Projektmanagement wird wichtiger Da der Wettbewerbsdruck immer weiter steigt ist das Projektmanagement sehr wichtig um Schulungen, Software Entwicklung, Softwareeinfühung usw. organisiert zu erledigen. Vorteile des Projektmanagements Vorteile: Kompetentes Projektmanagement steigt die Kundenzufriedenheit. Bei Professionellen Projekten gibt es bessere Ergebnisse und geringe Kosten. Was ist ein Projekt? Definition Ein Projekt hat eine zeitliche und personelle Begrenzung. Ein Projekt hat immer ein Ziel. Interne und externe Projekte Ein Internets Projekt wird in der Firma selbst für eigene Zwecke verwendet. Bei einem Externen Projekt geht es um Kundenaufträge und Einnahmen. Projektarten Projektierten: Investitionsprojekte, F+E Projekte, Software-Entwicklung, Organistationsprojekte. Fehler im Projektmanagement a) Unklare Ziele, nicht die Besten Lösungen gefunden, Fehlerhafte Planung, Mitarbeiter haben keine Qualifikation, Kapazität falsch eingeschätzt, unrealistische Zeitaufwand, schlechte Dokumentation, mangelnde Abstimmung mit Auftragsgeber, nicht aus Erfahrungen gelernt, Kein Abschlussbericht erstellt. Fehler bei der Übergabe des Ergebnisses an den Auftraggeber. b) Das Ergebnis ist nicht brauchbar Stakeholder leisten Widerstand Kosten- Terminübrschreitung Verluste oder niedriger gewinn Konflikte Arbeitsatmosphere Kunde ist Unzufrieden Abbruch des Projektes Projektmanagement. Definition und Aufgabe Definition Projektmanagement ist der Einsatz von angesammelten Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge um Projektanforderungen zu erfüllen. Wer macht das Projektmanagement? Projektleiter, Mitarbeiter, Abteilungsleiter Kunden und Lieferanten Warum eine Projektvorbereitungsphase? Eine gute vorbereitungsphase ist wichtig damit im Projekt nichts schief geht und kosten eingespart werden können. Was gehört zu einer guten Projektvorbereitung? Projektziele Klären, Grobplanung, Projektorganisation, Stakeholder- Analyse, Risikomanagement, Projektteam zusammenstellen. Das magische Dreieck Leistung(Qualität), Termine(Zeit), Kosten(Aufwand) Lasten- und Pflichtenheft Das Lastenheft enthält die Anforderungen des Kunden. Das Pflichtenheft ist eine Fortentwicklung des Lastenhefts und wird in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber erstellt. Ziele klären Projektziele mit Auftraggeber Klären und innerhalb des Teams. Leistung(Qualität), Termine(Zeit), Kosten(Aufwand) müssen miteinander abgestimmt und optimiert werden. Lasten und Pflichtenheft erarbeiten. Ziele sollten im Projektauftrag schriftlich festgehalten werden und der Kunde sollte sie unterschreiben. Ziele sollten den Smart-Kriterien entsprechen (messbar, spezifisch, realistisch, terminiert) Phasenkonzepte Ein Standard Phasenkonzept besteht aus 4 Phasen Projektstart Projektplanung Projektdurchführung Projektabschluss Projektphasen – Beispiele Bitte skizzieren Sie ein Phasenkonzept für ein Softwareentwicklungs- und ein Bauprojekt Ein Softwareprojekt kann man in 5 Phasen Gliedern Projektbegründung Ist-Analyse Sollkonzept Realisierung Implementierung Projektorganisation ist eine Art von OrganisationErläutern Sie anhand von zwei Eigenschaften, worin sich die Projektorganisation von der Unternehmensorganisation unterscheidet. Projektorganisation ist befristet Projektorganisation steht in einem Untergeordneten Verhältnis zu Unternehmensorganisation Grundformen der Projektorganisation Welche drei Grundformen der Projektorganisation lassen sich unterscheiden? Reine Projektorganisation Stabsorganisation Matrixorganisation Vor- und Nachteile der drei Grundformen a) Bitte benennen und erläutern Sie einige Vorteile und einige Nachteile der 3 Grundformen .b) Lässt sich sagen, dass eine dieser Formen grundsätzlich den anderen Formen vorzuziehen ist? Von welchen Bedingungen ist die Eignung jeweils abhängig? a) Reine Projektorganisation Vorteile: Projektleiter hat die Führung. Team kann sich ganz auf das Projekt konzentrieren. Einheitliche Leitung Nachteile: Wiedereingliederung. Schwierig die Mitarbeiter das ganze Projektlang auszulasten. Stabsorganisation Vorteile: Keine Wiedereingliederungsprobleme. Personell leicht und rasch zu verwirklichen. Abteilungsübergreifend. Nachteile: Position der Projektleitung ist sehr schwach. Umständlicher entscheidungsweg. Lange Reaktionszeit bei Störungen. Probleme hinsichtlich der Verantwortlichkeit möglich. Matrixorganisation Vorteile: Mitarbeiter können im Projekt und an der Linie eingesetzt werden. Spezialisten wissen kann für Projekt gezielt benutzt werden. Kein Wiedereingliederungsproblem. Nachteile: Hoher Abstimmungsbedarf zwischen Projekt und Fachabteilung. MA haben 2 vorgesetzte. Das Projekt wird häufig durch normale Arbeit gestört. Der Projektleiter hat eine hohe Verantwortung aber keine nicht die Befugnisse. b) Es gibt keine Beste Form. Es kommt ganz auf das Projekt drauf an welche Organisation man wählt. Projektbeteiligte und ihre Aufgaben Bitte benennen Sie vier Arten von Projektbeteiligten und skizzieren Sie ihre jeweiligen Aufgaben. Auftraggeber: Setzt Ziele und nimmt das Ergebnis ab. Lenkungsausschuss: Steuert das Projekt von Übergeordneter Ebene Projektleiter: Plant und steuert das Projekt. Er trägt die Verantwortung Projektteam: Erfüllen Aufgaben im Projekt Welche Aufgaben hat der Auftraggeber im Projekt? Leistungsumfang und gewünschte Qualität mit dem Auftragnehmer abstimmen. Termine und Budget vorgeben Berichte des Projektleiters bearbeiten und Rückmeldung geben Projektergebnis abnehmen und Zahlung vertragsentsprechend leisten. Einsatz von externem Personal Vorteil von internen Personen ist das sie für die eigene Firma arbeiten und sich gut verstehen und das Projekt somit besser läuft. Vorteil von Externen Personen ist das sie nur für das Projekt arbeiten und es im Anschluss keine Wiedereingliederungsprobleme geben wird. Spezialisten bringen besondere Kenntnisse mit. Projektleiter. Aufgaben Projektvorbereitung Klärung der Ziele Teamzusammensetzung Planungsaufgaben Kontroll- und Steueraufgaben Dokumentation und Berichtsaufgaben Projektleiter. Die zwei Arten von Kompetenz Ein Projektleiter sollte über die Fähigkeit Fachliche Kompetenz und Menschenkenntnisse besitzen. Ein Projektleiter sollte gute Entscheidungen treffen. Was sind Stakeholder? Stakeholder sind Personen oder Personengruppen die nicht unmittelbar mit dem Projekt in Verbindung stehen aber dennoch positive oder negative Einflüsse auf das Projekt nehmen können Stakeholder-Analyse Wer sind die Stakeholder? Welche Interessen haben die Stakeholder? Welchen Einfluss haben die Stakeholder? Mit welchen Stakeholdern können Konflikte entstehen? Wie werden sie die Stakeholder auf das Projekt reagieren? Wie können die Konflikte reduziert werden? Maßnahmen in Bezug auf die Stakeholder Offene Informationserfahrung Gezieltes Projektmarketing Informationsveranstaltung Pressemittelung Einladung für Besichtigung Vier Schritte des Risikomanagements Risiken Identifizieren Risikoanalyse. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit und wie hoch ist das ausmaß Maßnahmen zur Vorbeugung Risikokontrolle. Risiken müssen weiter im Auge behalten werden. Risikobewertung Man nimmt die Wahrscheinlichkeit in % mal den Verlust in € Kommunikationskanäle n einem vierköpfigen Team gibt es mathematisch gesehen 6 Kommunikationsbeziehungen. Wenn nun ein neues Projektmitglied dazu kommt, erhöht sich die Zahl der Kommunikationsbeziehungen. Auf wie viel? 10 Interne Kommunikation Bitte nennen Sie typische Formen der projektinternen Kommunikation. Gespräche zwischen Mitarbeitern. Teamsitzungen. Projektbesprechungen. Telefonate. Austausch von Ergebnissen Regeln für den Umgang mit Informationen Welche Regeln sollten für den Umgang mit Informationen diskutiert und festgelegt werden? Wer Informationen Weitergibt Wer Informationen bekommt Wozu diese Informationen benötigt werden Welche Informationen weitergegeben werden Wie diese Informationen dargestellt und vermittelt werden. Zweck des Projektstart-Workshops Welche Zwecke werden mit dem Projektstart-Workshop verfolgt? Er dient dazu die Mitarbeiter miteinander bekannt zu machen. Ein gemeinsames Verständnis über das Projekt zu entwickeln. Zweck des Kickoffs Welche Zwecke werden mit dem Kickoff-Meeting verfolgt? Es ist der Offizielle Start des Projekts. Beim Kickoff Meeting geht das darum alle Projektbeteiligten zu Informieren.
