Инструкция по составлению заявки на пропуск сотрудника в системе АСДПО пакетной загрузкой. Структура архивного пакета заявки. Пакет состоит из двух основных элементов 1. Файл формата XLSX с данными для создания Заявки и Субъектов допуска. 2. Папка PDF со сканированными документами к Заявке и Субъектам допуска 1. Заполнение файла Excel-заявка В Excel-файле заполняются только три первые листа: Заявка Реестр СубПодрядчики Поля, выделенные жирном шрифтом и курсивом, заполняются с помощью выпадающего списка: Рисунок 1 Пользуйтесь примечаниями, для подсказки при заполнении полей: Рисунок 2 Лист “Заявка” - содержит информацию для формирования общего документа заявки. Аналогична форме ввода в «онлайн» версии. Рисунок 3 ВНИМАНИЕ! Лист Заявка жестко закодирован модулем обработки по строкам. Не изменяйте порядок строк, не вносите изменения в столбцы с заливкой, выбирайте значения из выпадающих списков! Лист “Реестр” - содержит информацию по каждому объекту заявки. Рисунок 4 ВНИМАНИЕ! Лист реестра обрабатывается, начиная с 5 строки! Обработка проверки данных остановится при обнаружении: значения, не являющегося числом в первом столбце пустого значения в первом столбце пустые значения фамилии или имени, или года рождения у персонала пустые значения госномер автомобиля или марка для транспорта пустые значения серийный номер или наименование, или производитель для оборудования не оставляйте пустых ячеек от B и далее в пронумерованных ячейках столбца A (кроме справочных данных – ячейках в столбцах, выделенных цветом и жирным шрифтом). не оставляйте данных в ячейках от B и далее, если нет значения в столбце A (кроме справочных данных – ячейках в столбцах, выделенных цветом и жирным шрифтом). Лист “Субподрядчики” – должен содержать список субподрядных организаций используемых при заполнении реестра. Предварительно заполнить этот лист для выбора Субподрядчика из списка на листе Реестр. ВНИМАНИЕ! Рекомендация придерживаться правила: одна заявка – один субподрядчик. Рисунок 5 2. Наполнение папки PDF Пакет документов со следующей структурой: Персона (пример) PDF 1&Иванов 6&Удостоверение личности.pdf 7&МедицинскаяСправка.pdf 11&Водительские права.pdf … 30&ЗЗВ.pdf 2&Сидоров 6&Удостоверение личности.pdf … 30&ЗЗВ.pdf D&ДоговораСубподряда 2&Договор №2от 010120.pdf 34&СогласованиеПривлечения.pdf R&ДоговорПодряда 1&Договор №1от 010119.pdf 33&СканЗаявки.pdf Транспорт (пример) PDF 1&НиваШевроле 3&ОСАГО.pdf 4&ПТС.pdf 9&СТС.pdf … 32&чеклист.pdf 2&МерседесАктрос 3&ОСАГО.pdf … 32&чеклист.pdf D&ДоговораСубподряда 2&Договор №2от 010120.pdf 34&СогласованиеПривлеченияСубподряда.pdf R&ДоговорПодряда 1&Договор №1от 010119.pdf 33&СканЗаявки.pdf Сканы документов PDF структурируются и именуются по следующим правилам (на примере заявки сотрудников): 1&Иванов 6&Удостоверение личности.pdf 7&МедицинскаяСправка.pdf 11&Водительские права.pdf … 30&ЗЗВ.pdf Имя папки 1&Иванов 1 номер сотрудника в лист Реестр файла XLSX столбец А (обязательная информация для программы обработки) & - служебный символ, признак окончания номера сотрудника (обязательная информация для программы обработки) Иванов – системой не обрабатывается, это вспомогательная информация для человека, создающего архивный пакет. Имя файла 6&Удостоверение личности.pdf – 6 код документа в Таблице 1 – кодировка имён файлов документов (обязательная информация для программы обработки) & - служебный символ, признак окончания кода документа (обязательная информация для программы обработки) Удостоверение личности – системой не обрабатывается, это вспомогательная информация для человека, создающего архивный пакет. Папки D&ДоговораСубподряда 2&Договор №2от 010120.pdf R&ДоговорПодряда 1&Договор №1от 010119.pdf 33&СканЗаявки.pdf используются для хранения сканов договоров на подряд и субподряд соответственно. Файлы кодируются аналогично описанному выше алгоритму. Скан заявки в бумажном виде вкладывается в папку R&ДоговорПодряда Заявка на оборудование может содержать только сканы к Заявке. К оборудованию сканы не прикладываются. Таблица 1 Код Наименование 1 Договор подряда 2 Договор субподряда Объект Заявка 33 Скан заявки 34 Согласование привлечения субподряда 5 Диагностическая карта Транспорт 10 ДОПОГ 38 Капитальный ремонт транспорта 3 ОСАГО 40 ПТО 4 ПТС 9 Свидетельство регистрации ТС 32 ЧекЛист 39 ЧТО 42 Договор аренды 41 Прочее 11 Водительское удостоверение 15 ГНВП (работы на скважинах) 10 ДОПОГ 30 Защитное/зимнее вождение 37 Квалификационное удостоверение 7 Медицинская справка 36 Миграционные документы (нерезиденты) 31 Обучение по БДД Общие требования промышленной 17 безопасности (ИТР) 18 Оказание первой помощи рабочие 19 Оказание первой помощи ИТР 14 Охрана труда (ИТР) 16 ПБ в НГП (ИТР) Персона 20 Подъемные сооружения (ИТР) Грузы 21 Подъемные сооружения (ИТР) Люди 35 Программа пребывания (для нерезидентов) 13 Протокол проверки знаний (для рабочих) 23 ПТМ для персонала 28 Работы на высоте 1, 2 группы (Рабочие) 27 Работы на высоте 3 группа (ИТР) 8 Разрешительный документ для нерезидентов 22 Сосуды работающие под давлением 6 Удостоверение личности 26 Электробезопасность 43 Справка о вакцинации от кори 44 Трудовой договор 45 Согласие на обработку персональных данных 41 Прочее После выполненных действий папка с содержимым исходной информации для архива будет выглядеть примерно так: - в корне папка PDF и файл электронной заявки Рисунок 6 - в папке PDF папки с документами к персоналу или транспорту и общими документами заявки Рисунок 7 - в папке персонала или транспорта файлы соответствующих необходимых документов. Рисунок 8 Окончательный шаг – архивирование всего пакета на Рисунке 9 Рисунок 9 3. Требования для успешного приема заявки в АСДПО 1. Ограничения на размер сканированных образов. Методы снижения размера сканов: - разрешение при сканировании не более 300 dpi. - используйте сканирование в градациях серого по возможности, а не в цвете. - сжатие уже созданных файлов в большем разрешении, воспользуйтесь утилитой FileOptimizer – не лицензируется или подобные, или PDF Transformer, если есть лицензия. - не вставляйте фото в файл pdf, а используйте сканирование - изображения небольшого размера помещайте на один лист (паспорт, водительское, свидетельство регистрации транспорта) - сканы договоров достаточно информации о предмете, сроках действия, подписи. Уточните со службами - не прикладывайте протокол на сотни человек, если в заявке единицы, используйте выборочное сканирование, выписки протоколов 2. Необходимо использовать актуальную версию файла excel-заявки. 3. Архив принимается только в формате ZIP, который WINDOWS 10 по умолчанию встроен в систему и не требует дополнительного лицензирования. Действия в проводнике для создания архива. 4. Как избежать типичных ошибок при формировании пакета 1. Убедитесь в правильности структуры архива. 2. Убедитесь, что название архива не содержит символ &. 3. Убедитесь, что название файла реестра не содержит символ &. 4. Проверьте, что названия папок со сканами документов сотрудников, транспорта, оборудования содержат разделительный символ & после кода строки файла. 5. Проверьте, что названия файлов сканов разделительный символ & после кода документа. документов содержат 6. Проверьте, что перед символом & числовое значение 7. Не добавляйте документов, не указанных в Таблице 1 типов документов, и не присваивайте несуществующих кодов. 8. Убедитесь, что типы документов в одной папке для сотрудника, транспорта не дублируются по начальному коду. Пример: не должно быть 2 скана паспорта у одного сотрудника, не должно быть 2 скана ПТС у одного автомобиля. 9. Убедитесь, что все файлы сканов документов в формате PDF. 10. Убедитесь, что нумерация папок соответствует строкам файла заявки. 11. Убедитесь, что архив не содержит пароль при загрузке в систему. 12. Убедитесь, что размер каждого файла в пакете не превышает 1,8 мегабайт. В последующих версиях возможно ограничение размера на каждый тип документа.
