RESUMEN REUNIÓN 29 DE DICIEMBRE DE 2020- indicaciones generales para
2021.
1. Vacaciones coordinación 2021. La dirección determinará las fechas para
vacaciones de cada coordinador (30 días consecutivos), y se les informará en enero
de 2021. Durante las vacaciones de un coordinador, su compañero de la sede se
encarga de organizar y ejecutar todos los procesos de ambos turnos: monitorear la
matricula, reportar planilla, programar cursos del siguiente ciclo, ingresarlos al SAP y
presentar la proyección para publicar en la web. Monitorear el dictado de clases
asistiendo posibles faltas u otros inconvenientes asistiendo en un horario especial si
las clases sean presenciales. En caso de seguir modo online, el coordinador encargado
tendrá apoyo de la secretaria durante todo el mes.
2. Descansos Médicos de coordinación /dirección. En caso de que un coordinador
de la sede tenga descanso médico, su compañero se encarga de ambos turnos por
todo el periodo que dure el descanso. En caso si ambos coordinadores estén con
descanso, el trabajo se distribuirá de manera equitativa entre coordinadores de otras
sedes por el periodo que duren los descansos. Lo mismo se aplicará si el coordinador
que se encarga de la sede durante el periodo de vacaciones de su compañero tenga
el descanso médico. En caso del descanso médico de la dirección, las funciones se
distribuyen entre la jefa de la oficina administrativa Lic. Miriam Meléndez y el Lic. Pedro
Huancas.
3. Actas de notas DICTADO ONLINE 2021 deben ser ubicadas en la carpeta
compartida al finalizar cada ciclo, sin excepción. Usar el mismo formato que se había
usado hasta la fecha. Carpeta: ACTAS 2021
4. Matrícula DICTADO ONLINE:
• el proceso de matrícula seguirá siendo el mismo que en 2021. Todas las carpetas
se ubican en el drive institucional, sin excepción.
• Los alumnos re-ingresantes y nuevos deben ser atendidos en 72 horas a partir de
recepción de sus datos, sin excepción. La atención realizada de los alumnos debe ser
reflejada en el Excel correspondiente de manera acordada, sin excepción.
• La creación masiva de usuarios en el CAMPUS puede ser solicitada a Brandon Hospina
si se requiere.
• La secretaria estable Sra. Guicela Olivos turnará apoyando a las sedes de manera
equitativa, por encargo de la dirección. En enero se encargará de apoyar a la sede
Jesús María. Los coordinadores encargados deben orientar a la trabajadora sobre las
tareas que debe cumplir, asegurar que ella entienda las instrucciones y pueda realizar
el trabajo de manera indicada. Asegurar que la trabajadora labore únicamente en su
horario establecido.
• Las listas oficiales se elaboran en base de los reportes del SAP y deben ser
entregados a los docentes apenas termine la matrícula. Cualquier corrección debe
realizarse de inmediato.
• La depuración de listas en aulas de CAMPUS se realiza por el coordinador, y nunca
por los docentes, sin excepción.
• Manejo de carpeta compartida: para llevar el mismo modelo en cada sede, se
determina que, a partir de enero, cada coordinador compartirá con los profesores de
su turno, en el drive institucional, una carpeta con nombre: MATRICULA MES 2021,
siguiendo el modelo que se elaborará por los encargados antes del 4 de enero. El uso
del modelo establecido es obligatorio. Es necesario tener en cuenta que no se puede
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modificar el modelo de manera aislada. Si existe alguna observación, hacerla llegar a
la dirección para la evaluación e implementación si es el caso.
Monitoreo del trabajo de docentes en Campus.
El coordinador es responsable por la implementación de las aulas que en su parte
general debe finalizarse el día antes de inicio de clases. Los docentes que no cumplen
de manera cabal con esta parte de trabajo deben ser comunicados por correo con
copia a la dirección en el cual se solicita el cumplimiento. En el caso recurrente, se
reducirá o se anulará la carga asignada. El incumplimiento persistente será el factor
decisivo para no renovación par el siguiente periodo. El coordinador debe revisar en
cada aula de su turno las instrucciones para proyectos y foros, ya que son actividades
principales de evaluación. Con los docentes que no cumplen lo establecido, se
conversará detalladamente para asegurar que todo esté claro y comprendido.
Las suplencias deben ser documentadas y firmadas por el docente y coordinador.
Las suplencias se reportan en el cuadro de planilla únicamente si hay las partes
firmadas.
Cambio mensual del docente. Los docentes se rotarán mensualmente a excepción
de los grupos de primeros ciclos: B1 y 2 se dictará por el mismo profesor siempre
cuando sea posible. Los dos últimos ciclos también pueden ser dictados por el mismo
docente (a criterio del coordinador). Se establece el mecanismo del cambio del docente
unificado y sugerido para todos los profesores del Centro. Es necesario informar a los
docentes sobre el cambio para facilitar el intercambio de la información.
Cierres de grupos. Para fomentar la equidad de asignación, a los docentes con
cierres de cursos el siguiente ciclo de lo posible asignar grupos seguros.
Las observaciones de clases iniciarán a partir de febrero de 2021 para lo cual se
elaborará la ficha de evaluación especial.
Evaluaciones: hasta el final del 2020 hubo docentes que tomaban evaluaciones que
ellos mismos llamaban Examen Parcial y Examen Final. El coordinador debe asegurar
que cada docente de su turno asimiló la forma de evaluación que por ahora se aplica.
Se debe asegurar que no haya ni un solo docente que aplica evaluaciones de esta
naturaleza ya que estos instrumentos no están autorizados. Es de importancia especial
asegurar que los Foros de debate y Proyectos se asignan con las consideraciones
establecidas, para lo cual cada coordinador debe realizar la revisión de las aulas de los
docentes de su aula más tardar la segunda semana de ciclo enfocada en estos dos
puntos que involucran la evaluación del ciclo.
Exámenes: clasificación y suficiencia. En 2021 seguiremos evaluando siguiendo
el mismo esquema: las inscripciones inician 10 de cada mes y duran hasta agotar los
cupos, y las evaluaciones se realizan por turnos durante 2 semanas, de lo posible de
lunes a viernes. De ser necesario, las evaluaciones se realizarán los días sábados. En
el Excel Placement test se debe indicar el N de recibo, sin excepción. NOTA: no es
autorizado la generación de recibos de parte del coordinador. Ello debe realizar el
interesado, siguiendo el instructivo compartido con todos. Los coordinadores deben
compartir su usuario y password de la sala zoom que usarán para las evaluaciones y
grabar en la nube las entrevistas realizadas. El evaluador debe guiarse de las
proyecciones de todas las sedes y orientar al evaluado sobre los procesos de matrícula/
certificación. Para el Examen de Suficiencia se asignará un coordinador diferente
cada mes. En enero se encarga el Lic. Pedro Huancas. En febrero Lic. Elisa Arica quien
tiene que coordinar su capacitación de parte del Lic. Pedro con anticipación. Ella
capacitará al coordinador encargado para marzo.
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Coordinadores nuevos: capacitación: los compañeros de los coordinadores que
recién inician sus labores en el centro estarán a cargo de sus compañeros de la sede
quienes deben compartir con sus colegas toda la documentación relacionada con las
dinámicas del trabajo, así como los instructivos para docentes.
5. Cronograma de actividades mensuales:
1. Programación de cursos del siguiente ciclo, elaboración de la proyección para web
y entrega de la proyección a Brandon Hospina por correo con copia a la dirección:
fecha límite 16. El mismo día se entrega la proyección con datos de los docentes a la
dirección. Si hay alguna variación, la modificación en la web se coordina con Brandon
directamente.
2. Ingreso de los cursos al SAP tendrá su fecha límite fluctuante que depende del
cronograma del mes y se anunciará antes de la quincena del mes mediante un correo.
3. Entrega del formato de migración de los cursos del campus: 20 del mes (se entrega
por sede, mediante un correo a Brandon Hospina, sin copiar a la dirección)
4. Entrega de memos de carga horaria: fecha límite último día del ciclo. En caso de
los docentes que laboran en dos o tres sedes, se debe coordinar para decidir en qué
sede se entrega el memo. La sede que elabora el memo es la que reporta las horas
en cuadros de planilla.
5. Entrega de cuadros de planilla para la revisión puede variar de mes a mes y se
informará por la dirección de manera especial y con anticipación. Siempre será a partir
del 4to día del ciclo. Es importante No enviar cuadros antes de la fecha indicada.
6. Suplencias se reportan por la sede donde se realizaron. Es importante considerar que
un docente no puede suplir màs de 3 días seguidos (l-v) y solo como excepción, hasta
2 sesiones de fin de semana.
7. La matrícula tiene fechas límites y éstas nos guían para organizar los procesos:
los grupos que no llegan a completarse con 6 pagos realizados se cierran: regular LV: en la tercera sesión (pago por cierre 4h30m); regular interdiarios en la segunda
sesión (pago por cierre 4h30m); intensivos L-V en la segunda sesión, mitad de la clase
(pago por cierre 4h30m); intensivos S-D en la primera sesión (pago por cierre 6h);
PIMD en la primera sesión (pago por cierre 4h). La matrícula finaliza de acuerdo con
estas fechas y el siguiente día el docente debe recibir sus listas oficiales elaboradas en
base de los reportes del SAP. No se permite entregar ningún otro tipo de listas. Más
tardar el siguiente día en base a las observaciones de los docentes se realiza la
regularización de casos omitidos. El docente es responsable de revisar su lista e
informar si le faltan docentes. En base a ello, el coordinador debe eliminar del Campus
los alumnos que no se matricularon: fecha límite el día de la entrega del cuadro de
horas. NO se permite delegar esta labor a los docentes.
8. Modificación de cursos en SAP – en los grupos cerrados se debe anular
inscripciones antes del 10 del mes, y antes de la quincena, y modificar las fechas en
el evento.
9. Formato de transferencias de pago se envía a administración el 11 del mes, uno
por sede.
10. Envío de notas para migrar al SAP: más tardar el segundo día después de fin del
ciclo (los docentes tienen hasta el siguiente día de la sesión final)