkezett javas­
latról, a tervezetet továbbítjuk azoknak, akik kidolgozzák a
konkrét részleteket.
7. Legyen szó levélről, jelentésről vagy tanulmányról, mindig töre­
kedjünk egyből a lehető legközelebb jutni a végcélhoz. A végle­
ges verzióig talán még módosítani kell egyet-mást, ezzel a mód­
szerrel mégis világosabb, lényegre törőbb, átgondoltabb változa­
tot alkothatunk néhány rövid perc alatt.
LEVELEZÉS
UTASÍTÁSOK DIKTÁLÁSA
A diktafont legtöbb használója elsősorban a levelezés eszközének
tekinti. Az alábbi időkímélő ötletek erre a felhasználási módra vo­
natkoznak:
Ha komplikált utasításokat kell kiadnunk, ne a telefonhoz, a házite­
lefonhoz vagy a jegyzettömbhöz folyamodjunk, nyúljunk inkább a
diktafon után! Eközben tartsuk észben az alábbiakat:
1. Titkárnőnk bontsa fel és válogassa szét főbb csoportokba a postát
és a beérkező jelentéseket!
2. Emeljük ki a legsürgősebb intézkedést igénylő papírokat! Gyor­
san továbbítsuk azokat, amelyeket csupán kézjegyünkkel vagy
rövid megjegyzéssel kell ellátnunk. Ha íróasztalunkon minden
paksaméta laposabb, akkor nyugodtan foglalkozhatunk a legfon­
tosabb dolgokkal.
3. Rögtön diktáljuk le a levéltervezeteket! Hiányzik valamilyen in­
formáció? Akkor se vesztegessük az időt, csak jelezzük a helyet,
ahova később majd beszúrjuk az adatokat. Az a lényeg, hogy
amint elkészült az első változat, már megkezdődött az ügyinté­
zés. A kevésbé fontos levelek diktálását hagyjuk „lomhább" idő­
szakainkra.
4. A tervezeteket zöld vagy más színes papírra gépeltessük, így
máris látható, hogy melyek a folyamatban lévő anyagok. Ha a to­
vábbi munka másra hárul, akkor az eredetihez csatolva küldjük
át saját tervezetünket, ahelyett, hogy időrabló megbeszélések ke­
retében közölnénk észrevételeinket.
5. A diktálás végeztével az eredeti és a kísérő anyagokat a hangka­
zettával együtt zárjuk egy dossziéba, így minden elkerül az asz­
talunkról. Amikor a legépelt tervezeteket visszakapjuk, titkár­
• Úgy szóljunk munkatársainkhoz, beosztott menedzserekhez, üz­
letkötőkhöz, üzemvezetőkhöz, klubtagokhoz vagy másokhoz,
mintha jelen lennének! Az elmondottakat leírathatjuk, de még
gyorsabb, ha közvetlenül a kazettát küldjük el.
• A titkárnőnek szóló utasítást egyáltalán nem kell legépeltetni. Mi
kiadjuk, ő végrehajtja.
• Ne szaporítsuk mások gondját, hadd ne kelljen találgatniuk, mit
is akartunk mondani. Szalagra rögzített kijelentéseink nagyrészt
papírra kerülnek majd. Ez egyértelműséget követel.
• Mivel a hivatalokban, vállalatoknál, társadalmi szervezetekben a
feladatok legtöbbjének megvalósítása lépések egész sorából áll,
jó ötlet cikkelyekre bontva részletezni a tennivalókat, melyeket
így jobban átgondolhatunk. Miután megkaptuk a leírt tervezetet,
sok esetben rögtön újabb, világosabb változatot diktálunk, meg­
kímélve magunkat a javítás, átszerkesztés nyűgétől.
70
71
Tizedik fejezet
Titkárnők és más segítőtársak
Az időbeosztás, a fontossági sorrend kijelölése és a diktálás mellett
ezernyi más feladat akad, amelyben a jó titkárnő mindenkinél na­
gyobb segítséget nyújthat a vezetőnek, aki így hatékonyabban és ke­
vesebb idő alatt birkózhat meg napi tennivalóival. A jó titkárnő
nemcsak a mechanikus munka terheitől szabadít meg, hanem a spe­
ciális ismereteket és képességeket igénylő tervezés és végrehajtás
részletmozzanataival is elbíbelődik helyettünk.
Titkárnő helyett újabban egyre terjed az adminisztratív helyettes
kifejezés, ami a munkakör felértékelődését jelzi. Az időérzékeny,
olajozottan működő vezetés a menedzser és az asszisztens kölcsö­
nös figyelme és megbecsülése révén valósul meg, igazi csapatmun­
kát igényel: a telepátia határát súroló együttgondolkodási készséget,
nagy adag türelmet és mindenekfelett a hatékony és eredményes
munkavégzés iránti törekvést. Természetesen megköveteljük titkár­
nőnktől, hogy intézze a postát, bonyolítsa telefonjainkat, gépeljen
vagy használja a szövegszerkesztőt, fogadja a látogatókat, és végre­
hajtsa a többi rutinfeladatot. Különben nem is alkalmaznánk. Ám,
ha mindössze ennyit várunk tőle — vagy engedünk meg neki —, ak­
kor nem látjuk tisztán, mire való a legkülönfélébb szakterületen te­
vékenykedő menedzserek első számú segítőtársa.
Első csúcsvezetői titkárnőm, a néhai Peggy Rollason tíz eszten­
deig dolgozott velem. Utóda, Shirley McGowan több mint húsz éve
munkatársam. Mindketten mesteri szintre fejlődtek a legkülönbö­
zőbb tevékenységekben, akárcsak Cathy Gallagher, aki négy év
után saját gépíró- és szövegszerkesztő vállalkozásba fogott. Peggy,
mielőtt fájdalmas búcsút kellett volna vennünk tőle, írt egy könyvet
— elmondása szerint az én hatásomra —, The High Priced Secretary (Titkárnő a csúcson) címmel. Ez a maga nemében ma is kiemel­
kedő mű, s ezúttal én kölcsönzök belőle néhány ötletet.
VIZSGÁLJUK MEG HOZZÁÁLLÁSUNKAT!
Ha szeretnénk a beérkező anyagok nyűgét vagy örömét mind na­
gyobb mértékben titkárnőnkre áthárítani, hogy időnket azokra a pá­
lyánkat egyengető teendőkre összpontosítsuk, amelyeket csak mi
72
tudunk elvégezni, álljunk meg egy percre, és gondolkozzunk el egy
kicsit. Először is tegyük fel magunknak a következő kérdéseket:
1. Készen állunk-e arra, hogy ne csak több felelősséget ruházzunk
titkárnőnkre, hanem hagyjuk azt is, hogy a maga módján fejlőd­
jék, számos döntést hozzon, és önállóan végezze feladatait?
Meglepően sok v e z e t ő — különösen a kevésbé tapasztaltak és tá­
jékozottak — számára nehéz dió ez.
2. Segítséget nyújtunk-e a hatékony munkarend kialakításában,
amely a túlterheltség érzése nélkül lehetővé teszi a többletfela­
datok végrehajtását? Ha a legváratlanabb pillanatokban jut
eszünkbe diktálni (egyszerre mindig csak egy levelet), engedjük,
hogy bárki bármikor zavarjon, s az alkalmatlankodó telefonhívá­
sok fontosabbak számunkra munkatársunknál, akkor lehetetlen­
né tesszük, hogy titkárnőnk bármiféle hatékony, időtakarékos
napirendet alakítson ki, illetve ahhoz ragaszkodjék.
3. Hagyjuk-e, hogy titkárunk vagy titkárnőnk ugyanúgy fontossági
sorrendbe szervezze teendőit, ahogy mi tesszük? Nem minden
feladatot lehet abban a pillanatban vagy akár aznap elvégezni,
amikor felmerül. A rugalmasság a legfontosabb feszültségoldó
tényező. Ha felfogjuk, hogy azért még nem megy tönkre a cég,
mert nem megy ki minden jelentés vagy levél még ma este, és
egyik-másik érdeklődésre nem rohanunk azonnal válaszolni, ak­
kor élvezetté változtatjuk beosztottunk munkáját.
4. Osztozunk-e a dicsőségben? Aki maga akar learatni minden ba­
bért sikeresen vezetett vállalata miatt, hamarosan arra ébred,
hogy nincs is vállalata. Lássuk tehát, miképpen nyernek időt
egyes elfoglalt emberek azáltal, hogy hatékonyan együttműköd­
nek asszisztensükkel!
KAPCSOLATÉPÍTÉS
Hogyan fejleszthetjük a legmagasabb szintre ezt a létfontosságú
munkatársi viszonyt? Minden emberi kapcsolat kész művészet, de
az alábbiakban néhány konkrét ötletet olvashatunk, melyek számos
titkárnő véleményén alapulnak:
•
Minden reggel tartsunk rövid megbeszélést! Tájékozódjunk, mi
módon segíthetne titkárnőnk, hogy még többet végezhessünk.
Ha eddigi kapcsolatunk a „Tegye, amit mondtam, de gyorsan!"
jegyében alakult, munkatársunk azt hiheti, hogy elégedetlenek
73
vagyunk eddigi munkatempójával, vagy — ami még rosszabb —
hogy neheztelünk rá. Nyugtassuk meg, hogy nem erről van szó,
és indítványozzuk az összes feladat együttes áttekintését.
• Bátorítsuk titkárnőnket feladatvállalásra! Engedjük át neki az
előzetes anyaggyűjtést, vagy akár egész feladatokat is. Ha még
új a cégnél, fiatal vagy gyakorlatlan, esetleg némi időbe telik,
míg megérti, hogy kezdeményezőkészséget várunk tőle a minél
gyorsabb munkavégzés érdekében.
• Bővítsük ki felelősségi körét! Eközben mindig tegyük világossá,
hogy folyamatos tájékoztatást kérünk. Sok vezetői titkárnő nem­
csak főnöke napirendjét tartja számon, hanem ugyanakkor a sa­
játját is beterjeszti elé jóváhagyásra.
• Használjuk ki erősségeit! Ismerjük meg titkárnőnk legerősebb és
leggyengébb pontjait, ne várjunk hibátlan csodalényt! Hagyat­
kozzunk kiváló adottságaira, és igyekezzünk javítani fogyaté­
kosságain.
•
Fogadjunk el javaslatokat munkatársainktól! Egy-egy új néző­
pont sokszor teljesen új megvilágításba helyezheti a problémát.
Ellenkező irányú előny: Az a titkárnő, akinek véleményét tiszte­
letben tartják, sokkal inkább hallgat a főnökére, amikor az az ő
munkáját bírálja.
Támogassuk titkárnőnket! Ha hibát ejtett, álljunk ki assziszten­
sünk mellett! A köszönet nem marad el. Egy ilyen gesztus több
eredményre vezet akárhány fejmosásnál. Ráadásul ugyanaz a hi­
ba valószínűleg nem fog többé előfordulni.
• Négyszemközt rójuk meg! Ez az előbbi javaslat közvetlen folyo­
mánya; különösen akkor fontos, ha a titkárnő képviseli szemé­
lyünket a cég más dolgozói előtt. A hibákat megbeszélhetjük
diszkréten, anélkül, hogy aláásnánk tekintélyünket.
• Bízzunk a munkájában! Semmi sem lehangolóbb egy titkárnő
számára, mint megtudni, hogy a főnök suba alatt egy másik
asszisztensnek adott megbízásokat.
• Hadd tudja a titkárnő, mit várunk tőle! Egyértelműen tisztázzuk
vele az ebéd- és kávészünet vagy a műszakvégzés idejét. A meg­
értőkapcsolatot aláássa, ha előzetes bejelentés nélkül túlórázásra
kényszerítjük egy estébe nyúló tárgyalás miatt. A figyelmesség
figyelmességet szül.
olyasmit is meghall, amit a mi radarunk nem észlel, s informácóit
egymáshoz illesztve hathatósan egészíti ki a mieinket. Nem kell
leragadni a hivatali pletykáknál, de az sem helyes, ha teljesen fi­
gyelmen kívül hagyjuk őket.
• Használjuk ki titkárnőnk rendszeretetét! Ez gördülékenyebbé te­
heti munkánkat. Ha asszisztensünk nem eleve pedáns, akkor ma­
gunk mutassunk példát azzal, hogy megszüntetjük a saját íróasz­
talunkon uralkodó zűrzavart, s meglátjuk, hogy ezt sokkal in­
kább követni fogja, mint intelmeinket. Ha kiderül, hogy nem va­
gyunk jobbak, mint a filmről ismert furcsa pár — nos, akkor nem
tudom, mi a megoldás.
• Tanítsuk meg titkárnőnket, hogy tartsa nyitva a szemét! Biztas­
suk arra, hogy olvassa a szaksajtót, tekintettel a mi szakmai és
személyes érdeklődésünkre. Az általa gyűjtött információkat re­
mekül felhasználhatjuk jelentésekben, levelekben, beszédekben
stb.
• Ne veszítsük el humorérzékünket! Még a leghatékonyabb vezető­
nek — és titkárnőnek — is lehet időnként rossz napja. Tanuljunk
meg nevetni — együtt vagy külön — a fura mozzanatokon! Sok
titkárnő és adminisztratív segéderő számára ez a legjobb feszült­
ségoldó.
•
ELÉRHETŐSÉG ÉS IDŐPONT-EGYEZTETÉS
• Engedjünk teret az intuícióinak! Titkárnőnk úgynevezett megér­
zései nagyrészt abból táplálkoznak, hogy jártában-keltében sok
Sok ügyvezető igazgató csak a legfontosabb ügyfeleivel vagy mun­
katársaival beszéli meg személyesen a találkozók időpontjait, a töb­
bi egyeztetőmunkát titkárnőjére hagyja. Utóbbi nem önhatalmúlag
intézkedik, a programot végül is főnöke hagyja jóvá. Némelyik
csúcsvezető két személyi titkárnőt tart, az egyik a gépelést, iktatást
és egyéb, többé-kevésbé rutin jellegű, hagyományos ügyviteli fel­
adatot látja el, a másik pedig segít jobban beosztani az idejét, egy­
részt ügyel a megbeszélt programokra, másrészt bizonyos esetekben
helyettesíti, például olyankor, ha valakitől információt akar kérni,
vagy egyéb célból kell tárgyalnia, de személy szerint nem ér rá.
Ez a helyzet Allen Rosenshine-nal, az Omnicon reklámügynök­
ség vezetőjével, aki ekképp nyilatkozott Fred Worthynek a Fortune
magazinban: „Semmit nem rágok a titkárnőm szájába. Röviden fel­
vázolom, mit akarok megtudni, és ráhagyom, hogy utánajárjon, vál­
lalva a kockázatot, hogy esetleg nem kapok meg minden informáci­
ót."
74
75
Némelyik csúcsvezető azt állítja, hogy asszisztense szinte egy­
maga dönti el, kit mikor enged be hozzá, tudja, ki mehet be azonnal,
ki várhat, kit kell máshoz irányítania. Ekkora felelősség-átruházás
persze visszafelé is elsülhet, ezért különös körültekintést kíván.
•
SZÁNJUNK IDŐT A BETANÍTÁSRA!
A titkárnőnek is meg kell tanulnia valahonnan, miképp segíthet ha­
tékonnyá tenni időbeosztásunkat. Ez kezdetben maga is időbefekte­
tést igényel, jelenti ki Andrew S. Gove a Working Womariben, majd
hozzáteszi:
A betanításra fordított idő megtérül. Titkárnőnknek először is
azt kell megértenie, mivel és miért foglalkozunk, hogy azután
hathatós segítséget nyújthasson. Ne álljunk meg a szokásos
felszínes ismerkedésnél, minden reggel tekintsük át a napot,
hetenként egyszer beszéljük meg az elmúlt héten történteket és
azt, hogy mi várható a következő hétre. Ezáltal mélyítsük el
titkárnőnk szakmai ismereteit, és könnyítsük meg, hogy segít­
hessen nekünk. Ennél hasznosabb idő- és energiabefektetés
talán nincs is. A megtakarított percekben és órákban kamato­
zik majd.
TANULJUNK EGYMÁSTÓL!
•
•
•
•
•
A kölcsönös oktatásnál megszívlelendők az alábbiak:
• Vegyük fel a legjobbat, aki a legjobb fizetésért a legjobbat nyújtJa!
• Ösztönözzünk mindenkit arra, hogy titkárnőnkhöz forduljanak
olyan ügyekben, amelyeket ő is el tud intézni!
• Kérdezzük meg, mit tudna elvégezni helyettünk — hogy jobban
kihasználhassuk az időnket!
• Ne sajnáljuk az oktatásra szánt időt, megfelelő visszajelzéssel
buzdítsunk kezdeményezésre!
•
•
EGYÉB IDŐKÍMÉLŐ ÖTLETEK A TITKÁRNŐVEL
KAPCSOLATBAN
•
• Délelőtti és délutáni megbeszéléseinket ütemezzük be fix idő­
pontra! Így máskor mindketten zavartalanul végezhetjük többi
munkánkat. Ezeket az együttléteket vegyük ugyanolyan komo­
•
76
lyan, mint bármely más programpontot, ne halasszuk el folyton
arra való hivatkozással, hogy „valami fontosabb merült fel"!
Ne rángassuk be folyton titkárnőnket! Emlékeztető feljegyzése­
inket gyűjtsük össze a menedzsernaptárban, és egyszerre adjuk
ki utasításainkat — ezek legtöbbje várhat egy kicsit. Ha valami­
ről nem igénylünk azonnali tájékoztatást javasoljunk hasonló el­
járást titkárnőnknek is.
Informáljuk naprakészen titkárnőnket! Rendszeresen ismertes­
sük vele az osztályon történt változásokat, a folyamatban lévő
programokat, a másoknak adott megbízásokat, kikölcsönzött
ügyiratokat, a telefonon intézett ügyeket stb.
A folyó ügyek dossziéi legyenek külön fiókban, a kezünk ügyé­
ben, hogy ne kelljen folyton a titkárnőt ugráltatni. Ha valamit le­
zártunk, az anyagát adjuk át lerakásra.
A hetente, kéthetente vagy havonta ismétlődő feladatok adatait
vezessük egy dossziéban! Így nem kell az utolsó pillanatban kap­
kodni utánuk, amikor esedékes a következő beszámoló.
A lehető legtöbb levélre titkárnőnk válaszoljon! Az ügyesebbje a
postával együtt már a válaszokat is behozza aláírásra, vagy egy
szóbeli igen, nem, illetve talán alapjában nekünk tetsző formába
önti a szöveget — anélkül, hogy bő lére eresztené.
Jó néhány rutinfeladatot illetően ruházzunk teljes felelősséget
titkárnőnkre! Bizonyos ügyekben fordulhatnak közvetlenül hoz­
zánk, kivált, ha beosztottaink ismerik a hatásköröket. Egyébként
viszont időpazarlás azt bizonygatni, hogy asszisztensünk is el tud
járni helyettünk. Magabiztos, nyugodt fellépéssel a látogatók zö­
me meggyőzhető, hogy a titkárnőnél gyorsabban meghallgatásra
találnak.
Ismerjük meg az új módszereket, anyagokat és irodai felszerelé­
seket! Ez megkönnyíti mindkettőnk munkáját. Minek is ragasz­
kodnánk puszta megszokásból a régi, beidegződött gyakorlat­
hoz?
Állítsunk össze asszisztensünknek kézikönyvtárat! Ez hasznos
időkímélő.
Csatlakoztassuk titkárnőnket valami szakmai szervezethez, hogy
lépést tartson a fejlődéssel! Különféle országos és nemzetközi
szervezetek léteznek.
Írassuk be szakterületünknek megfelelő tanfolyamra, előadásso­
rozatra! Vegyük számba a rendelkezésre álló felnőttoktatási le­
hetőségeket.
77
• Időnként szabadítsuk ki az irodából! Ha egy napra tudjuk nélkü­
lözni, jót tehet egy kis vidéki kiküldetés, például valamilyen
anyaggyűjtési feladattal. Ezalatt mi is elintézhetjük fontos házon
kívüli teendőinket.
• Olvastassuk el vele ezt a könyvet! Azután ne csodálkozzunk, ha
még jobb időkímélő ötletekkel áll elő.
Soha ne feledkezzünk el arról a szóról, ami további munkálkodásra
buzdít, és javítja a munkahelyi légkört — köszönöm! Egy különö­
sen zaklatott nap után, melynek minden percét maximálisan kihasz­
náltuk, vagy amely a számtalan zavaró tényező ellenére hihetetlenül
eredményesre sikerült, adjuk titkárnőnk tudtára, mennyit nyertünk
időben és más tekintetben a segítségével.
GONDOLATOK A TITKÁRNŐ SZÁMÁRA
A vezető pozíciókat betöltött New York-i Phillip Diminna tippjei:
Készletek: Mindig tartalékoljunk fogyóeszközöket! Fontos, sür­
gős munkák végrehajtásánál rengeteg időt takarítunk meg, ha nem
a hajtás kellős közepén merül ki a készlet. A néha hiábavaló keres­
gélés miatt kellemetlen időveszteséget szenvedhetünk.
Írógéphez vagy nyomtatóhoz való festékkazetta, illetve -patron,
ragasztószalag, fűzőgépkapocs mindig legyen az íróasztalfiókunk­
ban. Ha netán megcsappanna, vagy esetleg teljesen kifogyna az iro­
dai készlet, ehhez a vésztartalékhoz nyúlhatunk.
Ne feledkezzünk meg a floppylemezről, üres diktafonkazettáról,
tartalék fejhallgatóról a diktafonhoz (hátha tönkremegy a régi) stb.
Műszak végén mindig ellenőrizzük íróasztalunkat. A legjobb ilyen­
kor felmérni a készleteket, hogy ne másnap reggel kelljen erre pa­
zarolni a drága perceket.
Posta: Gondosan térképezzünk fel minden postai szolgáltatást,
amelyekkel időt és pénzt takaríthatunk meg cégünknek!
T i z e n e g y e d i k fejezet
Csak semmi fax-ni!
Az írásos adattovábbítás eszköze egyre inkább a távmásoló, azaz te­
lefax, amely egy évtized leforgása alatt nehézkes és viszonylag drá­
ga kommunikációs csatornából könnyen beszerezhető, egyszerűen
használható, magánszemélyek és mikrovállalkozások számára is
megfizethető módszerré vált. Ha megtanuljuk hatékonyan működ­
tetni, sok időt takaríthatunk meg vele.
Kényelmessége nagyrészt magyarázza jelenlegi népszerűségét
és gyors elterjedését. Szolgáltatásai egyre bővülnek. „Egyes távmá­
solók ma már előre beprogramozhatók — árulja el Kevin Shea, a
Xerox faxértékesítési hálózatáért felelős alelnöke —, úgyhogy egy
érintésérzékeny képernyőn egyszerűen rábökünk egy névjegyzékre,
fényképsorozatra, térképre, és a gép az így kijelölt lista szerint to­
vábbítja az iratot."
John Lemke, a Fujitsu marketingalelnöke így beszél: „Rövid tá­
von sok cég új faxolási megoldásokat keres, céljuk a maximális ki­
használás és az átviteli költségek leszorítása, emellett a régebbi és
az újabban kifejlesztett gépek kombinálásával igazán hatékony al­
kalmazásokat igyekeznek kitalálni. A faxhasználat terjedésével
mindinkább lehetővé válik a rendszerszerű megközelítés. Az érin­
tett termékek és szolgáltatások előállítói folyamatosan növekvő sze­
repet játszanak a folyamatban."
HASZNÁLJUK A FAXOT IDŐMEGTAKARÍTÁSRA!
A fax ma már nem a nagy irodák kiváltsága; egyre több kisvállalat­
nál, magánvállalkozónál és családi otthonban található meg. Szá­
mos lehetőséget kínál az időmegtakarításra, egyebek között az aláb­
biakat:
• Azonnal kézbesítés: A hívott fél bejelentkezik, és kész.
• Tömörség: A legtöbb fax rövid és velős — gyorsabban megszer­
keszthető, s nagyobb valószínűséggel olvassák el azonnal, amit
mihamarabb válasz is követ, ha vesszük a fáradságot, és úgy fo­
galmazzuk meg mondanivalónkat, hogy könnyű legyen felelni
rá. Az előző fejezetekben részletezett írási és kommunikációs öt­
leteket garmadával alkalmazhatjuk a faxolásnál.
78
79
• Sok címzett: Ugyanazt a faxot egyidejűleg egy egész sor ember­
nek küldhetjük el — ennek csak gépünk kapacitása szab határt.
• Késleltetett átvitel: Ez lehetővé teszi, hogy az előre betáplált üze­
netet a kedvezményes tarifájú időszakban adjuk le.
• Automatikus lapadagoló: Egyes modellek akár harminc A4-es
méretű lapot is képesek befogadni, vételkor pedig minden lap vé­
gén automatikusan elvágják a papírtekercset. A feladó visszajel­
zést kap az átvitel megtörténtéről, így megbizonyosodhat arról,
hogy az sikeres volt-e, vagy sem.
• Fogadómemória: Húsz oldalnyi információ tárolása szavatolja,
hogy akkor se vesszen el a bejövő információ, ha épp kifogy a
gépből a papír.
• Kimenő üzenet és fax távkapcsoló: A programozható, tizenkét
másodperces kimenő üzenet tájékoztatja a hívókat, hogy telefo­
nunk fax üzemmódban van. A hívó fél hangjára a készülék auto­
matikusan átvált, így lehet rajta beszélni is.
EGY GÉP — TÖBB FUNKCIÓ
Már kaphatók olyan készülékek, melyek személyi számítógéppel
összekapcsolva, kiváló minőségű szoftver irányítása alatt egyszerre
töltik be a telefon, üzenetrögzítő, fax, fénymásoló, nyomtató és lap­
olvasó („magyarul" szkenner) szerepét, mindezt gombnyomásra és
elérhető áron.
Adatbázisunk frissítése közben faxolhatunk, beszélgethetünk
egy ügyféllel, mialatt szemléltető ábrát tervezünk stb. — s még csak
el sem kell mozdulnunk íróasztalunktól.
A FAXMODEM
FAXMODEM-KÁRTYA
Notebook vásárlásakor ne feledkezzünk meg róla, hogy ma már sok
modellnél választható extra a faxmodem-kártya. Tízezer forint
nagyságrendű többletbefektetés ellenében így bárhol leadhatunk és
fogadhatunk faxot, ahol találunk telefoncsatlakozást.
A mobilfaxolás netovábbjaként notebookunkkal némely mobil­
telefonhoz is kapcsolódhatunk, bár a faxolásnak ez a módja sokszor
elég lassú, következésképpen drága. A faxmodem elérési lehetősé­
get jelent sokféle információs és üzenetfelvevő szolgáltatáshoz, to­
vábbá a postai telexközponthoz és saját irodai személyi számítógé­
pünkhöz vagy számítógép-hálózatunkhoz (feltéve, hogy az iroda is
rendelkezik modemmel).
ÚJSÁG FAXON
Számos cég információi, díjszabások, katalógusok, prospektusok,
menetrendek, utazási ajánlatok, sőt még egyes újságok is lekérhetők
faxon. Egyes esetekben a hívásra géphang jelentkezik, s az általa
megadott számok lenyomásával több lehetőség közül választhatjuk
ki a bennünket érdeklő adatokat.
Tizenkettedik fejezet
Elektronikus posta
Amennyiben a nap egy részében számítógéppel dolgozunk, és leve­
lezést bonyolítunk, vegyük fontolóra a faxmodemek számottevő
előnyeit. Egy levél kinyomtatása, aláírása, borítékolása, felbélyeg­
zése és postázása meglehetősen időrabló — ha mindez csak öt per­
cet vesz igénybe, tizenkét küldemény esetén az is naponta egy egész
óra. Sokkal inkább megéri beszerezni egy jó minőségű faxmode­
met, amely a megírás pillanatában továbbítja, illetve a fax memóriá­
jába táplálja üzenetünket. A bejövő faxok is fogadhatók a számító­
gépben.
A faxolás általában egyedi módszer: egy küldőtől egy vagy több fo­
gadó felé irányul. A nagybani üzenetküldőknél vagy -fogadóknál —
nagyvállalatoknál, ügynökségeknél stb. — azonban a kicserélt in­
formációk puszta tömege annyi időt igényel, ami újfajta rendszerek
kifejlesztését és ezek szolgáltatásainak állandó bővítését követeli.
Nézzük például jelenlegi telefonálási szokásainkat. Egyetlen be­
szélgetés lefolytatásához nemegyszer négy-öt menetnyi telefonos
»,pingpongozás" szükséges. Ira Meyer így ír erről a The Electronic
Mailbox (Az elektronikus postaláda) lapjain: „Az első hívást A kez­
deményezi, de B titkárnőjétől megtudja, hogy a főnök értekezik.
Amikor B visszahívja, azt a felvilágosítást kapja, hogy A pillanat­
nyilag nem elérhető. A következő alkalommal B jár házon kívül.
80
81
Még két-három próbálkozás után egy kis szerencsével megvalósul
az áhított beszélgetés." Ilyesmi Meyer szerint megesik azonos épü­
leten belül vagy a kontinens két végén, esetleg az óceán két oldalán
elhelyezkedő irodák között. Amint időzónákat lépünk át, a helyzet
tovább súlyosbodik.
Meyer leszögezi, hogy az elektronikus posta — azaz az E-mail
és a hangposta — fontos időmegtakarító tényezővé vált az effajta
problémák leküzdésében. Tárcsázzuk a számot, az automata fogad­
ja a hívást, s bárhonnét bármikor hosszú, hangos üzenetet hagyha­
tunk. A címzettnek nem is kell ott lennie, s ráér a számára megfelelő
időpontban foglalkozni az üzenettel. A válasz hasonlóképpen bo­
nyolódik, a feleletként küldött üzenet az illető hangpostafiókjába
jut, ahol felhasználásáig türelmesen pihen. A rendszer fejlettségétől
és a felhasználók igényeitől függően az érdekeltek valamiféle jel­
zést kaphatnak az üzenet beérkeztéről. A tömegessé válás nyomán
az időegységenkénti díj alacsony, s a kényelmes módszer piaca egy­
re bővül, állítja Meyer.
A helyi vagy távhálózatra kapcsolt személyi számítógépek
robbanásszerű sokasodásának folytatódásával az elektronikus posta
írott formáját, az E-mailt is birtokba vették a nagyvállalatok után az
egyéni felhasználók, ahogyan az a fax esetében történt.
Az elektronikus üzenethagyás módszerével élhetünk magánem­
berként vagy egy cég alkalmazottjaként, mely utóbbi esetben az
üzembe vétel vállalati döntés kérdése. Magánosok vagy kisvállalko­
zók, amennyiben helyzetük megengedi, hogy foglalkozzanak ezzel
a kérdéssel, fontolják meg, hogy tevékenységükben mennyire hasz­
nosíthatók az új technikai megoldások.
IDŐMEGTAKARÍTÁS ELEKTRONIKUS POSTÁVAL
Hívó félként az alábbiakra ügyeljünk:
• Üzenetünk legyen rövid és lényegre törő!
•
Közöljük a konkrét válaszhoz szükséges adatokat, és kérjünk mi­
hamarabbi választ!
• Ha visszahívást kérünk, közöljük, mikor vagyunk elérhetők!
• Ha E-mailválaszt kérünk, közöljük, mikor ellenőrizzük postafió­
kunkat!
Fogadó félként a következőkre ügyeljünk:
82
• Akkor hívjuk postafiókunkat, amikor van időnk az üzenetek el­
olvasására!
• A dolog fontosságától és sürgősségétől függő gyorsasággal vála­
szoljunk!
TÖBBSZÖRÖS ÜZENETHAGYÁS
A hangposta és az E-mail révén a hálózatra kapcsolt címzettek
egész csoportjának küldhetjük egyidejűleg ugyanazt a szóbeli, illet­
ve írott üzenetet. Ezáltal magától értetődően kiküszöböljük a máso­
latok készítésére és elküldésére fordított időt. Ugyanígy a begyűjtött
válaszokat is egyszerre hallgathatjuk meg, vagy olvashatjuk el egy
későbbi időpontban. A csökkenő költségek, az idő- és energiameg­
takarítás mind népszerűbbé teszi ezeket a rendszereket.
TEGYÜK KÖNNYEN HASZNÁLHATÓVÁ
HANGPOSTAFIÓKUNKAT!
Nancy Friedman St. Louis-i „telefondoktor" megállapítja, hogy az
automatikus üzenetrögzítés vagy hangposta széles körűvé válása
nyomán az alapvetően energiamegtakarítónak tekintett módszer
használata és hatékonysága parázs viták forrása lett.
Az elégedetlen vélemények ellenére Friedman asszony kitart
amellett, hogy az automatikus üzenetfelvevő rendszerek segítik az
idő kihasználását és növelik a termelékenységet, csak el kell sajátí­
tanunk megfelelő használatukat. Mint megjegyzi: „A hangposta­
szolgáltatás statisztikai adatai szerint az üzleti célú telefonhívások
felében csupán egyirányú információátadás történik, ami feles­
legessé teszi a közvetlen beszédkapcsolatot. Az üzleti hívások het­
venöt százaléka az első kísérletre semmi eredményt sem hoz, csu­
pán a közismert oda-vissza pingpongozást indítja el. A hangposta
elleni zúgolódás dacára komoly okok magyarázzák, hogy oly sok
vállalat vásárol ilyen rendszereket." A következőkben Friedman
tippjei olvashatók azzal kapcsolatban, hogy miként tehetjük fel­
használóbaráttá és produktívvá a hangpostát.
• Kimenő üzenetünket saját hangunkon rögzítsük, közölve nevün­
ket és részlegünket! Például: „Ön Lantos Karola hangpostafiók­
ját hívta az Értékesítési osztályon."
• Fogalmazzunk személyes, informatív stílusban! Kerüljük a „Je­
lenleg nem vagyok elérhető' típusú szövegeket. Jobban hangzik
83
•
•
•
•
•
a következő: „Háromig értékesítési értekezleten vagyok. Ha
azonnali felvilágosítást igényel, a titkárnőmet elérheti a négy­
negyvenötös melléken, vagy a nulla gomb megnyomása után be­
szélhet a telefonközponttal." Az efféle üzenetet viszont állandó­
an frissíteni kell.
Tudassuk a hívóval, hogy visszahallgatjuk az üzeneteket! „Ké­
rem, hagyjon üzenetet! Rögzítőmet gyakran ellenőrzöm." A leg­
többen megfogadják a tanácsot, ha úgy érzik, hogy rendszeres
időközökben visszahallgatják az üzeneteket.
Gyakoroljuk a kimenő" üzenet beolvasását, amíg hangunk termé­
szetesen nem cseng! Ne érződjék az olvasás, viszont mosolyog­
junk beszéd közben. Senki sem áll szóba egy rideg masinával.
Mielőtt szabadságra megyünk, feltétlenül cseréljük le a kimenő
üzenetet! Üzletkötők már sok fontos ügyfelet veszítettek el, mert
hetekig nem hívták vissza őket.
Minden üzenethagyót hívjunk vagy hívassunk vissza! Különben
nem sokat ér a rendszer.
A
rendszer bevezetése után fontosabb üzletfeleinket tájékoz­
tassuk erről! Rokonszenvkeltő gesztus egy rövid, személyre szó­
ló levél, mely rögzíti a változás tényét, és tájékoztat az üzenetha­
gyás módjáról.
HOGYAN HASZNÁLJUK MÁSOK HANGPOSTÁJÁT?
Erre nézvést Friedman asszony a következőket tanácsolja:
• A legtöbb rendszer lehetővé teszi a kimenő üzenet átugrását. A
nulla gomb lenyomásával a hívó azonnal összeköttetésbe kerül a
telefonközpontossal. A gyakran előforduló mellékek számát ír­
juk fel magunknak, hogy legközelebb rögtön beüthessük a meg­
felelőt.
• Ha a hívott személy helyett a gép válaszol, hagyjunk részletes,
teljes üzenetet! Használjunk ki minden hívást! Jelöljük meg a
kért információt, így a másik fél felkészülten hívhat vissza ben­
nünket.
• Csigavér! Bármilyen bosszantó kezdeti tapasztalatokat szerzünk
is egyes rendszerekkel, ne felejtsük el, végül mindenki leküzdi
fogyatékosságait.
• Tanuljunk mások hibáiból! Jegyezzük fel, ami más cégek hang­
postájában felingerelt! Figyeljünk az ügyes kimenő üzenetekre!
Törekedjünk a lehető leginkább felhasználóbaráttá tenni saját cé­
84
günk üzenetrögzítő rendszerét, és mindennap sok-sok percet
nyerünk majd.
A HANGOS ÜZENETEK EGYÉB ELŐNYEI
A hangposta használói hamar észrevehetik, hogy ez az eszköz a fen­
tieken kívül az alábbi okokból is hatékony időmegtakarító:
• Általa gyorsabban és pontosabban hagyhatunk üzenetet, mintha
a vonal végén valaki egy cetlire firkantaná a mondottakat — így
kevesebb lesz a visszahívást igénylő kérdés.
• Illetéktelenek nem ismerhetik meg az üzenetet.
• A hívások rövidebbek. A hangpostánál az emberek nem locsog­
nak, az üzletre szorítkoznak.
• Nem zavarnak az időzónák, nem korlátoz a 9-től 5-ig tartó mun­
kaidő. A távolságok növekedtével ez egyre nagyobb előny.
• Megszűnik az üzenetirkálás. A titkárnők produktívabb felada­
tokkal foglalkozhatnak.
• Kevesebb a „csipogtatás". Ha valakit a személyhívóján keresztül
próbálunk elérni, akkor meg kell várnunk, míg telefonközeibe
jut, és bejelentkezik, illetve visszahív bennünket. Egyébként a
hangposta is összekapcsolható személyhívórendszerrel, amely
úgy programozható, hogy a „csipogó" hangjelzést adjon, vala­
hányszor az illetőhangpostafiókjába üzenet érkezett. A hívott fél
akkor tárcsázza a hangpostát, amikor ráér visszajátszani üzene­
teit.
E-MAIL
MAGÁNSZEMÉLYEKNEK
Az E-mail lehetővé teszi, hogy távolságtól és időzónától függetle­
nül, a nap huszonnégy órájában írásos üzeneteket küldjünk és fo­
gadjunk, közvetlenül személyi számítógépünkön. A rendszer tagjai
a megfelelő szoftver segítségével címjegyzéket hozhatnak létre,
melynek révén a leírt szöveget egyetlen mozdulattal továbbíthatják
a kiválasztott személy vagy cég elektronikus címére.
Ma már lehetséges az üzenetküldés az E-mail- és az Internetszolgáltatások előfizetői, a telex- vagy faxtulajdonosok között is.
85
T i z e n h a r m a d i k fejezet
Sok kéz, hamar kész
Van egy anekdota a fiatal menedzserjelöltről, aki személyzeti veze­
tőnek jelentkezik, s megkérdik tőle, korábban milyen munkakörö­
ket töltött be.
— Elvégző voltam, kérem — felelte.
— Elvégző? Hát az meg mi?
— Hát, kérem, amikor a főnököm valamit el akart végeztetni, ki­
szignálta a gazdasági igazgatónak. A gazdasági igazgató a főköny­
velőre osztotta a munkát, az meg a pénzügyi csoportvezetőre. A cso­
portvezető pedig kiadta nekem.
— Na, és mi történt azután?
— Mivel én senkinek sem tudtam kiadni, elvégeztem a feladatot.
Még számtalan történetet lehet találni a rosszul értelmezett fel­
adatkiosztással kapcsolatban.
A közkeletű hiedelmeket félretéve, a hatáskörök átruházása
ugyancsak fontos eleme a percek, órák, napok és hónapok megtaka­
rításának.
Az átruházás alapelve egyszerűnek tűnhet, gyakran mégis bo­
nyolulttá teszi az, hogy a világ legkomplikáltabb és legérzékenyebb
műszerével, az emberi elmével áll összefüggésben. Márpedig —
mint mindannyian tudjuk — az embereknél egy meg egy nem fel­
tétlenül kettő.
A széles körű feladatátruházás talán a legnehezebb dolog, amivel
a felfelé törekvő vezetőknek foglalkozniuk kell. Ez különösen igaz
a magánvállalkozásokra. A csapatépítés közben arra kell buzdíta­
nunk másokat, hogy a mi pénzünket veszélyeztetve merjék vállalni
a tévedés kockázatát; másképp sohasem nőnek fel a feladathoz. Egy
ízben megkérdeztem C. R. Smitht, az American Airlines légitársa­
ság elnökét, mi az a döntő lépés, ami valóban elindította a fölfelé
vezető úton. A következőt válaszolta:
Amikor az első asszisztensem munkába állt, szinte bármit csi­
nált, elégedetlen voltam. Annyi ideig tartott, amíg elmagya­
ráztam, mit akarok, és amíg fele olyan jól elvégezte, mint én
tudtam volna, hogy úgy láttam, több időt vesztettem az
egésszel, mint nyertem. Egyszer azután rádöbbentem, hogy
86
ameddig tevékenységem arra korlátozódik, amit én magam
végrehajtok, akkor folyton időhiányban fogok vergődni, és
nem számíthatok komolyabb előrehaladásra. Így hát arra
összpontosítottam, hogy megfelelő munkatársakat találjak, és
betanítsam őket. Szorgalmas és rátermett embereket keres­
tem, még ha nem pontosan úgy dolgoztak is, mint én. Minden
segítő kéz és kiképzett elme hozzájárult, hogy magam is to­
vábbfejlődjek, és előbbre jussak.
A ranglétrán fölfelé haladva nem könnyű leszokni arról, ami az
adott pozícióba juttatott bennünket. Ha azonban akár tudat alatt ra­
gaszkodunk ahhoz, hogy végezzük mindazokat a tevékenységeket,
amelyeket korábban, akkor nem marad energiánk a magasabb szin­
tű tervező és összehangoló munkára, amelyet új helyzetünk és tö­
rekvéseink megkívánnak.
A „RÉSZLETKERÜLŐ" RENDSZER
Nem mindannyian alkalmazhatjuk azt a „részleteket kerülő" szisz­
témát, amelyet Robert P. Carney tengernagy, hosszú időn át az
Egyesült Államok haditengerészetének főnöke. Az admirális így
magyarázta módszerét:
Éveken keresztül alkalmaztam egy tisztet a belső ügyvitelszer­
vezés szakértőjeként. Egyetlen dolga volt: hogy távol tartsa
tőlem mindazt, ami nem kifejezetten az én dolgom.
Semmi nem juthatott az asztalomra, amit valamelyik ráter­
mett alárendeltem elintézhetett. A nagy horderejű és hosszú
távú kérdéseket elém tárták. A tényleges elemzés kimutatta,
hogy a rendszer 50 %-kal csökkentette az általam kezelt téte­
lek számát az elődömhöz képest.
Nem hiszem, hogy a haditengerészet kárát látta volna en­
nek. Épp ellenkezőleg, több időm maradt, hogy azokon a dol­
gokon gondolkodjak, amelyek kizárólag az én felelősségi kö­
römbe tartoztak. Ráadásul kötetlen, gondolatébresztő beszél­
getéseket folytathattam helyetteseimmel, a hozzám beosztott
tisztekkel, fölötteseimmel és civilekkel — ami mind-mind hoz­
zájárult valamivel a haditengerészet ügyéhez, és segített meg­
értenem
a
meghatározó jelentőségű problémákat.
87
A FELADATÁTRUHÁZÁS VEZÉRELVEI
Puszta kényelmességből delegálni feladatokat nem veszélytelen, fi­
gyelmeztet Donald és Eleanor Laird, majd hozzáteszik:
Másfelől, ha a cég erősítése vezérel bennünket, feltehetően
eddig kiaknázatlan tehetségekre bukkanunk majd dolgozóink
között (és hasonlóképpen családtagjaink körében), s ennek
megfelelően tudjuk kiosztani a munkát. Mindkét esetben ko­
moly önfegyelemre van szükségünk.
Ha minden részletet magunk akarunk kézben tartani, ezzel
szinte versenyre kelünk alárendeltjeinkkel, s végeredményben
elbátortalanítjuk őket. A tehetségesebbje valószínűleg elhagy
bennünket. Mások lazítanak, hagyják, hadd kínlódjunk egye­
dül. Egyet jól jegyezzünk meg: akikre feladatot bízunk, nem
csupán a málhás ökör szerepét kívánják betölteni! A fontos­
nak érzett megbízatásokra viszont jobban sóvároghatnak, és
azokra esetleg sokkal rátermettebbek, mint hinnénk.
Lairdék feladatátruházási vezérelvei a következőképpen hangza­
nak:
1. Készítsük el az átruházott funkciók listáját! Vázoljuk fel az irá­
nyításunk alá tartozó részleg funkcióit, mindegyik mellé írjuk
oda annak nevét, akire konkrétan rábíztuk, vagy rá kellene bíz­
nunk. Így feltárulhatnak a lefedetlen területek, vagy azok, ame­
lyekre szükségtelenül több személyt is kijelöltünk.
2. Világosan jelöljük meg a célokat és hatásköröket! Félreérthetet­
lenül közölnünk kell beosztottjainkkal, meddig terjed a hatáskö­
rük, és milyen eredményt várunk tőlük — de azt már nem, hogy
miként oldják meg feladatukat!
3. Fogalmazzuk meg a probléma vagy megbízatás lényegét! Isme­
retlen problémára nem létezik megoldás. Ha nem tudjuk tömören
és világosan felvetni a kérdést, akkor a feladat kiosztása előtt
még egy kicsit meg kell erőltetnünk az agyunkat. Kiváló példa a
rossz feladatkiosztásra, ha valakit arra kérünk, menjen az X osz­
tályra, és „tegye hasznossá magát".
4. Ne kapkodjunk! Kezdjük kisebb megbízatásokkal. Nem annyira
a munka nagysága számít, inkább a munkamegosztás ténye.
Emellett a munkamegosztástól húzódozó vezetők könnyebben
feladják ódzkodásukat, ha fokozatosan meggyőződnek beosztot­
taik megbízhatóságáról.
88
5. Számoljunk a csoportmunka hatásával! A kiosztott feladatoknak
illeszkedniük kell munkatársaink egyéniségéhez és képességei­
hez. Ha az értekezleten felvetünk egy problémát, tegyük egyér­
telművé, ki osztja a lapot. A felelős vezető tulajdonképpen csa­
patkapitány — de a csapatnak ismernie kell a taktikai elképzelé­
seket.
6. Rövid távú megbízatásokkal indítsunk! Ezáltal kisebb kockázat
mellett változatosabb feladatokkal több embert próbálhatunk ki,
pontosabban felmérhetjük az egyéni képességeket.
7. Váltogassuk a reszortokat! A szervezet-központú vezető nem­
csak a kipróbált kevesekre alapoz; mindenkinek ad lehetőséget,
így törekszik fejleszteni csoportját.
8. Adjuk tovább a stafétabotot! Ez nem a terhektől való megszaba­
dulást, hanem az utánpótlás kinevelését célozza. A vezetési mód­
szerekben élenjáró General Electric szerint a vezetőknek náluk­
nál tíz évvel fiatalabb csapatot kell összehozniuk a feladatok el­
végzésére. Minden vállalkozásnak szüksége van képzett tarta­
lékgárdára, ha fejlődni akar.
9. Vonjuk be a megbízottakat a tervezésbe! Így felkészülnek a mun­
kára, és érzik, hogy részesei a közös célnak. Ezenfelül, ha közel
kerülnek a tűzhöz, értelmes tanácsokat adhatnak.
Bölcs dolog határidőket kitűzni, és világossá tenni, milyen
gyakorisággal, pontosan mikor kérjük a beszámolókat az előre­
haladásról. Az időpontokat megbízó és megbízott egyaránt je­
gyezze elő a naptárába. Különben olyan az egész, mint amikor
barátunkat vacsorára hívjuk „valamelyik estére", vagy ebédre „a
közeli napokban". Az ilyesmi ritkán valósul meg.
10.
Úgy alakítsuk ki a feladatokat, hogy minimumra csökkenjenek a
hibalehetőségek és a hátrányos következmények! Mivel hibák
óhatatlanul előfordulnak, érdemes az első megbízatásokat úgy
szervezni, hogy a baklövések ne vezessenek katasztrófához. Az
úgynevezett hiba egyébként sok esetben nem egyéb, mint olyan
lépés, amelyet mi magunk nem tettünk volna meg. A hatékony
delegálás különféle módszerek kipróbálását igényli — így ki-ki
saját tapasztalataiból tanul. A megbízottakat ne riassza el, ha elé­
gedetlenül fogadjuk megoldásaikat — ahogyan bennünket se
fölötteseink elégedetlensége. Mindenki eredeti, egyéni, sajátos
megközelítést mutat fel, így bontakozhat ki a tehetségek széles
skálája.
89
A FELADATÁTRUHÁZÁS —
HATALOMÁTRUHÁZÁS!
Charles R. Hobbs úgy véli, amint a cég növekedésével felelősségi
körünk bővül, egy idő után nem ellenőrizhetünk közvetlenül min­
den munkamozzanatot. Valakit be kell vonnunk, ki kell oktatnunk
és fel kell készítenünk, hogy átvegye a terhek egy részét. A sikeres
vezetők ezért a legjobb idő- és energiakihasználásra való tekintettel
az alábbi szabályokat követik:
1. A döntéseket azon a legalacsonyabb szinten kell meghozni, ahol
már rendelkezésre áll a szükséges információ és áttekintőképes­
ség.
2. A beszámolók ne problémákat, hanem válaszokat tálaljanak ne­
künk.
Hobbs Peter Druckert idézi, aki a How to Manage Your Time (Ho­
gyan gazdálkodjunk az idővel?) című könyvében az időkímélő fel­
adatátruházáshoz az alábbi kát kiinduló kérdés feltevését javasolja:
1, Mi az, amit nem kéne magamnak végeznem; mit végeznek má­
sok a szükségesnél magasabb szinten?
2. Mit tudnának mások elvégezni (már most is, vagy kellő oktatás
után)?
Miután ezekből a kérdésekből kirajzolódik a feladatátruházás szük­
ségessége és igénye, Hobbs kilenclépéses eljárást tanácsol:
1.
2.
3.
4.
5.
Válasszuk ki a munka elvégzésére képes személyeket!
Győződjünk meg róla, hogy értik, mit várunk tőlük!
Tudassuk velük, hogy őszintén bízunk képességeikben!
Beszéljük meg a határidőket!
Ügyeljünk arra, hogy munkatársaink a feladat egész tartamára el­
kötelezzék magukat!
6. Kezdettől fogva tudatosítsuk bennük, hogy figyelemmel kísérjük
munkájukat, azután tegyünk is úgy.
7. Nyissunk teret a másfajta elképzelések és kezdeményezések
előtt!
8. Ne dolgozzunk mások helyett!
9. Az elért eredményekkel arányosan jutalmazzunk!
Hobbs hozzáteszi:
A kívánt magatartást a jutalmazás teszi tartóssá.
90
Legjobb az
olyan jutalmazás, amely az önbecsülésre hat: baráti vállveregetés, különleges elismerés; időnként prémium, ha arra mód
van; előléptetés; esetleg soron kívüli szabadnap. Bármilyen
furcsa, az egyik legjobb jutalom az, ha újabb serkentőfelada­
tokat adunk. Jegyezzük meg: ha a megbízás sikertelen marad,
ennek több oka is lehet: nem a legalkalmasabb személyt vá­
lasztottuk ki a feladatra, talán nem tolmácsoltuk világosan a
követelményeket, esetleg nem tűztünk ki megfelelő határidő­
ket, vagy nem biztosítottuk a reális felelősségvállalást.
KIT VÁLASSZUNK A FELADATRA?
Vezetőként fejtörést és tervezést kíván tőlünk a megbízásra legal­
kalmasabb személy kiválasztása. Lairdék így részletezik a tenniva­
lókat a The Techniques of Delegating (Feladatátruházási technikák)
című könyvükben:
• Keressünk kiaknázatlan képességű személyeket!
A
vezetők
gyakran hajlamosak rutinfeladatok alapján megítélni embereiket
— holott az efféle munka nem sok igazi kihívást jelent. A tapasz­
talatok szerint az átlagos dolgozó rendszerint sokkal többre ké­
pes, ha lehetőséget kap. Felfedezetlen tehetségek rejtőzhetnek az
irodában, üzletben, műhelyben vagy üzemben, akik megfelelő
irányítás esetén eredményesen hajtanák végre a megbízásokat, s
ezzel időt takarítanának meg számunkra.
• Sokféle feladatot adjunk ki! Minden cégnél rengeteg fajta aprócseprő probléma vár megoldásra. Ezek közül sok kiosztható, és
jó mércéje annak, miként tudnak bánni munkatársaink a felelős­
séggel. A siker növeli önbizalmukat is.
• Ne hagyatkozzunk a bevált választásra! Természettől fogva haj­
lunk arra, hogy a legalkalmasabbnak látszó, vagy korábban már
bizonyított személyt válasszuk. Ez nem mindig a legbölcsebb
módszer, mert
Túlterheli a nyerő lovat;
Irigységet és ellenszenvet támaszthat kedvenceinkkel
szemben;
Önelégültséget vagy elbizakodottságot szülhet;
Nem fejleszti az egész csapatot.
A kevésbé kézenfekvő választás esetén többet kell ugyan magya91
ráznunk, és talán lassúbb eredményekre számíthatunk, mégis elő­
nyünk származik abból, hogy mindenki újabb és újabb feladatok­
ba tanul bele.
• Adjunk feladatot azoknak is, akik valamilyen gyengeséggel küz­
denek! Az ilyeneknek gyakran segíthetünk azzal, ha a lelkükre
beszélünk, de hasznos lehet a fejmosás vagy direkt fenyegetés is.
Sokkal, de sokkal többet érhetünk el azonban akkor, ha olyan fel­
adatokat ruházunk rájuk, melyeknek eredményeként új jártassá­
gokra tesznek szert. Ez nekünk is új időmegtakarítási lehetősé­
geket tár fel.
Lairdék szerint egyes esetekben a feladatátruházás legfonto­
sabb eleme, alárendeltjeink bizalma, hogy
ka. A szakértők nem osztják ezt a nézetet. Az alábbi lépések segíte­
nek felülvizsgálni saját delegálási technikánkat.
A sikertelenség és időveszteség oka gyakran a rosszul végzett fel­
adatátruházás. Egyesek azt hiszik, hogy a — katonáéknál szokásos
— szájbarágós utasítás és a szorosan tartott gyeplő a jó delegálás tit­
1. Mutassuk be a valódi célunkat! Határozzuk meg a lehető legtö­
mörebben, milyen eredményeket várunk. Tegyük fel, hogy meg­
bízunk valakit a szállítások egyik fázisának tanulmányozásával.
Sokkal jobb eredményekre számíthatunk, ha elmagyarázzuk,
hogy a fizetésemelések érdekében szeretnénk lefaragni a költsé­
geket. Ha megismertetjük megbízottainkat a részleg, a főosztály,
a cég vagy akár az egész szakma céljaival, világosabban látják a
szóban forgó feladatot. Emellett tisztázzuk, hogy miért és kinek
kell elvégezni a munkát.
2. Vonjuk be megbízottainkat a döntésekbe! Lehetőség szerint ne
csak azt engedjük, hogy saját kezdeményezésekkel éljenek, és
részt vegyenek a munkájukra vonatkozó döntésekben, hanem ha
több nagyjából egyenértékű elgondolás merül fel, fogadjuk el
azt, amelyik a feladat tényleges végrehajtójától származik. Az
ember akkor igyekszik a leginkább, amikor saját ötletének élet­
képességét igyekszik bizonyítani.
3. Hangsúlyozzuk a kihívást! Ha kemény feladatról van szó, húzzuk
alá, hogy azért választottuk az adott személyt, mert bízunk a si­
kerében. Mondjuk meg neki, hogy meggyőződésünk szerint
nemcsak képességeit fogja bizonyítani, hanem gyarapítja tapasz­
talatait, szaktudását és hozzáértését is, ami segíti majd az előbbre
jutásban.
4. Nevezzük meg az információs forrásokat! Mondjuk meg az ille­
tőnek, hová fordulhat segítségért, különösen kényes kérdések­
kel. Ha megígérjük mások támogatását vagy bizonyos technikai
eszközök használatát, akkor legyen gondunk ezek elérhetőségé­
re. Határoztassuk meg, hogy megbízottunk milyen segéd­
eszközöket igényel, azután ellenőrizzük, hogy ezek megfelelő
mértékben álljanak rendelkezésére.
5. Adjunk esélyt megbízottainknak! Tegyük lehetővé, hogy a közö­
sen kitűzött célhoz képest bármely konkrét időpontban felmér­
hessék előrehaladásukat a végzett munka tükrében.
6. Számítsunk a hibákra! A hibák elkerülhetetlenek. Az egész vál­
lalkozás célját szem előtt tartva a menet közben ejtett kisebb hi­
bák ne izgassanak bennünket szükségtelenül. A hiba elkövetőjét
természetesen felelősség terheli, függetlenül attól, hogy a végső
felelősség a főnök vállán nyugszik.
92
93
nem hagyjuk magukra őket a csatában;
nem vonjuk vissza hatáskörüket;
nem ítéljük el őket baklövéseikért;
nem hozunk döntéseket távollétükben;
nem títkolódzunk előttük;
nem figyeltetjük őket másokkal; nem fosztjuk meg őket
tanácsainktól és tapasztalatainktól.
• Adjunk feladatot beszállítóinknak! A beszállítók gyakran ko­
moly szolgálatot tehetnek nekünk. Adatokat gyűjthetnek, mun­
katerveket dolgozhatnak ki, rámutathatnak, miként használhat­
nánk fel hatékonyabban az alapanyagokat. Sokszor anélkül te­
szik mindezt, hogy új rendelések lennének kilátásban.
•
Osszuk meg képességeinket! Valószínűleg a többiekét meghala­
dó képességeink folytán váltunk főnökké. Osszuk meg ezeket
megbízottainkkal! Mondjuk el nekik, amit magunk tapasztaltunk
az átruházott feladattal kapcsolatban. Hallgassuk meg az előre­
haladásról tett beszámolókat, és legyünk segítségükre azokban a
kérdésekben, melyekkel hozzánk fordulnak, és amelyekre csak
mi tudjuk a választ. Kifizetődik a fáradság.
ELLENŐRIZZÜK
FELADATÁTRUHÁZÁSI
TECHNIKÁNKAT!
7. A bírálat legyen építő! Dühödt, ennélfogva romboló hatású kiro­
hanások helyett mutassunk rá, hogy hiba történt, s legközelebb
miképpen kellene kezelni a problémát. Puszta zsörtölődéssel
csak azt érjük el, hogy megbízottaink a továbbiakban kerülik a
kockázatos döntéseket. Vagy a korábbi módszerekhez ragasz­
kodnak, vagy folyton ránk vagy másokra hárítják a döntéseket—
ami végül ahhoz az időrabló, kimentő megoldáshoz vezet, ame­
lyet a feladatátruházással kikerülni kívántunk.
8. Kerüljük a túlszabályozást és megbízottaink döntéseinek vissza­
vonását! Ha megbízottaink felelősséget viselnek bizonyos ered­
ményekért, és hatáskörrel bírnak az azokhoz szükséges lépések
megtételére, akkor sokkal nagyobb valószínűséggel hoznak he­
lyes döntéseket.
AZ
„INFARKTUS-MEGKÖZELÍTÉS"
Tegyük fel, hogy egy szívroham után csak napi négy órát dolgozha­
tunk a mostani több mint nyolc helyett. Mely funkcióinkat tartanánk
meg? Melyeket küszöbölnénk ki, vagy delegálnánk másoknak?
Kijelenthetjük-e, hogy nem tudnánk elvégezni a munkánkat, ha
csak fele annyi idő állna rendelkezésünkre? Vagy inkább az általam
ismert leghíresebb példát, a volt amerikai elnök Dwight D. Eisenhowert követnénk, aki infarktusát követően elengedhetetlen és nem
elengedhetetlen feladatokra osztotta munkáját? Egyes feladatokat
teljesen törölnénk, másokat pedig a szükséges minimumra szoríta­
nánk?
Eisenhower úgy találta, hogy feltétlenül
•
•
•
•
be kell töltenie a fegyveres erők főparancsnoki tisztét;
elnökölnie kell a nemzetbiztonsági tanácsban;
figyelnie és irányítania kell a fő külpolitikai lépéseket;
felügyelnie kell a kulcsfontosságú gazdasági kérdéseket.
Mindezek önmagukban véve is komoly követelményeket támasz­
tottak, viszont az elnök visszafogta azokat a tevékenységeket, ame­
lyeket nem tartott elengedhetetlennek. Ide tartozott
•
•
•
•
•
Ezzel az eljárással Eisenhower mindaddig megszabadult az időrab­
ló tennivalóinak nagyrészétől, amíg vissza nem nyerte munkaerejét.
Ám azután sem vállalt magára annyi terhet, mint korábban, így for­
dította hasznára a válsághelyzetet.
Ez az „infarktus-megközelítés" tagadhatatlanul drasztikus, de ha
jól átgondoljuk, segít tisztábban látni, mennyire szerteágazó munkát
folytatunk, és mi az, amit visszafoghatnánk, gyorsabban és hatéko­
nyabban végezhetnénk, vagy kiadhatnánk másoknak.
A legfontosabb időkímélő elv tehát az, hogy meghatározzuk, mi
elengedhetetlen és mi nem, minek kell elsőbbséget adnunk, mi kerül
a lista aljára, s hogyan osszuk meg munkánkat másokkal a folyto­
nosan változó szakmai követelmények közepette is napról napra
eredményesebben. Ezáltal megnyerjük azt a bizonyos napi egy
többletórát.
a szórakozás (kevesebb),
a megbeszélések (ritkább),
az utazás (kevesebb),
a levelezés (a fogalmazást másokra bízta),
a rutinmunkák (kiosztotta).
94
BÁTORÍTSUNK AZ ÁTRUHÁZOTT FELELŐSSÉG
VÁLLALÁSÁRA!
Ha mások tevékenységét irányítjuk, beosztottjainkat fontos arra
buzdítanunk, hogy gondolkozzanak önállóan a kiosztott feladatok­
kal kapcsolatban. Sok fiatal — különösen amikor a termelésből a
vezetésbe kerül — kezdetben bukdácsolva végzi a teendőit. A szoktatási időszakban a lehető legtöbb segítséget és útmutatást igényel­
hetik. Ez egy bizonyos pontig nemcsak érthető, hanem kívánatos is.
Ám ha túl sokáig húzódik, akkor ez a mankó már akadályozza önál­
lóságuk fejlődését.
Oliver L. Niehouse, egy kanadai nagyiparos mondta nekem egy­
szer:
Emlékszem egy
fiatalemberre,
aki határtalanul lelkesedett a
munkájáért, de néhány hónap után még mindig napjában öt­
ször-hatszor bekopogtatott hozzám, hogy piszlicsáré problé­
mákat beszéljen meg velem. Nemcsak a saját feladatát nem
látta el rendesen, hanem engem is állandóan föltartott. Mi­
után egy héten át feljegyeztem látogatásai időpontját, és a kö­
vetkezőhéten a kezébe nyomtam a listát, maga is belátta, hogy
ez már túlzás, és megígérte, hogy ezentúl összeszedi a kérdé­
seit, és hetente kétszer teszi fel őket. Ahogy előre sejtettem, sok
problémáról kiderült, nem is olyan fontos, mint hitte, amikor
először felmerült. Másokat némi gondolkodással egyedül is
95
meg tudott oldani. Munkája hatékonyabb, felelősségteljesebb
lett, jóval kevésbé rabolta az időmet és a sajátját is.
Egy másik fiatalember korán megmutatta problémaelemző
képességét, de ezen a szinten megrekedt. A megoldásokat saj­
nálatosan gyakran nekem kellett javasolnom. Ekkor rászok­
tam, hogy miután felvetett egy problémát, pár percig csend­
ben ültem, majd megkérdeztem, mit javasol. Talán tíz ilyen al­
kalom után ráeszmélt, hogy valahányszor megkeres egy gond­
jával, mindig tud rá egy vagy két megoldást is javasolni, s eze­
ket leggyakrabban el is fogadtam.
SAJÁT FELELŐSSÉGÜNK AZÉRT MEGMARAD
A feladatátruházás hosszú távon nem csökkenti a vezetői felelős­
ségünket, szögezi le Merrill E. és Donna Douglass a Manage Your
Time, Work, Yourself (Munkánk, időnk és önmagunk megszervezé­
se) című könyvükben. Kijelentésüket így magyarázzák: "A feladat­
átruházás összességében több felelősséget teremt, mivel a delegálást
követően is megmarad fölötteseinkkel szembeni felelősségünk. Ha
nem megfelelően ruházzuk át a feladatokat, a helyes módszer elsa­
játítása több időt emészthet fel, mintha magunk végeznénk el min­
dent. A feladatátruházási képtelenség azonban katasztrofális követ­
kezményekkel járhat. Nem megfelelően bánunk alárendeltjeinkkel,
mi pedig belefulladunk a részletekbe."
Douglassék hangsúlyozzák a különbséget a hatáskör átruházása
és az egyszerű feladatkiadás között. "Az előbbibe eredmények és a
hozzájuk vezető, szükséges tevékenységek is tartoznak. Ha csak ki­
adunk egy feladatot, akkor arra utasítjuk beosztottunkat, hogy egy
adott módon hajtson végre egy bizonyos munkát. Ettől nem várha­
tunk olyan eredményeket, mint a hatáskör átruházásától. Beosztot­
taink nem kapnak többletkésztetést, készségeik nem fejlődnek.
Végeredményben nem nyerünk időt."
T i z e n n e g y e d i k fejezet
Alkalmatlankodók
A delegálásból fakadó többletteljesítmény akkor eredményez idő­
megtakarítást, ha leszámolunk egy másik jelentős időrabló tényező­
vel is: az alkalmatlankodókkal, vagyis mindazzal, ami félbeszakítja
munkánkat. Ezek közül a legkártékonyabb a nagyhangú kijelentés:
„Az én ajtóm mindig nyitva áll!"
Ezt sok vezető hangoztatja, gyakran a legmagasabb beosztásúak
is. Valójában ez a hozzáállás elképesztően sok időbe kerül, és alig
hoz valami eredményt. Alacsonyabb szinten a „nyitott ajtó" hatása
még súlyosabb. Az üzleti életben nyilvánvalóan senki sem akar anynyira elrejtőzni, hogy gyakorlatilag elérhetetlenné váljon, ám ha
folytonos félbeszakítás nélkül az igazán fontos ügyekkel szeretnénk
foglalkozni, ajtónkat a nap jó részében mégis zárva kell tartanunk.
Ha minden hozzánk beesőt tárt karokkal fogadunk, akkor locsogha­
tunk vég nélkül, de ennek ritkán van eredménye.
Bizonyos félbeszakításokat el kell tűrnünk, mivel ezek minden
munka velejárói. Ha csak nagyon ritkán fogadunk kollégákat, ez
esetleg azt jelzi, hogy nem találkozunk azokkal az emberekkel, akik
tevékenységünk szempontjából fontosak lehetnek. Ha viszont a jö­
vevények egymásnak adják a kilincset, jó, ha tudjuk, mennyi időt
vesznek el tőlünk.
A legfontosabb időkímélő módszer az, ha figyelünk arra, milyen
típusú félbeszakításról van szó. Ehhez az alábbi kérdéseket kell
megvizsgálnunk:
• Azért zaklatnak-e folyton, hogy ránk hárítsák a felelősséget?
• A hivatalos utat akarják megkerülni, amikor hozzánk jönnek?
• A vállalati irányelvek, célkitűzések, módszerek annyira tisztá­
zatlanok, hogy napi rendszerességgel kerülnek elénk ködös hely­
zetekre vonatkozó döntések?
• Felbukkannak-e folyton bejelentés nélküli látogatók — házon
belülről vagy kívülről?
• Adódnak-e állandóan sürgősségi helyzetek?
A NYITOTT AJTÓ MÍTOSZA
Az állandóan elérhető vezető nem képes megbirkózni saját munká-
96
97
jával, átgondolni célkitűzéseket és fontossági sorrendeket, s az el­
sőbbséget kapott feladatokra összpontosítani. Zárjuk be az ajtót, és
szigorúan ügyeljünk időalapunk védelmére, amikor szükséges teen­
dőinket akarjuk elvégezni! Akkor oldjuk fel a „zárlatot", amikor ké­
szen állunk az időrabló alkalmatlankodókra.
Jonathan Cotes az Industrial and Commercial Trainingben meg­
állapítja, hogy sokakat zavar az elzárkózás gondolata, de hozzáte­
szi:
Ha meg akarjuk oldani legfontosabb feladatainkat, elérhetetlen­
né kell tennünk magunkat a munkaidő legértékesebb részében, és
meg kell ezt értetnünk másokkal, elsősorban munkatársainkkal,
akiknek szintén ki kell jelölniük „nyitott" és „zárt" időszakokat.
Nem sértő módszereket kell kidolgoznunk, hogy védekezzünk az al­
kalmi látogatók ellen. A felsővezetők szinte egyhangúlag elítélik a
nyitott ajtó elvét. Egyetértenek abban, hogy a tervszerű elzárkózás
parancsoló szükségszerűség,
amelynek eleget tehetünk akár egy
„csendespihenővel", mely alatt ügyes titkárnőnk minden jelentke­
zőnek visszahívást ígér, akár úgy, hogy egyszerűen otthon mara­
dunk, és néhány órán át háborítatlanul dolgozunk a legfontosabb te­
endőkön.
Kevin Daley vállalati elnök a nyitott ajtó módszerének egy variáci­
óját alkalmazza. Ajtaja résnyire nyitva áll, nem kitárva, de nem is
teljesen becsukva. A gesztus rejtett értelme: a belépés nem kifeje­
zetten kívánatos, de feltétlenül szükséges esetben megengedett.
Ezek után nyilván mindenki kétszer is meggondolja, hogy benyis­
son.
A ZAVARÁSOK VISSZASZORÍTÁSA
• Állítsuk le a felelősség áthárítókat és kerülő úton járókat! Minél
előbb, annál jobb.
akikkel mi tárgyalunk, lesznek, akiket másokhoz irányítunk. Ha
vannak olyanok, akikkel feltétlenül beszélnünk kell, próbáljuk
meg őket a legfontosabb, leghatékonyabb órákon kívül fogadni.
A negyven év alatti vállalatvezetőket tömörítő Fiatal Elnökök Szer­
vezetének a Harvard Business Reviewban közölt felméréséből kitű­
nik, hogy a tagok munkaidejük mintegy 80 %-ában másokkal be­
szélgetnek. Átlagosan napi hét, előre egyeztetett találkozót bonyo­
lítanak le, és megszámlálhatatlanul sokan „épp csak beesnek" hoz­
zájuk, vagy „bekukkantanak" hozzájuk.
Nyilván egyetlen üzletember sem mentesítheti magát teljesen a
váratlan sürgős helyzetektől. Azonban igyekezniük kell minimális­
ra szorítani a zavaró látogatásokat, nehogy ezek hatékonyságuk ro­
vására menjenek, és törekedniük kell elsajátítani azokat a látogató­
kezelési módszereket, amelyekkel a lehető legjobban kihasználhat­
ják idejüket.
AMIKOR SAJÁT MAGUNKAT SZAKÍTJUK FÉLBE
Előfordulhat, hogy túlzásba visszük az alábbiakat:
• Járkálunk az irodában vagy üzemben, hogy „képben legyünk".
• Leállunk beszélgetni munkatársainkkal — főképp beosztottainkkal —, csupán azért, hogy jobban megismerjük őket.
• Nem feltétlenül szükséges látogatásokat teszünk fiókintézmé­
nyekben, külső üzemekben.
• Mi „esünk be" más kollégákhoz.
Egy vagy két hétig jegyezzünk fel az időtervezőnkben minden ilyet,
az igénybe vett időtartammal együtt. Így könnyebben megérthetjük
a következő pontok fontosságát:
• Szabjunk határt, és ahhoz tartsuk magunkat! Bármit is kezdjünk
a látogatókkal, lesz, aki sértésnek veszi, ami történik. Lesznek,
• Ne szakítsuk félbe munkánkat azért, mert tudat alatt unjuk, amit
csinálunk! Tartsunk ki a fontos teendők mellett, összpontosít­
sunk arra, aminek elsőbbséget adtunk, vagy amit határidőre el
kell végeznünk.
• Ne kalandozzunk el egy hirtelen gondolat vagy ragyogó ötlet mi­
att, inkább használjuk a diktafonunkat vagy a jegyzettömbünket,
vagy írjuk fel naptárunkba, hogy valamely konkrét időpontban
foglalkozzunk vele! Csak annyit rögzítsünk, ami kifejezi a lénye­
get, később majd visszatérhetünk hozzá, és nem vész el a jó gon­
dolat.
98
99
•
Csökkentsük le a beosztottakkal folytatott megbeszéléseket! Tisz­
tázzuk hatáskörüket, hogy tudják, mit tehetnek külön engedély
nélkül. Nem kell vaskos szabálykönyvet írni, amely minden el­
képzelhető szituációra kitér, de előrelátással a legtöbb rutinhely­
zetre felkészülhetünk, márpedig gyakorlatilag minden szakmá­
ban ezek vannak többségben.
ZAVARGÓ FÖLÖTTESEK
A legnehezebb azt megakadályozni, hogy fölötteseink zavarjanak
meg munkánkban. Először azonban azon gondolkodjunk el, mi mi­
lyen gyakran műveljük ugyanezt alárendeltjeinkkel.
Ki ne találkozott volna olyan vállalatvezetőkkel, akik megköve­
telik, hogy hívásukra embereik futólépésben igyekezzenek hozzá­
juk? Mit sem törődnek azzal, hogy esetleg azok is éppen létfontos­
ságú, halaszthatatlan feladatoknak tesznek eleget. Amikor aztán be­
loholnak hozzájuk a szerencsétlenek, szemrebbenés nélkül várakoz­
tatják őket az ajtóban vagy az íróasztaluk előtt ülve, míg ők tovább
tárgyalnak az előző látogatóval vagy telefonálóval. Az alábbi ötle­
tek segíthetnek leküzdeni ezt a problémát:
• Egy vezető beosztású ismerősöm sohasem megy a vállalat elnö­
kéhez vagy elnökhelyetteséhez úgy, hogy magával ne vinne va­
lami munkát, amin várakozás közben dolgozhat: beszámolót fo­
galmaz, tervezeteket néz át, vagy fontos olvasnivalót lapozgat,
Így a teendőit is intézi, s egyidejűleg jó benyomást tesz feljebb­
valóira.
• Egyre kevésbé dívik az a merev, katonás módszer, hogy a főnök
becsengeti vagy a titkárnő útján rendeli magához beosztottját.
Manapság a felsővezetők inkább személyesen telefonálnak,
megadják a találkozó számukra legkedvezőbb időpontját és egy
alternatívát. Meg is indokolják, hogy miért kívánnak beszélni az
illetővel, legalábbis nagy vonalakban, miáltal a beosztott is fel­
készülhet.
• Ha az irodák elrendezése megengedi, a magasabb rangú vezetők
alkalmasint leballagnak beosztottjaikhoz, ezáltal veszik el a
megbeszélések kihallgatás jellegét. Egyikük így magyarázza ezt:
„Fesztelenebbé tesz, hogy otthagyom az íróasztalomat, s azt hi­
szem, embereim is jó néven veszik ezt a látogató gesztust. Sok­
szor gyorsabban elintézem, amit akartam, gyakran előfordul,
hogy le sem ülök."
Ki tudna haragudni a főnökére, ha ilyen demokratikus, civilizált, ki­
mondottan barátságos módon alkalmatlankodik? Vannak persze
másfajta főnökök is, mint Merrill E. Douglass írja „Mi a teendő, ha
főnökünk az időnket rabolja?" című oktatófüzetében: „Néha való­
ban a főnök veszi el az időnket, máskor azonban egyszerűen ráve­
títjük munkánk miatti kedvetlenségünket. Ha főnökünk szervezet­
100
ten dolgozik, tisztázza a célkitűzéseket, következetesen meghatá­
rozza a fontossági sorrendet, és nem zavar bennünket unos-untalan,
döntsük el magunk, vajon csakugyan ő rabolja-e az időnket!"
Miután megállapítottuk a problémát, hogy zavarják a munkán­
kat, a következő lépés az lenne, hogy ezt a főnök tudomására hoz­
zuk. Ezt azonban könnyebb tanácsolni, mint megtenni. Douglass
szerint: „Egyes főnökök tudják, hogy időzavarba hozzák beosztot­
taikat, mások nem. Ismét mások ennek még a lehetőségét sem haj­
landók elismerni."
A működőképes megoldáshoz együttes cselekvés szükséges.
Először is azt kell eldöntenünk, foglalkozunk-e a kérdéssel. Doug­
lass úgy véli, sokan visszariadnak ettől. Úgy gondolják, könnyebb
és fájdalommentesebb nem felborzolni a kedélyeket. Ha szembe
akarunk nézni a problémával, tartsuk szem előtt, hogy magunknak
kell — ellenséges érzülettől mentesen — beszélnünk erről főnö­
künknek, míg meg nem érti teljesítőképességünket is befolyásoló
gondunkat. Ameddig csak magunkban füstölgünk, nincs remény a
megoldásra.
ZAVARGÓ BEOSZTOTTAK
E témával kapcsolatban az alábbi kérdéseket fontoljuk meg:
• Bevezettük-e munkatársainknál, hogy napi vagy heti egy alka­
lomra összevontan számoljanak be végzett és tervezett munká­
jukról?
• Rendszerré tettük-e, hogy lehetőleg csoportosan számoljanak
be?
• Kijelöltünk-e konkrét napszakot, amikor beosztottaink kérdé­
sekkel fordulhatnak hozzánk — és ügyelünk-e arra, hogy amenynyiben valami felborítja napirendünket, tájékoztassuk őket a
megváltozott időpontról?
Az emberek — még a gyerekek is — hamar megtanulnak különb­
séget tenni a „nyílt" és „zárt" időszakok között, s ennek megfelelően
viselkednek. Szeretik a világosan meghúzott határvonalakat, és ké­
szek tiszteletben tartani azokat. Evégből tegyük fel magunknak a
következő kérdéseket:
• Ösztönöztünk-e személyes zavarás helyett rövid feljegyzések
készítésére?
101
• Gyorsan fele lünk- e alárendeltjeink közléseire, hogy ne kelljen
személyesen sürgetniük, ha gyors választ akarnak?
ZAVARGÓ EGYENRANGÚAK
Míg a főnök alkalmatlankodásába valószínűleg bele kell törődnünk,
beosztottaink hívatlan látogatására pedig találhatunk gyógyírt, a ve­
lünk többé-kevésbé azonos rangban lévők zavarásával szembeni
fellépés az előbbieknél is több tapintatot és rugalmasságot igényel.
Az alábbiakat mindenképpen tartsuk szem előtt:
•
Törekedjünk közös megegyezésre! A szükséges érintkezést rend­
szeres, előre megbeszélt időpontra ütemezzük be. Ezt személye­
sen kell tisztázni, tekintettel egymás várható időbeosztására. Va­
lószínűleg kollégáink 20 %-a okozza a váratlan helyzetek 80 %át. Ezek bármikor gondolkodás nélkül beesnek hozzánk, ha épp
szükségük van segítségre. Ugyanakkor húzódoznak átszervezni
tennivalóikat, amikor mi szorulunk támogatásra. Jay Levinson
úja a „Kilencvenperces óra" című könyvében: „Legyünk részve­
vők, együttérzők, segítőkészek, fogékonyak mások szükséglete­
ire, de adjuk értésükre azt is, zavarják, hogy hatékonyan tudjunk
dolgozni."
• Mi magunk ne legyünk örökös „beesők "! Emeljük fel a telefont,
beszéljünk meg egy időpontot váratlan látogatás helyett. Az ef­
fajta figyelmességet hasonlóval viszonozzák.
• Gondoljuk át, miért fajult idáig a „zavargás"! N e m akarjuk
megbántani az embereket. Szeretünk mindenben benne lenni.
Fontosnak érezzük magunkat, ha gyakran fordulnak hozzánk.
Nem tudunk hamar véget vetni a látogatásoknak. Rászoktattuk
az embereket, hogy egyeztessenek velünk. Egyszerűen szeretünk
fecsegni. Ha ezt tesszük továbbra is, magunk isszuk meg a levét.
HOGY BÁNJUNK A KÜLSŐ LÁTOGATÓKKAL?
A külső látogatókat nem zárhatjuk ki teljesen, mindazonáltal sok
mindent tehetünk a beeső vendégek féken tartására.
A legjobban akkor kerekedhetünk felül, ha a Charles R. Hobbs
által a Time Power (Az idő hatalmá)-ban megfogalmazott két sza­
bályt követjük:
1. A másik önbecsülése értékes tulajdon, ezért kíméletesen tegyük
meg a szükséges lépéseket!
102
2. Ne szegjük meg általános elveinket! Hazudni nincs értelme, de
megakadályozhatjuk, hogy látogatóink túl sokáig időzzenek ná­
lunk. Íme, néhány módszer:
• A beesőkkel használjunk hivatalos hangnemet, tanúsítsunk
hűvösen korrekt viselkedést. Legyünk fürgék és éberek. A
szék szélén üljünk, ne elterpeszkedve. Szenteljük teljes fi­
gyelmünket a látogatónak.
• Lehetőleg adjuk értésre, meddig tarthat a látogatás — termé­
szetesen mindkettőnk elfoglaltságának függvényében.
• Ha elérkezett a búcsú ideje, álljunk fel. Ha a másik beszél, ne
szakítsuk félbe, de ha épp minket illet a szó, köszönjük meg a
látogatást, miközben közelebb lépünk vendégünkhöz, mire
valószínűleg ő is felemelkedik. Sétáljunk az ajtóhoz, vagy kí­
sérjük látogatónkat a lifthez, illetve a kocsijához. Ez a figyel­
messég kedvező hatást tesz.
• Mindig tartsunk egy órát olyan helyen, ahol lehetőleg nem­
csak mi látjuk, hanem látogatónk is.
• Alkalmazzunk beszédes gesztusokat, például csukjuk be az
időtervezőnket, rendezgessük papírjainkat, vagy húzódjunk
székünk szélére.
• Ha úgy érezzük, véget kell vetnünk a találkozónak jegyezzük
meg, hogy „Azt hiszem, ez volt a lényeg" vagy „Igazán örü­
lök, hogy benézett hozzám".
• Foglaljuk össze a teendőket, azaz, hogy mi módon foglalko­
zunk a megbeszélt dolgokkal.
Néha a látogató jelenlétében a diktafonomba mondok valami fel­
jegyzést, ha olyan ponthoz értünk, melyen világossá vált, mi a ven­
dég kívánsága. Így ő is látja, hogy megértettem jöttének célját. Lá­
togatóink rendszerint fölöslegesen sokáig maradnak és ismétlik ma­
gukat, mert azt hiszik, nem értettük vagy elfelejtjük kívánságukat.
Tisztázzuk a látogató szándékát!
Dr. Harry Stack Suliivan, neves amerikai pszichológus írta:
A látogatóink általában valamilyen konkrét céllal keresnek
meg — noha nem mindig fejezik ki világosan. Igyekezzünk hát
minden eszközzel a lehető leghamarabb kideríteni azt, ezáltal
időt nyerünk és minden szempontból megkönnyítjük a dolgun­
kat.
103
Ne féljünk kérdezni! Látogatóink gyakran nemcsak figyel­
met, hanem ösztönzést is várnak tőlünk. Az egyenes kérdés
nyomán rögtön közlik, ami végül úgyis kibukott volna belőlük.
Ismerek olyan vezetőt, aki hamar a tárgyra tér, és véget vet az idő­
rabló locsogásnak konkrét kérdésével: „Pontosan mit tehetek
önért?" Miután megtudta a lényeget, rákérdez a fontosabb részle­
tekre. Ha lehet, nyomban megadja a kért felvilágosítást vagy segít­
séget. Amennyiben további intézkedést igényel a dolog, emlékezte­
tő feljegyzést kér (sok időrabló zavargó soha többé nem tér vissza a
témára). Így mindkét fél gyorsan megkapja, amit akar.
Építkezési nagyvállalkozó ismerősöm azzal jelzi a látogatás vé­
gét, hogy veszi a kalapját, és kikíséri a látogatót. Egy jelenleg az üz­
leti életben tevékenykedő nyugalmazott tábornok összeüti a tenye­
rét, amikor úgy érzi, hogy mindent megbeszéltek, és megkérdi:
„Nos, sikerült válaszolnom valamennyi kérdésére?" Ez rendszerint
annyira megzavarja a látogatókat, hogy rávágnak valamit, és sietve
távoznak.
Ne kínálgassuk a nem várt látogatót!
Sok esetben magunk nyújtjuk a vizitet udvariaskodásunkkal.
(„Egy kávét?" vagy „Megkínálhatom egy itallal?") Ha a vendég
nem hárítja el a kínálást, akkor automatikusan lekötöttük értékes
időnk egy részét olyasvalaki számára, aki feltehetően csak hátráltat­
ja a munkánkat.
Ha már felvettük ezt az időrabló szokást, ezentúl próbáljuk meg­
válogatni, hogy kinek kedveskedünk frissítővel. Fokról fokra te­
gyük magunkévá azt az elvet, hogy minden látogatót értékelünk:
milyen hatást gyakorolhat eredményeinkre? Először természetesen
azoknál szüntessük be a tukmálást, akiknek semmi közük sincs hi­
vatali teendőinkhez, vagy csak igen csekély. Rövid időn belül képe­
sek leszünk eltekinteni a fölösleges itatástól, munkánk hatékonyab­
bá és örömtelibbé válik.
Titkárnőnkkel szakíttassuk félbe a beszélgetést — a házitelefon
útján vagy személyesen! Az utóbbi nagyobb sürgősséget mutat,
mégsem túl átlátszó.
104
Látogatószoba
A legtöbb japán és némely egyesült államokbeli vállalatnál a lá­
togatók nem léphetnek annak az irodájába, akihez jöttek — gyakran
azért, mert az illetőnek nincs is irodája. Sokszor még a felsővezetők
sem rendelkeznek külön szobával, nagy közös helyiségekben dol­
goznak. A cégek egy vagy több látogatószobát rendeznek be, me­
lyek a vállalat méretétől és a fogadó felek rangjától függően egysze­
rű vagy elegáns berendezésűek. A japánoknál minden esetben meg­
jelenik egy ifjú hölgy, aki kávét, teát vagy üdítőt szolgál fel. A láto­
gató az alacsony asztal egyik oldalán foglal helyet, vendéglátója, il­
letve a cég képviselője vele szemben. Az üdvözlő formaságok után
rögtön a tárgyra térnek. Bár a japánok általában percre beosztott na­
pirendet követnek, a váratlan „udvariassági látogatások" náluk sem
ismeretlenek. Mivel a jó modor életük szerves része, többnyire fo­
gadják az efféle vendégeket — de röviden.
Egyéb technikák a nem várt vendégek kezelésére
Lássuk be, hogy a zavaró látogatások munkánk velejárói. Nem
tudjuk, és ha tudnánk, akkor sem akarnánk teljesen kiküszöbölni
őket. Mindazonáltal javíthatunk a helyzeten az alábbi ötletek fel­
használásával:
• Adjunk meg másik, konkrét időpontot! Röviden üdvözöljük a vá­
ratlan látogatót, feszített napirendünkre hivatkozva mentsük ki
magunkat, és próbáljunk megbeszélni későbbi találkozást egy
konkrét időpontban. A komoly látogató nem sértődik meg, a töb­
biek meg jobb, ha nem is lopják az időnket.
• Találjunk megfelelő személyt a látogató fogadására! Gyakran
valaki más alkalmasabb az adott kérdés kezelésére, ha egyáltalán
van valamilyen kérdés. Ha tisztázzuk ezt, és ott helyben bemu­
tatjuk az illetékesnek, azzal elejét vesszük a fölösleges bonyodal­
maknak. Jóllehet nem töltünk sok időt a látogatóval, üdvözlé­
sünk és kijelentésünk, miszerint munkatársunknál a legjobb ke­
zekben lesz, világos jelét adja iránta tanúsított figyelmünknek.
105
T i z e n ö t ö d i k fejezet
Távrecsegés
Van egy történet a New England-i farmerről, aki a kapu előtt pipáz­
gatva nyugodtan diskurál egy járókelővel, miközben a telefonja
egyfolytában csöng. A másik már legszívesebben berohanna, hogy
fölvegye a kagylót, a gazda azonban csak pöfékel rendületlenül.
„Hadd szóljon — von vállat —, a magam kényelmére szereltettem
be."
Sokan érezzük úgy, hogy a telefon a magunk kényelmére való,
nem arra, hogy folyton föl kelljen kapkodnunk — de sajnos, nem
tudjuk, hogyan viselkedjünk ennek megfelelően. Aligha létezik esz­
köz, amely több időt takaríthatna meg számunkra napi tevékenysé­
günk során — és többet fecsérelne el.
Számos ügyet vitathatatlanul a telefon jóvoltából tudunk elintéz­
ni, néha mégis kísértést érzünk, hogy megszabaduljunk tőle. Sok be­
jövő hívás halálra dühít, az általunk kezdeményzett, kimenő hívá­
sok viszont szinte az életet jelentik. Az időtakarékos telefonhaszná­
lat fortélya abban a felfogásban rejlik, miszerint a készülék — akár­
csak a New England-i farmer esetében — a mi kényelmünket szol­
gálja.
Ebben a fejezetben a telefonhasználat következő kulcsmozzana­
taival fogunk foglalkozni:
• Az általunk, illetve számunkra kezdeményezett hívások haté­
kony és időkímélő lebonyolításának módjai;
• A bejövő hívások kezelése — a kívánatosaké, és azoké, amelye­
ket inkább későbbre halasztanánk, vagy kiiktatnánk;
• Néhány újabban kapható eszköz, amely hasznosabbá teheti szá­
munkra a telefont.
Feltérképezzük a telefonálási technikákat is, különös tekintettel az
időmegtakarításra.
nünket a közléseinket gazdagító, nem verbális jelektől — a szem­
kontaktustól, az arckifejezésektói, a taglejtésektől és a testbeszéd­
től. A gyorsaság, a kényelem és az olcsóság mégis uralkodó kom­
munikációs formává tette az üzleti, és mind inkább a magánéletben
is. Sokan szoros privát vagy szakmai kapcsolatot tartanak olyanok­
kal, akiket évek óta nem is láttak, csupán a telefon köti össze őket."
A KIMENŐ HÍVÁSOK BONYOLÍTÁSA
Első lépés az időmegtakarítás szempontjából a hívás fontosságának
mérlegelése. Egyértelműen lebegjen szemünk előtt a beszélgetés
célja. Ha egynél több témát kívánunk érinteni, firkantsuk le a lénye­
get. Rögtön térjünk a tárgyra! Az emberek sokszor csak a másik ide­
jét rabolják kedélyeskedésükkel, amihez azért folyamodnak, ne­
hogy gorombának tűnjenek. Hagyjuk a focimeccs vagy ultiparti tag­
lalását és az ehhez hasonló locsogást a megfelelő időre. Az elfoglalt
és hatékony emberek a lényegre törő stílust kedvelik. Tartsuk ész­
ben a következőket:
• Stopperrel, homokórával vagy bármi mással mérjük a beszélge­
tés idejét, ezáltal rövidségre serkentve magunkat. Így megtanul­
juk hatékonyabban bonyolítani hívásainkat.
• Tartsuk nyilván, hogy az általunk hívottakat rendszerint mikor
találjuk bent, és mikor a legkevésbé elfoglaltak. Így ritkábban
kapjuk azt a választ, hogy az illető tárgyal, vagy házon kívül van.
• A fontos hívások időpontját előre egyeztessük, és vezessük be az
időtervezőnkbe. Így a másik fél nemcsak elérhetőlesz, hanem fel
is készül arra, hogy rögtön a tárgyra térjünk.
• Az intézkedést kérő hívásokat időzítsük reggelre. A hívott sze­
mély idejekorán összegyűjtheti a szükséges iratokat, mérlegelhe­
ti döntéseit, vagy más módon hozzáláthat az igényelt munkához.
HA MÁS KEZDEMÉNYEZI SZÁMUNKRA A HÍVÁST
A telefonbeszélgetések alacsonyabbrendűek a személyes találko­
zásnál, fejti ki Richard Saul Worman Information Anxiety (Az áhí­
tott információ) című, kitűnő munkájában, ugyanis „Megfoszt ben­
Biztosan mindannyian hallottuk már a titkárnő hangját a telefonban:
„Egy perc türelmet kérek, Kovács úr szeretne beszélni önnel", az­
után végre-valahára Kovács úr is megszólalt a vonal végén. Ugye,
milyen bosszantó? Feltehetően ez a Kovács elfoglalt, és úgy véli,
megtakaríthat egy-két percet, ha megkéri a titkárnőjét, hogy tárcsáz­
zon fel minket, aztán kapcsolja be hozzá a vonalat. Csak arról feled-
106
107
SZEMTőL SZEMBEN JOBB
kezik meg, hogy miközben ő veszi igénybe a mi időnket, még arra
is kárhoztat, hogy várjunk rá.
Némelyik vezető azt állítja, hogy amikor titkárnők ilyen helyzet­
be hozzák, azonnal leteszi a kagylót, kivéve természetesen azt az
esetet, ha fontos ügyfél vagy a házastársa keresi. Mások hozzáte­
szik, hogy pontosan azok nem átallják megvárakoztatni az embert,
akik ellenkező esetben a leginkább méltatlankodnak.
Sok üzletember hangoztatja, hogy mindig a vonal végén várja a
hívott fél jelentkezését, mert ezzel saját magáról és cégéről nyújt
kedvező benyomást. „Az én időm drága—jelentette ki egy elfoglalt
igazgató —, akárcsak azoké, akikkel általában beszélek. Nem sze­
retik, ha megvárakoztatom őket. Fordított helyzetben magam is így
érzek."
A KIHANGOSÍTÁS ELŐNYEI ÉS HÁTRÁNYAI
A mind elterjedtebb, kihangosítható készülékek kétségtelenül igen
hasznosak. Akár rendelkeznek automatikus hívásismétlővel, akár
nem, szabaddá teszik kezünket és elménket, amíg a másik fél be
nem jelentkezik. A fülünket is kímélik — ami nem közömbös a gya­
kori telefonálók számára.
Az efféle szerkezetek sok irodában segítik használóikat abban,
hogy telefonálás közben odavágó iratokat, tervrajzokat és egyebe­
ket böngésszenek. Más esetben akár a személyi számítógépet, író­
gépet is anélkül működtethetik, hogy a másik fél tudomást szerezne
erről. Otthon számtalan feladatot végezhetünk telefonálás közben
— amivel értékes perceket takarítunk meg.
Néha viszont a kihangosítás révén úgy hallatszik a hangunk,
mintha kriptából beszélnénk. Amikor erre figyelmeztetnek, azonnal
felveszem a telefont, és a hagyományos módon folytatom a beszél­
getést — de még így is időt nyertem azzal, hogy az összeköttetés
létrejöttéig nem kellett tartanom a kagylót.
További előny, hogy amikor a központos vagy a fogadópultos
közli, hogy X úr éppen interurbán beszél, vagy egyéb elfoglaltsága
van, nyugodtan megvárhatjuk, közben hasznosítva az időt. Ráadá­
sul az a tény, hogy várunk, és foglaljuk a vonalat, rendszerint arra
sarkallja a hívott fél képviselőjét, hogy amint lehet, bekapcsoljon
minket.
A kihangosítható telefon azokban az esetekben is létfontosságú,
amikor légitársaságot vagy más állandóan foglalt céget hívunk, s a
108
géphang közli, hogy pillanatnyilag minden vonaluk foglalt, a kap­
csolásig szíves türelmünket kéri. A kihangosítás minimálisra csök­
kenti a várakozás okozta bosszúságot, hiszen közben valami mással
foglalkozhatunk.
A másik fél bejelentkezésekor érdemes azonnal felvenni a kézi­
beszélőt. A legnagyobb amerikai vállalatoknál végzett felmérések
szerint a megkérdezettek 45 %-a nem szereti, ha kihangosítva tár­
gyalnak vele, 2 % kifejezetten elutasítja az ilyen hívásokat. Az el­
lenvetések között szerepelt a személyesség hiánya (50 % ) , a gyenge
hangminőség (34 % ) , a lekezeltség érzése (12 % ) , továbbá az az ag­
godalom, hogy a másik fél közben egyébbel is foglalkozik (4 % ) .
A FEJHALLGATÓ
Ha sokat telefonálunk, vegyük fontolóra a telefonközpontosokéhoz
hasonló fejhallgató beszerzését. A valaha nehéz és ormótlan eszkö­
zök mára kicsivé és pillekönnyűvé változtak. A kihangosítóval el­
lentétben ezeken keresztül hangunk teljesen természetesnek hat. A
kezünk szabadon marad, a nyakunk sem zsibbad el attól, hogy a vál­
lunkkal szorítjuk a fülünkhöz a hallgatót. Ne törődjünk azzal, ha
kollégáink lenéznek, amiért ilyen alantas eszközt használunk a nor­
mális telefon helyett, mert az idő- és energiamegtakarítás felmérhe­
tetlen.
KIMENŐ HÍVÁSOK TÁJÉKOZTATÁS ÉS
ÉRTÉKESÍTÉS CÉLJÁBÓL
Az alábbi időmegtakarító ötletek nagy részét bárki hasznosíthatja
kimenő telefonjainál, bár egyik-másikat a telefonos értékesítéshez
szánták.
• Használjuk a telefont a gyorsabb tájékoztatás érdekében! Nem
egészen egy nap alatt akár húsz ügyfelet is elérhetünk telefonon
— tartózkodási helyüktől függetlenül —, hogy válaszoljunk kér­
déseikre, megoldjuk gondjaikat, eladjunk nekik, és felgyorsítsuk
az információcserét.
• Bonyolítsunk villámhívást! Ha új terméket vagy szolgáltatást kí­
nálunk, állítsunk össze listát, és gyorsan informáljuk ügyfelein­
ket vagy üzletkötőinket a kérdéses áru vagy szolgáltatás tulaj­
donságairól, áráról, az értékesítés módjáról, a kedvezményekről
stb. — így hamarabb eljutunk a legjobb ügyféljelöltekhez, mint
109
bármilyen más eszköz révén. A kulcsszavakat telefonálás előtt
jegyezzük le.
• Erősítsük meg a levélben közölteket! Tisztázzuk, amit írásban
már elküldtünk. A levél lassú és könnyen félreérthető. Egy gyors
telefonnal megbizonyosodhatunk, hogy a címzett valóban azt ol­
vasta ki a levélből, amit közölni kívántunk.
• Egyeztessünk időpontokat! A telefonos időpontkérés nem új ta­
lálmány, ha azonban először beütemezzük programjainkat, és
azután telefonálunk, hogy a lehető legcélszerűbb útvonalon jár­
hassuk végig a megbeszélt helyszíneket, akkor megkíméljük ma­
gunkat attól, hogy bármit le kelljen mondanunk. A telefonos
visszaigazolás mindkét fél idejének megbecsülését jelzi.
•
Tervezzünk be hívónapokat! Naptárunk és ügyfélnyilvántartá­
sunk segítségével előre ütemezzük be az adott hét üzleti telefon­
jait. Ha egy menetben sok telefont bonyolítunk le, rengeteg időt
takaríthatunk meg.
• Legyünk jóban a titkárnőkkel! A szívélyes, barátságos viselkedés
soha nem hátrány. Tudjuk meg a titkárnő teljes nevét, és jegyez­
zük fel a nyilvántartásunkba, hogy a következő hívásnál emlé­
kezzünk rá.
DIGITÁLIS
SZOLGÁLTATÁSOK
A digitális távbeszélőközpontok és az úgynevezett „tone" üzem­
módban működő, nyomógombos telefonkészülékek számos újszerű
szolgáltatást tesznek lehetővé. Ilyen a hívásátirányítás, mely a felénk
irányuló hívásokat az általunk megadott másik állomásra továbbítja,
így ideiglenes tartózkodási helyünkön ugyanúgy elérhetőek mara­
dunk, mintha otthon lennénk. A hívásismétlő automatika egyszeri
kezdeményezés után addig próbálja elérni a célállomást, míg a hí­
vott fél nem jelentkezik. A gyakrabban használt helyi vagy távolsá­
gi számok beprogramozhatók, s az egy-két számjegyű kód beütése
után a készülék automatikusan hívja őket.
BEJÖVŐ HÍVÁSOK
A bejövő hívások — különösen a nem kívántak vagy rosszul időzí­
tettek — sokaknak okoznak bosszúságot az üzleti vagy magán­
életben. Habár egyes felsővezetők azt állítják, hogy bármifajta vá­
logatás nélkül minden telefont felvesznek, ha ezt a módszert követ110
jük, nap mint nap sok értékes percet vesztünk haszontalanul. A Bu­
siness Week tudósítása szerint a középvezetők telefonja ötpercen­
ként cseng.
Gondoljunk csak bele: ugye, nem tűrjük, hogy bárki bármikor
betolakodjék az irodánkba. Akkor mi indokolná, hogy telefonon
bármikor zaklassanak? Azt hiszem, semmi, különösen, ha igyek­
szünk megőrizni magunknak az értékes perceket. Az alábbi taktikák
hasznosnak bizonyulnak ezen a téren:
• Szűrjünk meg minden hívást! Sok esetben valaki más éppolyan
jól, esetleg még jobban elvégezheti az adott feladatot, vagy fel­
világosítást adhat, mint mi. Ne engedjünk a kísértésnek, és ne be­
széljük be magunknak, hogy a hívások többségét csak mi tudjuk
megfelelően elintézni!
• Ne „ tárgyaljunk ", inkább legyünk „házon kívül"! Titkárnőnkkel
ne azt mondassuk, hogy értekezünk, hanem azt, hogy házon kí­
vül vagyunk. A tárgyalásra vagy értekezletre való hivatkozás sok
hívót bosszant, akik nem értik, hogy lehet fontosabb az a gittrá­
gás, mint az ő hívásuk.
• Legyünk informatívak! Titkárnőnk ne csak annyit közöljön a hí­
vóval, hogy pillanatnyilag nem vagyunk bent, inkább tájékoz­
tassa visszaérkezésünk várható idejéről. Adjon konkrét időpon­
tot, amikor elérhetők leszünk, vagy visszahívjuk az illetőt. Ez
tiszteletben tartja a hívó önérzetét, és lehetőséget ad arra, hogy
válaszoljunk a megkeresésre. Mindez persze nem jelenti azt,
hogy a titkárnő boldog-boldogtalannak beszámoljon az üzleti
ügyeinkről.
• A visszahívásnál legyünk pontosak! Ha egy bizonyos időben
visszahívást ígértünk, tartsuk be.
• Legyünk tapintatosak és figyelmesek! A hívások megválogatásának sikere a telefont kezelő munkatársunk tapintatosságán és fi­
gyelmességén múlik. Semmi szín alatt ne keltsen olyan benyo­
mást, hogy csak letagadtatjuk magunkat! Éreztesse a hívóval,
hogy bár pillanatnyilag nem tud kapcsolni bennünket, azért a le­
hetőségekhez mérten hathatós támogatást nyújt neki.
• Tudassuk mindenkivel, hogy mikor érhet el leginkább! Rend­
szeres hívóinkat tájékoztassuk azokról az időszakokról, amikor
a legnagyobb valószínűséggel megtalálhatók vagyunk, és fogad­
ni tudjuk hívásaikat. Ezáltal sok nem kívánatos zavarástól meg­
szabadulunk.
111
HÍVÁSOK FOGADÁSA LÁTOGATÓ JELENLÉTE
ESETÉN
Az időhúzás egyik legkiborítóbb formája, amikor előttünk távcse­
vegnek egy harmadik személlyel. Szörnyen ügyefogyottnak érez­
zük magunkat, ahogy zavartan fészkelődünk a széken, mintha nem
is hallanánk a hosszas telefonbeszélgetést (vagy pláne-beszélgetéseket).
Amikor viszont mi bánunk így egy látogatónkkal j u s s o n eszünk­
be, hogy az idejét raboljuk. A legjobb hozzáállás, ha előre jelezzük,
hogy valószínűleg megzavarnak bennünket, mert több fontos hívást
várunk. Ha lehetséges, vonuljunk át telefonálni egy másik helyiség­
be. Kellő tapintattal valamennyi érintett fél számára elviselhetőbbé
tehetjük a helyzetet.
Egyes vezetők a következő elvet alkalmazzák: az ügyfélhíváso­
kat mindig azonnal fogadják, gyakorlatilag mindenki mást vissza­
hívnak. Részemről kimondottan bosszantónak találom, amikor a
társaságomban telefonokat bonyolítanak, különösen azokban a —
sajnos, nem ritka — esetekben, amikor a fogorvos abbahagyja a
számban való turkálást, és bő terjedelemben folytat merőben ma­
gánjellegű értekezést valamelyik kollégájával vagy családtagjával.
Némelyek súlyt helyeznek arra, hogy gyermekeik telefonját mindig
felveszik, tekintet nélkül az éppen irodájukban tartózkodókra — az­
zal a felkiáltással, hogy a srácok hadd érezzék, hogy számukra min­
dig elérhetőek. Saját véleményem a következő: amennyiben nincs
igazi sürgősség, a gyermekekre egy bizonyos kor fölött ugyanolyan
korlátozás vonatkozik, mint a felnőttekre — tudniuk kell, mikor
hívhatják szüleiket a munkahelyükön, és mikor nem.
gyakoroljuk be a beszélgetések lezárásának módszereit, alkalmaz­
zunk olyan fordulatokat, mint például: „Mielőtt l e t e n n é n k . . . "
A végeérhetetlen telefonos bájcsevegés, főként munkaidőben, a
kapcsolatépítés szempontjából kellemes lehet, de időrabló, és el­
vonja figyelmünket a munkától. Ha nem használjuk folyton társal­
gásra a távbeszélőt, az még nem jelenti azt, hogy hátat fordítunk a
társaságnak.
Mackenzie aláhúzza, hogy sokan hiúságból fogadnak minden hí­
vást — így érzik saját fontosságukat, illetve ügyelnek, nehogy le­
maradjanak valamiről.
AZ ÜZENETRÖGZÍTŐ
Akinek még nincs, annak azt ajánlom, minél előbb vegyen. Egyre
több cég látja el ilyennel alkalmazottait; ha mi nem kaptunk, vásá­
roljunk saját pénzünkön egy nem túl drága típust. Egyre többen
használják otthon is ezt az eszközt. Az üzenetrögzítő több szem­
pontból is alkalmas az időmegtakarításra. Ebbéli képességeit maxi­
málisan kiaknázhatjuk a következő fortélyok felhasználásával:
SOK BESZÉDNEK SOK AZ ALJA
• Kimenő üzenetünk legyen rövid és velős. Nevünk és hívószá­
munk után ennyit mondjunk be: „Kérem, hagyjon üzenetet,
amint lehet, visszahívom." A dagályos magyarázó szöveg sípoló
hangról, miegyébről ma már szükségtelen. Az üzenetrögzítő ma
már közhely, gyakorlatilag minden hívó tudja, hogy működik.
• A korszerű telefonszolgáltatások közé tartozik a hívó fél számá­
nak kijelzése, aminek alapján eldönthetjük, hogy bejelentke­
zünk, vagy inkább hagyjuk, hogy a rögzítő felvegye az üzenetet.
Az USA egyes államaiban támadják ezt a rendszert, azon az ala­
pon, hogy beavatkozást jelent a hívó magánéletébe — sajnos, ed­
dig nem sikerült felfognom az érvelés logikáját.
R. Alec Mackenzie, a New Time Management Methods (Új időgaz­
dálkodási módszerek) szerzője idéz egy véleményt, miszerint leg­
jobb lehetőleg távol maradni a telefontól, akik pedig képesek egy
félórán vagy még tovább a készüléken lógni, azok jobban tennék,
ha lelki terápiára járnának. Az ilyen embereket úgy a legkönnyebb
leállítani, ha saját problémáinkat hozzuk szóba.
Vigyázzunk, hogy ne mélyedjünk el minden hívóval a részletek­
ben — figyelmeztet Mackenzie —, hagyjuk a gépies töltelékszöve­
get és a fölösleges apróságokat! Sok időt veszíthetünk, ha képtele­
nek vagyunk leépíteni a maratoni telefonálókat. Tanuljuk meg és
Az előrejelzések szerint a digitális üzenetrögzítők kiszorítják a
hangkazettás modelleket. A mikroprocesszoros rögzítés azonnali
visszahallgatást tesz lehetővé, nem kell másodperceket vagy perce­
ket várni, amíg a szalag visszacsévélődik.
Összegezve: Használjuk az üzenetrögzítőt a telefonálásra fordí­
tott idő szabályozására! Mivel a bejövőhívások nagy része nem anynyira sürgős, uralkodjunk kíváncsiságunkon, ne akarjuk megtudni,
ki keres, amikor valami mással foglalkozunk, vagy épp beestünk az
irodánkba. Mindig az adott időpontra előjegyzett legfontosabb
Programé az elsőbbség, és az ritkán a telefon felvétele.
112
113
TARTSUK NYILVÁN A TELEFONOKAT!
Időmegtakarítás céljából vezessünk be az időtervezőnkbe mind
üzleti célú beszélgetést, ajánlja W. R. Rossnagel a Supervisory Ma
nagement (Vezetés és ellenőrzés) című könyvében. Ehhez a követ
kező magyarázatot fűzi: „Ha rögtön feljegyzünk minden számotte
vő mozzanatot — a tárgyalt témákat, várható következményeket,
szóbeli megállapodásokat, megígért visszahívásokat —, az később
segítséget nyújt majd a történtek pontos felidézésében." A lezárat­
lan ügyeket jegyezzük elő másnapra, hogy haladéktalanul foglal­
kozhassunk velük.
David Frost neves tévészemélyiség lelkesen listázza napi tele­
fonjait: „Aki vissza fog hívni, annak a nevétől balra pipát teszek.
Miután létrejött az összeköttetés, a jobb oldalra is pipa kerül. Ha az
egész listát kipipáltam, jó napom van." Autótelefonját a leghaszno­
sabb segítőtársának tartja.
KONFERENCIAHÍVÁS
Magyarországon egyelőre a központnak való bejelentés alapján, há­
rom-tíz résztvevő között létesíthető egyidejű helyi vagy távolsági
telefonösszeköttetés, de külföldön ugyanez a központi kezelő bevo­
nása nélkül, közvetlen tárcsázással is elérhető (Nagy-Britanniában
például akár ötvennyolc résztvevőig), és a rendszerhez más eszkö­
zök, például videókamera és -kivetítő is csatlakoztatható. Mindez
időt takaríthat meg valamennyi érintett számára.
TUDAKOZÓDÁS TELEFONON
Talán még nem is gondolkodtunk el azon, milyen gyakran kérünk
különféle információkat telefonon. Sok időt nyerhetünk azzal, ha te­
lefonon hívunk fel más cégeket, állami vagy önkormányzati hivata­
lokat, üzleteket, iskolákat stb. Ilyenkor hasznát vehetjük az alábbi
ötleteknek:
•
Legyünk lényegre törőek! Közöljük, hogy azzal szeretnénk be­
szélni, aki pontos felvilágosítást tud nyújtani erről és erről. Pél­
dául: „A lepkegyűjtemény vezetőjével szeretnék beszélni, de le­
gyen szíves, adja meg a nevét és beosztását, mielőtt kapcsolná!"
Kérdezzük meg a mellék számát is, hogy amennyiben szétkap­
csolnak, ami a mai nyomógombos rendszereknél gyakran meg­
114
•
•
•
•
esik, újrahíváskor rögtön ezt kérhessük. Minél tömörebben és
konkrétabban fogalmazunk, annál gyorsabban megkapjuk azt a
személyt, aki a legalkalmasabb problémánk kezelésére.
Mindig kérdezzük meg a felvilágosítást adó nevét! Mielőtt bele­
mélyednénk a társalgásba, írjuk be a nevet menedzsernaptárunk­
ba a későbbi hivatkozások céljából. Beszélgetés közben használ­
junk olyan fordulatokat, mint: „Mondja, Gallai ú r . . . " Ez fölös­
leges bizalmaskodás nélkül is közvetlen kontaktust teremt a két
fél között, miáltal gyorsabban megkaphatjuk a kért adatokat. Ne­
vünkkel és cégünk nevével jelentkezzünk be, s amennyiben
megszakad a vonal, azonnali újrahívás esetén kevesebb magya­
rázkodásra lesz szükségünk.
Előre jegyezzük fel, hogy mit akarunk megtudni! Beszélgetés
közben pipáljuk ki az egyes tételeket.
Maradjunk a tárgynál! Tudakozódáskor hagyjuk a mellébeszé­
lést, nyíltan és világosan mondjuk meg, mit akarunk.
Készítsük elő szükséges adatainkat! Így nem kell fölöslegesen
feltartanunk a másik felet. Ha telefonon rendelünk valamit, és hi­
telkártyával fizetünk, meg kell adnunk a kártya számát és azono­
sító kódunkat, de felmerülhetnek más számadatok is.
A KÉSZÜLÉK ELHELYEZÉSE LEGYEN CÉLSZERŰ!
Otthon és irodában olyan helyre kerüljön a telefon, ahol könnyen el­
érhető, különben egy csomó időt vesztegethetünk el. Sokszor elő­
fordul, hogy a telefonhasználók ott hagyják a készüléket, ahol előd­
jük tartotta, mert sajnálják az időt és a fáradságot az áthelyezésével
vesződni.
Egyesek jelzéseket beszélnek meg házastársukkal vagy más
gyakran hívott személlyel, hogy ne kelljen sokáig várniuk, amíg az
felveszi. Tárcsázás után megvárják, amíg a telefon mondjuk kétszer
kicseng, azután leteszik. A másik fél „veszi az adást", és visszahívja
az elsőt.
TELEFONOS
FORDÍTÓSZOLGÁLAT
Érdekességként megemlítjük, hogy az amerikai AT&T Language
Line szolgálata éjjel-nappal kitűnően képzett, minden fontosabb
nyelvet és nyelvjárást (1994-ben szám szerint 140-et) értő tolmá­
csokkal segíti a hozzá fordulókat. Ez igencsak hasznos lehet annak,
115
aki például külföldön orvoshoz kerül, vagy idegen ajkú ügyféljelölt­
tel szeretne találkozni.
MOBILTELEFON, A MOZGÓ IDŐMEGTAKARÍTÓ
Az utóbbi években gomba mód szaporodnak a mobiltelefonok. Eze­
ket valaha csak gépkocsikban, később vonaton, majd repülőgépen
lehetett használni, de ma már nehézség nélkül hordozhatóak, és egy­
re kisebbek. Aki folyton mozog, az alábbi típusok közül választhat:
• Autótelefon: Állandóan beszerelt készülék, az autó elektromos
rendszeréhez huzalozott antennával, 3 W-os adóvevőegységgel.
Használata a gépkocsihoz kötött.
•
Táskatelefon: Kiscellás telefon, saját akkumulátorral, amely egy
diplomatatáskában elfér.
• Zsebtelefon: Kis méretű, hordozható, zakózsebben vagy retikül­
ben is elfér. A térerőre viszonylag érzékeny, és a régebbi típusok
akkumulátora gyakori újratöltést igényel. A hálózat által még le­
fedetlen területeken, illetve bizonyos épületekben nem használ­
ható.
• Zsinór nélküli telefon: Ez nem kiscellás, hanem normális, veze­
tékes telefon, a készüléktől különálló kézibeszélővel. A kézibe­
szélővel szabadon mozoghatunk a házban vagy irodában. Egyes
modelleknél a kézibeszélő és az alapkészülék kétállomásos házi­
telefonként is működik.
MILYEN MOBILTELEFONT VÁSÁROLJUNK?
A választék és a nyújtott szolgáltatások köre hónapról hónapra bő­
vül. Más termékekhez hasonlóan itt is érvényes, hogy érdemes ta­
nácsot kérni barátainktól, ismerőseinktől, körülnézni az üzletekben,
azután dönteni.
A mobiltelefon előnyei
ja:
•
A felhasználók szerint a mobiltelefon az alábbi előnyöket kínál­
• Kihasználhatjuk telefonálásra az utazási időt — autóban, tömeg­
közlekedési eszközön, sőt, akár az utcán sétálva is.
• Ugyanígy hasznosíthatjuk azokat a kieső perceket, amelyeket
nem mozgás közben töltünk íróasztalunktól távol, hanem például
valakire várakozva.
• Beszólhatunk irodánkba — rendelkezhetünk, utasításokat adha­
tunk — anélkül, hogy a meglátogatott személy vagy intézmény
telefonját kéne használnunk.
• Repülőtereken vagy állomásokon akkor is könnyűszerrel tele­
fonálhatunk, ha az összes fülke foglalt.
Robert Dilenschneider PR-szakértő meséli, hogy egy ízben Con­
necticut államból vitték vissza kocsin New Yorkba. A negyvenper­
ces út alatt mobiltelefonján felhívta a titkárnőjét, és a segítségével
húsz hívást bonyolított le.
Anthea Turner televíziós műsorvezető egyéb elfoglaltságai köz­
ben telefonál: „Például amíg tévét nézek, vagy rádiót hallgatok. Be­
szélgetés közben kitárgyaljuk a legfrissebb híreket is. Ha a fürdő­
szobában pepecselek, oda is magammal viszem a telefonomat. Imá­
dom a mobilt. Ha a kocsimmal forgalmi dugóba keveredek, vesztegelés közben felhívok valakit, és mindjárt nem hiába telik az idő."
A személyhívó
A személyhívót is egyre szélesebb körben használják időmegta­
karítás céljából. Eredetileg sürgősség jelzésére találták ki egyes in­
tézmények és szervezetek tagjainak, de ma már az élet minden te­
rületén megtalálható. Lényegében arra figyelmezteti gazdáját —
csipogással, villogással vagy kellemes vibrálással —, hogy hívjon
vissza egy számot, de az újabb típusok kijelzője már nemcsak szám­
sorok, hanem hosszabb szöveges üzenetek továbbítására is képes.
Ezáltal vetekedik az üzenetrögzítővel vagy a hangpostával, ám
azokkal ellentétben minden esetben azonnal jelzi az üzenetet.
Mielőtt valamelyik mellett döntenénk, mérlegeljük az egyes
megoldások előnyeit, hátrányait, beszerzési és fenntartási költsége­
it.
A mobiltelefonhoz hasonlóan személyhívórendszert is több cég
üzemeltet.
Menet közben telefonálhatunk. Ha terveink vagy a körülmények
megváltoztak, és nem jutunk „rendes" telefonhoz, a mobilkészü­
lék életmentő lehet.
116
117
T i z e n h a t o d i k fejezet
A számítógép hasznáról
terméke, melyet elsősorban egymással szoros kapcsolatot tartó
csoportok — például nagyvállalatok alkalmazottai — számára
ajánlanak. Szövegszerkesztőt is tartalmaz.
DateBook/TouchBase Pro
A következő fejezetekben az otthonokban, munkahelyeken egyre
általánosabbá váló számítógépekkel foglalkozom. Az Egyesült Ál­
lamokban jelenleg több mint tízmillió személyi számítógépet (PC-t)
használnak, Nagy-Britanniában hatmilliót.
Ha nagy- vagy akár középvállalatnál dolgozunk, amely már ki­
alakította saját számítógéprendszerét, csak azt kell megtanulnunk,
miként használhatjuk fel az adott lehetőségeket arra, hogy időt nyer­
jünk cégünk és saját magunk számára. Ha azonban módunk nyílik,
hogy elmélyültebben tanulmányozzuk a számítógépet — különösen
azt, amelyik közvetlen befolyással bír munkánk eredményére —,
akkor e technikai eszköz egyre bővülő szolgáltatásainak megisme­
rése nyomán javaslatokat tehetünk újabb berendezések beszerzésé­
re, a meglévő szoftverek fejlesztésére, egyszóval olyan lépésekre,
amelyek rajtunk kívül munkatársainknak is hasznára válnak.
SZÁMÍTÓGÉPES
MENEDZSERNAPTÁRAK
Hogyan aknázhatjuk ki a számítógépet időnyerés céljából? Az
egyik kiindulópont a menedzsernaptár: a harmadik fejezetben vá­
zolt számos funkció alkalmazása programok tervezésére és előjegy­
zésére. A következőkben néhány ilyen jellegű szoftvert ismerte­
tünk:
• Act!
A Symantec által kifejlesztett Act! létezik Windows, DOS és
Macintosh operációs rendszerrel működtethető változatban is, és
bár a maga nemében az egyik legdrágább, a Home Office Computing szaklap szerint teljesítménye bőven igazolja borsos árát.
„Megismerése talán tovább tart, mint az egyszerűbb programok
némelyikéé — írja a számítástechnikai magazin —, de a többlet­
fáradság mindenképpen kifizetődik a sokrétű szolgáltatások, a
sebesség, a kezelhetőség révén. Még viszonylag szerény adatbá­
zissal rendelkezőknek is érdemes megfontolnia az Act! beszer­
zését kiváló naplózási és előjegyzési sajátságai miatt."
• Maximizer
A Windows környezetben futó Maximizer a Modatech Systems
118
Az Aldus készítette Macintosh-felhasználók számára ezt a prog­
rampárt, amely az előjegyzési naptár és a telefonhívás-szervező
funkcióit köti össze. A DateBookban eszközölt bejegyzésből
azonnal átléphetünk a TouchBase-be, hogy megkeressük a cég
ügyintézőjének nevét, és hívást kezdeményezzünk. A TouchBase-ben úgyszintén egyetlen kattintás, és máris a DateBookban
vagyunk, ahol az ott automatikusan megjelenő kapcsolatfelvételi
adatokkal naptárbejegyzést készíthetünk.
DayMaker/Organizer
Az InfoWorld magazin szerint a Pastel Development gyártmá­
nya, a DayMaker Organizer a Macintosh háttérben működő leg­
jobb személyi információkezelő-rendszer, mely a remek szolgál­
tatásokat a könnyű kezelhetőséggel ötvözi. „Az interaktív infor­
mációfeldolgozás remeke — írja a lap —, kitűnő eszközökkel az
események, tennivalók, feladatok, kapcsolatfelvételek, cégek
adatainak rögzítésére és továbbítására." Tetszés szerint megje­
lölhetjük egy adott esemény kezdetét és időtartamát vagy a kez­
dés és befejezés időpontját. Egy művelettel bejegyezhetők a na­
pi, heti, havi vagy bármilyen más gyakorisággal ismétlődő ese­
mények.
Lotus Organizer
Akinek már nagyon a kezére állnak a hagyományos formátumú,
papírra nyomtatott menedzsernaptárak, annak a Lotus Develop­
ment kifejlesztette Lotus Organizer „álmai személyi informáci­
ókezelője", legalábbis a Computer Shopper szerint. A képernyőn
mintha a zsebünkben hordott jó öreg spirálkötésű előjegyzési
naptárt látnánk viszont. „Az Organizer különösen a személyi in­
formációkezelő programokkal most ismerkedőket nyűgözi le —
tudósít a lap —, illetve azokat a felhasználókat, akik számára
nagyjából elegendő, ha elektronikus formában rendelkezésükre
áll az előjegyzési naptár, a tennivalók listája és a címtár." Egyik
leghasznosabb szolgáltatása a „Horgony", mely lehetővé teszi a
program különböző részein található tételek — például egy nap­
tárbeli időpont és a címtárban szereplő egyik ügyintéző — öszszekapcsolását.
119
HOGYAN HASZNÁLJUK SZÁMÍTÓGÉPÜNKET
IDŐMEGTAKARÍTÁSRA?
Gyakran azért költünk számítógépre, mert azt reméljük, hogy általa
jobban kézben tarthatjuk életünket, órákat nyerhetünk minden
egyes nap, azután épp az ellenkezőjét tapasztaljuk. Az alábbi egy­
szerű fortélyok és javaslatok segíthetnek olyan gépet vásárolni,
amely valóban hatékony segítőtársunkká válik:
• A szoftverhez válasszuk a hardvert!
Határozzuk el, mire akarjuk használni számítógépünket — szö­
vegszerkesztésre, könyvelésre, rajzolásra —, azután keressük
meg a szükségleteinknek leginkább megfelelő programot. Csak
ezután döntsünk, hogy milyen gépet veszünk.
•
Fontoljuk meg, mi történhet, ha minden adatunk elvész!
A számítógép lerobban, ellopják, vagy valamilyen véletlen káro­
sodás éri. Vásárlás előtt tájékozódjunk — mi történik, ha gépünk
a szavatossági időn belül hirtelen felmondja a szolgálatot?
Mennyi időt veszítünk, ha egy szép nap arra ébredünk, hogy újra
kell kezdenünk az elmúlt hat hónapi munkát? Ne felejtsük el
rendszeresen kimenteni adatainkat, tartsunk különböző helyeken
több biztonsági másolatot.
• Szánjunk időt számítógépünk megismerésére!
A számítógépek és a rajtuk futó programok kezelése nem mindig
könnyű. Sokakat elrémít a kilátás, hogy vaskos használati utasí­
tásokat böngésszenek, sajnálják rá az idejüket, ennélfogva soha
nem is látják át teljes mélységében, hogy mit tud nyújtani gépük.
Ez ésszerűtlen takarékoskodás, mert a kezdeti néhány óra később
hatalmas idő-, energiaveszteségektől kímélhet meg bennünket.
Ütemezzünk be egy vagy két napot az elején, hogy belevessük
magunkat a leírásba, és megértsük a gép és a program működé­
sének mindazon mozzanatait, amelyekkel valószínűleg dolgunk
akad. A legtöbb gyártócég ügyfélszolgálata telefonon is rendel­
kezésre áll, ha valamiben segítségre szorulunk. A legnépszerűbb
szoftverekhez floppyn, hang- vagy videókazettán oktatóprogra­
mok is léteznek, amelyek lépésről lépésre bevezetnek új segéd­
eszközünk használatának rejtelmeibe. (Érdeklődjünk a forgal­
mazónál!)
120
Gépesítsünk, amit lehet!
Noha az igazi „gondolkodó gépek" kora még nem jött el, a szá­
mítógépek segítségével időrabló irodai papírmunkánk nagy ré­
szét kiküszöbölhetjük. Így például a legtöbb szövegszerkesztő
rendelkezik körlevélfunkcióval, amely lehetővé teszi forma­
nyomtatványok szerkesztését, amelyeket azután bármilyen
hosszúságú, neveket és címeket tartalmazó adatállománnyal
egyesíthetünk, így megmenekszünk a rengeteg egyforma levél
legépelésétől. Az adatbáziskezelő alkalmas raktárkészletek, ka­
talógusok, ügyféllisták vagy akár személyzeti adatok tárolására
és rendszerezésére. A makrók billentyűutasítások egész sorát
rögzítik, amelyeket azután egyetlen művelettel bármikor végre­
hajtathatunk. Mindig ragadjuk meg az ismétlődő műveletek au­
tomatizálásának lehetőségeit — végtére is éppen erre való a szá­
mítógép.
Tartsunk lépést a műszaki fejlődéssel!
A számítástechnika a leggyorsabban fejlődő gazdasági ágazat.
Ami ma még csúcstechnológia, az holnap már avíttnak számít.
Az új számítógépek egyre nagyobb teljesítményű processzoro­
kat tartalmaznak, ami azt jelenti, hogy a bonyolult műveletek rö­
videbb idő alatt végrehajthatók. Az újságokban lapozgatva, az
egyre izmosodó mikroprocesszorokon kívül is találkozhatunk
műszaki újdonságokkal. Az emberi hangnak engedelmeskedő
számítógép például néhány éve még csak álom volt, s ma már va­
lóság. A számítógép levelet faxol, telefonhívást bonyolít, felol­
vassa a postánkat, lejátssza a CD-t vagy a videófelvételt — pa­
rancsra szinte bármit elvégez. Ugyebár, egy ilyen géppel sok időt
nyerhetünk?
121
T i z e n h e t e d i k fejezet
Az információk megszerzése és
felhasználása
Bármilyen szakmában tevékenykedünk, mind nehezebb lépést tar­
tani az adott terület újabb fejleményeivel, az információáradattal,
mely nem hagyja érintetlenül üzleti és magánéletünk egyetlen terü­
letét sem. E fejezet tárgya éppen az, hogy miképpen juthatunk hozzá
a szükséges információkhoz számítógépek és mindenféle más esz­
köz alkalmazásával a lehető leghatékonyabban és a legrövidebb
időn belül.
Az információ korában élünk, s ez a következő évtizedekben va­
lószínűleg az eddiginél is nagyobb hatást gyakorol életünkre. Hogy
Richard Saul Werman Information Anxiety (Az áhított információ)
című könyvében említett példát idézzük, a New York Times egyetlen
száma több írott információt tartalmaz, mint amennyivel a tizenhe­
tedik századi angol átlagpolgár egész életében találkozott. Manap­
ság, teszi hozzá Werman, úgy szakmai, mint magánéletünket meg­
határozzák a megszerzett információk—formálják személyiségün­
ket, hozzájárulnak az általunk megfogalmazott gondolatokhoz, szí­
nezik világképünket. „Az információrobbanás nem pusztán azért
következett be, mert megnövekedett az információ mennyisége —
állítja Werman. — A műszaki haladás megváltoztatta az információ
tárolását és átadását is, így az információ éppúgy hat ránk tömegé­
vel, mint áramlásának módjával."
Az információ mennyisége állítólag négyévente megduplázódik,
ezért egyre fontosabb a legjobb időkímélő technikák kiválasztása,
hogy
• rátaláljunk a valóban szükséges információkra;
• állandóan korszerűsítsük képességünket gyors és hatékony meg­
szerzésükre;
• megmenekedjünk a „fölös információk" miatti időveszteségtől.
sárol; csaknem 61 órát telefonál; elolvas három könyvet és meg­
számlálhatatlan órát tölt szóbeli információcserével. Ébrenlétünk
legnagyobb részében tehát információkkal foglalkozunk."
AZ INFORMÁCIÓ FELVÉTELEKOR
MEGTAKARÍTOTT PERCEK
Íme, néhány tipp, hogyan merítsünk hatékonyan az információfor­
rásokból:
• Válogassuk meg olvasnivalónkat! Egy országos napilapra össz­
pontosítsunk!
• Olvasás előtt nézzük át a főcímeket!
• Tanuljuk meg felgyorsítani olvasásunkat!
• Ha meg akarunk őrizni valamilyen anyagot, írjunk egy kulcsszót
a cikk sarkába, aztán vágjuk ki, és tegyük el későbbi hivatkozás
céljából. A kiadvány többi részét azonnal dobjuk el, ne takargas­
suk „majd valamikor elolvasom" felkiáltással! Legtöbbnyire
úgysem térünk vissza ahhoz, ami elsőre nem ragadta meg a fi­
gyelmünket, s így legalább elkerüljük a munkánkat zavaró ren­
detlenséget.
• Mondjuk le az előfizetést, ha nincs kedvünk vagy időnk elolvas­
ni a kérdéses sajtóterméket!
• Hasonló érdeklődésű ismerőseinket biztassuk más kiadványok
olvasására — az újságkivágások cseréjével kölcsönösen időt ta­
karítunk meg.
TELEVÍZIÓS HÍRMŰSOROK
• Egyféle műsort kísérjünk figyelemmel, a reklámok sugárzása
alatt olvassunk!
• A helyi televíziók adásaiból csak a közösségi híreket nézzük!
• Ha minden percünk drága, és gyorsabban akarunk hozzájutni a
hírekhez, válasszuk a rádiót! Az óránként vagy félóránként ismé­
telt legfontosabb hírek meghallgatásához öt perc elegendő.
Werman Linda C. Lederman Communication in the Workplace
(Kommunikáció a munkahelyen) című könyvét idézi: „Az átlag­
amerikai egyetlen év alatt 3000 nyomtatványt és űrlapot olvas el,
vagy tölt ki; átlapoz 100 újságot vagy folyóiratot; 2463 órán át néz
televíziót; 730 órányi rádióműsort hallgat meg; 20 hanglemezt vá­
A tervezés a tényfeltárásban és az adatgyűjtésben éppolyan fontos,
mint bármely más tevékenységben. A leírt vázlat akkor is nagy se­
gítség, ha tények még nem támasztják alá. Ez nem olyan képtelen-
122
123
TERVEZZÜK MEG AZ ADATGYŰJTÉST!
ség, mint amilyennek hangzik. A végcél kitűzése és a pillanatnyilag
rendelkezésre álló részletek megjelölése segít megtennünk az első
lépést, hogy behatároljuk azt az információmennyiséget, amivel
dolgunk lesz. Én az alábbi megközelítést alkalmazom:
1. Felvázolom az érintendő területeket.
2. Lediktálom az ismert tényeket, s az ezekből, valamint kiindulási
feltételezéseimből fakadó kérdéseket.
3. Csak olyasmi után kutatok, amiről úgy gondolom, hogy valóban
szükségem lesz rá, ahelyett, hogy felhalmoznám az adatokat, az­
után megpróbálnék valami értelmet adni nekik.
Az időérzékeny, tudományos problémamegoldás a következő lépé­
sekből álló kutatási módszeren alapul:
a)
b)
c)
d)
A megfigyelhető adatok összegyűjtése.
Hipotézis felállítása a fentiek alapján.
A hipotézis kipróbálása.
Az elfogadott vagy elvetett hipotézisből következően leg­
jobbnak tűnő intézkedések levezetése — miközben mind a hi­
potézist, m i n d a tervezett intézkedést készek vagyunk az
újonnan felmerülő adatok tükrében megváltoztatni.
kazetta ugyancsak hatalmas információforrás. Ennek tudatában
meglepő, hogy mennyi üzletember hagyja teljesen figyelmen kívül
ezeket az adatbázisokat. "Az emberek 95 %-a sohasem fordítja saját
javára mások tapasztalatait, mert nem tudja, hogy a számára szük­
séges és hasznos információk hozzáférhetőek, illetve, hogy hol jut­
hat hozzájuk gyorsan és hatékonyan" —jelentette ki Quincy Mumford, az Egyesült Államok Kongresszusi Könyvtárának munkatársa.
Sok üzletember hangoztatja, hogy nem ér rá olvasni és adatokat
keresgélni. Ezzel olyan benyomást kíván kelteni, hogy a gyakorlati
kérdések teljesen lekötik, ezért nem vesztegetheti értékes idejét hol­
mi kutakodásra. A „tapasztalat iskolájának" elszánt hívei nem ké­
pesek felfogni, hogy a gyakorlatban is kamatoztathatók a legjobb
forrásokból hatékony módszerekkel nyert információk.
SPÓROLJUNK AZ IDŐVEL — A SPANYOLVIASZT
MÁR FELTALÁLTÁK!
Vezérelvünk nem egyszerűen a tényfeltárás, hanem a bennük meg­
nyilvánuló elvek tisztázása. Ez a lényeglátás kulcsa — nemcsak az
üzleti életben, hanem a jog, az egészségügy, a természettudomá­
nyok területén és másutt is.
Irodákban látható a következő felirat: „Már döntöttem — ne za­
varj a tényekkel!" Sok gazdasági vezető annyira erős akaratú, hogy
alárendeltjei nem mernek tényekkel vagy nyilvánvaló megoldások­
kal előhozakodni, amelyek ellentétbe kerülhetnének a hagyomá­
nyos felfogással. Vigyázzunk tehát: ha gerincünket megtörve le­
mondunk a józan ítéletalkotásról, nehogy ujjat húzzunk főnökünk­
kel, akkor elveszítjük döntési képességünket, többé nem tudjuk ki
fürkészni az ehhez szükséges tényeket. A problémát megoldandó
kellő tapintattal és találékonysággal tálaljuk a megfelelő következtetésekhez vezető információkat!
Bármi is a gondunk, valószínűleg találunk valakit, aki már sokszor
szembekerült ilyesmivel. Először mindig járjunk utána az adott te­
rületen elért legjobb eredményeknek, ezzel rengeteg időt takarítha­
tunk meg.
Vegyük például ezt a könyvet! A tervezés első lépéseként kike­
restem minden elérhető könyvet és cikket az adott témáról. Közülük
sokat említek és idézek ebben a kötetben — kiegészítve és kibővítve
a tárgyról alkotott saját elképzeléseimet. Az újságcikkek összegyűj­
téséhez egy szakbibliográfiát használtam fel, mely kiadványok tö­
megét szedi sorba cím, szerző, terjedelem és a megjelenés dátumá­
nak megjelölésével. (A nagyobb könyvtárakban külön katalógus
alapján kereshetjük ki az újság- és folyóiratcikkeket, egyes folyói­
ratok pedig évenként saját tárgymutatót is megjelentetnek.)
Ezután az e fejezet későbbi részében leírt számítógépes adatbázisokat használtam fel, tanácskoztam ismert szaktekintélyekkel, sok
szeeméllyel folytattam levélváltást, fejezetenként külön dossziéba
gyűjtöttem az adatokat, azután hozzákezdtem a diktálás, leírás és
szerkesztés munkájához.
HOL KUTAKODJUNK?
HASZNÁLJUK KI JOBBAN A KÖNYVTÁRAKAT!
Könyvekben, szakfolyóiratokban és hírlapok szakcikkeiben
kérdésünkre megtaláljuk a választ. A mikrofilm, az audio- és vi
124
A gyors információszerzés legjobb módjai a közkönyvtárak, ezen
belül a központi vagy nagyobb fiókintézmények. Vázoljuk fel igé125
nyeinket, azután forduljunk a könyvtároshoz, aki útbaigazítást ad az
elérhető legjobb forrásokhoz. Tapasztalataim szerint a könyv­
tárosok intelligensek és általában igen segítőkészek, de a legtöbbet
akkor tudnak segíteni, ha előbb mi is felkészülünk, és konkrét kér­
déseket teszünk fel nekik.
Sok könyvtár telefonon is ad felvilágosítást más forrásokra vo­
natkozóan, legalábbis az intézmények címe és telefonszáma erejéig.
Ha nem tudnak azonnal válaszolni, visszahívnak.
Szakkönyvtárak
Az így kapott címekkel folytathatjuk a kutatómunkát. A szak­
könyvtárak egy része az általános gyűjtési körű közkönyvtárakhoz
hasonlóan működik (Magyarországon a legnagyobb és legismer­
tebb ilyen az Országos Műszaki Információs Központ és Könyvtár),
de külön könyvtárat tart fenn számos állami és önkormányzati
szerv, valamint magánintézmény, klinikák, kutatóintézetek, egyete­
mek, múzeumok, szakszervezetek, alapítványok stb. Némelyik a
nagyközönség előtt kevésbé ismert, ám minden korlátozás nélkül
hozzáférhető, mások használatához külön engedély kell ugyan, de
az esetek többségében egy levél vagy telefon segítségével az is
könnyen megszerezhető.
Időmegtakarítás telefonos tudakozódással
Ügyes telefonhasználattal rengeteg információt szerezhetünk.
Felvilágosítást kaphatunk a bennünket érdeklő témában tevé­
kenykedő cégeknél vagy a szaklapok, folyóiratok szerkesztőségei­
ben is. Hívjuk közvetlenül a megcélzott forrás legmagasabb szintjét.
Lee Levitt New York-i vezetői tanácsadó szerint jelentős változás
zajlik az üzleti telefonálási kultúrában. A valaha titkárnőik mögé
rejtőző vezetők ma büszkén válaszolnak maguk a megkeresésre.
Természetesen ez még nem általános, de egyes országokban már
nem lehet nem észrevenni az alapvető változást, különösen a nagy­
vállalatoknál. Híváskor kövessük a következő javaslatokat:
Minden, amit valaha tudni akartunk: a számítógépes
világhálózat
Legyen szó szinte bármilyen témával, érdeklődési körrel kapcso­
latos, netán valamelyik versenytársunkat érintő kérdésről, tényről
vagy számadatról — amennyiben rendelkezünk személyi számító­
géppel, modemmel és megfelelő kommunikációs szoftverrel, akkor
mindössze néhány billentyűt kell leütnünk, hogy csekély idő- és
energiaráfordítással fejest ugorhassunk az információk tengerébe.
Az elektronikus információk tárházai ma már mindenki számára el­
érhetőek. Hasznuk felmérhetetlen, de vigyázat! Kellő útmutatás
nélkül könnyen zsákutcába tévedhetünk, ami nem kevés időnkbe és
pénzünkbe kerülhet. A számítógépes világhálózat, az Internet szol­
gáltatói rendszeresen hirdetik magukat az általános és a gazdasági
szaksajtóban.
A lehetőségek folyamatosan bővülnek, az alábbiakban szemlél­
tető jelleggel teszünk említést a számítógépek révén szerezhető in­
formációk fajtáiról.
Az adatbázisok világa
Az adatbázisok három típusba sorolhatók. Az első egyszerűen
megjelöli, hogy hol lelhetők fel az általunk keresett cikkek. A má­
sodik tartalmi kivonatokat közöl. A harmadik a teljes szöveget adja,
amely elolvasható a monitoron vagy letölthető a nyomtatóba. A leg­
több szolgáltató mindhárom típust kínálja, de egyre inkább a harma­
dik az uralkodó, mivel a még oly magvas összefoglalók sem pótol­
hatják az eredeti szöveget.
Az adatbázis-szolgáltatók általában havi alapdíjat és a hálózat
tényleges használata után percdíjat számítanak föl, de a gépkocsi­
kölcsönzés mintájára létezik korlátlan használatra érvényes havidíj
is. Ha a lehető legrövidebb idő alatt és a legkevesebb költséggel kí­
vánjuk megszerezni, amit akarunk, érdemes megfogadni Paula Ingraham tanácsait:
• Írjunk vázlatot a megtudni kívántakról!
• Folytassunk némi előzetes vizsgálódást, hogy a kiválasztott for­
rás eléggé tájékozott-e az adott tárgykörben!
• Egyenesen kérdezzünk! Meglepődhetünk, hogy sokan milyen
készségesen válaszolnak.
• Írjuk le, hogy konkrétan mit keresünk, mielőtt hozzáfognánk!
• A katalógusok segítségével döntsük el, hogy melyik adatbázist
használjuk!
• Ha lehetséges, használjuk a kereszthivatkozás funkciót a többfé­
le adatbázisban való kereséshez!
• Szedjük sorba a keresett témák szinonim megnevezéseit, hogy
gyorsabban kijelölhessük a kívánt információt!
126
127
Mindegyik adatbázisnak megvan a maga felépítése, nyomtatott do­
kumentációja és használati módja. Miután telefonon vagy levélben
megrendeltük a tájékoztató katalógust, tanulmányozzuk gondosan
az árakat, és döntsük el, mennyit óhajtunk kiadni a kérdéses infor­
mációra. Enélkül hamar megugorhatnak a költségek.
A CompuServe
Az 1979-ben alapított és ma már világszerte több millió előfize­
tővel rendelkező CompuServe hangoztatja, hogy szolgáltatásai „ku­
tatóközponttá változtathatják íróasztalunkat. Tanulmányozhatjuk
az üzleti lehetőségeket, a piaci kereslet alakulását, nemzetközi for­
galmi adatokat, a lakásépítkezések állását, lépést tarthatunk az új
termékekkel, sajtóközleményeket olvashatunk, nyomon követhet­
jük a legfrissebb szakmai fejleményeket, figyelemmel kísérhetjük a
konkurenciát, sőt, utazás előtt ellenőrizhetjük a várható időjárást is."
Más adatbázisok lehetővé teszik, hogy „tallózzunk az üzleti ter­
mékek és szolgáltatások között, illetve megvásároljuk ezeket. Első­
ként juthatunk hozzá a legmodernebb számítógép- és szoftverrend­
szerekhez. Azonnal hozzáférhetünk a legfrissebb hírekhez és mű­
szaki tudósításokhoz, az idézett adatokkal alátámaszthatjuk üzleti
javaslatainkat, döntéseinket, jelentéseinket, feljegyzéseinket stb." A
rendszer segít „kipuhatolni bármely földrajzi körzet piaci felvevő­
képességét.
Felmérhetjük a tervezett üzleti vállalkozások megvalósíthatósá­
gát a gazdasági előrejelzések, forgalmi adatok, illetve a hasonló vál­
lalkozások sikerességére vonatkozó adatok alapján. Népszámlálási
és más demográfiai adatok segítségével megtervezhetjük levélrek­
lám- és médiakampányainkat, elemezhetjük a piaci versenyt." A
CompuServe szolgáltatásai az alábbi területekre terjednek ki:
•
Ügyfélszolgálat
Talán a legfontosabb szolgáltatás ezen a végtelen elektronikus
mezőn. Megnyugtató hátteret jelent, hogy rövid idő alatt hasznos
információkhoz juthatunk a számlázással, jelszavunk megvál­
toztatásával és minden más, magára a szolgáltatásra vonatkozó
kérdésünkkel kapcsolatban. Fellapozhatjuk az előfizetők névso­
rát is, akár egy telefonkönyvet. Itt található meg a CompuServe
magazinjának elektronikus kiadása is, amely naponta beszámol
a szolgáltatással kapcsolatos eseményekről, valamint a számítás­
technika világának fejleményeiről.
128
Kommunikáció/Faliújság
Ez a részleg tartalmazza a CompuServe postaszolgálatát, a CBszimulátort (mellyel a CB-rádiók mintájára kapcsolatba léphe­
tünk és cseverészhetünk a világ bármely táján tartózkodó előfi­
zetőkkel), az apróhirdetéseket, különféle vitafórumokat, klubo­
kat és különleges érdeklődési körű csoportokat, illetve az ügyfél­
szolgálat postaládáját, amelyben üzeneteket hagyhatunk.
Hírek/Idojárás/Sport
A CompuServe ezen szolgáltatása folyamatosan közli a legfris­
sebb nemzetközi híreket, a távirati irodák, jelentősebb hírlapok
tudósításait, továbbá a legkülönfélébb hírleveleket. Itt működik
az AP hírügynökség online szolgálata és a Hollywoodi Forró­
drót. A CompuServe üzleti hírszolgálata elektronikus „újságki­
vágásokat" gyűjt számunkra a bennünket érdeklő témákban az
AP, a UPI és más hírügynökségek anyagaiból. Körzeti időjárás­
jelentéseket olvashatunk, megtekinthetjük és letölthetjük a tele­
vízióban láthatókhoz hasonló időjárási térképeket.
Utazás/Szabadidő
Ez a részleg a világjárókat szolgálja ki. Segítségével tanul­
mányozhatjuk sok egyéb között a légitársaságok menetrendjét, a
gépkocsikölcsönzési és szálláslehetőségeket, illetve rögtön le is
foglalhatjuk az említett szolgáltatásokat. Szállodánkat a földke­
rekség minden jelentősebb kereskedelmi szálláshelyét felölelő
ABC Worldwide Hotel Guide elektronikus változatából is kivá­
laszthatjuk, továbbá tallózhatunk a világ számos tájának látvá­
nyosságaira vonatkozó, valamint különféle más — üzleti és tu­
risztikai célzatú — utazási információk között.
Az
elektronikus
bevásárlóközpont
Ez a CompuServe kizárólagos vásárlási szolgáltatása. A Compu­
Serve ingyenes „kirakatnézésre" invitálja előfizetőit, a hálózat
használata ebben a részlegben valamennyi előfizető számára díj­
mentes. Itt heti hét napon át, a nap huszonnégy órájában az ott­
honi vagy irodai karosszék kényelmében ismerkedhetünk az igé­
nyeinket kielégíteni igyekvő kereskedőcégek tucatjainak áru­
ajánlataival, emellett válogathatunk egy diszkontáruház kínála­
tából is. A szoftverkatalógusból vásárolt programokat elektroni­
kus úton szállítják házhoz, azaz töltik le számítógépünkbe. A ter­
mékválasztásban egy fogyasztóvédelmi lap online-kiadása segít,
129
amelynek valóban nagy hasznát vehetjük, ha meg akarjuk ismer­
ni a megvásárolni szándékozott holmit, mielőtt kiadnánk rá a
pénzt.
• Pénzügyek
és-piacok
Ebben a részlegben megtalálhatók az egyesült államokbeli érték­
tőzsdék részvényárfolyamai és más információi, továbbá bankok
és brókercégek információi, adózási és biztosítási tudnivalók,
vállalati kimutatások, valamint gazdasági vitafórumok.
•
Szórakozás/Játék
A CompuServe online játékok sorát kínálja. Némelyikben a szá­
mítógéppel mérkőzhetünk, másokban a többi előfizetővel mér­
hetjük össze ügyességünket egy galaktikus csetepaté, szerepjá­
ték, kalózkaland stb. során. További játékokkal kapcsolatos in­
formáció is rendelkezésre áll.
•
Hobbi/Egészség/Oktatás
Ebben a részlegben a szolgáltatások széles skálája tárul elénk, e
főzőcskétől az egészségvédelmen át a takarékos háztartásvezeté­
sig. Életmód- és fitnessfórum, hobbi-, képzőművészeti, zenei és
irodalmi összeállítások tartoznak még ide.
•
Kézikönyvtár
Ebben az elektronikus könyvtárban különféle segédanyagok ta­
lálhatók, például lexikonok (köztük a Grolier-féle enciklopédia),
az Egyesült Államok kormányhivatalainak kiadványai, nép­
számlálási adatok. Tanárok, szülők és diákok tájékoztatást kap­
hatnak az oktatási szolgáltatásokról, összeállításokat találhatnak
szakoktatási és fogyatékosokkal kapcsolatos kérdésekről. Itt ka­
pott helyet a több mint nyolcvanmillió amerikai háztartást felöle­
lő telefonkönyv. A csúcsidőszakon kívül olcsón hozzáférhetünk
a Knowledge Indexhez, a Dialog (a világ legnagyobb ilyen jelle­
gű szolgáltatója) által forgalmazott legnépszerűbb adatbázisok­
ból készült válogatáshoz, melynek témái között szerepel mező­
gazdaság, könyv, üzleti élet, számítógép, oktatás, technika, kör­
nyezetvédelem, történelem, jog, orvostudomány, tömegtájékoz­
tatás, vallás és társadalomtudomány.
• Számítástechnika/Műszaki
újdonságok
Ez a részleg ad teret számos vitafórumnak, melyek egyes számí­
tógép- és szoftverfajtákkal foglalkoznak. Megismerkedhetünk a
130
legújabb kutatási eredményekkel vagy akár a CompuServe fel­
használásának módjával és lehetőségeivel.
•
Üzlet/Egyéb foglalkozási ágak
Ebben a kiterjedt részlegben vállalatvezetők és más szakterüle­
tek, így a jog, egészségügy, repülés, műszaki tudományok és
adatfeldolgozás művelői juthatnak hírlevelekhez, folyóiratok­
hoz, vitafórumokhoz és egyéb szakmai jellegű szolgáltatások­
hoz.
Tizennyolcadik fejezet
Olvass gyorsan, felejts lassan!
Információink túlnyomó részét olvasással szerezzük. Tekintettel a
mára irdatlan mennyiségűvé nőtt olvasnivalóra, vizsgálódásunk kö­
vetkező tárgya az lesz, hogy miként gyorsíthatjuk fel az olvasást.
Évszázadokkal ezelőtt a tibeti lámák már kieszeltek egy idő- és
energiatakarékos módszert, ami igen hasznos lenne mai rohanó vi­
lágunkban is. Legtöbbünkhöz hasonlóan ezek a szent életű férfiak
időhiányban szenvedtek. Megoldásként hosszú papírcsíkokra rótták
az imaszövegeket, és tengely körül forgó dobokba helyezték őket.
Az ájtatossághoz többé nem kellett felolvasni az imákat, elég volt
az imamalomban pergetni őket. Címzettjük, vélhetőleg, a legszédítőbb forgási sebességgel is lépést tudott tartani.
E. Wayne Marjarum, a How to Use a Book (Hogyan használjuk
a könyvet?) szerzője hozzáteszi, hogy az újságok, hetilapok, köny­
vek, brosúrák, prospektusok és egyéb olvasnivalók áradatában leg­
alább ilyen természetfeletti képességekre volna szükségünk, hogy
győzzük az iramot. Ilyenek híján csak egyet tehetünk: gyorsabban
és válogatva olvasunk. Ugyanakkor megfelelő felfogóképességgel
kell rendelkeznünk, hogy meg is értsük, amit olvasunk. Mivel az ol­
vasás egyik legfontosabb készségünk — mely közvetlenül befolyá­
solja jövedelmünket, életünk örömteli voltát, nemegyszer szakmai
sikerünket is —, az időgazdálkodás kulcskérdése, hogy mennyi időt
tudunk megtakarítani az olvasás, megértés és emlékezetbe vésés se­
gítségével.
131
HOGYAN GYARAPÍTSUK AZ OLVASÁSI IDŐT?
Az olvasási lehetőségek javításának egyik módja az, hogy több időt
szerzünk rá — kihasználjuk az egyébként elvesztegetett, illetve szá­
munkra kevésbé érdekes vagy fontos anyagok elolvasására szentelt
perceket. Az alábbi tippek ezen a téren nyújtanak segítséget.
•
legyen kéznél jó olvasnivaló! Az újságcikkeket, jelentéseket és
egyéb elolvasni kívánt anyagokat ne az előszobai kisasztalra te­
gyük, ahol az idők végezetéig aszalódhatnak, hanem valami
szembetűnő helyre, például a fotel mellé, ahol vacsora után ej­
tőzni szoktunk. Bárhová megyünk, vigyünk magunkkal olvasni­
valót. Vágjunk zsebre kitépett újságlapokat, jusson belőlük az
irattárcánkba, az éjjeliszekrényünkre, de még a fürdőkád mellé
is.
• Használjuk ki olvasásra az utazási időt! Utazás közben többnyire
akad szabad időnk. Ragadjuk meg ezeket az értékes perceket!
• A legfontosabb dolgokat tiszta fejjel olvassuk! Ha egész reggeli
olvasóidőnket az újságnak szenteljük, elmulasztjuk a lehetősé­
get, hogy sokkal fontosabb olvasási kötelezettségeinket akkor
teljesítjük, amikor csak úgy buzog bennünk a szellemi energia.
Miután átfutottuk a főbb híreket, esetleg fürdés vagy reggelizés
közben meghallgattuk őket a rádión vagy tévén, a részletes hí­
rekkel való megismerkedést hagyjuk ebéd utánra vagy a nap vé­
gére, amikor nem bővelkedünk annyira alkotóerőben, de az
agyunk még fog. Legértékesebb időszakunkat a legfontosabb üz­
leti és szakmai anyagokra fordítsuk, amelyek a legelmélyültebb
megértést igénylik.
•
Olvassunk várakozás közben! Miközben éttermi kiszolgálásra,
járműre, orvosra, fogászra, fodrászra, telefonra vagy akár arra
várunk, hogy hitvesünk végre befejezze az öltözködést, töltsük
az időt olvasással. Elképesztő, hogy mennyit érnek együttvéve
ezek az innen-onnan lopott percek. Ugyanakkor megkíméljük
magunkat a meddő várakozás okozta bosszankodástól is.
• A reggeli lapokat olvassuk el előző este! A reggeli lapok már a
k é s ő esti órákban kikerülnek a nyomdából. Ha módunk van
ilyenkor beszerezni őket, ezzel előre ledolgozhatjuk a napi pen­
zumot. Csak vigyázzunk, nehogy megrögzött újságfaló módjára
reggel újra elolvassuk ugyanazt!
• Használjuk ki az ebédidőt! Alkalmanként ebédeljünk egyedül, és
egyszerűen olvassunk evés közben.
132
• Olvassunk lefekvés előtt! Lámpaoltás előtt olvassunk egy ne­
gyed- vagy félórácskát. Nem feltétlenül szakkönyveket, lehet
gondolatébresztő vagy szórakoztató irodalmat is. Ilyenkor sok­
féle témára sort keríthetünk.
TARTALMI KIVONATOK ÉS TALLÓZÓK
A roppant tömegű szakmai olvasnivaló — irányzatok előrejelzései,
kifinomult vezetéstechnika, hatékony marketingstratégiák, értékes
munkamódszerek és így tovább — teljesíthetetlen követelményeket
támaszt elénk. Becslések szerint minden évben 1200—1500 veze­
téselméleti és gazdasági szakkönyv lát napvilágot — nincs az a ha­
landó, aki ezt az irdatlan mennyiséget átlapozná, az elolvasásról már
nem is beszélve.
A Profile magazin szerint az átlagos vezető évente mindössze hat
könyvet olvas el — sok hasznosat pedig elmulaszt. Öreg hiba. Hogy
miért? Mert a jó könyvekben foglalt gondolatok és felismerések
gyakran sehol másutt nem lelhetők fel. A valódi tájékozottsághoz a
rendelkezésre álló idő alatt lépést kell tartanunk a szakmai informá­
ciók e fontos forrásával. A gyakorlatias amerikaiak többféle megol­
dást is kínálnak erre. A Soundview kiadó munkatársai minden hó­
napban elolvassák az összes megjelent üzleti témájú könyvet, majd
meghatározott szempontrendszer alapján véleményezik őket. A kri­
tériumok közé tartozik az időszerűség, a tartalom eredetisége, az ol­
vasók időgazdálkodását, nyereségességét, problémamegoldását,
szakmai pályafutását elősegítő, termelékenységnövelő ötletek meg­
léte. Az e feltételeknek leginkább megfelelő kötetek hivatásos gaz­
dasági szakírókhoz kerülnek, akik minden hasznos gondolatot kihü­
velyeznek belőlük, és nyolc oldalas összefoglalót írnak. Az így ké­
szülő kiadványok nem szemlék (amelyek egy adott személy véle­
ményét tükrözik), nem is tallózások (összezsúfolt, kiragadott rész­
letek), hanem hozzáértően megírt kivonatok, melyek tükrözik a tel­
jes mű tartalmát és szellemét. Hasonló, de kisebb terjedelmű ismer­
tetések megjelennek a szaklapokban és -folyóiratokban is.
ÖNFEJLESZTÉS OLVASÁSSAL
Olvasási sebességünk és az olvasottak hatékonyabb bevésése érde­
kében kövessük a következő módszereket:
•
Céltudatosan olvassunk! Akármi is a tárgy, teljes egészében
133
igyekezzünk felfogni, ez segíti a gondolatok rögzítését elménk­
ben. Ne engedjük elkalandozni figyelmünket! Agyunk úgy dol­
gozzon, akár egy nyüzsgő hangyaboly — átrostálva, kilúgozva,
elfogyasztva és megemésztve a nyomtatott szavak üzenetét.
• Összpontosítsunk az első mondatokra! A legtöbb olvasnivalónál
ezek fejezik ki az alapeszméket. Tanuljuk meg felismerni a tar­
talom jelzőtábláit: a fejezetcímeket, alcímeket, félkövéren, dőlt
betűvel vagy a törzsszövegtől más módon eltérőleg szedett soro­
kat. A folyóiratok manapság sokszor színekkel is kiemelik a
kulcsmondatokat — nem egyszerűen az érdeklődés felkeltése
végett, hanem azért, hogy a figyelmet a legfontosabb passzusok­
ra irányítsák.
•
Olvasás közben ne mozogjon az ajkunk! Ez ugyanis lassítja az ol­
vasás sebességét.
•
Kerüljük a szavankénti olvasást! Mivel a gondolatokat nem
egyes szavak, hanem szócsoportok hordozzák, az olvasás fel­
gyorsításának egyik lényeges eleme, hogy szemünkkel egyszerre
ilyen szócsoportokat fogjunk át — a rész helyett az egészet. A jó
olvasó szeme csak az egy-egy gondolatot magában foglaló egy­
ségeken pihen meg. Társalgás közben is egész fordulatokat raga­
dunk m e g a hallott szövegből. Némi gyakorlattal elérhetjük
ugyanezt az olvasással is.
Serkentsük magunkat gyorsabb olvasásra!
Lankadatlanul ösztönözzük magunkat arra, hogy a korábbinál
gyorsabban olvassunk. Tegyünk például úgy, mintha a szavak el­
tűnnének, mihelyt szemünket végigfuttattuk rajtuk. Valószínűleg
meglepve tapasztaljuk majd, hogy nem mulasztottunk el semmi fon­
tosat. Becsüljük meg a szavak számát egy újságcikkben vagy
könyvfejezetben, és határozzuk meg, hogy mennyi idő alatt kell vé­
geznünk a kijelölt résszel. Állítsunk be egy percjelző órát erre az
időtartamra, és lassanként emeljük a mennyiséget, hogy hatéko­
nyabbá tegyük olvasásunkat.
• Álljunk meg és összegezzünk! Egy szakasz nagy sebességű átol­
vasása után álljunk meg, és gondolatban foglaljuk össze a szerző
fő megállapításait. Ellenőrizzük le magunkat az anyag tüzete­
sebb átnézésével. Egy idő után a módszer elmélyül, és szokássá
válik.
• Jelöljünk bátran! Ne féljünk aláhúzni és kiemelni az olvasott
134
cikkekben és könyvekben, pláne ebben a mostaniban! A lénye­
ges információ kidomborítására legjobb a szövegkiemelő filc­
toll. Más írószerek nem annyira hasznosak erre a célra.
• Magabiztosan mellőzzük a lényegtelent! Ugorjuk át a mellékes
szavakat vagy gondolatokat, üres frázisokat, közhelyeket, bana­
litásokat, trivialitásokat! Keressük a javát!
• Az ismeretlen szavakat később keressük ki! Fejben vagy írásban
jegyezzük meg a szótárból kikeresendő szavakat! Minél na­
gyobb a szókincsünk, annál gyorsabban olvashatunk. A szakem­
berek állítása szerint a hatékonysághoz 20—30 ezres szókészlet
kell. Egy-egy létfontosságú szó kihagyása miatt egy egész mon­
dat vagy bekezdés értelme sikkad el, ami folytonos visszalapo­
zást követel.
Az olvasási készség gyakorlást kíván
Egy másik olvasásgyorsítási módszert ismertet a Managing Your
Reading (Olvasás mesterfokon) című könyvében dr. Phyllis A. Mil­
ler, aki szerint a legtöbben a képességeink adta sebesség felével­
harmadával olvasunk, s ezen megfelelő oktatás és gyakorlás révén
segíthetünk. Az olvasás készség, s mint ilyen, attól még nem fejlő­
dik, ha elolvassuk, hogy kell csinálni. A készség megszerzéséhez
gyakorlat kell. Szakítanunk kell rossz beidegződéseinkkel is, ami­
hez útmutatást nyújt Miller doktornő kitűnő könyve.
Leghasznosabb technikája az úgynevezett „ütemtartás". Fél ke­
zünkkel vagy kartonlappal takarjuk le a lapot, és csúsztassuk egyen­
letesen lefelé. Szemünkkel összpontosítsunk az éppen kitakart sor­
ra, miáltal fejlődik koncentráló készségünk és növekszik olvasási
sebességünk. A kartonlap gyorsabb mozgatásával szoktassuk ma­
gunkat az eddiginél jóval sebesebb olvasásra. Tartsunk ki emellett,
függetlenül attól, hogy egyelőre kevesebbet tudunk megjegyezni a
szövegből. Miután megszoktuk az új sebességet, dolgozzunk to­
vább, és igyekezzünk a szöveg megértésében is lépést tartani vele.
Kóstolgatás és pásztázás
Olvasásunk ne korlátozódjon a szöveg elejétől végéig, lapról lap­
ra való követésén, ajánlja Robert Moskowitz a How to Organize Yo­
ur Work and Your Time (Hogyan szervezzük meg munkánkat és
időnket?) című könyvében, hozzátéve:
A
„kóstolgatás"
során szemünk végigfut a nyomtatott anya135
gon, kiemeli a címsorokat, táblázatokat és más szembeötlő
elemeket...
a legfontosabb részletek elolvasásával próbálja
megragadni a lényeget. A bekezdések kezdő és záró mondatai
rendszerint jó fogódzót jelentenek.
A pásztázás már az írásmű szerkezetének, vázának alapo­
sabb megtekintését jelenti, közelít a megértéshez, de még nem
teljes elolvasás. Ilyenkor megnézzük a tartalomjegyzéket, a
szemléltető ábrákat,
grafikonokat és/vagy táblázatokat,
a
tárgymutatókat és függelékeket, hogy megállapítsuk, miről is
van szó. Azután belőjük magunkat a legizgalmasabb részletre.
Moskowitz szerint a szóról szóra olvasástól nem lehet egyik napról
a másikra elszakadni, időbe telik, míg levetkőzzük régi olvasási szo­
kásainkat, és feszengés nélkül fogadjuk el a szöveget kimazsolázó
új módszert. A „kóstolgatás" és a pásztázás mindazonáltal igen
hasznos módszer, és alkalmazásukkal rövidebb idő alatt több olvas­
nivalót dolgozhatunk fel.
Olvasásfejlesztő tanfolyamok
Könyvek a gyorsolvasásról
Sok jó könyv látott napvilágot az olvasási sebesség fokozásáról.
OLVASÓCSOPORTOK
Olyan vállalatoknál és közintézményeknél, amelyekre folyamato­
san nagy mennyiségű létfontosságú nyomtatott információ zúdul,
célszerű időmegtakarítási módszer lehet az olvasási munka­
megosztás. Az egy osztályon dolgozók felosztják egymás között az
elolvasandó kiadványokat és más forrásanyagokat. Kijegyzetelik az
egész csoport érdeklődésére számot tartó részleteket, azután forgószínpadszerűen úgy rendezik, hogy a csoporttagok egyenként meg­
beszéljék az anyagot az adott mű olvasójával. Ez a szisztéma igen
hatékony, ha sok a mindenkit érdeklő anyag.
További időmegtakarítás: Az anyagok kivonatolása helyett szö­
vegkiemelővel jelölik meg a legfontosabb pontokat, s az így feldol­
gozott példányokat adják körbe. A szövegkiemelő általában nem
tesz kárt az eredetiben, és nem jelenik meg a másolatokon.
Az egyik New York-i tanfolyam oktatói az alábbi módszereket
ajánlják hallgatóiknak:
AZ IRODÁBA ÁRAMLÓ OLVASNIVALÓ
KARCSÚSÍTÁSA
• Szemvizsgálat: Lehet, hogy egyszerűen új szemüvegre van szük­
ségünk. Látásélességünk megjavítása után rászoktathatjuk ma­
gunkat a gyorsabb szemmozgásra.
• Látószögnövelés: A tanfolyam résztvevői megtanulják, hogy
gondolati egységeket, azaz a fentiekben már említett szócsopor­
tokat olvassanak.
• Szöveg a képernyőn: A képernyőn a másodperc tört részére betűk
vagy számok jelennek meg. Fokról fokra haladva, hétjegyű szá­
mok és egész mondatok egy pillantással való rögzítéséig lehet el­
jutni.
• Olvasásgyorsító: A szöveg előtt homályos lap áll, amely olvasás
közben lefelé csúszik. („Kézi" változatáról a fentiekben már volt
szó.) Segítségével egyrészt mérhető az olvasás sebessége, más­
résztjavítja a koncentrációt, gyorsabb olvasásra serkent, és meg­
akadályozza a visszalapozást, amely gyakori időrabló.
Ha pozíciónknál fogva módunkban áll megszabni a beosztottjaink­
tól hozzánk érkező jelentések formáját, akkor készíttessünk mind­
egyikhezrövid— legfeljebb tízsoros — vezetői összegzést. Művel­
jük magunk is ezt a módszert. Mind több cég és közintézmény al­
kalmazza ezt az időkímélő formai megoldást. Ha mi is élünk vele,
tapasztalhatjuk, hogy hamarosan a velünk információcserét folyta­
tók is átveszik tőlünk, miáltal író és olvasó kíméli az idejét, és job­
ban megérti egymást.
IDŐKÍMÉLŐ EMLÉKEZET
Edzéssel javíthatjuk memóriánkat, és rengeteg percet takaríthatunk
meg, amit addig nevek, helyszínek, időpontok és más adatok emlé­
kezetünkbe idézésével töltöttünk. Az olvasottak elfelejtése sok időt
fecsérel el. A könyvek, notebookok és más segédeszközök rengeteg
* Magyarul például húsz év alatt több kiadást ért meg, és ma is nagy ha­
szonnal forgatható Dr. Dezső Zsigmondné műve, „A gyorsolvasás
programozott tankönyve" — szerk. megj.
136
137
információt képesek könnyen elérhető módon tárolni, így jóval ke­
vesebbet kell észben tartanunk. Mindazonáltal vannak, akik szakte­
rületük legfontosabb adatait kívülről tudják — és folytonos utánanézés nélkül képesek alkalmazni —, s ezek az emberek gyakran si­
keresek és mindig általános irigység tárgyai.
Dr. Bruno Furst, az emlékezet szakértője és e témakörben szá­
mos könyv szerzője hisz abban, hogy az egyik legjobb memóriaser­
kentő, ha egy nevet vagy adatot valamilyen jól ismert, könnyen fel­
idézhető tárggyal társítunk. A következő példát hozza föl erre:
Amikor a feleségein arra kér, hogy írjak a biztosítási ügynö­
künknek, és változtassam meg a tűzbiztosításunkat, rögtön
magam elé képzelem az íróasztalomat, amint lángokban áll.
Mihelyt kinyitom az irodám ajtaját, az égő asztal képe emlé­
keztet, hogy írjak — a levél témáján egy pillanatig sem kell
törnöm a fejem. Hogy el ne felejtsem postára adni, elképzelem
a postaládánál ácsorgó ügynököt. Ahogy meglátom a posta­
ládát, egyszerre eszembe juttatja őt és a levelet. Ugyanígy já­
rok el nevekkel, számokkal és más adatokkal.
Az emlékezet olyan, akár az izom, állítja Furst doktor. A tétlenség
elsorvasztja. Ugyanakkor ne terheljük túl memóriánkat, int a szak­
ember; sok egyszerű emlékeztetőt jobb leírni. Minél több élményt
tárolunk és minél könnyebben szívunk magunkba benyomásokat,
annál jobban rögzítjük és idézzük fel őket a kellő pillanatban. Min­
denesetre tartsuk észben, hogy a személyi számítógép és a rajta lévő
szoftver, amely lehetővé teszi mindenféle információ rögzítését és
gyors előkeresését, nem helyettesíti, hanem kiegészíti saját emléke­
zetünket.
MIKOR MEMORIZÁLJUNK?
Az emberi kapcsolatok és a személyes hatékonyság témájában szak­
tekintélynek tartott Donald Laird professzor mondotta: „Ha memó­
riánk természettől fogva gyenge, valószínűleg soha nem kelhetünk
versenyre azzal, aki j o b b emlékezőtehetséggel született. Mielőtt
azonban búnak adnánk a fejünket, próbáljuk arra használni, amire
való. Sokan idővel tűrhetőre fejlesztették eredetileg nem túl jó me­
móriájukat. Az eredmény nagy mértékben attól függ, ahogyan me­
morizálunk." Íme, néhány Laird professzor tanácsai közül:
•
Figyeljünk feszülten a megjegyezni kívánt részletekre!
138
• Gondoljuk át az olvasott, hallott vagy látott dolgokat, és beszél­
jünk róluk! Ha ez beidegzett szokásunkká válik, erősíti emléke­
zőtehetségünket.
• Az új ismereteket társítsuk korábban bevésettekkel! Ha például
nem akarjuk elfelejteni, hogy ajándékot kell vennünk valakinek,
gondoljunk egy olyan ajándékra, aminek mi magunk különösen
örülnénk. Ha új szóra bukkanunk, gondoljunk más, hasonló
hangzású szavakra, és arra, hogy hol használnánk ezt a szót. Egy­
szóval használjuk emlékeztetőül az asszociációt.
• Memorizálásra legalkalmasabb a délelőtt, különösen nyolctól tí­
zig. Ennek az az oka, hogy ebben az időben az idegrendszert ke­
vesebb új benyomás éri. Az esti órákban a bevésés hatékonysága
6—10 %-kal kisebb. A rögzítési képesség ébredéstől lefekvésig
fokozatosan csökken. Egyébként ebből a szempontból a vasár­
nap a legrosszabb nap. Valószínűleg azért, mert ilyenkor aka­
runk leginkább lazítani.
HÉT EGYSZERŰ TRÜKK, AMIT NEM FELEJTÜNK EL
Az alábbiakban néhány kitűnő emlékezetjavító ötletet sorolunk fel
Leanne Kleinmann, a Memphis magazin főszerkesztőjének össze­
állításából:
1. Összpontosítsunk a tudatosságra! Ahelyett, hogy csak úgy meg­
jegyeznénk, dolgozzuk föl. Ha például a főnökünk megkér, hogy
tartsunk észben néhány fontos, de számunkra semmitmondó ne­
vet, tegyünk fel magunkban kérdéseket ezekkel kapcsolatban.
Szokatlanul hangzanak-e? Hasonlítanak-e általunk ismert sze­
mélyek nevéhez? Ha fogódzókat keresünk, könnyebb rögzíteni
az új adatokat.
2. Törjük át a rutin korlátait! Az újszerűség könnyebben megjegyezhetővé teszi a dolgokat. Ahogy idősödünk, némi erőfeszítést
igényel, hogy az ismertet szokatlanná változtassuk. Folyton elfe­
lejtjük, hogy bezártuk-e a kaput. Próbáljuk bezárni a másik ke­
zünkkel! Ha az öntudatlan folyamatba újszerű, feltűnően eltérő
mozzanatokat csempészünk, mindjárt könnyebb megjegyezni.
3. Képzeljük magunk elé, amire emlékezni akarunk! A képi utalá­
sok segítenek észben tartani egy nevet vagy feladatot. Amikor
például Rókánéval találkozunk, gondoljunk az állatra és kettejük
esetleges közös tulajdonságaira — mindketten hosszú orrúak,
vörösek stb. (A módszer nem veszélytelen, mert esetleg rosszul
ugrik be a kép, és tévedésből Farkasnénak szólítjuk a hölgyet!)
4. Alkalmazzunk mnemotechnikai eszközöket! Az iskolában régóta
alkalmazott módszer, hogy összetartozó fogalmakból értelmes
tréfás mondatokat alkotnak, kezdőbetűiket vagy első szótagjaikat jól megjegyezhető, ritmikus szövegekké, esetleg értelmes
szavakká (akronímák) vonják össze, rímes versikéket faragnak
belőlük, vagy más hasonló módon teszik könnyebben bevéshetővé őket.
5. Írjuk le! A papírra vetett dolgokat később általában könnyebb
felidézni.
6. Legyünk összeszedettebbek! Minél rendszerezettebbek vagyunk,
annál nagyobb az esélyünk, hogy tudni fogjuk, mit hová tettünk.
Segít ebben, ha például a bejárati ajtó melletti szögre akasztjuk a
slusszkulcsot, napszemüvegünket mindig egy bizonyos helyre
rakjuk, papírjainkat különféle színű dossziékban tároljuk.
7. Óvakodjunk a memóriánkat befolyásoló egyéb tényezőktől! A
központi idegrendszerre ható gyógyszerek — így az antihisztaminok, altatók és fájdalomcsillapítók — befolyásolhatják az em­
lékezetet is. Az alkohol, a cigaretta, amely elvonja az agytól az
oxigént, úgyszintén rongálja a memóriát.
ÉLETRE SZÓLÓ TANULÁSI ÖTLETEK
• Jelöljünk ki külön tanulóhelyet! Készítsünk oda minden szüksé­
ges felszerelést — a szövegkiemelőtől kezdve a mágneslemezig.
A döntő pillanatokban ne vesztegessük a drága időt eszközök ke­
resgélésére.
• Használjuk ki az ingázás idejét! Reggel útban a munkahelyünkre
olvassuk el a tananyagot. Este hazafelé menet próbáljuk felidéz­
ni.
• Tanuljunk együtt egy barátunkkal! Válasszunk valakit, akinek
tanulási stílusa kiegészíti a miénket. Ez idegen nyelveknél jól be­
válik. Nekünk a nyelvtan megy, neki a kiejtés. Így kölcsönösen
kiigazíthatjuk egymás hibáit.
• Szegődtessünk segítséget a házhoz! A takarítónő, gyereklány
vagy mindenes mentesíthet bennünket az energia- és időigényes
házimunka egy részétől. Amíg segítőink dolgoznak, nyugodtan
elmehetünk otthonról, hogy tanuljunk.
• Keressünk magántanárt! Magánórákat venni nem feltétlenül
megfizethetetlenül drága. Sok esetben ez a legjobb megoldás, ha
valamiért fel kell elevenítenünk az annak idején az iskolában ta­
nultakat.
Tizenkilencedik fejezet
TÁVOKTATÁS
Önképzés
Ma már életkorra, iskolai végzettségre és szakképzettségre való te­
kintet nélkül bárki továbbtanulhat, sőt, különféle okleveleket is sze­
rezhet, méghozzá az időbeosztásának megfelelő haladási ütem mel­
lett. A levelező, illetve távoktatással foglalkozó szervezetek köre
egyre bővül.
Valamikor az érettségi vagy a főiskolai, egyetemi diploma megszer­
zése az egész életre szóló tanulás befejezését jelentette — a későb­
biekben legfeljebb valami szaktanfolyamra kerülhetett sor, ha az il­
lető előmenetele vagy más egyéni érdeke úgy kívánta. Napjainkra
viszont a felnőttoktatás elképesztő méreteket öltött. Alig akad olyan
felsőfokú tanintézmény, oktatási rendszer, szakiskola vagy szakmai
szervezet, amely ne kínálná tanfolyamok széles skáláját gyakorlati­
lag minden témában — a számítógép-kezeléstől a japán vagy szinte
bármely más nyelvig.
OTTHONI TANULÁS KAZETTÁVAL
Sok efféle tanfolyam kiválóan alkalmas arra, hogy elsajátítsuk a
szakmánkban legközvetlenebbül alkalmazható időkímélő készsé­
geket és ismereteket. Használjuk ki előnyeiket látókörünk szélesíté­
sére, személyes kielégülést is nyújtó szakmai előrelépés céljából,
vagy egyszerűen a tanulás öröméért.
További időkímélő lehetőséget kínálnak a felnőttoktatásban a hang­
vagy videókazettás tanfolyamok. Az angol nyelvterületen az efféle
tanfolyamoknak se szeri, se száma, de már Magyarországon is egyre
szaporodnak. Nem kell más, csak egy lejátszó, s szabad perceinkben
vagy más, szellemi erőfeszítést nem igénylő tevékenység közben
hallgathatjuk a kazettát, így máris megtakarítottuk a napi egy órát,
és közelebb jutottunk céljainkhoz.
A kazettás tanfolyamok mind több témát ölelnek fel. Akár szak­
mai, akár magánéletünkkel összefüggő kérdések érdekelnek ben-
140
141
nünket, a legalkalmasabb tananyag beszerzése mindenképpen kifi­
zetődik, éspedig a következő okokból:
•
Úgy hallgatjuk és tanuljuk meg — vagy egyszerűen csak élvez­
zük —, hogy közben valami mást csinálunk.
• A kétféle tevékenység összekapcsolása nem feltétlenül csökkenti
a hatékonyságot. Ahogy Jay Conrad Levinson rámutat a The 90Minute Hour „A kilencvenperces óra" című könyvében, a kazet­
tát lejátszhatjuk hazafelé menet autót vezetve; testedzéssel, pél­
dául kocogással, sétával vagy kerékpározással egyidejűleg; üzle­
ti vagy turistaúton a repülőn ülve; vagy amíg várunk valamire.
Hallgathatjuk mosogatás vagy másféle házimunka közben,
kedvteléseinknek hódolva, a fürdőkádban elnyúlva, kertészked­
ve. Mindennél többet ér, ha tévénézés helyett hallgatjuk.
Harvey Mackay, a Beware the Naked Man Who Offers You His
Shirt szerzője azt állítja, hogy utazásai során már több mint három­
száz kazettát hallgatott végig, s hozzáteszi: „A legtöbb amerikai
csaknem évi húszezer kilométert vezet. Hetvenkét éves koráig há­
rom és fél esztendőt tölt autóban. Miért ne alakítanánk hát kocsinkat
egyetemmé?" Mások walkman segítségével tanulnak.
Ha a legtöbbet akarjuk nyerni a kazetták meghallgatásával, elő­
ször is tisztázzuk, hogy mit várunk az adott programtól, például in­
formációt kívánunk szerezni, netán egyszerűen érdekel, bizonyos
készségeinket fejlesztenénk, esetleg lépést óhajtunk tartani a szak­
mai, üzleti vagy más irányzatokkal.
• Tartsuk a lejátszót gondosan megválasztott helyen! A kicsi,
kompakt, elemmel is működő kazettás magnók tetszés szerinti
helyen is időben hallgathatók, és könnyen mozgathatók.
• Egyes programokat meghatározott helyhez köthetünk. Az egész­
séges étrendről szólót hallgassuk a konyhában, a stressz leküzdé­
sére tanítót az autóban (közlekedési bosszúságok enyhítésére kü­
lönösen remek!), a vezetői készségfejlesztőt az irodánkban.
Steve Rowley, a Day-Timers elnöke megjegyzi: „Miközben elme­
leteket és elképzeléseket ismerünk meg, elsajátítjuk a javasolt tech­
nikákat és készségeket, egyúttal új, hatalmas erőforrásokat fede­
zünk fel, melyek segítségével sikeresebben kezelhetjük a legkülön*
Magyarul megjelent: Harvey Mackay: Óvakodj a pucértól, aki az ingét kínálja neked Park Könyvkiadó, Budapest, 1993
142
félébb szituációkat. Az emberi információrögzítést vizsgáló kutatók
azt találták, hogy egyesek látás, mások hallás útján tanulnak
könnyebben. Akármelyik csoportba tartozunk, még ha nem feszül­
ten figyelünk is a kazettára, esetleg valami más foglalkoztat, vagy
lassan elnyom a buzgóság, tudatalatti elménk elképesztő mennyisé­
gű információt szedeget fel minden külön időráfordítás nélkül."
Az oktatókazetták használatának legjobb módja
Nincs általában legjobb megoldás — csak olyan, amely személy
szerint nálunk a leginkább bevált. A Day-Timers mindenesetre az
alábbi technikákat ajánlja:
• Figyelmes hallgatás. Ha csak fél füllel hallgatunk valamit, de ne­
migen jut el az agyunkig, akkor lehet, hogy többször is le kell ját­
szanunk, mire a gondolatok valóban szöget ütnek a fejünkbe, és
igazán figyelni kezdünk. Válasszuk ki azt a napszakot, amelyben
a leginkább elengedettek és új eszmékre nyitottak vagyunk. Te­
remtsünk a tanuláshoz alkalmas környezetet, lehetőleg szűrjük ki
a külső zajokat. Így bizonyára jóval többet jegyzünk meg.
• Elmélyült hallgatás. A kazetta hallgatása közben idézzük ma­
gunk elé azt, amiről szó van. Hunyjuk be a szemünket, képzeljük
el magunkat, amint a leírt helyzetben talpraesetten viselkedünk.
Ez a való életben, hasonló körülmények között reflexszerűen ki­
válthatja a helyes magatartást.
• Álljunk meg a jó ötleteknél! Hallgatás közben állítsuk meg a
magnót, készítsünk jegyzeteket, vagy gondolatban vegyük végig
a hallottakat (különösen, ha ténylegesen eljátszottunk valami­
lyen szituációt). Így hatékonyabb a bevésés.
• Feldolgozás. Olvassuk át jegyzeteinket, rögzítsük első gondola­
tainkat, hogy milyen későbbi lépéseket teszünk a hallottakkal
kapcsolatban. Az oktató hangkazettákhoz egyes esetekben mun­
kafüzetek és öntesztek is tartoznak, amelyek a tanulás meg­
könnyítése céljából saját tényleges helyzetünket hangsúlyozzák.
• Ismételt hallgatás. Ismétlés a tudás anyja, tartja a szállóige, és
méltán. Kétségtelen, hogy minél inkább belevetjük magunkat a
tanulásba, annál inkább serkentik az új információk elménket —
tudatos részét éppúgy mint a tudatalattit. Az anyag többszöri
meghallgatása is segít. Ha valamit egyszer hallunk, akkor más­
nap talán csak a harmadára emlékszünk, kilencven nap múlva
pedig szinte semmire. A kazettát azonban — az egyéb tanfolya143
moktól és oktatási formáktól eltérően — „bedöngölhetjük", azaz
újra lejátszhatjuk, ahányszor csak akarjuk, míg végül tökéletesen
meg nem értettük.
• Ami a legfontosabb: Az új elveket és módszereket a lehető leg­
hamarabb tegyük magunkévá! A megvalósítatlan ötletek —
amelyek minden gyakorlati haszon nélkül futnak át a fejünkön
— végighallgatása merő időpocsékolás.
Nyelvtanulás hangszalaggal
A kazettás nyelvtanulás népszerűbb, mint valaha. A tanfolyamok
kiadói használható nyelvtudást, beszédkészséget ígérnek igen rövid
idő alatt. Valamennyi világnyelven készültek kifejezetten magya­
roknak szánt kazetták, a ritkább nyelvek tanulására pedig termé­
szetesen nálunk is jól használhatóak az ismert külföldi cégek öszszeállításai.
Sokan tanulnak nyelvet kazettás módszerrel. Burt S. Cross, a 3M
elnöke — akinek cége számos spanyol nyelvű országban üzemeltet
gyáregységeket — sokáig bosszankodott amiatt, hogy nem tudott
spanyolul kommunikálni. Végül elhatározta, hogy a munkahelye és
az otthona közötti autózás idejét spanyol nyelvleckék hallgatására
használja fel — és ma már tárgyalóképes spanyolnyelv-tudással di­
csekedhet, még ha Cervantest fordítani nem képes is.
TUDATKÜSZÖB ALATTI ÜZENETEK
Egyre nagyobb teret kapnak az önképzésben az úgynevezett tudat­
küszöb alatti kazetták. Ezek olyan üzenetet hordoznak, amely nem
éri el a tudatos érzékeléshez szükséges ingerküszöböt. Dr. Betty Lee
Randolph, a téma szakértője így nyilatkozott erről:
akusztikus hátteret hozzon létre, mialatt végezzük megszokott
napi tevékenységünket. A kazetta semmi különös figyelmet
vagy összpontosítást nem igényel. Tudatosan csak a zenét
halljuk. A tudatküszöb alatti üzenet ellenállhatatlan suttogás­
sá válik, lassan beszivárog tudatalattinkba, mely tisztán fel­
fogja azt. Használható munka, sportolás vagy pihenés közben.
Nem visz véghez csodákat, csupán egyesíti tudatos céljainkat
és vágyainkat az új, pozitív tudat alatti hozzáállással. Az így
létrejött lelki összhang hihetetlen magabiztosságot és jó köz­
érzetet eredményez, ami képessé tehet arra, hogy végre meg­
valósítsuk életünkben azokat a változásokat, amelyeket eddig
is akartunk.
A tudatküszöb alatti kazetták első három-öt percében tudatosan is
hallható formában hangzik el a rövid és lényegre törő üzenet, mely
a szalag hátralévő részében tudatküszöb alatti formában ismétlődik.
Fölötte zene vagy tengermorajlás szól. Az üzenetek mindkét agyfél­
tekére irányulnak, közbeiktatott szünetek segítik az „ülepedést".
Randolph doktornő elmondása szerint a cége által kibocsátott más­
félszáz fajta kazetta vásárlói között egyebek között számos élenjáró
nagyvállalat, biztosító társaság, közhivatal, ügyvédi iroda és hadi­
tengerészeti támaszpont akad.
Huszadik fejezet
Küzdelem az időpazarlás ellen
A számítógépes hangrögzítés legújabb vívmányai lehetővé
tették olyan motivációs anyagok szerkesztését, amelyek az ál­
talunk kiválasztott konkrét céloknak megfelelően szó szerint
átprogramozzák tudatalattinkat. Az ilyen eljárással készült
kazetták jelentős mértékben csökkentik a stresszt, és elősegítik
a kedvező lelki folyamatokat. Az újra és újra elhangzó tudatküszöb alatti üzenetek lágy, önmagában is feszültségoldó ze­
nei alapba ágyazódnak.
Egyszerűen feltesszük a kazettát, megnyomjuk a lejátszó­
gombot, és hagyjuk, hogy az élvezetes muzsika kellemes
Egy nap folyamán rengeteg pillanat adódhat, amikor minden terve­
zés és a leggondosabb szervezés ellenére várakozásra kény­
szerülünk. Első pillantásra jóvátehetetlennek tűnik az időveszteség
— emiatt még tovább nő haragunk és nemtetszésünk, amely gyakori
kísérője a kényszerpihenőnek, hiszen temérdek a dolgunk, és így is
alig van időnk, hogy mindent véghez vigyünk.
Ugyanakkor sok mindent csinálhatunk a várakozás alatt, amit ez­
által a saját hasznunkra fordíthatunk. Az ekképp megnyert időjelentős mértékben hozzájárul ahhoz a bizonyos napi egy többletórához.
Az alábbiakban néhány ötletet ismerhetünk meg a tétlen pillanatok
hasznosítására.
144
145
NE Ü S S Ü K AGYON AZ IDŐT!
Ha a várakozás elkerülhetetlen is, idejét ne tekintsük hiábavalónak!
Fogjuk munkába ezeket a perceket. Említettük, hogy ilyenkor olvas­
hatunk, s az itt-ott „talált" öt-tíz percek a nap során egy órává adód­
nak össze. Tervezett programunktól függetlenül minden körülmé­
nyek között vigyünk magunkkal olvasni- és tanulnivalót! Az irattár­
ca vagy dosszié, melybe jelentéseket, folyóiratokat és újságkivágá­
sokat készítettünk be, adott esetben kincset érhet. Mindig legyen ná­
lunk szövegkiemelő, hogy megjelöljük a fontos részeket! Ez segít az
olvasottakra összpontosítani olyan figyelemelterelő környezetben
is, mint amikor a bankban vagy a reptéri jegykezelésre várakozva
sorban állunk. Szintén hasznos segédeszköz a Post-It-tömb, mely­
ből egy-egy lapot a később újra elolvasandó tételekre ragasztunk.
Az orvosi vagy fogászati váróban saját olvasnivalónk nyilván
sokkal többet ér, mint az ilyen helyeken szokás szerint található ké­
pes újságok. Mindig meglep, hogy mennyi vállalat nem tart ügyfél­
váróiban saját prospektust vagy éves jelentést, pedig a látogatók a
várakozás idejét kihasználhatnák arra, hogy megismerjék a céget.
hánytól hányig tekinthető meg a kiállítás. A zárás előtti napok­
ban és azon belül a késő délutáni órákban általában különösen
hosszú sorok szoktak várakozni. Ennek megfelelően tervezzünk.
HADD V Á R J O N M Á S !
Egy vállalatvezető, aki érthető okból a névtelenség homályába kí­
ván burkolózni, elárulta nekem: „Naponta egy teljes órát nyerek
azáltal, hogy szántszándékkal tizenöt percet kések minden összejö­
vetelről — legyen az üzleti tárgyalás vagy iskolaszéki megbeszélés.
Néha úgy érzem, a jelenlévők sejtik, hogy késésem nem egészen a
véletlen műve, mivel azonban a legtöbb értekezletféle elég vonta­
tottan indul, azt hiszem, ezt a negyedórácskát okosabb célra is fel
tudom használni."
Az egyes olvasók bizonyára eltérően reagálnak erre — azok nyil­
ván nem nagyon lelkesednek, akik értekezleteket tartanak, és elvár­
ják, hogy mindenki pontosan érkezzék. Mások megvárakoztatása
eléggé kétes gyakorlat, ennek megfelelően nem mindig vezet ked­
vező eredményre.
LAZÍTSUNK VÁRAKOZÁS KÖZBEN!
Ha nem akarunk olvasni, a várakozás kitűnő alkalmat nyújt a lazí­
tásra. Amennyiben az alkalom megengedi, próbáljuk behunyni a
szemünket, ernyesszük el tagjainkat, amennyire csak lehet. A hely­
től függően akár félálomba is merülhetünk. Ahol nincs mire leülni,
ott sokan megtanulnak felegyenesedve pihenni — a falnak támasz­
kodnak, vagy kiegyensúlyozott tartásban megállnak. Némelyek azt
állítják, hogy ilyen módon napi egy-két órai alvásnak megfelelő pi­
henéshez jutnak — amit azután fokozott munkaintenzitással kama­
toztatnak.
NE VÁRJUNK, HA NEM MUSZÁJ!
Néhány példa a várakozási idő korlátozására:
• Ha moziba megyünk: Legfeljebb tizenöt perccel a vetítés meg­
kezdése előtt érkezzünk. Hétvégeken az első előadás előtt általá­
ban rövidebb a sor. Legjobb azonban, ha elővételben gondosko­
dunk a jegyről.
• Múzeumi időszaki kiállítások: Nagy közérdeklődésre számot tar­
tó programok esetén érdeklődjük meg, hogy mettől meddig és
146
Huszonegyedik fejezet
Utazás
Feleségemmel azóta is gyakran utazunk, hogy immár fél évszázada
először találkoztunk Buenos Airesben. Én fiatalemberként szülővá­
rosomból, Philadelphiából érkeztem oda, ő pedig Európából. Lé­
vén, hogy azóta folyton járjuk a világot—magánemberként is, meg
vállalatom, az International Public Relations Company színeiben is,
amely a földteke hatvan országában kilencven partnerrel rendelke­
zik—, óhatatlanul szert tettünk némi tapasztalatra az időkímélő uta­
zás terén, amit ezennel megosztok olvasóimmal.
TERVEZÉS — AZ IDŐTAKARÉKOS UTAZÁS KULCSA
Mivel kiruccanásaink során nem ritka élmény a tolongás, meg kell
tanulnunk elviselni az utazás eltömegesedésével járó kényelmetlen­
ségeket, a váratlan (de szinte biztosra vehető) késéseket és minden
147
egyéb lehangoló tapasztalatot, amit ebben a rohanó korban a hely­
változtatás magával hoz. Sorban állás, várakozás, rossz időjárás és
forgalmi dugók — egyiktől sem mentesülhetünk. Ha számítunk rá­
juk, azzal nem veszítünk sem időt, sem energiát, de még a jóked­
vünket sem feltétlenül — legfeljebb ráébredünk, hogy egy-egy zök­
kenőmentes utazás valóságos áldás.
Mielőtt útra kelünk, tegyük fel magunknak a következő kérdése­
ket: Valóban szükséges az utazás? Más nem mehetne? Valamelyik
munkatársunk nem intézhetné el az ügyet? Nem lehetne elrendezni
levélben vagy telefonon? Nem jöhetne hozzánk a másik fél, ahe­
lyett, hogy mi utazunk hozzá? Mindezen megfontolások alapján
esetleg találhatunk olyan megoldást, amely teljesen feleslegessé
tenné az utazást.
Miután elszántuk magunkat az útra, szedjük sorba a felkeresni
kívánt személyek nevét, telefon- és faxszámát, címét s más fontos
adatait. Készítsünk útitervet, melyben egy helyen megtalálható va­
lamennyi információ: indulási idők, légijáratszámok stb. Adjunk
egy-egy fénymásolatot családunknak, titkárnőnknek, egyszóval
mindazoknak, akiknek tudniuk kell, hol érhetnek el bennünket.
Listázzuk célkitűzéseinket, mindegyiket külön bekezdésbe,
hogy könnyebben meghatározhassuk a fontossági sorrendet. Utazás
közben mindig a legfontosabb célok lebegjenek a szemünk előtt, a
többit tekintsük tartaléknak.
Találkozóink idejét ne nagyjából határoljuk be, hanem napra,
órára beszéljük meg! A helyszínre érkezésünk után még egyszer
egyeztessük ezeket az időpontokat. Robert A. Whitney, volt értéke­
sítési igazgató ezzel kapcsolatban megjegyzi: „Mindig elképeszt,
hogy mennyi üzleti utazó vesztegeti az idejét határozatlan tárgyalási
időpontok miatt, holott egy előzetes telefonnal mindent lefixálhat­
nának."
• Két tárgyalás között — de különösen megérkezésünk és az első
tárgyalás között — hagyjunk annyi időt, hogy felfrissíthessük
magunkat, vagy legalább szusszanhassunk egyet, ha a reptérről
egyenesen az első színhelyre hajtatunk. Taxit nem mindig könynyú" találni. Ha több helyre is igyekszünk, esetleg érdemes egész
napra kibérelni egy kocsit sofőrrel, vagy megállapodni egy ro­
konszenves taxissal, de az árakat tisztázzuk előre!
• Ne tervezzünk be túl sok programpontot egy útra! Igaz, hogy az
utazás költséges, és időt, pénzt takarítunk meg, ha egyszerre több
dolgot is elintézünk, de jobb kevés ügyet jól elrendezni, mint so­
kat rosszul.
• Minden tárgyaláshoz készítsünk elő külön dossziét! Az odavágó
feljegyzéseket javaslatokat, fontos háttéranyagokat és levelezést
tartsuk egy helyen.
• Akár gyakrabban látogatunk valahová, akár első ízben érkezünk
oda, legyen egy dossziénk, benne az adott ország vagy város lát­
nivalóival, történelmi nevezetességeivel, éttermeivel, szórako­
zási lehetőségeivel kapcsolatos információk. Feleségemmel so­
sem mulasztottuk el ezt az évek során. Akár Párizsba, akár Pápá­
ra készülünk, valószínűleg találunk egy-két dolgot, amit „vala­
mikor" érdemes megnézni, miután az üzlettel végeztünk. Ha lát­
szik, hogy tudunk ezt-azt az adott helyről, azzal vendéglátóinkra,
illetve partnereinkre is jó benyomást teszünk.
MAGÁNUTAK
Tárgyalási tervünket előre küldjük el! Mindkét félnek hasznos,
ha partnereink tudják, miről akarunk beszélni, milyen ajánlatra szá­
míthatnak.
Ha utunk során sok időpontot kell betartanunk, számos feladatot
kell végrehajtanunk, akkor úgy ütemezzük be az egyes találkozókat,
hogy az egymáshoz közeli helyszíneket vegyük sorra, így nem kell
összevissza szaladgálnunk a városban. Az időpontok megválasztá­
sánál ügyeljünk arra, hogy ne kényszerüljünk dolgunkvégezetlenül
felállni az egyik helyen, és az ideg-összeroppanás határán rohan­
nunk a másikra, nehogy elkéssünk.
Néhány szó erejéig térjünk ki a turisztikai célú utazásra is. Ha olyan
helyre készülünk, ahol még egyáltalán nem jártunk, tájékozódásun­
kat ne korlátozzuk egyetlen utazási irodára. Nézzünk körül, és mér­
legeljük az ellenajánlatokat is. A nagy utazásszervezők ma már vi­
deokazettán is bemutatják a fontosabb üdülési lehetőségeket, föld­
rajzi elhelyezkedés és árfekvés szerint csoportosítva. Egy tízperces
videófelvétel jobb összképet ad, mint egy kocsirakomány prospek­
tus, ráadásul hangélményekkel is megajándékoz.
Az efféle ismertetők persze mindent a legjobb oldaláról mutat­
nak be (a csalódott ügyfelekről és különféle kellemetlenségekről
bölcsen hallgatnak), a videó mégis alkalmas kiindulópontot jelent.
Előzetes tájékozódásra alkalmas utazási információkat találhatunk
az Interneten is.
148
149
ÜZLETI UTAK: MENETJEGYEK ÉS SZÁLLÁS
Amennyiben cégen belül vagy azon kívül ismerünk jó, megbízható
és gondos utazásszervezőt, bizonyára rajta keresztül intézhetjük
legjobban helyfoglalásainkat. Az utazásszervezés napjainkban a
legjelentősebb fogyasztási szolgáltatás, ennélfogva a verseny kiéle­
zett. Ha gyakran fordulunk egy céghez, akkor részesülünk a törzs­
vásárlóknak járó előnyökből és árkedvezményekben, amit feltétle­
nül érdemes kihasználni.
Mind több utazó veszi igénybe a számítógép nyújtotta lehetősé­
geket a legkülönfélébb információk megszerzése érdekében. Az
alábbi szolgáltatások a CompuServe jóvoltából elektronikusan is el­
érhetők:
• Az Eaasy Sabre a világ legátfogóbb és legszélesebb körben hasz­
nált számítógépes helyfoglalási rendszerének (Sabre) internetes
változata. Rajta keresztül percnyi pontossággal tájékozódhatunk
a szabad kapacitásokról több mint hatszáz légitársaságnál (ebből
háromszáznál rögtön helyet is foglaltathatunk), tizennyolcezer
kereskedelmi szálláshelyen és több mint negyvenöt gépkocsiköl­
csönzőnél. Több mint negyvenhárom millió díjat tartanak napra­
készen nyilván, amiből naponta egymillió változik, miáltal min­
dig az adott pillanatban érvényes információt kapjuk az alaptari­
fákról és kedvezményes ajánlatokról. A rendszer legújabb szol­
gáltatása közli az American Airlines járatainak tényleges indulá­
si és érkezési időpontját, a beszállási kapuk számát és az elve­
szett poggyászokkal kapcsolatos tudnivalókat, a többi légitársa­
ság esetében pedig a menetrendi adatokat.
• A Travelshopper jóvoltából áttekinthetjük a világ gyakorlatilag
bármely légijáratának szabad helyeit és árait, ha megadjuk a ki­
indulási és célállomást, valamint az utazás napját, a Travelshop­
per kilistázza az összes elérhető járatot, a jelzett időpont szem­
pontjából legkedvezőbbel kezdve. A jegyváltást szokott utazás­
szervezőnkön vagy a helyi légitársaságon keresztül intézhetjük.
• Az Official Airline Guides Electronic Edition Travel Service ál­
lítólag a leginkább átfogó, pontos és naprakész a jelenleg létező
utazási adatforrások közül. Ennek az online utazási szolgáltatás­
nak az igénybevétele nem kíván számítógépes szaktudást vagy
az utazási kódok ismeretét. Használata könnyű, kérdezz-felelek
rendszerű. Lehetővé teszi, hogy tájékozódjunk a világ bármely
150
részén található szállodák és motelek felől, kiválasszuk a legked­
vezőbb légijáratokat, a legolcsóbb viteldíjakat, és utánanézzünk,
van-e még szabad hely. A menetrendi információkat a gép a já­
ratok felszállásának időrendjében, illetve ár szerint a legolcsóbbtól a legdrágábbig haladva listázza, hogy megkönnyítse a dön­
tést. A légijáratok mellett rengeteg más információt is nyújt, pél­
dául hajójáratokról, speciális árengedményekről, kedvezményes
szolgáltatáscsomagokról, üdülőhelyekről, síterepekről, szállo­
dákról és éttermekről.
• Az ABC Worldwide Hotel Guide naprakész átfogó jegyzék a vi­
lág több mint hatvanezer szállodai létesítményéről. Minden
egyes szálláshelyről közli a következő adatokat: cím, elhelyez­
kedés (távolság a városközponttól), telefonszámok, fax, telex,
szobák száma, szolgáltatások (szobán belül, házon belül, sport,
szabadidő), business center, hitelkártya-elfogadás. Ezenfelül
mintegy hétezer szállodáról részletes leírást is tartalmaz, mely
kitér a legközelebbi reptértől, vasúti vagy autóbusz-pályaudvar­
tól való távolságra, a közelben található étkezési és szórakozási
lehetőségekre. Olvashatunk az épület megjelenéséről és atmosz­
férájáról, megtudhatjuk, mikor és milyen stílusban épült, mikor
újították fel utoljára, milyen besorolást vagy díjakat kapott, to­
vábbá jellemzően milyen vendégkör látogatja. Lehetőség szerint
kiegészítő információkat kapunk a helységről, amelyben az adott
szálloda található, és az ottani nevezetességekről. Az adatokat
negyedévenként frissítik, ilyenkor veszik lajstromba az új szol­
gáltatásokat, illetve az időközben megnyílt szállodákat. A listá­
ban kereshetünk a város, a szálloda (vagy lánc) neve, illetve az
igényelt szolgáltatások szerint.
VÁLASZTÁSI LEHETŐSÉGEK
A gyakorlott utazók a repülőgépes helyfoglalásnál rákérdeznek az
érintett légijárat pontossági statisztikájára (on-time rating). Noha a
korábbi tapasztalatok nem jelentenek garanciát a jövőre nézve, ez
az eléggé kihasználatlan szolgáltatás elárulja, hogy a kérdéses me­
netrend szerinti járat az elmúlt két hónapban százalékban kifejezve
milyen gyakran ért földet az előre jelzett időben. Bár a légitársasá­
gok az utóbbi időben egyre inkább rászoktak a becsült repülési idő­
tartam megnyújtására, hogy ezzel a nagyobb pontosság látszatát
keltsék, az on-time rating továbbra is jó útmutató.
151
Szintén könnyen alkalmazható időmegtakarítási módszer az,
hogy a tervezett járat előtt és után induló gépeken is foglalunk he­
lyet. Így ha hirtelen programváltozásra kényszerülünk, korábban
kell indulnunk, karambol vagy más ok miatt lekéssük a gépet, eset­
leg törlik a járatot, akkor rendelkezünk alternatívával.
Peter J. Tanous bankigazgató a mobiltelefonját használja, ha já­
ratot kíván váltani. Hívja az American Express Travel Service szá­
mát, megszerzi a szükséges információkat, s ha lehetséges, rögtön
helyet is foglaltat, mialatt mások még a gyakran hosszúra nyúló sor­
ban állva várakoznak a pultnál. Vigyázat! Mindig tájékozódjunk,
nem számítanak-e fel kezelési költséget a lemondás esetén!
IDŐZÍTÉSI ÖTLETEK
Neil Balter vállalatvezető, aki már több mint másfél millió utaskilo­
métert repült az Egyesült Államok városai között, az alábbiakat ja­
vasolja annak érdekében, hogy minél kevesebb idegeskedés és ké­
sedelem árán jelentkezhessünk be és ki a reptereken:
• Lehetőleg csak kézipoggyásszal utazzunk!
• Tartózkodjunk a pénteki utazástól, mert az mindig rémálom!
• Kerüljük a kora reggeli járatokat! A repülőtereken reggel fél hét­
től délelőtt tízig a legnagyobb a forgalom, és délután a legkisebb.
• Telefonon mindig előre kérdezzünk rá, hogy a gép időben felszáll-e. A kapott válaszra nem feltétlenül vehetünk mérget, még­
is segít valamit.
• Az éjszakai utazás nem kifizetődő. A megtakarított időt ellensú­
lyozza, hogy nem eléggé kipihenten kezdjük a másnapot.
AMIT MAGUNKKAL VISZÜNK
Ha gyakran utazunk, állandóan tartsuk készenlétben az egy éjszaká­
ra, több napra vagy hosszabb túrára nélkülözhetetlen útiholmikat.
Írjunk össze mindent — ruhaneműt, piperecikket, iratokat — és
gondoskodjunk róla, hogy semmi se hiányozzék, így váratlan utazás
esetén könnyedén becsomagolhatunk. Időrabló és idegesítő, ha az
utolsó pillanatban kell az üzletekbe futkosni olyan dolgok miatt,
amelyeket otthonról is „kölcsönvehetnénk".
A megfelelő poggyász rengeteg időt takarít meg, azonfelül a si­
keres és zökkenőmentes utazás előfeltétele. Légiútra semmi sem
versenyezhet a kézipoggyásznak alkalmas könnyű repülőbőrönd
152
előnyeivel. Csomagfeladás nélkül gyorsabb a jegykezelés, nem fe­
nyeget a veszély, hogy elkeveredik a poggyászunk. A vezető bő­
röndgyártó Samsonite cég szerint az az ideális kézitáska, amely ele­
gendő rekesszel és zsebbel rendelkezik ahhoz, hogy minden holmit
szépen elhelyezhessünk benne. Repülőbőröndből is zsebeset vá­
lasszunk, ebben úgy rakodhatunk, mintha magunkkal vinnénk az
akasztós és a fiókos szekrényt is. Különösen praktikus, ha minden
zseb egy oldalon nyílik, így be- és kicsomagolás közben nem kell
össze-vissza forgatnunk a táskát. Ha az egyes rekeszek külön becipzárazhatók, úgy a ruha simán elfekszik, és nem gyűrődik. A necczsebek előnye, hogy látjuk, mi található bennük. Feleségemmel elő­
szeretettel csoportosítjuk a holmikat többször használható, átlátszó
műanyag tasakokba, ez egyúttal meg is gyorsítja a csomagolást.
A méreteknél vigyázzunk, hogy a kézitáska beférjen a repülőülés
alá, a repülőbőrönd pedig széthajtva beakasztható legyen a szállodai
gardróbszekrénybe! Célszerű poggyász a kerekes bőrönd, mely
egyúttal a csomaghordó kulit is helyettesíti. Különösen kézreáll
hosszabb utakon, meggyorsítja a mozgást a repülőtéren és az autó­
parkolóban.
Csomagolás
Sok időt takarítunk meg, ha ügyesen csomagolunk, hogy keve­
sebb bőrönddel kelljen vesződnünk, és könnyebben megtaláljunk
mindent. Íme, két különösen hasznos szempont ehhez:
• Csak annyi darabot vigyünk magunkkal, ami pontosan elég
annyi napra, ahányra elutazunk.
• A cipőket, retikülöket és más nehéz tárgyakat tegyük a bőrönd
aljára vagy a külön rekeszekbe, és töltsük ki a réseket kisebb to­
alettszerekkel. A középső részre kerüljenek a gyűrődős holmik.
Autóval gyorsabb
Háromszáz kilométerig érdemesebb autózni, mint repülőre száll­
ni, így nem veszítünk időt a jegykezelés, a gépre való várakozás stb.
miatt. Autóvezetés közben hallgathatunk kazettákat, vagy használ­
hatjuk a diktafonunkat. Ha gépkocsinkat üzleti utakra használjuk,
fogadjuk meg a következő tanácsokat:
• Tartsuk autónkat kifogástalan állapotban, különösen akkor, ha
rendszeresen vesszük igénybe üzleti célra. Időközönként ellenő153
rizzük a pótkerekeket és a szerszámkészletet, vizsgáltassuk meg
a motort, hogy útközben minél kevesebb problémánk adódhas­
son.
• Egy kisebb táskába pakoljunk be minden olyan holmit, amire
szükségünk lehet vezetés közben vagy a pihenőknél.
• Ami útközben nem kell, az a csomagtartóba kerüljön, hogy az
utastérben ne foglalja a helyet. Ügyeljünk arra, hogy a csomag­
tartó rendesen zárjon, esetleg szereljünk fel még egy biztonsági
zárat! Nincs bosszantóbb, mint az ellopott poggyász miatti idő­
veszteség. Minél kevesebb holmit vegyünk ki a csomagtartóból
és hagyjunk az utastérben, még viszonylag rövid megállások ide­
jére is. A be- és kirakodást is gyorsítja, ha lehetőleg minden egy
helyen van.
Autóbérlés
Hosszú távú utaknál célszerű, főleg az utóbbi időben, amióta
szinte mindenütt lehetővé vált, hogy a valahol átvett kocsit egy má­
sik helyen adjuk le. Annyi a kedvezményes ajánlat—árengedmény,
hétvégi ár, korlátlan kilométer, törzsutas-kedvezmény —, hogy
már-már számítógép kell a legelőnyösebb konstrukció kiválasztásá­
hoz. Az egyes cégek különféle időkímélő szolgáltatásokat nyújta­
nak: a telefonon rendelt kocsit a kívánt helyre állítják ki, az előké­
szített nyomtatványokat az igénybevétel végén adhatjuk le kitöltve,
hitelkártyás fizetés esetén a számlázás automatikusan történik.
IDŐMEGTAKARÍTÁS A JEGYKEZELÉSNÉL
A repülőtéri bejelentkezés régebben hosszú várakozást és sorban ál­
lást igényelt, a nemzetközi járatoknál általában másfél órával az in­
dulás előtt már ki kellett menni a reptérre. A helyzet azonban a fo­
kozottabb biztonsági ellenőrzés dacára is javul. A legtöbb légitársa­
ság külön pultnál fogadja az első, illetve a business osztályon uta­
zókat. A Swissair utasai sokhelyütt telefonon is „becsekkolhatnak".
A repülőtérre érkezve rögtön megkapják az előkészített beszál­
lókártyát és csomagcédulákat, így a várakozási idő az előírt harminc
percre rövidül. Európában, a Távol-Keleten és az Egyesült Államok
néhány városában dívik a szállodából történő bejelentkezés. Szintén
népszerű a városközponti check-in. A londoni Victoria Pályaudva­
ron, a gatwicki repülőtérre induló expresszvonat peronja mellett
több légitársaság is bejelentkező pultot állított fel. Az utasok itt
megkapják ülőhelyszámukat, azután felszállnak a reptéri különvo­
natra. Hasonló megoldások léteznek — többnyire a reptéri buszok
belvárosi végállomásán — Hong Kongban, Szöulban, Tokióban és
sok más távol-keleti városban.
A Swissair zürichi és genfi járatainál a csatlakozó svájci vonat­
járat megfelelő állomásain is megejthetjük a be- illetve kijelentke­
zést.
HASZNÁLJUK MUNKÁRA AZ UTAZÁS P E R C E I T !
A Wall Street Journal tudósítása szerint két vezető japán gépkocsi­
gyártó, a Nissan Motors és a Hitachi összefogott, hogy a személy­
autókat mozgó irodává varázsolja. Az előbbi cég a második legna­
gyobb autó előállító Japánban, az utóbbi pedig a három nagy számí­
tástechnikai és távközlési vállalat közé tartozik. Együttesen olyan
készülék kifejlesztését, gyártását és forgalmazását tervezik, amely
a mobiltelefon, a fax, a televízió, a videó és a fedélzeti navigációs
rendszerek összes szolgáltatását magában foglalja. Az ilyen techni­
kai csodák ma még kevesek számára megfizethetőek, a szakem­
berek azonban a következő évtizedben gyors elterjedésükre számí­
tanak — 2000-re negyvenmillió felhasználót jósolnak az Egyesült
Államokban és Japánban együttvéve. A dolog időkímélő összefüg­
gései nyilvánvalóak.
Sok légitársaság díjmentesen bocsát üzleti utazói rendelkezésére
kalkulátort és más irodai felszereléseket. Némely gépről telefonálni
is lehet, akár hordozható készülékről is. A szingapúri és a japán lé­
gitársaság faxszolgáltatást nyújt. Általában véve azonban az utazó
üzletemberek magukkal viszik saját eszközeiket.
Sok menedzser hangsúlyozza, hogy — amennyiben útközben
dolgozni akarnak — bizonyos óvintézkedéseket kell tenniük, ne­
hogy ülésszomszédjaik zavarják őket. Ha feltűnően kimutatjuk,
hogy dolgozunk, az többnyire segít, de a legcélszerűbb előre szólni,
hogy lehetőség szerint üres hely mellé ültessenek bennünket.
Ha egyedül utazunk, tanuljuk meg kizárni a külső zajokat, össz­
pontosítsunk, és használjuk ki a nyugodt időt. Jimmy Williams, a
SunTrust vezetője olvasás és más munka közben felteszi a repülőn
kapott fülhallgatót, a hangerőt lecsavarja, de ezzel a módszerrel el­
riasztja az alkalmatlankodó útitársakat. Robert Crandall, az Ameri­
can Airlines elnök-vezérigazgatója hulladékgyűjtő zacskót kér az
154
155
ALAKÍTSUK AUTÓNKAT MOZGÓ IRODÁVÁ!
utaskísérőtől, hogy rögtön eldobhassa a fölöslegessé vált papírokat.
Lawrence A. Appley, az Amerikai Menedzserszövetség egykori el­
nöke mindig közvetlenül a mozivászon előtt kér ülőhelyet, ahonnét
olyan kényelmetlen a filmnézés, hogy nem esik kísértésbe. Felszál­
lás után azonnal munkához lát, hogy szomszédjának eszébe se jus­
son beszédbe elegyedni vele.
Tapasztalataim szerint a hordozható magnók és diktafonok a leg­
jobb útközbeni időmegtakarító eszközök. Kis méretük miatt hasz­
nálatukkal nem zavarjuk környezetünket, diktálhatunk leveleket,
feljegyzéseket, jelentéseket, továbbá rögzíthetjük megfigyelésein­
ket, ötleteinket és javaslatainkat. Mire leszállunk a gépről, a kazetta
már csak leírásra vár.
Szintén jó időkihasználás, ha kazettákat hallgatunk — mindene­
setre érdekfeszítőbb és értelmesebb, mint a gépen tálalt zene vagy
videó, mely utóbbiról legtöbbször kiderül, hogy vagy láttuk már,
vagy nem is akarjuk látni.
Mint már említettük, a hordozható számítógépek mérete és töme­
ge egyre csökken, sebessége és tárolókapacitása viszont mind in­
kább növekszik. A korszerű készülékek szállítása már nem okoz
semmilyen gondot vagy kényelmetlenséget. Repülés közben hasz­
nálhatjuk őket egyszerű szövegszerkesztőként vagy más munkára.
IDŐMEGTAKARÍTÁS A HANGSEBESSÉGEN TÚL
Sürgős tengerentúli utazásoknál a legjelentősebb időmegtakarítást
kétségtelenül úgy érhetjük el, ha a British Airways szuperszónikus
Concorde-jával repülünk a londoni Heathrow légikikötőből a New
York-i Kennedy vagy a washingtoni Dulles reptérre.
Felszállás előtt mindössze fél órával kell Heathrow-ra érnünk. A
tíz harminckor felszálló gép az ötórányi időeltolódás miatt kilenc
húszkor ér földet. A hetente háromszor este hétkor induló járat há­
romnegyed hatkor landol New Yorkban, a háromnegyed hatos pe­
dig tizenhat óra ötvenkor Washingtonban.
A világ leggyorsabb polgári utasszállító repülőgépe a felszállás
után huszonöt perccel óránként 2150 km-t, azaz kétszeres hangse­
bességet ér el. „A Concorde az időgazdálkodás nagyszerű eszköze
— állítja Peter Tiney, a British Airways munkatársa —, kivált üz­
letembereknek, akik sokszor egy-két óra alatt elintézik ügyeiket, és
a délutáni járattal már indulnak is vissza Londonba, hogy éjszaka
már a saját ágyukban térjenek nyugovóra." Így ingázik a modern
vállalatvezető!
156
Az átlagos London—New York repülési idő három óra ötven
perc, Washingtonig tizenöt perccel több. Az 1976-ban menetrendbe
állított, hatfőnyi legénységgel száz utast szállító gépmadarakat
nemrégiben több millió fontos költséggel varázsolták fiatallá. A ket­
tős ülések közötti kartámasz eltüntethető, ha tehát a szomszédos
hely üres, kényelmesen elterpeszkedhetünk. A fölső csomagrekesz
annyira tágas, hogy sokan csak kézipoggyászt visznek magukkal.
Új lehetőség az utolsó percben történő heathrow-i helyfoglalás
és a Hertz sofőrszolgálata, amely a célállomáson egyenesen az üz­
leti tárgyalás helyszínére visz. Amennyiben a Concorde-on üres
hely maradt, az aznapi teljes árú első osztályú jegyet váltott utasok
ingyenesen „átnyergelhetnek" a szuperszónikus gépre. Útközben
ötfogásos ebédre látják vendégül őket.
HASZNOS LÉGI ÖTLETEK
John Lampl, a British Airways PR-igazgatója az alábbi tanácsokat
gyűjtötte össze munkatársaitól:
• A repülőtéri ellenőrző ponton való áthaladás előtt tegyünk min­
den kulcsot, aprópénzt, fölös ékszert stb. a kézitáskánkba. Így el­
kerüljük, hogy a fémtárgykereső jelezzen, amikor a biztonsági
kapuhoz érünk.
• A légiút alatt óránként fogyasszunk el egy pohár vizet az időel­
tolódás kellemetlen hatását fokozó kiszáradás leküzdésére.
• Bárhová repülünk, a felszállás után rögtön állítsuk át óránkat a
célállomás zónaidejére. Ha eszerint itt az ebéd ideje, együnk (ak­
kor is, ha nemrég ettünk), így kevésbé viseli meg szervezetünket
az időeltolódás.
• Nem kell feltétlenül kicsomagolni. Sok utazó egy-két holmit
vállfára akaszt, a többit bőröndben hagyja — így időt takarít meg
az összecsomagolásnál, és kisebb a veszély, hogy valamit a szál­
lodában felejt.
AZ UTAZÁSI CSEKK BIZTONSÁGOSABB
Ha több országot látogatunk meg, és kevés az időnk, érdemes kü­
lönböző pénznemre szóló utazási csekket kiváltani, hogy ne kelljen
az úton pénzváltással bajlódni. A csekkek beváltása a legtöbb elfo­
gadó helyen díjmentes. Sok vezető bank a csekk kiadásakor sem
számítja fel az — általam rablásnak tartott — egyszázalékos keze157
lési költséget. Ha a csekk elvész, vagy ellopják, az ellenértékét meg­
térítik, a fel nem használt csekkeket pedig eltehetjük későbbre.
A VÁMNÁL
Külföldre indulás előtt mindig tájékozódjunk a vámszabályokat il­
letően: ismerjük meg a be- és kiviteli tilalmakat, korlátozásokat, vá­
mokat, vámmentes vásárlási lehetőségeket stb. Így sok időveszte­
ségtől kíméljük meg magunkat — és esetleg más problémáktól is.
HOGY HALLGASSUK A HÍREKET?
Ha külföldön sem akarunk lemondani a világesemények figyelem­
mel kíséréséről, viszont nem ismerjük a nyelvet, akkor gondot okoz­
hat az újságolvasás. Zsebrádiót viszont mindenhová vihetünk ma­
gunkkal, de előzetesen érdeklődjük meg a bennünket érdeklő adá­
sok frekvenciáját és sugárzási idejét. Más elektromos berendezések­
hez hasonlóan a rádiókészülék is magára vonhatja a repülőtéri biz­
tonsági ellenőrök figyelmét. Ne lepődjünk meg, ha ki kell vennünk
a kézitáskából, és meg kell mutatnunk, hogy valójában nem pokol­
gépet rejtegetünk.
IDŐKÍMÉLŐ SZÁLLODÁK
Igaz, hogy az első osztályú, városközponti fekvésű szálloda valami­
vel drágább, de nagyvárosokban megtérül ez a többletkiadás, egy­
részt az időmegtakarítás miatt, másrészt üzleti és személyes okok­
ból, magyarázza Stefano Sebastiano szállodaigazgató. „Nem kell
mindenkinek magyarázgatnunk, merrefelé szálltunk meg, és hogy
lehet odajutni. Fárasztó és költséges utazás nélkül, hamar elérjük úti
céljainkat."
házon belül megvehetjük, vagy megrendelhetjük a művészien kö­
tött csokrot. Időtakarékos ötletek:
• Mindig igazoltassuk vissza a szobafoglalást! Kérjünk írásos
visszaigazolást, vagy jegyezzük fel a rendelésszámot!
• Válasszuk a legelőnyösebb fekvésű hotelt! A nagy szállodalán­
cok gyakran több házat is üzemeltetnek ugyanazon város külön­
böző negyedeiben. Tanácskozások résztvevői manapság gyak­
ran a reptéri szállodában vesznek ki szobát, hiszen a más-más
irányból érkezett tárgyalópartnerek fölöslegesen utaznának a
belvárosba.
• Ha belefér a költségvetésbe: foglaltassunk szállást az úgyneve­
zett executive flooron. Ilyen például a Hyattnél a Regency Club.
Ezen a szálloda többi részétől megkülönböztetett szinten külön
személyzet áll a vendégek rendelkezésére, akik naponta megkap­
ják a reggeli újságokat, és mindenféle kiegészítő szolgáltatást él­
vezhetnek, a szobájuktól pár lépésre lévő külön reggeliző szalon­
ban étkezhetnek, így elkerülhetik a lenti nyüzsgést.
• Használjuk ki az időkímélő kijelentkezési lehetőségeket! Egyre
több szálloda igyekszik elébe menni a feszített időbeosztású üz­
leti utazók igényeinek a gyors check-out intézményével. Ennek
pontos lebonyolítása lánconként különböző, mindenesetre érke­
zéskor jelezzük, ha élni akarunk vele. Némelyik szálloda levona­
tot készít a hitelkártyánkról, és elutazáskor automatikusan erre
terheli a számlát, anélkül, hogy sorbaállni kényszerülnénk a
kasszánál. A hitelkártyalevonat egyik példányát rögtön elküldik
a címünkre, hogy ellenőrizhessük, és az esetleges tévedések ha­
ladéktalanul helyreigazíthatók legyenek.
A jobb hotelek további időtakarékos vonásai: a bejáratnál állan­
dóan kapunk taxit, saját kocsinkat elhelyezhetjük a garázsban; hasz­
nálhatjuk az uszodát, konditermet és más létesítményeket; tájéko­
zott, a legbonyolultabb kívánságokat is teljesíteni képes portai sze­
mélyzet, mely utazásszervezési kérdésekben néha másképp áthidal­
hatatlan nehézségeken is átsegít bennünket; térképek, sajtótermé­
kek, éttermi ajánlás és asztalfoglalás; felvilágosítás a város múzeu­
mi, színházi és egyéb kulturális programjairól.
Végezetül, ha vendéglátónknak virággal kívánunk kedveskedni,
158
159
H u s z o n k e t t e d i k fejezet
Ép testben
Az e fejezetben felsorolt tanácsok arra irányulnak, hogy a lehető
legnagyobb gondot fordítsuk saját szervezetünkre és egész­
ségünkre, ám ugyanazon a céltudatos, tervezett és időérzékeny mó­
don, ahogyan minden más téren is eljárunk. Egyszóval: hogy keve­
sebb idő alatt többet törődjünk egészségünkkel.
TARTSUK KARBAN MAGUNKAT!
Világszerte egyre többen ismerik fel, hogy a kellő testedzés a jó
egészség kulcsa. Az elfoglalt, becsvágyó emberek azonban sokszor
nem hajlandók tudomásul venni ezt. Egy James M. Rippe nevű or­
vos nemrég kijelentette a Newsweek egészségügyi mellékletében,
hogy a renyhe életmódot folytatóknál közel kétszer akkora a szív­
betegségek kockázata, mint az aktívan mozgóknál. Rippe doktor
szerint nem nehéz hozzálátni életmódunk megváltoztatásához, és
csekély időráfordítással rendszeres mozgást biztosítani. Ehhez az
alábbi tíz javaslattal szolgál:
1. Dolgozzunk ki konkrét edzéstervet! Ne bízzuk a dolgot a vélet­
lenre, mert akkor a mozgás a teendők listájának legaljára szorul,
s a végén egyszerűen elmarad. Ha tudjuk, hogy sok elfoglaltság
vár ránk, akkor a nap elejétől határozzuk el, hogy egy kicsit meg­
mozgatjuk a tagjainkat, például lift helyett a lépcsőt használjuk,
amikor tárgyalásra megyünk, vagy ebédidőben beiktatunk némi
fürge sétát.
2. Tűzzünk ki reális célokat! Amikor lelkesen igyekszünk edzés­
programot illeszteni szűkre szabott napirendünkbe, hajlamosak
vagyunk elfelejteni, hogy már hosszú évek óta ü l ő életmódot
folytatunk. Ne essünk abba a hibába, hogy mindjárt az első alka­
lommal öt kilométert akarunk futni. Az ilyesminek izomláz, ki­
merültség, rosszkedv, talán sérülés a vége. Törekvéseinket pilla­
natnyi edzettségi szintünkhöz igazítsuk.
3. Szerezzünk be megfelelő felszerelést! Ne habozzunk megterem­
teni edzésprogramunk technikai feltételeit. Az utóbbi évtizedben
egyre korszerűsödő sporteszközök könnyebbé, veszélytelenebbé
tették a rendszeres edzést, segítségükkel kevesebb i d ő alatt job­
160
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
ban megmozgathatjuk magunkat. Ha mondjuk gyalogolni aka­
runk, vásároljunk ahhoz való cipőt. Kocogáshoz elengedhetetlen
a jó edzőcipő, a vízlepergető sportöltözék pedig mostoha időjá­
rási viszonyok mellett is lehetővé teszi a szabadtéri edzést. Szá­
mos szobakerékpár és más otthoni kondicionáló eszköz jelzi az
edzéssel töltött időt, az elégetett kalóriamennyiséget, a megtett
kilométereket — ez mind további igyekezetre serkent.
Jelöljünk ki meghatározott helyet és időt! Az edzés legyen első­
rendű fontosságú programpont. Így valószínűbben végrehajtjuk,
mintha a véletlenre bíznánk, hogy mikor kerül sor rá.
Vonjuk be környezetünket! A felmérések szerint, ha családunkat
és barátainkat is beavatjuk edzésterveinkbe, akkor nagyobb va­
lószínűséggel meg is valósítjuk azokat. Különösen fontos házas­
társunk támogatása. Beszállhatnak a gyerekek is — ez nagyszerű
alkalom, hogy edzésünket a családi élet részévé tegyük.
Váltogassuk a tevékenységeket! Az edzés egyhangúsága ellen
legjobb védekezés, ha nem engedjük egyhangúvá válni. Naponta
és évszakonként váltogassuk a mozgásnemeket. Egyszer gyalo­
goljunk, máskor ússzunk.
Óvakodjunk a sérülésektől! Ügyeljünk a megfelelő technikára,
öltözékre és felszerelésre, ne feledkezzünk meg a bemelegítésről
és levezetésről. A jól megválasztott és karbantartott eszközök is
csökkentik a balesetveszélyt.
Fokozatosan építkezzünk! A változás lassan mutatkozik meg.
Célunk a következetes, élethossziglan tartó fokozott aktivitás
megszokása. A kutatások azt mutatják, hogy a fizikai kondíció
(az oxigénfelvevő képesség, illetve az izomerő növekedése ré­
vén) hetente körülbelül 1—2 %-kal javul. Fontolva haladjunk te­
hát.
Jegyezzükfel eredményeinket! Az aktív sportolók számon tartják
edzéseredményeiket, de a nem profiknak is érdemes követniük a
példát. Igen ösztönző hatású visszatekinteni az elmúlt hetekre,
hónapokra, végül évekre, és látni, miként vezettek erőfeszítése­
ink egészségesebb és boldogabb élethez. Nem kell egész köny­
velést vezetni, elég, ha a naptárban beikszeljük azokat a napokat,
amikor időt fordítottunk a testmozgásra.
Jutalmazzuk magunkat! Ha elhatároztuk, hogy hetente kétszer
edzünk, és egy hónapig meg is valósítottuk ezt, akkor ballagjunk
el a könyvesboltba, és lepjük meg magunkat azzal a kötettel,
161
amire már rég vágytunk. Vagy vigyük el házastársunkat vacso­
rázni. Ezek az apró örömök emlékeztetnek bennünket arra, hogy
kézben tartjuk életünket, és erőfeszítéseink nem hiábavalóak.
„Kondíciónk feljavításához csupán egyszerű, hétköznapi lépése­
ket kell tennünk — szögezi le Rippe doktor —, hogy a fokozott
aktivitás életünk természetes és örömteli részévé váljék."
Otthoni edzésre felhasználhatjuk a tévénézést is, ha tornaszereinket
a televízióval egy szobában helyezzük el.
Edzhetünk házimunka közben is: a takarításhoz vagy rendrakás­
hoz viselt csukló- és/vagy bokanehezék kellően megerőlteti izmain­
kat, és mialatt elvégezzük az elkerülhetetlen otthoni teendőket,
érezhetjük, hogy egészségünkért is tettünk valamit.
A szobabiciklik és evezőpadok mellett népszerű a szlalomozó
mozgást utánzó eszköz is, amelyet részemről különösen érdekesnek
találtam. A felmérések szerint akik legalább öt éve rendelkeznek
ilyennel, azok hetenként átlagosan háromszor huszonkét percig
használják — szemben sok más szobai edzőfelszereléssel, amely az
első lelkesedés múltán sutba dobva porosodik.
LÁTOGATÁS AZ ORVOSNÁL
Az egészségügyben mutatkozó mind nagyobb túlterhelés nyomán
az orvoshoz járás időrabló dologgá vált, ezért az emberek gyakran
a kívánatosnál tovább halogatják, hiszen tudják, hogy a tízperces vi­
zit sokszor egy egész órányi várakozást vagy elvesztegetett fél na­
pot jelent. Az idő jobb kihasználására vegyük fontolóra az alábbia­
kat:
• Próbáljunk reggelre, munkába menetel előttre bejelentkezni, fe­
szített időbeosztásunkra hivatkozva kérjük, hogy fogadjanak az­
nap elsőként. Ha kell, keljünk korábban, így tekintélyes mennyi­
ségű időt takaríthatunk meg.
• Az országos napilapok orvosi rovatainak laikusoknak szánt cik­
kei sok problémánkra választ adhatnak. Az ilyeneket többnyire
elismert szaktekintélyek írják, s tájékoztatásuk nyomán megsza­
badulhatunk szükségtelen aggodalmainktól, illetve világossá
válhat, hogy valóban sürgősen orvoshoz kell fordulnunk.
162
EGY VEZETŐ IDEGGYÓGYÁSZ TANÁCSAI
Az orvosok manapság igen elfoglaltak, sokszor úgy érezzük, nem
fordítanak ránk elég időt. Dr. Christopher Lindstrom fülész és ideg­
gyógyász, a halló-egyensúlyozó rendszer specialistája kérésemre
csokorba szedett néhány ötletet a szakorvosi rendelések előnyeinek
jobb kiaknázására. Lindstrom doktor szerint az első vizit előtt a kö­
vetkezőket tegyük:
• Igyekezzünk összeszedni minden korábbi leletet: laboratóriumi
vizsgálatok eredményeit, röntgenfelvételeket, kórházi zárójelen­
téseket!
• Állítsunk össze gépelt vagy nyomtatott listát az általunk szedett
összes gyógyszerről!
• Ha kórtörténetünk hosszú és bonyolult, helyesebb lehet előre le­
írni, hogy az orvos kérdéseire pontosan válaszolhassunk, és ki ne
felejtsünk valamit. A doktor nem látnok, ha megkérdezni, mi a
panaszunk, nem sok értelme azt válaszolni, hogy: „Mondja meg
maga, azért orvos." Lehet, hogy már százszor elmeséltük a kór­
előzményeket, és most százegyedszerre, az új orvos előtt áll öszsze a kép. Legyünk alaposak és precízek, az életünkről van szó,
és nálunk jobban senki sem ismeri a részleteket.
• Ha először fordulunk szakorvoshoz, kérjük meg családorvosun­
kat, hogy írjon neki pár sort, vagy hívja fel telefonon.
• Ha kontrollra térünk vissza, jegyezzük le az előző kezelés óta fel­
merült kérdéseinket. A rendelőben nem mindig jut minden az
eszünkbe.
• Ne telefonálgassunk nyakra-főre az orvosnak! Ha sürgős kérdé­
sünk van, hagyjuk meg az asszisztensénél azt a számot, amin ne­
ki alkalmas időben visszahívhat. Ezzel mindkettőnk idejét kí­
méljük. Ne felejtsük el: az orvos nem telefontudakozó!
VÉRNYOMÁSMÉRÉS OTTHON
Ma már saját otthonunkban mérhetjük meg vérnyomásunkat, ko­
leszterinszintünket, végezhetünk terhességi tesztet és sok egyebet,
amiért azelőtt orvoshoz kellett menni, lényegesen nagyobb időrá­
fordítással. Mindehhez egyre többféle eszköz áll rendelkezésre. Ha
az eredmény rendellenességre figyelmeztet, forduljunk szakem­
berhez. Ugyancsak ideje szaktanácsot kérnünk, ha az olvasás nem
megy úgy, mint régen.
163
H u s z o n h a r m a d i k fejezet
Nyűgös magánügyek
Szükségünk van egészségünkre magunk, családunk, munkánk és
mindennapi életünk egyéb tevékenységei számára, nem utolsósor­
ban azért, hogy mielőbb elintézhessük temérdek magánügyünket.
Élettempónk mindinkább felgyorsul, de szerencsére ezzel párhuza­
mosan egyre több új megoldás, szolgáltatás, intézmény és más lehe­
tőség segít abban, hogy a megdrágult időt jól kihasználhassuk.
A következő fejezetben olyan ötletek sorjáznak, amelyeket si­
kerrel alkalmazhatunk apró-cseprő teendőink elrendezésekor. Ne­
münktől és családi állapotunktól függően válasszuk ki a számunkra
leginkább praktikusnak tűnőket. Miután egyik-másikat elsajátítot­
tuk, sok újabbat találunk majd ki magunktól is. A kifejezetten az ott­
honnal és a családdal kapcsolatos ötletek a két utolsó fejezetben
kaptak helyet.
A BANK
A lakossági bankműveletek leegyszerűsödtével pénzügyeink inté­
zése mind kevesebb időt rabol el. Az alábbi ötleteket különböző he­
tilapokból ollóztam:
• Fizetésünket és egyéb anyagi juttatásainkat közvetlenül folyó­
számlánkra utaltassuk át, ezzel kiküszöböljük a postai átfutási
időt vagy a pénzfelvétel miatti sorban állást. Egyre több vállalat­
nál választható vagy általános ez a fizetési mód.
• Nyissunk átutalási betétszámlát, melyről bankunk automatiku­
san teljesíti a rendszeres kifizetéseket. Így nem kell csekkek ki­
töltésével és feladásával piszmognunk. Mind több országban le­
hetséges az átutalási megbízás telefonon is: a gombok nyomoga­
tásával beütik a megfelelő összeget, a megterhelendő és a ked­
vezményezett számlaszámát, illetve a megfelelő azonosító kó­
dot. Az effajta szolgáltatásoknál lehetséges tévedéseket a bank­
számlakivonatok tüzetes ellenőrzésével kell kiszűrni.
• Ha rendszeresen szükségünk van pénzre, adhatunk olyan megbí­
zást is a megtakarításainkat kezelő banknak, hogy a nagyobb ka­
matozású letéti számláról havonta utaljon át egy konkrét össze­
get folyószámlánkra.
164
• Használjunk gumibélyegzőt vagy nyomtatott öntapadós címkét
(írószerboltokban készíttethető), hogy ne kelljen nevünket és
lakcímünket mindig kézzel leírni.
• A beérkező (például közüzemi) számlákat gyűjtsük egy külön
dossziéban! Tévénézés közben vagy más, kieső időben egyszerre
töltsük ki az esedékes csekkeket, és a fenti számlákhoz csatolt,
előrenyomtatott csekkekkel együtt adjuk postára őket.
• Váltsunk olyan bankkártyát, melyet a lakásunkhoz vagy munka­
helyünkhöz közeli bankautomatánál pénzfelvételre, továbbá bel­
földön és külföldön fizetésre is használhatunk.
BÍZZUNK MEG EGY BIZTOSÍTÓBAN!
Különféle biztosításainkat sokszor más-más időben, más-más biz­
tosítóval kötjük, ami szaporítja gondjainkat. Törekedjünk minden
biztosítási igényünket egy cégnél kielégíteni, ami a kínálat bővülé­
sével egyre inkább lehetséges.
• Csökkentsük a díjfizetés gyakoriságát! Ha lehet, fizessünk éven­
ként, így kevesebb csekkel fogunk bajlódni. A biztosítók ilyen
esetben általában kedvezőbb díjtétellel méltányolják a számukra
is egyszerűbb ügyintézést.
• A kötvényszámokat, esedékességi dátumokat és családtagjaink
adatait gondosan jegyezzük fel naptárunkba, hogy szükség ese­
tén kéznél legyenek.
• Ha befektetni kívánunk, időtakarékos megoldásként válasszuk a
befektetési alapokat, amelyek leveszik vállunkról a gondokat.
Szakembereik mérlegelik az előnyöket és hátrányokat, hozamo­
kat és kockázatokat, adókedvezményeket és bonyolítási költsé­
geket, s ennek alapján alakítják ki sokféle kötvényből és rész­
vényből álló portfoliójukat. Ezzel megkímélnek bennünket attól,
hagy magunknak kelljen kiválasztanunk és állandóan figyelem­
mel kísérnünk befektetéseinket.
OTTHONI SZÁMVITEL SZÁMÍTÓGÉPPEL
A mai személyi számítógépek segítenek rendben tartani otthoni
pénzügyeinket. Sokféle program készül otthoni költségeink és meg­
takarításaink nyilvántartása vagy az adóbevallás elkészítése céljára.
Némelyik biztosítási ügyekben is tanácsot ad.
E szoftverek használatba vétele azonban komoly fejfájást okoz165
hat azoknak, akik eddig nem szoktak kellő rendhez ezen a téren. Az
adatok betáplálásához töviről hegyire át kell gondolnunk pénzügyi
helyzetünket. Bevételeink és kiadásaink átfésülése csak az első lé­
pés. Még az egyszerűbb programok elindítása is órákat vesz igény­
be, a sokrétű funkciót ellátóké pedig legalább egy egész hétvégét.
A korszerű programok képesek a különböző formátumú csek­
kek, adóbevallási és más nyomtatványok kitöltésére, ezen túlmenő­
en azonban a banki és Internet-szolgáltatások bővülése nyomán
előbb-utóbb lehetségessé válik, hogy magánjellegű pénzügyi műve­
leteinket is akár teljes egészében otthoni íróasztalunk mellől, elekt­
ronikus úton intézzük.
HA EGYEDÜL NEM BOLDOGULUNK
Amennyiben egyéb elfoglaltságaink miatt a rendelkezésünkre álló
kevés szabadidőben egyszerűen képtelenek vagyunk megbirkózni
háztartási teendőinkkel, forduljunk az egyre több helyen működő
takarítócégekhez. Ezek magukra vállalják a lakás rendben tartásá­
nak gondját. Némelyik egész brigádot küld ki, melynek egyes tagjai
más-más feladatra szakosodtak, így jóval gyorsabban és gazdaságo­
sabban elvégzik a házimunkát.
Szolgáltatásaik mindamellett nem olcsók, érdemes lehet tehát
nagyobb időközönként rájuk bízni a nehezebb takarítási munkákat,
így a többit talán már saját erőből is meg tudjuk oldani. Más teen­
dőinket is vállalkozókra hagyhatjuk, akik például beszerzési vagy
kézbesítési feladatokat hajtanak végre — díjazás fejében. A szolgál­
tató cégek adatai megtalálhatók a telefon szaknévsorban.
lentős hányadát köszönhetik) jó sok időt vesz igénybe — gyakran
az évnek abban a részében, amikor egyéb tennivalóink is összesű­
rűsödnek. Az alábbi összeállítás Kate Marvintól való, aki a New
York Times karácsonyi mellékletének olvasóival osztotta meg ötle­
teit:
• Előre írjuk meg az ajándékkísérő kártyákat, így a boltokban ké­
szített díszcsomagoláshoz ott helyben szépen hozzátűzhetik
őket.
• Sok üzlet árul előre összeállított ajándékcsomagokat. Vegyünk
egy-két ilyet azok számára, akik csak akkor fognak az eszünkbe
jutni, mikor már rég befejeztük a vásárlást.
• Az utolsó pillanatban megvett ajándékokat szállíttassuk házhoz
küldönccel.
• Érdekes és szokatlan ajándékokat vásárolhatunk múzeumok és
képtárak emléktárgyboltjaiban, néha elég kedvező áron.
• Vásároljunk telefonon! A csomagküldő szolgálatok karácsonyra
külön választékot kínálnak, de ügyeljünk rá, hogy időben adjuk
fel a rendelést, nehogy az utolsó pillanatban okozzon gondot,
hogy a katalógusban, újság- vagy televíziós hirdetésben kinézett
áru mégsem felel meg az elképzelésünknek.
• Készítsünk listát! Gyűjtsük össze a megajándékozandók nevét
(és c í m é t — a b b a n az esetben, ha postán küldjük el az ajándékot),
jegyezzük fel, kinek mit vettünk, ez jól fog jönni a következő év­
ben. A számlákat, nyugtákat tartsuk egy dossziéban.
LEVELEZÉS
Huszonnegyedik fejezet
A nevünket és címünket tartalmazó, nyomtatott etikettekkel órákat
nyerhetünk. Ezeket ragaszthatjuk borítékokra, csekkekre, nyomtat­
ványokra, sőt, akár sorsjegyekre is. Mindig tartsunk magunknál né­
hányat, hogy szükség esetén kéznél legyen. Végül lássuk, milyen
ötletekkel segíthetjük elő,
Munka után édes a pihenés
Az ajándékozás mindig öröm, de karácsonykor különösen az. A be­
vásárlás azonban (melynek a kereskedők egész éves forgalmuk je­
Az elégséges, pihentető alvás biztosítja, hogy mindig legjobb for­
mánkat fussuk, és kiaknázhassuk időtakarékosan szervezett napunk
lehetőségeit.
Aki a megterhelő és feszült időszakokban képes mélyen, a külső
zavaró hatások kizárásával aludni, az reggel energiával tökéletesen
feltöltődve láthat neki komoly feladatainak. Richard de Rochemont
filmproducer sajátos napirendet alakított ki: az intenzív munka sza­
kaszai közé rövid alvási periódusokat iktatott be. Három-négy órára
166
167
. . . HOGY A KARÁCSONY VALÓBAN ÖRÖM
LEGYEN
lefeküdt, majd frissen ébredt, nagy lendülettel nekilátott, négy he­
lyett dolgozott, és ismét nyugovóra tért. „Ez teljesen megszünteti a
munka okozta nyomást — magyarázta módszerét —, felfrissít.
Emellett napi átlagban nyolcról öt órára csökkentettem az alvást, te­
hát minden huszonnégy órában hármat nyerek."
Legtöbbünk számára persze inkább az az üdvös megoldás, ha
jobban kihasználjuk ágyban töltött időnket pihentető alvásra. Ehhez
elkél egy-két jó tanács:
• Aludjunk annyit, amennyit valóban igénylünk! Ha frissen, vekker
nélkül ébredünk, akkor eleget aludtunk. Ha azt tapasztaljuk,
hogy reggel kényszerítenünk kell magunkat a felkelésre, az önál­
tatás hibájába estünk, s ezért azután időrabló kimerültséggel fi­
zetünk.
• Az alvás első egy vagy két órája a legmélyebb, leginkább pihen­
tető. Izmaink ilyenkor ernyednek el legjobban, vérnyomásunk a
legalacsonyabb, bőrünk is ekkor a legkevésbé érzékeny a külső
ingerekre. A reggeli alvás nem olyan pihentető, mint a lefekvés
utáni kezdeti nyugalmi időszak.
• Lefekvés előtt vegyünk altató fürdőt! Forrósítsuk fel a vizet pon­
tosan 38 °C-ra, és adjunk hozzá egy evőkanál mustárport vagy
fenyőeszenciát. Áztassuk magunkat húsz percig! Ez rendbe hoz­
za és megnyugtatja a vérkeringést. A törülközővel dörzsölés he­
lyett veregessük szárazra bőrünket. Előre ágyazzunk meg, és für­
dés után gyorsan bújjunk a takaró alá.
• Lazítsuk el minden egyes izmunkat! Az ágyban tudatosan er­
nyesszük el kar-, láb-, törzs- és nyakizmainkat. Kerüljünk min­
den görcsös testtartást. Lazítsunk!
• Teremtsünk ingerszegény környezetet! Az izgalom gátolja az elalvást! Igyekezzünk besötétíteni és zajmentesíteni hálószobán­
kat, vagy használjunk szemmaszkot.
• Fedjük el a megmaradt zajokat! Próbáljuk ki a korábban már em­
lített kazettákat, amelyek tengermorajlás közben valamilyen, tet­
szés szerint megválasztott, tudatküszöb alatti üzenetet sugároz­
nak. Ez segít álomba merülni, egyidejűleg hasznosítja egyes agy­
területek működését (anélkül, hogy zavarná a többit).
Hard (Többet ésszel, mint erővel!) című könyvében Michael J.
Thorpy alváskutató, a New York-i Montefiore Kórház Alvás-Éb­
renlét Központja igazgatójának szavait idézi: „Az alvás szükséglet
szempontjából nem az ágyban töltött órák száma a meghatározó, ha­
nem az alvás minősége." Ez utóbbi Suliivan szerint javítható napi
gyakorlással, ami több pihenést eredményez, mintha két órával ko­
rábban hajtanánk álomra a fejünket. Napközben kerüljük a serken­
tőszereket, például a koffeint. Ma már mindenütt kapható koffein­
mentes kávé és tea, amely ugyanolyan ízű és élvezeti értékű, ám az
ártalmas hatások nélkül. A közhiedelemmel ellentétben a lefekvés
előtt elfogyasztott pohár bor vagy üveg sör tulajdonképpen zavarja
az alvást, nagyobb mennyiség álmatlanságot válthat ki. Az esti für­
dő és egy pohár langyos tej sokkal többet ér, állítja Suliivan.
Próbáljuk csökkenteni az ágyban töltött időt! Fogjuk vissza alvá­
sidőnket heti negyedórás adagokban. Ha napközben igazán kime­
rültnek érezzük magunkat, vagy teljesítményünk csökken, akkor
térjünk vissza az előző szintre. Az emberek egyedi alvásszükséglete
széles határok között mozog: úgy mondják, Thomas Edison napi
négy órai alvással is beérte, Albert Einstein ezzel szemben állítólag
a fél napot átaludta.
KI MINT VETI ÁGYÁT, ÚGY ALUSSZA ÁLMÁT
Ezzel a módszerrel is nyerhetünk időt, kevesebb óra alatt hatéko­
nyabban kialhatjuk magunkat. George Suliivan Work Smart, Not
A mondás nemcsak átvitt értelemben érvényes. Jobban esik a pihe­
nés, ha a fekvőhely alvás közben nem nyomja az egész testfelületet.
Célszerű a ritkább szövésű lepedő, a habszivacs párna, télen pedig
semmiképpen sem a vérkeringést akadályozó, nehéz, több rétegű
plédet, hanem vagy elektromos takarót, vagy könnyű paplant, eset­
leg természetes alapanyagú, „lélegző" takarót használjunk, amely
melegít, de szellőzik is.
A matrac legyen legalább 95 cm széles, hogy alvás közben ké­
nyelmesen megfordulhassunk rajta, s ne kelljen a leeséstől rettegtünkben félig ébren töltenünk az éjszakát. Soha ne legyen olyan pu­
ha, hogy testünk belesüppedjen, és felébredés nélkül ne tudjunk a
másik oldalunkra fordulni. Ügyeljünk az ágyrugókra, amelyek már
nem állnak hivatásuk magaslatán.
Mindezek segíthetnek abban, hogy gyorsabban elaludjunk, és
többet pihenjünk. Ezáltal sokszor elérhetjük, hogy a normálisnál
egy órával korábban felkelhessünk, mégis úgy érezzük, mintha egy
órával többet aludtunk volna.
168
169
JAVÍTSUK AZ ALVÁS MINŐSÉGÉT!
FORDÍTSUNK KEVESEBB ÓRÁT AZ ALVÁSRA!
Godfrey M. Lebhar a The Use of Time (Időkihasználás) című köny­
vében azt állítja, hogy sokan többet alszanak, mint amennyire való­
jában szükségük van. Az alvás mennyiségére nincs pontos szabály,
még az azonos tevékenységet végzőknél sem. Mint már említettük,
egyes ismert személyiségek napi négy-öt órai alvással is elboldo­
gultak, másoknak hét-kilenc kell. Lebhar hozzáteszi:
Kísérletezéssel meghatározhatjuk alvásszükségletünket,
kide­
ríthetjük a szellemi frissességhez nélkülözhetetlen minimális
mennyiséget. A szervezet igényét meghaladó alvás nem egyéb
felelőtlen pazarlásnál. Ez a „túlalvás" végeredményben meg­
rövidíti életünket.
Előfordulhat, hogy a szükségesnél többet alszunk, s még­
sem akaródzik változtatnunk szokásainkon. Esetleg annyira
élvezzük az alvást, hogy jelentős örömforrássá lép elő. Alap­
talan azonban az elterjedt vélekedés, miszerint huszonnégy
órából legalább nyolcat mindenkinek alvással kell töltenie. A
valós igény nagyrészt alvási szokásaink függvénye, ezek pedig
megváltoztathatóak.
szakai alvást igényel. Ha ennél többet alszunk, az inkább szokás,
mintsem szükséglet. Legtöbbünkbe még gyermekkorunkban szüle­
ink plántálták a nyolc órai alvás szükségességének hiedelmét. Hogy
miért? Valószínűleg azért, hogy legalább naponta nyolc órán át
nyugtuk legyen csemetéiktől. De gondolkozzunk csak el: ha keve­
sebbet aludnánk, nem tudnánk-e kimerültség nélkül többet végezni?"
Amikor Jeffrey Archer bestseller-szerző egy-egy könyvén dol­
gozik, csupán hat órákat alszik: „Reggel hatkor kelek. Tollak, óra,
ceruza és radír — mindennek pontosan a helyén kell lennie, nehogy
a munkakezdés ellen valami kifogást találjak, mert az az írók esküdt
ellensége."
AZ ÁLMATLANSÁG
A St. Louis-i Webster Egyetem tanársegédje, Thomas J. Quirk meg­
jegyzi: „Tulajdonképpen a legtöbb felnőtt csak hat vagy hét óra éj­
Átvirrasztott éjszaka után aligha alakíthatjuk mintaszerűen a veze­
tőt, aki gyors és jól vasalt — kevesebb idő alatt többet végez. Walter
Kiechell adatai szerint {Fortune, 1990. október 8.) minden eszten­
dőben több mint ötvenmillió amerikai küzd alvászavarokkal. A me­
nedzserek talán egy csipetnyivel hajlamosabbak az álmatlanságra,
mint a népesség többi része. Az úgynevezett A-típusú aktív szemé­
lyiségek aránytalanul nagy hányada szenved álmatlanságban. A
szakértők a stressz, az esti társadalmi kötelezettségek, az időzónákat
átszelő, gyakori utazás és a mindenütt dühöngő munkamánia szám­
lájára írják a kórt.
„Ha azok közé számítjuk magunkat, akik csak felületesen érin­
tettek, reménykedhetünk. Egy kicsit — biztat Kiechell. — Talán
nem tudjuk kellőképpen szabályozni alvási folyamatunkat, ami azt
jelentené, hogy lefekvéskor azonnal álomba merülünk, és öt órán át
megszakítatlanul, mélyen alszunk. Tehetünk azonban lépéseket,
hogy nagyobb eséllyel pihenhessünk meg az enyhet adó álom édes
ölén."
Kiechell javaslata: először értsük meg a normális alvás termé­
szetét. A kutatók ugyan még ma sem tudják, miért alszunk és álmo­
dunk, a dolog lélektani hátterét már elég jól sikerült megvilágítani.
Éjszaka kétféle alvás váltakozik: a gyors szemmozgású, azaz REM
[angol: rapid eye movement], más néven paradox vagy álomlátásos,
és a lassú hullámú, nem REM vagy orthodox, álom nélküli alvás. A
váltakozás magyarázza, hogy nagyobb valószínűséggel riadunk fel
hajnali négykor a főnökünk legutóbbi eszelős húzása okozta lidér­
ces álomból, mint mondjuk éjfélkor. A kutatók gyanítják, hogy a
170
171
Nathanial Kleitman, a Chicagói Egyetem professzora — aki az al­
vás és az energia tanulmányozására specializálódott —, olyan kísér­
letekről számolt be, melyek azt bizonyítják, hogy az alvásszükséglet
egyedileg jellemző tulajdonság. A legtöbb állat rövid szendergések
sorozatával elégíti ki teljes alvásigényét. Ha szeretnénk időt nyerni
az alvással, próbáljuk ki a következő kísérleteket:
• Amennyiben jelenleg napi kilenc órát alszunk, próbáljunk meg­
elégedni nyolccal! Az eredményt ne rögtön, hanem legalább tíz
nap után értékeljük ki.
• Eddigi alvási szokásainktól függetlenül rövidítsük le a teljes al­
vásidőt egy félórával, de nem feltétlenül úgy, hogy később fek­
szünk le.
• Egy bizonyos időszakon keresztül állítsuk az ébresztőt legalább
negyedórával korábbra. Az így felszabadult perceket használjuk
valami számunkra igazán fontos dologra. A valóban pihentető éj­
szakai nyugodalom után reggel mindig gyorsabban és többet tu­
dunk végezni.
kreativitást erősen zavarja a megfelelő alvás hiánya. Kiechell az
alábbiakat javasolja:
• Próbáljunk rendszeresen ugyanabban az időpontban felkelni! Ez
segít elkerülni az úgynevezett vasárnap esti álmatlanságot.
• Törődjünk bele, hogy lehetetlenség megszállottként dolgozni
egészen lefekvésig, majd azonnal tengermélyen elaludni! Este
hagyjunk magunknak legalább egy-két órás lehiggadási idősza­
kot.
• Az ágyban ne dolgozzunk, ne tévézzünk, ne vitatkozzunk éle­
tünk párjával, mert az agyunk nem tanulja meg összekapcsolni a
lefekvést az elalvással!
• A lámpaoltást megelőző hat órában tartózkodjunk a koffein és a
serkentő hatású élelmiszerek — például a csokoládé — élveze­
tétől! Takarodó előtt legalább két órával szüntessük be az alko­
holfogyasztást.
•
A rendszeres testmozgás elősegítheti a nyugodtabb alvást.
Ha nem tudunk aludni, Kiechell a következőket ajánlja:
• Menjünk máshova, kapcsoljuk fel a lámpát, és olvassunk valami
unalmasat — vagy találjunk valami más „zsibbasztó" elfoglalt­
ságot —, amíg el nem álmosodunk.
• Álljunk ellen az altató csábításának! Az alvási rendellenességek
valamennyi specialistája állítja, hogy hetente legfeljebb egyszer
szabad nyugtatót szedni.
Kiechell végkövetkeztetése: „Egyes szakértők azt mondják, a me­
nedzserálmatlanság kezelésének legfőbb gátja az illetők húzódozása attól, hogy javítsanak alvási szokásaikon. Badarság! Sokkal he­
lyesebb úgy tekinteni az alvási képességre, mint egyfajta jelzésre,
hogy mennyire vagyunk összhangban a természet rendjével."
KEVESEBB ALVÁSSAL A SIKER FELÉ
Azoknak, akik siránkoznak, hogy átalusszuk életünk egyharmadát,
Dale Hanson Burke lapkiadó radikális megoldást indítványoz: alud­
janak kevesebbet. Meglehet, hogy ettől jobban érzik magukat, és
többet teljesítenek. Hatlépcsős programot ajánl, mely állítólag
„órákkal toldja meg a hetet, több energiát ad, kiegyensúlyozottabbá,
aktívabbá, kielégítőbbé teszi az életet."
Burke szembeszáll az alvást érintő úgynevezett mítoszokkal.
172
Mint mondja, az alváscsökkentés előnyös hatása eddig is ismeretes
volt, főként álmatlanságban és krónikus depresszióban szenvedők­
nél. Az örökmozgó férfiak és nők milliói számára, akik nem találják
elég hosszúnak a napot személyes, szakmai, családi kötelezettsége­
ik és szükségleteik kielégítéséhez, a lapkiadónő tervezete páratlan
utat mutat „a kiegyensúlyozottabb élethez".
Burke önértékelő teszttel, időgrafikonnal, napirend-javaslattal,
alvási naplóval és az alvással kapcsolatos adatokkal egészíti ki el­
gondolását. Bölcs tanácsokat ad a táplálkozásra, ezen belül az alko­
hol-, zsír- és cukorfogyasztásra vonatkozóan; közli, hogy mely
gyógyszerek tartalmaznak koffeint, és mely élelmiszerek bővelked­
nek az alvást serkentő triptofánban. Tervezete függelékében vála­
szol az alvást illető tizennyolc leggyakrabban feltett kérdésre.
Jóllehet Burke nem orvos, természettudós, táplálkozáskutató
vagy oktató, csupán amatőr, aki az időgazdálkodással való foglal­
kozás közben került közel az alvásszabályozás témaköréhez, saját
kísérleteivel mégis sikerült megkérdőjeleznie az alváshoz kapcso­
lódó legalapvetőbb feltevéseinket, melyek közül számosat a „tudo­
mánytalan mítoszok" közé utasít. A következőket jelenti ki:
• A nyolcórai alvás nem szükséglet. A szakemberek hat és kilenc
óra közé teszik a normát. Sok kimagasló teljesítményű személyi­
ség hat óránál kevesebbet aludt, anélkül, hogy ez megviselte vol­
na egészségét és jó közérzetét.
• Aki nehezen alszik el, és könnyen felébred, még nem feltétlenül
szenved álmatlanságban. Lehet, hogy egyszerűen természeténél
fogva keveset alvó.
• Aki fáradt, annak nem szükségképpen az alvás hiányzik. A fá­
radtság gyakran a stressz, depresszió vagy helytelen táplálkozás
tünete — mely okok egyike sem orvosolható több alvással.
Burke meggyőződése, hogy nem mindenkinek alkalmas megoldás
az alváscsökkentés, mellyel naponta perceket vagy órákat, egy év
alatt több száz órát nyerhetünk. Várandós vagy szoptatós anyák,
gyermekek, serdülők és egészségi problémákkal küzdők inkább ma­
radjanak ágyban, valamint azok is, „akik úgysem tudnak semmi ér­
telmeset kezdeni az idejükkel". Magyarázólag hozzáteszi: „Ha úgy
találjuk, hogy kedvteléseinkre már nem elég hosszú a nap — legyen
szó testedzésről, olvasásról, hobbiról vagy egyszerű lazításról —,
akkor viszont ragadjuk meg azt a remekül kihasználható időt, amit
eddig alvásra pazaroltunk!"
173
Gördülékeny stílusú, gondolatébresztő könyvében leszögezi,
hogy az alvás ébrenlétté alakítására legalkalmasabb a testedzés. Ő
maga például fél órával korábban kel, mint ahogy valójában igé­
nyelné, s ezt az időt kerékpározásra fordítja. A mozgás serkenti a
vérkeringést, csökkenti az idegfeszültséget, emeli a testhőmérsékle­
tet, miáltal felélénkülve, energiával feltöltődve vág neki bokros te­
endőinek, és további lendületet nyer, hogy még többet kanyarítson
ki alvóidejéből. „Az alvás szabályozása valójában nem is az alvást
érinti, hanem az életet" — teszi hozzá.
LAZÍTSUNK NÉHA EGY KEVESET!
A munkaidő maradéktalan kihasználása nem jelenti azt, hogy szün­
telenül hajszoljuk magunkat. Egy szusszanásnyi szünet gyakran
még több energiát és lelkesedést önt belénk az azt követő órákra,
úgyhogy a pihenés utáni időszakban gyorsabban és jobban dolgo­
zunk. Az alábbi technikák Lester R. Bittel a már idézett Right on Ti­
me című könyvéből valók:
• Egy tízperces szünet kiváló energiafeltöltő.
• Ha tartósan nagy nyomás nehezedik ránk, vegyünk ki egy sza­
badnapot vagy egy hosszú hétvégét!
• Ha valami változás felbolygatta szervezetünket, próbáljuk rend­
szeres időbeosztással helyreállítani a normális állapotokat!
• Próbáljuk ki a mély és felületes légzés váltogatását! A sportolók
széles körben alkalmazzák ezt a teljesítményfokozó módszert
kedélyállapotuk javítására vagy nyugtató gyanánt.
• Pár perc torna kitisztítja az elmét és kilazítja az izomzatot, csök­
kenti a nyomást. A világ sok részén, főként Kínában, Japánban
és Koreában az üzemek dolgozói reggel és délután csoportos
gimnasztikát végeznek, melyben a felsővezetők is részt vesznek.
Tartsunk ilyen frissítő szüneteket!
• Szintén hatékony módszer a szünetben elfogyasztandó finom fa­
latok elkészítése. Ha kemény munkával töltjük a délelőttöt, az
előtte elkészített ízletes tízórai (mely lehet akár sajtból, kenyér­
ből és gyümölcsből álló egyszerű lakoma is) segít cipelni a ter­
het, mivel tudjuk, hogy amint elérkezik a szünet, készen vár a ha­
rapnivaló. Akkor azután a lehető legrövidebb időn belül felfris­
sülünk, és máris folytathatjuk a munkát.
174
FRISSÍTŐ SZUNDIKÁLÁS
Egyesek — gyakran a legmagasabb hivatalokat betöltő személyek
— úgy találják, hogy egy kis ebéd utáni szendergés akár három órá­
nyi éjszakai alvással is felér. Franklin D. Roosevelt elnök, aki toló­
székhez kötve is igen energikus életet élt, észrevette, hogy ha ebéd
után harminc percet bóbiskol, utána sokkal aktívabban képes dol­
gozni. Utóda, Harry S. Truman követte ezt a szokását — s abban is
hasonlított hozzá, hogy szinte bárhol és bármikor képes volt aludni.
A Fehér Házban töltött évek alatt szívesen dőlt le egy-egy rövid idő­
re, különösen fontos beszédek előtt. Egy negyed- vagy félóra pihe­
nés kellően felpezsdítette ahhoz, hogy két órán át lendületesen tár­
gyaljon vagy tanácskozzék.
A munkanap végén hazaérve egy kis szunyókálás sokkal élén­
kebbé tesz az est hátralévő részében, ami főleg akkor hasznos, ha
készülünk valahová. Tíz-tizenöt perc ejtőzés a vacsorához való át­
öltözés előtt hatékony frissítő. Egyesek szívesebben nyúlnak el tíz
percre egy kád langyos vízben, mások lezuhanyoznak. Akármi is a
módszer, ez a kis szünet felpezsdíti az embert, jó közérzetet teremt
akár a vacsorához, akár az esti programokhoz.
Latin-Amerikában, ahol évekig éltem, soha nem hagytuk ki az
ebéd utáni sziesztát, amely a nap egyik legbecsesebb időszakának
számított. A déli szieszta sokhelyütt gyakorlatilag értelmetlen, s a
légkondicionálás a forró égövön is csökkentette szükségszerűségét.
A vacsora előtti pihenés azonban ugyanolyan előnyöket kínál, mint
egy kis szundikálás bármikor máskor.
Huszonötödik fejezet
Otthoni örömök
Vezetni a háztartást, és fölnevelni 1,8 gyermeket (Angliában példá­
ul ez az átlag) egész embert kíván — ezt mindenki tudja, aki maga
is csinálta. A főhivatású háziasszony egyre ritkább, s ez minden más
tényezőnél kíméletlenebbül falja fel mindannyiunk szabad idejét. A
brit asszonyok 68 %-a kénytelen állást vállalni a megélhetés érde­
kében. Valakinek mégis ki kell takarítania, el kell vinni a gyereket
orvoshoz, meg utána karénekre, aztán ott a bevásárlás, főzés, köz175
ben halomba nő a szennyes, de a mosógépszerelőt is ki kell hívni,
és sorolhatnánk a végtelenségig. A gyermeküket egyedül nevelő
szülőkre még nagyobb nyomás nehezedik.
A családok együtt próbálnak megbirkózni a házimunkával, meg­
tanítják a gyerekeket, hogy az iskolából hazajőve tegyék be a húst a
sütőbe; a kisebbeket napközibe íratják, a még kisebbek mellé kerí­
tenek valakit, vagy más szülőkkel felváltva oldják meg a gyermek­
felügyeletet; a mosnivalót a patyolatba viszik, és telefonon rendel­
nek pizzát. Egyszóval rengeteg időt töltenek azzal, hogy pénzért
időt vásároljanak, azaz másoknak adják ki a családi és háztartási
tennivalókat.
Az egyre bővülő családsegítő szolgáltatások egy része valóban
megéri az árát, ha a felszabaduló perceket tekintjük — kérdés, hogy
megengedhetjük-e őket magunknak, ami így nyert időnk pénzben
kifejezhető értékétől függ. A külső segítséggel majd az ezutáni fe­
jezetben foglalkozunk, de előbb azt nézzük meg közelebbről, mi­
ként takaríthatunk meg időt mi magunk — családtagjainkkal össze­
fogva — az otthonunkban, azaz mit kell csinálnunk ahhoz, hogy
időnk maradjon arra, amit valójában csinálni szeretnénk.
Kezdjük a következőkkel:
• Elemezzük a magunk és családunk otthoni tennivalóit ugyanaz­
zal a precizitással, amivel szakmai feladatainkhoz közelítenénk!
• Tűzzünk ki célokat, s állítsuk elsőbbségi sorrendbe ezeket, hogy
rendelkezésre álló időnket hatékonyabban oszthassuk el a szeret­
teink és saját magunk számára fontos teendők között!
• Ugyanakkor emeljük ki feladataink közül azokat a tételeket,
amelyeket valami módon átháríthatunk vagy megoszthatunk há­
zastársunkkal, gyermekeinkkel, más családtagjainkkal.
A SZERVEZÉS KÖNNYÍT AZ OTTHONI TERHEINKEN
Az időbeosztás nem kevésbé fontos otthon, mint a munkahelyen,
ám gyakran sokkal nehezebb, magyarázza Kathryn Walker „otthongazdász" a US News and World Report 1982. január 25-i számában,
majd hozzáteszi: „Minden családnak saját mércével kell mérnie,
hogy mit tart fontosnak és mit időpazarlásnak. Ez vonatkozik min­
denre, a gyerekekkel töltött óráktól kezdve a takarításig. Ami ez
utóbbit illeti, a háztartási időgazdálkodásban kulcsfontosságú annak
eldöntése, hogy mit értünk tisztaság alatt."
A cikkírónő megjegyzi, hogy az otthoni napirend legjobb eset­
ben is csak útmutató lehet. Az alternatív megoldások mindig létfon­
tosságúak. Hivatásunkban követett értékrendünk és céljaink irányt
szabnak időnk megtervezéséhez és megszervezéséhez, hogy keve­
sebb verejtékkel többre jussunk. Hasonló cél és értékrend kell vezé­
relje otthoni időbeosztásunkat is.
Sok családfenntartó teszi ezt — kivált, hogy egyre több asszony
— valaha a családi tűzhely őre — vállal fél- vagy egész állást, ami
gyakran a feladatok egyenlő megosztását teszi szükségessé a házas­
társak között.
A háztartási feladatok természetesen igen sokféleképp alakulhat­
nak lakókörnyezetünktől, anyagi helyzetünktől és életmódunktól
függően. Az alábbi gondolatok nyilvánvalóan nem vonatkozhatnak
mindenkire; ám — ahogy más időkímélő módszereknél is hangsú­
lyoztuk — ha akár kettőt-hármat találunk közöttük, amelyet bizo­
nyos rendszerességgel használhatunk, akkor erőfeszítésünk talán
nem hiábavaló.
MUNKAHELYI SZERVEZÉS OTTHON
Napi sok órán át gürcölünk — s köszönetet alig kapunk érte. Néz­
zünk szembe azonban az igazsággal — akármilyen dühítő is —,
mert bizony mérget vehetünk rá, hogy leegyszerűsíthetnénk a dol­
gunkat, és ugyanezt a munkát harmadannyi idő alatt is elvégezhet­
nénk, ha kicsit átgondoltabban, hatékonyabban járnánk el. Ehhez
még egy kétszemélyes háztartásban is pontosan annyi tervezés kell­
het, mint egy kisebb irodában. Folytonos változásokkal kell megküzdenünk, melyek nem is mindig előreláthatóak. Hogyan segíthe­
tünk ezen?
Otthon és munkahely persze nem egészen ugyanaz. Az otthoni te­
vékenységek megszervezése sok tekintetben sokkal súlyosabb idő­
gazdálkodási gondokat vet fel, mint amilyenek, mondjuk, egy iro­
dában adódnak. Ez elsősorban abból fakad, hogy a munkahelyen
egyetlen cél uralkodik: a feladatok nyereséges végrehajtása. Otthon
ellenben arra törekszünk, hogy „várunkat" meleg, puha fészekké te­
gyük minden benne lakó számára. Ez a cél sokrétűbb és nehezebben
körvonalazható, mint az egyszerű feladatteljesítés.
A legtöbb otthonban folyamatos szükségletek várnak kielégítés­
re: beszerezni és az asztalra tenni az ennivalót, rendben tartani a há­
zat, alkalmazkodni a családtagok közötti nézetkülönbségekhez. A
176
177
AZ O T T H O N T E R E M T É S NEM GYEREKJÁTÉK
gyerekek a maguk külön igényeivel és vágyaival állnak elő. Mihelyt
azonban meghatároztuk, mennyi időbe telik elkészíteni az ebédet,
kiporszívózni a lakást stb., elkezdhetjük a megtervezett és leírt
program szerint beosztani az időt.
NAPI ÉS HETI OTTHONI FELADATTERV
Christine Beshar jogásznő, aki egy tekintélyes ügyvédi munkakö­
zösség tagja, és négy gyermeket nevel, azt mondja, a rend iránti ter­
mészetes érzéke segíti abban, hogy egyszerre álljon helyt mint fele­
ség, anya és ügyvéd. Mindennap tíz perc alatt összeírja elintézendőit. Az élelmiszervásárlást csaknem teljes egészében gyermekei inté­
zik, hetente kétszer vacsorát is ők főznek. A többi napon Besharné
igyekszik haza, hogy estére meleg étellel várja szintén ügyvéd fér­
jét, meg a srácokat. A jó szervezés révén Beshar asszonynak nem­
csak hivatására és családjára jut ideje, hanem tanít, részt vállal az
egyházközség, az iskolaszék és az ügyvédi kamara munkájában is
— s minden feladatát maradéktalanul ellátja.
Dr. Doris Williams otthongazdász a következőket javasolja a
háztartás időtakarékos megszervezésére:
•
•
•
•
•
Készítsünk külön feladattervet az egyes otthoni munkaterületek­
hez (pl. élelmiszer-ellátás)!
Pillanatnyi erőnlétünkhöz igazodva használjuk ki az időt!
Aknázzuk ki az átfedő feladatok egymást segítő hatását!
Vizsgáljuk meg saját indítékainkat és értékrendünket az időbe­
osztással összefüggésben!
Személyes céljainknak megfelelően teremtsünk összhangot
munka és pihenés között!
Végezetül ismerjük fel, hogy az idő értékes erőforrás, mely gyakran
megindokolja, hogy nagyvonalúan bánjunk más forrásokkal, példá­
ul a pénzzel. Van, amikor érdemes külső szolgáltatót megfizetni,
hogy mentesüljünk a munkától. Max Bygraves előadóművész pél­
dául régóta élvezi a saját sofőr előnyeit: „A hátsó ülésen rengeteg
papírmunkát tudok elvégezni."
órákká adódnak össze. A fontossági sorrend meghatározása, a fel­
adatok átruházása, a tapasztalaton nyugvó jó időbeosztás ugyan­
olyan hatást érhet el otthon, mint a munkahelyen. Ehhez listába kell
szednünk a magunk, lakótársunk, férjünk-feleségünk és/vagy más
családtagjaink (beleértve gyermekeinket is, ha már elég nagyok) na­
pi, heti és alkalmi teendőit. Ezeket az alábbi időszakok szerint kell
elosztani.
Munkakezdés előtt: Alakítsunk ki lépcsőzetes ébresztési és reg­
geli készülődési rendszert a család számára, hogy elkerüljük a für­
dőszobai csúcsforgalmat. Jegyezzük föl a többi reggeli tennivalót is.
Napközben: A személyes napirendek összehangolásánál vegyük
figyelembe a gyermekek szükségleteit (kit kell óvodába, iskolába,
külön programokra vinni, és ki közlekedik egyedül), a különféle
szerelők és szállítók fogadását (mikor ki tartózkodjék otthon).
A nap végén: Csoportosítsuk az esti teendőket, mindennapra
csak egy jelentős feladat jusson. Amikor buzog bennünk a tettvágy,
elvégezhetünk kettőt is.
Miután mindent papírra vetettünk, beszéljük meg! Osszuk el a
reszortokat, és írjuk ki az üzenőtáblára!
Mindenképpen vegyük tekintetbe azokat, akiktől a legtöbb támo­
gatást kaphatjuk! Gyermekeink és más velünk egy fedél alatt élők
joggal számítanak arra, hogy megtanácskozzuk velük a családi ter­
veket, és részesedhessenek a közösen végzett munka öröméből.
Mint korábban már említettük, sok férfi úgy gondolja, a háztartás
akkor is az asszony feladata, ha dolgozni jár. A tények azonban egy­
re inkább azt mutatják, hogy a házimunkában mindannyiunknak
részt kell vállalnunk.
Az együttműködés legjobb módjai
Határozzuk el közös megbeszélés alapján, hogy ki mit csináljon!
Persze nem juthat mindenkinek a legkellemesebb otthoni munka, de
osztozzunk a képességek és igények szerint. Nem létezik többé ab­
szolút női vagy férfimunka.
A következő ötletek a családtagok együttműködését segítik:
Ha minden otthoni teendőnket megtervezzük és hatékonyabb mun­
kamódszereket dolgozunk ki, azzal sok-sok percet nyerünk, melyek
• Elsőre ijesztő lehet az elkerülhetetlen házi teendők jegyzékbe
foglalása, ugyanakkor lehetőséget ad arra, hogy erejükhöz és ér­
deklődésükhöz mérten osszuk meg őket a család apraja-nagyja
között. Ne hurrogjuk le a kamaszok időkímélő ötleteit, mivel ők
178
179
ÁLTALÁNOS HÁZTARTÁSI FELADATTERV
még nem a szokások rabjai, s így érdekes, eredeti megoldásokkal
állhatnak elő!
• Hetenként váltogassuk a reszortokat, hogy senki se kény­
szerüljön állandóan a legutálatosabb munkát végezni! Senki sem
lelkesedik mindenért. Valószínűleg hatékonyabb és több időt ta­
karít meg az együttműködés, ha cserélődnek a teendők.
• A dicséret sajnos sok családban hiánycikk, pedig elősegíti az
együttműködést. Ha lányunk látja, hogy értékeljük a fáradságát,
vagy apu észreveszi, hogy becsüljük azért a feladatvállalásért,
amire senki más nem lenne képes, az addigi vonakodás eltűnik.
Az elismerő szavak nyomán nemcsak még több segítséget szer­
zünk, hanem saját eredményesebb munkánkkal is több babért
aratunk majd — több időnk jut az egyéni és családi örömök él­
vezetére.
EGYSZERŰEN GYORSABB
tett és gusztusosan tálalt étellel, de nem feltétlenül mesterszakács­
hoz méltó színvonalon, akkor nyilván megragadunk minden korsze­
rű és megfizethető konyhatechnikai megoldást, hogy a lehető leg­
hamarabb a legtöbbet hozzuk ki magunkból.
Bevásárlás
Az ennivaló, ruhanemű és egyebek beszerzése a legidőigényesebb tevékenységek közé tartozik. Íme, néhány ötlet, hogy kevésbé
ilyenné tegyük:
• Írjuk össze előre a heti étrendet, és ennek alapján készítsük el a
bevásárlólistát! Képzeljük magunk elé az üzlet alaprajzát, és cé­
dulánkon úgy kövessék egymást az egyes tételek, hogy miköz­
ben majd a kosarunkba kerülnek, ne kelljen összevissza ténfereg­
nünk a boltban!
• Korán reggel vásároljunk, olyankor kisebb a zsúfoltság!
• Gondolkozzunk cikkcsoportokban: a „tisztítószer" gyorsírott
kódként emlékeztessen bennünket arra, hogy fel kell töltenünk a
készleteket mosogatószerből, toalettillatosítóból, pipereszap­
panból, mosóporból, samponból stb. Így nem kell részletes listát
írnunk, s némi gyakorlás után az egész listázás a múlté lehet.
• A bevásárlás utáni főzéshez szükséges dolgokat tegyük külön
szatyorba. Amint hazatértünk, rögtön nekiláthatunk a főzésnek,
és szusszanhatunk egyet, mielőtt elpakolnánk a többi holmit.
• Ruhanemű: Figyeljünk a színekre! Álljunk meg az üzlet bejára­
tánál, és tekintetünkkel keressük a „mi" színeinket. Ha nem talá­
lunk hozzánk illő árnyalatokat, máris induljunk a következő üz­
letbe — így felére csökkenthetjük a keresgéléssel töltött időt.
Sokféle forrásból meríthetünk ötleteket a hétköznapi feladatok idő­
takarékos végrehajtásához. Az ipari vagy hivatali módszerek alkal­
mazása sokszor nehézségbe ütközik, mivel másokat is be kell vonni
hozzájuk. Ha azonban mi adjuk a munkaerőt, saját hajlékunk a mun­
kahely, akkor az időt házastársunkkal és gyermekeinkkel egyetem­
ben mi magunk takarítjuk meg, nem pedig mások — ennélfogva
mérhetetlenül értékesebb.
Az itt ismertetett gondolatok egy része abból a vizsgálatból szár­
mazik, amelyet dr. Lillian Gilbreth eredetileg a New York-i Szívbe­
tegek Társulata számára végzett. Gilbreth doktor azt akarta megmu­
tatni a szívbetegségben szenvedőknek, hogy miként végezhetnek
hamarabb és kevesebb energiával többet, javaslatait azonban bárki
felhasználhatja. Hasonló tanulmányokat folytatott a hadirokkantak
érdekében dr. Eugene S. Murphy, a New Yorkban működő Hadi­
rokkant Hivatal munkatársa, aki szerint: "A háztartásban sokszor
szükségtelenül dolgozunk, a hagyomány és saját szokásaink áldoza­
taiként. Ideje véget vetnünk ennek, és átgondolnunk, mi az, amit el­
hanyagolhatunk."
Természetesen a háztartás bármely területére fordított időt az ál­
tala okozott kielégüléshez viszonyítva kell mérlegelnünk. Ha példá­
ul imádunk főzni, akkor az ételkészítés tekintélyes időráfordítást ér­
demel. Ha viszont az a cél, hogy egy vagy két személyt a lehetőleggyorsabban jóllakassunk, ízletes, változatos, tisztességesen elkészí­
• Némi anyagi ráfordítással szerezzünk be tartalékot az otthon
gyakrabban szükséges holmikból. Piperecikkek: Ne egyenként
vegyük őket, hanem egyszerre többet, így sokszor olcsóbbak is,
és nem kell folyton alapvető dolgok után a boltokba szaladgál­
nunk. Esernyő: Munkahelyünkön is tartsunk egyet, ezáltal nem
kell várnunk, míg eláll a zápor, megóvjuk ruhánkat az elázástól,
magunkat pedig a bosszúságtól.
• Otthoni munkaeszközök: Tartsuk őket egy helyen, és használat
után oda tegyünk vissza mindent. Ha a lakás több pontján egy-
180
181
Tartalékok
egy fiókba bekészítünk írószert, jegyzettömböt, tartalék ollót,
papír zsebkendőt és hasonlókat, akkor szükség esetén nem kell
keresgélnünk ezeket.
• A tartalék vállfák az előszobában biztosítják, hogy ne kelljen
kapkodnunk, ha nincs mire akasztani a vendégek kabátját.
Oda tegyük a dolgokat, ahol megtaláljuk őket!
A keresgélés gyakran a leginkább időrabló házi foglalatosság. A
rend, amelyben minden könnyedén megtalálható, olyan eszmény,
melyet keveseknek sikerül megvalósítaniuk. Váltig állíthatjuk,
hogy ez a cél azért elérhetetlen számunkra, mert nem vagyunk haj­
landóak a „rendmánia" rabszolgáivá válni, akkor is tény marad,
hogy némi szervezettséggel valójában egyszerűbb mindent a meg­
felelő helyre tenni, mint szanaszét hagyni.
Napjában sok-sok percet megtakaríthatunk, ha élenjáró felada­
tunkká tesszük, és hozzászokunk, hogy mindennek kialakítsunk egy
helyet, és mindig oda rakjuk. Ha például okuláré nélkül az orrunkig
se látunk, s van egy szemüvegtokunk az íróasztalon, egy másik pe­
dig az éjjeliszekrényen vagy a falipolcon, akkor szokjuk meg, hogy
szemüvegünket mindegyik helyen ugyanarra az oldalra tesszük, így
mindig könnyen megtaláljuk. Ugyanez vonatkozik más olyan tár­
gyakra is, amelyeket nem akarunk szem elől téveszteni. A legfonto­
sabb gondolat tehát az, ami sok időgazdálkodási szakértő jelmonda­
ta is: „Ne lerakd — tedd e l ! "
Meghatározott nagyságú lakóterületért fizetjük a bért vagy
építési kölcsönt. Ha ennek tíz százalékát a rendetlenség fog­
lalja el, az azt jelenti, hogy lakáskiadásaink ugyanekkora há­
nyada a lomtár fenntartására megy el.
A lomirtó szakma felvirágzásával egyre több hasznos eszköz jelent
meg a piacon, melyek segítenek hely takarékosan, áttekinthetően tá­
rolni holmijainkat, eltüntetni szem elől a sok „hóbelevancot", rend­
ben tartani otthonunkat.
Gardróbrendezési ötletek
Neil Balter kaliforniai bútorgyáros javasolja az alábbiakat:
Évek óta együtt élünk a rendetlenséggel — de boldogulunk
valahogy. Aztán egy szép napon ráeszmélünk, hogy a felfor­
dulás már elképesztő méreteket öltött. Minden tevékenysé­
günket megbénítja, ha napjaink válsághelyzetekkel kezdőd­
nek: nem leljük a kulcsainkat, se egy göncöt, amit fölvehet­
nénk, már a munkából is elkéstünk, és ezzel tovább súlyosbo­
dik a dolog. Ha az idő nem késztet cselekvésre, a pénz talán
már igen.
• Az öltöny vagy kosztüm darabjait külön-külön akasszuk föl, így
könnyebben áttekinthetjük a kombinációs lehetőségeket. Cso­
portosítsuk a ruhadarabokat, azaz tegyük együvé a blúzokat, a
nadrágokat, a szoknyákat, blézereket stb.
• Ne rakjuk fiókba azt, ami összehajtogatva nyitott polcra is tehe­
tő! Nem fogjuk tudni, mink van, ha nincs előttünk.
• A retikülöket selyempapírral lazán kitömve fektessük polcra
vagy fiókba!
• Vezessünk listát (amit esetleg a gardróbajtó belső oldalára erő­
síthetünk), hogy mit adtunk tisztítóba, mi igényel javítást vagy
átalakítást, továbbá azokról a holmikról, amelyeket szívesen vi­
seltünk egymással, de esetleg elfeledkezhetünk a bevált párosí­
tásról.
• A selyemsálakat és kendőket hajtogathatjuk kis fiókokba vagy
dobozokba. Ha a dobozok átlátszóak, könnyen megtalálhatjuk az
éppen szükséges darabot. Tárolhatunk kendőket falra vagy ajtóra
szögezett törülközőtartón, bögretartó fogason vagy ruhacsi­
pesszel egy szokványos vállfához erősítve.
• Tároljuk óvatosan a harisnyákat, kibélelt fiókokban vagy átlát­
szó műanyagzacskókban, színenként elkülönítve! Minden zacs­
kót címkézzünk fel aszerint, hogy mit akarunk tartani benne, pél­
dául legyen egy zacskónk a leszaladt, csak nadrág alá jó haris­
nyáknak. Felhasználhatunk erre a célra kisebb bevásárlószatyro­
kat vagy átlátszó, műanyag dobozokat is.
• A lábbelik mellett tartsunk egy portörlőt! Egy gyors mozdulat
minden felvétel előtt, és nem kell folyton cipőt fényesítenünk.
• Osztályozzuk a ruhákat jellegük szerint (utcai, alkalmi, szabadi-
182
183
Az otthoni rendetlenség mérséklése
A csatatérré változott lakás láttán sokszor erőtlennek, tehetetlen­
nek és bűnösnek érezzük magunkat, amiért nem tudunk úrrá lenni a
helyzeten, mondja Stephanie Culp, a How to Conquer Clutter (Ho­
gyan győzzük le a zűrzavart?) szerzője, akinek könyvéből Beverley
Hall Lawrence az alábbiakat idézte a Newsdayben:
•
•
•
•
•
•
•
dőruha stb.), és úgy akasszuk be a gardróbba. A cipőket hagyjuk
eredeti dobozukban, és címkézzük fel: „edző", „utcai", „munká­
ba", „estére".
Kötött vagy féloldalasan szabott holmikat ne akasszunk vállfára,
hanem összehajtva tároljuk őket, hogy megőrizzék a formájukat.
A falra rögzített műanyaghálón áttekinthetően és elérhetően tá­
rolhatjuk az ékszereket. Erre a célra alkalmas a fiókba helyezett
evőeszköztartó is. A fülbevalók szépen elférnek a jégkockatartó­
ban.
A „szöszölős" anyagokat, amilyen az angóra, jól különítsük el
azoktól, amelyek magukra szedik a szöszt, mint például a bár­
sony.
A levetett ruhát ne tegyük azonnal a gardróbba! Akasszuk ki a
fürdőszobában, hadd simuljanak ki a gyűrődések, és szellőzze­
nek ki a szagok (például a dohányfüst).
Selejtezzünk ki mindent, amiből nem lehet kiszedni a foltot, amit
szeretünk, de sohasem veszünk fel, a fölösleges „kiránduló" hol­
mit (mindig lesz utánpótlás), a hegyes orrú cipőt, ami már egy
éve nem volt rajtunk, és mindazt, ami minőségben nem illik a
most hordott dolgainkhoz!
Az avitt kézitáska slampos, divatjamúlt megjelenést kölcsönöz
öltözékünknek. Lejárt darabok: a fodros szoknya, amit bakfis ko­
runkban kaptunk; a nagy galléros régi blúz; a lehordott fehérne­
mű; a kabát, ami egyik blézerünkre sem megy rá és túl rövid a
ruháinkhoz; a szoknya vagy nadrág, ami már három éve folyton
épp egy kicsit szűk.
Ahányszor valami újat veszünk, szabaduljunk meg valami régi­
től! Ez nem azt jelenti, hogy el kell dobnunk a régi báli ruhát
vagy az egyetemi emblémás zakót, hanem azt, hogy szépen cso­
magoljuk be az ilyen használhatatlan, de a szívünkhöz nőtt hol­
mit selyempapírba, és tároljuk a garázsban vagy a padláson. Ne
a gardróbban foglalja az értékes helyet.
Házi kulcstár
Az összes kulcsot tartsuk gyermekektől távol, különben jól elér­
hető helyen. Mennyi időt vesztegetünk el kulcsaink keresgélése
közben? Hasznos lehet a sípoló kulcstartó, mely füttyentésre vagy
tapsra hangjelzéssel válaszol.
184
Hasonlót a hasonlóval
Tartsuk egy helyen a sporteszközöket, az utazáshoz való holmit,
a vendéglátásnál használt dolgokat! Egy hölgy ismerősöm mosás
után az összes teniszfelszerelését rögtön visszarakja a sporttáskájá­
ba — így, amikor játszani készül, tudja, hogy minden a helyén van,
semmit nem kell összeszedni. Ez az előzetes gondoskodás más te­
vékenységeinknél is alkalmazható.
Egyéb textíliák
Párosítsuk a lepedőt a hozzá való párnahuzattal, a fürdőlepedőt
a kéz- és arctörlővel, ahelyett, hogy fajtánként csoportosítanánk a
dolgokat!
A FÜRDŐSZOBA
A konyha után a lakás legtöbbet használt helyisége, ezért célszerű­
nek és kellemesnek kell lennie. Térképezzük fel a kihasználatlan he­
lyeket — a vécécsésze vagy a kád fölötti falon, a mosdó vagy a vé­
cétartály alatt. Polcok mindenhová kerülhetnek. Az ajtók háta mö­
gött szereljünk fel törülközőtartókat és akasztóhorgokat. A kád fölé
tegyünk falipolcot vagy lapos faliszekrényt. A kozmetikumok és
ékszerek tárolására használt fiókokba tegyünk osztórekeszeket
vagy evőeszköztartókat. A zuhanyozás kellékeit befogadó szintere­
zett rácspolcot akasszuk a zuhanyrózsa falitartójára. Ha kevés a ra­
kodófelület, de szabad hely még akad, használjunk egy kisasztalt
vagy alacsony szekrényt a test- és szépségápoló szerek tárolására.
A GYEREKSZOBA
A tárolóegységeket igazítsuk a gyermek méreteihez. Legjobbak er­
re a célra az állítható magasságú polcok. A játékokat csoportosítsuk.
A kicsik imádnak gyűjteni, készítsünk nekik akasztós falitáblát,
hogy közszemlére tehessék kincseiket. A játéktároló dobozokra sze­
reljünk kerekeket, így a gyerekek tologathatják őket, ami segít a
gyors összerakodásban. Egy kis függőágyfélében elférnek a babák
és plüssállatok, kisebb-nagyobb tárolórekeszekben a tanszerek és
rajzeszközök. Színes kosarak és kitűzőtáblák adnak helyet a többi
holminak. Balesetveszélyesek a magas polcok, ha a rajtuk lévő dol­
gokat a gyermek látja, de nem éri el. Az ilyesmi arra csábítja, hogy
felmásszon a csábító tárgyért, és könnyen leeshet.
185
OTTHONI IRODA
Ha lakásunk mérete megengedi, alakítsunk át egy járható gardróbot
vagy más zugot miniirodává. A szoba sarkában két alacsony irat­
szekrényre vagy könyvespolcra fektessünk egy széles falapot (egy
ajtó is megteszi) asztal gyanánt. Fölötte polcozzuk be az egész falat,
ez elnyeli az összes limlomot. Létesítsünk saját nyilvántartást a sze­
mélyi és családi iratoknak. Használjuk ugyanazokat a módszereket,
amelyeket a munkahelyi irodákban szokás. A papírok rend­
szerezésében tartsuk szem előtt az alábbi megoldásokat:
•
fénymásolatunk odahaza is. Így bárminek egyszerűen utánanéz­
hetünk. Különféle biztosítási igények benyújtása esetén sokszor
nincs is szükség az eredeti kötvényre, elegendő, ha kéznél van­
nak az azonosító számok.
• Az engedélyek és jelzálogszerződések igen értékes holmik.
Amennyiben megsemmisülnek vagy elkeverednek, valóságos
áldás, ha feljegyeztük s tűzálló páncélkazettában megőriztük sor­
számukat és más adataikat.
Hadd segítsen a család!
Általános dossziék: háztartási gépek jótállásai, karbantartók, ter­
mékforgalmazók, biztosítás, vidéki utazások, születésnapi ven­
déglisták, ház, autó, adó, számlák, ruházkodás, befektetések, or­
vosi leletek, prospektusok, ajándékok, egyéb.
• A megőrzendő — magán és hivatalos — levelezést saját szük­
ségleteink szerint rendezzük el. Dorothy M. Johnson író említi,
hogy az „Ajándékok" feliratú dossziéjában nyilvántartja az adott
és kapott karácsonyi és születésnapi ajándékokat, amivel elejét
veszi a következő évi családi vitának. Hobbigyűjtők jegyezzék
fel, hogy kivel mit cseréltek, nehogy még egyszer elküldjék
ugyanazt, vagy hosszasan kelljen törni a fejüket, hogy mit adtak
oda legutóbb.
• Állítsunk össze külön dossziékat a gyerekeknek, a családi képek­
nek, a társadalmi szervezeteknek stb. Rendszerünk lehet egysze­
rű vagy kacifántos — csak legyen. Annyira komplikáltat azért ne
találjunk ki, hogy több időbe kerüljön a vele való pepecselés,
mint amennyit megtakarítunk a használatával.
A nyilvántartás elkészítésébe vonjuk be minden családtagunkat!
Jegyezzük fel a kocsikulcsok számát, a bankszámlaszámokat, a há­
zassági anyakönyvi kivonatok keltét, a társadalombiztosítási
törzsszámokat, a katonai és különféle tagsági igazolványok számát.
Készítsünk ellenőrző listát! Ha valamelyik irat hiányzik, szerez­
zünk be hivatalos másolatot, illetve igazolást az elveszett értékpapí­
rokról! Semmit se dobjunk el anélkül, hogy előtte ne ellenőriztet­
nénk a biztosítási ügynökkel, a bankkal, ügyvéddel, könyvelővel
vagy más illetékessel! Azután rögvest szabaduljunk meg a szükség­
telen papíroktól!
PÉNZ- ÉS IDŐMEGTAKARÍTÁS A CSALÁDI IRATTÁRRAL
• Költözés előtt készítsük el új otthonunk berendezési tervét! Ad­
junk ebből egy példányt a bútorszállítóknak, így az egyes dara­
bok elhelyezésénél időt és energiát takarítunk meg. A dobozokon
jelöljük meg, melyik hová kerüljön.
• A szállítókkal csomagoltassunk! Ők tudják, miképpen kell meg­
óvni az üveg-, porcelán- és egyéb törékeny tárgyakat, hogy ép­
ségben megérkezzenek. A megtakarított idő és idegeskedés ön­
magában is megéri a szakemberek hozzáértő munkájának árát.
• Használjuk a költöztetők által előre átadott speciális konténerek
nyújtotta előnyöket!
• Ha magunk vállaljuk a csomagolás fáradságát, jegyezzük fel
Ha rendet tartunk papírjaink között, azzal nemcsak időt nyerünk, de
adott esetben pénzt vagy más előnyöket is, amelyek máskülönben
elvesznének, vagy elsiklanánk fölöttük. A bankokban például mil­
liókra rúg az elfeledett számlákon pihenő betétek összege.
A törvényeknek megfelelően a gazdátlanul maradt javak, érték­
papírok és más követelések egy idő után az államra szállnak. Lehet,
hogy papírjaink nyilvántartásával ilyen veszteségektől óvjuk meg
családunkat. Jegyezzük fel minden kintlévőségünk adatait, így
könnyen, gyorsan érvényesíthetjük követeléseinket!
•
Ha feljegyzéseinket bankszéfben tartjuk, akkor legyen róluk egy
186
KÖLTÖZKÖDÉS
A lakáscsere időrabló megrázkódtatás sok család számára. Az Allied Van Lines, a világ egyik legnagyobb lakossági költöztető válla­
lata, mely évente háztartások ezreit szállítja új helyre, az alábbi
szempontokra figyelmeztet a költözködés könnyebbé és gyorsabbá
tétele érdekében:
187
minden doboz tartalmát! Egyszerű megoldás, ha megszámozzuk
az egyes dobozokat, és a számjelekkel azonosítjuk a részletes lis­
tákat. Így nem kell majd feltúrnunk az összes dobozt, ha kipakoláskor gyorsan elő" akarunk keríteni valamit.
Huszonhatodik fejezet
További otthoni örömök
A következőkben egy egész ötletgyűjtemény olvasható időgazdál­
kodásunk e létfontosságú színterével kapcsolatban.
A KONYHA
A konyha a legtöbb otthon szíve, és azon folytatólagos feladatok na­
gyobbik részének a helyszíne, amelyek oly sok időt emésztenek fel,
és sokkal járulnak hozzá a családi boldogsághoz. A szakértők sze­
rint az összes házimunkára fordított idő egyharmada az ételkészítés­
re és mosogatásra megy el. Hetente akár hat-hét órát takaríthatunk
meg a közforgalomban lévő új, korszerű módszerek, eszközök és
berendezések alkalmazásával, ami felér egy főnyereménnyel.
A mikrohullámú sütőben felmelegíthető konyhakész ételek to­
vább csökkentik a konyhában töltött időt. Jobb elrendezéssel fej­
leszthetjük meglévő felszerelésünk használatát is: növeljük a mun­
kapultot, a tárolóhelyet, állítsunk be változtatható távközű polcokat,
míg el nem jutunk álmaink konyhájáig (ha ugyan ez egyáltalán le­
hetséges).
Először is pucoljuk le a fedélzetet! Tegyük el az útból az ostya­
sütőt, hacsak nem használjuk tényleg mindennap. A serpenyőket
aggassuk fel, ez dekorációnak sem utolsó. Ne őrizgessük tovább az
„egyszer még jó lesz valamire" bevásárlószatyrokat a hűtő és a tűz­
hely között; ahol csak arra jók, hogy legyen mire rápakolni az újabb
műanyag zacskókat és papírstaniclikat, esetleg valami bogár befész­
keli magát közéjük. Ha nem rendszerezzük és használjuk fel a re­
cepteket, azokat se tűzködjük tovább a falra.
188
A konyha megszervezése
Akármilyen méretű a konyhánk, bizonyos fő berendezési tár­
gyak kerüljenek jó közel egymáshoz, kivált a mosogató és a tűzhely.
E kettő között mászkálunk a legtöbbet. Legyen elég tér, hogy zsú­
foltság nélkül hatékonyan dolgozhassunk, de ne annyi, hogy mara­
toni futásra kényszerüljünk!
• Munkamagasság: Minden munkafelület magassága legyen meg­
felelő a rajta végzett feladatokhoz, hogy ülve vagy állva kényel­
mes tartásban, folyamatosan dolgozhassunk, kezünket ne kelljen
könyökmagasság fölé emelnünk. A konyhai mosogatók például
gyakran kényelmetlenül alacsonyak. Mivel kicserélni elég bo­
nyodalmas őket, igazítsuk hozzájuk munkaszékünk magasságát.
•
Üljünk, vagy álljunk! Mosogatáshoz, előkészítéshez és hason­
lókhoz leülhetünk, ha minden szükséges dolog már a kezünk
ügyében van. Az állás 14 %-kal több energiát igényel. Hiába
érezzük esetleg úgy, hogy állva jobban haladunk, az ülés hoszszabb távon nagyobb hatékonyságot biztosít. Kényelmesen ül­
jünk, lábunk nyugodjon a padlón, felsőtestünket tartsuk egyene­
sen. Ne derékból, hanem csípőből hajoljunk előre.
• A munkafelület kialakítása: A munkapult olyan széles legyen,
hogy nyújtózkodás nélkül elérjük a hátsó szélét. Egy kihúzható
pulttoldat, tálca vagy mozgatható kisasztal sok esetben közelebb
hozza a munkát, amivel sok időt és energiát takaríthatunk meg.
Mindent pakoljunk el a pultról, amit ritkán használunk. Könynyebb takarítani, ha nincs kirakva sok holmi.
• Mi hol kell a leggyakrabban ? Mindent a felhasználás helyéhez a
lehető legközelebb tároljunk. Dobjuk ki vagy ajándékozzuk el a
szökőévenként egyszer használható speciális bizgentyűket!
Könnyebb az ilyeneket beszerezni, mint hasznukat venni.
• Tálcák és zsúrkocsik: Ezek részint a munkafelület megnagyobbítására, részint ételek, edények szállítására alkalmasak.
Tárolás és előkészítés
Az élelmiszerek tárolása és előkészítése megfelelő eszközöket és
rendszert követel. Ezzel kapcsolatos ötletek:
• Készletezés: Ügyeljünk arra, hogy a bejövő készletek hatéko­
nyan, minél kevesebb átrakodással betárolhatok legyenek. A ti­
zenöt centiméter mély polcok szinte minden csomagolt élelmi189
szerhez megfelelőek. Tartsunk mindent egy sorban, hogy ne
kelljen leszedegetni az elöl lévő dolgokat, amikor hátulról aka­
runk kibányászni valamit.
Egyeseknek tetszik a nyitott polcokon elhelyezett csomagolt
élelem, mert színes és kényelmesen hozzáférhető. Mások ronda
porfogónak tartják. Válasszunk: ajtónyitogatásra vagy portörlés­
re fordítjuk szívesebben az időt? Ha jobb szeretjük a zárt tárolást,
jó megoldás a kényelmes, fém vagy üveg tolóajtó, esetleg a re­
dőnyös takarás.
• Hűtő az ajtó mellett: A frizsider lehetőleg a konyha bejárata kö­
zelébe kerüljön, és legyen mellette rakodófelület, hogy a bevá­
sárlókosárból egyenesen a hűtőszekrénybe pakolhassunk.
• Változó magasságú polcok: A tálaknak sok hely kell, a csészék­
nek kevés. Legcélszerűbbek az állítható magasságú polcok. El­
rendezésüknél ne egyöntetűségre, hanem praktikusságra töre­
kedjünk. A csészéket a polcok alá helyezett kampókra is akaszt­
hatjuk.
gőlegesen tárolni, a tálcáknál leírt módon. A cukor, liszt stb. tároló­
edényében legyen külön adagolókanál.
• Asztali kellékek: A fűszerek, szalvéta, reggeli gabonapelyhek,
evőeszközök stb. kerüljenek az étkezőasztal fölé, kartávolságban
elérhető polcokra, hogy étkezés közben kiküszöböljük a fölös­
leges mászkálást.
• Forgó polc: A konyhaszekrény sarokelemeibe szerelt, függőle­
ges tengely körül kifordítható polccal kihasználhatjuk az egyéb­
ként hozzáférhetetlen szögleteket. Így egy mozdulattal elérhe­
tünk mindent. Tálcák és más lapos tárgyak állítva tárolására (a
kényelmetlen egymásra rakosgatás helyett) praktikusak a polcok
közé szerelt, függőleges osztórekeszek. Így minden darab
könnyen, a többi bolygatása nélkül kihúzható.
Főzés és tálalás
•
Csúszóbetét: Mély fiókokban a kevésbé gyakran használt eszkö­
zöket könnyen elérhetővé teszi.
• Szükségtelen mozdulatok kiküszöbölése: A késeket tegyük fali­
tartóba, a serpenyőket akasszuk a tűzhely fölé. Így használatkor
nem kell előregörnyedve keresgélni őket a konyhaszekrényben.
Ha szem előtt vannak, akkor jobban igyekszünk makulátlan álla­
potban tartani őket.
A mosogató és környéke
• A fazekak és lábasok a vízvételre is szolgáló mosogató közelé­
ben tárolandók.
• A mosogató melletti szekrényrészben könnyen elérhetőek a tör­
lőruhák.
• A ritkán használt főzőedények kerüljenek minél távolabb az út­
ból.
• A mosogató alatt kényelmes a hulladéktárolás gyorsan cserélhe­
tő műanyag zsákokban.
• A zöldség és gyümölcs előkészítése a mosogató köré összponto­
suljon. A hűtést nem igénylő zöldségeket mindig a mosogató kö­
zelében tároljuk.
A tűzhely közelében tartsuk a főzéshez szükséges edényeket és
eszközöket; a tepsiket, tűzálló edényeket pedig minél közelebb a sü­
tőhöz. A fedőtartó csökkenti a rendetlenséget.
A „mikró"
A mikrohullámú sütő sokoldalú és újszerű konyhaeszköz,
mellyel sok időt takaríthatunk meg. Egyre növekszik a mikrosütővel
egyszerűen és könnyen elkészíthető ételek száma. Léteznek már kü­
lön ehhez az eszközhöz ajánlott élelmiszertermékek, melyek az ere­
deti csomagolásban felmelegíthetők és szervírozhatók, így az elké­
szítés, tálalás, mosogatás még kevesebb időt vesz igénybe.
Clare Francis krimiírónő és amatőr vitorlázó esküszik a mikro­
hullámú ételekre: „Mennél több időt nyerek háziasszonyként, annál
több marad írásra és a kedvteléseimre."
A kuktafőző szintén hasznos eszköz, előnyei nem szorulnak ma­
gyarázatra.
Mosogatás
Sütöde
Időt takarítunk meg, ha egy helyen tartjuk a sütemények hozzá­
valóit és eszközeit. A tortaformákat és sütőbádogokat célszerű füg­
Két ötlet a mosogatás meggyorsításához:
Főzés közben tartsunk a mosogatóban egy nagy tál forró, moso­
gatószeres vizet. Ahogy végeztünk egy-egy edény vagy eszköz
190
191
használatával, egyszerűen nyomjuk bele a vízbe. Mire a mosogatás­
hoz jutunk, minden tisztára ázik.
Ehhez hasonlóan, ha étkezés után meleg vízbe áztatjuk az edé­
nyeket, később könnyebben, kevesebb idő alatt elmoshatjuk őket.
A mosogatógép
A konyha méretétől függetlenül az elektromos edénymosogató
rengeteg időt takarít meg, és ragyogó tisztává varázsolja az edényt.
Baráti összejöveteleknél hasznát vehetjük a környezetbarát, újrafel­
dolgozott papírból készült poharaknak és tányéroknak is, amelyek
mosogatás helyett egyszerűen eldobhatók.
az iparban egyaránt valamennyi munkaeszköz könnyen elérhető el­
helyezése, hogy minden mozdulat a lehető legtöbb hasznot hajtsa.
A Rutgers Egyetem mintegy háromszáz háziasszony tevékenységét
vizsgálta a rendszeres házimunkák egyszerűsítése céljából. Átlago­
san 41 %-kal tudták csökkenteni a takarításra fordított időt, és 56 %kai a „lefutott kilométereket".
Ha megpróbálunk könnyebben takarítani, az nem lustaságot je­
lent, hanem azt, hogy alkalmazzuk az e könyvben a munkahelyi
szervezésnél leírt szemléletet és módszereket. Az alábbiak néhány
példát adnak erre az elvre:
Egyetlen házimunka sem nyújt több lehetőséget időkímélő trükkök
alkalmazására, mint a takarítás. A becslések szerint az átlagos csa­
lád hetente tizenhét órát áldoz porszívózásra, a tükrök és ablakok
tisztán tartására, a bútor portalanítására, padlófényesítésre és egyéb
otthoni takarítási műveletekre. Sokan azonban a legkorszerűbb ház­
tartási gépcsodák birtokában időt és lábmunkát pazarolnak ezek tá­
volról sem hatékony működtetésére. A hatékonyság alapja otthon és
• Alaptechnika: Még egyszer olvassuk el minden gép használati
utasítását.
• Tisztítószerek Alkalmazzuk a szállodákban hatékonyan működő
szisztémát. Csoportosítsuk a különféle vegyszereket egy tároló­
kosárban vagy görgős polcon, ezenkívül tartsunk alapvető tisztí­
tószereket valamennyi vizes helyiségben.
• Többszintes lakásban a lépcső alján és tetején legyen egy he­
lyünk a fel-, illetve leszállítandó dolgok számára. Valahányszor
használjuk a lépcsőt, magunkkal vihetjük ezeket.
• Ha meglátogatni készülünk valakit, előre rakjuk ki az előszobá­
ba, amit el akarunk vinni, vagy vissza akarunk adni neki. Így nem
kell az utolsó pillanatban előkotorászni.
• A hűtőt éjszaka különösebb fáradság nélkül leolvaszthatjuk:
csak ürítsük ki, kapcsoljuk ki, helyezzünk bele egy üres mosoga­
tó vájdlingot, elé pedig néhány újságot vagy egy felmosóron­
gyot. Reggelre az egész jég leolvad.
• Tartsunk készenlétben fehér, illetve sötét cérnával befűzött var­
rótűt, hogy ha egy gomb éppen akkor találna leszakadni, amikor
indulni akarunk (mint szinte minden esetben), egy pillanat alatt
felvarrhassuk.
• Nevezzünk ki egy nagyobb konzervdobozt gyűjtőhelyül a taka­
rítás közben talált gombok, kirakósjáték-darabok stb. számára!
Ha minden hasonló kacatról tudjuk, hogy itt a helye, nem lesz ne­
héz fellelnünk őket, amikor kiderül, hová valók.
• Nagy kötény sok hatalmas zsebbei. Az ácsmellény vagy kertész­
nadrág is megteszi. A takarítás közben összeszedegetett, elkeve­
redett tárgyakat szortírozzuk szét a kötény zsebeiben, aszerint,
hogy a lakás mely pontján van az állandó tartózkodási helyük.
Amint eljutottunk az adott zsebnek megfelelő pontra, vegyük ki
192
193
Terítés
Az elfoglalt háziasszonyok a megmondhatói, hogy a terítés előtt
megspórolt minden perc kétszer annyival felér azután. A következő
tippeket alkalmazhatjuk e célból:
• Az asztal megtérítésénél és leszedésénél mindig használjunk tál­
cát vagy zsúrkocsit! Ezeket ne használjuk semmi másra, külön­
ben elvész a megtakarított idő. A leggyakrabban szükséges por­
celánedényeket tartsuk a kamra vagy konyha könnyen elérhető
polcain. Az asztalterítőt helyettesítik a könnyen letörölgethető
műanyag alátétek.
•
Terítés közben álljunk szorosan az asztal mellé! Így fölösleges
körbejárkálás nélkül szét tudunk rakodni rajta. Legfeljebb egy
kört kell tennünk, hogy a tálcáról vagy zsúrkocsiról leszedett po­
harakat és szalvétákat elhelyezzük. Hasznos jószág a tányérme­
legítővel ellátott zsúrkocsi. Egy egész étkezés minden kelléke az
asztalhoz hordható egy menetben, ha az ételeket a kocsi alsó ré­
szére tesszük.
TAKARÉKOS TAKARÍTÁS
az érintett tárgyat. Ezzel sok ide-oda járkálást megtakarítunk, és
nem kell halomba gyűjteni a helyrerakandó dolgokat. Tipp: Még
ennél is j o b b a korábban már említett javaslat, miszerint bírjuk rá
családtagjainkat, hogy ne hagyjanak semmit szanaszét!
ABLAKTISZTÍTÁS
A Los Angeles-i Kaliforniai Egyetemen kiterjedt vizsgálatokat
folytattak különféle lemosási módszerekkel egy 180 cm-es átlójú
ablaktáblán, és a következőket állapították meg: egy lemosószeres
meleg vízzel és egy tiszta vízzel töltött vödör (vagy egy osztott-terű
vödör), valamint a lemosáshoz, szárazra törléshez és fényesítéshez
való rongyok használatával a tisztítási művelet 3,52 percet igényelt;
tiszta vízzel és újságpapírral 2,3 percet; egy bizonyos védjegyzett
aeroszolos termékkel és törlőruhával 3,5 percet. A legkedvezőbb
idő- és energiafogyasztást szalmiák és szivacsbetétes ablaktörlő al­
kalmazásával sikerült elérni. További ötlet: Húzzunk fel egy elnyűtt
cérnakesztyűt, így az ujjunk hegyével könnyedén megtisztíthatjuk
és szárazra törölhetjük a sarkokat, de előbb kenjük be az ujjainkat
kézvédő krémmel!
A PORSZÍVÓ
Ma már szinte minden háztartásban található porszívó, de sokan
nem aknázzák ki e készülék minden képességét. Vagy nem megfe­
lelően működtetik, vagy nem használják valamennyi kiegészítőjét.
• Használjuk a kefebetétes fejet a parketta, a falak, bútorok, lám­
paernyők, képek, sőt, spotlámpák portalanítására. Így nem kell
hajlongani, a por nem kerül a légtérbe, és a szűk résekből is tá­
vozik.
• Ne járkáljunk a piszkos hamutartóval! Nem kell a szemétbe bo­
rítani, egyetlen könnyed szippantással kiüríthetjük.
• Portalanítsuk a felső régiókat! A hosszabbító toldat segítségével
rendszeresen, nyújtózkodás nélkül portalaníthatjuk az ablakok,
ajtók és képkeretek magasan fekvő részeit.
• Tisztításhoz ne emeljük ki helyükről a nehéz fiókokat! A hajlongás sok időt rabol. Először rakodjunk ki belőlük, majd egy me­
netben szívassuk ki belőlük a port. A keskeny szívófej jól hasz­
nálható a por és morzsa eltávolítására tűzhelyekből és más nehe­
zen hozzáférhető zugokból.
194
EZÜSTNEMŰ
• Az ezüstnemű tisztításával egyidejűleg fényezzük újra a fém ék­
szereket is! Gyakoribb tisztításhoz használjunk vegyszerrel átita­
tott ruhát. Az ezüstöt puha flanellel dörzsöljük fényesre, mindkét
kezünkben tartsunk egyet, hogy gyorsabban haladjunk. Egy régi
fogkefe alkalmas a nehezen kiszedhető foltok eltávolítására.
• Használjunk ezüst helyett rozsdamentes acél evőeszközt! A
rozsdamentes acél nem igényel fényesítést vagy különleges tisz­
títást. A krómozott fémholmira ugyanez érvényes.
• Az oxidbevonat eltávolítására alkalmas az ecetes oldatban való
forralás is (3 1 vízhez egy evőkanál ecet). A késeket azonban ne
forraljuk, mert a nyelüket gyakran ragasztással rögzítik!
VASALÁS
• Használjuk ki a manapság széles körben használt, vasalást nem
igénylő anyagok előnyeit.
• A szárítógép minimálisra csökkenti a vasalási időt. Használata
olcsóbb, mint hinnénk — vegyük számításba, mondjuk, két órá­
nyi vasalásra fordított munkaidő árát.
• Ahelyett, hogy mindent egyenként vasalnánk ki a vasalódesz­
kán, próbáljuk ki a következő módszert: terítsünk félbehajtott le­
pedőt a padlóra vagy egy nagy asztalra, és ezen simítsunk egy­
másra több darabot (ne inget), és vasaljuk a rétegeket kettesével.
• Egy tipp Maureen Lipman színésznőtől: „Fürdéskor kiakasztom
a ruháimat a gőzbe, így megtakarítom a vasalási időt."
ÁGYAZÁS
Az ágyazás sok jó ötlettel egyszerűsíthető. Az ágybetétre húzható,
gumírozott sarkú lepedők felére csökkentik az ágyazási időt, és nem
feltétlenül sokkal drágábbak, mint az azonos minőségű hagyomá­
nyos lepedők.
• Varrjunk színes címkét a lepedők sarkára, hogy azonnal lássuk,
melyik szimpla és melyik dupla. A könnyebb kezelés végett ne
fajtánként tároljuk az ágyneműt, hanem párosítsuk az összetarto­
zó darabokat.
• Kezdjük az ágyazást a franciaágy bal felső sarkánál, igazítsuk el
a lepedőt, tegyük rá a párnát és a takarót! A lepedő és takaró sza195
badon maradt felét hajtsuk át a túloldalra! Folytassuk a munkát
a bal alsó saroknál, majd a jobb lábvég, végül a jobb fej vég kö­
vetkezik, közben mindig simítsuk ki a lepedőt!
• Ha nincs gumis lepedőnk, hajtsuk a lepedő szélét körben egyen­
letesen a matrac alá, ahogy a kórházban csinálják! A görgős lábú
ágyat könnyedén elhúzhatjuk a faltól, így egyszerűbb behajtani
a lepedőt.
• A paplan felhúzása minimális vesződséggel: Vegyünk négy biz­
tosítótűt. Amikor a paplan első sarkát bedugjuk a huzatba, kívül­
ről tűzzük meg. Ismételjük meg a műveletet a másik három sa­
roknál. Amikor mind a négy sarok a helyére került, egyszerűen
vegyük ki a biztosítótűket. Nem kell többé közelharcot folytatni
az óriási takaróval!
• A hálószobában felejtsük el végleg az ágy terítőt! A mai színes
ágyneműk letakarás nélkül is jól mutatnak.
Végkövetkeztetés
Használjuk ki a megnyert idoőt!
Képzeljük el a következő jelenetet: Egy csapat elcsigázott üzletem­
ber gördül kocsijával egy autós vendéglő kiszolgálóablakához, mely
fölött a cégér büszkén hirdeti: „Mi vagyunk az idő!" Sietve feladják
a rendelést: „Kérek egy tartalékpercet!" és: „Egy pár órát legyen szí­
ves!" illetve: „Kaphatnék egy fél éjszakát?"
A időtalán nem olyan egyszerűen beszerezhető, mint a játéksze­
rek, amelyeket a kicsinyek és szüleik megvásárolhatnak a „Toys 'R'
U s " [mi vagyunk a játék] bolthálózat üzleteiben, de vágyakozásunk
iránta legalább akkora, mint a gyermekeké amazok iránt.
Reményem szerint e könyv lapjain sikerült utat mutatnom, hogy
Olvasóim megnyerhessék azokat a becses perceket, amelyek végül
naponta egy (vagy több) órává adódnak össze, és olyanokat ajánla­
nom az általam megismert pompás ötletek közül, amelyeket a ma­
gukévá tehetnek — s amelyek az új játékszertől eltérően nem rom­
lanak el előbb-utóbb, hanem egy életen át sikeresen használhatóak
maradnak.
Munkámmal senkit sem szándékoztam befolyásolni, hogy mi
196
mindenhez kezdhet a szabaddá tett idővel. A puszta tény, hogy meg­
vásárolta vagy kölcsönkérte ezt a kötetet, és idáig elolvasta, ékesen
bizonyítja, hogy akarja ezt a napi többletórát, hiszen annyi minden­
hez hozzáfognánk, „csak lenne rá időnk!".
NÉHÁNY TOVÁBBI ÖSZTÖNZŐ SZÓ
Próbáljuk listába szedni mindazt, amit csinálni szeretnénk, és amire
már réges-rég áhítozunk: hová utaznánk és hogyan; mit olvasnánk el;
milyen pihenésre vágyunk; miféle hasznos tevékenységekhez lenne
kedvünk. Azután jelöljük meg az időt, amelyet ezeknek a tevékeny­
ségeknek szentelnénk — és máris kezdhetjük feltölteni „időbankun­
kat" előbb egy órával, aztán egy nappal, héttel, több hónappal.
Godfrey M. Lebhar azt írja a The Use of Time (Időkihasználás)
című könyvében, hogy miután kellően részletes listát állítottunk öszsze a tenni vágyott dolgokról, tapasztalhatjuk, hogy ezek közül sokat
élvezhetünk majd abban az időben, amit ezen a héten, a jövő héten,
majd pedig a következő hónapokban megtakarítunk. Minél teljesebb
és aprólékosabb a lista, és minél több órát nyerünk, annál többfélébe
foghatunk bele ezután, hiszen nem szűkölködünk már az időben.
Nyilvánvalóan nem érhetünk el annyit a megmentett órák alatt,
mintha minden időnkkel magunk rendelkezhetnénk, de most nem is
ez a lényeg, hanem az, hogy mihez kezdhetünk azokkal a többletó­
rákkal, amelyeket magunkra fordíthatunk.
Egyesek tán úgy érzik, túl fiatalok mindehhez, hiszen előttük az
egész élet; mások úgy vélik, öregek már a változtatáshoz, pedig az
idővel takarékoskodni soha sincs késő. Mindaddig nem késő böl­
csebben eltölteni időnket, ameddig egyáltalán van mit eltöltenünk
. . . Igen, minél kevesebb van még hátra, annál fontosabbá válik,
hogy körültekintően használjuk fel. Aki pedig úgy érzi, hogy túl fia­
tal, rájön majd, hogy még fontosabb számára az időgazdálkodás, hi­
szen így legszebb éveit fogja a lehető legteljesebbé tenni. Szívből
kívánom mindenkinek a legjobbakat!
197
EDDIG MEGJELENT KÖNYVEK — TEMATIKA SZERINT
W. Steven Brown
Oakley - Krug
Wess Roberts
Geoffrey Moss
Mark H.McCormack
Andrew S. Grove
Menedzsment
13 végzetes hiba, amit menedzserek elkövetnek
Korszerű változásmenedzselés
Attila győzelmi titkai
A vezetői eredményesség ABCje
A szörnyű igazság az ügyvédekről
Csak a paranoidok maradnak fenn
Wilson - Wilson
Frank Bettger
Frank Bettger
Gallagher-Levinson
Girard-Brown
Stephan Schiffman
Stephan Schiffman
Vállalkozás
A vállalkozás mítosza
Stephan Schiffman
Hogyan indítsunk saját vállalkozást
Vállalkozásról gyerekeknek és szülőknek
Hyrum Smith
Ries - Trout
Marketing
A marketing huszonkét vastörvénye
Ries - Trout
Ries - Trout
Bock - Senné
Harris - Harris
Bock - Senné
Pozicionálás
Marketingháború
Internet-kalauz üzletembereknek
Az elégedett vevő a legjobb reklám
Jövedelmező Internet
Alan Lakein
Ray Josephs
Michael LeBoeuf
Raimond Hull
Houel - Godefroy
Milo O. Frank
Milo O. Frank
Joseph Kirschner
Nierenberg - Calero
Majesky - Butler
Kommunikáció
A sikeres nyilvánosbeszéd alapjai
Hogyan bánjunk nehéz emberekkel
Hogyan érveljünk röviden és hatásosan?
Hogyan értekezzünk röviden és eredményesen?
A manipuláció művészete
Testbeszéd-kalauz
Hazugságvizsgáló könyvecske
Michael E. Gerber
Richard Greensted
Karl Hess
Tárgyalástechnika
Herb Cohen
Bármit meg tud tárgyalni
Fischer-Ury-Patton A sikeres tárgyalás alapjai
William Ury
Tárgyalás nehéz emberekkel
Üzletkötés
Változtasd meg a játszmát!
Az üzletkötés iskolája
Üzletkötés a gyakorlatban
Gerilla üzletkötés
Hogyan adjunk el bármit bárkinek?
Bizonyítottan működő hideghívási technikák
25 szokás, ami üzletkötőket kiemelkedően
sikeressé tesz
25 hiba, amit üzletkötők rendszeresen elkövetnek
Időgazdálkodás
A sikeres időgazdálkodás és életvitel
10 természettörvénye
Hogyan gazdálkodjunk időnkkel és életünkkel?
Időgazdálkodás vezetőknek
Az önszervezés iskolája
Lee Wallek
Joe Girard
Robert J. Ringer
Donald Norfolk
Loehr-McLaughlin
Robert Ringer
Karrier
Miért csinálnak okos emberek égbekiáltó
ostobaságokat?
Maffia menedzser
Hogyan adjuk el önmagunkat
Milliókat érő szokások
Stresszkalauz
Lelki állóképesség
Nyerés megfélemlítéssel
John Kalench
Robert Butwin
Tom Schreiter
Leonard S.Hawkins
MLM könyvek
MLM sikerkalauz
MLM hálózatszervezés profi módon
Big Al mindent elmond
Hogyan legyünk sikeresek a network
Feinberg-Tarrant
marketingben?
Hill-Stone
Ron Holland
A. Oakwood
Napoleon Hill
Maxwell Maltz
Napoleon Hill
Denis Waitley
Harry Lorayne
Ritt-Cypert
David Seabury
Ben Sweetland
Elmer Wheeler
David Viscott, M.D.
A.Oakwood válogatása
Don Gabor
Cavett Robert
Arnold Bennett
A.Oakwood válogatása
A.Oakwood válogatása
A.Oakwood válogatása
A.Oakwood válogatása
J.R.Sherman, PhD
J.R.Sherman, PhD
J.R.Sherman, PhD
J.R.Sherman, PhD
J.R.Sherman, PhD
J.R.Sherman, PhD
Canfield—Hansen
Canfield—Hansen
Canfield—Hansen
Önfejlesztő könyvek
A siker titka PLB
Beszélj és gazdagodj!
Mikor mondjunk NEM-et és hogyan...
Gondolkozz és gazdagodj!
Pszichokibernetika
52 lépés a gazdagsághoz
A kiválóság tíz titka
A gondolat ereje
365 nap Napoleon Hill gondolataival
Az önérvényesítés művészete
Alapkönyv a sikerről
A gazdagság benned van
Kockázat — mikor vállaljuk és hogyan
Sikerről és boldogságról
Ismerkedés, társalgás
Mi mozgatja az embereket?
Az élet művészete
A bölcs mosoly titka
Lélekerősítő gondolatok
A bölcs élet titka
Mit kezdjünk a szokásainkkal?
CSINÁLD — A halogatás leküzdése
CSINÁLD — Tervezd a sikert!
CSINÁLD — A félelem leküzdése
CSINÁLD — A türelem ereje
CSINÁLD — Kerüld a hibákat!
CSINÁLD — Légy nyerő!
Tematikán kívül
Erőleves a léleknek
2. porció Erőleves a léleknek
3. porció Erőleves a léleknek
Ha valamelyik könyvet nem találja a könyvesboltjában,
hívja a Bagolyvár Könyvklubot!
(tel.: 214-5068, fax: 214-5071)
Márkakönyves bolt: Műszaki Könyváruház
Tel: 342-0353, 342-1317
1061 Budapest, Liszt Ferenc tér 9.