zadanie 15 ćwiczeń zarządzania czasem

15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy e-book e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 2 Autorka Agata Olszyńska – absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Pracownik dydaktyczny Wyższej Szkoły Logistyki w Poznaniu. Autorka licznych publikacji na temat marketingu i przewagi konkurencyjnej. Doradca ds. marketingu, trener biznesu. Informacja dla Czytelnika W treści e-booka znajdziesz 15 najskuteczniejszych ćwiczeń zarządzania czasem. Zwróć na nie szczególną uwagę – to one pomogą Tobie w planowaniu czasu pracy! Oznaczaliśmy je w następujący sposób: [ćwiczenie 1], [ćwiczenie 2], [ćwiczenie 3] itd. Opiekun merytoryczny: Katarzyna Zaborowska (061) 66 55 828 Nadzór wydawniczy: Agnieszka Zmysłowska © by Wydawnictwo FORUM Sp. z o.o., Poznań 2010 Wydawca: Wydawnictwo FORUM SP. z o.o. ul. Polska 13, 60-595 Poznań ISBN: 978-83-260-0449-0 Teksty aktów prawnych zamieszczonych w niniejszej publikacji mają jedynie charakter informacyjny i nie stanowią oficjalnego źródła prawa. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 3 Spis treści Autorka s. 2 Spis treści s. 3–4 1. Dlaczego ciągle brakuje mi czasu s. 5 1.1. Przeciążenie obowiązkami – jak rozpoznać moment, gdy nie mamy szans wykonać zadań na czas s. 5 1.2. Odwlekanie spraw na później – pierwszy krok do powstania sytuacji stresowych s. 9 1.3. Perfekcjonizm – gdy chcę robić więcej niż muszę, robię mniej niż zazwyczaj 2. Metody walki z rabusiami czasu 2.1. Szef – rabuś czasu s. 12 s. 13 s. 13 2.2. Gaszenie pożarów, czyli jak obronną ręką wyjść z podbramkowej sytuacji s. 15 2.3. Jak umiejętnie delegować zadania, uzyskując więcej czasu na własne obowiązki s. 16 3. Jak efektywnie planować swoją pracę – metody, które działają (ćwiczenia i przykłady) s. 20 3.1. Budowanie planu, czyli jak stworzyć idealny plan pracy s. 20 3.2. Lista zadań s. 22 3.3. NZD, czyli Najważniejsze Zadanie Dnia s. 24 3.4. Narzędzia elektroniczne, z pomocą których zaplanujesz swój czas s. 25 4. Praca w oparciu o priorytety (ćwiczenia i przykłady) s. 26 4.1. Użycie matrycy Eisenhowera w odniesieniu do własnych działań s. 28 4.2. Zasada Pareto w zarządzaniu priorytetami s. 33 4.3. Metoda ABC – procentowy udział w czasie różnych zadań i działań s. 34 Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 5. Organizacja spotkań (ćwiczenia i przykłady) 4 s. 35 5.1. Jak zastosować techniki zarządzania czasem w aspekcie udziału w spotkaniach i szkoleniach – jak przygotować efektywne zebranie i zmieścić się w czasie 6. Zarządzanie sobą w czasie a stres (ćwiczenia i przykłady) s. 35 s. 40 6.1. Radzenie sobie ze stresem menedżerskim – metody długofalowe s. 40 6.2. Jak komunikować się z pracownikami, nie tracąc czasu i nerwów s. 44 6.3. Sposoby, jak zapobiec stresowi „tu i teraz” s. 49 6.4. Techniki kontroli emocji jako pierwsza pomoc w każdej stresowej sytuacji s. 57 7. Równowaga między czasem wolnym a pracą (ćwiczenia i przykłady) Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż s. 63 e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 5 1. Dlaczego ciągle brakuje mi czasu 1.1. Przeciążenie obowiązkami – jak rozpoznać moment, gdy nie mamy szans wykonać zadań na czas Zacznijmy od bezpośredniego, uczciwego i (co najważniejsze) krótkiego oraz nieczasochłonnego testu, który w prosty sposób pomoże Ci dowiedzieć się, czy straciłeś kontrolę nad swoimi obowiązkami. TAK Sam nie wiesz, za co się zabrać? Giniesz w papierach i niestarannych notatkach? Czujesz dyskomfort na sam dźwięk telefonu lub sygnał nowej poczty? Nie możesz spać, a rano umierasz ze zmęczenia? Zastąpiłeś jedzenie papierosami lub kawą – a może przeciwnie – ktoś powinien nałożyć na Twoją lodówkę kłódkę z szyfrem? Stałeś się nadpobudliwy, dlatego puszczają Ci nerwy nawet w kolejce do kasy albo wybuchasz płaczem na służbowym zebraniu? Nie potrafisz sobie już nawet przypomnieć, kiedy ostatnio czułeś się prawdziwie wyciszony i beztroski? Masz wyrzuty sumienia, bo stale zaniedbujesz rodzinę i przyjaciół? Ze zdziwieniem zaobserwowałeś, że nie masz siły na seks? Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż NIE e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 6 TAK NIE Rezygnujesz z większości rozrywek, bo zabierają za dużo czasu? Często Twoim jedynym pragnieniem jest przypomnieć sobie, jak to jest, kiedy się człowiek nudzi? Wszystkie obowiązki, które definiujesz jako przyziemne, takie jak pranie, sprzątanie, zakupy i gotowanie, od dawna nie zostały zaszczycone Twoją uwagą? Jesteś nietolerancyjny wobec osób, które prowadzą „normalne” życie i wychodzą o 16.00 do domu, ponieważ w głębi serca zazdrościsz im, ale tłumaczysz sobie, że to nieudacznicy i lenie? Przyzwyczaiłeś się do łatki niezastąpionego tak bardzo, że nie potrafisz jej od siebie oderwać? Zaczynasz poważnie rozważać życie pustelnika, mnicha, wyjazd na Alaskę lub kupno łodzi i samotne rejsy po bezkresnej wodzie? Jeśli na większość pytań odpowiedziałeś pozytywnie, usiądź wygodnie i zaczerpnij powietrza, bo wieści nie są dobre. Jesteś przeładowany obowiązkami, zestresowany i sfrustrowany. A teraz zastanówmy się przez chwilę, dlaczego ludzie przeładowują swoje harmonogramy, biorąc na siebie więcej obowiązków niż pozwala im na to czas? To przecież nieracjonalne. To także sprzeczne z teoriami głoszącymi, że leniwy z natury człowiek dąży do tego, aby mieć na głowie jak najmniej. Tymczasem wielu z nas, siedząc w sobotę wieczorem z laptopem na kolanach i popijając zimną kawę, zadawało sobie pytanie – dlaczego ja ciągle sobie to robię? Jak to się dzieje, że nie potrafię wyhamować i ciągle biorę na siebie kolejne obowiązki? Nie zawsze jednak odpowiedź jest taka sama. Oto kilka najczęstszych: ■ Ambicja – chcę pokazać wszystkim, że jestem prawdziwym „pracownikiem miesiąca”. Daję z siebie więcej niż inni, bo uznanie przełożonych i podziw kolegów sprawiają mi niekłamaną radość i dają satysfakcję. ■ Strach i niepewność – nie wiem, czy jeśli nie wezmę na siebie wszystkiego, o co jestem proszony, ktoś nie uzna mnie za niewydajnego i niepotrzebnego pracownika. Przez to mogę nie dostać awansu albo nawet Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 7 stracić pracę. W najgorszym przypadku szef obrazi się na mnie lub spojrzy na mnie mniej przychylnym okiem. ■ Nieumiejętność odmawiania – nie potrafię odmawiać, nie wychodząc na frajera. Wydaje mi się, że jak będę za często używać słowa „nie”, nikt nie będzie chciał ze mną pracować, a szef oceni mnie jako niekooperatywnego i niechętnego do pomocy. ■ Nieznajomość swoich możliwości – nie zdaję sobie sprawy, że nadchodzące zadania zabiorą mi aż tyle czasu. Nie jestem w stanie skupić się na jednym, więc ciągle staram się dopinać jednocześnie kilka obowiązków. Potrafię zostawić wszystko i obejrzeć z kolegami mecz, zakładając, że jakoś potem uda się wszystko nadrobić. ■ Nieumiejętność delegowania – nie potrafię oprzeć się pokusie robienia wszystkiego samemu. Jestem przekonany, że moi pracownicy nie są w stanie wykonać większości zadań tak dobrze, jak ja. Nawet zgłębienie najbardziej tajemnej wiedzy z zakresu zarządzania czasem nie wyleczy Cię z przerośniętego ego. Jeśli po zrobieniu rachunku sumienia orzekłeś, że Twoje przeciążanie ma swoje źródło właśnie w rozdmuchanej ambicji – cóż, zastanów się, do czego doprowadzi Cię ta droga. Do pracoholizmu? Do wypalenia? Do otyłości, uzależniania od alkoholu lub papierosów? A może do samotności? Czy to nie jest zbyt wysoka cena nawet za najwyższy stołek? Decyzję pozostawiam samodzielnej ocenie każdego z czytelników. Jeśli zaś identyfikujesz się z pozostałymi przyczynami przeładowania obowiązkami, przede wszystkim zweryfikuj swoje kluczowe obowiązki na tyle czytelnie, abyś potrafił odróżniać je od zadań, które podejmujesz, ponieważ inni Cię do tego skłaniają. Nie zajmuj się wszystkim, czym chcą Cię zaabsorbować współpracownicy. Zamiast tego zapytaj, do czyich kompetencji należy zajęcie się danym problemem. Jeśli „napastnik” nadal nie daje za wygraną, powiedz, że nie możesz wprawdzie wziąć na siebie tego zadania, ale postarasz się pomóc osobie, która się go podejmie. Naucz się mówić „nie” nie tylko współpracownikom, ale także szefowi. Może Ci się wydawać, że jak odmówisz szefowi, Twoje notowania u niego gwałtownie spadną. Spójrz jednak na to z innej strony – sam kształtujesz wizerunek osoby, która weźmie na siebie każdą pracę, której nikt inny nie chce. Jak nazwałbyś takiego pracownika? No właśnie. Niestety, nadal nie wiesz, jak się mówi „nie” do szefa. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 8 Otóż najprostszy sposób to, z początku, gra na czas. Nie udzielaj kategorycznej odpowiedzi, a jedynie powiedz, że musisz zweryfikować, jak jesteś zaawansowany w już toczących się zadaniach i jak to zrobisz, dasz znać. W wygranym czasie przygotuj zgrabne uzasadnienie odmowy, np. szczegółowo opisz swoje bieżące obciążenia. Jeśli szef nadal będzie napierał, poproś go o pomoc w ustaleniu priorytetów. Innymi słowy – zmuś go, aby pozwolił Ci w zaistniałych okolicznościach zaniechać części innych zadań. Nie musisz zatem nawet wypowiadać słowa „nie”. Przypominaj za to o celach, jakie wcześniej wyznaczył Ci przecież nie kto inny, jak sam przełożony. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 9 1.2. Odwlekanie spraw na później – pierwszy krok do powstania sytuacji stresowych Ile razy zdarzyło Ci się zakładać, że wykonanie czegoś zajmie jeden dzień nieprzerwanej pracy, a tymczasem okazało się, że minął miesiąc, a Ty wciąż nie uporałeś się z tym zadaniem? Kiedy pytam ludzi, co sprawia, że poodkładali masę ważnych spraw na później, najczęściej odpowiadają, że cięgle ktoś im przeszkadza w pracy. I coś w tym rzeczywiście jest. Przecież gdy jesteśmy skoncentrowani i mamy optymalne warunki do pracy, robota po prostu pali się nam w rękach. Tymczasem w większości firm ludzie ciągle czegoś od siebie nawzajem chcą. Niby to tylko jedno pytanie. Niby to tylko krótki telefon. No i to sakramentalne pytanie: Słuchaj, czy mogę zająć ci chwilkę? Prawda, że wszyscy dostajemy alergii na jego dźwięk? Jesteśmy zirytowani, ponieważ zdajemy sobie sprawę, że interesant nie zajmie nam tylko przysłowiowej minutki, ale jeszcze kilka kolejnych, potrzebnych, abyśmy po powrocie do wykonywanej pracy potrafili zorientować się, na czym właściwie skończyliśmy. No tak – pomyślisz – co z tego, jeśli i tak nie zmienię ludzi i nadal będą mi przeszkadzać? No cóż, ludzi rzeczywiście nie zmienisz. Masz natomiast wpływ na zasady, według których mają się z Tobą komunikować [ćwiczenie 1]: 1) Ucz innych samodzielności – większość ludzi dręczy Cię, bo chce, żebyś zrobił dla nich rzeczy, które równie dobrze mogliby zrobić dla siebie sami, ale twierdzą, że nie wiedzą jak. Nie pozwól zostawić sobie na biurku zlecenia do wykonania, tylko poświęć trochę czasu i zaproś interesanta na rozmowę edukującą go, jak ma sam wykonać dane zadanie. Dziś stracisz pięć minut, w przyszłym tygodniu zyskasz pięćdziesiąt. Opłaca się, wierz mi na słowo. 2) Dawaj zniechęcające terminy realizacji – przychodzi interesant i nie wnikając, jak bardzo jesteś teraz obciążony, chce, abyś zrobił coś ważnego z jego punktu widzenia. Najlepiej – na wczoraj. Normalnie przerwałbyś wszystko i wyczyścił tego zadaniowego śmiecia. Tym razem powiedz, że oczywiście, podejmiesz się, ale jesteś teraz przeładowany pracą i może uda Ci się to zrobić pod koniec przyszłego tygodnia. Interesant może walczyć jak lew. Zapewni Cię, że to zajmie tylko chwilę, że to bardzo proste zadanie itd. Powtarzaj cięgle to samo – że rozumiesz, ale i tak nie znajdziesz nawet Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 10 chwili przez najbliższe parę dni, więc jeśli trzeba to zrobić szybciej, to nie jesteś w stanie się podjąć. Większość współpracowników w końcu się podda i zostawi Cię w spokoju, a następnym razem trzy razy zastanowi się, czy warto się do Ciebie fatygować, czy lepiej samemu zająć się swoim zadaniem. 3) Nie przesadzaj z byciem sympatycznym – pamiętaj, jeśli będziesz pomagać wszystkim z olśniewającym uśmiechem, zachęcisz ich tym samym do kontynuowania wygodnej praktyki podzlecania Ci różnorakich zajęć. Bądź, rzecz jasna, uprzejmy. Ale staraj się nie okazywać sztucznego entuzjazmu. Wielu z Was zdarza się otrzymywać niechciane zadania i mówić: No jasne, nie ma sprawy. Tymczasem w duchu jesteście załamani nowym obowiązkiem. Okazujcie swoje rzeczywiste emocje. Kiedy faktycznie jesteście przemęczeni i cierpicie z powodu nadmiaru rzeczy do zrobienia, wyjaśnijcie, że musicie odmówić, ponieważ nie jesteście w stanie kolejny dzień zostawać po godzinach. 4) Inni sądzą, że nic nie robisz – zmień to od zaraz – zdziwilibyście się, ilu ludzi jest zdania, że robicie znaczenie mniej od nich samych. Dlatego traktują Was jak zadaniowe śmietniki. To, czego ja nie mam czasu zrobić, niech zrobi Michał, i tak ciągle się obija. Dlaczego ludzie tak sądzą? Twoje biurko jest idealnie puste. Stoi na nim tylko kubek z dymiącą kawą, którą najwyraźniej masz czas sobie przygotować. Zdradzę Wam parę tajemnic, jak wyglądać na zajętego w pracy. Jesteś dumny ze swojego porządku na biurku? To wspaniale. Natychmiast wyjmij jakiś segregator, parę teczek, kilka luźnych kartek i pokryj tym wszystkim blat przed sobą. Na szczycie sterty połóż kalendarz osobisty. Właśnie siedzisz przy biurku naprawdę zapracowanej osoby. Jest tak zapracowana, że wszystko musi mieć pod ręką. Nie ma też czasu ogarniać papierów na bieżąco. Teraz wyjmij z szuflady stickersy i przynajmniej osiem z nich zapełnij zagadkowymi hasłami – „Zebranie – raporty”, „Szef – spotkanie!”, „Klient – telefon” itd. Ponaklejaj karteczki na brzegach swojego monitora. Super! – gołym okiem widać, że masz prawdziwy kocioł. Nie uczę Cię teraz, jak symulować pracę. Chcę jedynie uzmysłowić Ci, że inni potrzebują namacalnych dowodów tego, że jesteś faktycznie zajęty. Ci niewierni Tomasze nie będą Ci wierzyć na słowo. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 11 Jeśli założymy, że należysz do tych, którzy odkładają ważne zadania, bo ciągle ktoś im przeszkadza – rozwiązania właśnie się znalazły. Istnieją także inne przyczyny odkładania czegoś, co powinno być zrobione w danej chwili: ■ Zadanie jest nieprzyjemne lub uciążliwe – w pierwszej kolejności sprawdź, czy zadania nie da się wydelegować. Może dla kogoś innego nie będzie ono aż tak „wrogie”. Jeśli nie ma takiej możliwości, zaciśnij zęby, a na pocieszenie pomyśl, jak wspaniale będziesz się czuł, kiedy wreszcie ten koszmar będzie za Tobą. Obiecaj sobie jakąś nagrodę za to, że wreszcie się przełamiesz i doprowadzisz sprawę do końca (metoda wizualizacji siebie w sukcesie znajduje się na końcu e-booka). ■ Zadanie niesie za sobą ryzyko niepowodzenia – jeśli brakuje Ci kompetencji, zorganizuj sobie życzliwą pomoc. Jeśli nie ma takiej możliwości, skorzystaj z metody kontrolowania strachu (na końcu e-booka). ■ Zadanie jest tak złożone, że nie wiadomo od czego zacząć – uporządkuj kolejne czynności, robiąc swoisty harmonogram. Zrób zarys czasowy, określający, ile czasu powinny zająć Ci poszczególne elementy zadania. Nałóż sam na siebie deadline”y pokonywania kolejnych kroków. To naprawdę działa. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 12 1.3. Perfekcjonizm – gdy chcę robić więcej niż muszę, robię mniej niż zazwyczaj Zastanów się, ile razy w ciągu dnia siedzisz i dopracowujesz do perfekcji szczegóły zadania A, podczas gdy zadanie B czeka w poczekalni. Zadanie B jest ważne i byłoby dobrze, gdyby już od jakiegoś czasu było na warsztacie, ale nie jest. Bo „Pan Idealny” – czyli Ty – marnuje czas. Tak, nie przywidziało się – marnujesz czas. Zdziwiony? Oburzony? No cóż, wbrew temu co sądzisz, nie wszystko musi być idealne, a część rzeczy nawet nie powinna. Wiele razy słyszę opowieści o szefach, którzy przed każdym wystąpieniem godzinami dopracowują layout prezentacji w PowerPoincie albo samodzielnie wybierają kwiaty dla gości z zagranicy. Jak to się kończy? Oczywiście – kpinami personelu i przezwiskami „Pan PowerPoint”, „Pani Kwiatek” itp. Ty uważasz, że kontrolujesz cały wszechświat, a tymczasem najbliższe otoczenie jest zdania, że nie masz poważnych problemów w życiu, więc zajmujesz się niepoważnymi. To niekoniecznie pracuje dobrze na Twój wizerunek, prawda? Nie trać czasu na kreowanie idealnego środowiska pracy. Naprawdę – długopisy ułożone idealnie prostopadle do krawędzi biurka nie zagwarantują Ci powrotu kreatywności. Jeśli lubisz porządek, posprzątaj biurko na koniec dnia – tak, abyś jutro rano zobaczył je w pożądanym stanie. Nie trać jednak czasu na ciągłe porządki – zaoszczędzisz parę cennych minut. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 13 2. Metody walki z rabusiami czasu 2.1. Szef - rabuś czasu Czujesz, że szef ogranicza Twoją produktywność, paraliżuje część Twoich działań, wprowadza chaos w plan pracy? Oto pięć cennych wskazówek, które pozwolą Ci zmienić ten stan rzeczy [ćwiczenie 2]: 1) Przejmij inicjatywę, zacznij po cichu „kierować” szefem. Powiedz, że niezbędne jest spotkanie, podeślij agendę, na spotkaniu zweryfikuj cele i wszystkie wątpliwe kwestie. 2) Upewnij się, że kroki, jakie zamierzasz podjąć, są tymi, których oczekuje szef. 3) Wnioski ze spotkania spisz i daj szefowi do podpisu. 4) Jeśli szef uwielbia niekończące się, bezcelowe zebrania, których kluczową ideą jest marnowanie czasu wszystkich uczestników, masz trzy wyjścia: a) Przed zebraniem podejdź do szefa i przedstaw Bardzo Ważną Sprawę, nad którą musisz pochylić się bez zwłoki. Zadaj sakramentalne pytanie – czy szef woli, żebyś zajął się od razu tym Bardzo Ważnym Zadaniem, czy też przyszedł na zebranie. Chyba że szef ma dla Ciebie jakąś istotną rolę do spełnienia na spotkaniu (oczywiście nie ma)… b) Weź na zebranie jakąś pracę, którą da się zrobić „pod biurkiem”. Trochę to śmieszne i przypomina ściąganie na klasówce, ale lepsze to niż kompletnie zmarnować dwie godziny. c) Na początku zebrania niespodziewanie zaproponuj nową agendę spotkania i zapytaj szefa, czy wyjątkowo wyraziłby zgodę na takie zmiany. Potem forsuj swoją agendę już zawsze albo wymieniaj się z innymi pracownikami. 5) Jeśli masz szefa, który jest typem pragnącym nadzorować nawet najmniej istotne sprawy w zespole, co hamuje działania wszystkich podwładnych, zastosuj rodzaj włoskiego strajku. Niech przechodzi przez niego nawet Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 14 ekstremalna błahostka. Ustalasz z agencją reklamową wygląd katalogu, biegnij do szefa po każdej zmianie czcionki. Ktoś ma odwiedzić was w siedzibie firmy i pyta o najdogodniejszą godzinę – biegnij do szefa. Z miną uniżonego anioła i olśniewającym uśmiechem mów: Bo przecież szef tak lubi sam podejmować podwładnych do wszystkie podjęcia decyzje, podobnych prawda? kroków. Namów Jeśli plan pozostałych poskutkuje i doprowadzicie do całkowitego paraliżu pracy przełożonego, jest szansa, że sam skonstatuje, że tak naprawdę NIE CHCE podejmować KAŻDEJ decyzji. Kiedy zauważycie ten moment, natychmiast zorganizujcie podczas którego uzgodnicie, co od dzisiaj możecie robić sami. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż spotkanie, e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 15 2.2. Gaszenie pożarów, czyli jak obronną ręką wyjść z podbramkowej sytuacji Pożar to nic innego, jak nagły, nieoczekiwany i destruktywny kryzys, o różnym podłożu, różnym zasięgu i różnych implikacjach. Dlatego pożar może być różnej wielkości, ale każdorazowo paraliżuje normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dzieje się tak dlatego, że: ■ wszyscy chcę rozmawiać tylko o pożarze, plotki odciągają ludzi od pracy, ■ wszyscy chcę pracować tylko przy pożarze, nikt przy codziennych nudnych zadaniach, ■ wszyscy chcą znaleźć winnego – zamiast robić to, co trzeba – prowadzą nagonkę na winowajcę, ■ szefowie są zafrasowani pożarem, więc nie ogarniają niczego innego; dzięki temu, ze kota nie ma, myszy harcują. Pamiętaj, że rola lidera jest szczególnie ważna właśnie w sytuacjach trudnych, a kryzys z pewnością do nich należy. Musisz zachować trzeźwy umysł i zapobiec wszystkim powyższym skutkom pożaru przez następujące działania [ćwiczenie 3]: 1) Zbierz pracowników i powiedz szczerze, jak wygląda sytuacja, skąd się wzięła i co zamierzasz z nią zrobić. Dzięki temu ludzie nie będą snuć domysłów, a to czasochłonne i bezcelowe. 2) Precyzyjnie wskaż osoby, które mają zajmować się pożarem i te, które mają kontynuować standardowe prace. Wyznacz osobę odpowiedzialną za nadzór tych drugich, podczas gdy Ty obejmiesz rolę lidera tych pierwszych. 3) Jasno powiedz, że to nie czas na szukanie przyczyn i winnych. Obiecaj, że zajmiesz się tym, jak tylko najgorsze będzie za wami. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 16 2.3. Jak umiejętnie delegować zadania, uzyskując więcej czasu na własne obowiązki Nie jesteś szczególnym zwolennikiem delegowania? Masz argumenty, które świadczą, że lepiej robić wszystko samemu? Wypełnij poniższy test, żeby przekonać się, czy masz realny problem z delegowaniem zadań swoim podwładnym. TAK NIE Nie warto delegować zadań, bo tłumaczenie podwładnym, co mają zrobić, zajmuje więcej czasu niż wykonanie zadania samodzielnie? Nie jesteś pewien, czy Twoi pracownicy daliby sobie radę, gdybyś zaczął delegować zadania? Jeśli Ty wykonujesz zadanie, przynajmniej masz pewność, że będzie zrobione idealnie. W innym przypadku – śmiesz powątpiewać. Jesteś zdania, że Twoi ludzie staną okoniem wobec nowych zadań? Uczciwie przyznajesz, że obawiasz się, że delegując dużo i chętnie sprawisz, że pracownicy poczują się pewnie i osłabisz swoją pozycję? Jesteś zdania, że skoro ostatecznie to Ty odpowiadasz za wyniki działu, to cała odpowiedzialność i ciężar i tak są na Twoich barkach? Perspektywa utraty kontroli podnosi w Tobie poziom stresu? Kilka razy próbowałeś delegować jakieś poważniejsze zadanie i wolisz nie wspominać, jak to się skończyło? Masz wrażenie, że jak tłumaczysz sposób wykonania zadania, nikt za Tobą nie nadąża? Morale w Twoim dziale jest niskie, wzrasta fluktuacja kadr? Regularnie pracujesz po godzinach nad zadaniami „które tylko Ty możesz wykonać”? Twoi podwładni czują się nieprzygotowani do wypełniania przydzielonych im zadań? Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 17 Jeśli po podsumowaniu zauważyłeś przewagę odpowiedzi twierdzących, nie jest dobrze. Kiedy delegujesz, zdejmujesz sobie z głowy nie tylko obowiązek wykonania zadania, ale także ciężar odpowiedzialności za nie. Jeśli jesteś wiecznie zapracowanym menedżerem i bezustannie narzekasz, że brakuje Ci czasu, być może nie masz opanowanej jednej z najważniejszych umiejętności zarządczych, a jest nią właśnie umiejętność delegowania. Pomyślisz teraz, że delegowanie jest egoistyczne i nosi znamiona wykorzystywania podwładnych, że kiedy delegujesz, zyskujesz tylko Ty sam. Nic bardziej błędnego. Wystarczy uświadomić sobie, że delegując, zyskujesz więcej czasu i spokoju na realizację Naprawdę Ważnych Zadań. Dzięki temu wykonujesz je z większym pietyzmem, spokojniej, z mniejszym prawdopodobieństwem popełnienia błędu. Grasz tym samym na korzyść całej firmy. A co z pracownikami? – pomyślisz. Czy to na pewno dobra droga? A może pomyślą, że zwalasz całą robotę na nich?! Znowu błąd. Pomyśl o tym z innej perspektywy i wejdź na chwilkę w buty swojego podwładnego. Gdybyś nie dostawał od niego żadnych ważnych, skomplikowanych i ambitnych zadań, poczułbyś, że szef Ci zwyczajnie nie ufa. Nie wierzy, że masz wystarczające kompetencje, nie jest przekonany, czy dasz sobie radę. Niemiłe uczucie, prawda? W końcu codziennie starasz się zapracować na jego zaufanie. Jest jeszcze inna korzyść – delegując dużo i chętnie, łatwo zorientujesz się, kogo możesz zacząć „wychowywać” na swojego następcę. To również Twoje menedżerskie zadanie – jeśli któregoś dnia pójdziesz wyżej, powinieneś zostawić po sobie osobę godną przejąć Twoje obowiązki. Delegując, pozwalasz swoim pracownikom „liznąć” kompetencji kadry kierowniczej. Jak widzisz, korzyści z delegowania czerpią wszyscy. Tylko jak robić to poprawnie? Poniżej kilka użytecznych wskazówek [ćwiczenie 4]: ■ Wyjaśnij bardzo dokładnie, jak zrobić dane zadanie. Jeśli masz wątpliwości, czy w razie niejasności pracownik dopyta – powtórz polecenie i instrukcje w mailu. Twój pracownik zyskuje pewność, że zawsze będzie mógł wrócić do szczegółowych wytycznych. Ty zyskujesz podkładkę, w razie gdybyś kiedyś usłyszał, że pracownik nie wiedział, jak ma coś zrobić. ■ Staraj się stworzyć atmosferę wspierania i wspólnej odpowiedzialności. ■ Zachęcaj podwładnych, aby informowali Cię na bieżąco, jak idzie praca. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy ■ 18 Nie deleguj tylko nieprzyjemnych zadań, staraj się przekazywać także te ciekawe, sprawiające przyjemność. ■ Dawaj zdolnym pracownikom zadania umożliwiające rozwój kariery, dzięki którym będą bardziej dostrzegani na tle firmy. ■ Aby umożliwić pracownikom coraz lepsze wykonywanie zadań, proponuj nie tylko własną pomoc, ale także umożliwiaj uczestnictwo w szkoleniach i kursach. ■ Jeśli to tylko możliwe, nie deleguj fragmentów zadania, ale cały projekt. Dzięki temu pracownik będzie się czuł ważny i będzie miał świadomość swojej odpowiedzialności. ■ Utrzymuj otwarte kanały komunikacji. Daj znać, w jaki sposób i kiedy pracownicy mają się do Ciebie zwracać w razie wątpliwości, np.: Starajcie się radzić sobie sami. Kiedy już będę wam naprawdę niezbędny, możecie przychodzić osobiście w okolicach 11.00 albo kontaktować się ze mną mailowo. Czego nie powinieneś delegować? ■ definiowania strategicznych planów, ■ kierowania i innych obowiązków kierownika – to abdykacja, ■ złożonych negocjacji, ■ zatrudniania, zwalniania i planowania ścieżek kariery własnych pracowników. 10 kroków do poprawnego delegowania [ćwiczenie 5] 1) Dokładnie przeanalizuj zadanie, aby zdefiniować niezbędne do jego wykonania kompetencje i umiejętności. 2) Wybierz najbardziej odpowiednią osobę, biorąc pod uwagę nie tylko punkt pierwszy, ale także: a) chęć pracownika do zwiększania zakresu własnej odpowiedzialności i samorozwoju, Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy b) 3) 19 stopień bieżącego obciążenia pracownika innymi zadaniami. Stwórz pracownikowi najbardziej optymalne środowisko do wykonywania delegowanych zadań. Możesz np. wyznaczyć dodatkową osobę, która będzie zobowiązana udzielać wyznaczonemu pracownikowi pomocy w pewnych obszarach zadania. 4) Zagwarantuj podwładnemu uprawnienia, niezbędne do poprawnego wykonania zadania. 5) Ustal standardy wykonania zadania, określ mierniki sukcesu. Powstrzymaj się jednak od dyktowania sposobu wykonania zadania, skup się za to na pożądanych rezultatach. 6) Zapytaj pracownika, czy i jakiego wsparcia w wydelegowanym zadaniu oczekuje on od Ciebie. 7) Uzgodnij termin sprawdzenia postępów. 8) Jeśli istnieje obawa, że „cały świat” będzie nadal sądził, że Twój podwładny to tylko płotka i wszyscy będą chcieli załatwiać sprawy bezpośrednio z Tobą, daj im klarowny sygnał, że w tym wypadku decyzje należą do wyznaczonej przez Ciebie osoby i że nie będziesz się tym zajmował osobiście. Dzięki temu Twój podwładny uniknie niewygodnych pytań, w stylu: A co, waszemu szefowi nie chciało się do nas fatygować, to przysłał praktykanta? 9) Sprawuj kontrolę nad realizacją zadania, okresowo sprawdzając postępy. Spotkania monitorujące dają też okazję do uzyskania potrzebnych wskazówek. 10) Deleguj na możliwie najniższy poziom. Wszyscy menedżerowie mają swoje „prawe ręce” i najczęściej – jeśli decydują się podzielić zadaniami – to właśnie z nimi. To często prowadzi do sfrustrowania tych „wyróżnionych” nadmiarem szczęścia pracowników. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 20 3. Jak efektywnie planować swoją pracę – metody, które działają (ćwiczenia i przykłady) 3.1. Budowanie planu, czyli jak stworzyć idealny plan pracy [ćwiczenie 6] ■ Zacznij od końca – jedni ludzie są świetnymi planistami, inni potrafią snuć się z kąta w kąt i powtarzać w kółko, że mają tyle roboty, że nie wiedzą, od czego zacząć. A odpowiedź nie jest jednoznaczna. Normalnie powiedziałabym, że od początku. Ale ponieważ dla Was „od początku” oznacza: od zadań najmilszych, najłatwiejszych i najmniej wymagających – powiem: od końca. Dokładnie tak! Planowanie zacznij od końca. Jeśli jakieś zadanie jest tak nieprzyjemne, że wypychasz je ze świadomości tak długo, jak tylko pozwoli Ci na to szef – świetnie! – to jedno z zadań, o które mi chodzi. ■ Wypisz wszystkie zadania – jedno po drugim. Właśnie je sobie wizualizowałeś. Teraz masz już pewność, którą dają tylko rzeczy na piśmie, że te zadania trzeba będzie wykonać. To bolesne, ale przypatrz się im przez parę sekund. ■ Zachowaj dystans – jeśli zadania przerażają Cię tak bardzo, że zauważyłeś, że długopis zaczyna drżeć Ci w dłoni, mam dla Ciebie odprężającą wskazówkę. Jeśli jakieś zadanie jest paraliżująco przykre, nazwij je w przewrotny, bagatelizujący sposób – to naprawdę pomaga. Oczywiście nie w samym wykonaniu zadania, ale w przymierzeniu się do niego – a to już bardzo wiele. Możesz np. nazwać stresujące spotkanie z szefem „herbatką u Marka”. Jeśli to zrobisz, zadania zaczną Cię w jakiś niespodziewany sposób śmieszyć, nabierzesz do nich zdrowego i potrzebnego dystansu – w końcu to tylko zdania. Odhaczy się i do przodu, prawda? Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy ■ 21 Zobacz, czego potrzebujesz – do wykonania trudnego zadania zazwyczaj potrzebne są jakieś zasoby: informacje, dokumenty, ludzie itd. Wypisz obok każdego zadania zasoby, jakich w jego przypadku będziesz potrzebował. Jeśli to konieczne, przyporządkuj też zadaniom wskazówki i przypomnienia odnoszące się do ich realizacji, np.: Herbatka u Marka – wziąć od Mariusza dane sprzedażowe, pamiętać, by zapytać o zdrowie syna. ■ Ustal potrzebny czas – ustalenie czasu potrzebnego na dane zadanie pozwoli Ci lepiej się zorganizować. Nie bądź jednak dla siebie zbyt surowy. Nie ustalaj absolutnego minimum czasowego, ale daj sobie jeszcze jakiś realny zapas. ■ Pamiętaj o zasadzie pierwszej godziny – zasada pierwszej godziny głosi, że jest to najpowolniejsza godzina w biurze. Ludzie robią kawę, czytają maile, przeglądają gazety, plotkują. Też tak robisz? No to mam złe wieści – od dzisiaj będziesz robił to rzadziej, ponieważ kiedy wszyscy inni będą dopiero budzi się do biurowego życia, Ty tymczasem załatwisz już parę Ważnych Spraw. Zapytasz, czym ta pierwsza, złota godzina różni się od wszystkich pozostałych? Otóż, nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Żadnych podwładnych wchodzących z pytaniami i papierami, żadnych istotnych telefonów, żadnych zebrań. Jeśli się postarasz, możesz naprawdę efektywnie wykorzystać ten czas. ■ Nie planuj spotkań i zebrań bez przerwy – jeśli któreś z nich się przedłuży, będziesz miał poważny problem. ■ Zawsze zostawiaj sobie rezerwy czasowe na kryzysy i zadania nieprzewidziane – nie ma cudów – codziennie wypływają nagłe sprawy, z którymi trzeba się bezzwłocznie uporać. Jeśli zapełnisz swój harmonogram co do sekundy, nie będziesz mógł reagować elastycznie. Stosuj zasadę 70/30 – nigdy nie planuj więcej niż 70% czasu. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 22 3.2. Lista zadań Lista zadań to najprostsze z możliwych narzędzi do planowania. Wiele razy jednak zdarza się, że nie potrafimy ułożyć jej poprawnie. Jak to możliwe? Przede wszystkim, nie układamy listy bez podziału na dni – sprawia to, że wiemy o zadaniu, ale nie czujemy presji, aby wykonać je właśnie dzisiaj. Inny błąd to planowanie dające pierwszeństwo zadaniom mało ważnym, marnującym czas. Zdarza się, że przez to ludzie skupiają się na nich tak bardzo, że nie starcza im już czasu i energii na to, co naprawdę ważne. Przykładowy harmonogram na poniedziałek PONIEDZIAŁEK Zadanie Wytyczne i wskazówki odnośnie do zadania Przewidywany czas wykonania zadania Udać się do Urzędu Miasta w celu złożenia wniosku Zabrać białą teczkę z drugiej półki, pieczątki i drobne na parking 1h, między 9.00–10.00 Zebrać w banku informacje odnośnie do kredytów hipotecznych Wziąć z sobą listę pytań 1 h, między 10.00–11.00 Spotkać się z Kubą w sprawie współpracy Zabrać ze sobą folder i ofertę, pytać o warunki i zakres współpracy 1.5 h, między 11.30–13.00, restauracja Goblin Spotkanie z szefową Zabrać wydruki ze zrealizowaną sprzedażą z zeszłego miesiąca 14.00–15.00, siedziba firmy Telefony i maile Załatwić zaległe telefony, poodpisywać na maile z końca zeszłego tygodnia 15.00–16.00 Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 23 ĆWICZENIE Stwórz własny harmonogram na najbliższe trzy dni. Zadanie Szczegóły, wytyczne, wskazówki Dzień 1 ………………… Dzień 2 ………………… Dzień 3 ………………… 3.3. 3.4. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż Czas, miejsce e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 24 3.5. 3.3. NZD, czyli Najważniejsze Zadanie Dnia Czy zauważyłeś, że większość dni mija tak jakoś po prostu, nie pozostawiając po sobie śladu? A co, jeśli Ci powiem, że każdy dzień może nieść ze sobą sukces? Tylko sobie to wyobraź – codziennie wieczorem kładziesz się spać i myślisz: No! To był naprawdę dobry dzień! [ćwiczenie 7] Jak to zrobić? Musisz na każdy dzień wyznaczyć sobie jedno zadnie, którego wykonanie sprawi, że będziesz mógł mieć poczucie osiągnięcia małego sukcesu. Dzięki temu nie będziesz się czuł tak zestresowany i znacząco podniesiesz swoją samoocenę. Ważne jest, aby najpierw przygotować solidną Listę Zadań, z której takowe Najważniejsze Zadanie Dnia będzie mogło zostać wyłonione. Jest jeszcze kilka istotnych wskazówek odnośnie tego narzędzia: ■ NZD musi być wyzwaniem, ■ NZD musi mieć priorytet, ■ zajmuj się pracą nad NZD w każdej wolnej sekundzie, ■ NZD musi dać się zamknąć w danym dniu. Znam wiele osób korzystających z NZD. Można je od razu wyłowić. To niesamowite, ale zaparzając kawę, czytają dokumenty związane z NZD, idąc na nudne zebranie, również je zabierają. Pracują nad NZD, podróżując taksówką czy w oczekiwaniu na audiencję u szefa. Nie marnują ani sekundy ze swojego czasu. Nie wierzysz, że wykorzystując „przestoje” będziesz w stanie domykać więcej ważnych dla Ciebie spraw? Po prostu przetestuj to przez jeden dzień. Przekonasz się, jakie to proste i efektywne. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 25 3.4. Narzędzia elektroniczne, z pomocą których zaplanujesz swój czas Jeśli spodobało Ci się planowanie, ale nie jesteś przekonany do pracy z kartką i ołówkiem, zapewne zainteresujesz się wirtualnymi narzędziami zarządzania czasem. Wiele firm proponuje takie oprogramowanie. W ofercie rynkowej znajdziecie: ■ elektroniczny kalendarz – przechowuje dane, informuje o kolidujących terminach, synchronizuje kalendarze kilku pracowników np. w celu odbycia wspólnego zebrania, ■ wykresy aktywności, osiągnięć, diagramy, ■ dzwonki, sygnały dźwiękowe i przypomnienia pisemne, „wyskakujące” wtedy, kiedy będziesz potrzebował odświeżyć sobie pamięć, ■ wirtualne stickersy, które można przykleić do wirtualnego pulpitu. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 4. 26 Praca w oparciu o priorytety (ćwiczenia i przykłady) Lekcja o priorytetach bywa dla ludzi bardzo trudna. Zazwyczaj zadaję menedżerom pytanie, co jest dla nich najważniejsze. I najczęściej nie mają najmniejszych trudności z odpowiedzią. Płynnie recytują: rodzina, praca, zdrowie, przyjaciele itd. Moim drugim pytaniem jest zazwyczaj, czy – skoro są to priorytety – uzyskują też nadrzędność nad pozostałymi aktywnościami? Menedżerowie z zadowoleniem odpowiadają, że oczywiście tak. Swoją drogą, to zaskakujące, jak bardzo się mylą. A mylą się, bo kiedy proszę ich o zapisanie po dziesięć aktywności, które ostatnio robili w związku ze swoimi priorytetami, bywa, że nie są w stanie wymienić po jednej. Najsłabszym ogniwem najczęściej jest rodzina. W rozmowie proszę, aby sprecyzować, co konkretnie jest dla kogoś ważne w związku z rodziną. Najczęściej wymienia się zacieśnianie więzi, pielęgnowanie relacji, wzajemnej miłości i szacunku itd. A kiedy przychodzi do wypisania, co ostatnio zostało zrobione dla zacieśniania więzi, pielęgnowania miłości i szacunku – padają odpowiedzi: ■ Zarabiam pieniądze na rodzinę. ■ Wynoszę śmieci. ■ Dbam o nasze rachunki. ■ Czasem biorę dzieci i żonę do restauracji. Zdrowie też jest dla nich wszystkich priorytetem, i to bezwzględnym, co nie przeszkadza im siedzieć całymi dniami w zamkniętych pomieszczeniach, nie ruszać się, nie ćwiczyć, jeść wysoko przetworzone jedzenie, nie wysypiać się i ciągle narażać na stres. Na pytania o aktywności wspierające zdrowie padają takie odpowiedzi, że wstyd je tu przytaczać. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 27 [ćwiczenie 8] Spisz swoją listę priorytetów. 1) Wypisz wszystko, co jest dla Ciebie ważne lub co starasz się osiągnąć w takich kategoriach, jak np.: rozwój zawodowy, rodzina, rozwój umysłowy, rozwój fizyczny, życie duchowe, przyjaciele, finanse, rozrywka. 2) Odłóż listę na dwa dni. Po tym czasie wróć do niej i postaraj się ją skrócić i skonsolidować. Wykreśl najmniej istotne z wypisanych priorytetów oraz połącz te, które da się skumulować przez podobne działania. 3) Przepisz listę w taki sposób, aby każda pozycja zawierała w sobie czasownik, np. zamiast „relacje małżeńskie” – „pielęgnować i pogłębiać relacje małżeńskie”, zamiast „przyjaciele” – „spotykać się regularnie z przyjaciółmi”. 4) Spójrz po raz ostatni na listę. Bądź szczery sam z sobą. Jeśli tak naprawdę nie masz ochoty dbać o niektóre rzeczy, nie oszukuj się, że jest inaczej. Jeśli będziesz starał się zmuszać do realizowania celów, których nie czujesz, wkrótce zapał minie, a lista trafi na dno szuflady. Dlatego jeśli chcesz coś skreślić – zrób to. W końcu to Twoja lista, więc możesz. 5) Wydrukuj sobie swoją listę lub pięknie ją przepisz. Noś przy sobie i czytaj, gdy najdzie Cię ochota, aby przypomnieć sobie, po co właściwie jesteś na tym świecie. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 28 4.1. Użycie matrycy Eisenhowera w odniesieniu do własnych działań Wszystko, co masz do zrobienia, będziesz zmuszony podzielić na ważne i pilne. Zapewne masz teraz pewien problem z rozróżnieniem tych dwóch pojęć. Otóż zadania ważne to te, których wykonanie przybliża Cię do osiągnięcia celów istotnych, żywotnych dla Ciebie. Pilność to z kolei kryterium związane z czasem. Zadanie jest tym pilniejsze, im bliżej chwili obecnej znajduje się jego deadline. Zadanie może być zatem bardzo pilne, ale nieważne z punku widzenia celów żywotnych. Zadania pilne i ważne można nazwać „zarządzaniem kryzysem”. Zazwyczaj bowiem na realizację Bardzo Ważnych Spraw masz pewien okres czasu. Tym razem tak nie jest. Niemniej jednak są to działania o ważnym znaczeniu strategicznym. Wyobraź sobie np., że dowiedziałeś się, że Twoi pracownicy planują strajk płacowy, albo że Twój największy dostawca planuje ogłosić bankructwo. Oba te przypadki to swego rodzaju pożary. Trzeba się nimi zająć natychmiast, a ich negatywne implikacje zależeć będą od szybkości i efektywności, z jakimi się do nich zabierzesz. Zwróć jednakże uwagę, ze w tej ćwiartce nie znajdują się wyłącznie sytuacje podbramkowe. Napotkasz tu również sprawy dużej wagi, niecierpiące zwłoki. Trzeba np. pojechać do nowo przejętej firmy i renegocjować umowy z jej pracownikami. Trudno tu mówić o pożarze. Niemniej ludzie Ci oczekują, że działania te zostaną podjęte bezzwłocznie. Nie możesz zatem planować sobie realizacji innych zadań, zanim nie uporasz się z tą Ważną i Pilną Sprawą. Zadania ważne, ale niepilne można krótko nazwać „zarządzaniem strategicznym, długoterminowym”. To ćwiartka, w której planujemy, zajmujemy sie rozwojem. Zazwyczaj większość firm planuje działania na okres dłuższy niż jeden rok. Jest to naturalne. Dzięki temu menedżerowie wiedzą, do czego w zasadzie dążą, dobierają odpowiednio strategie realizacji i porównują swoje wyniki z tym najbardziej pożądanym obrazem. Przykładowym narzędziem planowania strategicznego jest wizja. Wizja określa miejsce naszej firmy na rynku i ramy jej działania w jakimś horyzoncie działania. Firma X w ciągu 10 lat stanie się liderem rynku mebli stylowych w Polsce i będzie zaspokajała potrzeby najbardziej wymagających, zamożnych Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż klientów przez e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 29 najwyższą jakość materiałów i wykonania – to może być fragment przykładowej wizji jednej z firm meblowych. Z tego krótkiego fragmentu wiemy już, że: ■ musimy prowadzić działania konkurencyjne zmierzające do uzyskania pozycji lidera rynku, ■ zamierzamy obsługiwać segment klientów zamożnych i wymagających (grupa prestiżowa), ■ naszą główną przewagą konkurencyjną ma być wysoka jakość wykonania (a nie np. innowacje, cena, marketing, obsługa klienta itd.). Prawda, że wiemy już dużo? Teraz będzie znacznie łatwiej podejmować decyzje operacyjne. Może znajdzie się dostawca oferujący przystępny cenowo materiał obiciowy, ale o odrobinę niższej jakości. Współpraca z nim nie będzie zgodna z polityką najwyższej jakości materiałów, zapisaną w misji. Obniżenie kosztów nie jest dla nas istotne, bo obsługujemy klienta, który z założenia płaci wysokie marże. Tak samo trzeba by planować w życiu prywatnym. Niestety, o ile większość firm to robi, to już menedżerowie niekoniecznie. Niewielu z nich wie, jaki właściwie ma plan na najbliższe 10 lat. Nie wiedząc, do czego dążą, podejmują decyzje przypadkowo. Nie kierują swoim życiem, powierzają je losowi. Znam człowieka, który rzucił bardzo dobrze płatną pracę w solidnej firmie i założył własny biznes. Pracował po dwadzieścia godzin na dobę, zarabiał znacznie mniej. Nie wyglądał jednak na kogoś, kto by nie wiedział, co robi. Zapytałam go wtedy, dlaczego tak postąpił. W końcu miał dobrą posadę w niezłej firmie. Odpowiedział mi, że zaplanował sobie, że będzie pracował tylko do 45 roku życia. Potem zamierza jeździć po świecie i pić szampana. Jeśli ma zamiar ten cel osiągnąć, nie może pracować na kogoś. Założył, że rozkręcana przez niego firma będzie kulała przez około dwa lata, potem zacznie się podnosić, a za około pięć lat będzie przynosić o wiele większe zyski niż jego poprzednia pensja. Zanim skończy 35 lat, będzie zatrudniał około 50 ludzi. W wieku 40 lat będzie już właściwie głównie doglądał spraw firmy. Jak skończy 45 lat, sprzedaje interes i korzysta z życia! Co powiecie na to? Dodał, że większość z jego znajomych śmieje się za jego plecami z decyzji o rzuceniu poprzedniej pracy. On za to śmieje się z ich życiowego bezwładu. Twierdzi, że gdyby nie miał planu, nie wiedziałby, że dwadzieścia osiem lat to ostatni dzwonek na założenie działalności. Osobiście podziwiam go i życzę mu wszystkiego najlepszego. Niech jego wizja popijania szampana na jachcie w porcie gdzieś daleko stąd zainspiruje każdego z Was do przemyślenia własnej wizji przyszłości. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 30 Trzecia ćwiartka to zadania pilnie, ale nieważne. Można ją nazwać w skrócie „zarządzaniem cudzymi priorytetami”. Najczęściej zaczyna się od tego, że ktoś do nas przychodzi i mówi np. Słuchaj, trzeba szybko znaleźć wyniki sprzedaży z zeszłego roku, bo szefowa potrzebuje ich do zestawienia. Ja właśnie robię to zestawienie i mam od ciebie wziąć dane. No i teraz tak – masz swoje zadania na ten dzień. Ich wykonanie wpływa na ocenę efektywności i przydatności Twojej osoby. Opóźnienie nie będzie dobre dla Ciebie, a jednak ktoś oczekuje, że poświęcisz masę czasu na realizację tego, co jest mu potrzebne do realizacji jego celu. No cóż. W tym wypadku potrzebna jest Twoja trzeźwa ocena sytuacji. Niekiedy będziesz musiał odmówić, innym razem zaoferować małą asystę, ale poprosić o samodzielność interesanta, a jeszcze kiedy indziej – zacisnąć zęby i wykonać prośbę, bo np. szefowa się wścieknie, jak odmówisz wydania danych jej asystentowi. To co mam w końcu robić? – zapytasz. Otóż – zminimalizować liczbę przypadków, w których z miejsca się zgadzasz, w te pędy zajmując się sprawami, które nie pracują na Twoje żywotne cele. Zadania nieważne i niepilne to „pożeracze czasu”. Warto zminimalizować czas poświęcony na zadania znajdujące się w tej ćwiartce. Niestety, uwielbiamy poświęcać im czas. Częstokroć są niewymagające, proste, czasem nawet przyjemne. Znam wiele osób, które są mistrzami od wynajdywania sobie takich zadań i ich bezzwłocznej realizacji pod flagą najwyższego priorytetu. Np. zauważyłam ostatnio, że mój znajomy poświęcił dwie godziny w ciągu naprawdę trudnego dnia na porządkowanie swojego pulpitu. Naprawdę. Zapytany przeze mnie, w imię czego postanowił zająć się teraz właśnie tym, a nie poważnymi zdaniami, z niesamowitym przekonaniem stwierdził, że musiał od tego zacząć, bo już się gubił w plikach i go to denerwowało. Przypomnij sobie, co robiłeś na studiach, żeby tylko nie zacząć się uczyć, to będziesz mógł ułożyć sobie od razu listę zadań nieważnych i niepilnych. Dlatego właśnie, choć na początku pomyślałeś sobie: Ja nie zajmuję się w pracy rzeczami nieważnymi i niepilnymi – tak naprawdę z pewnością to robisz. Tyle tylko, że przyklejasz tym zadaniom etykietką Naprawdę Ważnych i Niemogących Zaczekać. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 31 Strategie zarządzania zadaniami z poszczególnych kategorii Zadania ważne Zadanie nieważne Zadania pilne Zadania niepilne Zrób je od razu! Wykonaj je osobiście. Po wykonaniu przeanalizuj, skąd pojawiły się te pożary. Spróbuj opracować scenariusz radzenia sobie z analogicznymi sytuacjami w przyszłości lub strategie niedopuszczania do ich ponownego pojawienia się Nie zapominaj o ich istnieniu, narzuć sobie rygor realizowania ich w małych krokach. Jeśli boisz się, że codzienność wyprze je z Twojej pamięci, rozpisz je na kartkach i porozwieszaj w swoim otoczeniu. Pamiętaj, że nierealizowanie tych zadań jest dla Ciebie destruktywne i opiera się wyłącznie na wymówkach, a nie rzeczywistych „nie mogę” Zastanów się, kto lub co zmusza Cię do angażowania się w te zadania i jak ograniczyć do minimum skupianie się na nich. Może więcej delegować, więcej odmawiać lub znaleźć jeszcze inne wyjście? Wypisz czynności, które najczęściej zjadają Twój czas. Surfowanie w necie, czytanie gazet, plotki itd. Zaczynaj dzień od spojrzenia na tę listę. Dzięki temu, kiedy przyłapiesz się na robieniu tych złych rzeczy, od razu poczujesz się jak złodziej czasu przyłapany na gorącym uczynku! I o to chodzi! Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 32 [ćwiczenie 9] Wypisz po dziesięć zadań w każdej z ćwiartek. Zastanów się: ■ Jak na przyszłość i ważnymi? Skąd unikać się pożarów biorą i związanych czy można z zadaniami przygotować pilnymi procedury przeciwdziałania albo radzenia sobie z nimi? ■ Jakie są Twoje zadania strategiczne i jak wiele czasu poświęcasz im na co dzień? Czy nie za mało? ■ Ile razy w ciągu dnia zajmujesz się pracą na czyjeś cele? Czy nie powinieneś podnieść swoich umiejętności asertywnych lub zrobić czegoś innego, aby było ich jak najmniej? ■ Jak wyeliminować jak najwięcej zadań z ćwiartki 4? Zadania pilne Zadania niepilne Zadania ważne 1. 2. Zadanie nieważne 3. 4. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 33 4.2. Zasada Pareto w zarządzaniu priorytetami Co ciekawe, powiązanie między istotnością i pilnością zadań dostrzegł Vilfredo Pareto, włoski ekonomista, żyjący przed ponad stu laty. Wskazał on na zależność między nakładami i wynikami, którą nazwał zasadą 80-20, w dzisiejszych czasach nazywaną także zasadą Pareto. Stwierdził on, że osiemdziesiąt procent tego, co dana osoba osiąga, jest owocem dwudziestu procent czasu, jaki poświęca na pracę. Kluczem do sukcesu nie jest, wedle tej teorii, pracować jak najwięcej i jak najdłużej, ale rozpoznać poprawnie te 20% działań, które determinują 80% sukcesu. Przykłady zastosowania: ■ 20% klientów przynosi 80% zysków. ■ 20% kierowców powoduje 80% wypadków. ■ 20% powierzchni dywanu przypada na 80% zużycia. ■ 20% czasu poświęconego na daną czynność daje 80% wyników. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 34 4.3. ABC – procentowy udział w czasie różnych zadań i działań Metoda ABC to metoda analizowania zadań. Opiera się ona na założeniu, że za pomocą 5–20% nakładu można osiągnąć około 75–80% wyników; zaledwie 10–30% czasu poświęcanego na wysiłek intelektualny wystarczy dla osiągnięcia 60–80% całkowitego sukcesu w zarządzaniu. Ważne jest, aby możliwości te wykorzystać nie według zasady pilności, lecz priorytetu zadań. Oznacza to, że najpierw wykonywać należy zadania najważniejsze, a nie czynności najłatwiejsze. [ćwiczenie 10] Metodę ABC można wykorzystać w planowaniu pracy. Trzeba podzielić swoje zadania na: ■ zadania A, czyli te, których nie wolno przekazać zastępcy ani podwładnym, a więc najważniejsze zadania kierownicze, które wymagają decyzji ważnych dla całego przedsięwzięcia (zadania te absorbują około 5% czasu, a ich wkład w wyniki stanowi około 75%), ■ zadania B, czyli zarówno zadania pilne, jak i zadania specjalne, które można jednak powierzyć zastępcy (zadania te stanowią około 20% i tworzą około 20% wartości), ■ zadania C, czyli najczęściej zrutynizowane zadania z dnia poprzedniego, z reguły pilne, a nawet bardzo pilne, które można, a nawet należy przekazać zastępcy i podwładnym (zadania te zajmują około 75% czasu i tylko w 5% przyczyniają się do tworzenia dochodów zakładu). Trzeba skupić się na zadaniach A, zadania B oddelegować, a zadań C pozbyć się, przekazując właściwym pracownikom operacyjnym. Przekazanie pracownikom zadań uwalnia menedżera od przeciążeń, a im samym stwarza motywację do zaangażowanej, twórczej współpracy z kierownictwem. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 35 5. Organizacja spotkań (ćwiczenia i przykłady) 5.1. Jak zastosować techniki zarządzania czasem w aspekcie udziału w spotkaniach i szkoleniach – jak przygotować efektywne zebranie i zmieścić się w czasie Wielu z Was nie przepada za zebraniami. Jak tylko mają się jakieś odbyć, czujecie stres i niechęć, oraz że znów oderwiecie się od pracy i niezbyt wiele z tego wyniknie. Spotkałam wielu menedżerów, którzy najchętniej zrezygnowaliby z jakichkolwiek grupowych spotkań, bo mają w tej materii wiele niemiłych doświadczeń. Oto jakie powody swojej niechęci do zebrań wymieniają najczęściej: ■ Zebrania zamieniają się w luźne pogaduszki. ■ Zebrania dominuje jedna lub dwie (najczęściej ścierające się) osoby. Reszta tworzy tło. ■ Zebrania nie przynoszą żadnych konkretnych wniosków, nikogo nie zobowiązują do żadnych działań. Niby coś zostało omówione, ale nic z tego dalej nie wynika. ■ Zebrania organizowane są nawet wtedy, kiedy nie ma takiej realnej potrzeby – po prostu po to, „by tradycji stała się zadość”. ■ Zebrania się przeciągają, a nie wypada z nich wyjść. Tymczasem zebrania z pewnością są potrzebne, w wielu przypadkach nawet niezbędne. Są bowiem okazją do bezpośredniego spotkania, a to już świetny punkt wyjścia do takiej wartości dodanej, jak wspaniały pomysł, wykluczona pomyłka czy idealny plan. Jak zatem organizować zebrania, które taką wartość będą wnosić [ćwiczenie 11]? 1) Poznaj oczekiwania pracowników odnośnie do zebrań – to, że Ty uważasz, że temat i agenda zebrania są dobre i potrzebne, wcale nie musi pokrywać się z wyobrażeniami pracowników na ten temat. Daj im szansę na partnerskich warunkach przedstawić swoje zdanie wprowadzenia modyfikacji w tym obszarze. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż odnośnie do e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 2) 36 Wyeliminuj niepotrzebne zebrania – jeśli Twoi podwładni są zdania, że jakieś spotkanie nie jest im niezbędne i wolą wykonywać w jego czasie swoje własne zadania z lepszym efektem dla firmy – pozwól im na to. Może za bardzo przywiązałeś się do tych spotkań i nie zauważyłeś, że ich leitmotiv się przejadł? Nie ma nic gorszego niż „namaszczone” wtorkowe spotkania, w którym muszą uczestniczyć wszyscy, a szef opowiada o tym i owym. Koszmar. 3) Zrób zebranie przed zebraniem. Dziwne? Niekoniecznie. Wystarczy poświęcić pięć minut na spotkanie z uczestnikami i jasno sprecyzować swoje oczekiwania co do sposobu, w jaki mają przygotować się do zebrania. Każdemu postaraj się dać jakieś zadanie. Dzięki temu od razu poczują, że nie będą jedynie robić sztucznego tłumu w sali, ale naprawdę wniosą w zebranie swój osobisty wkład. 4) Dostarcz wcześniej uczestnikom plan zebrania. Dzięki temu będą w stanie lepiej zaplanować sobie czas i solidniej przygotować się do zabierania głosu. 5) Rozpoczynaj punktualnie – kończ tak szybko, jak to możliwe. Nie czekaj z rozpoczęciem zebrania nawet wtedy, jeśli część ludzi nie dotarła. Jeśli będą czuli, że w razie czego zawsze na nich poczekacie, nie zawahają się spóźnić za każdym razem. Jeśli zaś wejdą i sami poczują, że przeszkodzili wszystkim pozostałym, doskonale zapamiętają tę żenującą chwilę. 6) Trzymaj się planu czasowego – nie może być tak, że minęła już połowa spotkania, a nadal tkwicie dopiero przy pierwszym punkcie agendy. Ludzie zaczną się denerwować, że spotkanie się znów przeciągnie – przez co oni sami będą opóźnieni we własnych obowiązkach. W takiej sytuacji będą unikać zabierania głosu, ponieważ będą starać się dążyć do jak najszybszego zakończenia zebrania. 7) Zadbaj o atmosferę sprzyjającą osiągnięciu celów spotkania. Nie trzeba chyba wyjaśniać, że ciemne pomieszczenie, brak klimatyzacji plus niewygodne krzesło gwarantują nieefektywną pracę. Atmosfera to jednak nie tylko czynniki materialne. Wielu z Was – szefów – ma skłonność do dominowania zebrań, zawłaszczania głosu, wtrącania się i oceniania na bieżąco wszystkiego, co jest omawiane. Przez to uczestnicy czują, że to Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 37 właściwie nie jest zebranie, ale monodram. Zastanawiają się, czemu nie ustawiłeś na pustych krzesłach luster i nie zwołałeś zebrania sam ze sobą, skoro Twoja własna opinia w zupełności Cię satysfakcjonuje. 8) Podsumuj każde zebranie i prześlij do każdego uczestnika pisemną kopię wniosków i ustaleń – każde zebranie powinno kończyć się precyzyjnym określeniem, co ustaliliśmy, co w związku z tym trzeba zrobić, kto ma to zrobić i na kiedy. Bywa, że ludzie pomimo tego zapominają o ustaleniach. W następnym tygodniu znów zbierze się szanowne gremium tylko po to, by większość uczestników stwierdziła, że nadal pracuje nad swoim zadaniem, ale nie zdążyła go skończyć, więc nic nie ma. Jeśli dostaną konkret na piśmie, od razu poczują się bardziej zobowiązani do przyłożenia się do swojej pracy. Rola szefa na zebraniu 1) Pilnuj czasu i agendy. Bądź swoistym marszałkiem sejmu. W zależności od charakteru zebrania możesz nawet udzielać i zabierać uczestnikom prawo wypowiedzi. 2) Wkładaj kij w mrowisku, stymuluj – nie pozwól, by grupa zamilkła, straciła ducha. 3) Buduj mosty – dostrzegaj i podkreślaj wspólne interesy, obszary pomysłów i zgody pomiędzy uczestnikami. 4) Chwal – dopinguj uczestników zebrania, wyrażając się pochlebnie o ich zaangażowaniu, pomysłach, niesztampowym myśleniu lub czymkolwiek innym, godnym pochwalenia. 5) Rozładowuj napięcia, nie pozwól doprowadzić do nadmiernej eskalacji konfliktów na zebraniu. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 38 ĆWICZENIE Lista kontrolna planowania zebrania TAK NIE UWAGI Określiłem powód zebrania Określiłem cele, jakie chcę osiągnąć na zebraniu Ustaliłem miejsce i termin spotkania Zdefiniowałem potrzebne wyposażenie i zadbałem o to, by było dostępne na zebraniu Powiadomiłem uczestników o zebraniu z odpowiednim wyprzedziłem i uzyskałem od nich potwierdzenie przybycia Zapoznałem uczestników z planowaną agendą spotkania i określiłem ich rolę w spotkaniu Udostępniłem źródła wiedzy niezbędne do przygotowania się na zebranie Przygotowałem się oraz swoje materiały do zebrania PRZYKŁAD POPRAWNEGO OTWARCIA ZEBRANIA Witajcie! Dziękuję wszystkim za przybycie i punktualność. Celem naszego spotkania jest wygenerowanie pomysłów na obniżenie kosztów w naszym dziale. Mamy na to godzinę. Parę dni temu wysłałem do was maila z agendą spotkania i poprosiłem, aby każdy z was zastanowił się zawczasu, jakie widzi możliwości podjęcia konkretnych działań w swoim pionie. Chciałbym, aby każdy podczas dwóch minut wypowiedział się w tej sprawie. Kasia będzie zapisywać pomysły na flipcharcie. Potem mamy 20 minut na wyłonienie trzech najlepszych propozycji oraz pół godziny na opracowanie procedur ich natychmiastowego wdrożenia. Nim upłynie godzina, powinniśmy wyjść z tej sali z konkretnymi wytycznymi do zastosowania od zaraz… Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 39 PRZYKŁAD POPRAWNEGO ZAMKNIĘCIA ZEBRANIA Dziękuję za wasz wkład w dzisiejsze spotkanie. Wybraliśmy trzy, wydaje się – potencjalnie skuteczne, pomysły na obniżenie kosztów. Oceniam je jako naprawdę obiecujące. Szczególnie dziękuję autorom zwycięskich koncepcji, Kasi i Michałowi – wykazaliście się kreatywnością, która zaowocowała dobrymi rozwiązaniami. Ola – przygotuj notatkę do wszystkich pracowników i przedstaw w zarysie nadchodzące zmiany. Michał i Agata – opracujcie pomysły w formie procedur krok po kroku. Adam – upewnij się, że procedury te trafią na każde biurko najpóźniej do poniedziałku. Kasia – około piątku wyślij do wszystkich ankietę sondującą odczucia wobec nowych procesów. Następne zebranie w poniedziałek o 10.00. Każdy z was ma wiedzieć, jak procedury zostały wdrożone i odebrane w jego pionie. Proszę także o listę ewentualnych usprawnień tych procesów, jeśli pracownicy takowe zaproponują. Kasia – bądź przygotowana, aby przedstawić raport na postawia sondażu, który zrobisz. Proszę również o przygotowanie dwóch zupełnie nowych pomysłów na dalsze obniżanie kosztów. Dziękuję wszystkim jeszcze raz – to była naprawdę solidnie wykorzystana godzina! Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 6. 40 Zarządzanie sobą w czasie a stres (ćwiczenia i przykłady) 6.1. Radzenie sobie ze stresem menedżerskim – metody długofalowe Stanowiska menedżerskie są jednymi z najbardziej narażonych na stres. Wynika to ze specyficznego układu czynników występujących na pozycjach kierowniczych, do których należą: ■ konieczność nieustannego podejmowania w środowisku ograniczonego dostępu do decyzji informacji, – nierzadko co skutkuje każdorazowym „osobistym” ryzykiem menedżera, ■ aspekt zarządzania ludźmi – powiązany z posiadaniem niezbędnych umiejętności tzw. miękkich, ■ ciągła presja czasowa – konieczność pracy w szybkim tempie i przy nacisku terminów, umiejętność elastycznego dostosowywania się do zmieniających się warunków otoczenia przy zachowaniu czasu wykonania zadania, ■ nacisk na osiąganie wyników – związany z odpowiedzialnością menedżera za dany wycinek biznesu, a tym samym przychód firmy. Istotnym elementem stresu zawodowego menedżera są relacje z podwładnymi. Związane z tym napięcie ma miejsce przede wszystkim w sytuacjach, gdy menedżer: ■ ma niewielkie doświadczenie w zarządzaniu ludźmi, ■ wywodzi się ze środowiska pracowników, którymi musi zacząć zarządzać (awans wewnątrz zespołu), ■ funkcjonuje w nieprzyjaznym otoczeniu pracy (np. restrukturyzacji, obniżki płac, dużego obciążenia pracą). Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż w okresie e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 41 Utrzymanie właściwych relacji z podwładnymi jest nie tylko wynikiem rozległej wiedzy na temat zarządzania ludźmi, ale przede wszystkim wyczucia i obycia z podstawowymi sytuacjami, z jakimi na co dzień spotyka się kierownik w kontakcie z pracownikiem. Małe doświadczenie w tej materii skutkuje popełnianiem dość standardowych błędów, wśród których najważniejsze to: ■ nieznajomość czynników motywujących pracownika do pracy – brak umiejętności w oszacowaniu najważniejszych potrzeb podwładnego (tj. uznanie, władza, przynależność, bezpieczeństwo) i dostosowywaniu zadań do tych potrzeb, ■ trudności w dostosowaniu stylu zarządzania do przedmiotu pracy i stopnia rozwoju zespołu – nieumiejętność znalezienia balansu pomiędzy nastawieniem na zadania i nastawieniem na ludzi, ■ nieumiejętność delegowania zadań – trudności w skupieniu się wyłącznie na najważniejszych obszarach pracy, zajmowanie się kwestiami operacyjnymi, ■ problemy z organizacją czasu pracy podwładnych – brak umiejętności wyznaczania priorytetów, brak szacunku do czasu prywatnego pracowników. Drugi stresogenny dla nowego menedżera element relacji z podwładnymi to sytuacja awansu wewnętrznego w zespole i wynikająca z niego zmiana relacji pomiędzy współpracownikami. Osoba, która dotychczas była członkiem zespołu i staje się jego liderem, zostaje postawiona przed trudną sytuacją wypracowania nowych relacji z dotychczasowymi „kolegami z pracy”. Konieczne staje się stworzenie nowej platformy współpracy bazującej na wzajemnej podległości, uzyskanie szacunku podwładnych jako lidera. Jeśli nowy menedżer był dotychczas nieformalnym liderem w zespole, przejście takie jest stosunkowo naturalne. W przeciwnym razie wypracowanie nowej formuły współpracy jest trudne dla obu stron. Przydane mogą okazać się wówczas: ■ organizacja formalnego spotkania na linii zespół – nowy kierownik – – osoba mianująca kierownika, podczas którego ten ostatni przyjmie rolę autorytetu i czytelnie wyjaśni przyczyny awansu oraz nowe obowiązki kierownika, Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy ■ organizacja nieformalnego spotkania na linii 42 zespół – nowy kierownik, podczas którego obie strony będą miały szansę wyrażenia swoich obaw związanych z nową sytuacją pracy; takie spotkanie pozwoli menedżerowi na zachowanie „ludzkiej twarzy” przed dotychczasowymi kolegami i wyjaśnienie, które relacje ulegną zmianie, a które mogą pozostać takie jak dawniej. Jedną z wielu obaw podwładnych w powyższej sytuacji jest strach przed ujawnieniem poglądów i opinii o kierownictwie, wyrażanych wcześniej w koleżeńskich rozmowach. Jeśli menedżer zadba o zaufanie pracowników w tej kwestii, może istotnie zredukować potencjalne negatywne nastawienie zespołu, a tym samym – własny stres związany z objęciem nowego stanowiska. Ostatnią z omawianych przyczyn stresu wynikającego z relacji na linii przełożony – – pracownik może być obiektywnie nieprzyjazna atmosfera pracy, będąca przyczyną dużych zmian w organizacji lub wysokiego obciążenia pracą. W tej sytuacji, niezależnie od przyjętego na co dzień stylu zarządzania, kierownik powinien przyłożyć większy nacisk na nastawienie na ludzi i dbać o poprawę atmosfery w zespole. Istnieje kilka działań, które mogą to ułatwić, mianowicie: ■ organizacja cyklicznych spotkań statusowych, na których będą podsumowywane dotychczasowe osiągnięcia lub przekazywane informacje o przebiegu zmian/stopniu realizacji zadań. Podczas tzw. statusów pracownicy będą mieli również szansę grupowego przekazywania swoich opinii, obaw i wątpliwości, bez strachu o negatywny wpływ tych wypowiedzi na ich indywidualną ocenę. Spotkania statusowe mają tym samym szansę zwiększyć poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników oraz ugruntować pozycję menedżera jako prawdziwego lidera zespołu; ■ bieżące docenianie nawet drobnych osiągnięć pracowników, w celu zapewnienia podwładnych o ich znaczeniu dla organizacji lub wykonywanych zadań. W sytuacji dużego napięcia spowodowanego nieprzyjaznym otoczeniem pracy pomocne może okazać się również nieformalne spotkanie towarzyskie zespołu poza firmą lub wyjazd integracyjny – aktywności tego typu mają dużą siłę budowania relacji między pracownikami i przełożonym, co przekłada się na zwiększony zapał do pokonywania trudności w codziennej pracy. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy Ostatnim istotnym zjawiskiem przyczyniającym się do 43 powstawania stresu u menedżera jest wzrost oczekiwań oraz presja osiągania wyników, rosnące wprost proporcjonalnie do zajmowanego w organizacji szczebla. Na ten rodzaj stresu nie ma, niestety, gotowego lekarstwa – pracownicy dzielą się na tych, których wysoka odpowiedzialność motywuje oraz na tych, dla których tego rodzaju nacisk jest paraliżujący. Można być doskonałym pracownikiem szeregowym lub kierownikiem zespołu i wcale nie musi to oznaczać, że staniemy się równie dobrym dyrektorem. Na drodze zawodowej kariery dobrze jest szczerze, samemu przed sobą, wyznaczyć taki limit (zazwyczaj dzieje się to metodą prób i błędów) i nie przekraczać linii odpowiedzialności, która wywołuje w nas ciągłe i silne napięcie. Jeśli już znaleźliśmy się na stanowisku z wysoką presją na wynik i jest to wyzwanie, z którym chcemy się zmierzyć, najskuteczniejszą metodą redukcji stresu jest zapamiętanie, że praca jest tylko pracą. Być może ta rada wyda się dość lakoniczna, jednak kilkakrotne powtórzenie sobie, że to, co robimy, to wyłącznie praca – a więc zadanie, które chcemy i staramy się wykonać jak najlepiej, ale które nie określa nas jako człowieka – naprawdę pozwala spojrzeć na problem z większego dystansu i z większym obiektywizmem. Dystans i obiektywizm są z kolei najważniejszymi atutami dobrego menedżera, czerpiącego satysfakcję z codziennych wyzwań. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 44 6.2. Jak komunikować się z pracownikami, nie tracąc czasu i nerwów To zaskakujące, jak wiele sytuacji stresogennych w naszym życiu moglibyśmy zniwelować przez właściwe komunikowanie się. Począwszy od relacji rodzinnych, po przyjaźnie i związki – to, w jaki sposób porozumiewamy się ze sobą, ma kluczowe znaczenie dla utrzymania tzw. zdrowych relacji międzyludzkich. Problemy na tym polu są podstawową przyczyną sytuacji konfliktowych i wewnętrznej frustracji, prowadzących nieuchronnie do stresu. Co ciekawe, relacje zawodowe niewiele różnią się na tym polu od tych prywatnych. Kontakt z wymagającym przełożonym ma swoje odzwierciedlenie w kontaktach z rodzicami, a komunikacja w zespole – z komunikacją wewnątrz grupy przyjaciół czy znajomych. Im lepiej udaje nam się układać te relacje w życiu prywatnym, tym większa szansa na owocną współpracę na płaszczyźnie zawodowej. Niestety, jak to zazwyczaj bywa – o dobrej komunikacji i zdrowych relacjach zazwyczaj łatwiej mówić niż prowadzić je w praktyce. Każdy z nas obciążony jest sporym bagażem doświadczeń, który czasami ułatwia, a czasem utrudnia właściwe komunikowanie się. Jeśli np. w przeszłości byliśmy surowo karceni za wyrażanie własnego zdania, trudno będzie nam w życiu zawodowym udzielać przełożonemu. Jeśli szczerej nasz informacji pierwszy szef zwrotnej zawsze współpracownikom „wykładał karty na lub stół” i rozwiązywał wszelkie kwestie na bieżąco, łatwiej będzie nam zachęcać nowego przełożonego do podobnych zachowań. I tak dalej, i tak dalej. Szczęśliwie – uczymy się całe życie i nawet jeśli teraz nie wszystko w naszej komunikacji na płaszczyźnie zawodowej układa się tak jak należy, dość prostymi zabiegami możemy istotnie tę sferę usprawnić. Poniżej znajduje się kilka przydatnych wskazówek, dzięki którym mamy szansę zredukować znaczną część stresu związanego z codzienną pracą. Wymagaj precyzyjnego przekazywania oczekiwań Każdy z nas to zna: szef prosi o coś w kilku lakonicznych zdaniach, poświęcamy tematowi parę godzin, a ostatecznie dowiadujemy się, że „nie do końca o to chodziło”. Ileż stresu kosztuje nas rozpoczęcie wszystkiego od nowa tylko dlatego, Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 45 że nie otrzymaliśmy precyzyjnych wytycznych za pierwszym razem. Tymczasem, nawet jeśli nasz przełożony nie należy do ideałów i daleko mu do precyzji wypowiedzi, wystarczy niewielka inicjatywa z naszej strony, aby podobnych sytuacji uniknąć w przyszłości. Wystarczy choćby kilka pytań doprecyzowujących, które zadamy za każdym razem, gdy otrzymamy niezbyt jasne polecenie: ■ Co dokładnie chciałbyś, abym przygotował? ■ Czy możemy ustalić najważniejsze punkty dokumentu, który mam napisać? ■ Co rozumiesz przez „krótkie podsumowanie”? ■ Do czego/dla kogo jest Ci to potrzebne? ■ W jakiej formie chciałbyś otrzymać ten materiał? ■ W jakim języku mam przygotować prezentację? ■ Na kiedy oczekujesz tych informacji? ■ Czy możemy skonsultować materiał roboczy w trakcie przygotowania? Pytaj o priorytety i ustalaj je Jedną z chyba najczęstszych przyczyn zawodowego stresu jest tzw. nawał obowiązków. Mam straszny kocioł; Nie mogę się wyrobić; Nie daję rady ze wszystkim – każdemu z nas w prywatnych rozmowach zdarzyły się takie skargi na pracę. Musimy jednak przyznać sami przed sobą, że często jest w tym trochę naszej winy. Z pewnością nie raz przyjęliśmy z uśmiechem kolejne zadanie, które w rzeczywistości przekraczało nasze kompetencje, albo sami dodaliśmy sobie pracy, by potwierdzić swój profesjonalizm. Na dłuższą metę takie podejście to jednak ślepa uliczka – przyjdzie moment, kiedy ilość obowiązków przekroczy nasze fizyczne możliwości i wtedy dopiero rozpocznie się prawdziwy stres spowodowany niewypełnianiem zadań na czas. Aby uniknąć powyższych sytuacji, stosujmy się do kilku prostych zasad [ćwiczenie 12]: 1) Codziennie rano przed rozpoczęciem pracy przygotowujmy listę najważniejszych zadań do wykonania. Następnie zaznaczmy priorytety, czyli sprawy naprawdę pilne lub ważne, w przeciwieństwie do tych, które mogą jeszcze poczekać. Traktujmy tę listę jak świętość i starajmy się wypełnić jak Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 46 największą liczbę priorytetowych zadań. Jeśli w ciągu dnia zaskoczą nas nowe prośby ze strony współpracowników lub przełożonego, skonfrontujmy je z listą i dopiero wtedy podejmijmy decyzję, czy możemy zająć się czymś innym „od zaraz”. To da nam pewne poczucie kontroli nad przebiegiem dnia i pomoże uniknąć angażowania się w zbyt wiele spraw jednocześnie. 2) Gdy przełożony prosi nas o wypełnienie kolejnego już w danym dniu zadania, zawsze prośmy o ustalenie priorytetów. Wystarczy proste zdanie: Szefie, prosiłeś mnie też dzisiaj o przygotowanie dokumentu X i załatwienie sprawy Y, czym w takim razie chcesz, abym zajął się w pierwszej kolejności? 3) Ćwicz asertywność. Za pierwszym razem na pewno nie będzie łatwo powiedzieć „nie”. Pamiętaj jednak, że branie na siebie zbyt wielu zobowiązań grozi niespełnieniem żadnego z nich. Czasami więc lepiej odmówić jednej osobie, niż zawieść kilka innych. Stosuj właściwe formy odmowy, np. Przykro mi, ale jestem w tej chwili zajęty sprawą X i nie mogę Ci pomóc. Jeśli to bardzo pilne, moim zdaniem warto zapytać kolegę Y. Jeśli temat może chwilę poczekać, chętnie pomogę Ci w terminie, który razem ustalimy. Proś o jasne kryteria oceny [ćwiczenie 13] Niewiele rzeczy frustruje nas w życiu bardziej niż niesprawiedliwość. Jeśli ktoś ocenia nas nieobiektywnie, na podstawie niewłaściwych przesłanek lub w oderwaniu od kontekstu sytuacji, czujemy się osobiście pokrzywdzeni. W sytuacjach zawodowych z reguły próbujemy się przed taką oceną bronić, jednak w relacji szef– –podwładny zazwyczaj jesteśmy, niestety, na przegranej pozycji. Unikniemy dużej dawki stresu, jeśli na początku pracy jasno ustalimy kryteria oceny. Możesz sam zachęcić do tego swojego przełożonego, mówiąc np. Proszę, powiedz mi na początku, co będzie dla Ciebie najważniejsze w mojej codziennej pracy/w wykonywaniu tego zadania, tak abym wiedział, na co zwracać szczególną uwagę. Jeśli przełożony nie zrobi tego samodzielnie, możesz spisać otrzymane kryteria i odwołać się do nich podczas rozmowy o ocenie. Będzie to dla Was obojga obiektywny punkt odniesienia w dyskusji o tym, co poszło świetnie, a co wymaga jeszcze poprawy. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 47 Nie bój się udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej [ćwiczenie 14] W relacjach zawodowych nie jest łatwo o szczerą informację zwrotną, jeśli to, co mamy do powiedzenia, nie składa się wyłącznie z pozytywów. Zazwyczaj rezygnujemy z udzielenia tzw. feedbacku, ponieważ boimy się pogorszenia atmosfery w zespole, gniewu przełożonego, plotek za naszymi plecami. Obawiamy się też, że my również możemy usłyszeć coś negatywnego na swój temat. Jeśli sprawa jest drobna, czasami przemilczenie jej rzeczywiście jest dobrym wyjściem. Jeśli jednak jest to coś poważniejszego, co uporczywie utrudnia nam współpracę, zaczynamy odczuwać stres, z którym trudno samodzielnie sobie poradzić. Ukrywanie naszych negatywnych odczuć wobec tego, jak postępują inni pracownicy lub szef, nie prowadzi do niczego dobrego. Kumulacja niezadowolenia powoduje rosnącą frustrację i demotywację do pracy. Dlatego dobrze jest nauczyć się, jak udzielać informacji zwrotnej w taki sposób, by obie strony mogły wyjść z dyskusji zwycięsko i aby nasz feedback stał się początkiem lepszej współpracy. Oto kilka przykładów: ■ Utrudnia mi pracę, kiedy prowadzisz długie i głośne prywatne rozmowy przez telefon w naszym pokoju. Jest on dość mały, więc intensywny hałas powoduje, że trudno się skupić. Pracowałoby mi się znacznie łatwiej, gdybyś przy dłuższych rozmowach wychodził na korytarz. ■ Bardzo podoba mi się, że prowadzisz uporządkowaną komunikację i wiele tematów, nad którymi pracujemy, precyzyjnie podsumowujesz w korespondencji mailowej. Pamiętaj jednak, że zawsze możemy się spotkać i proste kwestie rozwiązać na bieżąco. W ten sposób unikniemy zbyt dużej liczby wiadomości w swoich skrzynkach. ■ Czuję się niekomfortowo, gdy jako szef dość często wypowiadasz się negatywnie o polityce firmy, ponieważ jako pracownik również jestem rozliczany z jej przestrzegania. Myślę, że nie powinienem być adresatem takich uwag. Czułbym się pewniej, gdybyś przyjął te normy jako obowiązujące, tak abyśmy w pełni mogli skupić się na zadaniu, które mamy do wykonania. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 48 Na koniec warto pamiętać o jednej, uniwersalnej zasadzie – aby unikać stresu, zawsze lepiej podejmować próby komunikacji niż nie robić tego wcale. Ludzie, którzy potrafią czytelnie wyrażać swoje oczekiwania i uczucia, są bardziej szanowani i lubiani niż Ci, którzy robią dobrą minę do złej gry. Jakkolwiek na początku nasze umiejętności nie będą idealne, próba nawiązania relacji i rozwiązania problemu będzie lepszą drogą niż zamykanie się w sobie i czekanie, aż konflikt minie sam. Zazwyczaj gdy już odważymy się na rozmowę z zespołem lub przełożonym bądź ustalenie nowych zasad pracy, okazuje się, że „strach miał wielkie oczy”, a sprawa wcale nie wywołała reakcji, których najbardziej się obawialiśmy. I pamiętajmy, że praktyka czyni mistrza – każda kolejna próba ma większą szansę powodzenia niż poprzednia. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 49 6.3. Sposoby, jak zapobiec stresowi „tu i teraz” Małe dzieci, aby rozładować wewnętrzne napięcia, płaczą, biją, a nawet gryzą. W dorosłym życiu możemy pozwolić sobie na takie zachowania rzadko lub wcale. Pozostają nam jednak inne metody redukcji gniewu oraz lęku. Kontrola i rozładowanie napięć Na pewno wielu z nas zna to uczucie, gdy po stresującym tygodniu odczuwamy wręcz fizyczny ból wybranych partii ciała. Dzieje się tak dlatego, że odczuwając napięcie emocjonalne, nieświadomie napinamy kark, ramiona, szyję, skronie i mięśnie brzucha i utrzymujemy ten stan czasem nawet przez kilka godzin. Tego rodzaju odruch jest objawem atawistycznej gotowości do walki lub ucieczki, na szczęście jednak przy pewnej konsekwencji można go kontrolować. Motywacji do ćwiczeń powinien dodać fakt, że długotrwałe napięcie jest szkodliwe dla wielu narządów wewnętrznych, utrudniając dopływ krwi i skutkując niedotlenieniem organów. Aby kontrolować fizyczne napięcia powstające w ciele na skutek stresu, warto poznać kilka prostych technik: ćwiczenie 15 Ustal sam ze sobą, że na początku każdego dnia oraz pod koniec pracy poświęcisz minutę na pełne rozluźnienie ciała. Możesz wykorzystać do tego moment uruchamiania się lub wyłączania komputera. Siedząc na krześle, opuść ręce swobodnie wzdłuż ciała i pochyl głowę. Oddychaj głęboko, ale bez zbytniego forsowania się. Teraz zastanów się, które partie Twojego ciała są napięte. Czy to jest kark, ręce, a może nieświadomie ściskasz dłonie w pięść? Oddychając, wyobraź sobie, że tlen dostaje się do tych napiętych obszarów ciała i wypełnia je niczym ciepła woda. Na pewno poczujesz w tym momencie przyjemne rozluźnienie. Utrzymuj ten stan, pogłębiając kolejne oddechy. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 50 ĆWICZENIE Wyrób w sobie zdrowe odruchy. Wyznacz listę prostych czynności wykonywanych w ciągu dnia, przy których będziesz relaksować mięśnie swojego ciała. Mogą do nich należeć: przygotowywanie kawy w aneksie kuchennym, oczekiwanie na lunch, czytanie codziennej prasówki lub porządkowanie dokumentów. Za każdym razem, gdy nastąpi dana sytuacja, wypowiedz w myślach słowo „relaks” i choćby na chwilę „odpuść” napięcie karku, brzucha i szyi. Na początku takie zachowanie wyda Ci się z pewnością nienaturalne. Zachowaj jednak możliwie dużo konsekwencji. Z czasem te pozornie nic nieznaczące „ułamki relaksu” przerodzą się w niezauważalne i niezbędne momenty regeneracji organizmu. Automasaż Niektórzy z nas stosują tę technikę nieświadomie, pocierając na koniec dnia zmęczony kark lub masując klatkę piersiową podczas ważnego przemówienia. Automasaż to zbawienna metoda redukcji fizycznych napięć mięśniowych spowodowanych stresem, możliwa do zastosowania w każdym momencie dnia. Poniżej proste ćwiczenie samodzielnego masażu jednej z najbardziej podatnych na napięcia o charakterze stresowym partie mięśni, do których należą szyja i kark. KROK 1. Schyl głowę w dół tak, aby broda zbliżyła się do klatki piersiowej. Wytrwaj w tej pozycji kilka sekund. KROK 2. Opuszkami trzech palców delikatnie ugniataj tył szyi od jej podstawy aż do krawędzi włosów i zagłębienia pod potylicą. KROK 3. Stosując tą samą technikę, powróć do podstawy szyi, a następnie rozdziel dłonie, masując równolegle lewą i prawą stronę karku. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 51 KROK 4. Pełną dłonią chwyć boczną cześć karku (nad obojczykiem) w taki sposób, aby kciuk znajdował się z przodu, a reszta palców z tyłu ramienia. Ugniataj to miejsce rytmicznie. Tam, gdzie odczujesz większe napięcie, przytrzymaj ucisk na dłużej – gdy minie pierwszy ból, poczujesz dużą ulgę. Powtórz ćwiczenie z obu stron karku. KROK 5. Zewnętrzną krawędzią dłoni przesuwaj po karku od nasady szyi po początek barku, wykonując drobne, kuliste ruchy (wykorzystuj do tego naturalną kostkę u nasady małego palca). KROK 6. Kciukiem i palcem wskazującym delikatnie i energicznie szczyp skórę na powierzchni tyłu szyi i karku. KROK 7. Ponownie schyl głowę w dół. Końcówkami palców (paznokciami) delikatnie muskaj szyję i kark tak, abyś poczuł lekkie dreszcze lub łaskotanie. Automasaż zakończ głaskaniem skóry otwartą dłonią, od nasady szyi aż po krawędź włosów. Techniki redukowania stresu fizycznego w miejscu pracy Istnieje wiele ćwiczeń umożliwiających łatwe pozbycie się fizycznego napięcia podczas pracy. Ich stosowanie powinno być powszechną praktyką dla każdego, kto pragnie zachować zdrowie i uniknąć fizycznych powikłań związanych ze stresem, tj. bólów głowy, bólów kręgosłupa i bólów mięśniowych. Większość z technik można wykonać na siedząco, przy biurku. Oto kilka z nich: Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 52 ĆWICZENIE 1. Siedząc wyprostowanym na krześle, opuść głowę tak, aby podbródek zbliżył się maksymalnie do klatki piersiowej. Następnie przesuń głowę po łuku w lewo i do tyłu, tak jakbyś chciał dojrzeć to, co dzieje się za Tobą. Wytrwaj w tej pozycji kilka sekund. Teraz powróć do sylwetki wyjściowej i powtórz ćwiczenie na prawą stronę. Ta technika doskonale relaksuje mięśnie szyi oraz karku. ĆWICZENIE 2. Usiądź na krześle, trzymając obie stopy na ziemi i ręce swobodnie opadające wzdłuż ciała. Patrz przed siebie. Następnie rozciągnij wyprostowane ręce do boków tak, jakbyś wskazywał godzinę trzecią i dziewiątą. Wytrwaj w tej pozycji pięć sekund. Teraz unieś wyprostowane dłonie nad głowę i skrzyżuj kciuki. Ponownie odlicz do pięciu. Powróć do pozycji „zegara”, odczekaj i opuść ręce do boków. To proste „przeciąganie” bardzo dobrze relaksuje kręgosłup po wielogodzinnej pracy przy biurku. ĆWICZENIE 3. Usiądź na krześle w pozycji podobnej do poprzedniego ćwiczenia. Unieś lewe ramię maksymalnie do góry (nie podnosząc ręki), jednocześnie opuszczając w dół prawą część ciała. Poczekaj kilka sekund i powtórz ćwiczenie na drugą stronę ciała. Następnie opuść ramiona w dół i zgarb się, przyjmując pozycję na kształt kociego grzbietu. Na koniec odchyl głowę w tył, wyprężając klatkę piersiową do przodu. Technika ta znacząco odciąża środkowy odcinek kręgosłupa. ĆWICZENIE 4. Wstań, przeciągnij się mocno, utrzymując ręce w górze. Następnie pozwól swobodnie opaść górnej części ciała w dół, chowając głowę w ramionach ułożonych równolegle do nóg. Wytrwaj w tej pozycji kilkanaście sekund. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 53 Uwaga: To ćwiczenie należy wykonywać ze szczególną ostrożnością – u pewnych osób może wywołać zawroty głowy. Działa odprężająco i rozciągająco na środkowy oraz lędźwiowy odcinek kręgosłupa. Jeśli masz taką możliwość, pozwól sobie na nieco bardziej zaawansowane ćwiczenia fizyczne. Nie musi to oznaczać dwóch godzin dziennie spędzonych na siłowni. Wystarczy, że rozpoczniesz dzień seansem na basenie lub zakończysz półgodzinną bieżnią. Choć do ćwiczeń trudno się zmusić, niewiele jest równie skutecznych metod redukcji stresu, jak prosta i regularna aktywność fizyczna. ĆWICZENIE: LICZ DO 10 To chyba jedna z najpopularniejszych metod kontroli emocji. Gdy poczujesz nagłe napięcie, złość lub strach – policz powoli od tyłu do 10. Możesz to zrobić na głos lub w myślach. Powtarzaj każdą kolejną cyfrę możliwie wolno, ze skupieniem. Liczenie pozwala na chwilę odciążyć myśli od trapiącego nas problemu. Daje to umysłowi czas na oswojenie się z sytuacją i wypracowanie rozsądnego rozwiązania. Zapobiega też pierwszemu wybuchowi gniewu lub lęku, który zazwyczaj przewyższa obiektywną skalę problemu. ĆWICZENIE: MEDYTUJ Brzmi poważnie, a chodzi o nic innego, jak niewielkie oddalenie się od otaczających nas problemów. Medytacja nie jest ucieczką – jest akceptacją wszystkiego, co dzieje się dookoła, pogodzeniem się z tym, że właśnie tak skonstruowany jest świat. Co więcej – medytacja wcale nie jest trudna! Usiądź wygodnie po turecku (na podłodze lub na krześle), połóż dłonie na kolanach, wyprostuj kręgosłup, rozluźnij ramiona i brzuch. Przymknij oczy i oddychaj głęboko, powoli. Nie odpychaj myśli, które nasuwają się jedna po drugiej, nie próbuj ich ignorować, ale jednocześnie nie przywiązuj się do żadnej z nich. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 54 Pozwól, aby przepływały przez Twój umysł swobodnie, pogódź się z tym, że są. Nie oceniaj, nie wartościuj – z łatwością przyjmuj wszystko, co przychodzi Ci na myśl i z równą łatwością pozwalaj temu odpłynąć. Z czasem atakujących Cię myśli będzie coraz mniej, aż osiągniesz wewnętrzny spokój połączony z głęboką samoświadomością. Na medytację możesz pozwolić sobie w przerwie w biurze (jeśli posiadasz osobny pokój – niezbędna jest cisza) lub wieczorem, przed snem. Nawet 15 minut wystarczy, aby w dużej mierze zredukować ogarniający nas lęk i nabrać sił na kolejne wyzwania. ĆWICZENIE: BAW SIĘ PIŁKĄ TENISOWĄ To proste narzędzie daje ogrom możliwości rozładowania napięcia. Jeśli jesteś naprawdę spięty lub zdenerwowany, odbijaj piłeczkę mocno od podłogi, tak aby następnie uderzyła w ścianę i powróciła do Twoich rąk. Powtórz ćwiczenie kilkanaście razy, używając do łapania piłki zarówno prawej, jak i lewej dłoni. Stosując to proste, fizyczne ćwiczenie, nie tylko dasz upust kumulującej się w Tobie energii, ale też odciążysz umysł od zbyt intensywnego rozpamiętywania problemu. Fizyczne ćwiczenia przyczyniają się też do wydzielania serotoniny, która przeciwdziała depresji i motywuje nas do stawiania czoła wyzwaniom. Kolejnym ćwiczeniem Wywoływany w ten jest przesuwanie sposób nacisk piłeczki działa po jak podłodze refleksologia, gołą stopą. pobudzając funkcjonowanie wielu organów wewnętrznych i rozluźniając ciało. ĆWICZENIE: KRZYCZ Oczywiście nie na innych, tylko na zewnątrz siebie. Gdy czujesz nieustanne napięcie, wściekłość lub gniew, pojedź nad jezioro lub do lasu i wykrzycz je z siebie ile sił w płucach. Krzyk wywołuje nagłe uwolnienie emocji, co może skończyć się nawet niekontrolowanym płaczem. Nie wstydź się tego. Masz prawo do wykrzyczenia swojego stresu, tak samo jak do śmiechu ze szczęścia. Lepiej pozbyć się napięcia, krzycząc w przestrzeń, niż trzymać je głęboko w sobie i pozwalać, by niszczyło Cię od środka. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 55 Metoda relaksacyjna pozwalająca opanować negatywne myśli Każdy z nas to zna: dostajemy od szefa niewykonalne zadanie, ktoś nie dostarcza nam informacji niezbędnych do powodzenia naszego projektu, nie możemy dogadać się z podwładnym. W takich sytuacjach z trudem radzimy sobie z masą negatywnych myśli, z których większość brzmi: Nie dam rady...; Jak on mógł...; Mam tego dosyć. Poniżej podpowiadam, jak w takich sytuacjach odzyskać równowagę umysłu, stosując proste ćwiczenie nazywane techniką relaksacji w 90 sekund. Siedząc na krześle, weź głęboki wdech i zatrzymaj go na kilka sekund. Zepnij całe swoje ciało razem, poczuj się ciężki jak skała, „gotowy”. Teraz wypuść powietrze z płuc i dla odmiany poczuj się lekki jak piórko, „wycofany”. Powtórz to ćwiczenie kilka razy. Dzięki tej prostej metodzie następuje niemal natychmiastowe odblokowanie tych mechanizmów umysłu, które są odpowiedzialne za uczucie stresu i negatywne myśli. To zaskakujące, ale po 90 sekundach powinieneś odczuć wyraźną różnicę w podejściu do napotkanego problemu. Techniki afirmacji i autosugestii Czy często zdarza Ci się, że Twój współpracownik, przełożony lub podwładny piętrzy problemy związane z wykonaniem jakiegoś zdania, zamiast po prostu uwierzyć, że może się udać? Pozytywne nastawienie do pracy jest wszystkim – uruchamia mechanizmy walki z nadchodzącymi problemami, dodaje sił i motywacji. To z kolei ma istotny wpływ na poziom odczuwanego stresu – im mniej wierzymy, że się uda, tym bardziej boimy się ryzyka niepowodzenia. I co więcej – zazwyczaj tak właśnie się dzieje. Nazywa się to mechanizmem samospełniającej się przepowiedni. Aby podnieść wiarę w powodzenie zadania – u siebie samego lub innych – warto nauczyć się stosowania technik afirmacji. Afirmacja polega na wielokrotnym powtarzaniu różnego rodzaju pozytywnych stwierdzeń, które z czasem stają się swego rodzaju mantrą dla wykonującego zadanie i ułatwiają jego realizację. Poniżej kilka przykładów: ■ Jestem zdolnym, doświadczonym pracownikiem/menedżerem i dlatego będę umiał sobie z tym poradzić. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 56 ■ Nie takie trudności udało mi się wcześniej pokonać. Uda się i tym razem. ■ Rok temu, gdy wykonywałem zadanie X, również myślałem, że to niemożliwe. A jednak udało się! ■ Co nas nie zabije, to nas wzmocni. To zadanie to wyzwanie, ale dzięki niemu dużo się nauczę i będę odporny na wiele przyszłych trudności. Technika afirmacji może zostać wzmocniona pozytywną autosugestią. Oto przykładowe ćwiczenie: Wyobraź sobie, co stanie się, gdy uda Ci się pozytywnie zrealizować zadanie, np. trudną prezentację przed zarządem firmy. Zwizualizuj sobie tę sytuację ze wszystkimi detalami – gdzie stoisz, kto jest obecny na sali, co mówisz, jakie padają pytania. Wyobraź sobie, że przecież wiesz, co chcesz powiedzieć i wierzysz w to. Zobacz, jaki jesteś pewny siebie, precyzyjny, kompetentny w zakresie treści, którą prezentujesz. Zobacz uśmiechy na twarzach uczestników, wyobraź sobie, jak Twój szef po spotkaniu ściska Twoją dłoń i przekazuje Ci wyrazy swojego uznania, jak mówi: Sam nie zrobiłbym tego lepiej. Powyższe ćwiczenie z pewnością nie zastąpi dobrego, merytorycznego przygotowania. Jednak po jego wykonaniu z pewnością łatwiej będzie Ci ograniczyć lęk i obawy związane z wykonaniem zadania i dzięki pozytywnemu nastawieniu zwiększysz swoje szanse na sukces. Technikę afirmacji stosują mieszkańcy Dalekiego Wschodu, a także wielu sportowców, którzy wyobrażają sobie moment osiągania upragnionego wyniku. Stosowana przez wiele lat przynosi zaskakująco pozytywne rezultaty. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 57 6.4. Techniki kontroli emocji jako pierwsza pomoc w każdej stresowej sytuacji Czy chciałbyś wybierać sobie nastrój na dany dzień, tak jak wybierasz z szaf ubrania? Czy to możliwe, że istnieją techniki, dzięki którym w każdej chwili będziesz kontrolować swój stan emocjonalny? Niestety – na razie nie jest to możliwe. Możesz jednak nauczyć się do pewnego stopnia wpływać na swoje nastroje, kreować je. Możliwe jest, na przykład, wyrwanie się z twórczego impasu, sztucznie wywołując w sobie kreatywną energię. Istnieją też sposoby, aby pozbyć się strachu przed nadchodzącym, trudnym wydarzeniem. Nie jest niemożliwe także pozbycie się traumy związanej z przykrym wspomnieniem. Sądzisz, że potrzeba do tego pomocy psychoanalityka lub hipnotyzera? Niekoniecznie. Sam możesz nauczyć się stosować niektóre najprostsze techniki kontroli emocji. Po co miałbym stosować techniki kontroli emocji Jesteś w błędzie, jeśli sądzisz, że techniki te są odpowiednie przede wszystkim dla osób, które mają emocjonalne problemy: labilność, stany lękowe, wybuchowość. Nie tylko ludzie szczególnie wrażliwi emocjonalnie, ale my wszyscy ciągle jesteśmy poddawani sytuacjom, które indukują stany napięcia, a często silny stres. Jak powszechnie wiadomo, kiedy stres ma charakter chroniczny, prowadzi do wycieńczenia psychofizycznego, a przez to do chorób psychosomatycznych. Niektóre z nich są niezwykle groźne. W dzisiejszym trybie życia i pracy nie jesteśmy jednak w stanie panować nad stresorami. Będą one pojawiać się w naszym otoczeniu bez względu na to, czy tego chcemy, czy nie. Pomyśl, ile irytujących chwil przeżyłeś w ciągu ostatniej doby. Mandat, kłótnia z partnerem czy nawet czekanie w kolejce do kasy – to elementy naszej codzienności. Ich wyeliminować się nie da, ale co, jeśli powiem, ze da się zmniejszyć lub wyeliminować irytację, którą wywołują? Zainteresowany? Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 58 Uwierz, że się da Większość ludzi sceptycznie podchodzi do możliwości zastosowania w codziennym życiu tego typu technik. Nie wierzą, że mogą sami je stosować. Wydaje im się, że to wymaga specjalistycznej wiedzy i przygotowania. Może będziesz zaskoczony, ale przygotowanie masz od urodzenia. Oznacza to, że już w tej chwili dysponujesz narzędziami niezbędnymi do przeprowadzenia z sukcesem tych metod. Jak powstają emocje Pewnie dotychczas sądziłeś, że emocje powstają w wyniku bodźców zewnętrznych. To oczywiście prawda. Niemniej jednak możliwe jest także wywoływanie ich bez udziału bodźca. Jak to się dzieje? 1) Jesteś w stanie zobaczyć w wyobraźni dowolny obraz. 2) Jesteś w stanie usłyszeć w wyobraźni dowolny dźwięk. 3) Możesz odtwarzać w wyobraźni także inne wrażenia zmysłowe, np. zapach, chłód itd. Skąd wiem, że potrafisz zrobić te wszystkie rzeczy? To proste – każdy potrafi. A przynajmniej większość ludzi. Nie wierzysz? To zrób ze mną małe ćwiczenie: ■ Zamknij oczy i znajdź wygodną pozycję. ■ Postaraj się odciąć od siebie bliskie źródła dźwięku, np. wyłącz TV lub radio. ■ A teraz wyobraź sobie swoją babcię. Prawda, że się udało? Naprawdę ją zobaczyłeś! Będziemy to ćwiczenie potem rozwijać. Na razie zauważ, że obraz, który wykreowałeś w swojej głowie, odznacza się: ■ pewnym położeniem względem Ciebie, odległością, ■ położeniem (centralne, na lewo, na prawo, górne, dolne), ■ wielkością (mały, średni, przybliżony), ■ natężeniem kolorów, Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy ■ jasnością, ■ wyraźnością, ostrością (wyraźny lub rozmazany). 59 To, co właśnie opisaliśmy, to tak zwane submodalności wzrokowe. To niełatwa nazwa, ale oznacza po prostu charakterystyki poszczególnych wizji . Poniżej opisuję także, z czego składają się submodalności słuchowe i czuciowe. Submodalności słuchowe: ■ głośność źródła dźwięku, ■ położenie źródła dźwięku (w głowie, w brzuchu), ■ odległość źródła dźwięku, ■ głos/inny dźwięk, ■ szybkość dźwięku (wolniej niż w rzeczywistości/tak samo jak w rzeczywistości/ szybciej niż w rzeczywistości), ■ zniekształcenia (stłumienie, echo itd.) Submodalności czuciowe (tzw. kinestetyczne): ■ położenie odczucia (np. twarz, noga, ramię, brzuch), ■ rozległość odczucia, ■ czas oddziaływania odczucia, ■ wilgotność odczucia, ■ temperatura odczucia, ■ intensywność odczucia, W niektórych technikach prosi się o tak zwane wzmocnienie submodalności, co oznacza wzmocnienie, wyostrzenie tych wrażeń. Wzmocniona submodalność prowadzi w następnym kroku do zwiększenia ładunku emocjonalnego, a to konieczne przy zastosowaniu technik kontroli. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 60 Wywoływanie pożądanych stanów emocjonalnych Przed wszystkim musisz świadomie wybrać emocję, którą pragniesz w sobie wywołać. Bądź precyzyjny. Może ma być to odprężenie, a może stan automotywacji? Wybór należy do Ciebie. W kolejnym kroku sięgnij pamięcią do momentu, w którym ostatni raz odczuwałeś tę emocję. Nie możesz znaleźć w ostatnim okresie? Kop dalej. Kiedy już znajdziesz, wywołaj obraz tamtego wspomnienia, a potem wzmocnij jego submodalność – powiększ, rozjaśnij, wyostrz i dodaj kolory. Kiedy Ci się to uda, dodaj ruch. Jeśli już to zrobiłeś, umieść w tej wizji również dźwięki, a potem wzmocnij ich submodalność. Jeśli Ci się udało – wywołałeś w sobie stan emocjonalny i od teraz będziesz mógł robić to, kiedy tylko zechcesz. Kotwica Kotwice to bodźce, które „odpalają” stany emocjonalne. Zapewne wiele razy byłeś poddawany działaniu kotwic, z tym, że tych nieświadomych. Oznacza to, że nie zdawałeś sobie sprawy z istnienia kotwicy, a w momencie jej wystąpienia po prostu poddałeś się jej działaniu. Czy nie zamarłeś kiedyś na dźwięk pewnej dawno niesłyszanej piosenki, która od razu przeniosła Cię w określony stan? Czy nie spojrzałeś kiedyś na przedmiot przywieziony z wakacji i nie uśmiechnąłeś się w duchu, bo w Twojej głowie natychmiast pojawiły się obrazy tamtych dni? Tak? No właśnie! Tylko pomyśl, że istnieją także tak zwane świadome kotwice, i że dzięki nim będziesz mógł osiągnąć pożądany stan właściwie na zawołanie. Przede wszystkim wywołaj najpierw, tak jak poprowadzi Cię instrukcja powyżej, stan emocjonalny, który pragniesz zakotwiczyć. Kiedy stan będzie najbardziej intensywny, użyj bodźca, którego wybrałeś na swoją kotwicę. Pamiętaj, że bodziec powinien być charakterystyczny, ale także łatwy do zastosowania nawet wtedy, kiedy wokół Ciebie będą inni ludzie. Możesz np. użyć kasztana, którego potrzesz w dłoni. Nada się także np. woreczek aromatyzowany lawendą, który będziesz wąchał. Możesz także wybrać jakąś z dziecięcych zabawek – lalkę, misia, autko. Jeśli wybierzesz pluszowego misia jako kotwicę poczucia bezpieczeństwa, przytul go mocno w momencie, kiedy poczujesz, że udało Ci się wywołać w sobie ten właśnie stan. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 61 Następnie, po dłuższej chwili przerwij tę wizję i skieruj myśli na coś zupełnie innego. Po jakimś czasie spróbuj za pomocą kotwicy wywołać z powrotem te same emocje. ĆWICZENIE: TECHNIKI KONTROLI EMOCJI – RELAKS, ODPRĘŻENIE, REGENERACJA 1) Zastanów się, kiedy ostatnio czułeś się prawdziwie zrelaksowany, odrzuciłeś wszelkie problemy i troski, odprężyłeś się. Daj sobie chwilę na poszukanie w pamięci tej chwili, w której Twój poziom relaksu był naprawdę wysoki. 2) Zwizualizuj sobie teraz miejsce, w którym się wtedy znajdowałeś. Czy były to wakacje? Leżak, plaża? A może jogging w pięknej scenerii? SPA albo jeszcze inna sytuacja? Przywołaj obraz swojego ówczesnego otoczenia. Kawałek po kawałku kompletuj to wspomnienie. Ludzie, obrazy, kolory, szczegóły… 3) Spójrz teraz na siebie w tamtej chwili. Ale nie własnymi oczami, ale jakby z zewnątrz ciała. Obserwuj siebie przez chwilę. Co właśnie robisz? Leżysz? Masz oczy zamknięte czy otwarte? W jakiej jesteś pozycji? 4) Postaraj się teraz ułożyć swoje ciało w podobnej pozycji, w jakiej znajdowało się wtedy. Na brzuchu, a może na plecach? Jeśli możesz, znajdź tamto relaksujące położenie. 5) Pozostań chwilę w skupieniu, uporządkuj sobie ten obraz, wzmocnij jego wyraz. Postaraj się go jak najbardziej wyostrzyć i pokolorować. Utrzymaj ten stan przez kilka sekund. 6) Jeśli jesteś gotowy, postaraj się teraz uruchomić pozostałe wspomnienia zmysłowe. Dodaj do obrazu dźwięk. Daj sobie moment, żeby go sprecyzować, podgłośnić. Masz już? Spróbuj zatem jeszcze przypomnieć sobie, jakie zapachy Ci wtedy towarzyszyły. 7) Pozostań przez kilka sekund w tym stanie. Wzmacniaj i wyostrzaj tę wizję. Poczuj się, jakbyś był częścią tego obrazu. Jakby dział się tu i teraz. Czy czujesz już odprężenie, jakie przepływa przez Twój umysł i ciało? Pozostań w tym stanie tak długo, jak potrzebujesz. 8) Otwórz oczy i spójrz na wszystko z dystansem, jaki wtedy czułeś. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy ĆWICZENIE: WYKORZYSTANIE TECHNIKI KOTWICY DO 62 WYWOŁYWANIA STANÓW EMOCJONALNYCH 1) Zdefiniuj, jaki stan chciałbyś zakotwiczyć. Nazwij ten stan emocjonalny. 2) Przywołaj w pamięci sytuację, w której doświadczyłeś tego stanu emocjonalnego. 3) Stwórz w wyobraźni obraz tej sytuacji. Dźwięki, kolory, zapachy – niech staną się wyraźne. 4) Daj sobie chwilę, aby ten obraz wzmocnić, wyostrzyć, powiększyć, ustabilizować. 5) W momencie, kiedy poczujesz szczytowy moment wywoływanego przez siebie stanu, a jego energia będzie przenikać Twój umysł i ciało – wybierz i zastosuj bodziec, który od tej chwili będziesz wykorzystywał, aby ten stan przywołać. Możesz powąchać jakiś konkretny zapach, przytulić coś do twarzy czy szyi – bodziec wybierasz dowolnie. Musi być jednak unikalny, dokładnie dobrany do tego stanu i jednocześnie łatwy do zastosowania w każdej sytuacji. 6) Trwaj w kontakcie z bodźcem przez pewien czas, aż poczujesz, że jest on już zakotwiczony w Twoim umyśle. 7) Przerwij teraz wizję i pomyśl o czymś zupełnie przyziemnym. 8) Postaraj się powrócić do poprzedniego stanu, wykorzystując swoją nową kotwicę. Daj sobie na to kilkadziesiąt sekund. Jeśli Ci się nie uda, powtórz procedurę, starając się wzmocnić obrazy. Daj sobie też więcej czasu niż poprzednim razem. 9) Teraz możesz niemal w każdej sytuacji sięgnąć po i „zakotwiczyć się” w wybranym przez siebie stanie. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż swoją kotwicę e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 63 7. Równowaga między czasem wolnym a pracą (ćwiczenia i przykłady) Zarządzanie czasem w życiu prywatnym jest znacznie trudniejsze niż robienie tego samego w pracy. Nikt nie patrzy Ci na ręce, nikt nie dokonuje okresowej oceny dokonań, nikt nie weryfikuje osiągniętych wyników. Jeszcze tego by brakowało – pomyślisz. Nie dość, że w pracy jestem ciągle kontrolowany, to jeszcze miałbym być w wolnym czasie. No cóż. Pomyśl o tym inaczej. Gdybyś miał Szefa Czasu Wolnego, z pewnością osiągnąłbyś już znaczenie więcej celów prywatnych. Może przypilnowałby Cię, żebyś zapisał się na hiszpański, który zawsze chciałeś umieć? Pewnie przymusiłby Cię do wizyt na siłowni i nakazał wybrać się od czasu do czasu na jakąś dobrą wystawę. Wprawdzie w danej chwili byłbyś wielce nieszczęśliwy, ale długookresowo musiałbyś przyznać, że jesteś zadowolony z wyników. Niektórzy ludzie potrafią zarządzać sobą sami. Potrafią narzucać sobie pewną rutynę, nie uginają się pod zwykłym „dzisiaj mi się nie chce”. Inni marnują miesiące, a potem lata po to, by na pewnym etapie powiedzieć sobie rozgrzeszające „teraz i tak jest już za późno”. Jeśli należysz do tej drugiej grupy (a skoro czytasz tego e-booka, to obawiam się, że tak jest), musisz nauczyć się stosować zasady zarządzania czasem także w sferze prywatnej: 1) Określ jasno swoje najważniejsze życiowe cele. 2) Utwórz hierarchię tych celów. 3) Rozbij cele na zadania. 4) Planuj czas przede wszystkim zadaniami priorytetowymi. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 64 ĆWICZENIE Opisz zwięźle, ale dobitnie, każdy ze swoich osobistych celów Nadaj swoim celom priorytet A, B lub C Przykład: Do końca B roku nauczę się grać na fortepianie. W tym celu będę chodził na zajęcia dwa razy w tygodniu, w poniedziałki i czwartki po pracy, na półtorej godziny Opisz zmiany, które będziesz musiał wprowadzić w swoim obecnym trybie życia, aby móc zrealizować ten cel Kto i jak może mi pomóc w realizacji tego celu? Przykład: Będę musiał wychodzić wcześniej do pracy, aby zawsze móc wyjść punktualnie i dojechać na zajęcia. Będę musiał jeść obiad w pracy, bo potem nie zdążę niczego przekąsić aż do wieczora Przykład: Poproszę Miłkę, żeby regularnie mobilizowała mnie do ćwiczeń, nawet, jeśli nie będę miał na nie ochoty Jeśli już uda Ci się zdecydować, co jest dla Ciebie ważne i do czego chciałbyś dążyć, znajdź na to miejsce w harmonogramie, wpisz to w kalendarz, zaplanuj. Nie masz pojęcia, jak stymulująco to na Ciebie podziała. Znałam osobę, która powtarzała bezustannie, że musi kiedyś zobaczyć Rzym. Mówiła o tym co najmniej jak o wycieczce na Księżyc: Pewnego dnia, zobaczycie… Kiedyś, kiedy byłam z nią na spotkaniu, znów wspomniała, że ma ochotę się oderwać i pojechać do tego Rzymu. Postanowiłam trochę jej pomóc i pokazać, że realizacja tego celu nie jest wcale trudna. Najpierw ustaliłam, który miesiąc ma najluźniejszy w pracy, potem on-line zarezerwowałyśmy bilety lotnicze dla niej i jej męża. Następnie hotel. Całość zajęła 20 minut. Byłoby jeszcze mniej, gdyby nie jej ciągłe marudzenie, że ona nie jest pewna, czy może, czy mąż będzie mógł, czy nie wypadnie coś w pracy i czy będzie pogoda… Nie ma to jak narzucić samemu sobie czterdzieści blokad na realizację celu. Oczywiście pojechała do Rzymu, zrozumiała, że mogła to zrobić już dawno i żałowała, że tak się z tym ociągała. Teraz co pół roku odwiedza jakieś miasto ze swojej nowo powstałej Listy Miejsc do Zobaczenie przez Czterdziestką. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 10 65 POMYSŁÓW, JAK ZAOSZCZĘDZIĆ TROCHĘ PRYWATNEGO CZASU 1) 2) Gotuj na zapas i zamrażaj jedzenie – nie będziesz musiał codziennie: a) robić zakupów na obiad, b) gotować, c) zmywać. Konsoliduj obowiązki. Jeśli jedziesz do jakiejś części miasta, pomyśl, co innego mógłbyś tam przy okazji załatwić. 3) Zredukuj oglądanie telewizji. Nie tylko zyskasz czas, ale oczyścisz głowę z nadmiaru informacji. 4) Rób zakupy przez Internet. Wiele sieci proponuje już zakupy on-line. Nie wychodząc z domu, możesz wybrać niezbędne produkty, a zapłacisz przy odbiorze. Oszczędzasz: a) czas na szykowanie się do sklepu (przecież nie pójdziesz w dresie), b) czas na dojazd do sklepu, c) czas na znalezienie miejsca parkingowego przed sklepem, d) czas na znalezienie wszystkiego, czego Ci potrzeba, e) czas zmarnowany w kolejce do kasy, f) czas dojazdu do domu i wniesienia zakupów. Dodatkowo nie zmęczysz się, nie zirytujesz w kolejkach, nie nadźwigasz. Czego chcieć więcej? 5) Podnajmuj ludzi do robienia rzeczy, które zajmują za dużo czasu – sprzątania, prasowania, napraw – jeśli tylko Cię na to stać. 6) Nie surfuj po Internecie, przeglądając bezmyślnie mało inteligentne strony prezentujące niewybredne zdjęcia i filmy. Nie tylko tracisz czas, ale też cofasz się w rozwoju. 7) Nie graj w gry komputerowe – to kieruję zwłaszcza do facetów. Gdyby nie gry, mielibyście czas na siłownię, rower, kino i fryzjera. 8) Rób plan popołudnia i weekendu – ucieszysz się, jak zobaczysz, ile można w nich zmieścić ciekawych rzeczy. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż e-book: 15 ćwiczeń zarządzania czasem Praktyczne narzędzia do wykorzystania dla każdego stanowiska pracy 9) 66 Nie podejmuj zobowiązań. Wiele osób ma skłonność do angażowania się w życie rodziny i przyjaciół, podczas gdy sami nie mają chwili dla siebie. Mama chce wydać imieniny i próbuje namówić Cię do upieczenia ciasta – nie daj się. Koleżanka będzie w weekend przejazdem w mieście i planuje zwalić Ci się na głowę – wykręć się. Oczywiście dotyczy to tylko tych osób, które naprawdę cierpią na deficyty czasowe. Jeśli masz i czas, i chęci, angażuj się, w co tylko chcesz. 10) Buduj swoją energię – zdrowe odżywianie i wysiłek fizyczny. Kropka. Księgarnia dla fachowców z e-bookami z wielu branż

zadanie 15 ćwiczeń zarządzania czasem

Related documents

Products

Support

zadanie 15 ćwiczeń zarządzania czasem

Related documents

Add this document to collection(s)

Add this document to saved

Suggest us how to improve StudyLib