AP01 - AA1 Identificación De La Necesidad De Sistema De Información SENA Centro de Servicios Financiero. Regional Distrito Capital Fase De Identificación Análisis de información de Datos 2348646 Luz Dary García Orozco Miguel Angel Niño Montaña Neider Camilo Verano Vidales Rosendo Regino Ramos Teran 2021. TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción 2. Identificar El Ámbito Empresarial 3. Diseño De Instrumentos Utilizados 4. Entrevista 5. Descripción De La Situación Del Problema E Identificación 6. Planteamiento De La Solución Desde El Punto De Vista De Si 7. Conclusión. 1. Introducción Los sistemas de información actualmente es un elemento funcional de cualquier tipo de empresas independientemente del sector, porque tiene la posibilidad de obtener grandes ventajas e incrementar la capacidad organizacional, pero es importante saber y seleccionar un sistema que sea eficaz y a su vez ofrezca diferentes posibilidades, permitiendo acceder a los datos que sean relevantes de manera frecuente y oportuna. Para el desarrollo de la actividad AP01, se tomó la empresa MASTERMOTORS K&K está empresa está ubicada en Calle 1ª N° 29C - 89 ubicado en el barrio Santa Isabel, dedicada a la reparación de motocicletas, incluyendo servicios adicionales como la venta de lubricantes, refrigerantes, repuestos nuevos y usados, accesorios, lujos para las motos y finalmente hasta prendas y accesorios para los clientes como gorras, camisetas, chaquetas, llaveros. Durante el desarrollo de la actividad se toma la iniciativa de realizar una visita al taller para poder implementar el instrumento de la entrevista con el dueño del taller y sus empleados para identificar cual es el sistema de información adecuado a sus necesidades. . 2. Identificar El Ámbito Empresarial Nombre de la Empresa: MASTERMOTORS K&K Dirección: Calle 1A # 29 C - 89 Santa Isabel NIT: 1032425013-9 Sector económico: Terciario comercial donde corresponde al Código Industrial Internacional Uniforme (CIIU) G, que se refiere a: comercio al por mayor y al por menor; reparación de vehículos automotores, motocicletas, efectos personales y enseres domésticos. 3. Diseño de instrumentos utilizado La empresa MASTERMOTORS K&K es una empresa dedicada de la reparación y mantenimiento de motocicletas, incluyendo servicios adicionales como la venta de lubricantes, refrigerantes, repuestos nuevos y usados, accesorios, lujos para las motos y finalmente hasta prendas y accesorios para los clientes como gorras, camisetas, chaquetas, llaveros, actualmente cuenta con dos empleados incluyendo el dueño del taller su misión es ……………… su visión es ………………… Teniendo en cuenta la experiencia y el conocimiento del taller de motos primeramente se toma la idea que se le podría implementar un Sistema de Información donde facilite los procesos internos del local, debido a que la comercialización de repuestos y accesorios se está realizando por redes sociales como Instagram y Facebook, en primera instancia se tomó la idea de realizar una página web, pero analizando la empresa y sus necesidades se identifica por medio del instrumento de la entrevista la falencia se encuentra en el orden al realizar los respectivos mantenimientos y trabajos, ya que el dueño y los empleados manifiestan que no existe un sistema para registrar las ordenes de trabajo y sus respectivas observaciones. 4. Entrevista El objetivo de esta entrevista es diagnosticar mediante la recolección y análisis de información el estado actual de la empresa; la elección de esta técnica permitirá analizar los procesos de la empresa para la obtención de la información del análisis realizado. Lista de preguntas para la entrevista: Nombre: ROBINSON BUITRAGO Cargo: Fundador, Administrador y/o Mecánico 1. ¿Cómo se llama la empresa, que tipo de sector económico se encuentra? RTA// 2. ¿Cuántas personas trabajan en la empresa? RTA// 3. ¿Cuál es la visión y la misión de la empresa? RTA// 4. ¿Qué Retos enfrento en la pandemia el año pasado y actualmente cuáles? RTA// 5. ¿Qué servicios presta la empresa y cuáles son sus principales funciones? RTA// 6. ¿Cómo se encuentra dividida las Áreas de la empresa? RTA// 7. ¿Cuentan actualmente su empresa con un software o sistema de información que abarque todos los requerimientos organizacionales? RTA// 8. ¿Qué sistema de información le gustaría implementar y en qué área específica? RTA// 9. ¿Porque cree que sería de gran ayuda? RTA// Nombre: YISSETH OTERO Cargo: Fundadora y/o Administradora 1. ¿Cómo se llama la empresa, que tipo de sector económico se encuentra? RTA// MasterMotors K&K, Taller automotriz que presta los servicios de mantenimiento y reparación a motocicletas 2. ¿Cuántas personas trabajan en la empresa? RTA// Actualmente 3 personas. 3. ¿Cuál es la visión y la misión de la empresa? RTA// 4. ¿Qué Retos enfrento en la pandemia el año pasado y actualmente cuáles? RTA// Principalmente buscar los recursos económicos para poder mantener el local, ya que se seguían pagando servicios, arriendo y sobre todo la manutención personal teniendo en cuenta que era nuestro único ingreso. 5. ¿Qué servicios presta la empresa y cuáles son sus principales funciones? RTA// Los servicios que prestamos son mantenimiento, reparación de motocicletas, venta de repuestos, arreglo de chasis, pintura y mis funciones en la empresa es la parte administrativa y mecánica. 6. ¿Cómo se encuentra dividida las Áreas de la empresa? RTA// Esta dividida en 2 áreas, el área Productiva y el área Comercial 7. ¿Cuentan actualmente su empresa con un software o sistema de información que abarque todos los requerimientos organizacionales? RTA// No, ninguno. 8. ¿Qué Dificultades presenta actualmente en cuanto a la sistematización del local? RTA// La mayor dificultad es el orden sobre el ingreso de las motocicletas y el control de lo que se le debe realizar a cada una. 9. ¿Qué sistema de información le gustaría implementar y en qué área específica? RTA// Específicamente en mantener el orden de mantener que se debe hacer a cada motocicleta además de tener los datos del vehículo y en lo posible los datos del cliente o su dueño 10. ¿porque cree que sería de gran ayuda? RTA// Porque así agilizaríamos el trabajo y mantendríamos siempre un orden sin importar el tiempo que pase. Nombre : HUGO ALEJANDRO Cargo : Fundador y/o Mecánico 1. ¿Hace cuánto se fundó la empresa? RTA// Esta empresa se fundó hace aproximadamente 1 año y 8 meses. 2. ¿Cuáles son sus funciones dentro del negocio? RTA// Soy jefe de taller y me encargo también de los procedimientos difíciles en el área de la mecánica y administro el área de producción del taller 3. ¿Cuánta y cuales experiencias tiene respecto a sus funciones? RTA// Tengo aproximadamente 10 años de experiencia, frente al área de mecánica y al área de administración del taller 4. ¿Retos frente a la pandemia? RTA// Nuestro reto más grande fue la falta de trabajos para realizar a las motocicletas por lo cual tuvimos que sacrificar nuestros sueldos para poder hacer que el negocio se mantuviera a flote 5. ¿En qué área de la empresa se desempeña usted? RTA// Yo me desempeño en el área productiva del negocio, yo soy el que se encarga de la parte de realizar los procesos mecánicos 6. ¿Qué cree que podría mejorar la productividad de la empresa? RTA// Pues para ser algo inicial yo creo que sería bueno el tema de la organización y en este caso sería enfocado hacia el tema de las ordenes de ingreso, me parece que sería un punto a favor muy notable. 7. ¿Qué proyección tiene usted en la empresa? RTA// Bueno la proyección más grande que tengo o mi visión a futuro es que este negocio sea un negocio totalmente integral en donde se presten todos los servicios en el tema de mecánica , como pintura como limpieza del vehiculó temas como el torno y cosas así sería mi visión como tal. 8. ¿Los clientes han llegado hacer sugerencias a la empresa? RTA// Si, la verdad algunos clientes han sugerido mejorar el tema del orden, debido a que es un tema muy difícil de cubrir en el tema de los talleres. 5. Descripción De La Situación Del Problema E Identificación Teniendo en cuenta la entrevista podemos evidenciar que requieren un sistema de información donde puedan registrar las ordenes de trabajo porque: 1. Actualmente no cuentan con esta función en el taller lo que demora un poco más el proceso de mantenimiento o reparaciones al no tener una base o un sistema con la información de lo que se debe realizar a la moto y en qué orden se deben reparar. 2. Llevan un control de órdenes de trabajo con una facturera donde ponen las indicaciones y observaciones pero indican que esto llega a ser molesto ya que a veces se pueden perder las hojas y esto dificulta el proceso de la reparación o mantenimiento. 3. No llevan un seguimiento de registro sistematizado de las ordenes de trabajo que deben realizar y tampoco de las que han realizado previamente La empresa MASTERMOTORS K&K realiza su gestión documental en forma manual, almacenando sus archivos en carpetas físicas sin organización y con la dificultad de encontrar la información lo más pronto posible sin definir un estándar óptimo de los tiempos de respuestas a los clientes según el tipo de solicitud que realicen. Es por esto que se decidió implementaran en este proyecto un sistema de información donde puedan organizar las ordenes de trabajo para mayor control en el orden, la calidad y el estándar del taller. 6. Planteamiento De La Solución Desde El Punto De Vista De Si El proyecto propuesto se basa en el desarrollo de un Software el cual tiene como objetivo gestionar el proceso de ingreso de órdenes de trabajo al taller, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales contando con un Software integral y flexible que se adapte a las necesidades para que de esa forma se brinde una mejor experiencia a los clientes y así mismo se faciliten los procesos internos de la empresa para tener más orden y mejorar la calidad. 7. Conclusión Dado los resultados obtenidos se pudo evidenciar y analizar la necesidad de implementación de un Software o un sistema de información para mitigar los problemas en el orden del establecimiento respecto al ingreso de órdenes de reparación o mantenimiento para los vehículos , fortaleciendo el control de entrada y salida de los vehículos ingresados al taller, a su vez tener una base de contactos de los clientes en el momento de registrar el vehículo y si se requiere buscar una orden de trabajo en específico el Sistema de información diseñado permita visualizar el historial de los vehículos y que procesos se le han realizado.
