PROCEDIMIENTO
Código
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código: SC-P11
Versión: 18
Elaborado por: José Becerra
Fecha:08-09-2025
Revisado por: Alfredo Ponce
Fecha: 23-10-2024
Firma:
Aprobado por: Cristian Álvarez
Fecha:12-09-2025
Firma:
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 2 de 25
Fecha:12/09/2025
1. OBJETIVO
Entregar la metodología para el control documentos y registros de toda información
documentada asocia al Sistema de Gestión Integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015,
ISO 45001:2018 y NCh3262:2021, con el fin de asegurar la actualización y la
disponibilidad en los lugares de uso. Establecer un control sistemático de documentos,
desde su emisión, distribución y sustitución en casos de actualización, así como el
control de los registros con relación a los criterios de identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y eliminación
específica para cada registro y asegurar que los documentos obsoletos sean retirados
evitando el uso no intencional.
2. ALCANCE
Es aplicable a la documentación propia del Sistema de Gestión Integrado y
documentación de origen externo asociada al Sistema de Gestión Integrado, tales como,
Normas, códigos, leyes, reglamentos, decretos, etc.
Este procedimiento aplica a todas las áreas y departamentos del Grupo de Empresas
GB(Geoblast, Datageo, Laborock, AppNew, Dataverso, Geometrix, Gestión GB).
3. RESPONSABILIDADES
Gerentes/Subgerentes/Jefe de área o Proceso
●
Aprobar la documentación cuando corresponda.
●
Gestionar el acceso o adquisición de los documentos externos necesarios.
Jefe(a) del Sistema de Gestión Integrado.
●
Controlar la emisión, revisión, actualización y difusión de procedimientos.
●
Mantener este procedimiento activo en el SGI.
●
Evaluar solicitudes de elaboración/modificación de documentación.
●
Asignar responsables de elaborar/modificar, revisar y aprobar la documentación.
●
Informar a los usuarios de la existencia de una nueva documentación o
actualización de la ya existente.
Administrador (a) de Contrato
•
Informar al Jefe(a) del Sistema de Gestión Integrado cualquier de nuevo registro
o eliminación de los existentes.
●
Informar a los usuarios de la existencia de una nueva documentación o
actualización de la ya existente.
●
Controlar los documentos externos.
●
Controlar los registros que se generan de sus actividades.
Personal de la Organización
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 3 de 25
Fecha:12/09/2025
●
Identificar oportunidades de mejora de la documentación.
●
Si corresponde elaborar/modificar, revisar o aprobar documentación.
●
Interiorizarse del contenido de la documentación y/o registro de su modificación.
4. DEFINICIONES
4.1 Información Documentada
Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la
contiene.
Nota 1 a la entrada: La información documentada puede estar en cualquier formato y
medio, y puede provenir de cualquier fuente.
Nota 2 a la entrada: La información documentada puede hacer referencia a:
— el sistema de gestión ambiental, incluidos los procesos relacionados;
— la información generada para que la organización opere (documentación);
— la evidencia de los resultados alcanzados (registros).
4.2 Proceso
Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforma las
entradas en salidas.
Nota 1 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones
esenciales de las normas de sistemas de gestión de ISO proporcionados en el Anexo SL
del suplemento de ISO consolidado de las Directivas ISO/IEC, Parte 1.
4.3 Procedimiento
Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.
4.4 Actividad
El menor objeto de trabajo identificado en un proyecto.
4.5 Proyecto
Proceso único, consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con
fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con
requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.
4.6 Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
4.7 Información
Datos que poseen significado.
4.8 Datos
Hechos sobre un objeto.
4.9 Especificación
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 4 de 25
Fecha:12/09/2025
Documento que establece requisitos.
4.10 Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
realizadas.
Nota 1 a la entrada: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la
trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y
acciones correctivas.
Nota 2 a la entrada: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del
estado de revisión.
4.11 Sistema de Gestión
Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para
establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.
Nota 1 a la entrada: Un sistema de gestión puede abordar una sola disciplina o varias
disciplinas.
Nota 2 a la entrada: Los elementos del sistema incluyen la estructura de la organización,
los roles y las responsabilidades, la planificación, la operación, la evaluación del
desempeño y la mejora.
Nota 3 a la entrada: El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la
organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones
específicas e identificadas de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo
de organizaciones.
Nota 4 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones
esenciales de las normas de sistemas de gestión de ISO proporcionados en el Anexo SL
del suplemento de ISO consolidado de las Directivas ISO/IEC, Parte 1. La Nota 2 a la
entrada se ha modificado para clarificar ciertos aspectos más amplios de un sistema de
gestión.
4.12 SharePoint
Aplicación Informática interactiva que permite el manejo de la documentación del
personal y la documentación relacionada con los Contratos de Servicio.
4.13 Smartsheet
Aplicación informática interactiva que permite el manejo de la información documentada
del Sistema de Gestión Integrado.
4.14 SGI
Sistema de Gestión Integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018.
4.15 Controlador de documentos
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 5 de 25
Fecha:12/09/2025
Jefe(a) del Sistema de Gestión Integrado y dueños de procesos.
5. REFERENCIAS
•
SC-P11F1 Solicitud de Creación o Actualización de Documentos Internos.
•
SC-P11F2 Lista Maestra de Documentos Internos
•
SC-P11F3 Procedimientos y Reglamentos
•
SC-P11F4 Procedimientos Operacionales
•
SC-P11F5 Especificaciones e Instructivos
•
SC-P11F6 Formularios Internos
•
SC-P11F7 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.
•
SC-P11F8 Control de Documentos Externos
•
SC-P11A1 Formato de Documentos
•
SC-P11A2 Codificación de Documentos
•
FG-201 CONTROL DE REGISTROS
•
Norma ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisito 7.5
Información Documentada.
•
Norma ISO 14001:2015. Sistema de Gestión de Medio Ambiental. Requisito 7.5
Información Documentada.
•
Norma ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Requisito 7.5 Información Documentada.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
La documentación y registros vigentes del SGI se encuentra disponible a los usuarios
a través de la plataforma Smartsheet y como medio de soporte Microsoft 365
SharePoint.
El acceso a la documentación y registros es administrado por el (la) Jefe (a) del Sistema
de Gestión Integrado, a través de usuarios con cuentas con sus correos corporativos.
Estos permisos podrán ser de modificación o solo de Observador.
6.1 Solicitud de creación/modificación de documentos y registros
6.1.1 Solicitudes de Documentos
En el caso de ser requerida la creación de un nuevo documento o registro asociados a
los procesos estratégicos, de apoyo y de gestión o su actualización correspondientes
al SGI, los usuarios del sistema pueden realizarlo a través de: Llamado telefónico,
Correo Electrónico y/o la SC-P11F1 Solicitud de Creación o Actualización de
Documentos Internos. El jefe del SGI, facilitara el formato de documentos a utilizar al
solicitante.
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 6 de 25
Fecha:12/09/2025
6.1.2 Solicitud y Respuesta de Creación o Actualización de documentos.
El (la) Jefe (a) del Sistema de Gestión Integrado recibe la solicitud en forma verbal o
correo del solicitante, el cual puede acceder en el Smartsheet de su área de trabajo al
documento y descargarlo para su actualización, una vez realizada la actualización la
envía al Jefe del SGI para que este proceda a su creación o actualización en el
Smartsheet, de acuerdo a los siguientes lineamientos:
6.1.2.1 Formato y Estructura de Documentos
Cada vez que sea elaborado un procedimiento del SGI este debería ser realizado
siguiendo el formulario SC-P11A1 Formato de Documentos, donde está indicado el
formato y el contenido de los documentos. Los instructivos podrán llevar cualquier
contenido, pero siempre en el formato de documentos. El Jefe del SGI es responsable
de verificar el formato de los documentos.
Todos los nuevos documentos deben llevar en su pie de Página:
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Los documentos de los Contratos podrán generar su propio formato de documentos y
contenido de acuerdo con los requerimientos del cliente.
6.1.2.2 Codificación de Documentos del Sistema de Gestión Integrado
La codificación e los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, se elaborará de
acuerdo con SC-P11A2 Codificación de Documentos. Es responsabilidad del Jefe del SGI,
asignar los códigos de los documentos.
Los documentos de contratos podrán tener codificación del cliente o de Geoblast, según
sea requerido.
6.1.2.3 Disposiciones para el Texto
La confección de los documentos debe estar de acuerdo con las siguientes
disposiciones:
•
Los títulos de capítulos en mayúscula y negrita.
•
Las Definiciones de los procedimientos se escriben con negrita.
•
Los responsables de actividades en los procedimientos se escriben con negrita.
•
Cada vez que se incorpore en un documento un link, ya sea de un procedimiento,
especificación o instructivo no va precedido por la palabra procedimiento,
especificación o instructivo, según corresponda.
•
Los nombres de módulos, submódulos se escriben con mayúscula.
•
Toda la documentación del Sistema de Gestión Integrado se realiza con el tipo de
fuente “Verdana”, numero 11 y estilo Normal.
•
Los anexos se escriben en mayúscula y negrita de la siguiente manera:
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 7 de 25
Fecha:12/09/2025
ANEXO A: Nombre del anexo.
•
Las figuras se escriben en mayúscula y negrita de la siguiente manera:
FIGURA Nº1: Nombre de la figura.
•
Las tablas se escriben en mayúscula y negrita de la siguiente manera:
TABLA N°1: Nombre de la tabla.
6.1.2.4 Creación de Documento y Registro
El (la) Jefe(a) del Sistema de Gestión Integrado o el responsable de elaborar , crea el
documento digital de acuerdo con el formato establecido de encabezado, letra, tamaño
y comparte el documento o registro con las personas encargadas de elaborar. Una vez
creado el documento o registro, el (la) Jefe(a) del Sistema de Gestión Integrado vincula
el enlace en adjuntos de la plataforma Smartsheet y SharePoint de manera que quede
disponible para consultas de los usuarios.
Todos los documentos que afecten los procesos del SGI, deben ser
incorporados al sistema, incluyendo documentos desarrollados en
plataformas tecnológicos o aplicaciones digitales externas (App Gestión,
Talana, Softland, Geo Talento), los cuales deben ser informados e
incorporados por cada área involucrada al SGI.
Es responsabilidad de los responsables de proceso, participar la creación de
documentos, Instructivos o formularios para el SGI, para integrar al
Smartsheet o en plataformas digitales de cada área.
El (la) Jefe(a) del Sistema de Gestión Integrado mantiene la información relacionada y
asigna código, versión y responsables de aprobaciones.
Además, cuando se aprueba un documento o formato de registro, el (la) Jefe (a) del
Sistema de Gestión Integrado, adicionalmente a lo anterior, informará a los usuarios
responsables de cada departamento por medio del Smartsheet o un correo electrónico,
y estos a su vez deberán informar a sus subalternos, del nuevo documento oficial.
Procesos
Estratégicos
Trabajador (Representación
Trabajadores)
Jefe de Área o Dueño del
Proceso
Administrador de Contrato
Jefe(a) Departamento de
Prevención de Riesgos y MA
Jefe(a) SGI
Subgerentes, Gerente
Técnico Comercial/Gerente
de Operaciones
Autorización
Gerente
General/Subgerente
General
Los cargos responsables de Elaborar/ Modificar / Revisa / Aprueba, la información
documentada se especifica en la siguiente Matriz de Responsabilidades:
Elabora/Modifica
Revisa
Aprueba
Elabora/Modifica
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 8 de 25
Procesos
Operacionales
Trabajador (Representación
Trabajadores)
Jefe de Área o Dueño del
Proceso
Administrador de Contrato
Jefe(a) Departamento de
Prevención de Riesgos y MA
Jefe(a) SGI
Subgerentes, Gerente
Técnico Comercial/Gerente
de Operaciones
Autorización
Gerente
General/Subgerente
General
Fecha:12/09/2025
Revisa
Aprueba
Elabora/Modifica
Procesos SGI
Revisa
Aprueba
Procesos de
Apoyo
Elabora/Modifica
Revisa
Aprueba
TABLA N°1 Matriz de Responsabilidades
6.1.2.5 Modificación de Documentos y Registros
En el caso de ser requerida la modificación o actualización de un documento o registro
asociado a los procesos estratégicos, operativos y de apoyo, los usuarios de Smartsheet
podrán tomar el documento para su modificación de la carpeta de su área en el
Smartsheet. El solicitante realizara los cambios requeridos y luego enviar correo al Jefe
del SGI con la documentación modificada para ser revisada y cargada en el SGI.
6.1.3 Proceso de Preparación, Revisión y aprobación de un documento o
registro
Sólo el usuario asignado por cada gerente o jefe de área para preparar un documento
podrá redactar el documento. Las modificaciones realizadas se presentan en el ítem
“CONTROL DE CAMBIOS” al final del mismo documento, el cual estar descrito en el
punto 8 de cada procedimiento;
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO
Este control deberá incluir la versión, Fecha del Cambio y un resumen del cambio
realizado. El documento se emitirá inicialmente en versión 1 y no aparecerá en el control
de cambios por ser la versión inicial. Cuando se realice la primera modificación esta
será sobre la versión existente y la versión nueva será el numero siguiente a la versión
anterior. La fecha de aprobación aparece en la Lista Maestra del SGI y podrá ser
colocada también en la raíz del nombre del documento.
Ejemplo: SC-P03 DESVIACIONES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 9 de 25
Fecha:12/09/2025
Ver 13 06.08.23.
Una vez que el usuario responsable de preparar el documento lo considera listo para
revisión, lo envía a él (la) Jefe(a) de Sistema de Gestión, para subirlo a la Carpeta del
SharePoint correspondiente y luego al Smartsheet en la cual indica en la casilla de
verificación de la columna “Listo para Revisión”, en la hoja correspondiente de
Smartsheet, dando inicio al flujo de “Revisión y Aprobación Documental” por parte
de revisor y aprobador. Sera responsabilidad compartida entre el área del elaborador y
el Jefe del SGI, mantener comunicación y verificar que el nuevo documento es cargado
en el sistema Smartsheet.
Para los documentos de los contratos estos controles serán realizados en cada contrato
y dependerá de las especificaciones del cliente, pero siempre se deberá llevar un control
en SharePoint y/o Smartsheet.
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 10 de 25
Fecha:12/09/2025
FLUJO DE SOLICITUD DE APROBACIÓN
FIGURA N°1 Flujo de Revisión y Aprobación Documental.
En este Flujo, el usuario revisor recibirá solicitud de aprobación y tendrá acceso a
comentar el documento, no pudiendo digitar ningún cambio.
●
En el caso de Aprobar la solicitud de aprobación del documento seguirá el flujo
de aprobación.
●
En el caso de Rechazar la solicitud de aprobación deberá detallar los motivos
del rechazo en los comentarios y el preparador será notificado para considerar
los comentarios e iniciar nuevamente el flujo de solicitud de aprobación.
Así mismo, el usuario Aprobador final recibirá solicitud de aprobación para la
oficialización del documento.
●
En el caso de Aprobar, serán notificados los usuarios del documento de la
creación y/o modificación del documento.
●
En el caso de Rechazar la solicitud, deberá detallar los motivos del rechazo en
los comentarios y el preparador será notificado para considerar los comentarios
e iniciar nuevamente el flujo de solicitud de aprobación.
El esquema de Revisión y Aprobación de los documentos, esta automatizado en el
Smartsheet. Una vez que se inicia el flujo el Revisor y el aprobador reciben un correo
para que revisen o aprueben el documento, una ves que en el registro del Smartsheet
del documento aparece aprobado, el documento se considera vigente. Esta revisión y
aprobación, sustituye la firma del documento, el cual solo se firmará en caso de ser
necesario por requerimiento del cliente. El sistema automatizado del Smartsheet envía
un correo a todo el personal indicando que el documento está vigente.
5.2 Control y Distribución de la Documentación y Registros
● Control de la Documentación.
El control de la documentación es mantenido a través de la hoja SC-P11F2 Lista
Maestra de Documentos Internos de Smartsheet, donde se mantiene actualizada la
información relativa a los documentos del Sistema de Gestión Integrado, indicando
para cada uno de ellos su código, nombre, número de revisión, fecha de aprobación
y estado del documento. La actualización deberá realizarse en la medida de lo
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 11 de 25
Fecha:12/09/2025
posible de manera mensual, el último viernes de cada mes y se podrá dejar
constancia en el SharePoint actualización Smartsheet lista Maestra. La SC-P11F1
Lista maestra de Documentos Internos, contiene:
•
SC-P11F3 Procedimientos y Reglamentos
•
SC-P11F4 Procedimientos Operacionales
•
SC-P11F5 Especificaciones e Instructivos
•
SC-P11F6 Formularios Internos
Así mismo para el seguimiento a la actualización de la Lista Maestra de Documentos
se realiza programación en el Teams como recordatorio y se establece como actividad
prioritaria en el Programa de Actividades del SGI 2025.
● Control de Registros.
El control de la documentación es mantenido a través de la hoja de FG-201 CONTROL
DE REGISTROS de Smartsheet, donde se mantiene actualizada la información
relativa a los documentos del Sistema de Gestión Integrado, indicando para cada
uno de ellos su Identificación (Código y Nombre del Registro), Estado,
Procedimiento que lo genera, Almacenamiento, Protección, Recuperación,
Retención, disposición Final y Responsable.
El Jefe(a) del Sistema de Gestión Integrado, velara porque en los procedimientos se
incluya en el punto:
7. REGISTROS
IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO
PROTECCIÓN RECUPERACIÓN RETENCIÓN
DISPOSICIÓN
RESPONSABLE
FINAL
Esta Información es base para elaborar el formulario FG-201 Control de Registros.
● Documentación Vigente del Sistema.
La documentación vigente del Sistema de Gestión Integrado se mantiene disponible
en formato digital en la plataforma Smartsheet para acceso y consulta, en adjuntos
por cada documento en la hoja SC-P11F2 Lista Maestra de Documentos Internos
para toda la organización. En la Lista se indica el estado de cada documento:
•
•
•
•
•
•
Vigente.
Suspendido
En Proceso de Revisión.
En Elaboración.
Eliminado.
En Aprobación.
● Documentación No Vigente del Sistema(Superado/Obsoleto).
La documentación no vigente del Sistema de Gestión Integrado(Obsoleta) se retira
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 12 de 25
Fecha:12/09/2025
de las hojas del Smartsheet y se preservara en una carpeta denominada
“Superados” en las carpetas de cada documento en SharePoint del SGI de GeoBlast
S.A. Se conservará al menos la última revisión de cada documento, pudiéndose
conservar otras por razones de mantenimiento de información.
● Acceso a la Documentación.
El(La) Jefe(a) del Sistema de Gestión Integrado es responsable de definir el acceso
a la documentación del Sistema de Gestión Integrado contemplado para cada
usuario. Este acceso se dará a través de la pestaña “Compartir” del Smartsheet. Así
mismo se dará acceso de manera controlada a las carpetas del SGI en el SharePoint.
● Distribución de Documentos en Papel.
Para el control y distribución de copias a usuarios de los documentos en caso de ser
necesario, el(la) Jefe(a) del Sistema de Gestión Integrado entrega copias impresas
controladas, identificando el número de copia, nombre de documento, código,
versión y la fecha de entrega, manteniendo el registro de esta entrega mediante la
hoja de Smartsheet SC-P11F7 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.
● Oficialización de Nuevos Documentos.
Cada vez que se oficialice un nuevo documento o registro o una modificación de
ellos, el Smartsheet avisará a los usuarios, mediante el envío de correo a
colaboradores, señalando el documento que ha sido elaborado o modificado, según
corresponda y este se Encuentra ”Vigente”. Esta actividad se realiza mediante el
Flujo “Notificación de Documento Aprobado”.
Cada usuario de la documentación una vez notificado será responsable de
interiorizarse del contenido de la documentación o su modificación y, cuando
corresponda, dar a conocer esta información a quienes no tienen acceso.
En terreno, de ser necesario y cuando no sea posible tener acceso a internet, se
mantendrán versiones impresas de la documentación oficial. La documentación será
actualizada por el Jefe del Área o Administrador de contrato donde se deba utilizar
el documento, cada vez que se oficialice una nueva revisión documental. Se realizará
una reunión o un comunicado a toda la organización, involucrada con los nuevos
documentos o cambios den los documentos existentes.
5.3 Documentos Externos
Los documentos externos de uso de la organización son controlados por el Jefe del
Sistema de Gestión Integrado en el registro SC-P11F8 Control de Documentos Externos,
la cual mantiene actualizada y se encuentra disponible para los usuarios debidamente
autorizados a través de Smartsheet.
Los documentos de cada proyecto y/o faena son controlados por el área de gestión de
cada proyecto o quien designe el administrador de contrato.
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 13 de 25
Fecha:12/09/2025
7. REGISTROS
IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO
PROTECCIÓN RECUPERACIÓN RETENCIÓN
Archivos
Electrónicos
Laptop del
Correo y/o Solicitud de
Archivos
Responsable del
Creación o Actualización Carpetas Electrónica SGI y Electrónicos
SGI. Archivos del
de Documentos
en el Smartsheet
SGI Smartsheet
SGI en el
Internos.
y SharePoint.
Smartsheet.
Archivos del SGI
en el SharePoint.
3 Años
DISPOSICIÓN
RESPONSABLE
FINAL
Destruir
Jefe del SGI
Mantener.
Jefe del SGI
Mantener.
Jefe del SGI
SC-P11F4
Procedimientos
Operacionales
Archivos
Electrónicos
Laptop del
Archivos
Responsable del
Mantener
Carpetas Electrónica SGI y Electrónicos
SGI. Archivos del mientras esté
en el Smartsheet
SGI Smartsheet
SGI en el
Vigente.
y SharePoint.
Smartsheet.
Archivos del SGI
en el SharePoint.
Mantener.
Jefe del SGI
SC-P11F5
Especificaciones e
Instructivos
Archivos
Electrónicos
Laptop del
Archivos
Responsable del
Mantener
Carpetas Electrónica SGI y Electrónicos
SGI. Archivos del mientras esté
en el Smartsheet
SGI Smartsheet
SGI en el
Vigente.
y SharePoint.
Smartsheet.
Archivos del SGI
en el SharePoint.
Mantener.
Jefe del SGI
SC-P11F6
Formularios Internos
Archivos
Electrónicos
Laptop del
Archivos
Responsable del
Mantener
Carpetas Electrónica SGI y Electrónicos
SGI. Archivos del mientras esté
en el Smartsheet
SGI Smartsheet
SGI en el
Vigente.
y SharePoint.
Smartsheet.
Archivos del SGI
en el SharePoint.
Mantener.
Jefe del SGI
SC-P11F7
CONTROL DE
DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS.
Archivos
Electrónicos
Laptop del
Archivos
Responsable del
Carpetas Electrónica SGI y Electrónicos
SGI. Archivos del
en el Smartsheet
SGI Smartsheet
SGI en el
y SharePoint.
Smartsheet.
Archivos del SGI
en el SharePoint.
Destruir
Jefe del SGI
Archivos
Electrónicos
Laptop del
Archivos
Responsable del
SC-P11F2
Mantener
Carpetas Electrónica SGI y Electrónicos
SGI. Archivos del mientras esté
Lista Maestra de
en el Smartsheet
SGI Smartsheet
SGI en el
Documentos Internos
Vigente.
y SharePoint.
Smartsheet.
Archivos del SGI
en el SharePoint.
Archivos
Electrónicos
Laptop del
Archivos
Responsable del
SC-P11F3
Mantener
Carpetas Electrónica SGI y Electrónicos
SGI. Archivos del mientras esté
Procedimientos y
en el Smartsheet
SGI Smartsheet
SGI en el
Reglamentos
Vigente.
y SharePoint.
Smartsheet.
Archivos del SGI
en el SharePoint.
3 Años
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 14 de 25
Fecha:12/09/2025
IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTO
PROTECCIÓN RECUPERACIÓN RETENCIÓN
Archivos
Electrónicos
Laptop del
Archivos
Responsable del
SC-P11F8
Carpetas Electrónica SGI y Electrónicos
Mientras esté
SGI. Archivos del
Control de Documentos
en el Smartsheet
SGI Smartsheet
Vigente.
SGI en el
Externos
y SharePoint.
Smartsheet.
Archivos del SGI
en el SharePoint.
DISPOSICIÓN
RESPONSABLE
FINAL
Mantener.
Jefe del SGI
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
01
-
02
-
03
-
04
REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO
Se incluye en el punto 3.0, las responsabilidades del Asesor de
Gestión.
Se incluye versiones impresas para trabajadores en terreno y
versiones impresas de procedimiento operacionales para clientes
cuando corresponda. Además, se mejora el formato del punto 5.1
Solicitud de creación/modificación de documentos.
Se incluye en las referencias el texto "Punto 4.2.3 de la Norma NCh
9001.Of2009-ISO 9001:2008 "Sistemas de gestión de la calidad Requisitos"
Se incorpora los códigos PL: Procedimiento Laboratorio; IL:
Instructivo Laboratorio y FL: Formato Registro Laboratorio.
En el punto 5.1.3. Proceso de Preparación, Revisión y Aprobación
de un documento, en tercera viñeta, primera sub-viñeta; se corrige
"pasa a la etapa de revisor" por "pasa a la etapa de aprobación".
En 5.1.3., después de la última viñeta, se agrega nueva viñeta que
dice lo siguiente: "En el caso puntual de la creación o modificación
de un formulario de registros, el uso del formulario oficial sólo estará
disponible en ACTONE, una vez que el Coordinador de Calidad,
realice en forma manual la acción de cargar el nuevo formato en el
sistema."
En 6.0 ANEXOS, Codificación de Documentos del Sistema de
Calidad, se incorporan:
05
-
06
-
07
-
08
-
PC: Procedimiento Collahuasi
09
-
IC: Instructivo Collahuasi.
10
-
11
-
12
-
Se cambia "IG" por "IC" como código para instructivos generados
en Collahuasi.
En 6.0, ANEXO A, se incorpora codificación para formatos de
Registro derivados de Instructivos creados en Collahuasi.
Se realizan las siguientes modificaciones:
● En 2.0 TÉRMINOS Y DEFINICIONES, 1º párrafo, se cambia
"Intranet", por "Intranet ACTONE"
● Se Agregar definición para Intranet Geoblast: Aplicación
Informática interactiva que permite el manejo de la documentación
del personal y la documentación relacionada con los contratos de
Servicio.
● En 3.0 RESPONSABILIDADES, se elimina responsabilidades del
Asesor de Gestión
● En 4.0 REFERENCIAS, se elimina "Punto 4.2 de la Norma
NCh2909.Of2004 “Sistemas de gestión – requisitos fundamentales
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 15 de 25
Fecha:12/09/2025
VERSIÓN
FECHA
REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO
para la gestión Pyme”
● En 5.1.2.2 Modificación de documento, 3º párrafo, 1º viñeta, se
elimina "Las primeras versiones del manual y los procedimientos,
instructivos, formatos de registro generales, podrán ser preparados
por el Asesor de Gestión."
● En 5.2 Oficialización de nuevos documentos, párrafo 3º, se
cambia "La documentación será actualizada por el Administrador de
Contrato, cada vez que se oficialice una nueva revisión documental",
por "La documentación será actualizada por el Jefe del área donde se
deba utilizar el documento, cada vez que se oficialice una nueva
revisión documental".
13
-
14
07-06-2022
15
16-06-2023
16
23-10-2024
17
12-09-2025
Se traslada el contenido del documento desde plataforma anterior.
ver versión anterior. Se elimina del anexo A el formato para
encabezado documento haciendo referencia a la especificación
encabezado documento. Se elimina del anexo A las indicaciones para
la codificación de la documentación del sistema y se deja referencia
a la especificación código de la información. Se elimina de anexo B
las disposiciones para el texto y se deja referencia a la
Especificaciones para el texto.
Se modifica código de PG-01 a PI-11, se agrega al objetivo y alcance
Sistema de Gestión Integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO
45001:2018. Se incorporo registro y matriz de responsabilidades, se
cambió el cargo de Coordinador de calidad a Coordinador de Sistema
de Gestión Integrado.
Actualización general del procedimiento. Cambio de Nombre del
Procedimiento de Control de Documentos y Registros a Información
Documentada. Cambio de Código de PI-11 a SC-P11.Cambio de
nombre de Coordinador(a) del Sistema de Gestión Integrado a jefe
del Sistema de Gestión Integrado. Se elimina la EA-01 Especificación
Encabezado de Documentos, EA-02 Especificación de Código de
Documentos, EA-03 Especificación de Esquema de Documentos y EA04 Especificación Disposiciones Para el Texto.
Actualización del Punto 5.2, por no conformidad SAC 396. La
actualización deberá realizarse de manera mensual, el último viernes
de cada mes y se dejará constancia en el SharePoint actualización
Smartsheet lista Maestra
Actualización del Punto 5.2, por no conformidad SAC 420. La
actualización deberá realizarse de manera mensual, el último viernes
de cada mes y se dejará constancia en el SharePoint actualización
Smartsheet lista Maestra. Así mismo para el seguimiento a la
actualización de la Lista Maestra de Documentos se realiza
programación en el Teams como recordatorio y se establece como
actividad prioritaria en el Programa de Actividades del SGI 2025.
Inclusión de documentos desarrollados en plataformas o aplicaciones
externas (App Gestión, Talana, Softland, Geo Talento).
18
9.
ANEXOS
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 16 de 25
Fecha:12/09/2025
ANEXO 1: SC-P11A1 Formato y Estructura de Documentos
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 17 de 25
Fecha:12/09/2025
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 18 de 25
Fecha:12/09/2025
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 19 de 25
Fecha:12/09/2025
Anexo 2: SC-P11A2 Codificación de Documentos
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 20 de 25
Fecha:12/09/2025
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 21 de 25
Fecha:12/09/2025
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 22 de 25
Fecha:12/09/2025
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 23 de 25
Fecha:12/09/2025
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 24 de 25
Fecha:12/09/2025
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.
Código: SC-P11
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Versión: 18
Página 25 de 25
Fecha:12/09/2025
La impresión o copia de este documento constituye una Copia No Controlada, por lo cual
Geoblast S.A., no se hace responsable de su actualización.