GRUPPEOPGAVE I FORRETNINGSUDVIKLING MED IS DECEMBER 2022 Øvelseshold H16 Navne i gruppen: WF-gr.: 24 Emma Nguyen Aziz Mathias Arnhoff Eriksen Muzamil Mahamad Hasan Peter Ernst Bareuther Hesel Sille Wu Guldahl Jensen Denne opgave består af: 44.267 antal tegn (inkl. mellemrum) + 7 figurer á 800 tegn = 49.867 antal tegn i alt Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion...................................................................................................................................... 3 2. Projektplanlægning .......................................................................................................................... 4 3. Valg af strategi ................................................................................................................................. 5 3.1 Analyse af den interne situation vha. Porters værdikæde .......................................................... 6 3.2 Analyse af den eksterne situation vha. Porters Five Competitive Forces .................................. 8 3.3 Opsamling af den interne og eksterne analyse ......................................................................... 10 3.4 Initiativer til ReEV ................................................................................................................... 11 3.5 Vurdering af initiativer ............................................................................................................. 12 4. Business Process Management ...................................................................................................... 13 4.1 Implementering af et Informationssystem ................................................................................ 13 4.2 Effekten af det nye Informationssystem ................................................................................... 14 5. IT Governance................................................................................................................................ 15 6. Proces modellering......................................................................................................................... 16 7. Data modellering ............................................................................................................................ 17 8. E-Business...................................................................................................................................... 19 9. Business Intelligence og Knowledge Management ....................................................................... 20 10. Konklusion ................................................................................................................................... 24 Feedback ............................................................................................................................................ 26 Litteraturliste ...................................................................................................................................... 27 Side 2 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 1. Introduktion ReEV er en aarhusiansk virksomhed, som er startet i 2016. Virksomheden har specialiseret sig inden for omdannelse af IFM-køretøjer til EV-køretøjer. ReEV’s vision er at være en bæredygtig forretning, der arbejder med renovation og modernisering af biler. Deres mission er at levere opgraderede køretøjer af høj kvalitet til konkurrencedygtige priser. Virksomheden opererer på et voksende marked med hård konkurrence fra både direkte konkurrenter som producerer, forhandler og sælger EV-køretøjer, men også fra IFM-producenter og forhandlere af substituerende produkter. ReEV har 7 butikker i fordelt rundt i danske byer samt et hovedkontor i Tilst. Virksomheden benytter sig af 2 forretningstyper, hvoraf den ene type fokuserer på at opgradere IFM-køretøjer til EV for kunder. Den anden type fokuserer på opkøb af brugte biler, som konverteres til et EV-køretøj og derefter videresælges i deres showrooms. ReEV har ydermere erfaret, at forskellige tillægsservices heriblandt hjælp med papirarbejdet ift. registrering som EV-køretøj, opgradering af forældede batteriteknologier, der hurtigt bliver outdated, samt salg af reservedele, også har potentiale for deres forretning. Virksomheden har grundet den høje vækst oplevet adskillige interne udfordringer, hvor de har erfaret, at nogle af deres forretningsprocesser har været ineffektive. Det er især manglen på et sammenhængende informationssystem, hvor de enkelte butikker kan indberette diverse informationer, som har givet ReEV problemer. ReEV har selv forsøgt at håndtere problemet med “Cloud Projektet”, men dette har ikke løst udfordringerne. Manglen på udveksling af informationer har bl.a. påvirket relationen til leverandørerne, ordremodtagelser, leveringstider og kundeservicen, samt lagerstyring hvor f.eks. reservedele ikke er blevet registreret korrekt. Alt i alt har den manglende informationsudveksling påvirket ReEV negativt og medført problemer ift. at optimere interne processer, herunder koordinering af indkøb til de enkelte butikker. På lang sigt vil det begrænsede informationssystem få en mere betydelig konsekvens for ReEV og deres konkurrencedygtighed, hvilket i yderste konsekvens har betydning for virksomhedens eksistens. Side 3 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 2. Projektplanlægning Figur 1 - Gantt Chart; specificeret samt uspecificeret. Kilde: Bélanger et al. 2021. I den ovenstående figur kan man se to Gantt-Charts. På den øverste del ses et overordnet Gantt-Chart for de deliverables, som vi har udarbejdet på øvelsesholdene samt de forskellige deadlines og vigtige datoer der er ift. aflevering og eksamen. På den nederste del ses et specificeret Gantt-Chart med et vilkårligt eksempel på, hvordan en uge har set ud. Disse Gantt-Charts har været med til at skabe struktur i vores arbejde med opgaven, da vi har fået overblik over, hvilke deadlines vi har haft, og hvilke opgaver vi skulle lave. Dertil har Gantt-Chartet illustreret den kritiske vej, så vi har kunnet følge hele forløbet nøje. (Bélanger et al. 2021) Side 4 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 3. Valg af strategi Strategisk forretningsplanlægning for ReEV ReEV’s mission er at være konkurrencedygtige på pris og kvalitet af opgraderede IFM-køretøjer til EV-køretøjer. Dertil er deres vision, at ReEV skal efterlade et bæredygtigt aftryk på planeten vha. opgraderingen af biler. Virksomheden har indtil nu ikke haft en konkret strategi, men derimod valgt at fokusere på innovation på et hidtil traditionelt marked. Her har de benyttet sig af trial and error metoden. ReEV har nu lagt en strategi med fokus på at styrke deres interne processer og dermed styrke deres konkurrenceevne, så de fortsat kan konkurrere på pris, kvalitet og ved differentiering af deres produkter. Kortlægning af ReEV’s nuværende IS-ressourcer På nuværende tidspunkt har alle ansatte i virksomheden en computer og en smartphone, som benyttes til intern og ekstern kommunikation. Dertil har ReEV softwaresystemet Microsoft 365, som de benytter internt til at organisere informationer om kunder, reservedele m.m. Virksomheden har derudover ikke særlig mange IT-systemer, men har i samarbejde med logistikafdelingen forsøgt at implementere et softwaresystem ved navn ”Cloud Project”. Projektet skulle bl.a. effektivisere Customer relationship management og Supply chain managment. Det skulle f.eks. øge forhandlingsstyrken ved leverandørerne og dermed forbedre målet om mere konkurrencedygtige priser. Med de nuværende IS oplever ReEV problemer ift. den interne dataudveksling, samt kommunikationen mellem de forskellige butikker i virksomheden. Grundet disse problemer oplever ReEV, at der er ordrer, som ikke kan løses optimalt på tværs af butikkerne, da de nødvendige informationer ikke bliver delt mellem dem. De nuværende systemer er derfor ikke tilstrækkelige til at opnå virksomhedens forretningsstrategi. Denne udfordring er vokset i takt med at virksomheden er vækstet. Behovet er forsøgt at blive imødeset ved implementeringen af førnævnte Cloud Project, som dog på nuværende tidspunkt ikke fungerer tilstrækkeligt ift. at opfylde virksomhedens IS-behov. Der arbejdes dog mod, at dette på længere sigt kan udvikles og tilpasses, så virksomhedens IS-ressourcer passer til forretningsstrategien. Side 5 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 ReEV’s vision for deres Informationssystemer ReEV’s vision for deres IS, er grundlæggende at skabe et IS, som kan styrke kommunikationen mellem de forskellige butikker, og samle alle informationer i et system. Informationssystemet skal facilitere en forbedret og forøget dataudveksling, som skal være med til at understøtte og effektivisere virksomhedens forretningsprocesser. Det forbedrede informations flow, skal være med til at reducere mange af de eksisterende problemer som ReEV oplever. ReEV’s IS-arkitektur Som opgaven tidligere har problematiseret, så er de nuværende IS-ressourcer ikke tilstrækkelige for at opnå ReEV’s mission og vision. Det vil kræve en mere tilpasset software, og en større grad af anvendelse af denne i samspil med de menneskelige ressourcer. Dette vil kunne optimere ReEV’s IS og brugen af denne. Det vurderes ikke nødvendigt at anskaffe mere hardware, men blot at udnytte disse bedre mhp. at effektivisere nogle af processerne i virksomheden vha. informationssystemet. Det påbegyndte Cloud Project har, som tidligere nævnt, til formål at effektivisere SCM og CRM. For at realisere dette projekt, vurderes det, at der skal udpeges en projektleder, som kan udarbejde en handlingsplan. Denne plan skal både indeholde elementer som budget, tidsplan og i hvor stort et omfang det nye IS skal have, eller hvorvidt de skal købe et allerede færdiggjort IS, som bare skal tilpasses. Dog skal det nye IS altså kunne gøre det nemmere at dele og tilgængeliggøre informationer for alle ReEV-ansatte og relevante partnere i forsyningskæden. Identifikation af strategiske IS-initiativer for ReEV 3.1 Analyse af den interne situation vha. Porters værdikæde Modellen, Porters værdikæde, vil blive anvendt til at analysere ReEV’s interne situation. Porters værdikæde er et analyseværktøj, som opdeler virksomhedens aktiviteter i primære- og støtteaktiviteter. Modellen giver et overblik over, hvilke interne aktiviteter som skaber værdi for virksomheden og dermed kunden, samt hvad der giver dem konkurrencemæssige fordele. Derudover kan modellen også belyse hvilke aktiviteter, som med forskellige tiltag og initiativer, kan skabe mere værdi eller reducere omkostningerne for virksomheden. (Bélanger et al. 2021) De primære aktiviteter kan opdeles i 5 hovedgrupper, herunder indgående logistik, produktion, udgående logistik, salg og marketing samt service. Disse aktiviteter er associeret med at være med til at skabe en direkte værdi for kunden. Derudover er der støtteaktiviteterne som inkluderer virksomhedens infrastruktur, deres menneskelige ressourcer, produkt- og teknologiudvikling samt indkøb og Side 6 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 forsyninger. Disse aktiviteter er ikke direkte værdiskabende, dog stadig essentielle for at virksomheden kan fastholde deres konkurrencemæssige fordele. (Bélanger et al. 2021) En del af den indgående logistik er ReEV’s indkøbsafdeling og lagerstyring. Her bliver der indkøbt de nødvendige reservedele til opgraderingen af IFM-køretøjer til EV-køretøjer, hvorefter disse bliver fordelt mellem hovedkvarteret i Tilst og de andre butikker. ReEV har indimellem oplevet problemer ift. manglende registrering af reservedele, når disse er blevet anvendt. Dette svækker både ReEV’s lagerstyring og indkøbsstyring, og dermed virksomhedens konkurrencemæssige fordele. De ineffektive processer i den indgående logistik er med til at påvirke produktionen. Det kan bl.a. betyde, at reservedele som skulle være blevet anvendt til opgraderingen af et køretøj, og som er registreret til at være tilgængelige, reelt set ikke er tilgængelig, da de allerede er blevet anvendt. Dette kan være med til at forsinke produktionstiden for den enkelte ordre. Derudover bærer virksomheden præg af, at mange af processerne er forskellige på de enkelte butikker, da hver butiksleder selvstændigt beslutter, hvordan en ordre skal håndteres. Konsekvensen af dette kan resultere i forringet efficiency og effektivitet. Den udgående logistik er påvirket af, at hver enkelt butik modtager ordre, og selvstændigt beslutter hvordan disse skal håndteres. Forretningsprocesserne er heller ikke blevet specifikt defineret her, hvilket kan være med til at skabe interne problemer. Især den begrænsede kommunikation på tværs af butikkerne, kan have en negativ effekt på processerne. Konsekvensen kan være en mindre effektiv ordrehåndtering, fejl ved leveringen til kunden, samt problemer med kundehåndtering på tværs af butikkerne. Vedrørende marketing og salg, så gør ReEV brug af flere forskellige parametre indenfor markedsføring. ReEV er kun tilgængelige på fysiske lokationer, herunder 7 butikker og deres hovedkvarter, som er fordelt på 6 større danske byer. Hver butik har et showroom, som en del af deres markedsføring. Derudover har ReEV et mål om at tilbyde opgradering fra IFM-køretøjer til EV-køretøjer til konkurrencedygtige priser. Denne opgradering skal være af høj kvalitet, hvortil ReEV også tilbyder forskellige tillægsydelser, netop for at skærpe differentieringen på markedet. Casen nævner intet om hvordan ReEV promoverer deres produkt, men dette kunne muligvis være en parameter, som kunne øge værdiskabelsen hos ReEV. Ift. ReEV’s service, så har der været problemer med kundeservicen, da informationerne på kunderne ikke bliver delt mellem de enkelte butikker. Dette har medført, at kunder der har fået opgraderet deres Side 7 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 køretøjer i en butik, ikke kunne få hjælp i en anden butik, da denne butik ikke havde informationer om hvad der tidligere er blevet gjort for kunden. Ovenstående analyse af ReEV’s primære aktiviteter, har belyst forretningsprocesser som påvirkes negativt af støtteaktiviteterne. Det vurderes på baggrund af, at virksomhedens produkt- og teknologiudvikling ikke understøtter forretningsstrategien tilstrækkeligt. Deres IS-ressourcer er begrænsede, og påvirker altså flere af de primære aktiviteter negativt. Derudover besværliggør virksomhedens infrastruktur nogle af forretningsprocesserne, da denne ikke understøtter samarbejde og informationsdeling på tværs af lokationerne. Det vurderes ydermere, at støtteaktiviteten indkøb og forsyninger ikke fungerer optimalt. Dette begrundes med, at det i casen ikke tyder på, at der er fastlagt et budget samt en samlet ordreafgivelse, som virksomheden skal indkøbe. Denne manglende planlægning påvirker virksomhedens forhandlingsstyrke hos leverandørerne. Dertil kommer problemet med de menneskelige ressourcer, hvori det ligger, at medarbejderne ikke er blevet uddannet eller motiveret til at anvende de eksisterende IS-ressourcer optimalt. 3.2 Analyse af den eksterne situation vha. Porters Five Competitive Forces Da den interne situation nu er blevet analyseret vha. Porters Værdikæde, vil Porters Five Competitive Forces nu anvendes til at analysere de eksterne forhold på markedet. Med Five Forces ser man på konkurrencesituationen på det pågældende marked, med udgangspunkt fra fem kræfter som hver især kan påvirke den eksisterende konkurrence. Modellen skal være med til at vurdere et markeds attraktivitet ud fra et konkurrencemæssigt perspektiv, hvor der tages højde for rivaliseringen på markedet, samt forhandlingsstyrken hos leverandørerne og kunderne og truslen fra potentielle konkurrenter og substituerende produkter. (Bélanger et al. 2021) Ift. rivaliseringen på markedet for opgradering af IFM-køretøjer til EV-køretøjer, så er den direkte konkurrence ikke høj. Dette skyldes bl.a. at markedet er i vækst, og produktet ikke er blevet standardiseret. Disse forhold giver virksomhederne mulighed for at skabe differentiering og præferencer. Derudover er der ikke særlig mange direkte konkurrenter, hvilket er med til at øge branchens attraktivitet. Når man kigger på truslen fra potentielle nye konkurrenter på markedet for opgradering af IFM-køretøjer til EV-køretøjer, så vurderes denne til at være relativ stor. Dette er et marked i vækst, hvilket i sig selv gør det mere attraktivt for potentielle nye konkurrenter. Derudover er der stadig udvikling inden for EV-teknologien, hvilket gør, at der i høj grad er udskiftning i reservedelene, for at Side 8 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 virksomhederne fortsat kan tilbyde de bedste løsninger til kunden. Dette kan dog få konsekvenser ift. relationerne mellem butikkerne og leverandørerne af reservedelene. De mange skift i reservedele, kan gøre det nemmere for potentielle nye konkurrenter at opnå samme relation til leverandørerne. Til sidst kan branchens geografiske begrænsning også spille en rolle ift. truslen fra potentielle konkurrenter. Et lille geografisk område kan afskrække potentielle nye konkurrenter fra at træde ind på markedet, da det på nuværende tidspunkt hurtigt er mættet. Omvendt, siden markedet er i vækst, kan det betyde at potentielle konkurrenter ser den mulige gevinst på sigt, og håber på, at de som minimum kan vokse i takt med markedet. En anden af de forces der påvirker konkurrencesituationen, er leverandørernes forhandlingsstyrke. Her vurderes det, at konkurrencen påvirkes i lav til moderat grad fra leverandørerne. På den ene side så er der relativt få omkostninger forbundet med at skifte leverandør. Dog så betyder den hurtige udvikling i EV-teknologien, at produkterne skiller sig ud, og virksomhederne ønsker at få den bedste teknologi til deres kunder. Den hurtige udvikling i teknologien, antyder et relativt stort internationalt leverandørmarked, mens virksomhederne på markedet for opgradering til EV-køretøjer er et lille, geografisk begrænset marked i vækst. Dertil er der også kundernes forhandlingsstyrke som en force der påvirker konkurrencesituationen. Denne vurderes til at være lav til moderat. Dette skyldes, at kunderne på den ene side har rig mulighed for at vælge et substituerende produkt. Dog så er det mange kunder med en lav koncentration, da det primært er B2C. Dette svækker deres forhandlingsstyrke. Hvis man i stedet kigger på truslen fra substituerende produkter, så vurderes det at konkurrencen er høj. Det er især fra IFM-køretøjer, der er nemt tilgængelige med en overkommelig pris, at konkurrencen kommer fra. Dette er et produkt med lignende egenskaber, der kan erstatte opgraderede EVkøretøjer på mange parametre. Derudover gælder det også, at IFM-køretøjer har en mere konkret værdi, hvorimod opgraderede EV-køretøjer også har en subjektiv værdi tillagt ift. ens overbevisning omkring bæredygtighed. Ydermere er der en trussel fra de personer, som selv køber udstyr fra producenterne til opgraderingen af køretøjet. Til sidst er der også en trussel fra producenter af EV-køretøjer såsom Tesla og Audi. Her antages det, at de ikke indgår i selve branchen for opgradering af EVkøretøjer. Denne substitut øger konkurrencen for branchen med dens brede tilgængelighed, fastsatte værdi og kundeloyalitet. Side 9 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 På baggrund af den eksterne analyse af markedets konkurrencesituation, vurderes det, at den overordnede konkurrencesituation er moderat til hård. Det er især truslen fra potentielle nye konkurrenter og truslen fra substituerende produkter, som skærper konkurrencen. 3.3 Opsamling af den interne og eksterne analyse Analysen både for den interne og eksterne situation understreger nødvendigheden af, at ReEV udvikler en ny og mere målrettet strategi. Strategien skal indeholde tiltag som både optimere den interne situation på kort sigt, men som også understøtter udvikling for ReEV på længere sigt. Tiltagene internt skal være med til at styrke den eksterne situation ift. konkurrenterne. For at opsamle den interne og eksterne situation for ReEV anvendes SWOT-modellen. Denne model giver et overblik over analyserne. (Bélanger et al. 2021) Når man kigger på ReEV’s styrker, så er det især ReEV’s viden indenfor EV-køretøjer som har været med til at drive væksten i virksomheden. Derudover er deres store fokus på leverandørmarkedet også essentielt for virksomhedens succes. Dette har været med til, at ReEV har kunnet tilbyde de bedst mulige løsninger for kunderne. Hvis man derimod kigger på ReEV’s svagheder, så er det primært det utilstrækkelige IS, som forårsager problemer for ReEV. Nogle af problemerne er bl.a. mangelfuld informationsdeling mellem butikkerne, dårlig koordinering ift. indkøb af reservedele, samt fejl eller manglende registreringer ved brug af reservedele. Når man så kigger mod den eksterne del ift. ReEV’s muligheder, så er det essentielt at markedet er i vækst. Derudover giver antallet af leverandører, og den hurtige udvikling i EV-teknologien også muligheder. Dette betyder bl.a., at hvis ReEV fortsat fokuserer på leverandørmarkedet, så har de fortsat gode muligheder for at indkøbe de bedste reservedele, på samme vilkår som andre virksomheder, der måske er større og mere veletablerede. Til sidst er der truslerne til ReEV fra eksterne faktorer. Her er det især den høje grad af substitutter både fra IFM-køretøjer og producenter som Tesla og Audi, som kan være en trussel for ReEV. Derudover er der også en trussel fra gør-det-selv folkene, som kan købe konverteringsudstyr direkte fra producenterne. Side 10 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 Figur 2 - SWOT-modellen Kilde: Bélanger et al. 2021. 3.4 Initiativer til ReEV Ud fra ovenstående analyse, vurderes der behov for forskellige initiativer. Det første og mest omfangsfulde initiativ er, at ReEV skal købe et informationssystem, som understøtter virksomhedens forretningsstrategi. Det anbefales, at det er en ekstern person som tilpasser informationssystemet efter ReEV’s behov, da det ikke vurderes at være en evne, som ReEV har brug for på længere sigt. Mere konkret vurderes behovet for ReEV’s IS at være et ERP-system, som skal kunne understøtte et velfungerende CRM- og SCM-system. Dette skal kunne forbedre ReEV’s interne og eksterne situation samt løse mange af de problemer som ReEV har oplevet indtil videre. Det andet initiativ er, at ReEV skal tilpasse og gøre deres strategi mere konkret, specifik og målrettet. Dette skal understøttes af en højere grad af veldefinerede processer, som skal øge effektiviteten og efficiency, samt sikre at der er compliance og øge den interne kontrol. ReEV skal altså investere i at udvikle mere formelle procedurer, som medarbejderne motiveres til at anvende og følge. Dette skal bl.a. være med til at sikre registrering ved anvendelse af reservedele og optimerede arbejdsprocesser, f.eks. i forbindelse med koordinering mellem de enkelte butikker og hovedkontoret. Side 11 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 3.5 Vurdering af initiativer Når man så anvender Priority matrixen på de 2 initiativer, så vurderes det, at initiativ 1 ligger højt på parameteren for effort, da det er et omfangsfuldt initiativ, som er dyrt at få gennemført. Dog så vurderes det også, at det ligger højt på potential returns, og overordnet set er det altså et initiativ som bør evalueres. Hvis man derimod kigger på initiativ 2, så er omkostningerne relativt lave, da omfanget er lille. Dette betyder altså, at det ligger lavt på parameteren effort. Dog så er det også begrænset ift. potential returns, og det vurderes altså at være i gruppen for quick wins. De 2 initiativer sættes nu i kontekst med Strategi trekanten. Trekanten har 3 strategiske dimensioner, herunder business, organizational og information strategy. De 3 strategier påvirker indbyrdes hinanden, men hvor organizational og information strategiernes primære formål, er at understøtte business strategien. (Bélanger et al. 2021) Initiativ 1 vil primært ændre informationsstrategien, da dets formål er at udvikle og tilpasse ReEV’s IS, så det i højere grad kan understøtte business strategien. Initiativ 2 vil derimod komme til at påvirke organizational strategien, da det fokuserer på at øge effektiviteten og efficiency, samt den interne kontrol og compliance i forretningsprocesserne. Det vil dermed være med til at understøtte business strategien bedre. Side 12 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 4. Business Process Management Når man ønsker at implementere et initiativ ift. at redesigne virksomhedens struktur vha. deres forretningsprocesser, så kan man anvende ledelsestilgangen Business Process Management, BPM. Redesignet har til formål at optimere og forbedre virksomhedens processer. Overordnet set har BPM to tilgange til at kunne forbedre processerne, herunder Business Process Reengineering, BPR, og Business Process Improvement, BPI. (Bélanger et al. 2021) BPR er radikale ændringer som laver fundamentale forandringer i virksomhedens processer på kort tid. Dette skaber oftest mere modstand hos medarbejderne, men har en stor effekt hvis ændringen lykkedes succesfuldt. Dog er der mange ting som kan gå galt ved BPR, netop fordi det er store fundamentale ændringer. Modsætningen til BPR, er BPI, som er trinvise ændringer. Her fokuseres der på at optimere og forbedre netop én proces, hvor medarbejderne i højere grad inkluderes og har indflydelse på forandringen. (Bélanger et al. 2021) 4.1 Implementering af et Informationssystem Af de to foreslåede initiativer, er det et nyt IS, som fortsættes med. Dette er en BPR, da den har en stor påvirkning på virksomhedens forretningsprocesser, og som laver nogle fundamentale forandringer. Initiativet om at implementere et software system bygger på, at der bliver udviklet og tilpasset et ERP-system. Dette skal understøtte ReEV’s SCM og CRM. Softwaren skal købes og tilpasses til ReEV af en ekstern virksomhed. Det skal først implementeres når det er færdigt og klar til anvendelse. Når implementeringen er udført, kommer der en tilvænningsperiode, hvor medarbejderne skal uddannes i at anvende systemet, så det nye system er med til at optimere ReEV’s forretningsprocesser. Årsagen til at initiativ 1, implementering af et nyt informationssystem, er valgt, skyldes antallet og graden af problemer som ReEV har oplevet pga. deres vækst. Den mangelfulde håndtering af data og informationer har i høj grad svækket ReEV’s konkurrenceevne, og at foretage en BPI som initiativ 2, ville ikke løse nok af ReEV’s problemer. Det nye ERP-system med fokus på SCM og CRM, vil påvirke mange forskellige forretningsprocesser. Det er specielt i forbindelse med håndtering af kunderne og forhandlingerne med leverandørerne, at ReEV har oplevet problemer. Det nye IS skal kunne facilitere bedre muligheder for at styrke disse forhold, da informationsstrømmen forbedres og tilgængeligheden øges på tværs af de enkelte butikker og hovedkontoret. Side 13 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 4.2 Effekten af det nye Informationssystem Initiativet kommer til at påvirke de 4 kerneområder indenfor procesforbedringer, herunder effektivitet, efficiency, intern kontrol og compliance. Effektivitet har fokus på om en given proces’ output opnår målet for denne. Effciency fokuserer i stedet på forholdet mellem input og output. Den interne kontrol handler om, at man kan kontrollere, at processerne udføres korrekt, og dermed undgå fejl eller bedrag. Det sidste kerneområde, compliance, handler om at processen følger både organisationens regler, men også de lovmæssige krav. (Bélanger et al. 2021) Det nye informationssystem vil alt andet lige kunne øge effektiviteten, da man i højere grad kan måle hvorvidt virksomheden f.eks. leverer til tiden. Dertil kan det også være med til at øge efficiency, da der vil være et bedre informations flow gennem virksomheden. De enkelte butikker vil derved bedre kunne vurdere, hvad der er muligt at opgradere inden for en given periode, da det nye IS, vil give et overblik over både lageret og andre igangværende ordrer. Processerne vil altså ikke risikere at gå i stå pga. manglende information om bl.a. reservedele. Dertil vil det nye IS påvirke den interne kontrol ift., at der nu er nogle mere eksplicitte processer i virksomheden som medarbejderne skal følge. Derudover vil det også reducere antallet af fejl, da flere af de manuelle processer vil blive automatiseret. Dette gælder bl.a. bestilling af reservedele til lager samt lageroptælling. Til sidst vil det nye IS også påvirke compliance, da de redesignede processer vil blive udarbejdet i overensstemmelse med lovmæssige krav samt organisationens egne regler. Det gælder bl.a. GDPR ved lagring af kundernes data. Side 14 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 5. IT Governance ReEV’s initiativ om at indføre et nyt Enterprise system, herunder ERP-systemet, har til formål at ændre virksomhedens struktur og forbedre forretningsprocesserne. Det er vigtigt, at der er overensstemmelse mellem virksomheden og deres IT. Det nye ERP-system skal understøtte forretningsstrategien, ved bl.a. at forbedre den interne og eksterne kommunikation i ReEV. Derudover skal det optimere informations flowet på tværs af de forskellige afdelinger. (Bélanger et al. 2021) Det nye ERP-system skal indeholde både SCM og CRM. SCM skal især være med til at optimere processerne, som ReEV har med deres leverandører. Det er primært optimering ift. indkøbsprocesserne, som vha. ERP-systemet bliver mere standardiseret. Dertil vil ReEV også bedre kunne indkøbe for hele virksomheden og opnå mængderabatter. Ved CRM skal ERP-systemet facilitere, at ReEV bedre kan imødekomme kundernes behov, ved at analysere de data som de har. Desuden skal det også kunne forbedre kundeservicen, da ReEV’s kunder tidligere har oplevet at deres data ikke var på andre butikker end den de normalt går til. Det nye ERP-system medfører dog også nogle mere generelle fordele og ulemper. Fordelene er bl.a. at alt data bliver lagret i en centraliseret database. Herfra vil alle med autorisation kunne hente det data, som der er brug for. Denne centraliseret database vil medføre en reducering af redundante data. Derudover sker der en dataintegration, hvilket muliggør at ReEV kan udføre tværfunktionelle processer. (Bélanger et al. 2021) Ulemperne ved det nye ERP-system er, at det er dyrt. Derudover kan der også opstå problemer ved implementeringen, da dette er et omfattende projekt som påvirker alle virksomhedens processer i større eller mindre grad. En anden udfordring ved at implementere det nye ERP-system, er problemer ift. integrationen. Da det er en BPR, kan der opstå en stor grad af modstand fra medarbejderne, da det er en fundamental ændring i virksomhedens forretningsprocesser. Dertil kan det også være svært for medarbejderne at tillære sig de evner, som det vil kræve at anvende systemet optimalt. (Bélanger et al. 2021) Side 15 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 6. Proces modellering Figur 3 - BPMN-model for ReEV Kilde: Bélanger et al. 2021. På billedet ovenfor kan man se vores BPMN-model for To-Be processerne. Der er lavet nogle antagelser for at forsimple modellen, herunder at når ReEV vil købe reservedele, som de ikke selv har på lager, så kan de altid købe dem fra deres leverandør. Der er desuden også antaget, at kunden ikke bliver utilfreds hvis opgraderingen f.eks. tager længere tid end først antaget. Denne antagelse gør, at vi har fjernet kundeserviceaspektet fra BPMN-modellen, da vi i stedet fokuserer på processerne der foregår i butikken ift. ordremodtagelse og de lidt forsimplede processer der foregår i værkstedet ift. opgraderingen og leveringen af bilen. Her er opgraderingen af bilen blevet til en aktivitet med subprocesser, for at holde det enkelt. Side 16 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 7. Data modellering For ReEV’s ERD-diagram er der udvalgt 5 entities; kunder, ordre, reservedele, leverandører og fysiske lokationer. Disse er udvalgt grundet deres essentielle funktion for, at ReEV kan udføre sine processer, og de er dermed nødvendige for virksomhedens forretningsgrundlag. Når man kigger på entitien kunder, så er dens primærnøgle kundenummeret, som er unikt for hver kunde og gør at man kan identificere dem. De andre attributter for kunder er navn og adresse samt kontaktoplysninger. For entitien ordre er primærnøglen ordrenummeret, som er en unik sammensætning af tal, der gør at man kan identificere de enkelte ordrer. Derudover er de andre attributter, hvornår ordren er modtaget, og hvornår den skal være færdig til overlevering. Der er også en fremmednøgle som er kundenummeret. For hver unikke ordre er der en unik kunde, som har et kundenummer. Primærnøglen ved kunder, er altså også en attribut for entitien ordrer. Disse 2 entities har et forhold, hvor kardinalet er, at én kunde kan have 0 eller mange ordre. Dette gælder, da en kunde godt kan have flere biler, og dermed have mange ordre samtidigt. En kunde kan også godt have 0 ordre, hvis ordren allerede er afsluttet, hvilket gør at der er 0 ordre på nuværende tidspunkt, men det er stadig en kunde fordi de har fået lavet en opgradering tidligere. Omvendt kan man se på kardinalet for entitien ordre, som kan have en og kun en kunde. Det betyder altså, at det kun er en kunde som ordren kan tilhøre. Derudover er der også entitien reservedele, hvis primærnøgle er produktnummeret. Dens andre attributter er funktion og hvilken biltype reservedelene passer til. Denne entity har et forhold til entitien ordre, hvor kardinalet er, at en ordre kan have en eller mange reservedele. For at noget kan betragtes som en ordre, så skal der altså opgraderes minimum en ting. Det er altså nødvendigt med mindst en reservedel. Dog kan en ordre også kræve mange reservedele, og det gælder derfor, at kardinalet for ordre til reservedele er, en eller mange. Omvendt kan en reservedel have nul eller én ordre. En reservedel kan derfor blive brugt på én ordre eller slet ikke blive brugt på en ordre. Reservedelen kan derfor kun bruges et sted. De resterende entities og deres attributter, samt forholdet mellem dem og kardinalerne kan ses på figuren nedenfor. Her ses der et samlet overblik over ERD-diagrammet. Side 17 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 Figur 4 - ERD-diagram for ReEV Kilde: Bélanger et al. 2021. Side 18 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 8. E-Business For, at ReEV kan forblive konkurrencedygtige i sin branche, er et af nøglekriterierne innovation. En af de muligheder ReEV har, er at blive mere aktive i deres E-business. Dette kan f.eks. være en app, der har til formål at forbedre kundeservicen. Appen skal være med til at øge kundernes lifetime value, og dermed gøre det nemmere at fastholde og tiltrække nye kunder. Forretningstypen er fortsat B2C, og skal fungere som en ny og nemmere måde for ReEV at interagere med kunderne. Appen skal være med til at gøre det mere simpelt for kunderne at bestille en opgradering af deres bil. Desuden skal den gøre det muligt for kunderne at hente diverse oplysninger. Oplysningerne skal dække over tidligere ordrer, herunder ordrehistorik og arbejdsrapporter, samt igangværende ordrer, bl.a. status for en opgradering. Derudover skal appen også kunne fungere som et katalog for mulige fremtidige opgraderinger til de biler, som kunderne har i ReEV’s system. Her skal appen bl.a. kunne foreslå mulige nye motorer til kunderne, hvis der er kommet en ny og bedre model. Ved udviklingen af appen, er et af de vigtigste elementer, at den er brugervenlig for kunderne. Dette er med til at virke som en teknologisk katalysator for appen og ReEV’s E-Business. Derudover er det vigtigt, at appen har en høj grad af interoperabilitet, da der skal være mange informationer tilgængelig for de enkelte kunder. Her er det vigtigt, at ReEV’s ERP-system fungerer optimalt, så det kan håndtere dette informations flow gennem hele forsyningskæden. Der skal altså kunne leveres de rette informationer, til de kunder, der har adgang til dem. Appen skal primært bestå af automatiske processer som deling af information og bestilling af nye opgraderinger. For at forbedre kundeservicen, og gøre det nemmere og mere tilgængeligt at få hjælp, skal der være en chatfunktion. Her skal kunderne i butikkernes åbningstider, have mulighed for at chatte med en medarbejder. I chatten kan kunderne stille spørgsmål om tidligere opgraderinger samt igangværende ordrer såfremt kunderne er logget ind med deres kunde-id. Der er også mulighed for at spørge om potentielt nye opgraderinger, hvis nogle af reservedelenes funktionerne eller informationen der kommer når de er ved at bestille, afleder til spørgsmål. Side 19 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 9. Business Intelligence og Knowledge Management Da ReEV skal udvide deres forretning geografisk, så er Knowledge Management et vigtigt redskab til at vurdere potentielle kandidatbyer. Her har ReEV indsamlet data om den danske befolkning. Der er her lagt vægt på danskernes holdning til klima forandringer og deres politiske valg, som belæg for anbefalingen af 2 nye byer til ReEV’s geografiske udvidelse. Antagelsen om det politiske valg er jf. casen til denne del 9, nævnt ved, at markedsanalyser har opdaget, at det oftest er røde og grønne vælgere, som er ReEV’s kunder. Dertil er ReEV’s nuværende lokationer også taget med i overvejelserne. De 2 potentielle nye lokationer der anbefales, vil være i hhv. Roskilde og ReEV’s hjemby Aarhus. Når man vurderer Aarhus og Roskilde som potentielle byer til nye butikker, kan man undersøge flere parametre. Her kan det bl.a. være relevant at se på resultatet fra spørgsmålet i det indsamlede data, om hvorvidt danskerne vil købe en bil med “Low or no CO2 emission”. I figur 5 kan der ses, at hhv. 26% og 20% i region Sjælland og i region Midtjylland er villige til at købe en bil med lav eller ingen CO2-udslip. Derudover kan man se, at dem der helst vil købe en bil med lav eller ingen CO2 udslip er fra alderen 40 til 60+. Når man kigger på befolkningstallet for henholdsvis Roskilde og Aarhus i alderen 40 til 64, så er der 30.172 personer i Roskilde og 92.920 personer i Aarhus. Dette er bl.a. med til at understøtte valget af byer til ReEV’s nye butikker, og dermed de potentielle nye kunder. Figur 5 - Villighed til at købe en bil med lav eller ingen CO2-udslip Kilde: ReEV datasæt, 2018-2019, questionaire. Side 20 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 Dertil er der jf. casen specifikt nævnt, at ReEV’s markedsføringsafdeling har lavet en markedsanalyse af deres kunder, hvor de har fundet frem til følgende. Deres potentielle kunder er “environmentally conscious” og stemmer typisk på røde og grønne partier samt er økonomisk velhavende, (Weekly Bulletin, Week 48). Når man tager dette i betragtning, kan man i figur 6, se, at den politiske stemmefordeling mellem rød og blå blok er med et rødt flertal i både Aarhus og Roskilde. Især Aarhus, hvor lidt over 60% af stemmerne er røde. Dette er endnu et argument for hvorfor netop disse 2 byer er oplagte for ReEV at udvide deres forretning i. Figur 6 - Fordeling af røde og blå stemmer i Roskilde og Aarhus Kilde: ReEV datasæt, results of the Danish General Election, 2019 Yderligere vurderes der på baggrund af datasættet, at beboerne i Roskilde og Aarhus alt andet lige, i høj eller meget høj grad er villige til at omlægge deres livsstil for at reducere CO2-udslippet. Dette understøttes af den udleverede data med udsagnet: “Danskerne bør være villige til at lægge deres livsstil markant om for at reducere CO2-udslippet?” (ReEV datasæt) . Man kan i figur 7 se resultatet af spørgsmålet for region Midt- og Sjælland visualiseret som et cirkeldiagram. Figuren viser, at i begge regioner har størstedelen svaret “Agree”, mens den svarmulighed med næstflest stemmer er “Strongly Agree”. At folk i høj eller meget høj grad er villige til at omlægge deres livsstil, er endnu et argument for at åbne en ny butik i Aarhus og Roskilde. Det skal dog pointeres, at der ikke er den store forskel i resultaterne for region Syd- og Nordjylland, samt region Hovedstaden. Side 21 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 Figur 7 – Fordeling af hvor villige danskerne er for at lægge deres livsstil markant om for at reducere CO2-udslippet Kilde: ReEV datasæt, 2018-2019, questionaire. Når man kigger på, hvor ReEV allerede har butikker, så er det i større danske byer som København, Odense, Aalborg, Vejle og Esbjerg samt hovedkontoret i Aarhus. Dermed så kan man godt argumentere for, at det er naturligt at overveje en ny butik i Aarhus, når man tager i betragtning, at der allerede er 3 i København, men kun hovedkontoret i Aarhus. Roskilde er også et naturligt oplagt valg som den 10. største danske by, og den passer med nogle af de andre overvejelser der er blevet gjort. De 2 nye butikker, hhv. i Aarhus og Roskilde, er med til at styrke ReEV rent geografisk, da de får et større kundesegment på Sjælland og kan tilbyde opgraderinger til flere indbyggere i det aarhusianske. Valget af disse byer er også taget ift. at de ikke vælger byer, hvor markedet for opgradering til EVkøretøjer muligvis allerede kan være mættet. Overordnet set er vurderingen, at Aarhus og Roskilde er to gode kandidatbyer, baseret på de overstående argumenter. Det gælder her, at byerne passer til profilen om, at det oftest er røde og grønne vælgere der køber opgraderinger hos ReEV, samt at de i høj eller meget høj grad er villige til at omlægge deres livsstil. Derudover passer byerne til profilen, at en relativt stor andel af indbyggerne gerne vil købe en bil med lav til ingen CO2 udslip, og at det er i byer som størrelsesmæssigt og placeringsmæssigt giver gode muligheder for ReEV. Når man så vurderer datasættets kvalitet, kan man kigge på den kontekstuelle kvalitet. Her kan der sås tvivl om dens aktualitet, pga. den indsamlede data er fra 2018-2019. Der findes altså nyere data, som kunne være blevet anvendt som belæg for valget af de 2 nye byer som ReEV skal udvide deres Side 22 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 forretning i. Desuden kan der også argumenteres, at meget af den indsamlede data ikke har relevans for formålet. Dog så opfylder de indsamlede data de andre kriterier for god informationskvalitet, herunder at det er hensigtsmæssig og komplet information, under den kontekstuelle kvalitet. Ift. den indre kvalitet, så er det både pålidelig, objektiv, præcis, konsistent og forståelig information. Præsentationskvaliteten er acceptabel, men kunne godt gøres mere overskuelig for læseren. Til sidst vurderes der, at tilgængeligheden af den nødvendige information er opfyldt. ReEV’s nye app initiativ er med til at få dem tættere på sine kunder ved hjælp af de nye data streams. Kunderne downloader en app, opretter en profil og benytter sig af appen i forbindelse med deres opgraderede køretøj. Dette betyder, som tidligere nævnt i opgaven, at appen giver en lang række fordele og muligheder til kunderne, mens den samtidigt giver et fundament for en fremtid med langt mere kundedata til ReEV. Applikationen vil kunne indsamle relativt meget rå data som ReEV kan lagre i deres data warehouse. Dette giver virksomheden mulighed for at bruge Business Analytics til at transformere data til relevante indsigter, som kan forbedre ReEV’s processer og beslutninger i fremtiden. På baggrund af den indsamlede data, vil ReEV i fremtiden kunne benytte data mining til at f.eks. forudsige tendenser, segmentere og generelt opdage mønstre for kundegruppen. Disse muligheder er til stor fordel for ReEV, eftersom de kan træffe mere kvalificerede beslutninger, truffet på solidt datagrundlag. Side 23 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 10. Konklusion Samlet set kan man konkludere, at ReEV har haft adskillige problemer ift. deres kommunikation og håndtering af leverandører og kunder. Dette skyldes bl.a., at de ikke har haft et tilstrækkeligt informationssystem tilgængelig, som har kunnet dække deres behov ift. dette. Diverse problemer er derfor steget i takt med at forretningen er vokset. ReEV har dermed haft et behov for et IS, som ville kunne forbedre både den interne og eksterne kommunikation på tværs af butikkerne, samt styrke deres kunderelation. Overordnet set må det konkluderes, at den utilstrækkelige IS har påvirket hele ReEV’s værdikæde. Vigtigheden af at imødekomme dette problem skyldes bl.a. at en analyse af den eksterne situation peger i retning af at konkurrencen er moderat til hård. Dette skyldes især substitutterne fra andre virksomheder, som producerer EV-køretøjer. Dette gør, at ReEV er nødt til at styrke deres interne processer ved at implementere et ERP-system, hvor der er fokus på CRM og SCM. Både CRM og SCM var nogle af de processer, som blev påvirket af det manglende IS og ved hjælp af BPM kan der implementeres denne radikale ændring, som vil løse nogle af de udfordringer ReEV har stødt på. De enkelte processer som det nye ERP-system kan forbedre, er modelleret i BPMN-modellen. Her ses en forsimplet udgave af ReEV’s processer, som både er internt i virksomheden, men også de interaktioner, der er med leverandører og kunderne. Udviklingen af BPMN-modellen skal være med til at give et overblik over hvilke processer, der kan forbedres eller muligvis helt undværes. De vigtigste entities i ReEV er illustreret i ERD-diagrammet, hvilket er med til at give et overblik. Derudover så giver ERD-diagrammet et overblik over de vigtigste data tilhørende de forskellige entities, såsom karakteristika ved bl.a. kunder og ordre. Den primære opgave med ERD-diagrammet er dog at vise hvilket forhold de enkelte entities har til hinanden. Der kan man bl.a. se at kunder kun har et forhold til ordrer, mens ordre har forhold til kunder, reservedele og fysiske lokationer. Der kan desuden også konkluderes, at hvis ReEV skal forblive konkurrencedygtige, så er E-Business nødvendigt. Her er det tiltænkt, at kunderne skal kunne downloade en app, som de både skal kunne bestille opgraderinger gennem, men også hente ønskede informationer fra. Dertil skal de kunne tilgå hjælp gennem en chatfunktion i appen, hvor en af ReEV’s medarbejdere skal prøve at besvare diverse spørgsmål der måtte forekomme. Men ReEV vil ikke kun styrke sin forretning gennem E-Business. De vil også udvide den geografisk. Her er det blevet anbefalet, at ReEV vælger at starte nye butikkerne op i hjembyen Aarhus og i den Side 24 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 sjællandske by Roskilde. Dette er baseret på forskellige parametre, herunder bl.a. byernes politiske valg ift. rød og blå, men også danskernes villighed til at omlægge deres liv markant for at reducere CO2 udslippet. Dertil er valget af bil de måtte købe, herunder om de ville købe en bil med lav til ingen CO2 udslip også blevet inkluderet i overvejelserne om hvor de nye butikker skal være. Det sidste som er blevet taget i betragtning er, hvor ReEV i forvejen er, så de ikke risikerer at markedet allerede er mættet. Hvis man konkluderer på Gantt Charted, så kan man se, at projektplanlægningen har fungeret, og ReEV er nået i mål med det der har været behov for. Der er blevet udarbejdet de forskellige deliverables, og opgaven er færdiggjort til tiden. Side 25 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 Feedback Emma Nguyen Aziz Du har været god til at tage initiativ til at mødes, samt at få udarbejdet de forskellige deliverables før undervisningen. Derudover er du god til at få sørget for at der er blevet taget styring. Du har konkrete holdninger til emner/handlemønstre, hvilket måske godt kan gøre gruppediskussionen mindre inkluderende af alle medlemmer. Mathias Arnhoff Eriksen Du har været god til at få hjulpet med at finde de rette formuleringer, emner, samt rigtige måder at håndtere forskellige problemer på. Dit firma kan godt fylde til tider, ift. prioritering, samt besværliggøre planlægningen. Muzamil Mahamad Hasan Du har været god til at tage del i de aktive gruppediskussioner, samt at dele dine holdninger, til relevante emner. Derudover er du god til at sørge for at inkludere folk i den faglige diskussion, samt formidle teorierne lettere. Til tider er der nogle forstyrrende elementer der godt kan tage dit fokus under gruppearbejde. Peter Ernst Bareuther Du har været meget aktiv når vi har arbejdet ved at stille spørgsmål Hesel og besvare opgaverne, samt deltage aktivt i gruppearbejdet. Du kan dog have tendens til at køre off-track, og være ufokuseret når vi udarbejder opgaverne, samt have svært ved at overholde mødetiderne. Sille Wu Guldahl Jensen Du har været meget arbejdsom og været god til at tage initiativ til at løse opgaverne. Du har et andet arbejdsmønster end os andre, hvor du måske har været vant til at arbejde alene, og derfor har samarbejdet til tider været svært. Side 26 af 27 Grupperapport – del A, It i virksomheden, EF-11 Litteraturliste Bélanger, F., Van Slyke, C., & Crossler, R.E. 2021. Information Systems for Business: An Experimential Approach. Burlington, Vermont: Prospect Press. Side 27 af 27
