ASPEK LEGAL ARSIP ELEKTRONIK (Dan Studi Kasus Autentikasi) Oleh M. Asichin, SH., M. Hum. Disampaikan pada: Workshop Kearsipan ASEAN Autentikasi Arsip Elektronik Dan Arsip Hasil Digitalisasi AAI, 20 Mei 2014. I. LATAR BELAKANG A = ORDE BARU B = ORDE REFORMASI C = PERSAINGAN GLOBAL (PERADIGMA BARU, REINVENTING GOVERNMENT, GOOD GOVERNANCE) D = OTONOMI DAERAH (KEMANDIRIAN SUBYEK PEMBANGUNAN Berbagai perubahan penting pada tahun 1998 menjadi tonggak dimulainya era reformasi : di bidang politik, pemerintahan, hukum, ekonomi, dan birokrasi, yang dilandasi oleh keinginan untuk mewujudkan pemerintahan demokratis dan mempercepat terwujudnya kesejahteraan rakyat. 3 PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS Reformasi Penyelenggaraan Negara Reformasi Aparatur Negara Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi 4 DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI Perubahan cara bekerja Perubahan cara berkomunikasi Perubahan persepsi tentang efisiensi Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASI DAN DISEMINASI ARSIP • • • • Penggunaan intranet dan internet Penggunaan surat elektronik (e-mail) Penggunaan situs-web (website dan portal Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP • • • • • Penemuan kembali yang efisien Kontrol akses Akses jarak jauh On-line Finding Aid EAD: Encoded Archival Description KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP • Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual • Dari gedung ke server • Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.) Laporan ICA untuk autentikasi Arsip elektronik 2004. 1. Pada pertemuan Global Forum 2002 mencatat bahwa reformasi sektor publik tidak akan berhasil tanpa ketersediaan Arsip dengan dipercaya, tepat dan ini dan dapat setidaknya merupakan pengakuan dari beberapa negara berkembang. 9 2. Peraturan Perundang-undangan yang mengatur Hukum Kearsipan tidak bisa berdiri sendiri tetapi keterkaitan saling erat dengan hukum lain seperti misalnya hukum kearsipan berhubungan dengan akses informasi / keterbukaan informasi pengaturan privasi, hak copy right, administrasi jabatan/negara, pengaturan pembuktian, pengaturan keuangan, kerahasiaan pengaturan arsip/dokumen kejahatan dunia maya dsb. statistik, elektronik, KEBIJAKAN DALAM PENGAJARAN/DIKLAT KEARSIPAN BIDANG ILMU INFORMASI 1. 2. 3. 4. 5. 6. Reprograpics Exhibition Preservation Information storage, retrieval & dissemination Bibliography & sources of information User Studies - user behaviour & needs - user survey methods 7. Legislation 8. Security 9. Building design & enviromental control 10. System design & automation ( Guidelines for curriculum development in records management & the administration of modern archieves: a RAMP study) 11 KERANGKA HUKUM KEARSIPAN Keterbukaan Informasi/akses informasi Kerahasiaan Jabatan Kerahasiaan Negara Cyber Crime Hukum Kearsipan Privacy Act Personal Privacy Hukum Pembuktian/ITE Corporate Privacy Copy Right II. ARSIP ELEKTRONIK ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK) Dalam Dictionary of Archival Terminology yang dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa arsip elektronik adalah “Records/archives usually in code, recorded on a medium such as magnetic tape, punched card, whose contents are accessible only by machine and organize in accordance with the principle of provenance as district from data archives” 14 Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu memahaminya. (UU ITE Pasal 1 angka 4) 15 Jenis2 Baru Arsip Elekronik e-mail Digital Photographs ATM Transaction Logs Worlds Processing Documents Instant Massage Histories File Saved Form Accounting Programs Spread sheet Internet Browser Histories Database The countens of computer memory Computer Print Out Digital Video & Audio File Log Form Hotels Electronic Door Locks 16 PENGERTIAN DIGITAL EVIDENCE ATAU ELECTRONIC EVIDENCE Adalah suatu pengesahan informasi yang disimpan atau dikirim secara digital yang menetapkan relevansi sebagai bukti, apakah informasi tersebut autentik, jika menimbulkan keraguan dan apakah dalam bentuk copy maka wajib diterima dalam bentuk asli. (Sumber: Wikipedia) III. TINJAUAN DI BERBAGAI NEGARA 1. Malaysia Amandemen Evident act 1950 pada Tahun 1997 Malaysia mencanangkan negara berbasis TI sejak Tahun 1996 melalui Proyek Malaysia Super Coridor (MSC). Masuknya alat bukti elektronik yaitu: penambahan pada pasal 62 tentang alat bukti primer yaitu: dokumen yang dikeluarkan dari computer merupakan alat bukti primer. 19 2. Singapore Anggapan Hukum terhadap Arsip Elektronik menurut The Singapore Electronic Transaction Act (ETA). ETA memberi pengetahuan hukum thd arsip elektornik & TTD elektronik dgn cara anggapan pembuktian itu menjamin validitas, tidak ada akibat yang timbul atau dapat berjalan sebagaimana arsip dalam bentuk kertas. 20 Adapun catatan singkat ttg anggapan itu sbb: 1. Tidak ada perbedaan antara arsip elektronik dgn arsip kertas. 2. Tidak ada perbedaan hukum antara arsip elektonik dgn arsip kertas ketika syarat2 hukum dipenuhi sebagaimana aslinya. 3. Tidak ada perbedaan hukum antara TTD elektronik & TTD biasa ketiaka dijamin syarat2 hukum ttg TTD. 4. Tidak ada perbedaan hukum antara arsip elektronik & arsip kertas dalam penerimaan sbg alat bukti didalam persidangan. 5. Tidak ada perbedaan hukum anatara kontrak yang dibuat secara elektronik dan kertas. 3. Australia The Commonwealth Evidence Act (CEA) menjelaskan bahwa dokumen/arsip yang dibuat & dipelihara dlm bentuk kertas & elektronik dpt diterima sbg alat bukti kepersidangan federal. Pada umumnya Pengadilan Commonwealth tdk mengharuskan untuk menerapkan hukum pembuktian. Pada umumnya menurut ketentuan UU yang mengatur Pengadilan, akibat apa yang timbul pada Pengadilan asal tidak melampaui batas larangan Pengadilan dari hukum Pembuktian, tetapi mungkin tidak tepat. 22 Di Australia penetapan peraturan tidak seragam 1) Di dalam hukum yang berlaku umum di negara bagian “Pengaturan Keaslian Dokumen “ pihak yang berpekara di harapkan membuktikan isi dokumen, dokumen asli ditunjukkan tidak berupa copy atau dokumen sekunder yang diperoleh dari itu. 2) Dalam kenyataannya ada beberapa pengecualian yang dibuat dalam peraturan persidangan, seringkali menerima copy dokumen pada pembuktian. Dibeberapa negara bagian, Queensland, Victoria dan Australia Barat mempunyai ketentuan peraturan perundang-undangan yang telah merubah “Peraturan Keaslian Dokumen” yang membolehkan untuk menerima arsip microfilm sebagai pengganti arsip kertas, yang harus mendapat persetujuan/legislisasi dan pemerintah negara bagian 23 4. United Kingdom (Inggris) Di UK penguji alat bukti hukum biasanya mengikuti Petunjuk yg dikeluarkan oleh The Association of Chief Police Officers (ACPO) untuk autentikasi & keutuhan/ integriti, dlm investivigasi kasus Cyber Security, adapun pedoman tsbt berisi 4 (empat) prinsip: Prinsip I Tdk ada langkah yg diambil Lembaga2 Penegak Hukum, Pekerja/agen dari Lembaga2 tsbt, tdk ada yang boleh merubah data sesudahnya kecuali dgn persetujuan dari Pengadilan. 24 Prinsip II Dalam perkembangannya ketika seseorang memerlukan untuk mengakses data asli/original, maka orang tsbt harus kpd orang yang berkompeten yg dapat menjelaskan kebuktian dalam hubungannya & implikasi kegiatan tsbt. Prinsip III Arsip/dokumen yg keseluruhan prosesnya menggunakan aplikasi alih media maka proses pembuatan & penyimpanannya harus selalu di audit 25 Prinsip IV Petugas yg bertugas untuk melakukan investigasi, maka keseluruhan tanggung jawabnya untuk menjamin bahwa untuk keseluruhan prinsip2 tsbt diatas harus mengikuti aturan hukum. Pedoman2 tersebut diatas pada umumnya diterima didalam Pengadilan di Inggris & Scotland, tetapi tdk merupakan syarat hukum yg ditaati & Penggunaannya secara sukarela. 26 5. Amerika Serikat Federal Rules of Evidence (AS) Federal Rules of Evidence 803 (8) (Seperti dikutip NARA, 1990 : A-4) mengemukakan bahwa catatan elektronis diakui sebagai alat bukti/pengadilan federal, yang digunakan pada waktu pengadilan berlangsung, jika dapat dipercaya dalam suatu penetapan dokumentasi dengan melalui kegiatan sistem operasional pengelolaan arsip dan kontrol secara teliti. 27 Persyarat yang harus dipenuhi menurut hukum AS - Dokumen yang dihasilkan dan disimpan secara elektronis, secara konsisten diciptakan melalui proses yang sama dan mempunyai standarisasi dalam penelusurannya kembali. - Prosedur pengamanan untuk mencegah tidak terjadinya upaya menambah, modifikasi atau menghapus suatu arsip dan sistem proteksi yang memadai. Prof. Ahmad Ramli, Dokumen Elektronik Arsip (Cyber Crime) 28 6. Indonesia Hukum Acara Pidana Undang-undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana, yang menurut pasal 184 tentang alat bukti adalah : keterangan Saksi Keterangan Ahli Surat Petunjuk Keterangan Terdakwa 29 Pasal 184 UU Nomor 8 Tahun 1981 tersebut telah dianulir dengan pasal 15 ayat (1) UU Nomor 8 Tahun 1997, yaitu telah berubah/berkembangnya wawasan media arsip sebagai alat bukti yang semula hanya dalam media kertas (surat) menjadi lebih luas yaitu dalam bentuk “media mikro film atau media lainnya” (media lainnya dapat berarti media apapun selain kertas, seperti misalnya “media elektronik”). 30 Hukum Acara Perdata Hukum Acara Perdata pasal 164 Herzien Inlands Reglement (HIR) atau Reglemen Indonesia yang Diperbaharui (RiB) Straatsblaad 1941 Nomor 44 dan pasal 1903 KUH Perdata, alat bukti sebagai berikut : 1. Surat 2. Pengakuan 3. Persangkaan 4. Keterangan Ahli 5. Sumpah 31 Bukti surat dalam pasal 1904 KUH Perdata, dikenal kategori “tertulis” yaitu : 1. Akta Otentik 2. Akta Bawah Tangan Akta otentik lebih kuat dibanding Akta Bawah Tangan karena mempunyai kekuatan pembuktian formil, pembuktian mengikat dan pembuktian keluar 32 Mengingat pasal 1905 KUH Perdata, bahwa Akta Otentik adalah akta yang dibuat menurut bentuk Undang-Undang dan dihadapan seorang pegawai umum yang berwenang ditempat itu (Notaris) Contoh : Akta Jual Beli Tanah Akta Nikah/Talak/Rujuk Akta Sertifikat Kepemilikan Tanah 33 Informasi yang dihasilkan oleh suatu Sistem Informasi elektronik adalah bersifat netral, yakni sepanjang sistem tersebut berjalan baik tanpa gangguan, maka input dan output yang dilahirkan adalah sebagaimana mestinya. Oleh karena itu arsip elektronik yang dihasilkan oleh sistem elektronik yang telah dilegasilir atau dijamin para profesional yang berwenang, jika tetap berjalan sebagaimana mestinya sepanjang tidak dibuktikan lain oleh pihak lain dapat diterima sebagaimana layaknya Akta Otentik. Hal ini mengingat keberadaan dokumen tersebut tidak dapat disangkal lagi (non repudiation) mempunyai kekuatan hukum mengikat para pihak (Edmon Makarim, Kompilasi Hukum Telematika 2003) 34 Alat bukti dalam Tindak Pidana Korupsi 1. Pasal 26 UU No.31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi, sbb: Penyelidikan, penuntutan, dan pemeriksaan di sidang pengadilan terhadap tindak pidana korupsi, dilakukan berdasarkan hukum acara pidana yang berlaku, kecuali ditentukan lain dalam undang-undang ini. 2.Pasal 26 A. UU No.20 Tahun 2001 Tentang Perubahan atas UU No.31 Tahun 1999 Tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi. Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dimaksud psl.188 ayat (2) UU No.18 Tahun 1981 Tentang Hukum acara pidana, khusus untuk tindak pidana korupsi juga dapat diperoleh: a. Alat bukti yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima dan disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa dengan itu; dan b. Dokumen, yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa suatu sarana, baik yang tertuang diatas kertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memiliki makna. 35 Alat Bukti Dalam Cyber Crime dan Regulasi Tindak Pidana Terorisme Pasal 27, alat bukti pemeriksaan tindak pidana terorisme, meliputi : 1. Alat bukti sebagaimana dimaksud dalam Hukum Acara Pidana 2. Alat bukti lain berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa dengan itu, dan 3. Data, rekaman, atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda fisik apapun selain kertas, atau terekam secara elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada : a. tulisan, suara, atau gambar b. peta, rancangan, foto, atau sejenisnya c. huruf, tanda, angka, simbol, atau dapat dipahami oleh orang mampu membaca atau memahaminya. (Perpu Nomor 1 tahun 2002 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Terorisme yang ditetapkan dengan UU Nomor 15 Tahun 2003, jo Perpu Nomor 2 Tahun 2002 tentang Pemberlakuan Perpu Nomor 1 Tahun 2002 tentang Penerapan Perpu Nomor 2 Tahun 2002) 36 Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. ( Ayat (1) Pasal 5 UU ITE) Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk: a.surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan b.surat beserta dokumennya yang menurut UndangUndang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta. ( Ayat (4) Pasal 5 UU ITE) Penjelasan Pasal 5 ayat (4) huruf a Surat yang menurut undang-undang harus dibuat tertulis meliputi tetapi tidak terbatas pada surat berharga, dan surat yg digunakan dalam proses penegakan hukam acara perdata, pidana, dan administrasi negara Alat bukti penyelidikan, penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan menurut ketentuan Undangundang ini adalah sebagai berikut: a. alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Perundang-undangan; dan b. alat bukti lain berupa Informasi Elektronik dan /atau Dokumen elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1 dan angka 4 serta Pasal 5 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) (UU ITE Pasal 44) 38 Kesimpulan Digitalisasi menimbulkan kerawanan, bahwa “Electronic Records” in today’s information systems can easily be manipulated without having any trace. For this reason their value as evidence in courts is weak, if they are accepted at all. In 1997 the ICA’s Committee on Electronic Records asserted that the value of electronic records as evidence in courts was weak, if they were admitted as evidence at all.23 39 STUDI KASUS AUTENTIKASI ARSIP SUPERSEMAR I. ASPEK KEBIJAKAN 1. UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan • Pasal 4: Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan: a. Kepastian Hukum b. Keautentikan dan kepercayaan c. dan seterusnya n. kepentingan umum 41 PENJELASAN PASAL 4: • Arsip yang autentik adalah arsip yang memiliki struktur, isi dan konteks yang sesuai dengan kondisi pada surat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip 42 PASAL 68 AUTENTIKASI • Ayat 1: Pencipta Arsip dan/atau LK dapat membuat arsip dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain. • Ayat 2: Autentikasi arsip statis terhadap arsip sebagaimana dimaksud ayat (1) dapat dilakukan alih LK. Arsip Dinamis ? Pimpinan Pencipta Arsip • Ayat 3: Ketentuan dan persyaratan diatas dengan PP. 43 2. PP No.28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan - Pasal 106: • Ayat 1: Autentikasi Arsip Statis dilakukan arsip hasil alih media untuk menjamin keabsahan arsip. Arsip Dinamis ? • Ayat 2: Autentikasi dengan memberi tanda tertentu yang dilekatkan, tersosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. • Ayat 3: Kepada LK menetapkan autentikasi dengan membuat pernyataan. 44 Syarat Autentisitas Arsip Statis (Pasal 107) • Pembuktian autentisitas didukung peralatan dengan tehnologi yang memadai. • Pendapat ahli atau pihak tertentu yang mempunyai kemampuan dan kompetensi dibidangnya. • Pengujian terhadap isi, struktur dan konteks arsip statis. 45 Pasal 108 • Ayat 1 : Di Dukung Prasarana dan sarana alih media • Ayat 2 : Ketentuan lebih lanjut diatur dengan Perka ANRI 46 II. ASPEK TEKNIS Pengertian Autentisikasi (Autthentication) The determination that a document is what it purports to be, also but incorrectly used as if by synonymouse with certification. 47 III. ASPEK ANALISIS 1. Kritik eksternal Arsip/dokumen. Kritik Eksternal mengacu pada sesi fisik Arsip / Dokumen untuk memastikan apakah arsip / dokumen itu asli / original atau palsu, misal: dari sesi kertas dan tinta pada saat dibuat / zamannya, jadi kritik eksternal untuk memastikan otensitas arsip/dokumen. Kritik eksternal ini dipergunakan dengan metode dan bantuan dari Laboratorium Mabes POLRI dengan uji forensik yang didasarkan pada Pasal 107 PP 28/2012 48 Hasil Uji Forensik Tanda Tangan Pada Dokumen/Arsip Oleh PUSLABFOR BARESKRIM MABES POLRI Tgl. 31 Juli 2012: 1. Tanda Tangan atas nama Soekarno adalah BUKAN merupakan Tanda Tangan original (Tarikan Langsung) tetapi merupakan hasil produk cetak; 2. Lambang Burung Garuda, Isi, Dokumen dan Tanda Tangan merupakan hasil PRODUK CETAK YANG SAMA. 49 2. Dari sisi karakteristik - Informasi terekam/direkam dengan media/fisiknya (recorded information). - Informasi melekat secara permanen pada wujud aslinya (the information is permanthy attached/etched on a medium or physical object). * Untuk arsip kertas (paper records) isi, struktur dan konteks secara fisik dalam satu kesatuan dan langsung dapat dibaca tanpa bantuan alat (oleh karena itu arsip ini juga disebut human readable records) * Sedangkan untuk arsip elektronik (elektronic records) isi, struktur dan konteks secara fisik tidak dalam satu kesatuan dan tidak dapat dibaca langsung oleh human eye melainkan harus dengan perantaraan software dan hardware. 50 Supersemar dari Puspen AD Supersemar dari Setneg Supersemar dari Setneg Supersemar dari Dr. Nurinwa Ki. S. Hendrowinoto (Ketua Akademi Kebangsaan) RENUNGAN 1. Apakah SP 11 Maret ada? Penulis menyatakan ada, dengan bukti-bukti : a. Pidato Presiden Pertama Ir. Soekarno (Bung Karno) Pidato tanggal 17 Agustus 1966 (Lihat di ANRI). b. Pernyataan Pak Moerdiono (Mantan Menteri Sekretaris Negara) - Dalam wawancara sejarah lisan/oral history di ANRI tanggal 26 April 2008: ……..”Saya ingat pada waktu itu, saya ditanyai oleh Komisi II DPR pada saat saya masih Sekretaris Kabinet. Dimana Supersemar, saya jawab ada. …… kalau saya ditanya, apakah yakin ada SP 11 Maret. Jawab saya Yakin. 55 - Dalam buku Kudeta Supersemar, Penyerahan atau Perampasan Kekuasaan oleh Achmad Wisnu Aji, Halaman 33:…..Jadi, apakah Supersemar itu ada, saya yakin ada. Apakah Supersemar itu dipalsukan? Saya rasa tidak, kata Moerdiono. Halaman 30:…..Seingat saya aslinya dua lembar, tutur Moerdiono. 56 2. Perpektif Sejarah. - Dalam sudut pandang historiografi, pengungkapan sejarah keberadaan SP 11 Maret merupakan hal penting untuk diketahui masyarakat tentang kebenarannya. - Dari ketiga naskah arsip SP 11 Maret yang ada apakah autentik ? Autentik atau tidak kenyataan sejarah SP 11 Maret telah menjadi bukti pembuka jalan bagi Jenderal Soeharto untuk melengserkan Presiden Soekarno dari kekuasaannya sebagai Presiden Pertama RI dan menjadikan Jenderal Soeharto menjadi Presiden kedua RI. Otensitas SP 11 Maret sekarang sudah tidak lagi memiliki implikasi politik apapun dan hanya menjadi bukti sejarah masa lalu 57 - Apakah SP 11 Maret itu hilang atau sengaja dihilangkan ? Sejarah nanti yang mencatat kebenaran ini pada masa datang yang sudah terlanjur 47 tahun. 58 3. Tugas ANRI a. Pencarian terus keberadaan naskah/arsip SP 11 Maret yang asli dimana? wawancara sejarah lisan dari tokoh – tokoh yang masih hidup, baik dari pemberi SP 11 Maret, maupun penerima SP 11 Maret dan orang-orang di sekitar keduanya yang masih hidup atau keturunannya. Mumpung belum terlambat. b. Pendirian Unit Pelaksana Teknis Kajian arsip kertas daerah tropis. 59 TERIMA KASIH