Desarrollo de un cronograma mediante MsProject
Gestión de Proyectos
Master Universitario en Dirección de Proyectos
P1 2024/25
Joaquín Ibáñez
ASPECTOS
GENERALES
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Botones rápidos:
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Menú Principal
Menú Contextual:
Cambia
según
el
menú
principal
seleccionado
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Abrir o guardar un proyecto
Menú Archivo
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Settings iniciales de un proyecto
Menú Proyecto
Comando
Proyecto
Información
del
En <Información del Proyecto>, incorporaremos
la información básica del proyecto:
• Fecha inicio: Cuando empieza el proyecto
• Fecha estado: En qué momento me encuentro
• Adelante: Programación de las tareas
sucesoras, sin modificar las fechas de las
antecesoras
• Prioridad: Según el valor que tenga en cada
tarea, indica en que orden se modificaran las
tareas ante una reprogramación
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PROCESO
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Proceso planificación
1. Determinar las fases del proyecto
2. Determinar el diagrama de red del proyecto
3. Determinar las actividades de cada paquete de
trabajo
(Para plantear un diagrama de red, a pesar de la
ortodoxia vigente, no se tienen en cuenta los
paquetes de trabajo, solo las actividades)
4. Desarrollar el cronograma
1
DISEÑO
MONTAJE
TEST
INTEGRACIÓN
2
3
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Concepto Alcance vs Temporalidad
Diagrama de red
Diagrama de GANNT
(Incluir actividades)
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Cronogramas vinculados a WBS
Cronograma estructurado (Planificado)
• Necesario desvincular las herramientas de diseño de la WBS
respecto de las de cronograma.
• La vinculación permanente deriva en una WBS orientada a fases
WBS resultado
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Proceso de desarrollo del cronograma
1. Introducir las fases del Proyecto: Tal como se introduciría una tarea
2. Introducir las actividades
3. Dimensionar las tareas: Duración/Trabajo
4. Desarrollar los calendarios de proyecto o específicos de recurso
5. Introducir TODOS los recursos disponibles del proyecto,
6. Establecer el perfil y coste hora de cada recurso
7. Vincular las tareas
8. Asignar recursos
9. Completar el cronograma: Hitos, Tareas resumen
10. Eliminación de sobreasignaciones
11. Establecer línea de base
12. Establecer visualización
• El botón de cada ítem, dirige a la diapositiva explicativa
13. Hacer el seguimiento
--------------------------------------
ENTORNO MULTIPROYECTO
• En cada diapositiva explicativa, existe el comando de regreso a
esta transparencia
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del cronograma
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MENUS
PRINCIPALES
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Menú Proyecto
Comandos:
•
•
Información del proyecto
Campos personalizados: Permite definir campos de usuario, además de los que trae por defecto
•
Vínculos entre proyectos: Asignación de dependencias externas (otros proyectos) a tareas específicas
•
EDT: Asigna códigos de WBS a las tareas
•
Cambias tiempo de trabajo: Modifica los calendarios de l proyecto
•
Calcular proyecto: Recalcula el proyecto después de un cambio, suponiendo que las opciones de actualización
automática estén desactivadas
•
Establecer línea de base: Guarda la línea de base que sirve de referencia a futuras modificaciones
•
Mover Proyecto: Modifica la fecha de inicio del proyecto
•
Fecha de estado: Fecha en la cual indicamos en que momento nos encontramos. Por defecto, es la del sistema
•
Actualizar proyecto: Actualiza el proyecto (tareas realizadas), a la fecha de estado
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Menú Tarea
Ver:
• Gantt: Muestra el cronograma del proyecto
• Red: Muestra el diagrama de red del proyecto
• WBS: Muestra la WBS a partir de la estructura del cronograma. No será una WBS orientada a entregables
• Uso de tareas: Muestra los recursos involucrados en cada tarea, así como el calendario de dicho recurso para dicha
tarea
• ..
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del cronograma
Menú Vista I
Vistas de tareas:
• Uso de tareas: Listado de tareas asignadas a cada recurso
• Diagramas de Gant con diferentes niveles de información
Vistas de recursos: Listados de organización y características de los recursos
• Hoja de Recursos: Muestra la ventana de listado de recursos
• Uso de recursos: Muestra en que tareas se utiliza cada recurso, así como el calendario de dicha tarea para dicho recurso
Datos: Filtros y agrupaciones
• Permite opciones de visualización (Filtros y agrupaciones)
• Entre los filtros a destacar, cabe mencionar el de tareas críticas
Zoom: Visualización del cronograma (nivel de detalle)
• Por porcentaje
• Proyecto completo
Vista en dos paneles: Permite combinar GANTT con otras representaciones (recursos,, diagrama de red..)
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Establecer Líneas base
Se puede acceder por los menús de <Archivo> o
<Tareas>
Selecciona la línea base
activa.
Hay hasta 10
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TAREAS
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Menú introducción tareas
Tarea nueva al final:
Colocando el cursor sobre una
fila vacía, se puede editar el
nombre, y sus principales
parámetros: Duración, fechas ..
Insertar tarea
Genera que una tarea sea subsidiaria
de la anterior, que pasaría a ser una
tarea resumen
Para vincular dos tareas, es
necesario seleccionar dos
tareas: Manteniendo pulsada la
tecla <CTRL>, seleccionar
ambas
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Menú edición de tareas
Aparece al hacer click sobre
el nombre de la tarea.
Información de cada pestaña:
<General>
<Predecesores>
<Recursos>
<Avanzado>
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Propiedades de tarea - General
Especifica la importancia de la
tarea.
Parámetro a tener en cuenta cuando debe redistribuirse el proyecto:
1- Mínima
: La tarea no se moverá, lo harán las demás
1000- Máxima : La tarea se moverá lo que haga falta
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tarea
Propiedades de tarea – Predecesoras
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del cronograma
• Para vincular dos tareas, nos colocaremos sobre la barra de la
tarea predecesora, pulsaremos el boton derecho del mouse, y
arrastraremos con el cursor hasta la tarea sucesora
Cantidad de tiempo a transcurrir
entre ambas tareas
* No suele aparecer al abrir la
ventana. Es necesario expandir esta
Tipo de dependencia:
FS: Finish to Start
FF: Finish to Finish
SF:Start to Finis
SS: Start t Start
• Puede seleccionarse tanto el tipo de dependencia, como el adelanto
retraso
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Volver a edición de
tarea
Propiedades de tarea – Recursos
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del cronograma
Aparecerán todos los
recursos
del
proyecto
1. Seleccionar los recursos que intervendrán en la tarea
(Previamente tiene que haber sido introducidos en el catálogo de recursos)
2. Determinar el porcentaje de asignación (% de la jornada laboral)
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Volver a edición de
tarea
Propiedades de tarea – Adelantada
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del cronograma
La tarea se representa como un hito.
También aparece como hito, si se
especifica que su duración es 0
• Duración = Trabajo/ Unidades
• Si se selecciona <Condicionada por el esfuerzo>, el trabajo permanece constante
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Recursos
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del cronograma
Hoja de recursos
Seleccionar vista >> recursos
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del cronograma
Ficha de recursos
Aparece al hacer doble click sobre el nombre del
recurso
Coste del recurso
Calendario
del recurso
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del cronograma
Eliminación de sobreasignaciones
Reprograma automáticamente
eliminando incongruencias
(No se puede deshacer)
Recurso “Juan Pérez” claramente sobreasignado
Opciones:
1. Desplazar la tarea donde dicho recurso tenga disponibilidad
2. Asignar otro recurso
3. Reprogramar automáticamente
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CALENDARIOS
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Establecimiento de calendarios
1
Editar las fechas del calendario:
•
Seleccionar un día concreto
•
Un conjunto de ellos: Fecha inicio >> Mantener <MAYUS> >>
fecha final
•
Editar nombre de la excepción
•
Seleccionar horario laboral
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SEGUIMIENTO
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del cronograma
Actualización del proyecto
Fecha a la que queremos ajustar
automáticamente el avance del proyecto
Marcar dicha opción si no deseamos que
se reprogramen las tareas que se están
ejecutando en la fecha de actualización
En la transparencia siguiente, se
describe la visualización del
seguimiento
!!!!!
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del cronograma
Seguimiento
Tareas finalizadas
Avance tareas :
En las de menor nivel, es un porcentaje avance fijado por el
usuario o por la actualización del proyecto
En las tareas resumen, solo se calcula de forma automática
Planificación
modificada
Planificación inicial
(Línea base)
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SINCRONIZACIÓN
MULTIPROYECTO
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Recursos compartidos entre Proyectos
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del cronograma
Recursos compartidos entre Proyectos
Debemos disponer de un fichero MsProject de referencia, donde estarán todos los recursos de la
organización
1
El fichero de referencia debe estar abierto
cuando deseamos que otros proyectos utilicen
dichos recursos
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Insertar subproyectos en uno principal
Activando Vincular a
proyect , los cambios en
el subproyecto
aparecen reflejados en
el proyecto maestro y
viceversa.
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del cronograma
Al insertar un proyecto de “Solo
Lectura”, se evita que actualice el
subproyecto desde el proyecto
maestro.
Sin embargo, si actualiza el archivo
del subproyecto directamente, los
cambios aparecen reflejados en el
proyecto maestro.
La opción Insertar sólo lectura
solamente se encuentra disponible
cuando la casilla Vincular al proyecto
está activada.
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Gracias por su
atención
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