Tipos de COMUNICACIÓN: Escrita Introducción Mapa Conceptual En el ámbito empresarial existen diferentes tipos de comunicación para entregar una cantidad de mensajes de diverso índole. Por ello, el conocimiento e implementación de diversos formatos y estructuras de documentos escritos, comunicaciones verbales y no verbales son vitales para el desarrollo de un buen plan de comunicación interno y externo de la empresa. Con el fin de ejecutar asertivamente el plan de comunicaciones se debe comprender, interpretar y aplicar los conceptos básicos del cómo elaborar los documentos escritos y el cómo y por qué comunicarse verbal o no verbalmente, siempre con unos argumentos valederos. INICIAR OPCIONES Estructura de contenidos OPCIONES 1 Generalidades de los documentos escritos 1.1 Tipos de documentos escritos 1.1.1 La carta 1.1.2 El informe 1.1.3 El memorando 1.1.4 El acta 1.2 La argumentación 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? 2 Comunicación verbal y no verbal 2.1 Comunicación no verbal 2.2 Comunicación verbal 1 1 2 Generalidades Sobre los Documentos Escritos Tipos de 1.1 Documentos Escritos 1.1.1 La Carta 1.1.2 El Informe 1.1.3 El Memorando 1.1.4 EL Acta Pag. 2 1.2 La Argumentación 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? Los documentos escritos son el resultado de la comunicación realizada en papel o por medio de una computadora. Es uno de los métodos que más se emplea a la hora de entablar una comunicación, en ésta el emisor elabora diversos tipos de textos, por medio de los cuales busca transmitir su mensaje de la mejor manera posible, con el objeto que lleguen al mayor número de receptores, de manera óptima y oportuna. Esta comunicación que se establece entre un emisor y un receptor no acontece de manera inminente o inclusive puede que nunca llegue a darse, así dicho escrito perdure hasta la eternidad, y esta es una de las ventajas y provecho de este tipo de comunicación que puede decirse que es permanente por que no se desvanece u olvida como las palabras. OPCIONES 1 1 2 OPCIONES Generalidades Sobre los Documentos Escritos Tipos de 1.1 Documentos Escritos 1.1.1 La Carta 1.1.2 El Informe 1.1.3 El Memorando 1.1.4 EL Acta Se debe tener claridad que en el ámbito empresarial existe diversidad de formatos que permiten comunicar una cantidad de mensajes según los intereses y las condiciones del contexto. Por ello, el conocimiento e implementación de diversos formatos y estructuras de documentos escritos son vital para el desarrollo de un buen plan de comunicación empresarial. Pag. 2 1.2 La Argumentación 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? Figura 1. Tipos de documentos escritos El Acta La Carta Documentos Escritos EL Informe El Memorando Fuente: (SENA 2016) 1 1 2 Generalidades Sobre los Documentos Escritos Tipos de 1.1 Documentos Escritos 1.1.1 La Carta 1.1.2 El Informe 1.1.3 El Memorando 1.1.4 EL Acta Pag. 2 1.2 La Argumentación 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? Es un documento que cuenta con una estructura Antes de escribir una carta, se debe tener en cuenta el contexto definida, el cual se convierte en un medio de de comunicación y las siguientes preguntas guías: comunicación y busca establecer a través de ella, diversos objetivos comunicativos que van desde ¿A quién va dirigida? un saludo, una petición, un mensaje de reconocimiento, de afecto entre otras. Debido a ¿El discurso para dirigirse a esta persona esto, las cartas poseen una estructura de acuerdo es formal o puede hacerse en un tono más informal? con el fin para el cual sean escritas y dirigidas. ¿Cuál es el objetivo de la carta (informar, saludar, expresar sentimientos, persuadir, pedir, protestar? Imagen 1, Fuente: (http://believedigital.co) OPCIONES Siempre será necesario revisar la claridad del texto, la ortografía y la presentación. 1 Generalidades Sobre los Documentos Escritos Tipos de 1.1 Documentos Escritos 1.1.1 La Carta 1.1.2 El Informe 1.1.3 El Memorando 1.1.4 EL Acta Pag. 2 1.2 La Argumentación 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? Elementos indispensables en una carta Para realizar una carta se deben incluir los siguientes elementos: 1 Fecha. 2 Saludo inicial. Cuerpo (o núcleo de la información). Despedida. Saludo. Final. OPCIONES ¿Cómo escribir una carta formal? La cartas de este tipo requieren el uso de un lenguaje más o menos formal, sin modismos ni expresiones familiares o afectivas, la estructura que se sigue es relativamente fija valiéndose de algunas fórmulas predeterminadas para comenzar, como por ejemplo: "Sr. Director", y "le saluda atentamente" para terminar. 1 1 2 Generalidades Sobre los Documentos Escritos Tipos de 1.1 Documentos Escritos 1.1.1 La Carta 1.1.2 El Informe 1.1.3 El Memorando 1.1.4 EL Acta Pag. 2 1.2 La Argumentación 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? Por medio de este metodo de comunicación se busca determinar algunos aspectos que se deben tener en cuenta para el desarrollo de un proyecto, se aconseja seguir una guía teniendo en cuenta: Ubicar de manera adecuada fotos, dibujos, diagramas, tablas y gráficas para hacerlo más atractivo. Presentarlo de manera organizada y clara, el vocabulario técnico se puede usar siempre que no se afecte la claridad del informe. Al incluir datos o resultados negativos se pueden sacar conclusiones para nuevos experimentos. OPCIONES 1 1 2 Generalidades Sobre los Documentos Escritos Tipos de 1.1 Documentos Escritos 1.2 La Argumentación Pag. 2 1.1.1 La Carta 1.1.2 El Informe 1.1.3 El Memorando 1.1.4 EL Acta 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? El memorando (del latín memorándum, algo que debe tenerse en memoria). Este tipo de formato de comunicación debe contener una estructura precisa y clara por medio de la cual se sustenten hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave. El acta Es un escrito o modalidad de comunicación escrita cuyo objetivo es dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Su extensión puede abarcar hojas o en muchos casos libros destinados para ese propósito. En toda la empresa es obligatorio tener constancia de decisiones o acuerdos llevados a cabo por los miembros que conforman o representan la empresa. Un acta debe contener: Ciudad, hora y fecha en que la reunión se celebre. Nombres de los asistentes. Persona que la presidió y existencia del quórum. Orden del día. Acuerdos tomados. Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo. OPCIONES 1 Generalidades Sobre los Documentos Escritos Tipos de 1.1 Documentos Escritos 1.1.1 La Carta 1.1.2 El Informe 1.1.3 El Memorando 1.1.4 EL Acta 1 2 Imagen 2, Fuente: (https://encrypted-tbn3.gstatic.com) OPCIONES Pag. 2 1.2 La Argumentación 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? Argumentar es una técnica de comunicación que busca explicar o ampliar diversos contenidos que se relacionan entre si para fortalecer la coherencia entre diversas ideas expuestas por un orador o un escritor. La argumentación permite lograr una correspondencia entre diversas ideas, de manera que se siguen: “siguiendo las reglas del pensamiento crítico, para obtener información nueva.” El acta Álvarez (2005 p. 23), De esta manera, se puede afirmar que el propósito principal de los textos argumentativos es legitimar explícitamente la información nueva que proporciona el texto, en algunos casos por medio de datos empíricos, razonamientos o pruebas, mientras que en otras ocasiones de acuerdo con datos concretos verificables. 1 1 2 Generalidades Sobre los Documentos Escritos Tipos de 1.1 Documentos Escritos 1.1.1 La Carta 1.1.2 El Informe 1.1.3 El Memorando 1.1.4 EL Acta Pag. 2 1.2 La Argumentación 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? Existen diversas maneras de organizar una argumentación, sin embargo, el orden que pueda establecerse varía de acuerdo con la intención del expositor. En primer lugar se debe hacer una exposición de la tesis, cuya precisión se basa en los principios de brevedad y claridad. El cuerpo de la argumentación se enfoca en un discurso más extenso donde se expongan las razones y argumentos que apoyan la tesis. Por último, se debe presentar una conclusión que reafirme la tesis, una vez. Toda argumentación, depende en gran medida del objetivo que se quiera lograr con esta. Por ello, una buena argumentación depende en gran medida de la práctica. Seguir la estructura de generar una serie de afirmaciones para apoyar otra afirmación, cuya aceptación genera ciertas dudas. Tales dudas pueden ser de quien argumenta o también, ajenas. OPCIONES 1 Generalidades Sobre los Documentos Escritos Tipos de 1.1 Documentos Escritos 1.1.1 La Carta 1.1.2 El Informe 1.1.3 El Memorando 1.1.4 EL Acta La mejor manera de lograr una buena argumentación, es delimitar esta frontera, a través del cumplimiento de ciertas normas. Por una parte, se debe garantizar la obtención de razones que respalden una afirmación a partir de otras afirmaciones. Esto se conoce como reglas de inferencia. Pag. 2 1.2 La Argumentación 1.2.1 ¿Cómo se organiza una argumentación? 1.2.2 ¿Qué garantiza un cumplimiento de las técnicas de argumentación? Existen dos tipos de premisas que dan sustento a cualquier argumentación. Estos son los fundamentos o conclusiones concluyentes y los fundamentos o conclusiones parciales. La argumentación 1 2 Los razonamientos que resultan de las argumentaciones se llaman conclusiones. Mientras que las afirmaciones que brindan apoyo a la(s) conclusión(es) se las llama premisas. Todo razonamiento tiene una única conclusión y puede tener una o varias premisas. Cumplir con las reglas de inferencia nos permite asegurar que el apoyo de las premisas respecto de la conclusión sea efectuada de manera legítima. Otro de los aspectos a tener en cuenta es seguir reglas que permiten el respeto de cada participante en el proceso de la argumentación. Estas reglas indican los roles de quien sostiene la afirmación a debatir y la defiende, por un lado, y de quien se opone o la ataca, por otro. Nos permiten establecer quién tiene el derecho a intervenir en la discusión y quién no, y en qué momento alguno de los participantes de la discusión tiene la obligación de defender con argumentos sus propuestas. OPCIONES Imagen 3, Fuente: (ANSESGOB, 2012) El acta Los primeros se refieren a determinar que la verdad de todas las premisas garantizan la verdad de la conclusión. Éstos son los argumentos deductivos. Los que cumplen con esta propiedad son válidos, los que no la cumplen, inválidos. Los segundos en contraste con los anteriores, se construyen mediante premisas que brindan solamente un apoyo parcial a la conclusión, estos son los argumentos inductivos y buscan demostrar una conclusión a través de un apoyo parcial entre una idea-premisa- y otra. Cuando se logra esta conexión, los argumentos son correctos de lo contrario si la relación entre premisas y conclusiones son incorrectos. 2 Comunicación Verbal y no Verbal 2.1 Comunicación no Verbal 2.2 Comunicación Verbal COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL La argumentación 1 2 Los grupos sociales pueden existir gracias a que nos comunicamos mediante el uso adecuado del lenguaje. Este es la base fundamental de la comunicación, la cual se puede dar verbal y no verbal, todo dependiendo del contexto sociocultural donde estemos ubicados, la información que se desee transmitir y los objetivos que se pretendan alcanzar. El acta Imagen 4, Fuente: (https://encrypted-tbn0.gstatic.com) OPCIONES 2 Comunicación Verbal y no Verbal 2.1 Comunicación no Verbal 2.2 Comunicación Verbal En este sistema de comunicación no verbal, no se utiliza palabras como metodo de comunicación, en nuestro tiempo cada vez tienen más importancia los sistemas de comunicación no verbal, se realiza por medio de gran variedad de signos: Imágenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas...), sonidos, gestos, movimientos corporales, etc. 1 2 OPCIONES Visual Gestual Auditiva Táctil Gustativa Olfativa • Visual, es decir aquellos mensajes que percibimos por la vista, como los semáforos, las señales de tráfico, un faro. • Gestual que utilizamos al hablar y son expresiones físicas que generan los mensajes. • Auditiva. Representada en gritos que pueden significar alegría, dolor, llamadas. • Táctil. Ósea basada en el tacto como son los abrazos, los besos, un apretón de manos. • Gustativa. Relacionados con los sabores de las comidas. • Olfativa. Referenciados como el olor de la madre para el bebé, el perfume, el olor de la comida. 2 1 2 OPCIONES Comunicación Verbal y no Verbal Oral: Como gritos, silbidos, llantos y risas con los cuales se pueden expresar diferentes situaciones anímicas, conviertendose en uno de los primeros modos de comunicación. La forma más evolucionada de comunicación oral es el lenguaje articulado, los sonidos estructurados que dan lugar a las sílabas, palabras y oraciones con las que nos comunicamos con los demás. 2.1 Comunicación no Verbal 2.2 Comunicación Verbal Escrita: también son muy La argumentación variadas y numerosas (ideogramas, jeroglíficos, alfabetos, siglas, grafiti, logotipos...). Desde la escritura primitiva ideográfica y jeroglífica, tan difíciles de entender por nosotros; hasta la fonética silábica y alfabética, más conocida, hay El acta una evolución importante. Para interpretar correctamente los Imagen 6, Fuente: (https://encrypted-tbn0.gstatic.com) mensajes escritos es necesario conocer el código, que ha de ser común al emisor y al receptor del mensaje. Creative Commons ATRIBUCIÓN, NO COMERCIAL, COMPARTIR IGUAL Este material puede ser distribuido, copiado, y exhibido por terceros si se muestra en los créditos. No se obtener ningún beneficio comercial y las obras derivadas tienen que estar bajo los mismos términos de la licencia que el trabajo original. PROGRAMA NOMBRE DEL OBJETO EXPERTO TEMÁTICO DISEÑADORES GRÁFICOS PROGRAMADORAS GUIONISTAS Y PRODUCTORES DE MEDIOS AUDIOVISUALES ASESORA PEDAGÓGICA LÍDER DE LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN Técnicas de comunicación en el nivel administrativo. Material de formación 2: Tipos de comunicación - escrita José Herney Sánchez Pizarro. Zulma Rocio Bravo Jiménez. William Francisco Castiblanco Sierra. Luis Carlos Reyes Parada. Aurora del Carmen Nieto Molina. Milady Tatiana Villamil Castellanos. Dolly Esperanza Parra Lozano. Edwin Iznardo Camargo Mojica. Johanna Mar tínez Aragón. Zulma Yurany Vianchá Rodríguez. Mapa Conceptual Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización Elaborar Para Implementar La comunicación verbal y no verbal Documentos escritos Poder Identificar proceso de comunicación verbal que sirva a los propósitos de la organización Glosario Argumentar: Es defender razonadamente una opinión con el fin de que el destinatario haga suya la idea que el emisor sostiene. Asertividad: Es una forma de expresión consciente, congruente, clara, directa y equilibrada. Consiste en comunicar nuestras ideas y sentimientos o defender nuestros derechos sin la intención de herir o perjudicar al otro. Blackboard: Plataforma LMS en la cual se encuentran todos los elementos y recursos necesarios para gestionar, orientar y facilitar un proceso de aprendizaje virtual o a distancia. Campaña: Conjunto de actividades o de esfuerzos que se realizan durante cierto tiempo y están encaminados a conseguir un fin. Capacidad crítica: Habilidad que toma forma individualmente al dar conclusiones de un texto o de acciones particulares siendo capaz de reflexionar y dar una posición neutra ante ello utilizando sin duda del conocimiento y el cultivo de la imaginación. Competencia: Conjunto de conocimientos, procedimientos, valores y actitudes combinados, coordinados e integrados en la acción, adquiridos a través de la experiencia que permite al individuo resolver problemas específicos de forma autónoma y flexible, lo que las hace eficaces en una situación determinada. Comunicación: Proceso mediante el cual establecemos contacto con otras personas para transmitir o intercambiar mensajes. Diálogo: Conversación entre dos o más personas, sea oral o escrita, mediante la que se intercambia información y se comunican pensamientos sentimientos y deseos. Habilidades sociales: Todos aquellos comportamientos eficaces que efectúa el hombre para facilitar la relación con los otros. Kinestésico: Relativo a la comunicación no verbal . Es la capacidad para comunicarse mediante movimientos o gestos corporales, como la postura, la mirada, los gestos y la expresión facial. Glosario Lenguaje: Capacidad o facultad de la mente para expresar o comunicar experiencias y conocimientos a través del uso de signos, símbolos y sonidos. Liderazgo: Es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos. Mensaje: Es la información que el emisor envía al receptor, y que bien podría definirse como el conjunto de ideas, pensamientos, senti- mientos o acontecimientos expresados. Negociación: Procedimiento de discusión que se establece entre las partes en conflicto y cuyo objetivo es llegar a un acuerdo aceptable. Paralingüístico: Relativo a la comunicación no verbal. Variantes de la comunicación oral que no corresponden a palabras, por ejemplo, la entonación (fuerza sonora de la voz), el volumen, el ritmo y otros gestos semiarticulados como bostezos, risas o muletillas. Polémico: Relativo a la comunicación no verbal. Estructuración que cada persona hace de su espacio físico, delimitado a través de gestos, movimientos o marcas personales. Publicidad: Es una forma de comunicación comercial que intenta incrementar el consumo de un producto o servicio a través de los medios de comunicación y de técnicas de propaganda. Relaciones interpersonales: Son los puentes que se establecen entre un grupo de personas. En otras palabras, son las formas de interacción entre humanos. Bibliografía Álvarez, Alfredo. (2005). Escribir en español. Fondo de cultura económica. México: Porrúa. García-Carpintero, M. (1996). Las palabras, las ideas y las cosas. Una presentación de la filosofía del lenguaje. Barcelona: Editorial Ariel. Tobón, L. (2001). La lingüística del lenguaje. Estudios en torno a los procesos de significar y comunicar. Bogotá: Universidad Pedagógica Nacional. CESTERO, A.M. (2004): “La comunicación no verbal”, en J.Sánchez Lobato e I.Santos Gargallo (eds.) Vademécum para la formación de profesores. Madrid. SGEL, pp. 593-612. CESTERO, A.M. et al. (1998): Estudios de comunicación no verbal. Madrid. Edinumen. COLL, J. - GELABERT, M.J. - MARTINELL, E. (1990): Diccionario de gestos y sus giros más usuales. Madrid. Edelsa Bayer, C. (2014). Comunicación eficaz una competencia para lograr el éxito organizacional. Consultado el 20 de octubre de 2016 en: http://intellectum.unisabana.edu.co:8080/jspui/bitstream/10818/4624/1/130814.pdf Escandell V, M. V. (2005). La comunicación. Madrid: Grados.