Kebijakan Kearsipan Nasional
(Peranan UU No. 43/2009 ttg Kearsipan
dalam Pelaksanaan UU No. 14/2008 ttg KIP dan UU No. 11/2008 ttg ITE)
Oleh
M. Asichin, M. Hum
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Disampaikan pada
Pelatihan Budaya Dokumentasi dan
Sertifikasi bagi Aparatur Pemerintah di Provinsi Banten
Le Dian Hotel. Serang, 7 Oktober 2011.
NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA
Arsip Nasional Republik Indonesia
VISI
Menjadikan arsip
sebagai simpul pemersatu
bangsa
4
Misi ANRI
1.
Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung
manajemen pemerintahan dan pembangunan.
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas
kinerja organisasi.
3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah
4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan
jatidiri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk
kepentingan pemerintahan, pembangunan,
penelitian dan ilmu pengetahuan bagi kesejateraan
rakyat sesuai peraturan perUndang-Undangan dan
kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan
bangsa.
5
1.
Membangun jati diri, identitas dan membangun rasa kesatuan, dan
persatuan merupakan keharusan, karena semangat berbangsa,
bermasyarakat dan ancaman disintegrasi bangsa, keutuhan NKRI.
2. Krisis multi dimensi setelah runtuhnya ORBA telah membawa
pengaruh yang besar terhadap semakin lemahnya rasa kepercayaan
diri dalam berbangsa dan bernegara, sikap menguatnya
ketergantungan, sikap apatis, inferioritas.
3.
Menipisnya semangat nasionalisme dan patriotisme berakibat
menyebabkan melemahnya kemampuan bangsa dalam mengelola
ciri keindonesiaan yang saling toleransi, saling menghormati,
kekeluargaan dan kebersamaan.
4. Sehingga menurun sikap rasa cinta tanah air, bangsa, dan negara
Indonesia menimbulkan sikap kohesifitas kelompok etnik,
kedaerahan dan keagamaan, sehingga dapat menimbulkan konflik
horizontal, kegiatan separatisme, terorisme, dsb.
Akibatnya terjadi perubahan sikap hidup
materialistik, individualistik, hedonistik dan presentik
Orientasi hidup kekinian yang cenderung melupakan masa lalu
dan mangabaikan masa depan
Pencerminan adanya pendangkalan rasa kesadaran sejarah
(historical consciouness)
Perlu membangun kembali rasa kesadaran sejarah bangsa
(national historical consciouness)
Dimana rekaman itu diperoleh ?
Arsip (sebagai rekaman sejarah masa lalu)
(Prof. Djoko Suryo, Akuisisi arsip sebagai Upaya Membangun Identitas Dan Jati Diri
Bangsa, Rakor Akuisisi dan Penyerahan Arsip, Badan Arsip Daerah Jawa Timur,
28 November 2005
Berbagai perubahan penting pada tahun 1998 menjadi tonggak dimulainya era reformasi
: di bidang politik, pemerintahan, hukum, ekonomi, dan birokrasi, yang dilandasi oleh
keinginan untuk mewujudkan pemerintahan demokratis dan mempercepat terwujudnya
kesejahteraan rakyat.
“….Nasionalisme, Patriotisme, Wawasan
Kebangsaan, Rasa Kebangsaan, Cinta
Tanah Air adalah sesuatu yang harus kita
kemas kini kan, kita aplikasikan, kita
aktualisasikan menghadapi tantangan
masa sekarang ini.”
(Sambutan Presiden RI pada acara Pembekalan Wawasan
Kebangsaan kepada Peserta Pelayaran VI/2006 di Istana
Negara, 11 Juli 2006)
 Pertama adalah hubungan pendidikan dengan pembentukan
watak, atau yang kita kenal dengan character building.
 Kedua, kaitan pendidikan dengan kesiapan dalam menjalani
kehidupan setelah seseorang selesai mengikuti pendidikan itu.
 Ketiga, kaitan pendidikan dan lapangan pekerjaan, yang ini juga
menjadi prioritas dalam pembangunan 5 tahun mendatang.
 Keempat, bagaimana kita membangun masyarakat
berpengetahuan atau knowledge society yang kita mulai dari
meningkatkan basis pengetahuan masyarakat.
 Kelima atau yang terakhir, bagaimana kita bisa membangun
budaya inovasi, the culture of innovation yang sangat diperlukan
agar negara kita benar-benar menjadi negara yang maju di abad 21
ini.
(Sambutan Presiden Republik Indonesia Pada Acara “Puncak Peringatan
Hari Pendidikan Nasional Tahun 2010” Istana Negara, 11 Mei 2010)
Wawasan kebangsaan merupakan jiwa,
cita-cita, atau falsafah hidup yang tidak
lahir dengan sendirinya. Ia sesungguhnya
merupakan hasil konstruksi dari realitas
sosial dan politik (socially and politically
constructed).
(Bennedict Anderson, 2002)
Amanat Presiden tentang “Nation and Character Building” Tahun 1963
Amanat Pemimpin Besar Revolusi
1.
Dalam amanat saja, Lahirnja Pantjasila, saja telah mengemukakan fikiran-fikiran jang
mendasari proses “NATION BUILDING”, jaitu adanja keinginan bersama untuk
membangunkan djiwa Bangsa jang bersatu, persatuan karakter karena persamaan nasib
dan patriotisme.
2.
Proses “NATION BUILDING” itu terus-menerus memerlukan aktivitas jang dinamis,
pemupukan mental dan djiwa jang ingin bersatu, persamaan watak atas dasar persamaan
nasib, patriotisme, rasa setia-kawan dan rasa loyal terhadap Tanah Air Indonesia.
Siapa jang tidak berdiri diatas landasan “NATION BUILDING” tadi, sesungguhnja
dihinggapi oleh penjakit “retak dalam djiwa”, karena mungkin djiwanja dikuasai oleh
loyalitas-kembar atau loyalitas-ganda.
3.
Saja membenarkan usaha-usaha djiwa muda dalam pembinaan kesatuan Bangsa ini,
dengan menghilangkan sikap-sikap dan sifat-sifat menjendiri (eksklusivisme), dengan
djalan penjatuan, pembauran (asimilasi) dalam tubuh Bangsa Indonesia.
4.
Saja gandrung akan kesatuan dan persatuan Bangsa Indonesia, saja tidak mau mengenal
pembatasan “asli” dan “tidak asli”, persukuan, serta pementjilan-pementjilan jang berupa
apapun dalam kesatuan tubuh Bangsa Indonesia.
Bogor, 15 Djuli 1963.
PEMIMPIN BESAR REVOLUSI BANGSA INDONESiA,
S U K A R NO
Perkembangan Pembangunan Karakter Bangsa
Sejak Kemerdekaan
1. Orde Lama
Presiden Republik Indonesia yang Pertama
(Ir. Soekarno)
telah meletakan bentuk/bangunan negara bangsa (National-State) tetapi
juga dengan dasar filosofi negara/ pandangan hidup negara(philosipiche
gronslaag)
Nation and character building
Indonesia dikagumi dan dihormati oleh bangsa-bangsa di Asia-Afrika
(Konfrensi Asia Afrika 1955)
Kemudian sejarah mencatat tidak berlanjut karena ditunggangi
kepentingan politik yaitu “Politik sebagai Panglima”
2. Orde Baru
Konsep “Manusia Indonesia Seutuhnya” melalui P4 (Pedoman,
Penghayatan dan Pengamalan Pancasila),
Kemudian sejarah mencatat tidak berlanjut karena sifat indoktrinasi dan
tiada contoh “keteladanan” dan ditunggangi kepentingan politik yaitu
“ekonomi sebagai panglima”
3. Orde Reformasi
Konsep “ Desain Induk Pembangunan Karakter Bangsa”
Perkembangan ke depan ?
Kunci keberhasilan hidup yang sesungguhnya
ternyata terletak pada attitude, karakter atau watak.
Setelah watak, baru keberanian (courage), lalu
kemampuan (ability). Bukan semata-mata pada
kepintaran, inteligensia, maupun kerja keras. Ini
kira-kira
kesimpulan
yang
dikemukakan
cendikiawan China Lu Kun (1536-1618) pada Dinasti
Ming,
Saigo Takamori (1827-1877), serta
Kazuo Inamori, pendeta, pebisnis, dan salah satu
guru manajemen terkemuka dunia pada saat ini.
TM. Luthfi Yazid
(Pengajar dan peneliti di Fakultas Hukum Universitas Gakushuin,
Tokyo)
Majalah Gatra 18 Mei 2011, Hal 63.
Perubahan dan/atau penambahan kurikulum yang diinginkan:
“ Karakter bangsa khususnya pada
generasi muda/pelajar Indonesia”
Pancasila
Karakter- latin ”kharakter”, ”kharassein”, dan “kharax”, Inggris “character”, Yunani
“character” dari “charassein” yang berarti membuat tajam, membuat dalam.
Kamus Purwadarminta karakter diartikan “sebagai tabiat, watak, sifat-sifat
kejiwaan atau akhlak atau budi pekerti yang membedakan seseorang dari pada
yang lain”.
(Posted on 03/05/2010 by adetruna)
PIDATO/PEMBACAAN TEKS PROKLAMASI
PROKLAMASI
Proklamasi dalam foto
21
TEKS PROKLAMASI
Ditulis tangan oleh Bung Karno
22
TEKS PROKLAMASI
Diketik oleh Sayuti Melik
23
TEKS PROKLAMASI
25
26
“Apabila dokumen2 negara terserak pada
berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme
jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja
dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen
negara hilang atau dimusnahkan se-mata2
karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut
oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu
akan menanggung akibat dari pada hilangnja
informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah
dalam usaha2-nja memberi pelajanan kepada
rakjat.”
[Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969]
PENTINGNYA ARSIP
“Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara
tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani
tanpa benih, tukang tanpa alat … Arsip
merupakan saksi bisu, tak terpisahkan,
handal dan abadi, yang memberikan
kesaksian
terhadap
keberhasilan,
kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan
bangsa.”
(R.J. Alfaro, 1937)
29
PENTINGNYA ARSIP
"Dari semua aset negara yang ada, arsip
adalah aset yang paling berharga. Ia
merupakan warisan nasional dari generasi
ke generasi yang perlu dipelihara dan
dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu
bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan
dan pelestarian terhadap arsipnya."
(Sir Arthur Doughty, 1924)
30
Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
(UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)
32
BENTUK CORAK ARSIP
1. Arsip Tekstual
Paper Records/Paper
Based Records
Conventional Records
Human Readable Records
Eye Readable Records
Hard Copy
2. Arsip Audio-Visual
Audio-visual Based Records
2.1. Gambar Statik
Still Images
2.2. Citra Bergerak
Moving Images
2.3. Rekaman Suara
Sound Recording
3. Arsip Kartografik &
Kearsitekturan
Cartographic & Architectural
Records
4. Arsip Bentuk Mikro
Microfilm, Microfiche, Computer Output Microfilm
5. Arsip Elektronik
Electronic
Records/Electronic
Based-Records
Computer Records
Machine Readable Records
Dalam Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan
“That area of general administrative management concerned with achieving
economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of
record(s)”.
Mina M. Johnson dan Norman F. Kallaus mengartikan sebagai “All of the
activities dealing with the creation of these records, their maintenance for
active use and in temporary storage and their destruction or permanent
storage. Sedangkan Milburn D. Smith III mengartikan sebagai
“A comprehensive records management program concerns it self with control
of records from their creation thought the active and inactive stages to their
disposition”
Selanjutnya dikatakan bahwa “Records management provides tools for
effective and efficient information control
Sehingga dapat dikatakan bahwa Manajemen
Arsip Dinamis adalah bagaimana mengelola
(how to manage) arsip (dinamis) sejak
diciptakan/dibuat, dipergunakan dan dirawat
sampai dengan disusutkan secara efektive dan
efisien.
Keuntungan-keuntungan yang diperoleh
Menurut Susan Z. Diamond keuntungan-keuntungan
Yang diperoleh dari penerapan manajemen
kearsipan
bagi Organisasi adalah:
a. Faster retrieval of information
b. Fewer lost or misplaced records
c. Compliance with legal retention requirements
d. Reduction of expenditures of filling equipment
and supplies
e. Control over the creation of new records
f. Protection of vital records
KOMPONEN DARI RECORDS MANAGEMENT TERDIRI ATAS:
1. RECORDS CREATION
a. Forms Design
b. Form Management
c. Preparation and Management of Correspondence
d. Reports Management
e. Words and Text Processing
2. RECORDS USE AND MAINTENANCE
a. Filing and Retrieval Systems
b. Files Management
c. Mail and Telecommunication Management
d. Selection and Management of Office Copying Machines
e. Systems Analysis
f. Vital Records Programs
g. Records Centers
3. RECORDS DISPOSAL
a. Identification and description of records series
b. Development of records retention and disposal schedules
c. Records Appraisal
d. Records Destruction
e. Transfer of records to the archives
Sumber :
Michel Roper
Function of Archival Institution in the Creation Maintenance and Disposal of Contemporary Records
Manajemen Arsip Dinamis
(Records Management)
DAUR HIDUP ARSIP
(Life Cycle of Records)
PENGGUNAAN
&
PEMELIHARAAN
* Pengurusan Surat
* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik
* Manajemen Arsip aktif
* Manajemen Arsip Inaktif
* Program arsip Vital
* Disaster prevention & recovery plan
* Program Perawatan
PENYUSUTAN
*Survei/Inventarisasi arsip
* Penilaian arsip
* Jadwal retensi
* Pemindahan arsip inaktif
* Pemusnahan
* Penyerahan arsip Statis ke ANRI
PENCIPTAAN
* Disain Formulir & Manajemen
* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah
* Manajemen Laporan
* Manajemen Produk Hukum
Manajemen Arsip Dinamis
(Records Management)
Life Cycle of Records (1st Cycle)
Penggunaan
Penciptaan
(Creation)
(Use) &
Penyusutan
Pemeliharaan (Disposition)
(Maintenance)
PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS
 Reformasi Penyelenggaraan Negara
 Perkembangan Teknologi Informasi dan
Komunikasi
 Perkembangan Teori Kearsipan
Diprakarsai oleh International Council on Archives (ICA) ,
beberapa universitas seperti University of British Columbia - UBC
(Kanada), University of Pittsburgh (Amerika), Monash University
(Australia) serta lembaga riset kearsipan “InterPARES”
(International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems)
DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI
TERHADAP ADMINISTRASI




Perubahan cara bekerja
Perubahan cara berkomunikasi
Perubahan persepsi tentang efisiensi
Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan
penggunaan informasi/arsip
 Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip
BENTUK LAHAN BARU ARSIP





E-mail
Website Internet
Basisdata
Dokumen Multimedia
Spread Sheet, dll.
KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP
• Perpindahan dari repositori
fisik ke repositori virtual
• Dari gedung ke server
• Perpindahan dari media
penyimpanan kertas ke media
penyimpanan yang tidak stabil
(hard disk, optical disc, CD,
DVD, dll.)
KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP
•
•
•
•
•
Penemuan kembali yang efisien
Kontrol akses
Akses jarak jauh
On-line Finding Aid
EAD: Encoded Archival Description
DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASI
DAN DISEMINASI ARSIP
•
•
•
•
Penggunaan intranet dan internet
Penggunaan surat elektronik (e-mail)
Penggunaan situs-web (website dan portal
Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
AUTOMATION DALAM RECORDS
MANAGEMENT MELIPUTI KEPENTINGAN:
1. INFORMATION INTEGRITY
2. FINDING FILES (INDEXING)
3. SECURITY AND PRIVACY
4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE)
5. SCHEDULING/DISPOSAL
6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL
7. LINKS TO PAPER FILES
8. BACK UPS
(RON ELLIOT, CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS
MANAGEMENT)
47
“KOMPUTERISASI KEARSIPAN MELIPUTI”:
1. TATA PERKANTORAN
 WORD PROCESSING
 ELECTRONIC MAIL
 KEUANGAN & KEPEGAWAIAN
2. SISTEM INFORMASI
 PENGENDALIAN
 PENYUSUTAN ARSIP
 LOKASI ARSIP
 PENILIKAN ARSIP
 PEMINJAMAN ARSIP
 JALAN MASUK – INVENTARIS
(YULIANTI L. PARANI)
48
DAMPAK PENGGUNAAN OTOMASI
1.
2.
KETERGANTUNGAN MANUSIA
PENGAMANAN
A. SISTEM (SOFT WARE)
B. AKSES INFORMASI  PASSWORD
PENGATURAN AKSES INFORMASI (OTORITAS)
3. PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN)
4. FRAGILITAS KOMPUTER:
A. TERHADAP MEDIA
B. KONDISI LINGKUNGAN
C. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI
D. MANUSIA
PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK
MEMBAWA KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS
OFFICE) ARTI PENTING MEDIA KERTAS TETAP PENTING DISAMPING
MEDIA ELEKTRONIKA KARENA MASALAH OTENTISITAS
PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN
49
Namun dilihat dari sisi lain dampak penggunaan
otomasi perlu mendapat perhatian, yaitu
ketergantungan manusia pada komputer menjadi tinggi,
masalah pengamanan yang meliputi pengamanan
terhadap sistem dan pengamanan terhadap akses
informasi, masalah legalitas pembuktian, dan
penggunaan teknologi komputer rawan terhadap
medianya, kondisi lingkungan, penyimpanannya,
perkembangan teknologi dan rawan terhadap tindakan
manusia.
50
Informasi yang dihasilkan oleh suatu Sistem Informasi
elektronik adalah bersifat netral, yakni sepanjang sistem
tersebut berjalan baik tanpa gangguan, maka input dan
output yang dilahirkan adalah sebagaimana mestinya.
Oleh karena itu arsip elektronik yang dihasilkan oleh
sistem elektronik yang telah dilegasilir atau dijamin para
profesional yang berwenang, jika tetap berjalan
sebagaimana mestinya sepanjang tidak dibuktikan lain
oleh pihak lain dapat diterima sebagaimana layaknya
Akta Otentik. Hal ini mengingat keberadaan dokumen
tersebut tidak dapat disangkal lagi (non repudiation)
mempunyai kekuatan hukum mengikat para pihak
(Edmon Makarim, Kompilasi Hukum Telematika 2003)
51
Peran Kearsipan dalam
Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP
KERANGKA HUKUM KIP DI INDONESIA
UU No. 39/1999
Tentang HAM
Keterbukaan
Informasi
Publik
UU No. 40/1999
Ttg PERS
PENGELOLAAN ARSIP DALAM KAITANNYA DENGAN
UU NO. 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI DAN
TRANSAKSI ELEKTRONIK
Arsip Sebagai Alat Bukti
Pengelolaan arsip dalam mendukung
UU No 14 Tahun 2008
Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi
Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik
ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK)
Dalam Dictionary of Archival Terminology yang
dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa arsip
elektronik adalah
“Records/archives usually in code, recorded on a
medium such as magnetic tape, punched card,
whose contents are accessible only by machine
and organize in accordance with the principle of
provenance as district from data archives”
56
Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang
dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau
disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang
dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar
melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk
tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,
peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda,
angka, kode akses, simbol atau perforasi yang
memiliki makna atau arti atau dapat dipahami
oleh oleh orang yang mampu memahaminya.
(UU ITE Pasal 1 angka 4)
57
ASAS DAN TUJUAN ITE
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi
Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian
hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan
kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.
(UU ITE Pasal 3)
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi
Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:
a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian
dari masyarakat informasi dunia;
b. mengembangkan perdagangan dan perekonomian
nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan
masyarakat;
ASAS DAN TUJUAN ITE
Tujuan lanjutan .....
c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan
publik;
d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada
setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan
kemampuan di bidang penggunaan dan
pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal
mungkin dan bertanggung jawab; dan
e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian
hukum bagi pengguna dan penyelenggara
Teknologi Informasi.
(UU ITE Pasal 4)
AUTOMATION DALAM RECORDS
MANAGEMENT MELIPUTI KEPENTINGAN:
1. INFORMATION INTEGRITY
2. FINDING FILES (INDEXING)
3. SECURITY AND PRIVACY
4. ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE)
5. SCHEDULING/DISPOSAL
6. CORPORATE LEVEL RETRIEVAL
7. LINKS TO PAPER FILES
8. BACK UPS
(RON ELLIOT, CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS
MANAGEMENT)
60
“KOMPUTERISASI KEARSIPAN MELIPUTI”:
1. TATA PERKANTORAN
 WORD PROCESSING
 ELECTRONIC MAIL
 KEUANGAN & KEPEGAWAIAN
2. SISTEM INFORMASI
 PENGENDALIAN
 PENYUSUTAN ARSIP
 LOKASI ARSIP
 PENILIKAN ARSIP
 PEMINJAMAN ARSIP
 JALAN MASUK – INVENTARIS
(YULIANTI L. PARANI)
61
DAMPAK PENGGUNAAN OTOMASI
1.
2.
KETERGANTUNGAN MANUSIA
PENGAMANAN
A. SISTEM (SOFT WARE)
B. AKSES INFORMASI  PASSWORD
PENGATURAN AKSES INFORMASI (OTORITAS)
3. PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN)
4. FRAGILITAS KOMPUTER:
A. TERHADAP MEDIA
B. KONDISI LINGKUNGAN
C. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI
D. MANUSIA
PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK
MEMBAWA KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS
OFFICE) ARTI PENTING MEDIA KERTAS TETAP PENTING DISAMPING
MEDIA ELEKTRONIKA KARENA MASALAH OTENTISITAS
PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN
62
Namun dilihat dari sisi lain dampak penggunaan
otomasi perlu mendapat perhatian, yaitu
ketergantungan manusia pada komputer menjadi tinggi,
masalah pengamanan yang meliputi pengamanan
terhadap sistem dan pengamanan terhadap akses
informasi, masalah legalitas pembuktian, dan
penggunaan teknologi komputer rawan terhadap
medianya, kondisi lingkungan, penyimpanannya,
perkembangan teknologi dan rawan terhadap tindakan
manusia.
63
ASPEK LEGAL ARSIP/DOKUMEN
(ELEKTRONIK)
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum
Acara Pidana, yang menurut pasal 184 tentang alat bukti
adalah :
keterangan Saksi
Keterangan Ahli
Surat
Petunjuk
Keterangan Terdakwa
64
Pasal 184 UU Nomor 8 Tahun 1981 tersebut telah
dianulir dengan pasal 15 ayat (1) UU Nomor 8
Tahun 1997, yaitu telah berubah/berkembangnya
wawasan media arsip sebagai alat bukti yang
semula hanya dalam media kertas (surat) menjadi
lebih luas yaitu dalam bentuk “media mikro film
atau media lainnya” (media lainnya dapat berarti
media apapun selain kertas, seperti misalnya
“media elektronik”).
65
Hukum Acara Perdata pasal 164 Herzien Inlands
Reglement (HIR) atau Reglemen Indonesia yang
Diperbaharui (RiB) Straatsblaad 1941 Nomor 44 dan
pasal 1903 KUH Perdata, alat bukti sebagai berikut :
1. Surat
2. Pengakuan
3. Persangkaan
4. Keterangan Ahli
5. Sumpah
66
Bukti surat dalam pasal 1904 KUH Perdata, dikenal
kategori “tertulis” yaitu :
1. Akta Otentik
2. Akta Bawah Tangan
Akta otentik lebih kuat dibanding Akta Bawah Tangan
karena mempunyai kekuatan pembuktian formil,
pembuktian mengikat dan pembuktian keluar
67
Mengingat pasal 1905 KUH Perdata,
bahwa Akta Otentik adalah akta yang
dibuat menurut bentuk Undang-Undang
dan dihadapan seorang pegawai umum
yang berwenang ditempat itu (Notaris)
Contoh : Akta Jual Beli Tanah
68
Informasi yang dihasilkan oleh suatu Sistem Informasi
elektronik adalah bersifat netral, yakni sepanjang sistem
tersebut berjalan baik tanpa gangguan, maka input dan
output yang dilahirkan adalah sebagaimana mestinya.
Oleh karena itu arsip elektronik yang dihasilkan oleh
sistem elektronik yang telah dilegasilir atau dijamin para
profesional yang berwenang, jika tetap berjalan
sebagaimana mestinya sepanjang tidak dibuktikan lain
oleh pihak lain dapat diterima sebagaimana layaknya
Akta Otentik. Hal ini mengingat keberadaan dokumen
tersebut tidak dapat disangkal lagi (non repudiation)
mempunyai kekuatan hukum mengikat para pihak
(Edmon Makarim, Kompilasi Hukum Telematika 2003)
69
Alat bukti dalam Tindak Pidana Korupsi
1. Pasal 26 UU No.31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak
Pidana Korupsi, sbb:
Penyelidikan, penuntutan, dan pemeriksaan di sidang pengadilan
terhadap tindak pidana korupsi, dilakukan berdasarkan hukum acara
pidana yang berlaku, kecuali ditentukan lain dalam undang-undang
ini.
2.Pasal 26 A. UU No.20 Tahun 2001 Tentang Perubahan atas UU No.31
Tahun 1999 Tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi. Alat
bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dimaksud
psl.188 ayat (2) UU No.18 Tahun 1981 Tentang Hukum acara pidana,
khusus untuk tindak pidana korupsi juga dapat diperoleh:
a. Alat bukti yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima
dan disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa
dengan itu; dan
b. Dokumen, yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat
dilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan
atau tanpa suatu sarana, baik yang tertuang diatas kertas, benda
fisik apapun selain kertas, maupun yang terekam secara
elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan,
foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memiliki makna.
70
Alat Bukti Dalam Cyber Crime dan Regulasi Tindak Pidana Terorisme
Pasal 27, alat bukti pemeriksaan tindak pidana terorisme, meliputi :
1. Alat bukti sebagaimana dimaksud dalam Hukum Acara Pidana
2. Alat bukti lain berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau
disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa dengan itu,
dan
3. Data, rekaman, atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan atau tanpa
bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda fisik
apapun selain kertas, atau terekam secara elektronik, termasuk tetapi
tidak terbatas pada :
a. tulisan, suara, atau gambar
b. peta, rancangan, foto, atau sejenisnya
c. huruf, tanda, angka, simbol, atau dapat dipahami oleh orang mampu
membaca atau memahaminya.
(Perpu Nomor 1 tahun 2002 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Terorisme yang
ditetapkan dengan UU Nomor 15 Tahun 2003, jo Perpu Nomor 2 Tahun 2002 tentang
Pemberlakuan Perpu Nomor 1 Tahun 2002 tentang Penerapan Perpu Nomor 2 Tahun
2002)
71
Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik
dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum
yang sah.
( Ayat (1) Pasal 5 UU ITE)
Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen
Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku
untuk:
a. surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam
bentuk tertulis; dan
b. surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang
harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang
dibuat oleh pejabat pembuat akta.
( Ayat (4) Pasal 5 UU ITE)
Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur
dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa
suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli,
Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik
dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di
dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin
keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan
sehingga menerangkan suatu keadaan.
(UU ITE Pasal 5Ayat (1))
Alat bukti penyelidikan, penuntutan dan pemeriksaan
di sidang pengadilan menurut ketentuan Undangundang ini adalah sebagai berikut:
a. alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan
Perundang-undangan; dan
b. alat bukti lain berupa Informasi Elektronik dan /atau
Dokumen elektronik sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 1 angka 1 dan angka 4 serta Pasal 5 ayat (1),
ayat (2), dan ayat (3)
(UU ITE Pasal 44)
74
Di Australia penetapan peraturan tidak seragam
1) Di dalam hukum yang berlaku umum di negara bagian
“Pengaturan Keaslian Dokumen “ pihak yang berpekara di
harapkan membuktikan isi dokumen, dokumen asli
ditunjukkan tidak berupa copy atau dokumen sekunder
yang diperoleh dari itu.
2) Dalam kenyataannya ada beberapa pengecualian yang
dibuat dalam peraturan persidangan, seringkali menerima
copy dokumen pada pembuktian. Dibeberapa negara
bagian, Queensland, Victoria dan Australia Barat
mempunyai ketentuan peraturan perundang-undangan
yang telah merubah “Peraturan Keaslian Dokumen” yang
membolehkan untuk menerima arsip microfilm sebagai
pengganti arsip kertas, yang harus mendapat
persetujuan/legislisasi dan pemerintah negara bagian
75
Di Malaysia
Amandemen Evident act 1950 pada Tahun 1997
Malaysia mencanangkan negara berbasis TI sejak Tahun
1996 melalui Proyek Malaysia Super Coridor (MSC).
Masuknya alat bukti elektronik yaitu: penambahan
pada pasal 62 tentang alat bukti primer yaitu:
dokumen yang dikeluarkan dari computer merupakan
alat bukti primer.
76
Federal Rules of Evidence (AS)
Federal Rules of Evidence 803 (8) (Seperti dikutip
NARA, 1990 : A-4) mengemukakan bahwa
catatan
elektronis
diakui
sebagai
alat
bukti/pengadilan federal, yang digunakan pada
waktu pengadilan berlangsung, jika dapat
dipercaya dalam suatu penetapan dokumentasi
dengan melalui kegiatan sistem operasional
pengelolaan arsip dan kontrol secara teliti.
77
Persyarat yang harus dipenuhi menurut hukum AS
- Dokumen yang dihasilkan dan disimpan secara
elektronis, secara konsisten diciptakan melalui
proses yang sama dan mempunyai standarisasi
dalam penelusurannya kembali.
- Prosedur pengamanan untuk mencegah tidak
terjadinya upaya menambah, modifikasi atau
menghapus suatu arsip dan sistem proteksi yang
memadai.
Prof. Ahmad Ramli, Dokumen Elektronik Arsip (Cyber Crime)
78
Digitalisasi menimbulkan kerawanan, bahwa “Electronic
Records” in today’s information systems can easily be
manipulated without having any trace. For this reason their
value as evidence in courts is weak, if they are accepted at
all.
In 1997 the ICA’s Committee on Electronic Records asserted
that the value of electronic records as evidence in courts
was weak, if they were admitted as evidence at all.23
Permasalahan dalam UU 8/1997 (pasal 13) jo PP 88/1999
(pasal 14 ayat 1) oleh internal perusahaan legalisasinya
dapat menimbulkan conflict of interest, bahwa legalisasi
dapat diatur-atur atau dimanipulasi sehingga bila timbul
kasus di pengadilan dapat dianggap sebagai legalisasi
sepihak.
79
 UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010
 UU ini mendorong peningkatan kualitas
pelayanan publik melalui pengelolaan dan
pelayanan informasi yang mudah diakses
masyarakat
 UU ini mendorong Reformasi birokrasi
 Sejak dini harus dipersiapkan berbagai
perangkat agar implementasi UU KIP dapat
dilakukan secara konsisten
Pengertian
• INFORMASI
PUBLIK
adalah
informasi
yg
dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau
diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan
dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2).
• BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif,
legislatif, yudikatif, dan badan lain yg fungsi dan
tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan
negara, yg sebagian atau seluruh dananya berasal
dari APBN dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3).
• KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg
berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan
pelaksanaannya, menetapkan juknis standar
layanan informasi publik dan menyelesaikan
sengketa informasi publik melalui mediasi
dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4).
BAB X A
HAK AZAZI MANUSIA (PERUBAHAN II UUD 1945 TAHUN 2000)
Pasal 28F
Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan
memperoleh informasi untuk mengembangkan
pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk
mencari,
memperoleh,
memiliki,
menyimpan,
mengolah, dan menyampaikan informasi dengan
menggunakan segala saluran yang tersedia.
Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak
azasi manusia sebagai salah satu wujud dari
kehidupan berbangsa dan bernegarayang demokratis
Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan
rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan
dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang
terbuka untuk umum)
Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789
(Liberte, Egalite, dan Fraternite)
Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini:
1. Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi
pemerintah masa lalu;
2. Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu
negara;
3. Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip
untuk masyarakat umum/publik
PENGERTIAN
KETERBUKAAN DALAM KEARSIPAN DIKENAL
ISTILAH:
1. Access:
- The availability of Record/ Archives for Consultation as a result
both of legal authorisation and the existence of finding aids.
- In automatic data processing the method of placing data into and
retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access,
sequential access.
2. Toegankelijkheid (existences of finding aids) en
openbaarheid (legal authorisation)
(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)
PENGERTIAN LAIN
1. Clearance
An Administrative determination than an individual may have acces to
restricted records or information of a specified category
2. Resticted Access
A limitation on acces to records/archives or to individual documents
to information of specified type, imposed by general or specific
regulations detemining acces date or general exclussions from acces
3. Security Classification
The restriction on acces to and use of records/archives or information
therein imposed by a government in the interests of national security.
The records or information concerned are referect to classified
records or classified information
(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)
ISI ACCESS MENJELASKAN:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Pengguna (siapapun dilayani);
Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi);
Pembatasan ( dari instansi pencipta);
Standar dan Indeks (sarana temu balik);
Pelayanan Copy (arsip/dokumen);
Hak Cipta (intelektual);
Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding)
Kondisi fisik arsip (media rekam);
Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan asli
arsip/dokumen);
10. Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading room).
PENGECUALIAN KETERBUKAAN
Arsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan
ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan
kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:
1.
2.
Arsip statis yang berisi tentang
militer yang dapat mempengaruhi
keamanan dan keselamatan bangsa
masa sekarang dan yang akan
datang. Tidak semua arsip militer
tertutup, arsip tentang sejarah militer
dapat dibuka untuk publik bila
pembukaannya tidak bertentangan
dengan keamanan dan keselamatan
negara;
Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar
Negeri,
kebijaksanaan
yang
menentukkan
hubungan
dari
pemerintah dengan pemerintah lain
yang bersifat peka harus tetap
tertutup untuk beberapa sebelum
dapat dibuka kepada publik 
declassified
3.
Arsip tentang rahasia bisnis/
finansial perusahaan;
4.
Arsip yang berisi informasi pribadi
(privacy):
− marital status
− finger print
− medical history
− personal information bank
(TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And
Techniques)
ASAS :
1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses
oleh setiap Pengguna Informasi Publik.
2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan
terbatas.
3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap
Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu,
biaya ringan, dan cara sederhana.
4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai
dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan
umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang
timbul apabila suatu informasi diberikan kepada
masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama
bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi
kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau
sebaliknya.
(pasal 2 UU KIP)
TUJUAN:
a. menjamin hak warga negara untuk mengetahui
rencana pembuatan kebijakan publik, program
kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan
publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan
publik;
b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses
pengambilan kebijakan publik;
c. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam
pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan
Badan Publik yang baik;
d. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik,
yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel
serta dapat dipertanggungjawabkan;
(pasal 3 UU KIP)
TUJUAN Lanjutan…..:
d. mengetahui alasan kebijakan publik yang
mempengaruhi hajat hidup orang banyak;
e. mengembangkan ilmu pengetahuan dan
mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau
f. meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi
di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan
layanan informasi yang berkualitas.
(pasal 3 UU KIP)
KEWAJIBAN BADAN PUBLIK :
1.
2.
3.
4.
5.
Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan
Informasi Publik yang berada di bawah
kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik
Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar,
dan tidak menyesatkan
Membangun dan mengembangkan sistem informasi
dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik
secara baik dan efisien
Membuat pertimbangan secara tertulis setiap
kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap
orang atas Informasi Publik
Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan
politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau
pertahanan dan keaman negara
(pasal 7 UU KIP)
Lanjutan……
6.
Badan Publik dapat memanfaatkan sarana
dan/atau media elektronik dan noneletronik
(pasal 7 UU KIP)
7. Kewajiban Badan Publik yang berkaitan
dengan kearsipan dan pendokumentasian
Informasi Publik dilaksanakan
berdasarkan peraturan perundangundangan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan)
(pasal 8 UU KIP)
HAK BADAN PUBLIK :
Badan publik berhak menolak memberikan
informasi yang dikecualikan , yang mencakup:
1. Informasi yang dapat membahayakan negara
2. Informasi yang berkaitan dengan
kepentingan perlindungan usaha dari
persaingan usaha tidak sehat
3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak
pribadi
Lanjutan….
4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan
5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau
didokumentasikan
Pasal 13
1. Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan
sederhana, setiap Badan Publik :
a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi, dan
b. Membuat dan mengembangkan sistem
penyediaan layanan informasi secara cepat,
mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk
teknis standar layanan informasi publik yang
berlaku secara nasional.
2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sbgmn
dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional
Pasal 52
Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan,
tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan Informasi
Publik berupa Informasi Publik secara berkala, Informasi
Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta,
Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau
Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar
permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan
mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan
pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau
pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta
rupiah).
(Pasal 52 UU KIP)
Pimpinan Satuan kerja,
Organisasi
(Eselon II /unit kerja mandiri)
bertanggungjawab atas
otentisitas dokumen yang tercipta
PPID
Dibantu : Arsiparis,
Pranata Humas,
Pranata Komputer
diumumkan
Tugas &
Fungsi
kebijakan
kegiatan
kegiatan
program
kegiatan
Arsip
Arsip
Informasi
Arsip
disediakan
Informasi
Dg alasan
pengambilan
keputusan publik
kegiatan
terbuka
tertutup
Informasi
Dg alasan:
politik, ekonomi,
sosial, dan
hankam
PPID
Bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi
Dibantu oleh :
Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer
Unit Kearsipan
kegiatan
kegiatan
Arsip
Arsip
Arsip
Informasi
Terbuka
Informasi
disediakan
Tertutup
kegiatan
Arsip
Informasi
diumumkan
Pimpinan Satuan kerja,
(Eselon II /unit kerja mandiri)
bertanggungjawab atas
pengelolaan arsip yang tercipta
Alasan :
Politik, ekonomi,
Sosial, hankam
ALUR PERTANGGUNGJAWABAN
OTENTISITAS DAN RELIABILITAS DOKUMEN DAN INFORMASI
PADA BADAN PUBLIK
Unit kerja
kehumasan
Unit kerja
kearsipan
Unit kerja
pemilik kegiatan
PPID
Kebijakan
Program
Program
Kegiatan
Program
Kegiatan
Dokume
n otentik
alasan
pengambilan
Dokumen
keputusan
otentik
publik
Dokumen
otentik
Dokumen
otentik
informasi
PPID dan PUSAT LAYANAN INFORMASI DAERAH
KEPALA
DAERAH
DPRD
SET.
DAERAH
BAWAS
SKPD
INFO
KOM
SKPD
BIRO
humas
SET.
WAN.
BIRO
Camat
Lurah
= Posisi PPID
= Pusat Layanan Informasi
Lurah
Desa