Concessionaire Desk Guide
Table of Contents
Chapter 1: Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1
Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Program Objective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Purpose of the Desk Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Benefits of Campground Concessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Authority for Campground Concessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Chapter 2: Concession Feasibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
Programmatic Feasibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conversion to Dispersed Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
FS Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recreation Fee Demonstration Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
G-T Concessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Private/Public Ventures (PPV) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Term Permit Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Site-Specific Feasibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Local Site and Facilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Condition of the Facility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Review of Concession in Context of Recreation and
Infrastructure Maintenance Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Site History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Scope of the Concession . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Agency Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Budgetary Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Other Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Economic Viability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customer Service Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Effects on the Local Community . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NEPA Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 2A: Feasibility Assessment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 2B: Economic Feasibility of Conversion to a Concession . . . . . . . . .
Appendix 2C: Cost/Benefit Analysis for Conversion to a Concession . . . . . . .
Appendix 2D: Income/Expense Worksheet for Determining
Economic Viability of a Concession . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Chapter 3: The Prospectus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
Considerations for Issuing a Prospectus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Developing a List of Potential Applicants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Customer Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Application Evaluation Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Evaluation Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The Evaluation Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Relative Importance of Evaluation Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Time Frame for Preparing a Prospectus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Development of a Prospectus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Cover Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Site Descriptions and Income-and-Expense Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Area Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
FS Site Descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
Income-and-Expense Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
The Opportunity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
FS Programs and Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Special-Use Permit to Be Issued . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
G-T Fee Offset Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11
Standard Operating Plan Provisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12
Proposed Operating Plan Provisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14
Operating Season . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15
Staffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15
Required Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15
Optional Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16
Concessionaire Income and Expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-17
Other Required Submissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-20
Financial Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-20
Miscellaneous Submissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-21
Appendices and Other Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-21
Mandatory Appendices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-21
Optional Appendices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-21
Documents Available upon Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-21
Advance Public Notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-22
Notice of the Opportunity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-33
Target Audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-22
Appendix 3A: Sources for Potential Applicants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 3B: FS 6500-25, Request for Verification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 3C: Time Frame for Issuance of a Prospectus . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 3D: Prospectus Outline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 3E: Inventory of Government-Furnished Property . . . . . . . . . . . . .
Appendix 3F: FS 2700-4e, 'Special-Use Permit for Campground
and Related Granger-Thye Concessions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 3G: Sample List of Holder-Furnished Property . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 3H: Sample Holder Maintenance-and-Reconditioning . .
Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 31: FS 6500-24, Financial Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 3J: Sample Notification of a Concession Opportunity . . . . . . . . . .
Chapter 4: Selecting a Concessionaire
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Evaluation Method . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Fixed Weights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Non-Fixed Weights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tradeoff Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Evaluation of Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selection of an Applicant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Establishing a Competitive Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Written or Oral Discussions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Issuance of a Permit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
FOIA Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Prerequisites to Issuance of a Permit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Appendix 4A: Sample Rating Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6
Appendix 4B: Sample Notification Letter: Selected Applicant . . . . . . . . . . . . . . 4-10
Appendix 4C: Sample Notification Letter: Non-Selected Applicant . . . . . . . . . . 4-12
Appendix 4D: Determination of Financial Ability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-13
Chapter 5: Permit Fees and G-T Fee Offset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1
Establishing the Permit Fee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1
Establishing a Minimum Fee Based on Appraisal . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1
Fee Component for the Use of Government Land . . . . . . . . . . . . . . 5-2
Fee Component for the Use of Government Improvements . . . . . . 5-2
Combined Fee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
Establishing a Minimum Fee Based on Gross Receipts . . . . . . . . . . . . 5-2
Establishing a Minimum Fee Based on a Schedule . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
G-T Fee Offset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
Alteration of Government Improvements during M&R . . . . . . . . . . . . . . 5-3
G-T Fee Offset Agreement and Certification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3
Long-Term Government M&R . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
1. Modified Fee Schedule for Accelerated G-T Fee
Offset Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2. FS Performs Work under Collection Agreement . . . . . . . . . . . . . 5-4
Offset for Concessions Involving Multiple Sites . . . . . . . . . . . . . . . . 5-4
Collection Agreements for G-T Fee Offset Projects . . . . . . . . . . . . 5-4
Permit Fee Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-5
Appendix 5A: Sample Government M&R Projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-6
Appendix 5B: Sample Annual Granger-Thye Gee Offset Agreement . . . . 5-8
Appendix 5C: Granger-Thye Fee Offset Certification Form . . . . . . . . . . 5-10
Chapter 6: Technical Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1
Insurance 6-1
Master Policy Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Liability Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Casualty Insurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Combined-Single-Limit Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insurance for Multiple Permits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insurance for Permits Issued to States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Insurance for Permits Issued to Federal Agencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Administering Insurance Coverage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Bonding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Type of Bond . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Forms of Bonding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Collection Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Appendix 6A: Performance Bond for Special-Use Permits . . . . . . . . . . . . . . . . 6-7
Appendix 6B: Sample Collection Agreement for G-T Fee
Offset Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8
Chapter 7: Permit Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1
Training 7-1
Orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1
Permit and AOP Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1
Performance Evaluations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adverse Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Revocation and Suspension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Termination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Claims against the Holder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Health and Safety Inspections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Appendix 7A: Standard Performance Evaluation Form for
Campground and Related Granger-Thye Concessions . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4
Appendix 7B: Enforcement Action Checklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-8
Appendix 7C: Sample Noncompliance Letter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-9
Chapter 8: Operations Library
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-1
Appendix 8A: Use and Revenue Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 8B: National Recreation Reservation Service . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 8C: Interpretive Services at Concession Campgrounds . . . . . . . . . .
Appendix 8D: Concessionaire Compliance with Labor Law . . . . . . . . . . . . . . .
Appendix 8E: Law Enforcement at Concession Campgrounds . . . . . . . . . . . .
Appendix 8F: Customer Service Comment Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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