BAB 5
SIKLUS PENGELUARAN
Poin-poin yang Perlu Difahami
1. Apa cakupan transaksi siklus pengeluaran?
2. Fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan untuk
melaksanakan transaksi?
3. Bagaimana prosedur pelaksanaan transaksi?
4. Risiko apa saja yang perlu ditangani?
5. Dokumen transaksi apa saja yang diperlukan?
6. Dokumen akuntansi apa saja yang diperlukan?
7. Saldo buku besar apa saja yang dihasilkan oleh SIA
siklus pengeluaran?
8. Laporan manajerial apa saja yang kemungkinan
diperlukan untuk pengendalian siklus pengeluaran?
9. Bagaimana TI diperankan?
Reminder
1. Dalam mempelajari buku dan power poin ini, arahkah
perhatian terhadap poin-poin yang penting untuk
difahami pada slide sebelum ini.
2. Buku atau power poin ini tidak dirancang untuk
menjelaskan seluruh persoalan desain sistem, oleh
sebab itu kembangkan solusi sistem dengan
menggunakan prinsip-prinsip pengembangan SIA.
3. Pemahaman dan perancangan SIA sangat
membutuhkan daya imajinasi dan kreativitas, maka
kembangkan daya imajinasi dan kreativitas seoptimal
mungkin.
4. Tujuan perancangan SIA adalah “keunggulan”
efektifitas dan efisiensi proses bisnis.
CAKUPAN TRANSAKSI
Siklus pengeluaran adalah siklus
transaksi tentang pengadaan
barang dan jasa untuk kegiatan
operasional perusahaan.
Catatan
Fokus pembahasan: SIA untuk
transaksi pembelian persediaan.
SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN
Laporan
Penerimaan
Sistem
Penerimaan
Rekening
Aktiva dan
Biaya
Sistem
Voucher
Persediaan
Pesanan
Pembelian
Utang
Dagang
Voucher
Kas
Sistem
Pengeluaran
Kas
Sistem
Pembelian
Pemasok
SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN
Dalam SIA siklus pengeluaran, paling
tidak terdapat empat sub sistem yang
harus dirancang, yaitu:
• Sistem pembelian
• Sistem penerimaan barang
• Sistem voucher
• Sistem pengeluaran kas.
DFD SIKLUS PENGELUARAN
Tujuan utama SIA:
1. Memastikan aktivitas transaksi
berjalan dengan efektif, efisien, dan
terkendali.
2. Menyajikan informasi akuntansi yang
relevan, lengkap, terpercaya dan
tepat waktu.
DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN
Barang dan Jasa
Back Order
Penyerahan Barang
Faktur
Siklus
Pendapatan
Usulan Pembelian
Pemasok
Siklus
Pengeluaran
Penerimaan Barang
Persediaan
Usulan Pembelian
Pesanan Pembelian
Penerimaan Barang
Berbagai
Departemen
Pembayaran
Sistem Buku Besar
dan Pelaporan
Data pembelian
dan Data
Pembayaran
Kebutuhan Bahan Baku
Penerimaan Bahan Baku
Siklus
Produksi
DIAGRAM KONTEK SIKLUS
PENGELUARAN
• Diagram kontek adalah diagram atau
gambar yang digunakan untuk
menjelaskan garis besar arus data
dalam suatu kegiatan atau proses bisnis.
• Kelancaran transmisi data sangat
penting untuk diperhatikan, karena data
menjadi dasar utama pelaksanaan
transaksi, tanpa data maka transaksi
tidak mungkin bisa dilaksanakan.
DFD
SIKLUS
PENGELUARAN
DFD SIKLUS PENGELUARAN
•
•
DFD adalah penjabaran dari diagram
kontek, fungsi DFD adalah untuk
mendiskripsikan empat hal, yaitu: asal
data dan tujuan data, pengolahan data,
transmisi data, dan penyimpanan data.
Tujuan perancangan SIA adalah untuk
membuat proses transformasi data,
transmisi data, serta penyimpanan data
berjalan secara efektif dan efisien.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN
1. Permintaan barang atau jasa 
memerlukan rancangan sistem
permintaan barang dan jasa.
2. Pembelian barang dan jasa 
memerlukan rancangan sistem
pembelian barang dan jasa.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN
3. Penerimaan barang atau jasa 
memerlukan rancangan sistem
penerimaan barang dan jasa.
4. Pencatatan utang atas pembelian
barang dan jasa  memerlukan
sistem pencatatan
utang/pembelian, disebut dengan
sistem voucher. *
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN
5. Pembayaran atas pembelian
barang dan jasa  memerlukan
sistem pelunasan
utang/pembayaran atas
pembelian, disebut dengan
sistem pengeluaran kas.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN
Catatan:
* Sistem voucher dan sistem
pengeluaran kas secara
bersama-sama disebut
dengan sistem utang dagang
(account payable system).
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
Transaksi
Dokumen
Pembelian kredit Permintaan pembelian
Pesanan pembelian
Laporan penerimaan barang
Voucher
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
Transaksi
Dokumen
Pengeluaran kas
Retur pembelian
Pembayaran
biaya
Cek
Memo debit
Dokumen/nota
pembayaran biaya
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
•
•
Fungsi dokumen adalah untuk
memerintahkan pelaksanaan
transaksi, merekam data transaksi,
dan mengendalikan transaksi.
Dokumen dapat dirancang dalam
bentuk manual dengan
menggunakan kertas atau
dicancang dalam bentuk
elektronik.
SISTEM PEMBELIAN MANUAL
Peminta Barang
Pemasok
Bag. Pembelian
Bag. Penerimaan
Mulai
Membuat
purchase
requisition
Purchase
Requisition
(PR)
1
Ke Bag.
Utang Dagang
2
Pilih
pemasok,
buat
Purchase
Order
(PO)
Ke bagian utang
dagang
3
N
Purchase 3 4
Order 2
(PO) 1
PO
Kirim barang
dan invoice
3
PR
2
Mencocokkan
dokumen,
menerima
barang
Acknowledgment
Packing slip
5
N
Purchase
Requisition
(PR) 1
N
Purchase
Order
(PO) 4
PO
PR
PO
1
Receiving
2
report
3
Periksa
barang,
cocokkan
dokumen
4
4
Receiving
3
Report 2
(RR) 1
Invoice
RR
RR
2
PO
1
Purchase
3
Requisition
2
N
Ke bagian
utang dagang
N
Pencocokan
dokumen
N
SISTEM PENGELUARAN KAS MANUAL
Peminta Barang
Purchase
Requisition
(PR)
3
Bag. Pembelian
Pemasok
Bag. Utang Dagang
Bag. Keuangan
Bag. Akuntansi
N
Purchase
Order
(PO)
5
PR
Dokumen
Pendukung
Purchase
3
Order
(PO)
5
Invoice
Receiving
Report
(RR)
2
Mencocokkan
dokumen,
menyetujui
pembayaran
Invoice
Dokumen
Pendukung
Invoice
Periksa
voucher &
dok. pendukung.
cap lunas
Mencatat
dalam
register
D
Voucher
Register
Diringkas
bulanan
Dokumen
Pendukung
Cek &
remittance
advice
Mencatat
no. cek
ke register
Buat cek,
catat ke
cek register
Voucher
Cek
Register
Dokumen
Pendukung
Voucher
Cek &
remittance
advice
Dokumen
Pendukung
Voucher
N
Jumlah
voucher
Tanda
tangan cek
dan kirim
Jumlah
kas
Diringkas
bulanan
Posting
ke buku
besar
Buku
besar
SISTEM
PEMBELIAN
BERBANTUAN
KOMPUTER
PEMBELIAN
PROSES KOMPUTER
Departemen yang meminta atau
bagian persediaan
Master file
pemasok
Purchase
Requisition
Membuat file
purchase
orders
Entry data
pembelian
Master file
persediaan
Purchase
orders
Purchase
Requisition
Mencetak
purchase
orders
N
Oleh manajer
pembelian
Purchase
Requisition
Open
P.O.
N
Pada akhir
hari
Review &
tanda
tangan
5
5
4
3
4
3
2
Purchase 1
order
2
Purchase 1
order (signed)
Bag. utang
dagang
Bagian
Penerimaan
Unit
peminta barang
Open
purchase
orders
Pemasok
PENERIMAAN BARANG
Purchase
order
2
Packing slip
& barang
2
N
Verifikasi
pesanan
& hitung
barang
Update file
dan cetak
receiving report
2
Receiving 1
Report
Purchase 2
order
N
Verifikasi,
hitung,
tanda
tangan
Receiving 1
Report
(signed)
Entry data
penerimaan
Packing slip
GUDANG
Open
purchase
order
Dari pemasok
Master file
persediaan
Dari bagian
pembelian
PROSES KOMPUTER
Master file
pemasok
SISTEM
PENERIMAAN
BARANG
BERBANTUAN
KOMPUTER
Ke bag. utang
Dengan barang
PROSES KOMPUTER
Dari pemasok
Dari bag.
pembelian
Dari bag.
gudang
Invoice
Purchase
order
Receiving
report
1
Verifikasi
3
N
Membuat
open-invoice
file
Harian
Open
purchase
order
SISTEM
PEMBAYARAN
UTANG
BERBANTUAN
KOMPUTER
BAGIAN UTANG DAGANG
Open
invoice
Update file
dan cetak DV
Master file
pemasok
Buku besar
Entry data
penerimaan
Pencocokan
Receiving
report
1
Purchase
order
2
Invoice
Unpaid
D
Dari kasir
Paket
Invoice
Paid
A
Setiap tanggal
jatuh tempo
diambil dan
dikirim ke
bagian
pengeluaran
kas
Disbursement
voucher
PROSES KOMPUTER
KASIR
SISTEM
PENGELUARAN
KAS
BERBANTUAN
KOMPUTER
Dari bag. utang
dagang
A
Invoice
Receiving
report
1
Batch
total
Purchase
order
3
Disbursement
voucher
Batch
total
Bandingkan &
rekonsili
asi
Open
invoice
Batch
total
A
Master file
pemasok
Update file
& cetak cek
Open
invoices
Buku besar
Review &
buat
batch
total
Cek
Remittance
advices
Cash disbursement
register
Entry data
penerimaan
Paket
voucher
Membuat
open-invoice
file
Disbursement voucher
Invoice
Purchase order
Receiving report
Review &
tanda tangan
cek, cap
lunas voucher
Kontroler
Remittance
Paket
voucher
Bag. utang dagang
Cek
Pemasok
ALTERNATIF
SISTEM
SIKLUS
PENGELUARAN
Permintaan
pembelian
Otorisasi
pembelian
Penerimaan
barang
EDI
Interface
Purchase
order
Invoices
Sistem
pembelian
Inquiry
processing
system
Status
persediaan
Status
pesanan
Pemasok
Data base
siklua pengeluaran
Proses
pengeluaran
kas
Pengeluaran
EFT
Cek
Register
kas keluar
EFT
interface
Pemasok
Kontroler
Status
rekening
Bank
Pemesanan Barang/Jasa
• Keputusan Penting:
–
–
–
–
Barang apa yang harus dibeli (what)?
Kapan harus dibeli (when)?
Dengan harga berapa (how much)?
Kepada vendor yang mana (which
supplier to purchase)?
Alternatif Kontrol Persediaan
•
•
•
EOQ ( Economic Order Quantity), yaitu
perhitungan untuk menentukan pesanan yang
paling optimal untuk menimimumkan jumlah
pesanan, carrying costs, dan stockout costs.
Materials Requirements Planning (MRP), yaitu
teknik perencanaan pengadaan barang untuk
meminumkan jumlah persediaan.
Just-in-Time (JIT) Inventory System, yaitu
teknik untuk meminimalkan, bahkan
meniadakan persediaan, dengan cara hanya
membeli barang sejumlah yang dibutuhkan.
Alternatif Kontrol Persediaan
•
Perbedaan utama MRP dan JIT, dalam MRP
pembelian didasarkan pada perencanaan,
sedangkan dalam JIT pembelian didasarkan
pada kebutuhan riil.
Permintaan Pembelian
• Permintaan pembelian dapat berasal dari
bagian kontrol persediaan atau dari karyawan
yang mengetahui kebutuhan pembelian.
• Permintaan pembelian otomatis, yaitu pada
saat sistem mengidentifikasi persediaan berada
pada titik pemesanan kembali.
Alternatif Kontrol Persediaan
• Blanket Purchase Order, adalah
komitmen atau perjanjian dengan vendor
untuk membeli persediaan tertentu,
dengan harga tertentu, selama kurun
waktu tertentu.
– Tujuan Blanket Purchase Order adalah untuk
menurunkan ketidakpastian pengadaan
barang yang terpercaya serta untuk
membatu vendor agar bisa membuat
perencanaan secara lebih baik.
Alternatif Kontrol Persediaan
Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi
Pemesanan
• Penghematan pengadaan barang dapat
dilakukan dengan menyederhanakan
(streamlining) prosedur.
• Electronic Data Interchange (EDI), adalah
salah satu alternatif, yaitu dengan cara
meniadakan pekerjaan klerikal untuk
pemesanan barang/jasa.
Penerimaan Pembelian
• Dokumen untuk penerimaan barang
adalah Laporan Penerimaan Barang
(Receiving Report).
• Potensi masalah:
– Kuantitas yang diterima berbeda dengan
yang dipesan.
– Barang dalam keadaan rusak
– Kualitas barang tidak sesuai standard
• Debit Memo, adalah dokumen untuk
mengkoreksi pesanan yang telah diterima
Pembayaran Pembelian
• Prinsip dasar: pembayaran hanya untuk
Faktur Pembelian atas barang yang dipesan
dan telah diterima.
• Dua pendekatan pemrosesan Faktur
Pembelian:
– Non Voucher System, dalam sistem ini
faktur yang disetujui langsung diposting
ke akun vendor dan disimpan pada open
invoice file. Ketika faktur dibayar, faktur
dikeluarkan dari open invoice file, dicap
“lunas” kemudian disimpan pada paid
invoice file.
Pembayaran Pembelian
– Voucher System, dalam sistem ini faktur
dibuatkan dokumen disbursement voucher
yang berisi data vendor, daftar outstanding
invoices, dan jumlah tagihan bersih yang
harus dibayar.
• Keunggulan Voucher System
– Mengurangi jumlah cek yang harus dibuat,
karena beberapa faktur bisa dimasukkan
dalam satu voucher.
– Disbursement voucher dapat dibuat
bernomor urut tercetak untuk memudahkan
tracking pembayaran.
Materi Tambahan
Sasaran Siklus Pengeluaran
• Sasaran SIA siklus pengeleluaran dapat dirinci sebagai
berikut (khusnya untuk masalah pengadaan barang
dagangan):
– Membeli dari pemasok yang terpercaya
– Membeli barang dengan kualias tinggi (standar)
– Mendapatkan harga terbaik
– Hanya membeli barang-barang yang telah diotorisasi
– Memastikan barang tersedia pada saat dibutuhkan
– Barang yang diterima adalah barang yang dipesan
– Barang yang dibeli tidak hilang, dicuri, atau rusak
– Membayar pembelian tepat pada waktunya
DFD Sistem Pembelian
Sistem Pembelian Manual
• Berawal pada saat persediaan berada
pada titik pemesanan kembali.
• Permintaan Pembelian (purchase
requisition/PR) dibuat dan tindasannya
didistribusikan ke bagian pembelian dan
bagian utang dagang (A/P)
• Bagian pembelian membuat purchase
order (PO) atau pesanan pembelian untuk
masing-2 vendor dan mengirimkan copy
PO ke Inventory Control, A/P, dan
Receiving (bagian penerimaan)
Sistem Pembelian Manual
• Bagian penerimaan menghitung dan
menginspeksi barang yang diterima.
– A blind copy of the PO (PO tanpa info jumlah)
digunakan untuk mendorong petugas
penghitungan menghitung dengan sungguhsungguh barang yang diterima.
• A receiving report is prepared and copies
sent to the raw materials storeroom,
Purchasing, Inventory Control, and A/P.
A Manual Purchases System
• A/P eventually receives copies of the PR,
PO, receiving report, and the supplier’s
invoice.
• A/P reconciles these documents, posts to
the purchases journal, and records the
liability in the accounts payable subsidiary
ledger.
A Manual Purchases System
• A/P periodically summarizes the entries in
the purchases journal as a journal voucher
which is sent to the General Ledger (G/L)
department.
Inv-Control or Purchases
DR
Accts Payable-Control
CR
• A/P also prepares a cash disbursements
voucher and posts it in the voucher
register.
A Manual Purchases System
• G/L department:
– posts from the accounts payable journal
voucher to the general ledger
– reconciles the inventory amount with the
account summary received from
inventory control
Manual Purchases Flowchart
DFD of Cash Disbursements System
Manual Cash Disbursements
System
• Periodically, A/P searches the open
vouchers payable file for items with
payments due:
– A/P sends the voucher and supporting
documents to Cash Disbursements
– A/P updates the accounts payable
subsidiary ledger
Manual Cash Disbursements
System
• Cash Disbursements:
– prepares the check
– records the information in a check register
(cash disbursements journal)
– returns paid vouchers to accounts payable,
mails the check to the supplier
– sends a journal voucher to G/L:
Accounts Payable
DR
Cash
CR
Manual Cash Disbursements
System
• G/L department receives:
– the journal voucher from cash disbursements
– a summary of the accounts payable
subsidiary ledger from A/P
• The journal voucher is used to update the
general ledger.
• The accounts payable control account is
reconciled with the subsidiary summary.
Cash Disbursements System
Computer-Based Accounting Systems
• CBAS technology can be viewed as a
continuum with two extremes:
– automation - use technology to improve
efficiency and effectiveness
– reengineering – use technology to
restructure business processes and firm
organization
Levels of Automating and
Reengineering Ordering
• Computer generates PR
– Purchases manually generates PO
• Computer generates PO (no PR needed)
– PO not sent until manually reviewed
• Computer-generated PO is automatically
sent without manual review
• Electronic Data Interchange (EDI)
– Computer-to-computer communication
without PO
Expenditure Cycle Database
• Master Files
– supplier (vendor) master file
– accounts payable master file
– merchandise inventory master
file
• Transaction and Open
Document Files
– purchase order file
• open purchase order file
– supplier’s invoice file
– open vouchers file
– cash disbursements file
• Other Files
– supplier reference and
history file
– buyer file
– accounts payable detail file
Computer-Based Purchases
• A Data Processing dept. performs routine
accounting tasks.
• Purchasing - a computer program identifies
inventory requirements
• The following methods are used for
authorizing and ordering inventories:
– the system prepares POs and sends them to
Purchases for review, signing, and distributing
– the system distributes POs directly to the vendors
and internal users, bypassing Purchases
– the system uses electronic data interchange (EDI)
and electronically places the order without POs
Computer-Based Purchases
• Other tasks performed automatically by the
computer:
– updates the inventory subsidiary file from
the receiving report
– calculates batch totals for general ledger
update
– closes the corresponding records in the
open PO file to the closed PO file
– validates the voucher records against valid
vendor files
Computer-Based Cash Disbursements
• Tasks performed automatically by the
computer:
– the system scans for vouchers currently
due
– prints checks for these vouchers
– records these checks in the check
register
– batch totals are prepared for the general
ledger update procedure
Automated Batch Purchases
Automated Batch Purchases
Advantages of Real-Time Data Input &
Processing Over Batch Processing
• Shortens the time-lag in record-keeping;
hence, records are more current
• Eliminates much of the routine manual
procedures, such as transcribing information
onto paper documents
• Eliminates much of the storage and shuffling
of paper documents
• Reduces data entry correction procedures
Reengineered Purchases/Cash
Disbursements
Summary of Internal Controls
General Internal Controls
• Organization controls
– segregation of duties
•
•
•
•
•
•
Documentation
Asset Accountability Controls
Management Practices
Data Center Operations Controls
Authorization Controls
Access Controls
Manual
Authorization Controls
• Purchases of inventory should be
authorized by the Inventory Control
department, not by purchasing agents
• Accounts Payable authorizes the
payments of bills, not the cash
disbursements clerk, who writes the
checks
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based Authorization
Controls
• Authorizations are automated.
– programmed decision rules must be debugged
• Automating inventory in EDI and JIT
– faulty inventory model can lead to overpurchasing or under-purchasing
• Cash disbursements may automate check
printing and signing.
– programming logic must be flawless
– automated signing only below a dollar threshold
Traditional Segregation of Duties
•
•
•
•
•
•
•
•
Warehouse (stores)
Inventory control
Accounts payable
General ledger
Requisitioning
Purchases
Purchases returns and allowances
Cash disbursements
Manual
Segregation of Functions
• Custody of the asset, inventory, by the
Warehouse must be separate from
recordkeeping for the assets by the
Inventory Control.
• Custody of the asset, cash, by Cash
Disbursements must be kept separate
from recordkeeping for the asset by A/P.
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based Segregation
of Functions
• Extensive consolidation by the
computer of tasks traditionally
segregated
– computer programs authorize and
process purchase orders
– computer programs authorize and issue
checks to vendors
Manual
Supervision
• Within the expenditure cycle, supervision
is of highest importance in the Receiving
department, where the inventory arrives
and is logged in by a receiving clerk.
Need to minimize:
– failures to properly inspect the assets
– theft of the assets
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based Supervision
• Automation often leads to a collapsing of
the traditional segregation of duties.
– requires greater supervision
• Supervision takes on new aspects as
technology advances.
– electronic monitoring
• Supervision because more difficult as the
workplace becomes more sophisticated.
– employees may have advanced IT training
Manual
Accounting Records
• Must maintain adequate records for:
– accounts payable
– vouchers payable
– checks
– general ledger
– subsidiary ledgers
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based
Accounting Records
• Accounting records rest on the reliability and
security of stored digitalized data.
– Accountants should be skeptical about the accuracy
of hard-copy printouts.
– Backups - the system needs to ensure that backups
of all files are continuously kept
• Most automated systems still have a lot of paper
documents.
– This is good for audit trail purposes but is often
inefficient.
– As the system becomes increasing paperless,
maintaining an audit trail becomes more difficult.
Manual
Access Controls
• Access to:
– inventories (direct)
– cash (direct)
– accounting records
(indirect)
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based
Access Controls
• Magnetic records are vulnerable to both
authorized and unauthorized exposure
and should be protected
– must have limited file accessibility
– programs must be safeguarded and
monitored
Manual
Independent Verification
• A/Payable dept. verifies much of the work done
within the expenditure cycle.
– PR, PO, receiving reports, and suppliers’ invoices must
be checked and verified by A/P.
• G/Ledger dept. verifies:
– the total obligations recorded equal the total inventories
received
– the total reductions in accounts payable equal the total
disbursements of cash
How do these controls change in a CBAS?
Computer-Based
Independent Verification
• Automating the accounting function
reduces the need for verification by
reducing the chances of fraud and error in
the expenditure cycle.
• However, the need for verification shifts to
the computer program and the
programmers where fraud and error may
still be present.