MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
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PRÓXIMA REVISIÓN:
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CÓDIGO:
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HOJA 2 DE 18
ÍNDICE
1.0
OBJETIVO ..................................................................................................................................................... 3
2.0
ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ...................................................................................................... 3
3.0
DEFINICIONES ............................................................................................................................................. 3
4.0
DESARROLLO .............................................................................................................................................. 5
4.1
GUÍAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS ................................ 5
4.1.1 Codificación ........................................................................................................................................... 5
4.1.2 Vigencia de un Documento ................................................................................................................... 6
4.1.3 Asignación del Nivel de Revisión .......................................................................................................... 6
4.1.4 Calidad de un Documento ..................................................................................................................... 7
4.1.5 Estructura de un Documento ................................................................................................................. 7
4.1.6 Manejo de Documentos Integrados....................................................................................................... 8
4.2
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL ................... 8
4.3
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ...................................................................... 8
4.4
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PLANES DE CALIDAD ................................................................ 11
4.4.1 Política y objetivos de calidad ............................................................................................................. 11
4.4.2 Identificación de procesos y actividades ............................................................................................. 11
4.4.3 DIAGRAMA DE PROCESOS Y ACTIVIDADES ................................................................................. 12
4.4.4 Matriz de procesos y actividades ........................................................................................................ 12
4.4.5 Anexos al plan de calidad .................................................................................................................... 12
4.5
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE OTROS DOCUMENTOS: ............................................................ 13
5.0
FORMATOS: ............................................................................................................................................... 14
5.1 FORMATO PARA EL CONTENIDO DE DOCUMENTOS DEL SGI (FOR-AC-001) ..................................... 14
5.2 FORMATO PARA EL CONTENIDO DE DOCUMENTOS PARA PROYECTOS (FOR-AC-001) .................. 15
5.3 HOJA DE PORTADA PARA EL PLAN DE CALIDAD (FOR-AC-072) ........................................................... 16
HISTORIAL DE CAMBIOS: ................................................................................................................................. 17
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1.0
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OBJETIVO
ESTANDARIZAR LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Y
DOCUMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS PROYECTOS.
2.0
ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica para todos los documentos internos que soportan el funcionamiento del
Sistema de Gestión Integral de la División Energía y Petróleo del Grupo Protexa y para los documentos
específicos de proyecto, con las siguientes excepciones:
 Planos, los cuales se elaboran aplicando el procedimiento PET-IN-006.
 Los planes de contingencia, planes de respuesta a emergencias, planes de control ambiental, los
cuales se elaboran utilizando guías proporcionadas por el cliente en cada inicio de proyecto.
 Los Planes de Inspección y Prueba, que se elaboran aplicando el PET-AC-007.
 Cuando se establezca contractualmente una estructura especial para documentos.
3.0
DEFINICIONES
AYUDA VISUAL (AVI). Elemento visual (figura, diagrama, fotografía) estandarizado que sirve de guía
para la ejecución de una actividad.
BITÁCORA: Documento que describe, en forma cronológica, el desarrollo de un proyecto o actividades
relevantes efectuadas; por ejemplo: Bitácora de obra, bitácora de mantenimiento. Puede estar en
formato impreso o electrónico.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o una combinación de éstos.
DOCUMENTO INTERNO: Documento generado por algún área de la empresa y que forma parte de uno
o más sistemas de gestión.
EMISOR DE DOCUMENTO: Responsable de elaborar y modificar un documento interno.
ESPECIFICACIONES (ESP): Documentos que establecen los parámetros y/o requisitos mínimos o
máximos de aceptación que deben de cumplir las materias primas, equipos, productos y/o materiales a
utilizar, para satisfacer los requerimientos de calidad solicitados por el cliente interno o externo.
FORMATO (FOR): Esquema diseñado e impreso donde se solicita plasmar resultados, números, datos
y/o requerimientos acordados.
GRUPO PROTEXA: Nombre corporativo dado al conjunto de empresas conformado por Servicios de
Comisariato S.A. de C.V. (Sercomsa), Promotora Petrolera Regiomontana S.A. de C.V. (Propetrol),
Permaducto S.A. de C.V., Perforaciones Marítimas Mexicanas S.A. de C.V. (PMM), Arrendadora SIPCO
S.A. de C.V. (ASIPCO), Central de Desarrollos Marinos S.A. de C.V. (CEDEMA), Servicios de
Construcciones Terrestres S.A. de C.V. (SERCONTER), Construcciones y Equipos Latinoamericanos
S.A. de C.V. (CELASA), Pro Fluidos S.A. de C.V. Consorcios Industriales de Monterrey S.A. de
C.V. (CIMSA) e Inversiones Industriales Corporativas S.A. de C.V. (IICSA).
INSTRUCCIÓN DE FLOTA (IDF): Documento en el que se define, de manera específica y secuencial,
cómo deben ser ejecutadas las actividades en las embarcaciones, en lo referente a la Seguridad
Marítima.
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO (INS): Documento de trabajo en el que se describen, de manera más
específica y detallada, los pasos necesarios para realizar una operación o actividad.
LISTA DE VERIFICACIÓN (LIV): Documento de soporte que define cuáles son los criterios para
verificar, inspeccionar y probar parámetros y/o variables de interés.
MANUAL (MAN): Documento en donde se especifica, claramente y de manera escrita, la manera de
controlar, preparar, operar, hacer funcionar, instalar y/o mantener los productos o servicios ofrecidos al
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Cliente, o bien, las instrucciones u operaciones necesarias para manejar el software y/o equipo de
cómputo.
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL (MAN-DI-001): Documento que establece los
lineamientos generales del Sistema de Gestión Integral de las empresas que integran el Grupo Protexa,
División Energía y Petróleo.
PLAN DE CALIDAD (PLA): Documento que establece las prácticas relevantes específicas de calidad,
los recursos y secuencia de actividades pertenecientes a un producto, servicio o proyecto y en donde se
definen los puntos de revisión, inspección y prueba que se deben aplicar.
PLAN DE CONTINGENCIA (PDC): Documento en el cual se establecen los pasos a seguir para
responder rápida y efectivamente a una situación de emergencia, en lo referente a la Seguridad.
PLAN DE CONTROL AMBIENTAL (PCA): Documento que establece las acciones que deberá llevar a
cabo la empresa con la finalidad de cumplir los lineamientos nacionales, internacionales y del Cliente en
materia ambiental, los cuales tienen como objetivo la prevención y el control de la contaminación, así
como la protección del Medio Ambiente.
PLAN DE INSPECCIÓN (PLI): Documento donde se definen las actividades de control de calidad que
deben ser ejecutadas durante el desarrollo de un proyecto para asegurar el cumplimiento de los
requerimientos contractuales.
PLAN DE RESPUESTA A EMERGENCIAS (PRE): Documento en el cual se establecen los pasos a
seguir para responder rápida y efectivamente a una situación de emergencia en lo referente a la
Seguridad Industrial, Seguridad Marítima o Protección Ambiental, eliminando la causa del siniestro o
mitigando su impacto.
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO DE TRABAJO (PET): Documento que define, de manera específica y
secuencial, cómo deben ser ejecutadas las operaciones establecidas en un procedimiento general.
PROCEDIMIENTO GENERAL (PRO): Documento que define, de manera general y secuencial, cómo
cumplir los lineamientos y responsabilidades que están descritas en el Manual de Calidad.
REGISTRO DE CALIDAD (REG): Documento que contiene resultados y/o evidencias de actividades
desempeñadas. Para fines de estandarización, cuando el registro se haga en papel, se utilizarán,
preferentemente, formatos, listas de verificación y bitácoras. Los documentos donde se plasman los
resultados del diseño (planos, memorias de cálculo, listas de materiales, etc.) también son considerados
registros.
REQUERIMIENTOS CONTRACTUALES: Documentos (Contrato y anexos del mismo) firmados por la
empresa con alguna contraparte, que la primera se compromete a cumplir cabalmente.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN: Persona que ha sido designada por la Dirección de Grupo
Protexa División Energía y Petróleo para representarla en los temas relacionados con el Sistema de
Gestión.
RESPONSABLE DE ÁREA: Persona que aprueba mediante su firma las actividades plasmadas en los
documentos del área que le corresponde.
RESPONSABLE DEL CONTROL DE DOCUMENTOS: Persona designada para el control de los
documentos del Sistema de Gestión. Puede ser el Encargado de DO, el Jefe de Gestión Integral, el
Ingeniero de Aseguramiento de Calidad, o cualquier otra persona designada por el Departamento de
Gestión Organizacional.
SGI: Forma abreviada para referirse al Sistema de Gestión Integral que comprende la Gestión de la
Calidad, del Ambiente y de la Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo.
SISOPA: Forma abreviada para referirse a la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Protección
Ambiental.
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4.0
DESARROLLO
4.1
GUÍAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS
Al elaborar un documento, se debe tomar en cuenta que su alcance y nivel de detalles debe estar en
correspondencia con los siguientes aspectos:




Complejidad del trabajo.
Requerimientos contractuales y normativos.
Competencia del personal involucrado en la actividad.
Riesgos asociados a la actividad.
Para más detalles de cuándo se debe documentar una actividad, consulte el Procedimiento para aplicar
la Metodología de Disciplina Operativa (PRO-AC-008).
4.1.1 Codificación
El código del documento a elaborar se forma colocando cada grupo de caracteres separados por un
guion, de acuerdo con el especificado a continuación:
PRO - AC - 001
Consecutivo
Clave del Área Emisora
(Ejemplo: AC, OP, RH, AL, ME, etc.). Ver tabla 2.
Clave del tipo de documento
(Ejemplo: MAN, PRO PET, INS, FOR, PLA, etc.). Ver tabla 1.
Tabla 1. Codificación de documentos.
Documento
Clave
Documento
Clave
Manuales
MAN
Ayudas Visuales
AVI
Procedimiento General
PRO
Organigramas
Procedimiento Específico
PET
Lista de Verificación
Plan de Calidad
PLA
Formatos
FOR
Planes de Contingencia
PDC
Registros
RGS
Planes de Control Ambiental
PCA
Especificaciones
ESP
Plan de Respuesta a Emergencia
PRE
Memorias de Cálculo
MEC
Instructivos de Trabajo
INS
Plan de Inspección
PLI
Hoja de Datos de Seguridad
HDS
Ficha Técnica del Producto
FTP
Procesos de primer y segundo nivel
PRN
Reglamentos
REG
ORG
LIV
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Tabla 2. Clave del Área emisora.
Nombre del Área
Clave
Nombre del Área
Clave
Dirección
DI
Operaciones
OP
Administración
AD
Planeación y Control
PC
Almacén
AL
Seguridad Industrial
SI
Administración de Contratos
CT
SIPCO
SP
Buceo
BU
Salud Ocupacional
SO
Calidad y Gestión Integral
AC
Tráfico Marino
TM
Compras
CO
Recursos Humanos
RH
Concursos
CN
Tecnologías de la Información
TI
Fletamentos
FL
Protección Ambiental
PA
Fluidos de Perforación
FP
Laboratorio Fluidos
LF
Ingeniería
IN
Supervisión y Auditoria Técnica
SA
Mantenimiento
ME
Logística
LO
Control de flujo
CF
Protección y Seguridad
PS
Relaciones Institucionales
RI
Servicios Generales
SG
Gobierno Corporativo
GC
Laboratorio de Calibración
LC
Innovación Tecnológica
IT
Jurídico
JU
Celasa
CL
Laboratorio Permaducto Planta
LP
Los documentos aplicables al departamento de Mantenimiento y Puente de Mando son los documentos
dados de alta en el Sistema de Gestión de la Seguridad (IDF’s). Estos documentos se emplearán para
verificar la conformidad de las actividades realizadas por estos departamentos sólo cuando la
embarcación tenga un Sistema de Gestión de la Seguridad; de lo contrario, serán emitidos como parte
del Sistema de Gestión Integral.
En caso de requerirse nuevas claves para las áreas o cuando haya cambios en éstas, las mismas serán
designadas por el Responsable de Control de Documentos, quien hará los ajustes correspondientes en
la siguiente revisión de este procedimiento; sin embargo, deben cuidarse las interrelaciones de tales
documentos (planear todo cambio de codificación de documentos).
4.1.2 Vigencia de un Documento
Para garantizar la utilidad y vigencia de los documentos internos, éstos deben ser revisados
periódicamente. La vigencia máxima es de tres años.
La vigencia de procedimientos específicos de proyectos estará en función de la duración del contrato.
En caso de que el documento incluya programas de trabajo, la vigencia máxima será la duración del
programa.
4.1.3 Asignación del Nivel de Revisión
Al emitirse un documento por vez primera, se le debe asignar el número de revisión 00; en revisiones
sucesivas: 01, 02, etc., preferentemente. Sin embargo, debido a que frecuentemente los documentos
aplican a más de un proyecto o empresa, muchas veces será necesario efectuarle cambios al
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documento de un área o proyecto sin que estos apliquen necesariamente a otro proyecto. Por ello,
pueden existir revisiones diferentes de un mismo documento, es decir, para un proyecto puede aplicar la
revisión 00 mientras que para otro la revisión 01; lógicamente, la revisión 01 contiene información que
sólo aplica al proyecto en cuestión, por lo que no aplican a otras revisiones.
Si en determinado momento, se requiere igualar el nivel de revisión de dos o más documentos, siempre
y cuando el contenido de éstos sea el mismo, se recomienda que en la columna de Modificación del
Control de Cambios de la portada se especifique claramente a qué documentos y en qué versión
sustituye.
Los cambios o modificaciones en los documentos aprobados son mostrados a través de la actualización
del nivel de revisión; así mismo, en la hoja de portada del documento, se escribe una breve síntesis del
cambio efectuado. El cambio, identifíquelo también incluyendo una línea vertical a la derecha del párrafo
donde se realizó la modificación.
Todos los procesos y procedimientos que correspondan a las áreas de gestión de reciente creación
deben ser revisados de manera anual.
4.1.4 Calidad de un Documento
Antes de ser aprobado, se tiene que asegurar que todo documento interno cumpla con los siguientes
requisitos mínimos:
1. Tener definida una vigencia.
2. Tener la estructura definida en este procedimiento.
3. Contar las firmas de revisó y aprobó necesarias.
4. Tener claridad en la redacción.
5. Incluir puntos críticos y límites del proceso.
6. Si se mencionan en el desarrollo del procedimiento, incluir los anexos y dibujos.
7. Descripción detallada y secuencia de las actividades (narrada o utilizando diagramas).
8. Haber sido revisado por más de una persona, incluyendo un experto en el tema.
9. Incluir documentos internos y externos de soporte.
10. Incluir una descripción de los cambios con respecto a versiones anteriores y quien los efectúa.
Se debe mantener un registro que evidencie el nivel de calidad de cada documento, según se establece
el Procedimiento para aplicar la Metodología de Disciplina Operativa (PRO-AC-008).
4.1.5 Estructura de un Documento
Con excepción de las ayudas visuales, formatos, listas de verificación y registros, los documentos
internos del Sistemas de Gestión Integral constan al menos de dos partes Portada y Contenido. Para
ambas se utiliza el Formato para Generar Documentos de los Sistemas de Gestión (FOR-AC-001).
La hoja de portada debe incluir como mínimo:
a) Cambios con respecto a la versión anterior: Tabla donde se listen los cambios realizados al
documento y el nombre de las personas que participaron en la actualización, con respecto a la
versión inmediata anterior.
b) Autorizaciones: Recuadro con los nombres, puestos y firmas de las personas que revisan y
aprueban el documento.
c) Cláusula de confidencialidad en pie de página: “PROPIEDAD DE GRUPO PROTEXA QUEDA
PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DE ESTE DOCUMENTO”
Nota: Para documentos específicos de una empresa, se sustituye la palabra GRUPO PROTEXA por
el nombre de la empresa.
d) Para los documentos específicos de un proyecto, se deberá agregar la siguiente clausula:
CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD:
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LA INFORMACIÓN PLASMADA EN ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA EMPRESA
________________ (PERMADUCTO, PROPETROL, ETC) S.A. DE C.V. Y PUEDE UTILIZARSE
SOLO PARA PROPÓSITOS DE INFORMACIÓN EN ASUNTOS ESPECÍFICOS DEL CONTRATO
NO. _________ (Anexar No. de Contrato)
El contenido del documento varía en función del tipo de documento. Los siguientes puntos de este
procedimiento describen las particularidades de cada tipo de documento.
4.1.6 Manejo de Documentos Integrados
Cuando sea factible que un documento aplique a más de una de las empresas de la División Energía y
Petróleo o más de un Sistema de Gestión, se emitirá una sola vez especificando en el punto 2. Alcance y
Ámbito de Aplicación las empresas y sistemas para las que aplica.
En el caso de que un documento interno aplique a más de una empresa, se debe utilizar el logotipo de
Grupo Protexa; de lo contrario, se debe usar el logotipo propio de la empresa.
4.2
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
El Manual del Sistema de Gestión Integral es un documento orientado a la difusión, por ello se podrán
utilizar todos aquellos elementos de diseño gráfico que permitan transmitir, de forma clara y concreta, los
principales aspectos del Sistema de Gestión Integral, sin tener que cumplir con las guías generales
indicadas en el punto 7.2 de este procedimiento.
El contenido mínimo de este Manual incluye:
 Mensaje de la Dirección donde haga evidente su compromiso con la implementación del SGI.
 Cultura organizacional (misión, visión y valores).
 Política y Objetivos de Calidad, Protección Ambiental, Seguridad Industrial y Salud en el Trabajo.
 Semblanza del Grupo Protexa en particular de la División Energía y Petróleo.
 Líneas de Negocio.
 Descripción del Sistema de Gestión Integral.
o Mapa de Procesos.
o Estructura Documental.
o Responsabilidades de la Dirección.
o Gestión de los Recursos.
o Gestión de los Procesos.
o Medición, Análisis y Mejora.
o Identificación y Gestión de Aspectos Ambientales y Peligros de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
o Cumplimiento de Requerimientos Legales de Medio Ambiente y Seguridad Industrial y Salud en
el Trabajo.
o Prevención y Respuesta en caso de Emergencia.
o Control Operativo.
o Objetivos, Metas y Programas.
4.3
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Los Procedimientos Generales (PRO), Procedimientos Específicos de Trabajo (PET) se tienen la
siguiente estructura:
PORTADA
INDICE/CONTENIDO
1.0
OBJETIVO:
2.0
ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:
3.0
RESPONSABILIDADES:
4.0
MARCO NORMATIVO E INTERRELACIÓN:
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5.0
6.0
7.0
8.0
9.0
FECHA DE EMISIÓN:
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No. DE REVISIÓN:
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DEFINICIONES:
MEDIDAS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
DESARROLLO:
FORMATOS:
HISTORIAL DE CAMBIOS:
Nota: En los procedimientos específicos de un proyecto si es requerido, se agrega el punto 10.0
VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO.
OBJETIVO:
En este punto debe establecer claramente lo que se pretende lograr con la aplicación del documento
desarrollado (¿Para qué sirve?) Escribir el texto en letras MAYÚSCULAS preferentemente.
Ejemplo: El objetivo de un procedimiento puede ser:
“CONTROLAR LOS DOCUMENTOS Y DATOS QUE ASEGUREN SU ADECUADA
REVISIÓN Y APROBACIÓN.”
ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:
Establecer el campo de aplicación y límite de la utilización del documento, por ejemplo:
“Este documento aplica para las actividades de revisión de contrato desde la obtención de
bases de licitación hasta la recepción del acta de fallo.
Aplica para las empresas Permaducto y Promotora Petrolera Regiomontana S.A. de C.V. (Propetrol).
RESPONSABILIDADES:
Aquí se deben redactar las responsabilidades que se tienen en los puestos que intervendrán para el
desarrollo de las actividades plasmadas en el documento, se deben escribir de manera global, en un
enunciado corto y que indiquen claramente quien es responsable de:





Mantener actualizado el documento.
Revisar el documento.
Aprobar el documento.
Asegurar que las actividades del documento se ejecuten tal como está establecido.
Asignar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades descritas.
Cumplir con lo establecido en el documento.
MARCO NORMATIVO E INTERRELACIÓN:
El objetivo principal de esta sección es el permitirnos conocer qué documentos pueden ser necesarios
consultar para cumplir con ciertas actividades, ampliar alguna información o referenciar los soportes de
alguna calificación o aprobación. Aquí se debe indicar la relación directa que presenta el documento con
los demás documentos del SGI o con documentación externa aplicable como normas, leyes y
referencias. En este punto se debe anotar solo el código y nombre de los documentos indicados en el
desarrollo del documento. Si no se menciona ningún documento se conserva esta sección y se escribe la
abreviación “N/A” o las palabras “No aplica”.
DEFINICIONES:
Muchos términos de uso frecuente se utilizan con un sentido específico o restringido en comparación con
las definiciones del diccionario, la adopción de esta terminología por las empresas de diferentes sectores
es debido a sus necesidades específicas. Para tal efecto se creó este apartado en el cual se recomienda
que los términos de carácter técnico que considere de mayor relevancia y que se mencionen en el
documento se definan aquí. El término escríbalo en MAYÚSCULAS seguido de su definición. Ejemplo:
“REGISTRO DE CALIDAD”. Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
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Cuando no sea necesario la definición de ningún término puede incluir las palabras “No aplica” o “N/A”.
MEDIDAS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
Describir las medidas en materia de Seguridad Industrial, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental
relacionadas directamente con la actividad a desarrollar que deben tomar antes, durante y al finalizar las
actividades. Por ejemplo:
Actividad Crítica
Recomendaciones de Salud

7.2
Estricto apego a las
recomendaciones de este
procedimiento,
uso
adecuado del EPP.
Responsables de
Cumplirlas
Consecuencias


Op. electricista

Actividades
repetitivas.
Malas Postura
En el caso de presentarse la generación de documentos administrativos se hará uso de la siguiente tabla:
Para medidas de seguridad y ambiental se deberá consultar las siguientes matrices:
Matriz de Riesgos en
Complejo CDC
Matriz de Aspectos
Ambientales en Complejo
CDC
Apartado: Oficinas Administrativas
Apartado: Actividades Administrativas
DESARROLLO:
o
Anotar el nombre genérico de la actividad o actividades (en MAYÚSCULAS y en negritas)
subsiguientes a desarrollar.
o
Escribir el título del puesto responsable (en MAYÚSCULAS) de ejecutar la actividad u operación que
se describe.
o
Numerar consecutivamente las actividades, puestos y párrafos.
o
Anotar preferentemente al inicio de cada párrafo un verbo en tiempo presente indicativo (anota,
verifica, desarrolla, escribe) el cual describa la actividad u operación que debe ser llevada a cabo
por el responsable de la ejecución de la actividad, siguiendo una secuencia lógica.
o
Verificar que en la redacción del desarrollo exista al menos una exposición clara, secuencial y
ordenada de las actividades y operaciones suficientes, para lograr el cumplimiento del objetivo del
documento en cuestión.
o
Utiliza notas cuando crea pertinente o necesaria una aclaración y/o referencia, y cuando en una
actividad u operación se presenten dos o más alternativas de acción y esto ocasione en un
momento dado ir a un punto específico de la secuencia del documento desarrollado o de algún otro
documento.
o
De manera alternativa o complementaria a la descripción de actividades en el “DESARROLLO” se
puede incluir elementos gráficos para describir el proceso. Ejemplos de estos elementos son:
Diagramas de flujo, mapas de proceso, secuencia de dibujos o fotografías.
FORMATOS:
o
Elabora e incluye la imagen del formato en esta sección. Si requiriera alguna descripción sobre el
llenado se incluirían en el mismo formato o mediante referencias.
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HOJA 11 DE 18
HISTORIAL DE CAMBIOS:
o
Tabla donde se listan todos los cambios que se han realizado al documento desde su versión inicial
hasta en la que se encuentre actualmente y su autor con respecto a cada una de las versiones.
Estructura:
REVISIÓN
FECHA
MODIFICACIÓN
QUIEN EFECTUÓ
EL CAMBIO
01
00
4.4
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PLANES DE CALIDAD
Un plan de calidad debe elaborarse antes de iniciar algún tipo de proyecto o proceso, con el fin de definir
el compromiso y los objetivos del mismo, así como delimitar procesos, actividades, metodologías,
responsables, riesgos, controles y resultados deseados del proyecto o proceso.
Algunos de los beneficios que se obtienen de la elaboración de un Plan de Calidad es el incremento de
confianza en que los requisitos serán cumplidos, un mayor aseguramiento de que los procesos están
en control y la motivación que esto puede dar a aquellos involucrados, así como permitir conocer mejor
las oportunidades de mejora.
La definición del contenido de un Plan de Calidad deberá hacerse en todo momento con la participación
de las áreas involucradas del equipo de trabajo y estructurarse según lo indica el FOR-AC-072 Rev.02.
4.4.1 Política y objetivos de calidad
Para iniciar con la elaboración de un Plan de Calidad se determinará con el Administrador del Proyecto y
el resto del equipo de trabajo las directrices necesarias para el proyecto, en materia de Calidad como
son:
 La POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO, la cual deberá estar alineada con el compromiso
demostrado en la Política de Gestión Integral de Grupo PROTEXA y proporcionará el marco
necesario para la definición de los Objetivos.
 Los OBJETIVOS DE CALIDAD DEL PROYECTO que se desean alcanzar y deberán estar
enfocados al cumplimiento de requisitos contractuales, normativos y legales, Satisfacción del
Cliente, así como Objetivos y tolerancias de rechazo en los procesos que impactan directamente
la calidad del producto final como por ejemplo la aplicación de soldadura.
Los objetivos de procesos operativos deberán ser determinados en conjunto con el departamento de
Control de Calidad realizando un comparativo (si es posible de los tres últimos proyectos en los que se
haya utilizado el mismo proceso) y estos objetivos deberán fijarse por el tipo de proceso según lo indica
en el capítulo 9, del MAN-AC-007.
4.4.2 Identificación de procesos y actividades
Se realizará una IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Y ACTIVIDADES INVOLUCRADOS del árbol de
procesos de Grupo PROTEXA ya establecido en comparación con el programa de ejecución del proyecto
y los anexos del contrato.
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4.4.3 DIAGRAMA DE PROCESOS Y ACTIVIDADES
Los Procesos de primer nivel, Procesos de segundo nivel y Actividades que se identifiquen deberán ser
Plasmados de manera gráfica en un DIAGRAMA DE PROCESOS Y ACTIVIDADES con el fin de que sea
fácilmente entendible, y estructurarse según se encuentra establecido en el Árbol de Procesos de Grupo
PROTEXA, no necesariamente en orden secuencial, siguiendo el formato de la figura 1.
4.4.4 Matriz de procesos y actividades
Los Procesos de primer nivel, Procesos de segundo nivel y Actividades que se identificaron y
estructuraron, deberán colocarse en una MATRIZ DE PROCESOS Y ACTIVIDADES, donde por cada
actividad identificada deberán definirse: Elemento de Entrada, Metodología, Responsable, Resultados
(Registros), Riesgos de calidad identificados para la Actividad y Controles a colocar para la disminución
del riesgo identificado, la matriz deberá detallarse según se considere necesario pero no deberá exceder
el tamaño de cuartillas indicada en los anexos del contrato (en caso de existir la limitante), la plantilla a
utilizar será la siguiente:
No. Procesos
Actividad
1
Metodología
Responsable
Resultados
(Registros)
Riesgos de
Calidad
Controles
Proceso primer nivel 1
Actividad A
1.1
Elemento de
Entrada
Proceso 1.1
Requisito, registro, o
Código del
resultado de la
Responsable(s) del
documento del SGI
ejecución de una
correcto desarrollo
general o específico
actividad previa a la
de la actividad.
necesario.
indicada.
Registro, producto o
servicio resultado del
desarrollo de la
actividad indicada.
Efecto de la
incertidumbre en
un resultado
esperado
(incluyendo
cambios en las
circunstancias)
Las medidas adoptadas
para hacer frente a los
riesgos, deben ser
proporcionales al
impacto
Potencial sobre la
conformidad de los
productos y servicios.
Actividad B
4.4.5 Anexos al plan de calidad
Toda la metodología necesaria identificada en la matriz de proceso y actividades debe ser descrita en
dos listados ANEXOS al Plan de Calidad:
 LISTA DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL, los cuales pertenecen al
Sistema de Gestión Integral y no son entregables al cliente.
 LISTA DE DOCUMENTOS OPERATIVOS que se generaran específicos para el proyecto y
deberán ser aprobados y entregados al cliente.
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Se anexará el ORGANIGRAMA DE PROYECTO en el que se define la estructura organizacional que se
requerirá para el desarrollo del proyecto.
Detallar las FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES del personal encargado directamente de supervisar
que el proyecto se desarrolle cumpliendo con los requisitos de Calidad establecido por el cliente y la
organización misma.
Elaborar e incluir el PROGRAMA DE DIFUSIÓN DEL PLAN DE CALIDAD asegurándose que una vez
revisado y aprobado el mismo sea conocido y comprendido por todo el personal involucrado en el
proyecto, incluyendo personal administrativo y operario, que laborara en los distintos sitios de trabajo
incluyendo, complejos, patios de fabricación, embarcaciones e instalaciones costa afuera.
En conjunto con el área de Operaciones y Compras se deberá determinar el PADRÓN DE
PRINCIPALES PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS que se utilizarán para el proyecto, y este se
recomienda que sea incluido como un anexo del Plan de Calidad.
En base al Programa general de ejecución de la obra y al padrón de principales proveedores se
elaborara un PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS abarcando las principales fases de un proyecto
e incluyendo también a los principales Proveedores y subcontratistas que participaran e impactaran en el
desarrollo del proyecto, este se recomienda que se incluido como un anexo del Plan de Calidad.
NOTA: El Plan de Calidad del Proyecto es revisado y aprobado por el cliente por requisito contractual, si
de esta revisión surge un cambio en la estructura del Plan de calidad, el Superintendente Gestión y
Estrategia junto con el Jefe de Aseguramiento de Calidad de Proyectos, determinarán si son aplicables
en base al criterio de facilitar su uso para seguimiento y medición, los mismos serán aplicados y con la
firma del cliente en el plan de calidad será suficiente, para validar estos cambios.
Si es requerido planear las actividades de Inspección y Prueba se deberá gestionar el desarrollo de un
Plan de Inspección y Prueba específico para una actividad.
4.5
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE OTROS DOCUMENTOS:
DOCUMENTO:
Especificaciones (ESP)
Memorias de Cálculo (MEC)
Listas de verificación (LIV)
Instructivos (INS)
Manuales (MAN)
Documentos ISM
Ayudas visuales
Reglamento (REG)
Hoja de datos de Seguridad
(HDS)
INSTRUCCIONES DE ELABORACIÓN:
Utilizar el FOR-AC-001 para el contenido y portada. Incluir la
información que sea necesaria.
Utilizar el FOR-AC-001 para el contenido y portada.
Formato libre, Incluir Título, Revisión, Fecha de emisión y Fecha de
llenado, Firmas de Revisado y Aprobado. Debe ser parte de un
documento de segundo nivel (procedimiento, manual, instructivo).
Utilizar el FOR-AC-001 para el contenido. Incluir la información que
sea necesaria.
Utilizar el FOR-AC-001 para el contenido y portada. Incluir la
información que sea necesaria.
Elaborar de acuerdo al Procedimiento para la emisión y control de
Documentos del Sistema de Administración de Seguridad (PRO-SM011).
Formato libre: Incluir Logotipo, Título, Fecha y Revisión. Deben ser
parte de un procedimiento.
Utilizar el FOR-AC-001 para el contenido. Incluir la información que
sea necesaria.
Utilizar el FOR-SI-067 para el contenido incluir la información que
sea necesaria
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5.0
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FORMATOS:
5.1 FORMATO PARA EL CONTENIDO DE DOCUMENTOS DEL SGI (FOR-AC-001)
Logo de la
Empresa
TÍTULO DEL DOCUMENTO
FECHA DE
EMISIÓN:
PRÓXIMA
REVISIÓN
No. DE REVISIÓN
CÓDIGO
HOJA DE
CONTROL DE CAMBIOS:
MODIFICACIONES CON RESPECTO A LA REVISIÓN ANTERIOR
o
QUIEN EFECTUÓ EL
CAMBIO
Se coloca el nombre de
Se describe los cambios realizados al documento con respecto a la la
persona
quien
revisión anterior.
efectúo la actualización
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Tipo de letra recomendado: “Times New Roman o Arial” Tamaño 10-11 puntos.
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5.2 FORMATO PARA EL CONTENIDO DE DOCUMENTOS PARA PROYECTOS (FOR-AC-001)
Logo de la
Empresa
TÍTULO DEL DOCUMENTO
FECHA DE
EMISIÓN:
PRÓXIMA
REVISIÓN
No. DE REVISIÓN
CÓDIGO
HOJA DE
CONTROL DE CAMBIOS:
MODIFICACIONES CON RESPECTO A LA REVISIÓN ANTERIOR
o
QUIEN EFECTUÓ EL
CAMBIO
Se coloca el nombre de
Se describe los cambios realizados al documento con respecto a la la
persona
quien
revisión anterior.
efectúo la actualización
LA INFORMACIÓN PLASMADA EN ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE LA EMPRESA
________________ (PERMADUTO, PROPETROL, ETC)
Y PUEDE UTILIZARSE SOLO PARA
PROPÓSITOS DE INFORMACIÓN EN ASUNTOS ESPECÍFICOS DEL CONTRATO NO. _________
(ANEXAR NO. DE CONTRATO)
PROPIEDAD DE NOMBRE DE LA EMPRESA QUEDA PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DE ESTE DOCUMENTO
FOR-AC-001 Rev. 02
Tipo de letra recomendado: “Times New Roman o Arial” Tamaño 10-11 puntos.)
Nota: La Cláusula de Confidencialidad del proyecto se debe incluir solamente en la portada del documento.
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5.3 HOJA DE PORTADA PARA EL PLAN DE CALIDAD (FOR-AC-072)
5.3.1 Logotipo
5.3.2 Fecha de emisión
5.3.3 Fecha de Próxima Revisión
5.3.4 Numero de Revisión
5.3.5 Código Correspondiente
5.3.6 Núm. de Páginas
5.4.7 Leyenda y número del Contrato que corresponda
5.3.8 Control de Cambios
5.3.10 Quien Efectuó el Cambio
5.3.9 Modificaciones con Respecto a la Revisión Anterior
5.4.11 Cláusula de Confidencialidad
5.3.13
5.3.12
5.3.14
5.3.15 Pie de Página con Cláusula de confidencialidad
FOR-AC-072 Rev. 02
5.3.1 Colocar el logotipo correspondiente.
5.3.2 Anotar la fecha de emisión del Plan de Calidad.
5.3.3 Indicar la fecha en que será emitida la próxima revisión.
5.3.4 Indicar el nivel de revisión iniciando en 00, 01, etc. según apliquen al Plan de Calidad.
5.3.5 Anotar el código correspondiente al Plan de Calidad que se elabora.
5.3.6 Indicar el Número de página (1 de X) y el total de las que tiene el Plan de Calidad.
5.3.7 Colocar la leyenda y el número correspondiente al contrato.
5.3.8 Colocar tabla de Control de Cambios.
5.3.9 Describir cuales fueron las modificaciones que obtuvo la nueva revisión del Plan de Calidad con respecto a
la revisión anterior.
5.3.10 Indicar el nombre de la persona que generó los cambios al documento.
5.3.11 Colocar la leyenda de confidencialidad: LA INFORMACIÓN PLASMADA EN ESTE DOCUMENTO ES
PROPIEDAD DE LA EMPRESA ________________ (PERMADUCTO, PROPETROL, ETC) S.A. DE C.V. Y
PUEDE UTILIZARSE SOLO PARA PROPÓSITOS DE INFORMACIÓN EN ASUNTOS ESPECÍFICOS DEL
CONTRATO NO. _________ (Anexar No. de Contrato).
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PRÓXIMA REVISIÓN:
No. DE REVISIÓN:
CÓDIGO:
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12-ABR-2022
03
MAN-AC-010
HOJA 17 DE 18
5.3.12 Anotar el puesto, nombre y firma de la persona del área de Aseguramiento de Calidad que revisa la
integración de la información de los diferentes departamentos al Plan de Calidad.
5.3.13 Anotar el nombre y firma del Superintendente de Proyecto que aprueba el Plan de Calidad.
5.3.14 Para cuando sea requerida contractualmente una aprobación del cliente se deja este espacio, aunque el
cliente puede tener sus propios mecanismos de aprobación. De lo contrario anotar las palabras “No Aplica”
o su abreviatura “N/A”.
5.3.15 Agregar al pie de página la cláusula de confidencialidad: “PROPIEDAD DE ___________
(PERMADUCTO, PROPETROL, ETC.) QUEDA PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O
PARCIAL DE ESTE DOCUMENTO”.
HISTORIAL DE CAMBIOS:
REVISIÓN
FECHA
MODIFICACIÓN
o
o
o
o
o
o
03
12-Abr-2019
o
o
o
o
o
o
o
02
01-Dic-2017
o
o
Se actualiza el punto 1.0 Objetivo.
Se actualiza el punto 2.0 Alcance y ámbito de
aplicación.
Se actualiza la tabla de códigos de documentos y
de las áreas emisoras.
Se actualiza el punto 5.0 Definiciones.
Se integra el punto 10. Verificación de
cumplimiento del procedimiento para documentos
específicos de proyecto.
Se actualiza el cambio del título del procedimiento
PRO-AC-008.
Se integra tabla de iconos para representar
medidas de seguridad, salud y protección
ambiental.
Se actualiza el puesto de Superintendente de
Gestión y Estrategia.
Se actualiza la tabla de guía para la elaboración
de otros documentos.
Se agrega a los formatos para el contenido de
documentos del SGI (FOR-AC-001) el Control de
Cambios.
Se agrega la frecuencia de revisión de los
documentos
Se actualiza la tabla de códigos de documentos y
de las áreas emisoras.
Se elimina la guía para elaborar el plan de
inspección y prueba, este debe elaborarse de
acuerdo con el PET-AC-007.
Se elimina la guía para la elaboración de los
manuales de los sistemas de gestión de calidad,
seguridad industrial y protección ambiental.
Se actualiza la definición del encargado de control
QUIEN EFECTUÓ EL
CAMBIO
Eunice Rodríguez
Torres
Hugo A. Contreras
Barrios.
Orbis Pérez
Fernández
Juan José Pavón
Cuello
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FECHA DE EMISIÓN:
PRÓXIMA REVISIÓN:
No. DE REVISIÓN:
CÓDIGO:
12-ABR-2019
12-ABR-2022
03
MAN-AC-010
o
o
o
o
01
20-Mayo2015
o
o
o
00
02-Enero2013
de documentos.
Se actualiza el apartado 4.1.2., se agrega: En
caso de que el documento incluya programas de
trabajo, la vigencia máxima será la duración del
programa.
Se actualiza el apartado 4.1.3., se agrega: Todos
los procesos y procedimientos que correspondan
a las áreas de gestión de reciente creación deben
ser revisados cada 6 meses.
Se incluye dentro del Grupo Protexa División
Energía y Petróleo, la empresa, Inversiones
Industriales Corporativas, S.A. de C.V. (IICSA).
Se anexa cláusula de confidencialidad, así como
definición de Grupo Protexa a todos los
documentos del Sistema de Gestión Integral y los
exclusivos de contrato.
Se actualiza formato para la elaboración del Plan
de Calidad.
Se anexa capítulo 9 “HISTORIAL DE CAMBIOS”
en la estructura de los procedimientos.
Documento original. Sustituye parcialmente al
Procedimiento para la Elaboración y Control de
Documentos PRO-AC-001 Rev. 07
HOJA 18 DE 18
Yared Usiel Gaspar
Garcia
Hugo A. Contreras
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