BENCHMARKING Y KPI’S (Que es el benchmarking y los kpi’s, la estructuración de los objetivos a través de kpi’s y benchmarking, conclusiones y recomendaciones) BENCHMARKING El benchmarking se puede definir como una herramienta de administración ya que llega a proporcionar un enfoque disciplinario y lógico para comprender y evaluar de manera objetiva las fortalezas y debilidades de una compañía, esto nos da a entender que constituye el ímpetu para el desarrollo, aplicación y actualización de los planes de acción específicos que mejorarán su desempeño. Para el proceso de benchmarking se clasifica comúnmente en tres tipos: Interno, el cual es cuando se descubren las mejores prácticas de manera interna, identificar las mejores prácticas comerciales internas es, no obstante un punto de partida excelente, además se lleva a cabo dentro de la misma empresa, se suele llevar a cabo en empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos o también con grupos empresariales que están formados por varias empresas; también tenemos el benchmarking competitivo el cual es el más sencillo de entender para la sociedad debido que se enfoca hacia los productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos, este tipo de benchmarking es el más difícil ya que las compañías objetivo normalmente no están interesadas en ayudar al equipo de benchmarking; finalmente tenemos al benchmarking funcional o genérico, el cual se orienta hacia los productos, servicios y procesos de trabajo. Sin embargo, las organizaciones comparadas pueden o no ser competidores directos. Sin embargo también se puede clasificar al benchmarking por sus características de desempeño, estratégico y de procesos. Las etapas del benchmarking se pueden definir como: - Planificación: El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se va realizar. En esta etapa hemos de responder a tres preguntas: ¿Qué quiero medir? Toda investigación tiene que tener un porqué, ¿A quién voy a medir? Para responder a esta segunda pregunta hemos de plantearnos qué tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o funcional. Una vez hayamos tomado la decisión sabremos si nos compararemos con un departamento propio o con una empresa de dentro o fuera del sector y ¿Cómo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo de trabajo para que sea responsable de la organización y de la dirección del mismo. - Datos: La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking, de ello dependerá en gran medida el éxito o el fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de diferentes fuentes: interna, asociaciones profesionales o investigaciones propias entre otras. - Análisis: Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los elementos que causan las diferencias entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para poder identificar las oportunidades de mejora. - Acción: Después de analizar la información y de lograr identificar los mejores aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia para adaptarlos a nuestra empresa pero siempre añadiendo alguna mejora o alguna ventaja que le aporte valor a nuestros clientes. - Seguimiento y mejora: En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información destacada del proceso. Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores. Un ejemplo de benchmarking es protagonizado por Starbucks. La inestabilidad económica y la apuesta por potenciar las ventas de café por parte de empresas de fast food como McDonalds, han hecho que Starbucks haya iniciado un proceso de benchmarking. Los beneficios del benchmarking en tu estrategia de marketing son: Mejora tu posicionamiento en buscadores (SEO) Con un análisis de la competencia conoces las palabras clave con las que ellos se posicionan. Comprueba cuáles son las tuyas y mira si puedes mejorar tu resultado en las SERPS. Aumenta el conocimiento de tu target ya que el benchmarking de la competencia arroja un público objetivo que tenéis en común. Si observas y analizas qué relación se establece entre ellos, podrás mejorar el engagement actual que tu marca tiene con vuestros usuarios. Implementa mejoras en tu estrategia de marketing ya que te obliga a repasar esa planificación estratégica que quizá ya tenías definida. Te ayuda a detectar los puntos débiles de vuestros procedimientos y exige una mejora que permite a la marca liderar el mercado. Además que te permite conocer a tus competidores, un análisis de la competencia hace que conozcas a quién te enfrentas, que sepas sus recursos, sus armas. KPI’S Los Kpi’s, siglas en inglés, de Key Performance Indicator, cuyo significado en castellano vendría a ser Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño, hace referencia a una serie de métricas que se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se lleven a cabo en un negocio con el fin de poder tomar decisiones y determinar aquellas que han sido más efectivas a la hora de cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto concreto. También son conocidos como indicadores de calidad o indicadores clave de negocio que pueden ser utilizados y aplicables en cualquier área de negocio y sector productivo, aunque son utilizados de una forma muy habitual en el marketing online. Los KPI son utilizados por diversas ventajas ya que te permiten obtener información valiosa y útil, nos permite medir determinadas variables y resultados a partir de dicha información, además de analizar la información y efectos de unas determinadas estrategias (así como las tareas que se utilizaron para llevar a cabo las mismas), también nos deja comparar la información y determinar las estrategias y tareas efectivas para llegar a tomar las decisiones oportunas. También se puede llegar a realizar notorias diferencias, entre las métricas y kpi’s aunque ambos están relacionados con la planificación empresarial estratégica, uno es la base del otro, es decir que las métricas se utilizan para estructurar los KPI, ya que la métrica es información numérica, mientras que el KPI utiliza esta medida, hasta entonces en “estado bruto”, para medir los resultados de la empresa, como por ejemplo la tasa de clics en el sitio web: La métrica es el número de clics brutos en el sitio web de la empresa. El indicador puede medir el porcentaje de aumento de clics en un período de tiempo determinado y qué tasa se convirtió en ventas, o también nos podemos dar cuenta a través de el número de empleados: Si bien la métrica dice que la empresa tiene 100 empleados, el KPI puede medir cuánto pueden producir estas personas en ciertas horas. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Actualmente, el uso de kpi’s mejoran en gran medida junto a las nuevas tecnologías de la información que son las más usadas hoy en dia (Big Data: bases de datos, sistemas de automatización y computarización de datos, etc.), ofrecen frente a los canales tradicionales en los que la cuantificación de determinadas cuestiones es aburrida y complicada, una medición mucho más sencilla, objetiva y fiable que incluso llega a ser más didáctica. Personalmente, el uso de los kpis nos permite conocer con exactitud lo que realmente está pasando en la empresa, solo se necesitan unos pocos KPI para medir la salud financiera y operativa de tu empresa, ademas que pienso que podría facilitar la medición de progresos, para ver si realmente la empresa está logrando los objetivos estratégicos establecidos por la alta dirección, además que hoy en dia es muy importante medir la productividad de los trabajadores, con los kpis podrían ser como por ejemplo: las horas trabajadas, los ingresos generados, las horas extraordinarias y el estado de finalización del trabajo, es decir que la medición de las horas de trabajo de los empleados puede ayudar a una empresa a comprender cuánto tiempo se necesita para completar los proyectos o si se pagan horas extra por un trabajo menos productivo. En tanto al benchmarking, pienso que es una herramienta imprescindible en el arsenal de cualquier marketer, porque cualquier plan de marketing debería partir de un proceso de benchmarking que nos indique en qué punto estamos y nos oriente sobre los siguientes pasos a tomar, es una herramienta muy útil para cualquier empresa ya que esta empresa podrá tener una visión objetiva, ya que la mayoría de las empresas tienen una idea de cuál es su posicionamiento en el mercado, pero si no está respaldada en métricas y análisis, es posible que esta idea no se ajuste a la realidad o haya quedado desequilibrada, además que mejora la productividad. Las comparativas que se realizan dentro de un benchmark ayudan a identificar posibles debilidades en nuestros procesos internos, que podemos usar como punto de partida para optimizarlos y así mejorar el rendimiento, no obstante esto también permite fomentar una cultura del cambio ya que el benchmarking permite cuestionar todos los aspectos de la empresa comparándolos con otros ejemplos reales, lo que pone de manifiesto todas las posibilidades. En definitiva, se trata de una buena práctica a implementar para que la empresa no deje nunca de evolucionar.
