Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas
La forma más fácil de dibujar mapas de procesos funcionales cruzados.
Esta guía completa proporciona todo lo que necesitas saber sobre diagramas de flujo de
funciones cruzadas, incluidas definiciones, varios tipos, ejemplos, consejos y cómo usar nuestro
generador de diagramas de flujo para comenzar.
Contenido
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Definición de Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas
¿Debería mi Diagrama de Flujo ser Vertical u Horizontal?
Diferencia Entre Diagramas de Flujo de Implementación y Diagramas de Flujo de
Funciones Cruzadas
Software de Diagrama de Flujo Funcional Cruzado
Cómo Analizar el Diagrama de Flujo Funcional Cruzado
Cómo Crear un Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas
Ejemplos de Diagramas de Flujo Funcionales Cruzados
Otros Diagramas de Flujo de Mapeo de Procesos
Definición de Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas
Cuando un diagrama de flujo describe un proceso en el que participan varias personas,
departamentos o áreas funcionales diferentes, a veces es difícil hacer un seguimiento de quién
es responsable de cada paso. Una técnica adicional útil para hacerle un seguimiento a esto, y
para analizar la cantidad de veces que un proceso se 'entrega' a diferentes personas, es dividir el
diagrama de flujo en columnas. Encabeza cada columna con el nombre de la persona o función
involucrada en el proceso. Y cada vez que llevan a cabo una acción, muéstrala en su columna.
Esto se ilustra en el diagrama de flujo a continuación que cubre un proceso de compra simple.
Muestra cómo el control del proceso pasa de la persona que inicia la compra al Departamento
de Compras y luego al Proveedor.
Usa diagramas de flujo de funciones cruzadas para mostrar la relación entre un proceso de
negocio y las unidades funcionales (como los departamentos) responsables de ese proceso.
Las bandas representan las unidades funcionales. Las formas que representan los pasos en el
proceso son colocadas en bandas que corresponden a las unidades funcionales responsables de
esos pasos.
La plantilla de diagrama de flujo de funciones cruzadas está disponible en dos ubicaciones. En el
menú Archivo, selecciona Nuevo, selecciona Proceso de Negocio o Diagrama de Flujo y luego haz
clic en Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas.
Debe Mi Diagrama de Flujo Ser Vertical u Horizontal
Puedes presentar cualquier proceso de funciones cruzadas ya sea vertical o horizontalmente. Un
diseño vertical pone un poco más de énfasis en las unidades funcionales, mientras que un diseño
horizontal enfatiza el proceso. La opción de orientación que elijas a menudo depende del gusto
personal, en lugar de un requisito estricto o directriz. También puedes elegir el número de bandas
que aparece en el diagrama cuando lo creas. La mejor práctica es crear suficientes bandas para
mantener cada paso del proceso que deseas documentar.
Tipo de diagrama
de flujo
Muestra
Propósito
Diagrama de Flujo
de
Funciones
Cruzadas
Horizontal
En un diseño horizontal, las bandas que
representan unidades funcionales corren
horizontalmente a través de la página de
dibujo, destacando el proceso.
Diagrama de Flujo
de
Funciones
Cruzadas Vertical
En un diseño vertical, las bandas que
representan las unidades funcionales
corren verticalmente de arriba a abajo de
la página, destacando las unidades
funcionales.
¿Cuál es la Diferencia entre los Diagramas de Flujo de Implementación y Diagramas
de Flujo de Funciones Cruzadas?
Hasta donde he visto, no hay una diferencia significativa entre ambos. En realidad, los diagramas
de flujo de implementación y los diagramas de flujo de funciones cruzadas parecen ser dos
sinónimos para el mismo concepto, de lo contrario referenciado en un documento como un
"Mapa de proceso". Diagramáticamente, los gráficos de implementación me parecen más de
actividad UML como diagramas con carriles (si estás familiarizado con UML, entenderás
inmediatamente a qué me refiero). En otras palabras, los diagramas de implementación son
diagramas de flujo que se enfocan en mostrar "quién hace qué actividad". Me he encontrado con
una definición que dice "Un diagrama de flujo de implementación muestra el flujo real del
proceso e identifica las personas o grupos involucrados en cada paso.
Este tipo de diagrama muestra dónde encajan las personas o grupos en la secuencia del proceso
y cómo se relacionan entre sí durante todo el proceso." También me encontré con un artículo
que identifica a ambos como iguales: "El mapa de proceso, también conocido como Diagrama de
flujo de funciones cruzadas o diagrama de implementación: es una herramienta excelente para
Mostrar los flujos del proceso a través de los límites de la organización e identificar retrasos,
pasos repetitivos, puntos de control excesivos, tareas especializadas y puntos potenciales de falla
del proceso." Entonces, creo que es plausible afirmar que los diagramas de funciones cruzadas y
los diagramas de implementación se refieren al mismo concepto.
Software de Diagrama de Flujo Funcional Cruzado
El propósito esencial de esta plantilla es ayudarte a diagramar la relación entre un proceso de
negocio y el grupo responsable.
Edraw admite diagramas de flujo de funciones cruzadas horizontales y verticales.
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¿Cómo Analizar el Diagrama de Flujo Funcional Cruzado?
Un proceso puede ser una experiencia esclarecedora pero impactante. Los procesos
generalmente evolucionan con el tiempo a medida que cambian las personas y las condiciones
comerciales. El resultado son capas innecesarias de complejidad e inspección. Tu primera
reacción puede ser: "¿Es eso realmente lo que nosotros hacemos?"
Tu segunda reacción será arreglar el proceso. Aquí hay una lista de lo que debes buscar: pasos
sin valor agregado. Desafía cada paso del proceso. Pregúntate, "¿Qué valor agrega esta actividad?
¿A nuestro cliente le importa?" Combina, simplifica o elimina actividades que no aportan valor.
Puntos de control excesivos. Las inspecciones y las aprobaciones de los supervisores no siempre
agregan valor. Evolucionan principalmente debido a la falta de confianza en el proceso. Elimina
los pasos de control que no son críticos para obtener resultados de calidad.
Traspasos excesivos. Cada vez que las actividades del proceso se mueven de un jugador a otro,
allí es posible un retraso o falta de comunicación. Intenta organizar el trabajo para que cada
jugador se convierta más en un generalista y menos en un especialista. Esto reducirá la
complejidad de las transferencias múltiples.
Especialización de tarea. El procesamiento de la línea de ensamblaje está dando paso a los
modelos celulares para organizar grupos o equipos de trabajo, tanto en la planta como en las
oficinas administrativas. La información fluye más rápido, con menos distorsión, mejorando
tanto la calidad como la rapidez de trabajo. Consolida tareas donde sea posible.
Cómo Crear un Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas
Para crear un diagrama de flujo de funciones cruzadas, la forma más fácil es usar los símbolos de
diagramas de flujo de funciones cruzadas prefabricados de Edraw. A continuación se presentan
breves pautas.
Software de Diagrama de Flujo para Windows Versión Mac Versión Linux
1.En el menú Archivo, apunta a Nuevo, Luego a Galería de Plantilla - Diagrama de Flujo, y luego
haz clic en Diagrama de Flujo de funciones cruzadas.
2.En el cuadro de diálogo de diagrama de flujo de funciones cruzadas elige las opciones básicas
con las que deseas comenzar y luego haz clic en Aceptar.
Nota: Después de hacer clic en Aceptar, puedes agregar o eliminar bandas, pero no puedes
cambiar la orientación, agregar bandas con otra orientación o agregar una barra de título.
3.Haz doble clic en <Nombre del Proceso> y luego escribe un nombre para el proceso que el
diagrama de flujo representa.
4.Haz clic en una etiqueta de banda y luego escribe un nombre para la función que la banda
representa. Repítelo para cada banda.
Consejo Para alejar el diagrama de flujo, elige un aumento menor de la lista Zoom en la barra
de herramientas Estándar.
5.Haz clic en la barra de título de la plantilla Formas de Diagrama de Flujo Básicas para mostrar
sus formas. Arrastra la forma Proceso o Decisión de la plantilla a la(s) banda(s) apropiada(s)
para representar el primer paso en el proceso.
6.Haz clic en la herramienta conector
en la barra de herramientas Estándar. Dejando la
primera forma seleccionada, arrastra una segunda forma en las bandas. Las formas se conectan
automáticamente. Repite para cada uno y continúa agregando pasos del proceso, decisiones o
datos.
7.Cuando termines de agregar formas, haz clic en la herramienta puntero
en la barra de
herramientas Estándar, y luego guarda el diagrama de flujo.
Consejo: Si no te gusta la forma en que se dobla un conector, haz clic en el conector. Pausa el
puntero sobre uno de los puntos medios verdes hasta que el puntero se convierta en una flecha
de dos puntas. Haz clic y arrastra hasta que el conector se doble de la forma que quieres.
Puedes revisar tu diagrama de flujo de funciones cruzadas según sea necesario agregando o
eliminando bandas, formas, separadores y otras características. También puedes agregar formas
de proceso de otros tipos de diagramas de flujo, como diagramas de Auditoría y de Flujo de
Trabajo. Para localizar las formas, en la Galería de diagramas de flujo, selecciona Diagrama de
Flujo, y luego haz clic en la biblioteca que deseas abrir.
Ejemplos de Diagramas de Flujo Funcionales Cruzados
A continuación, se muestra un diagrama de flujo de funciones cruzadas de ejemplo que muestra
el proceso de gestión de documentos. Para encontrar más ejemplos, haz clic en galería de
ejemplos de diagrama de flujo de funciones cruzadas.
Otros Diagramas de Flujo de Mapeo de Procesos
La mayoría de las personas asocian el mapeo de procesos con los diagramas de flujo básicos. Sin
embargo, en realidad utilizamos seis herramientas diferentes de mapeo de procesos para ayudar
a las empresas a mejorar los procesos:
 Diagrama de flujo de arriba hacia abajo
 Diagrama de bloques (árbol de decisión o diagrama lógico)
 Diagrama de proceso de flujo
 Diagrama de flujo de trabajo
 Mapa de proceso
 Tabla de cambio de estado
Cada uno tiene su propia fuerza y debilidad. El diagrama de proceso de flujo, por ejemplo, te
ayuda a identificar el desperdicio y captura el tiempo de procesamiento, pero no muestra
claramente actividades interfuncionales. Por razones de brevedad, nos centraremos en el mapa
del proceso.
El mapa de proceso (también conocido como diagrama de flujo o diagrama de implementación)
es una herramienta excelente para mostrar claramente los flujos del proceso, a través de los
límites organizacionales e identificar demoras, pasos repetitivos, puntos de control excesivos,
tareas especializadas y puntos potenciales de falla del proceso.
Construir un mapa de proceso es fácil, pero los resultados pueden parecer complejos si hay
muchos pasos y jugadores involucrados. Comienza enumerando todos los actores del proceso
(personas o departamentos) en el lado izquierdo de una hoja de papel. Separa a cada jugador
con una línea horizontal. Usa una línea doble si el jugador es de fuera de tu organización. El
acceso inferior es el tiempo, moviéndose de izquierda a derecha.
Escribe el primer paso del proceso junto al nombre del jugador que realiza esa tarea. Si lo deseas,
puedes dibujar un cuadro alrededor de esta descripción. muévete de izquierda a derecha a
medida que transcurre el tiempo. Escribe y encuadra el segundo paso del proceso en la fila
correspondiente. Conecta los dos pasos con una línea. Sigue a la derecha documentando cada
actividad en la fila correspondiente. Cualquier actividad concurrente debe estar alineada
verticalmente. Cuando hayas terminado, el proceso "tal como está" será claramente
documentado. Luego se puede analizar y mejorar.