Tani Armani
Optymalizacja działów
niezależnych
4 września 2019
Omówienie
W firmie przy głównych działach produkcyjnych i biurowych funkcjonuje tzw. dział niezależny, w
którego skład wchodzą specjaliści od marketingu, grafiki i osoba projektowa. Osoby te działają
bezpośrednio pod szefostwem składającym się z dwóch osób. Komunikacja, planowanie pracy
czy jej raportowanie odbywa się drogą mailową.
Praca w takim trybie jest trudna do kontrolowania. Pojawiają się niedomówienia i nieścisłości.
Współpraca grafików z osobami od marketingu jest utrudniona ze względu na różne
pomieszczenia w firmie, w których pracują. Wymagania szefostwa względem tych dwóch osób
są różne przez co ich praca często się “rozjeżdża” .
Celem naszego rozwiązania jest połączenie tych specjalistów w jeden dział, pod
przewodnictwem kierownika i usprawnienie sposobu planowania ich pracy oraz komunikacji.
Maciej Nowacki 23880
2
Wymagania
1. Funkcjonalne
Maciej Nowacki 23880
a. Trello - narzędzie, za pomocą którego będziemy planować pracę specjalistów
b. Slack - komunikacja między kierownictwem a specjalistami
c. Sprint Review - spotkania kierownika ze specjalistami
3
2. Pozafunkcjonalne
Proponowane narzędzia wdrożymy na okres testowy, na który pozwala nam wersja Trial. Po
okresie testowym programy te mogą funkcjonować bezpłatnie, ale w ograniczonym zakresie.
Spotkania zwane Sprint review będą odbywać się z każdym specjalistom osobno ze względu na
fakt, że ich praca nie jest ze sobą ściśle powiązana.
3. Ograniczenia
Jedynym ograniczeniem jest miejsce. Obecnie każdy ze specjalistów pracuje w innym miejscu
w firmie. Aby proponowane rozwiązanie miało sens, musimy zorganizować przestronne biuro, w
którym stworzymy osobny dział - „Dział Kreatywny”.
Maciej Nowacki 23880
4
Propozycja rozwiązania
Po organizacji przestrzeni na utworzenie nowego działu trzeba wybrać osobę, która awansuje
na kierownika. Wybraliśmy osobę z największym doświadczeniem i umiejętnościami w kierunku
zarządzania - została ona Project Managerem.
Tablicę Trello każdej osoby prowadzimy zgodnie z metodologią Kanban. Osoba projektowa, tzw.
Informatyk, raz w tygodniu spotyka się z kierownikiem działu na zasadzie przybliżonej do Sprint
Review, gdzie wybierają zadania na najbliższy czas. Oczywiście tablica nie zapewnia
rozwiązania dla zadań losowych. Przykładem może być tutaj awaria jednostki w firmie.
Spotkania kierownika z grafikiem i marketingowcem mogą po części odbywać się wspólnie ze
względu na potrzeby graficzne dla marketingu. Project Manager spina pracę tych dwóch osób
oraz wyznacza cele dla osoby projektowej.
Sposób komunikacji wewnątrzfirmowej zmieniamy z maili na wiadomości wysyłane za pomocą
oprogramowania jakim jest Slack. Wewnątrz aplikacji tworzymy kanały na różnym stopniu między kierownictwem oraz działowe.
Dzięki naszemu rozwiązaniu szefostwo zyskuje czas w zamian za odcięcie się od każdego
specjalisty z osobna i komunikację tylko z Project Managerem.
Maciej Nowacki 23880
5
Harmonogram
OŚ CZASU PROJEKTU
TYTUŁ
PROJEKTU
MENEDŻER
PROJEKTU
Dział Kreatywny
NAZWA FIRMY
Tani Armani
Jan Kowalski
DATA
2019-03-31
ETAP
SZCZEGÓŁY
STY
TYDZIEŃ PROJEKTU:
1
LUT
31 1
MAR
28 1
11
31
– Karta projektu
1
Planowanie
– Sprawdzenie planu
– Rozpoczęcie
3
Realizacja
projektu
5
Zakończenie
projektu
Maciej Nowacki 23880
– Organizacja nowego
biura
– Przygotowanie
oprogramowania
– Wnioski
– Raport
Zak
ońc
zeni
e
proj
ekt
u
6
Efekty
Efektem wprowadzonych zmian będzie poprawa komunikacji oraz organizacji pracy. Dzięki
tablicom Trello zadania są uszeregowane w odpowiednim miejscu. Poszczególnym wątkom
nadajemy odpowiedni priorytet, dzięki czemu hierarchia zadań jest zachowana. Slack
zniwelował straty czasu wywodzące się z komunikacji mailowej. Informacje są w prosty sposób
komunikowane, a dzięki powiadomieniom push czas na odpowiedź został skrócony do
minimum. Ostatnim aspektem naszego projektu są spotkania Sprint Review. Nasz nowy
kierownik dzięki takim spotkaniom może panować nad przebiegiem wykonywanych prac przez
specjalistów oraz tworząc backlog dla każdego z nich wie, że żadne z zadań nie ucieknie - tak
jak w przypadku natłoku wiadomości mailowych.
Maciej Nowacki 23880