УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «ЗАКАЗЧИК» ____________А.В. Демидов _______________ 2020 г Проект создания и внедрения информационной системы управления предприятием ОАО «ЗАКАЗЧИК» на базе программного обеспечения 1С:ERP Устав проекта (Версия 1.0) Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Лист согласования Должность ФИО Подпись Зам.генерального директора по коммерческим вопросам Зам.генерального директора по финансовым и экономическим вопросам Начальник управления экспортных продаж Руководитель проекта ОАО «ЗАКАЗЧИК» от Руководитель управления обеспечения деятельнсостью Начальник отдела маркетинга Начальник отдела экспортных продаж Начальник отдела переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Начальник отдела процессами транспортировки и перевалки ТОВАРОВ Начальник финансового отдела Начальник экономического отдела Главный бухгалтер Начальник отдела ИТ Стр. 2 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Основание Договор от 26 ноября 2020 на выполнение проектных работ Назначение Определить ключевые вопросы организации проектных работ Фаза Подготовка проекта и концептуальное проектирование Порядок использования Аудитория Передается Заказчику как составная часть работ Уполномоченный персонал ОАО «ЗАКАЗЧИК», Изменения Верси я 1.00 Дата Авторы 09.12.2020 Комментарий Начальная версия Файл BOC-1С:ERP_Устав_проекта v1_20201203.doc Распространение , 2020 Все права защищены. Упоминаемые в документе товарные знаки являются собственностью их владельцев. Данный документ содержит конфиденциальную информацию ОАО «ЗАКАЗЧИК» и предназначен исключительно для использования в рамках внедрения данного проекта. © Стр. 3 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Оглавление 1 Введение....................................................................................................8 2 Цель, статус и область применения документа ......................................8 3 Цели проекта .............................................................................................9 4 Функциональный объем проекта ..............................................................9 5 Стратегия внедрения .............................................................................. 14 5.1 Основные принципы реализации проекта ........................................ 14 5.2 Управление объемом и другими изменениями проекта .................. 15 5.3 Управление сложностью проекта...................................................... 16 5.4 Управление рисками .......................................................................... 16 5.5 Передача знаний ................................................................................ 20 5.6 Обучение ............................................................................................ 21 6 Организационный объем проекта .......................................................... 22 7 Технический объем проекта ................................................................... 24 8 Ограничения по проекту ......................................................................... 25 9 Методология внедрения ......................................................................... 27 9.1 Фаза 1: Подготовка проекта............................................................... 27 9.2 Фаза 2: Концептуальное проектирование ........................................ 27 9.3 Фаза 3: Реализация............................................................................ 28 9.4 Фаза 4: Подготовка к эксплуатации .................................................. 29 9.5 Фаза 5. Опытно-промышленная эксплуатация ................................ 30 9.6 Фаза 6-10: Тиражирование системы на филиалы ........................... 31 10 Детализированный план-график проекта .............................................. 32 11 Организационная структура проекта ..................................................... 33 11.1 Управляющий комитет ....................................................................... 35 11.2 Проектный офис ................................................................................. 35 11.3 Функциональные группы .................................................................... 36 11.4 Состав участников проекта................................................................ 36 11.5 Роли и обязанности проектной группы ЗАКАЗЧИК .......................... 39 11.6 Роли и обязанности проектной группы ............................................ 48 12 Перечень стандартов и процедур ведения проекта ............................. 49 12.1 Стандарты ведения проекта.............................................................. 49 12.2 Взаимодействие сторон ..................................................................... 49 12.3 Регламент отработки запросов ......................................................... 53 Стр. 4 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 12.4 Совещания и отчетность в ходе проекта.......................................... 54 12.5 Процедуры работы на системах ....................................................... 55 13 Перечень, порядок ведения и согласования проектной документации ....................................................................................................... 56 14 Описание инфраструктуры проекта ....................................................... 57 14.1 Описание программных средств используемого при реализации проекта 57 14.2 Описание ландшафта систем 1С:ERP. ............................................ 57 15 Критерии успешности проекта ............................................................... 58 15.1 Принципы оценки результатов фаз проектирования и реализации системы. 58 15.2 Принципы оценки результатов опытно-промышленной эксплуатации ..................................................................................................... 59 15.3 Метрики оценки .................................................................................. 59 15.3.1 Качество реализованной функциональности .........................59 15.3.2 Полнота (объем) реализованной функциональности ............60 15.3.3 Готовность пользователей ......................................................61 15.3.4 Качество НСИ и начальных данных ........................................61 15.3.5 Готовность инфраструктуры ....................................................62 15.4 Критерии успешности проведения интеграционного тестирования и проекта в целом ................................................................................................ 63 Приложение 1. Матрица коммуникаций Исполнителем с Заказчиком ........ 64 Приложение 2. Матрица коммуникаций Заказчика с Исполнителем ........... 66 Приложение 3. Матрица коммуникаций в проектной команде Заказчика ... 67 Приложение 4. Регламент согласования проектной документации ............ 69 Приложение 5 Форма отчета о статусе проекта ........................................... 74 Приложение 6 Форма отчета о статусе проекта для УК ............................... 75 Приложение 7 Состав участников проекта создания и внедрения КИС ЗАКАЗЧИК ............................................................................................................ 77 Стр. 5 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Термины и определения В настоящем документе использованы следующие термины и определения: Бизнес-процесс (процесс, подпроцесс) – устойчивая, целенаправленная последовательность работ, которая по определенной технологии преобразует исходные ресурсы в результаты, представляющие ценность для внутреннего или внешнего потребителя. Бизнес – пользователь – сотрудник предприятия, выполняющий свои функциональные обязанности с использованием автоматизированной системы, имеющий личный логин и доступ к системе в соответствии с концепцией ролей и полномочий. Владелец бизнес-процесса — должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, информацию о бизнеспроцессе, управляет ходом бизнес-процесса, несет ответственность за результаты/эффективность бизнес-процесса и имеет полномочия на изменение бизнес-процесса с целью его совершенствования. Ключевой пользователь функциональной группы – сотрудник предприятия, который выполняет важнейшие операции в бизнес-процессе, или который владеет полной информацией о бизнес-процессе, в котором участвует. Это ведущий сотрудник предприятия и бизнес-пользователь автоматизированной системы, наделённый правами принятия эксплуатационной документации в использование при эксплуатации системы, консолидирующий опыт по использованию системы, разрабатывающий совместно с консультантом проектной группы предложений по развитию системы, согласованию технических требований. Операция (функция, работа, процедура) – законченная часть бизнеспроцесса с фиксируемым результатом, выполняемая отдельным исполнителем. Результат операции по отношению к бизнес-процессу может быть промежуточным или конечным результатом. Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям. Ресурсы – материалы, финансы, информация, персонал, инфраструктура (оборудование, программное обеспечение и т.д.), среда, необходимые для выполнения бизнес-процесса и находящиеся в распоряжении владельца бизнес-процесса. Система – корпоративная информационная система ОАО «ЗАКАЗЧИК» на базе ПО 1С:ERP. Типовой объект – объект автоматизации обладающий уникальным набором автоматизируемых бизнес-процессов, которые будут тиражироваться на другие объекты автоматизации. Типовое решение – проектное решение по функционалу системы используемое как эталонное для тиражирования по объектам автоматизации Функциональная группа проекта – группа сотрудников предприятия Заказчика и Исполнителя выполняющие работы по проекту в рамках выделенной группы бизнес-процессов. Стр. 6 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Сокращения В настоящем документе использованы следующие сокращения: (или Исполнитель) – ОАО «ЗАКАЗЧИК» ЗАКАЗЧИК (или Заказчик) – ОАО «ЗАКАЗЧИК» ПГ – Проектная Группа, Рабочая группа РП – Руководитель Проекта РРГ – Руководитель рабочей группы УК – Управляющий Комитет ФГ – Функциональная Группа РФГ – руководитель функционально группы НСИ – Нормативно Справочная Информация КИС –Информационная Система Управления Предприятием КИС ЗАКАЗЧИК - информационная система управления предприятием ОАО «ЗАКАЗЧИК» КП ФГ - Ключевой пользователь функциональной группы ТЗ – Техническое задание ЧТЗ – частное техническое задание ПО – Программное обеспечение ПР – Проектное решение Стр. 7 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 1 Введение Назначение данного документа - представить общий подход, рамки, задачи и понимание консультационной поддержки ЗАКАЗЧИК, которую будет оказывать компания в рамках заключённого контракта по разработке и внедрению интегрированной информационной системы управления ОАО «ЗАКАЗЧИК» на базе программного обеспечения 1С:ERP и использованием инструментария и методологии 1С. Проект комплексной автоматизации системы управления предприятием ОАО «ЗАКАЗЧИК» (поэтапное внедрение информационной системы управления предприятием на платформе 1С:ERP) выполняется на основе договора от 26 ноября 2020 между ОАО «ЗАКАЗЧИК». Настоящий документ поддерживается в актуальном состоянии в ходе всей продолжительности проекта. Изменения в данный документ будут вноситься регулярно в ходе выполнения проекта по завершению фаз и этапов. Предложения по изменению проекта вносятся на утверждение управляющему комитету, после чего доводятся до сведения всех участников проекта. Начальные плановые сроки выполнения проекта: декабрь 2020г. – октябрь 2022г. Источник финансирования: проект будет осуществляться за счет собственных средств предприятия-Заказчика. 2 Цель, статус и область применения документа Цель Устава проекта – формализовать и утвердить регламент взаимодействия Исполнителя и Заказчика по реализации целей проекта автоматизации бизнес процессов ОАО «ЗАКАЗЧИК». Статус. Настоящий Устав выступает базовым руководящим документом и определяет организационные рамки Проекта, организационную структуру, роли участников и регламент их взаимодействия на уровне Заказчика и Исполнителя в рамках заключённого между Исполнителем и Заказчиком договора. Устав формируется в соответствии с заключённым между Заказчиком и Исполнителем договором. Договор является главенствующим документом при проведении проектных работ и приоритетным над всеми проектными документами. Настоящий устав является проектным документом, формализующим: Стратегию внедрения o Основные принципы реализации проекта o Управление объёмом и другими изменениями проекта Стр. 8 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА o Управление сложностью проекта o Управление риском проекта o Передачу знаний o Обучение Организационный объём проекта Технический объём проекта Ограничения по проекту Методологию внедрения Организационную структуру проекта (участники проектной команды, подчиненность, ответственность, основные задачи) Устав предназначен для обеспечения согласованности действий участников проекта на всех фазах Проекта для достижения целей проекта. Устав не определяет функциональный объём проекта. В Разделе «Функциональный объём» согласуются подходы к управлению функциональным объёмом. Функциональный объём формируется в соответствии с положениями Технического задания на систему, Договора и Календарного плана, как неотъемлемой части договора. Настоящий Устав разрабатывается и утверждается Заказчиком и Исполнителем работ по договору на фазе «Подготовка проекта» и действует до момента внесения изменений и утверждения на управляющем комитете Проекта. 3 Цели проекта Проект направлен на совершенствование бизнес-процессов, входящих в рамки проекта, для достижения следующих целей: 1. Повысить оперативность и качество управленческих решений 2. Обеспечить прозрачность и контроль деятельности подразделений ЗАКАЗЧИК и дочерних компаний 3. Улучшить коллективную работу и коммуникации между участниками бизнес-процессов ЗАКАЗЧИК 4. Повысить информационную защищенность деятельности ЗАКАЗЧИК 5. Повысить качество информации и отчетности, предоставляемой акционПОДРЯДЧИКа, по деятельности ЗАКАЗЧИК 4 Функциональный объем проекта Начальный функциональный объём определён в договоре от 26 ноября 2020 в ДС №1 Приложение 3 «Предварительный перечень бизнес-процессов Стр. 9 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА информационной системы «Управление предприятием ОАО «ЗАКАЗЧИК»»», Календарном плане работ и техническом задании на КИС ОАО «ЗАКАЗЧИК». При выполнении работ по анализу действующих и запланированных к организации бизнес-процессов, а так же разработке на фазе концептуального проектирования документа «Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP» проектная команда должна использовать за основу материалы ТЗ на систему, предоставленного Заказчиком. В результате выполнения проекта на укрупнённом уровне планируется автоматизация на основе системы 1С:ERP ERP следующих бизнес-процессов: Таблица 1. Начальный функциональный объём Код процесса 01 01.01 Наименование подсистемы / процесса Подсистема управления процессами продаж Управление заключением сделок по продажам ТОВАРОВ 01.01.01 Ценообразование 01.01.02 Регистрация сделки с клиентом 01.01.03 Управление ценовыми рисками 01.02 Управление экспортными продажами 01.02.01 Регистрация договоров и дополнительных соглашений на реализацию 01.02.02 Ценообразование реализации ТОВАРОВ 01.02.03 Формирование распоряжений на отгрузку ТОВАРОВ 01.02.04 Отгрузка ТОВАРОВ 01.02.05 Учет экспортных лицензий 01.02.06 Учет таможенных платежей 01.02.07 Контроль выполнения контрактов на реализацию в количественном и стоимостном выражении 01.03 Управление закупками ТОВАРОВ для экспортных продаж 01.03.01 Регистрация договоров и дополнительных соглашений на закупку ТОВАРОВ 01.03.02 Контроль выполнения контрактов на закупку ТОВАРОВ в количественном и стоимостном выражении 01.03.03 Управление запасами в разрезе владельцев, ТОВАРОВ, мест хранения (заводы) спецификаций (фактический баланс) 01.04 Управление закупками вспомогательного сырья для переработки 01.04.01 Регистрация договоров 01.04.02 Управление запасами 01.04.03 Контроль выполнения договоров 01.05 Управление продажами на внутреннем рынке Стр. 10 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 01.05.01 Регистрация договоров и дополнительных соглашений на реализацию 01.05.02 Формирование распоряжений на отгрузку ТОВАРОВ 01.05.03 Отгрузка ТОВАРОВ 01.05.04 Отгрузка сырья 01.05.05 Контроль выполнения контрактов на реализацию в количественном и стоимостном выражении 01.06 Управление закупками ТОВАРОВ для внутренних продаж 01.06.01 Регистрация договоров и дополнительных соглашений на закупку ТОВАРОВ 01.06.02 Контроль выполнения контрактов на закупку ТОВАРОВ в количественном и стоимостном выражении 01.06.03 Управление запасами в разрезе владельцев, ТОВАРОВ, мест хранения (заводы) спецификаций (фактический баланс) 01.07 Управление товарными займами для процесса продаж на внутреннем рынке 01.07.01 Учет товарного займа ТОВАРОВ 01.07.02 Учет товарного займа сырья 01.07.03 Управление запасами в разрезе владельцев, ТОВАРОВ, мест хранения (заводы), спецификаций (фактический баланс) 02 02.01 Подсистема управления процессами закупки Управление закупками основного сырья 02.01.01 Регистрация договоров 02.01.02 Управление запасами в разрезе видов сырья, его месторождений, мест хранений, грузополучателей и станций отгрузки 02.01.03 Контроль выполнения контрактов на закупку основного сырья и оказания услуг в количественном и стоимостном выражении 02.02 Управление процессами переработки 02.02.01 Регистрация договоров 02.02.02 Регистрация оказанных услуг 02.02.03 Управление хранением ТОВАРОВ 02.02.04 Контроль выполнения договоров 02.03 Управление закупками прочих ТМЦ и услуг (для административно-хозяйственной деятельности) 02.03.01 Регистрация договоров 02.03.02 Управление запасами и закупкой услуг 02.03.03 Контроль выполнения договоров Стр. 11 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 03 03.01 Подсистема управления процессами транспортировки и перевалки Управления процессами транспортировки и перевалки 03.01.01 Регистрация договоров на услуги 03.01.02 Ценообразование 03.01.03 Оперативный учет 03.01.04 Управление хранением ТОВАРОВ 03.01.05 Учет (отслеживание и анализ) сроков хранения готовой продукции в местах хранения 03.01.06 Контроль выполнения договоров 04 04.01 Подсистема управления финансовыми потоками Управление финансовыми потоками 04.01.01 Управление ликвидностью 04.01.02 Управление платежами 04.01.03 Обработка банковской выписки 05 05.01 Подсистема управления затратами Управление затратами 05.01.01 Формирование плановой себестоимости 05.01.02 Учет фактической себестоимости 05.02 Анализ эффективности (плановой и фактической) 05.02.01 Анализ эффективности переработки (с учетом различных формул ценообразования) 05.02.02 Анализ эффективности продаж в разрезе рынков, продуктов, клиентов (с учетом различных формул ценообразования, с учетом логистических затрат (расходы на транспортировку, экспедиторские и другие услуги, уплату таможенных пошлин, акцизов)) 06 06.01 Подсистема управления бухгалтерским учетом Управление бухгалтерским учетом по стандартам Республики Беларусь 06.01.01 Учет внеоборотных активов (ОС, НМА, НКС) 06.01.02 Учет сырья и материалов 06.01.03 Учет затрат 06.01.04 Учет товаров (в т.ч. выделенный учет товаров в пути) 06.01.05 Учет готовой продукции (в т.ч. выделенный учет товаров в пути) 06.01.06 Учет кассовых операций 06.01.07 Учет банковских операций 06.01.08 Учет операций с ценными бумагами. Стр. 12 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 06.01.09 Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками 06.01.10 Учет расчетов с покупателями 06.01.11 Учет расчетов с подотчетными лицами 06.01.12 Учет реализации 06.01.13 Учет финансовых результатов 06.01.14 Учет расходов будущих периодов 06.01.15 Учет налогов 06.01.16 Закрытие периода 06.01.17 Периодические работы 06.01.18 Учет забалансовых операций (в т.ч. учет товаров на ответственном хранении, учет товаров по договорам комиссии) 06.01.19 Ведение корреспонденции счетов (метод двойной записи) 06.01.20 Выполнение корректировочных (ручных) проводок по счетам учета (бухгалтерская справка) Расчет налога на прибыль 06.02 06.02.01 Расчет налоговой премии 06.02.02 Формирование налоговых регистров 06.02.03 Автоматический расчет разниц 06.02.04 Автоматический расчет и проводка по счета ОНА/ОНО Учет доверенностей 06.03 06.03.01 Регистрация выданных доверенностей В соответствии с Приложением 1 договора на данном этапе создания системы предварительно планируется не включать в Проект следующие бизнесфункции предприятия: Таблица 2.Бизнес-процессы вне объема проекта № Название 1 Управление бюджетами (затрат, движения денежных средств и т.д.) 2 Управление персоналом 3 Расчет заработной платы 4 Техническое обслуживание и ремонт оборудования 5 Формирование консолидированной отчетности 6 Управление документооборотом 7 Управление конкурсными процедурами 8 Организация информационной безопасности 9 Управление проектами (инвестиционными и т.д.) Стр. 13 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА По окончанию фазы 2 «Концептуальное проектирование си» объем реализуемой функциональности будет утвержден в документе «Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP». Функциональный объём на фазу 2 «Реализация» определяется документом «Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP». Реализация функционального объёма проекта в соответствии с документом «Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP» будет подтверждена на фазе «Реализация» протоколами функциональных испытаний. 5 Стратегия внедрения 5.1 Основные принципы реализации проекта Проект компании ЗАКАЗЧИК по внедрению системы 1С:ERP ERP будет реализован при использовании элементов методологии Корпоративного внедрения. Предполагается, что при ускоренном внедрении: 1. Стандарты, касающиеся процессов и данных, должны соответствовать, где это применимо, регулятивным и корпоративным стандартам. 2. Проектной группе должно быть предоставлено достаточно времени для реализации проекта. 3. Стороны будут стараться избегать отклонений от согласованных рамок проекта. 4. Решение должно в максимальной степени быть основано на стандартных решениях 1С:ERP. По возможности, бизнес-процессы ЗАКАЗЧИК будут изменяться в сторону максимальной адаптации к стандартным процессам 1С:ERP, однако без ущерба этим бизнес-процессам. 5. Система должна минимизировать использование нестандартной функциональности. При реализации проекта основное внимание должно уделяться целям и результатам проекта, а не старым процессам. Необходимо стремиться, чтобы решения всегда использовали стандартную функциональность. 6. отвечает за выполнение договорных работ в согласованные сроки путём обеспечения проекта высококвалифицированным персоналом, эффективным планированием и выполнением задач, своевременным формированием требований к Заказчику. 7. ЗАКАЗЧИК и будут способствовать успешному завершению проекта, а также будет обеспечивать своевременное решение возникших проблем, которые могут повлиять на ход внедрения проекта. 8. По возможности, ЗАКАЗЧИК будет использовать стандартную систему отчетов 1С:ERP. При невозможности использования стандартной системы, соответствующие отчеты будут разрабатываться стандартными средствами разработки 1С:ERP. Стр. 14 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 9. Члены проектной группы компании ЗАКАЗЧИК имеют полномочия на принятие решений по конфигурированию 1С:ERP и на определение того, как ЗАКАЗЧИК будет эту систему использовать. 10. Руководители проекта как со стороны , так и со стороны ЗАКАЗЧИК будут адаптировать методологию внедрения 1С:ERP и на ее основе управлять процессом внедрения. 11. Для выполнения работ по загрузке НСИ и начальных данных предоставляет структуры данных и требования по их заполнению, а также разрабатывает механизмы для загрузки данных и НСИ. ЗАКАЗЧИК производит выверку и корректировки этих данных перед загрузкой, а также выполняет проверку корректности результатов загрузки подготовленных данных в систему. 12. Обучение конечных пользователей проводится по согласованному плану. проводит обучение проектной группы ЗАКАЗЧИК по функционалу и настройкам системы в виде обзорных семинаров. Обучение сотрудников ЗАКАЗЧИКа не входит в объем проекта и проводится ЗАКАЗЧИК самостоятельно. 5.2 Управление объемом и другими изменениями проекта Объем проекта определен в разделе «Функциональный объем проекта» данного документа и, более детально, будет описан в документе «Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP». Очень важно, чтобы проект был ограничен данным объемом. Основные принятые решения по проекту будут отражены в документе «Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP». Очень важно, чтобы при дальнейшей реализации проекта структура организации и бизнес-процессы не изменялись. Любые действия, приводящие к изменению решения, могут повлечь за собой увеличение сроков, объемов работ и стоимости. Однако, по мере хода выполнения проекта, возможно, потребуется изменить объем проекта, или принятые решения. Любые изменения будут регулироваться строгими процедурами контроля за изменениями проекта. Эти процедуры предназначены для сокращения влияния данных изменений на проектные группы и на календарный план. По мере возникновения необходимости изменения проекта, составляется запрос на изменение. Данный запрос представляет на рассмотрение руководителям проекта. Они, с привлечением других членов групп внедрения, рассматривают данное изменение с точки зрения его влияния на рабочую нагрузку и план-график проекта. Если изменение выходит за рамки объема проекта, или затрагивает уже сделанную работу, тогда также определяются затраты. Затем члены группы управления проектом предоставляют результаты рассмотрения на Управляющий комитет. После принятия решения, руководитель УК проекта либо утверждает данное изменение, либо Стр. 15 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА отклоняет его. Утверждение изменения означает одновременно утверждение выделения соответствующих ресурсов. При принятии решений по реструктуризации компании, или изменению существующих бизнес-процессов, руководство ЗАКАЗЧИК будет принимать во внимание влияние данного решения на проект 1С:ERP. 5.3 Управление сложностью проекта Внедрение системы 1С:ERP ERP в ЗАКАЗЧИК будет осуществляться по возможности с использованием стандартной функциональности, если это не ущемляет требования бизнеса. Это означает не только следование стандартной системе 1С:ERP ERP при ограничении настроек и разработок, но также и простота использования 1С:ERP ERP. Необходимо, чтобы все члены проектной группы постоянно следили за тем, чтобы проект был как можно проще, при условии, что он отвечает всем необходимым требованиям. 5.4 Управление рисками Проект такого характера всегда связан с риском. Управление рисками является важным фактором, способствующим успешному завершению проекта. Ниже перечислен ряд потенциальных рисков, а также представлена стратегия управления ими и сведения их к минимуму. Таблица 5 Риски проекта № Потенциальный риск Неактивное участие в проекте руководителей высшего звена 1 2 Сопротивление руководителей среднего звена Влияние риска на проект Мероприятия по минимизации риска Ответстве нный Невозможность успешного выполнения проекта. 1.Разъяснение Спонсору проекта и РПЗ необходимости их участия. 1.РПИ и ЗРПИ. Несоответствие результатов проекта ожиданиям и требованиям. 2.Наделение дополнительными полномочиями руководителей, заинтересованных в успешной реализации проекта. 2. Спонсор проекта и РПЗ. Невозможность комплексной реализации проекта. Контроль со стороны РПЗ и высшего руководства Заказчика. РПЗ. Неполный охват структурных подразделений. Стр. 16 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА № Потенциальный риск Большой объем требований от пользователей Влияние риска на проект Возможное увеличение временных бюджетных проекта. Мероприятия по минимизации риска 1. Контроль и оценка существенности и требований, и их рамок соответствие целям и срокам проекта. 2.Утверждение всех изменений в виде отдельных спецификаций обеими сторонами 3 3. Соблюдение процедуры внесения изменений в проект. 4 Затягивание сроков согласования проектной документации у Заказчика Увеличение временных проекта. 5 1. Активное участие руководства Заказчика на этапе организации проекта. Придание процессу реализации проекта приоритетного статуса. 2. Организация совещаний и презентаций по разъяснению проектных решений 6 1. РПЗ 2. РПЗ, РПИ, ЗРПИ. 3. РПЗ, РПИ, ЗРПИ. Соблюдение сроков РПЗ. рамок согласования (не более 5 рабочих дней с момента передачи документации исполнителем заказчику) и назначение ответственных по каждому рабочему документу проекта. Некачественное или Несоответствие невнимательное результатов проекта согласование ожиданиям и проектной требованиям. документации Ключевые сотрудники не могут уделять достаточно времени для работы по проекту. Ответстве нный Задачи по сбору информации потребуют большего времени. Потребуется дополнительное время на взаимодействие рабочей группы. Анализ со стороны руководителей подразделений для перераспределения функций и освобождения членов рабочей группы. 1. Спонсор проекта и РПЗ. 2.РПИ и ЗРПИ. РПЗ. Стр. 17 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА № Потенциальный риск Влияние риска на проект Мероприятия по минимизации риска Ответстве нный Увеличение бюджетных рамок проекта, а также увеличение стоимости сопровождения. Ухудшается передача навыков и знаний сотрудникам Заказчика, не происходит «наследования» методов, применявшихся на проекте. Недостоверность неполнота предоставленной информации и Задачи по анализу и систематизации информации потребуют больших затрат времени. Неправильная оценка текущих процессов и требований, предъявляемых к системе. Несоответствие результатов проекта ожиданиям Заказчика. 7 Утверждение графика доступности ключевых специалистов Заказчика и согласование расписания их участия в проекте. РПЗ. Привлечение к проекту дополнительных экспертов. Расширение временных и бюджетных рамок проекта вплоть до остановки проекта. 8 Компьютерная техника, сервера или локальная сеть не соответствуют техническим характеристикам, необходимым для работоспособности системы. Задержка в Расширение временных рамок проекта вплоть до остановки проекта. Проведение модернизации компьютерной техники, серверов и локальной сети до уровня, необходимого для работы системы. РПЗ. Стр. 18 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА № Потенциальный риск Влияние риска на проект Мероприятия по минимизации риска Ответстве нный поставке оборудования или программного обеспечения. 9 10 Отсутствие доступа удаленному рабочему месту или удаленный доступ на низких скоростях Расширение временных рамок проекта вплоть до остановки проекта. Предоставление удаленного доступа. Изменения организационной структуры, бизнеспроцессов предприятия заказчика, произошедшие в течение проекта Требуется пересмотр бизнеспроцессов, охваченных проектом, в связи с произошедшими организационными изменениями. 1.Согласование возможных организационных изменений до начала работ по проекту. 1.РПЗ. 2. Осуществление дополнительных работ по проекту согласовывается путем заключения дополнительного соглашения, с изменением сроков и стоимости проекта. 2. РПИ и ЗРПИ. 1. Назначение заказчиком ответственных за каждый этап работ по проекту. Спонсор проекта, РПЗ. Увеличение сроков и стоимости проекта. 11 Конфликт интересов Нежелание участников проекта участников рабочей группы оказывать содействие в принятии решений, ущемляющих интересы отдельных подразделений, служб или сотрудников, но имеющих общезначимое для проекта в целом значение. Увеличение временных рамок проекта. РПЗ. Проведение модернизации компьютерной техники, серверов и сети до уровня, необходимого для работы системы. 2. При возникновении необходимости внесение изменений в должностные инструкции работников заказчика. 3. Включение в управляющий совет и рабочие группы представителей всех заинтересованных сторон на всех уровнях управления. Стр. 19 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА № Потенциальный риск Влияние риска на проект Не достижение целей проекта. 12 Мероприятия по минимизации риска Ответстве нный 4. Привлечение к управлению проектом высшего руководства в качестве арбитра. Нежелание части Снижение персонала осваивать эффективности, новые технологии возникновение напряженности в коллективе, увеличение сроков проекта. Разработка схем мотивации сотрудников Заказчика. Несвоевременная оплата работ Корректное формирование Спонсор бюджета проекта. проекта, РПЗ. 13 Увеличение времени сдачи этапов проекта. Спонсор проекта, РПЗ. Невозможность начать следующий этап. С рисками, связанными с реализацией проекта, их возможными последствиями и мероприятиями по предотвращению последствий рисков должны быть ознакомлены все члены рабочей группы. Это необходимо для своевременной идентификации возникающих рисков, и, в случае их обнаружения – для принятия согласованных мер по нейтрализации их последствий. 5.5 Передача знаний Во время внедрения проекта важной задачей участвующих в проекте консультантов является обеспечение передачи знаний. Передача знаний будет проходить: От руководителя проекта со стороны руководству проекта со стороны ЗАКАЗЧИК. Это будет одна из основных целей консультационной работы, проводимой руководителем проекта со стороны . От консультантов по базису со стороны членам рабочей группы по Базису компании ЗАКАЗЧИК. Основная часть функциональной роли консультанта по базису заключается в консультировании клиента по проблемам управления новой системой. Стр. 20 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА От функциональных консультантов по модулям членам функциональных групп. В частности, это будет происходить во время совместных совещаний по проектированию и настройке системы. Явная цель этих совещаний - передача знаний. Кроме того, ключевые пользователи и другой персонал компании, связанные с данным проектом, будут возвращаться на рабочие места, как во время, так и после внедрения проекта, где их накопленные знания о системе будут представлять большую ценность. Они будут поддерживать распространение знаний, касающихся системы. 5.6 Обучение Обучение проектной группы (руководителей групп, консультантов и ключевых пользователей Заказчика) на фазе концептуального проектирования будет проведено в виде серии семинаров. Семинары должны будут сформировать у слушателей понимание подходов и получение базовых знаний по системе 1С:ERP ERP для последующей самостоятельной проработки на основе материалов предоставленных в ходе семинаров. Семинары не предполагают получения сертификатов, свидетельств или иных документов подтверждающих приобретение слушателями знаний. Общий объём обучения проектной команды на фазе Концептуального проектирования определяется утверждённым планом обучения и тематически должен включать информацию по функционалу 1С:ERP ERP запланированному к внедрению на первом этапе проекта. Общий объём работ включает: Подготовку плана обучения Подготовку презентационных материалов для обучения Проведение обучения по соответствующим направлениям. Обучение конечных пользователей проводится на фазе Фаза 4 «Подготовка к продуктивной эксплуатации». Общий объём работ по обучению в части работ проводимых проектной командой включает: Подготовка программы проведения обучения пользователей, методики обучения, календарных планов обучения, учебных материалов (задания, контрольные примеры и др) Согласование программы проведения обучения пользователей, методики обучения, календарных планов обучения, учебных материалов (задания, контрольные примеры и др.) Утверждение календарного плана обучения Стр. 21 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Подготовка системы для обучения (cоздание основных данных для учебных примеров и заданий на системе тестирования). Обучение будет проводиться на тестовой системе. Проведение обучения пользователей по соответствующим функциональным направлениям (по одному тематическому семинару в соответствии с планом обучения) Формирование, согласование и утверждение итогового протокола по результатам обучения Примечание: к работе с системой допускаются только пользователи, прошедшие обучение и аттестованные для работы с КИС. Обучение ключевых пользователей консультантами проводится в виде семинаров с 100%-м отрывом от производства не менее 4 часов ежедневно в соответствии с количеством дней по Плану обучения ключевых пользователей. Практические дополнительные занятия и обучение бизнес-пользователей проводятся Заказчиком самостоятельно в свободное от учебных семинаров время. Для формирования у ключевых пользователей более широких знаний о возможностях системы, особенностях её настройки и эксплуатации, вариантах использования в соответствии с отраслевыми практиками и т.д., рекомендует проведение обучения на специализированных курсах 1С. Перечень курсов будет предоставлен ЗАКАЗЧИКу в ходе проектных работ. По согласованию сторон для Заказчика со стороны могут быть проведены дополнительные семинары по специальной программе разработанной для сотрудников ЗАКАЗЧИК с целью получения расширенных навыков, знаний и отработке опыта по возможностям использования системы с учётом специфики ЗАКАЗЧИК и потенциальных возможностей развития системы. Дополнительные семинары проводятся в рамках дополнительных договорных отношений. 6 Организационный объем проекта Проект реализуется на ОАО «ЗАКАЗЧИК» и его филиалах, которые являются самостоятельными юридическими лицами и осуществляют свою деятельность в рамках единой корпоративной системы бизнес-процессов. Проект на этапе концептуального проектирования затрагивает деятельность следующих подразделений первого этапа внедрения: № п\п 1. 1.1. Таблица 3.Перечень подразделений первого этапа внедрения Наименование юридического лица/ структурного подразделения ОАО «ЗАКАЗЧИК» Управление экспортных продаж Стр. 22 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.5.1. Отдел экспортных продаж Отдел маркетинга Отдел переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Бухгалтерия Финансовый отдел Экономический отдел Управление обеспечения деятельности Отдел информационных технологий В разрезе подсистем функционального объёма проекта Концептуальное проектирование будет проводиться по подразделениям первого этапа внедрения с учётом расширений необходимых для выполнения работ по второму этапу внедрения. К подразделениям, задействованным в создании функционального объёма, относятся подразделения по таблице ниже: Таблица 4. Перечень объектов автоматизации задействованных в формировании функционального объёма системы Код процесса Название подсистемы/бизнеспроцесса 01 Подсистема управления процессами продаж 01.01 Управление заключением сделок по продажам ТОВАРОВ Управление экспортными продажами Управление закупками ТОВАРОВ для экспортных продаж Управление закупками вспомогательного сырья для переработки Управление продажами на внутреннем рынке Управление закупками ТОВАРОВ для внутренних продаж Управление товарными займами для процесса продаж на внутреннем рынке Подсистема управления процессами закупки 01.02 01.03 01.04 01.05 01.06 01.07 02 02.01 02.02 02.03 Управление закупками основного сырья Управление процессами переработки Управление закупками прочих ТМЦ и услуг (для административнохозяйственной деятельности) Владелец подсистемы\ наименование подразделения Владелец подсистемы - Зам. генерального директора по коммерческим вопросам Отдел маркетинга Отдел экспортных продаж Отдел экспортных продаж Отдел экспортных продаж Отдел переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Отдел переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Отдел переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Владелец подсистемы - Зам. генерального директора по коммерческим вопросам Отдел переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Отдел переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Отдел переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Стр. 23 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 03 03.01 04 04.01 05 05.01 05.02 06 06.01 06.02 06.03 06.04 Подсистема управления процессами транспортировки и перевалки Управления процессами транспортировки и перевалки Подсистема управления финансовыми потоками Управление финансовыми потоками Подсистема управления затратами Управление затратами Анализ эффективности (плановой и фактической) Подсистема управления бухгалтерским учетом Управление бухгалтерским учетом по стандартам Республики Беларусь Расчет налога на прибыль Учет доверенностей Управление бухгалтерским учетом по МСФО Владелец подсистемы – Начальник управления экспортных продаж Отдел транспортировки и перевалки ТОВАРОВ Владелец подсистемы - Зам. генерального директора по финансовым и экономическим вопросам Финансовый отдел Владелец подсистемы - Зам. генерального директора по финансовым и экономическим вопросам Экономический отдел Экономический отдел Владелец подсистемы - Зам. генерального директора по финансовым и экономическим вопросам Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Бухгалтерия Для обеспечения преемственности решений и учёта отклонений при тиражировании в рамках функциональных групп руководители и кураторы от Заказчика обеспечивают анализ и формирование дельта-требований объекта тиражирования от процессов ОАО «ЗАКАЗЧИК». Реализация дельтатребований от типового решения отражается Исполнителем в отдельном разделе концептуального проекта (в отдельных проектных решениях). 7 Технический объем проекта Локальная сеть В ходе внедрения проекта сеть должна функционировать для связи персональных компьютеров пользователей 1С:ERP-системы с 1С:ERPсерверами ПОДРЯДЧИКа. Все работы по конфигурации и усовершенствованию локальной сети проводит ОАО «ЗАКАЗЧИК» согласно внутренним регламентам. Интернет ОАО «ЗАКАЗЧИК» обеспечит в ходе данного проекта для проектной команды доступ к интернету для работы с системой ведения проектов компании , для Стр. 24 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА работы с 1С:ERP- серверами разработки для макетирования прототипа, а также для электронной переписки между офисами и ОАО «ЗАКАЗЧИК». Все работы по конфигурации и усовершенствованию доступа к сети интернет проводит ОАО «ЗАКАЗЧИК» согласно внутренним регламентам. Базис системы 1С:ERP В ходе данного проекта будет использоваться базис системы, действующий на серверном оборудовании ОАО «ЗАКАЗЧИК». Закупку и разворачивание серверного оборудования, включая конфигурирование операционных систем, проводит ОАО «ЗАКАЗЧИК» согласно внутренним регламентам. Работы по установке ПО 1С:ERP, включая настройку и начальное конфигурирование базиса, проводит с передачей на эксплуатацию группе администрирования Заказчика. Предполагается, что к моменту реализации системы ЗАКАЗЧИК обеспечит установку и настройку собственного серверного оборудования. ОАО «ЗАКАЗЧИК» обеспечивает локальный и удаленный доступ к программному обеспечению 1С:ERP на системе разработки и тестовой системе в рамках полномочий и в объеме, необходимых для выполнения работ по настоящему проекту. Администрирование базиса системы 1С:ERP КИС «ЗАКАЗЧИКа» до момента запуска в опытно-промышленную эксплуатацию проводится группой администрирования с последующей передачей группе администрирования ЗАКАЗЧИК. 8 Ограничения по проекту а. Ограничение функционального объема проекта. Перечень бизнеспроцессов и функций Заказчика, который не входит в рамки данного проекта будет определен на фазе Концептуального проектирования. Автоматизация указанных бизнес-процессов может быть выполнена на последующих очередях, т.е. быть предметом дополнения к данному проекту б. Бюджет проекта ограничен договором от 26 ноября 2020 и корректируется дополнительными соглашениями. в. Объем работ на фазу «Концептуальное проектирование» определен договором от 26 ноября 2020 в ДС №1 в Приложении 3 «Предварительный перечень бизнес-процессов информационной системы «Управление предприятием ОАО «ЗАКАЗЧИК»»» и Приложении 1 Календарный план работ, а также техническом задании на КИС ОАО «ЗАКАЗЧИКа». г. Изменения организационного и/или функционального масштаба проекта осуществляется решением Управляющего комитета проекта. Стр. 25 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Изменение масштабов проекта может потребовать пересмотра сроков и бюджета проекта, и внесения изменений в договор от 26 ноября 2020. Стр. 26 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 9 Методология внедрения Проект будет выполняться в соответствии с методологией ведения проектов, которая базируется на методологии ускоренного внедрения 1С:ERP. Проект состоит из следующих последовательных фаз: 1. Подготовка проекта 2. Концептуальное проектирование 3. Реализация 4. Подготовка к эксплуатации 5. Опытно-промышленная эксплуатация 9.1 Фаза 1: Подготовка проекта Цель подготовки проекта– обеспечить первоначальное планирование и подготовку проекта на текущие и последующие фазы. При подготовке проекта должны быть решены следующие задачи: Определение целей и ожидаемых результатов Как можно более точное определение объема проекта и стратегии внедрения Разработка укрупненного плана-графика проекта Определение организационной структуры проекта и назначение исполнителей Определение стандартов и процедур ведения проекта Создание рабочей среды для проектной группы Создание и утверждение устава проекта Результат: Устав проекта Детализированный план-график проекта Проект плана обучения проектной группы Предварительный сайзинг системы для закупки оборудования 9.2 Фаза 2: Концептуальное проектирование Цель этой фазы состоит в создании документа «Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP», который представляет собой подробно задокументированные требования, предъявляемые ОАО «ЗАКАЗЧИК» к автоматизации данных бизнес-процессов, а также подробное описание будущей организации бизнес-процессов и решений 1С:ERP, на основе которых они будут выполняться. Основные задачи, выполняемые в течение этой фазы: Стр. 27 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Изучение и анализ текущего состояния бизнес-процессов, выявление проблем и определение требований Обучение проектной группы на фазе Концептуального проектирования Разработка будущей модели бизнес-процессов (“как будет”), включая описание выходных документов и отчетов Подготовка демонстрационных семинаров для подтверждения функционального объёма, включая подготовку таблицы функциональный объём и демо примера Подтверждение функционального объёма Формирование документа «Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP» Проведение семинаров с владельцами бизнес-процессов, защита проектных решений (Концептуального проекта) Основные задачи проектной группы Заказчика на фазе концептуального проектирования: Сбор и подготовка информации для анализа Методологическое обеспечение работ Согласование результатов интервью Согласование проектных решений Результат: Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP Система разработки инсталлирована и готова к процессу настройки. Особенностью процесса концептуального проектирования для ОАО «ЗАКАЗЧИК» является необходимость формирования проектных решений для дочернего общества, входящего в объем проекта. Для этой цели требования к бизнес-процессам, сформированные проектной командой ЗАКАЗЧИК верифицируются и анализируются сотрудниками ДЗО, входящего в объем проекта, формируются отклонения (дельта-требования) процессов ДЗО от процессов ЗАКАЗЧИК. Этот процесс проходит в форме отдельных интервью сотрудников Исполнителя с сотрудниками ДЗО. По отклонениям формируются отдельные проектные решения для ДЗО, которые визируются руководителями функциональных групп проекта. Данные проектные решения должны обеспечить целостность архитектуры системы, исключить интеграционные разрывы, и будут уточнены и детализированы на этапе внедрения в ДЗО. 9.3 Фаза 3: Реализация Цель этой фазы состоит в реализации требований к бизнес-процессам на основе принятых Заказчиком решений, изложенных в Концептуальном проекте. Основные задачи данной фазы: Передача знаний проектной группе на фазе реализации Стр. 28 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Выполнение настроек Системы (конфигурирование прототипа) Разработка частных технических заданий Разработка программного обеспечения в соответствии с документом «Концептуальный проект КИС ОАО “ЗАКАЗЧИК” на базе ПО 1С:ERP» и частными техническими заданиями Разработка расширений и интерфейсов Функциональное тестирование и подтверждение прототипа Системы Разработка отчетности Разработка программ по загрузке НСИ и начальных данных Документирование настроек и разработок Заключительное конфигурирование прототипа Интеграционный тест Разработка системной среды Установка программного обеспечения 1С:ERP на сервера системы тестирования Конфигурирование системного ландшафта Настройка среды для обучения пользователей Основные задачи проектной группы Заказчика на фазе реализация: Методологическое обеспечение работ Обеспечение подготовки НСИ Тестирование и согласование решений Результат: Прототип информационной системы ОАО «ЗАКАЗЧИК» на базе 1С:ERP ERP (тестовый мандант системы Заказчика) Согласованный объём данных для ввода в систему на фазе 4 Подготовка к эксплуатации (в составе: утверждённые НСИ, формат данных, способы загрузки) Документация на информационную систему ОАО «ЗАКАЗЧИК» на базе 1С:ERP ERP (в составе: описание настроек, протоколы тестирования концепция полномочий) 9.4 Фаза 4: Подготовка к эксплуатации Цель этой фазы – подготовка и подтверждение готовности системы, пользователей, загруженных справочников к опытно-промышленной эксплуатации. На этой же фазе выполняется исправление обнаруженных недостатков. Основные задачи данной фазы: Подготовки инструкций пользователей Подготовка программы обучения пользователей Стр. 29 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Обучение и аттестация пользователей Установка программного обеспечения 1С:ERP на продуктивную систему Подготовка и загрузка справочников для опытно-промышленной эксплуатации Подготовка тестовой и продуктивной систем к опытно-промышленной эксплуатации Основные задачи проектной группы Заказчика на фазе подготовки к эксплуатации: Обеспечение подготовки НСИ Обеспечение рабочих мест и наличие обученного персонал Проведение организационных мероприятий для старта опытнопромышленной эксплуатации Результат: Модель информационной системы ОАО «ЗАКАЗЧИК» на базе 1С:ERP ERP Протокол обучения пользователей Операционные инструкции Протокол переноса настроек на продуктивную систему Регламент продуктивной эксплуатации Системы Концепция ролей и полномочий Протокол ввода справочников для опытно-промышленной эксплуатации Протокол о готовности/неготовности системы к опытно-промышленной эксплуатации Приказ по предприятию по запуску системы в опытно-промышленную эксплуатацию 9.5 Фаза 5. Опытно-промышленная эксплуатация Цель этой фазы – подготовка и подтверждение в ходе опытной эксплуатации готовности системы, пользователей, загруженных справочников и данных к промышленной эксплуатации и тиражированию. На этой же фазе выполняется исправление обнаруженных недостатков и настройка производительности системы. Основные задачи данной фазы: Завершение обучения и аттестации пользователей; Подготовка и загрузка начальных данных для опытной эксплуатации; Опытная эксплуатация системы Окончательная настройка производительности системы Результат: Протокол обучения пользователей Стр. 30 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Протокол результатов опытно-промышленной эксплуатации 9.6 Фаза 6-10: Тиражирование системы на филиалы Цель этой фазы – подготовка и подтверждение в ходе опытной эксплуатации готовности системы, пользователей, загруженных справочников и данных к промышленной эксплуатации в структурных подразделениях общества входящих во второй этап внедрения системы. Основные задачи данной фазы: Проектирование расширений системы для тиражирования Реализация расширений системы для тиражирования Завершение обучения и аттестации пользователей структурных подразделений; Подготовка и загрузка начальных данных для эксплуатации; Опытно-промышленная эксплуатация системы Результат: Протокол обучения пользователей Протокол ввода начальных данных для эксплуатации Протокол результатов опытно-промышленной эксплуатации Стр. 31 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 10 Детализированный план-график проекта Детализированный план-график формируется на основании ДС 1 Приложения 1 «Календарный план» к Договору от 26 ноября 2020. Детализированный план-график проекта утверждается на фазе «Подготовка проекта» и корректируется в последующем на старте фаз «Реализация», «Подготовка к эксплуатации», «Опытно-промышленная эксплуатация». План-график проекта должен актуализироваться каждый раз после завершения очередной фазы проекта и подготовке к следующей фазе. При этом учитываются достигнутые результаты и оперативное состояние ресурсов проекта. Детализированный план-график формируется руководителем проекта от Исполнителя, согласуется Руководителем проекта от Заказчика и утверждается на Управляющем совете. Детализированный план-график может детализироваться в ходе выполнения работ по текущему фазе после детализации результатов по определённому виду работ (согласованию структуры выходных документов или требуемых к выполнению работ). Изменения в Детализированный план-график вносятся руководителем проекта от Исполнителя, согласуется Руководителем проекта от Заказчика и утверждается на Управляющем комитете. Детализированный план график содержит информацию о Фазах, группах задач, задачах, сроках и длительности выполнения задач, проценте фактического выполнения, зависимостях между задачами, исполнителями и участниками работ. Стр. 32 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 11 Организационная структура проекта Организационная структура проекта определяется и утверждается на фазе подготовки проекта, персональный состав указывается в Приказе, посвященном организации и началу работ по проекту. Организационную структуру проекта образуют: Владелец проекта, Управляющий комитет, Руководители проекта от ЗАКАЗЧИК и от , Проектная функциональная группа от ЗАКАЗЧИК и от . Схема организационной структуры проекта Управляющий комитет Руководитель УК– Генеральный директор А.В. Владелец процесса Владелец процесса С.М. Проектный офис ИСУП БНК Владелец процесса С.Р. Руководитель проекта Синица А.Н. Директор проекта от Подрядчика А.Б. Руководитель проекта от ПОДРЯДЧИКа В.В Руководитель рабочей группы _____ А.А. Группа технической поддержки Системный администратор Администратор базиса ПОДРЯДЧИКА Функциональная группа Руководитель функциональной группы ЗАКАЗЧИКА Руководитель функциональной группы ПОДРЯДЧИКА Ключевые пользователи функциональной группы Консультанты ПОДРЯДЧИКА Разработчики ПОДРЯДЧИКА Стр. 33 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Функциональные группы проекта Владелец процессов закупки и продаж __________ В.В. Владелец процессов транспортировки __________ С.Р. Владелец процессов экономики и финансов __________ С.М. Проектный офис ИСУП БНК Функциональная группа Маркетинг и заключение сделок Руководитель ФГ от ЗАКАЗЧИКА - ___ Д.В. Руководитель ФГ от ПОДРЯДЧИКА – ___ Е.А. Функциональная группа Управление процессами продаж Руководитель ФГ от ЗАКАЗЧИКА - ___ Ю.А. Руководитель ФГ от ПОДРЯДЧИКА - ____ Е.А. Функциональная группа Управление процессами закупки и переработки Руководитель ФГ от ЗАКАЗЧИКА - ___ Р.А. Руководитель ФГ от ПОДРЯДЧИКА - _____ Е.А. Функциональная группа Управление процессами транспортировки и перевалки Руководитель ФГ от ЗАКАЗЧИКА - ___ В.Г. Руководитель ФГ от ПОДРЯДЧИКА - _____ Е.А. Функциональная группа Управление финансовыми потоками Руководитель ФГ от ЗАКАЗЧИКА– ________ С.А. Руководитель ФГ от ПОДРЯДЧИКА– И.В. Функциональная группа Управление затратами и выручкой Руководитель ФГ от ЗАКАЗЧИКА - ___ О.Г. Руководитель ФГ от ПОДРЯДЧИКА - _____ И.В. Функциональная группа Управление бухгалтерским учетом Руководитель ФГ от ЗАКАЗЧИКА - ___ Т.А. Руководитель ФГ от ПОДРЯДЧИКА - _____ И.В. Ключевые пользователи функциональной группы Стр. 34 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 11.1 Управляющий комитет Управляющий комитет (УК) является высшим Органом управления проекта, обеспечивает стратегическое руководство, определяет долгосрочные цели и концепцию ОАО «ЗАКАЗЧИК», устанавливает приоритеты, утверждает объем проекта, контролирует ход проекта и решает проблемы в рамках всего предприятия. Управляющий комитет способствует продвижению проекта внедрения системы в рамках всей организации. Состав Управляющего комитета: Управляющий комитет возглавляется Председателем генеральным директором ОАО «ЗАКАЗЧИК». Членами управляющего комитета от ЗАКАЗЧИК являются заместители генерального директора, руководитель проекта, руководители управлений. Членами управляющего комитета от являются директор проекта от , руководитель проекта от , Владелец проекта; УК – Функции Управляющего комитета: Определение состава и приоритетности целей проекта; Определение организационных и функциональных рамок проекта; Обеспечение выделения необходимых денежных и людских ресурсов для проекта; Контроль хода проекта и его организационных последствий; Обеспечение возможности принятия решений для основной проектной группы; Решение переданных для рассмотрения проблем. Согласование изменений объема проекта; Управление проектом в рамках определенного бюджета; Приемка и утверждение проектных документов. 11.2 Проектный офис Проектный офис является органом оперативного управления проектом в лице руководителей проекта с обеих сторон, руководителей Рабочей группы и Функциональных групп. В проектный офис входят сотрудники ОАО «ЗАКАЗЧИК» и сотрудники . Оперативное руководство проектным офисом осуществляют руководители проекта от ЗАКАЗЧИК и от . Руководители проекта подотчетны управляющему комитету. Стр. 35 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Задачей проектного офиса является выполнение всего комплекса работ по разработке, проектированию и настройке Системы. 11.3 Функциональные группы Функциональные группы (ФГ) создаются по направлениям (модулям системы) или по бизнес-процессам предприятия, включая бизнес-процессы, связанные с ведением НСИ. Функциональные группы возглавляются Руководителем функциональной группы со стороны Заказчика и Руководителем группы консалтинга со стороны Исполнителя. В состав функциональных групп входят: ключевые специалисты предприятия, имеющие опыт работы по соответствующему функциональному направлению; специалисты организации по информационным технологиям, отвечающие за автоматизацию задач, касающихся соответствующего функционального направления; специалисты ПОДРЯДЧИКА. 11.4 Состав участников проекта Таблица 5. Проектная группа КИС ЗАКАЗЧИК Позиция в организационной структуре проекта ЗАКАЗЧИК Руководитель УК Генеральный директор Директор по корпоративным системам Члены управляющего комитета Заказчики подсистем Директор проекта Руководитель проекта Руководитель проекта Руководитель проекта Начальник управления обеспечения деятельности Руководитель проекта Руководитель рабочей группы Начальник отдела ИТ Администратор проекта Группа администрирования и технической поддержки Специалист отдела ИТ Администратор базиса Функциональная группа «Маркетинг и заключение сделок» Руководитель функциональной группы Начальник отдела маркетинга Руководитель группы по консалтингу Стр. 36 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Ключевые пользователи по подсистеме «Управление процессами продаж» Сотрудники отдела маркетинга Консультант - Консультант Функциональная группа «Управление процессами продаж» Руководитель функциональной группы Начальник отдела Ключевые пользователи по подсистеме «Управление процессами продаж» Сотрудники отдела экспортных продаж экспортных продаж Руководитель группы по консалтингу - Сотрудники отдел переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Консультант Консультант Функциональная группа «Управление процессами закупки и переработки» Руководитель функциональной группы Начальник отдела переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Руководитель группы по консалтингу Ключевые пользователи по подсистеме «Управление процессами закупки» Сотрудники отдела переработки сырья и продаж на внутреннем рынке - Консультант Консультант Функциональная группа «Управление процессами транспортировки и перевалки» Руководитель функциональной группы Начальник отдела процессами транспортировки и перевалки ТОВАРОВ Руководитель группы по консалтингу Ключевые пользователи по подсистеме «Управление процессами транспортировки и перевалки» Сотрудники отдела транспортировки и перевалки ТОВАРОВ - Консультант Консультант Стр. 37 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Функциональная группа «Управление финансовыми потоками» Руководитель функциональной группы Начальник финансового отдела Руководитель группы по консалтингу Ключевые пользователи по подсистеме «Подсистема управления финансовыми потоками» Сотрудники финансового отдела - Консультант Консультант Функциональная группа «Управление затратами» Руководитель функциональной группы Начальник экономического отдела Руководитель группы по консалтингу Ключевые пользователи по подсистеме «Подсистема управления затратами» Сотрудники экономического отдела - Консультант Консультант Функциональная группа «Бухгалтерским учётом» Руководитель функциональной группы Главный бухгалтер Руководитель группы по консалтингу Ключевые пользователи по подсистеме «Подсистема бухгалтерского учёта» Сотрудники бухгалтерии - Консультант Консультант Состав участников проекта по состоянию на дату утверждения текущей версии Устава представлен в Приложении 7. Состав проектной группы может изменяться в ходе проекта в соответствии с текущими требованиями и задачами. Стр. 38 из 78 11.5 Роли и обязанности проектной группы ЗАКАЗЧИК Таблица 6. Функции и ответственность проектной группы заказчика Наименование субъекта проектной группы Руководитель УК Функциональные обязанности Права Ответственность 1. Определение 1. Принимать решения по организационных и вопросам, входящим в функциональных рамок проекта компетенцию владельца 2. Обеспечение выделения проекта. 1. Своевременное обеспечение проекта денежными и людскими ресурсами необходимых денежных и 2. Получать своевременную, людских ресурсов для проекта достоверную информацию 3. Контроль хода проекта и его по результатам хода организационных последствий проекта 4. Решение переданных для 3. Инициировать рассмотрения проблем совещания 5. Согласование изменений 4. Принимать участие в объема проекта проводимых совещаниях 6. Прием и утверждение проектных документов 2. Утверждение результатов работ в установленные сроки 7. Обеспечение реализации в подразделениях необходимых изменений 8. Обеспечение разработки необходимой организационнораспорядительной документации 3. Оперативное решение возникающих проблем на уровне управляющего комитета Плановая загрузка По мере необходимости Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Руководитель проекта 1. Координация, управление и обеспечение взаимодействия проектной команды Исполнителя с проектной командой ЗАКАЗЧИК и бизнеспользователями. 2. Контроль за выполнением запросов Исполнителя к представителям Заказчика. 3. Участие в планировании работ и ресурсов (проектная команда ЗАКАЗЧИК) 4. Ежедневный контроль выполнения работ и решение возникающих проблем и вопросов в рамках своей компетенции. 5. Постановка и формулировка проблем, выносимых руководством проекта на решение Управляющего комитета. 1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию функциональной структуры предприятия 1. Выполнение проектных работ в части задач Заказчика в соответствии с планом проекта. 2. Запрашивать от руководителей функциональных групп предприятия и руководителя проекта со стороны Исполнителя необходимую для выполнения своих обязанностей по проекту информацию. 2. Предоставление в установленные сроки отчетов о выполнении проекта или его отдельных этапов 30% загрузка в день по стандартному графику 3. Приемка и согласование результатов работ в установленные сроки. 3. Инициировать совещания Управляющего комитета и проектного офиса. 4. Принимать участие в проводимых совещаниях. 5. Вносить предложения по совершенствованию 6. Контроль работ по внедрению работы проектной группы Системы в соответствии с как со стороны Заказчика, планом проекта и так и со стороны функциональным объёмом, Исполнителя, в том числе подготовка оценки состояния предложения по изменению работ и принятие решения в состава проектной группы. пределах своей компетенции. Стр. 40 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 6. Принимать решения по вопросам, входящим в компетенцию руководителя проекта. Руководитель функциональной группы 1. Участие в анализе бизнеспроцессов «как есть» и разработке моделей бизнеспроцессов в состоянии «как будет» 2. Предоставление данных, затребованных Исполнителем 3. Экспертиза описания текущего состояния бизнеспроцессов 4. Обеспечение функциональной группы информацией по бизнеспроцессам 5. Экспертиза и согласование проектных решений, разработанных проектной группой 6. Привлечение, при необходимости, других компетентных специалистов Заказчика для предоставления требуемой информации проектной группе 7. Обеспечение обмена знаниями в условиях работы проектной группы 1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию функциональной структуры предприятия (по соответствующему направлению) 2. Принимать решения и управлять работами по выделенному направлению 3. Вносить предложения по функциональному объёму проекта 1. Обеспечение предоставления требуемой для разработки системы информации 2. Приемка и согласование результатов работ в установленные сроки 3. Обеспечение подготовки и ввода первоначальных данных (исторических данных) нормативносправочной информации 4. Обеспечение квалифицированным персоналом для эксплуатации системы 1. До 50% загрузки в день, но не более 10% еженедельного фонда по стандартному графику 2. Пиковая загрузка в период верификации и согласования документации, приемки системы, ввода в эксплуатацию 3. Загрузка минимизируется в период промышленной эксплуатации 5. В установленные сроки представлять отчеты о выполнении отдельных этапов проекта Стр. 41 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 8. Методологическое обеспечение бизнес-процессов. Разработка регламентов, нормирование процессов. Корректировка бизнеспроцессов в соответствии с условиями эксплуатации КИС. Ключевой пользователь функциональной группы 1. Участие в анализе бизнес-процессов, отражающих деятельность предприятия 2. Участие в методологическом обеспечении бизнеспроцессов. Подготовка предложений для разработки регламентов, нормирования процессов, корректировка бизнес-процессов в соответствии с условиями эксплуатации КИС. 3. Предоставление данных, затребованных исполнителем, включая формы отчетов, 1. Вносить на рассмотрение руководителя функциональной групп предложения по совершенствованию функциональной структуры предприятия 2. Вносить на рассмотрение руководителя функциональной группы предложения по функциональному объёму проекта. 3. Вносить на рассмотрение руководителя функциональной группы 6. Обеспечение утверждёнными формализованными методиками и регламентами ведения бизнес-процессов (учётная политика; методики проведения планирования, учёта, расчётов, распределения, корректировок; операционные и технологические инструкции; и т.д.) 1. Своевременное предоставление требуемой информации для проектной команды Исполнителя. 2. Своевременное выполнение задач по проекту. 1. До 50% загрузки в день, не более 30% еженедельного фонда по стандартному графику 2. Пиковая загрузка в период верификации и согласования документации, приемки системы, ввода системы в эксплуатацию Стр. 42 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА необходимую документацию и пр. 4. Согласование требований к подсистеме. 5. Анализ специфических требований филиалов в части расширений требований к реализации с учётом специфики филиала. 6. Согласование проектных решений концептуального проекта по соответствующему направлению 7. Участие в подготовке и согласование сценариев тестирования 8. Участие в тестировании системы 9. Участие в подготовке и выверке данных, загружаемых в Систему 10. Проведение контроля исполнения разработанных в проекте процедур 11. Участие в составлении перечня необходимых справочников 12. Определение идентификационных параметров, предъявляемых к справочникам предложения по организации и составу данных, обрабатываемых в системе. Стр. 43 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Консультант проектной группы Группа администрирования и технической поддержки 1. Участие в анализе бизнеспроцессов, отражающих деятельность предприятия 2. Обработка запросов Исполнителя в рамках своего направления 3. Участие в согласовании проектных решений по соответствующему направлению 4. Участие в подготовке и выверке данных, загружаемых в Систему 5. Ввод данных в тестовую систему 6. Участие в тестировании и согласовании разработок 7. Участие в функциональном тестировании на тестовом манданте системы 1. Обеспечение технической оснащенности помещения проектной группы (ПГ) 2. Создание и поддержка локальной сети в помещении ПГ 3. Создание и обеспечение удаленной связи при географически распределенных рамках проекта 1. Вносить на рассмотрение руководителя проекта предложения по развитию системного обеспечения 1. Своевременное предоставление требуемой информации для проектной команды Исполнителя. 2. Своевременное выполнение задач по проекту. 3. Получение квалификации консультанта 1С:ERP, достаточной для сопровождения эксплуатируемой системы 80% загрузка в день по стандартному графику 1. Обеспечение функционирования автоматизированной системы в части системного обеспечения 1. Частичная загрузка до 50% в день в ежедневном дежурном режиме 2. Пиковая загрузка в период разворачивания, модернизации и восстановления работоспособности системы Стр. 44 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 4. Обеспечение технической оснащенности рабочих мест пользователей системы 5. Разработка требований к техническим средствам 6. Участие в подготовке заказа на поставку и контроль поставок программнотехнических средств 7. Участие в обеспечении соответствующего ландшафта системы 8. Участие в инсталляции программного продукта, на базе которого разрабатывается Система 9. Установка дополнительных и/или корректирующих программных пакетов 10. Инсталляция клиентских мест 11. Участие в профилировании Системы (установка и настройка параметров производительности.) 12. Обеспечение сохранности информации в системе и проведение резервного копирования 13. Поддержка и обеспечение безопасности файловой Стр. 45 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА структуры проектной документации 14. Работы по установке новых версий программного продукта 15. Управление ролями и полномочиями, обеспечение доступа к системе. Управление безопасностью системы. 16. Настройка доступа к системам со стороны службы поддержки 1С:ERP. Поддержка в актуальном состоянии данных о системах на _______. Предоставление доступа (выдача имени, пароля и полномочий) для работы с сервисом 1С:ERP. 17. Администрирование базиса 1С:ERP системы: (Администрирование базы данных. Установка пакетов обновлений и корректур (нот). Осуществление переносов (транспортов) в продуктивную систему. Резервное копирование данных. Настройка взаимодействия систем (передачи данных между системами). Мониторинг (контроль) Стр. 46 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА системы с целью заблаговременного определения проблем и принятия мер. Анализ дампов совместно с консультантами по прикладным модулям и разработчиками.) Стр. 47 из 78 11.6 Роли и обязанности проектной группы Таблица 7. Проектная группа Позиция в оргструктуре проекта Позиция в терминах ПОДРЯДЧИКА Ответственность Директор проекта Руководитель отдела, Экаунт менеджер проекта Заключение договора, разрешение проблем на уровне руководства Заказчика, контроль обязательств по договору, контроль удовлетворенности клиента Супервизор проекта Директор по Контроль за консалтингу, проблем на супервизор Исполнителя проекта Руководитель проекта Руководитель проектов Организация и руководство работой совместной проектной команды Исполнителя и Заказчика, Техническое Руководство проектом, конечная ответственность за успех проекта, сдача передаваемых материалов по окончанию этапов работ. Подготовка актов приемки по окончанию этапов работ Руководитель функциональной группы по консалтингу Руководитель группы консалтинга, Консультант уровня 4-5 Руководство группой, экспертиза и архитектура решения, проведение технических работ Консультант Консультант уровня 2-4 Выполнение технических работ проектом, уровне разрешение руководства Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 12 Перечень стандартов и процедур ведения проекта 12.1 Стандарты ведения проекта Проект осуществляется в соответствии с методологией 1С:ERP, рекомендуемой 1С, адаптированной в части использования информационной инфраструктуры проекта, а также стандартов и шаблонов документов, используемых на всех этапах проекта. Использование указанной методологии предполагает использование рекомендуемой этапности и видов выполняемых работ, шаблонов проектных документов, являющихся результатами работ. При внедрении КИС ЗАКАЗЧИК будут максимально использованы готовые алгоритмы выполнения бизнес-процессов, предлагаемые производителем информационной системы. Расширения и доработки применяются только в случаях невозможности выполнения стандартным образом функций, критичных для бизнеса ЗАКАЗЧИК. КИС ЗАКАЗЧИК как информационная система представляет собой совокупность программно-аппаратной системы, актуальной документации, позволяющей ее поддерживать и развивать и специального обученного персонала, осуществляющего эксплуатацию программного-аппаратной системы. Управление процессом проектирования и реализации системы производится с использованием программного продукта 1С:СППР. Управление проектными работами осуществляется руководителем проекта , сертифицированного по классификации ________, и проводится в соответствии с рекомендациями __________. Планирование работ производится с использованием MS формированием планов-графиков работ в виде диаграмм Ганта. Project с Выполнение работ сотрудниками соответствует требованиям ISO9001-9004, CMMI. Ниже регламентируются проектные процедуры. 12.2 Взаимодействие сторон В ходе проекта Стороны организуют взаимодействие через единые точки входа: Руководитель проекта со стороны организации Заказчика и Руководитель проекта со стороны организации Исполнителя. Официальным средством передачи информации и запросов является электронная почта. В случае отсутствия электронного образа документа, информация передаётся на электронном носителе с последующим сканированием. Стр. 49 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА При переписке по электронной почте используются адреса электронной почты доменов _______ и _________. Информация с иных эл.адресов в работу не принимается. Выделяются следующие виды коммуникаций: 1. В рабочем режиме по электронной почте, телефону, Skype. 2. Запросы на предоставление информации, выполнение работ, предоставление ответов и т.д. Запросы формируются по электронной почте с указанием в копии Руководителей проекта с обеих сторон. В случае отсутствия у стороны ответственной за отработку запроса доступа к электронной почте, запрос направляется руководителю проекта со стороны ответственной за отработку запроса для самостоятельной отработки по внутреннему регламенту. 3. В форме обмена письмами между организациями по вопросам, затрагивающим объем работ, стоимость и сроки выполнения работ по Договору и заданиям Заказчика. 4. Путем проведения совещаний и интервью, перечисленных в таблице ниже ( 5. Таблица 8. Виды взаимодействия в проекте) Рабочее взаимодействие сторон в рамках функциональных групп осуществляется на уровне переписки и рабочих совещаний. Выделяются следующие виду коммуникаций: 1. При выработке и формировании решений используется переписка по эл.почте в копию ставятся руководители групп. 2. Анализ, поиск решений, уточнения проводятся рабочей/функциональной группы, по телефону, Skype. на совещания 3. При пересылке результатов работ требующий контроля сроков и функционального наполнения в копию ставятся руководитель проекта, руководитель рабочей группы, руководитель функциональной группы от ЗАКАЗЧИК. 4. При пересылке запросов на выполнение требующих соблюдения сроков обработки запросов в копию ставятся руководитель функциональной группы, руководитель рабочей группы от ЗАКАЗЧИК и руководители проекта с обеих сторон. Стр. 50 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Таблица 8. Виды взаимодействия в проекте Вид взаимодействия Совещание управляющего комитета Порядок организации мероприятия Участники мероприятия Периодичность Документ по результатам мероприятия Уведомления Члены ежемесячно письмами по Управляющего электронной комитета почте за 3 дня Обязательно: руководитель проекта со стороны Заказчика, руководитель проекта со стороны Исполнителя Протокол совещания управляющего комитета Совещание по статусу проекта (очное или по телефонной связи) Уведомления письмами по электронной почте Протокол совещания Совещание рабочей/ функциональной группы Уведомления письмами по электронной почте Интервью с Уведомления представителем письмами по Заказчика электронной почте Обязательно: руководитель проекта со стороны Заказчика, руководитель проекта со стороны Исполнителя еженедельно Оформление и согласование ОформлениеРуководитель проекта в течении 1дня; Согласование – руководитель или заместитель в течении 1 дня с момента получения драфта протокола ОформлениеРуководитель проекта в течении 1дня; Согласование – руководитель или заместитель в течении 1 дня с момента получения драфта протокола Члены рабочей по мере Протокол группы необходимости, совещания не реже 1 раза в 2 недели Оформлениеуполномоченный в течении 1дня; Обязательно: представители Заказчика, члены рабочей группы со стороны Исполнителя Оформлениеуполномоченный в течении 1-3 дней; Согласование – участники в течении 1 дня с момента получения драфта протокола по мере Отчет о необходимости проведенном интервью Согласование – интервьюируемый в течени 2-3 дней с момента получения драфта отчёта Взаимодействие по обеспечению НСИ осуществляется через единые точки входа: Руководителя рабочей групп ЗАКАЗЧИК и Руководитель проекта . Стр. 51 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Схема функционального взаимодействия Управляющий комитет Руководитель УК – Генеральный директор ____ А.В. Члены управляющего комитета – владельцы процессов Руководство ПОДРЯДЧИКА Владелец проекта – В.А. Директор проекта от ПОДРЯДЧИКА – А.Б Совещания Проектный офис Проектная команда ПОДРЯДЧИКА Оперативный совет Руководитель проекта Синица А.Н. Руководитель проекта от ПОДРЯДЧИКА В.В Руководитель рабочей группы А.А. Руководитель функциональной группы Руководитель функциональной группы по консалтингу ПОДРЯДЧИКА Ключевой пользователь функциональной группы Консультанты ПОДРЯДЧИКА Группа администрировани я и технической поддержки Разработчики ПОДРЯДЧИКА Тестировщики ПОДРЯДЧИКА Пользователь системы Легенда: - подчинение - рабочее взаимодействие и совместное выполнение задач - информационный обмен Стр. 52 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Матрицы коммуникаций на уровне Исполнителя и Заказчика, Заказчика и Исполнителя, внутри проектной команды Заказчика приведены в приложении 1,2,3 соответственно. 12.3 Регламент отработки запросов При проведении проектных работ установлены следующие виды запросов и сроки их отработки (см. таблицу ниже). Запросы формируются в виде писем электронной почты с обязательным указанием в копии руководителей проекта с обеих сторон. Таблица 9. Виды запросов № Вид запроса Ответственный Срок выполнения, днях 1. Согласование (подтверждение, утверждение) классификаторов и справочников ФГ 2-5 2. Разработка и согласование алгоритмов расчёта, планирования, калькулирования (методические инструкции) ФГ 2-5 3. Описание структуры и бизнесалгоритма формирования отчёта для ЧТЗ на разработку Консультант ЗАКАЗЧИК 1-3 4. Согласование ЧТЗ на разработку отчёта Консультант ЗАКАЗЧИК 2-3 5. Описание бизнес-алгоритма для ЧТЗ на расширение функционала системы Консультант ЗАКАЗЧИК 1-5 6. Согласование ЧТЗ на расширение функционала системы Консультант ЗАКАЗЧИК 1-3 7. Устранение замечаний по ЧТЗ на разработку отчёта или расширение функционала системы 1-2 8. Уточнение положений Концептуального проекта Консультант ЗАКАЗЧИК 1-2 9. Изменение положений Концептуального проекта Руководство проекта, Консультант ЗАКАЗЧИК 2-5 Стр. 53 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 10. Изменение бизнес-процессов предприятия Руководство ЗАКАЗЧИК 11. Формирование рекомендаций для самостоятельного обучения Заказчика 2-10 1-3 12. Согласование объёма данных для тестирования Консультант ЗАКАЗЧИК, 2-3 13. Согласование результатов разработок отчётов или расширения функционала системы Консультант ЗАКАЗЧИК 1-2 14. Согласование результатов функционального тестирования Руководители функциональных групп 1-3 15. Устранение замечаний по функционалу (*срок выполнения запроса может изменяться в зависимости от объёма работ по устранению замечания) 2-5 16. Обеспечение доступа к системам Заказчика и управление ролями и полномочиями Группа 1-2 администрирования 17. Перенос транспортов Группа 1 администрирования 18. Тестирование и деблокирование запросов в системе тестирования Консультанты ЗАКАЗЧИК 1-2 Уведомление о сроке выполнения запроса производится в течении 1 дня с момента его получения. Увеличение срока запроса возможно только после согласования сторон в рамках договорных отношений. 12.4 Совещания и отчетность в ходе проекта В данном разделе перечислены собрания и отчеты проектной группы, их цель и периодичность. Регулярные собрания: Заседания Управляющего комитета проводятся не реже, чем 1 раз в месяц. Цель – периодический отчет о ходе проекта, рассмотрение принципиальных проблем и принятие решений по ним, утверждение принципиальных проектных решений, принятие решений об изменении масштаба проекта, сроков проекта и/или изменении ресурсов проекта. По результату заседания УК руководителем рабочей группы оформляется протокол УК. Совещание проектного офиса проекта на уровне Руководителей Проекта и Руководителей Функциональных групп – регулярно, не менее 1-го раза в неделю, дополнительно при возникновении необходимости по инициативе Стр. 54 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА любой из сторон. Цель – совещание по статусу проекта, доведение планов работ на следующий период. Встречи Руководителей проекта от ОАО «ЗАКАЗЧИК» и с Руководителем УК – 1 раз в месяц или по завершению фазы работ. Цель – информирование Руководителя УК о проблемах, которые возникают в проекте, и принятие стратегических решений для утверждения на УК. Встречи Руководителей Проекта – еженедельно или чаще, по необходимости. Цель – идентификация проблем по проекту, и принятие решений по устранению проблем. Совещание функциональной группы на уровне Руководителей функциональной группы с обеих сторон и приглашённых ключевых пользователей – регулярно, но не реже 1 раза в неделю. Цель – согласование задач и идентификация проблем по подсистеме, и принятие решений по устранению проблем. Встречи Руководителей Проекта, руководителя рабочей группы и членов функциональной групп – еженедельно или чаще, по необходимости. Цель – доведение до руководителей проекта проблем и принятие решений по их устранению. Регулярные отчеты: Отчет о статусе проекта. Периодичность – еженедельно. Форма отчёта приведена в Приложении 5. Отчет по состоянию проекта к УК. Приложение - актуализированный план проекта. Периодичность - ежемесячно. Форма отчёта приведена в Приложении 6. 12.5 Процедуры работы на системах В ходе выполнения проектных работ проектная команда ЗАКАЗЧИК и будет выполнять ряд процедур в системах 1С:ERP, а именно: 1. Управление архитектурой и проектом конфигурирования реализуемой КИС ЗАКАЗЧИК с использованием система управления 1С:СППР. ______ будет обеспечивать управления проектом и хранение проектной документации. 2. Реализация и эксплуатация КИС ЗАКАЗЧИК предполагает использование трёхуровневого ландшафт состоящий из следующих систем 1С:ERP: 2.1. Систем разработок ЗАКАЗЧИК, используемых для проведения разработок и настроек решений. Утверждённые решения передаются на системы тестирования ЗАКАЗЧИК. Доступ к системам имеют консультанты и разработчики Исполнителя, консультанты Заказчика. 2.2. Систем тестирования ЗАКАЗЧИК, используемых для проведения тестирования решений. Утверждённые решения передаются на продуктивные системы ЗАКАЗЧИК. Доступ к системам имеют консультанты Исполнителя и Заказчика. В данных системах Стр. 55 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА производится только ввод данных и проведение тестирования решений. Настройки и разработки запрещены. 2.3. Продуктивные системы ЗАКАЗЧИК используется для опытнопромышленной и промышленной эксплуатации КИС ЗАКАЗЧИК. Доступ к системам имеют консультанты и бизнес-пользователи Заказчика. 3. Администрирование реализуемой КИС ЗАКАЗЧИК осуществляется с использованием системы управления техническим ландшафтом на базе __________________. Структура программно-аппаратных средств используемых при реализации системы будет описана в эксплуатационной докуемнтации системы КИС ЗАКАЗЧИК. 13 Перечень, порядок ведения и согласования проектной документации Своевременная и качественная подготовка проектных документов является обязательным условием ведения проекта. Вся документация по проекту сохраняется в электронном виде в системе управления проектами на базе решения _______________ и системе управления проектами компании. Проектная документация сохраняется на каждой стадии ее создания, а не только после их полной подготовки и утверждения. Для совместно разрабатываемых документов обязательно ведение версий. При проведении операций контроля качества особое внимание должно уделяться не только наличию тех или иных документов, но и их качеству, соответствию требований к их подготовке. Если не указано иное, вся проектная документация предназначена «для служебного пользования». Соответственно, документооборот, в который вовлекается вся упомянутая выше проектная документация, является внутренним и должен проводиться с соблюдением установленных правил и требований Договора между Исполнителем и Заказчика на выполнение работ. Состав проектной документации определен в Приложение № 2 к настоящему Уставу. Разработка проектной документации исполнителем в соответствии с Договором. выполняется ответственным Регламентация сроков и количества итераций согласования документов Заказчиком определена в Приложении №2. Стр. 56 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 14 Описание инфраструктуры проекта 14.1 Описание программных реализации проекта средств используемого при Для реализации системы используется программное обеспечение 1С:ERP, приобретаемое Заказчикам в рамках отдельного договора. В состав приобретаемого ПО входит следующее ПО: Программное обеспечение Описание Система управления ресурсами предприятия, включающая базовые 1С:ERP Управление предприятием 2 для процессы предприятия. В т.ч. управление Беларуси материальными потоками и закупками, управление финансами, управление затратами. При реализации проектных работ для подготовки документации и обмена информацией используется программное обеспечение MS Office 2020, MS Office 2010, а именно: MS WORD, MS EXCEL, MS PowerPoint. Планирование работ проводится с использованием MS Project 2010. Документы в электронном виде передаются в формате DOCX, XLXS, PDF, PPTX, MPPX. В случае формирования информации другим ПО или по просьбе Заказчика, результирующая версия конвертируется в формат PDF. Операционные системы, используемые при создании системы, определяются в ходе проектных работ по созданию ИТ-инфраструктуры. 14.2 Описание ландшафта систем 1С:ERP. Детальное техническое описание ландшафта систем 1С:ERP будет изложено в эксплуатационной документации на фазе Реализации и передано Заказчику. При создании КИС ЗАКАЗЧИК с использованием ПО 1С:ERP используется трёхуровневый ландшафт, предполагающий последовательное выполнение работ на трёх видах систем. Система разработки. Данная система разработки Заказчика предназначена для следующих задач: проведение исследовательских работ, разработка пользовательских программ и отчетов, настройка и конфигурирование системы, предварительное тестирование. Все работы по исследованию, разработке, настройке, переносам запросов, тестированию и т.д. в системе разработки ведет проектная группа и ЗАКАЗЧИК. Сотрудники ПОДРЯДЧИКА в системе имеют те же полномочия что и проектная команда Заказчика. Стр. 57 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Перенос запросов в систему контроля качества осуществляет группа администрирования в соответствии с утверждённым регламентом. Система контроля качества. Система контроля качества предназначена для: окончательного тестирования настроек и разработок из системы разработки перед переносом в продуктивную систему, обучение конечных пользователей. Проектная группа от имеет доступ в систему контроля качества в режиме просмотра. Все работы по тестированию, обучению и т.д. в системе контроля качества ведет проектная группа ЗАКАЗЧИК. Перенос запросов в систему продуктивной эксплуатации осуществляет группа администрирования в соответствии с утверждённым регламентом. Система продуктивной эксплуатации. В системе продуктивной эксплуатации производится продуктивная эксплуатация системы сотрудниками ЗАКАЗЧИК. Система оперирует настоящими рабочими данными ЗАКАЗЧИК. Все работы в продуктивной системе выполняются силами ЗАКАЗЧИК. Проектная группа от ЗАКАЗЧИК имеет доступ в продуктивную систему в режиме просмотра. Ответственность за продуктивную систему несет ЗАКАЗЧИК. 15 Критерии успешности проекта В ходе выполнения проекта наряду с регулярными процедурами контроля качества, которые выполняются при выполнении всех проектных работ и в период завершения фаз, отдельное внимание уделяется процессу оценки успешности проекта. Успешность проекта можно оценить по выполнению каждой из фаз работ, в части промежуточных результатов. Главным образом оценка успешности проекта должна быть дана на этапе интеграционного тестирования системы и уточнена на фазе опытно-промышленной эксплуатации. 15.1 Принципы оценки результатов фаз проектирования и реализации системы. Оценка результатов выполнения фаз проекта создания КИС «ЗАКАЗЧИК» подчиняется следующим принципам: Результаты проекта должны быть соотнесены с целями проекта и показателями запланированными в договоре на выполнение работ; Результаты проекта оцениваются в комплексе в целях определения возможности перехода к следующей фазе; Результаты оцениваются по отдельным параметрам, характеризующим отдельные ключевые компоненты для промышленной эксплуатации Стр. 58 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА целевых процессов (процессы, ресурсы, данные, автоматизация, управление и пр.), в целях поиска и скорейшего устранения слабых мест в целевых процессах; Результаты фазы реализация эксплуатации оцениваются, исходя из объективной статистики, полученной в ходе выполнения работ по интеграционному тестированию реализованной системы. 15.2 Принципы оценки результатов опытно-промышленной эксплуатации Оценка результатов работы КИС «ЗАКАЗЧИК» в режиме промышленной эксплуатации подчиняется следующим принципам: опытно- Результаты опытно-промышленной эксплуатации соотнесены с целями проекта при их оценке; Результаты опытно-промышленной эксплуатации оцениваются в комплексе в целях определения возможности перехода к промышленной эксплуатации целевых бизнес-процессов; Результаты опытно-промышленной эксплуатации оцениваются по отдельным параметрам, характеризующим отдельные ключевые компоненты для промышленной эксплуатации целевых процессов (процессы, ресурсы, данные, автоматизация, управление и пр.), в целях поиска и скорейшего устранения слабых мест в целевых процессах; Результаты опытно-промышленной эксплуатации оцениваются, исходя из объективной статистики, полученной в ходе ОПЭ. должны быть 15.3 Метрики оценки Метрики оценки, равно как и метрики приближения к их достижению, представлены в виде набора показателей. 15.3.1 Качество реализованной функциональности Показатель «Качество реализованной функциональности» оценивает программное обеспечение разработанной автоматизированной информационной системы с точки зрения наличия в нем программных и алгоритмических ошибок. Основным параметром, характеризующим показатель, является количество инцидентов у пользователей, возникших в ходе опытной эксплуатации процессов, по результатам анализа отнесенных к ошибкам в реализованном программном обеспечении. Параметром для соотнесения, характеризующим показатель, является общее количество экземпляров процессов, осуществленных (в т.ч. с инцидентами) пользователями в ходе интеграционного теста или ОПЭ. Данный показатель может быть вычислен как по каждому отдельному процессу, так и как интегральный по всем процессам, входящим в объем тестирования и ОПЭ. Стр. 59 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Измерение качества реализованной функциональности требует сбора данных на протяжении всей опытно-промышленной эксплуатации или ее части. Длительность сбора данных для вычисления индекса не должна быть меньше 1 рабочей недели. Принимается во внимание допущение, что большинство не обнаруженных в ходе функционального тестирования ошибок программного обеспечения будут обнаружены и устранены в ходе ОПЭ на начальном ее этапе, после чего программное обеспечение придет в стабильный режим эксплуатации и индекс качества ПО как по отдельным процессам, так и интегральный, будет максимально приближен к конечному, при котором функции эксплуатации ПО должны быть переданы службе поддержки. Показатели оценки качества реализованной функциональности по результатам интеграционного тестирования и ОПЭ определяются по данным протоколов интеграционного тестирования и за последние 2 недели опытно-промышленной эксплуатации. 15.3.2 Полнота (объем) реализованной функциональности Показатель «Полнота реализованной функциональности» оценивает программное обеспечение разработанной автоматизированной информационной системы с точки зрения достаточности реализованной функциональности для информационной поддержки эксплуатируемых бизнеспроцессов. Основным параметром, характеризующим показатель, является количество инцидентов у пользователей, возникших в ходе опытной эксплуатации, по результатам анализа отнесенных к новым требованиям эксплуатируемых процессов или к необеспеченной автоматизированными процессами хозяйственной деятельности в объеме интеграционного тестирования и последующей ОПЭ. Параметром для соотнесения, характеризующим показатель, является общее количество экземпляров процессов, осуществленных (в т.ч. с инцидентами) пользователями в ходе интеграционного тестирования и последующей ОПЭ. Данный показатель может быть вычислен как по каждому отдельному процессу, так и как интегральный по всем процессам в объеме интеграционного тестирования и последующей ОПЭ. Измерение качества реализованной функциональности требует сбора данных на протяжении всей опытной эксплуатации или ее части. Длительность сбора данных для вычисления индекса не должна быть меньше 1 рабочей недели. Принимается во внимание допущение, что нетрудоемкая часть новых требований или необеспеченной функциональности может быть реализована в ходе подготовки к ОПЭ на начальном ее этапе, после чего автоматизированные процессы приходят в стабильный режим эксплуатации и индекс полноты ПО как по отдельным процессам, так и интегральный, будет максимально приближен к конечному, при котором функции эксплуатации и развития ПО должны быть переданы службе поддержки. Стр. 60 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Показатели целях оценки полноты реализованной функциональности по результатам интеграционного тестирования и ОПЭ вычисляются по данным за последние 2 недели опытной эксплуатации. 15.3.3 Готовность пользователей Показатель «Готовность пользователей» оценивает возможности сотрудников компании выполнять свои функциональные обязанности в новых автоматизированных бизнес-процессах с точки зрения понимания процессов, владением знаний об информационной системе в целом и своих функций по работе в ней в частности, общей пользовательской грамотности и способности работать в системе. Основным параметром, характеризующим показатель, является количество инцидентов у пользователей, возникших в ходе опытной эксплуатации процессов, по результатам анализа отнесенных к пользовательским ошибкам и недочетам в информированности пользователя. Параметром для соотнесения, характеризующим показатель, является общее количество экземпляров процессов, осуществленных (в т.ч. с инцидентами) пользователями в ходе ОПЭ. Данный показатель может быть определён как по каждому отдельному процессу, так и как интегральный по всем процессам в объеме ОПЭ. Измерение готовности пользователей требует сбора данных на протяжении всей опытной эксплуатации или ее части. Длительность сбора данных для определения показателя не должна быть меньше 2 рабочих недель. Принимается во внимание допущение, что для обеспечения оптимальной готовности пользователя необходима практика работы с системой, и готовность пропорциональна этому опыту. Для пользователей, чья готовность не повышается с наработкой часов в системе, необходимо подходить в частном порядке и выяснять причины отсутствия прогресса отдельно. В среднем по всем пользователям можно считать, что опыта работы с системой на протяжении половины срока опытной эксплуатации должно хватить для начала осуществления хозяйственных операций с применением системы на достаточно эффективном уровне. Показатели в целях оценки готовности пользователей по результатам ОПЭ определяются по данным за последние 2 недели опытной эксплуатации. 15.3.4 Качество НСИ и начальных данных Показатель «Качество НСИ и начальных данных» оценивает начальные данные в автоматизированной информационной системе с точки зрения наличия в них ошибок, неточностей, нехватки данных, их неконсистентности. Основным параметром, характеризующим показатель, является количество инцидентов у пользователей, возникших в ходе опытной эксплуатации процессов, по результатам анализа отнесенных к ошибкам в начальных данных. Параметром для соотнесения, характеризующим показатель, является общее количество экземпляров процессов, осуществленных (в т.ч. с инцидентами) Стр. 61 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА пользователями в ходе ОЭ. Данный показатель может быть определён как по каждому отдельному процессу, так и как интегральный по всем процессам в объеме ОПЭ. Измерение качества НСИ и начальных данных требует сбора данных на протяжении всей опытной эксплуатации или ее части. Длительность сбора данных для определения показателя не должна быть меньше 2 рабочих недель. Принимается во внимание допущение, что при обнаружении некорректных начальных данных в системе пользователями или службой поддержки опытной эксплуатации производится их уточнение и корректировка непосредственно в системе, с продолжительностью работы системы в промышленном режиме количество некорректных начальных данных сокращается, и их влияние на текущие процессы уменьшается. Показатели в целях оценки качества НСИ и начальных данных по результатам ОЭ определяются по данным за последние 2 недели опытной эксплуатации. 15.3.5 Готовность инфраструктуры Показатель «Готовность инфраструктуры» оценивает аппаратную и общесистемную инфраструктуру, обеспечивающую функционирование разработанного бизнес-приложения, с точки зрения его надежности и отказоустойчивости. Основным параметром, характеризующим показатель, является относительное время доступности системы для пользователей которое может быть вычислено как общее рабочее время пользователей за вычетом времени недоступности сервисов автоматизированной системы, но без учета регламентированных периодов недоступности в рабочее время для проведения операций технической поддержки параметром для соотнесения, характеризующим показатель, является общее рабочее время. Данный показатель вычисляется по формуле: Время недоступности будет измеряться как техническими средствами администрирования, так и путем анализа инцидентов, поступивших от пользователей, которые могут быть связаны с недоступностью инфраструктуры по результатам анализа. Рабочее время пользователей будет измеряться с начала до конца рабочего дня производственного календаря ЗАКАЗЧИК в объеме опытной эксплуатации. Время проведения технического сопровождения будет измеряться с момента, указанного в извещении пользователей о недоступности системы в связи с ее техническим обслуживанием, до момента, указанного в извещении пользователей о восстановлении доступности системы. Измерение индекса доступности требует сбора данных на протяжении всей опытной эксплуатации, и показатель вычисляется за весь ее срок. Стр. 62 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 15.4 Критерии успешности проведения тестирования и проекта в целом интеграционного Критерии успешности проведения опытной эксплуатации следующие. Интегральный индекс качества разработанной функциональности должен быть выше или равен 95%. Все ошибки программного обеспечения устранены до завершения ОПЭ. Интегральный индекс полноты разработанной функциональности должен быть выше или равен 90%. Все новые требования к программному обеспечению и разрывы функциональности задокументированы и предварительно оценены по срокам и трудозатратам к завершению ОПЭ. По всем пользовательским ошибкам должны быть проведены разъяснения пользователям, по необходимости доработана пользовательская документация, по необходимости проведено дополнительное обучение пользователей. Интегральный индекс готовности пользователей должен быть выше или равен 80%. Интегральный индекс качества НСИ и начальных данных должен быть выше или равен 70%. Индекс готовности инфраструктуры должен быть выше или равен 98%. Стр. 63 из 78 Приложение 1. Матрица коммуникаций Исполнителем с Заказчиком Отправитель Получатель Управляющий комитет ЗАКАЗЧИК Руководитель проекта Руководитель функциональной группы 1. Ежемесячный отчёт о статусе проекта Руководитель проекта ЗАКАЗЧИК Руководитель рабочей группы ЗАКАЗЧИК 1. Еженедельный отчет о ходе выполнения проекта; 2. Детализированный план-график проекта; 3. Повестка совещания для Управляющего комитета (за 5 дней до начала совещания); 4. Устав проекта; 5. Повестка для проведения еженедельных совещаний по проекту; 6. Требования к проектному офису; 7. План обучения сотрудников проектной команды; 8. План семинаров с ИТспециалистами, сопровождающими ПО; 9. План семинаров по уточнению требований; 10. Окончательный функциональный и интеграционный объем проекта. 11. Концептуальный проект. 1. Копия еженедельного отчета о ходе выполнения проекта; 2. Копия детализированного планграфика проекта; 3. Запросы на предоставление информации; 4. Устав проекта; 5. План обучения сотрудников проектной команды; 6. План семинаров с ИТспециалистами, сопровождающими ПО; 7. План семинаров по уточнению требований; 8. Концептуальный проект. 9. Требования к технической инфраструктуре; 10. Протокол установки ПО 1С:ERP; 11. Альбом выходных и отчетных форм с описанием. 12. Технические задания на разработку 1. Запросы на предоставление информации; 2. Проектное решение по реализации бизнес-процесса в системе. 3. Спецификации (ТЗ) на разработку в системе недостающей функциональности. Руководитель функциональной группы ЗАКАЗЧИК 1. Опросный лист для интервью (за 3 дня до начала интервью); 2. Копия отчета о проведенном интервью; 3. Детализированные требования к бизнеспроцессу Ключевой пользователь ЗАКАЗЧИК Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 4. Проектное решение по реализации бизнес-процесса в системе. 5. Спецификация на разработку в системе недостающей функциональности. 6. Сценарии тестирования Консультант 1. Отчет о проведенном интервью Стр. 65 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Приложение 2. Матрица коммуникаций Заказчика с Исполнителем Отправитель Получатель Руководитель проекта Руководитель проекта ЗАКАЗЧИК 1. Согласованные в установленный срок документы по проекту или перечень замечаний к ним; 2. План развертывания технической инфраструктуры. 3. Протокол тестирования предлагаемых проектных решений. Руководитель рабочей группы ЗАКАЗЧИК 1. Протоколы обучения сотрудников проектной команды по каждому направлению. 2. Протоколы семинаров с ИТ специалистами, сопровождающими ПО. Руководитель функциональной группы ЗАКАЗЧИК Руководитель функциональной группы Консультант 1.Согласованные в установленный срок документы по проекту или перечень замечаний к ним; 2. Методологии, стандарты и регламенты по бизнес-процессу, отчеты и формуляры Ключевой пользователь функциональной группы Стр. 66 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Приложение 3. Матрица коммуникаций в проектной команде Заказчика Управляющий комитет ЗАКАЗЧИК Управляющий комитет ЗАКАЗЧИК Руководитель проекта ЗАКАЗЧИК Руководителя рабочей группы ЗАКАЗЧИК Руководитель проекта ЗАКАЗЧИК Зам. руководителя проекта ЗАКАЗЧИК Руководитель функциональной группы ЗАКАЗЧИК 1. Запрос на предоставление информации. 2. Запрос на согласование документов по проекту. 1. Запрос на предоставление информации. 2. Запрос на согласование документов по проекту. Ключевой пользователь функциональной группы 1. Утвержденные проектные документы. 2. Запрос на предоставление информации по проекту. 1. Запрос на проведение совещания по проекту с повесткой совещания; 2. Еженедельный отчет о ходе выполнения проекта; 1. Согласованные в установленный срок документы. 2. Запрашиваемая информация по проекту. 3. План развертывания технической инфраструктуры. 4. Протокол тестирования предлагаемых проектных решений. 1. Запрос на предоставление информации. 2. Запрос на согласование документов по проекту. Стр. 67 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Руководитель функциональной группы ЗАКАЗЧИК Ключевой пользователь функциональной группы 1. Согласованные в установленный срок документы. 2. Запрашиваемая информация по проекту. 1. Согласованные в установленный срок документы. 2. Запрашиваемая информация по проекту. 1. Запрос на предоставление информации. 2. Детализированные требования к процессу. 3. Проектное решение по реализации бизнес-процесса в системе. 1. Запрашиваемая информация по проекту. 2. Согласованные документы по проекту. Стр. 68 из 78 Приложение 4. Регламент согласования проектной документации № задачи Документы, результаты работ Макс. срок Макс. срок Макс. срок согласования согласования согласования Итерация 1 Итерация 2 Итерация 3 1. Фаза. Подготовка проекта 1.1. Устав проекта (включая: Организационная структура проекта; Роли и обязанности участников проекта; Перечень стандартов и процедур ведения проекта; Перечень проектной документации и организация хранилища проектной документации; Регламент утверждения проектных документов; Описание инфраструктуры проекта; Критерии успешности проекта 5 3 2 1.2. План-график проекта 5 3 1 1.3. Стратегия развертывания функционала Системы 3 1 - 1.4. Требования к рабочей среде для проектной группы 1 1 - 1.5. Регламент проведения и описания интервью 2 1 - 1.6. Регламент описания бизнес-процессов 2 1 - 1.7. Шаблоны проектной документации: Шаблон проектного решения; Шаблон технического задания; Шаблон оформления интервью Шаблон сценария тестирования Шаблон инструкции пользователя 2 1 - 1.8. Приказ о начале выполнения проекта, включая назначение сотрудников в проектную группу 3 1 - 1.9. Протокол совещания Управляющего комитета 3 1 - 1.10. Протокол совещания проектной группы 2 1 - 1.11. Протокол о создании рабочей среды для проектной группы 2 1 - 1.12. Уточненный план-график проекта на следующую фазу 3 1 - 1.13. Отчёт о выполнении работ по этапу с приложение ведомости переданной Заказчику проектной документации. 3 1 - 2. 2.1. Фаза. Концептуальное проектирование План проведения интервью. Анкеты для проведения интервью (опционально). 3 3 - 2.2. Документированные результаты интервью 3 2 - Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА № задачи Документы, результаты работ Макс. срок Макс. срок Макс. срок согласования согласования согласования Итерация 1 Итерация 2 Итерация 3 2.3. План и программа обучения 3 3 - 2.4. Протокол об инсталляции программной среды разработки 3 1 - 2.5. Табличное описание отклонений действующих бизнес-процессов от моделей процессов информационной системы (опционально) 3 3 - 2.6. Документ "Аналитическая записка о внесении изменений в текущие бизнеспроцессы Заказчика и типовые процессы Системы " (опционально) 5 3 1 2.7. Стратегия миграции данных 3 1 - 2.8. Стратегия запуска системы в эксплуатацию 5 3 2 2.9. Проектные решения по бизнес-процессам 5 3 2 2.10. Перечень отчетов, достаточный для осуществления БП «как будет». Образцы форм. 5 3 - 2.11. Проектное решение по бизнес-процессам ведения НСИ 5 3 - 2.12. Перечень требуемых разработок (перечень ТЗ) 3 3 1 2.13. Проектное решение по интеграции КИС с внешними системами 5 3 - 2.14. Концепция ролей и полномочий 5 3 - 2.15. Концептуальный проект (в целом) 5 3 2 2.16. Протоколы совещаний ПГ, Управляющего комитета и семинаров с владельцами бизнес-процессов 2 1 - 2.17. Уточненный план-график проекта на следующую фазу 2 2 - 2.18. Отчёт о выполнении работ по этапу с приложение ведомости переданной Заказчику проектной документации. 3 1 - 3. Фаза. Разработка (Реализация) 3.1. Регламент администрирования базиса 3 1 - 3.2. ТЗ на разработку расширений функционала 3 2 - 3.3. ТЗ на разработку отчетов и формуляров 3 2 - 3.4. ТЗ на разработку интерфейсов КИС с внешними системами 3 2 - 3.5. ТЗ на разработку интерфейсов внешних систем с КИС 3 2 - Стр. 70 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА № задачи Документы, результаты работ Макс. срок Макс. срок Макс. срок согласования согласования согласования Итерация 1 Итерация 2 Итерация 3 3.6. Требования к формату и содержимому для загрузки данных для локального тестирования 3 1 - 3.7. ТЗ на разработку механизмов загрузки НСИ и начальных остатков 3 2 - 3.8. Протоколы настроек и разработок 3 1 - 3.9. План проведения локального тестирования с указанием объема данных для тестирования и состава участников Перечень сценариев тестирования 3 1 - 3.10. Сценарии локального тестирования 3 2 - 3.11. Протокол локального тестирования 3 2 - 3.12. Протокол устранения замечаний по результатам локального тестирования 3 2 - 3.13. План проведения интеграционного тестирования с указанием объема данных для тестирования и состава участников Перечень сценариев тестирования. 3 2 - 3.14. Сценарии интеграционного тестирования 3 1 - 3.15. Протокол интеграционного тестирования 3 2 - 3.16. Протокол устранения замечаний по результатам интеграционного тестирования (опционально) 3 2 - 3.17. Уточненный план-график проекта на следующую фазу 2 2 - 3.18. Отчёт о выполнении работ по этапу с приложение ведомости переданной Заказчику проектной документации. 3 1 - 4. Фаза. Подготовка к эксплуатации 4.1. Инструкции пользователя 3 3 - 4.2. Программа опытно-промышленной эксплуатации (ОПЭ): Состав и объем данных, перечень сценариев, участники, условия началаокончания ОПЭ, критерии оценки и приемки результатов ОПЭ 4 3 - 4.3. Требования к содержимому данных для ОПЭ 3 1 - 4.4. Протоколы о загрузке НСИ 3 1 - 4.5. Перечень пользователей ОПЭ, роли и полномочия 5 3 - 4.6. Регламент поддержки во время эксплуатации 3 3 - 4.7. Протокол о выполнении обучения 3 1 - Стр. 71 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА № задачи Документы, результаты работ Макс. срок Макс. срок Макс. срок согласования согласования согласования Итерация 1 Итерация 2 Итерация 3 пользователей ОПЭ 4.8. Регламент обслуживания и архивирования системной среды 3 1 - 4.9. Акт готовности Системы к опытной эксплуатации 5 3 1 4.10. Отчёт о выполнении работ по этапу с приложение ведомости переданной Заказчику проектной документации. 3 1 - 5. Фаза. Опытно-промышленной эксплуатации 5.1. Протокол загрузки данных 3 1 - 5.2. Протокол замечаний по результатам ОПЭ 3 1 - 5.3. Протокол устранения критических замечаний по результатам опытнопромышленной эксплуатации 3 1 - 5.4. Отчёт о выполнении работ по этапу с приложение ведомости переданной Заказчику проектной документации. 3 1 - 6. Фаза. Подготовка проекта к тиражированию 6.1. Устав проекта (расширенная версия) План-график проекта 5 3 2 5 3 1 5 3 - 6.4. План и программа обучения Отчёт о выполнении работ по этапу с приложение ведомости переданной Заказчику проектной документации. 3 1 - 7. Фаза. Проектирование расширений системы для тиражирования 7.1. План проведения интервью. Анкеты для проведения интервью (опционально). 2 1 - 7.2. Документированные результаты интервью 2 1 - 7.3. Аналитическая записка о внесении изменений в текущие бизнес-процессы Заказчика и типовые процессы Системы; 5 3 1 7.4. Проектные решения по бизнес-процессам 5 3 2 7.5. Стратегия миграции данных 3 1 - 7.6. Стратегия запуска системы в эксплуатацию 5 3 2 7.7. Концепция ролей и полномочий 5 3 - 7.8. Отчёт о выполнении работ по этапу с приложение ведомости переданной Заказчику проектной документации. 3 1 - 6.2. 6.3. Стр. 72 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА № задачи 8. 8.1. Документы, результаты работ Фаза. Реализация расширений системы для тиражирования Протоколы настроек и разработок Макс. срок Макс. срок Макс. срок согласования согласования согласования Итерация 1 Итерация 2 Итерация 3 3 1 - 8.2. План проведения локального тестирования расширений системы с указанием объема данных для тестирования и состава участников Перечень сценариев тестирования расширений системы 3 1 - 8.3. Сценарии локального тестирования расширений системы 3 2 - 8.4. Протокол локального тестирования 3 2 - 8.5. Протокол устранения замечаний по результатам локального тестирования 3 2 - 8.6. План проведения интеграционного тестирования с указанием объема данных для тестирования и состава участников Перечень сценариев тестирования. 3 2 - 8.7. Сценарии интеграционного тестирования 3 1 - 8.8. Протокол интеграционного тестирования 3 2 - 8.9. Протокол устранения замечаний по результатам интеграционного тестирования (опционально) 3 2 - 8.10. Уточненный план-график проекта на следующую фазу 2 2 - 8.11. Отчёт о выполнении работ по этапу с приложение ведомости переданной Заказчику проектной документации. 3 1 - 9. Фаза. Подготовка к тиражированию Инструкции пользователя 3 3 - 3 3 - 3 3 - 3 1 - 9.1. 9.2. Протокол готовности к опытнопромышленной эксплуатации 10. Фаза. Опытно-промышленная эксплуатация на объекте тиражирования Протокол результатов опытнопромышленной эксплуатации 10.1. 10.2. Отчёт о выполнении работ по этапу с приложение ведомости переданной Заказчику проектной документации. Стр. 73 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Приложение 5 Форма отчета о статусе проекта Отчет о статусе проекта Код проекта Из реестра Наименование проекта Руководитель проекта от Заказчика Дата старта проекта Ближайшая контрольная проекта Отчетный период неделя Из реестра ФИО Руководитель проекта ФИО Дата Плановая окончания Наименование и результат этапа проекта, дата точка контроля и контролирующий орган или лицо % выполнения календарного плана: Общий статус: 1.1 Выполнены задачи по плану проекта за отчетный период Сделано … Отметка о выполнении (Да/Нет) 1.2 Выполнены внеплановые задачи за отчетный период Отметка о выполнении (Да/Нет) 2 Описание текущих проблем Дата / рисков выявления Мероприятия по решению 3.1 Задачи по плану проекта на предстоящий период Сделать … 3.2 Внеплановые задачи на предстоящий период Дата согласно плану Контрольная дата Стр. 74 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Приложение 6 Форма отчета о статусе проекта для УК Отчет о статусе проекта для Управляющего комитета Отчетный период Руководитель Руководитель проекта проекта ЗАКАЗЧИК месяц ФИО ФИО Наименование проекта Из реестра Руководитель УК ФИО, подразделение Дата старта проекта Дата Плановая окончания Ближайшая Наименование и результат этапа проекта, дата контрольная точка контроля и контролирующий орган или лицо проекта % выполнения календарного плана: 1.1 Выполнены задачи по плану проекта Общий статус: Дата Сделано … 1.2 Задачи в процессе выполнения Плановая дата 1.3 Задачи критического пути с высоким приоритетом Плановая дата или риском невыполнения 2 Описание текущих проблем Дата / рисков проекта выявления 3. Описание текущих проблем / рисков по подсистемам 3.1.Подсистема «_______» Владелец подсистемы Мероприятия по решению Предложение Плановая дата по решению принятия решения Стр. 75 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА 3.1.1. 3.2.Подсистема «_______» 3.2.1. 3.3.Подсистема «_______» 3.3.3. 3.4.Подсистема «_______» 4. Перечень вопросов для согласования на УК 4.1. Утверждение плана графика от _______. 4.2. Внесение изменений в функциональный объём подсистемы « » процесс « » 4.3. Инициатор Предложение по решению Утвердить Приложение: 1. План-график работ. Стр. 76 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Приложение 7 Состав участников проекта создания и внедрения КИС ЗАКАЗЧИК Состав участников проекта создания и внедрения КИС ЗАКАЗЧИК ОАО «ЗАКАЗЧИК» Роль на проекте Должность ФИО Руководитель управляющего комитета Владелец подсистем управления процессами продаж, управления процессами закупки Владелец подсистем управления финансовыми потоками, управления затратами, управления бухгалтерским учетом Владелец подсистемы управления процессами транспортировки и перевалки Руководитель проекта от ОАО «ЗАКАЗЧИК» Руководитель функциональной группы «Маркетинг и заключение сделок» Ключевой пользователь Ключевой пользователь Генеральный директор Савицкий Сергей Радионович Ключевой пользователь Руководитель функциональной группы «Управление экспортными продажами» Ключевой пользователь Ключевой пользователь Руководитель функциональной группы «Управление закупками и переработкой» Ключевой пользователь Руководитель функциональной группы «Управление транспортировкой и перевалкой» Ключевой пользователь Ключевой пользователь Зам.генерального директора по коммерческим вопросам Зам.генерального директора по финансовым и экономическим вопросам Начальник управления экспортных продаж Руководитель управления обеспечения деятельнсостью Начальник отдела маркетинга Специалист отдела маркетинга Руководитель группы продвижения ТОВАРОВ на рынках зарубежных стран Специалист группы продвижения ТОВАРОВ на рынках зарубежных стран Начальник отдела экспортных продаж Ведущий специалист отдела экспортных продаж Ведущий специалист отдела экспортных продаж Начальник отдела переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Заместитель начальника отдела переработки сырья и продаж на внутреннем рынке Начальник отдела транспортировки и перевалки ТОВАРОВ Ведущий специалист по таможенному оформлению отдела транспортировки и перевалки ТОВАРОВ Ведущий специалист отдела транспортировки и перевалки ТОВАРОВ Стр. 77 из 78 Проект создания и внедрения КИС на базе ПО 1C:ERP УСТАВ ПРОЕКТА Ключевой пользователь Руководитель функциональной группы «Управления финансовыми потоками» Ключевой пользователь Ключевой пользователь Руководитель функциональной группы «Управление затратами» Ключевой пользователь Ключевой пользователь Руководитель функциональной группы «Управление бухгалтерским учетом РБ» Ключевой пользователь Специалист отдела транспортировки и перевалки ТОВАРОВ Начальник финансового отдела Ведущий экономист Экономист 2-й категории Начальник экономического отдела Экономист 2-й категории Экономист Главный бухгалтер Зам. гл. бухгалтера Ключевой пользователь Ведущий бухгалтер Ключевой пользователь Ведущий бухгалтер Ключевой пользователь Бухгалтер 2-й категории Ключевой пользователь Ключевой пользователь Бухгалтер 1-й категории Ключевой пользователь Начальник группы Ключевой пользователь Ведущий специалист Ключевой пользователь Ведущий специалист Руководитель рабочей группы Начальник отдела ИТ Член рабочей группы Консультант по управлению финансами и бухучёту Член рабочей группы Консультант по закупкам, продажам и логистике Член рабочей группы Администратор систем Инженер-программист Ведущий инженер-программист Инженер-программист II категории Стр. 78 из 78
