Обзор возможностей
Среди всех документов договор занимает особое место. Именно договорами
сопровождается процесс заключения и исполнения сделок, а это основа
коммерческого успеха любого предприятия.
Почему необходимо автоматизировать согласование договоров
Именно этот этап отнимает основные временные ресурсы и
несет в себе большую часть рисков:
•
Согласование может затянуться из-за сильной занятости или
«забывчивости» ответственных сотрудников
•
Оригинал договора может быть утерян или поврежден в
процессе его передачи
•
Можно легко перепутать «старый» и «новый» договор при
внесении изменений
•
В будущем невозможно установить почему в договор внесены
те или иные изменения
•
Сотрудники занимаются сбором подписей и согласованием
договоров в ущерб основной работе
Чем может помочь система EVISE
Система предлагает быстрый и надёжный механизм организации и
проведения внутреннего согласования договоров
При электронном согласовании Вашим сотрудникам более не
придётся рассылать документы по электронной почте, стоять в
очередях к руководству и вручную собирать подписи.
Вы сможете повысить эффективность договорной работы –
ускорить согласование, сбор и устранение замечаний, снизить риск
случайных ошибок.
Преимущества согласования договоров в системе EVISE
•
Сокращение сроков согласования договора
•
Снижение риска ошибок в тексте договора
•
Обеспечение прозрачности договорной работы и
отслеживание изменений
•
Снижение стоимости договорного процесса (транзакционных
издержек)
Преимущества согласования договоров в системе EVISE
В системе EVISE все договоры
хранятся в электронном виде, поэтому
любой необходимый договор всегда
находится под рукой без долгих
поисков. Кроме того электронный
договор невозможно потерять или
испортить.
Преимущества согласования договоров в системе EVISE
В системе EVISE все согласования
проходят в электронном виде. Это
гораздо быстрее, благодаря тому что
уведомление о поступлении договора
на согласование приходит
практически сразу.
Все ответственные лица
рассматривают договор
одновременно, или последовательно
в зависимости от настроек маршрута
следования документа.
Преимущества согласования договоров в системе EVISE
В системе EVISE регистрируются
действия всех участников – вы всегда
можете в реальном времени следить
за согласованием договора. Также
всегда можно определить кто и
почему внёс изменения в договор.
Преимущества согласования договоров в системе EVISE
Система EVISE обладает функциями
версионного контроля и всегда
предоставляет для работы версию с
самыми последними изменениями.
Преимущества согласования договоров в системе EVISE
Система EVISE протоколирует все
действия пользователей над текущем
договором, и помогает разрешить
споры возникающие между
пользователями системы.
Преимущества согласования договоров в системе EVISE
Система EVISE настраивается под
конкретные нужды предприятия и
имеет возможность расширения
функционала , для дополнительного
контроля процесса согласования.
Например, дополнительный контроль
согласования договора по виду
оплаты, статьям затрат, наличию
тендера и т.д.
Основные этапы
Регистрация договора в электронном журнале
Для регистрации нового договора в
системе EVISE достаточно заполнить
простую форму с указанием названия
договора, контрагента, суммы и
прочих атрибутов.
В результате вы получите новый
договор на стадии "Регистрация".
Электронное согласование договора
Для каждого типа договора
определяется список обязательных
согласующих лиц.
По необходимости имеется
возможность дополнить этот список.
Контроль устранения замечаний
Если в процессе согласования по
договору были составлены
замечания, договор вернется
ответственному на доработку.
После обновления договора
необходимо заново отправить
договор на согласование. При
повторном запуске договора в
системе регистрируется новая версия
договора, при этом предыдущая
версия будет храниться в "Архиве"
Формирование листа согласования
После завершения согласования будет
сформирован лист согласования.
Этот лист можно распечатать и
приложить к бумажному договору в
качестве подтверждения его
успешного согласования и
исправления всех замечаний.
Мониторинг задержек согласования
Система EVISE следит за тем, чтобы
каждый договор был согласован в
срок. Для этого согласующие лица
получают уведомления и
напоминания. Кроме того, отчет
“Задержки согласования” показывает,
кто из сотрудников вышел за пределы
установленных сроков и по каким
договорам.
Версионный контроль
Каждое действие с договором
тщательно протоколируется
системой. В любой момент можно
отследить весь путь договора с
момента его создания, а также
просмотреть прошлые версии
документов.
Замещение в ходе согласования
Механизм замещения в
системе EVISE предназначен для
обеспечения возможности
выполнения действий с документами
за других лиц. Режим замещения
позволяет предоставлять права
доступа Руководителя замещающим
его сотрудникам, как на
определенный период, так и
постоянно.
Если согласующее лицо отсутствует,
то выполнить за него согласование
может замещающий его сотрудник.
Нормативные документы контрагента
В системе EVISE можно хранить
нормативные документы для каждого
контрагента отдельно, и при
необходимости использовать их
повторно. Данная функция сокращает
время оперирования с
отсканированными документами и
загрузкой их на сервер.
Работа с пользователями
Техническая поддержка
В системе EVISE имеется встроенная
возможность онлайн консультации
пользователей, где можно достаточно
оперативно решить техническую
проблему или получить ответ по
организационному вопросу.
Техническая поддержка
Компания ЦИТ БиСофт ,по договору сопровождения программного
продукта EVISE, осуществляет консультацию конечных пользователей
системы по телефонам горячей линии, а так же отвечает за
работоспособность серверного ПО.
Работа с клиентами
Контакты
Наименование предприятия:
ООО «Центр информационных технологий «БиСофт»
Юридический адрес:
423450, РТ, г. Альметьевск, ул. Ленина, д.15
Телефон/факс:
(88553) 393-917
ИНН/КПП:
1644050612/164401001
Руководитель предприятия:
Усмаев Александр Мамашович
Разработка:
Штыров Павел Владимирович