МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ И.Т. ТРУБИЛИНА» Факультет прикладной информатики Кафедра системного анализа и обработки информации КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Теория систем и системный анализ» на тему «Системный анализ процессов подсистемы бухгалтерского учета и оценка организационных структур объекта исследования (на материалах ООО “Шоколадница”)». Направление подготовки 09.03.03 «Прикладная информатика» Направленность «Менеджмент проектов в области информационных технологий, создание и поддержка информационных систем» Выполнила: Куприянова Влада Михайловна Студентка группы ПИ2003 Руководитель: доцент Кузьмина Э.В. Дата защиты____________________ Оценка ________________________ _______________ Кузьмина Э.В. Краснодар 2022 РЕФЕРАТ Пояснительная записка к курсовой работе содержит: 42 страницы, 28 рисунков, 1 таблица, 10 использованных источников. Ключевые слова: СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ, ООО «ШОКОЛАДНИЦА», ДЕКОМПОЗИЦИЯ, IDEF0, DFD, IDEF3, ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА, ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ, ДЕРЕВО ЦЕЛЕЙ И ФУНКЦИЙ. Объектом исследования является ООО “Шоколадница”. Цель работы – системный анализ бизнес-процессов и организационных структур ООО “Шоколадница”. Совершенствование организационной структуры предприятия на основе использования методов системного анализа. Результаты работы: 1. Проведен анализ предприятия; 2. Построена организационная структура; 3. Разработаны функционально-структурные модели AS-IS и TO-BE; 4. Составлены деревья целей и функций для существующей структуры и альтернативной; 5. Разработаны альтернативные организационные структуры; 6. Проведена оценка организационных структур. Содержание ВВЕДЕНИЕ .......................................................................................................................... 4 1.АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ И ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ .................. 5 1.1 Теоретические аспекты системного анализа .............................................................. 5 1.2 Краткая характеристика объекта исследования. ........................................................ 7 1.3 Разработка функционально-структурной модели AS-IS. .......................................... 9 2. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ..................... 23 2.1. Построение дерева целей и функций существующей системы управления ........ 23 2.2 Разработка усовершенствованного дерева целей и функций ................................. 25 2.3. Разработка функционально-структурной модели TO-BE ...................................... 27 3.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ И ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР ..... 34 3.1Обзор существующих методик оценки организационных структур ...................... 34 3.2Разработка альтернативных вариантов организационных структур ...................... 35 3.3 Оценка организационных структур ........................................................................... 38 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ................................................................................................................. 41 СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ............................................................... 42 ВВЕДЕНИЕ Основным видом деятельности объекта исследования является деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания. Предприятие общественного питания – это предприятие, выполняющее функции по изготовлению, реализации и организации потребления кулинарной продукции и предоставлению услуг. Основными нормативными предприятий общественного документами, питания, регулирующими являются: Закон «О деятельность защите прав потребителей» и Федеральным законом «О качестве и безопасности пищевых продуктов». Все предприятия общественного питания по характерным отличиям можно разделить по типам: ресторан, кафе, бар, столовая. Рестораны также делятся по классам, которые определяются методом обслуживания и уровнем обслуживания. Например, ресторан быстрого питания (фаст-фуд) имеет иную организацию работы, нежели ресторан класса люкс. В России вне зависимости от типа предприятия быстрого питания, они обязаны соответствовать ГОСТ 303892013 «Услуги общественного питания. Предприятия общественного питания. Классификация и общие требования». Кофейня - подвид кафе, гастрономическое заведение, место для встреч и общения, где подают напитки и десертные блюда: кофе, торты, мороженое, зелёный и чёрный чай, соки, а также газированные и алкогольные напитки. В ходе курсовой работы будет проделана следующая работа: 1. Будут рассмотрены теоретические аспекты системного анализа; 2. Кратко охарактеризован объект исследования; 3. Разработана функционально-структурная модель AS-IS; 4. Построено дерево целей и функций существующей системы управления; 5. Разработано усовершенствованное дерево целей и функций; 6. Разработана функционально-структурная модель TO-BE; 7. Построены альтернативные варианты организационной структуры; 8. Произведена оценка организационных структур. 4 1.АНАЛИЗ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ И ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 1.1 Теоретические аспекты системного анализа Системный анализ — это научно-методологическая дисциплина, которая изучает принципы, методы и средства исследования сложных объектов посредством представления их в качестве систем и анализа этих систем. Таким образом, в системном анализе любой объект рассматривается с учётом его системного характера, то есть не как единое целое, а как комплекс взаимосвязанных составных элементов, их свойств и процессов. Системный искусственных анализ систем применяется, главным (социальных, образом, экономических, к исследованию организационных, технических, человеко-машинных и тому подобных), причём в таких системах важная роль принадлежит деятельности человека. Наиболее широкое распространение системный анализ получил в теории и практике управления — при выработке, принятии и обосновании решений, связанных с проектированием, созданием и управлением сложными, многоуровневыми и многокомпонентными искусственными системами. Система – множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. Простое и наглядное определение, в котором подчеркивается единство трех составляющих системы: элементов, связей, операций. Методология включает определения используемых понятий и принципы системного подхода. Элемент – некоторый объект (материальный, энергетический, информационный), который имеет ряд важных для нас свойств, но внутреннее строение (содержание) которого безотносительно к цели рассмотрения. Связь – важный для целей рассмотрения обмен между элементами, веществом, энергией, информацией. 5 Сложная система – система, которая состоит из элементов разных типов и обладает разнородными связями между ними. В качестве примера можно привести бумагоделательную машину, состоящую из нескольких взаимосвязанных составных частей. Структура системы – расчленение системы на группы элементов с указанием связей между ними, неизменное на все время рассмотрения и дающее представление о системе в целом. Расчленение может иметь материальную, функциональную, алгоритмическую и другую основу. Декомпозиция системы – расчленение системы на ряд менее сложных подсистем, что позволяет снижать уровень сложности исследований. Обычно легче исследовать несколько более простых подсистем, чем одну сложную систему. Иерархия – структура с наличием подчиненности, т.е. неравноправных связей между элементами, когда воздействие в одном из направлений оказывает гораздо большее влияние на элемент, чем в другом. Понятие «система» предусматривает границу между некоторым ограниченным множеством элементов. Элементы, которые остались за пределами границы, образуют множество, называемое внешней средой. Всякая система может рассматриваться, с одной стороны, как подсистема более высокого порядка (надсистемы), а с другой, – как надсистема системы низшего порядка. Функциональность – это проявление отдельных свойств (функций) системы при взаимодействии с внешней средой. Структура системы – это способ существования системы и выражения ее функции. Целостность – это выражение внутреннего единства объекта, наличия всех необходимых элементов со связями между ними, относительной автономности объекта в смысле независимости от окружающей среды. Связи – это элементы, осуществляющие непосредственное взаимодействие между элементами (или подсистемами) системы, а также с элементами и подсистемами окружения. Связи 6 различают по характеру взаимосвязи (прямые и обратные) и по виду проявления (детерминированные и вероятностные). Критерии – признаки, по которым проводится оценка соответствия функционирования системы желаемому результату (цели) при заданных ограничениях. Эффективность системы – соотношения между заданным показателем результата функционирования системы и фактически реализованным. Техническая система имеет стабильно выраженную целевую функцию. Различают простые технические системы, в которых поддержание эффективности осуществляется регулированием процессов, и сложные, в которых эффективность поддерживается регулированием параметров. Функционально-техническая система состоит из трех блоков: вход – процесс – выход. Вход – все, что изменяется при протекании процесса (функционирования системы). Выход – результат конечного состояния процесса. Процесс – переход входа в выход. Вход и выход располагаются на границе системы и выполняют одновременно функции входа и выхода предшествующих и последующих систем. Управление системой связано с понятием прямой и обратной связи ограничениями. 1.2 Краткая характеристика объекта исследования. Ассортимент «Шоколадницы» весьма разнообразен и способен удовлетворить любой, даже самый изысканный вкус. Наряду с прекрасным кофе, сваренным из обжаренных зерен, элитными сортами чая, соками и коктейлями сеть славится своей выпечкой и изысканными десертами. Профессиональные повара кофеен рады предложить более 100 наименований блюд европейской кухни, которые не оставят равнодушными ни одного посетителя. Все блюда эксклюзивны и готовятся по разработанным кондитерами технологиям с использованием только натуральных продуктов. По будням посетители также могут заказать себе бизнес-ланч. Основными видами деятельности кофеен «Шоколадница» являются: 7 организация общественного питания; торгово-закупочная, посредническая деятельность; производство и реализация продуктов питания. Организационная структура кофейни представляет собой иерархическую структуру (см. Рисунок 1.1). В основу структуры управления положен линейный тип руководства и функциональное разграничение обязанностей между работниками. Рисунок 1.1. Организационная структура кофейни Директор занимается стратегическим руководством, представляет интересы предприятия, осуществляет прием и увольнение граждан, привлекаемых к участию в трудовой деятельности, выдает доверенности в соответствии с трудовым законодательством издание приказов и распоряжений и т.д. У него есть три заместителя, которые выдают распоряжения головному отделу, который руководствует всеми отделами. Также имеем отделы работы с персоналом, где есть менеджер по подбору персонала и специалист по кадрам, отдел производства (повар-кондитер, бариста), технический отдел (уборщик и инженер), экономический отдел (экономист, статист) и отдел бухгалтерии. В бухгалтерии осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств, учет поступающих денежных средств, товарно-материальных 8 ценностей, основных средств, контролирует работу и правильное ведение документации. Также осуществляет соблюдение законности при расходовании денежных и материальных ресурсов, блюд и напитков, а так же розничной торговли, составляет рабочие графики, ведет учет рабочего времени сотрудников и планирование отпусков, обеспечивает соблюдение норм техники безопасности, санитарной и противопожарной безопасности. Старший смены организовывает и оперативно контролирует процесс принятия заказов и приготовления напитков, контролирует наличие и заказ необходимых ингредиентов для ежедневной работы бара, осуществляет принятие ежедневных поставок от сторонних поставщиков, контролирует чистоту в зоне бара и работу уборщиц. Бариста принимает заказы у гостей и передает его на кухню, занимается приготовлением напитков, расчетом с гостями, наведением текущего порядка на рабочем месте в зоне бара. Повара занимаются приготовлением блюд и выпечки, контролируют их качество, разрабатывают и внедряют новые рецептуры. Уборщики поддерживают чистоту и порядок в зале и вспомогательных помещениях. 1.3 Разработка функционально-структурной модели AS-IS. Модель AS-IS или модель «как есть» представляет собой модель бизнеспроцессов на момент обследования предприятия и строится с целью понять, как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа. Эта модель строится с целью выявления ошибок и узких мест, а также формулировки предложений по улучшению ситуации. BPwin поддерживает три методологии моделирования: функциональное моделирование (IDEF0), описание бизнес- процессов (IDEF3), диаграммы потоков данных (DFD), каждая из которых решает свои специфические задачи. Последовательно рассматриваются три нотации моделирования, поддерживаемые BPwin: IDEF0, IDEF3 и DFD. 9 Разработка модели начинается с создания ТОР – диаграммы. ТОР-диаграмма описывает деятельность предприятия в целом. Она предусматривает четыре вида граничных стрелок для каждого функционального блока: вход – информация, объекты, документы; выход – измененные информация, объекты, документы; механизмы – различные ресурсы, с помощью которых она может быть выполнена; управление – документы, регламентирующие её выполнение. ТОР диаграмма кофейни представлена на рисунке 1.2. Цели: Создать модель деятельности ООО «Шоколадница». С помощью созданной модели изучить проходящие в ней процессы. Функциональный блок называется «Деятельность ООО «Шоколадница»». Модель описывает работу предприятия, а также, механизмы и правила, необходимые функционирования (см. Рисунок 1.2). Рисунок 1.2 – TOP-диаграмма «Деятельность ООО «Шоколадница»». 10 для её По данным ТОР-диаграммы видно, что в деятельности кофейни входами являются такие объекты, как: Договор об оказании услуг общественного питания; Сырье для изготовления продукции на продажу; Информация об оборудовании – фирма, информация о состоянии и работоспособности; Заявка на закупку сырья для получения сырья от поставщиков, а также Счет-договор на закупку сырья; Информация о клиентах – их пожелания и т.д. Соответственно на выходе получаем такие объекты, как: Бухгалтерская отчетность - итоговый результат работы бухгалтеров и обобщённая информация о финансовом положении компании; Товарная накладная формируется при продаже/покупке сырья или товара; Кассовый чек формируется после приема и оплаты заказа; Уведомления об акциях рассылаются клиентам; Роль управления выполняют внешние документы, регламентирующие деятельность организации, в нашем случае это: правовые, Федеральный закон о пожарной безопасности - определяет общие экономические и социальные основы обеспечения пожарной безопасности; Законы, регулирующие торговую деятельность; Законодательные акты - документы, несущие в себе указания, обязательства юридического характера; Правила оказания услуг общественного питания; Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы. Механизмами выступают: 11 Оборудование; Персонал; Клиенты; Руководители. После создания ТОР-диаграммы производится её декомпозиция, в результате которой получаются 3 блока: основные бизнес-процессы, вспомогательные бизнеспроцессы и бизнес-процессы управления. Основные – процессы, которые непосредственно участвуют в работе организации. Вспомогательные – процессы, которые принимают косвенное участие. Бизнес-процессы управления – процессы, которые реализуют основные функции менеджмента (планирование, прогнозирование, контроль и т.д.). Декомпозиция ТОР-диаграммы кофейни «Шоколадница» показана на рисунке 1.3. Рисунок 1.3. Декомпозиция ТОР-диаграммы кофейни «Шоколадница» 12 В результате декомпозиции мы получаем, что входами блока «Основные бизнес-процессы» является договор об оказании услуг общественного питания, сырье, информация об оборудовании, заявка на закупку сырья и счет-договор поставки сырья. Механизмами этого блока являются клиенты, персонал и оборудование. Выходами из этого блока является произведенная продукция, а также отчетность подразделений и чек проданных товаров, которые вместе с информацией о персонале, информацией о клиентах и конкурентах являются входами блока «Вспомогательные бизнес процессы». К этому блоку относятся механизмы «Персонал» и «Оборудование». На выходе из данного блока получаем товарную накладную и уведомления об акциях, а также аналитическую информацию и проект отчетности, которые являются входами третьего блока «Бизнес-процессы управления». Также его входами является информация о клиентах, а выходом – отчетность организации. Механизмом здесь являются руководители. Элементами управления первого блоков являются Федеральный закон о пожарной безопасности, законы, регулирующие торговую деятельность и законодательные акты, второго законодательные акты, законы, регулирующие торговую деятельность, правила оказания услуг общественного питания и санитарно-эпидемиологические правила и нормативы, третьего – законодательные акты. Далее производится декомпозиция основных бизнес-процессов. Она показана на рисунке 1.4. 13 Рисунок 1.4. Декомпозиция основных бизнес-процессов Составляющими основных бизнес-процессов являются изготовление продукции, хранение продукции и оказание услуг. В первом блоке входами являются счет-договор поставки сырья, информация об оборудовании, заявка на закупку сырья, сырье, элементами управления – законодательные акты, законы, регулирующие торговую деятельность в РФ и федеральный закон о пожарной безопасности, механизмом – персонал, выходами – заявка нового заказа поставщику и непосредственно продукция, которая является входом второго блока. Также на входе во второй блок имеем сырье и информацию об оборудовании, механизмами служат персонал и оборудование, а элементами управления – законодательные акты и законы, регулирующие торговую деятельность в РФ. Выходом данного блока является готовая продукция на продажу, которая вместе с информацией о желаниях клиента являются входами в третий блок. Элементами управления являются законы, 14 регулирующие торговую деятельность РФ и законодательные акты, механизмами являются персонал и клиенты, а выходом – чек проданных товаров. Следующим шагом является декомпозиция вспомогательных бизнес- процессов (см. Рисунок 1.5). Рисунок 1.5. Декомпозиция вспомогательных бизнес-процессов Составными вспомогательных бизнес-процессов являются бухгалтерский учет, управление маркетингом, складское хозяйство и энергетическое хозяйство. Рассмотрим блок «Бухгалтерский учет». Здесь входами являются чек проданных товаров, отчетность подразделений и информация о персонале; механизмом является персонал; элементом управления, как и для остальных рассматриваемых процессов, является законодательные акты. На выходе получаем аналитическую и учетную информацию, проект отчетности, товарную накладную. Далее рассмотрим блок «Управление маркетингом». На входе в этот блок информация о конкурентах, рекламодателях и потенциальных клиентах, на выходе – реклама и уведомления об 15 акциях. Механизмом служит персонал. Следующим блоком является «Складское хозяйство», где входы – это информация об оборудовании и отчетность подразделений, выходы – посуда и инвентарь, механизмы – персонал и оборудование. И наконец, блок «Энергетическое хозяйство», где отчетность подразделений и информация об энергетическом обеспечении – это входы, выход – техническое оснащение, а механизмами, как и в предыдущем блоке, являются оборудование и персонал. Одной из целей моей курсовой работы является анализ бухгалтерского учета рассматриваемой организации, я разобрала этот блок более подробно, соответствующая IDEF0-Диаграмма бухгалтерского учета показана на рисунке 1.6. Рисунок 1.6. IDEF0-Диаграмма «Бухгалтерский учет». Рассмотрим каждый блок. Первым идем «Начисление заработной платы», где входами являются информация о персонале и приходных средствах, механизмом – персонал, а выходами – информация 16 об износе оборудования и систематизированные данные, которые являются в свою очередь входами второго блока - «Проверка полученных отчетов и систематизация данных». Также его входами являются отчетность подразделений и чек проданных товаров, механизмом также является персонал, а выходами – товарная накладная и информация о ресурсах, которая выступает входом в блок «Контроль ресурсов» вместе с информацией о затратах. На выходе имеем отчетность по ресурсам, которая является входом в последний блок «Анализ деятельности кофейни», механизмом для двух этих блоков также является персонал. И наконец, выходами последнего блока являются аналитическая и учетная информация, проект отчетности и информация о задолженностях. Элементом управления всех рассматриваемых процессов выступают законодательные акты. Рассмотрим более подробно подпроцесс «Начисление заработной платы» (см. Рисунок 1.7). Рисунок 1.7. DFD-диаграмма «Начисление заработной платы» 17 Для начала бухгалтеру следует вся нужная информация о сотрудниках из общего списка, затем в настройках программы 1С: предприятие идет настройка таких пунктов как: страховые взносы, кадровые учеты, больничные дни и отпуска. После формируется ведомость на выплату зарплаты в банк, со стороны банка следует одобрение и предоставление средств. После чего происходит выплата сотруднику исходя из всей полученной о нем информации, и данные заносятся в программу 1С:Предприятие. Теперь более подробно рассмотрим блок «Настройка программы», расположенный в этой подсистеме, и проведем его декомпозицию в нотации IDEF3 (см. Рисунок 1.8). Уже зарегистрированный в программе пользователь отдела бухгалтерии, открывает программу 1С: Предприятие. Затем следует создание документа на выдачу заработной платы с наименованием фамилии, имени и отчества сотрудника. В созданном документе заполняются такие данные как: Реквизиты банка; Сумма выплаты; Поле НДФЛ; Поле отпусков. Далее за всей проведенной процедурой следует проведение документа, то есть его сохранение. 18 Рисунок 1.8. Процесс создания документа для выплаты заработной платы в нотации IDEF3 Следующий шаг – рассмотрение процесса «Проверка полученных отчетов и систематизация данных» (см. Рисунок 1.9). 19 Рисунок 1.9. «Проверка DFD-диаграмма полученных отчетов и систематизация данных» Здесь описывается весь процесс, начиная с поиска поставщиков. Организация выставляет требования о компетенции поставщика, взамен чему получает сведения о товаре, то есть его наличии, цене, количестве. Далее происходит согласование сторон в заключении контракта. Для более рационального формирования бюджета следует учет имущества, доходов и расходов организации, на базе чего формируется отчет о приходах и расходах отправляемый в бухгалтерию. Бухгалтерия формирует отчет о движении денежных средств и анализе полученных данных руководителю копании. Далее рассматривается планирование и организация поставок (см. Рисунок 1.10). Так как данными вопросами занимается руководитель фирмы, а средства выделяются бухгалтерией, то в блоках Unit in Work внесены: бухгалтерия и руководитель. Данные заносятся в программу MS Office Word, создается документ, 20 наименование которого «План бюджета». Создается разлиновка страницы и следует заполнение данных, таких полей как: Поставщик; Данные поставщика: реквизиты, контакты, организация; Поле товара: наименование, вид, марка; Поле количество товара; Поле суммы. Далее следует проведение документа, то есть его сохранение и воплощение. Рисунок 1.10. Процесс создания документа «Планирование и организация поставок» в нотации IDEF3 Наконец, перейдем к рассмотрению третьего вида бизнес-процессов - бизнеспроцессы управления (см. Рисунок 1.11). 21 Рисунок 1.11. Декомпозиция бизнес-процессов управления Сюда входит: анализ и планирование, координация и контроль, организация деятельности персонала и согласование и утверждение. Для первого блока «Анализ и планирование» входами являются и информация о клиентах и аналитическая и учетная информация, выходом – план развития организации, который является входом для блока «Координация и контроль» вместе с проектом отчетности. Выходами этого блока являются устав организации и должностные инструкции, которые являются входами блока «Организация деятельности персонала», а также учет деятельности персонала, который является входом последнего блока «Согласование и утверждение». Выходом последнего являются локальные нормативно-правовые акты. Механизмом для всех блоков являются руководители, а элементом управления – законодательные акты 22 2. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ 2.1. Построение дерева целей и функций существующей системы управления Дерево целей и функций — это структурированный иерархический перечень целей организации, в котором цели более низкого уровня подчинены и служат для достижения целей более высокого уровня. Соответственно, наверху находится главная цель организации. Поскольку достижение генеральной стратегической цели организации является достаточно сложной задачей, то производят декомпозицию цели - разложение цели на несколько более мелкие цели, совокупное достижение которых приводит к достижению основной цели. Далее процесс повторяют для каждой более мелкой цели нижнего уровня до тех пор, пока в результате декомпозиции цель не станет достаточно простой. Уровни дерева целей и функций (см. Рисунок 2.1.1 и 2.1.2): 1 Глобальная цель системы. Выделяется главная цель системы, для дерева рассматриваемой организации это предоставление клиентам товаров и услуг. 2. Конечные продукты. Конечными продуктами являются товары и услуги. 3. Пространство инициирования целей. Здесь выделяются три блока: вышестоящие системы, внешняя среда и сама система. К первому блоку относятся федеральный закон о пожарной безопасности, законы, регулирующие торговую деятельность РФ, правила оказания услуг общественного питания и санитарноэпидемиологические правила и нормативы, целью которых является обеспечение выполнения требований. Во втором блоке имеем конкурентов и поставщиков. Здесь целями являются контроль цен на услуги конкурентов и их деятельности и поставка продуктов соответственно. В третьем блоке имеем сферы «Оборудование», где цель – обеспечение работоспособности, «Финансы» с целью сокращения затрат и увеличение прибыли, и «Персонал», где цели прием заказов и подготовка зала к работе. 23 4 Жизненный цикл. Основные этапы создания конечных продуктов. Здесь рассматриваем основные бизнес-процессы, вспомогательные бизнес-процессы и бизнес-процессы управления. Подробно я их рассматривала в 1 главе. 5 Состав системы. Перечисление кадров и инструментов для выполнения функций. Составляющими являются персонал, который в свою очередь состоит из аппарата управления и производственных подразделений, и средства деятельности. 6 Управленческий цикл. В данном случае я перечислила следующие бизнес процессы управления: анализ и планирование, координация и контроль, организация деятельности, согласование и утверждение, а также соответствующие им документы. 7 Делегирование полномочий. Это уровень, на котором представлены исполнители прошлого уровня Рисунок 2.1.1. Дерево целей и функций кофейни (1-4 уровни) 24 Рисунок 2.1.2. Дерево целей и функций кофейни (5-7 уровни) 2.2 Разработка усовершенствованного дерева целей и функций Для разработки усовершенствованного дерева целей и функций необходимо проанализировать существующее дерево целей и функций. Посмотрев на глобальную цель ясно, что организация занимается реализацией произведённого сырья. На данный момент регистрацию заявок клиентов и продажу сырья осуществляют бухгалтеры. Решено создать отдел продаж. Преимущества создания нового отдела: 1. Продажа сырья. 2. Аналитика рынка. 3. Появление квалифицированных кадров. 4. Увеличение количества продаж. 5. Уменьшение времени обслуживания. 25 6 Снижение нагрузки на бухгалтеров. 7 Повышение эффективности работы. Получаем усовершенствованное дерево целей и функций. Добавленные блоки выделены цветом (рисунки 2.2-2.4). Рисунок 2.2 Усовершенствованное дерево целей и функций кофейни (4 уровень) Рисунок 2.3. Усовершенствованное дерево целей и функций кофейни (5 уровень) 26 Рисунок 2.4. Усовершенствованное дерево целей и функций кофейни (6-7 уровни) В жизненном цикле изменился блок продаж. Добавление нового отдела позволит повысить качество обслуживания клиентов. Увеличит количество продаж, что положительно отразится на предприятии. В предыдущем дереве целей и функций в формировании плана продаж учувствовал главный бухгалтер. В усовершенствованном дереве план продаж будет создавать менеджер по продажам вместо главного бухгалтера. 2.3. Разработка функционально-структурной модели TO-BE Разработка функционально-структурной усовершенствовании модели функционально-структурной ТО-ВЕ модели AS-IS. основана На на основе усовершенствованного дерева целей в диаграмме IDEF0 «Деятельность ООО «Шоколадница»» добавлен новый выход из вспомогательных бизнес-процессов – план продаж, которым будет заниматься менеджер по продажам (см. Рисунок 2.5). 27 Рисунок 2.5. Усовершенствованная декомпозиция диаграммы «Деятельность ООО «Шоколадница»» Добавлен новый отдел-отдел продаж (см. Рисунок 2.6). На вход подается информация о клиентах, конкурентах и рекламодателях, выходами являются товарная накладная и план закупок и продаж, а также отчетность отдела продаж, которая направляется в бухгалтерию. 28 Рисунок 2.6. Усовершенствованная IDEF0-Диаграмма «Вспомогательные бизнес-процессы». Подробно рассмотрим новый отдел (см. Рисунок 2.7). Изначально происходит прием заказов и проверка наличия товаров, на входе имеем информацию о клиентах, затем из этого блока выходит сам заказ клиента и входит в блок «Продажа/оказание услуг», где также входом является произведенная продукция на продажу, а выходом – информации об оказании услуги и товарная накладная. Эти выходы в свою очередь являются входами в блок «Анализ рынка и деятельности кофейни». Также входами являются информация о рекламодателях и конкурентах, а выходами – отчет о движении денежных средств, аналитическая и учетная информация, которые входят в блок «Составление отчетности отдела и плана продаж». И наконец, на выходе из последнего блока получаем отчётность отдела продаж и план закупок и продаж. 29 Рисунок 2.7. IDEF0-Диаграмма «Отдел продаж» Далее, составляем DFD-Диаграмму «Прием запросов, проверка наличия товаров» (см. Рисунок 2.8) Рисунок 2.8. DFD-Диаграмма «Прием запросов, проверка наличия товаров» 30 Происходит прием заказа с учетом желаний клиента, затем осуществляется проверка наличия товаров в соответствии со списком товаров и услуг. Затем происходит занесение в базу информации о заказе в программу MS Office, а кассиру, принимающему заказ, идет информация о наличии товаров. Затем менеджер по продажам проверяет наличие заявки и правильность заполненных документов. Только после завершения этих процессов заявка будет занесена в базу. Все это показано на рисунке 2.9. Рисунок 2.9. IDEF3-Диаграмма «Занесение в базу» Рассмотрим процесс «Продажа/оказание услуг» (см. Рисунок 2.10). Менеджер по закупкам выдает чек на оплату клиенту. Клиент оплачивает заказ, чек после оплаты попадают в базу документов об оплате. Информация об оказании услуг будет использоваться бухгалтерией для отчетности. После оплаты на складе собирают заказ и отправляют клиенту. 31 Рисунок 2.10. DFD-Диаграмма «Продажа/оказание услуг» Рисунок 2.11. DFD-Диаграмма «Составление отчетности отдела и плана продаж» Составление отчетности отдела и плана продаж выглядит следующим образом: менеджер собирает всю информацию о заявках и оплате, структурирует ее и создает отчеты за месяц, которые отправляются в бухгалтерию. На основе отчетов 32 разрабатывается план продаж, который был отражен в дереве целей и функций (см. Рисунок 2.11). План продаж учувствует в бизнес-процессах управления. Соответственно, в бизнес-процессах управления на вход в блок «Анализ и планирование» добавляется вход план продаж (см. Рисунок 2.12). Рисунок 2.12. Усовершенствованная IDEF0-Диаграмма «Бизнес-процессы управления» Итак, во второй главе были построены дерево целей и функций моделей. Было проанализировано дерево модели AS-IS, выявлены недочеты и исправлены в усовершенствованном дереве целей и функций. Была разработана функциональноструктурная модель TO-BE, в которую был декомпозирован в нотациях IDEF0, DFD, IDEF3. 33 добавлен отдел продаж и 3.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ И ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР 3.1Обзор существующих методик оценки организационных структур Оценка организационной структуры предприятия является измерителем качества и эффективности ее функционирования. В настоящее время популярны три основных метода оценки организационных структур: метод, который основан на использовании информационной оценки; метод, который основан на использовании теории массового обслуживания; метод, который основан на использовании функционально-стоимостного анализа. Каждый из этих методов организационных структур имеет входную и выходную информацию. Метод, основанный на использовании информационной оценки, позволяет провести оценку организационной структуры по критерию централизации и децентрализации, т.е. определить как нижний уровень системы управления принимает участие в организации управленческих решениях. Минусом данного метода является учет только вертикальных связей конструкции организационной структуры. Входной информацией для этого метода является организационная структура, которая представлена в виде ориентированного графа, отирающего уровни управления и вертикальные связи. Выходной информацией является коэффициент централизации, который характеризует устойчивость, степень централизации управления; коэффициент децентрализации, характеризующий самостоятельность, автономность групп в организационной структуре, степень использования возможностей компонентов. Метод, который основан на использовании теории массового обслуживания, позволяет определить скорость прохождения информации в организационной 34 структуре путем определения скорости обработки документов в организационной группе и структуре в целом. Метод не затрагивает экономические аспекты и результаты функционирования организации. Входной информацией для такого метода является организационная структура, представленная в виде сети массового обслуживания. Выходной информацией является среднее количество документов в организационной группе и структуре; среднее время обработки одного документа; среднее количество документов, ожидающих обработки; среднее время ожидания документа в очереди на обработку. Третий метод основанный на учете выполняемых функций и операций, позволяет провести их классификацию по критериям полезности и осуществить оценку затрат на их реализацию. Минусом такого метода является использование экспертных оценок при определении степени полезности операций, а также отсутствие пооперационного учета затрат в практике российского бизнеса, что может привести к получению неадекватной входной информации, а в некоторых случаях отсутствие формализованного описания выполняемых функций и операций. Входной информацией для данного метода является организационная структура и функционально-структурная модель реализуемых функций и операций. Выходной информацией является перечень бесполезных операций и функций; затраты на бесполезные функции и операции в разрезе организационных звеньев и организационной структуре в целом. 3.2Разработка альтернативных вариантов организационных структур Организационная структура управления – совокупность отделов и служб, занимающихся построением и координацией функционирования системы управления, разработкой и реализацией управленческих решений. Организационная структура рассматриваемой мной организации я отображала в первой главе (рисунок 3.1). 35 Рисунок 3.1. Исходная организационная структура На основе нового дерева целей и функции строим первую альтернативную организационную структуру (см. Рисунок 3.2). Рисунок 3.2. Первая альтернативная организационная структура 36 Поскольку мы добавили отдел продаж, появился главный менеджер по продажам, а также менеджер по работе с клиентами, аналитик. Одной из возможных реконструкций является упразднение головного отдела и закрепление каждого из заместителей за определенными отделами. Это вторая альтернативная организационная структура (см. Рисунок 3.3). Рисунок 3.3 Вторая альтернативная организационная структура 37 Рисунок 3.4. Третья альтернативная организационная структура В третьей альтернативной организационной структуре вместо целого отдела продаж будет добавлен один сотрудник в бухгалтерию – менеджер по работе с клиентами, который будет выполнять следующие функции: прием, регистрация заявок от клиентов; выписка чека; составление отчетности продаж (см. Рисунок 3.4). 3.3 Оценка организационных структур Для оценки организационных структур используется метод, основанный на использовании теории информационного поля. Информационный подход позволяет рассмотреть организационную структуру с точки зрения ее сложности. Необходимо выделить системную сложность (Сс), взаимную сложность (Св), собственную сложность (Со), степень централизации (𝛼) и коэффициент использования (𝛽). Проведем оценку действующей организационной системы (см. Рисунок 3.1). Сс = 1log 2 10 = 3,32 Со = 1log 2 3 + 1log 2 5 + 5log 2 2 = 1,59 + 2,32 + 5 = 8,91 Св = 3,32 − 8,91 = −5,59 38 𝛼= 5,59 = 0,63 8,91 𝛽= 3,32 = 0,37 8,91 Далее оценим первый альтернативный вариант (см. Рисунок 3.2). Сс = 1log 2 13 = 3,7 Со = 1log 2 3 + 1log 2 6 + 5log 2 2 + 1log 2 3 = 1,59 + 2,59 + 5 + 1,59 = 10,77 Св = 3,7 − 10,77 = −7,07 𝛼= 7,07 = 0,66 10,77 𝛽= 3,7 = 0,34 10,77 Оценим второй альтернативный вариант (см. Рисунок 3.3). Сс = 1log 2 13 = 3,7 Со = 1log 2 3 + 3log 2 2 + 5log 2 2 + 1log 2 3 = 1,59 + 3 + 5 + 1,59 = 11,18 Св = 3,7 − 11,18 = −7,48 𝛼= 7,48 = 0,67 11,18 𝛽= 3,7 = 0,33 11,18 Наконец оценим третий, финальный вариант (см. Рисунок 3.4). Сс = 1log 2 11 = 3,46 Со = 1log 2 3 + 2log 2 2 + 1log 2 1 + 5log 2 2 + 1log 2 3 = 1,59 + 2 + 5 + 1,59 = 10,18 Св = 3,46 − 10,18 = −6,72 𝛼= 6,72 = 0,66 10,18 𝛽= 3,46 = 0,34 10,18 Полученные результаты разместим в таблице 1: 39 № Системная Собственная Внутренняя Степень Коэффициент сложность сложность сложность централиз использования Сс Со Св ации β α 1 3,32 8,91 -5,59 0,63 0,37 2 3,7 10,77 -7,07 0,6564 0,3435 3 3,7 11,18 -7,48 0,67 0,33 4 3,46 10,18 -6,72 0,6601 0,3398 Таблица 1 – Показатели организационных структур. По итогам из таблицы можно сделать вывод, что с небольшой разницей, но наиболее оптимальным вариантом структуры является первый альтернативный вариант со степенью централизации (𝛼) = 0,6564 и коэффициентом использования (β) = 0, 3398. Значения показателей свидетельствуют об оптимальности загрузки руководителя. Это позволяет сосредоточиться на целях и задачах организации. 40 ЗАКЛЮЧЕНИЕ В ходе курсовой работы был проведен анализ предприятия ООО «Шоколадница». В первой главе были рассмотрены: 1. Основные понятия системного анализа 2. Основные процессы данной деятельности 3. Организационная структура На основании полученной информации построена функционально- структурная модель AS-IS в нотациях IDEF0, DFD, IDEF3. Во второй главе было простроено и проанализировано дерево целей и функций. С учетом недостатков было построено новое дерево целей и функций, которое устранит недостатки нынешнего дерева целей и функций. На основе нового дерева было построена функционально-структурная модель ТО-ВЕ. В третьей главе построены три альтернативные организационные структуры. Произведена оценка существующей и альтернативных структур, которая показала недостатки нынешней структуры и необходимость ее изменения. Оптимальным вариантом является первая альтернативная структура, которая предполагает добавление отдела продаж. Преимущества создания нового отдела: 1 Аналитика рынка. 2 Увеличение количества продаж. 3 Уменьшение времени обслуживания. 4 Снижение нагрузки на бухгалтеров. 5 Повышение эффективности работы бухгалтерии. 41 СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Барановская Т.П. Теория систем и системный анализ: учебник / Т. П. Барановская, А.Е. Вострокнутов, Э. В. Кузьмина. - Краснодар: КУБГАУ, 2017. – 351 с. 2. Живицкая, Е. Н. Системный анализ и проектирование информационных систем: учеб.-метод. пособие / Е. Н. Живицкая, Т. М. Унучек, Н. П. Мытник. – Минск : БГУИР, 2016. – 92 с. : ил. 3. Осечкина, Т. А. Основы системного анализа : учебное пособие / Т. А. Осечкина. — Санкт-Петербург : СПбГЛТУ, 2020. — 92 с. 4. Вдовин, В.М. Теория систем и системный анализ: Учебник для бакалавров / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова. - М.: Дашков и К, 2014. - 644 c. 5. Качала В.В. Основы теории систем и системного анализа [Электронный ресурс]: учебное пособие для вузов/ Качала В.В.— Электрон. текстовые данные.— М.: Горячая линия - Телеком, 2012.— 210 c. 6. Круценюк, К. Ю. CASE-технологии структурного анализа. Моделирование бизнес-процессов в BPWin : учебное пособие / К. Ю. Круценюк. — Норильск : НГИИ, [б. г.]. — Часть 1 — 2011. — 124 с. 7. Разработка функционально-структурной модели AS-IS [Электронный ресурс] / Инфопедия – Режим доступа: https://infopedia.su/22xdfa9.html 8. IDEF0. Знакомство с нотацией и пример использования. [Электронный ресурс] / Trinion –Режим доступа: https://trinion.org/blog/idef0-znakomstvo-s-notacieyi-primer-ispolzovaniya 9. «Виноградов С.Н. Логика: учебник [Электронный ресурс] / С.Н. Виноградов, А.Ф. Кузьмин – ГУПИ МП РСФСР, 1954 – 175 с. Режим доступа: https://azbyka.ru/otechnik/books/original/25919/original.pdf 10. Оценка организационных структур [Электронный ресурс] / Инфопедия – Режим доступа: https://infopedia.su/22xdfab.html 42
