0 0 0 1 111 tecnica SMART WORKING, 0 0 LAVORARE E COLLABORARE A0DISTANZA 0 0 0 1 111 1 111 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Tecnica VIDEOCONFERENZA Se non sono presenti nella lista li possiamo ricercare con la funzione Cerca... Situazione Se vogliamo fare una riunione con partecipanti distanti da noi, invece di perdere tempo e denaro per riunirli tutti fisicamente, oggi possiamo attivare una videoconferenza via internet, collegando ognuno col proprio personal computer o col proprio tablet. Lo strumento web che proponiamo è Skype! Il programma si installa gratuitamente e permette di fare chiamate telefoniche, videochiamate, videoconferenze, chat. Ogni partecipante ha bisogno solo di: ◊ un computer con webcam; ◊ un microfono e altoparlanti o cuffie. Oppure in alternativa, tavoletta con webcam e microfono. Dopo esserci iscritti al servizio, potremo interagire con gli utenti solo se questi usano lo stesso sistema di videoconferenza e se sono presenti nella nostra lista dei contatti. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 2 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Tecnica ...aggiungerli o essere aggiunti a nostra volta. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 3 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Skype permette di “chiamare” la persona, presente nella nostra rubrica, con cui vogliamo avere il colloquio. Tecnica Il programma prevede anche un servizio di messaggistica istantanea. Questa visualizzerà sul proprio pc un avviso tramite il quale potrà accettare o rifiutare la chiamata. Al contrario possiamo essere noi a ricevere una chiamata da un altro utente. Si possono invitare alla videochiamata altri contatti (già presenti nella nostra lista), oppure inviare e ricevere file, anche di grandi dimensioni; qualora la connessione dovesse saltare, il download ripartirà da dove sospeso. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 4 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Tecnica PIANIFICARE RIUNIONI 1. stabiliamo l’oggetto della riunione e forniamo un indirizzo email dove ricevere il report finale. Situazione Vogliamo organizzare una riunione con più partecipanti, tutti molto impegnati nelle loro attività. O più semplicemente vogliamo organizzare una cena o una gita in cui tutti siano presenti. Come scegliere il giorno e l’ora che vadano bene a tutti? Lo strumento che può fare al nostro caso è Doodle! Collegandosi al sito è subito possibile organizzare un evento senza alcuna iscrizione e in maniera gratuita. Sono quattro i passaggi che ci permettono di organizzare una riunione. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 5 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza 2. creiamo diverse scelte con data e ora che saranno proposte alle persone che decideremo di invitare. 3. Tecnica decidiamo le specifiche della nostra proposta. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 6 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza 4. inseriamo le email di chi desideriamo invitare accompagnando il collegamento da qualche riga per guidare la persona. Tecnica Finita la procedura riceveremo i link per amministrare il “sondaggio” e per parteciparvi, potendolo copiare e incollare, se desideriamo invitare qualcun altro. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 7 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Gli invitati riceveranno una email e cliccando sul link indicato... Tecnica ...accederanno ad una semplice lavagnetta dove sono visualizzate le date proposte e lì potranno scegliere quella preferita. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 8 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Riceveremo via mail le riposte degli invitati... Tecnica ...e visualizzando il report del sondaggio saremo in grado di individuare giorno e ora migliori per tutti. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 9 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Tecnica BRAINSTORMING ON LINE Situazione Per cercare nuove idee o trovare soluzioni è spesso usato il brainstorming, una tecnica che permette a più persone di sviluppare la propria creatività intorno ad un argomento o un problema. I partecipanti offrono il proprio contributo scrivendo un consiglio, un parere o un suggerimento su un post-it che viene attaccato su una lavagna o un cartellone. In una seconda fase vengono analizzati i postit e individuate le idee e le soluzioni migliori a seconda delle necessità. Questa tecnica prevede la presenza fisica di tutti i partecipanti in uno stesso luogo, un breve tempo per lo sviluppo delle idee e materiale cartaceo per raccoglierle. Dopo aver fatto l’iscrizione al sito possiamo creare la nostra lavagna virtuale dove attaccare i post-it. Cominciamo col definire l’obiettivo da ottenere (il nome di un nuovo prodotto? un nuovo genere di evento?) e il tema della nostra lavagna, che si presenterà come un foglio bianco o diviso in più parti. Invitiamo via email gli interessati che saranno chiamati ad iscriversi al sito per partecipare al brainstorming. Se invece si accede alla lavagna on line non si è più vincolati ad un luogo fisico e si prolunga così la fase di aggiunta dei post-it che possono anche diventare interattivi e multimediali. Nel web si trovano vari servizi per creare gratuitamente un brainstorming online: noi abbiamo scelto Stormboard! Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 10 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Tecnica La lavagna virtuale ci mette a portata di clic non solo gli strumenti classici di un brainstorming, come i post-it di diverso colore e una grande area dove attaccarli, ma molte altre possibilità di arricchire e sviluppare le idee proposte. I post it non sono solo semplici scritte ma si possono incollare: ◊ immagini presenti sul proprio pc; ◊ video in rete (per esempio con link a Youtube); ◊ interi documenti o uno schizzo fatto al momento. Nella fase di produzione dei post it è vietato fare valutazioni e commenti, che invece ogni utente può fare nella seconda fase, votando un contributo altrui o chiedendo un approfondimento o dando il proprio apporto al contributo stesso. Si può accedere alla lavagna online in qualsiasi momento, da smartphone e tablet attraverso le app create da chi fornisce il servizio. Attraverso la chat, i partecipanti possono: ◊ interagire per comunicare velocemente; ◊ allinearsi sui modi o sulle risorse da inserire; ◊ stimolare a vicenda la propria creatività. È inoltre possibile conoscere la cronologia delle attività svolte e scaricare la lavagna con i contenuti prodotti in formato multimediale o di solo testo come un PDF. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 11 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Tecnica COLLABORAZIONE REAL-TIME Situazione La collaborazione, che sia per un progetto o nel lavoro di tutti i giorni, può prevedere la redazione di documenti che illustrano il lavoro svolto. Quando si lavora in più persone è importante che tutti possano dare il proprio contributo alla stesura della documentazione. Non sempre è possibile collaborare in presenza. Per collaborare a distanza si possono utilizzare email con il documento allegato, tante email e tanti allegati quante sono le modifiche apportate da ognuno. Questo però può complicare le cose, e spesso è causa di errori o cancellazioni involontarie e aumenta il volume di email e documenti ricevuti. Una valida alternativa per lavorare real-time e a più mani sullo stesso documento è offerta dalla tecnologia cloud, che permette di archiviare materiali di formati differenti in uno spazio riservato della rete e condividerli con i nostri collaboratori. Per la collaborazione real-time abbiamo preso in considerazione due metodi: Strumenti di editing online L’avanzamento tecnologico ha permesso ai gestori di servizi cloud di arricchire la nuvola di strumenti complementari all’archiviazione e alla condivisione. Questi strumenti già presenti sulla nuvola, o facilmente integrabili, permettono di creare direttamente online un documento, salvarlo nella nuvola remota, riaprirlo, modificarlo e condividerlo come vogliamo. Lo stesso possono fare tutti i collaboratori ammessi a quel settore del cloud o al progetto specifico a cui partecipano. Quando più persone intervengono, contemporaneamente, sullo stesso documento, nel foglio di lavoro compaiono i puntatori dei partecipanti con un colore diverso, insieme alle modifiche o alle aggiunte. In questo modo: ◊ l’elaborazione on line di documenti con Google Drive; ◊ si abbreviano i tempi; ◊ la condivisione dello schermo in videoconferenza. ◊ si evitano di far susseguire il lavoro in fasi a cascata; ◊ si svolge il lavoro in parallelo. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 12 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Tecnica Oltre che sui documenti di testo si può cooperare su fogli di lavoro Excel, presentazioni PPT e mappe mentali, operando su file depositati nel cloud o salvati nel proprio computer. Il salvataggio delle modifiche è automatico. Si possono anche visualizzare la cronologia delle modifiche e delle attività svolte sul documento e il nome del relativo autore. Questo permette di conoscere facilmente l’avanzamento del lavoro senza dover cercare tra i vecchi documenti inviati precedentemente. Oltre a creare un normale documento di testo, esportabile sul proprio computer anche nei classici formati word e pdf, si possono caricare documenti già realizzati, ma in questo caso le modifiche potrebbero essere limitate o non disponibili. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 13 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Tecnica Caso 2 Strumenti di videoconferenza Quando si decide di creare o modificare un documento online la videoconferenza rappresenta un supporto all’uso di uno strumento di editing online. I vantaggi in chiarezza e comunicazione aumentano il valore della collaborazione, facilitano il raggiungimento dell’obiettivo e ne abbreviano i tempi. Un altro modo per collaborare usando la videoconferenza prevede la condivisione dello schermo da parte di uno dei partecipanti, che crea o modifica il documento con un programma offline (come il classico Word). Gli altri partecipanti alla videoconferenza visualizzano a video tutte le attività e le azioni come se venissero eseguite sul proprio pc. Attraverso l’interazione audio possono commentare, suggerire o criticare quanto viene fatto e condividere la propria schermata. Caso 1 Mentre si lavora a più mani sullo stesso documento si avvia una videochiamata che permette di interagire via audio con i partecipanti per coordinarsi facilmente e confrontarsi rapidamente. Gli strumenti di editing e di videoconferenza non sono collegati in alcun modo, ma l’uso in contemporanea del documento sul proprio pc li rende complementari. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 14 Smart Working - Lavorare e Collaborare a distanza Tecnica SOCIAL COLLABORATION Situazione Grazie alla rete, la collaborazione classica si è trasformata in social collaboration. Tutto ciò che viene condiviso dagli utenti viene visualizzato nella bacheca dove è possibile seguire e gestire il flusso delle comunicazioni, avere una rapida visione d’insieme ed interagire con la condivisione e il suo autore. Partecipazione alla vita lavorativa attraverso l’uso di strumenti online e ambienti web che permettono ad un gruppo di persone di connettersi e interagire tra di loro per raggiungere un obiettivo comune. Su internet si trovano piattaforme gratuite a cui iscriversi e creare la propria rete sociale, per collaborare con colleghi e partner, per un singolo progetto o per ogni aspetto lavorativo: noi abbiamo scelto Yammer! Le caratteristiche di queste piattaforme rispecchiano quelle dei classici social: ◊ condividere testi, immagini o materiale multimediale; ◊ esprimere opinioni attraverso Like o fare sondaggi; ◊ commentare le condivisioni altrui; ◊ interagire attraverso una chat; ◊ archiviare e condividere file. Visto l’uso professionale del social non è il caso di pubblicare album delle vacanze o argomenti ludici presenti su altri social, meglio concentrarsi sugli argomenti relativi al gruppo di lavoro o al progetto in corso. Si possono creare sottogruppi di lavoro che interessano solo alcune delle persone presenti nel social o usare le funzioni Forum molto utili per attingere alla conoscenza collettiva e creare delle FAQ interne su problemi o procedure. Copyright © 2017 All rights reserved Amicucci Formazione srl - Civitanova Marche - Italy 15
