Chinese Volunteer Leadership Workshop Beijing, China 20 July 2011 Fanny y Su Manager IEEE Asia Pacific Regional Headquarters Section Operational Effectiveness Topics: 1. Geographic Units & their Relationships. 2. Key Section Officers – Roles & Responsibilities. 3. Measured by timely annual reporting 3 - Officer, Meeting activity L31, Financial reporting L50 - Section Rebates 4. Membership Resources and Tools - Resources & Tools - Team Engagement & Collaboration - Member Data & Analysis R7 – 16,955 IEEE Membership By Region 31 December 2010 (4.2%) R1 to 6 – 209,765 R10 – 90,593 , (51 5%) (51.5%) (22.2%) R1 – 36,172 R2 – 32,312 32 312 R3 – 30,928 R4 –23,530 R8 – 73,297 R5 – 29,550 R6 – 57,273 R9 – 16,931 (18.0%) (4.2%) TOTAL MEMBERSHIP – 407,541 Reflecting the global nature of IEEE, R10 and R8 are now the two largest IEEE Regions Total Geographic Organizational Units 31 Dec 2010 Member & Geographic Activities Board 会 员 和 区 域 活 动 委 员 会 Regions (10) 区 域 联 合 会 Areas Sections ((333)) 地 区 分 会 Subsections (50) 支 分 会 Student Branch Affinity Groups (154) 学 生 分 会 关 联 团 体 Chapters (2,050) (2 050) 专 业 委 员 会 Student Branches (1,991) 学 生 分 会 Councils ((18)) Affinity Groups (349) 关 联 团 体 Student Branch Chapters (585) 学 生 分 会 专 业 委 员 会 Region 10 Geographic Units 区 域 十 单 位 31 Dec 2010 Region 10 Councils (6) 区 域 Areas 地 区 联 合 会 Sections (57) Chapters (490) 分 会 专 业 委 员 会 Subsections (21) 支 分 会 St d t Branches Student B h (749) Affi i Groups Affinity G (49) 学 生 分 会 关 联 团 体 Student Branch Affinity Groups (53) 学 生 分 会 关 联 团 体 Student Branch Chapters (98) 学 生 分 会 专 业 委 员 会 China Geographic Units 区 域 十 单 位 31 Dec 2010 Councils (1) 联 合 会 Sections (7) 分 会 Chapters (90) 专 业 委 员 会 Subsections (4) 支 分 会 Student Branches (24) 学 生 分 会 Student Branch Affinity Groups 学 生 分 会 关 联 团 体 Affinity Groups (2) 关 联 团 体 Student Branch Chapters 学 生 分 会 专 业 委 员 会 Sections & Council Formation Dates In China S i Sections G C Geo Code d Formation i Date 1 China Council R0 02 15-Jun-07 2 Beijing R0 02 51 1-Dec-84 3 Chengdu R0 02 06 18-Nov-06 4 Harbin R0 02 08 18-Nov-06 5 Nanjing R0 02 14 14-Feb-07 14 Feb 07 6 Shanghai R0 02 10 18-Nov-06 7 Wuhan R0 02 18 14-Feb-07 8 Xian R0 02 12 18-Nov-06 Subsection Formation Dates In China SubSections b Parent Section Geo Code d Formation Date 1 Guangzhou Subsection Beijing R0 025103 26-Jun-10 2 Shandong Subsection Beijing R0 025101 14-Feb-09 3 Hefei Subsection Nanjing R0 021401 17-Nov-07 4 Zhejiang Subsection Nanjing R0 021403 16-Feb-08 Geographic g p & Technical Unit Relationship Member M b & Geographic G hi Activities Board (MGAB) 会员和区域活动委员会 Technical Activities Board Regions 区 域 Areas 地 区 IEEE Societies Parents - WIE, Consultants, GOLD Consultants 父母-妇女工程师(WIE) ,咨询网络,最后十年 (金)的毕业生 Sections 分 会 Chapters Affinity Groups 专 业 委 员 会 关 联 团 体 Sub Sections Sub-Sections Student Branches Council 支 分 会 学 生 分 会 联 合 会 SB Chapters SB Affinity Groups 学生分会专业委员会 学 生 分 会 关 联 团 体 2. Key Executive Committee Section Officers 关 键 高 级 分 会 委 员 会 名 单 IEEE Center for Leadership Excellence Quick Start for Key Officers in Sections/Subsections/Chapters/SB/Affinity Groups http://ieee-elearning.org/outreach/course/view.php?id=82 Oth TTraining Other i i modules d l tto understand d t d HHow IEEE ffunctions ti and d explain l i many services i it offers. Check it out!!! Section/Subsection Chair - 分 会 主 席 1) Manage operations of the Section - 处 理 分 会 的 操 作 Section /Subsection Vice Chair 分 会 副 主 席 1) Assist Chair in managing operations of the Section 协 助 分 会 主 席 处 理 分 会 的 操 作 Section/Subsection Secretary - 分 会 秘 书 1) Submit Section meeting activity – L31 - 递 交 分 会 会 议 活 动 - L31 2) Check subunits (Subsections, Chapters, Affinity groups) submit reports 检 查 支 单 位 递 交 的 报 告 (支 分 会 、 专 业 委 员 会 , 关 联 团 体) 3) Submit Section/Chapter Officer reporting within 20 days of election or changes online :要 在 分 会 竞 选 或 变 动 的 20 天 内 上 网 递 交 分 会 委 员 会 的 名 单 Section/Subsection Treasurer -分 会 司 库 1) Submit the L50 financial report for Section and subunits (Subsections, Chapters, Affinity Groups) 为 分 会 和 支 分 会 递 交 L50 财 务 报 告 (支 分 会 、 专 业 委 员 会 , 关 联 团 体) 3. Annual Section Reporting - 年 中 分 会 报 告 http://www.ieee.org/societies_communities/geo_activities/required_reporting/index.html Timely reporting of : 1. Current Officers - 现 任 委 员 Submit Officer Confirmation Report electronically 电 子 递 交 现 任 委 员 会 名 单 http://www.ieee.org/societies_communities/geo_activities/required_repor ting/officer_forms.html 2. Meeting Activity - 会 议 活 动 Submit form (L31) electronically - 电 子 递 交 表 格 (L31) http://www.ieee.org/societies_communities/geo_activities/required_repor ting/meeting form.html ting/meeting_form.html 3. Financial Activity - 财 务 活 动 (L50) must be received & approved to qualify for Rebate 要 收 到 (L50) 并 被 批 准 才 可 有 回 扣 的 资 格 http://www.ieee.org/societies_communities/geo_activities/required_repor ting/L50.html Deadline - 18 February 2011 for 10% Bonus 10% 奖 金 期 限 - 星 期 五 , 2008 年 2 月 22 日 - If reporting is on-time & complete by deadline then Section gets 10% bonus - 如 果 分 会 准 时 递 交 报 告 , 可 获 10% 奖 金 - 31 March 2011 is final deadline to submit reporting in order to receive rebate for 2010 activities 2007 活 动 回 扣 期 限 - 2008 年 3 月 31 日 Officer Reporting - 现 任 委 员 Officer Confirmation Offi C fi ti reporting ti online li (login (l i with ith webb account) t) - 委 员 网 上 确 认 报 告 http://www.ieee.org/societies_communities/geo_activities/required_reporting/officer_forms.html Officer eligibility - 委 员 合 格 资 格 except Newsletter Editor and Webmaster - anyone may hold those positions 除 了 时 事 通 讯 编 辑 和 网 络 主 管 - 任 何 人 都 可 担 任 那 些 职 务 http://www.ieee.org/web/geo_activities/rab/scs/volunteer/qualify.html The qualifications to be an IEEE Geographic Unit officer are: 成 为 IEEE 区 域 单 位 的 资 格 是 – IEEE Membership must be current (membership dues must be paid) upon entering office, and must be maintained throughout term of office. IEEE 会 员 一 定 要 是 现 任 会 员 (会 员 费 须 清 付) ,并 且 必 须 维 护 在 任 期 中 Graduate Student Member" Member or above above. Graduate Student Member Member, Member Member, – Membership Grade of "Graduate Senior Member, and Fellow grades qualify; Student and Associate Member grades do not. 会 员 资 格 等 级 “毕 业 学 生 会 员” 或 以 上 --- 毕 业 学 生 会 员 、高 级 会 员 、会 士 。 学 生 会 员 和 会 士 无 资 格 担 任 。 – Membership in the Geographic Unit in which office is to be held. 会 员 一 定 要 是 那 区 域 / 分 会 的 会 员 才 可 当 任 那 分 会 委 员 – Chapter Officers, in addition to the above requirements, must also have and maintain membership in the Chapter Chapter's s Society. Society In the case of JOINT CHAPTERS, CHAPTERS membership in any (1) of the Societies is sufficient. 专 业 委 员 会 委 员 , 除 了 以 上 的 要 求 之 外 , 必 须 也 是 有 现 任 专 业 委 员 会 的 会 员 如 果 是 联 合 专 业 委 员 会 , 其 中 一 个 专 业 委 员 会 的 会 员 就 可 以 了 Officer Terms: Jan-Dec,maximum 2 years with exceptions granted by Region 10 Director 委 员 期 限 : 1 月 到 12 月 , 最 多 两 年 , 除 非 有 Region 10 Director 的 授 予 - Continue Submit officer confirmation report online within 20 days of elections or of a change of officer. 委 员 竞 选 或 委 员 的 变 动 确 认 必 须 在 20 天 内 上 网 报 告 Important: Please be sure to have only ONE person submit the Officer Confirmation report form from your geographic unit. 重 要 : 从 区 域 单 位 只 须 一 个 人 递 交 委 员 报 告 • Section/Subsection Officers - 分 会 / 支 分 会 委 员 Report all officers - 报 告 所 有 的 委 员 • Chapter/Affinity Group Officers - 专 业 委 员 会 / 关 联 团 体 委 员 Need to report only Chair and Treasurer - 只 需 向 主 席 和 司 库 报 告 • You should receive copy of the submitted Officer confirmation report form 您 应 该 收 到 一 份 委 员 确 认 报 告 Any questions should be directed to IEEE MGA Department at: scs-officerreport@ieee.org 如 有 疑 问 ,可 电 子 邮 件 到 scs-officer-report@ieee.org Meeting Activity (L31) 会 议 活 动 Report Meetings Vtools Meetings L31 (login with webaccount) - 电 子 递 交 所 有 的 会 议 报 告 http://www.ieee.org/societies_communities/geo_activities/required_reporting/meeting_form.html • • • Administrative includes - 行 政 包 括 - elections, activity planning - 竞 选 , 活 动 计 划 Technical includes - 技 术 包 括 - distinguished lecture tours, educational talks and seminars of technical nature - 卓 越 巡 回 演 讲 ,技 术 教 育 研 讨 会 Non-technical Non technical includes - 非 技 术 性 包 括 - career development, social activities, award dinners 职 业 培 训 , 社 交 活 动 , “奖” 晚 餐 Reporting R i iis restricted i d to officers ffi reported d online li and d reflected fl d iin the h Geographical Roster Online Tutorial for Vtools.Meetingg L31 Report after each meeting is held. Financial Reporting - L50 财 务 报 告 - L50 http://www.ieee.org/societies_communities/geo_activities/required_reporting/L50.html Treasurer to access L50 form with webaccount. L50 submission is up-loaded online. No longer via mail or email. Step by Step instructions given. Both outgoing & incoming Section Chairs/ Treasurers sign off on annual L-50 fi financial i l report L-50 财 务 报 告 必 附 离 任 和 接 任 的 分 会 主 席 / 司 库 证 签 All Section Chairs and Treasurers are required to complete an IEEE Disclosure Statement andd Principles l of Business Conduct d forms/Conflict / l of Interest (POBC-COI) ( ) 所 有 分 会 主 席 和 司 库 必 需 完 成 IEEE 透 露 报 告 和 原 则 举 办 表 格 In order for a unit to be eligible for the 10% bonus of the total rebate, all required information must be submitted by 18 February 2011. 必 须 在 2008 年 2 月 22 日 递 交 所 有 文 件 , 才 有 资 袼 获 得 10% 奖 金 回 扣 If the information submitted is not complete or contains errors, and if corrections are not submitted within 60 days of a written request, the 10% bonus will be f f it d forfeited. 如 果 递 交 文 件 不 完 正 或 包 含 错 误 , 更 改 文 件 如 不 在 60 天 内 递 交 , 10% 奖 金 将 被 删 除 The written request provided by IEEE will clearly state what action is expected, the date by which it must be submitted and the consequence if not submitted IEEE 会 清 楚 的 陈 述 没 有 准 时 递 交 报 告 的 后 果 - Continue O i i l bbank Original k statements t t t ((not t IEEE CConcentration t ti BBanking ki and d IInvestment t t AAccounts) t ) must t bbe provided 必 须 提 供 原 本 的 银 行 报 告 (IEEE 集 中 银 行 业 务 和 投 资 帐 户 不 需 要 ) Some banking institutions do not provide hard copy of the banking statements statements. 一 些 银 行 结 构 不 提 供 银 行 报 告 的 硬 拷 贝 If your unit is not able to provide the original bank statement with your financial report, please contact us via the email address below. 如 果 您 的 单 位 不 能 提 供 原 本 的 银 行 报 告 , 请 通 过 电 子 邮 件 联 络 Copies of pages with signatures, and additional back up may be faxed to +1 732 463 3653 or p g scanned and emailed to financial-report@ieee.org 副 有 署 名 的 拷 贝 文 件 , 电 传 到 +1 732 463 3653 或 扫 描 和 发 电 子 邮 件 到 financial-report@ieee.org Summary of good Financial management practices 总 结 结:优 优 良 实 践 的 财 务 管 理 Bi-annually: 每 年 两 次: – Review checque register with Section Excom 跟 分 会 回 顾 登 记 的 支 票 Monthly: 每 个 月: – Review accounts – Section Chair and Treasurer 分 会 主 席 和 司 库 回 顾 帐 户 Annually: 每 年 一 次 : – Review & update p bank signature g cards 回 顾 和 更 新 银 行 印 签 卡 – Conduct local Section audit 进 行 分 会 审 计 A i t iin IEEE AAudit dit if requested t d – Assist 如 果 有 需 要 必 须 协 助 IEEE 审 计 Exemption to Signatories, use L50 Financial Report Form 免 除 签 名 , 用 、L50 财 务 报 告 表 格 Consider Concentration Banking program/ custody account 考 虑 集 中 银 行 业 务 节 目 / 委 托 保 管 帐 户 – Easiest way to be compliant with most of the IEEE processes & policies 容 易 的 方 法 是 服 从 大 多 数 IEEE 处 理 和 政 策 2011 SECTION REBATE SCHEDULE FOR 2010 ACTIVITIES 2011 分 会 回 扣 日 程 表 http://www.ieee.org/web/geo_activities/rab/scs/Required_Reporting/rebateschedule.html Rebate schedule based on 31st December membership numbers 回 扣 是 用 12 月 31 日 的 会 员 数 字 – Includes US$2,000 Section Rebate, plus: US$2 000 分 会 回 扣, US$2,000 扣 包 括 : $4 / Fellows & Senior Members - 会 士 和 高 技 级 会 员 $3 / Associate, Member & Students - 准 会 员 和 学 生 会 员 $1.50 / Affiliate - 关 联 会 员 $500 / Active Subsection - 活 跃 的 支 分 会 $200 / Active Chapter or Affinity Group - 活 跃 的 专 业 委 员 会 和 关 联 团 体 New Sections: pro-rated from formation date to 31 Dec 2010 新 分 会 :从 形 成 日 期 按 比 例 分 配 到 2007 年 12 月 31 10% Bonus for reporting on time i.e: 18 February 2011 准 时 递 交 报 告 将 会 获 得 10% 的 奖 金 结 止 日 期 20011年 年 12 月 18 日 ACTIVITY BONUS 活 动 奖 金 a) All Sections reporting 10 meetings or more, at least 5 of which be of a technical nature, shall received an additional US$200 参 预 十 次 会 议 或 以 上 的 分 会 ,至 少 有 五 个 会 议 是 技 术 旬 性 的 ,将 可 获 得 多 US$200 b) All Subsections reporting 10 meetings or more, at least 5 of which be of a technical nature, shall received an additional US$100 参 预 十 次 会 议 或 以 上 的 支 分 会 ,至 少 有 五 个 会 议 是 技 术 旬 性 的 , 将 可 获 得 多 US$100 c) Joint meetings may be counted toward only one unit’s bonus. For example, joint meetings of different Chapters and/or Affinity Groups may not be counted as a meeting for both units. 联 合 会 议 只 计 一 单 位 的 奖 金 例 如 , 不 同 专 业 委 员 会 和 / 或 关 联 团 体 二 合 一 的 会 议 , 不 可 算 是 两 个 会 一 d) All Chapters or Affinity Groups reporting 6 or more meetings of a technical nature shall receive an additional US$75. 参 预 6 次 或 以 上 的 专 业 委 员 会 或 关 联 团 体 , 若 是 有 技 术 性 的 会 议 将 可 获 得 多 US$75 e) Activity bonus 活 动 资 金 不 To qqualify y for 活 动 奖 金 合 funds are excluded from the 10% bonus for timely reporting. 包 括 在 10% 奖 金 Activity y Bonus: Meeting g Reporting p g Bonus deadline: 18 Februaryy 2011 格 : 会 议 报 到 结 止 日 期 是 2011 年 2 月 18 日 MGA Contacts 联 络 Meeting Reports 会 议 报 告 : sec-rebate@ieee.org Officer Reporting 委 员 报 告:scs-officer-report@ieee.org L50 Financial Report 财 务 报 告: 告 financial-report@ieee.org IEEE China Office Lan Wang Email: lan.wang@ieee.org IEEE Asia Pacific Regional Headquarters (located in Singapore) Staff: Fanny Su & Ewell Tan Email: ieeeapo@pacific.net.sg Webpage: http://ewh.ieee.org/ieee/apo/ Geographic Activities Team Cheryl y Sinauskas Director, Geographic Activities Geo Unit Operations - Regulatory - Compliance -Section Operations - Volunteer Training - Processes Geo Unit Administration - Volunteer Inquiries - Section Rebates - Historical Research - Meeting Reports - Recognition Products - Geo Unit Formations Governance - Policy Management - Volunteer Development - MGA Board Operations -Volunteer Recognition - Committee Support 4. IEEE Membership Resources & Tools Resources & Tools Team Engagement & Collaboration Member Data & Analysis Resources & Tools MD Alert Alias “MD-Alert-All” Send and e-mail message to listserv@listserv.ieee.org with a blank ssubject bject line In the body of the message, type in: Subscribe MD MD-ALERT-ALL ALERT ALL MD Webcasts Membership Development Reports MD Kit shipments Miscellaneous MD announcements t Membership Development Web Portal www.ieee.org/md i / d Membership Development Manual ( linked from MD Portal ) The must-have resources for MD officers ffi Summary of duties Membership development guidelines, calendar Correspondence templates Concise list of member benefits How to respond to objections Membership Website & Brochures Professionally developed – Copy writing – Graphic design Integrated into the IEEE brand style-sheet Accentuate benefits and opportunities t iti off membership according to IEEE member research Annual MD Kit Shipment IEEE Section MD Chairs, Student Branches, and Society MD Officers receive a postcard with URL to order Annual 2012 MD kit with 2012 membership materials – shipped in August Membership Development Manual z z z z “Cheat Sheet” – Member Benefits Membership Development Calendar Monthly Checklist Letter Templates Brochures z IEEE membership, Society Membership M b Member-get-a-Member t M b P Program & B Business i C Cards d z Special program fliers z Giveaways z Assorted Promotional Items On-Demand Supply Ordering ( linked from MD Portal ) Membership Presentations ( linked from MD Portal ) Benefits and opportunity focus / emphasis on value Professionally developed – Copy writing – Graphic design Adheres to IEEE branded presentation template Member-get-a-Member Program Resources & Tools Simple Portable Personalized touch Single g cards,, or Averyy formatting for printing on back-side Team Engagement & Collaboration Slide 33 You’re Not in this Alone – Worldwide & Integrated Team Effort Volunteers – Region, Section, Society MD Chairs Members – Participation in the MGM program, or otherwise Staff – MD Staff in partnership with Creative Services, Contact Center, BDRS Staff teams – Always running MD campaigns to help grow membership everywhere MGA MD Staff MGA MD Staff a.hahn@ieee.org c.downer@ieee.org Adrienne Hahn Cathy Downer St ff MGA MD Staff MGA MD Staff Elyn Perez elyn.perez@ieee.org Laura Durrett l.durrett@ieee.org @ g MGA MD Staff Nick Lehotzky n.lehotzky@ieee.org MGA MD Staff Lisa Delvent hal l.delventhal@ieee.o rg Slide 34 Monthly, MD Webcast 3rd Saturday, 10:00am Eastern Runs 60 – 75 minutes Standard format – Preview Topic – Business Cycle Spotlight – Membership Stats & Goals Update – Direction Forward Broadcast over the Internet Questions raised during t ti i Ch presentations via Chatt Open floor questions & answer period MD Virtual Community ( linked from MD Portal ) • Communicate • Collaborate ouse Information o at o • House • Share Practices Slide 36 MD Strategy & Plan Templates 2012 membership year begins in September MD Strategy & Plan template available – Concise and polished presentation of your MD efforts to your executive committees – Available for download in the MD Virtual Community – MD Staff will assist with t ti l guidance id d pulling lli tactical and data trending Early adopters of draft-version off template t l t – IEEE China Office – UKRI Section – Region 1 Web Cast Etiquette: Ask questions using the online chat feature. Technical assistance: web-conf@ieee.org Member Data & Analysis Membership Development Reports Global MD Report w Statistical a a ‘pulse’ pu w Membership Trends w MD Calendar guidance w MD-related announcements,, activities Regional MD Reports w In-depth I d th view i off MD activities ti iti within Region with Section data Society MD Reports w Template developed / available SAMIEEE ( linked from MD Portal ) Volunteer Access to Membership Statistics 4 NEW short Training Modules Need IEEE Web Account Registered Users with Designated Access (officer positions) Membership statistics by Geographical – Region, Region Section Section, Affinity Group Membership statistics by individual Society y Pre-defined queries MD (MD) Folder with related preq defined queries Pre-Defined Queries New members in Past 30 days Members in Arrears Inactive Members Current Student Branches by Section Active Current Members - GOLD Current Society Members by Section with Contact Information Current Society Members with Email who have a specific Technical Interest SAMIEEE / MD Dashboard One-stop interface containing mod le of commonly-queried modules ommonl q e ied member data – Data modules display data corresponding di to t V Volunteer l t access privileges – E.g., New members, members b in arrears Data modules refreshed upon p log-in. 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