Dirección de Recursos Humanos 2º GADE/3º PCEO ADE-Derecho Estrategias, Procesos y Técnicas de Desarrollo de los Recursos Humanos El Plan de Formación J. Santiago Gómez Fraiz Dpto. de Organización de Empresas y Comercialización CONCEPTOS PRELIMINARES v Objeto del tema: Capacitación de las personas ha de ser adecuada al puesto a desempeñar § Conocimientos § Habilidades § Actitudes v No siempre ocurre así § Incorporaciones § Procesos de promoción § Desarrollo de estrategias v Implantar Planes de Formación – Doble interés: § Empresa – Conseguir desempeño adecuado en los puestos § Trabajadores – Vía para el desarrollo personal EL PROCESO DE FORMACIÓN v Formación – Inversión § Adquirir e integrar: Conocimientos, Habilidades y Actitudes § Mejorar el desempeño de las personas v Etapas PROCESO DE FORMACIÓN Detección de Necesidades Dónde será necesaria y cuál Fijación de Objetivos Qué se enseñará a hacer y con qué medios Diseño Qué contenidos y metodologías se emplearán Implantación Cómo se abordará Evaluación Qué impacto tuvo Seguimiento Asegurar que se aplica VENTAJAS DE LA FORMACIÓN Empresa.- Una mayor cualificación de los empleados suele conllevar: v A nivel operativo: § § § § § § § § § v Mayor productividad Mayor capacidad para adoptar tramos de control amplios Mayor satisfacción de los clientes Mayores niveles de calidad en los procesos Menos accidentes Mayor compromiso con departamento y empresa Mayor interés por estar al día Mayor facilidad para aprendizajes posteriores Menor absentismo A nivel estratégico: § Mejor conocimiento de los objetivos generales y particulares § Mayor alineamiento con planes y estrategias Individuo.- La formación también presenta ventajas para los empleados: v A largo plazo: § Es una de las vías de su desarrollo personal, reforzando sus posibilidades de promoción v A corto plazo: § Ventajas intrínsecas: ⁃ ⁃ Mejoran su desempeño de las tareas Refuerza el logro de metas individuales ⁃ ⁃ Disminuye ansiedad y temor al fracaso Aumenta su base de conocimientos § Ventajas extrínsecas: ⁃ ⁃ Mejoras en la retribución Más posibilidades de promoción 1. NECESIDADES DE FORMACIÓN v Detección de necesidades – Clave del proceso v Determinar: § Existen diferencias entre resultado real y previsto (lo que es / debe ser) § Responden a falta de aptitudes o actitudes del trabajador v Dpto. RRHH, superiores directos o los propios trabajadores v Dos orientaciones: § Orientación Normativa – Terceros à Carencias § Orientación Participativa – Trabajadores à Problema v Niveles: § Organización – Diferencias en funcionamiento general (cultura, clima, estructura…) § Puestos – Diferencias que afectan a puestos relacionados § Individuos – Diferencias que afectan a personas v Dos técnicas: § Análisis de puestos – Estudio comparativo de habilidades § Evaluación del rendimiento – Estudio de resultados 2. MOTIVACIONES Y OBJETIVOS v Primer resultado del análisis: Definir qué se pretende alcanzar § Mejorar el desempeño.- Mejorar la productividad de los trabajadores para reforzar la competitividad de la empresa § Actualizar conocimientos y habilidades.- Evitar que la empresa se quede obsoleta, siguiendo la evolución del sector § Facilitar la promoción.- Capacitar para asumir puestos de mayor responsabilidad § Reforzar la Orientación.- Facilitar la incorporación de nuevos trabajadores (qué tiene que hacer, cómo, valores y cultura, normas de higiene y seguridad, etc.) § Motivar.- El conocimiento refuerza la autoestima y aleja de la rutina § Favorecer el aprendizaje.- El aprender, enseña a aprender más fácilmente § Facilitar la instrucción.- La formación forma al formador (reflexión sobre la materia y la metodología, nuevas perspectivas, etc.) 2. MOTIVACIONES Y OBJETIVOS v Cada motivación debe convertirse en un objetivo concreto v Indicar: § Qué ha de ser capaz de hacer el trabajador § En qué condiciones y con qué medios § Qué rendimiento se espera tras la formación v Han de cumplir: § Bien especificados § Ser claros § Alcanzables v Redacción: § § § § Inteligible para todos los implicados En términos de las acciones de los alumnos y no del instructor Referirse a conductas observables, preferiblemente Expresarse en infinitivo o futuro 3. DISEÑO v Diseñar el programa ß Necesidad + Objetivo v Fijar: § Contenido – Cubrir necesidades detectadas. Formación debe mostrarse útil: ⁃ Ventajas Trabajador - Percibir mejora de rendimiento o menor esfuerzo ⁃ Ventajas Empresa - Percibir la mejora de productividad § Metodología – Elegir: ⁃ Enfoques tradicionales: Formador transmite información a un auditorio ⁃ Enfoques participativos: Basados en la cooperación de los trabajadores § Técnicas - Seleccionar las técnicas concretas ⁃ Tradicionales ⁃ Modernas v Atender a las personas: § Alumnos: Conocer motivación, personalidad, conocimientos previos o capacidad aprendizaje (cuestionarios, entrevistas, etc.) ⁃ Formación Individual: ⁃ Formación grupal § Formadores: ⁃ Formadores internos: Preferibles por mayor conocimiento de la empresa ◦ Adaptar contenido a las necesidades reales ◦ Mayor conexión con los trabajadores (empatía y complicidad) ⁃ Formadores externos: No siempre hay trabajadores con los conocimientos precisos y buenos docentes 3. DISEÑO: TÉCNICAS TRADICIONALES v Lección Magistral – Transmisión verbal por un formador a un auditorio. Muy usada. § Útil para trasladar información a auditorios amplios § Pierde eficacia cuando la formación persigue cambios de actitudes o comportamientos § Necesidad de complementarla con otras debido a los límites en la capacidad de absorción de conocimientos v Método del Caso – Descripción de una situación profesional concreta § Analizada en grupo § Siguiendo un proceso sistematizado § Guiado por el formador Busca identificar problemas, causas y posibles soluciones a través del razonamiento y el debate de ideas § Los alumnos aprenden a aprender § Posibilita acercarse a problemáticas que sería inviable abordarlas en la realidad § Multiplicidad de enfoques y soluciones. Puede desconcertar a los alumnos, haciéndoles dudar de su utilidad 3. DISEÑO: TÉCNICAS TRADICIONALES v Role Playing – Formación basada en representaciones más o menos detalladas de la vida real § Se asignan papeles a ciertos alumnos los distintos § El resto analizan y comentan las situaciones que se crean § El formador impulsa el análisis y la intervención Se busca poner de manifiesto actuaciones equivocadas y errores § Permite que los alumnos reconozcan sus comportamientos acertados y erróneos y sus consecuencias § Permite explorar nuevos comportamientos en situación de riesgo controlado § Facilita el cambio § Formador ha de cuidar que la técnica mantenga fin formador (no desviarse hacia el psicoanálisis o hacia la farsa) v Discusión en Grupo Reducido v Rotación 3. DISEÑO: TÉCNICAS TRADICIONALES v Discusión en Grupo Reducido – Estudio de un tema conocido de antemano § Grupos de entre 3 y 12 integrantes § Durante un tiempo limitado § Formador encauza el debate hacia el objetivo perseguido Muy empleada en formación de adultos por sus buenos resultados § § § § Estimula la creatividad y mejora el rendimiento Intervenciones más fáciles y espontáneas Favorece el autoaprendizaje y la responsabilidad personal Pero requiere: ⁃ Buen control del tiempo ⁃ Cuidado en su aplicación para evitar situaciones de exceso de liderazgo que limite las intervenciones ⁃ Precaución ante posibles conflictos por exceso de competitividad. 3. DISEÑO: TÉCNICAS TRADICIONALES v Rotaciones – Hacer pasar por varios puestos al trabajador para que aprenda las funciones que se realizan en cada uno de ellos § Aumentar su polivalencia § Mejorar su motivación Muy útil en la formación de cuadros superiores Ventajas. § Refuerza el conocimiento de la realidad de la empresa, las relaciones personales y la empatía àColaboración y Objetividad § Motivación y mas compromiso con la empresa (permite que las personas puedan encontrar “su sitio”, evitando el tedio y la desgana) § Mejora la detección y aplicación del talento en la organización (muestra habilidades destacadas de las personas y en que ámbitos se desarrollarían mejor) Inconvenientes: § No siempre es factible (puestos de alta cualificación que precisan de años de experiencia o procesos que pueden resentirse mucho por la curva de aprendizaje de los recién llegados) § Precisa colaboración de los departamentos (el entrenamiento puede chocar con el día a día) § Los movimientos pueden desagradar a los empleados satisfechos en sus trabajo resintiéndose su nivel de compromiso § Puede dar lugar a lentitud en las operaciones, mermas en la calidad o errores 3. DISEÑO: TÉCNICAS RECIENTES v Enseñanza virtual – Recurso a plataformas informáticas de aprendizaje § Acceso remoto a contenidos, materiales de apoyo y actividades de evaluación § Secuenciada en etapas. El alumno accede a medida que supera las anteriores § Formador actúa como tutor (proceso de aprendizaje se autogestiona por el alumno) Ventajas: § Accesibilidad - Alumno accede cuando y desde donde quiere § Escalabilidad - La formación puede facilitarse a gran número de personas sin disparar los costes § Seguimiento – La aplicación ofrece retroalimentación sobre los resultados, permitiendo la orientación Inconvenientes: § Preciso habilidades en el manejo de ordenadores (puede no ser aplicable a todo el personal) § Coste inicial alto (especialmente si hay que financiar equipos y se dirige a gran número de personas) 3. DISEÑO: TÉCNICAS RECIENTES v Vídeo interactivo - Grabaciones de vídeo que presentan situaciones de trabajo que evolucionan en función de las decisiones que toma el alumno § Interesante cuando se pretende que el trabajador adquiera experiencia en el manejo de situaciones o procesos. v Sistemas expertos – Simulaciones por ordenador de procesos complejos que permiten emular las decisiones que tomaría un experto en una materia Ventajas: § Permiten simular situaciones que, de otra manera, serían inabordables § Facilitan el autoaprendizaje mediante contenidos personalizados § Posibilitan la atención a colectivos concretos Inconvenientes: § Alto coste § Limitación de situaciones que se pueden analizar Pueden ser: § Cerrados - Contemplan un número concreto de situaciones à Operan en tiempo real § Abiertos – Operación retroalimenta la base de datos, ampliando el número de situaciones que se contemplan v Autoformación.- Delegación de la formación en el propio trabajador (aprendizaje autónomo) § Carencias de base que puedan tener las personas § Desconocimiento de técnicas de estudio § Dificultades de compaginar trabajo y estudio 4. IMPLANTACIÓN v Cuando se va a hacer : § Nuevos trabajadores àLlegada § Trabajadores à Continua à Dentro o fuera de la jornada ⁃ No interferencias con procesos habituales ⁃ No percibida como carga adicional v Con qué se va a hacer: Sistemas y materiales de apoyo a utilizar § Visuales: presentaciones, transparencias, láminas, fotocopias, maquetas… § Sonoros: grabaciones, discos, audioguías, podcast… § Audiovisuales: películas, documentales, vídeotutoriales… Utilidad diversa: § Realzar y hacer más atractiva la información § Facilitar la comunicación entre las personas que intervienen § Acercar a los participantes a la realidad 4. IMPLANTACIÓN v Donde se va a hacer: § Fuera de la Empresa ⁃ Menor realismo y adaptación al contexto de la empresa ⁃ Menores interferencias (no involucra a cuadros superiores) ⁃ Permite contar con docentes especializados § Dentro de la Empresa ⁃ Formación en el puesto de trabajo – Tutelada por un compañero experimentado o un superior ◦ Ventajas: ◦ Gran aprovechamiento (poco de lo que se aprenda no será aplicable directamente al trabajo) ◦ Ahorro de costes (desplazamientos, contratación de formadores externos…) ◦ Inconvenientes: ◦ Precisa competencia técnica y docente en los trabajadores encargados de la formación, ◦ Ralentización de los procesos (menor rendimiento de los puestos en formación) ◦ Averías y desperfectos por manejo deficiente o pérdidas de clientes por una inadecuada atención 4. IMPLANTACIÓN v Donde se va a hacer: § Dentro de la Empresa ⁃ Formación dentro del puesto de trabajo ⁃ Formación fuera del puesto de trabajo – Normalmente por un superior o docentes externos “in company” ◦ Ventajas: ◦ Mayor nivel de concentración à tiempo dedicado sólo al estudio y aprendizaje ◦ Mejor aprovechamiento à No hay distracciones e interrupciones propias de un puesto de trabajo ◦ Inconvenientes: ◦ Dificultad para trasladar lo aprendido al trabajo (diferencias entre simular algo y hacerlo en la realidad) ◦ Se puede percibir la formación como tiempo de descanso si no se consigue motivar adecuadamente a los trabajadores 5. EVALUACIÓN v Necesario por: § Retroalimentación sobre eficacia del programa § Facilitar el Seguimiento v Qué evaluar – Distinguir: § Evaluación del programa – Formador y formación § Evaluación del puesto – Impacto real en eficacia o productividad v Cómo evaluar – Distintas técnicas: § Cuestionarios - Al finalizar el programa (no muy extensos, lenguaje claro y preciso) § Entrevistas de grupo – Tras los cuestionarios (ampliar información con opiniones sobre el diseño y el desarrollo del programa) § Observación directa.- Puede ser: ⁃ Espontánea - Los alumnos voluntariamente solicitan al formador que observe su actuación para corregir sus fallos o errores ⁃ Dirigida - Los jefes son los que, con conocimiento de los alumnos o no, articulan un sistema de control de los resultados del trabajo. § Grupos de control.- Medir resultados antes y después de la formación, comparándolos un grupo de trabajadores que no la han seguido (grupo de control) à Aislar de otras variables (incrementos salariales, cambios en los superiores, etc.) v Quién evalúa – Varias posibilidades: § Responsables del programa, formadores, superiores, compañeros o el propio trabajador 6. SEGUIMIENTO v Garantía del éxito sostenido del plan à Inversión v Persigue: § Consolidar lo aprendido § Adaptar lo aprendido a la realidad del trabajo § Actualizar los conocimientos y mejorar las condiciones de aprendizaje § Detectar nuevas carencias formativas v El supervisor: § Verificará el resultado del trabajo § Corregirá actitudes y comportamientos incorrectos, contraponiendo los método aprendidos frente a la operativa tradicional § Motivará al trabajador para cumplir los nuevos objetivos § Ofrecerá ayuda al trabajador cuando la demande v Mejor opción: el superior directo DESARROLLO v Formación à Doble vertiente: § Cubrir carencias puntuales § Facilitar el desarrollo ⁃ Empresa à Conocimiento à Reforzar y Retener Talento ⁃ Personas à Formación à Motivación y Promoción v Muchos mecanismos para retener el talento, nos centramos en el desarrollo personal v Distintas técnicas: § Entrenamiento (Coaching) § Mentoría (Mentoring) § Mejora Continua § Estado de Flujo DESARROLLO: COACHING v Proceso de autodescubrimiento personal facilitado por un entrenador especializado (coach) § Descubrir comportamientos de éxito § Motivar para seguirlos v Entrevistas periódicas § Detectar problemas que puedan afectar al trabajador § Descubrirle conductas constructivas ante situaciones conflictivas § Potenciar su equilibrio emocional v Consensuar: § Objetivos concretos § Plan de acción § Plazo v Clave: Identificar patrones de pensamiento inadecuados que limiten al trabajadorà Pensamiento Distorsionado DESARROLLO: COACHING v Pensamiento Distorsionado: § Abstracción Selectiva.- Tendencia a percibir un único elemento de una situación, excluyendo al resto (la acción del individuo suele polarizarse, dando lugar a conductas muy arriesgadas o muy conservadoras) § Pensamiento Polarizado.- Percepción de las cosas de forma extrema, negando la posibilidad de términos medios. § Sobregeneralización.- Obtención de conclusiones generales partiendo de un único incidente o evidencia. § Interpretación del pensamiento.- Pensar que los demás sentirán y reaccionarán como haríamos nosotros, basándonos en la intuición. § Visión catastrofista.- Percepción de cualquier indicio o acontecimiento negativo como más grave de lo que realmente es. § Etiquetas globales.- Extender una calificación o cualidad particular a todo un grupo o situación (tendencia al estereotipo) § Culpabilidad.- Atribuir la responsabilidad de los acontecimientos sin base y sin atender a posibles factores exógenos influyentes DESARROLLO: MENTORING v Persona de mayor experiencia o conocimiento (mentor)tutela el trabajo de otra (protegido o aprendiz) § Estimular el aprendizaje del protegido y asesorarlo § Favorecer su autoconfianza y motivarlo § Convertirse en su modelo de comportamiento v Utilidad en la empresa (no sólo cuadros superiores) § Reforzar las cualidades de aquellos trabajadores de alto potencial § Gran poder motivador para empleados próximos a la jubilación § Posibilita la retención a largo plazo de experiencia y talento v Dos tipos: v Entre pares – No hay jerarquías à Instrucción v Entre superior y subordinado – Jerarquía à Promoción DESARROLLO: MEJORA CONTINUA v Filosofía empresarial à Proactividad àAprender de los errores v Reflexión PROCESO DE MEJORA CONTINUA Detección Deficiencias Observar y controlar Identificar Causas Aprender a cuestionar Buscar Soluciones Conocer técnicas apropiadas Definir Solución Evaluar Implantar Solución Disponer de recursos v Cuatro grandes patas: § § § § Formación – Conocimiento y proactividad (no estar a la defensiva) Retroalimentación – Aprender à Inf. sobre resultados alcanzados Atención al detalle – Mejora está en el detalle Tiempo – Buena gestión à Actitud metódica y disciplinada DESARROLLO: ESTADO DE FLUJO v Estado mental àPersona totalmente inmersa en la realización de la tarea § Control del movimiento à Subconsciente § Libertad de la mente para pensar en la terea en sí v Sensaciones características de ese estado: § Control. Se actúa sin esfuerzo (no consciencia de preocupaciones) § Fusión de acción y conciencia (focalización en la actividad) § Distorsión del sentido del tiempo § Pérdida de la sensación de autoconocimiento (desaparece el sentimiento sobre la propia personalidad y surgir reforzado al finalizar esta) v Estado de bienestar y disfrute en la realización de la actividad v Objetivo à Crear el ambiente adecuado para que las personas fluyan DESARROLLO: ESTADO DE FLUJO Medio Bajo Nivel de desafío Alto Estados del individuo (M. Csikszentmihalyi, 2003) ACTIVACIÓN alerta enfocado ANSIEDAD estresado alerta FLUJO enfocado feliz PREOCUPACIÓN estresado triste APATÍA triste deprimido Bajo CONTROL feliz seguro ABURRIMIENTO deprimido satisfecho Medio Nivel de Habilidades RELAJACIÓN seguro satisfecho Alto
