ENQUIRY (done)
II. Translation
English - Vietnamese
1. We are interested in Cutter Model 05 and we shall be obliged if you will send us a quotation for
this machine.
Chúng tôi muốn mua máy cắt kiểu 05 và chúng tôi rất biết ơn nếu ngài gửi báo giá máy này
cho chúng tôi.
2. We are indebted for your address to the Trade Delegation of Japan in Hanoi.
Nhờ đoàn đại biểu thương mại Nhật Bản ở Hà Nội mà chúng tôi được biết đến ngài.
3. We would also like to point out that we usually settle our accounts on a D/A basis with payment
by 30-day bill of exchange.
Chúng tôi cũng muốn chỉ ra rằng chúng tôi thường thanh toán tài khoản của mình trên cơ
sở D/A với việc thanh toán bằng hối phiếu 30 ngày.
4. One of your clients is desirous of purchasing motorcycles for his stock.
Một trong những khách hàng của quý công ty đang mong muốn được mua những chiếc xe
máy này.
5. Please make us an offer with your most favorable terms and conditions.
Làm ơn gửi cho chúng tôi một bức thư chào hàng với những điều khoản mà quý công ty
hay dùng nhất.
6. We are pleased to inform you that there is a steady demand for Sanyo brand refrigerators in this
market and we would like you to send us an offer.
Chúng tôi rất vui lòng để thông báo với quý công ty rằng nhu cầu cho tủ lạnh Sanyo thì ổn
định trên thị trường này và chúng tôi muốn quý công ty gửi cho chúng tôi một bức thư chào
hàng.
7. If your quotation is competitive, we are ready to place large orders for chemical products.
Nếu giá mà quý công ty báo cạnh tranh, chúng tôi sẵn lòng đặt một đơn hàng lớn với những
sản phẩm hóa học.
8. We must make it clear from the very beginning that competitive quotations are essential.
Chúng tôi phải rõ ràng từ ban đầu rằng báo giá cạnh tranh là quan trọng.
9. When we place such a large order with other suppliers, we usually get a 2% or 3% discount.
1
Khi mà chúng tôi đặt một đơn hàng lớn với những nhà cung cấp khác, chúng tôi thường
được chiết khấu 2% hoặc 3%.
10. Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce.
Tên của quý công ty đã được phòng Thương mại Anh đưa cho chúng tôi.
11. We have seen your advertisement in the latest issue of the “Agriculture”.
Chúng tôi đã thấy quảng cáo của quý ngài trên số mới nhất của tờ “Nông Nghiệp”.
12. We have learned your name and address by the introduction of the Japanese Embassy, who has
advised us that you are the sole exporter of …
Chúng tôi được biết về tên và địa chỉ của quý công ty qua sự giới thiệu của Đại sứ quán
Nhật Bản - bên đã giới thiệu với chúng tôi rằng quý công ty là nhà sản xuất duy nhất của …
13. We are interested in the purchase of your range of … advertised in … and would like to know
if…
Chúng tôi rất hứng thú để mua những sản phẩm của công ty về … được quảng cáo trong …
và muốn biết rằng nếu …
14. Our company is one of the main producers of… in Vietnam.
Công ty chúng tôi là một trong những nhà sản xuất chính của … tại Việt Nam.
15. We would like to take this opportunity to introduce ourselves as one of the leading trading
companies dealing in all kinds of material for textiles industry.
Chúng tôi muốn bắt lấy cơ hội này để giới thiệu bản thân chúng tôi là một trong những công
ty thương mại hàng đầu buôn bán mọi loại nguyên liệu của ngành dệt may.
16. There is a brisk demand here for high-quality T-shirts of the type you manufacture now.
Có nhu cầu rất lớn về áo phông chất lượng cao của loại quý công ty đang sản xuất hiện nay.
17. At the moment, we are in the market for… and we shall be glad if you will quote us…
Hiện tại, chúng tôi đang ở trong thị trường .. và chúng tôi sẽ rất vui nếu bạn báo giá chúng
tôi …
18. We would be glad to receive specifications of your new personal computer IPC, together with
your current export price list and particulars of shipment.
Chúng tôi rất vui khi nhận được thông số kỹ thuật của IPC máy tính cá nhân mới của quý
ngài, cùng với bảng giá xuất khẩu hiện tại của ngài và thông tin chi tiết về lô hàng.
19. We shall be obliged if you will send us the prospectus, quote your latest price and state the time
of delivery with your most favorable terms of payment.
Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu ngài gửi cho chúng tôi tờ quảng cáo với bảng giá mới nhất và
nêu rõ thời gian giao hàng với điều khoản thanh toán mà quý ngài hay dùng.
20. Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce.
2
Tên của quý công ty đã được phòng Thương mại Anh đưa cho chúng tôi.
Vietnamese – English
1. Hơn nữa sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu hàng.
It would be grateful if you could send us some samples.
2. Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt một đơn hàng lớn.
If they are of the standard we require, we will place a substantial order.
3. Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho chúng tôi lần này, chúng tôi đề nghị quý ngài
báo giá dự kiến trước.
In case you are unable to offer us at this time may we suggest that you quote us an indicative
price first.
4. Đề nghị các ngài báo giá CIF cảng Đà Nẵng thấp nhất cho chúng tôi và báo số lượng và kích cỡ
khác nhau mà các ngài cung cấp khi giao hàng ngay.
Please quote us the lowest price CIF Da Nang and indicate quantities and various sizes that
you can supply for prompt shipment.
5. Chúng tôi muốn biết liệu các ngài có chiết khấu thương mại không.
We would also like to know if you offer any trade discount.
6. Chúng tôi đang tìm một nhà sản xuất có thể cung cấp cho chúng tôi nhiều chủng loại áo len cho
thị trường khách hàng thiếu niên.
We are looking for a manufacturer who can supply us with a wide range of sweaters for the
teenage market.
7. Nếu quý ngài cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ chúng tôi, hoặc vào website của chúng tôi
theo địa chỉ trên.
If there is any further information you need, please contact us, or to go our website at the
address above.
8. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán chè chất
lượng cao, giao hàng ngay.
We regret that we are now unable to offer high-quality tea for immediate shipment.
9. Nếu các ngài có thể đáp ứng được các đơn hàng trên 500 bộ cùng một lúc, xin vui lòng gửi cho
chúng tôi ca-ta-lo và bảng giá hiện hành.
If you can meet orders of over 500 garments at one time, please send us your current
catalogue and price list.
10. Thông thường chúng tôi được hưởng 10% chiết khấu thương mại cùng với chiết khấu số lượng
cho các đơn hàng trên 1000 chiếc.
We usually deal on a 10 % trade discount basis with an additional quantity discount for
orders over 1,000 units.
3
11. Trường hợp chúng tôi thanh toán tiền hàng sớm theo điều kiện thanh toán khi giao hàng, quý
ngài có thể dành cho chúng tôi mức chiết khấu trả sớm là bao nhiêu?
In case we wish to make early payment on C.O.D basis, what cash discount you would allow
us?
12. Triển vọng bán hàng quần áo may sẵn của quí ngài tại thị trường này là đầy hứa hẹn, chúng tôi
mong sớm nhận được thư báo giá và bìa mẫu hàng của các ngài.
Selling prospects for your garments in this market are promising and we look forward to
receiving your early quotation and pattern card
13. Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng ngay.
We are interested in the purchase of tea of Vietnam origin for immediate shipment.
14. Chúng tôi hiểu rằng các ngài là nhà xuất khẩu hàng đầu loại hàng này và các ngài có thể cung
cấp các quy cách chúng tôi cần.
We understand that you are leading exporters of the goods and you can provide the
specifications we needs.
15. Nếu giá của quý ngài phải chăng, chất lượng thỏa đáng và điều kiện giao hàng chấp nhập được,
chúng tôi sẽ đặt những đơn hàng lớn.
If your price is reasonable, quality satisfactory and delivery acceptable, we will place large
orders.
16. Một số khách hàng của chúng tôi gần đây đã tỏ ra muốn mua giày da và hỏi về chất lượng và
giá của chúng.
Several of our customers have recently expressed interest in your leather shoes and inquired
about their quality and price.
17. Chúng tôi đang suy tính việc mua chè của Việt Nam. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi đơn
chào hàng tốt nhất bằng điện và nói rõ xuất xứ bao bì, sồ lượng có sẵn và thời gian giao hàng sớm
nhất.
We are thinking of getting a supply of Vietnam tea. Please send us your best offer by
cable indicating origin, packing, quantity available and the earliest time of shipment.
18. Đề nghị quý ngài báo giá trên cơ sở FCA, cho biết cước phí cước phí gửi bằng tàu đến cảng Hải
Phòng.
Please quote your price in FCA basis, indicating freight for delivery by sea to Hai Phong.
19. Nếu chất lượng chúng tôi yêu cầu mà không có sẵn thì quý ngài có thể gửi những mặt hàng
tương tự nhất.
Should the quality inquired for be unavailable, you might, you might deliver its nearest
equivalent.
20. Vì chúng tôi có thể đặt các đơn hàng lớn thường xuyên, chúng tôi tin rằng quý ngài sẽ xem xét
4
cho chúng tôi hưởng những điều khoản ưu đãi nhất định.
As we are likely to place large orders regularly we trust you consider the allowance of
certain favorable terms and conditions.
III. Letter writing
1. Letter 1
Anh (chị) đang làm việc tại công ty TNHH Lưu Tuấn (Việt Nam), chuyên cung cấp sỉ và lẻ
các thiết bị điện tử gia dụng (household electronics). Anh (chị) hãy viết thay mặt ông Nguyễn
Hùng, trưởng phòng Xuất nhập khẩu của công ty, viết thư hỏi hàng đề ngày 02/12/20__ gửi
đến công ty Electro (Singapore) hỏi mua mặt hàng Tivi kết nối Internet của Sony – BRAVIATM
HD TV dòng EX720 (Sony Internet TV – BRAVIATM HD EX720 series). Qua thư, ngoài việc
yêu cầu công ty Electro cung cấp những thông tin cơ bản về sản phẩm, anh (chị) cho biết công
ty Lưu Tuấn rất quan tâm đến mức giá và các chương trình khuyến mãi đi kèm do sức mua
cuối năm tại thị trường Việt Nam rất lớn.
Anh (chị) có thể bổ sung những thông tin khác để bức thư hoàn chỉnh. Bắt đầu thư từ “Dear
…”
Dear Sirs
We are one of the outstanding retailers specializing in household electronics in Vietnam.
Your name was given to us by our Singaporean business partners. We learn that you are
an established wholesaler of these products.
We are interested in your Sony Internet TV- BRAVITA HD EX720 series. Therefore,
TM
we would be pleased if you could send us more details concerning your product, prices
and especially promotional programs as the sales here in the end of the year is really
huge.
We look forward to your reply
Yours faithfully
Letter 2
Công ty SATEX Saigon chuyên nhập khẩu áo len (sweater) cho trẻ em. Khi tham dự hội chợ
tổ chức ở London tháng trước, SATEX biết rằng công ty SCORE Co. Ltd trụ sở tại Anh có
kinh doanh mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết thử hỏi hàng với những gợi ý như sau:
1. SATEX tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh, và công ty này hiện đang cần tìm nhà
5
cung ứng áo len cho trẻ em vì nhận thấy Việt Nam là thị trường đầy tiềm năng đối với mặt
hàng này.
2. SATEX sẽ rất vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo mới nhất và bảng giá hiện hành của SCORE.
3. Nhấn mạnh vào tầm quan trọng của giá cả vì đây là yếu tố rất quan trọng đối với sự phát
triển của công ty.
4. Công ty muốn đặt thử lô hàng 200 cái. Nếu bán chạy và làm vừa lòng khách hàng, công ty
sẽ đặt hàng mua thường xuyên với số lượng lớn hơn.
Anh / chị hãy bổ sung những thông tin khác để bức thư thêm hoàn chỉnh. Bắt đầu thư bằng
“Dear Sirs”.
Dear Sirs
We are an established importer of sweaters for children, which is a potential market in
VN. We know your name from the London trade fair & would like to learn more about
your products.
We are very pleased if you could send us your up-to-date catalogue and pricelist. We also
would like to draw your attention to price matter as it is really important for our business
development. Currently, we are thinking of ordering 200 items. If they really sell well, we
would surely place large regular orders.
We look forward to receiving your reply.
Yours faithfully
Letter 3
Anh (Chị) là Trưởng phòng kinh doanh của công ty Red Spot Computers, một hệ thống đại
lý bán máy tính cỡ trung tại Việt Nam, có nhiều địa điểm bán hàng lớn nằm ở khu vực thương
mại và giáo dục. Qua quảng cáo trên số phát hành tháng Tư của tờ Laptop Users’ Journal,
anh (chị) biết một loại máy tính mới có tên là ZX99 được chế tạo ở Anh, đang có bán ở đó
và được công ty Kingston Corporation độc quyền phân phối. Máy ZX99 là loại máy tính xách
tay cao cấp nhất với đặc điểm là có thể giao tiếp dễ dàng với các loại máy tính khác.
Anh (Chị) biết là loại máy này sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng và nhu cầu sẽ rất lớn
nếu máy này được nhiều người biết đến.
Anh (Chị) hãy viết thư cho Giám đốc điều hành của công ty Kingston Corporation để hỏi về
việc xin làm đại lý. Anh (Chị) cần có thêm thông tin về máy tính đó gồm các tài liệu chào
hàng (sales literature), tờ hướng dẫn, ca-ta-lo và bảng giá bán sỉ.
6
Dear Sirs
We are a medium –sized computing distributor in VN with many points of sale in trade
and education center. We know your name from an advertisement on Laptop Users’
Journal, issued No. 4 April 2015 and we are particularly interested in your ZX99 of which
you are a sole supplier.
Would you please give us more information including sales literature about this product
so that we can introduce it to our customers? The reason is that we are sure it would
attract them a lot and there would be a high demand for it in our market. On the order
hand, we would be pleased if you could consider allowing us an opportunity to become
your distributor in VN.
We look forward to your reply.
Yours faithfully
Letter 4
Công ty IMEXCO địa chỉ 149 đường Lê Lai, quận 1, TP. Hồ Chí Minh chuyên nhập khẩu
máy móc thiết bị xây dựng.
Qua quảng cáo trên mạng, IMEXCO được biết rằng công ty PANTON Ltd có địa chỉ Panton
Works, Hounslow, TW6PQ Australia có kinh doanh những mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết
thư hỏi hàng với những gợi ý như sau:
1. IMEXCO tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh.
2. IMEXCO hiện đang cần mua máy ủi đất (bulldozer), vì vậy sẽ lấy làm vui mừng nếu nhận
được ca-ta-lo, sách quảng cáo, bảng giá và chào hàng cố định cho loại máy này của Panton.
3. IMEXCO xin gửi kèm thư này sách giới thiệu về công ty mình và danh sách một số nhà buôn
lớn trên thế giới mà IMEXCO có quan hệ làm ăn từ nhiều năm nay để Panton tham khảo.
4. Nhấn mạnh tầm quan trọng của giá cả vì hiện nay thị trường Việt Nam có rất nhiều loại máy
tương tự mang nhãn hiệu của Nhật, Nga… Nếu Panton muốn thâm nhập vào thị trường này,
thì phải có những chính sách ưu đãi về giá cho đơn đặt hàng đầu tiên.
5. Nếu IMEXCO thấy Panton chào giá hợp lý, các điều khoản và điều kiện khác thỏa đáng thì
sẽ đặt mua thử hai chiếc theo phương thức trả chậm. Sau này, IMEXCO hy vọng sẽ đặt hàng
thường xuyên với số lượng lớn hơn vì nhu cầu tại thị trường Việt Nam đối với loại máy này
là rất cao.
6. IMEXCO hy vọng Panton sẽ không bỏ lỡ cơ hội này, do vậy IMEXCO mong sớm nhận được
những tài liệu trên.
7
Bắt đầu thư bằng “Dear Sir”.
Dear Sir
We are an established importer of construction machinery in VN. We learn your name
from an online advertisement and would like to express our interest in your range of
bulldozers.
We would be pleased if you could send us your catalogue, brochure, quotation and an
firm order for this product. Enclosed please find the brochure introducing ourselves
and a list of our worldwide business partners.
We would also like to stress/ emphasize/ say/ tell that price is very important in the
Vietnamese market, as there are many other brands from Japan
, Russia and so on. Therefore if you would like to join us, we would require favourable/
preferential policies concerning prices for the first order of two items. In more detailed
we would like to suggest deferred payment for this order.
If the terms above suit you, we hope that there will be more orders in the future due to
the big demand in Vietnamese market.
We look forward to your reply.
Yours faithfully
Letter 5
Sau khi thấy mẫu quảng cáo của công ty Glaston Potteries về những mẫu thiết kế mới nhất
cho sản phẩm bộ chén dĩa (dinner sets) được đăng trên ấn bản tháng 4 của tạp chí International
Homes; thì ông Morreau đã viết một bức thư hỏi hàng cho công ty Glaston Potteries Ltd và
nhận được thư phúc đáp như bên dưới. Đọc bức thư phúc đáp, và trong vai là ông Morreau,
bạn hãy viết lại bức thư hỏi hàng được gửi trước đó.
Mở đầu thư bằng lời chào phù hợp.
Reply
Dear Mr. Morreau
Thank you for your enquiry of 28 June in which you expressed an interest in retailing a
selection of our products In your shops in Nancy.
Please find enclosed our current catalogue and price list.
You might also be interested in visiting our website.
8
In response to your request for a 20% trade discount, we regret that we cannot offer more
than l5%. However, we do give a 5% quantity discount on orders for over 20,000USD. In
comparison with similar companies in the UK, these terms are extremely competitive.
Payment would need to be by sight draft until we have established a firm business
relationship.
Finally, we are confident that we can deliver well within the two-month time limit as you
require.
Thank you for your interest. We hope to hear from you soon.
Yours sincerely
James Merton
Sales Manager
Enc. + 1 catalogue
+ 1 price list
............................................................... ................
...
REPLIES & QUOTATION (done)
II. Translation
English - Vietnamese
1. We are afraid you are not yet aware of the changes that are taken place in the market.
Chúng tôi e rằng quý ngài chưa biết được những thay đổi diễn ra trên thị trường.
2. Speaking of goods of Korean make, you must be aware our quality is far superior to
theirs.
Nói về hàng hóa nhãn hiệu Hàn Quốc quý ngài phải nhận thấy rằng chất lượng sản phẩm
của chúng tôi cao hơn của họ nhiều.
3. Our products are very good in quality. Therefore, we can assure you that you won’t find
any trouble in promoting the sale of our products.
Sản phẩm của chúng tôi có chất lượng tốt. Do vậy, chúng tôi đảm bảo với quý ngài sẽ
không gặp phải rắc rối nào trong việc thúc đẩy bán các sản phẩm của chúng tôi.
4. It is quite a bargain. I hope you will appreciate it.
Đây là một thương vụ có hời. Tôi hy vọng quý ngài sẽ đánh giá cao điều này.
9
5. We understand your difficulty in coping with competition.
Chúng tôi hiểu được khó khăn của quý ngài trong việc đối phó với cạnh tranh.
6. Could you please tell us the quantity you require so that we may adjust our price
accordingly?
Đề nghị quý ngài nói cho chúng tôi biết số lượng mà ngài cần để chúng tôi có thể điểu
chỉnh giá một cách tương ứng.
7. Our price is reasonable. Besides, our products can stand competition.
Giá của chúng tôi là hợp lý. Bên cạnh đó, các sản phẩm của chúng tôi còn có thể đứng
vững trong cạnh tranh.
8. In respect to quality, I don’t think that the goods of other brands can compare with ours.
Về chất lượng, tôi không nghĩ rằng hàng hóa thuộc các nhãn hiệu khác có thể so sánh với
hàng của chúng tôi.
9. You know that the cost of production has been skyrocketing in recent years.
Như quý ngài thấy chi phí sản xuất đã tăng vọt trong những năm gần đây.
10. We hope you will direct the attention of your users to the superior quality of our
products.
Chúng tôi hy vọng các ngài sẽ hướng khách hàng của các ngài chú ý tới chất lượng cao
cấp của các sản phẩm của chúng tôi.
11. However desirous we may be of establishing our business with you, we regret that we
cannot grant the reduction in price you ask
Cho dù chúng tôi có mong muốn thiết lập việc kinh doanh của chúng tôi với quý ngài,
chúng tôi lấy làm tiếc rằng chúng tôi không thể giảm giá như các ngài yêu cầu.
12. We feel sure that a fair comparison in quality between our products and similar articles
from other sources will convince you of the reasonableness of your price.
Chúng tôi tin chắc rằng việc so sánh công bằng giữa các sản phẩm của chúng tôi với các
sản phẩm của chúng tôi với các sản phẩm tương tự của các nhà cung cấp khác về chất
lượng sẽ thuyết phục được các ngài về sự hợp lý về giá chúng tôi.
13. If our products are not of your requirements, please let us know the specifications that
are of interest to you.
Nếu sản phẩm của chúng tôi không thích hợp với như cầu của quý ngài, đề nghị quý ngài
cho chúng tôi biết quy cách phẩm chất mà quý ngài muốn mua.
14. We have much pleasure in sending you herewith a fairly full collection of our latest
and best selling designs.
10
Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm cho quý ngài một bố khá đầy đủ các kiểu mới nhất và bán
chạy nhất.
15. Payment is to be effected against a Bill of Lading, an invoice and a work’s test
certificate by an irrevocable L/C to be opened in our favor with the Commercial Bank,
London
Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang mở qua ngân hàng thương mại Luân
Đôn cho chúng tôi được hưởng theo vận đơn dường biển, hóa đơn và giấy chứng nhận của
nhà máy.
16. We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements for the
time being.
Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng
nhu cầu mà các ngài cần.
17. We assure you of an ample supply a prompt shipment of the goods.
Chúng tôi đảm bảo cung cấp cho quý ngài khối lượng lớn và giao hàng ngay.
18. We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the following
samples:
Chúng tôi vui mừng báo cho quý ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho quý ngài
bằng bưu điện những mẫu sau.
19. Sealex is available in twenty basic colors and prices are surprisingly low.
Sealex có sẵn trong 20 màu cơ bản và giá thấp một cách ngạc nhiên.
20. Only 0,3% is to be deducted from the CIF price, if you like to trade with us on CFR
basis and insure the goods themselves.
Nếu quý ngài muốn buôn bán với chúng tôi trên cơ sở điều kiện CFR và tự mua bảo hiểm
hàng hóa thì giá cả sẽ bằng giá CIF trừ 0,3%
Vietnamese – English
1. Sản phẩm của chúng tôi có hiệu quả, có thể tin cậy được, tiết kiệm thời gian và kinh tế, và quý
ngài sẽ ngạc nhiên là nó lại không tốn bao nhiêu.
Our product is efficient, dependable, time saving and economical and you will be surprised
how little it costs.
2. Những hợp đồng dịch vụ sau khi bán hàng đặc biệt của chúng tôi đảm bảo hoạt động lâu dài với
hiệu quả cao nhất.
Our special after-sale service contracts ensure lasting operation at the peak of efficiency.
3. Hàng của chúng tôi làm cho các ngài có thể chào bán cho khách hàng một mặt hàng không thể
chê trách vào đâu được ở những phẩm chất quan trọng như độ bám đường và độ tin cậy.
11
Our goods enable you to offer your customers an item that is beyond criticism in those vital
qualities of road holding and reliability.
4. Chúng tôi sẵn sàng chiết khấu đặc biệt 3% cho các ngài bất kỳ đơn đặt hàng nào nhận được vào
trước ngày 6 tháng 3.
We are prepared to give you a special discount of 3% on any orders received on or before 6
March.
5. Chúng được sản xuất theo nhiều kiểu và nhiều màu hấp dẫn và cũng sang trọng đẹp đẽ như những
chiếc áo khoác đắt tiền hơn nhiều.
They are made in a wide range of attractive styles and colors and are as rich-looking and
beautiful as much more expensive coats.
6. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường của các ngài đang có nhu cầu lớn đối với hạt Mắc-ca và xin mạo
muội gửi theo thư này một bảng giá hiện hành của chúng tôi với hi vọng rằng quý ngài sẽ giới thiệu
chúng với các khách hàng có triển vọng ở nước của các ngài.
We understand that there is good demand for Macadamia in your market and take the liberty
of sending you with this letter a copy of our current price list I hope that you will introduce
it to potential buyers at your end.
7. Chúng tôi lấy làm tiếc không thể bán giá trên cơ sở FOB vì buôn bán với tất cả khách hàng trên
cơ sở CIF là tập quán chung của chúng tôi.
We regret being unable to quote on FOB basis as it is our general practice to do business
with all our clients on CIF terms.
8. Chúng tôi đang chào bán những mặt hàng có chất lượng thực sự cao nhất theo những điều kiện
hết sức có lợi và sẽ hoan nghênh cơ hội phục vụ các ngài.
We are offering the goods of the very highest quality on unusually generous terms and
would welcome the opportunity to serve you.
9. Chúng tôi cảm thấy chắc rằng quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về mọi mặt và loại vải tuyệt
vời này sẽ bán rất chạy.
We feel assured that you will find our products satisfactory in every way, and a ready sale
for this excellent material with it.
10. Vì giá một số sản phẩm hóa học có xu hướng tăng nên chúng tôi hy vọng quý ngài sẽ tận dụng
trọn vẹn cơ hội có một không hai này và đặt hàng ngay cho chúng tôi.
As there is an upward tendency in the price of chemicals, we hope that you will take full
advantage of this exceptional opportunity and place your order without delay.
11. Chúng tôi xác nhận và cảm ơn thư của các ngài đề ngày 20 tháng 5. Trả lời thư này chúng tôi
lấy làm vui mừng gửi cho quý ngài cả loạt mẫu đầy đủ cho mặt hàng thủ công mỹ nghệ mà đang
có nhu cầu thường xuyên trên thị trường của các ngài để lựa chọn.
12
We acknowledge with thanks receipt of your letter of 20 May. In reply, we have pleasure in
sending, for your collection, a comprehensive range of samples on arts and crafts, for which
there is a regular demand on your market.
12. Để quý ngài tham khảo, chúng tôi lấy làm vui mừng gửi kèm thư này catalo và bảng giá mới
nhất của mùa bán hàng năm nay, trong đó giới thiệu nhiều mặt hàng mới cùng những phiên bản cải
tiến của những mặt hàng được yêu thích trong vụ bán hàng năm ngoái, và vì chúng tôi có thể giao
hàng ngay, chúng tôi hy vọng nhận được đơn đặt hàng chính thức của quý ngài trong một tương lai
không xa.
We have pleasure in attaching, for your reference, this season’s price list and catalogue
introducing many novelties and some variations on the lines which were most popular last
season, and as we are able to offer prompt delivery, we hope to receive your official order
in the near future.
13. Chúng tôi xin gửi kèm thư này catalo số 123 và bảng giá mới nhất báo giá theo những điều kiện
ưu đãi nhất và chúng tôi tin sản phẩm chúng tôi sẽ đáp ứng được những yêu cầu của các ngài.
Enclosed you will find out latest catalogue No. 123 and price list quoting our most favorable
terms and conditions, and we believe that our products will meet your requirements.
14. Vì nhu cầu đối với mặt hàng này tương đối lớn và vì lượng hàng trong kho là có hạn nên chúng
khuyến nghị quý ngài quyết định nhanh chóng và đặt hàng càng sớm càng tốt.
In view of the brisk demand for this commodity and out limited stock of these goods, we
recommend you to make prompt decision and place the order with us as soon as possible.
15. Giá này dựa trên điều kiện CIF Hải Phòng không bao gồm cước vận chuyển đường bộ và phí
bảo hiểm từ cảng đến bất kỳ thành phố nào trong nội địa.
The price on CIF Haiphong terms excludes the overland freight and insurance from the port
of destination to any other inland city.
16. Những hàng này đã được bán ở các thị trường khác nhau và được đón nhận nồng nhiệt. Quý
ngài hãy thử một chuyến có thể cũng có lợi đấy.
These goods have been shipped to various markets where they have been enjoying the warm
welcome of the end-users. It would be your advantage to try out a shipment.
17. Chúng tôi vui mừng thông báo cho quý ngài rằng chúng tôi sẵn sàng cung cấp các mặt hàng dệt
may bằng bông vốn rất được ưa chuộng ở nước ngoài.
We have pleasure in advising you that we rare well prepared to supply cotton textiles which
have already met with warm reception abroad.
18. Vì mối quan hệ hữu hảo lâu dài của chúng ta, chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng mức chiết
khấu thương mại 3%, bên cạnh chiết khấu số lượng 5% nếu giá trị của một đơn hàng đạt trên
100,000 đô la.
13
For the sake of our long-standing partnership, We are prepared to grant you a 3% discount,
and a additional quantity discount of 5% if the value of a single order exceeds 100,000
dollars.
19. Chúng tôi có thể đề ra một ngoại lệ và đồng ý chiết khấu cho quý ngài 5% chỉ nhằm đáp lại đơn
đặt số lượng lớn của quý ngài. Nói thẳng với quý ngài, đây là một thiệt thòi lớn đối với chúng tôi
vì chúng tôi đã báo giá quý ngài mức giá thấp nhất.
It is just in consideration of your big order that we can make can make an exception by
offering you an allowance of 5%. To be frank with you, this would be a sacrifice on our
part, as we have quoted you our rock-bottom price.
20. Chúng tôi thường chiết khấu 1% cho đơn hàng có số lượng 1000 chiếc, và lấy làm tiếc khi cho
quý ngài biết rằng đây là mức cao nhất chúng tôi có thể thực hiện lúc này bởi chúng tôi sẽ gặp khó
khăn lớn nếu cho quý ngài hưởng mức chiết khấu cao hơn.
We usually allow a 2% discount for an order of 1000 pieces, and regret to inform you that
this is the best we can give at present as a higher rate will put us to great trouble.
III. Letter writing
Letter 1
Anh chị hãy viết một thư trả lời cho thư hỏi hàng dưới đây với những gợi ý như sau:
1. Xác nhận rằng công ty của bạn có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng
2. Cho hưởng chiết khấu số lượng mà khác hàng yêu cầu với mức 5% cho đơn hàng trị giá
hơn 2000 USD
3. Chiết khấu thương mại cho các doanh nghiệp ở Ý hưởng là 15%
4. Điều khoản thanh toán: bằng hối phiếu trả ngay; và sẽ xem xét lại khi 2 bên có được mối
quan hệ lâu bền.
5. Giá báo theo điều kiện CIF London
6. Đính kèm theo catalo cho bộ sưu tập mùa hè và bảng giá
Bắt đầu thư bằng lời chào phù hợp
Enquiry:
Dear Sirs,
We were impressed by the selection of sweaters that were displayed on your stand at the ‘Menswear
Exhibition’ that was held in Hamburg last month.
We are a large chain of retailers and are looking for a manufacturer who could supply us with a
wide range of sweaters for the teenage market.
As we usually place very large orders, we would expect a quantity discount in addition to a
14
20% discount off net list prices and over terms of payment are normally 30-day bill of exchange,
document against acceptance.
If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one time,
please send us your current catalogue and price-list. We hope to hear from you soon.
Yours faithfully,
(signed)
T. Dhan
Import Manager
Dear Ms. T. Dhan
Thank you for your enquiry of Nov 10 2016 in which you expressed an interest in our
th
selection of sweaters. We would like to inform that we are in the position to meet your
requirements.
As requested, we can allow you a quantity discount of 5% on all orders over $2,000 and
the usual allowance for a trade discount in Italy is 15%, and we always deal on payment
by sight draft. However, we would be prepared to consider this once we have established
a long – standing business relationship with you.
Enclosed you will find our summer catalogue and price – list quoting prices CIF London.
We look forward to your official order, and assure you that your orders will receive
our immediate attention.
Yours sincerely,
(Signed)
Ky An (Ms.)
Sales Manager
Enc. 01 catalogue
01 price list
15
Letter 2
Công ty Anh/ Chị nhận được thư hỏi hàng của ông S.Stuart, giám đốc thu mua của công ty Central
Glassgow đề ngày 28/1/20__, hỏi mua một số loại áo khoác. Hãy viết một thư trả lời gửi cho ông
S.Stuart theo những ý chính như sau:
1. Công ty rất vui mừng và cảm ơn thư hỏi hàng nói trên.
2. Đối với loại áo khoắc mà ông S. Stuart hỏi mua, công ty chào giá áo khoác nữ là 50USD, áo
khoác nam là 60USD.
3. Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài Gòn, không kể đóng gói. Tuy nhiên, nếu Central Glassgow
muốn tính theo giá CIF London thì công ty có thể thu xếp việc thuê tàu và bảo hiểm. Số hàng
này công ty có thể cung cấp ngay tại kho. Giao hàng có thể thực hiện trong vòng 3 tuần kể từ khi
nhận được đơn hàng chính thức.
4. Công ty yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang trả ngay, mở tại ngân hàng
thương mại Anh, tới tài khoản của công ty ở Vietcombank, cho người bán hưởng 100% giá trị
hóa đơn.
5. Riêng đối với loại áo khoác nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý khách là hiện hàng đã hết và phải đến cuối
tháng 4 mới có thể giao được. Tuy nhiên công ty sẽ gửi kèm với thư này bảng giá và catalo mới
nhất của một số loại áo khoác thiếu nhi với mẫu mã đa dạng và phong phú để Glassgow tham
khảo.
6. Vì Central Glassgow là khách hàng mới, nên công ty sẵn sàng cho khách hàng hưởng chiết
khấu thương mại 10% cùng với chiết khấu số lượng là 5% so với giá thuần cho mọi đơn hàng có
trị giá trên 10,000 USD.
7. Việc đóng gói sẽ được thực hiện theo chỉ dẫn cụ thể của khách hàng. Khách hàng có thể yên
tâm chúng ta sẽ đóng gói cẩn thận đề phòng bao bì bị rách khi vận chuyển.
Anh/ Chị có thể thêm một số thông tin khác để hoàn chỉnh bức thư. Bắt đầu thư bằng “Dear Mr
...”.
Dear Mr. Stuart
We were glad to receive your enquiry of January 28 2017 and thank you for your
th
interest in purchase of some of our sweaters.
In respect to the type of sweaters you request, we quote $50 for women’s sweater and
$60 for men’s sweater. Please notice that this price is quoted FOB Saigon port,
excluding packaging. However, if you
16
would like it to be quoted CIF London, we can arrange for freight and insurance.
We can make delivery from stock within 3 weeks from the receipt of official
orders.
We require payment by irrevocable L/C at sight, to be opened Commercial bank of
England to our account in Vietcombank, in the seller’s favor for 100% of the value
of orders.
Concerning small and medium women’s sweaters, please note that these items are out
of stock and can only be delivered in the end of April. However, we are enclosing our
latest price list and catalogue for some types of kids’ sweaters in diversified designs for
references for you.
Because you are our new customer, we are ready to offer you a trade discount of 10%
together with a quantity discount of 5% off net price all orders over $10,000.
The packing process will be carried out under your detailed instruction. You shall rest
assured that we will package products carefully to avoid the packing to be torn while
delivery.
We would like to thank you for your interest and look forward to receiving
your early order. Yours sincerely,
(signed)
Ky An
Sales Manager
Encl. 01 catalogue
01 price list
17
Letter 3
Đọc email bên dưới của ông Gerd Busch, giám đốc marketing của công ty Busch AG, gửi cho
trợ lý của mình. Hãy đóng vai là trợ lý của ông Gred Busch, sử dụng những thông tin mà ông ấy
cung cấp và thay mặt cho ông Gerd Busch viết thư trả lời cho bà Anne Croft của Shape-up Fitness
Centres.
Dear Ms. Croft
We would like to thank you for your enquiry of Nov 10 2016 for our
th
fitness equipment. Please find enclosed our catalogue and price list quoting
prices CIF London.
Please rest assured that they are made from highest-quality materials and we will offer
you a 5 – year guarantee on all our equipment.
Because of our competitive prices, and the small profit margin, we will not be offering
any credit terms on this consignment. However, we do give a quantity discount of 5% off
net prices on orders over €5,000.
Thank you for your interest and we hope to hear from you soon.
18
Yours sincerely,
P.P. Gred Busch,
(signed)
Marketing Manager
Encl. 01 catalogue
01 price list
Letter 4
Anh chị nhận được thư hỏi hàng số TD/432 của ông B. Black thuộc công ty TNHH Western
Shoes, tại Anh quốc. Trong thư ông Black bày tỏ sư quan tâm đến các sản phẩm giày da và túi
xách tay bằng da của công ty. Anh/ Chị hãy viết một thư trả lời với nội dung sau:
1. Cảm ơn ông Black về lá thư và sự quan tâm của ông ta đến các sản phẩm của công ty, và
đính kèm thư này chào hàng số DT 4450.
2. Lưu ý khách hàng là những sản phẩm mà công ty chào bán đều được sản xuất bằng những
vật liệu được chọn lựa kỹ của những người thợ thủ công có tay nghể loại 1. Mẫu của các loại
da này cùng với ca tô lô có hình minh họa cũng sẽ được gởi cho khách hàng bằng một chuyến
thư riêng.
3. Những mặt hàng này công ty đã xuất ra nhiều nước và đâu đâu khách hàng cũng hài lòng
về chất lượng tốt, kiểu dáng hấp dẫn, màu sắc tao nhã và giá cả phải chăng. Vì vậy công ty
hoàn toàn tin tưởng những sản phẩm này sẽ bán chạy ở thị trường Anh quốc.
4. Tất cả giá ghi trong bảng giá đều là giá FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2010, và được
trừ 2,5% cho các đơn hàng không dưới 10.000 USD.
5. Thông báo cho ông Black biết là ông Nguyễn Hồng, Trưởng phòng Kinh doanh của công
ty, sẽ có mặt tại Luân Đôn vào giữa tháng 1/20__, và ông Hồng sẽ mang theo một số mặt
hàng tiêu biểu để giới thiệu với quý công ty.
6. Bày tỏ hy vọng là các mẫu hàng mà ông Hồng mang theo sẽ đáp ứng được nhu cầu kinh
doanh thời trang của khách hàng.
Có thể thêm các chi tiết khác để phù hợp về nội dung và văn phong của một thư trả lời. Bắt đầu
thư bằng Dear...
Dear Mr. Black
Thank you for your enquiry and your interest in our range of leather shoes and
handbags. I am enclosing an offer No. DT 4450.
19
Please note that all products are made from carefully selected materials and by No.1
ranked workmanship. Samples of leather types, together with illustrated catalogue
will be sent to you by a separate post.
We has exported these items to many countries where customers have expressed their
great satisfaction with high quality, attractive designs, elegant colors and reasonable
prices. Therefore, we completely believe that these products will find a ready sale in
England market.
All prices are quoted FOB Cat Lai port, Incoterms 2010, and are discounted 2.5% on
all orders of $10,000 or more.
We would like to inform you that Mr. Hong Nguyen, our Sales Office Manager will be
present in London in the middle of January 2017, and he will bring with him some typical
items to introduce you.
We hope that the samples from Mr. Nguyen will meet your fashion business’
requirements.
Yours sincerely,
P.P. Hong Nguyen,
(signed)
Sales Office Manager
Encl. 01 offer No. DT 4450
Letter 5
Công ty anh/ chị nhận được một thư hỏi mua lạc nhân (groundnut kernels) đề ngày 20/11/20__
của công ty TNHH Wellington Merchandising, Phillipine. Giám đốc công ty là ông Nguyễn Bảo
Hòa yêu cầu anh/ chị viết một thư trả lời cho ông ta ký. Trong thư nhấn mạnh một số ý như sau:
1. Cảm ơn khách hàng về là thư hỏi hàng đề ngày 20/11/20__ mua lạc nhân
2. Giá chào bán là 550 đô la Mỹ/mét tấn kể cả chi phí đóng gói bao bì. Giá theo điều kiện
giao hàng FOB cảng Sài Gòn, theo Incoterms 2000. Đây là đơn hàng đầu tiên nên ông ta đồng
ý dành cho khách hàng một khoản chiết khấu 10% trên tổng giá trị đơn hàng ngoài phí hoa
hồng 5%.
3. Thông báo rằng ta có sẵn hàng để giao trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn
chính thức của khách hàng.
20
4. Lạc được đóng trong bao đay mới, mỗi bao có trọng lượng tịnh là 50 kg.
5. Thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang, có xác nhận của ngân hàng, trả tiền ngay,
mở vào tài khoản của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại Tp. Hồ Chí Minh,
cho người bán hưởng thanh toán cho toàn bộ giá trị của lô hàng.
6. Giám đốc của công ty cũng yêu cầu anh/ chị quảng cáo thêm về mặt hàng này và lưu ý
khách hàng là do nhu cầu rất lớn trên thị trường về mặt hàng này nên người bán không đảm
bảo là giá cả chào bán và các điều kiện có lợi trong chào hàng kèm theo thư này sẽ còn giá
trị sau ngày 15/1/20__.
Hãy bắt đầu thư bằng “Dear Mr. Crane”.
Dear Mr. Crane
Thank you for your enquiry of November 20 2016 for our groundnut kernels.
th
The offered price is $550/MT, including packaging (price). The price is quoted FOB
Saigon port, subject to Incoterms 2000. Because this is your first order, we would like
to allow a 10% discount on total value of your order in addition to a 5% commission.
We are pleased to inform that we can make delivery from stock within 30 days from the
receipt of your official order.
The groundnut kernels are to be packed in new jute bags, 50 kilograms each.
Payment shall be made by irrevocable [confirmed] L/C at sight, to be opened to the
[our] account of Vietcombank, Ho Chi Minh City branch, in the seller’s favor for the
total value of the consignment.
We are confident that you will find our products of good value of money. Please note that
as demand for this items are very high, the price quoted and other generous terms related
in the enclosed offer are not guaranteed to be valid and effective after January 15 2017.
th
We hope to receive your early official order and we guarantee that your order will
receive our best attention.
Yours sincerely,
(Signed)
Hoa Bao Nguyen (Mr.)
Manager
21
QUOTATION (done)
II. Translation
English - Vietnamese
1. This is the rock-bottom price and any further reduction is out of question.
Đây là mức giá thấp nhất và việc giảm giá thêm sẽ không bàn đến nữa.
2. We cannot grant the reduction you asked because the price has already been cut to the lowest
possible level.
Chúng tôi không thể giảm giá như các ngài yêu cầu vì giá đã được giảm đến mức thấp nhất
có thể 3. Gía của chúng tôi thường dựa trên điều kiện CIF, nhưng nếu người mua yêu cầu
chúng tôi sẽ tính giá CFR.
3. Our prices are usually based on CIF, but CFR will do if buyers request.
Giá của chúng tôi thường dựa trên CIF, nhưng CFR sẽ thực hiện nếu người mua yêu cầu.
4. The prices we quoted are closely calculated and considered moderate.
Gía chúng tôi báo được tính toán chính xác và được coi là vừa phải.
5. Our usual trade discount is 10%. However, in addition to this, a 5% discount is allowed to
wholesalers provided the minimum order is for 10,000 units.
Mức chiết khấu thương mại thông thường của chúng tôi áp dụng là 10%. Tuy nhiên, ngoài
mức chiết khấu này các nhà bán sỉ còn được hưởng thêm chiết khấu 5% nếu đặt hàng tối
thiểu là 10.000 chiếc.
6. Prices are subject to variation without notice in advance in accordance with market fluctuation.
Gía có thể thay đổi theo sự biến động của thị trường mà không cần báo trước.
7. This is the lowest quotation of ours and we are unable to entertain any counter-offers.
Đây là bảng báo giá thấp nhất của chúng tôi và chúng tôi không thể xem xét bất kỳ thư
hoàn giá nào.
8. Our quotation is strictly firm, and the price has been reduced to the limit.
Thư báo giá của chúng tôi hoàn toàn cố định và giá đã được giảm hết mức rồi.
9. Being far lower than what is prevailing in the market today, your counter-offer has to be declined.
Giá của quý ngài trả thấp hơn nhiều so với giá đang phổ biến hiện nay trên thị trường nên
chúng tôi buộc phải từ chối hoàn gía của quý ngài.
10. We feel sure that a fair comparison in quality between our products and similar articles from
other sources will convince you of the reasonableness of our price.
Chúng tôi tin chắc rằng việc so sánh công bằng về mặt chất lượng giữa sản phẩm của chúng
22
tôi và các sản phẩm tương tự đến từ các công ty khác sẽ thuyết phục được quý ngài thấy
rằng giá của chúng tôi rất thoả đáng.
11. Although your price is below our level, we accept this order as exception with a view to
initiating business with you.
Mặc dù giá của quý ngài đưa ra thấp hơn giá của chúng tôi nhưng chúng tôi vẫn chấp nhận
đơn hàng này như một ngoại lệ với ý định có thể bắt đầu mối quan hệ làm ăn với quý ngài.
12. These articles are best-selling in European markets. Considerable business has been done with
other customers at these prices.
Đây là những mặt hàng bán chạy nhất ở thị trường Châu Âu. Chúng tôi đã tiến hành
nhiều thương vụ làm ăn lớn với các khách hàng khác theo giá này.
13. We are not in position to entertain business at your price, since it is far below our cost price.
Chúng tôi không thể tiến hành việc kinh doanh ở mức giá của quý ngài được bởi vì nó
thấp hơn nhiều so với giá vốn của chúng tôi.
14. The price on CIF Haiphong terms excludes the overland freight and insurance from the port of
destination to any other inland city.
Giá bán tính theo điều kiện CIF Hải Phòng không bao gồm cước vận chuyển đường bộ và
bảo hiểm từ cảng đến bất kỳ thành phố nào trong nội địa.
15. The present price fluctuation in the world market has necessitated the adjustment of price for
cameras to $800 per set CIF Saigon.
Sự biến động giá trên thị trường thế giới hiện nay buộc chúng tôi phải điều chỉnh giá đối
với mặt hàng máy ảnh là $800/chiếc CIF Sài Gòn.
16. For friendship’s sake we may exceptionally consider reducing our price a little, but never to that
extent.
Vì quan hệ hữu hảo, chúng tôi có thể đặc biệt xem xét giảm giá một ít nhưng không thể
ở mức đó được.
17. As business has been done extensively in your market at Japanese price, we regret that we
cannot accept your counter-offer.
Vì việc kinh doanh đã được thực hiện nhiều trên toàn thị trường của quý ngài tại mức giá
của người Nhật, chúng tôi rất lấy làm tiếc chúng tôi không thể chấp nhận thư hoàn giá của
quý ngài.
18. Not that we have no desire to conclude this business, but we see no way to change the price as
requested.
Không phải chúng tôi không muốn ký kết thương vụ này song chúng tôi không có cách
nào thay đổi giá như quý ngài yêu cầu.
23
19. However desirous we may be of doing business with you, we regret to say that your bid is really
too low to be acceptable.
Mặc dù chúng tôi rất muốn làm ăn với quý ngài nhưng chúng tôi rất tiếc phải nói rằng giá
quý ngài trả quá thấp không thể chấp nhận được.
20. The price we offer compares favorably with quotations you can get from other suppliers.
Giá chúng tôi chào bán cũng rất ưu đãi như các báo giá quý ngài nhận được từ các nhà
cung ứng khác.
Vietnamese – English
1. Xin quý ngài lưu ý rằng tất cả các giá chúng tôi báo đều trên cơ sở giá CIF. Đây là tập quán kinh
doanh chung của chúng tôi và chúng tôi tin quý ngài có thể chấp nhận được.
Please note that all of our prices are quoted on CIF basis. This is our general practice, which
we believe will be acceptable to you.
2. Quý ngài sẽ thấy sản phẩm của chúng tôi được định giá rất vừa phải mà chất lượng lại tốt.
You will find that our products are moderately priced and of good quality.
3. Chúng tôi thường không chiết khấu cho các khách hàng riêng lẻ nhưng xét đến mối quan hệ làm
ăn đã lâu giữa chúng ta, chúng tôi sẽ chiết khấu 20% trên giá bán lẻ.
We do not usually allow individual customers discount but considering our long standing business relationship, we will offer 20% off retail price.
4. Chúng tôi có thể báo cho ông giá gộp gồm phí giao hàng là 20 đô la cho mỗi 100 mặt hàng. Số
hàng này được miễn thuế VAT.
We can quote a gross price including cost of delivery of $20/100 items. These items
are exempted from VAT.
5. Xin quý ngài lưu ý rằng giá chúng tôi báo chỉ là tạm tính. Chúng tôi có thể buộc phải tăng giá
lên khi chi phí nguyên vật liệu tăng lên.
Please note that the quoted price is provisional. We may be forced to increase our price
in accordance with the increasing cost of raw materials.
6. Chúng tôi chỉ có thể giữ mức giá đã báo trong vòng hai tuần. Sau thời gian này, giá có thể thay
đổi theo những biến động của tỷ giá.
We can hold/keep the the quoted price within 2 weeks. After this period, the price is
subject to change in accordance with the fluctuation of exchange rates.
7. Vì giá các loại hóa chất đang có xu hướng tăng lên nên chúng tôi khuyên quý ngài đặt hàng càng
sớm càng tốt.
As there is an upward trend in the price of chemicals, we would advise you to place your
order as soon as possible.
24
8. Giá máy ảnh đã được điều chỉnh lên 789 đô/ chiếc thay cho các báo giá trước đó của chúng tôi.
The price of cameras was adjusted to $789 per set, which supersedes our previous
quotations.
9. Tất cả các báo giá đều tùy thuộc vào sự xác nhận cuối cùng của chúng tôi. Trừ khi hai bên có
thỏa thuận nào khác, tất cả các mức giá đều không có chiết khấu nào.
All quotations are subject to our final confirmation. Unless otherwise agreed (Trừ khi hai
bên có thoả thuận nào khác), all prices are without any discounts.
10. Do xu hướng tăng giá hạt điều trên thị trường, nên chúng tôi phải điều chỉnh giá theo mức giá
phổ biến trên thị trường thế giới.
Because of the rising tendency in the market price of cashew nut, we have to adjust our
price to the level prevailing (phổ biến) in the world market.
11. Chúng tôi sẽ xem xét việc cho quý ngài hưởng chiết khấu thêm 5% nếu giá trị của đơn hàng
vượt quá 10.000 đô la.
We will consider offering you an additional discount of 5% if the value of your order
exceeds $10,000.
12. Xét đến quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng ta sẵn sàng cho quý ngài hưởng
chiết khấu 15%, cao hơn mức chiết khấu mà chúng tôi cho các khách hàng khác hưởng.
In view of your past customs with us, we are prepared to offer you a 15% discount, which
is higher than we allow other buyers.
13. Giá đã báo là giá xuất xưởng nhưng nếu khách hàng yêu cầu chúng tôi có thể sắp xếp việc
chuyên chở và bảo hiểm. Trừ khi có quy định khác, thanh toán bằng hối phiếu trả trong vòng 30
ngày trao chứng từ khi chấp nhận thanh toán.
Although the quoted price is ex-factory price, if there are any requirements, we are in positon to
arrange for freight and insurance. Unless otherwise stated (trừ khi có quy định khác), payment is to
be effected by 30-day Bill of Exchange, Document against Payment.
14. Chúng tôi sẽ xem xét việc tăng mức chiết khấu để mở cửa thị trường vì đây là sản phẩm mới
của chúng tôi.
We will consider increasing the discount to open the market as this is our new product.
15. Chúng tôi gửi kèm thư này báo giá mới nhất của chúng tôi cho loại áo khoác len hiện đang có
nhu cầu thường xuyên tại thị trường quý ngài.
Enclosed you will find our latest quotation for sweaters for which there is a brisk/steady
demand in your market.
16. Chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng chiết khấu đặc biệt 5% cho bất kỳ đơn hàng nào nhận
được vào trước cuối tháng này.
We are willing to offer you a special discount of 5% on any orders received by the end of
25
this month.
17. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường quý ngài đang có nhu cầu lớn đối với vớ thể thao và nhân dịp
này gửi kèm báo giá số 1912 BH để quý ngài xem xét.
We understand that there is a high demand for sport socks in your market and take this
opportunity to enclose our quotation No.1912 BH for your consideration.
18. Chúng tôi muốn mở rộng việc bán giầy thể thao sang thị trường quý ngài và mạo muội gửi kèm
theo thư này báo giá No. 44TD với hy vọng quý ngài sẽ giới thiệu nó với các khách hàng có triển
vọng ở nước của các ngài.
We wish to extend the sale of sports shoes to your market and take the liberty of enclosing
our Quotation No. 44TD in the hope that you will introduce it to prospective buyers in your
country.
19. Chúng tôi có thể chào bán cho quý ngài 600 tấn gạo với giá là 50USD/tấn, CIF cảng London. Vì
quý ngài là khách hàng quý của chúng tôi nên chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng thêm chiết khấu
số lượng 15%.
We can offer you 600 MT of rice at 50USD/MT, CIF London. Because you are our
valued customer we are ready to allow you a quantity discount of 15%.
20. Quý ngài có thể thấy trong bảng giá đính kèm là mức giá thấp này chỉ có hiệu lực đến ngày
1/12/20--. Xét đến nhu cầu cao đối với mặt hàng này, chúng tôi khuyên quý ngài hãy đặt hàng ngay
với chúng tôi.
As you can see from the enclosed price list, this low price is valid and effective until
1/12/2016. In view of the heavy demand for this item, we advise you to place an order with
us immediately.
III. Letter writing
Letter 1
Công ty anh/ chị nhận được thư hỏi hàng của ông S. Stuart, giám đốc thu mua
của công ty Central Glasgow đề ngày 28/1/20— hỏi mua một số loại áo khoác.
Hãy viết một thư báo giá gửi cho ông S.Stuart theo những ý chính như sau:
1.
Công ty rất vui mừng và cảm ơn thư hỏi hàng nói trên.
2.
Đối với loại áo khoác mà ông S.Stuart hỏi, công ty chào giá như sau:
Tên hàng
Áo khoác nữ
Tên hàng
Màu vàng, cỡ lớn
Tên hàng
Tên hàng
TL021
USD15
26
Áo khoác nam
Màu xanh , cỡ lớn
TL 25
USD17
Áo khoác nam
Màu xám, cỡ nhỏ
TL027
USD16
3.
Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài Gòn, không kể đóng gói. Tuy
nhiên, nếu Central Glasgow muốn tính theo giá CIF London thì công ty có
thể thu xếp việc thuê tàu và bảo hiểm. Số hàng này công ty có thể cung cấp
ngay tại kho. Giao hàng có thể thực hiện trong vòng 3 tuần kể từ khi nhận
được đơn hàng chính thức.
4.
Công ty yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang, mở
tại ngân hàng thương mại Anh, tới tài khoản của công ty ở Vietcombank, cho
người bán hưởng 100% trị giá hóa đơn.
5.
Riêng đối với loại áo khóac nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý với khách là hiện
hàng đã hết và phải đến cuối tháng 4 mới có thể giao được. Tuy nhiên công
ty sẽ gửi kèm với thư này bảng giá và catalo mới nhất của một số loại áo
khoác thiếu nhi với mẫu mã đa dạng để Central Glasgow tham khảo.
6.
Vì Central Glasgow là khách hàng mới, nên công ty sẵn sàng cho
khách hàng hưởng chiết khấu thương mại cùng với chiết khẩu số lượng là 5%
so với giá thuần cho mọi đơn hàng có trị giá trên 10.000 đô la Mỹ.
Bắt đầu thư bằng Dear Mr…
Dear Mr. Stuart
We thank you for your letter of … in which you asked about some kinds of coats. For the kinds
you mentioned, we are pleased to quote as follows:
Item Color size Code Unit price Women’s coat Yellow, big size TL021 USD15 Men’s coat Blue,
big size TL025 USD17 Men’s coat Grey, small size TL027 USD16
These prices should be understood FOB Saigon port, excluding packing. However, if you prefer
CIF London, we could arrange for freight and insurance. As you are our regular customer, we are
prepared to allow you a trade discount in addition to a quantity discount of 5% off the ne prices
on orders over $10,000.
You may rest assured that we could supply these items from stock and delivery will be made
within 3 weeks upon receipt of your official order.
Payment is required to be made by irrevocable L/C to be opened through Commercial Bank of
London to the account of Foreign Trade Bank of Vietnam in our favor for the total value of the
invoice.
We are sorry to inform you that we are now out of stock of small and medium – sized women’s
coats and you will have to wait until the end of April before we can make delivery. We also take
this opportunity to enclose our price – list and latest catalogue for some kinds of children’s coats
in various designs for your reference.
27
Once again, thank you for your interest and we look forward to hearing from you soon. Yours
sincerely,
Letter 2
Công ty Anh/ chị nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D Eward and Co. Ltd.
đề ngày 16/6/20—hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS44TD (table tennis bat) và
vợt cầu lông (badminton bat) kiểu VB50MT.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá cho loại vợt cầu lông với những gợi ý sau:
-
Giá vợt cầu lông 2 đô la/chiếc/ FOB Hải Phòng.
-
Chiết khấu thương mại 5% cộng thêm chiết khấu số lượng 3% cho các
đơn hàng không dưới 100 chiếc.
-
Thanh toán bằng L/C trả ngay.
-
Giao hàng trong vòng 2 tuần kể từ ngày nhận được đơn hàng chính
thức của khách hàng.
Anh/ Chị cũng báo cho đối tác biết là hiện tại công ty chưa có vợt bóng bàn
VS44TD nhưng thay vào đó có thể bán VS45MH có chất lượng như vợt
VS44TD với các điều kiện tương tự như vợt cầu lông và giá là 8 đô la/chiếc.
Dear Sir/Madam
Thank you for your enquiry of June 16th 2016 in which you expressed an interest in VS44TD
table tennis bat and VB50MT badminton bat.
The type of badminton bat in which you enquired is quoted at USD$2 per piece, FOB Hai Phong.
We can offer you a 5% trade discount in addition to a 3% quantity discount for all orders of 100
pieces or more.
Payment is to be effected by L/C at sight and delivery is to be made within 2 weeks from receipt
of your official order.
We regret to say that currently we do not have a stock of VS44TD table tennis bats. However, we
can supply you VS45MH bats of the same quality as that of VS44TD ones at the price of USD$8
each. Conditions and terms are similar to those applied for badminton bats.
Thank you for your interest. We look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully,
(Signed)
Sales Manager
Letter 3
Công ty Da-Giầy Việt Nam nhận được thư hỏi hàng số 2431 ngày 1/6/20—
của công ty TNHH Alford & Son hỏi mua giầy da nam giới mã 306/TLd và
giầy phụ nữ mã 295/MTd.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá bán giầy da nam giới mã 306/TLd theo catalo
28
gửi kèm cho khách hàng với giá CIF Briston có cả bao bì xuất khẩu là 20 đô
la/đôi, giao hàng vào tháng 9, 20—và thanh toán bằng tín dụng thư không hủy
ngang trả tiền ngay, mở qua ngân hàng TM ABC, Briston 15 ngày trước ngày
giao hàng.
Riêng đối với giầy phụ nữ mã 295/MTd công ty hiện tại không sản xuất nữa,
anh/ chị hãy chào giá cho loại giầy phụ nữ mã 305/TLd thời trang hơn mà giá
lại không đắt hơn (25 đô la/ đôi) và gửi kèm cho khách bảng giá hiện hành
cho loại giầy này.
Giá sẽ không đổi nếu khách hàng đặt mua chính thức trong vòng 15 ngày tới.
Bắt đầu thư bằng Dear…
Dear Mr…
We thank you for your enquiry No. 2431 dated… in which you asked about our men’s shoes
model 306/TLd and women’s shoes model 295/MTd
From our enclosed catalogue for men’s shoes, you will find that these items are offered at the
price of $20/pair, CIF Briston, including export packing. The price will not change if you place
an official order within the next 15 days.
You may rest assured that we can make delivery in September, however, payment shall be made
by irrevocable at – sight L/C, to be opened through ABC Commercial bank, 15 days prior to
shipment.
We are sorry to inform you that we have no longer produced the women’s shoes 295/MTd.
Instead, we could offer you a more fashionable model 305/TLd at the price of $8 and are
enclosing our current price – list for this kind for your reference. We hope that this may interest
you.
Once again, thank you for your interest and we look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely
ORDER (done)
II. Translation
English - Vietnamese
1. We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated … and are pleased to enclose our
order No. 3678 for 4 items under your catalogue.
Chúng tôi xác nhận rằng đã nhận được đề nghị của quý ngài vào ngày …. Và vui lòng đính kèm
đơn hàng số 3678 của chúng tôi cho 4 mặt hàng trong danh mục của bạn.
2. Your offer dated…encouraged us to place a trial order with you. Please find the terms and
conditions in the enclosed order.
29
Đề nghị của quý ngài ngày … đã khuyến khích chúng tôi muốn đặt thử đơn hàng của quý ngài. Vui
lòng cung cấp cho chúng tôi những điều khoản và điều kiện trong đơn hàng kèm theo.
3. We are much obliged for your quotation of…and would be glad if you could accept our order for
the following goods.
Chúng tôi chân thành cảm ơn bảng báo giá của bạn về … và sẽ rất vui nếu quý ngài có thể chấp
nhận đơn đặt hàng cho những đơn hàng sau của chúng tôi
4. We are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will
be supplied from current stock at the price named.
Chúng tôi rất vui lòng cung cấp cho quý ngài một đơn hàng cho các mặt hàng sau với điều kiện
rằng các mặt hàng này sẽ được cung cấp từ kho hiện tại với mức giá đã nêu.
5. Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of which please return us one copy duly
signed.
Đính kèm theo là sự xác nhận của chúng tôi về bản sao đơn đặt hàng, trong đó vui lòng gửi lại cho
chúng tôi 1 bản sao có chữ ký hợp lệ.
6. We shall be grateful for prompt delivery as the goods are urgently needed.
Chúng tôi rất biết ơn việc giao hàng đúng thời hạn của quý ngài vì hàng đang cần gấp
7. Delivery before February is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse the
goods delivered after that date.
Điều kiện chắc chắn của đơn hàng này là phải giao hàng trước tháng 2, và chúng tôi có quyền từ
chối những hàng hóa giao sau ngày này
8. We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and hope that you will
continue to do business with us.
=> Chúng tôi tin rằng việc chậm trễ sẽ không gây ra bất kỳ sự bất tiện nghiêm trọng nào đối với
quý ngài và hy vọng rằng quý ngài sẽ tiếp tục hợp tác kinh doanh với chúng tôi.
9. We hope that the goods will reach you safely and in good time and that you will be pleased with
them.
=> Chúng tôi hy vọng rằng hàng hóa sẽ kịp đến tay quý ngài an toàn và mong quý ngài sẽ hài lòng
với số hàng hóa đó.
10. We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and that they will perfectly
suit your needs.
=> Chúng tôi chắc chắn rằng quý ngài sẽ thấy hài lòng về mọi mặt đối với những hàng hóa này và
chúng hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của quý ngài.
11. Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive not later than…
=> Vui lòng xác nhận lại việc chấp nhận của quý ngài với đơn hàng này và việc chấp nhận này sẽ
không trễ hơn ...
12. We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our sales confirmation in
30
two originals, one of which please sign and return to us for our file.
=> Thông qua văn bản này, chúng tôi xác nhận việc chấp nhận đơn hàng của quý ngài và đính kèm
sự xác nhận bán hàng bằng 2 văn bản chính, một trong 2 văn bản đó vui lòng ký tên và gửi lại cho
chúng tôi để lưu hồ sơ.
13. Warranty is 24 months after dispatch. Should the machine prove to be defective during the
guarantee period, the seller undertakes to replace or repair any defective part free of charge. This
warranty does not apply to normal wear and tear or damage caused by improper storage or careless
maintenance.
=> Bảo hành 24 tháng sau khi gửi. Nếu máy móc bị lỗi trong thời gian bảo hành, người bán cam
kết thay thế hoặc sửa chữa miễn phí bất kỳ bộ phận nào bị lỗi. Việc bảo hành này không áp dụng
cho các hao mòn thông thường hoặc hư hỏng do bảo quản không đúng cách hoặc bảo trì bất cẩn.
14. We expect to find a good market for these table linens and hope to place further and large orders
with you in the near future.
=> Chúng tôi kỳ vọng rằng sẽ tìm được thị trường tốt cho những bộ khăn trải bàn này và hy vọng
sẽ đạt được những đơn hàng lớn hơn nữa với quý ngài trong tương lai không xa.
15. There is a steady demand for this item in this market. We hope you will be able to supply
more next time.
=> Có một nhu cầu ổn định cho mặt hàng này trên thị trường này. Chúng tôi hy vọng quý ngài sẽ
có thể cung cấp nhiều mặt hàng hơn trong thời gian tới.
16. We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further orders in
the near future.
=> Chúng tôi gửi kèm theo đơn hàng dùng thử. Nếu chất lượng đạt được như kỳ vọng của chúng
tôi, chúng tôi sẽ gửi các đơn đặt hàng tiếp theo trong tương lai không xa.
17. Owing to heavy commitments, we are not in position to accept new orders.
=> Do có nhiều đơn đặt hàng trong tay chờ giao, nên chúng tôi không có khả năng chấp nhận
những đơn hàng mới.
18. Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining new orders.
=> Do thiếu nguyên liệu, nhà máy phải ngừng tiếp nhận những đơn hàng mới.
19. We thank you for your order of… but regret very much that we are unable to execute your
order immediately owing to heavy demand.
=> Chúng tôi cảm ơn quý ngài đã đặt hàng… nhưng rất tiếc là chúng tôi không thể thực hiện đơn
hàng của ngay ngay lập tức do nhu cầu quá lớn.
20. We hope that our handling of your first order will lead to further business between us and
mark the beginning of a happy working relationship.
=> Chúng tôi hy vọng rằng việc xử lý đơn hàng đầu tiên của quý ngài sẽ đưa việc kinh doanh giữa
chúng ta tiến xa hơn và đánh dấu sự khởi đầu của một mối quan hệ làm ăn tốt đẹp.
31
Vietnamese – English
1. Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng của quý ngài và hy vọng rằng việc thực
hiện đơn hàng này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công ty chúng ta.
1. We look forward to receiving your advice of dispatch soon and hope that the execution
of this order lead to further business between our corporations.
2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạng là cực kỳ quan trọng vì đơn hàng này
chiếm một phần lớn trong công trình xây dựng của chúng tôi.
2. We would like to stress that due delivery is most essential as this order accounts for a
considerable part of our construction work.
3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15% khiến chúng tôi thất vọng nhưng chúng tôi sẽ
đặt hàng và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ được xem xét lại vào một thời điểm nào đấy trong
tương lai không xa.
3. Although the rather low trade discount of 15% disappointed us, we will place an order
and hope that this allowance can be reviewed at some time in the near future.
4. Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy ngang do người mua mở cho người bán hưởng
trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo sẵn sàng giao hàng và thông báo về
việc đã lấy được giấp phép xuất khẩu.
4. Payment is to be made by an irrevocable L/C opened by the Buyer in favor of the seller
within 15 days after the buyer receives the notice that the goods are ready to be shipped and
the advice that the import license is obtained.
5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán phải chịu trách nhiệm đối với bất kỳ khuyết
tật nào của hàng hóa được giao. Nếu phát hiện có khuyết tật trong thời gian bảo hành, người bán
phải thay thế, sửa chữa, điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó miễn phí cho người mua.
5. Guarantee will be 12 months form the date of delivery. The seller shall be liable for any
defect in the goods delivered. If any defect comes to light in the period, the seller shall
replace, repair, modify or remedy such defect free of charges to the buyer.
6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký xác nhận và gửi đến chỗ
chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này.
6. All the necessary documents associated with the machine must be signed by you and sent
to us immediately upon your acceptance to this order.
7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và bảo hiểm
phải được mua tại công ty bảo hiểm có uy tín.
7. The goods are required to be insured under marine all risk terms with the first class
insurance company.
8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa tại một công ty bảo hiểm có uy tín do người mua
32
chỉ định.
8. Insurance is required to be obtained by the seller form the first class insurance company
nominated by the buyers.
9. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng trong chuyến trước bị bể khi tới nơi dẫn đến
chất lượng kém. Do vậy, đối với chuyến này, chúng tôi đề nghị quý ngài gia cố bằng đai sắt.
9. We regret that most of the cases in the previous shipment were broken on its arrival,
which leads to inferior quality. Therefore, for this shipment, we suggest you should
strengthen with steel straps.
10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng nếu quý ngài vẫn cảm
thấy không thể chấp nhận chào hàng của chúng tôi thì hi vọng điều đó cũng sẽ không ngăn cản quý
ngài đến mua hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét kỹ lưỡng bất kỳ đề nghị nào có
thể dẫn đến việc làm ăn giữa chúng ta.
10. We hope you will give further thought to the matter. However, if you feel you cannot
accept our offer, we hope it will not prevent you from approaching us. We are always happy
to carefully consider any proposals likely to lead to business between us.
11. Để tiết kiệm cước phí, chúng tôi yêu cầu hàng được đóng trong thùng thưa có gia cố. Toàn bộ
số hàng được bọc trong giấy không thấm nước. Một thùng kín bằng kim loại như quý ngài đề nghị
sẽ không tiết kiệm.
11. The goods are required to be packed in strengthen crates to save freight. All the goods
are to be wrapped in waterproof paper. A metal case as you suggest will not be economical.
12. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như bản vẽ, sách hướng dẫn
sử dụng, catalo… để chúng tôi nghiên cứu và cho dịch sang Tiếng Việt.
12. Please send us the technical documents such as drawing, manuals, catalogue, etc for
our consideration and Vietnamese translation.
13. Để hạn chế tổn thất trong quá trình vận chuyển đến mức thấp nhất, chúng tôi yêu cầu hàng hóa
phải được đóng trong các hòm gỗ có nẹp sắt cẩn thận.
13. To minimize possible damage in transit, the goods are required to be packed in wooden
cases carefully steel hooped.
14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng do nguyên vật liệu
được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng của quý ngài trước ngày…
14. Your order has received our immediate attention, however, because raw material did not
reach us on time, we are afraid that we are unable to fulfill your order before…
15. Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ để đảm
bảo giao hàng đúng hạn.
15. As we are in urgent of these goods, we request that you arrange everything in order to
33
ensure timely shipment.
16. Chúng tôi phải nhấn mạnh việc giao hàng trong thời gian đã nêu và bảo lưu quyền từ chối nhận
hàng nếu chúng được giao chậm.
16. We must insist on delivery within the period specified and reserve the right to reject the
goods should they be delivery late.
17. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài song rất tiếc là do nhu cầu trong nước cao đối với
những mặt hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện đã hết hàng rồi.
17. We thank you for your order, but very much regret that because of heavy local demand
for the items ordered, we are now out of stock of the goods you required.
18. Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ khiến cho quý ngài thỏa mãn về mọi
mặt vì chúng tôi hết sức chú ý đến đơn hàng của quý ngài nói chung và tới việc giao hàng nói riêng.
18. We are confident that our new items will give you a full satisfaction in all aspects as our
best attention has been paid to your order in general and to its delivery in particular.
19. Công bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với hạn ngạch nhập khẩu đã gây khó khăn
cho chúng tôi trong việc thực hiện hợp đồng và do vậy không thể tránh được tình trạng chậm giao
hàng.
19. Fairy speaking, we have had a lot of difficulties in execution of the contract due to some
recent changes in import quotas; therefore, the delay in delivery is unavoidable.
20. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của quý ngài vì chúng tôi không thể cho
quý ngài hưởng mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu.
20. We regret that we have to turn down your order as we cannot see any way to offer you
an allowance you have asked for.
III. Letter writing
Letter 1
Tổng công ty xuất nhập khẩu máy Việt Nam (Vietnam machino import-export
Corporation) nhận được thư chào hàng số CM1246 đề ngày cùng với
catalogue số CD014 của công ty Dawson Manufacturing Ltd chào bán các
loại máy khoan bê tông (Concrete Driller) và máy cắt sắt (steel cutter) dùng
cho công nghiệp xây dựng.
Hãy viết một thư gửi kèm với đơn hàng số VM 01 cho loại CD23 và loại SC
21 theo catalog trên.
Khi viết thư lưu ý người bán các điểm sau:
1.
Machino yêu cầu thanh toán bằng L/C không hủy ngang trả ngay, cho
34
30% trị giá đơn hàng, phần còn lại thanh toán bằng T/T trong vòng 1 tháng
sau khi nhận được hàng, thay vì 100% bằng L/C như trong chào hàng của
Dawson.
2.
Bảo hành là 12 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng
kể từ ngày giao. Nhấn mạnh rằng nếu máy bị hư trong thời gian bảo hành,
người bán sẽ phải chịu trách nhiệm sửa chữa hay thay thế bất cứ bộ phận nào
bị hư hỏng miễn phí và nhanh chóng.
3.
Machino yêu cầu gửi 4 bộ tài liệu kỹ thuật hướng dẫn lắp ráp vận hành
và bảo dưỡng. Nếu trong trường hợp cần thiết, Machino yêu cầu Dawson cử
người đến hướng dẫn chạy thử máy.
4.
Yêu cầu Dawson đặc biệt chú ý đến giao hàng đúng hạng vì hiện nay
các khách hàng của Machino là các công ty xây dựng đang yêu cầu giao gấp
vào cuối tháng tới. Machino e rằng nếu hàng giao trễ sẽ ảnh hưởng tới tiến độ
thi công của các khách hàng.
5. Nếu Dawson chấp nhận các điều và điều khoản mà Machino đưa ra, hãy
gửi xác nhận bán hàng sớm.
6. Nếu Dawson có thể chiết khấu số lượng 5% cho đơn hàng sau này, thì
Machino sẽ đặt hàng thường xuyên.
Lưu ý: Bắt đầu thư bằng Dear Sirs và người ký thư: Trương Bảo Hòa tổng
giám đốc.
Dear Sirs
We acknowledge with thanks the receipt of your offer No. CM1246 dated 25 Nov. 2015 together
with catalogue No. CD014 for concrete driller and steel cutter and are pleased to enclose our
order No. VM 01for 2 items CD 23 and SC 21 under your catalogue.
We would like to point out that payment is made by irrevocable L/C at sight for 30% of the total
value of the goods, the balance is made by T/T within 1 month after receipt of the goods instead
of payment by L/C for the total value as stated in your offer.
Guarantee will be 12 months from the date of use rather than from the date of dispatch. If the
machine prove to be defective during the guaranteed period, the seller undertakes to replace or
repair any defective part free of charge.
Please send us 4 sets of technical documents for instruction of installation, operation and
maintenance. If possible, we would be grateful if you could arrange one of your representatives
to call on us to help us with our demonstration.
35
We would like to stress the importance of due delivery as we are also in urgent need of these
goods to complete our sales with our customers, and the failure to make due delivery will have a
negative effect on our customers’ working progress.
We hope that you could allow us a quantity discount of 5% on our further orders and in
return guarantee to place large regular orders with you.
Please confirm your acceptance with this order and such acceptance should be sent to us as
soon as possible.
Yours faithfully
Letter 2
Anh/ Chị đang làm việc cho công ty TNHH Thành Công, 110 Hai Bà Trưng,
Quận 3, Tp.HCM nhận được chào hàng bán một số mặt hàng điện gia dụng
của công ty Household Electronics, Malaysia. Hãy viết thư đặt hàng mua mặt
hàng máy hút ẩm (Dehumidifier) theo các điều kiện thông thường (tên hàng,
số lượng, chất lượng, bao bì, giao hàng, thanh toán, bảo hành, bảo hiểm…)
và chú ý các điểm chính như sau: Số lượng 150 chiếc kèm theo các phụ tùng
được ghi trong phụ lục số 1, giá CIF Sài Gòn 40 USD/chiếc không tính chi
phí đóng gói bao bì, theo Incoterms 2000, theo catalogue mới nhất TL/2010
và bản vẽ kỹ thuật của người bán, bao bì theo tập quán xuất khẩu của nước
người bán, giao hàng làm 2 chuyến vào cuối tháng 2 và đầu tháng 3 năm 2011,
bảo hành 18 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không phải là 12 tháng kể từ ngày
giao như đã ghi trong chào hàng, thanh toán bằng tín dụng thư không hủy
ngang trả ngay… Đề nghị bên Bán cho hưởng mức chiếc khấu 5% đối với
đơn hàng này. Đây là đơn đặt hàng thử, nếu hàng được giao đúng hạn, dịch
vụ hậu mãi tốt thì ta sẽ đặt mua những đơn hàng tiếp theo với số lượng lớn
hơn.
Ngoài ra nếu thấy cần anh/ chị có thể thêm bớt bất cứ điều gì để hoàn chỉnh
lá thư. Bắt đầu thư bằng Dear Sirs.
We thank you for your offer No. KT501 dated 25 Nov. 2015 for some household appliances
and have pleasure in placing our order for dehumidifier on the following terms and conditions
as follows:
1. Commodity: Dehumidifier, model…, made in…
36
2. Quantity: 150 units including spare parts as stated in Appendix No. 1
3. Quality: As per the latest catalogue No. TL/2010 and the Seller’s technical
drawing 4. Price: US$40/ unit, CIF Saigon, excluding packing, subject to
Incoterms 2000
5. Delivery: to be made in two shipments. The first shipment is to be effected by the end of
February, and the second is in the beginning of March, 2015
6. Payment: By irrevocable L/C at sight
7. Packing and marking: in export customary standard
8. Guarantee: will be 18 months from the date of use instead of 12 months from the date of
dispatch as stated in the offer we would be grateful if you could offer us a discount of 5% on this
order.
Please note that this is only out trial order, and if delivery is made up to our expectation and your
after sales service are good, we will place further orders with you in larger quantities.
We look forward to receiving your early confirmation to this order.
Yours faithfully
Letter 3
Anh/ Chị nhận được đơn hàng của ông John Samuel, tổng giám đốc công ty
John Samuel Brothers Pte Ltd. vào ngày 2/11/20-- đặt mua 6 chiếc tivi hiệu
Atlantis and 20 chiếc radio hiệu Attas. Tuy nhiên, công ty anh/ chị không thể
tiếp nhận đơn hàng này vì một số lý do. Hãy viết thư trả lời ông John Samuel
theo những gợi ý sau:
-
Đối với mặt hàng tivi, công ty không cung cấp được vì đối tác yêu cầu
giao hàng trước dịp Giáng sinh, và xem đây là điều kiện tiên quyết
của đơn hàng.
-
Công ty cũng đã đặt hàng 24 chiếc từ nhà sản xuất tivi hiệu này cách
đây 1 tháng nhưng sẽ không có hàng trước cuối tháng 1.
-
Biết rằng đối tác không cần hàng thay thế nên công ty giới thiệu khách
hàng đến công ty Television Services Ltd để hỏi mua vì họ thường có
lượng lớn hàng hóa.
-
Đối với mặt hàng radio, công ty cũng không cung cấp được vì đối tác
yêu cầu bán chịu. Đối tác vẫn còn nợ công ty $8,000. Nếu có thể thanh
toán một nửa số nợ, chúng ta sẽ sắp xếp để giao hàng.
37
Anh/ Chị có thể thêm/bớt bất kỳ thông tin gì để hoàn thiện lá thư. Bắt đầu thư
bằng Dear…
Dear Mr. Samuel
We were pleased to receive your order of 2 November 2015 for 6 Atlantis TVs and 20 Attas
radio. However, since you state the firm condition of delivery before Christmas, we deeply
regret that we cannot supply you on this occasion.
The manufacturers of these goods are finding impossible to meet current demand for this
popular TV. We placed an order for 24 sets one month ago, but were informed that all orders
were being met in strict rotations. Our own order will not be met before the end of January.
We understand from our conversation this morning that your customers are unwilling to consider
other makes. In the circumstances we hope you will be able to meet your requirements from
some other sources. May I suggest that you try Television Services Ltd of Leicester? They
usually carry large stocks and may be able to help you.
We also regret our inability to supply you with Attas radios as we cannot offer you any credit on
these goods as you required. In case you could settle half of your debt of $8.000 with us, we are
prepared to arrange for dispatch immediately.
Yours sincerely
Letter 4
Viết thư đặt hàng với nội dung sau:
Tên hàng: bột mỳ
Xuất xứ: Pháp, vụ mùa 20....
Qui cách: theo mẫu đã gửi cho khách hàng
Số lượng: 200 tấn
Giá: 300 USD/MT, CIF cảng SG, bao gồm chi phí đóng gói
Bao bì: ngoài là bao PP, trong là bao PE, trọng lượng tịnh là 50kg mỗi bao.
Giao hàng: đầu tháng 9-20... để giao cho khách hàng kịp làm bánh phục vụ
tết nguyên đán.
Cty A/c là công ty có uy tín nên nhất thiết hàng phải giao đúng chất lượng
quy định để duy trì mqh làm ăn lâu dài vớí các đối tác.
TT: bằng L/c không hủy ngang, trả ngay mở qua ngân hàng ngoại thương TP
HCM, trả vào TK NH thương mại Paris, 15 ngày trước khi giao hàng cho
người bán hưởng tòan bộ giá trị số hàng sẽ được giao.
38
Giám định chất lựong do SGS đảm nhận và cấp giấy chứng nhận chất lượng.
A/C yêu cầu người bán gửi gấp giấy xác nhận bằng văn bản trước ngày….
We thank for your letter of…and we are pleased to make a firm order for Wheat flour on the
following terms and conditions:
1. Commodity: Wheat flour, crop 2015, origin France.
2. Specifications: as per samples sent to us.
3. Quantity: 200MT
4. Price: USD 300/MT, CIF Saigon Port, including packing.
5. Packing: The outer bag is in PP bag and the inner is in PE bag, 50 kgs net each
6. Delivery: in the beginning of September 2015 for us to make delivery to our customers to
make cakes for Lunar New Year.
7. Payment: by irrevocable L/C at sight to be opened with Vietcombank, HCMC branch 15 days
prior to the shipment to the A/C of Paris Commercial Bank in favour of the seller for the total
value of goods to be shipped.
8. Quality inspection: Inspection is carried out by SGS and a quality certificate is issued by SGS.
Would you please send your written confirmation by…
As you may know that we are a reputable company so you are required to deliver the goods
of the quality required.
We are looking forward to your reply.
Yours faithfully
Letter 5
Viết thư đặt hàng theo nội dung sau:
Chúng tôi xin cám ơn quí ngài về thư chào hàng số 303 đề ngày--- và xin đặt hàng với
những điều kiện và điều khỏan sau:
1. Tên hàng: chiếu cói
2. Chất lượng: theo như mẫu và qui cách phẩm chất đính kèm.
3. Số lượng: 5000 chiếc.
4. Giá: 0,45USD/ chiếc CIF Harmburg Port bao gồm cả bao bì.
5. Đóng gói: buộc bằng dây cói chắc chắn, có đai nẹp bằng sắt, mỗi bó 20 chiếc và
39
có kẻ kí mã hiệu ----6. Giao hàng: 3000 chiếc, giao tháng----- và tháng---7. Thanh tóan: bằng L/C không hủy ngang trả vào TK NH Ngoại thương VN, do NH
Thương Mại Luân Đôn xác nhận, mở 15 ngày trước khi giao lô hàng đầu tiên.
Hàng phải được bảo hiểm theo điều khỏan mọi rủi ro từ kho ở VN đến kho ở Harmburg.
Xin vui lòng xác nhận việc quí ngài có chấp nhận đơn hàng này không và chấp nhận như
vậy đến chỗ chúng tôi trong vòng 14 ngày tính từ ngày ghi trên đơn đặt hàng này.
We thank you for your offer No. 303 and have pleasure in placing an order on the following
terms and conditions:
1. Commodity: Rush mats
2. Quality and specifications: as per attached specifications and designs
3. Quantity: 5000 pieces
4. Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing
5. Packing: to be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, 20 pieces in one
bale and marked …
6. Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…
7. Payment: by irrevocable L/C and confirmed by London Commercial Bank opened 15 days
prior to the first shipment. The goods are required to be insured under “All risks” term form
warehouse in VN to warehouse in Hamburg.
Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later
than 14 days after the date of this order.
We look forward to receiving your soon reply.
Yours Faithfully
PAYMENT (done)
II. Translation
English - Vietnamese
40
1. I have instructed my bank, today, to transfer USD 1,000 to your account in payment
of your invoice. Could you confirm the transfer has been made as soon as the
correspondent bank advises you?
=> Hôm qua, tôi đã yêu cầu ngân hàng chuyển 1000 USD vào tài khoản của quý ngài để
thanh tóa cho hóa đơn. Quý ngài có thể xác nhận với chúng tôi về việc chuyển khoản ngay
khi ngân hàng thông báo với quý ngài được không?
2. We have accepted your bill and now have the documents. We shall collect the
consignment as soon as it arrives in Saigon and honour your draft at maturity.
=> Chúng tôi đã chấp nhận hóa đơn của quý ngài và bây giờ có các tài liệu. Chúng tôi sẽ
thu hàng ngay khi hàng về đến Sài Gòn và xử lý hối phiếu của quý ngài khi đáo hạn.
3. Our bank informs us that they now have the shipping documents and will be
transfering the proceeds of our L/C to your account.
=> Ngân hàng của chúng tôi thông báo với chúng tôi rằng họ đã có chứng từ vận chuyển và
sẽ chuyển số tiền thu được từ L / C của chúng tôi vào tài khoản của quý ngài.
4. We have instructed our bank to arrange a letter of credit for ... to be paid against
your pro-forma invoice No..., and the proceeds will be credited to you as soon as
Vietcombank receive the documents.
=> Chúng tôi đã hướng dẫn ngân hàng của chúng tôi thu xếp thư tín dụng cho hóa đơn tham
chiếu số ..., và số tiền thu được sẽ được ghi có cho quý ngài ngay khi Vietcombank ... được
thanh toán dựa trên chứng từ mà quý ngài nhận được.
5. Our bank informed us today that you accepted our bill and the documents have
been transfered to you. Thank you for your custom and hope you will be in touch with
us again.
=> Ngân hàng của chúng tôi đã thông báo cho chúng tôi ngày hôm nay rằng quý ngài đã
chấp nhận hóa đơn của chúng tôi và các tài liệu đã được chuyển cho quý ngài. Cảm ơn sự
mua hàng của quý ngài và hy vọng quý ngài sẽ liên lạc lại với chúng tôi.
6. In view of the difficulties you have been having, we are prepared to compromise and
suggest that you clear half the outstanding balance immediately by sending a cheque
for... and clear the remainder by the end of next month.
=> Xét đến các khó khăn mà quý ngài đang gặp phải, chúng tôi sẵn sàng thỏa thuận và đề
nghị thanh toán phân nửa số nợ còn lại bằng séc trị giá …. và thanh toán phần còn lại vào
cuối tháng tới.
41
7. We must now insist that you clear this account within the next seven days, or at least
offer an explanation for not paying it.
=> Bây giờ chúng tôi phải kiên quyết yêu cầu quý ngài xóa số nợ này trong vòng bảy ngày
tới, hoặc ít nhất là đưa ra lời giải thích về việc không thanh toán.
8. I would like your remittance by return of post, or failing that, your reasons for not
clearing this account.
=> Tôi muốn quý ngài chuyển tiền qua bưu điện, nếu không, đưa ra lý do quý ngài không
xóa tài khoản này.
9. We had expected this matter to have been settled at least two months ago, but you
have shown no indication of cooperating with us.
=> Chúng tôi đã mong đợi vấn đề này đã được giải quyết ít nhất hai tháng trước, nhưng quý
ngài không có dấu hiệu hợp tác với chúng tôi.
10. Thank you for sending your cheque for invoice No. … so promptly. We feel sure
that you will be pleased with the consignment and look forward to receiving your next
order.
=> Cảm ơn quý ngài đã gửi tấm séc thanh toán cho hóa đơn số… đúng hạn. Chúng tôi chắc
chắn quý ngài sẽ hài lòng với lô hàng và mong nhận được đơn đặt hàng của quý ngài.
11. A warehouse flood destroyed the majority of the components that were to be fitted
into Zenith 900. We are waiting for our insurance company to settle our claim so that
we can renew our stock and pay our suppliers.
=> Trận lụt ở nhà kho đã phá hủy phần lớn các linh kiện để lắp ráp vào Zenith 900. Chúng
tôi đang chờ công ty bảo hiểm giải quyết khiếu nại đòi bồi thường của chúng tôi để có thể
phục hồi lại kho hàng và thanh toán cho các nhà cung cấp.
12. When we allowed open account terms, we emphasized this was only on the
condition that balances were cleared promptly on due dates as credit facilities put a
strain on out own cash low situation. Because of this we cannot extend the credit by
another two months.
=> Khi chấp nhận điều kiện ghi sổ, chúng tôi đã nhấn mạnh điều này có thể được với điều
kiện các khoản nợ phải được thanh toán đúng hạn bởi vì điều kiện bán chiu này đã gây căng
thẳng cho lưu lượng tiền mặt của chúng tôi. Do vậy, chúng tôi không thể gia hạn thêm 2
tháng nữa.
42
13. As you are usually prompt in settling your accounts, we wonder whether there is
any special reason why we have not received payment of this account, which is already
a month overdue.
=> Vì quý ngài thường thanh toán nợ rất đúng hạn nên chúng tôi thắc mắc liệu có nguyên
nhân gì đặc biệt cho việc chúng tôi không nhận được tiền thanh toán khoản nợ này, vốn đã
quá hạn 1 tháng rồi
14. To regular customers such as yourself our terms of payment are 3% one month,
and we hope you will not withhold payment any longer; otherwise it will be necessary
for us to revise these terms.
=> Đối với khách hàng quen như quý ngài, điều kiện thanh toán của chúng tôi là cho khách
hàng hưởng mức chiết khấu 3% nếu thanh toán trong vòng 1 tháng. Chúng tôi hy vọng quý
ngài sẽ không trì hoãn thanh toán lâu hơn nữa, nếu không chúng tôi cần phải xem xét lại các
điều kiện này.
15. We were disappointed that you did not bother to reply to either of our letters asking
you to clear your account, and you have left us no alternative but to take legal action.
=> Chúng tôi thất vọng vì quý ngài đã không bận tâm đến việc trả lời thư của chúng tôi yêu
cầu quý ngài thành toán nợ và chúng tôi không còn cách nào khác là phải kiện quý ngài.
16. It is with the utmost regret that we have reached the stage when we must press for
immediate payment. Failing payment by 7 August you will leave us no choice but to
put the matter into the hand of our solicitor.
=> Rất tiếc là chúng tôi đã đi đến bước hối thúc quý ngài phải thanh toán ngay. Nếu quý
ngài không thanh toán trước ngày 7/8, chúng tôi không còn cách nào khác là để luật sư
chúng tôi giải quyết vấn đề này
17. It was in consideration of the present economic climate that we allowed you a twomonth period to settle, and while we would like to offer you more time to clear the
balance, our own financial position makes this impossible. Therefore, we must ask you
to settle the account within the next fortnight.
=> Khi xem xét tình hình kinh tế hiện nay, chúng tôi đã cho quý ngài thời hạn 2 tháng để
thanh toán, và mặc dù chúng tôi muốn cho quý ngài thêm thời gian để thanh toán khoản nợ
còn lại nhưng tình hình tài chính của chúng tôi không cho phép. Vì thế chúng tôi yêu cầu
quý ngài thanh toán nợ trong vòng 2 tuần tới.
43
18. When we arranged payment terms we offered you payment against monthly
statements, yet it has been three months since you promised the account would be
cleared.
=> Khi thu xếp điều khoản thành toán, chúng tôi đã cho phép quý ngài thanh toán hàng
tháng, nhưng đã 3 tháng trôi qua kể từ khi quý ngài hứa thanh toán số nợ.
19. As we have traded for some time, we have not pressed for payment. However, we
must now insist that either you settle the account or offer a reasonable explanation for
not doing so.
=> Bởi vì chúng ta từng kinh doanh với nhau nên chúng tôi đã không hối thúc quý ngài
thanh toán. Tuy nhiên, bây giờ chúng tôi yêu cầu hoặc quý ngài thanh toán số nợ hoặc giải
thích hợp lý lý do tại sao không thanh toán.
20. The failure either to clear your account or even to offer an explanation is all
disappointing because of our past satisfactory dealings over many years.
=> Thật đáng thất vọng vì quý ngài không thanh toán nợ hay thậm chí không đưa ra lời giải
thích nào, bởi vì chúng ta đã từng kinh doanh với nhau rất tốt đẹp.
Vietnamese - English
1. Chúng tôi muốn thông báo với quý ngài là chúng tôi đã thu xếp chuyển tiền cho quý
ngài qua ngân hàng. Chúng tôi chuyển ...$ để thanh toán cho hóa đơn số...
=> We would like to inform you that we have arranged for a transfer through our bank. The
transfer is for …$ in payment of …
2. Ngân hàng đã thông báo với chúng tôi là số tiền ... mà quý ngài chuyển đã được ghi
có vào tài khoản của chúng tôi. Cảm ơn quý ngài đã thanh toán đúng hạn.
=> The bank informed us that your transfer of… wwas credited to our account. Thank you
for paying so promptly.
3. Cuộc đình công của công nhân bến cảng khiến chúng tôi không thể giao hàng được
và vì khách hàng không thể trả tiền cho chúng tôi nên chúng tôi cũng chưa thể thanh
toán nợ cho các nhà cung cấp được.
=> The dock strike make it impossible to ship our products, and as our customers have not
been able to pay us, we have not been able to clear our own supplier’s account yet.
4. Chúng tôi sẽ cố gắng thanh toán hóa đơn trong vòng vài tuần tới. Trong khi chờ đợi,
chúng tôi gửi kèm tấm séc trị giá ... để thanh toán một phần số nợ.
=> We will try to clear your invoice within the next few weeks. Meanwhile, the enclosed
cheque for… is part payment on account.
44
5. Tôi rất tiếc khi nghe tin quý ngài đang gặp khó khăn trong việc... và hiểu rằng hàng
không bán được thì sẽ khó có thể thanh toán các khoản nợ còn lại.
=> I am sorry to hear about the difficulties you have been experienceing in… and realize
that without sales it is difficult to settle outstanding account.
6. Qua thư của quý ngài ngày...giải thích lý do hóa đơn số... chưa được thanh toán,
chúng tôi rất hiểu những khó khăn quý ngài đang gặp phải.
=> With reference to your letter of … which you explained why the outstanding invoice
No… has not been cleared, we understand the problems you have been facing.
7. Chúng tôi viết thư cho quý ngài về khoản nợ quá hạn trong tháng 10 trị giá..., và
gửi kèm bản sao hóa đơn mà lẽ ra phải được thanh toán tháng trước.
=> We are writing to you about the outstanding account in October for … , and enclose a
copy of the invoice which should have been cleared last month.
8. Chúng tôi đã viết thư cho quý ngài vào ngày 3/3 về bản quyết toán tháng 1 vẫn chưa
được thanh toán. Kèm theo đây quý ngài sẽ thấy bản quyết toán.
=> We wrote to you on 3 March concerning out January statement which is still outstanding.
Enclosed you will find a copy of the statement.
9. Chúng tôi cho rằng quý ngài đã có đủ thời gian để thanh toán khoản nợ này và giờ
đây nhất định quý ngài phải thanh toán trong vòng 10 ngày tới.
=> We feel that you have been given sufficient time to cleat this balance and insist on
payment within the next ten days.
10. Nếu chúng tôi không nhận chi phiếu thanh toán đầy đủ khoản nợ vào cuối tháng
này, chúng tôi buộc phải nhờ luật sư thu hồi nợ.
=> Unless we receive your cheque in full settlement by the end of this month, we shall be
compelled to instruct our solicitors to recover the debts.
11. Chúng tôi muốn quý ngài lưu ý rằng chúng tôi đã chào bán cho quý ngài giá thấp
trên cơ sở thanh toán tiền sớm.
=> We would like to remind you that we offered you low prices on the early settlement.
12. Chúng tôi rất mong quý ngài hiểu rằng việc chúng tôi không thanh toán nợ đúng
hạn là do sơ ý.
=> We would not like you to think that our failure to settle the account on time was in
anyway unintentional.
13. Chúng tôi rất thông cảm với vấn đề quý ngài gặp phải trong việc thanh toán số nợ
còn lại và sẵn sàng gia hạn nợ thêm 6 tuần nữa.
45
=> We sympathize with problem you have had in clearing the balance and are willing to
extend the credit for another 6 weeks.
14. Từ khi chúng tôi viết thư cho quý ngài ngày... về khoản nợ còn lại chưa được thanh
toán trị giá ..., chúng tôi vẫn chưa nhận được thư trả lời. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ
chúng tôi trong thời gian qua, nên trước đây, chúng tôi đã không hối thúc quý ngài
thanh toán.
=> Since we wrote to you on… about the outstanding balance of… we have not received a
reply. In view of your past custom, we have not previously pressed for a settlement.
15. Cảm ơn quý ngài đã viết thư và giải thích cho chúng tôi biết tại sao số nợ trong
tháng 5 vẫn chưa được thanh toán. Tuy nhiên, chúng tôi không thể gia hạn nợ thêm
nữa vì chúng tôi cho hưởng mức chiết khấu cao đổi lại việc thanh toán đúng hạn.
=> Thank you for writing and letting us know why the May account is still outstanding.
Unfortunately, we cannot extend the credit any longer as we allowed considerable discounts
in return for a prompt payment.
16. Chúng tôi sẽ cho quý ngài thêm 7 ngày nữa để gửi tiền cho chúng tôi, sau thời gian
này vấn đề sẽ được chuyển cho luật sư chúng tôi giải quyết.
=> We are giving you a further 7 days to send your remittance after which the matter will
be dealt by our solicitors.
17. Chúng tôi cảm thấy đã đủ kiên nhẫn và đã xem xét rất kỹ lưỡng. Tuy nhiên, bây
giờ chúng tôi rất tiếc phải thực hiện các biện pháp để thu hồi nợ theo luật.
=> We feel we have shown reasonable patience and every consideration. However, we must
now regretfully take steps to recover payment at law.
18. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng tôi sẵn sàng cho
phép quý ngài thanh toán một nửa của khoản nợ bằng cách gửi chúng tôi hối phiếu
trả ngay và thanh toán phần còn lại bằng cách chấp nhận hối phiếu đính kèm ký phát
thời hạn 30 ngày.
=> In view of your previous custom with us we are quite willing to allow you to clear half
the balance by sending us a sight draft and clear the outstanding amount by accepting the
enclosed draft drawn at 30 days.
19. Do quy định của chúng tôi là kinh doanh dựa trên lợi nhuận thấp nên chúng tôi
tiếc là không thể dành cho quý ngài hưởng điều kiện tín dụng dài hạn được.
=> As our policy is to work on small profit margins, we regret that we cannot offer you
long-term credit facilities.
46
20. Chúng tôi rất ngạc nhiên và thất vọng vì không nhận được thư trả lời của quý ngài
cho 2 lá thư của chúng tôi ngày... nhắc quý ngài về khoản nợ còn lại trị giá.
=> We are surprised and disappointed not to have received your reply to our two letters of
… reminding you of the outstanding balance of ...
III. Letter writing
Letter 1
Công ty anh/ chị đã nhận được lô hàng từ công ty Glaston Potteries cùng với hóa đơn đề ngày...
Tuy nhiên, công ty không thể thanh toán như thời hạn ghi trong hóa đơn. Anh/ chị hãy viết thư
gửi ông John Merton, giám đốc kinh doanh của Glaston để xin lỗi và yêu cầu cho thêm thời gian
để thanh toán với những gợi ý sau:
- Kho hàng bị lụt, nhiều hàng hóa bị hư hỏng
- Chúng ta chỉ có thể thanh toán khi công ty bảo hiểm bồi thường cho chúng ta trong vòng 4
tuần tới.
- Cam kết chúng ta sẽ thanh toán đầy đủ khi nhận được bồi thường và mong đối tác thông
cảm.
Anh/ chị có thể thêm bớt bất kỳ thông tin nào để thư được hoàn thiện.
Bắt đầu thư bằng “Dear Mr. …”
Dear Mr. Merton
We are writing to inform that we have received the consignment and the invoice dated…
However, I am sorry that we are not able to clear the invoice. We had intended to pay the
statement as usual, but there was a flood in our warehouse which resulted in the damage of
our cargo.
Our insurance company have promised us compensation within the next four weeks, and
once we have received this, the account will be paid in full.
We know you will appreciate the situation and hope you can bear with us until the matter is
settled.
Yours sincerely
(Signed)
Nguyen Cao (Ms.)
Letter 2
Your company has received a letter dated 28 April from UK Cycles Ltd concerning your
47
outstanding account for $2,700.00 for three months, in which they asked you to pay within the
next ten days. Write a reply to this letter, using the following prompts:
- Thank them for their letter (please quote dates)
- Explain about the fire at Head Office. Say that it destroyed a lot of computer data which has
disrupted all correspondence with suppliers and customers, and we need time to get back
to our normal routine.
- Request a further 30 days to settle as politely as possible.
- Say your insurer will release compensation with the coming month, so we can pay the
outstanding account in full.
- Start with “Dear Mr. …”
Dear Sir/Madam,
I am writing to thank you for your letter of reminder in which you reminded us of our
outstanding account for $2,700.00 for three months and asked us to pay within next ten
days. However, we are sorry that we are not able to clear the outstanding account. We had
intended to pay the statement as usual, but there was the fire at our Head Office that
destroyed a lot of computer data which has disrupted all correspondence with suppliers and
customers. Therefore, we need time to get back to our normal routine.
Because of the unintended happening, we would be grateful if you could offer us a further
30 days to settle the payment.
Our insurance company have promised us compensation within the coming month, and once
we have received this, the account will be paid in full.
We know you will appreciate the situation and hope you can bear with us until the matter is
settled.
Yours faithfully
(Signed)
Nguyen Cao (Ms.)
Letter 3
Công ty anh/ chị đã nhận được thư trả lời từ công ty ABC chuyên cung cấp máy tính văn phòng
cho thư hỏi hàng viết ngày 19 tháng 4, năm 20…
Anh/ chị hãy viết thư đặt hàng cho công ty ABC về chủng loại máy tính C2000, D16, đính kèm
đơn đặt hàng số 8815. Trong thư này, anh/ chị hãy nhấn mạnh những nội dung sau:
1. Những điều khoản trong thư trả lời của công ty ABC là hoàn toàn thỏa đáng.
2. Công ty anh/ chị đã chỉ thị cho ngân hàng của anh/ chị, Ngân hàng Công thương ở TP. HCM,
48
Việt Nam mở thư tín dụng không thể hủy ngang trị giá 22.000 bảng Anh cho công ty ABC thụ
hưởng. Thư tín dụng này đã tính theo giá CIF và chi phí ngân hàng, có giá trị cho đến 10 ngày
tháng 6 năm 20…
3. Công ty ABC sẽ nhận được xác nhận từ Ngân hàng chúng tôi và công ty ABC có thể rút tiền
từ Ngân hàng sau 60 ngày với số tiền ghi trên hóa đơn.
4. Khi gửi hối phiếu cho ngân hàng, công ty ABC phải đính kèm những chứng từ sau:
- Vận đơn (6 bản sao)
- Hóa đơn CIF Hải Phòng (4 bản sao)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm trị giá 24,2 bảng Anh
Công ty ABC sẽ gửi fax hay điện tín cho công ty chúng tôi ngay sau khi công ty ABC gửi hàng.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết khác để lá thư đầy đủ.
Bắt đầu thư bằng “Dear …”
Dear Sirs,
We thank you for your response and have pleasure in placing an order for the computer
C2000, D16, enclosing the order No.8815.
Please note that the terms in your reply are completely satisfactory.
We have instructed Vietcombank Ho Chi Minh City to open an irrevocable letter of credit
for UK £22.000 in your favor. Your invoice should include CIF, and the amount of your
credit is sufficient to cover bank commission on the draft. I am pleased to inform that you
will receive confirmation from our bank. Please attach the following documents to your
draft:

Bill of Lading, in six copies

Invoice CIF Hai Phong, in four copies

Insurance Policy for UK £24.2
Please advise us by fax or email when the goods have been dispatched
Yours faithfully
(Signed)
Nguyen Cao (Ms)
COMPLAINT (done)
II. Translation
49
English - Vietnamese
1. It was with our regret that the case No 24 under the above mentioned order shipped on the M.S
White Queen was reported damage.
Chúng tôi rất tiếc rằng thùng hàng số 24 theo đơn hàng nói trên được chuyên chở trên con
tàu W. Queen được báo là bị hư hại.
2. We have passed your complaint to the firm of packers that handled this consignment and have
asked them to strengthen the material.
Chúng tôi đã cho chuyển thư khiếu nại của quý ngài đến công ty đã đóng gói chuyến hàng
này và đã yêu cầu họ chọn nguyên liệu tốt hơn.
3. I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to the effect that the damage was noticed
when they were discharged at the port.
Tôi xin gửi kèm biên bản giám định (survey report) do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng
thiệt hại được phát hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
4. We shall be very much obliged if you will keep case No…. and its contents until called for by
our forwarding agents.
Chúng tôi sẽ lấy làm biết ơn nếu quý ngài giữ lại thùng hàng số ... và số hàng bên trong chờ
khi đại lý giao nhận của chúng tôi tới.
5. We hope that this will not occur in the future and that our next orders will be dispatched strictly
according to our wishes.
Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ không xảy ra trong tương lai và các đơn hàng sau này
sẽ được gửi theo đúng yêu cầu của chúng tôi.
6. After careful examination, it has been found that against 100 drums ordered and invoiced the
consignment contains only 98 drums.
Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi thấy rằng so với 100 thùng phi đặt mua và ghi trên hoá
đơn, chuyến hàng này chỉ gồm có 98 thùng.
7. We shall be very glad if you will send us replacements for the broken articles, as we need these
to complete our sales to our customers.
Chúng tôi sẽ rất vui nếu quý ngài gửi sản phẩm thay thế cho hàng bị vỡ vì chúng tôi cần hàng
này để bán cho khách hàng.
8. This is the third time this mistake has occurred and we are far from satisfied with the service you
offer.
Đây là lần thứ ba sai sót như vậy lại xảy ra và chúng tôi rất không hài lòng với các dịch vụ
mà quý ngài cung cấp.
9. Unless you can fulfill our orders efficiently in the future we will have to consider changing to
another supplier. Please ensure that this sort of problem does not arise again.
50
Trong tương lai, trừ khi quý ngài hoàn thành đơn đặt hàng, nếu không chúng tôi sẽ phải thay
đổi nhà cung cấp khác. Hãy đảm bảo rằng vấn đề này không phát sinh một lần nữa.
10. Could you tell your despatch department to take special care when addressing consignments?
My name and address are C. J. Schwartz, Bergstr. 101 Koln. But there is a C. Schwartz, Bergstr.
110 Koln who also deals in electrical fittings.
Ông có thể yêu cầu phòng giao hàng quan tâm hơn khi giải quyết lô hàng? Tên và địa chỉ
của tôi là C. J. Schwartz, Bergstr. 101 Koln. Nhưng có một người khác cũng có tên
C. Schwartz, Bergstr chuyên buôn bán thiết bị điện tử.
11. We have now checked our accounts and find that we have been sending you the wrong statement
due to a confusion in names and addresses. The database has been adjusted and there should be no
more difficulties. Please contact us again if a similar situation arises, and thank you again for
pointing out the error.
Hiện chúng tôi đã kiểm tra tài khoản của chúng tôi và thấy rằng chúng tôi đã gửi nhầm bảng
quyết toán (statement) cho công ty anh do nhầm lẫn về tên và địa chỉ. Dữ liệu đã được điều
chỉnh và không còn rắc rối nữa. Cứ liên hệ với chúng tôi một lần nữa nếu tình trạng tương
tự phát sinh, và cảm ơn công ty anh một lần nữa vì đã báo sai sót này cho chúng tôi.
13. The factory have advised us that owing to an unexpected domestic demand, they have been
unable to cope with orders and are behind with some deliveries.
Nhà máy vừa báo ho chúng tôi rằng vì sự bất ngờ trong nhu cầu nội địa, họ không thể hoàn
thành kịp đơn đặt hàng và đã trễ vài chuyến giao hàng.
14. We would offer you as a token of goodwill the sum of US $ 1000 in full settlement of your
claim.
Để thể hiện thiện chí chúng tôi sẽ bán cho quý ngài với tổng giá trị là 1000 USD nhằm giải
quyết ổn thoả phàn nàn của quý ngài.
15. We have closely compared the articles you returned with our samples and can see no difference
between them. Therefore, in this case we are not willing either to substitute the articles or to offer
a credit.
Chúng tôi đã so sánh kỹ lưỡng các món hàng công ty anh trả lại với các mặt hàng mẫu của
chúng tôi và thấy không có sự khác biệt giữa chúng. Vì vậy, trong trường hợp này, chúng
tôi không thể thay mặt hàng hoặc gửi lại tiền cho công ty anh được.
16. The paintwork on the body of the cars became discoloured because of a chemical imbalance in
the paint used in spraying the vehicles. We have already contacted our own suppliers and are
waiting for their reply. Meanwhile we are taking these models out of production and calling in all
those that have been supplied.
Lớp son trên phần thân xe trở nên bạc màu vì phản ứng trong thành phần hoá chất trong sơn
51
được sử dụng để phun xe. Chúng tôi đã liên hệ với nhà cung cấp và đang chờ câu trả lời của
họ. Trong khi đó chúng tôi ngưng việc sản xuất các mô hình sản xuất xe này và liên hệ với
tất cả những khách hàng đã được cung cấp mặt hàng này.
17. The fabric you complained about has now been withdrawn. The fault was in the weave of the
cloth, which was due to a programming error in the weaving machines. This has now been corrected
and replacement fabric will be sent to you.
Loại vải công ty anh phàn nàn hiện đã được thu hồi. Lỗi sản phẩm xảy ra là do kiểu dệt mà
bắt nguồn từ lỗi lập trình ở máy dệt. Vấn đề này đã được sửa chữa và mặt hàng vải thay thế
sẽ được gửi đến công ty anh.
18. Our factory has now inspected the unit you returned last week, and they inform us that the
circuits were overloaded. We can repair the machine, but it will be necessary to charge you as
incorrect use of the unit is not covered by our guarantee.
Hiện tại nhà máy của chúng tôi đã kiểm tra các món hàng công ty anh trả lại vào tuần trước,
và qua kiểm tra, chúng tôi biết rằng mạch điện đã bị sử dụng quá tải. Chúng tôi có thể sửa
chữa lại cái máy này, nhưng chúng tôi phải tính phí sửa chữa vì nội dung bảo hành không
bao gồm việc vận hành sản phẩm không đúng.
19. Replacements for the faulty articles are on their way to you, and you should receive them
tomorrow. We are sure that you will be satisfied with them and there will be no repetition of the
faults. Thank you for your patience in this matter, and we look forward to hearing from you again.
Hàng thay thế cho các mặt hàng bị lỗi đang được vận chuyển đến công ty anh, anh có thể nhận được
chúng vào ngày mai. Chúng tôi chắc chắn rằng anh sẽ hài lòng với những sản phẩm được thay thế
vì sẽ không gặp lại khiếm khuyết như vậy nữa. Cảm ơn công ty anh vì đã kiên nhẫn trong vấn đề
này, và chúng tôi mong muốn tiếp tục liên lạc với công ty anh.
20. Finally, may we say that this was an exceptional mistake and is unlikely to occur again. Please
accept our apologies for the inconvenience.
Cuối cùng, chúng tôi có thể kết luận rằng đây là một sai sót hiếm có và khó có khả năng xảy
ra một lần nữa. Chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này.
Vietnamese – English
1. Bức thư này là để thông báo với các ngài rằng chúng tôi không nhận được tin gì của các ngài về
chuyến hàng theo đơn đặt hàng nói trên, lẽ ra chuyến hàng này phải đến chỗ chúng tôi cách đây
một tuần rồi.
This letter is to inform you that we have not heard from you about the consignment under
the above – mentioned order, which should have reached us one week ago.
2. Chúng tôi viết bức thư này để khiếu nại quý ngài về chuyến hàng xe máy kéo theo đơn đặt hàng
số HG12, mà chúng tôi chưa nhận được.
52
We are writing to complain about the shipment of the tractors under the order
number HG12, which have not received it.
3. Số hàng mà chúng tôi nhận được có chất lượng kém hơn nhiều so với mẫu của quý ngài.
The goods we received are very much inferior in quality to your sample.
4. Khi chúng tôi đặt đơn hàng này với các ngài, chúng tôi nhấn mạnh rằng việc giao hàng ngay là
rất quan trọng.
When we placed this order with you, we stressed that prompt delivery was most essential.
5. Điều cực kỳ cần thiết là hàng phải giao đúng thời gian; nếu không chúng tôi không thể thực hiện
được việc bán hàng của mình.
It is absolutely essential that the delivery should be punctual; otherwise we cannot carry out
our sales.
6. Chúng tôi thấy rằng100 túi cà phê xuất khẩu bằng tàu Catrine bán cho chúng tôilà loại cà phê
Santos, New York loại 2, chứa một lượng lớn hạt còn non, còn vỏ, hạt bể, bị mọt ăn và hạt hỏng và
loại cà fê Santos này tương ứng với loại ¾.
We find that 100 bags of coffee ex S. S. Catrine sold to us Santos Coffee, New York type
2, contain an excessive quantity of unripe, shelly, broken, weevilly and defective beans and
corresponds to Santos Coffee, New York type ¾.
7. Mặt hàng vải dường như được dệt không cẩn thận và có khuynh hướng biến dạng. Chúng tôi đã
gửi bằng thư riêng cho công ty của quý công ty một mẫu vải đã được cắt từ lô hàng trước đó để quý
công ty có thể so sánh hai mẫu và thấy sự khác biệt trong kết cấu.
The material seems to be too loosely woven and is inclined to pull out of shape. By separate
mail we have sent you a cutting from an earlier consignment so that you can compare the
two and see the difference in texture.
8. Lô hàng theo đơn đặt hàng số 1527 của chúng tôi do tàu Sông Hương vận chuyển đã đến cảng
ngày hôm nay. Sau khi kiểm tra cẩn thận, chúng tôi đã phát hiện rằng lô hàng chứa chỉ 23.460 hộp
thay vì 24.000 hộp sữa đặc đã được đặt hàng và xuất hóa đơn.
Your consignment under our order No. 1527 carried by S. S Song Huong arrived at our port
today. After careful inspection it has been found that against 24,000 tins of condensed milk
ordered and invoiced the consignment contains only 23,460 tins.
9. Vì chúng tôi đang rất cần mặt hàng này, nên chúng tôi đã mua từ Thái Lan; Do đó, chúng tôi
yêu cầu quý công ty bồi thường khoảng tiền chênh lệch 1.000 đô la Mỹ giữa giá của quý công ty
và gía của nhà cung cấp mới và chúng tôi muốn quý công ty lưu tâm hơn đến các chuyến hàng còn
lại.
We are in need of these items, so we have got them from Thailand. Therefore, we would like
you to send us as compensation of USD 1000 as a balance between your price and another
53
supplier’s, and have your attention to the remaining shipments.
10. Chúng tôi lấy làm tiếc về sự chậm trễ này nhưng quý ngài sẽ nhận thấy rằng đây là do những
tình huống nằm ngoài khả năng của chúng tôi.
We are extremely sorry about this delay but you will realize that it was due to circumstances
beyond our control.
11. Chúng tôi đã chuyển những mẫu vải sang cho nhà máy để lấy ý kiến và đã nói với họ về việc
chúng tôi rất quan tâm đến nỗi thất vọng của công ty ngài về chất lượng sản phẩm và rằng công ty
ngài đã cung cấp vải cho các khách hàng mới.
We have passed them (the cuttings) on to the factory for comment and have told them how
greatly concerned we were over your disappointment in the quality and the fact that you
had supplied the cloth to new customers.
12. Họ đã rất lấy làm tiếc, và đã sắp xếp với chúng tôi để gửi hàng thay thế ngay lập tức cho quý
công ty. Hơn nữa, họ cũng đảm bảo về chất lượng của mặt hàng được gửi đi lần này.
They expressed their great regret and we have arranged with them for the
immediate dispatch of replacements. Furthermore, they guarantee the quality of the cloth
now sent.
13. Nếu quý công ty đồng ý bán mặt hàng vải với chất lượng kém hơn trong đợt giao hàng vừa rồi
với mức giá tương thích, chúng tôi sẽ gửi cho quý công ty một phiếu ghi có về chênh lệch giá trị
của hai loại vải sau khi chúng tôi nghe tin từ quý công ty.
If you care to dispose of the interior cloth at the best price obtainable for it, we will send you
a Credit Note (phiếu ghi) for the difference as soon as we hear from you.
14. Từ các chứng từ kèm theo và danh sách đóng gói, quý công ty sẽ thấy rằng số thùng và số hộp
sữa trùng khớp với con số được ghi trên hóa đơn của chúng tôi.
From the enclosed documents and packing list you will see that the number of cases and the
tins coincides with that invoiced by us.
15. Do đó, chúng tôi tư vấn cho quý công ty gửi đơn khiếu nại đến công ty bảo hiểm vì theo quan
điểm của chúng tôi, đây là một trường hợp mất cắp.
We would, therefore, advise you to address your claim to the Insurance Company as in our
opinion this is a case of pilferage. (trò ăn cắp vặt)
16. Chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ được bồi thường đầy đủ từ công ty bảo hiểm một cách nhanh
chóng, và chúng tôi cũng tin tưởng là vấn đề sẽ được giải quyết thoả đáng.
We expect you will have no difficulty in obtaining full indemnity (tiền bồi thường)
from them and trust the matter will be settled to your satisfaction.
17. Một lần nữa, chúng tôi thành thực xin lỗi về những phiền hà đã gây ra cho quý ngài và sẽ thực
hiện mọi biện pháp để đảm bảo rằng sơ xuất kiểu này sẽ không tái diễn.
54
Once again, we apologize sincerely for the trouble caused to you and will take all possible
steps to ensure that such mistake will bot be made again.
18. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể được để ngăn chặn tình trạng này tái diễn và sẽ gửi các
đơn hàng sau này của quý ngài theo đúng yêu cầu của quý ngài.
We shall take all the measures possible to prevent this occurring again and dispatch
your future orders in accordance with your wishes.
19. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực rằng thiệt hại được phát
hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
I am enclosing the survey report issued by Vinacontrol to the effect that (để chứng
thực rằng) the damage was noticed when they were discharged at the port.
20. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại thùng hàng nói trên tùy quý ngài định đoạt, xin hãy cho chúng
tôi biết quý ngài muốn chúng tôi làm gì để xử lí lô hàng này.
In the meantime, we are holding the above – mentioned case at your disposal. Please let us
know what you wish us to do with it.
III. Letter writing
Letter 1
COMPLAINT OF QUANTITY
Sáng hôm qua đại diện Hải Phòng đã báo bằng điện thoại cho đồng chí biết chuyến hàng đồ dùng
bằng điện thuộc đơn đặt hàng số 2072 đã về đến Hải Phòng nhưng bị tổn thất.
Đơn đặt hàng nói trên của đồng chí đặt mua hàng của một hãng Nhật Bản ngày 10-8-20… theo
điều kiện CIF Hải Phòng.
Tàu chở hàng là tàu Carl Maxstart của Cộng Hòa Liên Bang Đức cập cảng Hải Phòng ngày 19
tháng 11, 20…
Toàn bộ đơn đặt hàng nói trên gồm 200 chiếc tủ lạnh kiểu M2024, 100 chiếc máy giặt cỡ lớn kiểu
4488 và 500 chiếc TV màu 19 in kiểu 5033.
Khi phát hiện có tổn thất đại diện Hải Phòng đã mời cán bộ của VinaControl Hải Phòng đến giám
định lô hàng. Và biên bản giám định họ lập có những chi tiết sau:
a. Chuyến hàng thực chất có:
1. Tủ lạnh: 190 chiếc
2. TV: 440 chiếc màu, 60 chiếc đen trắng
3. Máy giặt: 100 chiếc
b. Tình trạng hàng hóa:
1. Tủ lạnh thiếu 100 chiếc
2. TV màu thiếu 60 chiếc
55
3. TV trắng đen (60 chiếc) không nằm trong đơn đặt hàng.
4. Hai máy giặt bị vỡ hòm và máy cũng hỏng không thể sửa chữa được.
Anh/ chị hãy điện dự kháng cho phía Nhật biết và viết thư xác nhận điện này cùng với chi tiết như
đã nêu trên và khiếu nại đòi bồi thường theo hướng sau:
1. Đối với tủ lạnh chưa giao ta sẽ mua ở Thái Lan, Nhật phải chịu mọi chi phí vì ta đang
cần gấp.
2. Đối với TV, yêu cầu Nhật phải gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc TV màu và đề nghị
Nhật cho hướng giải quyết 60 chiếc TV trắng đen theo cách:
+ Giảm giá 30%
+ Ta bán hộ với giá cao nhất có thể được
+ Cho người đến mang đi.
Dear Mr. …
We would like to inform you that our order No. 2027 of August 10th, 2016 carried by Carl
Maxstart Federal Republic of Germany arrived at our port, Haiphong today, November 19th, 20th
was in damage condition.
After careful inspection of Vinacontrol Hai Phong it has been found that the shipment actually
contains 190 units Refrigerators, short of 100 units, 440 sets of colour TV including 60 sets of
black and white TV out of our order, short of 60 units of colour TV; 100 units of Washing
machines, 2 cases broken beyond our repair.
As we are in urgent need of the goods to complete our sales to local customers, we must ask you
to solve the problem as follows:
1. For the refrigerator undelivered, we shall get them from Thailand at your costs.
2. Concerning TV, you are required to send us 60 short units as quickly as possible and for 60
black and white TV sets, we offer the following suggestions at your disposal as follows:
+ Accept a discount of 30%.
+ We will dispose them at the highest possible price.
+ Send somebody to take them away.
Please examine the matter and deliver the replacement for the short goods as mentioned above as
soon as possible as but not later than November 29th, 2016.
We are pleased to enclose B/L, Packing List, Invoice, ROROC, CSC as an evident of our
complaint for your reference.
We are very afraid to tell you that we will be forced to look for another supplier if the goods
cannot reach until the above deadline.
We hope to hear from you soon.
Yours faithfully
Encl: B/L, Packing List, Invoice, ROROC, CSC.
56
Letter 2
COMPLAINT OF SHORTAGE, DAMAGE
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP. HCM, điện thoại
và fax: 84-8-8214356 mới nhập một lô hàng gồm 150 chiếc bình nước nóng (water heater) kiểu
Heaterman 191VA theo đơn hàng số 2315TL của công ty TNHH M.D EDWARD, Finwell House,
số 26 Finsbury Square, London, EC2, Vương quốc Anh về đến cảng Sài Gòn ngày 25/6/20-. Tuy
nhiên số hàng này được báo có tổn thất.
Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc. Và cụ thể hàng hóa trong tình
trạng như sau:
1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô hàng đã được phát hiện thấy
thiếu 7 kiện, mỗi kiện đựng 2 bình, mang số từ 08 đến 15, thiếu tổng số 14 chiếc.
2. Trong 136 chiếc đã giao có:
- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu 191WH, không nằm trong
đơn hàng.
- 2 chiếc bị vỡ không sửa chữa được.
3. Chuyến hàng cũng có 4 chiếc lò sưởi (heater) kiểu 191VL không thuộc đơn hàng này.
Hãy viết thư khiếu nại để bà Vân Anh, trưởng phòng nhập khẩu của TOCONTAP ký, theo những
hướng giải quyết như sau:
a. Đề nghị người bán gửi ngay 14 chiếc chưa giao, và hàng thay thế cho 4 chiếc bình kiểu
191WH không đặt mua và 2 chiếc bị hỏng không sửa được, tổng cộng là 20 chiếc.
b. Nếu trong vòng 45 ngày kể từ ngày ghi trên thư này, số hàng nói trên không về đến Việt
Nam, TOCONTAP sẽ mua hàng của nhà cung cấp khác mà công ty M.D EDWARD phải
chịu mọi tổn thất phát sinh từ việc này.
c. Đối với 4 chiếc lò sưởi 191VL, TOCONTAP sẵn sàng bán hộ với giá cao nhất có thể
được và do đó đề nghị người bán báo giá; hoặc giả nếu M.D EDWARD không đồng ý với
phương án này, thì cho biết ý kiến xử lý càng sớm càng tốt.
Lưu ý:

Biên bản Giám Định của SGS số 215/VCL

Tàu chở hàng là tàu Hậu Giang

Anh/ Chị cần bổ sung những chi tiết cần thiết để bức thư khiếu nại đầy đủ và thuyết phục
hơn.
Dear Sirs
We are writing to inform that your last delivery does not match our order No. 2315TL
dated…which arrived at our port on June 25, 20 …
According to the survey report No. … issued by SGS, the shipment contains only 136 units. To
be specific, the status of goods is as follows:
57
1. When unloaded on the port, the shipment was found to be a shortage of 7 cases, 2 units each,
numbered from 08 to 15, making a total of 14 units.
2. Our of the 136 units delivered:
- 4 units were not of 191VA Heaterman, but 191WH, out of our order.
- 2 units were broken beyond our repair.
3. The shipment also contains 4 units of the unordered heaters of 191VL.
As we are in urgent need of the goods to complete delivery to our local customers, we would like
to ask you to
a. Deliver the replacement for 14 units of the undelivered goods, 4 units of wrongly delivered
goods, and 2 broken units, totaling 20 units at your cost as soon as possible, but not later than 26
December, 16.
b. If within 45 days from the date on this letter, the aforementioned goods have not reached us in
Vietnam, we will get them from another supplier at your cost and risk.
c. For 4 unordered 191VL heaters, we are willing to sell them at the highest possible prices for
which we, therefore, need your quotes for; or if this suggestion is out of your plan, could you give
us your earliest settlement?
We cannot possibly allow this situation to continue, and we are sorry to have to tell you that
unless you guarantee to deliver the goods according to our wishes in the future, we will be forced
to look for another supplier.
Yours faithfully,
Van Anh (Ms.)
Chief of importing department
Encl: Survey report issued by SGS No. …
Letter 3
Công ty TNHH Triệu Vinh (TRIEU VINH CO., LTD), 39 Sư Vạn Hạnh, Quận 10, TP. HCM,
điện thoại và fax: 84-8-8214356; Giám đốc là ông Lưu Văn Dũng; ngày 15/03/20--; ký hợp đồng
số No. TL. 9.3.0.92/00; mua một máy bơm bê tông mới chưa sử dụng (concrete bump B3500
HDR-20) với công ty DIENHELM & CO. LTD. ENGINEERING, trụ sở tại 1696, New Petchburi
Road, Bangkok 10320, Thái Lan. Tổng giá trị chiếc máy bơm này là USD200.000, với điều kiện
giao hàng đến cảng Sài Gòn vào hoặc trước ngày 15/04/20-- là ngày mà TRIEU VINH Co., LTD
thanh toán trước 20% tổng giá trị hợp đồng, phần còn lại 80% thanh toán bằng điện hối khi người
mua nhận được hàng.
Trong trường hợp nói trên có nêu rõ việc chậm giao hàng là 2% cho trọn mỗi tuần, là tiền bồi
thường thiệt hại ước tính.
Hôm nay là ngày 07/05/20--, TRIEU VINH Co., LTD vẫn chưa nhận được máy cũng như thông
báo gì của người bán về chuyến hàng nói trên.
58
Hãy viết một thư khiếu nại, gửi cho DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING để Giám đốc
Lưu Văn Dũng ký với những ý sau:
-
Khi thương lượng hợp đồng cũng như các thư tín trước đó về việc mua chiếc máy này,
TRIEU VINH Co., LTD đã nói rõ rằng đây là máy mà TRIEU VINH Co., LTD nhập ủy
thác cho một công ty xây dựng ở TP. HCM để họ sửa chữa và mở rộng một bệnh viện phụ
sản tại huyện Hóc Môn, công trình này dự tính khởi công vào đầu tháng 05/20--. Việc thiếu
máy này khiến cho họ không thể tiến hành thi công được.
-
Trong hợp đồng riêng giữa TRIEU VINH Co., LTD và công ty xây dựng nói trên có ghi rõ
TRIEU VINH Co., LTD sẽ thuê máy để đảm bảo tiến độ thi công của họ nếu thực tế xảy ra
việc chậm giao. Vì vậy, ngày 29/04/20--, công ty đã phải thuê máy bơm với một doanh
nghiệp khác với chi phí 200 đô la một ngày trong hai tuần. Thiệt hại trong việc này lên tới
2400 đô la.
-
TRIEU VINH Co., LTD gửi kèm 02 hợp đồng nói trên và yêu cầu DIENHELM & CO.,
LTD. ENGINEERING bồi thường trước bằng điện hối vào tài khoản của công ty tại ngân
hàng Vietcombank, TP. HCM.
-
Đề nghị DIENHELM & CO., LTD. ENGINEERING cho biết càng sớm càng tốt khi nào
hàng sẽ về đến cảng Sài Gòn.
-
Do việc chậm giao nói trên, TRIEU VINH sẽ buộc phải khấu trừ vào giá hợp đồng theo tỉ
lệ phạt trên căn cứ vào thời hạn chậm giao thực tế. Tuy nhiên, nếu hàng không về được Việt
Nam trước ngày 30/05/20--, căn cứ vào điều khoản “chấm dứt hợp đồng do chậm giao hàng”
trong hợp đồng 2 bên ký, TRIEU VINH sẽ buộc phải chấm dứt hợp đồng này và
DIENHELM phải hoàn trả lại số tiền trả trước cùng với mọi tổn phí phát sinh khác.
-
Yêu cầu DIENHELM sớm cho biết ý kiến vì TRIEU VINH cho rằng DIENHELM cũng
không muốn để vấn đề diễn biến đến mức như vậy.
Dear Ms. …
We are writing to you with reference to the contract No. TL. … in which we would like to
purchase a new concrete pump B3500 HDR - 20 at the cost of $200,000, which is to be delivered
at the latest April 15, 20… at Saigon port.
Today, it is May 7, 20… when we haven’t received any advice from you concerning the machine
mentioned in the contract above.
In negotiating contracts as well as previous correspondence about purchasing this machine, we
did make it clear that this was a machine that we entrust a construction company in HCM City for
their repair and expansion of a maternity hospital in Hoc Mon district. This project was planned to
start in the early May 20… Without this machine, it would be impossible for them to carry out the
construction.
Another separate contract between us also clearly specifies that we will rent a machine to ensure
59
their construction schedule if delayed delivery occurred. Thus, on April 29, 20… we had to lease
a concrete pump from another business at the cost of $200 a day for two weeks, leading to the
damages in this case up to 2400 dollars.
The two contracts mentioned above are being enclosed below, requiring an advanced
compensation credited into our account at Vietcombank, HCM City.
Could you let us known as soon as possible when the shipment will arrive at the port of Saigon.
Due to the delayed delivery referred to above, a deduction will be implemented to the contract
price on a pro rata basis (phân chia theo tỷ lệ) of actual delivery lateness/tardiness. However, if
the cargo does not reach Vietnam before May 30, 2016, pursuant (chiếu theo) to the terms
“termination of contract due to delayed delivery” mutually made and signed in the contract, we
have no better alternative than cancelling the contract and a refund of upfront must be reimbursed
together with all other costs and expenses incurred.
We would like to receive your earliest responses as we ourselves never expect such a situation to
occur, which has negative affects on our long – term business relationship.
Yours faithfully,
Encl: Contract No. TL. …
Contract No. …
Letter 4
Công ty TNHH Thành Công đặt mua 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 và 2.000 chiếc hiệu ZM 340 của
công ty SANKEY, Nhật Bản, theo đơn hàng số TTN/012, do con tàu Orient chuyên chở, cập cảng
Sài Gòn ngày hôm qua. Tuy nhiên khi làm thủ tục thông quan tại cảng, công ty đã phát hiện chỉ
có 1.500 bộ bếp ga ZM 340 được giao, thiếu 500 bộ. Trong 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 nhận được,
có 200 bộ bị hư hỏng nặng không thể sửa chữa được. Anh/ Chị hãy viết một thư khiếu nại, giúp
Giám đốc công ty Thành Công, ông Lê Hải, với nội dung trên và đưa ra giải pháp thích hợp cho
lô hàng trên. Chú ý một số điểm sau:
1. Khi phát hiện hàng thiếu, ta đã mời đại diện của VINACONTROl Tp.HCM để giám định và
lập biên bản lô hàng trên. Nguyên nhân hàng thiếu và bị hư hỏng đuợc kết luận là do sơ suất của
người bán trong quá trình xếp hàng vào công ten nơ tại kho.
2. Đề nghị phía SANKEY gởi gấp số tiền là 120.000 USD bằng điện chuyển tiền vào tài khoản
của công ty Thành Công tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, chi nhánh tại Tp.HCM, coi như
đây là số tiền bồi thường cho việc giao hàng thiếu với mọi chi phí do người bán chịu.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung của một thư
khiếu nại.Bắt đầu thư bằng Dear Mr. Suzuki
Dear Mr. Suzuki
I am writing to you to complain about the shipment of gas cookers (3000 typed ZM 304 and 2000
ZM 340) under the order No. TTN/012, carried by Orient, arrived at Saigon yesterday.
60
However, on the customs clearance at the port, it has been found that only 1500 sets of gas stoves
ZM 340 was delivered, short of 500 units. Out of 3000 gas stoves ZM 304 received, 200 sets have
badly damaged beyond our repair. This case is found and recorded by Vinacontrol. According to
the Survey Report No. …, the main cause of the short and damaged goods came from the
negligence (sự cẩu thả) of the Seller in loading the goods at the warehouse.
Please examine the matter and settle the trouble without delay. Moreover, it is urgent that amount
of $120,000 must be credited to our account by telex through Foreign Trade Bank, Vietnam as
soon as possible, but not later than …, as compensation for the short and damaged goods.
We look forward to your earliest reply.
Yours sincerely,
Encl: Survey Report No. …
Letter 5
Hãy viết 1 thư khiếu nại gửi công ty SEUNGWOO, Hàn Quốc do hàng thiếu sử dụng những thông
tin gợi ý sau:
-Đơn hàng số 777 hỏi mua 200 tấn xi măng trắng
-Công ty anh/chị đã nhận telex ngày 27 tháng 5 về ngày tàu đến
-Khi công ty kiểm tra hàng hóa, phát hiện 70 bao bị bung và phần hàng bên trong ước tính 700 kg
đã bị thất thoát không thể phục hồi cho mục đích sử dụng ban đầu.
-Tiến hành khảo sát phát hiện thất thoát là do bao bì không đủ chuẩn
-Anh/ Chị viết thư khiếu nại đòi bồi thường cho phần hàng bị thiếu và phí giám định liên quan;
không chấp nhận gởi hàng thay thế.
-Gửi kèm biên bản giám định No 77AA để chứng minh
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong và nội dung của một thư
khiếu nại.
Dear …
I received a consignment of white cement under the order No. 777 yesterday, May 27, 20…
However, in the inspection of the goods, it was discovered that 70 bags were opened with
estimated 700 kg loss without being restored to the original purpose. The cause of the damage
was concluded to originate from below standard packaging.
We are to be compensated for the lost goods and the inspection costs and expenses incurred
without accepting any replacement.
We are looking forward to your early response to this case.
Yours sincerely,
Encl: Survey Report No. 77AA
61
62