الا تلااــصتلال يــلودلا داـتح ماعلا ينملأا نم ةركذم
advertisement
االحتـاد الدولــي لالتصــاالت املؤمتـر العاملـي لتنميـة االتصــاالت لعام 2002 إسطنبول ،تركيا 27 - 18 ،مارس الوثيقـة ِ115-A 6مارس 2002 األصل :ابإلنكليزية 2002 اللجنة 2 االحتاد الدويل لالتصاالت مذكرة من األمني العام اتفاق بني حكومة مجهورية تركيا واألمني العام لالحتاد الدويل لالتصاالت يشرفين أن أعرض على املؤمتر العاملي لتنمية االتصاالت لعام ،2002يف ملحق هذه الوثيقة ،االتفاق املربم بني مجهورية تركيا واألمني العام لالحتاد الدويل لالتصاالت بشأن تنظيم وعقد ومتويل املؤمتر العاملي لتنمية االتصاالت يف إسطنبول. يوشيو أوتسومي األمني العام امللحقات1 : 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 -2CMDT-02/115-A اتفاق بني حكومة مجهورية تركيا و األمني العام لالحتاد الدويل لالتصاالت بشأن تنظيم وعقد ومتويل املؤمتر العاملي لتنمية االتصاالت (إسطنبول)2002 ، 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 -3CMDT-02/115-A الديباجة ابلنظر إىل: ألف أنه طبقاً للقرار ( 77الفقرة )6.1الصادر عن مؤمتر املندوبني املفوضني (مينيابوليس )1998 ،لالحتاد الدويل لالتصاالت (ويسمى هنا "االحتاد") بشأن املؤمترات واجلمعيات املقبلة لالحتاد ،يُعقد املؤمتر العاملي لتنمية االتصاالت (ويسمى هنا "املؤمتر") يف الربع األول من عام 2002؛ ابء أن حكومة مجهورية تركيا (وتسمى هنا "تركيا") دعت االحتاد إىل عقد املؤمتر يف تركيا؛ جيم أن أغلبية الدول األعضاء يف االحتاد اتفقت ،عقب القرار 1184الصادر عن اجمللس ،على املكان والتواريخ املذكورة يف أدانه؛ دال أن القرار 5الصادر عن مؤمتر املندوبني املفوضني (كيوتو )1994 ،ينص على أن الدعوة إىل عقد مؤمتر خارج جنيف ال ينبغي قبوهلا إال إذا وافقت احلكومة املضيفة على دفع املصروفات اإلضافية النامجة عن عقد املؤمتر خارج جنيف؛ هاء القرار ( 83املعدل) الصادر عن اجمللس واملتعلق بتنظيم ومتويل وتصفية حساابت مؤمترات واجتماعات االحتاد؛ املادة 1 أبرمت احلكومة واألمني العام لالحتاد (يسمى هنا "األمني العام") (ويسميان معاً "الطرفان") هذا االتفاق املتعلق بتنظيم وعقد املؤمتر ،وفقاً للشروط املبينة أدانه: املادة 1 مكان وتواريخ املؤمتر 1.1 يعقد املؤمتر يف مركز لطفي كريدار للمؤمترات واملعارض يف مدينة إسطنبول ،تركيا. 2.1 يفتتح املؤمتر رمسياً يوم اإلثنني املوافق 18مارس ،2002وينهي أعماله ،من حيث املبدأ ،يوم األربعاء املوافق 27مارس .2002 3.1 توفر احلكومة األماكن الالزمة ألعمال املؤمتر يف مركز املؤمترات واملعارض أثناء الفرتة من 11إىل 28مارس .2002 املادة 2 الدعوات والقبول 1.2 وفقاً للقرار 304الصادر عن اجمللس ،والذي أكده القرار ،1004تطبق احلكومة على املؤمتر أحكام دستور واتفاقية االحتاد (جنيف، 1992كما عدال يف 1994و( )1998ويسميان هنا "الدستور" و"االتفاقية") بدون حتفظ ابستثناء التحفظات اليت أبداها الوفد الرتكي عند التوقيع على الواثئق النهائية للمؤمتر اإلضايف للمندوبني املفوضني (جنيف.)1992 ، 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 -4CMDT-02/115-A 2.2 3.2 وفقاً ألحكام املادة 25من االتفاقية وأحكام القرار 741الصادر عن اجمللس ،يوجه األمني العام الدعوات حلضور املؤمتر ،وذلك بعد التشاور مع مدير مكتب تنمية االتصاالت. أتذن احلكومة ،بصفتها احلكومة املضيفة ،للمشاركني يف املؤمتر ومجيع موظفي االحتاد بدخول تركيا والبقاء فيها طوال مدة أدائهم لواجباهتم أو مهامهم املرتبطة ابملؤمتر؛ ويصدق هذا أيضاً على أزواجهم وأطفاهلم القصر. املادة 3 االمتيازات واحلصاانت 1.3 2.3 3.3 4.3 5.3 6.3 وفقاً لألحكام ذات الصلة يف لوائح االتصاالت الدولية (ملبورن )1988 ،والبند 129من النظام الداخلي ملؤمترات واجتماعات االحتاد األخرى ،متنح احلكومة امتيازات وتسهيالت الربق واهلاتف (مبا فيها الفاكس) والتليكس جماانً جلميع األشخاص املشار إليهم يف تلك األحكام ،وخيطر هؤالء األشخاص قبل افتتاح املؤمتر ابلشروط احملددة اليت حتكم هذه االمتيازات. يف إطار هذا املؤمتر وتنفيذه ،وقياساً على ما سبق ،تطبق احلكومة على املؤمتر أحكام اتفاقية األمم املتحدة اخلاصة ابالمتيازات واحلصاانت اليت اعتمدهتا اجلمعية العامة لألمم املتحدة يف 13فرباير ( 1946وتسمى هنا "اتفاقية )"1946واليت دخلت تركيا طرفاً فيها منذ 22أغسطس ( 1950انظر أيضاً قرار اجمللس رقم 1004الذي يؤكد قراره السابق رقم .)193 ومع مراعاة أحكام الفقرة 4.3أدانهُ ،متنح التسهيالت واالمتيازات واحلصاانت احملددة يف اتفاقية ،1946بعد إجراء التغيريات الضرورية ،جلميع املشاركني يف املؤمتر وموظفي االحتاد املشاركني ،مبن يف ذلك أزواجهم وأطفاهلم القصر املرافقون هلم ،حسبما يكون مالئماً ،أثناء إقامتهم يف تركيا ،طوال فرتة املؤمتر وملدة عشرة ) (10أايم قبل انعقاده ومخسة ) (5أايم بعد انتهائه. خيضع املوظفون احملليون املكلفون مبهام أثناء املؤمتر إلشراف األمني العام ،ويتمتعون جبميع التسهيالت املطلوبة ألدائهم املستقل ملهامهم املرتبطة ابملؤمتر ،مبا يف ذلك أي عمل يؤدونه أو كلمات يدلون هبا بصفتهم الرمسية. يف إطار هذا االتفاق وتنفيذه ،يعين مصطلح "املشار يف املؤمتر" أي مندو أو ثمثل أو مراقب يدعوه األمني العام إىل حضور املؤمتر (انظر املادة 2أعاله) ،مبن يف ذلك هؤالء املشار إليهم يف القرار 741الصادر عن جملس االحتاد. يتعاون االحتاد واحلكومة يف مجيع األحوال من أجل تيسري تطبيق العدالة ،وضمان مراعاة القوانني واللوائح الرتكية ذات الصلة ،ومنع أي جتاوز فيما يتعلق ابالمتيازات واحلصاانت والتسهيالت املنصوص عليها يف هذا االتفاق. 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 -5CMDT-02/115-A املادة 4 الرتتيبات املالية 1.4 2.4 3.4 4.4 5.4 6.4 7.4 8.4 طبقاً للقرار رقم 5الصادر عن مؤمتر املندوبني املفوضني (كيوتو ،)1994 ،تتحمل احلكومة أي مصروفات إضافية انشئة عن انعقاد املؤمتر يف تركيا ،كما هو مبني يف امللحق ،1وخاصة املصروفات املتعلقة بسفر موظفي االحتاد ونقل املعدات والواثئق الالزمة حلسن أداء أمانة املؤمتر ألعماهلا ،وكذلك أي مصروفات أخرى تتعلق ابملوظفني واخلدمات والتسهيالت على النحو املبني يف امللحق 2هلذا االتفاق. تودع احلكومة ابلفرنكات السويسرية ،ويف موعد ال يتجاوز 15فرباير ،2002يف حسا خاص يفتحه االحتاد يف مصرف يف جنيف ،مبلغاً يعادل تسعني ابملائة ( )%90من التكاليف اإلضافية التقديرية اليت سيتحملها االحتاد نتيجة لعقد املؤمتر يف إسطنبول، وتسجل هذه املصروفات يف حساابت خاصة حتتفظ هبا األمانة كما هو مبني يف امللحق 1حتت عنوان "املصروفات اإلضافية". ّ العامة لالحتاد اليت تتوىل مسؤولية إدارة األموال الالزمة وفقاً للتعليمات اليت تتلقاها من جلنة مراقبة امليزانية التابعة للمؤمتر .وتكون هذه احلساابت ابلفرنكات السويسرية. تتحمل احلكومة أي مصروفات تتعلق حبفالت االستقبال وغريها من التظاهرات ذات الصلة ابملؤمتر اليت تنظمها السلطات الرتكية مبناسبة انعقاد املؤمتر. يتحمل االحتاد مجيع املصاريف األخرى املرتبطة ابملؤمتر مباشرة مبا يف ذلك مرتبات مجيع موظفي االحتاد واألضرار اليت يلحقها موظفو االحتاد املشاركني مبباين املؤمتر و/أو األشخاص أو املمتلكات (ابستثناء األضرار النامجة عن االستخدام العادي). يقوم االحتاد أبسرع ما ميكن وبعد اختتام املؤمتر خبمسة أشهر على أكثر تقدير ،إبعداد بيان حسا يوضح املبالغ اليت دفعتها حتمل على احلكومة ،ويسوى رصيد هذا احلسا يف احلكومة إىل االحتاد واملبالغ اليت دفعها االحتاد مقابل تسهيالت وخدمات ّ خالل ثالثة أشهر من تسلّم احلكومة أو االحتاد ،حبسب احلالة ،للبيان املذكور .وحيق للحكومة أن تطلب تفسريات وأن حتصل عليها بشأن أي مبالغ مدرجة يف هذا البيان. ابستثناء ما هو منصوص عليه يف الفقرة ،4.4ال يعترب االحتاد مسؤوالً عن األضرار أو املخاطر اليت تلحق ابملباين أو األشخاص أو ثمتلكات املؤمتر. تؤدى املدفوعات املنصوص عليها يف الفقرتني 2.4و ،5.4ابلفرنكات السويسرية ،إال إذا طلب االحتاد غري ذلك. بدون املساس ابلفقرة ،1.4يقدم االحتاد إىل احلكومة قائمة املصروفات اإلضافية التقديرية املدرجة يف امللحق 1للموافقة عليها قبل انعقاد املؤمتر بفرتة ال تزيد على أربعة أشهر ) .(4ويقوم االحتاد إببالغ احلكومة ،يف وقت الحق أبي تعديالت هامة يف املصروفات اإلضافية املدرجة يف امللحق ،1وختضع مثل هذه التعديالت ملوافقة احلكومة. 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 -6CMDT-02/115-A املادة 5 إسهام احلكومة فيما يتعلق ابملوظفني واملرافق واخلدمات 1.5 2.5 3.5 تقدم احلكومة إىل االحتاد جماانً املوظفني والتسهيالت واخلدمات حسبما هو مبني يف امللحق 2هلذا االتفاق. حيق ألي مشار يف املؤمتر أو أي موظف من موظفي االحتاد املشاركني أن يدخل مركز املؤمترات واملعارض يف أي وقت (ليالً أو هناراً) يف الفرتة من 11إىل 28مارس مبا يف ذلك أايم العطالت الرمسية؛ وجيوز أن يسمح ألشخاص آخرين بدخول املركز شريطة احلصول على إذن مسبق من السلطات الرتكية املختصة واالحتاد .ويقرر الطرفان عند االقتضاء الشروط احملددة اليت تنطبق على دخول مبىن املؤمتر. تص ّدر إىل تركيا املواد واملعدات والواثئق اخلاصة ابالحتاد واملطلوبة لتمكني املؤمتر من أداء مهامه على حنو مالئم ،وذلك بدون فرض أي ضرائب أو رسوم مجركية عليها وبدون أي حظر أو تقييد .وتقوم احلكومة إبصدار أي تراخيص ضرورية أبسرع ما ميكن لالحتاد بشأن االسترياد أو التصدير هلذا الغرض. املادة 6 ترتيبات السفر والنقل 1.6 2.6 يضع األمني العام مجيع الرتتيبات الالزمة فيما يتعلق بسفر موظفي االحتاد املوفدين إىل املؤمتر ولنقل املواد اليت يتطلبها األداء الكفء ألمانة املؤمتر ،إىل موقع املؤمتر ،وذلك وفقاً لألحكام ذات الصلة يف لوائح وقواعد املوظفني ابالحتاد وقرارات اجمللس ذات الصلة. تتحمل احلكومة تكاليف النقل واملسكن واإلقامة اخلاصة مبوظفي االحتاد املشاركني. املادة 7 الرتتيبات املتعلقة ابلعالقات مع وسائل اإلعالم والصحافة 1.7 2.7 يتحمل األمني العام أو ثمثله املعني مسؤولية مجيع العالقات الرمسية مع وسائل اإلعالم والصحافة فيما خيص إعداد املؤمتر وتقدمه ومتابعته ،وذلك ابلتعاون مع السلطات املختصة اليت تعينها احلكومة. ميارس األمني العام أو ثمثله املعني هذه املسؤولية وفقاً لألسلو املتبع عادة يف مؤمترات واجتماعات االحتاد األخرى. 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 -7CMDT-02/115-A املادة 8 إلغاء أو أتجيل املؤمتر أو تغيري مكان انعقاده 1.8 2.8 3.8 يف حال إلغاء أو أتجيل املؤمتر أو تغيري مكان انعقاده نتيجة لقرار اختذه االحتاد ،تقتصر مسؤولية االحتاد جتاه احلكومة على االلتزامات املتعاقد عليها أو املدفوعات اليت متت فيما يتعلق بتنظيم وإعداد املؤمتر ،طاملا أن هذه املصروفات مل تعد تفي أبي غرض مفيد وأهنا كانت أساسية ،وال ميكن إلغاؤها أو ختفيضها. يف حالة إلغاء أو أتجيل املؤمتر أو تغيري مكان انعقاده نتيجة لقرار اختذه االحتاد ،تقتصر مسؤولية احلكومة جتاه االحتاد على املصروفات النامجة عن مثل هذا اإلجراء ،ال سيما املصروفات امللتزم هبا أو اليت دفعها االحتاد فيما يتعلق ابملؤمتر ،طاملا أن هذه املصروفات مل تعد تفي أبي غرض مفيد وأهنا كانت أساسية ،وال ميكن إلغاؤها أو ختفيضها. يف حالة وقوع ظرف قاهر يسبب أو حيتمل أن يسبب إلغاء املؤمتر أو أتجيله أو وقفه أو تغيري مكانه ،يدخل الطرفان يف مفاوضات يف خالل مخسة أايم من تلقي مذكرة مكتوبة من أي من الطرفني املعنيني ابحلدث ،بغية التوصل إىل اتفاق بشأن النتائج العملية واملالية والقانونية للظرف القاهر املشار إليه .ويربم هذا االتفاق يف خالل سبعة أايم من بدء املفاوضات ووفقاً ألحكام املادة 13 أدانه .ويف حالة عدم توصل الطرفني إىل اتفاق ،سيسوى النزاع وفقاً ألحكام املادة 10أدانه. املادة 9 تنفيذ االتفاق املعني والسلطات املختصة يف احلكومة أو مسؤول االتصال الذي تعيّنه على ترتيبات تنفيذ هذا االتفاق. يتفق األمني العام أو ثمثله ّ املادة 10 تسوية النزاعات 1.10 2.10 حيال أي نزاع ينشأ بني الطرفني بشأن تفسري أو تنفيذ هذا االتفاق وال ميكن تسويته ودايً عن طريق املفاوضات بني الطرفني أو أي وسيلة متفق عليها بينهما ،إىل جملس يتألف من ثالثة ) (3حمكمني (يسمون هنا "اجمللس") .ويرشح األمني العام أحد احملكمني وترشح احلكومة حمكماً آخر .ويرشح احملكمان املرشحان حمكماً اثلثاً كرئيس للمجلس .وإذا مل يتمكن أحد الطرفني من ترشيح حم ّكمه يف خالل شهرين ) (2من إبالغ الطرف اآلخر عن اسم حم ّكمه ،أو إذا مل يتمكن احملكمان املرشحان من ترشيح رئيس للمجلس بعد انقضاء شهرين ) (2على ترشيح احمل ّكم الثاين ،يتوىل رئيس حمكمة العدل الدولية ترشيح احمل ّكم الباقي (أو الرئيس حبسب احلالة). تكون اإلنكليزية هي لغة التحكيم وجنيف موقع التحكيم. 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 -8CMDT-02/115-A 3.10 اهليئة مسؤولة متاماً عن إقرار اإلجراءات الواجب اتباعها وعن حتديد التكاليف اليت يتحملها كل طرف فيما يتعلق ابلتحكيم. 4.10 يتفق الطرفان يف هذا االتفاق على أن قرار اهليئة هنائي وملزم لكليهما ،وال جيوز استئناف القرار أمام أي حمكمة وطنية. املادة 11 املسؤولية 1.11 2.11 احلكومة مسؤولة عن التصرف يف أي إجراء أو مطالبة أو أي طلب آخر ضد االحتاد أو موظفيه ،والناشئ عن: أ ) إحلاق أضرار ابألشخاص أو إتالف املمتلكات أو فقدها يف املباين املشار إليها يف املادة ،1واليت توفرها احلكومة أو اخلاضعة لرقابتها ،وذلك غري األضرار اليت يتحمل االحتاد مسؤوليتها وفقاً ألحكام الفقرة 4.4؛ ) اإلضرار ابألشخاص أو إتالف املمتلكات أو ضياعها والناشئة عن خدمات النقل أو اليت حتدث أثناء استخدامها ،وهي اخلدمات املشار إليها يف امللحق 2؛ ج) تشغيل املوظفني الذين توفرهم احلكومة ألغراض املؤمتر وفقاً هلذا االتفاق ،مبا يف ذلك ما يقوم به هؤالء املوظفون من أفعال أو مطالبات. تقوم احلكومة بتقدمي تعويضات فيما يتعلق أبي فعل أو مطالبة أو أي طلب آخر من هذا القبيل ،وال تعترب االحتاد وموظفيه مسؤولني عن مثل هذه األعمال. املادة 12 استخدام االسم والعنوان والشعار 1.12 2.12 يتفق الطرفان على أن من حق االحتاد وحده استخدام اسم وعنوان وشعار املؤمتر ،واسم وشعار ورمز االحتاد ،ويتفقان على أن احلكومة لن تستخدم مثل هذه األشياء بدون موافقة مسبقة ومكتوبة من االحتاد. حيتفظ االحتاد جبميع حقوق امللكية الفكرية فيما يتعلق ابسم وعنوان وشعار املؤمتر. 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 -9CMDT-02/115-A 3.12 يرخص للحكومة ابستخدام عنوان وشعار املؤمتر يف األغراض التالية: أ ) ) النشرة اإلعالمية للمؤمتر وموقعه على شبكة اإلنرتنت؛ املطبوعات اليت يقرها االحتاد قبل نشرها؛ ج) اإلعالانت يف وسائل اإلعالم احمللية أو الدولية والرامية إىل إبالغ املشاركني احملتملني ابلرتتيبات اللوجستية للمؤمتر ،وغري ذلك من املعلومات ذات الصلة ،واليت خيضع حمتواها ملوافقة مسبقة من االحتاد؛ د ) املؤمترات الصحفية املتعلقة ابملؤمتر ،أو التظاهرات األخرى ،اليت قد يكون من الضروري تنظيمها أثناء التحضري للمؤمتر. املادة 13 تعديل وإهناء االتفاق ال جيوز تعديل أو إلغاء هذا االتفاق الذي يشكل امللحق 1و 2جزءاً ال يتجزأ منه ،إال بناء على اتفاق مكتو بني احلكومة واألمني العام. ويعترب أي تعديل جزءاً ال يتجزأ من االتفاق. املادة 14 االنطباق املؤقت لالتفاق وإنفاذه ومدة سراينه 1.14 يدخل هذا االتفاق حيز النفاذ عندما ختطر احلكومة األمني العام لالحتاد أن اإلجراءات التنظيمية الوطنية املطلوبة قد أجنزت. 2.14 يكون التاريخ الرمسي إلنفاذ االتفاق هو التاريخ الذي يتلقى فيه االحتاد هذا اإلخطار. 3.14 يتفق الطرفان على تطبيق مجيع مواد االتفاق ذات الصلة ،على أساس مؤقت ،اعتباراً من اتريخ التوقيع عليه. 4.14 تظل أحكام االتفاق صاحلة للتطبيق ريثما يتم التوصل إىل تسوية هنائية بني الطرفني ،وفقاً لشروط هذا االتفاق ،جلميع املسائل التنظيمية واملالية وغريها املتعلقة ابملؤمتر. 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 - 10CMDT-02/115-A وإثبااتً ملا سبق وقّع الطرفان املفوضان يف التوقيع أدانه حسب األصول على هذا االتفاق من نسختني أصليتني ) (2ابللغة اإلنكليزية. عن حكومة مجهورية تركيا عن االحتاد الدويل لالتصاالت فاتح يوردال رئيس اهليئة رئيس جملس اإلدارة يوشيو أوتسومي األمني العام املكان :جنيف املكان :جنيف التاريخ 4 :ديسمرب 2001 التاريخ 4 :ديسمرب 2001 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 - 11CMDT-02/115-A امللحق 1 املصروفات اإلضافية الناشئة عن عقد املؤمتر يف إسطنبول2002 ، التكاليف احملددة يف التكاليف احملددة يف الفروق اليت تتحملها حالة عقد املؤمتر يف حالة عقد املؤمتر يف اإلدارة املضيفة * * إسطنبول جنيف ابلفرنكات السويسرية 1 تكاليف املوظفني 2 تكاليف السفر الناشئة عن عقد املؤمتر يف إسطنبول 3 املصروفات األخرى الناشئة عن عقد املؤمتر يف إسطنبول 4 اعتمادات للمصروفات املتنوعة وغري املتوقعة 5 مبالغ حتول حلسا اإلدارة املضيفة أجور املرتمجني الفوريني السفر للتعاقد مع املرتمجني الفوريني للمؤمتر يف حالة عقدهيف جنيف التأمنيجمموع تكاليف املوظفني بدل اإلعاشة اليومي ملوظفي االحتاد واملرتمجني الفوريني مصروفات السفر ملوظفي االحتاد واملرتمجني الفوريني تكاليف النقل والشحن السفر للتحضري للمؤمترجمموع تكاليف السفر املوظفون املساعدونتكاليف وقت العمل اإلضايف جمموع املصروفات األخرى املوظفون احملليون اعتمادات للمعدات واملباين ..إخلجمموع املبالغ احملولة حلساب اإلدارة املضيفية اجملموع 285 000 266 000 19 000- 48 000 0 48 000- 1 000 1 000 334 000 267 000 0 67 000- 0 590 000 590 000 0 136 000 136 000 0 50 000 50 000 0 21 000 21 000 0 797 000 797 000 0 37 000 37 000 10 000 80 000 70 000 10 000 117 000 107 000 30 000 40 000 10 000 47 000 0 47 000- 65 000 0 65 000- 112 000 0 112 000- 486 000 1 221 000 735 000 األساس :سعر الصرف يف 1ديسمرب 1 :2001دوالر أمريكي = 1,65فرنك سويسري -بدل اإلعاشة اليومي 168 :دوالراً أمريكياً * يشمل هذان العمودان البنود احملددة اليت تتأثر نتيجة لعقد املؤمتر يف إسطنبول بدالً من جنيف. 30.05.16 30.05.16 D:\282223165.doc )(140340 - 12 CMDT-02/115-A ANNEX 2 Premises, Facilities/Services and local staff to be Provided for the Conference by the Government of Turkey In accordance with Articles I and V of this Agreement, the Government shall make available to the ITU, free of charge, the following staff, facilities and services as necessary and in a manner that the ITU considers adequate to ensure the proper functioning of the Conference: 1. 2. The Government shall provide, in a timely manner, and maintain in good repair, the furniture, furnishings and equipment, including but not limited to sound equipment, PCs (recent-model PCs with audio capabilities) with software and keyboards in the languages required (F/E/S/R/C/A), printers, documents reproduction and printing facilities, photocopying machines for the Secretariat, telephones, fax machines and electrical connections for electronic terminals for the Conference premises. Premises a) A main conference room capable of accommodating approximately one thousand two hundred (1200) persons (six hundred (600) at table, six hundred (600) behind), equipped with: - a podium with twelve (12) seats, - one (1) phone, local line, with ringing lamp, close to the podium, - a big table for the précis-writers with three (3) chairs and headphones, - booths and equipment for simultaneous interpretation in seven (7) languages, - one microphone for every two (2) participants seated, - triple recording of the meetings: two (2) copies of the floor and one (1) copy of the English Channel, - power plugs for laptops to the extent possible, - electronic Message Board, - one (1) large screen, clearly visible to all Participants both on the floor and on the podium itself, - one (1) PC and SVGA-compatible data/video projection facilities, - connection to some offices for the audio system in three (3) languages F/E/S plus floor i.e. a total of four (4) channels, b) One (1) conference room capable of accommodating approximately six hundred (600) persons (three hundred (300) at table and three hundred (300) behind), equipped with: - a podium with eight (8) to ten (10) seats, - one (1) phone, local line, with ringing lamp, close to the podium, - a big table for the précis-writers with 3 chairs and headphones, - booths and equipment for simultaneous interpretation in seven (7) languages, - one (1) microphone for every two (2) participants seated, - triple recording of the meetings: two (2) copies of the floor and one (1) copy of the English channel, - power plugs for laptops to the extent possible, - electronic Message Board, - one (1) large screen, clearly visible to all Participants both on the floor and on the podium itself, D:\282223165.doc (140340) 30.05.16 30.05.16 - 13 CMDT-02/115-A c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) 3. a) - one (1) PC and SVGA-compatible data/video projection facilities, - connection to some offices for the audio system in (3) languages F/E/S plus floor, i.e. a total of four (4) channels, One (1) other conference room, capable of accommodating approximately three hundred (300) persons (one hundred and fifty (150) at table and one hundred and fifty (150) behind), booths and equipment for simultaneous interpretation in three (3) languages, one (1) microphone for every two (2) participants seated, a podium with six (6) seats. One (1) phone, local line, with ringing lamp. Electronic Message Board. Power plugs for laptops to the extent possible. One (1) meeting room, with a capacity of one hundred (100) persons, with microphones. One (1) phone, local line, with ringing lamp. Electronic Message Board. One (1) meeting room, with a capacity of eighty (80) persons, with microphones. One (1) phone, local line, with ringing lamp. Electronic Message Board. One (1) room, with a capacity of fifty (30) seats. One (1) room, with a capacity of twenty (20) seats. One (1) room with a capacity of thirty (30) seats for the Editorial Committee. All conference rooms shall be equipped with tables (desk-type) for Conference Participants; water pitchers and glasses shall be available on the podiums, at the entrances to the rooms and in the interpretation booths. Water distribution for the offices too. Offices for the Chairperson of the Conference, Vice-Chairs, Chairs and Secretaries of Committees, and for the elected officials of the ITU. Offices for the ITU staff and the local Secretariat. The offices for the ITU staff and the spaces allotted for documents reproduction, documents distribution and participants registration shall be available one (1) week before the opening date of the Conference. Adequate space for a payable cafeteria service (at a prevailing market price) during morning and afternoon breaks and for luncheon, with seating, as well as “coffee islands”, from 8 a.m. to 6 p.m. and, if required, for evening/night sessions. An area for the reception and registration of Conference Participants. An area equipped with ~ fourty (40) PCs (multilingual system) with Internet access, a maximum of laptop connections, printers, and modems for the use of Conference Participants. Technical area for servers and networking equipment available at least two (2) weeks before start of the Conference. Cloakrooms and racks for the participants who want to leave their documents/bags/etc. after the meetings. A prayer Room. Facilities/Services Local Area Network (LAN) equipment to be used at the Centre, including servers, hubs, switches, routers, network adapters, wiring and associated software, as needed. The LAN must include all ITU office areas, registration and document preparation areas in a single network. The network must be D:\282223165.doc (140340) 30.05.16 30.05.16 - 14 CMDT-02/115-A installed, tested and operational before the arrival of the first ITU secretariat staff. D:\282223165.doc (140340) 30.05.16 30.05.16 - 15 CMDT-02/115-A 4. b) Redundant and space diverse international circuits to link ITU headquarters in Geneva with the LAN at the Centre. c) Air-conditioning (or heating) at a constant temperature of twenty (20) degrees Celsius, lighting, water and cleaning of the Conference premises described above. d) Security measures to ensure the efficient functioning of the Conference in an atmosphere of security and tranquillity, free from interference of any kind. Security within the Conference premises shall be under the control of ITU. Security outside the Conference premises shall be the responsibility of the Government. The perimeters of these two security zones shall be clearly defined by the ITU and the Government at the time the premises are handed over to the ITU. The Government shall appoint a security coordinator to work closely with the ITU security coordinator to ensure coherence of the entire security plan. e) First-aid facilities within the Conference Centre; for emergency services, the Government shall ensure immediate transportation and admission to a hospital. f) Screens for the announcement of the meetings. g) A service for the reservation of hotel rooms for Conference Participants and for participating ITU officials, at reasonable commercial rates. It is understood that such reservations shall not entail any liability on the part of the Government or the ITU. h) Telecommunication services (telephone, GSM phones for local communications (two (2) of them with international access), group 3 & 4 facsimiles, and Internet access) in accordance with the provisions of Article III of this Agreement. i) Reception and information services for Conference Participants in English, French and Spanish. j) Reception of Conference Participants and participating ITU officials at the airport. k) A Travel Agent, with a temporary office in the Centre with functions to include reconfirming, rerouting and issuing air tickets. l) Transport for ITU staff to and from the airport and their hotels and, on a daily basis, to and from their hotels and the Conference Centre. m) Transport for the participants upon arrival from the airport to their hotels on 16 and 17 March. Local staff The Government shall provide the Conference with local staff (including security staff), at no cost to the ITU, in accordance with the arrangements specified in the staffing table to be agreed by the Parties. __________ 27 November 2001 D:\282223165.doc (140340) 30.05.16 30.05.16
