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Tipos de Comunicación Escrita en la Empresa

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Tipos de
COMUNICACIÓN:
Escrita
Introducción
Mapa
Conceptual
En el ámbito empresarial existen diferentes tipos de comunicación para entregar una
cantidad de mensajes de diverso índole. Por ello, el conocimiento e implementación de
diversos formatos y estructuras de documentos escritos, comunicaciones verbales y no
verbales son vitales para el desarrollo de un buen plan de comunicación interno y
externo de la empresa.
Con el fin de ejecutar asertivamente el plan de comunicaciones se debe comprender,
interpretar y aplicar los conceptos básicos del cómo elaborar los documentos escritos y
el cómo y por qué comunicarse verbal o no verbalmente, siempre con unos argumentos
valederos.
INICIAR
OPCIONES
Estructura de contenidos
OPCIONES
1
Generalidades de los documentos escritos
1.1 Tipos de documentos escritos
1.1.1 La carta
1.1.2 El informe
1.1.3 El memorando
1.1.4 El acta
1.2 La argumentación
1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación?
1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de
argumentación?
2
Comunicación verbal y no verbal
2.1 Comunicación no verbal
2.2 Comunicación verbal
1
1
2
Generalidades Sobre los
Documentos Escritos
Tipos de
1.1 Documentos Escritos
1.1.1
La Carta
1.1.2
El Informe
1.1.3
El Memorando
1.1.4
EL Acta
Pag. 2
1.2 La Argumentación
1.2.1
¿Cómo se organiza una
argumentación?
1.2.2
¿Qué garantiza un cumplimiento
de las técnicas de argumentación?
Los documentos escritos son el resultado de la
comunicación realizada en papel o por medio de una
computadora. Es uno de los métodos que más se emplea
a la hora de entablar una comunicación, en ésta el emisor
elabora diversos tipos de textos, por medio de los cuales
busca transmitir su mensaje de la mejor manera posible,
con el objeto que lleguen al mayor número de receptores,
de manera óptima y oportuna.
Esta comunicación que se establece entre un emisor y un
receptor no acontece de manera inminente o inclusive
puede que nunca llegue a darse, así dicho escrito perdure
hasta la eternidad, y esta es una de las ventajas y provecho
de este tipo de comunicación que puede decirse que es
permanente por que no se desvanece u olvida como las
palabras.
OPCIONES
1
1
2
OPCIONES
Generalidades Sobre los
Documentos Escritos
Tipos de
1.1 Documentos Escritos
1.1.1
La Carta
1.1.2
El Informe
1.1.3
El Memorando
1.1.4
EL Acta
Se debe tener claridad que en el
ámbito empresarial existe diversidad
de formatos que permiten comunicar
una cantidad de mensajes según los
intereses y las condiciones del
contexto. Por ello, el conocimiento e
implementación de diversos formatos
y estructuras de documentos escritos
son vital para el desarrollo de un buen
plan de comunicación empresarial.
Pag. 2
1.2 La Argumentación
1.2.1
¿Cómo se organiza una
argumentación?
1.2.2
¿Qué garantiza un cumplimiento
de las técnicas de argumentación?
Figura 1. Tipos de documentos escritos
El Acta
La Carta
Documentos
Escritos
EL Informe
El Memorando
Fuente: (SENA 2016)
1
1
2
Generalidades Sobre los
Documentos Escritos
Tipos de
1.1 Documentos Escritos
1.1.1
La Carta
1.1.2
El Informe
1.1.3
El Memorando
1.1.4
EL Acta
Pag. 2
1.2 La Argumentación
1.2.1
¿Cómo se organiza una
argumentación?
1.2.2
¿Qué garantiza un cumplimiento
de las técnicas de argumentación?
Es un documento que cuenta con una estructura Antes de escribir una carta, se debe tener en cuenta el contexto
definida, el cual se convierte en un medio de de comunicación y las siguientes preguntas guías:
comunicación y busca establecer a través de ella,
diversos objetivos comunicativos que van desde
¿A quién va dirigida?
un saludo, una petición, un mensaje de
reconocimiento, de afecto entre otras. Debido a
¿El discurso para dirigirse a esta persona
esto, las cartas poseen una estructura de acuerdo
es formal o puede hacerse en un tono más informal?
con el fin para el cual sean escritas y dirigidas.
¿Cuál es el objetivo de la carta (informar, saludar,
expresar sentimientos, persuadir, pedir, protestar?
Imagen 1, Fuente: (http://believedigital.co)
OPCIONES
Siempre será necesario revisar
la claridad del texto, la
ortografía y la presentación.
1
Generalidades Sobre los
Documentos Escritos
Tipos de
1.1 Documentos Escritos
1.1.1
La Carta
1.1.2
El Informe
1.1.3
El Memorando
1.1.4
EL Acta
Pag. 2
1.2 La Argumentación
1.2.1
¿Cómo se organiza una
argumentación?
1.2.2
¿Qué garantiza un cumplimiento
de las técnicas de argumentación?
Elementos indispensables en una carta
Para realizar una carta se deben incluir los siguientes elementos:
1
Fecha.
2
Saludo inicial.
Cuerpo (o núcleo de la información).
Despedida.
Saludo.
Final.
OPCIONES
¿Cómo escribir una carta formal?
La cartas de este tipo requieren el
uso de un lenguaje más o menos
formal, sin modismos ni expresiones
familiares o afectivas, la estructura
que se sigue es relativamente fija
valiéndose de algunas fórmulas
predeterminadas para comenzar,
como por ejemplo: "Sr. Director", y "le
saluda atentamente" para terminar.
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Generalidades Sobre los
Documentos Escritos
Tipos de
1.1 Documentos Escritos
1.1.1
La Carta
1.1.2
El Informe
1.1.3
El Memorando
1.1.4
EL Acta
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1.2 La Argumentación
1.2.1
¿Cómo se organiza una
argumentación?
1.2.2
¿Qué garantiza un cumplimiento
de las técnicas de argumentación?
Por medio de este metodo de comunicación se busca determinar algunos
aspectos que se deben tener en cuenta para el desarrollo de un proyecto, se
aconseja seguir una guía teniendo en cuenta:
Ubicar de manera adecuada fotos, dibujos, diagramas, tablas y gráficas
para hacerlo más atractivo.
Presentarlo de manera organizada y clara, el vocabulario técnico se
puede usar siempre que no se afecte la claridad del informe.
Al incluir datos o resultados negativos se pueden sacar conclusiones
para nuevos experimentos.
OPCIONES
1
1
2
Generalidades Sobre los
Documentos Escritos
Tipos de
1.1 Documentos Escritos
1.2 La Argumentación
Pag. 2
1.1.1
La Carta
1.1.2
El Informe
1.1.3
El Memorando
1.1.4
EL Acta
1.2.1
¿Cómo se organiza una
argumentación?
1.2.2
¿Qué garantiza un cumplimiento
de las técnicas de argumentación?
El memorando (del latín memorándum, algo que debe tenerse en memoria). Este tipo de formato de
comunicación debe contener una estructura precisa y clara por medio de la cual se sustenten hechos,
razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o
grave.
El acta
Es un escrito o modalidad de comunicación
escrita cuyo objetivo es dejar constancia de lo
tratado, sucedido y acordado en una junta o
reunión. Su extensión puede abarcar hojas o en
muchos casos libros destinados para ese
propósito. En toda la empresa es obligatorio
tener constancia de decisiones o acuerdos
llevados a cabo por los miembros que
conforman o representan la empresa.
Un acta debe contener:
Ciudad, hora y fecha en que la reunión se celebre.
Nombres de los asistentes.
Persona que la presidió y existencia del quórum.
Orden del día.
Acuerdos tomados.
Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo.
OPCIONES
1
Generalidades Sobre los
Documentos Escritos
Tipos de
1.1 Documentos Escritos
1.1.1
La Carta
1.1.2
El Informe
1.1.3
El Memorando
1.1.4
EL Acta
1
2
Imagen 2, Fuente: (https://encrypted-tbn3.gstatic.com)
OPCIONES
Pag. 2
1.2 La Argumentación
1.2.1
¿Cómo se organiza una
argumentación?
1.2.2
¿Qué garantiza un cumplimiento
de las técnicas de argumentación?
Argumentar es una técnica de comunicación que busca
explicar o ampliar diversos contenidos que se relacionan
entre si para fortalecer la coherencia entre diversas ideas
expuestas por un orador o un escritor. La argumentación
permite lograr una correspondencia entre diversas ideas,
de manera que se siguen: “siguiendo las reglas del
pensamiento crítico, para obtener información nueva.”
El acta
Álvarez (2005 p. 23), De esta manera, se puede afirmar
que el propósito principal de los textos argumentativos
es legitimar explícitamente la información nueva que
proporciona el texto, en algunos casos por medio de
datos empíricos, razonamientos o pruebas, mientras que
en otras ocasiones de acuerdo con datos concretos
verificables.
1
1
2
Generalidades Sobre los
Documentos Escritos
Tipos de
1.1 Documentos Escritos
1.1.1
La Carta
1.1.2
El Informe
1.1.3
El Memorando
1.1.4
EL Acta
Pag. 2
1.2 La Argumentación
1.2.1
¿Cómo se organiza una
argumentación?
1.2.2
¿Qué garantiza un cumplimiento
de las técnicas de argumentación?
Existen diversas maneras de organizar una argumentación, sin embargo, el orden
que pueda establecerse varía de acuerdo con la intención del expositor. En primer
lugar se debe hacer una exposición de la tesis, cuya precisión se basa en los
principios de brevedad y claridad. El cuerpo de la argumentación se enfoca en un
discurso más extenso donde se expongan las razones y argumentos que apoyan la
tesis. Por último, se debe presentar una conclusión que reafirme la tesis, una vez.
Toda argumentación, depende en gran medida del objetivo que se quiera lograr con
esta. Por ello, una buena argumentación depende en gran medida de la práctica.
Seguir la estructura de generar una serie de afirmaciones para apoyar otra
afirmación, cuya aceptación genera ciertas dudas. Tales dudas pueden ser de quien
argumenta o también, ajenas.
OPCIONES
1
Generalidades Sobre los
Documentos Escritos
Tipos de
1.1 Documentos Escritos
1.1.1
La Carta
1.1.2
El Informe
1.1.3
El Memorando
1.1.4
EL Acta
La mejor manera de lograr una buena argumentación, es
delimitar esta frontera, a través del cumplimiento de ciertas
normas. Por una parte, se debe garantizar la obtención de
razones que respalden una afirmación a partir de otras
afirmaciones. Esto se conoce como reglas de inferencia.
Pag. 2
1.2 La Argumentación
1.2.1
¿Cómo se organiza una
argumentación?
1.2.2
¿Qué garantiza un cumplimiento
de las técnicas de argumentación?
Existen dos tipos de premisas que dan sustento a cualquier
argumentación. Estos son los fundamentos o conclusiones
concluyentes y los fundamentos o conclusiones parciales.
La argumentación
1
2
Los razonamientos que resultan de las argumentaciones se
llaman conclusiones. Mientras que las afirmaciones que brindan
apoyo a la(s) conclusión(es) se las llama premisas. Todo
razonamiento tiene una única conclusión y puede tener una o
varias premisas. Cumplir con las reglas de inferencia nos permite
asegurar que el apoyo de las premisas respecto de la conclusión
sea efectuada de manera legítima.
Otro de los aspectos a tener en cuenta es seguir reglas que
permiten el respeto de cada participante en el proceso de la
argumentación.
Estas reglas indican los roles de quien sostiene la afirmación a
debatir y la defiende, por un lado, y de quien se opone o la ataca,
por otro. Nos permiten establecer quién tiene el derecho a
intervenir en la discusión y quién no, y en qué momento alguno
de los participantes de la discusión tiene la obligación de
defender con argumentos sus propuestas.
OPCIONES
Imagen 3, Fuente: (ANSESGOB, 2012)
El acta
Los primeros se refieren a determinar que la verdad de todas las
premisas garantizan la verdad de la conclusión. Éstos son los
argumentos deductivos. Los que cumplen con esta propiedad son
válidos, los que no la cumplen, inválidos.
Los segundos en contraste con los anteriores, se construyen
mediante premisas que brindan solamente un apoyo parcial a la
conclusión, estos son los argumentos inductivos y buscan
demostrar una conclusión a través de un apoyo parcial entre una
idea-premisa- y otra. Cuando se logra esta conexión, los
argumentos son correctos de lo contrario si la relación entre
premisas y conclusiones son incorrectos.
2
Comunicación Verbal
y no Verbal
2.1 Comunicación no Verbal
2.2 Comunicación Verbal
COMUNICACIÓN
VERBAL Y NO VERBAL
La argumentación
1
2
Los grupos sociales pueden existir gracias
a que nos comunicamos mediante el uso
adecuado del lenguaje. Este es la base
fundamental de la comunicación, la cual
se puede dar verbal y no verbal, todo
dependiendo del contexto sociocultural
donde estemos ubicados, la información
que se desee transmitir y los objetivos que
se pretendan alcanzar.
El acta
Imagen 4, Fuente: (https://encrypted-tbn0.gstatic.com)
OPCIONES
2
Comunicación Verbal
y no Verbal
2.1 Comunicación no Verbal
2.2 Comunicación Verbal
En este sistema de comunicación no verbal, no se utiliza palabras como metodo de
comunicación, en nuestro tiempo cada vez tienen más importancia los sistemas de
comunicación no verbal, se realiza por medio de gran variedad de signos: Imágenes
sensoriales (visuales, auditivas, olfativas...), sonidos, gestos, movimientos corporales, etc.
1
2
OPCIONES
Visual
Gestual
Auditiva
Táctil
Gustativa
Olfativa
• Visual, es decir aquellos mensajes que percibimos por la vista, como los semáforos, las
señales de tráfico, un faro.
• Gestual que utilizamos al hablar y son expresiones físicas que generan los mensajes.
• Auditiva. Representada en gritos que pueden significar alegría, dolor, llamadas.
• Táctil. Ósea basada en el tacto como son los abrazos, los besos, un apretón de manos.
• Gustativa. Relacionados con los sabores de las comidas.
• Olfativa. Referenciados como el olor de la madre para el bebé, el perfume, el olor de la
comida.
2
1
2
OPCIONES
Comunicación Verbal
y no Verbal
Oral: Como gritos, silbidos, llantos
y risas con los cuales se pueden
expresar diferentes situaciones
anímicas, conviertendose en uno
de los primeros modos de
comunicación. La forma más
evolucionada de comunicación
oral es el lenguaje articulado, los
sonidos estructurados que dan
lugar a las sílabas, palabras y
oraciones con las que nos
comunicamos con los demás.
2.1 Comunicación no Verbal
2.2 Comunicación Verbal
Escrita: también son muy
La
argumentación
variadas
y
numerosas
(ideogramas,
jeroglíficos,
alfabetos,
siglas,
grafiti,
logotipos...). Desde la escritura
primitiva ideográfica y jeroglífica,
tan difíciles de entender por
nosotros; hasta la fonética silábica
y alfabética, más conocida, hay
El acta
una evolución importante. Para
interpretar correctamente los
Imagen 6, Fuente: (https://encrypted-tbn0.gstatic.com)
mensajes escritos es necesario
conocer el código, que ha de ser
común al emisor y al receptor del
mensaje.
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se obtener ningún beneficio comercial y las obras
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PROGRAMA
NOMBRE DEL OBJETO
EXPERTO TEMÁTICO
DISEÑADORES GRÁFICOS
PROGRAMADORAS
GUIONISTAS Y PRODUCTORES DE
MEDIOS AUDIOVISUALES
ASESORA PEDAGÓGICA
LÍDER DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN
Técnicas de comunicación en el nivel
administrativo.
Material de formación 2:
Tipos de comunicación - escrita
José Herney Sánchez Pizarro.
Zulma Rocio Bravo Jiménez.
William Francisco Castiblanco Sierra.
Luis Carlos Reyes Parada.
Aurora del Carmen Nieto Molina.
Milady Tatiana Villamil Castellanos.
Dolly Esperanza Parra Lozano.
Edwin Iznardo Camargo Mojica.
Johanna Mar tínez Aragón.
Zulma Yurany Vianchá Rodríguez.
Mapa Conceptual
Procesar la información de
acuerdo con las necesidades de la
organización
Elaborar
Para
Implementar
La comunicación
verbal y no verbal
Documentos
escritos
Poder
Identificar proceso de comunicación
verbal que sirva a los propósitos de la
organización
Glosario
Argumentar: Es defender razonadamente una opinión con el fin de que el destinatario haga suya la idea que el emisor sostiene.
Asertividad: Es una forma de expresión consciente, congruente, clara, directa y equilibrada. Consiste en comunicar nuestras ideas y
sentimientos o defender nuestros derechos sin la intención de herir o perjudicar al otro.
Blackboard: Plataforma LMS en la cual se encuentran todos los elementos y recursos necesarios para gestionar, orientar y facilitar un
proceso de aprendizaje virtual o a distancia.
Campaña: Conjunto de actividades o de esfuerzos que se realizan durante cierto tiempo y están encaminados a conseguir un fin.
Capacidad crítica: Habilidad que toma forma individualmente al dar conclusiones de un texto o de acciones particulares siendo
capaz de reflexionar y dar una posición neutra ante ello utilizando sin duda del conocimiento y el cultivo de la imaginación.
Competencia: Conjunto de conocimientos, procedimientos, valores y actitudes combinados, coordinados e integrados en la acción,
adquiridos a través de la experiencia que permite al individuo resolver problemas específicos de forma autónoma y flexible, lo que las hace
eficaces en una situación determinada.
Comunicación: Proceso mediante el cual establecemos contacto con otras personas para transmitir o intercambiar mensajes.
Diálogo: Conversación entre dos o más personas, sea oral o escrita, mediante la que se intercambia información y se comunican pensamientos sentimientos y deseos.
Habilidades sociales: Todos aquellos comportamientos eficaces que efectúa el hombre para facilitar la relación con los otros.
Kinestésico: Relativo a la comunicación no verbal
. Es la capacidad para comunicarse mediante movimientos o gestos corporales, como la postura, la mirada, los gestos y la expresión facial.
Glosario
Lenguaje: Capacidad o facultad de la mente para expresar o comunicar experiencias y conocimientos a través del uso de signos, símbolos y sonidos.
Liderazgo: Es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas
o en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos.
Mensaje: Es la información que el emisor envía al receptor, y que bien podría definirse como el conjunto de ideas, pensamientos, senti-
mientos o acontecimientos expresados.
Negociación: Procedimiento de discusión que se establece entre las partes en conflicto y cuyo objetivo es llegar a un acuerdo aceptable.
Paralingüístico: Relativo a la comunicación no verbal. Variantes de la comunicación oral que no corresponden a palabras, por ejemplo, la entonación (fuerza sonora de la voz), el volumen, el ritmo y otros gestos semiarticulados como bostezos, risas o muletillas.
Polémico: Relativo a la comunicación no verbal. Estructuración que cada persona hace de su espacio físico, delimitado a través de
gestos, movimientos o marcas personales.
Publicidad: Es una forma de comunicación comercial que intenta incrementar el consumo de un producto o servicio a través de los
medios de comunicación y de técnicas de propaganda.
Relaciones interpersonales: Son los puentes que se establecen entre un grupo de personas. En otras palabras, son las formas de
interacción entre humanos.
Bibliografía
Álvarez, Alfredo. (2005). Escribir en español. Fondo de cultura económica. México: Porrúa.
García-Carpintero, M. (1996). Las palabras, las ideas y las cosas. Una presentación de la filosofía del lenguaje.
Barcelona: Editorial Ariel.
Tobón, L. (2001). La lingüística del lenguaje. Estudios en torno a los procesos de significar y comunicar. Bogotá:
Universidad Pedagógica Nacional.
CESTERO, A.M. (2004): “La comunicación no verbal”, en J.Sánchez Lobato e I.Santos Gargallo (eds.) Vademécum
para la formación de profesores. Madrid. SGEL, pp. 593-612.
CESTERO, A.M. et al. (1998): Estudios de comunicación no verbal. Madrid. Edinumen.
COLL, J. - GELABERT, M.J. - MARTINELL, E. (1990): Diccionario de gestos y sus giros más usuales. Madrid. Edelsa
Bayer, C. (2014). Comunicación eficaz una competencia para lograr el éxito organizacional. Consultado el 20 de
octubre de 2016 en: http://intellectum.unisabana.edu.co:8080/jspui/bitstream/10818/4624/1/130814.pdf
Escandell V, M. V. (2005). La comunicación. Madrid: Grados.
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