UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
COMUNICACIONES ORGANIZACIONALES
Y
RELACIONES PÚBLICAS
Semana N° 5
Ciclo: 9no.
Dr. Víctor Hugo Chujutalli Pinedo
TIPOS DE
COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
EL ORGANIGRAMA
Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama =
gráfico) es la gráfica que representa la organización
de una empresa, o sea, su estructura organizacional.
Es la gráfica estadística, esto es, corresponde a la
radiografía de la empresa y muestra su esqueleto y su
constitución interna, pero no su funcionamiento ni su
dinámica. También son herramientas necesarias para
llevar a cabo una organización racional
EL ORGANIGRAMA
COMUNICACIÓN VERTICAL
DESCENDENTE
Este tipo de comunicación fluye desde la dirección o los
mandos
superiores hasta los empleados de niveles inferiores.
Pretende dar instrucciones de trabajo e informar al
trabajador sobre la política y objetivos de la empresa,
así como el trabajo que debe desempeñar.
COMUNICACIÓN VERTICAL
DESCENDENTE
La comunicación descendente
La Comunicación Descendente , de la gerencia a los
empleados, se produce cuando la información y los
mensajes fluyen hacia abajo a través de la cadena de
mando formal o estructura jerárquica de una
organización.
En otras palabras, los mensajes y los pedidos
comienzan en los niveles superiores de la jerarquía
organizativa y avanzan hacia los niveles inferiores.
Las respuestas a las comunicaciones descendentes
avanzan por el mismo camino.
La comunicación descendente es el proceso de la alta
gerencia de llegar a conclusiones, que cambian o
mejoran el lugar de trabajo o los sistemas de
negocios.
Estas conclusiones
son
comunicadas
posteriormente a los empleados, quienes trabajan
para lograr los objetivos, con otros empleados o
individualmente.
Algunos gerentes de nivel inferior pueden aportar
información sobre cómo lograr el objetivo final. Sin
embargo, es posible que no tengan autoridad para
cambiar las políticas, sin la aprobación del más alto
nivel gerencial.
Este tipo de comunicación implica la gestión de
un proyecto. Es decir, el gerente tiene el control
completo sobre la delegación de tareas, el
establecimiento del calendario y los plazos del
proyecto.
Características
La comunicación descendente es útil para que los
gerentes informen a los empleados, la visión, misión,
metas, objetivos, políticas y procedimientos de la
organización.
Puede
tomar
la
forma
de
comunicación
oral:
conversación cara a cara, reuniones, discursos,
conferencias, etc. o comunicación escrita: manual,
avisos, circulares, noticias digitales, advertencias, etc.
La comunicación descendente puede aumentar el uso
de programas específicos en el lugar de trabajo, al
hacer que los empleados estén conscientes de su
disponibilidad, explicando claramente cómo acceder y
usar los servicios y demostrando que la gerencia
respalda y valora esos programas.
Con una comunicación descendente, corresponde al
gerente discernir completamente las fortalezas y
debilidades de cada miembro del equipo de trabajo y
delegarles las tareas apropiadas.
Unidireccional
Si bien la comunicación descendente a veces puede invitar a una
respuesta, generalmente es unidireccional en lugar de recíproca: el
comunicador de nivel superior no invita ni espera una respuesta del
destinatario de nivel inferior.
Las diferencias en experiencia, conocimiento, niveles de autoridad y
estatus pueden hacer que sea muy probable que el remitente y el
destinatario no compartan las mismas suposiciones o la comprensión
del contexto, lo que puede ocasionar que los mensajes se
malentiendan o malinterpreten.
Asegurar que una comunicación descendente sea efectiva no es
necesariamente una tarea fácil.
Crear comunicaciones claras y no ambiguas, manteniendo un tono
respetuoso, puede superar estos problemas y aumentar la
efectividad.
Ventajas
Todos
los
aspectos
deben
tomarse
en
consideración, especialmente cómo afectará una
decisión a los empleados. Es por esto que la
comunicación descendente es especialmente
beneficiosa para organizaciones con líderes
talentosos y conocedores.
Disciplina organizacional
La comunicación descendente sigue la
jerarquía de la organización. Esto
significa que la disciplina organizativa
y el cumplimiento de los miembros es
mucho más fácil de mantener.
Eficiencia
La
comunicación
descendente
proporciona
a
los
subordinados las orientaciones, órdenes, instrucciones y
explicaciones
necesarias
sobre
varios
problemas
complejos. Esto, finalmente, aumenta la eficiencia de los
empleados.
Ofrece eficiencias porque las instrucciones y la
información provienen de las fuentes del poder, que
pueden coordinar las actividades desde la parte superior
de la organización.
Comunicación efectiva de objetivos
La alta gerencia puede comunicar fácilmente los objetivos
y asignar responsabilidades con respecto al logro de esos
objetivos.
Tomar decisiones desde arriba permite a los líderes tener
claros los objetivos y expectativas. También les da a los
empleados más tiempo para centrarse en sus tareas de
trabajo, en lugar de asistir a reuniones donde se discuten
las posibles orientaciones de la empresa.
Facilidad de delegación
La delegación es mucho más fácil si la misma
proviene
directamente
de
la
estructura
de
comunicación vertical que representa la cadena de
mando.
Cuando un líder fuerte está a la vanguardia, los
gerentes pueden hacerse cargo de forma rápida y
efectiva. También asignar tareas a los equipos o
empleados y establecer plazos sólidos.
Desventajas
Con únicamente los altos ejecutivos tomando decisiones, se puede
considerar que sus conclusiones carecen de creatividad y son
perjudiciales para el desempeño general.
Distorsión
Las comunicaciones descendentes pueden distorsionarse a medida
que avanzan a través de múltiples niveles de la organización.
Retroalimentación lenta
Se necesita tiempo para que los mensajes bajen por toda la
organización y luego suban por la organización, para luego volver a
bajar. Esto significa que la retroalimentación puede ser lenta, lo que
resulta en problemas, especialmente en un entorno dinámico.
Problemas interpretativos
La comunicación descendente presenta problemas de interpretación
debido al efecto de distorsión y a la lenta retroalimentación para la
aclaración del mensaje.
Deterioro de la relación
Tener una gran dependencia de la comunicación descendente deteriora la relación
trabajador-gerencia. Esto es porque no proporciona ningún alcance de comunicación
directa entre ellos.
Reduce la motivación
Dado el tiempo que se lleva la comunicación y el problema con los mensajes
distorsionados, la comunicación descendente puede tener un impacto negativo sobre
la motivación organizacional.
Cuando se usa correctamente, la comunicación descendente puede ayudar a
establecer una visión clara para la dirección de la empresa. Pero puede ser
fácilmente visto como mandón o dictatorial.
Particularmente con un líder débil, los empleados pueden crecer resentidos y
desafiar las decisiones unilaterales. Por tanto, la comunicación descendente no es lo
mejor para empresas que luchan por implementar el cambio de manera efectiva.
Ejemplos
Ejemplos de comunicación descendente incluyen explicar la misión y
estrategia de una organización o explicar la visión organizacional.
La comunicación descendente efectiva brinda así a los empleados una
comprensión clara del mensaje que han recibido.
Ya sea informativa o persuasiva, la comunicación descendente
efectiva hace que los destinatarios tomen medidas o se comporten de
acuerdo con las expectativas de los comunicadores.
En el trabajo, las orientaciones de los gerentes a los empleados son la
forma más básica de comunicación descendente. Estos pueden ser
manuales escritos, instructivos, notas, políticas, o presentaciones
orales.
Otro ejemplo de comunicación descendente es una junta directiva que
instruye a la gerencia para que tome una acción específica.
Organizaciones
La mayoría de las organizaciones operan con algún tipo de
comunicación descendente. Algunos ejemplos bien conocidos
son la Organización Trump, Helmsley Hotels y Martha
Stewart Living.
Estas compañías son buenos ejemplos porque fueron
dirigidas por tres individuos altamente poderosos y
conocedores, que fueron capaces de tomar con éxito todas
las decisiones sobre la dirección de la compañía.
Las empresas en industrias altamente reguladas también
tienen más probabilidades de usar la comunicación
descendente, como los bancos y las instituciones financieras.
COMUNICACIÓN VERTICAL
ASCENDENTE
La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los
empleados envían a sus administradores o a otros que ocupan
puestos más altos dentro dela organización.
Es el flujo de comunicación hacia arriba que surge de los niveles
bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario
de la descendente.
Nace en la base de los colaboradores y se dirige siguiendo
diferentes caminos, en función de cómo estén organizados los
canales formales de comunicación, hacia la alta dirección de la
empresa.
COMUNICACIÓN VERTICAL
ASCENDENTE
La comunicación ascendente
La comunicación ascendente, de los empleados a la
gerencia, es un sistema de comunicación que incita a
los empleados en la parte inferior de la jerarquía de
una organización a transmitirle información a los que
están por encima de ellos.
Los empleados que se encuentran en la parte inferior
de la estructura organizativa a menudo tienen una
perspectiva invaluable que se puede capitalizar si se
comunica a quienes pueden actuar en consecuencia.
La comunicación ascendente proporciona información sobre las
necesidades, valores, percepciones y opiniones de los empleados.
Esto ayuda a las organizaciones a seleccionar y adaptar sus
programas y políticas para satisfacer las necesidades específicas
de sus empleados.
Permite a los gerentes comunicar objetivos a través de la
planificación de hitos, y se alienta a los miembros del equipo a
crear los pasos necesarios para alcanzar esos hitos por sí mismos.
La comunicación juega un papel clave en el éxito de cualquier
programa o política en el lugar de trabajo y sirve como base para
los tipos de prácticas de trabajo psicológicamente sanas.
Características
La comunicación ascendente es un proceso en el
que los miembros del equipo de trabajo son
invitados a participar en cada paso del proceso de
gestión.
La manera en que se ejecutan las tareas va a
depender de los equipos de trabajo, y por eso se
sienten involucrados en el desarrollo del proyecto.
Planificación de tareas inclusivas
La característica más importante es la influencia
que todos los miembros del equipo tienen sobre
cómo y cuándo se completarán las tareas.
La lógica es que alguien que está estrechamente
involucrado en un determinado campo podrá
estimar mejor lo que debe hacerse y cuánto
tiempo tomará. Esto conduce a mejores
aproximaciones de los plazos e hitos más
importantes del proyecto.
Comunicación más clara
Es una necesidad absoluta tener una sólida
comunicación con los miembros del equipo. Esto
requiere un alto nivel de confianza y de
comodidad.
Es posible que no todos los miembros del equipo
tengan la suficiente confianza para decir lo que
piensan frente a un grupo. Sin embargo, para
asegurar el éxito de la comunicación ascendente,
todos los involucrados deben poder contribuir al
plan del proyecto.
Capacidad para maximizar el
potencial
Cada empleado puede ayudar a su gerente,
haciéndole conocer su propia opinión sobre sus
capacidades.
Esto permite que un gerente aproveche los
recursos de los que tal vez no haya estado
completamente al tanto y, por consiguiente,
maximice la productividad de su equipo.
Sistema de comunicación
ascendente
Permite a los empleados de base de una organización tener voz en las decisiones
que afectan su vida laboral. Consiste en:
– Establecer y supervisar sistemas de retroalimentación que canalicen la
comunicación directamente a los niveles apropiados de la organización. Así, todos
podrán ser escuchados. Luego, facilitar las respuestas a esa comunicación de
manera oportuna.
– Los canales de comunicación pueden ser: encuestas de empleados, buzones de
sugerencias, asambleas con los trabajadores, reuniones individuales o en grupos
pequeños con los gerentes, y una cultura organizacional que apoye una
comunicación abierta y bidireccional.
– Preparar a los miembros del equipo de trabajo que tengan
reservas en dar sugerencias y comentarios a los supervisores
directos. También preparar a la gerencia para que fomente una
cultura de comunicación abierta.
– Desarrollar sistemas para medir cómo la información es
recibida, interpretada y ejecutada por los empleados. Medir
igualmente cómo esta mejor comunicación ha ayudado a la
organización a alcanzar objetivos específicos.
– Identificar nuevas formas de mejorar la comunicación, tanto en
los canales como en el contenido, como resultado de la
retroalimentación.
Ventajas
– Permite tomar decisiones con un conjunto de conocimientos mucho más amplio.
Como cada miembro del equipo está involucrado, contribuye con su propio
conocimiento y con su experiencia única en las tareas que deben completarse.
– Permite que todos los niveles de la organización se conviertan en parte del
proceso, ayudando así a que todos se sientan parte importante del objetivo.
– Ayuda a construir una alta motivación y a mejorar la productividad. Los empleados
están más abiertos al trabajo y se esfuerzan más por alcanzar las metas y objetivos
de la manera que mejor les funciona.
– Permite que se utilicen todos los talentos de los empleados. Un empleado de nivel
inferior puede tener una perspectiva única sobre cómo resolver un problema común.
Desventajas
– Permitir que todos los empleados participen en la toma de decisiones tiene
posibles dificultades. Participar en el proceso puede obstruir a los empleados y
hacer que sugieran demasiadas ideas no probadas.
– Con demasiada información, los gerentes pueden tener más dificultades para
encontrar un plan efectivo para alcanzar los objetivos. Esto puede llevar a la
incapacidad de elegir un plan y seguir con él, o de alterar constantemente los
procesos y objetivos.
– Planificar un proyecto se lleva más tiempo, ya que es necesario que participen
más partes interesadas.
– En un entorno altamente competitivo, los empleados podrían no separar por
completo su ego de la meta más grande. Esto podría generar divisiones
significativas entre los empleados y los equipos. Igualmente, posibles conflictos
que podrían tener un efecto negativo en la productividad.
Ejemplos
Cada vez más empresas utilizan el estilo de comunicación ascendente en
su trabajo diario. Compañías como The New York Times, Ernst & Young e
IBM están implementando elementos de este estilo de comunicación en
toda su jerarquía.
Cada una de estas empresas ofrece métodos únicos para incluir a los
empleados en todos los niveles del proceso de toma de decisiones.
Compañía Container Store
Después de 10 años operando, la compañía Container Store abrió una
nueva tienda en Houston.
Las ventas superaron las expectativas, creándose la necesidad inmediata
de comunicar más claramente los valores de la empresa, para así
sustentar la toma de decisiones de los nuevos empleados. Además, estos
valores no estaban completamente definidos.
Entonces Kip Tindell, presidente de la empresa, reunió a todos los empleados
de la tienda de Houston. Al reunirse en la casa del gerente de la tienda,
Tindell abrió una conversación franca. Compartió así las ideas que tenía sobre
sus principales principios y valores, los cuales había elegido desde la escuela
secundaria.
Estas ideas fueron recibidas de forma positiva y, finalmente, fueron
depuradas por su gente, en lo que la compañía llamó sus “principios
fundamentales”. Estos valores siguen siendo esenciales para el éxito de
Container Store.
Si Tindell simplemente hubiera tomado sus principios y los hubiera pegado en
las paredes de la tienda, podría apostarse que no sería tan fuerte el adhesivo
en el núcleo del éxito en la cultura de Container Store.
Involucrar a los empleados en una conversación abierta y honesta les dio la
oportunidad de estar más comprometidos a actuar alineados con los valores
claves.
COMUNICACIÓN HORIZONTAL
Se establece entre personas donde no existe la presencia
de autoridad. Se establece en organizaciones con una
estructura vertical, donde ciertas personas tienen más
autoridad que otras en ciertas funciones.
La comunicación horizontal se produce entre personas
de un mismo nivel jerárquico y que suelen formar parte
de un mismo departamento o de un mismo grupo.
COMUNICACIÓN HORIZONTAL
COMUNICACIÓN CRUZADA
Es aquella que se da sin seguir los cauces jerárquicos
habituales.
En las organizaciones futuras, debido a la descentralización
del trabajo, se empleará más profundamente, se trabajará
más por proyectos que departamentalmente, lo que significa
un intercambio de posiciones de liderazgo, dándose la
paradoja de que una persona pueda ser subordinada en un
proyecto y líder en otro, así que se habla de liderazgo
intercambiable.
COMUNICACIÓN
CRUZAD
A
GRACIAS