Circulation Training

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流通模組
Session Agenda
Stage
Stage
Stage
Stage
Stage
Stage
Stage
Stage
Stage
Stage
Stage
Stage
0:概論 (Introduction)
1:基本概念 (Basic Concepts)
2:讀者 (The Patron)
3:單冊 (The Item)
4:借閱 (Loans)
5:歸還 (Returns)
6:續借 (Renewals)
7:現金管理 (Cash Management)
8:預約 (Hold Requests)
9:影印申請(Photocopy Requests)
10:離線流通 (Offline Circulation)
11:其他功能 (Other Options)
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2
Stage 0: 概論Introduction
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The Circulation Module
上方格
Upper pane
導航方格
Navigation pane
下方格
Lower pane
Circulation Training
4
Opening the Circulation Module
在流通模組中, 你可以選擇下面五個頁籤功能:
借書
還書
讀者
單冊
查詢
tab
tab
tab
tab
tab
Patron ID
Item Barcode/Call Number
第一次開啟這個視窗, 你可以
輸入讀者証號Patron ID, 或
輸入單冊條碼barcode 或 call number.
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The Operations Bar (Bottom Tray)
Left-hand part:顯示主機連線狀況.
當 Client 端連線到主機時,會出現一條紅線.
開啟其他模組: 採購,
流通,館際互借,管理
Right-hand part (按右鍵) 登入,
修改密碼與權限
切換語言 Menu language setup
連結到不同的圖書館資料庫
列印選項
離開所有的 ALEPH 模組
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選擇資料庫 Select Library
連結到一個管理資料庫
選單/ALEPH/Connect to…
你可以在下方圖示點選右鍵,然後選擇連結的管理資料庫.
請注意看一下視窗的Title Bar ,上面會顯示你正在連線的
主機(含port)與資料庫是哪一個.
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匯入最新參數 Importing Tables
當連線進入到圖書館資料庫時,系統會自動檢查
主機端的檔案是否有最新的參數與列印的檔案
若主機端有更新的參數,系統則會自動下載最新
主機版本的參數到客戶端中
此時系統會呈現下載資料
的視窗如右圖所示
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Stage 1:基本概念 Basic Concepts
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分館 The Sublibrary
分館是最小的管理單位
在同一個管理資料庫,系統可以定義多個圖書分館,
系統可依每個不同的分館設定流通政策
館員的權限也可以設定到分館層級
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The Sublibrary, Items and Patrons
每個單冊和每個讀者都應連結到一個分館.
一個單冊必須僅屬於一個分館.
一個讀者可以屬於多個分館.
Main
Sublibrary
Branch
Sublibrary
Item
Patron
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Patron
Item
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The Patron
每個讀者都有一個全域記錄,以及有一個或一個以上的分
館記錄
全域讀者記錄 Global Patron record
一般讀者資訊,包括姓名,稱謂,證號
本地讀者記錄 Local Patron records
讀者資訊中與分館相關的資訊
讀者住址Patron Address records
儲存讀者住址相關資訊 ,且可有不同的地址,如:戶籍地
址、通訊地址
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讀者記錄
讀者住址
全域讀者記錄
Global Patron
Record
Patron Address
Record for
學期期間
term-time
讀者住址
本地讀者記錄
Local Patron
本地讀者記錄
Record in
Local Patron
sublibrary A
Record in
sublibrary B
Patron Address
Record for
home address
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Items
單冊是ALEPH 最小的單位
單冊在 ALEPH 系統中是一個有唯一性識別碼(條
碼號)的實體單位
兩個實體書籍= 兩個單冊
每一個單冊必須屬於一個分館
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Stage 2:讀者The Patron
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建立一個新讀者 Defining a New Patron
建立一個新的讀者有三個步驟
建立全域讀者資訊
建立讀者住址
建立本地讀者資訊
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建立全域讀者記錄 Creating a Global Patron Record
有三種方式建立全域讀者, 點選 Menu/Patrons/ New Patron,
Ctrl+F7 或 New Patron 按鈕.
注意,在很多情
形之下,讀者記錄
將會批次載.
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全域讀者記錄 The Global Patron Record
點選更新之後, 讀者資訊會出現在上方格中.
可利用更新 功能功能讀者全域資訊
可傳送客製化信件給讀者
可載入讀者照片.
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全域讀者 The Global Patron Record
您可以選擇圖書館事先定義好的表單傳送信件給讀者.
也可以利用傳送信件的功能傳送讀流通讀者摘要與讀者卡
片.
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建立本地讀者記錄 Creating Local Patron Records
可在左方格中的本地讀者資訊以建立本地讀者資料
可選擇讀者所屬分館,並在下方格中填入相關資訊
重複對每個讀者給於適當分館資訊
若讀者在全部分館權限一樣,則可直接點選管理 ADM 圖書館
即可
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建立本地讀者記錄Creating Local Patron Records
每個分館 (或是 ADM 管理資料庫) 都有針對每種讀者類型設
定預設值
點選預設值可看到主機中所設定的預設值
依主機參數而顯示
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本地讀者的預設值Local Patron’s Defaults Definition
各種讀者類型預設的流通權限,如:能不能借閱、
預約…
1 1 1 1
1 1 1 1
! 1
2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3
14
15
6 7 8 9
!!!!!-!!-!-!-!-!-!-!-!-!-!-!-!-!!!!!!!!-!!!!!!!!!!-!-!-!-!!
ALEPH 10 N N N N Y Y N N C + D 00000028 0000000000 N Y N 30
UEDUC 01 Y Y Y N Y Y Y N C A
20041001 0000000000 N N Y 30
UEDUC 02 Y Y Y N Y Y Y N C A
20041001 0000000000 N N Y 30
UEDUC 03 Y Y Y N Y Y Y Y F A
20041001 0000000000 Y N Y 20
UEDUC 04 Y Y N N Y N N N C A
20041001 0000000000 N N N 30
Sublibrary Patron Multiple Renew
Status holds
Expiration
date
Reading
Room
*tab31
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本地讀者記錄 The Local Patron Record
可根據不同的館設定不同的讀者類型
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讀者住址 Patron Addresses
讀者的住址會儲存在住址資訊中
一個讀者可有多的住址記錄
系統傳送給讀者的郵件會與此住址資訊相關
可以選擇左頁籤中地址資訊增加住址
當開啟全域讀者紀錄後系統會自動開啟一筆讀者地址,你只需要在下
方表單中填寫完資訊即可
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增加讀者住址 Adding Patron Addresses
住址列會顯示在下方格中, 住址類型 01 通常圖書
館會定義為讀者的戶籍地址
The address shown below is of type ’01’ (defined
as the patron’s permanent (or default) address).
亦可利用下拉式選單增加其他的住址類型
Other addresses for term time may be added
with different types, as defined in a pull-down
menu.
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檢索現有讀者 Searching for Existing Patrons
您可以利用以下三種方式檢索現有的讀者 :
讀者系統號Patron ID
讀者証號Patron Barcode
讀者姓名Patron Name
可利用讀者檢索欄位或是開啟讀者清單瀏覽
Use the patron search field, or open the Patron
List and browse.
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讀者交易記錄與細節 Patron Activities and Registration Details
一但找到讀者,即可在左方格中找到此讀者
與圖書館之間的所有交易
讀者的資訊細節 (全域讀者訊息, 本地訊息
與住址資訊)
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其他讀者頁籤 Other Patron Tabs
左方格中,您可以點選讀者的所有流通細項
借閱 Loans
現金交易 Cash transactions
預約申請與影印申請 Hold & photocopy requests
館際互借申請 ILL requests
時段預約 Reserve (Advance) booking requests
代理人Proxies/sponsor
閱覽室 Reading room items
傳閱清單 Routing lists.
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練習建立讀者 Patron Creation Exercise
1. 建立讀者的全域資訊
2. 建立該讀者的兩個住址
3. 建立該讀者的分館權限
儘可能的填多一點的資訊,熟悉讀者的欄位
在本地讀者資訊的地方,在最後的權限把讀者的權限
全部開啟,然後再點選取得預設值,看看會有什麼變
化
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Stage 3:單冊 The Item
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單冊清單The Item List
單冊清單允許檢視單冊相關資訊
若是要維護或是開啟新的單冊記錄必須切換到編目模組
(可以在單冊清單中按下[推送到單冊]功能)
Loan information tab
Item information tab
Bibliographic
information
Circulation
Trainingtab
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單冊定義 Item Definitions
系統館員利用參數設定單冊狀態
這些單冊狀態可以決定單冊是否可被借閱,預約,續
借,是否在 Webopac 顯示
單冊狀態可應用到一個分館或是特定的分館群組
到期日期是根據單冊與讀者狀態決定
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Item Definitions
下列是單冊狀態設定的參數
15A
10 ## L One Hour Loan
Y Y Y Y Y N N Y Y 00
15A
11 ## L One Day Loan
Y Y Y Y Y Y N Y Y 00
15A
12 ## L One Week Loan
Y Y N Y Y Y N Y Y 00
15A
22 ## L Two Week Loan
Y Y N Y Y N N Y Y 00
分館or群組
單冊狀態
說明
借閱?
在 Web OPAC上顯示?
續借?
預約?
*tab15.<lng>
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單冊欄位 Item Fields
單冊有一些必備欄位包括
Items have certain mandatory fields, such as:
條碼號 Barcode (unique item identifier)
分館 Sublibrary
單冊狀態 Item Status
資料類型 Material Type.
典藏地 Collection:非必備 Optional. It is necessary in case
the library wishes to use a filter to distinguish similar
copies for placing hold requests.
索書號類型Call Number Type:非必備 Optional. 定義圖書
館的索書號類型為國會還是杜威. To indicate the shelving
scheme that is being used (e.g. Library of Congress,
Dewey or a local scheme.)
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Item Fields
索書號 Call Number: 非必備 Optional. 單冊在書架上的位
置
單冊處理狀態 Item Process Status: 非必備optional. 館員
可用此表示該單冊的狀態,包括訂購中,編目中或是裝訂中
說明 Description: 非必備 Optional. 對期刊來說是一個重
要欄位
OPAC 備註 OPAC Note: 非必備 Optional. 著錄在此的資料,
可以在 Web OPAC 查看到.
流通備註 Circulation Note: 非必備 Optional. 此流通備註
可在流通借約或歸還時顯示.
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Stage 4:借閱 Loans
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Due Dates Calculation
借閱到期日的計算是根據參數(結合讀者與單冊)
設定, 例如:
讀者類型 x 可以借閱單冊類型 y 三天, 但是
讀者類型 z可以借閱單冊類型y 十四天.
在參數中並有兩種定義到期日/hour的方式:
1. 一般正常借閱,且該書沒有被其他人預約.
2. 該書已經被預約.
*tab16
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修正到期日 Due Dates Modification
可以修改到期日的方式
針對特定讀者與單冊記錄
針對現有的借閱
針對特定的借閱
Circulation Training
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針對特定讀者與單冊記錄修改到期日
系統會根據單冊狀態與讀者狀態計算有效到期日
The system calculates due dates daily for each combination of Item
Status/Patron Status (optionally taking into account days on which the
library is closed).
在借閱的頁籤中可在有效到期日的選項中顯示每天的有效到期日
The daily results of that calculation may be viewed under the Active
Due Dates node in Loan tab.
選擇分館之後即可顯示有效到期日
Choose a sublibrary, and the Active Due Dates definitions for that
sublibrary will be displayed.
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針對特定讀者與單冊記錄修改到期
你可以在下方格中修改到期日期
對於有預約紀錄
的到期日/時
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更改現有借閱的到期日
更改現有全部借閱的到期日, 點選
Menu/ALEPH/Dates/Change due dates of current loans.
欲修改的變更前的到期日期
起日
欲修改的變更前到期日期的
迄日
統一修改的到期日期
以上表示所有落在選定的到期日期之間的借閱統一修改為
新的到期日
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借閱流程 The Loan Process
開啟借閱頁籤開始借書
輸入讀者的號碼,按下 Enter.
系統會執行讀者的檢查.
若查核到讀者時,將會顯示在下方頁籤.
若館員有‘覆蓋’權限,則可處理一些額外的特殊事項.
輸入館藏的條碼號,按下 Enter.
當下方格中顯示單冊資訊時,即表示借閱完成.
同一位讀者借閱可以持續輸入書條碼號.
結束現有讀者借閱程序可以按下功能鍵 (F4).
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借閱檢查 Loan Checks
當借閱一單冊時,系統將會執行該讀者類型以及該單冊狀態
是否可以借書.
系統將會檢查讀者的以下狀態 :
是否有權限可以借閱圖書;
證號有效到期日是否到期;
是否有凍結違規設定;
是否有逾期的書籍或罰款;
是否超過借閱冊數.
系統將會檢查單冊的以下狀態 :
是否已被借出;
是否有預約.
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借閱檢查 Loan Checks
若借閱時有問題時,系統會將問題回應在下方格中.
覆蓋Override
若你有覆蓋Override的權限,你就可以忽視系統所產生的錯
誤訊息,若館員沒有覆蓋的權限,覆蓋Override的功能就會
反白.
取消借閱 Cancel Loan系統將會取消此次借閱流程 .
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借閱檢查 Loan Checks
當館員執行借閱動作時,系統會根據參數設定反應訊息給
館員Table setup decides which problems, and at what
severity, will stop a patron from taking out a loan.
範例 1 :
讀者有五冊圖書逾期.
根據讀者狀態,該讀者最多僅允許 3冊逾期圖書
系統將會停止借閱程序 .
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借閱檢查 Loan Checks
範例 2 :
讀者欠圖書館 35元.
根據讀者狀態,系統允許該讀者的最大欠款為 20 元
 系統將會停止借閱程序.
範例 3 :
• 根據讀者狀態該讀者無法外借特殊分館的圖書.
• 系統將會停止借閱程序 .
範例 4 :
• 讀者想要借出圖書處理狀態無法外借的圖書.
• 系統將會停止借閱程序 .
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隔夜借閱 – 到期時間 、圖書館閉館時間
舉例:開館時段0800~17:00,六日為閉館日
選項 “0”
Adjust a due hour, which is after closing time, to the closing time (if the due
date is an open day), or to the closing time of the next open day (if the due
date is a closed day)
星期五16:30借閱,參考書一次可借兩小時,到期時間星期五18:30
會自動調整到期時間為星期五17:00
星期五16:30借閱,參考書一次可以借12小時,到期時間在星期六的00:30
會自動調整到期時間為下星期一17:00
選項“1”
Adjust a due hour, which is after closing time, to the closing time (if the due
date is an open day), or the closing time of the previous open day (if the due
date is a closed day).
星期五16:30借閱,參考書一次可借兩小時,到期時間星期五18:30
會自動調整到期時間為星期五17:00
星期五16:30借閱,參考書一次可以借12小時,到期時間在星期六的00:30
會自動調整到期時間為星期五17:00
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隔夜借閱 – 到期時間 、圖書館閉館時間
舉例:開館時段0800~17:00,六日為閉館日
選項“2”
Do Not adjust due hour, if the due date is an open day; if the due date is a
closed day, find the next open day. This is the default value.
星期五16:30借閱,參考書一次可借兩小時,到期時間星期五18:30
不會變更,到期時間仍為星期五18:30
星期五16:30借閱,參考書一次可以借12小時,到期時間在星期六的00:30
會自動調整到期時間為下星期一00:30
選項“3”
Adjust a due hour, which is after closing time, to the next open day’s
opening hour.
星期五16:30借閱,參考書一次可借兩小時,到期時間星期五18:30
會自動調整到期時間為下星期一08:00
星期五16:30借閱,參考書一次可以借12小時,到期時間在星期六的00:30
會自動調整到期時間為下星期一08:00
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借閱頁籤/The Loan Tab
讀者資訊
現金交易資訊
Session/借閱歷史
/有效到期日
目前借閱清單/凍結權利
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The Loan Tab – Buttons
列印Print Session
可列印借閱收據清單
To print a loan receipt which details all transactions in the current
session.
修改到期日期 Change Date
改變在這次的借閱的到期日期
To change the due date for the loan selected in the Loan Session tab
of the lower pane.
流通備註 Loan Notes
Add up to 2 notes to be attached to the selected loan.
信件Letter
To print a letter/form for the patron – select from a list of available
formats.
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借閱頁籤功能 The Loan Tab - Buttons
新的現金交易/New cash
館員可以手動新增新的現金交易,您可以輸入交易類型,費
率,金額,館藏資訊 等資料.
Circulation Training
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The Loan Screen
付款/Pay Cash
可以用全部付款的方式一次付清.
若需要部分付款,可先點選付款的交易再按下付款
即可.
可以設定是否要列印付款收據.
讀者現金交易 /Patron’s Cash
該按鈕可以直接切換功能到讀者頁籤下的現金交
易.
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借閱歷史/Loan History
可以左方格中的借閱歷史功能檢視該台 PC工作站的借閱
歷史.
注意: 借閱歷史僅會出現在該台 PC 工作站.
Circulation Training
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設定借閱選項 /Setup Loan Options
每台電腦都可以設定借閱選項,
ALEPH/Options/Set up loan options.
Circulation Training
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設定借閱選項 Setup Loan Options
顯示流通備註 Display Circulation Note
若勾選,流通櫃檯借閱的資料如果有被註錄流通備註資料
才會顯示在櫃檯畫面上.
顯示此讀者有預約在預約架上 Display “Item(s) on Hold
for This Patron” Message
若勾選, 該讀者在借書時系統會提醒讀者有預約書在預約
架上.
顯示書刊已被預約訊息 Display “Item is Requested”
Message
若勾選,系統會在該預約館藏被非預約者借出時顯示訊息
Circulation Training
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設定借閱選項 Setup Loan Options (cont.)
要求讀者驗證 Patron Verification Required
若勾選, 系統在讀者借書時必須輸入借閱證密碼來驗證身
份.
顯示單冊處理狀態 Display Process Status
若勾選,系統會在借書時顯示單冊處理狀態.備註:
越權按鈕 Override Button as Default
若勾選,系統會在該讀者沒有權限執行借閱時顯示越權或
取消借閱的功能.
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Setup Loan Options (cont.)
列印借閱收據 Loan Receipt Printing
你可以決定系統是否要自動列印借閱收據.
若您希望系統自動產生借閱收據,你可以選擇下列兩項
依單項借閱執行列印
依讀者單位執行列印 (only at the end of a session with a
patron. )
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Stage 5:歸還Returns
Circulation Training
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歸還流程 The Return Process
可開啟歸還頁籤執行歸還書籍.
輸入館藏的條碼號 .
當下方格中出現歸還的條碼號之館藏資訊時即表示歸
還做業已完成.
可開啟書目資訊(BIB Info )頁籤檢視書目記錄.
持續輸入條碼號,做多本歸還.
若同一位讀者的館藏還清之後,您可以選擇輸入
F4 的功能鍵清除 Session.
Circulation Training
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歸還頁籤The Return Tab
現金交易區
讀者資訊區
Session/
歸還歷史/
tree
已歸還單冊資訊區
Circulation Training
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歸還頁籤功能 The Return Tab - Buttons
清除Clear
可利用清除按鈕清除歸還程序所產生的讀者與單
冊.
還書箱 Override Date
系統預設的歸還日期與時間是主機的現在時間,但
如果館方有還書箱時,即可利用此功能更改歸還日
期與時間.
注意,必須在歸還之前修改歸還日期.還書箱刷完
後,再按下Clear Override鈕後回復正常
Circulation Training
61
歸還歷史Return History
可利用左方格中的歸還歷史檢視該台電腦所歸還的所有歷
史記錄.
注意: 歸還歷史僅會出現在該台流通櫃檯的電腦.
Circulation Training
62
設定歸還選項
列印歸還收據
若勾選,系統將會自動產生歸還收據.
列印歸還收據 – 移送單
若勾選,系統將會自動產生移送通還單.
顯示預約申請清單
若勾選,系統將會自動顯示歸還單冊之預約夾書單.
Circulation Training
63
設定歸還選項 (cont.)
歸還後自動列印影印申請單
顯示書刊未借出訊息
若勾選,系統將會在歸還時特別顯示該本館藏沒有經
過借閱程序借出.
顯示流通備註
若勾選,系統會自動顯示流通備註.
顯示單冊處理狀態
若勾選,系統會顯示該書籍的單冊處理狀態.
Circulation Training
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設定歸還選項 (cont.)
顯示逾期歸還訊息 Late Return Message
您可以決定系統顯示逾期歸還的方式.
你可以選擇以下格式
每次還書時每筆顯示
依每個讀者顯示歸還收據 (only at the end of the session
with a patron).
Circulation Training
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Stage 6:續借 Renewals
Circulation Training
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續借 Renewals
系統有兩種續借方式 :
讀者在 WEBOPAC 上續借
館員在流通模組上續借
系統在讀者續借的時候會檢查該讀者與該本館藏
是否已被凍結續借.
Circulation Training
67
續借 Renewals
系統將檢查續借的讀者
是否有續借的權限;
是否超過讀者的最大續借次數;
讀者新的續借到期日大於讀者的證件有效到期日;
該讀者沒有設定違規凍結權限;
該讀者的罰款沒有超過設定的上限.
系統將檢查續借單冊
是否已經做過續借(重覆按);
是否已被預約;
是否借閱已經過期.
Circulation Training
68
透過流通模組執行續借
1. 可由讀者借閱清單 (在左方格中的讀者交易歷史) 中
點選.
Circulation Training
69
透過流通模組執行續借
你可以選擇一本單冊或是複選全部單冊再按下續
借
(按下 全部續借). 直接改變應還日而不會透過續
借的檢查程序,
按下 Change Date 替代續借 (不建議).
若系統在執行續借全部時發現問題,系統將會以對
話方塊的方式告知館員無法續借成功的原因.
系統會根據參數設定,有可能可以越權一些錯誤訊
息。 可依每本單冊或全域的方式越權,但是以下圖
為例,即為不可覆蓋的續借錯誤
Circulation Training
70
透過流通模組執行續借
2. 從模組主選單 (Circulation/Renew loan by barcode).
輸入新的指定應還日期到 Renew Date 這個欄位.
Circulation Training
71
透過流通模組執行續借
多筆單冊續借
從讀者借閱清單中可以複選多筆單冊執行續借.
Circulation Training
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在 WEBOPAC 上執行續借
讀者如果成功登錄進入Web OPAC的“我的借書證”中,可
以自己續借自己已借閱單冊.
備註: 透過Web OPAC執行續借,畫面動作如下圖所示.
Click on the number
of an individual loan
to get to the Renew link.
Circulation Training
73
在 WEBOPAC 上執行續借
你也可以在“我的借書證”功能下,點選最上方的功能區中
的” renew all “執行全部單冊的續借動作.
如果其中有任何單冊有問題,系統會提示告訴你那一本單
冊是有問題的.
Circulation Training
74
Stage 7:現金交易 Cash Management
Circulation Training
75
現金交易
不少的圖書館交易極有可能需向讀者收取費用. (
例: 預約,影印需求,借閱,續借…等).
一些基本收費是在系統設定後自動而完成,但具有
權限的館員仍可越權做必要的處理.
館員亦可新增某些特別的交易,例如:對於遺失書籍
的重置費用.
Circulation Training
76
Excerpt from the Cash Table*
Column 1:
Transaction
number
Column 3:
Column 7:
Patron Status Transaction name
0001 #####
0002 #####
0080 #####
0081 #####
9996 #####
disruption
Column 2:
Sublibrary
##
##
##
##
##
Y
Y
Y
Y
Y
0.50
0.50
3.00
4.00
15.0
Photo request
Hold request
1st warning - Overdue
2nd warning - Overdue
Local charge for
Column 5:
Amount
charged ($)
*tab18.<lng>
Circulation Training
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現金交易
你可以在讀者頁籤下的 Cash node 檢視這各讀者的現金交
易狀況.
每一筆的交易明細會顯示在Cash Info下方的視窗.
Circulation Training
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現金交易 - Options
您可借由開啟不同的頁籤看到不同的狀況:
全部的現金交易/All transactions
現金交易歷史(付清 與 部分付清 的交易)
尚未付款的交易
已取消的交易.
註:您可設定已付款的交易以綠色的字顯示,未付款
的交易以紅色的字顯示.均可再客制化調整.
Circulation Training
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現金交易 - Buttons
Pay Sum
如果讀者要付清全部應付的金額總額就按這個鈕.
如果讀者想要付的金額低於應付總額,則請在
Sum to Pay輸入想要付的金額,然後再按下Pay
Sum 按鈕.
Pay Selected
如果讀者想要針對特定單一筆或是多筆交易付款,
可以使用滑鼠搭配Shift 或是 Ctrl 鍵讓該交易變成
反白,然後再按下這個按鈕來付款.
Circulation Training
80
現金交易 - Buttons
新增New
讀者申請帳號,其它特別交易,讀者付款或預付款
項…等,您可從已設定好的標準選單裡選擇交易的
種類及金額等以新增現金交易.
免付Waive
欲刪除一個尚未付款的交易,一樣利用滑鼠搭配
Shift 或是 Ctrl 鍵讓該交易變成反白後再點選此鈕,
點選後出現的表單會請您填入免付的理由,填妥後,
按下確定即可.
Circulation Training
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現金交易 - Buttons
列印/Print
若畫面顯示所有的交易,則所有的交易均會被列印
出來.
如果畫面上的資料是經過條件篩選出來的交易清
單,按下列印後,系統將會詢問你是列印全部資
料或是只有畫面上的這些資料。.
依分館/By Sublibrary
以分館小計之方式呈現.
Circulation Training
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在 Web OPAC 上的現金交易
當讀者於WEB OPAC上登入後,可查閱有關自身的
現金交易.
Circulation Training
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Stage 8: 預約Hold Requests
Circulation Training
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預約申請Hold Requests
當讀者對一本單冊提出了預約需求,日後他就擁有使用該
本單冊機會.
在大多數的情況下,預約會發生是由於這本單冊正好被其
它讀者借出.
在有些情況下,預約會發生在未借出的單冊. ("available
copy").
當被預約的單冊被歸還時,系統會自動提醒館員此單冊已
被預約.
Circulation Training
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預約申請的檢查
進行預約時,系統會針對讀者做以下檢核:
該讀者是否有權限進行預約;
預約書之限額是否已經到達上限;
對還有可使用的複本是否有預約的權限 (if such copy
is available);
借閱證是否已過期.
系統會針對單冊做以下檢核:
可否被預約;
是否已存在其它預約 – 若已存在,是否可被多重預約?
Circulation Training
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預約申請 Placing Hold Requests
預約申請可照以下三種方式處理
館員經由 Item List 申請(在經由條碼號或是索書
號找到該書後);
館員經由模組的主選單功能申請;
讀者若有權限時,可在 Web OPAC自行申請.
Circulation Training
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預約申請 Placing Hold Requests
館員可點選 選單上的申請預約申請預約
(Menu/Requests/Hold Requests /Create Hold
Request)幫讀者新增預約的服.
輸入條碼號及讀者證號後按確定.
若申請過程有誤,系統會出現各式錯誤訊息.
Circulation Training
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建立預約申請的表單/Create Hold Request Form
Tab 1:預約資訊
Tab 2:單冊篩選資訊
Circulation Training
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預約申請-欄位 Hold Requests - Fields
From / To Date
預約紀錄的有效日期區間.系統會先帶出預設的期間,
但當您新增預約申請時,您可以手動改變日期.
取件地點 /Pickup Location
選擇讀者將收到資料的地點.選項包括送交到家裡;信
箱,特定分館,或特定的閱覽室.
催還類型 /Recall Type
若要資料被催還,就要選擇緊急程度, 01(一般)或02(緊
急),否則就選擇03(不要催還)欄位預設值是03.
Circulation Training
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預約申請-欄位 /Hold Requests - Fields
優先順位/Priority
你可以藉由該欄位決定預約申請有效的先後順序.
優先順位最高為"00".; 最低為"99 ".
一般催還或不要催還的欄位預設值20
而緊急催還則自動取得00的優先序
優先順位的值可以手動修改.
Circulation Training
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預約申請-欄位 /Hold Requests – Fields
單冊篩選資訊/Item Matching Filter (in tab 2)
使用這些欄位去定義哪些單冊是在預約的範圍. 這些符合條件將是
使用相似‘like’ (similar)方式找尋到的單冊.
你可以輸入 ‘#’ (去表示 “全部”) 或是輸入空白表示不設限.
舉例說明, 將‘#’ 填寫在典藏地這個欄位,就表示預約的範圍不管
典藏地這個條件.
Note: 預設的組合欄位定義條件是分館,單冊狀態及典藏地.
僅選擇單冊/Only Selected Item (in tab 2)
若只要讓特定的單冊填入預約申請,只要在核取方塊上點一下即可.
Circulation Training
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建立預約申請 Placing Hold Requests
二擇一, 館員可以從單冊的頁籤中找到單冊清單再執行預約
申請.
選擇一本單冊然後點選 Hold Request , 填入讀者証號/單冊
條碼號, 系統會開啟預約的表單(如下圖所示).
Circulation Training
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Hold Requests– Position in Hold Queue
館員可以查看目前讀者預約人數.
按鈕 ‘Go to Item Request’ 允許館員在單冊清
單中直接預約.
Circulation Training
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從 Web OPAC 建立預約申請
登入WEB OPAC後的讀可以自行建立預約申請.
系統亦會對該預約申請進行之前所介紹的“讀者”及“單冊”
之檢核.
若通過檢核,”預約”(Request)的超連結出現在畫面上,只要
點選此超連結,就可開始進行預約.
Circulation Training
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從 Web OPAC 建立預約申請
如果預約過程發生錯誤,系統會將錯誤訊息顯示在畫面的上方. 無
法越權僅是顯示的訊息. 例如:
若申請過程無問題發生,會出現表單請您填妥後,按下確定,即可完成預約:
Circulation Training
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Hold Requests from the Web OPAC
預約後,該本館藏會立即顯示預約有人預約
Circulation Training
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預約申請-催還Hold Requests - Recalls
催還就是要求目前借閱中的讀者,請她們早於原先的借閱
到期日前歸還單冊。
發生的原因可能是借閱的單冊是被其他的讀者申請預約
只有一個方法去開啟催還,就是當單冊的預約紀錄開啟
(當然圖書館可以選擇不去使用催還功能)
根據圖書館設定,以下情形催還才有效
當“Recall Loans” 服務正在執行中
當預約申請完成
Circulation Training
98
預約申請-催還Hold Requests - Recalls
當催還紀錄開始,會發生下列情形:
新的到期日期會被重新運算,讀者/單冊 清單將被更新
一個狀態“催還中”
催還通知單會寄送給讀者
罰則的計算方式也一起跟著更改
Circulation Training
99
預約申請-線上催還
預約申請與催還同時在一個表單中完成。
Both the hold request and the recall will be done in
a single step by using an enhanced hold request
form.
Circulation Training
100
檢視預約申請 Viewing Hold Requests
可利用以下方式檢視預約申請 :
可從單冊資料中的預約申請查看特定館藏有哪些預約.
可從讀者流通記錄的預約申請頁籤中查看該讀者有那些預
約
Circulation Training
101
在 Web OPAC 查看預約申請
在 Web OPAC 中,註冊讀者可在我的借書證下的預約功能
中查看 。
Circulation Training
102
預約申請 Hold Requests – Printouts
有兩種通知單可以手動產生通知讀者:
預約書到館通知單Hold request filled;
預約書等候通知單Hold request not filled.
當單冊外借回館,預約書到館夾書單也會列印出來
要列印這些表單, 請選擇主選單 Menu/Requests/Hold
Requests/Print Letter – Hold Request Filled (or /Print
Letter – Hold Request Not Filled)
備註:當背景程序有正常執行,夾書單是會被自動列印
Circulation Training
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Hold Requests - Printouts
預約夾書單:
預約到館通知單:
Circulation Training
104
Stage 9: 影印申請Photocopy Requests
Circulation Training
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影印申請Photocopy Requests
使用時機,當讀者針對某一本單冊有影印服務的
需要時就可以使用該功能。
影印申請與預約申請相似。
影印申請成功後會有一個識別號碼
However, photocopy requests are also allocated
a serial number by which they are later
identified and managed.
Circulation Training
106
影印申請檢查Photocopy Requests Checks
如同預約,系統會檢查讀者與單冊是不是都有可
以申請影印的權限。
As with hold requests, the system checks both
the patron and the item to verify that the
photocopy request is permitted.
Circulation Training
107
在OPAC申請影印
已登錄的讀者可能可以在Web OPAC開啟申請影印服務。
系統將執行不同的讀者與單冊檢查程序如同上面那些描述
如果相關權限符合,連結會出現在館藏清單的最前面如下
圖所示.
Circulation Training
108
在OPAC申請影印
接著要填寫影印申請的欄位資料,例如要印第幾
頁到第幾頁
Circulation Training
109
影印申請Photocopy Requests
Charging
圖書館可以規劃影印申請服務費用,定義在系統參數中,
如紙張大小與影印頁數
Status
影印申請服務透過操作可能有兩種狀態:
A (Active) – 處理中 (initial status before handling)
W (Waiting) – 等待中 (if not filled immediately)
Circulation Training
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影印申請-列印
有兩種表單可以手動產生送給讀者:
影印完成通知單
影印等候通知單
影印申請的夾書單也是會在書到館時列印
列印選項的設定在
Menu/Requests/Photocopy Requests/Print Letter –
Photocopy Request Filled (或 /Print Letter –
Photocopy Request Not Filled).
Circulation Training
111
Stage 10:離線流通Offline Circulation
Circulation Training
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Offline Circulation
系統有提供離線流通的作業允許你在系統斷線時基本的借閱
與歸還的交易.
所有的離線流通的交易會儲存在執行離線流通的電腦中
您可以在網路恢復連線時上傳離線流通的交易.
Circulation Training
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Offline Circulation
可利用檔案/借閱/離線流通的功能執行,
Menu/Circulation/ Offline Circulation.
畫面如下所示:
Circulation Training
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Offline Circulation - Buttons
借閱Loan
歸還Return
提供以上兩種,依據您想要執行的交易類型而定 ,選擇任
一種功能時,上方的表單會改變.
上傳檔案 Send File
一但網路連線恢復時,可利用上傳檔案的功能將檔案上傳.
匯入檔案Import File
您可以將別台電腦的檔案匯整,再用”上傳檔案”一起上傳.
Circulation Training
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離線流通檢查 Offline Circulation Checks
一但離線流通交易傳送到主機上,系統將會檢查這
些交易並產生檢查報表,系統會檢查的項目包括 :
單冊是否存在;
讀者是否存在;
在借閱/歸還時是否有產生任何問題 (例:館藏已被
借出).
Circulation Training
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離線流通 Offline Circulation
檢查報告將會顯示在離線流通功能的第二個頁籤,
您可以列印出來以便手動處理.
Circulation Training
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Stage 11:其他功能 Other Options
Circulation Training
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修改單冊資料 Change Item Information
修改單冊資訊可利用檔案
Menu/Items/ Change Item Information.
輸入要改變的值在左邊
視窗中
依序輸入館藏條
碼號
Circulation Training
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修改單冊資料 Change Item Information
如果您有勾選Check Requests(檢查有無預約) 選項,將會
彈跳出一個視窗顯示關於每個單冊的改變訊息.
除非你選取了Permanent Change(永久變更) 選項,不然
這改變只是暫時的,且單冊維護中的Temporary Location
選項將會被選取表示是暫時改變的。
你可以在稍後還原原始的單冊訊息,如果你選擇的是
Permanent Change (永久變更) 選項就無法還原.
Circulation Training
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恢復單冊資訊 Restore Item Information
可利用恢復單冊資訊將修改的單冊回覆成回原資
訊.
Circulation Training
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‘快速編目 Fast Cataloging’
在流通時若遇到館藏沒有編目資料時,可利用快速
編目的功能將簡易書目與館藏資訊快速鍵入系統
以利流通.
快速編目功能包括簡易書目與單冊資料.
Circulation Training
122
‘快速編目 Fast Cataloging’
快速編目在 Menu/Items/Catalog Record and
Create Item 或是 Ctrl+F8.
第一步將先選擇要新增紀錄到哪一個書目資料庫.
一但編目紀錄與單冊開啟完成,系統將會自動附
加一個備註(‘Provisional Circ record’)欄位到書目
紀錄
你可以開啟一個虛擬的讀者叫做CATALOGER,作
用是針對快速編目的紀錄做預約。這樣可以讓館
員在將來書外借後回館時可以得到這樣的訊息。
Circulation Training
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‘快速編目Fast Cataloging’
Circulation Training
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快速流通Fast Circulation
快速流通的功能可以以快速的方式執行借閱與歸還的交易.
通常此功能適用到距離遠的分館或是巡迴車,且因為網路速
度不快時的,可使用的快速流通的功能.
系統會執行一般的借閱與歸還的檢查程序.
執行步驟 Menu/Circulation/Fast Circulation.
Circulation Training
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交易明細報表Payment Report
報表可以列出在一個時間區間中工作站(或是一個
群組)的 借/貸 交易紀錄。
報表可以針對館員或是工作站(利用IP或是站台編
號)為條件產生。
下次要列印報表,就將先前產生報表時間當做這
次報表的開始產生時間。
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交易明細報表Payment Report
開啟步驟 Menu/Reports/Payment Report.
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