DIRECCION DE PROYECTOS . Carlos Márquez Carpio. Gestión y dirección de proyectos AGENDA DE LA SESION (I): - ¿Que es un proyecto ? - ¿Qué es la Dirección de proyectos ? - El director del proyecto ¿Qué es un Proyecto? Es un esfuerzo temporal que se realiza para llevar a cabo un producto, un servicio o un resultado único. - Temporal: inicio y Final Único Resultado = Producto o servicio Caso Práctico Rápido: Considerar cuales de los siguientes ejemplos pueden ser considerados procesos de una organización o proyectos: - Pago de nominas Construcción de la torre Eiffel Mantenimiento de una infraestructura, carretera, aeropuerto , puerto. Manufactura de vehículo Creación de un Software Gestor Documental Caso Práctico Rápido: Considerar cuales de los siguientes ejemplos pueden ser considerados procesos de una organización o proyectos: - Pago de nominas Construcción de la torre Eiffel Mantenimiento de una infraestructura, carretera, aeropuerto , puerto. Manufactura de vehículo Creación de un Software Gestor Documental Caso Práctico Rápido: Considerar cuales de los siguientes ejemplos pueden ser considerados procesos de una organización o proyectos: - Pago de nominas Construcción de la torre Eiffel Mantenimiento de una infraestructura, carretera, aeropuerto , puerto. Manufactura de vehículo Creación de un Software Gestor Documental Caso PRACTICO: Pensad en un minuto algún proyecto o bien proceso de una organización para analizarlo. ¿Qué es un Proyecto? Recursos ENTRADAS PROYECTO Herramientas SALIDAS - ENTRADA: Necesidad - SALIDAS: Cumplimiento de los requisitos y expectativas de los clientes para la consecución del proyecto - Todo PROYECTO tiene al menos un cliente ( externo o interno ) así como un proveedor ¿Qué limita el proyecto? Las tres variables que determinan la posibilidad y/o calidad del proyecto Triple restricción TIEMPO COSTO CALIDAD ALCANCE Triple restricción La Relación entre las tres variable hace que si una de las dos se modifica las otras deben cambiar para mantener el triángulo conectado y no perder la calidad del proyecto. CASO TRIPLE RESTRICCIÓN Director de proyecto recibe una comunicación por parte del cliente que había encargado un software para la gestión de de la base de datos y ahora lo quiere convertir en un CRM - Que pide realmente el cliente ? CASO TRIPLE RESTRICCIÓN Director de proyecto recibe una comunicación por parte del cliente que había encargado un software para la gestión de de la base de datos y ahora lo quiere convertir en un CRM - Que pide realmente el cliente ? NUEVO ALCANCE Como Afecta !!!!!!!!!!! CASO TRIPLE RESTRICCIÓN 1 TIEMPO COSTO ALCANCE 2 CASO TRIPLE RESTRICCIÓN 1 TIEMPO TIEMPO COSTO COSTO ALCANCE ALCANCE 2 TIEMPO ALCANCE COSTO ¿Qué es la DIRECCION DE PROYECTOS? “La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo ”PMBOK® ¿Qué es la Dirección de Proyectos? • Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos • Establecer objetivos S.M.A.R.T.: específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales. • Integración de procesos agrupados en categorías superiores (Grupos de Procesos) • Identificar Requisitos • Identificar Interesados y abordar sus necesidades y expectativas • EQUILIBRARLAS RESTRICCIONES (ALCANCE, TIEMPO, COSTOS, CALIDAD…) • PROCESO DINAMICO ¿Qué es la Dirección de Proyectos? DIRECTOR DE PROYECTOS: LIDER o JEFE DIRECTOR DE PROYECTOS o PROJECTO MANAGER Persona nombrada por la organización ejecutante para liderar al equipo que es responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. (Pmbok 6 ed) Un director de proyecto efectivo debe tener las siguientes características: - Conocimientos Dirección de proyectos. - Aportar la experiencia adecuada y Aplicar los conocimientos - Liderazgo y Personalidad : La capacidad de guiar al equipo de un proyecto y se equilibran las restricciones del mismo DIRECTOR DE PROYECTOS o PROJECTO MANAGER GESTIÓN Vs LIDERAZGO GESTION Vs LIDERAZGO Gestión: dirigir a otra persona para que vaya de un punto a otro usando un conjunto conocido de comportamientos esperados. Liderazgo: trabajar con otros a través de la discusión con la finalidad de guiarlos de un punto a otro Error habitual : Liderazgo y Gestión NO SINONIMOS PMBOK. 6HTED GESTION LIDERAZGO Dirigir mediante imposición Guiar, influir y colaborar Mantener Desarrollar Administrador Innovar Concentrarse en los sistemas y la estructura Centrarse en las relaciones con las personas Preguntar como y cuando Preguntar que y por que Concentrarse en el resultado final Enfocarse en el horizonte Aceptar el status quo Desafiar el status quo Hacer las cosas correctamente Hacer lo correcto Enfocarse en incidentes y resolución de problemas Enfocarse en la visión, la alineación, la motivación y la inspiración CUALIDADES Y HABILIDADES DE UN LIDER: ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ Liderazgo Trabajo en Equipo Motivación Comunicación Influencia Toma de decisiones Conocimientos Políticos y Culturales Negociación Gestión de Conflictos Generar Confianza y Proporcionar orientación COMPETENCIAS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS: AGENDA DE LA SESION (II): INICIO PROYECTO - ACTA DE CONSTITUCION - INTERESADOS( STAKEHOLDERS) AGENDA DE LA SESION (II): INICIO PROYECTO Antes de la aprobación de la creación o ejecución del proyecto existe una fase previa o ANTEPROYECTO ¿Qué se realiza en esta fase? - EVALUACION DE NECESIDADES - CASO DE NEGOCIO - PLAN DE GESTION DE BENEFICIOS ACTA DE CONSTITUCION: DEFINICION según PMBOK: Documento emitido por el iniciador del proyecto o patrocinador, que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. - Autorización Formal - Requisitos de alto nivel - Objetivos - Satisfacción de necesidades y expectativas - Documento externo al propio proyecto - Selecciona a un PM , antes de la planificación ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO ( Segú ISO 21500) - Documento que autoriza formalmente un proyecto , nombra al DP, documenta las necesidades de negocio. - Relaciona objetivos estratégicos con objetivos de proyecto ENTRADAS SALIDAS Enunciado del alcance del proyecto Contrato Necesidades de negocio Acta de constitución PMI-> Enunciado de trabajo del proyecto ACTA DE CONSTITUCION: CONTENIDO ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ Propósito o justificación del proyecto Descripción o alcance de alto nivel Objetivos medibles Requisitos de alto nivel Entregables Riesgos de Alto Nivel Resumen del Cronograma de hitos Resumen del Presupuesto Suposiciones y restricciones Requisitos de aprobación de proyecto Asignación de PM y autoridad Patrocinador , nombre y nivel . CONTENIDO DEL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO ACTA DE CONSTITUCION 1. Titulo del proyecto 2. Solicitud del proyecto ( Patrocinador, cliente …) 3. Ubicación geográfica 4. Objetivos del proyecto 4.1 Alcance 4.2 Tiempo 4.3 Económico 4.4 Calidad 4.5 Técnico 5. Descripción general del Proyecto 6. Requerimiento de alto nivel y aceptación del proyecto 7. Plazo de proyecto, e hitos relevantes 8. Elementos críticos y características 9. Definición de Recursos( Humanos, equipos y/o instalaciones) 10. Aprobación Elaborado 11 Revisado Edición REV 01 REV02 Aprobado ¿Qué falta en ese acta de replanteo de obras para ser un Acta de constitución de un proyecto ? ACTA DE CONSTITUCION 1. Titulo del proyecto 2. Solicitud del proyecto ( Patrocinador, cliente …) 3. Ubicación geográfica 4. Objetivos del proyecto 4.1 Alcance 4.2 Tiempo 4.3 Económico 4.4 Calidad 4.5 Técnico 5. Descripción general del Proyecto 6. Requerimiento de alto nivel y aceptación del proyecto 7. Plazo de proyecto, e hitos relevantes 8. Elementos críticos y características 9. Definición de Recursos( Humanos, equipos y/o instalaciones) 10. Aprobación Elaborado 11 Revisado Edición REV 01 REV02 Aprobado INTERESADOS O STAKEHOLDERS Un interesado es un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado, o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. Los interesados del proyecto pueden ser internos o externos al proyecto, pueden estar involucrados activamente, involucrados pasivamente, o desconocer el proyecto. Los interesados del proyecto pueden tener un impacto positivo o negativo en el proyecto, o recibir un impacto positivo o negativo del proyecto. PMBOK. INTERESADOS O STAKEHOLDERS: Interesados internos: Patrocinador Gerente de recursos La oficina de dirección de proyectos (PMO) El comité de dirección de portafolios Director del programa Directores de proyecto de otros proyectos Miembros del equipo Interesados externos: Clientes Usuarios finales Proveedores Accionistas, Organismos reguladores Competidores INTERESADOS O STAKEHOLDERS: ANALISIS IDENTIFICACION IMPACTO • Roles • Área • Intereses • Influencia. • Conocimiento • Clasificación según : influencia, interés, participación o urgencia • Reacción o influencia sobre el proyecto EVALUACION INTERESADOS O STAKEHOLDERS: ANALISIS NOMBRE Influencia Impacto Evaluación CLASIFICACION DE INTERESADOS : Usando una Matriz de Valor : INFLUENCIA/IMPACTO CRITICO!!!! Gestión extrema impacto Matriz interesados : INFLUENCIA IMPACTO ALTO ATENCION!!! Mantener satisfecho influencia ALTO VIGILAR Posible cambio de categoría INFORMAR O MOTIVAR BAJO BAJO CASO EXPRES: NOMBRE CLIENTE JEFE EQUIPO ASESOR CLIENTE Influencia Impacto Evaluación CASO EXPRES: NOMBRE Influencia Impacto Evaluación CLIENTE Alta Alta Líder JEFE Alta Media Líder EQUIPO Medio Medio Partidario ASESOR CLIENTE Alta Medio neutral Competencia Baja Baja reticente ¿Dónde se encontrarían en la matriz Influencia / impacto? ALTO impacto CRITICO!!!! Gestión extrema ATENCION!!! Mantener satisfecho influencia ALTO VIGILAR Posible cambio de categoría INFORMAR O MOTIVAR BAJO BAJO "Nada es particularmente difícil si lo divides en pequeños trabajos“ –Henry Ford MUCHAS GRACIAS POR VUESTRO TIEMPO!!!
