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Manual de uso Oitchau | Web
Ponto Eletrônico por Exceção para
Jovens Aprendizes
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Olá, Jovem Espro!
Neste Manual você receberá orientações sobre a aplicação
do ponto eletrônico por Exceção. Este novo formato facilita
o controle de ponto por meio do acesso web à plataforma
Oitchau.
O manual está dividido em três partes, a primeira “Ponto por
Exceção”. Aqui, você terá as informações necessárias para
compreender a nova modalidade.
Na segunda parte tem um guia completo com as funcionalidades
da Oitchau para o acesso via web.
Na terceira parte “Orientações Gerais“, você encontrará
instruções adicionais.
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Ponto por Exceção
O registro de ponto eletrônico por exceção é um método de controle de jornada de
trabalho em que os horários do turno contratual do aprendiz são automaticamente
pré-assinalados pelo sistema.
O registro manual por parte do aprendiz será realizado quando houver alguma
exceção, como atrasos, saídas antecipadas e faltas. Para pedido de abono ou
justificativa de ausência será necessário realizar o envio de documento comprobatório,
legal ou institucionalmente aceito por meio da ferramenta Oitchau.
Essa modalidade de ponto elimina a necessidade do aprendiz registrar manualmente
todos os horários de entrada e saída; início e término de intervalos, além de agilizar
o envio e a análise de documentos e manter o histórico de ações realizadas no ponto.
Apenas os registros de exceção serão analisados pelas áreas do Espro.
Todas as folhas de ponto sem registro de exceções serão consideradas validadas
para o processamento da folha de pagamento, desde que assinadas eletronicamente
pelo aprendiz.
O registro de ponto eletrônico por programa na modalidade por exceção, é realizado
em conformidade com a portaria/MTP n 671, de 8 de novembro de 2021.
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Ponto por Exceção
O que?
Ponto por Exceção
Folha de Ponto
Preenchimento da atividade prática e teórica
obrigatoriamente.
Marcação do Ponto
O horário de trabalho será pré-assinalado
diariamente pelo programa, considerando o horário
cadastrado do aprendiz.
Lançamento de Atrasos e Saídas
Antecipadas
A informação deve ser inserida no dia da ocorrência e
será aprovada pelo DP.Filial /Acompanhamento ou
instrutor quando for atividade teórica.
Lançamento de Falta
Injustificada
Faltas Justificadas ou
Abonadas
NOVO
O que?
Ponto por Exceção
Pedidos de Abono
Deve ser inserido um pedido com o
preenchimento de informações
necessárias para cada motivo.
Fechamento da Folha
O fechamento ocorre mensalmente e
é submetido para assinatura do
aprendiz. Na ausência de lançamento
de exceção será considerado todos
os dias como trabalhado.
Assinatura da Folha
Será enviado link por email
direcionando para o acesso à
assinatura na plataforma do ponto e,
somente após a assinatura
eletrônica, o processo é concluído.
Ausência de Preenchimento
Indevido (Má-fé)
A ausência da marcação de exceção
poderá originar Orientação
Profissional e advertência. Para a
frequência da atividade teórica, o
instrutor irá validar as informações
por ele apontadas no Diário Online
para garantir que estejam
informadas no programa do ponto
pelo aprendiz.
Caso não estejam, o instrutor deverá
inserir os apontamentos.
A informação deve ser inserida no dia da ocorrência
e aprovada pelo DP.Filial /Acompanhamento ou
instrutor quando atividade teórica.
A informação deverá ser inserida em pedido de
abono com o envio da documentação
correspondente ao motivo para validação do DP.Filial
ou instrutor quando atividade teórica.
NOVO
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Orientações de uso via Web
Controle de Ponto para jovem aprendiz
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Aprendiz
Seu primeiro cadastro na Web*
Sua primeira experiência no
computador
Neste guia, você aprenderá sobre:
Menu de opções via computador
Inserção de Exceção
Pedidos de Ausência/Abono/Justificativa
Assinatura eletrônica da folha de ponto
Emissão de relatório de Ponto
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Para começar:
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Esteja conectado a internet e
acesse: admin.oitchau.com.br
Clique em “Esqueci a Senha”
2 e aguarde no seu e-mail as
instruções para redefinição
Depois de mudar a senha, acesse
3 novamente com seu e-mail e
senha cadastrada
IMPORTANTE
Você deve adicionar no campo “E-mail adress”
o e-mail que você tem cadastrado no Espro. Caso
não receba o email as instruções para redefinição
de senha, entre em contato com a Central de
Experiência Espro para atualização do email.
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Conheça as
funcionalidades
Ícone Oitchau
Atividades/Pontos
Atividades/Pedidos
Analytics/Relatórios
Aqui é possível solicitar apenas o
ajuste do dia vigente e em tempo
real para sobrepor a marcação
automática feita pelo sistema.
Aba de visualização e
inclusão das marcações
de exceções retroativas
e acompanhamento de
status.
Solicitar pedido de
ausência, abono de
atestados médicos e outras
justificativas.
Gere o relatório da sua
folha de ponto de acordo
com o período selecionado.
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Funcionalidade - Inserção de
marcação em TEMPO REAL
Para inserir uma exceção de atraso
ou saída antecipada considerando o
horário em tempo real da marcação
na WEB, você deverá acessar o ícone
da Oitchau e ao finalizar a ação, o
sistema irá alterar a marcação sem
necessidade de aprovação, desde que
esteja dentro da jornada prevista.
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1
Aparecerá o horário atual que
será marcado a exceção;
2 Selecione “Marcar Ponto”,
indique a categoria do ponto;
3 Clique em “Pronto”.
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Funcionalidade - Inserção de marcação em
dia e/ou horário retroativo
Para inserir uma exceção de atraso
ou saída antecipada que seja de dia
ou horário retroativo, será necessário
pedir ajuste de ponto, que ficará
condicionado à aprovação. Essa ação
só é possível enquanto o período
estiver em aberto.
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Selecione a opção Atividades >
Pontos > “+Ajuste de ponto”;
Preencha o horário, tipo,
2 localização (empresa parceira) e
motivo;
3 Clique em “Confirmar”.
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Pedido de ausência,
abono ou justificativa
Informações obrigatórias para Atestados Médicos
Período de afastamento (início e fim) *
Nome do médico *
É por meio desta funcionalidade que é feita a comunicação de uma falta
injustificada, pedido de abono ou justificativa.
CRM ou CRO – número de registro no conselho regional
de medicina ou odontologia *
UF do CRM/CRO – Unidade Federal do CRM / CRO *
A seleção do motivo deve seguir conforme orientação abaixo:
CID: obrigatório, apenas quando acidente de trabalho
Saúde: somente atestados médicos ou odontológicos;
Dados do estabelecimento (consultório/ hospital...)
Outro: demais motivos que geram abono, justificativa e/ou desconto por
falta injustificada. *Essas informações são campos obrigatórios na Oitchau.
Os pedidos ficarão pendentes de avaliação do Espro e você poderá
acompanhar o status da sua solicitação em tempo real.
IMPORTANTE
O processo de afastamento pelo INSS , com período
superior a 15 dias, segue inalterado. Contate o DP. Filial!
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APROVADO
Solicitações APROVADAS são marcações validadas pelo Espro.
PENDENTE
Solicitações PENDENTES são marcações ajustadas e que aguardam
aprovação ou recusa do Espro.
INVÁLIDO
Solicitações INVÁLIDAS são pontos que ultrapassam o limite estabelecido
na configuração da jornada, seja na entrada ou saída.
RECUSADO
Solicitações RECUSADAS são pontos que foram recebidos e recusados
por inconsistência de informação ou irregularidade.
Sobre status
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Criando pedidos
de ausência - Falta
Injustificada
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Selecione Atividades > Pedidos;
2 Clique na opção “Novo Pedido”;
Selecione o tipo de ausência
3
“Outro”;
Preencha as informações com
4 motivo “ Falta Justificada” e
clique em “Confirmar”.
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Criando pedidos
de ausência - Falta
Injustificada
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Criando pedidos de abono
“Saúde” - Atestados
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Selecione Atividades > Pedidos;
2 Clique na opção “Novo Pedido”;
Selecione o tipo de ausência
3
“Saúde”;
Preencha as informações
4 solicitadas” e clique em
“Confirmar”.
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IMPORTANTE
Observe as instruções de preenchimento
obrigatório, quando motivo for “Saúde”,
conforme a página 12.
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Criando pedidos de
justificativa “Outro”
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Selecione Atividades > Pedidos;
2 Clique na opção “Novo Pedido”;
Selecione o tipo de ausência
3
“Outro”;
Preencha as informações
4 solicitadas” e clique em
“Confirmar”.
Consulte e selecione o motivo adequado para a sua solicitação. Insira o documento
correspondente quando for obrigatório.
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Criando pedidos
de ausência - Falta
Injustificada
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Como consultar
pedidos solicitados
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Selecione Atividades > Pedidos;
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Selecionar o período de ponto
(01 a 30/31 do mês);
3
Aparecerão todos os pedidos e
status.
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Como consultar
relatório da Folha
de Frequência
Neste relatório é possível visualizar detalhes
das marcações de ponto e cálculo diário de
horas trabalhadas.
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Selecione a aba Analytics > Relatórios;
2
Clique no tipo de relatório > Folha de
Frequência;
3
Clique no período de ponto que
deseja consultar, selecione “Gerar” e,
em seguida “Baixar”.
IMPORTANTE
Trata-se de relatório
para mera conferência
das informações.
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Como consultar
relatório da Folha
de Ponto
Este é o documento oficial que será
assinado eletronicamente.
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Selecione a aba Analytics > Relatórios;
2
Clique no tipo de relatório > Espelho
de Ponto;
3
Clique no período de consulta,
selecione “Gerar” e, em seguida,
clique em “Baixar”.
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Como assinar
digitalmente o ponto?
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Você receberá uma notificação no seu
e-mail;
2
Selecione o período para assinar a
folha de ponto;
3
Faça download da folha de ponto e
clique em “Assinar Relatório”.
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Orientações gerais
Período de ponto
Período da competência: De 01 até 30/31 mês vigente.
Período para registro das exceções: do primeiro dia do mês vigente até a primeira semana do mês subsequente. Solicitamos que o registro
ocorra preferencialmente, em até 48 horas da ocorrência.
Período de validação de exceções: de 01 até o 10 dia do mês subsequente.
Prazo de envio de ATESTADOS ou outros documentos: preferencialmente em até 48 horas da ocorrência, deverá ser feito o lançamento da
ausência/exceção e pedido de abono.
O prazo máximo é o último dia útil do mês vigente da folha.
ATENÇÃO
Havendo o encerramento da folha sem o lançamento do documento, haverá o desconto da ausência e não será posteriormente
reembolsado.
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Central de Experiência
Telefone: (11) 2504-1174 | (11) 3132-7732 | (11) 3138-0080
Whatsapp: (11) 3230-0454
Email: aprendiz@espro.org.br
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Precisa de ajuda?
Se houver dúvida, entre em contato com o seu instrutor